home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / HD / HD092.ZIP / PBHMONEY.EXE / MONEY.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-15  |  39KB  |  1,261 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                     PBH MONEY
  18.                                    version 1.0
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                                     PBH MONEY
  73.                                    version 1.0
  74.                    (C) Copyright 1991 by PBH Software Services
  75.                                ALL RIGHTS RESERVED
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.                                    DISCLAIMER
  85.  
  86.        PBH Software Services disclaims all warranties with respect to this
  87.        product, including but not limited to all warranties, express or
  88.        implied, of merchantability and fitness for a particular purpose. By
  89.        using this product you agree that neither PBH Software Services, nor
  90.        any of our employees, affiliates, owners, or other related parties
  91.        will be liable to you or any third party for any use, misuse, or
  92.        inability to use this product resulting in any damages whatsoever,
  93.        even if PBH Software Services has been advised of the possibility of
  94.        such damages.
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.                                      - i -
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127. FEATURES
  128.  
  129.          - Automatic deposits, withdrawals, and check printing
  130.  
  131.          - No special checks needed
  132.  
  133.          - Automatic budget updates
  134.  
  135.          - User defined reports
  136.  
  137.          - Mouse support
  138.  
  139.          - Unlimited number of accounts
  140.  
  141.          - Unlimited number of account register entries
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146. SYSTEM REQUIREMENTS
  147.  
  148.          - 350K of available memory
  149.  
  150.          - FILES=20
  151.            BUFFERS=15
  152.              statements in your CONFIG.SYS file.
  153.  
  154.     RECOMMENDED
  155.  
  156.          - Hard drive
  157.  
  158.          - Color monitor
  159.  
  160.     OPTIONAL
  161.  
  162.          - Mouse (Microsoft compatible)
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                     - ii -
  181.  
  182.  
  183.                                  INTRODUCTION
  184.  
  185.       Thank you for choosing PBH MONEY.
  186.  
  187.       You will soon find it's like having a personal accountant take
  188.       care of managing your bills and financial transactions.
  189.  
  190.       Although PBH MONEY is easy to use, to make full use of its features
  191.       and to pick up hints that make using PBH MONEY easier, it's a good
  192.       idea to go through the manual while trying things out at the
  193.       computer.
  194.  
  195.       PBH MONEY is a professional product distributed as SHAREWARE.
  196.  
  197.       You are encouraged to make complete, unaltered copies of this product
  198.       and give them to others without charge.
  199.  
  200.       Make sure your copy has all the files included in the LIST OF FILES
  201.       below.
  202.  
  203.       If you use PBH MONEY, please fill out the registration form and send
  204.       it in along with your payment. Aside from paying for the use of the
  205.       software this will register you as a PBH MONEY user and entitle you
  206.       to a free copy of all future enhancements.
  207.  
  208.       All comments and suggestions are welcome.
  209.  
  210.  
  211.                                  LIST OF FILES
  212.  
  213.           MONEY.EXE      The PBH MONEY command file.
  214.  
  215.           MONEY.DOC      The PBH MONEY manual. This file.
  216.  
  217.           TRANSACT.DBF   The transaction database.
  218.  
  219.           TRANSRPT.DBF   The transaction report database.
  220.  
  221.           TRANSRPT.NTX   The transaction report index.
  222.  
  223.           ACCOUNT.DBF    The account database.
  224.  
  225.           REGISTER.DBF   The account register model database.
  226.  
  227.           REGISRPT.DBF   The account register report database.
  228.  
  229.           REGISRPT.NTX   The account register report index.
  230.  
  231.           BUDGET.DBF     The budget database.
  232.  
  233.           BUDGERPT.DBF   The budget report database.
  234.  
  235.           BUDGERPT.NTX   The budget report index.
  236.  
  237.           REGISTER.FRM   The registration form. Please PRINT it, fill
  238.                          it out, and send it in.
  239.  
  240.                                    - iii -
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.                                TABLE OF CONTENTS
  246.  
  247.     COPYRIGHT NOTICE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i
  248.  
  249.     DISCLAIMER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i
  250.  
  251.     FEATURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ii
  252.  
  253.     SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ii
  254.  
  255.     INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
  256.  
  257.     LIST OF FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
  258.  
  259.     THE MONEY SYSTEM
  260.  
  261.         GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  262.  
  263.         MOVING AROUND THE DATABASES . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
  264.  
  265.         USING A MOUSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  266.  
  267.         THE COMMANDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
  268.  
  269.         ENTERING VALUES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
  270.  
  271.     THE REPORT WRITERS
  272.  
  273.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  274.  
  275.         THE REPORT DATA FIELDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  276.  
  277.         REPORT WRITER COMMANDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  278.  
  279.     ACCOUNTS
  280.  
  281.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  282.  
  283.         THE ACCOUNT DATA FIELDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  284.  
  285.     ACCOUNT REGISTERS
  286.  
  287.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  288.  
  289.         SELECTING AN ACCOUNT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  290.  
  291.         THE REGISTER DATA FIELDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  292.  
  293.         REGISTER COMMANDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                                     - iv -
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.                                TABLE OF CONTENTS
  306.  
  307.     TRANSACTIONS
  308.  
  309.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  310.  
  311.         THE TRANSACTION DATA FIELDS . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  312.  
  313.         THE PERFORM COMMAND . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
  314.  
  315.     THE BUDGET
  316.  
  317.         INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  318.  
  319.         THE RELATIONSHIP BETWEEN TRANSACTIONS AND THE BUDGET. . . . .13
  320.  
  321.         THE BUDGET DATA FIELDS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
  322.  
  323.         BUDGET COMMANDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.                                      - v -
  361.  
  362.                                THE MONEY SYSTEM
  363.  
  364.  
  365. GETTING STARTED
  366.  
  367.             Make sure you are in the directory containing PBH MONEY.  At the
  368.          DOS prompt type 'MONEY' (without the quotes). PBH MONEY will
  369.          display an introductory screen. Press any key and PBH MONEY will
  370.          ask you to verify the date. If the date is not correct, enter 'N'
  371.          and PBH MONEY will issue a DOS DATE command so you can enter the
  372.          correct date. If it is correct, just press 'Y' or Enter.
  373.             If you have any transactions that are due, PBH MONEY will
  374.          perform them. Before printing a check PBH MONEY will give you the
  375.          chance to change the check information, and ask if you want to
  376.          print it, enter it in the account register only, or skip the check
  377.          altogether.
  378.             PBH MONEY will then bring you to the main menu. To select an
  379.          option just press the highlighted letter. 'T' for transactions, 'R'
  380.          for account registers, 'A' for accounts, 'B' for the budget, or
  381.          press 'X' to return to DOS.
  382.             If you are starting out for the first time, it's easiest to set
  383.          up your accounts first, then make an initial entry in each
  384.          account's register. The entry should include a deposit of your
  385.          current balance, and if it's a checking account, the last check
  386.          number used. Then enter your transactions, and then review and make
  387.          adjustments to your budget.
  388.  
  389.  
  390. MOVING AROUND THE DATABASES
  391.  
  392.      PgDn
  393.             Move to the next page. If you are on the last page of a report
  394.          pressing the PgDn key will bring you to the next report.
  395.  
  396.      PgUp
  397.             Move to the previous page. If you are on the first page of a
  398.          report pressing the PgUp key will bring you to the first page of
  399.          the previous report.
  400.  
  401.      Down arrow cursor key
  402.             Move to the next record.
  403.  
  404.      Up arrow cursor key
  405.             Move to the previous record.
  406.  
  407.      End
  408.             Move to the end of the database.
  409.  
  410.      Home
  411.             Move to the beginning of the database.
  412.  
  413.      Also see the GO TO and FIND commands.
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.                                      - 1 -
  421.  
  422.  
  423.  
  424. USING A MOUSE
  425.  
  426.             When you start PBH MONEY it checks to see if you have a mouse
  427.          and a driver installed. If you do, you can use the mouse to select
  428.          a record on the page, select a command, go to a record anywhere in
  429.          the database, and page up and down. Clicking a mouse button is the
  430.          same as pressing the 'Enter' key.
  431.  
  432.      THE MOUSE CURSOR
  433.             The mouse cursor is a diamond shape. The pointers on it are the
  434.          points on the sides. You select an object with the mouse by moving
  435.          either the left or right point of the diamond next to it.  In
  436.          almost all cases you can make the selection by pointing to either
  437.          side of the object.
  438.             You may notice when screens change or an object is highlighted
  439.          that any letter under the mouse cursor will not be overwritten.
  440.          This will happen depending on how much you move the mouse after you
  441.          click and the speed of your machine. It is nothing to be concerned
  442.          about. It will not affect your data or how PBH MONEY works.
  443.  
  444.      THE SCROLL BAR
  445.             If you have a mouse and driver installed PBH MONEY will
  446.          display a scroll bar on the right side of the screen. The marker
  447.          indicates how far into the database you are. If you have one
  448.          record it will be at the bottom. If you have two records and are
  449.          on the first one it will be half way down the scroll bar. If you
  450.          click when the mouse is pointing to the scroll bar PBH MONEY will
  451.          issue a GO TO command to that point in the database.
  452.             The top and bottom arrows on the scroll bar are for paging. If
  453.          you point the the top arrow and click PBH MONEY will move to the
  454.          previous page. If you point to the bottom arrow and click PBH MONEY
  455.          will move to the next page.
  456.  
  457.  
  458. THE COMMANDS
  459.  
  460.             Each area of PBH MONEY, the transactions, registers, accounts,
  461.          and budget, use the same base set of commands. The commands
  462.          specific to a single area are discussed in the section of the
  463.          manual for that area.
  464.  
  465.      ISSUING A COMMAND
  466.             You can perform a command by selecting the command with the left
  467.          and right cursor keys and pressing 'Enter', selecting the command
  468.          with the mouse and clicking, or by just pressing the command's
  469.          highlighted letter. Please note you can not perform most commands
  470.          until you have added a record to the database.
  471.  
  472.      GO TO
  473.             This is an easy way to go to a particular record number, or for
  474.          positioning yourself in a general area of the database.  PBH MONEY
  475.          will suggest a record halfway across the database.
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                                     - 2 -
  481.  
  482.  
  483.  
  484. THE COMMANDS (cont'd)
  485.  
  486.      FIND
  487.             This allows a search on any field or combination of fields in
  488.          the database. PBH MONEY will ask for values for each field. Fill in
  489.          values for the field or fields you want to search on. PBH MONEY
  490.          will then ask for a comparison operator for each field you filled
  491.          in. You can search for values equal to, '=', less than, '<', or
  492.          greater than, '>', the value you entered. PBH MONEY will look for
  493.          a record that matches all of the comparisons you entered.
  494.  
  495.      CHANGE
  496.             This opens all fields on the record for a change. Enter any
  497.          necessary changes and leave the good fields as is.
  498.  
  499.      ADD
  500.             This adds a record to the database. Technically, a blank record
  501.          is added and then changed.
  502.  
  503.      DELETE
  504.             This will erase the record from the database. As a precaution,
  505.          PBH MONEY will ask you if you're sure with a default answer of yes.
  506.          To proceed with the delete, just press 'Enter' or 'Y'. If you don't
  507.          want to delete the record, press 'N'.
  508.  
  509.      REPORT
  510.             This will bring you to the report writer screen. See the REPORT
  511.          WRITER section of the manual for further instructuions.
  512.  
  513.      SORT
  514.             This command allows you to sort the database on any combination
  515.          of fields. PBH MONEY will ask you for a sequence number for each
  516.          field on the screen. If you don't want a field included in the sort
  517.          leave the value '0', otherwise enter a number identifying the order
  518.          of importance the field has in the sort. '1' is the highest order
  519.          of importance.  For every field you enter PBH MONEY will ask if you
  520.          want to sort the field in ascending or descending sequence.  For
  521.          example, the most common sort on a register would be by date and by
  522.          check number, so you would enter a '2' in NUMBER and '1' in DATE,
  523.          and leave all the other fields '0'.  Then you would respond
  524.          Ascending for both fields. PBH MONEY would sort all the
  525.          transactions with the same DATE in NUMBER order, and all the dates
  526.          would be in order.
  527.  
  528.      EXIT
  529.             This will leave PBH MONEY and return you to DOS.
  530.  
  531.  
  532. ENTERING VALUES
  533.  
  534.      Enter
  535.              Accept the field value and move to the next field. When you
  536.          fill all the positions in a field PBH MONEY automatically does an
  537.          'Enter' for you.
  538.  
  539.  
  540.                                     - 3 -
  541.  
  542.  
  543.  
  544. ENTERING VALUES (cont'd)
  545.  
  546.      PgDn, PgUp
  547.             Accept all values. This is very convenient when you just want to
  548.          change a couple of fields. Just change the fields you want, and
  549.          instead of pressing 'Enter' on every other field, just press the
  550.          PgDn or PgUp key and PBH MONEY will accept your changes and exit
  551.          enter mode.
  552.  
  553.      Esc
  554.             Disregard any changes that have not been 'Enter'ed, and exit
  555.          enter mode.
  556.  
  557.      Down arrow cursor key
  558.             Move to the next field.
  559.  
  560.      Up arrow cursor key
  561.             Move to the previous field.
  562.  
  563.      Right arrow cursor key
  564.             Move one position to the right.
  565.  
  566.      Left arrow cursor key
  567.             Move one position to the left.
  568.  
  569.      Home
  570.             Move to the first position of the field.
  571.  
  572.      End
  573.             Move to the last position of the field. If the field isn't full
  574.          the cursor will move to the first blank position after the part of
  575.          the field that is filled in.
  576.  
  577.      Backspace
  578.             Move one position to the left and erase the character under the
  579.          cursor.
  580.  
  581.      Ins
  582.             Toggles insert mode on and off. While in insert mode typing a
  583.          character will insert the character under the cursor and move the
  584.          rest of the field one position to the right.
  585.  
  586.      Del
  587.             Delete the character under the cursor and move the rest of the
  588.          field one position to the left. Use this key to clear out each
  589.          section of a date field.
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.                                     - 4 -
  601.  
  602.  
  603.                               THE REPORT WRITERS
  604.  
  605. INTRODUCTION
  606.  
  607.  
  608.             The transaction, register, and budget databases each have a
  609.          REPORT WRITER which is a powerful tool that lets you create and
  610.          print reports.  You can print any fields that make up a database
  611.          record in any order, and group the records in any way you choose.
  612.          The REPORT WRITER also enables you to print only the records you
  613.          want. For your convenience, and to help you see how the report
  614.          writers work, PBH MONEY comes with a sample report for each
  615.          database.
  616.  
  617.  
  618. THE REPORT DATA FIELDS
  619.  
  620.     NAME
  621.             The database report name. PBH MONEY uses this name to identify
  622.          the report in the report database.
  623.  
  624.     REPORT TITLE
  625.             This will print on the top of each page of the report.
  626.  
  627.     LINES PER PAGE
  628.             The number of lines PBH MONEY will print before starting a new
  629.          page.
  630.  
  631.     SPACING
  632.             Either 'S' for single spacing, or 'D' for double spacing.
  633.  
  634.     FIELD NAME
  635.             This column lists all the fields that make up a record in the
  636.          subject database. Selecting a field allows you to change what
  637.          column it will be on your report (if at all), what the column
  638.          heading will be, if the field will be used as a control break,
  639.          and whether or not to report totals for the field.
  640.  
  641.     SEQUENCE
  642.             The column number on the report. Blank or zero means the column
  643.          will not print on the report. '1' means it will be the first item
  644.          on the report, '2' means the second, and so on.  The numbers you
  645.          choose should end up being consecutive. You can not enter a number
  646.          larger than the number of fields in the subject database.
  647.  
  648.     HEADING
  649.             If you assign a SEQUENCE to a field, what you enter for the
  650.          HEADING will print on each page as the column heading.
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.                                     - 5 -
  661.  
  662.  
  663. THE REPORT DATA FIELDS (cont'd)
  664.  
  665.     CONTROL BREAK
  666.             The order you want to group records on the report.  PBH MONEY
  667.          will sort the database by the fields identified as control breaks.
  668.          When the report prints it will group all the fields with the same
  669.          value together.  When a new value for the field is encountered PBH
  670.          MONEY will print subtotals and skip a line.
  671.             Just like a sort, you can identify more than one field as a
  672.          contol break. The number you enter in the CONTROL BREAK identifies
  673.          the order of importance. The field with a CONTROL BREAK of '1' will
  674.          contain a sorted grouping of contol break field '2' and so on. Just
  675.          like the SEQUENCE field, the numbers you choose should end up being
  676.          consecutive.  You can not enter a number larger than the number of
  677.          fields in the subject database.
  678.             The sample transaction report contains an example of a two level
  679.          control break. The CONTROL BREAK for ACCOUNT is '1' and the CONTROL
  680.          BREAK for TYPE is '2'. The report prints the same transaction types
  681.          for the same account together, and prints all the transaction types
  682.          for the account before going on to the next account.
  683.             A field does not have to have a SEQUENCE and print on the report
  684.          to be a control break. Along with the SORT database command, the
  685.          CONTROL BREAK allows you to print the records in any order you
  686.          want.
  687.  
  688.     TOTAL INDICATOR
  689.             You have the option to total numeric fields. If you enter a 'Y'
  690.          in the TOTAL INDICATOR, PBH MONEY will sum the field and give you a
  691.          subtotal at each control break, and a grand total at the end of the
  692.          report. If you don't want to total the field, enter an 'N'.
  693.  
  694.  
  695. REPORT WRITER COMMANDS
  696.  
  697.     ADD
  698.             Creates a new report. After asking you for a new NAME, PBH MONEY
  699.          will take you through the title command, the content command for
  700.          each database field (if you make a mistake here don't worry, you
  701.          can always come back to it after the add), and the selection
  702.          command.
  703.  
  704.      TITLE
  705.             Allows you to change the REPORT TITLE, LINES PER PAGE, and the
  706.          SPACING.
  707.  
  708.      CONTENT
  709.             Allows you to change the SEQUENCE, HEADING, CONTROL BREAK, and
  710.          TOTAL INDICATOR for the database field selected.
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                                     - 6 -
  721.  
  722.  
  723.  
  724. REPORT WRITER COMMANDS (cont'd)
  725.  
  726.      SELECTION
  727.             Displays the database screen and asks for your selection
  728.          criteria. Enter a value in any fields you want to use to limit the
  729.          records to print on the report.  For each field you enter PBH MONEY
  730.          will ask for a comparison operator to use: equal to, '= ', greater
  731.          than, '> ', less than, '< ', greater than or equal to, '>=', less
  732.          than or equal to, '<=', not equal to, '<>' (less than or greater
  733.          than), or range, 'R '. If you select range, PBH MONEY will consider
  734.          the value already entered as the low value and will ask for a high
  735.          value to use.  Only records with the field equal to or between the
  736.          low and high values will be considered in the range. Only records
  737.          that meet every field comparison specified will be selected for the
  738.          report.
  739.  
  740.      PRINT
  741.             Prints the report. Make sure your printer is ready and the print
  742.          is set the way you want it.
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.                                     - 7 -
  781.  
  782.  
  783.  
  784.                                    ACCOUNTS
  785.  
  786.  
  787. INTRODUCTION
  788.  
  789.  
  790.             PBH MONEY allows you to keep track of any number of accounts.
  791.          The account screen allows you to identify the account to the
  792.          system, and if it's a checking account you can determine where the
  793.          different parts of the check are to be printed.
  794.             Each account you add creates a separate register database.  The
  795.          database file is the account NAME plus the letter 'R' with an
  796.          extension of '.DBF'
  797.  
  798.  
  799. THE ACCOUNT DATA FIELDS
  800.  
  801.     NAME
  802.             The account name. This name will be used when PBH MONEY creates
  803.          the account database and history files for the account. Each
  804.          account must have a different name. If you change the name of an
  805.          account PBH MONEY will change the name in all the transactions that
  806.          use the account, and the name of the account register database and
  807.          history files.
  808.  
  809.     TITLE
  810.             The account's title will appear at the top of the register and
  811.          the register report writer screens.
  812.  
  813.     PRINT POSITIONS
  814.             The rest of the screen identifies the print positions for
  815.          printing checks. The default positions will work for most checks
  816.          when they are placed in the back of a friction feed printer lined
  817.          up at column one. If there are no checks for this account you don't
  818.          have to bother with the print positions and can just leave them as
  819.          is. If you will be printing checks the easiest way to test the
  820.          print is to make some copies of a check, set up a test check
  821.          transaction, and perform it. You can also print the check on a
  822.          piece of paper and then hold a check behind it to see how things
  823.          line up. It's crude, but effective.  You can change the positions
  824.          until it fits your check and printer combination.  Don't forget to
  825.          delete your test check prints from the register.
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.                                     - 8 -
  841.  
  842.  
  843.                               ACCOUNT REGISTERS
  844.  
  845.  
  846. INTRODUCTION
  847.  
  848.  
  849.             Each account gets its own register. They are used just like the
  850.          check register you get with your checks, or the savings account
  851.          book you get when you open a savings account.  The registers are
  852.          updated automatically when you perform a transaction, and you can
  853.          update them directly by using the database commands. Changes you
  854.          make to the register directly are not reflected in the budget.
  855.  
  856.  
  857. SELECTING AN ACCOUNT
  858.  
  859.             When you select REGISTERS from the main menu, if you have more
  860.          than one account, PBH MONEY will list the accounts by name on a
  861.          screen and ask you to select one. You can select an account by
  862.          highlighting it with the up and down cursor keys and pressing
  863.          enter, pointing to the left of the number with the mouse and
  864.          clicking, or by pressing the number to the left of the account
  865.          name.  If you have more than one page of accounts, use the PgUp and
  866.          PgDn keys to go back and forth.
  867.  
  868.  
  869. THE REGISTER DATA FIELDS
  870.  
  871.     CLEARED
  872.             The first column of the register with the 'C' on top is the
  873.          cleared field. PBH MONEY uses this field when balancing the
  874.          register with a bank statement. When you get a statement, fill in
  875.          this column for each item that appears on the statement. You can
  876.          use any character you wish. When PBH MONEY balances it looks for
  877.          blanks in this column to identify items that still have to clear.
  878.             Since you can enter whatever you want in this field, you can use
  879.          it to categorize your register entries.
  880.  
  881.     NUMBER
  882.             If the transaction was a check, the check number goes here.
  883.  
  884.     DATE
  885.             The date the transaction took place.
  886.  
  887.     DESC
  888.             A short description of what the transaction was.
  889.  
  890.     PAYMENT
  891.             If the transaction is a check or withdrawal the amount goes
  892.          here. Payments will be subtracted from the balance.
  893.  
  894.     DEPOSIT
  895.             If the transaction is a deposit the amount goes here.  Deposits
  896.          are added to the balance.
  897.  
  898.  
  899.  
  900.                                     - 9 -
  901.  
  902.  
  903.  
  904. THE REGISTER DATA FIELDS (cont'd)
  905.  
  906.     BALANCE
  907.             The amount of money in the account after each transaction.  PBH
  908.          MONEY calculates the balance for you. Just think, no more mistakes
  909.          in arithmetic!
  910.  
  911.  
  912. REGISTER COMMANDS
  913.  
  914.  
  915.     BALANCE
  916.             Balances the register with a bank statement. PBH MONEY will ask
  917.          you for the ending balance on the bank statement. It will then add
  918.          all the deposits and subtract all the withdrawals and checks that
  919.          haven't cleared (any item with an empty CLEARED column), and
  920.          compares the result with the last balance in the register.  If you
  921.          have more in the account than the bank says you do PBH MONEY tells
  922.          you how much the register is over. If you have less than the bank
  923.          says then PBH MONEY tells you how much the register is short.
  924.          Otherwise it tells you the statement and the register are in
  925.          balance.
  926.  
  927.  
  928.     HISTORY
  929.             Takes part of your register and loads it into a file for safe
  930.          keeping and deletes it from the database. It's like starting a new
  931.          register book. The history command also allows you to reload
  932.          information from the history file to the register database.  Keep
  933.          an eye on how large your registers are. If things start slowing
  934.          down it's probably time to move some data into the history file. If
  935.          you want the data for a report you can always reload it from
  936.          history before you go to the report writer.  The name of the
  937.          history file is the account name with an extension of '.HST'.
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.                                    - 10 -
  961.  
  962.  
  963.                                  TRANSACTIONS
  964.  
  965.  
  966. INTRODUCTION
  967.  
  968.  
  969.             The transactions are the driver of the PBH MONEY system. Once
  970.          you set up your transactions, paying your bills, keeping your
  971.          registers, and updating your budget practically take care of
  972.          themselves.
  973.             A transaction is any money that goes in or out of an account:
  974.          direct deposits, direct withdrawals, checks, ATM deposits and
  975.          withdrawals, interest earned, and manual deposits and withdrawals.
  976.  
  977.  
  978. THE TRANSACTION DATA FIELDS
  979.  
  980.     NAME
  981.             A short name identifying the transaction.
  982.  
  983.     AMOUNT
  984.             The amount of money the transaction will use. If you want to
  985.          perform a transaction automatically so you don't forget to enter it
  986.          in the register, but aren't sure of the amount it will be (accrued
  987.          interest for example), then leave the amount zero and PBH MONEY
  988.          will make the entry in the account register with a zero amount.
  989.          Then you can go in and change it when the bank statement arrives.
  990.  
  991.     PAYTO
  992.             If the transaction is a check, then this is who PBH MONEY will
  993.          make the check out to. If the transaction is not a check you can
  994.          just leave this field blank.
  995.  
  996.     MEMO
  997.             If the transaction is a check, then this is what PBH MONEY will
  998.          write in the memo portion of the check. Usually it's an account
  999.          number or a note that further describes what the check is for.  If
  1000.          the transaction is not a check you can just leave this field
  1001.          blank.
  1002.  
  1003.     DESC
  1004.             When the transaction is performed PBH MONEY will use this
  1005.          description to update the register.
  1006.  
  1007.     TYPE
  1008.             Identifies whether the transaction is a check, deposit, or
  1009.          withdrawal.
  1010.  
  1011.     ACCOUNT
  1012.             Identifies which account register to update when the transaction
  1013.          is performed. If left blank, PBH MONEY will warn you that the
  1014.          transaction will not be able to be performed.  If it is filled in,
  1015.          it must be an account that was set up on the account database.
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.                                    - 11 -
  1021.  
  1022.  
  1023. THE TRANSACTION DATA FIELDS (cont'd)
  1024.  
  1025.     NEXT DATE
  1026.             The next date the transaction should be performed. When you
  1027.          start PBH MONEY it compares this date with the system date to
  1028.          determine whether to perform the transaction. Depending on what is
  1029.          in the INT NUMBER and INT SPAN fields, the NEXT DATE is
  1030.          automatically incremented when the transaction is performed.  If
  1031.          you don't want the transaction to be performed automatically leave
  1032.          the NEXT DATE empty.
  1033.  
  1034.     INT NUMBER
  1035.             The interval is the number of the INT SPANs between
  1036.          transactions. If a transaction is performed every month the INT
  1037.          NUMBER (INTERVAL on the transaction screen) would be 1, and the INT
  1038.          SPAN (INTERVAL SPAN on the transaction screen) would be 'M' for
  1039.          Month. A transaction performed every quarter would be 3 months, a
  1040.          bi-weekly transaction would be 2 weeks, and so on. If you don't
  1041.          want the NEXT DATE to be updated automatically, put a zero in the
  1042.          INT NUMBER and PBH MONEY will clear out the NEXT DATE when you
  1043.          perform the transaction.
  1044.  
  1045.     INT SPAN
  1046.             The interval span is the measure of time between transactions.
  1047.          You can designate the span as 'D' for days, 'W' for weeks, 'M' for
  1048.          months, or 'Y' for years. PBH MONEY uses the INT SPAN and the INT
  1049.          NUMBER to determine the NEXT DATE when a transaction is performed.
  1050.          If the INT NUMBER is zero the INT SPAN should be blank.
  1051.  
  1052.  
  1053. THE PERFORM COMMAND
  1054.  
  1055.  
  1056.     PERFORM
  1057.             Executes the transaction.  You cannot perform a transaction
  1058.          without the ACCOUNT field filled in. When you perform a transaction
  1059.          PBH MONEY will make an entry in the ACCOUNT register and add or
  1060.          subtract the AMOUNT from the register's BALANCE.  The date for the
  1061.          register entry is the NEXT DATE for deposits and withdrwals. If the
  1062.          NEXT DATE is empty PBH MONEY will use the system date. For checks
  1063.          PBH MONEY will use the check date (which defaults to the system
  1064.          date). It will also increment the NEXT DATE. PBH MONEY will then
  1065.          look for a budget item that matches the transaction name. If it
  1066.          finds one, it will update the amount spent year to date and the
  1067.          next date for the budget item.
  1068.             For a check PBH MONEY will present a check writing screen with a
  1069.          check filled in with the default values. You have the opportunity
  1070.          to change the date, pay to, amount, and memo.  Once entered, PBH
  1071.          MONEY presents the check as it will be written and asks if you want
  1072.          to print it, which will print it and update the register, just
  1073.          update the register and not print the check, or forget the whole
  1074.          thing. If you forget it, PBH MONEY will not not update the
  1075.          register, the NEXT DATE, or the budget.
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.                                    - 12 -
  1081.  
  1082.  
  1083.                                  THE BUDGET
  1084.  
  1085.  
  1086. INTRODUCTION
  1087.  
  1088.  
  1089.             Some people don't budget at all. Other people do a budget once
  1090.          and never look at it again. Still others set up a budget and keep a
  1091.          close watch over it. No matter how you use a budget, you should
  1092.          find the budget in PBH MONEY to be easy, helpful, and interesting.
  1093.             The budget will show you the cost of your expenses for different
  1094.          intervals of time and what percent they are of your total budget.
  1095.          It will also keep track of how much you spend on an item and how it
  1096.          measures up with what you planned to spend. It can even tell you if
  1097.          you have enough money to cover future expenses.
  1098.  
  1099.  
  1100. THE RELATIONSHIP BETWEEN TRANSACTIONS AND THE BUDGET
  1101.  
  1102.  
  1103.             PBH MONEY automatically sets up a budget based on your
  1104.          transactions. Every time you add a withdrawal or check transaction,
  1105.          PBH MONEY adds a budget item with the same name, amount, next date,
  1106.          interval, and interval span. Then when you perform the transaction,
  1107.          PBH MONEY will add to the amount spent year to date and the next
  1108.          date in the budget. If you change the name of a transaction it will
  1109.          change the name of the budget item.
  1110.             You can separate your budget items from your transactions if you
  1111.          like. When you add, change, or delete budget items there are no
  1112.          changes made to your transactions. You should also take note that
  1113.          when you change or delete a transaction (except for changing the
  1114.          name), you will not change or delete the budget item that was
  1115.          created with it.
  1116.  
  1117.  
  1118. THE BUDGET DATA FIELDS
  1119.  
  1120.     ITEM
  1121.             A short name identifying the budget item.
  1122.  
  1123.     AMOUNT
  1124.             The amount of money you plan to spend on this item.
  1125.  
  1126.     NEXT DATE
  1127.             The next time the AMOUNT is due.
  1128.  
  1129.     INT NUMER
  1130.             The interval means the same thing in the budget as it does for
  1131.          transactions. It is the number of INT SPANs between the dates the
  1132.          amount is due.
  1133.  
  1134.     INT SPAN
  1135.             The interval span means the same thing in the budget as it does
  1136.          for transactions. It's the measure of time to use between the dates
  1137.          the amount is due.
  1138.  
  1139.  
  1140.                                    - 13 -
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144. THE BUDGET DATA FIELDS (cont'd)
  1145.  
  1146.     PBH MONEY uses the AMOUNT, INT NUMBER, and the INT SPAN to calculate
  1147.     how much the budget item costs per week, month, quarter, and year.
  1148.  
  1149.     WEEK AMT
  1150.             How much the budget item costs per week.
  1151.  
  1152.     MONTH AMT
  1153.             How much the budget item costs per month.
  1154.  
  1155.     QTR AMT
  1156.             How much the budget item costs every three months.
  1157.  
  1158.     YEAR AMT
  1159.             How much the budget item costs for the year.
  1160.  
  1161.     PCT BUDGET
  1162.             How much of the total budget is made up of this item.
  1163.  
  1164.     TOTAL BUDGETED AMOUNT
  1165.             The total amount you have budgeted for the year. If this number
  1166.          is greater than your yearly income you are planning to spend more
  1167.          than you make.
  1168.             This field only appears on the budget database screen and is not
  1169.          part of the budget report writer. You can total YEAR AMT to get the
  1170.          same figure on a report.
  1171.  
  1172.     PCT SPENT
  1173.             How much of the total amount spent year to date is made up of
  1174.          this item.
  1175.  
  1176.     YTD SPENT
  1177.             How much of you've spent on this item so far for the year.
  1178.  
  1179.     TOTAL SPENT YTD
  1180.             The total amount you have spent for the year on all budget
  1181.          items.
  1182.             This field only appears on the budget database screen and is not
  1183.          part of the budget report writer. You can total YTD SPENT to get
  1184.          the same figure on a report.
  1185.  
  1186.     ON HAND
  1187.             The budgeted amount on hand is an indication of how much you
  1188.          should have set aside to pay for the item on the NEXT DATE. If you
  1189.          make a deposit that covers an expense right before you pay for it
  1190.          then this figure won't mean very much. But if you have an expense
  1191.          that you need to plan for in the future, then this figure will give
  1192.          you a good idea on how much you should have stashed away to cover
  1193.          it.
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.                                    - 14 -
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204. THE BUDGET DATA FIELDS (cont'd)
  1205.  
  1206.     TOTAL BUDGETED AMOUNT ON HAND
  1207.             The total amount PBH MONEY thinks you should have on hand to
  1208.          cover your budgeted expenses.
  1209.             This field only appears on the budget database screen and is not
  1210.          part of the budget report writer. You can total ON HAND to get the
  1211.          same figure on a report.
  1212.  
  1213.     ACCOUNT BALANCES
  1214.             The total amount you have in all of your accounts. This figure
  1215.          should not be much less than your total budgeted amount on hand
  1216.          unless you've got a large deposit coming up.
  1217.             This field only appears on the budget database screen and is not
  1218.          part of the budget report writer.
  1219.  
  1220.  
  1221. BUDGET COMMANDS
  1222.  
  1223.  
  1224.     HISTORY
  1225.             Creates a file of your current budget information. Since you
  1226.          would most likely use this before resetting budget information for
  1227.          a new year, PBH MONEY asks what year, previous or current, you
  1228.          would like to assign to the file. PBH MONEY will then copy the
  1229.          budget database into a file called 'BUD' plus the year, and an
  1230.          extension of '.HST'. The data in the file is delimited, which means
  1231.          there are commas between the fields and the strings (fields made up
  1232.          of letters) are in double quotes. The order of fields in the file
  1233.          record is ITEM, AMOUNT, NEXT DATE in YYYYMMDD format, INT NUMBER,
  1234.          INT SPAN, WEEK AMT, MONTH AMT, QTR AMT, YEAR AMT, PCT BUDGET, PCT
  1235.          SPENT, YTD SPENT, and ON HAND.
  1236.  
  1237.     YTD
  1238.             Resets the amounts spent year to date for all budget items to
  1239.          zero. PBH MONEY will advise you of this and ask if you're sure you
  1240.          want to do it. If yes, just press 'Y' or 'Enter', if not, press
  1241.          'N'.
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.                                    - 15 -
  1261.