home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / UT / UT079.ZIP / POSTNET.DOC < prev   
Text File  |  1989-08-22  |  19KB  |  376 lines
  1.                          POSTNET ADDRESSING PROGRAM 
  2.                                  USER MANUAL
  3.  
  4.                                 Version 1.0
  5.  
  6.                                      by
  7.  
  8.                                NELSON HOCHBERG
  9.                            NELDON ENTERPRISES INC.
  10.                                  P O BOX 192
  11.                           FLAGSTAFF AZ  86002-0192
  12.  
  13.                           Wednesday, June 21, 1989
  14.  
  15.  
  16. This is a user-supported product.  It is not public domain and it is not 
  17. free.  You are granted a limited license to use this product on a trial 
  18. basis.  If you wish to continue using the product after evaluating it, 
  19. please register.  Send $25.00 to the address below.  (Using the postnet 
  20. barcode on your bulk mailing would save you $25.00 on 5000 pieces.  All the 
  21. tips in this manual could save you $25.00 on a 555 piece mailing.)  The 
  22. POSTNET.COM program will print a registration form (by pressing 'R' at the 
  23. opening screen).  You may make copies of this software for your friends or 
  24. computer club, etc. if you copy all the files on the disk and put 
  25. "POSTNET.COM (c) 1989 Nelson Hochberg" on the disk label.  You may not 
  26. resell the software for your own profit. 
  27.  
  28.  
  29. BENEFITS OF REGISTRATION:   
  30.  
  31. Your $25.00 registration will get you:  1) technical support; 2) one free 
  32. driver for custom output and other printers; 3) one free update; 4) free 
  33. correction disks within an update (you pay for the disk and postage); 5) if 
  34. you're a registered user, we will convert your disk to POSTNET input file 
  35. format for $15 per disk; 6) a warm, honest feeling; 7) protection from 
  36. copyright infringement suits (may happen); 7) a company continuing to 
  37. support the product.  If enough people register, we will release updates 
  38. with improvements (see Chapter 11 Planned Future Improvements.) If not 
  39. enough people register, then the POSTNET.COM program you now have is it -- 
  40. no future improvements will be available. 
  41.  
  42.  
  43. THIS SOFTWARE AND ACCOMPANYING WRITTEN MATERIALS, INCLUDING INSTRUCTIONS FOR 
  44. USE, ARE PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY AS TO THEIR PERFORMANCE, 
  45. MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR ANY PARTICULAR PURPOSE.  THE ENTIRE RISK AS 
  46. TO THE RESULTS AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE IS ASSUMED BY YOU. 
  47.  
  48. If you purchased the software directly from Neldon Enterprises Inc., we will 
  49. replace a defective diskette without charge for 90 days after you purchase 
  50. it. 
  51.  
  52. IN NO EVENT SHALL NELSON HOCHBERG, NELDON ENTERPRISES INC. OR ANYONE ELSE 
  53. WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION OR DELIVERY OF THIS 
  54. SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES 
  55. (INCLUDING DAMAGES FOR LOSS OF BUSINESS PROFITS, BUSINESS INTERRUPTION, LOSS 
  56. OF BUSINESS INFORMATION, AND THE LIKE) ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY 
  57. TO USE THE PRODUCT, EVEN IF WE HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH 
  58. DAMAGES. 
  59.  
  60.  
  61.  
  62.                                     CONTENTS
  63.  
  64. Chapter  1. Program Description and System Requirements . . . . . page 3
  65.  
  66. Chapter  2. Selecting a Printer Driver. . . . . . . . . . . . . . page 3
  67.  
  68. Chapter  3. Input File Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . page 3
  69.  
  70. Chapter  4. Command Line Input. . . . . . . . . . . . . . . . . . page 3
  71.  
  72. Chapter  5. Main Screen Selections. . . . . . . . . . . . . . . . page 4
  73.  
  74. Chapter  6. Error/Pause Screen Selections . . . . . . . . . . . . page 4
  75.  
  76. Chapter  7. Entering Addresses Directly from Keyboard . . . . . . page 5
  77.  
  78. Chapter  8. Modifying/Writing a Printer Driver. . . . . . . . . . page 5
  79.  
  80. Chapter  9. Locating the Postnet Bar Code on the Mailer . . . . . page 6
  81.  
  82. Chapter 10. Other Bulk Mailing Tips . . . . . . . . . . . . . . . page 7
  83.  
  84. Chapter 11. Planned Future Improvements . . . . . . . . . . . . . page 7
  85.  
  86. Chapter 12. A Final Word about Shareware and NEInc. . . . . . . . page 8
  87.  
  88.  
  89.  
  90. POSTNET.DOC                                                         page 3
  91.  
  92. CHAPTER 1  Program Description
  93.  
  94. The POSTNET program reads a file of addresses, prints it on a dot matrix 
  95. printer (or a lasar printer that will emulate a dot matrix printer) in any
  96. format and adds the U.S. Postal Office postnet bar code.  
  97.  
  98. System Requirements
  99.  
  100. POSTNET-EXE requires 64K of memory, at least one disk drive, and a dot matrix 
  101. printer capable of graphics.  
  102.  
  103.  
  104. CHAPTER 2  Selecting a Printer Driver
  105.  
  106. There are several printer drivers on the disk.  If you have an Epson, IBM or 
  107. compatible printer, the first one to try would be the generic driver.  
  108. GENERIC.LBL will print 3 1/2 " by 1" labels and GENERIC.ENV will print 
  109. standard business size envelopes.  OKI192.LBL and OKI192.ENV are for an 
  110. Okidata 192 and compatible printers.  If you have a 24 pin printer, try the 
  111. LQ1500 drivers for greater speed.  They redefine characters for the zip code 
  112. as opposed to using the graphics mode.  The printer driver you will be using 
  113. most should be renamed to POSTNET.DRV (see Chapter 4  Command Line Input).
  114.  
  115.  
  116. CHAPTER 3  Input File Format
  117.  
  118. The input file should be an ASCII format file as shown:
  119.  
  120.                         SOMEONE'S NAME
  121.                         1234 SOMEPLACE ST
  122.                         SOMEWHERE ST  12345-6789
  123.  
  124. Each address is three lines long with a carriage return/line feed pair at 
  125. the end of each line. The third line should have a ZIP Code in it.  If 
  126. POSTNET.COM finds an address without a ZIP Code on the third line, it will 
  127. stop on that line and display the three lines (see Chapter 6).  You then 
  128. have the option of printing that line without the ZIP Code.  Each line can be 
  129. a maximum of 32 characters long. 
  130.  
  131.  
  132. CHAPTER 4  Command Line Input
  133.  
  134. The proper command line input is:
  135.  
  136.         postnet  d:\path\filename  [d:\path\drivername]
  137.  
  138. The file name is required.  The printer driver name is optional.  If the 
  139. drive and path is not specified, the default drive and path will be used.  
  140. If a printer driver is not specified, the default printer driver 
  141. "POSTNET.DRV" will be used, so if there is a printer driver you will be 
  142. using often, name it POSTNET.DRV to save key strokes. 
  143.  
  144.  
  145.  
  146. POSTNET.DOC                                                         page 4
  147.  
  148. CHAPTER 5  Main Screen Selections
  149.  
  150. Selections on the Main screen are: 'Q' for Quit, 'T' for Test, 'R' for 
  151. Registration Form and 'P' to Print.  'Q' will quit POSTNET and return you to 
  152. DOS.  'T' prints out a test pattern, one label or one envelope to check for 
  153. the printer alignment.  You can push 'T' as often as you like until you get 
  154. the labels lined up.  After pushing 'R', POSTNET will ask you to get the 
  155. printer ready to print and then to press a key.  The printer will print out a 
  156. registration form for you to fill out and mail in. When you push 'P', 
  157. POSTNET will ask you to get the printer ready to print and then to press a 
  158. key.  POSTNET will then read the input file and print.  If POSTNET finds an 
  159. error in the input file, it will display the error and give you several 
  160. options to handle it (see Chapter 6).  You can pause printing the input file 
  161. by pressing 'P'.  POSTNET will then stop at the beginning of the next label 
  162. and display that label on the screen.  Your printer may not stop immediately 
  163. if it or your computer has a printer buffer. 
  164.  
  165.  
  166. CHAPTER 6  Error Pause Screen Selections
  167.  
  168. Either when POSTNET finds an error in the input file, or when you push 'P' for 
  169. Pause while POSTNET is printing the input file, the Error/Pause screen comes 
  170. up.  The Error/Pause screen displays the reason POSTNET stopped on the top 
  171. line, the record POSTNET stopped at on the next three lines and offers 
  172. several options for action on the last line.  The reasons POSTNET stopped 
  173. and their explanations are: 
  174.  
  175. "Printing stopped.  Next record to process:"
  176.     You pressed 'P' to Pause.  
  177. "Cannot find zip on third line:"
  178.     No ZIP Code was found on the third line.  The address may not have a 
  179.     recognizable zip code or the input file may have a missing or extra line 
  180.     in it. 
  181. "Incomplete record at end of file:"
  182.     The input file probably has a missing or extra line in it. 
  183.  
  184. Your action options are to press 'Q' for Quit, 'U' for Up, 'D' for Down, 'C' 
  185. for Continue and 'P' for Print this record.  'Q' will quit POSTNET and 
  186. return you to DOS.  'U' will move POSTNET up one line (toward the beginning) 
  187. in the input file.  'D' will move POSTNET down one line (toward the end) in 
  188. the input file.  'U' and 'D' are used to realign the input file around an 
  189. incomplete record or to skip or reprint a record. 'C' will continue printing 
  190. starting with the record showing on the screen and continuing until the file 
  191. is printed, or until you press 'P' or an error is found. 'P' will print just 
  192. the record that is shown on the screen and then stop. 'P' will print the 
  193. record even if it does not have a ZIP Code. 
  194.  
  195.  
  196.  
  197. POSTNET.DOC                                                         page 5
  198.  
  199. CHAPTER 7  Entering Addresses Directly from the Keyboard  
  200.  
  201. You can enter addresses into POSTNET directly from the keyboard by entering 
  202. "postnet con [d:\path\drivername]" as the command line.  In this case the 
  203. input file is the keyboard--"con" (for console).  When you press P for 
  204. print, POSTNET will ask you to get the printer ready to print and then to 
  205. press a key.  After you press a key, nothing will seem to happen.  POSTNET 
  206. is simply waiting for input.  What you type will be shown on the bottom line 
  207. of the screen and you can edit that line with the backspace key.  When you 
  208. press return, the line you just entered can no longer be edited.  Enter a 
  209. three line address with the ZIP Code on the third line in the same format 
  210. that your input file would have.  No printing will take place until after 
  211. you have entered the third line.  You may enter as many three line addresses 
  212. as you like.  When you are done entering addresses, enter a ^Z (press z 
  213. while holding down the control key) on a line by itself and press 'enter'.  
  214. POSTNET will then quit normally.  The ^Z is the end of file character. 
  215.  
  216. 
  217.  
  218. CHAPTER 8  Modifying/writing a printer driver
  219.                     
  220. NEInc. will create a printer driver for you as part of your registration.  
  221. If you wish us to do that, send a copy of your printer manual to us with the 
  222. registration form.  If you would like to create or modify a printer driver 
  223. yourself this is how:
  224.  
  225. A printer driver is an ASCII file and can be modified or created with a text 
  226. editor or a word processor using ASCII format.  A printer driver is composed 
  227. of eight lines.  The purpose of the lines is as follows:
  228.  
  229.      Line 1:  Printer initiation codes
  230.      Line 2:  Codes to be sent to the printer before the name line
  231.      Line 3:  Codes to be sent to the printer before the address line
  232.      Line 4:  Codes to be sent to the printer before the city, state, zip line
  233.      Line 5:  Codes to be sent to the printer before the postnet code
  234.      Line 6:  Codes to be sent to the printer before the next label
  235.      Line 7:  Printer codes to create the postnet one code
  236.      Line 8:  Printer codes to create the postnet zero code
  237.  
  238.  
  239. POSTNET.DOC                                                         page 6
  240.  
  241. Each line is composed of numbers separated by commas.  The number is the 
  242. decimal ASCII value of a character to be sent to the printer.  For example, 
  243. 27,69 will send the characters ESC and E to the printer to turn on 
  244. emphasized type for an Epson printer.  Do not place a comma after the last 
  245. number on a line.  At the end of each line, you may place a comment within 
  246. parenthesis.  Anything after the open parenthesis is ignored.  The maximum 
  247. length of a line (including the comment) is 200 characters.  Each line 
  248. should have a carriage return/line feed at the end.  Here are the characters 
  249. for the decimal ASCII values to 127:  (1 - 31 are called control codes, 32 
  250. is the space character.) 
  251.  
  252.      0: NUL   16: DLE   32: " "  48: 0   64: @   80: P    96: `   112: p
  253.      1: SOH   17: DC1   33: !    49: 1   65: A   81: Q    97: a   113: q
  254.      2: STX   18: DC2   34: "    50: 2   66: B   82: R    98: b   114: r
  255.      3: ETX   19: DC3   35: #    51: 3   67: C   83: S    99: c   115: s
  256.      4: EOT   20: DC4   36: $    52: 4   68: D   84: T   100: d   116: t
  257.      5: ENQ   21: NAK   37: %    53: 5   69: E   85: U   101: e   117: u
  258.      6: ACK   22: SYN   38: &    54: 6   70: F   86: V   102: f   118: v
  259.      7: BEL   23: ETB   39: '    55: 7   71: G   87: W   103: g   119: w
  260.      8: BS    24: CAN   40: (    56: 8   72: H   88: X   104: h   120: x
  261.      9: HT    25: EM    41: )    57: 9   73: I   89: Y   105: i   121: y
  262.     10: LF    26: SUB   42: *    58: :   74: J   90: Z   106: j   122: z
  263.     11: VT    27: ESC   43: +    59: ;   75: K   91: [   107: k   123: {
  264.     12: FF    28: FS    44: ,    60: <   76: L   92: \   108: l   124: |
  265.     13: CR    29: GS    45: -    61: =   77: M   93: ]   109: m   125: }
  266.     14: SO    30: RS    46: .    62: >   78: N   94: ^   110: n   126: ~
  267.     15: SI    31: US    47: /    63: ?   79: O   95: _   111: o   127: DEL
  268.                 
  269. The specifications for the postnet bar code is in "A Guide to Business Mail 
  270. Preparation" available from the U.S. Postal Office.  Here is an abbreviated 
  271. specification list for the bar code: 
  272.  
  273.         Bar width                             0.020 +/- 0.005"
  274.         Bar spacing (center to center)        0.045" min - 0.050" max
  275.            Pitch                              21 +/- 1 bars per inch
  276.         One code bar height (tall bar)        0.125 +/- 0.010"
  277.         Zero code bar height (short bar)      0.050 +/- 0.010"
  278.  
  279.  
  280. CHAPTER 9  Locating the Postnet Bar Code on the Mailer
  281.                 
  282. The ".LBL" printer driver will place the bar code in the correct position on a 
  283. 3-1/2" X 1" label.  The ".ENV" printer driver will place the bar code in the 
  284. correct position on a 9-1/2 X 4-1/8 standard business envelope. The location 
  285. of the bar code on the mailer is specified in "A Guide to Business Mail 
  286. Preparation".  The postnet bar code should be in the lower right hand corner 
  287. of the mailer.  The lower left hand corner of the bar code should be 3-7/8" 
  288. to 3-1/4" to the left of the right edge of the mailer. The bottom of the bar 
  289. code should be between 3/16" and 5/16" of an inch from the bottom edge of 
  290. the mailer. Figure 11 on page 38 of "A Guide to Business Mail Preparation" 
  291. will show you where bar code is supposed to go.  If you will be using labels 
  292. on a pre-printed mailer, have a thin, faint line printed on your mailer at 
  293. the proper location.  Place your labels so that the bar code lines up with 
  294. that line. 
  295.  
  296.  
  297.  
  298. POSTNET.DOC                                                         page 7
  299.  
  300. CHAPTER 10. Other Bulk Mailing Tips
  301.  
  302. To get the bar code bulk rate, the mail must meet the 5 digit presort rate 
  303. requirements and have ZIP + 4 ZIP Codes.  Explanation on how to prepare 
  304. mail for the 5 digit presort rate is in "Third-Class Mail Preparation" 
  305. available from the Postal Office. Your Postal Office bulk mailing 
  306. representative can show you how to do the presort.  He or she may also have 
  307. periodic classes on the subject.  
  308.  
  309. If you do not have ZIP + 4 on your addresses, the Postal Office has a free 
  310. service to provide it.  You give the Postal Office A COPY (not your 
  311. original) of your mailing database on floppy disk(s); they will return it 
  312. with the +4 extension added.  The service has two additional benefits:  the 
  313. returned database will be modified to fit the Postal Office recommended 
  314. format (all capitals, no punctuation and standard abbreviations) and any 
  315. problem addresses will be identified.  Your database must be in a fixed 
  316. length format and a special form must be filled out specifying the field 
  317. lengths and turned in with the disk(s).  It is best to have an extra 4 
  318. spaces (or 5 if you want the '-' in the zip + 4 code) added to your database 
  319. behind the 5 digit zip code.  Most of the larger post offices have a 
  320. computer specialist that can help you.  If you are registered with us, we 
  321. will also give you some help.  You can also send your database to us.  We 
  322. will add the necessary space, figure out the field lengths, fill out the 
  323. form, do the necessary communication with the Postal Office, check the 
  324. modified disk and return the modified disk to you.  We charge $25.00 per 
  325. disk for this service to registered owners of POSTNET.  
  326.  
  327. If your database is on magnetic tape, you must use a third party vendor to 
  328. get the +4 added.  Your Post Office representative can give you a list of 
  329. the approved third party vendors in your area.  If your mailing list is 
  330. large enough, these third party vendors can sort the list for carrier 
  331. presort.  This could save you additional money in your mailing.  
  332.  
  333.  
  334. CHAPTER 11. Planned Future Improvements
  335.  
  336. NEInc. is planning the following future improvements to POSTNET (if enough 
  337. people register):
  338.  
  339. 1) The ability to print labels 2,3 and 4 up and output to laser printers.
  340. 2) A memory resident version that will:
  341.    a) grab an address from the screen and print it with the postnet code.
  342.    b) grab data being sent to the printer and add the postnet code, 
  343.       eliminating the need to create another file.
  344. 3) A complete mailing database manager that will be able to import data, 
  345.    sort it for 5 digit presort, automatically fill out the mailing manifest 
  346.    for the Postal Office, automatically fill out the form for the zip + 4 
  347.    service provided by the Postal Office and print out the postnet bar 
  348.    codes.
  349. 4) We will also offer bulk mailing products (label affixers, labels, etc.) 
  350.    if the interest is there.
  351.  
  352.  
  353.  
  354. POSTNET.DOC                                                         page 8
  355.  
  356. CHAPTER 12. A final word about Shareware and NEInc.
  357.  
  358. POSTNET.COM is the first software product released by NEInc.  We have 
  359. decided to release it through the Shareware network as a test because we 
  360. believe in the concept.  Shareware marketing can provide you, the buyer with 
  361. a quality product for considerably less.  This is because commercial 
  362. marketing is very expensive.  If we marketed POSTNET conventionally, we 
  363. would have to sell the same product for three to four times more to pay for 
  364. advertising.  For us, Shareware reduces the risk as our up front marketing 
  365. costs are significantly lower. 
  366.  
  367. NEInc. has been developing a major software product for the past 2-1/2 
  368. years, a full featured double entry accounting package that is as easy to 
  369. use as writing a check.  We hope to release the first version by the end of 
  370. 1989.  If Shareware marketing of POSTNET is successful, we shall market the 
  371. accounting package through Shareware.
  372.  
  373. It is up to you.  Remember, using this software without registering is not 
  374. only illegal, it is dishonest.
  375.  
  376.