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Text File  |  1990-03-05  |  4KB  |  74 lines
  1. Screenfile ADD_NEW.SCN  Screen# 01
  2.  
  3. The employee update program has a menu choice for adding a new employee. If you 
  4. take that choice then you are presented with the first of a series of blank 
  5. screens for you to fill in. 
  6.  
  7. The screens are not completely blank, certain defaults will be filled in for 
  8. you to prevent possible problems with the program logic if you left them blank.  
  9. In this screen we see that a dummy date of birth is filled in. This is because 
  10. the program will try to calculate the employee's age from his birthdate, and it 
  11. will have problems if birthdate is not entered.  We put the date of birth and 
  12. age on the screen because we thought it might be useful for you to have them, 
  13. but some clients have telephoned to say they do not have birthdates on file and 
  14. they feel they may be accused of age discrimination if they ask their employees 
  15. for it to fill in the screen, so we have defaulted it to 1st Jan. 1965 .  We 
  16. can offer no legal opinions as to whether you should complete it or not, but if 
  17. you decide to do so you may change our default to the employee's true date of 
  18. birth.  The review dates have also been defaulted to the current date and 
  19. current date plus one year. 
  20.  
  21. If you are setting up your own employees for the FIRST time after testing 
  22. PAYROLL USA with our test employee file then you need to get rid of our test 
  23. employees, be sure though it is our test employees that are on the file, not 
  24. your own people.  It should only be necessary to do this once before starting 
  25. your own file, this procedure will delete ALL employees. To delete our test 
  26. employees enter the following instructions from the DOS prompt 
  27.  
  28. C:        { OR WHICHEVER HARD DISK DRIVE YOU INSTALLED ON TO }
  29. ERASE \PAYIN
  30. ERASE \PAYOUT
  31.  
  32. It is vitally important there are no spaces after the backslash, example DO NOT 
  33. "ERASE \ PAYIN" with a space between the \ and PAYIN, else you will erase your 
  34. root directory by mistake.  Reason, the first space after the backslash 
  35. terminates the command from DOS's point of view so it sees ERASE \ PAYIN as 
  36. just plain ERASE \ and does just that.  Be careful and you will be O.K. 
  37.  
  38. Screenfile ADD_NEW.SCN  Screen# 02
  39.  
  40. As you are entering employee information the fields are checked as the cursor 
  41. passes over them. If it is a field that must be completed and it is left blank 
  42. then an error message will be displayed, as in the above window, and you will 
  43. be unable to continue until you have corrected the error. 
  44.  
  45. Screenfile ADD_NEW.SCN  Screen# 03
  46.  
  47. When each screen is completed the above window will appear.  Reason is we want 
  48. to have a complete employee record on the file, not a partial record, so we 
  49. want all screens that comprise the employee to be completed as far as possible 
  50. before we add him to the file.  To do this we present the screens one after the 
  51. other.  If part way through one of the screens you realise you are adding this 
  52. person in error you can abort the add at any point and throw away whatever you 
  53. have already entered.  During an add the screens progress in the forward 
  54. direction only. Do not abort the add if the only reason is you realise you made 
  55. an error on an earlier entry screen for this employee and seem not to be able 
  56. to move backwards to fix it, instead complete the add by filling in as much as 
  57. is applicable on the remaining screens then access the newly added employee in 
  58. update mode to fix any errors. 
  59.  
  60. Our apologies, in the version this screen was taken from we seem to have made a 
  61. typo in the window. "Any N to Abort New Employee Entry" sounds strange, it was 
  62. originally "Any Other Key to ..." then it was changed to a more positive "N to 
  63. ..." but the "Any " seems to have been left in. 
  64.  
  65. Screenfile ADD_NEW.SCN  Screen# 04
  66.  
  67. We decided to abort the add at this point so pressed N from the previous 
  68. screen.  PAYROLL USA flashes the above message in the window to double check we 
  69. are sure we want out, if N is pressed again at this point then the add is 
  70. aborted, any information you entered for this employee is thrown away and you 
  71. will be back at the menu. 
  72.  
  73. 
  74.