home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF138.ZIP / HM2.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-05-24  |  67KB  |  1,366 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                    ________________________________________
  10.                    |                                      |
  11.                    |                                      |
  12.                    |                                      |
  13.                    |          Home Management II          |
  14.                    |             version 3.30             |
  15.                    |                                      |
  16.                    |                                      |
  17.                    |            User's Manual             |
  18.                    |                                      |
  19.                    |______________________________________|
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                      (C) Copyright 1986-1991 MVP SOFTWARE
  27.  
  28.                                 1035 Dallas SE
  29.                             Grand Rapids, MI  49507
  30.                                 (616) 245-8376
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                                   DISCLAIMER
  36.  
  37.          MVP SOFTWARE makes no warranties with respect to its pro-
  38.          grams, with the exception that the customer shall be entitled 
  39.          to one (1) updated or modified version of the purchased soft-
  40.          ware package for a fee of 50% of the price of the updated 
  41.          version and upon return of all copies of the original pur-
  42.          chased program.
  43.  
  44.          The foregoing warranty is in lieu of all other warranties, 
  45.          expressed or implied, including, but not limited to, the im-
  46.          plied warranties of fitness for a particular purpose and mer-
  47.          chantability.  In no event will MVP SOFTWARE be liable for 
  48.          consequential damages even if MVP SOFTWARE has been advised 
  49.          of such damages.
  50.  
  51.          If any of the provisions, or portions thereof, of this Dis-
  52.          claimer are invalid under any applicable statute or rule of 
  53.          law, they are to that extent deemed to be omitted.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.          MVP Software is a member of the Association of Shareware
  58.          Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  59.          shareware principle works for you.  If you are unable to
  60.          resolve a shareware-related problem with an ASP member by
  61.          contacting the member directly, ASP may be able to help
  62.          The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem
  63.          with an ASP member, but does not provide technical support
  64.          for members' products.  Please write to the ASP Ombudsman at
  65.          545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427 or send a Compuserve
  66.          message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536"
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                           SPECIAL SHAREWARE NOTICE
  71.  
  72.          This version of Home Management II is distributed under the
  73.          shareware or "user supported" concept.  It is a full working
  74.          version of the program.  However, MVP Software receives no
  75.          royalties from the distribution of this software and cannot
  76.          support users who do not register their copies.  Shareware
  77.          such as this software package is "try before you buy."  If
  78.          you find this software useful, please register it with MVP
  79.          Software.  If you choose not to register, please discontinue
  80.          using the software and give it to a friend.  To register your
  81.          copy of the program with MVP Software, please send the reg-
  82.          istration price of $29.95.  If you register, you will re-
  83.          ceive the following:
  84.  
  85.          (1) The latest version of Home Management II.  The program 
  86.              comes with a full printed documentation manual, including
  87.              the latest updates.
  88.  
  89.          (2) Full telephone support and bug fixes for at least one year.
  90.              Any registered user who discovers a bug will receive a free
  91.              patched updated copy.
  92.  
  93.          (3) The right to purchase new versions of the program for 50%     
  94.              off list price.
  95.  
  96.          (4) The knowledge that you have supported the development of 
  97.              easy to use software oriented to the home user.  The 
  98.              authors of Home Management II are moonlighting program-
  99.              mers who have devoted many hours to the development of 
  100.              the product.  They receive royalties from the sale of the 
  101.              program, but they want the software to remain inexpen-
  102.              sive.  Your registration fee helps to support them in 
  103.              their work.
  104.  
  105.          (5) As a special incentive, if you register you will receive 
  106.              a free game software package.  This package contains two
  107.              different chess games with many outstanding features.  It
  108.              is our way of saying "thank you" for your support of our
  109.              continuing efforts to bring low-cost software to you.
  110.  
  111.          To register your copy of the program, send $29.95 (purchase 
  112.          price) to:
  113.  
  114.                          MVP Software
  115.                          1035 Dallas SE
  116.                          Grand Rapids, MI  49507
  117.  
  118.          Or order by phone with MasterCard or Visa:
  119.  
  120.                          (616) 245-8376
  121.  
  122.          For your convenience there is an order blank printed on the last
  123.          page of this manual.
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                               HOME MANAGEMENT II
  128.  
  129.  
  130.               Congratulations!  You are the owner of what we think is 
  131.          one of the best values available today in home financial man-
  132.          agement software.  In the fall of 1985 we introduced Home 
  133.          Management 1.  It was useful, but by today's standards lim-
  134.          ited.  However, it had and still has many satisfied users.  
  135.          But we knew that more was needed.
  136.  
  137.               Following upon the success of Home Management I, we 
  138.          asked, "What next?"  The answer is Home Management II, a com-
  139.          pletely rewritten package of five programs to help you keep 
  140.          track of your money plus a whole lot more.  Unlike other home 
  141.          finance software, ours is uncomplicated, easy to learn and 
  142.          use, and written so that you need learn only those portions 
  143.          of the software you will actually use.  
  144.  
  145.               Let's face it.  Different people want to do different 
  146.          things in financial planning.  Some want only to balance 
  147.          their checkbook, others want to track stocks, still others 
  148.          want to plan their family budget, and so on.  But not every-
  149.          one wants to do all these tasks.  With the five programs in 
  150.          Home Management II you can do all of this -- and much more.  
  151.          But since each program is self-contained, you need learn only 
  152.          what you use.  We keep it simple because we know how frus-
  153.          trating it is to waste time learning (and paying for!) parts 
  154.          of a program which are useless for you.
  155.  
  156.               Much financial management software tries to be all 
  157.          things to all people, both in the home and business.  As a 
  158.          result it does little useful work for anyone.  We've taken a 
  159.          different approach.  Instead of incorporating all tasks into 
  160.          one giant program, we've included five different programs in 
  161.          Home Management II.  This makes the sum of all the parts more 
  162.          flexible, and we hope, more suited to the individual needs of 
  163.          the home user.
  164.  
  165.               Whether you're a homeowner or a renter, there's some-
  166.          thing for you in Home Management II.  All five programs in 
  167.          the package are designed to help you out with many of those 
  168.          big and little chores that get in the way of what you really 
  169.          want to do.  Following is a brief description of each one.
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.                                       4
  175.  
  176.    
  177.          BUDGET -- A flexible and easy-to-use checking account and fi-
  178.                    nances manager.  Features include:
  179.  
  180.           * handles multiple accounts
  181.           * 54 expense categories and 30 deposit categories, all user-
  182.             defined (except for the last category of each, which is 
  183.             reserved for the total of all categories)
  184.           * Completely menu-driven; no special commands to remember
  185.           * Extremely fast; all sorts conducted in RAM (not from disk)
  186.           * Sort entries by month or category
  187.           * Encode data files for security
  188.           * Printout options
  189.           * Graphic data display
  190.           * Accepts up to 2600 expense and 2600 deposit entries per 
  191.             account
  192.           * Automatically flags outstanding checks and reconciles your 
  193.             bank statement
  194.           * Full subdirectory support
  195.           * TSR (terminate stay resident) feature
  196.           * Supports all printers supported by DOS
  197.             
  198.             Program filename -- BUDGET.COM
  199.  
  200.          TYPEWRITER -- You say your typewriter broke and you need to 
  201.                        fill out one more form?  Typewriter turns your 
  202.                        computer into a memory typewriter.  Great for 
  203.                        whenever a word-processor just isn't right.  
  204.                        Program filename -- TYPER.COM
  205.  
  206.          PBP -- (Personal Budget Planning) A recursive personal budget 
  207.                 model that prompts you through the otherwise pain-
  208.                 staking chore of planning your spending.  Takes away 
  209.                 the drudgery and assists in setting up a personal bud-
  210.                 get you can live with.  Program filename -- PBP.EXE.
  211.  
  212.          QUIK LOAN -- Fast and flexible, Quik Loan prints amortization 
  213.                       tables including payment number, year, periodic 
  214.                       payment, payment interest, total interest, pay-
  215.                       ment principle, total principle and balance due.  
  216.                       Plus, it calculates your monthly payment amount 
  217.                       and final payment, which is usually different.  
  218.                       It also allows you to change any value at a key-
  219.                       stroke for quick loan comparison.  Program file-
  220.                       name -- QUIK.COM
  221.  
  222.          STOCK BROKER -- Keep track of stock transactions and compare 
  223.                          your portfolio to the performance of the Dow 
  224.                          Jones Industrials.  Stock Broker also pro-
  225.                          duces printouts and allows you to open as 
  226.                          many data files as you like.  Program file-
  227.                          name -- STOCKS.EXE
  228.  
  229.  
  230.  
  231.                                       5
  232.  
  233.    
  234.          Note:  Before continuing, please make a working copy of your 
  235.                 Home Management II distribution diskette.  To do this, 
  236.                 first format a blank disk.  Then place your Home Man-
  237.                 agement II distribution diskette in drive A and your 
  238.                 newly formatted diskette in drive B (if you have two 
  239.                 drives).  Type copy *.*. If you have one drive, use 
  240.                 the DISKCOPY command as explained in your computer's 
  241.                 users guide.  After the files have all copied onto the 
  242.                 new diskettes, label them, and store your distribution 
  243.                 diskettes in a safe place.
  244.  
  245.  
  246.                                 PROGRAM MANUAL
  247.  
  248.               Each Home Management II program is easy to learn and 
  249.          use.  However, please read all instructions carefully before 
  250.          you attempt to run any program.  Then read the instructions 
  251.          again as you are running the program for the first time.
  252.  
  253.  
  254.                                RUNNING A PROGRAM
  255.  
  256.               All programs in Home Management II are run from DOS. 
  257.          Each main program is contained in a file with a .COM or an 
  258.          .EXE extension.  To run a program make sure the disk is in 
  259.          the logged drive.  Then type the filename of the program you 
  260.          wish to run (without the extension) and press <ENTER>.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                                     BUDGET
  265.  
  266.               More than a simple checkbook ledger and balancing aid, 
  267.          Budget is a sophisticated and easy-to-use tool for keeping 
  268.          track of one's checking payments and deposits and for per-
  269.          forming budgetary analysis.  It allows the user to enter 
  270.          checks and deposits and to sort and analyze them by category 
  271.          and/or month.  A combination of graphic data display and 
  272.          printout options facilitates comparison of spending habits, 
  273.          so the user can easily determine where he's spending his mon-
  274.          ey, in which areas he can expand his own personal or family 
  275.          budget, and in which areas expenses can be trimmed.  In addi-
  276.          tion, since the spending categories are user-defined, Budget 
  277.          can also be used as a tax-preparation aid.  Finally, for 
  278.          those users with various income categories, similar analysis 
  279.          can be performed on deposits.  In fact, Budget is so flexible 
  280.          that small businesses can use it to record and analyze sales 
  281.          and expenses.  And oh yes, Budget does incredibly simplify 
  282.          reconciling your bank statement and checkbook balance.
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.                                       6
  288.  
  289.    
  290.                                  Version 3.30
  291.  
  292.               Many new features have been incorporated into version 
  293.          3.30 of Budget.  In addition, bugs uncovered in previous ver-
  294.          sions have been corrected.  However, users of Budget versions 
  295.          earlier than 2.00 must convert the data files EXPENSES.NAM, 
  296.          DEPOSITS.NAM and CHECK.DAT to the version 3.30 format.  To do 
  297.          this, copy the conversion program BUDCON.COM onto the disk 
  298.          which contains your Budget data files.  Then from DOS type 
  299.          Budcon, followed by <ENTER>.  Budcon will automatically con-
  300.          vert your data files to the new format.  If you have not used 
  301.          versions earlier than 2.00, DO NOT run Budcon.  Version 3.30 
  302.          is compatible with 2.00, and so users of that version should 
  303.          not run Budcon.
  304.  
  305.  
  306.                                 Getting Started
  307.  
  308.               Budget is completely menu-driven, so it is quite easy to 
  309.          learn.  It is also extremely flexible, but this means that 
  310.          you must customize it for you own use by defining the various 
  311.          expenses and deposits categories.  Each time you record a 
  312.          check or a deposit, you must assign it to a category.  Your 
  313.          expenses categories, for example, might include mortgage, 
  314.          electric, newspaper, credit cards, etc.  You may also desig-
  315.          nate various deposits categories for various sources of in-
  316.          come:  husband's employment, wife's employment, tax refunds, 
  317.          self-employment, etc.  You will need to define these cate-
  318.          gories the first time you run the program.
  319.  
  320.               It is a good idea to maintain a disk exclusively for 
  321.          your Budget program files.  That way, as you record more 
  322.          items and the files in which they are stored grow larger, you 
  323.          won't risk running out of disk space.  So before you begin, 
  324.          if you have not already done so, copy all the Budget files 
  325.          from your Home Management II distribution disk onto a newly 
  326.          formatted blank disk.  If you have a hard disk, you should 
  327.          create a subdirectory just for your Budget files.  The fol-
  328.          lowing files should all be copied.
  329.  
  330.  
  331.           BUDGET.COM
  332.           EXPENSES.NAM
  333.           DEPOSITS.NAM
  334.           CHECK.DAT
  335.           BANK.DAT
  336.           CODE.DAT
  337.           HM2.SCR
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.                                       7
  343.  
  344.    
  345.               The file BUDGET.COM contains the main program, 
  346.          EXPENSES.NAM and DEPOSITS.NAM will contain your expenses and 
  347.          deposits category names (for the default account), respec-
  348.          tively, and CHECK.DAT and BANK.DAT will contain your expenses 
  349.          and deposits entries, respectively for the default account.  
  350.          CODE.DAT will contain your password should you choose to en-
  351.          code your data, which, by the way, you probably should.
  352.  
  353.               After all seven files have copied, place your new Budget 
  354.          working disk in the logged drive.  You will also want to keep 
  355.          a backup copy of this disk, since it will contain all the in-
  356.          formation you enter.  Budget does not automatically make 
  357.          backup copies of data files, as WordStar and many other word 
  358.          processors do.  Since sometimes an entire disk can become 
  359.          scrambled, backup copies of files on the same disk as the 
  360.          originals are worse than useless, because they may create a 
  361.          false sense of security.  Make sure you keep a backup disk -- 
  362.          and this should not be your Home Management II distribution 
  363.          disk -- which you update after every session with Budget.  We 
  364.          cannot overemphasize the importance of this habit, especially 
  365.          since it concerns your financial records.
  366.  
  367.               To begin the program, type BUDGET.  You will be asked
  368.          if the currently logged date is correct.  If it is not, enter
  369.          N.  Enter the month, day, and year, SEPARATED BY COMMAS (not
  370.          dashes).  For example, August 1, 1991 should be entered as
  371.          8,1,91.  If the information is not in entered in this format
  372.          it must be reentered.  Press <ENTER>, confirm that the date is
  373.          correct, and press Y.  If it is not correct, press N and you'll
  374.          be given another chance.
  375.  
  376.               Next the main menu will be displayed.  Since we want to 
  377.          define your expenses and deposits categories, press 4.  Se-
  378.          lect either Expenses or Deposits Categories.  Each current 
  379.          category name (they will be blank at this point) will be dis-
  380.          played, followed by a prompt asking for the new name.  Type 
  381.          in the new name exactly as you want it to appear, but none 
  382.          may be longer than 18 characters.  Press <ENTER>.  You may de-
  383.          fine up to 53 expenses categories (the 54th is reserved for 
  384.          totaling all expenses categories), although you may leave as 
  385.          many blank as you wish.  Continue until you have defined as 
  386.          many categories as you want.  If you have less than 53 ex-
  387.          penses categories to name, at the prompt following your last 
  388.          entry, type <ENTER>.  Your entries will be stored, and then 
  389.          you should proceed to define your deposits categories.  Fol-
  390.          low exactly the same procedure here, except that there are 
  391.          only 29 possible categories to name, with the 30th again re-
  392.          served for totals.
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.                                       8
  398.  
  399.    
  400.               Later you may want to modify existing categories or, if 
  401.          you have any blank ones remaining, add new ones.  For any 
  402.          category you wish to leave unchanged, press <ENTER> only at 
  403.          the prompt.  If you modify your categories later, remember 
  404.          that you'll also have to modify the check or deposit entries 
  405.          originally included in that category so that they may be ac-
  406.          curately analyzed.  To delete a category, at the prompt press 
  407.          the space bar, followed by <ENTER>.
  408.  
  409.               It's a good idea to decide on your categories and write 
  410.          them down before you attempt to define them in the program.  
  411.          Careful planning now may save reorganization later.  Also, 
  412.          plan your categories especially with taxes in mind.  All 
  413.          types of tax deductible items, for example, such as chari-
  414.          table contributions, state and local taxes, employee business 
  415.          expenses, etc., should receive their own categories.  Then at 
  416.          the end of the year these items will be separately totaled, 
  417.          making it easier to fill out your tax forms.  Also, use one 
  418.          category for recording bank charges, and make sure you keep 
  419.          automatic payments from your account in mind as well.
  420.  
  421.               Remember that at the beginning of a new year you will 
  422.          want to begin Budget again from the start.  It's best to keep 
  423.          one Budget disk, with all seven files on it, for each year of 
  424.          record-keeping, or alternatively, open a new  account for 
  425.          each year on the same disk.  If you don't do this the pur-
  426.          poses of the program will largely be defeated, since it sorts 
  427.          entries by month.
  428.  
  429.  
  430.                                Entering Deposits
  431.  
  432.               To enter deposits, from the main menu type 2.  A second 
  433.          menu will appear (the "Data Menu").  Type 2, and you will be 
  434.          all set to enter more deposits.  For each deposit you will be 
  435.          asked the month, amount and category of the deposit.  Enter 
  436.          the information, and when you are finished press <ENTER> only 
  437.          at the following prompt.  Your entries will be stored, and 
  438.          you will be returned to the data menu.
  439.  
  440.               If you enter duplicate deposits, Budget automatically 
  441.          flags them and asks if you want to delete either one or re-
  442.          tain both.  If you wish to correct an erroneous entry, there 
  443.          are two ways to do it.  First, you may let the incorrect in-
  444.          formation stand and correct it later.  To to this, from the 
  445.          data menu type 3, and you will be asked the date, amount and 
  446.          category of the entry you wish to correct.  Budget will lo-
  447.          cate the erroneous entry, display it on the screen, and 
  448.          prompt you for the correct information.  Or you can correct 
  449.          the data as you enter it.  To do this, press the up arrow key 
  450.          on the numeric keyboard until the cursor is on the line with 
  451.          the incorrect entry.  Then retype the correct information.  
  452.          To backspace on the same line, press the DEL key (not the 
  453.          BACKSPACE key) the required number of times.
  454.  
  455.                                       9
  456.  
  457.  
  458.               If you are entering deposits for the first time, your 
  459.          first entry should be the amount in your checking account im-
  460.          mediately preceding the first check you will record.  For ex-
  461.          ample, suppose the first check you will enter is number 256.  
  462.          Your first deposit entry should then be the amount of your 
  463.          checkbook balance just before you wrote that check.
  464.  
  465.               The screen will display only 15 deposit categories at 
  466.          one time.  To view categories 16-30, at any of the prompts 
  467.          enter <ENTER>.  To view categories 1-15 again enter <ENTER>.  A 
  468.          category name and number need not be displayed to be entered; 
  469.          they are displayed simply for your convenience in remembering 
  470.          them.
  471.  
  472.  
  473.                                 Entering Checks
  474.  
  475.               Entering checks is quite similar to entering deposits.  
  476.          From the main menu, type 1.  The data menu will appear; type 
  477.          2.  For each check you must enter check number, month, amount 
  478.          and category.  After you've entered all your checks, press 
  479.          <ENTER> only at the following prompt.  Your entries will be 
  480.          stored, and you will be returned to the data menu.
  481.  
  482.               To correct errors, again you have two choices.  The 
  483.          first one is to correct the entry as you are entering it, 
  484.          using the the up arrow key and the DEL key as when correcting 
  485.          deposits entries.  The second is to correct it later.  To do 
  486.          this, from the data menu enter 3.  You will be asked the 
  487.          check number to be corrected.  After you've entered this in-
  488.          formation, Budget will locate the erroneous entry, display it 
  489.          on the screen, and prompt you for the correct information.  
  490.          Budget also will automatically flag duplicate checks and dis-
  491.          play them, asking you to delete one or both.
  492.  
  493.               Remember to enter all bank charges and automatic pay-
  494.          ments deducted from your account.  You must assign a check 
  495.          number to each of these too (since Budget uses these number 
  496.          for sorting purposes), so assign numbers here that none of 
  497.          your checks already has.  The same holds for cash payments 
  498.          that you may wish to enter.  If you want to split a payment 
  499.          between two categories, the best way to do it is to assign 
  500.          part of the payment to the actual check number and the other 
  501.          part to a fictitious number.
  502.  
  503.               Twenty-seven expenses categories will be displayed on 
  504.          the screen at one time.  To view categories 28-54, enter 
  505.          <ENTER> at any prompt.  To again view categories 1-27, enter 
  506.          <ENTER>.  A category name and number need not be displayed to 
  507.          be entered as data for an expense.
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.                                       10
  513.  
  514.    
  515.                                 Analyzing Data
  516.  
  517.               To analyze your checking account data, from the main 
  518.          menu type 1 if you want to analyze payments or 2 if you want 
  519.          to analyze deposits.  Then from the data menu, type 1.  You 
  520.          will be given a choice of printing some or all payment/depos-
  521.          it entries or continuing on to your choice of category.  To 
  522.          perform the analysis, type 2.  Next you must choose the cate-
  523.          gory you wish to analyze.  Type the number corresponding to 
  524.          your choice, followed by <ENTER>.  Monthly subtotals and year-
  525.          ly totals to date for that category will be displayed.
  526.  
  527.               To further analyze your data, press any key.  You will 
  528.          be presented with 5 new options, two of which permit further 
  529.          data analysis.  Type 2 to view a list of all entries in the 
  530.          category under analysis.  You may list the entries on the 
  531.          screen only, or you may also request a printout.  This list 
  532.          will show all the available information on each entry under 
  533.          that category.  Press any key to continue.  Next, you may 
  534.          type 3, and a bar graph will appear comparing total entries 
  535.          in that category in each month of the year.  This is useful 
  536.          for a quick comparison of monthly income and spending pat-
  537.          terns in any or all categories.
  538.  
  539.               When listing checks or deposits, Budget allows you to 
  540.          view the previous screenful of checks or deposits, as well as 
  541.          the first screenful and the last.  When listing either checks 
  542.          or deposits, to view the previous screen, press PG UP at the 
  543.          prompt.  To view the first screenful of checks or deposits, 
  544.          press HOME (7 on the numeric keypad).  To view the last 
  545.          screenful, press END (1 on the numeric keypad).
  546.  
  547.               Special note to Sanyo 550/555 users:  To view the last 
  548.          screenful of checks, do not press LF (1 on the numeric key-
  549.          pad).  This executes a line feed and causes problems for the 
  550.          display.  Instead, press the down arrow (5 on the keypad).
  551.  
  552.               To analyze data in a different category, type 1.  Follow 
  553.          the above steps for data analysis on this new category.
  554.  
  555.               Budget is designed to display your spending and income 
  556.          patterns clearly so that you may easily analyze your finan-
  557.          cial affairs and plan accordingly.  It allows you to see 
  558.          where your money is coming from and where it is going, and 
  559.          when.  This facilitates more informed decisions regarding 
  560.          your finances and, if used carefully, may even assist in de-
  561.          termining how and where you can save.  You may be surprised 
  562.          to discover where you are actually spending some of your mon-
  563.          ey and where greater economy is possible.
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.                                       11
  569.  
  570.    
  571.                                Printout Options
  572.  
  573.               To assist in data analysis Budget permits several print-
  574.          out options.  First, you may print a list of total entries by 
  575.          month in some or all deposits or expenses categories.  To do 
  576.          so, from the data menu type 1.  At the next prompt, type 1 
  577.          again.  You must tell Budget how many categories you want 
  578.          printed, 1 to 54 for expenses, 1 to 30 for deposits.  The 
  579.          categories will always be printed starting with the first one 
  580.          and continuing through the number you specify.  Make sure 
  581.          your printer is ready to go. If you'll be printing more than 
  582.          4 categories, the program will wait for you to press a key 
  583.          after every fourth category is printed.  This allows you to 
  584.          insert a new sheet of paper if you are not using continuous 
  585.          form paper.  The printout will list total entries in each 
  586.          month in the categories selected.  Upon completion of this 
  587.          you will be returned to the main menu.
  588.  
  589.               You may also print a list of all entries for the year in 
  590.          any category.  To do this, from the data menu type 1, and 
  591.          then type 2 at the following prompt.  Enter your choice of 
  592.          category, press  <ENTER>, and the listing of entries in that 
  593.          category for each month will be displayed.  Press any key to 
  594.          continue.  Now you are given 5 options again.  Type 2.  Make 
  595.          sure your printer is ready to go, and type P.  will receive a 
  596.          printout and screen listing of all entries for that category.
  597.  
  598.               Finally, you may also print a list of outstanding 
  599.          checks.  For instructions on how to do this consult the sec-
  600.          tion of this manual on reconciling your bank statement.
  601.  
  602.  
  603.                              Checking Your Balance
  604.  
  605.               To check your current balance, from the main menu type 
  606.          3.  The sum of all your deposits and the sum of your checks 
  607.          will appear on the screen, followed by your balance.  Press 
  608.          any key to return to the main menu.  This option is most use-
  609.          ful after you've reconciled your bank statement and you want 
  610.          to make sure the balance listed in your checkbook is correct.
  611.  
  612.  
  613.                         Reconciling Your Bank Statement
  614.  
  615.               One of Budget's nicest features is that it allows you to 
  616.          painlessly and quickly reconcile your bank statement and 
  617.          checkbook balance.  Because the program flags outstanding 
  618.          checks and automatically determines your actual account bal-
  619.          ance (the figure on your statement) and your true balance 
  620.          (the figure in your checkbook), most of the work involved in 
  621.          this dreaded chore is handled with ease.  Budget does not 
  622.          simply duplicate on the screen what you could do on paper 
  623.          (like some programs do).  Rather, it handles 90% of the job 
  624.          itself.
  625.  
  626.                                       12
  627.  
  628.  
  629.               Before you attempt to reconcile your bank statement, 
  630.          make sure you have entered every check, deposit, automatic 
  631.          payment and bank charge affecting your account. Bank charges 
  632.          and automatic payments must be assigned a check number.  
  633.          Choose numbers for them, say from 1 to 100, that will not be 
  634.          assigned to checks.  Do not attempt to reconcile your account 
  635.          until you are sure all payments and deposits have been re-
  636.          corded.
  637.  
  638.               After you have recorded all payments and deposits, from 
  639.          the main menu enter 6.  Budget will select those checks still 
  640.          outstanding and present them to you one at a time.  With your 
  641.          bank statement in front of you, verify that each check has 
  642.          cleared.  You may want to mark off each check on your state-
  643.          ment as you go.  For each check that has not cleared, enter 
  644.          N.  For each check that has cleared enter Y.  Please do this 
  645.          carefully, for if you tell Budget that a check has cleared 
  646.          when it has not, you cannot go back and change it.  On the 
  647.          other hand, if you miss one, and tell Budget that it has not 
  648.          cleared when it has, you can go back later and report it 
  649.          cleared by running through the whole procedure again.
  650.  
  651.               Next Budget will list all your outstanding checks.  You 
  652.          may also request a printout of these, which is a good idea 
  653.          especially if you have more than 22 of them, since in that 
  654.          case the first ones will scroll right off the screen.  Com-
  655.          pare this list with your checkbook to make sure they agree.  
  656.          When finished, press any key to continue.
  657.  
  658.               After you've finished with this, you must enter all out-
  659.          standing deposits.  You may enter as many as 20 of these, one 
  660.          at a time.  Budget will prompt you.  After you've entered all 
  661.          outstanding deposits, press <ENTER> only at the following 
  662.          prompt.
  663.  
  664.               Finally, the total dollar amount of outstanding checks 
  665.          and outstanding deposits will appear on the screen, followed 
  666.          by your actual account balance.  This figure should agree 
  667.          with the ending balance shown on your bank statement.  Remem-
  668.          ber that your actual balance shown will not agree with the 
  669.          balance shown in your checkbook unless you have no out-
  670.          standing checks and deposits.  In addition, remember that 
  671.          your actual balance will not be equal to your outstanding de-
  672.          posits minus outstanding checks.
  673.  
  674.  
  675.                  What to do if Your Bank Statement and Actual
  676.                               Balance Don't Agree
  677.  
  678.               If the figures don't agree, check the following:
  679.  
  680.               1. Did you record all deposits?
  681.               2. Did you record all checks, automatic payments and 
  682.                  bank charges?
  683.  
  684.                                       13
  685.  
  686.  
  687.               3. Have any checks cleared that Budget has as outstand-
  688.                  ing?
  689.               4. Are any checks outstanding that Budget has as 
  690.                  cleared?
  691.               5. Did you list the outstanding deposits correctly?
  692.               6. Do the amounts listed on your statement for each 
  693.                  check and deposit agree with your records?
  694.  
  695.               If there are no errors in any of these six areas, check 
  696.          with your bank to make sure they haven't made any errors.  
  697.          Also, remember that you still must double-check the arithme-
  698.          tic in your checkbook.  No program can do that for you.
  699.  
  700.               After you've finished reconciling your bank statement, 
  701.          check the balance in your checkbook and your balance recorded 
  702.          in Budget to make sure they agree.
  703.  
  704.  
  705.                                  Encoding Data
  706.  
  707.               Budget allows you to encode your expenses and deposits 
  708.          data for all accounts so that no one but you has access to
  709.          that information.  All entries are stored in the files
  710.          CHECK.DAT and BANK.DAT (for the dafault account), and if
  711.          these files are not encoded anyone can list on the computer
  712.          screen the information contained in them, and the files can
  713.          also be printed.  And both of these can be done without ac-
  714.          cess to the main program itself.  But encoding the data not
  715.          only makes it unreadable by the main program, it also makes
  716.          it appear as gibberish on the screen and prevents printing it.
  717.          To be useful it must be decoded, and you will select a secret
  718.          password so that you alone are able to decode it.
  719.  
  720.               To encode the data, from the main menu type 5.  At the 
  721.          next menu prompt type 1.  Your data will be encoded.  To de-
  722.          code it, type 2 at the prompt.  If you have not selected a 
  723.          password, you will be asked to do so.  Choose a four-numeral 
  724.          password (3333, 4297, etc.), and enter it, followed by 
  725.          <ENTER>.  For security reasons your password will not appear 
  726.          on the screen as you type it.  Also, the first time you enter 
  727.          a password you will be asked to verify it by entering it a 
  728.          second time.  Once you've selected your password, you must 
  729.          enter it to decode your data.  It's best to select a password 
  730.          even if you're not sure you will use this feature.  But make 
  731.          sure you either remember your password, or better yet, write 
  732.          it down and keep it at work or someplace other than with your 
  733.          computer paraphernalia.
  734.  
  735.               Note:  If you cannot remember your password, a program 
  736.                      is available from MVP Software that will recover 
  737.                      it for you.  To receive this program send a blank 
  738.                      SS formatted disk, plus a $5.00 shipping and 
  739.                      handling fee, or send $8.00 and no disk, to MVP 
  740.                      Software.  Request the "Budget password recovery" 
  741.                      program.
  742.  
  743.                                       14
  744.  
  745.  
  746.    
  747.               To change your password, enter * at the prompt asking 
  748.          for the old password.  You will be asked to enter your old 
  749.          one (so the program is sure that you are making the change) 
  750.          and choose a new one.  Make sure you then remember the new 
  751.          one.
  752.  
  753.  
  754.                             Using Multiple Accounts
  755.  
  756.               Version 3.30 allows you to use as many accounts as you 
  757.          would like.  This is especially useful if you have multiple 
  758.          checking accounts or different people use the program on the 
  759.          same computer.  You also may use this feature to open a new 
  760.          account for each new year.  All new accounts that you create
  761.          can be encoded.
  762.  
  763.               To select an alternative account, from the main menu se-
  764.          lect 7.  You will be asked to choose (or name) a new account 
  765.          by entering filenames for both the expenses and deposits data 
  766.          files.  The filenames you choose must be eight or less char-
  767.          acters long and must not have an extension.  Budget will sup-
  768.          ply the extension for you.  To select the default account 
  769.          files (BANK.DAT and CHECK.DAT), simply press <ENTER> at the 
  770.          prompts.
  771.  
  772.               Once you select your new account, you will be returned 
  773.          to the main menu.  Notice that your new filenames are listed 
  774.          at the top of the screen as the logged accounts.  All proces-
  775.          sing will now be done using those files.  Remember that the 
  776.          first thing that you should do when opening a new account for 
  777.          the first time is define your expenses and deposits catego-
  778.          ries.
  779.  
  780.               You may switch back and forth between accounts as many 
  781.          times as you like within a Budget work session.
  782.  
  783.  
  784.                          Choosing New Default Account
  785.  
  786.               At the beginning of a new year, or whenever appropriate,
  787.          you will want to change your default account.  Choosing menu
  788.          item #8 will do this automatically for you.  When you choose
  789.          this option, the program will ask you to choose a filename in
  790.          which it will store data from the current default expenses and
  791.          deposits accounts.  Choose these names, and the program will do
  792.          the rest.  Your category names will be retained in the new
  793.          default account.
  794.  
  795.          Your newly renamed accounts then can be accessed by choosing
  796.          them as optional accounts.
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.                                       15
  802.  
  803.    
  804.          Suggestion:  At the beginning of each new year, choose new
  805.          default accounts and rename your old accounts for the year
  806.          that just ended.  For example, you might name the deposits
  807.          account for 1990 "BANK90" and the expenses account for 1990
  808.          "CHECK90".  Do not choose filename extensions; the program
  809.          must do this itself.
  810.  
  811.               BUDGET allows you to choose any legal filename of eight
  812.          characters or less, unless such a file already exists on the drive.
  813.  
  814.  
  815.                                 Exiting Budget
  816.  
  817.               Budget may be exited at any time by pressing Function 
  818.          Key 1, or by entering 9 from the main menu.  Pressing F1 re-
  819.          turns you to DOS, but this allows Budget to remain in memory.  
  820.          For this feature to work correctly the file COMMAND.COM from 
  821.          your system disk must be present on your Budget disk.  You 
  822.          may then run any other program and return to Budget simply by 
  823.          entering EXIT <ENTER> at the DOS prompt.  However, use caution 
  824.          when doing this.  Never exit Budget until all data is proper-
  825.          ly written to disk.  And remember that when the program re-
  826.          mains memory-resident this uses more than 90K of memory.  Ex-
  827.          iting by entering 8 from the main menu removes Budget from 
  828.          memory.
  829.  
  830.  
  831.                                 Error Messages
  832.  
  833.               There are two types of error messages you may encounter 
  834.          in running Budget.  The first is "Budget overlay file(s) not 
  835.          found.  Program terminated."  This means that one or more of 
  836.          the files EXPENSES.NAM, DEPOSITS.NAM, CODE.DAT, CHECK.DAT, 
  837.          BANK.DAT or a new file you have created is not on the disk in 
  838.          the logged drive.  Correct the problem and restart Budget.
  839.  
  840.               You also may run into a "Bad file data" error.  When 
  841.          this happens it is due to one of two problems.  The first 
  842.          one, and the worst, is that your data files (CHECK.DAT and 
  843.          BANK.DAT for the default account) have become corrupted.  
  844.          Copy the data files from your backup disks onto your working 
  845.          Budget disk.  The other cause of this message is not so seri-
  846.          ous.  To encode your data files, you must have made at least 
  847.          several data entries into both your expenses and deposits 
  848.          categories.  Do not attempt to encode your data files until 
  849.          you have done so.  If you do, you will get this error mes-
  850.          sage.
  851.  
  852.  
  853.  
  854.                                       16
  855.  
  856.    
  857.                      What to do if You Encounter Problems
  858.  
  859.               If questions or problems arise in using Budget, first 
  860.          get as clear as you can on the precise nature of the problem:  
  861.          Where in the program does it occur?  What were you doing when 
  862.          it occurred?  What do you think might be causing it?  Consult 
  863.          your Home Management II user's manual first to resolve the 
  864.          problem.  If no help is forthcoming there, call or write MVP 
  865.          Software.  If we cannot solve your problem immediately, we 
  866.          will contact you as soon as possible with the solution, 
  867.          usually within a few days.  We are a service-oriented com-
  868.          pany, and we want 100% customer satisfaction.
  869.  
  870.               If you have suggestions for improvements in Budget or 
  871.          any other Home Management II programs, drop us a note.  We 
  872.          are continually improving our products, and remember that as 
  873.          a customer you are entitled to any new versions of Home Man-
  874.          agement II at 50% off the price of the upgraded package.  If, 
  875.          however, we incorporate any significant suggestions which you 
  876.          are the first to make, you will be entitled to the new up-
  877.          grade free (if you have already purchased the previous ver-
  878.          sion).
  879.  
  880.               We are serious about being responsive to the needs of 
  881.          our customers.
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.                                   TYPEWRITER
  888.  
  889.               Useful for filling out forms, writing short notes, or 
  890.          whenever you don't want to fire up a full-scale word pro-
  891.          cessing program, Typewriter is quite simple to operate.  You 
  892.          set margins and spacing (single, double or triple) between 
  893.          lines only, and for these Typewriter will prompt you.  Enter 
  894.          data just as you would on your typewriter. Since your input 
  895.          is not sent to the printer until you press <ENTER>, Typewriter 
  896.          functions much like a memory typewriter, allowing you to make 
  897.          corrections before printing.  Corrections must be made before 
  898.          the data is sent to the printer.  To correct an error, delete 
  899.          the erroneous data using the backspace key, and retype the 
  900.          line from that point.  When you are finished, hit ESC to ter-
  901.          minate the program and return to the operating system.
  902.  
  903.               Before using Typewriter turn on your printer and put in 
  904.          a piece of paper.  If you are using a daisy wheel printer, 
  905.          make sure your paper is set at the initial print position, 
  906.          and make sure that the spacing switch is properly set and the 
  907.          proper daisy wheel is in place.  You will notice that Type-
  908.          writer does not have many features found on a regular Type-
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.                                       17
  914.  
  915.    
  916.          writer.  For example, it has no tabs or margin release.  The 
  917.          program is designed to be used primarily to fill out forms 
  918.          and write short notes.  For anything more involved you would 
  919.          probably want to use a word processor anyway.  Since the pri-
  920.          mary purpose of Typewriter is to save time and type short 
  921.          items, we have kept extra features to a minimum.  This means 
  922.          that to use it there is practically nothing you have to re-
  923.          member.
  924.  
  925.               The ruler line at the top of the page tells how much you 
  926.          have typed on a line and how much more you can type.  When 
  927.          you reach the right margin no more characters will be en-
  928.          tered.  If you fail to catch an error until after it has al-
  929.          ready been printed, move the paper back to the line in which 
  930.          the error occurred, space over to the spot directly beneath 
  931.          the error, and type the correct letter(s).  Do not retype 
  932.          anything other than the incorrect characters.  Press <ENTER>.  
  933.          The correct letters will be then be printed.  Of course you 
  934.          must blank out the incorrect characters with correction fluid 
  935.          before printing the correct ones.
  936.  
  937.               To change the margins or spacing without exiting Type-
  938.          writer, press CTRL - A.
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.                         PERSONAL BUDGET PLANNING (PBP)
  945.  
  946.               One of the most important, and most neglected, areas of 
  947.          personal financial planning is constructing an accurate, 
  948.          workable budget.  The difficulties include the complexity of 
  949.          the task, remembering all the various categories of expenses, 
  950.          allocating money to each category, and the mathematical cal-
  951.          culations involved, among other things.  PBP prompts you 
  952.          through this task and does most of the work for you.  It is 
  953.          easiest to describe how the program works by running through 
  954.          each of its steps.
  955.  
  956.  
  957.                        Step 1 -- select budgeting period
  958.  
  959.               You will be asked to select a budgeting period from the 
  960.          following four options:  1 - weekly, 2 - biweekly, 3 - semi-
  961.          monthly, 4 - monthly.  Select the period that most readily 
  962.          lends itself to budgetary planning.  This may be according to 
  963.          how you are paid, so that if you receive paychecks twice a 
  964.          month, for example, you may want to select 3.  On the other 
  965.          hand, you may have quite a few monthly expenses, such as rent 
  966.          or mortgage, electric, gas, phone, loan payments, etc., and 
  967.          so a monthly budgeting period may be more appropriate.  In 
  968.          any case, select the option with which you can work the easi-
  969.          est.  The program will automatically extrapolate for you over 
  970.          a year's time.
  971.  
  972.                                       18
  973.  
  974.  
  975.                                Step 2 -- income
  976.  
  977.               You will be asked to enter your income for the budgetary 
  978.          period you have selected.  At each prompt, enter the appro-
  979.          priate amount in dollars, without commas.  First enter gross 
  980.          salary/wages for your budgeting period, then enter other in-
  981.          come.  If you have quarterly or yearly income, estimate how 
  982.          much of it you receive in a budgeting period, and enter that.  
  983.          Make sure you enter interest, investment returns and the 
  984.          like.
  985.  
  986.  
  987.                          Step 3 -- paycheck deductions
  988.  
  989.               Enter the following paycheck deductions:  federal income 
  990.          tax, state and local tax, social security, unemployment in-
  991.          surance, health insurance, life insurance, contributions and 
  992.          other deductions.  Again enter dollar amounts only and use no 
  993.          commas.  For each entry of zero, simply press <ENTER>.
  994.  
  995.  
  996.                            Step 4 -- fixed expenses
  997.  
  998.               Expenses are divided into two categories:  fixed and 
  999.          variable.  Fixed expenses are those that are the same when 
  1000.          each payment is due.  Make sure these are entered accurately.  
  1001.          Fixed expenses include rent/mortgage, life insurance, health 
  1002.          insurance, house insurance, auto insurance, car payments, 
  1003.          loan payments, trash removal, cable TV and other fixed 
  1004.          expenses.
  1005.  
  1006.               Following step four you will be shown your totals so 
  1007.          far, including spendable income, which is the amount of money 
  1008.          remaining after paycheck deductions and fixed expenses are 
  1009.          subtracted from your gross income.  Press P when you are 
  1010.          ready to continue to variable expenses.
  1011.  
  1012.  
  1013.                           Step 5 -- variable expenses
  1014.  
  1015.               This is where the rubber hits the road in planning your 
  1016.          budget, since this is where careful planning is most effec-
  1017.          tive in saving money.  Most of us can't do much about the 
  1018.          categories of income, paycheck deductions and fixed expenses, 
  1019.          but most of us can control variable expenses better than we 
  1020.          actually do.  It is here that PBP is most effective.
  1021.  
  1022.               It works like this.  In the first round you will be 
  1023.          asked to enter figures for many variable expenses categories.  
  1024.          Don't be too concerned with accuracy in this round; just take 
  1025.          a good guess if you aren't sure of the actual amount.  How-
  1026.          ever, don't enter zero unless you are sure you spend nothing 
  1027.          in that category over the whole year.  Later on, when you re-
  1028.          fine your guesses, any category in which a zero is entered 
  1029.          will be eliminated.  Thus if you have doubts, enter at least $1.
  1030.  
  1031.                                       19
  1032.  
  1033.    
  1034.               After the final entry, you will be given your total var-
  1035.          iable expenses for the first round, your total spendable in-
  1036.          come, and the difference.  Press P to begin round two.
  1037.  
  1038.               In round two you will be given the chance to refine your 
  1039.          budget.  The difference between your spendable income and 
  1040.          variable expenses has been prorated over all the remaining 
  1041.          categories of variable expenses (i.e, those with entries 
  1042.          greater than zero).  For each category, the amount presently 
  1043.          recorded for it will be displayed, and you will be asked if 
  1044.          it is correct.  If it is, press Y.  If not, press N.  Then 
  1045.          enter the correct amount.  You will be asked if you want this 
  1046.          `account' (category) frozen at that amount.  Press Y only if 
  1047.          you are sure the amount is correct.  Doing so removes it from 
  1048.          further refinement, and so you will not be able to make 
  1049.          changes.  If you aren't sure, press N.  This process will 
  1050.          continue for all categories with entries greater than zero.
  1051.  
  1052.               Round 3 is the same as round 2.  Continue with this pro-
  1053.          cess until all accounts are frozen.  Note that all of your 
  1054.          income must be accounted for.  Think realistically, and put 
  1055.          any excess in savings.  Sometimes PBP will prorate money over 
  1056.          accounts in a rather odd fashion.  If this happens, simply 
  1057.          enter the correct data.
  1058.  
  1059.               Following is a list of the variable expense categories:  
  1060.          food/ beverage, clothing, dry cleaning, barber/beauty, home 
  1061.          maintenance, home heat, water, electricity, telephone, 
  1062.          gas/oil, auto maintenance, fares/tolls/parking, dentist, phy-
  1063.          sician, drugs/sundries, school expenses, family allowance, 
  1064.          clubs/lodges, theater/sports, restaurants, other entertain-
  1065.          ment, mags./books/papers, sitters, childcare, vacation 
  1066.          savings, IRA, other savings, contributions and other expen-
  1067.          ses.
  1068.  
  1069.  
  1070.                                Step 6 -- results
  1071.  
  1072.               You will be given a detailed listing (printout optional) 
  1073.          of your budget and a bar graph (printout optional) of percen-
  1074.          tage of income each expense requires.  To analyze your bud-
  1075.          get, request a printout, since the information scrolls off 
  1076.          the screen rather rapidly.
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.                                    QUIK LOAN
  1083.  
  1084.               With Quik Loan you can easily list, print and amortize 
  1085.          loans, and with a few keystrokes change loan values for com-
  1086.          parison.  You must first enter the interest rate of the loan, 
  1087.          the number of payments per year, the number of years and the 
  1088.          loan principal.  Use no commas in your entries.
  1089.  
  1090.                                       20
  1091.  
  1092.    
  1093.               You will then be given the periodic payment amount.  If 
  1094.          you want an amortized listing, press Y at the following 
  1095.          prompt.  You may also request a printout of this listing.  
  1096.          The listing may be suspended at any point by pressing the 
  1097.          space bar.  Otherwise it will continue until it reaches the 
  1098.          end.  After the listing is completed you will be told the to-
  1099.          tal amount of all payments and the amount of the final pay-
  1100.          ment, which is usually different from the amount of the other 
  1101.          monthly payments.
  1102.  
  1103.               Now you may change loan values for comparison.  You may 
  1104.          change the interest rate, number of years, number of payments 
  1105.          per year, amount of the loan, or you may continue with the 
  1106.          same loan values or exit Quik Loan.  To change any loan val-
  1107.          ue, press the appropriate key.  Enter the new amount and 
  1108.          press <ENTER>.  When you have changed all the values you wish 
  1109.          to, press C.  You will then be given information on your new 
  1110.          loan.
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.                                  STOCK BROKER
  1117.  
  1118.               Investing in stocks is often exciting and, one hopes, 
  1119.          profitable.  But it also can be difficult to keep track of a 
  1120.          sizable portfolio.  Stock Broker helps you do just that.  It 
  1121.          evolved over a period of six years during which the author 
  1122.          was developing it as a tool to maintain records on his own 
  1123.          security investments -- records that should make buy/sell de-
  1124.          cisions easier and more intelligent.
  1125.  
  1126.  
  1127.                           What Does Stock Broker Do?
  1128.  
  1129.               When the program first loads, the initial screen asks 
  1130.          you to insert your data disk.  All of the main program loads 
  1131.          into memory, so once it is running all disk reads and writes 
  1132.          are for data.  If you are maintaining a separate disk for 
  1133.          Stock Broker (we recommend this), or if you are using a hard 
  1134.          disk, ignore this request.  If you keep a separate data disk, 
  1135.          insert it now into the logged drive.
  1136.  
  1137.               Once you enter data, Stock Broker will produce printouts 
  1138.          and analysis on screen.  These are of two sorts:
  1139.  
  1140.          (1) First, it identifies each security by name, stock ex-
  1141.              change code, total number of shares held, total cost and 
  1142.              the annual dividend rate per share.  It also summarizes 
  1143.              the following information:  total number of shares, total 
  1144.              cost and total annual dividend income.
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.                                       21
  1150.  
  1151.    
  1152.          (2) Second, it identifies each security by stock exchange 
  1153.              code, the current market price per share, the market val-
  1154.              ue -- taking into account a brokerage commission for the 
  1155.              sale, and the annual dividend in dollars and as a percen-
  1156.              tage of market value.  Summary data are provided for the 
  1157.              total number of shares, the total cost, the net total 
  1158.              gain or loss, the number of holdings worth less than 
  1159.              cost, the loss if only those holdings were sold, the to-
  1160.              tal annual dividend income and the cash reserve.
  1161.  
  1162.  
  1163.                               What Must the User Do?
  1164.  
  1165.                   Stock Broker is menu driven and easy to use.  First, 
  1166.              you must enter all relevant data concerning your current 
  1167.              portfolio.  The program will prompt you through this 
  1168.              task.
  1169.  
  1170.                   After that, on a regular basis (we recommend week-
  1171.              ly), you must update your data, again following the menu.  
  1172.              For a portfolio of about 35 stocks this takes no more 
  1173.              than 15 minutes, since updated information includes only 
  1174.              (1) the date, (2) the Dow Jones Industrial Index, and for 
  1175.              each stock, (3) the market price.  The program will then 
  1176.              give you the new information detailed above in printouts 
  1177.              and on-screen analysis.
  1178.  
  1179.                   In addition, whenever you acquire or dispose of a 
  1180.              security and whenever a capital gains dividend (but not 
  1181.              an income dividend) is distributed, appropriate changes 
  1182.              in the stock inventory as well as corresponding changes 
  1183.              in the cash reserve must be entered.  Stock dividends and 
  1184.              income dividend changes must also be recorded in the ap-
  1185.              propriate records.
  1186.  
  1187.                   The idea here is that the investor starts with a 
  1188.              fixed investment package made up of securities of vari-
  1189.              able market value, plus a cash reserve (usually a money 
  1190.              market fund or a bank account) of fixed dollar value.  
  1191.              Any purchase of sale of securities and any capital gains 
  1192.              distribution will change the cash reserve by the amount 
  1193.              involved in each case.
  1194.  
  1195.  
  1196.                     What Information Will Stock Broker Provide?
  1197.  
  1198.                   For each security, the summary printout indicates 
  1199.              the market price trend expressed as percent change -- an 
  1200.              indication of the price pattern.  It also indicates the 
  1201.              net gain or loss as a percent of cost, the annual div-
  1202.              idend dollar income to be expected, and that income ex-
  1203.              pressed as a percent of market value.  The summary data 
  1204.              shows which securities are worth less now than they were 
  1205.              at purchase and the maximum loss if only those securities 
  1206.              were sold.
  1207.  
  1208.                                       22
  1209.  
  1210.  
  1211.                   Stock Broker also calculates your personal Stock In-
  1212.              dex (SI).  This unique feature is the following ratio:
  1213.  
  1214.  
  1215.                   (cash reserve) + (market value of securities)
  1216.              SI = ---------------------------------------------
  1217.                      (Dow Jones Industrial Index) x (Factor)
  1218.  
  1219.  
  1220.                   The Factor is automatically calculated when the data 
  1221.              for the portfolio are first entered and after the arbi-
  1222.              trary cash reserve is designated.  Ideally the initial 
  1223.              Stock Index is set at 100.00.  After that the Stock Index 
  1224.              will vary, depending on the relative movement of the num-
  1225.              erator versus the denominator and will reflect the acumen 
  1226.              of the investor measured against the moving index of the 
  1227.              Dow Jones Industrials.
  1228.  
  1229.                   Since it is clear that changes in security markets 
  1230.              do not affect the cash reserve, the reserve should be 
  1231.              kept low if one believes the market in general is about 
  1232.              to rise, and vice versa.  The cash reserve is established 
  1233.              at the outset and could be set at zero, or even at a neg-
  1234.              ative number should the investment strategy be to acquire 
  1235.              securities on margin.  Changes in one's Stock Index 
  1236.              should force the investor to review his investment stra-
  1237.              tegy every time he updates his portfolio.  In other 
  1238.              words, your Stock Index, measured against the Dow Jones 
  1239.              Industrial Index, will tell you whether you are doing 
  1240.              better than the DJI, or whether you are doing worse.
  1241.  
  1242.                   But to maintain the validity of the formula it is 
  1243.              essential that any purchase or sale of securities, or any 
  1244.              capital gain distribution, be reflected in a correspond-
  1245.              ing change in the cash reserve.
  1246.  
  1247.                   In estimating market values of securities, it is 
  1248.              customary to multiply the market price per share by the 
  1249.              number of shares owned.  However, this does not give a 
  1250.              realistic value, as it ignores the brokerage sales com-
  1251.              mission.  Stock Broker permits the investor to select an 
  1252.              average value for the sales commission, measured as a 
  1253.              percentage of the "market value."  A figure of 2.5% is a 
  1254.              good estimate for a full service brokerage house (al-
  1255.              though some may charge more) handling small trades, while 
  1256.              1% is usually a good estimate for a discount broker.  If 
  1257.              the investor acts as his own broker, or if he wishes not 
  1258.              to figure in the commission, he may enter zero for this 
  1259.              figure.
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.                                       23
  1265.  
  1266.    
  1267.                                    Menu Options
  1268.  
  1269.                   After the stock data file has been loaded from disk, 
  1270.              a menu appears with several options.
  1271.  
  1272.  
  1273.              1. Enter New Stock Prices
  1274.              2. Review Data on Screen
  1275.              3. Proceed to Summaries
  1276.              4. Save Data to Disk
  1277.              5. Correct any Data Entries
  1278.              6. Delete a Holding
  1279.              7. Insert a New Holding
  1280.              8. Add a Capital Gain Distribution Dividend
  1281.              9. Print Basic Stock Inventory
  1282.              10. Return to Main Menu
  1283.  
  1284.  
  1285.                   1. provides for updating the market prices.  The new 
  1286.              prices will be compared with those in the file selected, 
  1287.              either the previous week, the start of the month or year, 
  1288.              or any base data.
  1289.  
  1290.                   2. provides for a review either of the data recov-
  1291.              ered from disk, or after new data are entered.  First it 
  1292.              prints to screen all of the entered data.  After that it 
  1293.              provides for a detailed review of any security, which 
  1294.              will be identified by its sequence number.
  1295.  
  1296.                   3. makes all of the summary calculations and then 
  1297.              gives the user an option to print a hardcopy.  After en-
  1298.              tering new price data the user should perform this op-
  1299.              tion.
  1300.  
  1301.                   4. saves the new data to disk.  This option must be 
  1302.              performed before Stock Broker is terminated or the new 
  1303.              data will not be saved.
  1304.  
  1305.                   5. is a provision to correct any entry; for changes 
  1306.              in a specific holding a submenu is offered.
  1307.  
  1308.                   6. and 7. handle total changes in specific invest-
  1309.              ment holdings.  But if only a part of a holding is sold, 
  1310.              or if an addition is made to an existing holding, this 
  1311.              should be treated as a correction to an entry and entered 
  1312.              using 5. above.
  1313.  
  1314.                   8. requires an addition to the cash reserve by the 
  1315.              amount of the capital gain distribution.
  1316.  
  1317.                   9. provides for an inventory printout.
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.                                       24
  1323.  
  1324.    
  1325.                   Additional submenus are generated whenever appropri-
  1326.              ate to facilitate program use.  The choices in these are 
  1327.              explained on screen as the program is running.  To exit 
  1328.              the program, you must always return to the main menu.  
  1329.              Never turn off your computer until after you exit the 
  1330.              program.  Failure to do this will cause loss of data.
  1331.  
  1332.                   Three sample Stock Broker data files are provided on 
  1333.              your Home Management II distribution diskettes.  These 
  1334.              are TEST1.STO, TEST2.STO and TEST3.STO (all Stock Broker 
  1335.              data files are automatically given a .STO extension).  We 
  1336.              recommend that you become familiar wth the program by 
  1337.              practicing on these before you enter your own data.
  1338.  
  1339.  
  1340. ------------------------------------------------------------------------------
  1341.  
  1342.                                   Order Form
  1343.  
  1344.          Here is my registration for Home Management II.  Please send me
  1345.          the latest version of the software, the printed manual and my
  1346.          free chess game disk.  I'm enclosing $29.95.
  1347.  
  1348.  
  1349.          Name ____________________________________________________
  1350.  
  1351.          Address _________________________________________________
  1352.  
  1353.          City, State, Zip ________________________________________
  1354.  
  1355.          Computer make and model _________________________________
  1356.  
  1357.          Disk size (circle one)       5-1/4"       3-1/2"
  1358.  
  1359.          For credit card orders only
  1360.  
  1361.          MC/Visa card number _____________________________________
  1362.  
  1363.          expiration date _________________________________________
  1364.  
  1365.  
  1366.