home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / GE / GE003C.ZIP / SECTION1.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-07-08  |  14KB  |  306 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                             Family History System 
  5.                      Manual For the Basic Set of Programs
  6.  
  7.                                   CONTENTS
  8.  
  9.       I.   Introduction................................................1
  10.            Note to New Users...........................................2
  11.            Note to Former Users........................................2
  12.            Note to Users of Other Genealogy Software...................2
  13.  
  14.       II.  Getting Started  
  15.            A.Creating working copies of the programs...................4
  16.            B.Beginning a Family History System work session............5
  17.              1.MAIN MENU program, EXITing from the system..............5
  18.              2 Setting the DATE, TIME and Default DATE Format..........6
  19.              3.Setting default system parameters.......................7
  20.              4.Creating a set of Family files..........................7
  21.                a.Adding a Name Record to the File......................9
  22.                b.Creating a Marriage or Family Record.................11
  23.                c.Maintaining Address Information......................13
  24.                d.Listing CHILDREN of an Individual or Marriage........13
  25.                e.Climbing Ancestor Trees..............................14
  26.                f.Searching the Name Records on File...................14 
  27.            C.Importance of `backing up' system files..................15
  28.  
  29.       III. Family History System design
  30.            A.Use of Fixed Formatted screen displays...................17
  31.            B.Modular design, switching between programs...............17
  32.            C.System MESSAGES (use of ellipsis)........................17 
  33.            D.Use of FUNCTION keys.....................................17
  34.            E.Use of ESCAPE key........................................18
  35.            F.Full Screen mode of data update..........................18
  36.              1.Updating screen displays (other than comments).........19
  37.              2.Updating Comment display...............................19
  38.              NOTE:Concerning the Formatting of Comments in Reports....21
  39.            G.Segmented Screen in File Maintenance Program.............21
  40.            H.Changing the Screen Attribute Table & Error Tone.........22
  41.              Color/Monochrome support, setting default values
  42.              Changing frequency and duration of the Error Tone........24
  43.            I.Use of Printer Setup Table...............................24
  44.              1.Printer control codes
  45.              2.Form size
  46.              3.Multiple printer SETUP tables
  47.              4.Standard Setup tables
  48.            J.File Name Table..........................................25
  49.              1.Use of multiple disk drives
  50.              2.Use of RAM disk
  51.  
  52.       IV.  Family History System Files and Datasets...................27
  53.            A. FHS Family File.........................................27
  54.            B. Report Program WORK Datasets............................29
  55.               Ancestor/Descendant/Relative WRK Files
  56.               Select WRK Files
  57.               Reference WRK Files
  58.               INDEX Files
  59.  
  60.  
  61.                                       1
  62.  
  63.  
  64.  
  65.       V.   Report Descriptions
  66.            A. Definitions.............................................30
  67.            B. Report Descriptions
  68.               ..Fixed Format vs. Free Format..........................32
  69.               ..Report Option Menus...................................32
  70.               ..Other Report Options..................................32
  71.               ..Pausing and Cancelling the Printing of Reports........33
  72.               1.Ancestor Report.......................................33
  73.                 Ancestor/Descendant/Relative Report Options Menu......34
  74.               2.Descendant Report.....................................35
  75.               3.Relative Report.......................................36
  76.               4.Family Group Report...................................38
  77.                 a.Identifying Group Reports to be Printed.............40
  78.                 b.Printing Family Group Reports.......................41
  79.               5.Ancestor Charts.......................................44
  80.                 4 Generation Charts
  81.                 All Generation Map
  82.               6.Descendant Charts.....................................45
  83.            C.Report Program Parameters................................49
  84.  
  85.       VI.  Validating System Maintained "Pointer" Information.........51
  86.        
  87.       VII. Export/Import Utilities....................................57
  88.            A.GEDCOM Export/Import Program.............................57
  89.              ..Version 2.0 and 2.1....................................58
  90.              1.Program Operation......................................58
  91.              2.Changing the Table of Information to Process...........59
  92.              3.Exporting Data from your Family file...................59
  93.              4.Importing Information into your Family file............61
  94.              5.Producing listings of Exported Data....................63
  95.            B.ORGCHART Export Progrm...................................63
  96.  
  97.       Appendix A.  Extended Options for Registered Users..............65
  98.       Appendix B.  Recording information for Entry into the system....67
  99.       Appendix C.  Date Status Fields and Adoptive Relationships......70
  100.       Appendix D.  DATECALC, a RAM Resident Date Calculator...........72
  101.       Appendix E.  Logical File Record structure diagram..............77
  102.       Appendix F.  Answers to some frequently asked questions.........78
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.             (C) Copyright 1985,1986,1987,1988,1990 by Phillip E. Brown
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.                                       2
  123.  
  124.  
  125.  
  126.       I. Introduction
  127.          
  128.       I want to thank you for choosing the "Family History System" for 
  129.       organising and reporting the results of your research into your own 
  130.       family history.  Although I first began work on these programs for the 
  131.       purpose of "computerising" the information in a family booklet 
  132.       prepared by a distant cousin of mine, I have been pleased to find that 
  133.       this software has proven useful to so many others with similar 
  134.       interests.  
  135.  
  136.       Using this software, you will be able to build one or more "family 
  137.       files", each of which may have information for up to 9999 individuals 
  138.       recorded in it.  (Each file is limited to the size of the disk(s) on 
  139.       which it resides.  On 360k, 5 1/4" floppies a file may have up to 3600 
  140.       names, on 720k 3 1/2" diskettes a file may have up to 7200 names.)  
  141.       Provision is made for recording family relationships as well as names, 
  142.       dates and places.  No limits are placed on the number of relationships 
  143.       that may exist for each individual or for the number of generations of 
  144.       ancestors or descendants that may be recorded.
  145.  
  146.       The basic system produces Ancestor, Descendant, Relative and Family 
  147.       Group reports, Ancestor (tree) Charts and Descendant Charts.  Blank 
  148.       worksheets and charts may be produced to record information for entry 
  149.       into the system.  
  150.  
  151.       Requirements for running these programs are:
  152.           1. an IBM PC, PCjr, PC XT, AT, PS/2 or compatible computer
  153.           2. at least 1 diskette drive 
  154.           3. an 80 column monitor
  155.           4. at least 256k of RAM memory
  156.           5. Dos 2.0 or later 
  157.       A printer is recommended for making full use of the system but is not 
  158.       required for creating, maintaining or displaying information in the 
  159.       system files.
  160.  
  161.       For users of the PCjr who have only 128k of RAM installed, there is a 
  162.       version of the program which runs on that machine using Cartridge 
  163.       BASIC.  It is very slow, but provides all the capabilities of the 
  164.       system with that configuration.  
  165.  
  166.       These programs are being made available for general use and unmodified 
  167.       copies of the distribution diskettes (the diskettes on which you 
  168.       received the programs) may be freely shared with others.  No fee may 
  169.       be charged for such copies beyond that required to cover the expense 
  170.       of media, postage and handling incurred in producing them unless 
  171.       written permission is given by the author. 
  172.  
  173.       Those who find these programs useful and would like to receive 
  174.       additional options may become `registered' users by sending $35.00 to:
  175.  
  176.                               Phillip E. Brown
  177.                               834 Bahama Drive
  178.                               Tallahassee, Fla. 32311
  179.  
  180.       Registered users will receive the most recent update to the extended 
  181.  
  182.  
  183.                                       1
  184.  
  185.  
  186.  
  187.       system and will be notified of future major updates as they become 
  188.       available.  Please see Appendix A at the end of this manual for a 
  189.       description of the enhancements that are currently available among the 
  190.       system extensions.
  191.  
  192.       A NOTE ESPECIALLY FOR NEW USERS
  193.  
  194.       While I have tried to make these programs as easy to use as possible 
  195.       without reducing the available options, the on-screen help is limited 
  196.       to brief menus of program functions.  Therefore, I hope you will come 
  197.       to this manual often to try to clear up any questions you may have 
  198.       about the programs' operation.  I realize that this is not the 
  199.       "tutorial" type of instruction booklet that many would like, but I 
  200.       have tried to include descriptions of every aspect of the operation of 
  201.       the programs.  
  202.  
  203.       A NOTE FOR USERS OF EARLIER VERSIONS OF "Family History System"
  204.  
  205.       Those of you who may be upgrading from an earlier version of the 
  206.       programs should be interested in knowing that, during the 5 years 
  207.       that the system has been distributed publicly, there have been no 
  208.       changes to the file format that affect your being able to use your 
  209.       existing "Family History System" data files with the programs in this 
  210.       update.  After installing these programs, you should be able to 
  211.       continue working with your previous family files just as before.
  212.  
  213.       There were, however, errors in some earlier versions of the file 
  214.       update program that may have caused problems involving program 
  215.       maintained information that "connects" the various pieces of an 
  216.       individual's record together.  There is now a utility program (the 
  217.       "validation" option) which can help you to locate and correct any such 
  218.       program generated file errors, as well as errors that may have 
  219.       resulted from a prematurely interrupted file update session.  I 
  220.       encourage you to review Section VI of this manual describing that 
  221.       option.
  222.  
  223.       For those who have been using the "Sept 88" version of the programs, 
  224.       the parts of the manual to which you should pay particular attention 
  225.       are Section V.B, especially regarding the new "free form" reports and 
  226.       report option Menus and Descendant Charts, and Section VII.B, 
  227.       describing the new ORGCHART export option.  The new Appendix F may be 
  228.       of interest too.  
  229.  
  230.       A NOTE FOR USERS OF OTHER GENEALOGICAL SOFTWARE
  231.  
  232.       If you have information stored in files prepared by other genealogical 
  233.       software, you may be able to transfer much of that information into a 
  234.       FHS family file without having to "rekey" any of it.  This set of 
  235.       programs includes a utility program that makes use of the GEDCOM 
  236.       format for transfer of genealogical information.  If the software that 
  237.       was used to prepare your other files also supports that format, and 
  238.       many of today's most popular programs do, you may be able to EXPORT 
  239.       information from those files and IMPORT them into a FHS file.  Please 
  240.       read Section VII.A below for more information about the GEDCOM 
  241.       utility.
  242.  
  243.  
  244.                                       2
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.                                 -----------------
  250.  
  251.       Although this public version of the 'Family History System' is the 
  252.       foundation for the extended system that is sent to registered users, I 
  253.       have tried in the past to avoid any references to those extended 
  254.       options in these programs so that those who do not wish to register 
  255.       will not feel that they are using an incomplete set of programs.  
  256.       However, in the past two updates, in an attempt to extend the 
  257.       usefulness of the indexing features of the registered version, I have 
  258.       been forced to include, within these programs, options that only have 
  259.       significance for those who have the extended system.  In particular, 
  260.       the ability to print family group reports in INDEXed sequence, and the 
  261.       optional creation of REFERENCE work files for the printing of report 
  262.       indexes are either unavailable or of no use to unregistered users.
  263.  
  264.       I believe that most people will still find this basic set of programs 
  265.       to be an excellent tool for recording and reporting their Family 
  266.       History.
  267.  
  268.                                 -----------------
  269.  
  270.       While I have encountered (and corrected) a number of errors during my 
  271.       use of the system, there are no doubt errors remaining in some of the 
  272.       programs, hopefully none serious.  If you should find any, I would 
  273.       appreciate very much your sending a description of the problem to me 
  274.       at the address shown on the previous page so that I may try to correct 
  275.       it.
  276.  
  277.  
  278.                        Good luck in tracing your `roots'.
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.              All Programs (C) Copyright 1985-1990 by Phillip E. Brown
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.                                       3
  306.