home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF145.ZIP / BOOKKE19.EXE / HISTORY.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-06-29  |  23KB  |  538 lines
  1.  
  2.  
  3.                         Bookkeeping Made Painless
  4.                               Version 1.9.2
  5.  
  6.                                A Complete
  7.                       Single Entry Bookkeeping System
  8.                            Copyright 1990, 1991
  9.                                     by
  10.                           Emerald Coast Software
  11.                             2707 East 6th place
  12.                           Panama City, Fl.  32401
  13.                            Phone  (904) 785-8946
  14.  
  15.                       *      *      *      *      *
  16.                    "Let your Bookke be your bookkeeper"
  17.                       *      *      *      *      *
  18.  
  19.  
  20.        Bookkeeping Made Painless is a complete, very user friendly, full 
  21.        featured, fully functional, professional quality, easy to use,
  22.        bookkeeping system which uses the Internal Revenue Service approved
  23.        single entry method of recording all expense and receipt transactions 
  24.        for any business or profession.
  25.         
  26.        Bookkeeping Made Painless is an essential program for any small or 
  27.        medium sized company that dread the task of entering, or has to hire 
  28.        someone to enter, their expenses and receipts into a complicated to 
  29.        use double entry bookkeeping system ( that they really don't need 
  30.        anyway ).
  31.         
  32.        Bookkeeping Made Painless is especially useful, at a reasonable
  33.        price, for any person that itemizes their deductions for IRS and 
  34.        State income taxes.
  35.  
  36.  
  37. 12/30/90  Corrected bug that would not allow you to save your expense
  38.           if you added an account name and also if you had added a name
  39.           that was not on your list of frequent creditors, would not
  40.           ask if you wished to save the name to your list.
  41.      ------------------------------------------------------------------
  42.       This is not a bug.
  43.  
  44. Note:     If you enter an account number that is not on your list of
  45.           accounts and when asked if you wish to save it to your list,
  46.           you answer no - the expense WILL NOT be saved to disk.
  47.  
  48.           The reason for not saving to disk is that when your expenses
  49.           are calculated, there will be no account number to assign to
  50.           the expense and therefore the expense will not be counted.
  51.           Each expense MUST be assigned to an account number and name!
  52.      ------------------------------------------------------------------
  53. 12/30/90  Removed the sample 'BOOKKE.CFG' configuration file from the
  54.           compressed 'BOOKKE13.EXE' archive. This was done so you would
  55.           be forced to enter a 'data drive' for YOUR computer configuration.
  56.  
  57.           Placed the sample expense & receipts files in "SAMPLE.EXE" which
  58.           is a compressed self-desolving archive.
  59.  
  60.           Compiled with Turbo Pascal version 6.0 which resulted in much
  61.           tighter code and a smaller program size on disk.
  62.  
  63. 01/01/91  When "starting a new account year" you are given a choice of
  64.           keeping your "List of Accounts", "List of Customers" and
  65.           "List of Creditors" or starting a new list. You will probably
  66.           wish to keep your existing lists but now you have a choice.
  67.  
  68.           Changed the way the index files (IDX) are used which results
  69.           in much faster checking and calculations. The size of the index
  70.           file on disk is now one-half the size of previous index files.
  71.  
  72. more information
  73. ----------------
  74. 1.
  75.      Records of expenses and receipts may be entered in any order as long
  76.      as records for each month is in cornological order - that is - May
  77.      must follow April, July must follow June, etc.
  78.  
  79.      You cannot enter records for June and then enter records for May, etc.!
  80.  
  81. Example:
  82.      You may enter a record for June 21, 1991 , a record for June 3,1991,
  83.      a record for June 25, 1991, then a record for June 1, 1991, etc.
  84.      This is acceptable.
  85.  
  86.      You MAY NOT enter a record for June 21, 1991, a record for
  87.      June 3, 1991, a record for JULY 8, 1991, then a record for
  88.      June 25, 1991, etc. ( Note: JULY is out of order ).
  89.      This is NOT ACCEPTABLE!
  90.  
  91. 2.   *      *
  92.      Before attempting to add expenses and receipts you MUST have the
  93.      data (.DAT) files existing. You may either create them from the
  94.      Setup Menu or use the sample data files.
  95.  
  96.      Either way, they must exist PRIOR TO ADDING EXPENSES, etc.
  97.      *      *
  98. 3.
  99.      Added error routines to detect incorrect dates entered in the
  100.      expenses and receipts dates fields.
  101.  
  102. 4.   Added record number to the on screen listing of receipt details
  103.      to aid in editing a record if necessary. (Thanks to Henry Baker
  104.      for the info).
  105.  
  106. 01/02/91
  107. 1.
  108.      Added the ability to look at the account numbers and creditors at
  109.      any time ( without changing your selection ) while you are in the
  110.      expense entry screen. ( Thanks Henry Baker ).
  111.  
  112.      You must now have your cursor on the "Enter creditor name" screen
  113.      row in order to change that selection. If your cursor is any other
  114.      place on the screen, your selection will not be changed.
  115.  
  116.      You must now have your cursor on the "Enter account number" screen
  117.      row in order to change that selection. If your cursor is any other
  118.      place on the screen, your selection will not be changed.
  119.  
  120.      When you press F1 or F2 to look at the creditors or account numbers
  121.      you may now highlight the blank space and press <Esc> or <enter>
  122.      without having your previous selection change even if you are in
  123.      the "Enter creditor name" or 'Enter account number" position.
  124.  
  125.      Note: If you create a new "ACCOUNTS.DAT" or "CREDITOR.DAT" file, you
  126.            will need to enter a blank line as the first entry in your
  127.            files for the above to work correctly.
  128.  
  129. 2.
  130.      Added the ability to escape from the expense entry screen without
  131.      your entry automatically being save to disk. You will now be asked
  132.      to confirm saving or not saving. If you answer N or n then your
  133.      record WILL NOT be saved to disk.
  134.  
  135. 3.
  136.      Added the display of your current data directory path, as listed
  137.      in the BOOKKE.CFG file, on the main menu screen. This way you are
  138.      always aware of where your data is stored.
  139.  
  140.      You may have multiple data files stored in different sub-directories
  141.      and for different applications if you wish. Of course, these files
  142.      WILL NOT be added together when doing computations. They will be
  143.      computed separately.
  144.  
  145.      NOTE: You MUST have a BOOKKE.CFG file IN THE DIRECTORY FROM WHICH
  146.            YOU ARE OPERATING and Bookke.Exe MUST be included in a "Path"
  147.            statement in your autoexec.bat file in the root directory.
  148.  
  149. 4.
  150.      Added the ability to look at the customers at any time ( without
  151.      changing your selection ) while you are in the receipt entry screen.
  152.  
  153.      Note: If you create a new "CUSTOMER.DAT" file, you will need to enter
  154.      a blank line as the first entry in your files for the above to work
  155.      correctly. You need to sort your "CUSTOMER.DAT" file after each
  156.      session of new entries.
  157.  
  158. 01/03/91
  159. 1.
  160.      In listing or printing expenses or receipts, added the default starting
  161.      date of 01/01/YY and the default ending date of today's date. If these
  162.      dates are satisfactory, just press <F10> and the results will be listed
  163.      on screen or printed on the printer ( printer must be ready ).
  164.  
  165. 2.
  166.      Added the ability to escape from the "Enter frequent customer",
  167.      "creditor" and "account number" without automatically saving the
  168.      entry to disk. You are now asked to confirm save or not save.
  169.  
  170.      Added the ability to look at your existing list of accounts,
  171.      customers and creditors without updating your screen.
  172.  
  173.  
  174.      Note: After pressing <F1>, <F2> or <F3> and popping up your lists of
  175.      creditors, account numbers or customers, you may use the Page Up,
  176.      Page Down, Home, End or Arrow keys to look at or highlight your
  177.      selection.
  178.  
  179.      You may also use the FIRST LETTER of an Account name, Creditor
  180.      name or Customer name to quickly locate your desired selection.
  181.  
  182. 3.
  183.      Added the capability of selecting a single Customer/Client and
  184.      listing on screen or to the printer a detailed listing of all
  185.      receipts for that Customer/Client. Identify your best customer.
  186.  
  187.  
  188. 01/04/91
  189.  
  190. 1.
  191.       Minor bug fix - When you were editing an expense or receipt record
  192.       and asked for a record number greater than the number of records in
  193.       the file, you would get a disk read error ( because it was attempting
  194.       to read past the end of the file ) and bomb out. You will now be
  195.       returned to the Maintenance Menu.
  196.  
  197. 2.
  198.       Added the feature that lets you show on screen all payments made to
  199.       a selected creditor for any time period during the account year.
  200.       See where your money went.
  201.  
  202. 01/05/90
  203.  
  204. 1.
  205.       Fixed a bug that would not delete the dollar amount if you were
  206.       editing a file. It would instead add ( or subtract ) from the
  207.       gross totals the amount corrected but it would also keep the
  208.       previous amount.
  209.  
  210. 2.
  211.       Many enhancements added. Made some purely cosmetic changes.
  212.       I will attempt to include in version 1.6 of Bookkeeping Made
  213.       Painless a better set of docs although I think that anyone
  214.       could probably run this without any documentation at all.
  215.  
  216.       I tried to make it as user friendly as possible but, you still
  217.       have to press the right keys.
  218.  
  219.  
  220. 01/10/91      Version 1.6
  221.       Things are moving so fast and I'm adding so many enhancements
  222.       that I haven't had time to revise the documentation to reflect
  223.       the changes.  Most of the features need no description.  Look
  224.       at the selections on the menus and follow on screen directions
  225.       and I don't think you can go wrong.
  226.  
  227.       I wanted to get Bookkeeping Made Painless to you so that you
  228.       would be able to start your new year out right and not have to
  229.       go through the pain again of the paperwork or double entry type
  230.       systems.
  231.  
  232.       The following are a few of the enhancements in version 1.6.
  233.  
  234.       Added the ability to create a data directory from inside "BOOKKE"
  235.       if it does not exist ( you have a choice to create the directory
  236.       or not create it.
  237.  
  238.       Changed the date validation routine in enter expenses, enter
  239.       receipts, edit expense and edit receipts so it would check for
  240.       a valid date before asking if you wished to save the record.
  241.  
  242.       Changed the procedure to check if the program is registered so
  243.       it would not indicate that you were not registered upon entering
  244.       your registration and validation code for the first time.
  245.  
  246.       Made some minor cosmetic changes.
  247.  
  248.       Added the ability to delete an expense record.
  249.  
  250.       Added the ability to delete a receipts record.
  251.  
  252.       Added the ability to sort the expense disk file and the receipts
  253.       disk file.
  254.  
  255.  
  256.       You may enter your records, edit your records or delete a record,
  257.       then sort the file and records will automatically be placed in
  258.       chronological order based on the earliest date of the records
  259.       in the sorted file. ( In other words, just put them in order ).
  260.  
  261.       Your registration number is now placed on the Main Menu Screen.
  262.  
  263.       Added numerous error trapping routines.
  264.  
  265.       -------------------------------------------------------------------
  266.       Some of the enhancements to be made on future versions are:
  267.  
  268.       Change to a 3 digit account code.  You will be able to use your
  269.            existing files. I will furnish a conversion routine to
  270.            convert your existing 2 digit code to 3 digit.
  271.  
  272.       Possibly add a DOS shell.
  273.  
  274.       Add the ability to delete an expense or receipt record.  You may
  275.            delete a record now by editing the desired record and blank
  276.            out all fields and save it back to disk.  When you print or
  277.            list all records, it will show up on your screen or paper.
  278.  
  279.            I will furnish a conversion in later version to delete this
  280.            record entirely so it will not show up at all.
  281.  
  282.                   *          *           *           *
  283.           And here it is!
  284.     NOTE: Version 1.6 -  If you have deleted some records as above,
  285.           edit those records, and in place of entering a name in the
  286.           name field, enter  "DELETED RECORD" ( without the "" marks)
  287.           (USE UPPERCASE LETTERS !!!!), sort the disk file which you
  288.           have edited and your records that you wanted to delete will
  289.           be gone. They will not show up on the screen or printer after
  290.           you have run the sort.
  291.                   *          *           *           *
  292.  
  293.       Add the ability to enter your assets, etc. so that you will be
  294.            able to see at a moment's notice, your net worth.
  295.  
  296.       -------------------------------------------------------------------
  297.  
  298.       The version with these enhancements will be authorized for use by
  299.       Registered Customers with out additional charge so don't delay your
  300.       registration. Start using Bookkeeping Made Painless and start saving
  301.       yourself some time and effort.
  302.  
  303.       If I may qoute Henry Baker of Ft Myers, Florida...
  304.  
  305.      "Ed,
  306.       Version 1.4 of Bookke is simply excellent: lean, mean, fast and
  307.       beautifully functional.  It should be all the system any small or
  308.       medium sized business would ever need.  It's so user-friendly that one
  309.       should be able to hire virtually any dummy off the street and turn
  310.       them into a bookkeeper in 30 minutes."
  311.  
  312.       Note: Version 1.5 is better yet. Ed.
  313.             Version 1.6 is still better.  Ed.   01/10/91
  314.       ---------------------------------------------------------------------
  315.  
  316. 01/11/91          Version 1.7
  317.  
  318. Placed error trapping routine in the expense entry area to catch an error
  319. that happened if you pressed the <F2> key before any account numbers had
  320. been defined.
  321.  
  322. Corrected the inputting of account numbers, frequent customers and frequent
  323. clients/creditors from the setup menu so you do not have to enter the info
  324. more than once. ( You still must enter it twice from the expense entry
  325. screen ).
  326.  
  327. 01/12/91
  328.  
  329. Changed the format of total dollars printed on screen and printer so that
  330. commas are now used to delimit hundreds, thousands and millions.
  331.  
  332. Corrected a "creepy crawler" in the print receipts summary to printer that
  333. did not correctly indicated the grand totals. It forgot to add December.
  334.  
  335. Corrected another "slimy critter" that would cause the program to bomb if
  336. you printed the receipts summary to the printer twice in a row before
  337. performing another function.
  338.  
  339. When editing an expense record, the date would default to "today's date"
  340. instead of reflecting the correct expense date. ( Thanks Tom Poturica )
  341.  
  342. 01/13/91
  343.  
  344. Changed the date validation routine to allow a backward date of down to
  345. 1989 so you can check out Bookkeeping Made Painless with a past years'
  346. expenses and receipts if you wish.
  347.  
  348. Corrected a "flush keyboard buffer" routine that resulted in the Account
  349. Numbers file being overwritten ( even when asked ) when starting a new
  350. account year.
  351.  
  352. 01/14/91
  353.  
  354. Made some correction, updates and additions to docs.
  355.  
  356. 01/15/91
  357.  
  358. Changed the sort routine for account numbers, customers & creditor/client
  359. files. It is now approximately 20 times faster than previous sort. The
  360. sort commands remain the same.
  361.  
  362. 01/16/91
  363.  
  364. Fixed a small bug that put trash on the screen instead of the account number
  365. if you went directly to listing expenses on screen by account number.
  366.  
  367. Added the ability to search for a record by your check number then review
  368. and/or edit the record.
  369.  
  370. Added the ability to search for a record by your invoice number then review
  371. and/or edit the record.
  372.  
  373. Added the ability to search for a record by their check number then review
  374. and/or edit the record.
  375.  
  376. 01/17/91
  377.  
  378. Changed "Maintenance Menu" to "Edit/Delete Menu" - the above search and
  379. edit enhancements are located in this menu.
  380.  
  381. Created "Sort Menu" - the sorting of all records/files have been moved
  382. from the "Maintenance Menu" and will be here.
  383.  
  384. 01/21/91     Version 1.8
  385.  
  386.       Added a feature that allows your configuration information to be
  387.       saved in your main file "BOOKKE.EXE".
  388.  
  389.       If you have an existing "BOOKKE.CFG" file, you should delete
  390.       it from your directory.  You will no longer have need for a
  391.       "BOOKKE.CFG" file.
  392.  
  393.       In order to change the data drive, company address, etc. you will,
  394.       however, have to be in the same directory as "BOOKKE.EXE".
  395.  
  396.       If you follow the information provided below, you may run Bookkeeping
  397.       Made Painless from any directory or subdirectory in your system.
  398.  
  399.       Make a BATCH file in the root directory ( or a directory in your "path"
  400.       as listed in your "autoexec.bat" file ) called BOOKKE.BAT as follows:
  401.       DO NOT enter the quotation marks ( "  ).
  402.  
  403.       Type from dos prompt >  "EDLIN BOOKKE.BAT"    and press <enter>.
  404.       Type the letter "I"    and press <enter>.
  405.       Type in the following:
  406.  
  407.               "CD C:\BOOKKE"     and press <enter>.
  408.               "BOOKKE"           and press <enter>.
  409.               "CD\"              and press <enter>.
  410.  
  411.       Now, press the <Ctrl> and <Break> keys at the same time.
  412.       Type the letter "E"   and press <enter>.
  413.  
  414.       Meaning:
  415.       The first line means - CHANGE DIRECTORY (CD) automatically to the
  416.       DRIVE (C:\) and Directory (BOOKKE) in which you have the main file
  417.       "BOOKKE.EXE".
  418.  
  419.       The second line is the name of the main file "BOOKKE.EXE" of
  420.       Bookkeeping Made Painless.
  421.  
  422.       The third line will return you to the main root directory when you
  423.       exit Bookkeeping Made Painless.
  424.  
  425.       By using the above Batch file, you will not have to worry about
  426.       being in a certain directory if you change your data drive, etc.
  427.       You will automatically be changed to the correct directory when
  428.       you start BOOKKE.
  429.  
  430.       You must have a "PATH" statement in your "AUTOEXEC.BAT" file in
  431.       your root directory.
  432.       Example:  "PATH C:\"  or  "PATH C:\BOOKKE" or "PATH C:\;C:\BOOKKE\"
  433.  
  434.       "PATH C:\"            -  The directory where "BOOKKE.BAT" is located.
  435.       "PATH C:\BOOKKE"      -   "      "       "       "         "    "
  436.       "PATH C:\;C:\BOOKKE"  -   "      "       "       "         "    "
  437.  
  438.       Bookkeeping Made Painless may now be run from any directory or
  439.       subdirectory in your system by typing BOOKKE and pressing <enter>.
  440.  
  441.       You should go directly from the Main Menu to the Setup Menu and
  442.       press "B" to enter your company information, data directory, etc..
  443.  
  444. 01/23/91
  445.      Added a DOS Shell - with 640 RAM you will have approximately 180kb
  446.      of memory in which you may run an external program and when finished,
  447.      type "EXIT" and press <enter> to return to Bookkeeping Made Painless.
  448.  
  449. 03/01/91           Version 1.9
  450.  
  451.       Changed the Edit/Delete Menu name to Edit/Delete/Backup Menu
  452.  
  453.       Added the ability to back up the data files from within the program
  454.       if you are using two drives.
  455.  
  456.       If you are using one drive, you will still have to use the nornal DOS
  457.       procedures to make backup copies.
  458.  
  459.       Made some changes to the way you are asked for comfirmation about
  460.       saving your information. Less "hand movement" is now required.
  461.  
  462.       Added a calendar procedure that you can access from the main menu.
  463.  
  464. 05/15/91           Version 1.9
  465.  
  466.       Changed the format of the zip code to accomodate the format of all
  467.       zip codes up to 10 characters. This is especially for our Canadian
  468.       friends. The USA 5 or 9 digit format is still ok.
  469.  
  470. 06/15/91
  471.       Corrected a minor bug in the expense and receipt entry procedure
  472.       that would not allow you to enter more than 11 entries in expenses
  473.       and 6 entries in receipts before you were returned to the Main Menu.
  474.  
  475.       All of your entries were saved and no data was lost. Just a little
  476.       inconvinence of having to return back to the entry screen.
  477.  
  478.       Added an "Overview.TXT" file to the archive.
  479.  
  480. 06/21/91
  481.       Updated some of the support files, including this one.
  482.  
  483.       Added a "Users.TXT" file which lists some of the comments of a few
  484.       of our users.
  485.  
  486. 06/25/91
  487.       Added the ability to define the start of YOUR financial year.
  488.       Previous versions defaulted to January 1 of the present year but
  489.       could be changed to other dates. Your data files will not be
  490.       affected by this added feature.
  491.  
  492.       Your screen and print-outs will list records starting with your
  493.       financial year.
  494.  
  495.       Any screen or print out which shows totals for months will still
  496.       list January first and December last regardless of your financial
  497.       year start. All data will still be correct.
  498.  
  499. 06/26/91
  500.       Added a note to the documentation ( page 24 ) to set your printer
  501.       to 12 characters per inch for all printing operations.
  502.  
  503. 06/27/91
  504.       Changed the procedure for backing up the data files to be a faster
  505.       and more reliable backup with the option of making a second backup.
  506.  
  507. 06/29/91
  508.       Changed state abbreviation to three characters. Some like to use a
  509.       3 character abbreviation and some ( like our friends in Australia )
  510.       must use three characters.
  511.  
  512.  
  513.                     *** REGISTRATION ***
  514.  
  515.        You may try Bookkeeping Made Painless at no cost, but if you like it
  516.        and decide to continue using it beyond a reasonable time, then you
  517.        must license it at a cost of $17 per computer.
  518.  
  519.        Registration will bring you your registration number and code that when
  520.        entered into the software will remove all notices of "Un-licensed".
  521.  
  522.        If you are in a hurry and have mailed your registration fee, you may
  523.        call me on the telephone and if I have received your registration fee,
  524.        I will give you your registration number and code.
  525.  
  526.        Registration will also bring you unlimited telephone support for a
  527.        period of up to one (1) year from date of registration.
  528.  
  529.        Payment must be by check or money order on a US bank.
  530.  
  531.        Register by sending $17 per computer to:
  532.  
  533.        Edward E. Nolin
  534.        Emerald Coast Software
  535.        2707 East 6th Place
  536.        Panama City, Florida  32401
  537.        Phone (904) 785-8946
  538.