home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / ME / ME001A.ZIP / README.1ST < prev   
Text File  |  1990-08-17  |  17KB  |  380 lines
  1.                             MEDshare
  2.                       4100 West 15th, #103
  3.                        Plano, Texas  75093
  4.                           (214)736-3668
  5.  
  6.                               MED#1
  7.                           Version 1.06
  8.                 Medical Office Management System
  9.                     Copyright 1988,1989,1990
  10.         Unregistered version ($10.00 - 100 patient limit)
  11.             Registered version ($395.00 - no limits)
  12.               Other products soon to be available.
  13.  
  14. VAR's  &  CONSULTANTS  : If you find MED#1 to be  a  product,  of
  15. quality, that you would like to offer your clients please contact
  16. Paul E. Tucker, MEDshare, 4100 West 15th, Suite 103, Plano, Texas
  17. 75093.  We are interested in building our registered  distributor
  18. base and would like to hear from you.
  19.                      ______________________
  20.  
  21. MED#1 System requirements:
  22. ---------------------------
  23.         MS-DOS 2.0 (or greater)
  24.         640k of memory (* required)
  25.         Monochrome (or color) monitor
  26.         (1) 5 1/4" floppy disk drive (for loading of software)
  27.         (1) hard disk drive (for program and data files)
  28.         (1) printer (any dot matrix)
  29.  
  30.         NO SPECIAL FORMS ARE REQUIRED. ALL REPORTS WILL BE
  31.         PRINTED ON 8 1/2" X 11" STANDARD STOCK PAPER.
  32.  
  33.         (Note - MED#1 is a single user system and is not qualified for
  34.          multi-user, or network, usage.)
  35.  
  36. Files contained on your distribution disks:
  37. -------------------------------------------
  38. disk #1          README.1ST    = Basic instructions
  39.                  MED10001.OVL  = Program (part 2 of 4)
  40.                  MED10002.OVL  = Program (part 3 of 4)
  41.                  MED10003.OVL  = Program (part 4 of 4) 
  42.                  MANUAL.SW4    = User manual (part 4 of 4)
  43.  
  44. disk #2          MED1.EXE      = Program (part 1 of 4)
  45.  
  46. disk #3          MANUAL.BAT    = Routine to print user manual
  47.                  MED_UPDT.EXE  = Routine needed to update files
  48.                               from versions 1.03,1.04, and 1.05
  49.                  MANUAL.SW1    = User manual (part 1 of 4)
  50.                  MANUAL.SW2    = User manual (part 2 of 4)
  51.                  MANUAL.SW3    = User manual (part 3 of 4)
  52.  
  53. Steps to follow for primary system installation:
  54. ------------------------------------------------
  55.         1. Make a backup of the MED#1 distribution disks and store
  56.            the originals in a save place. Use the newly created
  57.            backup disks for all following installation instructions.
  58.  
  59.         2. Check to insure that you have a 'CONFIG.SYS' file in your
  60.            root directory with the following MINIMUM values:
  61.  
  62.            FILES = 20
  63.            BUFFERS = 8
  64.  
  65.            If you do not have a 'CONFIG.SYS' file, or it does not
  66.            contain these minimum values, consult your DOS manual on
  67.            how to create/modify your 'CONFIG.SYS' file.
  68.  
  69.            (Note - MED#1 will not operate properly, and may crash, if
  70.             your 'CONFIG.SYS' file does not exist with these values.
  71.             If you needed to create, or modify, your 'CONFIG.SYS' file
  72.             be sure that you  reboot your system before you continue.
  73.             Your system only reads the values contained in your
  74.             'CONFIG.SYS' file at initial system boot.)
  75.  
  76.         3. From your root directory create a sub-directory that will
  77.            contain your MED#1 program and data files.  The following
  78.            DOS command will create a sub-directory called "MED1".
  79.  
  80.                 C>MD\MED1 <return>
  81.  
  82.         4. Once you have created the sub-directory, select the new
  83.            sub-directory by entering:
  84.  
  85.                 C>CD\MED1 <return>
  86.  
  87.         5. Insert MED#1 distribution disk #1 into drive A. Copy the
  88.            contents of drive A into the newly created MED1 sub-
  89.            directory by entering the following DOS command:
  90.  
  91.                 C>COPY A:*.* <return>
  92.  
  93.            Remove disk from drive A upon completion.
  94.  
  95.            Repeat  this  process  for disk #2  (and  disk  #3  if 
  96.            provided).
  97.  
  98.         6. Print  your  user manual and read  before  going  any 
  99.            further (user manual will be found only on disk #3):
  100.  
  101.                 a: turn on your printer
  102.                 b: enter C>MANUAL  <return>
  103.  
  104.               ------------------------------------------
  105.  
  106. Steps to follow for installation of upgrades and new versions:
  107. --------------------------------------------------------------
  108.         1. Make a backup of the MED#1 distribution disks and store
  109.            the originals in a save place. Use the newly created
  110.            backup disks for all following installation instructions.
  111.  
  112.         2. Backup  your current data files. It is  possible  that            
  113.            new  versions  of MED#1 will require  modification  of 
  114.            your  current data files. This file  modification  (if 
  115.            needed)  will be performed for you upon  your  initial 
  116.            loading  of  the new MED#1 program. To provide  you  a 
  117.            safe  point  of  recovery in case  of  any  unexpected 
  118.            problems  you  should  always make a  backup  of  your 
  119.            current data files prior executing any new version  of 
  120.            MED#1.
  121.  
  122.  
  123.         3. Select your MED#1 sub-directory by entering:
  124.  
  125.                 C>CD\MED1 <return>
  126.  
  127.         4. Insert MED#1 distribution disk #1 into drive A. Copy the
  128.            contents of drive A into the newly created MED1 sub-
  129.            directory by entering the following DOS command:
  130.  
  131.                 C>COPY A:*.* <return>
  132.  
  133.            Remove disk from drive A upon completion.
  134.  
  135.            Repeat  this  process  for disk #2  (and  disk  #3  if 
  136.            provided).
  137.  
  138.         5. Load MED#1 by entering:
  139.  
  140.                C>MED1 <return>
  141.  
  142.            Upon  initial  load of MED#1 any files needing  to  be 
  143.            modified will automatically be upgraded by MED#1. 
  144.  
  145.               ------------------------------------------
  146.  
  147. *  Note:  If you are currently a user of Version 1.03,  1.04,  or 
  148. 1.05  upon  installation  of Version 1.06 you will be requested to
  149. to run MED_UPDT.EXE. This program will update your old files to the
  150. new formats required by version 1.06.
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155. ALL COPIES OF MED#1 WILL INITIALLY LOAD AS 'UNREGISTERED' HAVING A 100
  156. PATIENT LIMIT. THIS PATIENT LIMIT WILL BE REMOVED UPON THE ENTRY
  157. OF A VALID 'USER REGISTRATION NUMBER' INTO YOUR PRACTICE DATA. THIS
  158. 'USER REGISTRATION NUMBER' IS UNIQUE TO EACH USER AND IS PROVIDED TO
  159. THE USER UPON RECEIPT OF A FULLY PAID AND PROPERLY FILLED OUT
  160. REGISTRATION FORM. WHEN YOU SEND IN THIS FORM CHECK TO INSURE THAT
  161. YOUR PRACTICE NAME IS ENTERED EXACTLY AS YOU WISH IT TO BE  - ANY
  162. CHANGES IN ENTERING YOUR PRACTICE NAME WILL INVALIDATE YOUR UNIQUE
  163. REGISTRATION NUMBER.
  164.  
  165. REGISTERED USERS WILL RECEIVE THE FOLLOWING BENEFITS:
  166.  
  167.         >FREE BUG REPLACEMENT DISKS (These free replacement disks 
  168.          will  be for any bug that results in either an  abnormal          
  169.          program  termination,  or that results in loss  of  data          
  170.          integrity.  You  will be notified  of  program  problems          
  171.          that  do not cause abnormal program termination or  loss          
  172.          of  data  integrity.  You  will  be  able  to   purchase          
  173.          corrections for these problems for a modest shipping and          
  174.          handling fee.);
  175.  
  176.         >PRINTED USER MANUAL;
  177.  
  178.         >CURRENT VERSION OF MED#1;
  179.  
  180.         >LOW COST PRODUCT UPGRADES;
  181.  
  182.         >SPECIAL PRICES ON NEW PRODUCTS FROM MEDshare.
  183.  
  184.  
  185.  
  186. REGISTERING YOUR COPY OF MED#1:
  187. ----------------------------------
  188.  
  189.      After  you've worked with the un-registered  package 
  190. of MED#1, and decide you want full access to the  system, 
  191. follow these simple steps to register:
  192.  
  193.      1.  Enter the (A)pplication support section  of  the 
  194. UTILITIES  sub-menu, select '(U)pdate practice data'  and 
  195. verify  that  the information displayed  is  correct  and 
  196. entered  exactly  as you want it to be displayed  in  all 
  197. usages.
  198.  
  199.      2.  Enter  the  (S)ystem  support  section  of   the 
  200. UTILITIES  sub-menu, select '(P)rint  registration  form, 
  201. and print out a copy of the REGISTRATION FORM.
  202.  
  203.                                                                                 
  204.      3.  Finally, mail the form and a check to cover  the 
  205. registration fee to MEDshare.  You will receive:
  206.  
  207.      A. A REGISTRATION NUMBER  that will unlock you  from      
  208.      the 100 patient limits of the system.
  209.  
  210.      B. A phone number you can call for support (you will 
  211.      be  billed for this support). 
  212.  
  213.      C. A printed copy of the user's manual.
  214.  
  215.      D. A  copy of the newest version of MED#1.
  216.  
  217.      E.  Newsletter 
  218.  
  219.  
  220.       (SORRY BUT WE CAN ONLY SUPPORT OUR REGISTERED USERS.)
  221.  
  222.            ******************************************
  223.            *** COMMON PROBLEMS AND THEIR SOLUTION ***
  224.            ******************************************
  225.  
  226. 1.  INSUFFICIENT MEMORY: MED#1 operates totally within the 640  K 
  227. limits  of your system. This area is also used by your  operating 
  228. system and other programs you may have been using. To see if  you 
  229. have  sufficient  memory  to  load MED#1  run  the  DOS  'CHKDSK' 
  230. routine.  You should have in excess of 512 K free  memory.  Next, 
  231. after  you have loaded MED#1 press the 'F10' key when you are  at 
  232. the  DATE  PROMPT  on the MED#1 sign-n screen.  You  should  have 
  233. available  free  memory of 40 K. (NOTE: MED#1 REQUIRES UP  TO  AN 
  234. ADDITIONAL 40 K OF MEMORY FOR SEVERAL OF ITS FEATURES TO RUN.  IF 
  235. YOU DO NOT HAVE THIS 40 K OF FREE MEMORY CHECK YOUR  'CONFIG.SYS' 
  236. AND  'AUTOEXEC.BAT'  FILES  TO SEE WHAT OTHER  PROGRAMS  YOU  ARE 
  237. USING.  THE  BEST  TEST  IS TO REMOVE ALL  BUT  THE  'FILES'  AND 
  238. 'BUFFER'  COMMANDS FROM THESE FILES, REBOOT, LOAD MED#1, AND  SEE 
  239. HOW MUCH FREE MEMORY IS AVAILABLE. THEN ADD BACK IN THE  FEATURES 
  240. YOU WANT UNTIL YOU LOSE THE 40 K REQUIREMENT.)
  241.  
  242. 2. ERROR MESSAGES ENDING WITH A '(2)': This error is a result  of 
  243. MED#1  not  being able to locate its data files.  This  error  is 
  244. normally a result of MED#1 being installed on one system and then 
  245. copied   to  another  system  and  to  a  different  disk   drive 
  246. designation.   To   correct   this  problem   just   delete   the 
  247. 'MEDMVBLS.MEM'  file then re-load MED#1. You will be  taken  into 
  248. the  system initialization cycle and asked to identify  the  disk 
  249. your data files are to reside on. After you have entered the disk 
  250. drive  reference MED#1 will attempt to build your data files.  If 
  251. it finds that the data file is currently in existence you will be 
  252. provided the opportunity to either save it or build a new one.
  253.  
  254.  
  255. 3. ERROR MESSAGES ENDING WITH A '(4)': This error is a result  of 
  256. MED#1  not being able to open a file due to limits controlled  by 
  257. your   DOS   system.  This  is  corrected  by   correcting   your 
  258. 'CONFIG.SYS'  file  to  have the minimum  'FILES'  and  'BUFFERS' 
  259. commands  as required for system setup. After you have  corrected 
  260. your 'CONFIG.SYS' file reboot your system - THIS IS THE ONLY TIME 
  261. THAT THESE PARAMETERS ARE READ.
  262.  
  263.  
  264.                     ************************
  265.                           NEW FEATURES
  266.                     ************************
  267.  
  268. These  features  have been incorporated into MED#1  Version  1.06 
  269. after  the  composition  of the SHAREWARE  USER  MANUAL  that  is 
  270. contained on disk #3. 
  271.  
  272. PRACTICE INFORMATION SCREEN: You now have the ability to  request 
  273. your Accounts Receivables to be maintained in either: DATE  ORDER 
  274. - all transactions are maintained in date order with receipts and 
  275. adjustments applied to the oldest balance, or INVOICE ORDER - all 
  276. transactions  are  maintained  in  invoice  number  groups   with 
  277. receipts  and  adjustments  applied to  specific  invoicing.  You 
  278. select  the mode of operation in this screen and  also  establish 
  279. your first invoice number.
  280.  
  281. TRANSACTION  POSTING:  Transaction posting sub-menu now  provides 
  282. you the 'LEDGER DISPLAY' function. With this feature you can  now 
  283. do  a  ledger display for a patient/account without  leaving  the 
  284. posting function. 
  285.  
  286. Invoice  numbers  are now maintained for you by  MED#1.  You  can 
  287. override the number presented to you if you wish (YOU SHOULD  TRY 
  288. TO POST RECEIPTS AND ADJUSTMENTS TO SPECIFIC INVOICES). The  last 
  289. highest number you enter will be remembered by MED#1 and advanced 
  290. and returned to you for the next invoice you want to post.
  291.  
  292. Charge   codes  - If  you  enter  an  eight position   code  (CPT 
  293. code with modifier) and it is not in the  CPT code  table   MED#1 
  294. will  remove  the  modifier and  search  for   the  primary   CPT  
  295. code.   You   do not need to  setup  CPT  codes   with  modifiers 
  296. before you use them. Receipts and Adjustments must have the exact 
  297. corresponding code in the table.
  298.  
  299. HCFA  -  1500 FORM: 1) MED#1 now print the doctors ID  number  in 
  300. column  24.H.  2) For multi-page HCFA-1500 forms totals  are  now 
  301. only printed on the last page.
  302.  
  303. INSURANCE  FORMS  (PLAIN  PAPER): MED#1 now prints  as  many  CPT 
  304. charges  on  a page as there is space for (prior  release  had  a 
  305. limit of six CPT codes per page).
  306.  
  307.  
  308. RECALL LETTERS: 1) You can now set the top and bottom margin  for 
  309. letter  printing, 2) the patient 'Salutation' is now  printed  in 
  310. the heading of the letter.
  311.  
  312. A/R  AGING  REPORT: 
  313. 1)  New  totals printed for only  the  accounts listed,   2)  Now 
  314. report  totals are for the entire A/R on file  and not  just  the 
  315. listed accounts.
  316. 2)  Aging is controlled by the mode of processing you are  using. 
  317. If you are using the DATE mode receipts and negative  adjustments 
  318. are applied to the oldest open transaction. If you are using  the 
  319. INVOICE  mode  receipts and adjustments are applied  to  specific 
  320. invoices and that invoice balance is aged.
  321.  
  322. STATEMENTS:  Statement formats are now controlled by the mode  of 
  323. processing you are using: If you are using the DATE mode you will 
  324. have a 'BALANCE FORWARD' total and a display of all  transactions 
  325. posted  after  your  last statement date. If you  are  using  the 
  326. INVOICE  mode you will not have a 'balance forward' but you  will 
  327. have ALL OPEN invoices printed. 
  328.  
  329. GENERAL LEDGER JOURNAL: This report now has a trailing report for 
  330. all  deleted  transactions  for the selected  time  period.  This 
  331. report  is  generated to support your audit  trail.  Remember  no 
  332. transactions are physically removed from your system until you do 
  333. a PURGE OF OLD INVOICING.
  334.  
  335. SUPER  BILL  PRINT:  1) Transactions  are  printed  showing  true 
  336. amount,  2)  Totals are now printed  for:  Charges,  Adjustments, 
  337. Discounts,  Tax, Receipts, and Net Due, 3) Option to  print  aged 
  338. patient/account balance, 4) option to print insurance  assignment 
  339. message.
  340.  
  341. INSURANCE BATCH PRINT: Display of pending forms to be printed now 
  342. has the ability to remove specific requests from the print que.
  343.  
  344. PATIENT RECAPS: New feature to display/delete pending requests.
  345.  
  346. UTILITIES - APPLICATION SUPPORT: 
  347. PURGE   OLD  INVOICING:  This  is  the  only  way  that   deleted 
  348. transactions are physically removed from your data files and  the 
  349. space they occupied returned to you for new transactions. YOU ARE 
  350. NOW  REQUIRED TO ENTER A 'PASSWORD' BEFORE YOU CAN  EXECUTE  THIS 
  351. FUNCTION.  ONLY REGISTERED USERS WILL BE PROVIDED WITH  KNOWLEDGE 
  352. OF THIS PASSWORD.
  353.  
  354. UTILITIES - SYSTEM SUPPORT:
  355. MODIFY  DATE FORMAT (new): With this function you can select  the 
  356. international  date  format  you wish to use  for  all  displays, 
  357. reports, and data input. Your data files are not affected -  only 
  358. how the date is accepted and displayed.
  359.  
  360.  
  361. UPDATE  SYSTEM DEFAULT VALUES (new): With this function  you  can 
  362. change  the  values of selected system  defaults.  These  default 
  363. fields  are: Transaction posting - 'Place' and 'Type' of  service 
  364. codes. Super Bill - Message printed at bottom of super bill  used 
  365. to accept insurance assignment. 
  366.  
  367. Other  improvements  have been made to  increase  efficiency  and 
  368. reduce program size. 
  369.  
  370. (NOTE: MED#1 is always being improved. These improvements may  or 
  371. may  not  result in a change in the version number of  the  MED#1 
  372. program.  MEDshare  reserves  the right  to  make  these  changes 
  373. without notification to existing users. When a major  improvement 
  374. has  been made all users will be notified. The charge  for  these 
  375. improvements will be dependent upon the features provided and  in 
  376. most  cases will be under $100.00. If an improvement  requires  a 
  377. file  modification  you  will be provided  a  program  that  will 
  378. perform this modification for you.)
  379.  
  380.