home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / HC / HC001.ZIP / OYC-DOC.EXE / OYC.DOC next >
Text File  |  1992-03-16  |  208KB  |  4,679 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                                ORGANIZE YOUR COLLECTION
  13.                
  14.                     A Complete Database For Cataloging A Collection
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                                 H.C.P. Services, Inc.
  29.                                   HomeCraft Software
  30.                                      P.O. Box 974
  31.                                  Tualatin, OR  97062
  32.           
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                                    _______
  39.                               ____|__     |               (tm)
  40.                            --|       |    |-------------------
  41.                              |   ____|__  |  Association of
  42.                              |  |       |_|  Shareware
  43.                              |__|   o   |    Professionals
  44.                            -----|   |   |---------------------
  45.                                 |___|___|    MEMBER
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                         This manual and accompanying software 
  59.             copyright 1991, 1992 H.C.P. Services, Inc. Portions Copyright
  60.                      1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.           WELCOME TO SHAREWARE
  67.  
  68.           This software is distributed as shareware.  This means you can
  69.           try this software and find out whether it provides what you need
  70.           before you pay for it.  There are no limits in this software nor
  71.           is it crippled in any way.  It is true "try before you buy"
  72.           software.  
  73.  
  74.           You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  75.           a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  76.           copies of it with your friends and upload it to your favorite
  77.           bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  78.           been using it for more than 60 days, you need to purchase a
  79.           registered copy.  We also know that nothing is perfect for
  80.           everyone, so if you find this software does not meet your needs,
  81.           please let us know what changes or additions you'd like.
  82.  
  83.  
  84.           Registration Information
  85.  
  86.           This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  87.           international copyright law.  If you are using this software for
  88.           more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  89.           continue to use it.  The registration for a single copy is $79.95
  90.           (plus $4.00 S&H - $8.00 outside North America).  Please note that
  91.           even though you may have purchased this disk from a retail store
  92.           or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  93.           What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  94.           vendor for their costs, time and effort in making this disk
  95.           available.
  96.  
  97.           Introductory special - if you register before December 31, 1992
  98.           you can save $20.00.  During 1992 shareware users may register
  99.           this software for just $59.95 (plus $4.00 S&H - $8.00 for
  100.           shipments outside North America).  We accept VISA and Master
  101.           Card.  All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  102.           dollars must be drawn on a U.S. bank.  We accept personal checks
  103.           for registration payments in your local currency from users in
  104.           Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  105.           Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  106.           and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  107.  
  108.           When you register you will receive:
  109.  
  110.           []  The current version of this software.  We are constantly
  111.           making improvements and adding features suggested by users.  We
  112.           do not duplicate your disk until just before we ship the
  113.           registered version of your software, thus you get the very latest
  114.           version.
  115.  
  116.           []  A copy of the illustrated, printed and bound manual with
  117.           quick reference card.
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.           [] Free unlimited technical support via telephone, fax, mail or
  125.           electronic mail.
  126.  
  127.           [] A free subscription to our newsletter which includes user
  128.           tips, help with using your computer, information about low cost
  129.           upgrades and special shareware disk offers.
  130.  
  131.           [] Depending on which program you are registering, a free disk
  132.           with pre-entered data may be available.  (See appendix B for more
  133.           information about the availability of pre-entered data).
  134.  
  135.           [] A free bonus shareware disk.
  136.  
  137.           [] A utility that allows you to use data you've entered using a
  138.           previous version of one of HomeCraft's specialized database
  139.           programs for collectors.
  140.  
  141.  
  142.           MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  143.  
  144.           If you wish to use this software on a network or simultaneously
  145.           on more than one computer (eg. a computer at home and another
  146.           computer at work or in the office of a charity), you will need a
  147.           site license.  Please see appendix E for information on site
  148.           licenses.
  149.  
  150.  
  151.           DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  152.  
  153.           (Please see the VENDOR.DOC file).
  154.  
  155.           Please feel free to give away copies of the shareware version of
  156.           this software to friends, relatives, acquaintances or even
  157.           strangers.
  158.  
  159.           You may NOT sell copies of this software, even if the purchase
  160.           price is just to cover duplication costs; nor may you include
  161.           this shareware on a CD-ROM or other type of package produced by
  162.           any user group, commercial library, or any for profit or non-
  163.           profit organization; nor may you distribute it with any other
  164.           product or as an incentive to purchase any other product, without
  165.           the express written permission of H.C.P. Services, Inc.  The
  166.           purpose of this is so that we will know who you are and we can
  167.           then keep you supplied with updates.  The only exception to this
  168.           is that ASP approved disk vendors (except for PsL) may sell this
  169.           software without prior approval.
  170.  
  171.  
  172.           OUR GUARANTEE
  173.  
  174.           If you have any problems with this program or the disk it is on,
  175.           without regard to where you obtained it, you may send it to
  176.           H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  177.           the current version.
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.                                   SPECIALTY  DATABASE    
  184.                       U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  185.  
  186.           NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  187.           you on the express condition that you agree to this software
  188.           license.  By using this software you agree to the following
  189.           provisions.
  190.  
  191.           <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  192.           is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  193.           copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  194.           software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  195.           lease, modify, translate, convert to another programming
  196.           language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  197.  
  198.           <2> You may make as many copies of this software as you need for
  199.           backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  200.           charged.  Private individuals may use this software on more than
  201.           one computer, provided there is no chance it will be used
  202.           simultaneously on more than one computer.  This software may not
  203.           be used on more than one computer, nor installed on more than one
  204.           hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  205.           corporation, government agency or department, or institution of
  206.           any kind.  If you need to install this software on more than one
  207.           computer or on a network, please contact us for information about
  208.           a site license.
  209.  
  210.           WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  211.           THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  212.           LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  213.           FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  214.           AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  215.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  216.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  217.           CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  218.           INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  219.           BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  220.           EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  221.           EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  222.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  223.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  224.           Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  225.           for consequential or incidental damages, so the above limitation
  226.           may not apply to you.
  227.  
  228.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  229.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  230.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  231.           proceeding brought by either party against the other arising out
  232.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  233.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  234.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  235.           jurisdiction of said courts."
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.           Information in this manual is subject to change without notice
  243.           and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  244.           Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  245.           accompanying software is copyrighted and protected under both
  246.           Federal Law and the Berne Convention (international law).
  247.  
  248.  
  249.  
  250.           This manual is copyright 1991 & 1992 by H.C.P. Services, Inc.
  251.           All Rights Reserved
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.           WordPerfect is a trademark of WordPerfect Corporation
  257.           IBM is a trademark of International Business Machines
  258.           Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  259.           dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  260.           Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.           Part number: 001-002M
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.           This program is produced by a member of the Association of
  279.           Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  280.           shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  281.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  282.           member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  283.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  284.           does not provide technical support for members' products. Please
  285.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI
  286.           49442-9427 or send a Compuserve message via CompuServe Mail to
  287.           ASP Ombudsman 70007,3536
  288.  
  289.  
  290.           H.C.P. Services, Inc.
  291.           HomeCraft Software
  292.           P.O. Box 974
  293.           Tualatin, OR 97062
  294.           (503) 692-3732
  295.           (503) 692-0382 (FAX)
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.                                    TABLE OF CONTENTS
  308.  
  309.  
  310.  
  311.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  312.                     Terminology                             2
  313.                     Using This Manual                       3
  314.                     Technical Support                       4
  315.  
  316.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  317.  
  318.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  319.                     Starting The Software                   9
  320.                     Using The Menus                         10
  321.                     Make A New Entry                        11
  322.  
  323.                     Editing                                 12
  324.                     Searching And Printed Reports           13
  325.                     Printed Reports                         15
  326.                     Utilities                               16
  327.  
  328.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  329.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  330.                     The Main Screen                         20
  331.                     Memos                                   22
  332.                     The Menus                               23
  333.  
  334.                     Make Entries Menu                       23
  335.                     Edit Menu                               25
  336.                     Search Menu                             27
  337.                          List All Entries                   27
  338.                          Sequential Searches                28
  339.                          Alphabetical Searches              29
  340.                          Global Searches                    31
  341.  
  342.                     Utilities Menu                          33
  343.                          Copy Entries                       33
  344.                          Import dBase File                  36
  345.                          Reindex                            37
  346.  
  347.                          Sorting                            38
  348.                          Set Up New Format                  42
  349.                          Set Up Macro                       45
  350.  
  351.                          Set Security Code                  46
  352.                          Delete File                        47
  353.                          Select Filename                    48
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.                     Report Menu                             48
  362.                          Send (Report) To                   48
  363.                          Page Length                        50
  364.                          Set Up Report Format               51
  365.                          Printing Reports                   53
  366.  
  367.                     Exit Menu                               54
  368.                          Backing Up Your Catalog            54
  369.                     
  370.                     Help Menu                               56
  371.  
  372.                     Return (Menu Selection)                 56
  373.  
  374.  
  375.                SECTION FIVE - YOUR COLLECTION               57
  376.  
  377.                APPENDIX A - OTHER SOFTWARE                  61
  378.  
  379.                APPENDIX B - PROBLEM SOLVING                 64
  380.  
  381.                APPENDIX C - FILES USED BY ORGANIZE!         67
  382.  
  383.                APPENDIX D - USING DOS                       70
  384.  
  385.                APPENDIX E - SITE LICENSES                   76
  386.  
  387.                INDEX                                        79
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 1 
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.           SECTION ONE - INTRODUCTION
  403.  
  404.  
  405.           HomeCraft's ORGANIZE YOUR COLLECTION is an easy-to-use
  406.           database/cataloging program designed specifically for your
  407.           collection.  It will automatically catalog and alphabetize
  408.           information about your collection as you enter it and you can
  409.           search for or cross reference any of the information you've
  410.           entered on any line.
  411.  
  412.           This software was developed as an extension of HomeCraft's
  413.           collector's series of software.  Since 1986 HomeCraft has been
  414.           recognized internationally as the leading publisher of software
  415.           for cataloging collectibles such as records and CDs, business
  416.           cards and books.  Here's what the press has said about our
  417.           software:
  418.  
  419.           "menu driven and easy" - PC Magazine
  420.  
  421.           "Helping the insatiable collector stay organized." - Business
  422.           Week
  423.  
  424.           "The best are available from HomeCraft." - Jerry Osborn writing
  425.           in his nationally syndicated newspaper column.
  426.  
  427.           "first class support is what separates FOR RECORD/CD COLLECTORS
  428.           from the rest of the pack." - review in Goldmine magazine in
  429.           which our software was rated the best available for cataloging a
  430.           record/CD collection.
  431.  
  432.           This is version 5 in our series of specialized databases.  With
  433.           this program we are introducing a much more powerful and flexible
  434.           version than any previous program we've produced.  However, it
  435.           still maintains the easy-to-use interface and the clear screen
  436.           displays that have become a HomeCraft trademark.  Unlike previous
  437.           versions you now have the flexibility to choose the specific
  438.           lines (fields) you want to use.  You can design your own report
  439.           formats.  Alphabetize any line and sort any combination of lines
  440.           into a multiple level alphabetical listing.  A Quick View screen
  441.           lets you see 20 entries at one time.  Macros and copy functions
  442.           make entering information about your collection quicker and
  443.           easier.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 2 
  452.  
  453.  
  454.  
  455.           USING EXISTING DATA FILES
  456.  
  457.           If you have your collection cataloged using a database program
  458.           such as dBase, this software will directly import your files if
  459.           they are in a dBase III format.
  460.  
  461.           If you've been using any of HomeCraft's previous programs for
  462.           collectors, you can convert your existing files for use with this
  463.           software.  One standard we maintain at HomeCraft, above all else,
  464.           is that we will never make a change in our software that results
  465.           in your having to retype all of your entries.  I have several
  466.           collections that involve 30 to 40 thousand entries and I do not
  467.           want to ever have to retype them.  So I understand how you feel
  468.           and I promise that once you start using a HomeCraft specialty
  469.           database, you will never need to retype your data again.  If we
  470.           do need to change the data format, all registered users of the
  471.           new version will be supplied with a free conversion utility.
  472.  
  473.           If you currently have files created by a previous version of our
  474.           software, you will be able to convert them using the free
  475.           automatic conversion utility supplied with the registered version
  476.           of this software.
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.           TERMINOLOGY
  482.  
  483.           Throughout this manual we will be using a few standard computer
  484.           terms you should be familiar with.  I've tried to write this
  485.           manual using plain English, but since we are talking about using
  486.           a computer we will need to use a few computer terms.
  487.  
  488.           DATABASE - the "catalog" created by this software is called a
  489.           database.  A database is a collection of information.  Software
  490.           such as ORGANIZE YOUR COLLECTION can search, print, list and
  491.           manipulate the information in a database and is thus referred to
  492.           as database software.
  493.  
  494.           FLOPPY DISK - any software you purchase is supplied on a floppy
  495.           disk.  Floppy disks come in two sizes - 5-1/4 inch square and 3-
  496.           1/2 inch square.  Although 5-1/4" disks are flexible (floppy) 3-
  497.           1/2" disks are made from rigid plastic.  Thus the term "floppy
  498.           disk" is not an accurate descriptive term.  Floppy disks can
  499.           typically contain from 0.360 mb to 1.44 mb of information. 
  500.           Floppy disk drives are usually designated as A and B.
  501.  
  502.           HARD DISK - a hard disk is installed inside your computer and can
  503.           not typically be removed.  Hard disks operate much faster and
  504.           hold a lot more information than a floppy disk.  Typical hard
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 3 
  511.  
  512.  
  513.           disks can hold from 40 mb to 100 mb (and more).  Hard disk drives
  514.           are designated by the letter C or greater.  Hard disks are never
  515.           designated as drive A or B.  Not all computers have hard disks.  
  516.  
  517.           The speed of database software is highly dependent on the speed
  518.           of the disk containing the data.  Thus I recommend that your
  519.           ORGANIZE! database be stored on a hard disk.
  520.            
  521.           mb - this is an abbreviation for megabyte which is a measure of
  522.           how much information can be stored on a disk.  Typically a 40 mb
  523.           hard disk is sufficient for most database files created by
  524.           ORGANIZE!
  525.  
  526.           DIRECTORY/SUB-DIRECTORY - your computer can create separate
  527.           "rooms" on disks.  Each "room" is separate from the others and is
  528.           called a directory.  (Sub directories are "rooms" within the main
  529.           directory "room").  Directories and sub-directories provide a way
  530.           to keep the files on your disks organized.  You should create a
  531.           separate directory for each program you use.  This will keep all
  532.           of the files associated with that program together in one place
  533.           and prevent them from becoming mixed with (and thus confused
  534.           with) files used by other programs.
  535.  
  536.           See Appendix E for more information about directories.
  537.             
  538.           FILE and FILENAME - a computer stores information and programs in
  539.           "files" on either a floppy disk or a hard disk.  Each file has a
  540.           name that is called its filename.  A filename may have up to
  541.           eight characters followed by a period and then a three letter
  542.           filename extension.  The name of the ORGANIZE! program file is
  543.           OYC.EXE.  "EXE" is the filename extension and "OYC" is the
  544.           filename.  By the way, OYC stands for Organize Your Collection.
  545.  
  546.  
  547.           USING THIS MANUAL
  548.  
  549.           This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  550.           one is the section you are now reading and it contains the
  551.           introductory information.  Part two describes how to install this
  552.           software on your computer.
  553.  
  554.           The third section provides quick start instructions.  Please read
  555.           this section before starting to use this software.  It is short
  556.           and has been designed to provide the key information needed to
  557.           get you quickly started using the basic functions provided by
  558.           this software.
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 4 
  566.  
  567.  
  568.           The fourth section is a reference section that describes in
  569.           detail all of the features in this software.
  570.  
  571.           Section five provides the details about the various collector's
  572.           database formats provided with this copy of this software
  573.  
  574.           No computer experience is required to use this software, however
  575.           you will need to know which letter designates each disk drive on
  576.           your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  577.           floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  578.           for the letters used to designate the drives on your computer.  
  579.  
  580.           NOTE: Please check the README.TXT file for information about
  581.           changes to the software since the manual was printed.  To get a
  582.           printed copy of the README.TXT file do the following:
  583.  
  584.           1) Get the DOS prompt for the disk containing the README.TXT
  585.           file.
  586.  
  587.           2) Type COPY README.TXT LPT1: and push enter.
  588.  
  589.  
  590.           SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  591.           that are fully IBM compatible and have at least 320K of memory
  592.           available.  A color monitor is required for some of the features. 
  593.           A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  594.           disks provided there is a minimum of 720K of disk space
  595.           available.  If you have a hard disk, please put this software on
  596.           your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  597.           Database software such as this software is very disk intensive. 
  598.           Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  599.           floppy disk will slow it down considerably.
  600.  
  601.  
  602.           TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using this software,
  603.           please read this manual first.  Appendix B provides a trouble
  604.           shooting guide that may be helpful in solving problems.  If you
  605.           are unable to solve the problem by reading the manual, feel free
  606.           to give us a call.  We do provide limited basic technical support
  607.           for unregistered users (full support is available for registered
  608.           users only).  The number is (503) 692-3732.  Technical support is
  609.           available from 8am till 5pm pacific time monday through friday. 
  610.           You may also contact us by writing to us at:
  611.  
  612.           HomeCraft
  613.           P.O. Box 974
  614.           Tualatin,  OR 97062
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INTRODUCTION - 5
  622.  
  623.  
  624.           MAKE BACK UP COPIES
  625.  
  626.           The most important suggestion I can pass on to you is to make
  627.           back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  628.           If you have a hard disk I recommend using software such as
  629.           FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  630.           utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  631.           many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  632.           only being able to restore lost files onto a similar computer
  633.           using the same version of DOS.  (That may not always be
  634.           possible).  For something as critical as making backup copies I
  635.           prefer software that will backup and restore from and to any hard
  636.           disk using any version of DOS on any computer.
  637.  
  638.           This version does include a backup utility.  This  utility will
  639.           backup files that are approximately up to 1.3 megabytes big using
  640.           a 360K floppy disk (larger files can be backed up using higher
  641.           capacity floppy disks).  This utility is provided in order to
  642.           insure you have something you can use to backup up your data. 
  643.           However, this utility is not intended as a permanent solution. 
  644.           First, it is limited in that once your catalog exceeds the size
  645.           that can be backed-up on a single floppy this utility will no
  646.           longer be able to back it up.  Second, it provides no tracking of
  647.           the files that have been backed up.  Unless you carefully label
  648.           your backup disks you can lose track of what files are on which
  649.           disks.
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 6
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.           SECTION TWO - INSTALLATION
  665.  
  666.  
  667.           Installation of this software is straight forward.  First make a
  668.           backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  669.           came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  670.           Generally you would use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  671.           disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  672.           depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  673.           configuration in your computer.
  674.  
  675.           If you should damage or lose your only copy of this software, you
  676.           can get another shareware disk from HomeCraft by sending us a
  677.           blank floppy disk plus 50 cents for the return postage.  (Outside
  678.           the U.S. please include $2.00 US, or the equivalent in your
  679.           currency, for air mail postage).
  680.  
  681.           There are three disk configurations for which this software can
  682.           be installed.
  683.  
  684.  
  685.           Hard Disk Installation
  686.  
  687.           To install on a hard disk:
  688.  
  689.           ° Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  690.  
  691.           ° Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  692.           set for the disk drive that contains the this software floppy
  693.           disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  694.           your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  695.           ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  696.           different drive by typing the letter representing the drive you
  697.           want to use, a colon, and then pushing ENTER.  (See Appendix E
  698.           for help with using DOS).
  699.  
  700.           ° Type INSTALL and follow the instructions that appear on the
  701.           screen.
  702.  
  703.  
  704.           NOTE: The installation process will supply a default directory
  705.           name.  However, if you are using several different versions of
  706.           this software to catalog different types of collections, be sure
  707.           to install each version in a different directory.  You might
  708.           possibly want to name the directories so they reflect the type of
  709.           collection being cataloged.
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 7
  716.  
  717.  
  718.           Single Drive Floppy Disk Installation
  719.  
  720.           If your computer only has a single floppy drive you will have to
  721.           install the software manually.  The easiest way might be to make
  722.           a complete copy of the this software floppy disk and then delete
  723.           the files you don't need.  Please note that this software can not
  724.           be used on a computer with single 360K floppy drive and no hard
  725.           disk.  If you have a single floppy drive it must have a capacity
  726.           of at least a 720K.
  727.  
  728.           Most of the files you'll see on the disk are data (DAT) or set
  729.           (SET) files.  These are the formats for the various types of
  730.           collections.  The names of these files indicate the type of
  731.           collection they are used with.  You can erase any DAT and SET
  732.           files that are used for collections you are not interested in
  733.           cataloging.
  734.  
  735.           Next you'll need to de-archive the main set of files.  To do this
  736.           type LHA E ORGANIZE and push ENTER.  Once all of the files have
  737.           been de-archived you can erase the ORGANIZE.LZH file.  The disk
  738.           is now ready to use.
  739.  
  740.           If you have a computer with a hard disk and wish to use this
  741.           software on a second computer that does not have a hard disk, the
  742.           easiest way to install this software on a floppy disk is to first
  743.           install it on the hard disk.  Then copy all of the files from the
  744.           hard disk to the floppy disk you want to use with your second
  745.           computer.
  746.  
  747.           NOTE: This software may only be used on two computers if there is
  748.           no chance that it can be used simultaneously on both computers. 
  749.           Please see the user license at the front of this manual.
  750.  
  751.  
  752.           Dual Floppy Drive Installation
  753.  
  754.           If your computer has two floppy drives you can install this
  755.           software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  756.           First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  757.           Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  758.           type INSTALL and follow the directions that appear on the screen. 
  759.           In this case the drive you want to install the software on is the
  760.           "B" drive so the required files will be copied to the blank disk. 
  761.           When the installation asks for the name of a directory, a default
  762.           name of \OYC will be shown.  Type a backslash "\" and then push
  763.           the DEL key until only the backslash remains.  This will install
  764.           the software in the root directory on the floppy disk.
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - INSTALLATION - 8
  771.  
  772.  
  773.           CONFIG.SYS File
  774.  
  775.           Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  776.           itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  777.           ASCII text file that contains a series of instructions used by
  778.           your computer.  For this software to run these instructions must
  779.           tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  780.           opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  781.           (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  782.           If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  783.           your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  784.           files.
  785.  
  786.           The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  787.           hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  788.           CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  789.           computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  790.  
  791.           You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  792.           root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  793.           the DOS prompt.  Then push ENTER.
  794.  
  795.           You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  796.           software, editing it as you would any other document and then
  797.           saving it as a DOS text file (ASCII file).
  798.  
  799.           If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  800.           FILES=20 line, you can create one during the installation
  801.           process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  802.           chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  803.           will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.           _______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 9
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.           SECTION THREE - QUICK START
  819.           STARTING THE SOFTWARE
  820.  
  821.           As you read through this section I recommend you have the
  822.           software installed and running on your computer.  As I describe
  823.           examples duplicate the steps I'm describing on your computer. 
  824.           This will take you step-by-step through all the main functions in
  825.           the software.  The Quick Start section does not describe all of
  826.           the functions available, just those you need in order to use the
  827.           basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  828.           the functions and features in this software you will need to read
  829.           the reference section of this manual.
  830.  
  831.           To start this software type OYC at the DOS prompt and push ENTER.
  832.  
  833.           If you are using this software on a hard disk, you will need to
  834.           be in the directory or subdirectory in which the software was
  835.           installed before you type OYC.  If when your computer first
  836.           starts it displays the DOS prompt, type CD \ and the name of the
  837.           directory in which this software was installed.  If you used the
  838.           default directory name of OYC supplied by the installation
  839.           software, you would type:
  840.  
  841.                                        CD \OYC
  842.                
  843.           The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC will
  844.           put you in the OYC directory.  Once in the OYC directory you can
  845.           type OYC to start the software.
  846.  
  847.           User Tip (This is not required in order to use the this software. 
  848.           It is only provided to help make using your computer easier).
  849.  
  850.           Some computer "experts" suggest you include the directory name
  851.           for all your major programs in the PATH statement contained in
  852.           the AUTOEXEC.BAT file.  This allows you to start the program from
  853.           any directory.  I'd like to offer another suggestion.  Include a
  854.           directory called BATCH in your path statement.  In the BATCH
  855.           directory put batch files that first change to the directory
  856.           containing the program they run and then run that program.  If
  857.           this software is on the "C" drive, the batch file for this
  858.           software would look like:
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 10
  866.  
  867.           C:
  868.           CD \OYC
  869.           OYC
  870.  
  871.           You also can use this technique with other programs such as
  872.           WordPerfect.  The batch file that starts WordPerfect might look
  873.           like:
  874.  
  875.           C:
  876.           CD \WP51
  877.           WP %1
  878.  
  879.           The %1 symbol allows WordPerfect (or any other program) to use a
  880.           parameter.  For example, if you start WordPerfect by typing WP
  881.           WORK.DOC, WordPerfect will run and automatically load the
  882.           WORK.DOC document.  When used this way WORK.DOC is called a
  883.           parameter. 
  884.  
  885.  
  886.  
  887.           THE MAIN SCREEN
  888.  
  889.           After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  890.           running and display the complete cataloging format for your
  891.           collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  892.           screen as the "Main Screen."
  893.  
  894.           These are the key parts of the Main Screen are the top two lines
  895.           and the bottom line.  They provide status information and menu
  896.           selections.  The majority of the screen is used to display the
  897.           information lines (fields) in use.  
  898.  
  899.           When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  900.           can return to the Main Screen from any other function such as
  901.           editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  902.           key is used to clear the screen and reset everything back to
  903.           their default settings.  With the Main Screen displayed you can
  904.           immediately start typing and saving new entries.  But, before
  905.           getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  906.           This software provides drop-down menus that show you, at a
  907.           glance, all of your options.  The names of the menus are
  908.           displayed across the top of the screen.  They are: Make entries,
  909.           Edit, Search, Utilities, Reports, eXit and Help.
  910.  
  911.  
  912.           Using The Menus
  913.  
  914.           To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  915.           letter included as a part of the name of the menu you want to
  916.           display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  917.           down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  918.           shown in figure three.
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 11
  925.  
  926.           Once any of the drop-down menus has been displayed you can move
  927.           from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  928.           Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  929.           until the Make entries menu is displayed again.
  930.  
  931.           A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  932.           function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  933.           and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  934.           menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  935.           the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  936.           selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  937.  
  938.           Some of the functions can be used directly without going through
  939.           a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  940.           menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  941.           "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  942.           save an entry without using the drop-down menu.
  943.  
  944.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  945.           bar and then push the ENTER key.
  946.  
  947.           For example, to exit from the program push the right cursor key
  948.           until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  949.           Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  950.           type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  951.           should never turn your computer off while a program (any program,
  952.           except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  953.           the software before turning your computer off.
  954.  
  955.           If you do not want to make a selection from a menu you can return
  956.           to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  957.           key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  958.           the screen.
  959.  
  960.           If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  961.           screen.  Now let's try typing and saving an entry.
  962.  
  963.  
  964.           MAKING NEW ENTRIES
  965.  
  966.           When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  967.           and the cursor will be in the left hand space on the LAST NAME
  968.           line.
  969.  
  970.           The names of the lines are listed along the left side of the
  971.           screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  972.           the space available for entering information related to the line
  973.           name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 12
  981.  
  982.  
  983.           the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  984.           end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  985.  
  986.           To enter the information you want to catalog, just type it on the
  987.           appropriate line.
  988.  
  989.           Start by typing information about the first item in your
  990.           collection (you can make up something, this is only an example)
  991.           on the top line.  Then push ENTER.  Pushing ENTER moves the
  992.           cursor down to the first character of the next line.
  993.  
  994.           NOTE: The cataloging format as it appears on your screen may not
  995.           be the format you want to use.  You can eliminate unused lines,
  996.           add 15 additional lines, and change the titles of most lines. 
  997.           We'll be discussing how to do that shortly.
  998.  
  999.           Then enter whatever else you want on the other lines and for this
  1000.           example enter CD001.92 on the CATALOG NUMBER line.
  1001.  
  1002.           You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  1003.           put the cursor at the spot where you want to make a correction
  1004.           and then typing the new information.  When the entry is complete
  1005.           and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  1006.           highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  1007.           entry will be saved. 
  1008.  
  1009.           Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  1010.           the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  1011.           Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  1012.           corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  1013.           will be number 2.
  1014.  
  1015.           Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  1016.           F5 key provides a short cut for saving entries.  Push ALT-M and
  1017.           notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  1018.           pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  1019.           drop-down menu.
  1020.  
  1021.           That's it.  That's all there is to entering information into your
  1022.           catalog.
  1023.  
  1024.           Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  1025.  
  1026.  
  1027.           EDITING
  1028.  
  1029.           Now let's see if the information you just typed is really stored
  1030.           in the database.  An editor is provided that lets you look at any
  1031.           entry and browse forward and backward through all of your
  1032.           entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 13
  1039.  
  1040.  
  1041.           option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  1042.           ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  1043.           number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  1044.           be displayed.
  1045.  
  1046.           You can now do any of several things.
  1047.  
  1048. -          You can modify this entry by moving the cursor to the word(s)
  1049.           to be modified and typing the changes.  When the changes are
  1050.           complete push ALT-E and move the scroll bar to "Save Changes." 
  1051.           Then push the ENTER key to save the changes you just made.  Also
  1052.           notice that you can push F5 to save the changes without using the
  1053.           drop-down menu.
  1054.  
  1055. -          The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  1056.           menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  1057.           To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  1058.           through the mailing list.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  1059.           to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  1060.           entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  1061.           page through all of them.
  1062.  
  1063.           The drop-down menus always show all of the options available to
  1064.           you.  Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  1065.           identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  1066.           browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  1067.           down menu or by pushing F1 or F2.
  1068.  
  1069. -          When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  1070.           Edit menu.
  1071.  
  1072.           Push the right cursor key and we'll look at the search
  1073.           capabilities of Organize Your Collection.
  1074.  
  1075.  
  1076.           SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  1077.  
  1078.           Two types of "searches" are provided by this software.  The first
  1079.           is a listing.  There are two types of listings.  These are shown
  1080.           in the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  1081.  
  1082.           List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  1083.           number and have all of the entries between (and including) the
  1084.           two numbers listed in sequence.
  1085.  
  1086.           List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  1087.           or numerical order.  To use this function you need to be using
  1088.           the indexes.
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 14
  1095.  
  1096.           The second box down from the top on the Search menu lists the
  1097.           various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  1098.           these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  1099.           screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  1100.           the Make entries menu as the key that erases the screen).
  1101.  
  1102.  
  1103.           Sequential Searches
  1104.  
  1105.           To search for something first enter the information you want to
  1106.           find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  1107.           specific catalog number.  Move the cursor to the CATALOG NUMBER
  1108.           line.  Let's say you wanted to find catalog numbers that start
  1109.           with "CD".  You would first type CD at the left edge of the
  1110.           CATALOG NUMBER line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  1111.           Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  1112.           the ENTER key.  Normally, the first matching entry will be
  1113.           displayed, but in this case the software will say "NO MATCHES
  1114.           FOUND" because there is no entry with the catalog number.
  1115.  
  1116.           If you want to search for CD again push ALT-S and move the scroll
  1117.           bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do this you will
  1118.           get a "NO OTHER MATCHES FOUND" message at the bottom of the
  1119.           screen unless you happened to have entered CD on the CATALOG
  1120.           NUMBER line of the second entry.
  1121.  
  1122.           Sequential searches will find the specified search criteria,
  1123.           which in this case is CD on the CATALOG NUMBER line, without
  1124.           regard to where it is located on the line.  The word (or phrase)
  1125.           you are searching for can even be within another word.
  1126.  
  1127.           There are short cut keys you can use for starting a sequential
  1128.           search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  1129.           sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  1130.           that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  1131.           F2.
  1132.  
  1133.           When a match is found during a search it is displayed on the
  1134.           screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  1135.           You can make any changes or additions you want and then push F5
  1136.           to save them. 
  1137.  
  1138.           Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  1139.           six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  1140.           based on the search criteria and using indexes created by the
  1141.           software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  1142.           that have been deleted and the "Global Search" finds a word or
  1143.           phrase regardless of what field it is in.
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 15
  1151.  
  1152.  
  1153.           Printed Reports
  1154.  
  1155.           NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  1156.           the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  1157.  
  1158.           The search you just conducted displayed matching entries on the
  1159.           screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  1160.           If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  1161.           key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  1162.           this menu is called "Send To" and it is currently set for
  1163.           MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  1164.           the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  1165.           screen as shown in figure seven.
  1166.  
  1167.           The "X" next to MONITOR tells you that the results of a search or
  1168.           listing will be displayed on the screen.  Push the TAB key to
  1169.           toggle through the available settings.  When you have the option
  1170.           you want marked by the "X" push ENTER.  The options are:
  1171.  
  1172.           PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  1173.           feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  1174.  
  1175.           PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  1176.           handle only one sheet of paper at a time
  1177.  
  1178.           ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  1179.           You can specify the name of the file.
  1180.  
  1181.           dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  1182.           III format.  This report can be used for transferring information
  1183.           between various programs.  Most other database software and
  1184.           spreadsheets can read dBase III files.
  1185.  
  1186.           QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  1187.           specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  1188.           requires video memory that is usually only available with color
  1189.           monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  1190.           your computer does not have the required memory or other software
  1191.           is using this memory).
  1192.  
  1193.           LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  1194.           include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  1195.           the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  1196.  
  1197.           Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  1198.           Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  1199.           Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 16
  1207.  
  1208.  
  1209.           "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  1210.           the screen.
  1211.  
  1212.           Let's try the same search as before.  Put "CD" on the CATALOG
  1213.           NUMBER line and push F8.  A prompt, asking for a title,  will
  1214.           appear at the bottom of the screen.  You can type a single line
  1215.           title that will be printed on the top of the first page of your
  1216.           report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  1217.           software will automatically print the search criteria on the top
  1218.           of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  1219.           pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  1220.           example just push ENTER.
  1221.  
  1222.           The matching entries will be displayed on the screen as they are
  1223.           sent to the printer.  When no other matches are found the "NO
  1224.           OTHER MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the
  1225.           screen.  When you push any key you will be returned to the main
  1226.           screen.
  1227.  
  1228.  
  1229.           UTILITIES
  1230.  
  1231.           The Utilities menu provides a variety of functions that range
  1232.           from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  1233.           files.  I'll discuss the two most important functions here.
  1234.  
  1235.           Catalogs
  1236.  
  1237.           You can create as many catalogs (database files) as you wish,
  1238.           giving each it's own name.  Each catalog can have a different
  1239.           format.  To change to a different catalog push ALT-U to display
  1240.           the Utilities menu.  The last selection on this menu is "Select
  1241.           Catalog Name."  Push the up cursor key to immediately move the
  1242.           scroll bar to this selection.  Then push ENTER.
  1243.  
  1244.           A window will display the names of the catalogs in the current
  1245.           directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  1246.           them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  1247.           create a new catalog (database) by pushing ESC and typing the
  1248.           name you wish to use for the new catalog.  Please note that
  1249.           catalog names can not contain numbers and they must be eight
  1250.           characters or less in length.
  1251.  
  1252.           If you enter a new catalog name you will need to set up a format
  1253.           for that new catalog.  How to set up a catalog format is
  1254.           discussed next. 
  1255.  
  1256.           The names of the existing catalogs will be displayed on the
  1257.           screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  1258.           ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  1259.           modify this format to meet your needs.
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 17
  1266.  
  1267.  
  1268.           Modifying A Catalog Format
  1269.  
  1270.           To modify a catalog format push ALT-U to display the Utilities
  1271.           menu.  Move the scroll bar to the "Set Up New Cat. Format" option
  1272.           and push ENTER.  This will display a screen similar to the one
  1273.           shown in figure eight.  This set-up screen replicates the way the
  1274.           information entry area looks on the main screen.  There are four
  1275.           things you can set on this screen:
  1276.  
  1277.           1. The line title.
  1278.  
  1279.           2. Toggle lines on and off (abbreviated as LINE TGL).
  1280.  
  1281.           3. Select the lines to be indexed (alphabetized).
  1282.  
  1283.           4. Select the lines to be totaled.
  1284.  
  1285.           Please note that once you have saved one or more entries in a
  1286.           catalog you can no longer toggle lines on or off in that catalog. 
  1287.           You can change the titles, indexing and totalling settings at any
  1288.           time.  Unless you set the software to use a new catalog name, the
  1289.           F2 prompt for "LINE TGLE" will never appear - because there are
  1290.           two entries in the catalog we have been using for the examples. 
  1291.           (NOTE: these entries can be erased or the entire catalog deleted
  1292.           from your disk.  This functions are discussed in the reference
  1293.           section).  For now you may want to use a new catalog name
  1294.           (selecting a new catalog name is described on the previous page).
  1295.  
  1296.           On the Catalog Format Set UP screen the F2 key is used to select
  1297.           what you wish to set/modify.  When working with a new catalog, in
  1298.           which no entries have been saved, the brackets next to the F2
  1299.           prompt at the bottom of the screen will contain the word TITLES. 
  1300.           This means you can type new titles or modify existing titles.
  1301.  
  1302.  
  1303.           Setting Line Titles
  1304.  
  1305.           As this software is designed for a specific type of collection,
  1306.           five lines are preset for cataloging basic information about your
  1307.           collection.  These are highlighted in green on the set up screen
  1308.           and may not be changed.
  1309.  
  1310.           A scroll bar can be moved up and down through the list of line
  1311.           titles, using the cursor keys.  Place the scroll bar on the line
  1312.           you wish to change and type the new title.  Then push ENTER will
  1313.           move the scroll bar down to the next line.  If you wish to have a
  1314.           blank title, push the space bar and then push ENTER.  Line titles
  1315.           may be up to 14 characters long and can contain letters, numbers,
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 18
  1322.  
  1323.  
  1324.           spaces and any other keyboard characters.  You do not have to put
  1325.           a title on every line and you can skip lines. 
  1326.  
  1327.           The next step is to select which lines you want to use.  Push F2
  1328.           once and the phrase "LINE TGL" will appear in the brackets next
  1329.           to the F2 prompt.  Position the scroll bar on the line you want
  1330.           to turn on or off and push ENTER.  A highlight bar showing the
  1331.           length of the line will appear and a number specifying the length
  1332.           will be displayed.  For information about the line lengths and
  1333.           intended purpose of the default settings of the line titles see
  1334.           appendix B.
  1335.  
  1336.           If a title is entered for a line that is turned off, that line
  1337.           will not appear on the main screen.  On the other hand a line
  1338.           does not need to have a title in order appear on the main screen
  1339.           and be available in the catalog.  You can include lines that have
  1340.           no titles as a part of a format.  The factor that determines
  1341.           whether or not a line and its associated title is displayed as a
  1342.           part of a format is whether that line is turned on or off.
  1343.  
  1344.           Notice at the bottom of the screen that there is a bar containing
  1345.           the abbreviation "EST".  The number in this bar provides an
  1346.           estimate of the number of entries you'll be able to store in a
  1347.           megabyte of space.  As you the number of lines to be included,
  1348.           and add or take away lines to be indexed, this number will
  1349.           change.
  1350.  
  1351.  
  1352.           Selecting Lines To Index
  1353.  
  1354.           Once you have set which lines are to be on or off push F2 again. 
  1355.           You'll now be able to select the lines you want to have indexed. 
  1356.           An index for a computer is the same thing as it is for a book. 
  1357.           If you need to quickly find something in a book, you look in the
  1358.           index.  It's the same for a computer.  An index is an
  1359.           alphabetical listing that allows the computer to find something
  1360.           quickly.
  1361.  
  1362.           To select a line to be indexed put the scroll bar on that line
  1363.           and push ENTER.  Please remember that this will only work if the
  1364.           word "INDEXING" appears in the brackets next to the F2 prompt. 
  1365.           When you push ENTER to select a line to be indexed a starburst
  1366.           symbol will appear next to that line.  This symbol indicates that
  1367.           the line will be indexed.  On the main screen the starburst
  1368.           symbol indicates the lines which are indexed and thus can be
  1369.           listed alphabetically.
  1370.  
  1371.           Getting Total Values
  1372.  
  1373.           Push F2 one more time and the word in the brackets will change to
  1374.           "VALUE".  You can now select lines you want to have totaled at
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.           ______________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - QUICK START - 19
  1381.  
  1382.  
  1383.           the end of a report.  Select the lines to be totaled in the same
  1384.           way you selected lines to be indexed.  In this case three
  1385.           horizontal bars will appear to the right of the line to indicate
  1386.           that any values entered on the line will be totaled.  This
  1387.           capability is used, for example, to get the total value of all
  1388.           items listed for insurance purposes.
  1389.  
  1390.           Push F2 again to return to the TITLE setting.
  1391.  
  1392.           Once you have set-up the format to be as you need it, push F5 to
  1393.           save it.  You will be returned to the main screen.
  1394.  
  1395.           This completes the quick start section.  In this section I have
  1396.           provided the basic information needed to use the software.  There
  1397.           is a lot more you can do with this software and the details are
  1398.           provided in the next section of this manual.
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 20
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.           SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  1414.  
  1415.           This section of the manual provides detailed descriptions of each
  1416.           function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  1417.           entries menu and work from left to right through the menus and
  1418.           cover each item on each menu.  But first let's go over the
  1419.           information and options presented on the main screen.
  1420.  
  1421.  
  1422.           THE MAIN SCREEN
  1423.  
  1424.           Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  1425.           the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  1426.           the top of the screen.  The top line also includes the current
  1427.           entry number in the upper right corner of the screen.  When
  1428.           typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  1429.           entry number that will be assigned to the new entry.  When
  1430.           editing or displaying the results of a search, the number
  1431.           displayed is the entry number associated with the information
  1432.           currently on the screen.
  1433.  
  1434.           Some people have tried using the entry number as a catalog
  1435.           number.  I understand we all have different requirements and need
  1436.           to use the software in different ways, but I do not recommend
  1437.           using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  1438.           the entry number associated with a specific item can change if
  1439.           you delete an item from your database.  The entry number is only
  1440.           intended to help you see how many total items you have in the
  1441.           database and to help you navigate around in your database.
  1442.  
  1443.           The second space from the top of the screen includes a horizontal
  1444.           double line.  This is a status line.  The current database
  1445.           filename in use will be displayed in the middle of this line. 
  1446.           The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  1447.           searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  1448.           The left side of this line also includes status information.  For
  1449.           example, if you push the INS key to put the software into the
  1450.           character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  1451.           left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  1452.           software is in the character insert mode.
  1453.  
  1454.           The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  1455.           double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  1456.           times F-Key functions that are not included on the drop-down
  1457.           menus are used.  These are used only for specific functions and a
  1458.           prompt will appear on the bottom line describing each function.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 21
  1465.  
  1466.  
  1467.           The bottom line also displays status, such as telling you when a
  1468.           search is complete.
  1469.  
  1470.  
  1471.           Clearing The Screen
  1472.  
  1473.           There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  1474.           clear the screen of all catalog information and return you to the
  1475.           Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  1476.           go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  1477.           screen full of information, push F7.
  1478.  
  1479.  
  1480.           Typing Information
  1481.  
  1482.           Whether you are making a new entry or entering search criteria
  1483.           typing information on the main screen is done in the same way. 
  1484.           The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  1485.           cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  1486.           move directly up and down - it will not return to the beginning
  1487.           of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  1488.           new line and return it to the beginning of that line by pushing
  1489.           the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  1490.           move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  1491.           pushing ENTER will move it to the top line.
  1492.  
  1493.           To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  1494.           Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  1495.           to the right.
  1496.  
  1497.           Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  1498.           computer will beep to indicate it can go no further.
  1499.  
  1500.           You can type information at any time.  The character you type
  1501.           will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1502.           one space to the right.  The software will accept accented
  1503.           characters, characters used in some European languages as well as
  1504.           all English language characters.  It will not accept most
  1505.           graphics characters.
  1506.  
  1507.  
  1508.           Insert & Delete
  1509.  
  1510.           If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1511.           where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1512.           letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1513.           line).  You can now type the characters or words you want to
  1514.           insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 22
  1521.  
  1522.  
  1523.           will move to the right.  If the existing information reaches the
  1524.           right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1525.           character will disappear for each character you insert.
  1526.  
  1527.           To get out of the insert mode either push the INS key or push
  1528.           ENTER.
  1529.  
  1530.           Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1531.           key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1532.           and everything to the right of the cursor will move left by one
  1533.           space.
  1534.  
  1535.  
  1536.           Memos
  1537.  
  1538.           Each entry may also include a memo.  To display the memo screen
  1539.           push the PgDn key.  A word processor-like memo screen with 20
  1540.           lines will appear.  You can type any information you want on the
  1541.           memo screen.  However, information typed on the memo screen can
  1542.           not be included in searches nor is it included on the printed
  1543.           reports.  This screen is just for keeping notes and miscellaneous
  1544.           information.
  1545.  
  1546.           When using the memo screen all normal word processing features
  1547.           will work.  The INS and DEL keys work as they do in a word
  1548.           processor.  The memo screen also includes word wrapping
  1549.           eliminating the need to push the ENTER key at the end of each
  1550.           line.
  1551.  
  1552.           When you have finished typing the memo push ESC to return to the
  1553.           main screen.  The memo you just typed will permanently be
  1554.           attached to the entry you are making or editing.
  1555.  
  1556.  
  1557.           General Guidelines
  1558.  
  1559.           When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1560.           abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1561.           consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1562.           capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1563.           and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1564.           commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1565.           items in a list.
  1566.  
  1567.           When entering numbers first determine what the largest number
  1568.           will be and then always use the same number of digits to the left
  1569.           of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1570.           to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1571.           entered as 00001.  This is necessary if you want the computer to
  1572.           be able to sort numbers into correct numerical order.  You can 
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 23
  1579.  
  1580.  
  1581.           include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1582.           ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1583.  
  1584.  
  1585.           THE MENUS
  1586.  
  1587.           this software provides drop-down menus.  All of the capabilities
  1588.           of the software are accessed through these menus or directly
  1589.           using F-keys.  The names of the menus are listed across the top
  1590.           of the screen as shown in figure nine.
  1591.  
  1592.           The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1593.           menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1594.           the menu's name.  For example, to select the Make entries menu
  1595.           push the ALT key and the letter M.
  1596.  
  1597.           Once one of the menus is displayed (dropped down) you can move
  1598.           from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1599.  
  1600.           When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1601.           highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1602.           down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1603.           To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1604.           bar and then push the ENTER key.
  1605.  
  1606.  
  1607.           Make entries Menu - Save <F5>
  1608.  
  1609.           The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1610.           Once you have typed all the information you want to enter select
  1611.           the "Save" option to save it in your database.  You can also push
  1612.           F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1613.  
  1614.  
  1615.           Make entries Menu - Copy Any Previous
  1616.  
  1617.           The "Copy Any Previous" function allows you to copy any previous
  1618.           entry you've made.  When you select this option you will be
  1619.           prompted for an entry number to copy (see figure 10).  This
  1620.           prompt will also display a default entry number.  In figure 10
  1621.           the default setting is 2.  To copy the default entry number just
  1622.           push ENTER.  Otherwise you can type in any other entry number you
  1623.           wish to copy.
  1624.  
  1625.           The default entry number will be set to the last entry that was
  1626.           copied.  This way you can repeatedly copy a previous entry by
  1627.           just pushing the ENTER key at this point.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 24
  1634.  
  1635.  
  1636.           Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1637.  
  1638.           The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1639.           you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1640.           to copy and thus is faster than the "Copy Any Previous" feature. 
  1641.           The quickest way to copy the previous entry is to push F3.
  1642.  
  1643.           The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1644.           of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1645.           to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1646.           entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1647.           and save the modified entry as a new entry.
  1648.  
  1649.  
  1650.           Copy A Single Line
  1651.  
  1652.           You can also copy individual lines from the previous entry.  To
  1653.           copy a single line put the cursor on the line you wish to fill
  1654.           with information copied from the same line in the previous entry. 
  1655.           Then hold down the ALT key and push F3.
  1656.  
  1657.           For example, if you are entering information about a series of
  1658.           books all written by the same author, you would start by entering
  1659.           the information about the first book in the series.  Then push F5
  1660.           to save that entry.  When you are ready to enter the author's
  1661.           name for the second book put the cursor on the AUTHOR line, hold
  1662.           down the ALT key and push F3.  This will copy the author's name
  1663.           from the previous entry.
  1664.  
  1665.           Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1666.  
  1667.           The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1668.           information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1669.           or pushing F7, will immediately clear all of the lines.
  1670.  
  1671.           If you need to clear just one line or part of one line you can
  1672.           use the macro feature discussed later in this section.
  1673.  
  1674.  
  1675.           Make entries - Make Entries
  1676.  
  1677.           The "Make Entries" selection provides a way for you to leave any
  1678.           of the other functions and go to the basic make new entries
  1679.           screen.  For example, if you are in the search mode and would
  1680.           like to make a new entry, select this option on the Make entries
  1681.           menu.
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 25
  1689.  
  1690.  
  1691.           THE EDIT MENU
  1692.  
  1693.           The edit function provides a way for you to display any entry on
  1694.           the screen and browse backward and forward through your database. 
  1695.           Once an entry is displayed on the screen it can be modified or
  1696.           deleted.
  1697.  
  1698.  
  1699.           Edit Menu - Select Number
  1700.  
  1701.           The "Select Number" option is how you tell the software which
  1702.           entry number you want displayed on the screen.  You may enter any
  1703.           valid entry number.
  1704.  
  1705.           Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1706.           using the same methods used to originally type the entry.  The
  1707.           TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1708.           software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.           Edit Menu - Page Backward <F1>
  1713.  
  1714.           When the "Page Backward" function is selected the software will
  1715.           display the entry that comes directly before the entry that is
  1716.           currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1717.           drop-down menu, to move backward by one entry.
  1718.  
  1719.  
  1720.           Edit Menu - Page Forward <F2>
  1721.  
  1722.           The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1723.           You can also press F2 to see the next entry without using the
  1724.           drop-down menus.
  1725.  
  1726.           The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1727.           way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1728.           nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1729.           However, sometimes it's nice to just look through your database
  1730.           (catalog) to see what's there.  You may discover items you forgot
  1731.           you had.  The Page Forward/Backward features give you a way to do
  1732.           some browsing.
  1733.  
  1734.  
  1735.           Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1736.  
  1737.           If you need to eliminate an item from your database use the
  1738.           "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 26
  1745.  
  1746.  
  1747.           Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1748.           "Delete Entry" option.
  1749.  
  1750.           When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1751.           database.  The deleted entry will no longer be included in
  1752.           searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1753.           the information still exists and can be brought back.
  1754.  
  1755.           With computers mistake sometimes seem to be very easy to make.  A
  1756.           common mistake is to start deleting something and just as the
  1757.           final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1758.           you did not want to delete this item.  However, the thought comes
  1759.           just a half a second too late.  If this should happen with this
  1760.           software you can recover the deleted entry.
  1761.  
  1762.           You might want to delete an entry if it is an item you've sold,
  1763.           but you still want to maintain a record of having once owned this
  1764.           item.  You might also delete lost items that you intend to
  1765.           replace.  When you get a replacement you can recover the deleted
  1766.           entry without having to retype it.  If you are maintaining a
  1767.           mailing list you may wish to delete names that you need to
  1768.           temporarily remove from your mailing list.  For example. you may
  1769.           want to delete someone who has changed jobs, but who you may want
  1770.           back on your mailing list in the future.
  1771.  
  1772.           When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1773.           "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1774.           of the screen.
  1775.  
  1776.  
  1777.           Edit Menu - Undelete Entry
  1778.  
  1779.           Deleted entries can be returned to the database by first
  1780.           displaying the entry on the screen and then selecting the
  1781.           "Undelete Entry" option on the Edit Menu.
  1782.  
  1783.  
  1784.           Edit Menu - Remove Memo
  1785.  
  1786.           Whenever you go to the memo screen (by pushing PgDn) a memo will
  1787.           be attached to the current entry.  Even if nothing is typed in
  1788.           the memo, there will still be a memo attached to the current
  1789.           entry.  That memo can be removed by going to the Edit Menu and
  1790.           selecting the Remove Memo option.  If the current entry has a
  1791.           memo attached to it, that memo will be removed.
  1792.  
  1793.  
  1794.           Edit Menu - Save Changes <F5>
  1795.  
  1796.           The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1797.           made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 27
  1804.  
  1805.  
  1806.           displayed on the screen.  First type the changes then select
  1807.           "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1808.           using the drop-down menus.
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.           THE SEARCH MENU
  1813.  
  1814.           Figure 11 shows the Search menu.  This menu is used to start all
  1815.           of the listings and searches.  The top box on the Search menu
  1816.           includes the two types of listings available.  The second box
  1817.           down includes all of the searches.  The third box includes
  1818.           controls for searches.
  1819.  
  1820.           Whenever a search has displayed an entry on the screen you may
  1821.           make changes and resave the modified entry.  Just type the
  1822.           changes and push F5 to save them.
  1823.  
  1824.           During a search or listing you can look at each entry on the
  1825.           screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1826.           Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1827.           moves you backward to look at the previous match.
  1828.  
  1829.           NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1830.           Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1831.           display the results of listings and searches on the screen.  By
  1832.           changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1833.           your report to your printer or a disk file.
  1834.  
  1835.  
  1836.           Search Menu - List Entries
  1837.  
  1838.           The "List Entries" feature allows you to list entries in the
  1839.           order they were typed into your database.  When you select "List
  1840.           Entries" on the Search menu you will be prompted for the entry
  1841.           number you want to start the listing with.  Then you will be
  1842.           prompted for the last entry number to be included in the listing. 
  1843.           The software will then list all of the entries between, and
  1844.           including, the entry numbers you specify.
  1845.  
  1846.           One of the key uses for this feature is for proof reading.  Some
  1847.           people find it easier to proof read a printed copy of their
  1848.           entries instead of reviewing them on the screen.  After you've
  1849.           typed a series of new entries use this feature to print a listing
  1850.           of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1851.           find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1852.           prints all of the information you've entered.
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 28
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.           Search Menu - List Alphabetically
  1864.  
  1865.           You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1866.           order by selecting this option.  However, the line must first be
  1867.           indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1868.           symbol.  (Indexing is discussed in the Utility menu section).
  1869.  
  1870.           To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1871.           to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1872.           Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1873.           option and push ENTER.  The entries will be listed in
  1874.           alphabetical order based on the line on which the cursor is
  1875.           located. 
  1876.  
  1877.  
  1878.           Search Menu - Sequential Search
  1879.  
  1880.           There are two basic types of searches in this software -
  1881.           sequential searches and alphabetical searches.  A sequential
  1882.           search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1883.           examining each to see if it contains a match for the search
  1884.           criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1885.           find matches even if the matching information is not the first
  1886.           thing on the line.
  1887.  
  1888.           For example, if you use a sequential search to look for the word
  1889.           RED the following will be found as matches:
  1890.  
  1891.           RED ROSES FOR A BLUE LADY
  1892.  
  1893.           LITTLE RED WAGON
  1894.  
  1895.           SLEEPY AND TIRED
  1896.  
  1897.           Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1898.           the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1899.           matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1900.           capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1901.           search for RED, you will not find "Red Roses" because the
  1902.           capitalization does not match.  There is a way to find matches
  1903.           when the capitalization does not match and it will be discussed
  1904.           as a part of the "Case" option on the Search menu.
  1905.  
  1906.           With sequential searches you can search for any part of the
  1907.           information entered on a line.  Notice in the above example that
  1908.           searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1909.           end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1910.           remember a part of what you want to find.  It's also useful for
  1911.           keyword searches where several keywords are listed on a line. 
  1912.           For example, if you cataloged a photograph of a beach with the
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 29
  1919.  
  1920.  
  1921.           following keywords: BEACH, SUNSET, SAILBOATS & SEA GULLS and used
  1922.           a sequential search to search for "SUNSET" this photograph would
  1923.           be identified as matching the search criteria.
  1924.  
  1925.  
  1926.           Cross References
  1927.  
  1928.           Any of the information you've entered can be cross referenced
  1929.           with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1930.           information you want to find on the appropriate lines and the
  1931.           software will automatically take care of the cross referencing
  1932.           during the search.  Let's assume you've got a mailing list and
  1933.           want to send a newsletter to everyone with the last name of SMITH
  1934.           who lives in California.  Start by entering "SMITH" on the Last
  1935.           Name line and " CA " on the City/State line.  Then start a
  1936.           sequential search.  All of the Smiths living in California will
  1937.           be listed.
  1938.  
  1939.           I included a space before and after the abbreviation for
  1940.           California on purpose.  If you search for "CA" the search will
  1941.           not only find the abbreviation CA, it will also find every city
  1942.           with CA in its name.  Putting a space before and after "CA"
  1943.           limits the search to just the abbreviation for California because
  1944.           the abbreviation for the name of a state will always have a space
  1945.           before and after it.
  1946.  
  1947.  
  1948.           Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1949.  
  1950.           To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1951.           A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1952.           order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1953.  
  1954.           Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1955.           are very fast.  While sequential searches may take several
  1956.           minutes, if you have a large database, alphabetical searches can
  1957.           find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1958.           whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1959.           alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1960.           disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1961.           exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1962.           matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1963.           must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1964.  
  1965.           For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1966.           would find RED ROSES FOR A BLUE LADY but it will not find LITTLE
  1967.           RED WAGON. 
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 30
  1974.  
  1975.  
  1976.           There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1977.           first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1978.           you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1979.           the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1980.           highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1981.           start an alphabetical search without going through the menus by
  1982.           pushing F6.
  1983.  
  1984.           Alphabetical searches can include cross reference information. 
  1985.           Fill in the information you want to find on the appropriate
  1986.           lines, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1987.           F6 to start the search.
  1988.  
  1989.           NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1990.           a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1991.           location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1992.           If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1993.           get a "Can't find required index" error message.
  1994.  
  1995.           The alphabetical searches can also be used to get partial
  1996.           alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1997.           listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1998.           on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1999.           the alphabetical search.
  2000.  
  2001.           Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  2002.           the indexes.  When no other matches can be found in the indexes a
  2003.           message will appear at the bottom of the screen that says:
  2004.  
  2005.           NO MATCHES FOUND.  ESC to end, F1 for new entry or ENTER to
  2006.           continue search.
  2007.  
  2008.           If you wish to end the search push the ESC key.  If the search
  2009.           did not find any matches you can push F1.  This will bring you to
  2010.           the Make Entries screen and the information you entered as the
  2011.           search criteria will be pre-entered in the appropriate fields. 
  2012.           If the software has found a match pushing F1 will put the
  2013.           information from that matching entry on the Make Entries screen.
  2014.  
  2015.           If you did not find what you were looking for using the
  2016.           alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  2017.           Push the ENTER key at this point and the software will
  2018.           automatically go into a sequential search.
  2019.  
  2020.           What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  2021.           are not duplicating entries already in your database.  Type part
  2022.           of the entry, such as the last name on a mailing list, and push
  2023.           F6 to perform an alphabetical search.  If the name is found push
  2024.           ESC.  If the name is not found push F1 and them complete the
  2025.           entry.
  2026.  
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 31
  2033.  
  2034.  
  2035.           Search Menu - Find Deleted
  2036.  
  2037.           Once an entry has been deleted using the editor it will no longer
  2038.           show up during searches.  You need to use the editor to display
  2039.           it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  2040.           entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  2041.           Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  2042.           Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  2043.           automatically list all entries that have been deleted.
  2044.  
  2045.           Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  2046.           pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  2047.           Entry".  If you are searching for deleted entries the software
  2048.           will remain in the search mode and pushing F2 will find the next
  2049.           deleted entry.
  2050.  
  2051.  
  2052.           Search Menu - Global Search
  2053.  
  2054.           The term "Global Search" means that the software will search
  2055.           everything for a match to the specified search criteria.  In all
  2056.           of the other searches the search criteria must be on the same
  2057.           line as the information you want to find.  If you are searching
  2058.           for a specific last name, the name you want to find must be
  2059.           entered on the LAST NAME line.
  2060.  
  2061.           With a Global Search you can find a word or phrase regardless of
  2062.           the line it is located on.  To start a Global Search select
  2063.           "Global Search" from the Search Menu.  A window will open in the
  2064.           middle of the screen (see fig. 12) and you will be prompted to
  2065.           enter the word or phrase you want to find.  Type the search
  2066.           criteria and push the ENTER key.  A sequential search will be
  2067.           conducted based on the search criteria you entered.  Remember a
  2068.           Global Search will find the specified search criteria wherever it
  2069.           is located.  There may be times when an entry is displayed as
  2070.           matching the search criteria and it may not be obvious why it
  2071.           matches.  However, the match may be taking place in the middle of
  2072.           a line or even in the middle of a word.
  2073.  
  2074.  
  2075.           Search Menu - Set Starting Point
  2076.  
  2077.           This option is used to start an alphabetical listing at any point
  2078.           in the alphabet.  For example, let's assume you were printing an
  2079.           alphabetical list of everything in your database and the printer
  2080.           ran out of paper in the middle of the M's.  After putting more
  2081.           paper in your printer you can start a second listing that picks
  2082.           up where the first ended.
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 32
  2089.  
  2090.  
  2091.           To set a starting point first position the cursor on the line you
  2092.           wish to list alphabetically.  Then push ALT-S and select the "Set
  2093.           Starting Point" option on the Search Menu.  You will be prompted
  2094.           to enter a letter or word to be used as the starting point.  You
  2095.           can also enter a phrase.  If you were printing a copy of your
  2096.           mailing list alphabetically by last name and the last name listed
  2097.           was MORRIS, then enter "MORRIS" as the starting point.  When you
  2098.           push ENTER you'll be returned to the Search Menu.  Highlight the
  2099.           "List Alphabetically" option and the listing will start with
  2100.           MORRIS.
  2101.  
  2102.           This feature is very useful in producing reports for your
  2103.           insurance agent.  For example, for each item in a home inventory
  2104.           you should enter a value.  If you index the value line you can
  2105.           then set a starting value, such as $500, and list every item that
  2106.           has a value greater than the minimum value you set.
  2107.  
  2108.  
  2109.           Search Menu - Case [ Sensitive ]
  2110.  
  2111.           When I discussed sequential searches I said that they will only
  2112.           find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  2113.           and the information you are searching for must match.  For
  2114.           example, searching for "Red Roses" will not find "RED ROSES" as a
  2115.           match.  The "Case" option on the Search Menu allows you to find
  2116.           matches in which the capitalization does not exactly match.
  2117.  
  2118.           This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  2119.           brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  2120.           the capitalization of the search criteria and the information you
  2121.           are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  2122.           ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  2123.           sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  2124.           can search for "Red Roses" and "RED ROSES" will be found as a
  2125.           match.  Set this way sequential searches will also find "red
  2126.           roses" and "Red roses" as matches.
  2127.  
  2128.  
  2129.           Search Menu - Save Changes <F5>
  2130.  
  2131.           Anytime information is displayed on the screen you may make
  2132.           changes.  If you conduct a search and find a matching entry you
  2133.           can modify that entry.  After you have typed the changes you want
  2134.           to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  2135.           modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  2136.           menus.
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 33
  2144.  
  2145.  
  2146.           Search Menu - Search Again <F2>
  2147.  
  2148.           If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  2149.           software will display matching entries one at a time.  To find
  2150.           and display the next matching entry select the "Search Again"
  2151.           option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  2152.           drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  2153.           can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  2154.           pushing the up () cursor key.  You can also push F2 without
  2155.           going through the Search Menu.
  2156.  
  2157.  
  2158.           Screen Print Feature
  2159.  
  2160.           Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  2161.           search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  2162.           entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  2163.           The entry will be printed using the current report format.  If a
  2164.           report format has not been set-up, then nothing will print.
  2165.  
  2166.  
  2167.           Finding The Total Value Of Your Collection
  2168.  
  2169.           You can quickly get a total value for your collection by holding
  2170.           down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  2171.           your entire catalog and provide a total value, based on the
  2172.           line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  2173.           takes will depend on the number of entries.  If you need to
  2174.           interrupt the totaling process, push ESC.
  2175.  
  2176.  
  2177.           THE UTILITIES MENU 
  2178.  
  2179.           The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  2180.           entries, indexing and setting up your databases.  Press ALT-U to
  2181.           drop-down the Utilities Menu.  The Utilities Menu is shown in
  2182.           figure 13.
  2183.  
  2184.  
  2185.           Utilities - Copy Entries
  2186.  
  2187.           The "Copy Entries" feature is used to copy the entries in one
  2188.           file to a new file.  This feature allows you to copy your
  2189.           database to a new file that uses a different format.  You'll be
  2190.           able to rearrange the information sending it to different lines
  2191.           in the new file, if you wish.
  2192.  
  2193.  
  2194.  
  2195.  
  2196.  
  2197.  
  2198.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 34
  2199.  
  2200.  
  2201.           One circumstance in which you would use this feature would be if
  2202.           you should find that a database format you've designed is not
  2203.           adequate for what you need to do.  Since you can not modify an
  2204.           existing format you will need to set-up a new file with a format
  2205.           that is suitable.  You would then use the "Copy Entries" feature
  2206.           to copy your existing entries from the old filename to the new
  2207.           filename and format.
  2208.  
  2209.           To use the "Copy Entries" feature use the scroll bar to highlight
  2210.           "Copy Entries" on the Utilities Menu and push the ENTER key. 
  2211.           This will bring up a series of screens that let you select the
  2212.           file to copy from, the file to copy to and what information will
  2213.           be stored on which line in the new file.
  2214.  
  2215.           Figure 14 shows the screen used to select the file you wish to
  2216.           copy from.  The box in the middle of the screen shows the names
  2217.           of the database files in the current directory.  Use the cursor
  2218.           keys to highlight the filename you wish to copy and then push
  2219.           ENTER.  
  2220.  
  2221.           If you want to copy a file that is in a different directory push
  2222.           the ESC key and enter the drive and path that designate where the
  2223.           file is located.  When entering the drive and path you must use
  2224.           standard DOS notation.  The drive letter must be followed by a
  2225.           colon and each directory or subdirectory name proceeded by a
  2226.           backslash.  If the drive and path you enter does not contain a
  2227.           data file, an error message will appear in the box.  If data
  2228.           files do exist they will be listed in the box and you can then
  2229.           highlight the one you wish to copy and select it by pushing
  2230.           ENTER.
  2231.  
  2232.           NOTE: If you do not keep your programs in separate directories
  2233.           the listing of file-names in the box may contain the names of
  2234.           data files used by other programs.  Normally you should keep all
  2235.           files used by the this software in the same directory.  That
  2236.           helps keep your hard disk organized and makes it easier for you
  2237.           to identify what files go with which program when you are when
  2238.           you're cleaning up and organizing your hard disk.
  2239.  
  2240.           To exit at this point you need to push the ESC key twice.  First
  2241.           push the ESC key to get the prompt asking for a new drive and
  2242.           path.  Then press the ESC key again.
  2243.  
  2244.           Once you have selected a file to copy from a second, but similar
  2245.           screen will appear.  (Note, the copy from screen has a red
  2246.           "shadow" under the box while the copy to screen has a black
  2247.           "shadow").  The name of the file you are copying from will be
  2248.           shown at the top of the screen.  Select the file you wish to copy
  2249.           to by highlighting it and pushing the ENTER key.
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 35
  2257.  
  2258.  
  2259.           If you want to create a new file to copy to then push the ESC
  2260.           key.  You will be prompted to enter a new drive, path and
  2261.           filename.  When entering a new filename do not enter a filename
  2262.           extension.  You must enter a valid drive letter and directory
  2263.           path.  The software will not create a new directory if the path
  2264.           you've entered is not correct.  If you use a new filename the
  2265.           software will automatically create a file with a format that
  2266.           matches that of the file you are copying from.
  2267.  
  2268.           The next screen, shown in figure 15, allows you to select which
  2269.           information is copied to which field.  First let's go over the
  2270.           information provided on this screen.
  2271.  
  2272.           At the top left of the screen the drive, path and filename you
  2273.           are copying from will be shown.  The same information for the
  2274.           file you are copying to will be shown on the top right side of
  2275.           the screen.
  2276.  
  2277.           The format of the file you are copying from will be listed on the
  2278.           left side of the screen.  Each line is identified by a letter and
  2279.           the title of each line is shown.  The line titles of the file you
  2280.           are copying to are shown on the right side of the screen.  A set
  2281.           of dashed lines in the center of the screen are provided only to
  2282.           help you see how the two formats line-up.
  2283.  
  2284.           At the bottom of the screen the total number of entries currently
  2285.           in each file is shown.  When the copy process is started the data
  2286.           from the database shown on the left will be ** added to ** the
  2287.           data in the database file on the right.
  2288.  
  2289.           You can start copying entries from the file shown on the left to
  2290.           the one shown on the right by pushing F6.  However, there is more
  2291.           information shown on this screen.
  2292.  
  2293.           Figure 15 shows a situation in which we want to change how
  2294.           information in a catalog is arranged.  The format on the right
  2295.           puts the CATALOG NUMBER at the top of the format and adds a new
  2296.           line for a CONDITION.  In addition, the ORIG. VALUE line is not
  2297.           included in the new format.
  2298.  
  2299.           When the screen shown in figure 15 first appears it will be set
  2300.           to copy the information from each line on the left to the line
  2301.           directly opposite on the right.  If there is no line on the
  2302.           right, the space on the right will be highlighted and a left
  2303.           pointing arrow head will be displayed.  For example, in figure 15
  2304.           the format is set so the DESCRIPTION line will be copied to the a
  2305.           line that is shut off.  This means that this information will not
  2306.           be copied.
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 36
  2313.  
  2314.  
  2315.           A scroll bar is provided to move through the line descriptions on
  2316.           the left side of the screen.  This scroll bar is used to re-
  2317.           position lines until they are set in the proper order for copying
  2318.           information to the new filename.  For example, the DESCRIPTION
  2319.           line on the left is currently set to be copied to the CATALOG
  2320.           NUMBER line on the right.  To change this use the scroll bar to
  2321.           highlight the location you wish to move another line to and then
  2322.           push the letter associated with the line you wish to move.  The
  2323.           two lines will be swapped.  Let's look at an example.
  2324.  
  2325.           Looking at the left side of the screen.  In this case we want to
  2326.           move the CATALOG NUMBER line to the spot where the DESCRIPTION
  2327.           line currently is located.  To do this use the scroll bar to
  2328.           highlight "DESCRIPTION" and push the letter "G" (the letter that
  2329.           indicates where "CATALOG NUMBER" is located).  The result is
  2330.           shown in figure 16.
  2331.  
  2332.                Shareware users note: this is difficult to describe without
  2333.                the illustrations.  To see how this works try highlighting
  2334.                various line lines and push the letters associated with
  2335.                other lines.  You'll see how the lines are moved around. 
  2336.                You can leave this screen without making any changes by
  2337.                pushing the ESC key.
  2338.  
  2339.                If you move a line so that its contents will be copied to a
  2340.                shorter line, that shorter line will be highlighted in red
  2341.                to indicate that some of the information on the original
  2342.                line may be cut off because it will not all fit on the
  2343.                shorter line.
  2344.  
  2345.           You should now see a screen that looks like the one shown in
  2346.           figure 18.  All of the lines have been positioned to be copied to
  2347.           the correct locations.  We can now push F6 to start the copy
  2348.           process.
  2349.  
  2350.           If there are any entries in the file shown on the right side of
  2351.           the screen, the new entries copied from the file on the left will
  2352.           be added to those already in the file on the right.  
  2353.  
  2354.           You can exit from the copy process by pushing the ESC key.
  2355.  
  2356.  
  2357.           Utility Menu - Import dBase File
  2358.  
  2359.           You can import the information contained in any dBase III file. 
  2360.           To do this select the "Import dBase File" option on the Utilities
  2361.           Menu.  You will then go through a series of screens that are
  2362.           exactly like those in the "Copy Entries" feature.  (Please read
  2363.           the previous section which discusses the "Copy Entries" feature).
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 37
  2371.  
  2372.  
  2373.           The first screen that appears is used to select the dBase file
  2374.           you wish to copy from.  Any dBase III files in the current
  2375.           directory will be listed in a box in the middle of the screen. 
  2376.           If the file you want to copy from is on another drive or in
  2377.           another directory, push the ESC key and enter the drive and path
  2378.           you want to use.  If there are dBase III files on the specified
  2379.           drive and path they will be listed in the box and you can select
  2380.           the one you want.
  2381.            
  2382.           Next the list of existing catalog files will be displayed.  You
  2383.           can copy the dBase file to an existing catalog or create a new
  2384.           catalog.  To create a new catalog push the ESC key and enter the
  2385.           drive, path and catalog name.  If you enter a new catalog name
  2386.           the software will automatically create a format that matches that
  2387.           of the dBase file you are copying from.
  2388.  
  2389.           Next you will see a screen that allows you to set which
  2390.           information gets copied to which line (figure 19).  This is the
  2391.           same screen as described in the section on Copy Entries and it
  2392.           works in exactly the same way.
  2393.  
  2394.  
  2395.           Utilities Menu - Reindex
  2396.  
  2397.           First, what is an index and why does this software need to use
  2398.           indexes?
  2399.  
  2400.           A computer based index is just like an index in a book.  When you
  2401.           need to find something in a book you look in the index.  The
  2402.           index lists information alphabetically and allows you to quickly
  2403.           find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  2404.           is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  2405.           find the information you are searching for.
  2406.  
  2407.           Just as with a book a computer has two ways to find information. 
  2408.           If you are looking for specific information in a book you can
  2409.           start reading the book at page one and read until you find what
  2410.           you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  2411.           especially if the information you are looking for is at the end
  2412.           of the book.  Your other option is to look in the index and then
  2413.           go directly to the page that has the information you want.  This
  2414.           is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  2415.           to starting at the front of a book and reading every page until
  2416.           the required information is found.  To find information quickly
  2417.           the alphabetical search uses an index to look up the required
  2418.           information and then go directly to the entry that has that
  2419.           information.
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.  
  2424.  
  2425.  
  2426.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 38
  2427.  
  2428.  
  2429.           Indexes are also required to list information in alphabetical
  2430.           order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  2431.           order, to generate alphabetical listings.
  2432.  
  2433.           The lines to be indexed are selected when the format is set up. 
  2434.           I'll discuss that in the section on "Set Up New Format".  The
  2435.           software will normally keep all indexes up to date - adding new
  2436.           entries as you type them.  However, there may be some
  2437.           circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  2438.           software does not properly detect an index that should be there,
  2439.           an error message (figure 20) will appear.  This message will tell
  2440.           you that the indexes need rebuilding.
  2441.  
  2442.           You can add additional lines to be indexed at any time.  For
  2443.           example, you may originally start a mailing list in which only
  2444.           the ZIP CODE is indexed.  If you later decide to index by last
  2445.           name, you would use the "ReIndex" feature to put the existing
  2446.           entries into this new index.
  2447.  
  2448.           Indexes are in separate files that maintain a fragile
  2449.           relationship among many separate words and phrases.  If the files
  2450.           on your disk become fragmented or cross linked the indexes can be
  2451.           damaged.  Although indexes do not effect your catalog files, if
  2452.           when you conduct a search the results of the search do not seem
  2453.           to make sense, then try making new indexes by using the "ReIndex"
  2454.           feature.
  2455.  
  2456.           The "ReIndex" feature is completely automatic.  To reindex just
  2457.           use the scroll bar to highlight "ReIndex" on the Utilities Menu
  2458.           and then push ENTER.
  2459.  
  2460.  
  2461.           Utilities Menu - Sort [ Off ]
  2462.  
  2463.           This software has the capability to do multiple level sorting. 
  2464.           Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  2465.           alphabetization provided by the indexing puts entries in
  2466.           alphabetical/numerical order one line at a time.  Sorting can
  2467.           include up to 10 lines in determining alphabetical order.  For
  2468.           example, you could produce a listing in numerical order by ZIP
  2469.           CODE and for each zip code have people listed alphabetically by
  2470.           their last name.  This would be a two level sort.
  2471.  
  2472.           If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  2473.           brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  2474.           the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  2475.           sort.
  2476.  
  2477.           Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  2478.           Sort Menu, shown in figure 21, will appear.  The line titles used
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 39
  2486.  
  2487.  
  2488.           by the current database will be listed along the left side of the
  2489.           screen.  There will be a series of F-key prompts along the bottom
  2490.           of the screen.
  2491.  
  2492.           To set the order in which you want the database to be sorted push
  2493.           the letter associated with the line to be sorted.  Do this in the
  2494.           order you wish the lines to be sorted.  For example, if you want
  2495.           a mailing list sorted into zip code order and then for each zip
  2496.           code you want it to be in order by last name, you would first
  2497.           select the zip code line.  In figure 21 the zip code line is line
  2498.           "G".  Push the letter G to select the zip code line.
  2499.  
  2500.           Next select the last name line by pushing the letter A.  As you
  2501.           push each letter a diagram will appear that shows the sorted
  2502.           order of the lines you have selected (figure 22).  Once the order
  2503.           displayed matches what you want push F6 to start the sorting. 
  2504.           From this point on the software will take care of everything
  2505.           automatically.
  2506.  
  2507.           Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  2508.           mailing list, in the correct sorted order, by doing an
  2509.           alphabetical listing based on the zip code.
  2510.  
  2511.           NOTE:  You can include any line you wish in doing a sort. 
  2512.           However, to produce an alphabetical listing the line used as the
  2513.           basis of that listing must be indexed and must be marked by a
  2514.           "starburst" symbol.  For example, to list a mailing list in order
  2515.           by zip code and for each zip code have each entry listed
  2516.           alphabetically by last name, the ZIP CODE line must have a
  2517.           starburst symbol.  The LAST NAME line does not need to have a
  2518.           starburst symbol unless you wish to get an alphabetical listing
  2519.           solely by last name.
  2520.  
  2521.           Getting back to setting up the sorted order of the lines, if you
  2522.           start selecting lines to sort and want to make a change, push F3. 
  2523.           The F3 key will clear any sorted order that exists and clear the
  2524.           diagram from the screen.
  2525.  
  2526.           The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  2527.           Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  2528.           sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  2529.           look through a mailing list based on the sorted order instead of
  2530.           the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  2531.           Sort" function instantly returns your database to its original
  2532.           unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  2533.           but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  2534.           If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  2535.           all you need to do is ReIndex.
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 40
  2542.  
  2543.  
  2544.           Indexes use space on your disk.  The more entries you have the
  2545.           more space an index will use.  If you have an index you no longer
  2546.           need you can delete that index by pushing F9.  You will be
  2547.           prompted to enter the letter that is next to the line for which
  2548.           you want to erase the index.  If you do not want to erase a index
  2549.           at this point, push ESC.  Otherwise push the appropriate letter.
  2550.  
  2551.           The circumstances in which you might want to erase an index would
  2552.           be if you find you had originally set up a line to be indexed,
  2553.           but you are not using that index.  You would first use the "Set
  2554.           Up New Format" feature to turn off that index, then go to the
  2555.           Sort screen to erase the index that was just turned off.
  2556.  
  2557.  
  2558.           Utility Menu - Reserve Space
  2559.  
  2560.           Next on the Utility Menu is the "Reserve Space" feature.  This
  2561.           feature will set aside space on a hard disk for future entries. 
  2562.           When the "Reserve Space" option is selected a window will open,
  2563.           display the number of entries currently in your catalog and
  2564.           prompt you for the amount of space you want to reserve.  Estimate
  2565.           the total number of entries you expect to have and enter a number
  2566.           that will reserve enough space to hold them.
  2567.  
  2568.           Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  2569.           can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  2570.           can still make as many entries as you wish.  The software will
  2571.           fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  2572.           problems.  Also, you do not need to reserve space in order to use
  2573.           this software.
  2574.  
  2575.           The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  2576.           to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  2577.           software on the same disk, the reserve space feature is used to
  2578.           set aside disk space for use by this software.  This will insure
  2579.           that the disk space you want to use for your catalog is not used
  2580.           up by files created by your other software.
  2581.  
  2582.           The reserve space feature is also used to help prevent the this
  2583.           software data file from becoming fragmented.  Fragmented files
  2584.           are a normal result of using a computer.  When a computer stores
  2585.           information on a disk it puts it into the next available sector
  2586.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  2587.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  2588.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2589.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2590.           disk.
  2591.  
  2592.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  2593.           computer because it takes more time for the heads in your disk 
  2594.  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 41
  2600.  
  2601.  
  2602.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2603.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2604.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2605.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2606.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2607.           be unable to access some entries.  (I've had this happen with
  2608.           WordPerfect and Lotus 123 files).
  2609.  
  2610.           Reserving space helps prevent your this software files from
  2611.           getting fragmented.  If you start with a disk that has just been
  2612.           de-fragmented and reserve enough space to accommodate the
  2613.           anticipated number of entries, the data file that is created will
  2614.           stay together in one piece regardless of any other activity that
  2615.           affects the disk.  Notice that I said you should start with a
  2616.           disk that was just de-fragmented.  How do you de-fragment a disk? 
  2617.           You will need a utility that has been designed to do that.  Take
  2618.           a look in Appendix B for a further discussion of fragmented files
  2619.           and descriptions of several utilities I recommend.
  2620.  
  2621.  
  2622.           Utilities Menu - Eliminate Deleted
  2623.  
  2624.           When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  2625.           erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  2626.           entry as being deleted so it will not show up during searches or
  2627.           listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  2628.           data files you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  2629.            
  2630.           When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  2631.           menu the software will go through your entire database and
  2632.           permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  2633.           the deleted entries will be recovered and made available for new
  2634.           entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  2635.           to do.  
  2636.  
  2637.           Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  2638.           interrupted your database might be left with an entry duplicated
  2639.           (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  2640.           this process is interrupted by a power failure for example, all
  2641.           of your entries will still be there.
  2642.  
  2643.           Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  2644.           many of the entries in your database.  You should reindex after
  2645.           using this feature.
  2646.  
  2647.           If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  2648.           numbers change you can use the editor to individually type a new
  2649.           entry that replaces the old, deleted entry.
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.  
  2654.  
  2655.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 42
  2656.  
  2657.  
  2658.  
  2659.           Utilities Menu - Set Up New Format
  2660.  
  2661.           This feature is used to both set up new catalog formats and to
  2662.           modify an existing format.  The "Set Up New Format" feature is
  2663.           also used to select lines to be indexed and totaled.
  2664.  
  2665.           Push ALT-U to drop-down the Utility menu and use the scroll bar
  2666.           to highlight the "Set Up New Format" option.  Then push ENTER to
  2667.           select it.  Figure 23 shows the set up screen as it appears for a
  2668.           file that has not been set up previously.  If you are modifying
  2669.           an existing format that format would be displayed on this screen.
  2670.  
  2671.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  2672.           screen.
  2673.  
  2674.           At the lower left of the screen is a prompt that says, "F2 - [
  2675.           TITLES ]".  This prompt indicates the current mode the software
  2676.           is set for.  There are four possible modes.  These are:
  2677.  
  2678.           TITLES - allows you to enter or change line titles.
  2679.  
  2680.           LINE TGL - used to toggle lines on or off.
  2681.  
  2682.           INDEXING - this mode used to mark the lines that are to be
  2683.           indexed.  You may index up to 11 lines, however we suggest that
  2684.           no more than five or six lines be indexed.  Keep in mind that
  2685.           indexes use disk space and the more lines you index, the more
  2686.           space each entry will use on the disk.
  2687.  
  2688.           VALUE - used to mark the lines you want to have totalled.  For
  2689.           example, if you are using a line to keep track of the value of
  2690.           items, you can mark that line so all the values are totalled. 
  2691.           Each time you conduct a search or listing the total value of all
  2692.           items listed will be displayed (or printed on the report).
  2693.  
  2694.  
  2695.           Setting Line Titles
  2696.  
  2697.           To start setting up a new format set the F2 toggle to TITLES. 
  2698.           There is a scroll bar that can be moved up and down along the
  2699.           left side of the screen.  For a new format the default titles
  2700.           will be displayed.  Please note that you can change 16 of the 21
  2701.           line titles.  The five line titles highlighted in green may not
  2702.           be changed.
  2703.  
  2704.           Move the scroll bar to a line you want to use and type the title
  2705.           for that line.  You may enter up to 14 characters including
  2706.           letters, numbers, spaces and punctuation.  If you make a mistake
  2707.           in typing a title, just highlight it with the scroll bar again
  2708.           and type the corrected title.
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.  
  2714.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 43
  2715.  
  2716.  
  2717.           Titles do not have to be on consecutive lines.  You can skip
  2718.           lines in order to create groups of lines.  You can also have
  2719.           untitled lines.  The LINE TGL determines whether that line will
  2720.           be a part of your catalog format.  If you set a line to be on,
  2721.           that line will be part of the format regardless of whether it has
  2722.           a title.
  2723.  
  2724.  
  2725.           Line TGL
  2726.  
  2727.           Once you have put a title on each line you intend to use push F2
  2728.           to switch to the LINE TGL (Line Toggle) mode.  The software will
  2729.           now allow you to set which lines you want to include in your
  2730.           format.  If you are starting a new format, the default setting
  2731.           will be to have all lines on.  To turn a line off move the
  2732.           highlight bar to that line and push ENTER.  Pushing ENTER again
  2733.           will turn that line back on again.
  2734.  
  2735.           Go through all of the lines using the scroll bar to highlight
  2736.           each line title and push ENTER to either turn the line on or off,
  2737.           depending on whether you want to use that line.  When you turn a
  2738.           line on the software will display a bar that graphically shows
  2739.           the length of the line.  The number of characters in each line
  2740.           will be shown in a highlighted section at the left side of each
  2741.           line (figure 23).
  2742.  
  2743.           NOTE: Line lengths can not be turned on or off once an entry has
  2744.           been saved in a catalog.  You can change the titles, indexing and
  2745.           totalling at any time.  If you need to change your format, to add
  2746.           or delete a line, after saving entries in a catalog, do the
  2747.           following.  1) Set up a new catalog format, using a different
  2748.           catalog name, that has the line set the way you need them.  2)
  2749.           Then use the copy feature to copy your entries from the old
  2750.           format to the new format. 
  2751.  
  2752.  
  2753.           Setting Lines To Be Indexed
  2754.  
  2755.           Push F2 again to switch to the Indexing mode.  To mark a line to
  2756.           be indexed move the scroll bar to that line and push the ENTER
  2757.           key.  A "starburst" symbol will appear next to that line to
  2758.           indicate it will be indexed.  To remove a line from being indexed
  2759.           move the scroll bar to that line and push the ENTER key.  The
  2760.           "starburst" symbol will disappear.
  2761.  
  2762.           You may index as many lines as you wish, however I recommend you
  2763.           only index important lines.  Each index uses additional space on 
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 44
  2770.  
  2771.  
  2772.           your disk.  If you create a lot of indexes that you don't use,
  2773.           then you've wasted a lot of disk space.
  2774.  
  2775.           Totalling Values
  2776.  
  2777.           Once you've selected all of the lines to be indexed push F2 again
  2778.           to put the software into the Value mode.  You can now move the
  2779.           scroll bar to any line and push the ENTER key to mark it as a
  2780.           line to be totaled.  This will result in numerical values that
  2781.           are on the marked line being totaled during searches and
  2782.           listings.  When entering information the value must be the only
  2783.           information on the line.  If letters are included on the line
  2784.           being totaled they may cause the total to be incorrect.
  2785.  
  2786.           When you push F2 again the software will return to the Titles
  2787.           mode.  You can then modify any of the titles or use the F2 toggle
  2788.           to change the mode and modify anything you've set up on this
  2789.           screen.  When everything is set as you want it push F5 to save
  2790.           the format.  This will return you to the Main Screen.
  2791.  
  2792.           You can modify a format anytime before you save the first entry. 
  2793.           Just select the "Set Up New Format" option on the Utilities menu
  2794.           and make any required modifications.  Once the first entry has
  2795.           been saved you only can change the line titles and the lines
  2796.           marked to be indexed or totaled.  You can not change the line
  2797.           lengths.
  2798.  
  2799.           Take a look at figure 24.  At the bottom of the screen is a
  2800.           status line that says "EST:   5,025 ENTRIES/MB".  This is telling
  2801.           you that based on the current format you can store approximately
  2802.           5,025 entries per megabyte of space.  As you change the lengths
  2803.           of lines and the number of lines indexed this number will change. 
  2804.           It can be used to give you a good idea of the amount of space
  2805.           your format uses.
  2806.  
  2807.  
  2808.           Copying A Catalog Format
  2809.  
  2810.           If you are creating a new catalog format that is similar to that
  2811.           of an existing catalog, you may find it easier to start by
  2812.           copying that existing format.  To copy an existing catalog format
  2813.           start at the Main Screen and set the software so it is using the
  2814.           catalog name you want to copy.  The catalog name you want to copy
  2815.           should be displayed in the center of the second line down from
  2816.           the top of the screen.
  2817.  
  2818.           Next select the Set Up Catalog Format option on the Utilities
  2819.           Menu.  With the format set up screen displayed push F3 and then
  2820.           enter the name you want to use for the new format.  The set up
  2821.           screen will change to the new name while retaining the old
  2822.           format.  You may now modify the format or push F5 to save it.
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 45
  2829.  
  2830.  
  2831.           Database Design
  2832.  
  2833.           Before we go on to the next item on the Utilities menu I'd like
  2834.           to talk a little bit about database design.  When designing a
  2835.           database format there is the temptation use the longest lines
  2836.           available.  However, this can waste a lot of disk space.  In many
  2837.           cases you can select a line that has a shorter length and will
  2838.           handle 98% of everything you'll need to enter.  Getting that last
  2839.           2% is what will use a lot of disk space.  Consider using
  2840.           abbreviations to shorten information that exceeds the length of a
  2841.           line.
  2842.  
  2843.           Another suggestion is that you should always include a line for
  2844.           miscellaneous information.  Unless you're copying information
  2845.           from an established file (such as a card catalog or existing
  2846.           list) it is difficult to predict everything you might want to
  2847.           enter in the future.  Having a miscellaneous line, even using one
  2848.           of the short lines, gives you the flexibility of having space to
  2849.           enter information you did not anticipate.
  2850.  
  2851.  
  2852.           Utilities Menu - Set Up Macro
  2853.  
  2854.           A macro is a way to enter complete lines of information with just
  2855.           a single ALT key combination.  Using a macro ALT-key combination
  2856.           you can enter any pre-set information at the cursor location. 
  2857.           First lets look at how to set up the information in the macros. 
  2858.           Select the "Set Up Macro" option on the Utilities Menu.  This
  2859.           will display a window in the middle of the screen as shown in
  2860.           figure 25.
  2861.  
  2862.           You can have up to 30 macros.  The ALT-key combination that
  2863.           activates each macro is shown along the left side of the window. 
  2864.           To set up a macro just type the information you want to be able
  2865.           to automatically enter in your database next to one the ALT-key
  2866.           designations.  After typing each macro line push ENTER.  When you
  2867.           are done entering macros push the ESC key.
  2868.  
  2869.           Macros can be changed at any time by returning to the screen
  2870.           shown in figure 25 and making whatever changes you need.  When
  2871.           you're done push the ESC key to return to the Main Screen.
  2872.  
  2873.           I recommend leaving one of the macro lines blank, possibly the
  2874.           ALT-B line.  This gives you a way to erase (blank) a line or part
  2875.           of a line when entering or editing an entry.  For example, if you
  2876.           leave ALT-B blank you can place the cursor on the NAME line in a
  2877.           mailing list, push ALT-B and that line will be blanked.  You 
  2878.  
  2879.  
  2880.  
  2881.  
  2882.  
  2883.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 46
  2884.  
  2885.  
  2886.           could also blank part of a line by putting the cursor anywhere on
  2887.           the line and pushing ALT-B.  Everything from the cursor and to
  2888.           the right of the cursor will be erased.
  2889.  
  2890.  
  2891.           Utility Menu - Set Security Code
  2892.  
  2893.           This software provides a three level security system.
  2894.  
  2895.           Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2896.           access code.
  2897.  
  2898.           Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2899.           security code and read-only access to everyone else.  With read-
  2900.           only access you can look up and read any of the entries, but you
  2901.           can not modify entries.  With read-only access some selections on
  2902.           the drop-down menus, that would have allowed changes to be made,
  2903.           no longer appear on the menu.  Figure 26 shows what the edit menu
  2904.           looks like when the software is set for read-only access.
  2905.  
  2906.           Level 2 security might be used in a library where only the
  2907.           librarian has access to change entries while patrons of the
  2908.           library have read-only access for looking up books and magazines.
  2909.  
  2910.           Level 3 - allows full access to anyone.
  2911.  
  2912.           To set a security code select the "Set Security Code" option on
  2913.           the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three
  2914.           digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2915.           the software will run at level one security.  You will need to
  2916.           enter the correct security code number before getting access to
  2917.           the software.
  2918.  
  2919.           Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2920.           you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2921.           other number provides read-only access.
  2922.  
  2923.           Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2924.           full, level 3, access to anyone.
  2925.  
  2926.           If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2927.           software first boots a screen with just a plus (+) symbol will
  2928.           appear.  The cursor will be next to the plus symbol.  Type your
  2929.           security code at this point and push ENTER.
  2930.  
  2931.           The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2932.           file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2933.           You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2934.           backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2935.           utility.
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 47
  2943.  
  2944.  
  2945.           Another problem you might run into is forgetting your security
  2946.           code.  Should this happen you can still get into the software
  2947.           once you have the registered version.  On the registered disk
  2948.           you'll get from us we have provided a file called RESET.EXE. 
  2949.           This utility serves as a "skeleton" key that will reset the
  2950.           security code to allow full access.  To use RESET copy it to the
  2951.           same disk and directory that has the this software program.  Run
  2952.           RESET and the security code will automatically be reset.  This
  2953.           utility also resets all of the other settings to their defaults. 
  2954.           Thus the software will be returned to monochrome operation and
  2955.           the default filename of CATALOG. 
  2956.  
  2957.           If you are using the security feature be sure to put any disks
  2958.           containing RESET.EXE away in a safe place.
  2959.  
  2960.           The RESET.EXE utility is not provided on the shareware disk in
  2961.           order to prevent people whom you do not want to have access to
  2962.           your files from getting a copy of the RESET.EXE file.  So please
  2963.           be careful if you are using the security feature in the shareware
  2964.           version of this software.
  2965.  
  2966.  
  2967.           Utilities Menu - Set Screen Colors
  2968.  
  2969.           this software will initially start running in the black & white
  2970.           mode.  To switch it to color select "Set Screen Colors" on the
  2971.           Utilities menu.  Five possible color settings will be displayed. 
  2972.           Push a number, from 0 to 4, that indicates the color combination
  2973.           you want to use.  (Generally #1 provides the best setting).
  2974.  
  2975.           You can go directly to the color selection screen by holding down
  2976.           the CTRL key and pushing the letter "A".
  2977.  
  2978.  
  2979.           Utilities Menu - Delete File
  2980.  
  2981.           If you are no longer using a file, it can be deleted using the
  2982.           "Delete File" option on the Utilities menu.  Select "Delete File"
  2983.           and a listing of filenames will be displayed.  Use the scroll bar
  2984.           to highlight the file you want to delete and push ENTER.  If
  2985.           there are entries in the file the software will tell you how many
  2986.           entries it has (see figure 27) and ask you to confirm that this
  2987.           is the correct file to delete.
  2988.  
  2989.  
  2990.  
  2991.  
  2992.  
  2993.  
  2994.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 48
  2995.  
  2996.  
  2997.           Utilities Menu - Select Filename
  2998.  
  2999.           The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  3000.           filename or create a new catalog file.  You can have as many
  3001.           catalog files as you wish, limited only by the limitations of the
  3002.           version of DOS you are using.  When deciding on names for your
  3003.           catalogs you can not use numbers as a part of the catalog name. 
  3004.           Numbers are used to identify the index files.  Using a number in
  3005.           a catalog name might cause some confusion in the index files. 
  3006.           Also, catalog names can not be longer than eight characters.
  3007.  
  3008.           Although you can create as many catalogs as you wish I recommend
  3009.           using as few as possible.  Using multiple catalogs can become
  3010.           very confusing.  In many cases you can enter all of your
  3011.           information in one catalog and let the software sort it out. 
  3012.           This makes it a lot easier to find specific entries because you
  3013.           do not first have to figure out which file it is in.  For
  3014.           example, for some people it may make sense to have separate
  3015.           personal and business catalogs.  But, if your business serves
  3016.           several different industries do not make a separate catalogs for
  3017.           each industry.  Use one catalog and include a line that allows
  3018.           that list to be sorted by industry.
  3019.  
  3020.           To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  3021.           Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  3022.           the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  3023.           highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  3024.           use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  3025.           then push ENTER.
  3026.  
  3027.  
  3028.  
  3029.           THE REPORT MENU
  3030.  
  3031.           The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  3032.           (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  3033.           used to design reports, set the report lengths and enter some of
  3034.           the final report design options.
  3035.  
  3036.           The Report Menu is shown in figure 28.
  3037.  
  3038.  
  3039.           Report Menu - Report Types (Send To option)
  3040.  
  3041.           There are seven types of reports available.  These are:
  3042.  
  3043.           MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  3044.           a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  3045.           screen.
  3046.  
  3047.  
  3048.  
  3049.  
  3050.  
  3051.  
  3052.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 49
  3053.  
  3054.  
  3055.           PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  3056.           will be sent to your printer.  This type of report is designed
  3057.           for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  3058.           laser printers.
  3059.  
  3060.           To send a report to the printer you first need to have designed a
  3061.           report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  3062.           comes with a standard format that will print everything in each
  3063.           entry.  You can design your own report formats to look any way
  3064.           you want.
  3065.  
  3066.           PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  3067.           the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  3068.           for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  3069.           daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  3070.  
  3071.           ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  3072.           listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  3073.           text file which means it can be imported into any word processor. 
  3074.           This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  3075.           you send to other collectors.
  3076.  
  3077.           dBase File: Selecting this option will save the results of a
  3078.           search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  3079.           any software that can read dBase III files.
  3080.  
  3081.           QUICK VIEW: This option puts the first 100 matches that result
  3082.           from a search or listing into a list that appears on the screen. 
  3083.           You can then move a scroll bar through the list and pick
  3084.           individual entries to display.  (Note: this feature requires the
  3085.           additional video memory that is normally only available with
  3086.           color monitors).
  3087.  
  3088.           The Quick View listing will only show information that is
  3089.           included in the first three lines.  Based on this information you
  3090.           can then pick entries to look at in more detail.
  3091.  
  3092.           When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  3093.           keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  3094.           change the display by a complete page.  The Home and End keys
  3095.           will take you directly to the beginning or end of the list. 
  3096.  
  3097.           To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  3098.           that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  3099.           Quick View screen by pushing F2.
  3100.  
  3101.           With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  3102.           exit from the Quick View function.
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 50
  3109.  
  3110.  
  3111.           LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  3112.           the "PRINTER-Continuous" report except that line feeds are not
  3113.           included.  This setting should be used anytime you are printing
  3114.           continuous feed labels.
  3115.  
  3116.  
  3117.           Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  3118.  
  3119.           To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  3120.           To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  3121.           window in the middle of the screen (see figure 29).  All of the
  3122.           report types will be listed and there will be an "X" in the box
  3123.           next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  3124.           listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  3125.           change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  3126.           move to the next box changing and changing the setting.  Press
  3127.           TAB until the software is set for the type of report you want to
  3128.           use and then press the ENTER key.
  3129.  
  3130.  
  3131.           Report Menu - Page Length
  3132.  
  3133.           The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  3134.           that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  3135.           example, most dot matrix printers will print 66 lines per 11 inch
  3136.           page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  3137.           select this option a window will appear in the middle of the
  3138.           screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  3139.           enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  3140.  
  3141.  
  3142.           Report Menu - Dashed Line
  3143.  
  3144.           If you wish, you can have the software print a dashed line
  3145.           between each entry that is listed on a report.  In some cases
  3146.           this helps to separate entries making them easier to read.  The
  3147.           dashed line will also contain the entry number providing a means
  3148.           of determining which entry numbers are being printed.
  3149.  
  3150.           The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  3151.           Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  3152.           change the setting between on and off.  The setting will be
  3153.           stored on the disk.  Once set it will not change until you
  3154.           use this toggle again.
  3155.  
  3156.  
  3157.           Report Menu - Column Headings
  3158.  
  3159.           You can have column headings printed at the top of the page.  The
  3160.           line titles you've set-up will be used as the column headings.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 51
  3168.  
  3169.  
  3170.           With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  3171.           printed using the same format as you've set up for the printed
  3172.           report.
  3173.  
  3174.           This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  3175.           Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  3176.           toggled between on and off.
  3177.  
  3178.           A typical use for column headings is with single line reports. 
  3179.           You can set up a report format that prints all of the information
  3180.           on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  3181.           use condensed print to get more characters per line).  What
  3182.           you'll get using this type of format are columns of information
  3183.           with an identifying title at the top of each column.
  3184.  
  3185.  
  3186.           Report Menu - Set Up Report Format
  3187.  
  3188.           This software allows you to design your reports to look any way
  3189.           you want them to.  You can include just the lines of information
  3190.           you want and design reports that print small labels or full sized
  3191.           reports.  The "Set Up Report Format" option on the Reports menu
  3192.           brings up the screen used to design a report format.  You may
  3193.           design and use as many different report formats as you wish,
  3194.           giving each format its own name.
  3195.  
  3196.           Figure 30 shows the screen used for designing a report. This is
  3197.           what the screen looks like before starting to design a report. 
  3198.           Let's start by looking at the F-key prompts at the bottom of the
  3199.           screen.
  3200.  
  3201.           The first F-key prompt you'll need to use is "F6 - RPRT LENGTH" 
  3202.           The F6 key is used to set the length of the report.  Please note
  3203.           this is different from the page length that is set on the Report
  3204.           menu.  The report length is the number of lines used to print the
  3205.           information about one entry.  A report can have from one line up
  3206.           to 21 lines.
  3207.  
  3208.           There are two bars that graphically show the report length.  The
  3209.           top bar contains the screen title and cursor position indicator. 
  3210.           The lower bar is a solid line.
  3211.  
  3212.           Push F6 and a blank space will appear in the brackets next to the
  3213.           RPRT LENGTH prompt.  Enter the number of lines you want to use to
  3214.           print each entry.  The lower bar will then drop down to show the
  3215.           size of the report.  Figure 30 shows the lower bar set for the
  3216.           minimum report length, one line.  Entering 21 as a length will 
  3217.  
  3218.  
  3219.  
  3220.  
  3221.  
  3222.  
  3223.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 52
  3224.  
  3225.  
  3226.           place the lower bar at the bottom of the screen.  We'll look at
  3227.           an example of a report set for six lines (figure 31).
  3228.  
  3229.           The F2 key is used to select the line you want to put on the
  3230.           report.  Each time you push F2 the line name in the brackets will
  3231.           change.  In addition to the title of the line the length of the
  3232.           line is also shown.  In figure 30 it is set for the LAST NAME
  3233.           line which is 15 characters long.
  3234.  
  3235.           The F3 key is used to place a line on the report.  Use the cursor
  3236.           keys to move the cursor to the location where you wish to place a
  3237.           line.  Notice that a counter in the upper right corner gives the
  3238.           row and column where the cursor is located.  When you push the F3
  3239.           key the line shown in the brackets next to the F2 prompt will be
  3240.           placed on the report at the cursor location.
  3241.  
  3242.           If you try to place a line in a location that would result in two
  3243.           lines overlapping, your computer will beep and the placement of
  3244.           the line will not be accepted.
  3245.  
  3246.           You can relocate a line you've already placed by pushing the F2
  3247.           key until the name of the line you want to replace is in the
  3248.           brackets next to the F2 prompt, positioning the cursor at the new
  3249.           location and then pushing F3.
  3250.  
  3251.           The screen can only show reports that are 80 characters wide,
  3252.           however you can set up and print reports that are up to 250
  3253.           characters wide.  As you place lines at locations that go beyond
  3254.           the 80 character width of your screen the display will scroll to
  3255.           the left in 40 character increments.  You can move the cursor
  3256.           forty characters to the left or right by holding down the CTRL
  3257.           key and pushing the left or right cursor keys.  (Watch the column
  3258.           numbers in the upper right corner).
  3259.  
  3260.           Figure 31 shows what the screen looks like after five lines have
  3261.           be placed.  The asterisks after each line name show the amount of
  3262.           space the line will use when printed.
  3263.  
  3264.           To make things fit better you can shorten the length of the lines
  3265.           to be printed.  For example, if you only wanted to include the
  3266.           first 15 characters of the company name push F2 until the COMPANY
  3267.           line title is shown in the brackets.  Then push F4.  The F4 key
  3268.           is used to change the length of any line.  When you push F4 the
  3269.           line length 
  3270.           number within the F2 brackets will be replaced by a blank space. 
  3271.           You can then enter a new line length.
  3272.  
  3273.           If you place a line on the report and then decide that you don't
  3274.           want to include it in the report, use the F2 key to put the line
  3275.           name in the brackets.  Then push F9.  The F9 key is used to
  3276.           delete a line from the report.
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 53
  3283.  
  3284.  
  3285.           Once you have a report designed the way you want it to be push F5
  3286.           to save it.  You can save as many different report formats as
  3287.           you'd like, giving a different format name to each.  The F7 key
  3288.           allows you to select the format name of an existing report or
  3289.           assign a name to a new report format.  For example, in figure 33
  3290.           I have changed the format name to bring up the STANDARD report
  3291.           format for a mailing list.  (This format is supplied with the
  3292.           software).
  3293.  
  3294.           To return to the Main Screen push F10 (or the ESC key).
  3295.  
  3296.  
  3297.           Report Menu - Report Format
  3298.  
  3299.           You can also change report names using the "Report Format" option
  3300.           on the Report menu.  The current setting for the report format
  3301.           will be shown in brackets next to this menu item.  When you
  3302.           select this option a box will appear that shows all of the format
  3303.           names currently used.  You can select one by highlighting it with
  3304.           the scroll bar and pushing ENTER.  You may also push the ESC key
  3305.           to enter a new format name.
  3306.  
  3307.           Please note that if you have the software set to use a format
  3308.           name for which no format has been defined, your printed reports
  3309.           will be blank.
  3310.  
  3311.  
  3312.           Printing A Report
  3313.  
  3314.           Here are the steps you would follow to print a report:
  3315.  
  3316.           1) Design and save the report format you want to use.  This needs
  3317.           to be done only one time.  Once a report format has been saved it
  3318.           is available whenever you needed it.
  3319.  
  3320.           2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  3321.           on the appropriate line(s).
  3322.  
  3323.           2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  3324.           the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  3325.           based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  3326.  
  3327.           3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  3328.           the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  3329.           options will open in the middle of the screen.  Most people will
  3330.           want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  3331.           move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  3332.           page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  3333.  
  3334.  
  3335.  
  3336.  
  3337.  
  3338.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 54
  3339.  
  3340.  
  3341.           4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  3342.  
  3343.           5) Check the Dashed Line, Column Headings and Lock Top Line
  3344.           settings to be sure they are set the way you want them to be.
  3345.  
  3346.           6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  3347.           Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  3348.           prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  3349.           title for this report.  You can enter anything you like as a
  3350.           title as long as the number of characters in the title does not
  3351.           exceed 80 characters or the width of your report format,
  3352.           whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  3353.           entering a title, the software will put a default title on your
  3354.           report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  3355.           and then push ENTER.
  3356.  
  3357.           Your report will now start printing.
  3358.  
  3359.           I have taken you through printing a report in a step-by-step
  3360.           detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  3361.           software you can skip some of these steps and use the short cut
  3362.           keys.  For example, if you've already printed one report you can
  3363.           print a second simply by entering your search criteria and
  3364.           pushing F6 (or F8).
  3365.  
  3366.  
  3367.           EXIT MENU
  3368.  
  3369.           You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  3370.           pushing the ESC key.
  3371.  
  3372.           The eXit menu provides three options.  The first is "Exit
  3373.           Program" and selecting this returns you to the DOS prompt (or a
  3374.           DOS shell program, if you are using one).  You should always exit
  3375.           from this software before turning off your computer.  Turning off
  3376.           your computer while any program is still running can result in
  3377.           the partial loss of data should that data still be in your
  3378.           computer's internal buffers.
  3379.  
  3380.  
  3381.           Backing Up Your Catalog
  3382.  
  3383.           Entering the information about your collection takes a lot of
  3384.           time and it's not something most people want to do twice.  That's
  3385.           why maintaining current backup copies of all your catalog files
  3386.           is very important.  The second selection on the Exit Menu
  3387.           provides a limited, but effective way to backup your catalog
  3388.           files.
  3389.  
  3390.           Please note, this utility is not intended to be a complete hard
  3391.           disk backup system.  I strongly recommend that you purchase 
  3392.  
  3393.  
  3394.  
  3395.  
  3396.  
  3397.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 55
  3398.  
  3399.  
  3400.           software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  3401.           backup utilities available.  We are only including this utility
  3402.           because a large number of users create catalogs having several
  3403.           thousand entries and then lose them when their computers
  3404.           encounter a hard disk problem.  This utility is only intended to
  3405.           provide something you can use while your catalog is small and
  3406.           until you can purchase a normal backup utility program.
  3407.  
  3408.           The backup utility will backup the current catalog in use.  The
  3409.           name of this catalog is displayed as a part of the Main Screen in
  3410.           the middle of the status line (second line down from the top). 
  3411.           Each catalog must be backed up separately.
  3412.  
  3413.           To use the backup utility select "Backup" on the Exit Menu.  Read
  3414.           the first screen that appears and then push ENTER.  When the next
  3415.           screen appears you can push "E" to exit, "B" to start a backup,
  3416.           or "R" to recover backup copies from a floppy disk.  On the next
  3417.           screen push the letter that identifies the disk drive containing
  3418.           the backup floppy disk.
  3419.  
  3420.           You should start your backup using a blank formatted disk and use
  3421.           a separate disk for each catalog.  I suggest keeping a set of
  3422.           three backup disks for each catalog.  Rotate through this set
  3423.           always using the oldest one for the current backup.  That way, if
  3424.           your current backup should turn out to be a backup copy of files
  3425.           that have already been damaged (it happens a lot), you can go
  3426.           back to an older copy and still recover most of your catalog. 
  3427.           Note: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  3428.           using them a second, third, forth, etc. time for the same
  3429.           catalog.  If the backup floppy is always used for the same
  3430.           catalog, the backup process will erase the previous backup copy. 
  3431.           You only need to start with a blank floppy the first time that
  3432.           disk is used.
  3433.  
  3434.           You can recover a backup copy by following essentially the same
  3435.           sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  3436.           backup on the appropriate screen.
  3437.  
  3438.           NOTE: When files are being recovered the utility will not allow a
  3439.           file with an older date to overwrite a more recent file.  If you
  3440.           have lost a catalog and in looking for it have created another
  3441.           catalog using the same name, the more recent catalog will have to
  3442.           be erased before the backup utility will copy the old files to
  3443.           your disk.  There is a selection of the Utilities Menu that is
  3444.           used to delete catalogs.
  3445.  
  3446.           The backup utility uses an archiving utility called LHA.  This
  3447.           utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi.  
  3448.  
  3449.  
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.           ________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - REFERENCE SECTION - 56
  3454.  
  3455.  
  3456.           The documentation for this utility is included on the disk in a
  3457.           text file called LHA.DOC.
  3458.  
  3459.           The final option on the Exit Menu is "Shell To DOS."  The "Shell
  3460.           To DOS" option gets you to the DOS prompt without exiting the
  3461.           program.  this software remains in your computer's memory and you
  3462.           can return to where you left off by typing the word EXIT at the
  3463.           DOS prompt.
  3464.  
  3465.           You might use the "Shell To DOS" option, for example, to use the
  3466.           DOS directory (DIR) command to check for files on your disk or to
  3467.           format a floppy disk.
  3468.  
  3469.  
  3470.           HELP MENU
  3471.  
  3472.           this software includes a series of help screens that have key
  3473.           information about the main functions.  Push ALT-H to drop-down
  3474.           the Help Menu.  Then use the scroll bar to select the topic you
  3475.           want information on.
  3476.  
  3477.  
  3478.           RETURN
  3479.  
  3480.           The final selection only appears at the top of the screen when a
  3481.           drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  3482.           drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  3483.           Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  3484.           ESC key.
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.           ____________________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - 57
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.           ORGANIZE YOUR ART COLLECTION
  3496.  
  3497.           ORGANIZE YOUR ART COLLECTION is designed for use by people who
  3498.           collect all forms of art either for personal enjoyment or
  3499.           investment purposes.  It is ideal for maintaining an easy-to-
  3500.           update insurance record.  You can also set up a catalog of items
  3501.           you want to acquire and list those you are willing to sell.
  3502.  
  3503.           The user definable capabilities of Organize Your Art Collection
  3504.           allow you to catalog nearly any type of art, including:
  3505.           sculpture, paintings, prints, ceramics, weavings, etc.  
  3506.  
  3507.           The filename to use this catalog is: ART.  You can set up
  3508.           additional catalogs using different filenames.
  3509.  
  3510.           The following are description of what each line was designed to
  3511.           catalog.  You are not limited to this information.  You can enter
  3512.           anything on any line and the software will be able to conduct
  3513.           correct searches and sorts.  Keep in mind that you can change the
  3514.           title of any of these lines.  The numbers in parenthesis show the
  3515.           length of the line (field).
  3516.  
  3517.           Catalog Number (16) - This can be a number you've made up an
  3518.           assigned to this piece or a number assigned by another source. 
  3519.           Catalog numbers can contain any combination of letters and
  3520.           numbers and may be used to provide information about the work
  3521.           such as its physical location, the media, year created, etc.
  3522.  
  3523.           Title/Name (40) - The title or name of this piece.
  3524.  
  3525.           Artist Name (30) - The name of the artist.
  3526.  
  3527.           Type (30) - This line is used to identify the type of work this
  3528.           is (eg. painting, sculpture, etc.)
  3529.  
  3530.           Media (15) - Identifies the media used to create this work (eg.
  3531.           ceramic, bronze, watercolor, wood block, pen and ink, etc.
  3532.  
  3533.           Description (3 lines 0f 64 characters each) -  Use these lines to
  3534.           enter a description.  Please note that each line is searched
  3535.           independently.  Information entered on the second description
  3536.           line will not be found if a search is based on the first
  3537.           description line.  The global search, however, can be used to
  3538.           find matching information without regard to the line it is
  3539.           located on.
  3540.  
  3541.  
  3542.  
  3543.  
  3544.  
  3545.  
  3546.           ____________________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - 58
  3547.  
  3548.  
  3549.           Condition (30) - Describe the condition.  Be consistent in the
  3550.           terms you use to describe condition.
  3551.  
  3552.           Current Value (10) - What is the current replacement value (if
  3553.           this item can be replaced)?  For unique pieces enter the value of
  3554.           the insurance coverage or the resale value.  Resale values should
  3555.           be based on an appraisal (or other documented authoritative
  3556.           source) if you are using this to establish the value for
  3557.           insurance purposes.
  3558.  
  3559.           Approximate Age (15) - Enter the year or era this piece was
  3560.           created.
  3561.  
  3562.           Country (20) - What is the country of origin for this piece?
  3563.  
  3564.           Original/Reproduction (15) - Identify whether this piece is an
  3565.           original or a reproduction.  For prints this line can be used to
  3566.           record the print number and the total number of prints (eg.
  3567.           100/1500).
  3568.  
  3569.           Edition Number (15) - Enter the edition number.
  3570.  
  3571.           Framed (Y/N) (2) - Put a Y here if this piece is framed.  If not,
  3572.           leave blank or put an N on this line.
  3573.  
  3574.           Size (40) - Enter the dimensions.
  3575.  
  3576.           Current Location (60) - Identify where this piece is located or
  3577.           stored.
  3578.  
  3579.           Purchased From (50) - The name of the dealer or person you
  3580.           purchased this work from.
  3581.  
  3582.           Address (50) - The address of the above dealer or person.
  3583.  
  3584.           Date Acquired (14) - The date this work was purchased.
  3585.  
  3586.           Original Cost (10) - Enter the amount you paid for this piece.
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.           ____________________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - 59
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.  
  3600.                     This page is intentional left blank.
  3601.  
  3602.  
  3603.  
  3604.  
  3605.  
  3606.  
  3607.           ____________________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - 60
  3608.  
  3609.  
  3610.  
  3611.  
  3612.  
  3613.  
  3614.                     Appendix A - Other Software Published By HomeCraft
  3615.  
  3616.                     Appendix B - Solving Problems
  3617.  
  3618.                     Appendix C - Filenames used by this software
  3619.  
  3620.                     Appendix D - Using DOS
  3621.  
  3622.                     Appendix E - Site license
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX A - 61
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.           APPENDIX A - OTHER SOFTWARE
  3635.  
  3636.           HomeCraft publishes a complete series of programs for cataloging
  3637.           various types of collections.  Each program has been designed
  3638.           based on HomeCraft's extensive experience publishing specialized
  3639.           database software.  They make setting up a catalog for a specific
  3640.           type of inventory or collection easy - leaving you to just select
  3641.           what you want to do and fill in the blanks.
  3642.  
  3643.           HomeCraft's experience with cataloging collections helps you get
  3644.           started quickly.  Our extensive experience and large base of
  3645.           users means that more experience and feedback has gone into the
  3646.           design of each program than any one individual could provide.  We
  3647.           listen to our users and change our software to accommodate your
  3648.           suggestions.  This can be very valuable to you because other
  3649.           users may have thought of ways to set up their catalogs that may
  3650.           not immediately be apparent to you.
  3651.  
  3652.           We currently offer software to catalog the following types of
  3653.           collections:
  3654.  
  3655.  
  3656.           Professional Series: (to be released during May 1992)
  3657.  
  3658.           Mailing List Manager
  3659.           Home/Office Inventory - now available!
  3660.           For Photographers (catalog slides, prints and 
  3661.               negatives) - now available!
  3662.           Professional Book Minder (books, periodicals
  3663.               and papers) - now available!
  3664.           Client Contact List
  3665.           Parts List (Bill of Material)
  3666.           Project (tickler) File
  3667.           Employee Records System
  3668.           Supplier/Vendor Contacts
  3669.           Regulatory Database
  3670.  
  3671.  
  3672.           Collectors Series - All of the following are now available:
  3673.  
  3674.           Organize Your Record/CD/Tapes (pop, country and rock)
  3675.           Organize Your Classical Music
  3676.           Organize Your Record/CD/Tapes (jazz version)
  3677.           Organize Your Books and Magazines
  3678.           Organize Your Film & Video Tapes (TV shows, movies and family
  3679.                  videos)
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX A - 62
  3686.  
  3687.  
  3688.           Organize Your Sports Cards (baseball, football, hockey cards,     
  3689.                   car racing, etc.)
  3690.           Organize Your Gun Collection
  3691.           Organize Your Coin Collection
  3692.           Organize Your Stamp Collection
  3693.           Organize Your Home (Home Inventory)
  3694.           Organize Your Comic Book Collection
  3695.           Organize Your Art Collection
  3696.           Organize Your Antique Documents
  3697.           Organize Your Memorabilia Collection
  3698.  
  3699.  
  3700.           Coming soon!
  3701.  
  3702.           Organize Model Railroads
  3703.           Organize Your Fabrics & Patterns
  3704.           Organize Your Business Card Collection
  3705.  
  3706.           plus more on the way!
  3707.  
  3708.           If you are a registered user of any HomeCraft program you may
  3709.           purchase any or all of the above programs for $25.00 each. 
  3710.           Please add $4.00 for shipping and handling to your order ($8.00
  3711.           for air mail shipment outside North America).  They are available
  3712.           directly from: H.C.P. Services, Inc., P.O. Box 974, Tualatin, OR 
  3713.           97062.  Please be sure to specify the disk size you need (3-1/2"
  3714.           or 5-1/4") and don't forget to include your name and address.  We
  3715.           accept VISA and Master Card.
  3716.  
  3717.  
  3718.  
  3719.           Pre-entered Data
  3720.  
  3721.           We are working on establishing databases of pre-entered data for
  3722.           various types of collections.  We currently offer over 1.5
  3723.           megabytes of pre-entered baseball cards for use with this
  3724.           software.  We are now working on building pre-entered databases
  3725.           for stamp, coin, movie and CD (music) collections.
  3726.  
  3727.  
  3728.           Baseball Cards
  3729.  
  3730.           If you'd like to avoid a lot of typing you may purchase a disk
  3731.           containing a catalog of Topps cards for the years 1978 through
  3732.           1990 and the years 1955 through 1961.  These files provide over
  3733.           1.5 megabytes of data.  The cost is $25.00.  However, these files
  3734.           are provided free if you register the ORGANIZE YOUR SPORTS CARDS
  3735.           software before 12/31/92.
  3736.  
  3737.  
  3738.  
  3739.  
  3740.  
  3741.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX A - 63
  3742.  
  3743.  
  3744.           We are working to add other years.  Please feel free to contact
  3745.           us for more information concerning additional years and card
  3746.           manufacturers.  In some cases you may find a flyer, describing
  3747.           the current status of new data files, included with this manual.
  3748.  
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.  
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 64
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.           APPENDIX B - PROBLEM SOLVING
  3766.  
  3767.           This section describes some of the errors and problems other
  3768.           users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  3769.           the software will detect problems, diagnose them and put a
  3770.           message on the screen.
  3771.  
  3772.  
  3773.           Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  3774.           you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  3775.           protection and the problem will be solved.  This problem might
  3776.           also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  3777.           directory even if there is space available on your disk. 
  3778.           Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  3779.           number of files you can have in a directory.  In most cases this
  3780.           limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  3781.           may get the "Permission Denied" error message.
  3782.  
  3783.  
  3784.           Unable To Change The Length Of A Line - If you want to change the
  3785.           length of a line in your catalog format, but the prompt for the
  3786.           line lengths does not appear on the Catalog Format Set Up screen,
  3787.           then the software is telling you that at least one entry has
  3788.           already been saved.  Once an entry has been saved the length of
  3789.           the lines can not be changed.
  3790.  
  3791.           this software uses what is called a fixed length random access
  3792.           data file.  This allows entries to be found very quickly, but it
  3793.           means that if you change the lengths of any of the lines the
  3794.           software will no longer be able to read the data file.  Thus, the
  3795.           software will not allow you to change the length of a line after
  3796.           an entry has been saved.
  3797.  
  3798.           If you need to change your catalog format after saving an entry
  3799.           you can do this by creating a new catalog format with the line
  3800.           lengths you want.  Then use the copy feature to copy the entries
  3801.           from your old format to the new format.  Once all of the entries
  3802.           have been copied (use the editor to see that they are correctly
  3803.           copied) the old catalog can be deleted.  There is a Utility Menu
  3804.           option that is used to delete catalogs.
  3805.  
  3806.  
  3807.  
  3808.  
  3809.  
  3810.  
  3811.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 65
  3812.  
  3813.  
  3814.           The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  3815.           not start there are several possibilities:
  3816.  
  3817.           1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  3818.           your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  3819.           the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  3820.           DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  3821.           directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  3822.           the DOS CD command to change to the correct directory.
  3823.  
  3824.           2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  3825.           OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  3826.           the section which discusses fragmented files.
  3827.  
  3828.  
  3829.           All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  3830.           with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  3831.           today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  3832.           Usually the cause of this problem is that the database filename
  3833.           has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  3834.           stored using a different filename than the current filename.  In
  3835.           many cases the two filenames may be very similar such as PHOTO
  3836.           and PHOTOS.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  3837.           using the right filename.
  3838.  
  3839.  
  3840.           The Software Can't Find A Database Filename You Know Exists - in
  3841.           addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  3842.           you to store data in other directories.  If you are looking for a
  3843.           database file that is stored in a different directory, you will
  3844.           need to specify the PATH to that directory as a part of the
  3845.           filename.
  3846.  
  3847.           I generally recommend you keep all of your database files in the
  3848.           same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  3849.           track of what these files are used for and which program they go
  3850.           with.
  3851.  
  3852.  
  3853.           Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  3854.           that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  3855.           normal result of using a computer.  When a computer stores
  3856.           information on a disk it puts it into the next available sector
  3857.           on the disk.  The next available sector may not be physically
  3858.           located anywhere near the previous sectors the computer was
  3859.           using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  3860.           small pieces that are scattered in various sectors all over the
  3861.           disk.
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.           The problem with fragmented files is that they slow down your
  3869.           computer because it takes more time for the heads in your disk 
  3870.  
  3871.  
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX B - 66
  3876.  
  3877.  
  3878.           drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  3879.           over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  3880.           actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  3881.           linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  3882.           lock-up, you might start getting strange results for searches or
  3883.           be unable to access some entries.
  3884.  
  3885.           If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  3886.           giving you strange results and problems, the cause may be the
  3887.           result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  3888.           range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  3889.           To solve and prevent this problem you'll need utility software
  3890.           such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  3891.           provide file de-fragmentation.
  3892.  
  3893.           You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  3894.           found my computer can get fragmented files after just one day of
  3895.           use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  3896.           In most cases you should perform preventive maintenance by
  3897.           defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  3898.  
  3899.  
  3900.           An Asterisks Appears When The Software Is Started - If when you
  3901.           boot this software you get a blank screen with just an asterisks,
  3902.           then the security feature is activated.  If you are unable to get
  3903.           past that screen, then you will need to use the RESET.EXE utility
  3904.           to regain access to this software.  RESET.EXE is provided on the
  3905.           original this software disk.  Because it serves as a generic key
  3906.           that will "open" the software, the install procedure leaves it on
  3907.           the original disk where other people can not use it.
  3908.  
  3909.           To use RESET.EXE you can copy it to the directory containing the
  3910.           this software (if you are not concerned about security).  It may
  3911.           also be run from the original floppy disk.  If you run it from a
  3912.           floppy disk, first set your computer so that the directory
  3913.           containing this software is the current directory on your hard
  3914.           drive.  Get the DOS prompt for the disk drive where RESET.EXE is
  3915.           located.  Type RESET.  The utility will ask you to push the
  3916.           letter that identifies your hard disk.  The utility will then
  3917.           reset the security function.
  3918.  
  3919.           NOTE: For more information on using DOS, see appendix E.
  3920.  
  3921.  
  3922.  
  3923.  
  3924.  
  3925.  
  3926.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX C - 67
  3927.  
  3928.  
  3929.  
  3930.  
  3931.  
  3932.  
  3933.  
  3934.           APPENDIX C - FILE NAMES
  3935.  
  3936.           This software uses file naming standards such that each catalog
  3937.           will have a set of files with the same basic filename and various
  3938.           filename extensions.  A filename extension is the three letter
  3939.           "code" the follows the eight (or fewer) letter filename.  For
  3940.           example, in OYC.EXE the filename extension is EXE.  This
  3941.           indicates this is an executable program file that the software
  3942.           can run.
  3943.  
  3944.           See appendix E for more information on filename extensions.
  3945.  
  3946.           When you first receive your this software disk the main program
  3947.           files are stored in a compressed format in an archive file called
  3948.           ORGANIZE.LZH.  The files which are archived in ORGANIZE.LZH are:
  3949.  
  3950.           OYC.EXE - the main program file.
  3951.  
  3952.           HOMECRAF.SET - contains the basic configuration settings such as
  3953.           the current database filename, the security code and the display
  3954.           color setting.
  3955.  
  3956.           BRUN30.EXE - a support file required for the software to run.
  3957.  
  3958.           HOMECRAF.HLP - contains help information and error messages used
  3959.           by the software.
  3960.  
  3961.           CONVERT.EXE - a utility that converts data from versions of
  3962.           HomeCraft's collector's software released prior to version 5.
  3963.  
  3964.           MAIL*.* - there are set of files containing MAIL in their
  3965.           filenames.  These are the sample mailing list manager files.
  3966.  
  3967.           When used in a filename an asterisk is a wildcard.  Thus MAIL*.*
  3968.           identifies are filenames that start with "MAIL" and which can
  3969.           have any filename extension.  This would include MAIL.DAT,
  3970.           MAIL.SET and MAILXX01.NDX.
  3971.  
  3972.           The files in ORGANIZE.LZH are all that are required to use the
  3973.           software.  If you want to use the software without using the
  3974.           installation utility, all you need to do is de-archive these
  3975.           files and copy them to where-ever you want to use this software. 
  3976.  
  3977.  
  3978.  
  3979.  
  3980.  
  3981.  
  3982.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX C - 68
  3983.  
  3984.  
  3985.           The LHA.EXE utility is used to de-archive files.  To de-archive
  3986.           the files type:
  3987.  
  3988.           LHA E ORGANIZE
  3989.  
  3990.           The letter "E" tells LHA to extract the files from the ORGANIZE
  3991.           file.  You will need to have copied both LHA.EXE and ORGANIZE.LZH
  3992.           to a disk with at least 300K of space available (after copying
  3993.           these two files to it).
  3994.  
  3995.           Other files that you'll find on the disk include:
  3996.  
  3997.           RESET.EXE - resets the HOMECRAF.SET file to its default settings. 
  3998.           This ius a utility used to open the software should you be using
  3999.           the security codes and you've forgotten your code.
  4000.  
  4001.           INSTALL.EXE - the utility for installing this software.
  4002.  
  4003.           CONFIG.OYC - a generic configuration file.  This file is provided
  4004.           for computers on which there is no CONFIG.SYS file.  This file
  4005.           will need to be renamed as CONFIG.SYS before it can be used.
  4006.  
  4007.           LHA.EXE, LHA.DOC and LHA.HLP - these three files make up the
  4008.           compression utility used by the catalog backup feature.  LHA.DOC
  4009.           contains the documentation for using LHA.EXE.  This utility may
  4010.           be used to compress and archive any files.  It is not limited to
  4011.           the files used by this software.
  4012.  
  4013.           Any other files on the disk are files created by this software or
  4014.           format files.  These files will all use the filename you select
  4015.           and add a filename extension that indicates the file's function. 
  4016.           For example, if the filename is CATALOG the following files will
  4017.           be used (or created if they do not already exist).
  4018.  
  4019.           CATALOG.DAT - contains the information you've typed in your
  4020.           catalog.  The DAT files are all ASCII files.  This means that in
  4021.           an emergency you could read a this software DAT file using word
  4022.           processing software.
  4023.  
  4024.           CATALOG.SET - contains the settings associated with the specific
  4025.           file.  These settings include the identification of the lines to
  4026.           be indexed or totaled.  This file should always stay on the same
  4027.           disk and in the same directory as the DAT file.
  4028.  
  4029.           CATALOG.MCR - contains the information for any macros that have
  4030.           been set up.
  4031.  
  4032.  
  4033.  
  4034.  
  4035.  
  4036.  
  4037.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX C - 69
  4038.  
  4039.  
  4040.           CATALOG.FMT - any filename ending with "FMT" contains the
  4041.           specifications for a printed report format.
  4042.  
  4043.           CATALOG.DBF - the letters "DBF" are used by dBase to indicate a
  4044.           dBase data file.  Files with a "DBF" filename extension will be
  4045.           created if you export a file to a file in dBase format.  If you
  4046.           want to import a dBase file, that file must have a filename
  4047.           extension of DBF.
  4048.  
  4049.           CATALOG.MEM - the letters MEM indicate that this is the file
  4050.           containing the memos attached to entries in the data file of the
  4051.           same name.  If this file is erased the software will try to
  4052.           automatically recover it.  If you want to erase the memos, please
  4053.           use the Remove Memo option on the Reports Menu.  Using the Remove
  4054.           Memo feature will not erase the MEM file.  If you want to erase
  4055.           the MEM file, first Remove all of the memos then use the DOS DEL
  4056.           command to erase the file.
  4057.  
  4058.  
  4059.  
  4060.  
  4061.  
  4062.  
  4063.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 70
  4064.  
  4065.  
  4066.  
  4067.  
  4068.  
  4069.  
  4070.  
  4071.           APPENDIX D - USING DOS
  4072.  
  4073.           It is becoming more and more common to find either Windows 3.0 or
  4074.           a DOS shell installed on a computer in the factory.  This means
  4075.           that most people do not see a DOS prompt (which looks something
  4076.           like C:\>) when they turn on their computers.  Is it important to
  4077.           know how to work at the DOS prompt?  Well, the problem is that
  4078.           the DOS prompt provides the only common language for owners of
  4079.           different IBM compatible computers.  Each DOS shell and Windows
  4080.           3.0 use different terminology and methods for accomplishing
  4081.           things.  The only way we can communicate with each other is to
  4082.           talk about how things are done at the DOS prompt.
  4083.  
  4084.           Working at the DOS prompt is not difficult.  Once you learn a
  4085.           little bit most people find it to be easier and quicker to work
  4086.           at the DOS prompt than to work through a DOS shell or menu
  4087.           program.  However, it is not necessary that you learn how to work
  4088.           at the DOS prompt.  You can use this software and most other
  4089.           application programs without ever seeing the DOS prompt.
  4090.  
  4091.  
  4092.           The DOS Prompt
  4093.  
  4094.           The DOS prompt is sometimes also called the command line.  It is
  4095.           where you type the DOS commands used to have your computer
  4096.           perform numerous utility functions.  The DOS prompt can contain a
  4097.           variety of characters.  In general it consists of a letter that
  4098.           designates the current disk drive.  For a hard disk this is
  4099.           usually the letter "C".  Drive letter designations are usually
  4100.           followed by a colon, so that C: represents the "C" drive.  In
  4101.           many cases the DOS prompt will also identify the current
  4102.           directory.  So before we go any further, let's talk about
  4103.           directories.
  4104.  
  4105.  
  4106.           Directories
  4107.  
  4108.           Directories are usually described as being like a tree.  That's
  4109.           how the ROOT directory got its name.  Like the roots of a tree,
  4110.           it is where all of the rest of the directories are based. 
  4111.           However, I like to think of directories as if they were rooms in
  4112.           an office building.
  4113.  
  4114.  
  4115.  
  4116.  
  4117.  
  4118.  
  4119.           ________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 71
  4120.  
  4121.  
  4122.           When you enter an office building you usually enter through the
  4123.           lobby.  In order to get to any of the offices in the building you
  4124.           need to go through the lobby.  It's the same for the root
  4125.           directory, which is like the lobby of any office building.  To
  4126.           get to any of the other directories on a disk you need to go
  4127.           through the root directory.
  4128.  
  4129.           Once inside the building you would go to the reception area for
  4130.           the suite of offices used by the company you want to visit.  This
  4131.           reception area is like a directory on your disk.  If the company
  4132.           is a small one, there may be no additional offices and all of the
  4133.           work takes place in the "reception" area.  Bigger companies will
  4134.           have a suite of offices, just like bigger programs will have sub-
  4135.           directories branching off from the directory.
  4136.  
  4137.           Thus, if you need to pick up a file in your friend Bob's office,
  4138.           you would go through the lobby, through Bob's company's reception
  4139.           area, and into Bob's office where you would find the file.  The
  4140.           directories on your hard disk work the same way.  If you are
  4141.           looking for a file you start at the root directory, which is
  4142.           indicated by a backslash (\).  You would then go to the
  4143.           "RECEPTION" directory, which has "Bob's Office" as a subdirectory
  4144.           in which you would find the file you are looking for.  This is
  4145.           called following a PATH to the file.
  4146.  
  4147.           The description of the PATH in a computer is written in a
  4148.           "shorthand notation" that uses backslashes to separate each
  4149.           directory on the path.  The path I have been describing would
  4150.           look like:
  4151.  
  4152.           \RECEPTION\OFFICE\FILENAME
  4153.           |    |      |      |
  4154.           |    |      |      |- the file you are looking for
  4155.           |    |      |- the subdirectory
  4156.           |    |- the directory
  4157.           |- the root directory         
  4158.  
  4159.           The first backslash on the left always indicates the root (lobby)
  4160.           directory.  Then we go through RECEPTION and OFFICE to reach the
  4161.           file we want.  The word "RECEPTION" is not misspelled in the path
  4162.           description.  Directory names can only be a maximum of eight
  4163.           characters long.  That's why it was necessary to drop one of the
  4164.           characters in "RECEPTION."
  4165.  
  4166.           Why all this discussion about paths and directories and
  4167.           subdirectories?  Because many times the DOS prompt includes a
  4168.           description of the path to the current directory.  That way you 
  4169.  
  4170.  
  4171.  
  4172.  
  4173.  
  4174.  
  4175.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 72
  4176.  
  4177.  
  4178.           can always tell where you are on the disk.  For example, the DOS
  4179.           prompt could look like:
  4180.  
  4181.           C:\RECEPTON\OFFICE>
  4182.  
  4183.           If you wanted to run a program that was in the OFFICE
  4184.           subdirectory of the RECEPTON directory and you DOS prompt looked
  4185.           like C:\>, then you know you are in the root directory and can
  4186.           not run that program.  You first need to change to the directory
  4187.           (or subdirectory) containing the program you want to run.  You do
  4188.           that by typing CD followed by the name of the directory and
  4189.           subdirectories you want to go to.  CD stands for Change
  4190.           Directory.  To go to the OFFICE subdirectory you would type:
  4191.  
  4192.           CD \RECEPTON\OFFICE
  4193.  
  4194.  
  4195.           Typing Commands
  4196.  
  4197.           Anytime you want your computer do something, such as run a
  4198.           program, you would type the appropriate command at the DOS prompt
  4199.           and push ENTER.  When you type a command you are generally typing
  4200.           the program's filename.  So before we go any further let's talk a
  4201.           little bit about filenames.
  4202.  
  4203.  
  4204.           Getting To The DOS Prompt
  4205.  
  4206.           The first step is to get the DOS prompt on your screen.  That way
  4207.           you see listings of the filenames on your disk and find out what
  4208.           you have on your disk.  If your computer does not display the DOS
  4209.           prompt when you first turn it on, it is most likely running a DOS
  4210.           shell or Windows 3.0.  You will need to read your manuals to find
  4211.           out how to exit the shell and get to the DOS prompt.  In some
  4212.           cases you can just push the ESC key or the F10 key.  In other
  4213.           cases an ALT key combination, such as ALT-F9 is required.  With
  4214.           other shells there is a drop down "FILES" menu that has an exit
  4215.           option.  They are all different, so I'll have to let you find out
  4216.           how to get to the DOS prompt on your own.
  4217.  
  4218.  
  4219.           Filenames
  4220.  
  4221.           Filenames have two parts.  The filename itself and the filename
  4222.           extension.  I'll explain what this means by using an example. 
  4223.           Filenames can be shown in many ways.  Here are some examples:
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.  
  4228.  
  4229.  
  4230.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 73
  4231.  
  4232.  
  4233.  
  4234.                PROGRAM.EXE
  4235.                PROGRAM EXE
  4236.                PROGRAM   EXE
  4237.  
  4238.           If the above examples "PROGRAM" is the filename and "EXE" is the
  4239.           filename extension.  The filename can be up to eight characters
  4240.           long and may include letters and numbers.  Filenames may not
  4241.           include spaces.  The filename extension can be up to three
  4242.           characters and is usually used to indicated they type of file. 
  4243.           Some common filename extensions and their definitions are:
  4244.  
  4245.                EXE - executable file.  These are program files that
  4246.                     can be run.
  4247.  
  4248.                COM - Command file.  This is essentially the same type
  4249.                     of file as an EXE file.
  4250.  
  4251.                BAT - Batch file.  A text file that contains a series
  4252.                     of instructions to be executed by the computer.  You
  4253.                     can see the contents of a batch file by entering
  4254.                     TYPE FILENAME.BAT at the DOS prompt.  The "TYPE"
  4255.                     command will list the contents of a text file on the
  4256.                     screen and a batch file is nothing more than a text
  4257.           file
  4258.                     containing a series of DOS commands.
  4259.  
  4260.           The above three types of files are the only ones that will run. 
  4261.           You can type the filename of any file that has an EXE, COM or BAT
  4262.           filename extension and that file will generally run a program. 
  4263.           If you type the filename of any of the following types of files,
  4264.           nothing will happen.
  4265.  
  4266.                DAT - data file.  The information in your catalog will be 
  4267.                     stored in a data file.
  4268.  
  4269.                NDX - index file.
  4270.  
  4271.                TXT - Text file.  Text files contain written information    
  4272.                stored in ASCII format.  ASCII is a standard code that      
  4273.                all computers use.  Thus in ASCII the letter "A" is         
  4274.           stored in the same way on all computers.  You can see       the
  4275.           contents of a TXT file by entering TYPE           FILENAME.TXT at
  4276.           the DOS prompt.
  4277.  
  4278.  
  4279.  
  4280.  
  4281.  
  4282.  
  4283.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 74
  4284.  
  4285.  
  4286.                DOC - Document file.  This may or may not be a text file.
  4287.                     Document files contain written information just
  4288.                     like a text file.  But, in addition, they may also
  4289.                     contain formatting codes and other  non-text           
  4290.           information.
  4291.                     
  4292.                     Depending on the type of software used to create the
  4293.                     document file, letters of the alphabet may be stored
  4294.                     using a code system that can only be read by a limited
  4295.                     number of programs.  In many cases though, document
  4296.                     files and text files are the same.
  4297.  
  4298.                SYS - System file.  These are files used by your computer
  4299.                      system to perform specialized functions.
  4300.  
  4301.  
  4302.           Using The DIR Command
  4303.  
  4304.           You can see a listing of the files in the current directory by
  4305.           typing DIR at the DOS prompt and pushing ENTER.  If there are
  4306.           more than about 20 files the list will scroll off the top of the
  4307.           screen.  To get the directory listing to pause when the screen is
  4308.           full type DIR /P and push ENTER.
  4309.  
  4310.           The DIR command is called a DOS internal command.  You will not
  4311.           find a file called DIR on your disk.  DOS has a number of
  4312.           commands that are built into it and are always in the computer's
  4313.           memory.  You can use these commands anytime you are at the DOS
  4314.           prompt.  It does not matter which drive is the current drive or
  4315.           what directory you are in.
  4316.  
  4317.           If you want to narrow down the listing produced by entering DIR
  4318.           so you can more easily spot the file you are looking for, you can
  4319.           enter parameters after the DIR command.  For example, you can
  4320.           list just the files with EXE as a filename extension by typing:
  4321.  
  4322.                DIR *.EXE
  4323.  
  4324.           The asterisk is used as a wildcard.  The above example tells the
  4325.           DIR command to list all filenames that have a filename extension
  4326.           of EXE.  You could list just the files that start with the letter
  4327.           "G" by typing:
  4328.  
  4329.                DIR G*.*
  4330.  
  4331.  
  4332.  
  4333.  
  4334.  
  4335.  
  4336.           _________________________ORGANIZE YOUR COLLECTION APPENDIX D - 75
  4337.  
  4338.  
  4339.           Copying Files
  4340.  
  4341.           One of the most useful DOS commands is the COPY command.  The
  4342.           COPY command is used to copy a file from one location to another. 
  4343.           You can copy a file from one disk drive to a different disk
  4344.           drive.  Or you can copy a file from one directory to another
  4345.           directory.  The basic syntax of the COPY command is:
  4346.  
  4347.                COPY   source filename   destination filename
  4348.  
  4349.           If they are not in the current directory or on the current drive
  4350.           the source and destination filenames must contain the PATH
  4351.           description that identifies where the file is located.  Let's
  4352.           assume your computer is set for the directory containing your
  4353.           this software files and that the original this software disk is
  4354.           in the "A" floppy disk drive.  To copy the two files containing
  4355.           the default format for cataloging books to your hard disk you
  4356.           would type:
  4357.  
  4358.                C:\ORGANIZE>COPY  A:BOOKS.DAT
  4359.  
  4360.                C:\ORGANIZE>COPY  A:BOOKS.SET
  4361.  
  4362.           Since the DOS prompt contains "ORGANIZE" we know we are in the
  4363.           ORGANIZE directory and thus a destination directory does not need
  4364.           to be specified.  If we wanted to copy the BOOKS.DAT file from
  4365.           the "C" drive to a disk in the "A" drive we would type:
  4366.  
  4367.                C:\ORGANIZE>COPY  BOOKS.DAT  A:
  4368.  
  4369.           This specifies that BOOKS.DAT is to be copied from the current
  4370.           directory on the "C" drive to the current directory on the "A"
  4371.           drive.  We could also copy both of the BOOKS files with one
  4372.           command by using a wildcard:
  4373.  
  4374.                C:\ORGANIZE>COPY  BOOKS.*  A:
  4375.  
  4376.           I hope this brief introduction to DOS has been some help.  For
  4377.           more information on using DOS I suggest picking up a copy of a
  4378.           beginning level book about DOS.  One that I can recommend is
  4379.           Simply DOS by Kris Jamsa published by Osborne/McGraw-Hill.
  4380.  
  4381.  
  4382.  
  4383.  
  4384.  
  4385.  
  4386.           ____________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - SITE LICENSES - 76
  4387.  
  4388.  
  4389.  
  4390.  
  4391.  
  4392.           APPENDIX E - SITE LICENSES
  4393.  
  4394.           HCP Services, Inc.
  4395.           HomeCraft Software
  4396.           Site License Agreement
  4397.  
  4398.           If you intend to use this software on more than one computer a
  4399.           site license is required.  A site license allows internal use and
  4400.           copying of the software for as many sites/computers as contracted
  4401.           for.  An unlimited site license allows unlimited copying of the
  4402.           software for internal use only.  This is copyrighted software and
  4403.           any distribution or reselling of the software to third parties is
  4404.           not allowed.
  4405.  
  4406.           HCP Services, Inc. grants ____________________________ a site
  4407.           license for the use of the following software program(s):
  4408.  
  4409.  
  4410.           This is a perpetual license for the use of the software within
  4411.           your company or organization, and is not transferable.  This site
  4412.           license allows internal use and copying of the software for use
  4413.           by/on ______ users/computers.
  4414.  
  4415.           HCP Services will provide technical support for one year of the
  4416.           date of this agreement to one person, designated as the key
  4417.           contact within your company or organization.
  4418.  
  4419.           HCP Services, Inc. warrants that it is the sole owner of the
  4420.           software and has full power and authority to grant the site
  4421.           license without the consent of any other party.
  4422.  
  4423.           HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  4424.           SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED
  4425.           TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A
  4426.           PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY AND    
  4427.           SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR ANYONE
  4428.           ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  4429.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT,
  4430.           INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE
  4431.           USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC.
  4432.           HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS. 
  4433.           IN NO EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES
  4434.           EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  4435.           REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  4436.           BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.  
  4441.  
  4442.           ____________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - SITE LICENSES - 77
  4443.  
  4444.  
  4445.           This agreement shall be governed by the laws of the State of
  4446.           Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  4447.           any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  4448.           proceeding brought by either party against the other arising out
  4449.           of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  4450.           or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  4451.           County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  4452.           jurisdiction of said courts.
  4453.  
  4454.           Company:                                       
  4455.  
  4456.           Address:                                       
  4457.  
  4458.           City:                  State/Prov:          Zip:          
  4459.  
  4460.           Country:                         Phone:                        
  4461.  
  4462.                                                                             
  4463.                       
  4464.           Authorized Signature         Print or Type Name          Title
  4465.  
  4466.                          
  4467.           Date
  4468.  
  4469.                                        Steven C. Hudgik      President HCP
  4470.           Services, Inc.
  4471.           Authorized Signature
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.           ____________________ORGANIZE YOUR COLLECTION - SITE LICENSES - 78
  4480.  
  4481.           HCP Services, Inc.
  4482.           HomeCraft Software
  4483.           P.O. Box 974
  4484.           Tualatin,  OR  97062
  4485.           U.S.A.
  4486.           (503) 692-3732
  4487.  
  4488.  
  4489.           Site License Price List
  4490.  
  4491.           The following include one diskette and one copy of the
  4492.           documentation.  These may be copied for the number of machines
  4493.           contracted for.  (Prices are based on one registered copy already
  4494.           have been purchased).
  4495.  
  4496.             2 to 5 computers at $25@: # of computers: ____ X $25 = _____    
  4497.            
  4498.  
  4499.             6 to 10 computers at $20@: # of computers: ____ X $20 = _____   
  4500.             
  4501.  
  4502.            11 to 20 computers at $16@: # of computers: ____ X $16 = _____   
  4503.             
  4504.  
  4505.            21 to 50 computers at $12@: # of computers: ____ X $12 = _____   
  4506.             
  4507.  
  4508.            51 or more computers $975 one time fee:                  ______  
  4509.              
  4510.  
  4511.            Additional manuals are available for $15 each:           ______
  4512.                
  4513.                                                   Subtotal >>>>>>   ______  
  4514.  
  4515.                               Add $4.00 for S&H,  Shipping >>>>>>   ______  
  4516.                ($5.00 for Canada or $8.00 outside No. America)
  4517.  
  4518.                                                   TOTAL ORDER >>>   ______  
  4519.              
  4520.  
  4521.  
  4522.           Diskette format (choose one)  [] 3-1/2"   [] 5-1/4"
  4523.  
  4524.  
  4525.           Terms: ALL LICENSES ARE PREPAID ONLY.  Master card, VISA,
  4526.                  checks or money orders drawn in U.S. dollars drawn
  4527.                  on a U.S. bank are accepted.  Corporate purchase
  4528.                  orders (Net 30 days) accepted.  Please make
  4529.                  checks and money orders payable to HomeCraft.
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.           I N D E X
  4537.  
  4538.           ASCII file, 15
  4539.           Alphabetical searches, 14, 28, 29
  4540.           Asterisks, 66
  4541.           Backing up, 5, 54 
  4542.           Browsing, 13, 25
  4543.           CONFIG.SYS file, 8 
  4544.           Catalogs, Changing Names, 16
  4545.           Catalogs, Setting Name, 16
  4546.           Catalog format, Copying,44
  4547.           Catalog Format, Indexing, 18
  4548.           Catalog Format, Line TGL, 43
  4549.           Catalog Format, Line Titles, 17, 42
  4550.           Catalog Format, Modifying, 17
  4551.           Catalog Format, Setting Up, 17
  4552.           Catalog Format, Totals, 18
  4553.           Catalog line lenghts, changing, 64
  4554.           Clearing the screen, 21
  4555.           Column headings, 50
  4556.           Continuous Paper, 15
  4557.           Copy previous entry, 23
  4558.           Copy last entry, 24
  4559.           Copy a single line, 24
  4560.           Copy entries, 33
  4561.           Cross referencing, 29
  4562.           DOS prompt, 70
  4563.           DOS, using, 70
  4564.           Dashed line, 50
  4565.           Data files, existing, 2 
  4566.           Database, definition, 2 
  4567.           dBase file, importing, 36
  4568.           Delete key, 21
  4569.           Deleted entries, finding, 31
  4570.           Deleted entries, eliminate, 41
  4571.           Directory, definition, 3 
  4572.           Directories, 70
  4573.           Editing Entries, 12
  4574.           Edit menu, 25
  4575.           Edit menu, select number, 25
  4576.           Edit menu, page backward, 25
  4577.           Edit menu, page forward, 25
  4578.           Edit menu, undelete entry, 26
  4579.           Edit menu, remove memo, 26
  4580.           Edit menu, save changes, 26
  4581.           Entry number, 20
  4582.           Erase screen, 24
  4583.           Exit menu, 54
  4584.           F1 key, 25
  4585.           F2 Key, 25, 33
  4586.           F3 key, 24
  4587.           F6 key, 29
  4588.           F7 key, 24
  4589.           Filenames, 67, 72
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.           Find deleted entries, 31
  4596.           Floppy disk, definition, 2 
  4597.           Fragmented files, 40, 54
  4598.           Global search, 31
  4599.           Hard disk, definition, 2 
  4600.           INSTALL.EXE, 6 
  4601.           Indexing, 18, 43
  4602.           Insert key, 21
  4603.           Installation, 6 
  4604.           Installation, floppy disk,7 
  4605.           Installation, hard disk, 6 
  4606.           LHA.EXE, 55
  4607.           Line Titles, 17
  4608.           Line TGL, 43
  4609.           List entries, 27
  4610.           Macros, 45
  4611.           Main Screen, 10, 20
  4612.           Make new entries, saving, 23
  4613.           mb, definition, 3 
  4614.           Memos, 22
  4615.           Memo, removing (erasing), 26
  4616.           Menus, Using the, 10
  4617.           New Entries, Making, 11
  4618.           New Entries, Saving, 12
  4619.           New catalog format, set up, 42
  4620.           OYC.EXE, 9 
  4621.           Other software, 61
  4622.           Page backward, 25
  4623.           Page forward, 25
  4624.           Page length, 50
  4625.           Permission denied error, 64
  4626.           PgDn key, 22
  4627.           Printed Reports, 15
  4628.           Quick View, 15
  4629.           RESET.EXE, 65
  4630.           Reindex, 37
  4631.           Report menu, 48
  4632.           Report menu, send to, 48
  4633.           Report menu, dashed line, 50
  4634.           Report menu, column headings, 50
  4635.           Report menu, page length, 50
  4636.           Report menu, set up format, 51
  4637.           Report format, set up, 51
  4638.           Reports, printing, 53
  4639.           Reserve space, 40
  4640.           Saving entries, 23
  4641.           Screen print feature, 33
  4642.           Screen colors, 47
  4643.           Searching, 13
  4644.           Search menu, 27
  4645.           Search menu, list entries, 27
  4646.           Search menu, alphabetically, 28
  4647.           Search menu, sequential, 28
  4648.           Search menu, global search, 31
  4649.  
  4650.  
  4651.  
  4652.  
  4653.  
  4654.           Search menu, set starting point, 31
  4655.           Search menu, case setting, 32
  4656.           Search menu, save changes, 32
  4657.           Search again, 33
  4658.           Security code, 46
  4659.           Sequential Searches, 14, 28
  4660.           Site licenses, 76
  4661.           Sorting, 38
  4662.           System requirements, 4 
  4663.           Technical support, 4 
  4664.           Total Values, 18, 33
  4665.           Undelete entry, 26
  4666.           Using this manual, 3 
  4667.           Utilities, 16
  4668.           Utilities menu, 33
  4669.           Utility menu, copy feature, 33
  4670.           Utilities menu, reindex, 37
  4671.           Utilities menu, sort, 38
  4672.           Utilities menu, reserve space, 40
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.  
  4677.  
  4678.  
  4679.