home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / DB / DB026.ZIP / LMASTER.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-16  |  69KB  |  1,659 lines
  1.  
  2.                         Label Master 5.1
  3.    Copyright 1985-1991 Robert K. Summers. All Rights Reserved.
  4.     Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  5.  
  6.  
  7.                         TABLE OF CONTENTS
  8.  
  9.  
  10. LICENSE STATEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  11.  
  12. DISCLAIMER AND WARRANTY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  13.  
  14. REGISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  15.  
  16. INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  17.  
  18. CONFIG.SYS FILE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  19.  
  20. STARTING LABEL MASTER 5.1. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  21.  
  22. MENU OPTION: ADD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  23.  
  24. MENU OPTION: EDIT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  25.  
  26. MENU OPTION: FIND. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  27.  
  28. MENU OPTION: ZAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  29.  
  30. MENU OPTION: NEXT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  31.  
  32. MENU OPTION: PREVIOUS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  33.  
  34. MENU OPTION: DIAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  35.  
  36. MENU OPTION: LABELS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  37.  
  38. MENU OPTION: SERVICES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  39.      Select Records File . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  40.      Reindex Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  41.      Check State/Zip Codes . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  42.      Set Defaults. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  43.      Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  44.      Copy to ASCII/Floppy. . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  45.      Append Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  46.      Case Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  47.      Search and Replace. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  48.      Zip-Plus-4 Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  49.      Select Printer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  50.      Form Letters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  51.      Print Users Manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  52.      Select Date Format. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  53. Page 2
  54.  
  55. MENU OPTION: VIEW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  56.  
  57. FUNCTION KEYS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  58.      F1 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  59.      F2 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  60.      F3 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  61.      F4 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  62.      F5 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  63.      F6 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  64.      F7 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  65.      F8 function key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  66.      F10 function key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  67.  
  68. NOTES FOR CONVERTING FROM EARLIER VERSIONS . . . . . . . . .   19
  69.  
  70. APPENDIX A - REPORT WRITER . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  71.  
  72. APPENDIX B - QUERY BUILDER . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  73.  
  74. APPENDIX C - EXPRESSION BUILDER. . . . . . . . . . . . . . .   30
  75.  
  76. APPENDIX D - ZIP-PLUS-4 SERVICE. . . . . . . . . . . . . . .   32
  77.  
  78. TECHNICAL SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  79.  
  80. ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS . . . . . . . . . . .   36
  81.  
  82. REGISTRATION FORM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  83.  
  84. Page 3
  85.  
  86.                         LICENSE STATEMENT
  87.  
  88. For Registered Owners - You are a registered owner if you have
  89. paid RKS Software, Inc. the $35 registration fee.  You are
  90. licensed to use this copy of Label Master 5.1 on a SINGLE machine
  91. and to make archival copies for the sole purpose of backing up
  92. the program.  If you have more than one computer, you must
  93. purchase separate copies of Label Master 5.1 for each computer. 
  94. Think of software as you do a book. It is not legal to purchase a
  95. book and distribute photocopies of it to others so they can avoid
  96. purchasing the book.  Similar laws apply to software.  Please do
  97. not make illegal copies of this program.
  98.  
  99. For Shareware Testers - Label Master 5.1 is protected by U.S.
  100. Copyright law, and is NOT public domain software.  You are hereby
  101. granted a limited license to make an evaluation copy for trial
  102. use on a private, non-commercial basis for the express purpose of
  103. determining whether Label Master is suitable for your needs. At
  104. the end of this trial period, not to exceed 30 days, you should
  105. either register your copy or discontinue using Label Master.
  106.  
  107.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  108.  
  109. Label Master 5.1 is provided on an "AS IS" basis, with no implied
  110. warranty regarding merchantability or fitness for any particular
  111. purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  112. representations or warranties with respect to the contents
  113. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  114. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  115. author, will not be liable to you or any third party for any use
  116. of (or inability to use) this software, or for any damages
  117. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  118. its agents are apprised of the possibility of such damages
  119. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  120. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  121. including but not limited to special, incidental, consequential
  122. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  123. performance of the program is on you.
  124. Page 4
  125.  
  126.                           A NOTICE TO:
  127.  
  128.                            USER GROUPS
  129.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  130.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  131.  
  132. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  133. board operators are welcome to add Label Master 5.1 to their
  134. libraries.
  135.  
  136. If you have received Label Master 5.1 through a user group, a
  137. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  138. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  139. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  140. $35 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  141. continue using Label Master.
  142.  
  143.  
  144.                           REGISTRATION
  145.  
  146. If you received this copy of Label Master version 5.1 directly
  147. from RKS Software, Inc., you are already registered and do not
  148. need to send in the registration form at the end of this User
  149. Manual.
  150.  
  151. If you have been evaluating this copy of Label Master 5.1 and
  152. have now decided to register and receive all the benefits of
  153. registration, please send in the form below with your check for
  154. $35. 
  155.  
  156.  
  157.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  158.  
  159.  
  160. 1. Registered owners will immediately be sent a licensed copy of
  161. the most recent version of Label Master.  We are constantly
  162. improving Label Master.  The registered version you receive will
  163. almost certainly contain newer features.
  164.  
  165. 2. Registered owners will receive notification of future upgrades
  166. of Label Master, available at a reduced rate.
  167.  
  168. 3. Registered owners are entitled to receive technical support
  169. for any problems or questions which may arise.  See the technical
  170. support section below for complete information on how to obtain
  171. assistance.
  172.  
  173. Page 5
  174.                          SOME QUESTIONS
  175.  
  176. What is Label Master 5.1?
  177.  
  178.      Label Master 5.1 is a very powerful, yet easy to use mail
  179.      management program. With it, you can create a file of names
  180.      and addresses, edit the file, search for specific records or
  181.      browse through the file, and print labels and reports in any
  182.      of several formats.
  183.  
  184.      Label Master 5.1 contains several features designed to let
  185.      you save money by taking advantage of bulk business mail
  186.      rates.  Specifically, Label Master 5.1 can print bar codes
  187.      and carrier route sort numbers on your labels, produce bulk
  188.      mail reports to meet U.S. Postal Service requirements, and
  189.      contains a utility to let the Postal Service convert your 5
  190.      digit zip codes into 9 digit zip codes.
  191.  
  192.      Label Master 5.1 contains a utility which lets you merge
  193.      your name and address data into form letters which Label
  194.      Master 5.1 will print for you.
  195.  
  196.      Label Master 5.1 contains a large number of additional
  197.      features to help you easily manage mailing lists.
  198.  
  199.      Label Master 5.1 maintains an unlimited number of records.
  200.      You are only limited by the capacity of your hard disk.  
  201.  
  202. What equipment do I need?
  203.  
  204.      Label Master 5.1 is designed to work on any IBM or IBM
  205.      compatible personal computer, with a monochrome or color
  206.      monitor, and a hard disk.  It requires 384K of working
  207.      memory.  Label Master 5.1 works with any dot matrix or laser
  208.      jet printer (see Services menu, option K). If you want to
  209.      use its automatic telephone dialing capability, you will
  210.      need a Hayes or Hayes-compatible modem.
  211.  
  212.      Label Master 5.1 requires a hard disk system.
  213.  
  214. I am upgrading from an earlier version of Label Master.  Can I
  215. use my existing records without having to retype them?
  216.  
  217.      Please see Notes for Converting from Earlier Versions,
  218.      below.
  219.  
  220. Page 6
  221.                           INSTALLATION
  222.  
  223. Make a working copy of the program disk and put the original away
  224. in a safe place.
  225.  
  226. INSTALLATION ON A HARD DISK:
  227.  
  228. 1. Place the working disk in drive A.
  229.  
  230. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  231.    install Label Master 5.1.  Example: INSTALL C <press Enter>.
  232.  
  233. 3. The install program will copy the LMASTER.EXE file from the
  234. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  235. called LM5. The install program will extract the Label Master 5.1
  236. files from LMASTER.EXE and start Label Master 5.1 for you.
  237.  
  238. 4. To start Label Master 5.1 any time in the future, go to the
  239. LM5 directory, and type LM5.
  240.  
  241.  
  242.                        - VERY IMPORTANT -
  243.  
  244.                          CONFIG.SYS FILE
  245.  
  246. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  247. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If 
  248. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  249. that has these two lines, and place it in your root directory:
  250.  
  251.                             FILES=21
  252.                            BUFFERS=16
  253.  
  254. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  255. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  256. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  257. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  258. greater than these, you can leave them as they are. 
  259.  
  260.                     STARTING LABEL MASTER 5.1
  261.  
  262. Type LM5 at the DOS prompt of the LM5 directory to start Label
  263. Master 5.1.
  264.  
  265. In most cases, Label Master 5.1 will be able to detect whether
  266. you have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  267. monitor and the Label Master 5.1 screens appear to have a bright,
  268. washed out look, type LM5 M to start Label Master 5.1.  The extra
  269. M tells Label Master 5.1 to use monochrome, not color.
  270.  
  271. When you first start Label Master 5.1, go to the Services menu
  272. and (1) print the Users Manual, and (2) select your printer.
  273. Page 7
  274.  
  275.                       WORKING WITH RECORDS
  276.  
  277. You may select any main menu option by pressing the first letter
  278. of the option, or by placing the lite-bar over the option and
  279. pressing the Enter key.
  280.  
  281. Note: you may press the Esc key at any place in the program to
  282. leave the present screen or operation and return to the previous
  283. screen or operation.  For example, if you are in the middle of
  284. editing a previously entered record and decide to abort editing,
  285. just press the Esc key and you will be returned to the main menu
  286. with the original record unchanged.
  287.  
  288.                         MENU OPTION: ADD
  289.  
  290. Select this option to add new records.  See the discussion below
  291. under Services D- (Set Defaults) for how to set a number of
  292. options you may use while adding records.
  293.  
  294. Note that the Zip Code field comes immediately after Street, and
  295. before City and State.  This may seem odd at first, but you will
  296. soon see why we do it this way.  Label Master 5.1 keys off the
  297. Zip Code field to use the records you have already entered as a
  298. look-up table.  If it finds that you have already entered a
  299. record with the same Zip Code as the record you are currently
  300. entering, Label Master 5.1 will pull the City, State, and Country
  301. data from that record into the record you are currently entering.
  302. It happens instantly.  Once you enter a City, State, and Country
  303. for a particular zip code, you will NEVER have to enter it again.
  304.  
  305. If you do not like this feature, you can turn it off with option
  306. D (Set Defaults) on the Services menu.
  307.  
  308. Use the Prefix field for Mr., Mrs., Dr., etc.  Use the date field
  309. to record any date which may have meaning for that record.  Use
  310. option D (Set Defaults) on the Services menu to have Label Master
  311. enter today's date in this field when you add new records.
  312.  
  313. The Notes field can be used for any information you want, but if
  314. you want to code your records this is the place to do it. You
  315. will probably work out your own coding schemes, but here are some
  316. examples. If you want to keep business and personal records in
  317. the same file, you could enter a P in the Notes field for
  318. Personal, and B for Business.
  319.  
  320. If you want to keep the records of job applicants and employees
  321. in the same file, you could code Applicants with A and Employees
  322. with E. The important thing is that the codes be unique.
  323.  
  324. Used in conjunction with the F10 filter option, Notes field
  325. coding can be a powerful tool. The F10 filter is explained below.
  326. Page 8
  327.  
  328.                         MENU OPTION: EDIT
  329.  
  330. Select this option to edit any record.  Press PgDn to save your
  331. changes.
  332.  
  333.                         MENU OPTION: FIND
  334.  
  335. Select this option to display a record.  Enter the search
  336. criteria and press PgDn to search.  If using a last name,
  337. organization, or zip code in the search criteria, first use the
  338. F3 key to pick the matching index field, and the record will be
  339. retrieved instantaneously.  A small arrow appears beside the Last
  340. Name, Organization, or Zip Code field heading to indicate the
  341. currently selected order.
  342.  
  343. Label Master 5.1 will display the first record matching the
  344. search criteria. For example, if you enter SMITH in the Last Name
  345. field, Label Master 5.1 will find the first Smith in the file. 
  346. If you enter CA in the State field, and nothing else, Label
  347. Master 5.1 will display the first California record in the file. 
  348. If you enter SMITH in the Last Name field and CA in the State
  349. field, Label Master 5.1 will display the first Smith in
  350. California.
  351.  
  352. You may also use the F3 key to select Order of Entry as the
  353. method for displaying your records.  When Finding a record when
  354. records are displayed by Order of Entry, you will be prompted for
  355. the record number.  Enter the record number you want and press
  356. Enter.  The record number of each record is displayed is the
  357. lower right-hand corner of the screen.
  358.  
  359.                         MENU OPTION: ZAP
  360.  
  361. Select this option to delete the current record. If you zap
  362. (delete) a record, the data is gone forever.  Because Label
  363. Master 5.1 recycles zapped records, your record count in the
  364. lower right corner of the screen will not change when you zap a
  365. record. See F8 below.
  366.  
  367.                         MENU OPTION: NEXT
  368.  
  369. Select this option to display the next record.
  370.  
  371.                       MENU OPTION: PREVIOUS
  372.  
  373. Select this option to display the previous record.
  374.  
  375.                         MENU OPTION: DIAL
  376.  
  377. If you have a modem on your system, you can use this option to
  378. automatically dial the phone number of the displayed record. 
  379. Page 9
  380.  
  381.                        MENU OPTION: LABELS
  382.  
  383. Select this option to print mailing labels.  You will be
  384. presented with the following menu:
  385.  
  386.            ITEM                     SETTING      RANGE
  387.  
  388. Set labels across to............   :1:    1 to 4 labels across
  389. Set label width to..............   :3.5:  1.5 to 4.5 inches
  390. Set left margin to..............   : 0:   0 to 70 spaces
  391.  
  392.  
  393. Enter an X to print field.......   : :    Carrier Route Sort
  394.                                    : :    Temporary first line
  395.                                    :X:    Name (First + Last)
  396.                                    :X:    Title
  397.                                    :X:    Organization
  398.                                    :X:    Street
  399.                                    :X:    City + State + Zip
  400.                                    : :    Country
  401.                                    : :    Phone
  402.                                    : :    Notes
  403.                                    : :    Bar Codes
  404. Add these blank lines to label..   : 1:
  405. Pause after each page...........   :N:    N = No  Y = YES
  406.  
  407.                    SETTING LABEL MENU OPTIONS
  408.  
  409. Set labels across to: labels can be purchased on sheets holding
  410. from one to four labels across.  Enter here the appropriate
  411. number for the type you are using.  The default is 1
  412.  
  413. Set label width to: labels come in many widths.  Enter here the
  414. width of your label. The default is 3.5
  415.  
  416. Set left margin to: enter the column at which you want your
  417. printer to begin printing.  The default is 0.
  418.  
  419. Enter an X to print field: enter an X beside each field you want
  420. to print on your labels.  The defaults are Name, Title,
  421. Organization, Street, and City+State+Zip.
  422. Page 10
  423.  
  424. If you are a bulk mailer using Carrier Route numbers, place an X
  425. next to this item on the menu.  Label Master 5.1 will print the
  426. carrier route numbers you have entered on each label above the
  427. name and address lines.  This will add two lines of print to your
  428. label, one for the carrier route number, plus one blank
  429. separation line.
  430.  
  431. If you want Label Master 5.1 to print bar codes on your labels,
  432. enter an X for Bar Codes.  Some bar code notes:
  433.  
  434.      - when you use bar codes, this will add two lines of print
  435.      to your label, one blank line plus the bar code line. 
  436.  
  437.      - bar coding will fail on Canadian and other postal codes
  438.      which use alphabetic characters.
  439.  
  440.      - when printing 2, 3, or 4 labels across, if one postal or
  441.      zip code is bad, i.e., contains alphabetic characters, the
  442.      whole line of bar codes will fail.
  443.  
  444. The temporary first line feature allows you to print Resident or
  445. some other ad hoc text of your choice.
  446.  
  447. Add these blank lines to label: enter the number of blank lines
  448. you want to insert between labels.  Use this option to adjust for
  449. different size labels. The default is 1.
  450.  
  451. Pause after each page: enter a Y (Yes) or N (No) if you are
  452. manually feeding single sheets of labels to your printer and you
  453. want the program to pause after each sheet so you can insert
  454. another one.  If you answer Y to this question, you will be asked
  455. to specify the number of labels there are on each sheet. The
  456. default is N.
  457.  
  458.                   Notes on Labels and Printers
  459.  
  460. For laser jets, we recommend you use labels designed specifically
  461. for laser jet use.  Avery produces a very good selection of
  462. mailing labels for both dot matrix and laser jet printers.  Avery
  463. laser jet labels come in several sizes. Examples are:
  464.  
  465. # 5260   2 5/8" x 1"      30 labels per sheet   750 total labels
  466. # 5261       4" x 1"      20 labels per sheet   500 total labels
  467. # 5262       4" x 1 1/2"  14 labels per sheet   350 total labels
  468.  
  469. Both kinds of mailing labels are available from most good
  470. computer and office supply stores, or by mail order from quality
  471. mail order companies such as Moore Business Products or NEBS (New
  472. England Business Service). The Moore Business Products number is
  473. 1-800-323-6230.  The NEBS number is 1-800-225-9550.
  474. Page 11
  475.  
  476. There are many laser jet and dot matrix printers on the market.
  477. Label Master 5.1 was developed and tested using the industry
  478. standard Epson dot matrix printers and Hewlett Packard Laser Jet
  479. Series II printer.  If you encounter printing problems, check
  480. your printer manual to see if your printer has an Epson, or HP,
  481. emulation mode. Chances are, it does.
  482.  
  483. If you are using a laser jet printer, you can control the top
  484. margin, and the number of lines per page to print.  See Set
  485. Printer on the Services menu. The defaults are a top margin of 3
  486. and a page length of 60 lines.  This default setting works fine
  487. for the most common 1 inch (vertical) laser jet labels.
  488.  
  489. If you are using labels bigger than 1 vertical inch, you will
  490. have to adjust the top margin and lines per page setting. For
  491. example, if you are using 1 1/3 inch labels which come 14 per
  492. sheet (2 rows of 7 labels), your settings will probably be a top
  493. margin of 5 and a page length of 56. Printers print 6 lines per
  494. inch, so each 1 1/3 inch label takes 8 lines. 8 lines per label
  495. times 7 labels = 56 lines per page.
  496.  
  497.                               NOTE:
  498.  
  499. Label Master 5.1 prints labels in the order you have selected
  500. with the F3 (set index) key.  The arrow beside the Last Name,
  501. Organization, or Zip Code shows the current order.  If no arrow
  502. is showing, this means you have used the F3 key to have Label
  503. Master 5.1 work with your records in the Order of Entry.
  504.  
  505.  
  506.                       MENU OPTION: SERVICES
  507.  
  508. Select this option to display a list of important utilities.
  509.  
  510. A - Select Records File - You can use this feature to switch to a
  511. floppy disk of records on drive A or B, or to switch to another
  512. hard disk directory.  When you select this feature, a list of
  513. floppy drives and hard disk directories will appear.  Pick the
  514. drive or directory you want.
  515.  
  516. You can change the list by selecting Label Master File Locations
  517. from the main menu View option.  The defaults are A:, B:, and
  518. C:\LM5.  NOTE: Please see the VIEW option below for information
  519. on how to add additional Label Master 5.1 file locations.
  520.  
  521. If you want to keep a separate mailing list on a floppy disk,
  522. just place a formatted disk in drive A or B, select the drive you
  523. want from the pull-down menu, and Label Master 5.1 will
  524. automatically create the necessary files on the floppy disk. You
  525. can keep about 800 records on a floppy disk.
  526. Page 12
  527.  
  528. If you pick a hard disk directory, Label Master 5.1 will ask you
  529. to enter the name of the directory you want to switch to, e.g,
  530. C:\CLIENTS. Label Master 5.1 will automatically switch to the new
  531. directory and load the new file.
  532.  
  533. If you select a directory in which you have not used Label Master
  534. 5.1 files before, Label Master 5.1 will automatically create new
  535. Label Master 5.1 files in that directory.
  536.  
  537. If you select a directory which does not yet exist, Label Master
  538. 5.1 will ask you if you want to create the new directory.  If you
  539. answer yes, Label Master 5.1 will automatically create the new
  540. directory, and create new Label Master 5.1 files in that new
  541. directory.
  542.  
  543. Label Master 5.1 always shows you the current drive and directory
  544. in the lower left part of your screen.
  545.  
  546. Please remember to back up each of these separate mailing list
  547. files.
  548.  
  549. B - Reindex Files - Label Master 5.1 uses automatically
  550. maintained files called indexes to keep your records in order by
  551. last name and zip code. Power outages, power surges, brownouts
  552. (voltage reductions), or other power-related problems affecting
  553. your system can adversely affect these index files without your
  554. knowing it. If your records ever seem to be out of sequence, just
  555. use this feature to rebuild the index files.
  556.  
  557. C - Check State/Zip Codes - use this feature to display or print
  558. a list of records with erroneous state/zip codes.  When you
  559. select this feature, Label Master 5.1 checks to see if the entry
  560. in the state/province field of each record (e.g. VA, NY, PA,
  561. etc.) appears in the state/province look-up table.  If it does,
  562. Label Master 5.1 then checks to see if the zip code entry for the
  563. record falls within the range of zip codes for that state or
  564. province.  If either one of these checks fails, Label Master 5.1
  565. reports an error.
  566.  
  567. Label Master 5.1 comes complete with state/territory/zip code
  568. data for the United States, and province/territory/postal code
  569. data for Canada.  Use the main menu View option to add
  570. state/province data for other countries if you desire.
  571.  
  572. D - Set Defaults - Use this feature to enable/disable certain
  573. features:
  574.  
  575. The first eight questions apply to features which are active when
  576. you are adding new records, i.e., when you have selected Add from
  577. the Main Menu.
  578. Page 13
  579.  
  580. If you want to repeat information from one record to the next,
  581. answer Y to the first question.  This can save lots of time if
  582. you are adding records from the same zip code, the same city, or
  583. the same company.
  584.  
  585. If you want to print records as you enter them, answer Y to the
  586. second question.  This is useful when you are entering many
  587. records and want to later compare what was actually entered into
  588. Label Master 5.1 against the source documents.  It is a good
  589. error checking feature when entering large numbers of records.
  590.  
  591. If you want to have new records dated as you enter them, answer Y
  592. to the third question.
  593.  
  594. If you want Label Master 5.1 to automatically insert the city,
  595. state, and country from a previously entered zip code, answer Y
  596. to the fourth question.
  597.  
  598. If you want Label Master 5.1 to check whether the new record you
  599. are adding has already been entered, answer Y to the fifth
  600. question.
  601.  
  602. The next three questions ask whether you want to skip the Title,
  603. Organization, or Country fields when adding new records.  Many
  604. people keep mailing lists in which they never enter this type of
  605. data.  Answering Y (Yes) to these questions will suppress these
  606. fields when entering new records, saving you a lot of keystrokes. 
  607. You can always enter this data later if you want because these
  608. fields are not suppressed when you Edit an existing record.
  609.  
  610. The next question allows you to set the column at which you want
  611. to print when printing labels while adding new records or when
  612. using the Main Menu F6 key to print records. One use for the F6
  613. feature is to print an address directly on an envelope. With this
  614. feature, you can specify exactly where you want the address to
  615. print on the envelope.
  616.  
  617. The next question lets you specify the number of characters you
  618. want the last name and organization indexes built on.  The
  619. defaults are 15 for the last name field and 10 for the
  620. organization field. The valid range is 1 to 30 for both indexes. 
  621. If disk space is a consideration, you can lower these numbers to
  622. reduce the size of the lname.ntx and org.ntx files.
  623.  
  624. Page 14
  625.  
  626. E - Reports - Use this feature to:
  627.  
  628.      - design and print hardcopy lists of your records. See
  629.      Appendix A for complete instructions.  Several pre-formatted
  630.      reports are provided with Label Master 5.1.
  631.  
  632.      - produce bulk mail reports to help you obtain bulk mail
  633.      discounts.
  634.  
  635.      -identify duplicate records. Use this feature to view or
  636.      print duplicates by last name or street.  When checking for
  637.      street duplicates, you will be asked how much of the street
  638.      address to use in the comparison, from 1 to all 30
  639.      characters.  Maple St. is different from Maple Street, as
  640.      far as the computer is concerned. If you compare on only the
  641.      first 6 or 7 characters you will get most true duplicates.
  642.  
  643.      This report prints the record number before each duplicate. 
  644.      At the main menu, if you use the F3 key to set the order of
  645.      records to Order of Entry, you can use Find to jump quickly
  646.      to desired duplicate records by searching on record number.
  647.  
  648.      -state distribution.  Use this feature to see how many
  649.      records you have in each state.
  650.  
  651. F - Copy to ASCII/Floppy - Use this feature to copy your records
  652. to an ASCII text file in the current hard disk directory, or to a
  653. floppy disk.
  654.  
  655. Each record in the ASCII text file will be separated by commas
  656. and quotation marks. This is a standard ASCII record format
  657. recognizable by most word processing programs such as
  658. WordPerfect.  It is also known as the mailmerge format.
  659.  
  660. The copy-to-floppy feature is not a file backup routine. It
  661. copies to only one disk at a time.  When used with the F10
  662. filter, it can be very useful in creating diskette files
  663. containing small subsets of your main records file.
  664. Page 15
  665.  
  666. G - Append Records - Use this feature to append Label Master 5.1
  667. records, Dbase records, or records in ASCII format. Be sure you
  668. have enough disk space available to accommodate the additional
  669. records.
  670.  
  671. In the case of dBase records, the field names must match Label
  672. Master's field names.  In the case an ASCII text file, the
  673. records must consist of 16 fields, in exactly the same order as
  674. Label Master's fields, and delimited by commas or quotation
  675. marks.  Label Master's record structure is:
  676.  
  677. Field Name  Field Type   Width
  678.  
  679. LNAME       Character    30           ** Label Master also has
  680. FNAME       Character    30              a memo field which is
  681. TITLE       Character    30              not affected by import
  682. ORG         Character    30              and export operations.
  683. STREET      Character    30
  684. CITY        Character    30
  685. STATE       Character     4
  686. ZIP         Character    10
  687. COUNTRY     Character    30
  688. PHONE       Character    30
  689. NOTES       Character    30
  690. PREFIX      Character     8
  691. CARRIER     Character     4
  692. DATE        Date          8
  693. BEGIN       Logical       1
  694. SEQNO       Numeric       6
  695.  
  696. The BEGIN and SEQNO fields do not appear on any screens.  They
  697. are used internally by Label Master 5.1 to prepare bulk mail
  698. reports.
  699.  
  700. H- Case Conversion - This option lets you convert your mailing
  701. address data (not the Notes, Phone, or Memo fields) to upper case
  702. and vice versa. The Postal Service offers discounts for bulk mail
  703. when the addresses are in upper case.
  704.  
  705. I - Search and Replace - Use this feature to find and replace any
  706. text in any field.
  707.  
  708. J - Zip-Plus-4 Service - This feature allows you to take
  709. advantage of the U.S. Postal Service's free service whereby they
  710. will convert your five digit zip codes to nine digit zip codes.
  711. This service will also automatically correct any of your five
  712. digit zip codes which are incorrect.
  713.  
  714. If you have a mailing list of any size, this service can save you
  715. a large amount of money.  See Appendix D for complete details.
  716. Page 16
  717.  
  718. K - Select Printer - use this feature to tell Label Master 5.1
  719. what printer and printer port you are using.  If you do not find
  720. your printer on Label Master's list of 240 printers, let us know
  721. and we will update our printer list for you.
  722.  
  723. Use this feature also to select the font you want your printer to
  724. use.  Please note that your printer must support the font you
  725. select. For example, if you select italics and your laser jet
  726. does not have an italics font, you will just get the printer's
  727. normal default font instead of italics.
  728.  
  729. Use this feature also to set the top margin and lines per page
  730. for label printing if you are using a laser jet printer.
  731.  
  732. L - Form Letters - Use this feature to create a short letter,
  733. embed field names in the letter, and send the letter to the
  734. person in the currently displayed record, or to everyone on your
  735. mailing list. This feature, like all others, obeys the filter
  736. condition, so you can send the letter to any selected sub-set of
  737. persons on your list.
  738.  
  739. M - Print Users Manual - Use this feature to print a copy of the
  740. Users Manual.
  741.  
  742. N - Select Date Format - Use this feature to select the date
  743. format you prefer.
  744.  
  745.                         MENU OPTION: VIEW
  746.  
  747. Select this option to browse through the records of the main
  748. records database, the states/provinces database, the notepad
  749. database, and the Label Master 5.1 file locations database.
  750.  
  751. For the main records database, this option, like all others,
  752. obeys the filter condition. (see function key F10 - set filter
  753. on/off, below). 
  754.  
  755. The states/provinces look-up table is the database Label Master
  756. 5.1 uses to check the accuracy of the State/Zip code combinations
  757. in your records when you use option C on the Services menu.  You
  758. can add records to this look-up table if you have addresses in
  759. other countries. Label Master 5.1 comes complete with
  760. state/territory/zip code data for the United States, and
  761. province/territory/postal code data for Canada.
  762. Page 17
  763.  
  764. Use the Notepad database to record anything you want.  We put it
  765. here so you could have a convenient place to keep a record of any
  766. codes you might be using in the Notes field, but you can use it
  767. for anything you want.
  768.  
  769. The Label Master File Location file contains the location of
  770. Label Master 5.1 files you want to maintain on floppy drives or
  771. hard disk directories.  If you add Label Master 5.1 file location
  772. records to this file, be sure to precede any hard disk directory
  773. name with the drive designator, e.g., C:\CLIENTS.  Do not place a
  774. \ at the end of the directory name.  Any file location records
  775. you add to this database will automatically appear as choices
  776. when you select the Change File option from the Services menu.
  777.  
  778.  
  779.                           FUNCTION KEYS
  780.  
  781. F1 function key - at any point in the program you can press F1 to
  782. read this User Manual.   When reading the User Manual, you can
  783. search for items by pressing the F9 key and then entering the
  784. search word.
  785.  
  786. F2 function key - use this feature to edit the text in the memo
  787. field of the current record.  You may enter any text you want. 
  788. We suggest you keep your comments short, however, since disk
  789. space used for memos means less space available for records. 
  790. Press F10 to save any changes. Press Esc to exit without saving
  791. changes.
  792.  
  793. F3 function key - Use this feature to select the way you want
  794. Label Master 5.1 to work with your records, i.e., by last name,
  795. organization, zip code, or order of entry.  A small arrow will
  796. appear beside the Last Name, Organization, or Zip Code field
  797. heading to indicate the selected order.  No arrow will appear if
  798. you have selected if Order of Entry.
  799.  
  800. Page 18
  801.  
  802. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  803. record.
  804.  
  805. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar.
  806. Press Esc to make it disappear.
  807.  
  808. F6 function key - use this feature to print the displayed record. 
  809. on a single envelope.  You can control where the record will
  810. print on a dot matrix printer by using option N (Set defaults) on
  811. the Services menu. The data printed is the data specified on the
  812. Labels menu, minus carrier route number and bar code.
  813.  
  814. If using a laserjet, feed the envelope face up using the manual
  815. feed envelope guides on top of the paper tray.  
  816.  
  817. F7 function key - use this feature to print multiple mailing
  818. labels of the current record.
  819.  
  820. F8 function key - use this feature to display your record count.
  821. You will use this primarily to tell how many records meet the
  822. filter condition. Without the filter set, this will give you the
  823. active record count.  This may vary from the running total shown
  824. on the bottom right of your screen since the running total is the
  825. total of all your active records plus any zapped records
  826. available for reuse.
  827.  
  828. F10 function key - this is one of your most powerful features.
  829. Use this feature if you want to work with a selected sub-set of
  830. your records. This feature allows you to filter your master file
  831. so that Label Master 5.1 can work with any sub-set of the file
  832. you want.
  833.  
  834. You may use a Quick Query or a Super Query. 
  835.  
  836. Use the Quick Query to quickly specify a particular sub-set of
  837. records. For example, if you want to work with only New York
  838. records, select Quick Query, and enter "NY" in the State field of
  839. the filter criteria screen.  Press the PgDn key and you will be
  840. working with only that subset of records.
  841.  
  842. The Super Query allows you to build a more complex query
  843. condition, and save the query condition for repeated use.  Any
  844. number of query conditions may be defined and saved.  See
  845. Appendix B for complete information on using the query builder.
  846.  
  847. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message
  848. will appear to remind you.  When you clear the filter, (press F10
  849. again) the message disappears.
  850. Page 19
  851.  
  852. When you set a filter condition, everything you do conforms to
  853. the filter. This includes:
  854.  
  855.      - Printing labels (see Labels discussion above for more
  856.      information)
  857.      - Printing hard copy lists (Services Menu - option E)
  858.      - Going to next record
  859.      - Going to previous record
  860.      - Using the main menu View option
  861.      - Counting records with the F8 feature
  862.      - Copy records to an ASCII file or a floppy disk
  863.  
  864. Remember, to turn the filter off, just press F10 again.
  865.  
  866.  
  867.            NOTES FOR CONVERTING FROM EARLIER VERSIONS
  868.  
  869. If you are upgrading from an earlier version of Label Master, 
  870. you can append those records into Label Master 5.1 by using 
  871. option G on the Services menu.  Select option G, then the dBase 
  872. sub-option, and when prompted for the name of the file to append 
  873. enter the name of the records database for the earlier version of
  874. Label Master. 
  875.  
  876. The records database in version 4 is called NAMEFILE.DBF, and in 
  877. version 3 is called RECORDS.DBF.   
  878.  
  879. If your version 4 is located in a directory called LM4, you 
  880. would enter the following for the file to append: 
  881.  
  882.                  C:\LM4\NAMEFILE.DBF 
  883.  
  884. If your version 3 is located in a directory called LM, you would 
  885. enter the following for the file to append: 
  886.  
  887.                  C:\LM\RECORDS.DBF 
  888.  
  889. Page 20
  890.  
  891.                    APPENDIX A - REPORT WRITER
  892.  
  893. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  894. side, a column which gives the column number, and five columns
  895. which show the report specifications. The command options are:
  896.  
  897.                           Load REPORT:
  898.  
  899. Select this option for a list of previously defined and saved
  900. reports.  Highlight the report you want, press Enter, and the all
  901. the specifications for the selected report will be loaded into
  902. the Report Writer.  
  903.  
  904.                          Create REPORT:
  905.  
  906. Select this option to create a new report. When you select this
  907. option, you will be asked to name the report. After naming the
  908. report, you must select Edit REPORT to define the new report.
  909.  
  910.                           Save REPORT:
  911.  
  912. Select this option to save your report specifications.
  913.  
  914.                           Edit REPORT:
  915.  
  916. Select this option if you want to define a new report you have
  917. just Created, or change a report you have just Loaded.  
  918.  
  919. When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  920. will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to display
  921. a list of database fields.  Place the lite-bar over the field you
  922. want to use in column 1 and press Enter.  The name of the field
  923. you have selected will appear in the Column Contents column. 
  924.  
  925. Whether you are specifying the second column for a new report, or
  926. editing an existing report you have Loaded, the editing procedure
  927. is the same.
  928.  
  929. Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column Contents,
  930. Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use the ENTER key
  931. to change the contents of a column. Use the INSERT key to add a
  932. new column.  Use the DELETE key to delete a column.  Use the
  933. ESCAPE key when finished editing.
  934. Page 21
  935.  
  936. To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar    
  937. over the Column Contents column where you want to insert the    
  938. new column, and press Enter.  Select the desired field from    
  939. the list of fields which will be displayed. You will then be    
  940. asked to select one of two choices: (1) Use value contained in    
  941. database field: <field name>, or (2) Build extended expression    
  942. from field: <field name>.  Normally, you will want to select    
  943. the first choice.
  944.  
  945. In some cases, however, you may want the column contents to
  946. contain some modification of the field value selected.  If so,    
  947. select the second choice, and the Report Writer's Expression    
  948. Builder will appear.  See Appendix C for more information on    
  949. using the Expression Builder.
  950.  
  951. To Change: To change the contents of any of the five report   
  952. specification columns, use the arrow keys to place the lite-    
  953. bar over the item you want to change, and press Enter.
  954.  
  955. If you are changing an item in the Column Contents column, you    
  956. will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,    
  957. and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the    
  958. first choice, you will be presented with the same choices as    
  959. discussed above when adding a new column. If you select the    
  960. second choice, you will be presented with the Expression    
  961. Builder.
  962.  
  963. If you are changing an item in the Column Title column, you will
  964. first be asked to specify the column width, and will then be
  965. asked for the new title. The Column Title column initially    
  966. contains the name of the field you have selected.
  967.  
  968. The Width column shows how wide the column is. If you want to    
  969. change the width of a column, select this item and enter a new    
  970. column width.  The default is the width of the field.  
  971.  
  972. Important note: You will probably want to increase the default
  973. column size for numeric fields if you are totaling the column. If
  974. you don't, the column may not be wide enough to display the
  975. totaled values.  
  976. Page 22
  977.  
  978. The Pict column lets you specify a picture, or mask, for numeric
  979. fields.  If you edit a numeric field's picture, you will see the
  980. following:
  981.  
  982.      Picture:  9999999.99
  983.  
  984.      9   A number
  985.      .   Position of the decimal point.
  986.      ,   Inserts a comma
  987.      *   Inserts asterisks for leading blanks
  988.      $   Inserts $ signs for leading blanks
  989.      @(  Encloses negatives in parentheses.
  990.      @B  Left justifies numbers
  991.      @C  Displays CR after a positive number
  992.      @X  Displays DB after a negative number
  993.      @Z  Displays spaces instead of zeros if =0
  994.  
  995.      The 9, period, comma, etc. are  referred to as template
  996.      symbols.
  997.  
  998. Examples may help.  If you wish the numeric field to display its
  999. numbers with commas inserted at the proper places, you would
  1000. enter 999,999,999.99 in the picture clause.  77654.33 would be
  1001. displayed as 77,654.33.  100022345 would be displayed as
  1002. 100,022,345.00.  
  1003.  
  1004. Template symbols may be combined in the picture clause. For
  1005. example, enter @( 999,999.99 in the picture clause to display
  1006. negative comma-formatted numbers in parenthesis. Note the space
  1007. between the @( template symbol and the 999,999.99 template
  1008. symbol.
  1009.  
  1010. Finally, you may edit the Total column if you want the Report
  1011. Writer to total your numeric field columns.
  1012.  
  1013. Delete Report: Select this option to delete previously saved
  1014. reports.
  1015.  
  1016. Headers/Footers: Select this option to enter page titles and/or
  1017. page footers.
  1018.  
  1019. Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify the
  1020. criteria which records have to meet in order to be included in
  1021. the report. See Appendix B for a full discussion of how to
  1022. specify a filter condition using the Query Builder.
  1023. Page 23
  1024.  
  1025. Grouping Order: This option is only available if the database     
  1026. has an active index.  You can find out if you have an active     
  1027. index by choosing Grouping Order from the command list, and     
  1028. then selecting View current sort selection.  If there is no     
  1029. active index, the report writer will tell you.
  1030.  
  1031. You may use this option to have the report writer group your data
  1032. into major and secondary groups. A group change is a point where
  1033. a change takes place in one of the keys in an indexed database.
  1034. Report subtotals will be printed at a group change. 
  1035.  
  1036. If your database has one or more active indexes, the report     
  1037. writer will present a menu of index choices.  Pick the index     
  1038. you want to use for the report.
  1039.  
  1040. Next, the report writer will ask you if you want to select a    
  1041. major group from the index key. If you answer Yes, the report     
  1042. writer will present a menu of major group choices based on the    
  1043. index you have chosen to use.  For example, if your index is     
  1044. based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two     
  1045. choices:
  1046.  
  1047.                LNAME
  1048.                LNAME+FNAME
  1049.  
  1050. If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  1051. writer will not ask you if you want to use a secondary group. If
  1052. you select LNAME, the report writer will ask you if you want to
  1053. select a secondary group from the index key.  If you answer Yes,
  1054. the report writer will present a menu of choices based on the
  1055. unselected portion of the index expression.  In the example we
  1056. are using, the menu would consist of the single choice FNAME. 
  1057.  
  1058. If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a little
  1059. by producing sample reports, and you will quickly see how it
  1060. works.
  1061. Page 24
  1062.  
  1063. Other Options: Select this option to customize the look of your
  1064. report. There are five categories within this option:
  1065.  
  1066.      Page Dimensions: Use the choices in this category to set the
  1067.      desired page length, page width, top margin, and left
  1068.      margin.
  1069.  
  1070.      Group Headers and Totals: Use the choices in this category
  1071.      to give the major or minor groups, if any, a title.  The
  1072.      default titles are Major Group: and Minor Group:.  You can
  1073.      also select any underlining characters you may want to use
  1074.      for the group headers and totals.
  1075.  
  1076.      Eject (new page) Options: Use the choices in this category
  1077.      to specify how you want the report writer to eject pages.
  1078.  
  1079.      Separator Characters: Use the choices in this category to
  1080.      specify separator lines and characters for titles,
  1081.      individual detail lines, columns, etc.
  1082.  
  1083.      Miscellaneous Options: Use the choices in this category to
  1084.      specify whether you want to include a standard two line
  1085.      header on each page consisting of the page #, date, and
  1086.      time.  You can also specify whether you want a full or
  1087.      summary report.  You would use a summary report primarily
  1088.      for numeric reports where the major group totals were all
  1089.      you were interested in.
  1090.  
  1091.      The printer setup and exit codes allow you to send printer
  1092.      control codes to the printer at the beginning and end or the
  1093.      report.  For example, if you are working with an Epson dot
  1094.      matrix printer, and want to print a report in condensed 
  1095.      print, you would enter 15 as the setup code and 18 as the
  1096.      exit code.  If you need to enter more than one code,
  1097.      separate each code with a comma.
  1098.  
  1099.      If you are working with a laser jet printer and want to
  1100.      print your report in landscape mode, you would enter
  1101.      27,38,108,49,79 for the setup code, and 27,69 for the exit
  1102.      code.
  1103.  
  1104.      The examples given above will work for most dot matrix and
  1105.      laser jet printers.  However, printer control codes can vary
  1106.      from printer to printer.  See your printer manual for the
  1107.      control codes used by your printer.
  1108.  
  1109.      If you prefer, you can just leave the printer setup and exit
  1110.      codes blank.  This is ok. Leaving them blank means that the
  1111.      printer will print in whatever mode the printer is currently
  1112.      set for.
  1113. Page 25
  1114.  
  1115.      Print Report: Select this option to send the report to the
  1116.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  1117.      option until you are sure you have the report just the way
  1118.      you want it, since the disk file option displays the report
  1119.      on the screen while also writing to the disk.  You can see
  1120.      right away whether the report looks the way you want it to. 
  1121.      
  1122.  
  1123.      You can suspend or quit report production by pressing the
  1124.      Esc key at any time.
  1125.  
  1126.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you
  1127.      will be prompted for a file name.
  1128.  
  1129.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  1130.      total configuration being used by the report writer.
  1131.  
  1132. Page 26
  1133.  
  1134.                    APPENDIX B - QUERY BUILDER
  1135.  
  1136. The query builder allows you to define a condition which a record
  1137. must meet in order for the record to be used by your application.
  1138.  
  1139. When you Quit the query builder with a query active, your
  1140. application will have access to only those records which meet the
  1141. query condition.  
  1142.  
  1143. Think of the query condition as a filter. Records that do not
  1144. meet the query condition are temporarily filtered out. The other
  1145. records in your database are still there, but they are
  1146. temporarily hidden.
  1147.  
  1148. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the
  1149. query builder menu.  All your records are now available to your
  1150. application.
  1151.  
  1152. When you select the query builder, you will be presented with the
  1153. following menu:
  1154.  
  1155.                        Build a new Query
  1156.                        Add to current query
  1157.                        Count matching records
  1158.                        Zap (remove) existing Query
  1159.                        Save current Query to disk
  1160.                        Restore Query from disk
  1161.                        Delete stored queries
  1162.                        What is current Query
  1163.                        Edit current Query
  1164.                        View records matching Query
  1165.                        Quit
  1166.  
  1167. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  1168. presented with a list of the fields in the database you are
  1169. working with.  Here is an example:
  1170.  
  1171.  
  1172.                        Database Field List
  1173.                        < Deleted? >
  1174.                        LNAME
  1175.                        FNAME
  1176.                        TITLE
  1177.                        ORG
  1178.                        STREET
  1179.                        CITY
  1180.                        STATE
  1181.                        ZIP
  1182. Page 27
  1183.  
  1184. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  1185. select the field.
  1186.  
  1187. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  1188. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  1189. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  1190. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  1191. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  1192. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  1193. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  1194.  
  1195. When you select a field, you will be asked if you wish to further
  1196. define the field with the Expression Builder.  The default answer
  1197. in No. In most cases, this is what you will want. If you have
  1198. some particular need to further refine the selection of data in
  1199. the field you have chosen, answer Yes, and you will be presented
  1200. with the Expression Builder. See Appendix C for details on the
  1201. Expression Builder.
  1202.  
  1203. If you have selected a character type field, the query builder
  1204. will display a menu of choices, as follows:
  1205.  
  1206.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  1207.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  1208.                     <   (LESS THAN)
  1209.                     >   (GREATER THAN)
  1210.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  1211.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  1212.                     $   (CONTAINS)
  1213.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  1214.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  1215.                     S   (IS SIMILAR TO)
  1216.                     B   (BEGINS WITH)
  1217.                     E   (ENDS WITH)
  1218.  
  1219. Hint: Use the $ (CONTAINS) option to have Label Master 5.1 find
  1220. records containing a string of characters no matter where it may
  1221. be in the selected field.  You can also use this option to find
  1222. records containing multiple character strings in a field.  For
  1223. example, enter NY;CA;VA to find records containing NY, CA, or VA,
  1224. no matter where they are in the selected field.
  1225. Page 28
  1226.  
  1227. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  1228. display a menu of choices, as follows:
  1229.  
  1230.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  1231.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  1232.                     <   (LESS THAN)
  1233.                     >   (GREATER THAN)
  1234.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  1235.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  1236.  
  1237. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  1238. you as necessary to complete your specification for the field you
  1239. have selected. 
  1240.  
  1241. The query builder will then present the following menu of
  1242. choices:
  1243.  
  1244.                     DONE
  1245.                     AND
  1246.                     OR
  1247.                     AND NOT
  1248.                     OR NOT
  1249.  
  1250. For many simple queries, you can select DONE.  When first
  1251. learning and experimenting with the query builder, you will
  1252. probably want to select DONE and use the 'View records matching
  1253. query' option to see the results of your query specification.
  1254.  
  1255. If you wish to include other field specifications in the
  1256. query expression, you can select one of the other options, as
  1257. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  1258.  
  1259. An example may help. Let's say your query expression at this
  1260. point is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to
  1261. work with only those SMITH's who live in California. Assuming
  1262. your database contains a two character STATE field, you would:
  1263.  
  1264.      1. select AND instead of DONE.
  1265.      2. select STATE from the field list.
  1266.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  1267.         (CONTAINS is often better)
  1268.      4. enter CA for the state name.
  1269.      5. select DONE.
  1270.  
  1271. Your query expression now contains the appropriate references to
  1272. both fields.
  1273. Page 29
  1274.  
  1275. When you have created your query expression, Query Active will
  1276. flash on the screen. You can now select another option from the
  1277. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  1278. application will filter your records so that only those records
  1279. meeting the query (filter) condition will be used.  
  1280.  
  1281. Add to Current Query:  Select this option to add more
  1282. specifications to your query expression.
  1283.  
  1284. Count matching records:  Select this option to have the query
  1285. builder count the number of database records that meet the query
  1286. condition you have specified.
  1287.  
  1288. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  1289. existing query condition.  This restores access to all the
  1290. database records.
  1291.  
  1292. Save current query to disk:  Select this option to save the
  1293. current query condition so you can use it later without having to
  1294. redefine it.  When you select this option, you will be prompted
  1295. for a description of the query condition.  Enter any description
  1296. you want.
  1297.  
  1298. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  1299. previously saved query condition.
  1300.  
  1301. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  1302. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  1303. to delete and the query builder will remove it from the query
  1304. file.
  1305.  
  1306. What is current query:  Select this option to have the query
  1307. builder display the current query.
  1308.  
  1309. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  1310. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  1311. database programmer, you will probably not want to do this.
  1312.  
  1313. View records matching query:  Select this option to view the
  1314. records which match the query condition you have specified. 
  1315.  
  1316. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  1317. your application.
  1318.  
  1319. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  1320. simply experiment with it, building simple query conditions to
  1321. get the feel of it.  As you become more comfortable with how it
  1322. works, try more complex queries.  Remember to save queries which
  1323. you may use again. This will save you the trouble of redefining
  1324. them.
  1325.  
  1326. Page 30
  1327.  
  1328.                  APPENDIX C - EXPRESSION BUILDER
  1329.  
  1330. The Expression Builder allows you to further define the field of
  1331. data you want to use.  It presents you with a menu of choices
  1332. appropriate to the type of field you have selected, i.e.,
  1333. character, numeric, date, logical, or memo field.
  1334.  
  1335. Here are the choices if the field type is character:
  1336.  
  1337.  
  1338.                E X P R E S I O N   B U I L D E R
  1339.  
  1340.         QUIT         and return current expression
  1341.         TEST         against database (WYSIWYG)
  1342.  
  1343.         UNDO         last change
  1344.         HELP         with expression builder
  1345.         EXTRACT      subset or rearrange
  1346.         JUSTIFY      left right centered
  1347.         CASE         uppercase lowercase proper
  1348.         MOVE         spaces to end of string
  1349.         ADD          or imbed characters
  1350.         SUBSTITUTE   one value for another
  1351.         DIFFERENT    change to date or numeric
  1352.  
  1353.  
  1354. QUIT: Select this option to leave the expression builder.
  1355.  
  1356. TEST: Select this option to test your expression against the
  1357. current database.
  1358.  
  1359. UNDO: Select this option to undo your most recent change while
  1360. using the expression builder.
  1361.  
  1362. HELP: Select this option for brief help on using the expression
  1363. builder.
  1364.  
  1365. EXTRACT: Select this option if you wish to work with only those
  1366. records that contain a desired portion of the data in the
  1367. character field. For example, assume the character field you have
  1368. selected contains a ten character code, and you want to work with
  1369. only those codes that contain A99 in the first three spaces. You
  1370. could select EXTRACT, then Left 3 characters on the next screen.
  1371. The query expression would become LEFT(ITEM,3).
  1372.  
  1373. After Quitting to the next screen, you would specify EXACTLY
  1374. EQUAL TO, and then A99.  If you then Viewed records matching the
  1375. Query, you would see only records which contained A99 in the
  1376. first three spaces of the item code field.
  1377. Page 31
  1378.  
  1379. When you return to the main menu, the query expression will be
  1380. displayed in the Status box at the bottom of the screen to remind
  1381. you that the only records that are active are those which meet
  1382. the query expression.  You can toggle the filter (query
  1383. expression) off by selecting Filter again from the main menu when
  1384. you are finished working with the A99 records.
  1385.  
  1386. JUSTIFY: Select this option if you wish the right justified, left
  1387. justified, or centered field data to match some value you are
  1388. going to specify. An example of a situation in which you might
  1389. use this capability would be where you suspect blank spaces might
  1390. have  been entered in the field, e.g., " A99" instead of "A99". 
  1391. By specifying left justified here, and specifying EXACTLY EQUAL
  1392. TO A99 at the next screen, you will get all the A99 records, even
  1393. those where blanks might have been entered by mistake at the
  1394. beginning of the field data.
  1395.  
  1396. CASE: Select this option if you wish the upper-cased,
  1397. lower-cased, or properized (first letter capitalized) field data
  1398. to match some value you are going to specify in the next step.
  1399.  
  1400. MOVE: Select this option if you want to move all the blank spaces
  1401. in a field's contents to either the beginning or the end of the
  1402. field data. "A99 123" would be treated either as " A99123" or
  1403. "A99123 ", depending on which option you select.  You could then
  1404. compare the result of that expression to some value you will
  1405. specify in the next step.
  1406.  
  1407. ADD: Select this option if you wish to add or imbed particular
  1408. characters in the query expression in order to compare that
  1409. expression to some value you will specify in the next step.
  1410.  
  1411. SUBSTITUTE: Select this option if you want to have the filter
  1412. substitute one string of characters for another string so that
  1413. appropriate matching can take place against some value you will
  1414. specify in the next step.
  1415.  
  1416. DIFFERENT: Select this option if you wish to have the filter
  1417. convert characters to numeric or date format so that appropriate
  1418. matching can take place against some value you will specify in
  1419. the next step.
  1420.  
  1421. Other appropriate options for expression building are presented
  1422. when you select a numeric, date, logical, or memo field.
  1423.  
  1424. The basic idea is that the expression builder allows you to
  1425. further define the field of data you want to use.  In the great
  1426. majority of cases, you will not need to use the Expression
  1427. Builder, but it is available as a tool which can be used if
  1428. needed.
  1429. Page 32
  1430.  
  1431.                  APPENDIX D - ZIP-PLUS-4 SERVICE
  1432.  
  1433. This Label Master 5.1 feature allows you to create floppy disks
  1434. of Label Master 5.1 records which you can send to the U.S. Postal
  1435. Service where they will convert your 5 digit zip codes into 9
  1436. digit zip codes, and also provide carrier route numbers. The USPS
  1437. will also correct any of your incorrect zip codes, including
  1438. blank zip codes.
  1439.  
  1440. This feature can save you quite a bit of money since you will pay
  1441. less for mailings using 9 digit zip codes and carrier routes.
  1442.  
  1443. To take advantage of this feature, you must obtain a copy of the
  1444. USPS form entitled Diskette Processing Request Form - ZIP+4
  1445. Coding, from any U.S. Post Office.
  1446.  
  1447. When filling out this form, include this information:
  1448.  
  1449.      Record Length: 90
  1450.      Input File Name: DISK1.RKS
  1451.      (if you have a lot of records, Label Master 5.1 will
  1452.      automatically create and name the additional files as
  1453.      DISK2.RKS, DISK3.RKS, etc.
  1454.  
  1455.      INPUT FIELDS:        Field Length    Beginning Position
  1456.      Personal Name:       15               1
  1457.      Secondary Address:   (leave blank)
  1458.      Delivery Address:    30              16
  1459.      City:                28              46
  1460.      State:                2              74
  1461.      Zip Code:             5              76
  1462.  
  1463.      OUTPUT FIELDS:       Field Length    Beginning Position
  1464.      Carrier Route ID:     4              81
  1465.      ZIP+4 code:          (leave blank)
  1466.      Add-on Code:          4              85
  1467.      State (Abbrev.):     (leave blank)
  1468.      Footnote Flags:      (leave blank)
  1469.      Record Type:         (leave blank)
  1470.  
  1471. For each INPUT records disk Label Master 5.1 creates, you will
  1472. have to supply a blank formatted OUTPUT disk to accompany it. The
  1473. Postal Service uses the OUTPUT disk to record the updated file.
  1474. Both will be returned to you by the Postal Service.
  1475.  
  1476. Your local Post Office will give you the address of the diskette
  1477. processing facility nearest you. Alternatively, you can mail your
  1478. diskettes to the national processing facility listed on the
  1479. diskette processing form.
  1480. Page 33
  1481.  
  1482. When you select the Zip-Plus-4 feature from the Services menu,
  1483. you will be given two options, to produce the INPUT disk which
  1484. goes to the USPS, and to process the OUTPUT disk from the USPS.
  1485.  
  1486. Select the INPUT disk option to produce disk(s) to go to the
  1487. USPS.
  1488.  
  1489. Select the OUTPUT disk option when you have received the updated
  1490. disk(s) from the USPS.
  1491.  
  1492. Some things to note:
  1493.  
  1494. 1. When Label Master 5.1 prepares the INPUT disk, it places on
  1495. the disk only those records which do not already have a nine
  1496. digit zip code or a carrier route number.  This means, for
  1497. example, that if you have added 100 five-zip records since you
  1498. last updated your records with the zip-plus-4 service, Label
  1499. Master 5.1 is smart enough to place on the INPUT disk only the
  1500. 100 new records.
  1501.  
  1502. 2. Not all the records sent to the USPS will come back with nine
  1503. digit zip codes and carrier route codes.  For example, a record
  1504. may contain an incorrect address, which the USPS computer cannot
  1505. match to a zip-plus 4 code.  If the final four digits are not
  1506. added to a zip code, you should check the address to make sure it
  1507. is correct.  Perhaps it should read 101 Maple Street instead of
  1508. 101 Maple Road.
  1509.  
  1510. 3. As a precaution, you should always back up your records before
  1511. updating your records with the Postal Service OUTPUT disk. If the
  1512. Postal Service has made any kind of mistake, and it sometimes
  1513. does, you will need to restore your original records from your
  1514. back up disk(s) because your zip codes may be all mixed up. 
  1515.  
  1516. Page 34
  1517.  
  1518.                          IMPORTANT NOTE
  1519.  
  1520.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  1521.  
  1522. Please make regular backup copies of your records to protect
  1523. against accidental erasures or system malfunction.  All hard
  1524. disks will fail eventually. The only question is when.
  1525.  
  1526. Your records are in the files called LM5.DBF and LM5.DBT. These
  1527. two files MUST be backed up at the same time.
  1528.  
  1529. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  1530. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  1531. programs available at your local software store for saving and
  1532. restoring copies of your records. These include:
  1533.  
  1534.      -Peter Norton Backup
  1535.  
  1536.      -Fastback Plus
  1537.  
  1538.      -PC Tools Delux
  1539.  
  1540. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex
  1541. your records (Services Menu) after restoring.
  1542.  
  1543. In addition to backing up your records onto disks or tape, we
  1544. also suggest you use Label Master's hard copy report feature
  1545. (Services -E) to periodically print a hard copy of your records
  1546. and file it away.  If a worst case scenario, you can always
  1547. re-type your records from this printout.
  1548. Page 35
  1549.  
  1550.                         TECHNICAL SUPPORT
  1551.  
  1552. We will be glad to help with any problems you may have.
  1553.  
  1554. You may contact us for technical support by:
  1555.  
  1556.      -Compuserve E-Mail at 72357,2034 - 24 hours a day.
  1557.  
  1558.      -FAX at 703-534-1726 - 24 hours a day.
  1559.  
  1560.      -Voice at 703-534-1726.
  1561.  
  1562.      -Answering machine at 703-534-1726 - 24 hours a day.
  1563.  
  1564.      -Mail at:
  1565.  
  1566.           RKS Software, Inc.
  1567.           3820 N. Dittmar Road
  1568.           Arlington, VA 22207-4565
  1569. Page 36
  1570.  
  1571.              ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  1572.  
  1573. Robert K. Summers is a member of the Association of Shareware
  1574. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1575. principle works for you.  If you are unable to resolve a
  1576. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1577. member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  1578. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1579. does not provide technical support for members' products.  Please
  1580. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  1581. or send a Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman
  1582. 70007,3536.
  1583.  
  1584. Page 37
  1585.                               INDEX
  1586.  
  1587. ASCII. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1588. Backup copies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  1589. Bar Codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 10, 18
  1590. Blank lines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1591. Bulk mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1592. Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1593. Carrier Route. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5, 9, 10, 18, 32
  1594. Code your records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1595. CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  1596. DBase records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1597. Delete a record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  1598. Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  1599. Duplicate records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1600. Emulation mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1601. Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13, 18
  1602. Esc key. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1603. Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18, 26
  1604. Floppy disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1605. Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1606. Label width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1607. Labels across. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1608. Laser jet labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1609. Left margin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1610. Memo field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1611. Monochrome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
  1612. Multiple mailing labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1613. New directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  1614. Query builder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  1615. Query condition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1616. Quick Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1617. Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 4
  1618. Registered owners. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3, 4
  1619. Replace any text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1620. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  1621. Separate mailing list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  1622. Super Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1623. Technical support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  1624. Temporary first line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  1625. WordPerfect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1626. Page 38
  1627.  
  1628.                  LABEL MASTER REGISTRATION FORM
  1629.  
  1630. My $35 registration fee is enclosed.  I understand that this
  1631. entitles me to immediately receive:
  1632.  
  1633.      -a free registered copy of the most recent version of Label
  1634.      Master.
  1635.  
  1636.      -technical support as described in this User Manual.
  1637.  
  1638.      -discounts on future upgrades of Label Master.
  1639.  
  1640.  
  1641. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  1642.  
  1643.  
  1644. TO:                           FROM:
  1645.  
  1646. RKS Software, Inc.            Name: 
  1647. 3820 N. Dittmar Rd.
  1648. Arlington VA 22207-4565    (Title): 
  1649.  
  1650.                          (Company): 
  1651.  
  1652.                            Address: 
  1653. Today's
  1654. date: ___________       City,State: 
  1655.  
  1656.                           Zip Code:
  1657.  
  1658.                       Phone Number:
  1659.