home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF134.ZIP / HN.EXE / lha / HOTNET.DOC next >
Text File  |  1991-04-12  |  58KB  |  2,145 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                                      H O T N E T
  16.  
  17.  
  18.                             Hotline Phone Calling/Tracking
  19.  
  20.                            A Networked Phone Support System
  21.  
  22.                                      Version 1.12
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                          Copyright 1990,1991 - Joey Robichaux
  46.                                   P.O. Box 91016-199
  47.                                 Baton Rouge, La. 70821
  48.                                     (504) 752-2620
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                                           1
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.           HotNet - Phone Support System
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.           BASICS
  68.  
  69.                HOTNET was originally designed as a tool to help provide
  70.           technical telephone support for a software package.  It captures
  71.           information about user telephone calls and problems.  It captures
  72.           solutions to those problems, as well as information about number
  73.           of calls, amount of work done by support personnel, unresolved
  74.           "open" calls, and other types of managerial information.
  75.  
  76.                HOTNET has been adapted for NETBIOS LAN use -- this lets
  77.           multiple telephone support personnel use a common database. 
  78.           Support personnel can query the database to discover if
  79.           particular problems have already been "solved" -- this saves a
  80.           great amount of time not having to re-invent the wheel over and
  81.           over again.  It also captures information in a common database
  82.           that can be used for managerial decisions.
  83.  
  84.                HOTNET is now being distributed as a copyrighted shareware
  85.           package for LAN or single-user use.
  86.  
  87.           DEFINITION OF SHAREWARE
  88.  
  89.                The author is a member of the Association of Shareware
  90.           Professionals.  Shareware distribution gives users a chance to
  91.           try software before buying it. If you try a Shareware program
  92.           and continue using it, you are expected to register.
  93.  
  94.                Copyright laws apply to both Shareware and commercial
  95.           software, and the copyright holder retains all rights, with a
  96.           few specific exceptions as stated below. The main difference
  97.           between shareware and commercial software is the method of
  98.           distribution.  The shareware author specifically grants the
  99.           right to copy and distribute the software, either to all and
  100.           sundry or to a specific group.
  101.  
  102.                Shareware is a distribution method, not a type of software.
  103.           You should find software that suits your needs and pocketbook,
  104.           whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  105.           fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  106.           Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you
  107.           don't use the product, you don't pay for it.
  108.  
  109.                This program is produced by a member of the Association
  110.           of Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that
  111.           the shareware principle works for you. If you are unable to
  112.           resolve a shareware-related problem with an ASP member by
  113.           contacting the member directly, ASP may be able to help. The
  114.           ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with
  115.           an ASP member, but does not provide technical support for
  116.           members' products.  Please write to the ASP Ombudsman at 545
  117.           Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe message
  118.           via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  119.  
  120.  
  121.                                           2
  122.  
  123.  
  124.  
  125.           HotNet - Phone Support System
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.           DISCLAIMER - AGREEMENT
  131.  
  132.                Users of HOTNET must accept this disclaimer of warranty:
  133.           "HOTNET is supplied as is.  The author disclaims all warranties,
  134.           expressed or implied, including, without limitation, the
  135.           warranties of merchantability and of fitness for any purpose. The
  136.           author assumes no liability for damages, direct or consequential,
  137.           which may result from the use of HOTNET."
  138.  
  139.                HOTNET is a "shareware program" and is provided at no charge
  140.           to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  141.           friends, but please do not give it away altered or as part of
  142.           another system.  The essence of "user-supported" software is to
  143.           provide personal computer users with quality software without
  144.           high prices, and yet to provide incentive for programmers to
  145.           continue to develop new products.  
  146.  
  147.                If you find this program useful and find that you are using
  148.           HOTNET and continue to use HOTNET after a reasonable trial
  149.           period, you must make a registration payment of $49 per file
  150.           server to the author.  The $49 registration fee will license one
  151.           copy for use on any one file server at any one time.  Up to 4
  152.           workstations attached to the file server may use this copy of
  153.           HOTNET.  
  154.  
  155.                Commercial users of HOTNET must register and pay for their
  156.           copies of HOTNET within 30 days of first use or their license is
  157.           withdrawn.  Site-License arrangements or arrangements for use by
  158.           more than 4 workstations may be made by contacting the author.
  159.  
  160.                Anyone distributing HOTNET for any kind of remuneration must
  161.           first contact the author at the address below for authorization. 
  162.           This authorization will be automatically granted to distributors 
  163.           recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for 
  164.           shareware distributors, and such distributors may begin offering 
  165.           HOTNET immediately (However, the author must still be advised so
  166.           that the distributor can be kept up-to-date with the latest
  167.           version of HOTNET).
  168.  
  169.                You are encouraged to pass a copy of HOTNET along to your
  170.           friends for evaluation.  Please encourage them to register their
  171.           copy if they find that they can use it.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.                                           3
  185.  
  186.  
  187.  
  188.           HotNet - Phone Support System
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.           REGISTRATION
  194.  
  195.  
  196.                If you like and use HOTNET after the initial trial period
  197.           you must register, and pay for, this program. Full details and a
  198.           registration form can be found in the file HOTNET.REG which is
  199.           distributed with HOTNET.
  200.  
  201.                When you register HOTNET you will receive:
  202.  
  203.                     *    a copy of the latest version of HOTNET on
  204.                          diskette, direct from the author and guaranteed
  205.                          virus-free;
  206.                     *    a printed copy of this reference manual;
  207.                     *    notification of upgrades and new releases;
  208.                     *    access to 3 months of free technical support.
  209.  
  210.  
  211.  
  212.           ADDRESS FOR ENQUIRIES, REGISTRATIONS & SUPPORT
  213.  
  214.  
  215.           For Technical Support and General  Enquiries, the author can be
  216.           contacted in the following ways (in approximate order of
  217.           preference):
  218.  
  219.                *    On Compuserve, via EASYPLEX to ID  [71336,336].
  220.                     Registrations should be sent by mail to the address
  221.                     below.
  222.  
  223.                *    By US Mail to :  Joey Robichaux
  224.                                      P. O. Box 91016-199
  225.                                      Baton Rouge, La. 70821
  226.  
  227.                *    Telephone : (504) 752-2620.  Please note that the
  228.                     author will not normally be available at this number
  229.                     during working hours, but please leave a message and
  230.                     he will return your call as soon as possible.
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.                                           4
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.           HotNet - Phone Support System
  253.  
  254.  
  255.  
  256.                                             TABLE OF CONTENTS
  257.  
  258.  
  259.           SECTION I.    INTRODUCTION
  260.  
  261.           Why should I use HOTNET ..............................  6
  262.           Hardware Requirements ................................  7
  263.           How to Install HOTNET ................................  8
  264.           Files and Buffers .................................... 10
  265.  
  266.           SECTION II.    GETTING STARTED
  267.  
  268.           Starting HOTNET ...................................... 11
  269.           A Menu Tour .......................................... 12
  270.  
  271.           SECTION III.   USING HOTNET
  272.  
  273.           Maintain Call Records ................................ 14
  274.           Edit an Existing Record .............................. 16
  275.           The Free-Form Comments Field ......................... 18
  276.           Adding a New Record .................................. 19
  277.           Deleting an Existing Record .......................... 22
  278.           Returning From the Scrolling Call Record Window ...... 23
  279.           The Utility Menu ..................................... 24
  280.           Log In ............................................... 25
  281.           Choose a Printer ..................................... 26
  282.           Build New Index ...................................... 27
  283.           Purge Old Records .................................... 28
  284.           Export Range of Records .............................. 29
  285.           Import Records ....................................... 30
  286.           Return from the Utilities Menu ....................... 31
  287.           The Report Menu ...................................... 32
  288.           Return from the Report Menu .......................... 33
  289.           Terminate HOTNET ..................................... 34
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.                                           5
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.           HotNet - Phone Support System
  317.  
  318.  
  319.  
  320.           SECTION I.     INTRODUCTION
  321.  
  322.  
  323.           1.1  WHY SHOULD I USE HOTNET?
  324.  
  325.                Do you provide some type of "hotline" phone support --
  326.           perhaps from users of a software package you support, or maybe
  327.           from business owners needing tax advice.  You may be trying to
  328.           trouble-shoot mechanical problems from lawn-mower dealers;
  329.           perhaps you're part of a legislative committee that's explaining
  330.           new laws introduced in the current session.  Maybe you're just
  331.           trying to collect feedback from people on a new product you've
  332.           introduced.
  333.  
  334.                All of these scenarios have common business problems:
  335.  
  336.                     1)   They're fielding questions from a wide body of
  337.                          end-users.
  338.                     2)   Many different people may be answering the phone.
  339.                     3)   These people may not know the "product" or
  340.                          "service" in great detail.
  341.                     4)   Many common questions are asked frequently.
  342.                     5)   The phone personnel may not know if a question
  343.                          has already been solved or not.
  344.                     6)   Managment needs some kind of way to track what
  345.                          kinds of questions and problems end-users have.
  346.                     7)   Management needs to know which problems are
  347.                          unresolved so they can concentrate resources to 
  348.                          solve those problems.
  349.                     8)   Management needs a way to track the activity and
  350.                          performance of phone personnel.
  351.  
  352.                HOTNET, a PC-based multi-user shareware system, can help
  353.           solve these business problems.  HOTNET is network capable and
  354.           supports NETBIOS record locking.
  355.  
  356.                HOTNET is designed to capture caller information to help
  357.           phone personnel record and solve common problems and also to
  358.           provide management with the necessary information to help make
  359.           business decisions.
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.                                           6
  376.  
  377.  
  378.  
  379.           HotNet - Phone Support System
  380.  
  381.  
  382.  
  383.           1.2  HARDWARE REQUIREMENTS
  384.  
  385.                HOTNET will run on any 100% IBM compatable PC-DOS/MS-DOS
  386.           machine.  It will run on 8088 class machines, although
  387.           performance is best with 80286 and above machines.  A hard drive
  388.           and printer are recommended for optimum performance.  You should
  389.           have 640K conventional RAM to use HOTNET, especially if you are
  390.           accessing a network.
  391.  
  392.                HOTNET will run on a NETBIOS-compatable network.  It has
  393.           been tested on Novell Advanced Netware and on TopShare.  It uses
  394.           standard NETBIOS record locking techniques.
  395.  
  396.                The physical type of network should not be important. 
  397.           HOTNET has been tested on both Arcnet and Ethernet LAN's.
  398.  
  399.                Note that some types of networks require a great amount of
  400.           memory in each workstation to be reserved for network software
  401.           use.  You must have at least 374K of free memory to use HOTNET. 
  402.           Most network software leaves this much free memory.
  403.  
  404.                HOTNET supports both color and monochrome video monitors.
  405.  
  406.                HOTNET supports the following types of printers (and
  407.           compatables):
  408.  
  409.                     *    Epson EX/FX/JX/RX/LQ printers
  410.                     *    HP LaserJet 500/+/II/III
  411.                     *    Generic ASCII printers
  412.                     *    HP LaserJet I
  413.                     *    IBM Proprinter
  414.                     *    Panasonic KX
  415.                     *    Diablo 620 & 630
  416.                     *    Toshiba P341/P351
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.                                           7
  439.  
  440.  
  441.  
  442.           HotNet - Phone Support System
  443.  
  444.  
  445.           1.3  HOW TO INSTALL HOTNET
  446.  
  447.                Installing HOTNET is fairly simple.  Simply create a
  448.           subdirectory on the hard disk of the system which will contain
  449.           HOTNET.  This will be your personal hard disk if you are
  450.           installing HOTNET for non-LAN personal use.  It will be the file
  451.           server's hard disk if you are installing HOTNET for multi-user
  452.           access.
  453.  
  454.                If you are installing HOTNET on a LAN, you must have the
  455.           proper supervisory rights to create the subdirectory.  Contact
  456.           your Network Adminstrator if you have problems doing this. 
  457.           Furthermore, you must grant create/delete/read/write rights to
  458.           all potential HOTNET users.  Again, contact your Network
  459.           Administrator if you need assistance.
  460.  
  461.                If you are installing the archived version of HOTNET
  462.           (HN.EXE), you may unarchive the system as follows:
  463.  
  464.                1)   Create the proper subdirectory on the target hard
  465.                     drive.
  466.  
  467.                2)   Make that drive/subdirectory current. 
  468.  
  469.                     (ex: F:\PUBLIC> MD HOTNET     (create subdirectory)
  470.                          F:\PUBLIC> CD HOTNET     (make it current)
  471.                          F:\PUBLIC\HOTNET>
  472.  
  473.                3)   Insert HOTNET diskette in disk drive.
  474.  
  475.                4)   Enter the following command (assumes using drive B):
  476.  
  477.                          F:\PUBLIC\HOTNET> B:HN
  478.  
  479.                     HN.EXE is a self-extracting version of HOTNET.  It will
  480.                     extract the necessary HOTNET files and place them in
  481.                     the current drive\subdirectory.
  482.  
  483.                You will install the following files:
  484.  
  485.                     HOTNET.EXE     HOTNET.DOC     PHONE.DBF      PHONE.DBT
  486.                     PHONE1.NTX     PHONE2.NTX     PHONE3.NTX     PHONE4.NTX
  487.                     REPORTS.RP1    RR.CNF         RR.UDF         RRC.OVL
  488.                     RRUN.EXE       RRUNC.OVL      RRUNTIME.EXE   RRUNIN.DBF
  489.                     WWCUST.DBF     REGISTER.DOC   UPDATES.DOC
  490.  
  491.                Next, you should create an environment variable called
  492.           LOGNAME.  Each user should have this variable.  You can do this
  493.           easily in each user's LOGIN script if they are networked users. 
  494.           Contact your Network Adminstrator for assistance in doing this.
  495.  
  496.                The LOGNAME variable should be set to the person's name. 
  497.           This name will be used to track who is answering calls and will
  498.           be used in HOTNET reports.
  499.  
  500.  
  501.                                           8
  502.  
  503.  
  504.  
  505.           HotNet - Phone Support System
  506.  
  507.  
  508.  
  509.                HOTNET has a method to override this variable -- you can
  510.           select an option called "Log in" (See LOG IN).  However, if you
  511.           have the LOGNAME variable, users will be automatically logged in
  512.           when they access HOTNET.
  513.  
  514.                If you do not use the LOGNAME variable, HOTNET will still
  515.           work.  It will then be necessary for users to log in manually
  516.           with the "Log in" utility function.
  517.  
  518.                If you don't set the LOGNAME variable in the network LOGIN
  519.           script, you can use the DOS "SET" command.  For example, 
  520.           "SET LOGNAME=JOEY" will create an environment variable called
  521.           LOGNAME and assign it the value "JOEY".  If you then access
  522.           HOTNET, you'll that user "JOEY" has automatically been logged in.
  523.           You can place the SET command in your AUTOEXEC.BAT file.
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.                                           9
  565.  
  566.  
  567.  
  568.           HotNet - Phone Support System
  569.  
  570.  
  571.  
  572.           1.4  FILES AND BUFFERS
  573.  
  574.                HOTNET requires you have an ample amount of FILES and
  575.           BUFFERS reserved in your CONFIG.SYS file.  The amount depends on
  576.           the type of network software you use and possibly on what TSR
  577.           programs you may have installed.
  578.  
  579.                In general, you should have at least the following figures:
  580.  
  581.                     FILES = 30
  582.                     BUFFERS = 8
  583.  
  584.                If you have problems running HOTNET, you should try
  585.           increasing the number of FILES.  Again, this depends on your
  586.           network software and also on what else is running on your
  587.           workstation.
  588.  
  589.                If you don't know how to check your CONFIG.SYS, you should
  590.           contact the Network Administrator for help.  You could also try
  591.           the following:
  592.  
  593.                The CONFIG.SYS file should be in the root directory of your
  594.           boot disk (probably your hard drive; probably drive C).  If, for
  595.           example, you boot from drive C, enter "C:" to make drive C
  596.           current.  Then, enter "CD \" to return to the root directory.
  597.  
  598.                Enter "DIR CONFIG.SYS" to make sure you have a CONFIG.SYS
  599.           file.  If you see one, you can check the contents by entering
  600.           "TYPE CONFIG.SYS".
  601.  
  602.                If necessary, you can edit your CONFIG.SYS with a text
  603.           editor or word processor.  Make sure and read and save the text
  604.           in ASCII format.  For example, if you're using WordPerfect, be
  605.           sure to use "TEXT IN/TEXT OUT" to access your CONFIG.SYS file.
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.                                           10
  628.  
  629.  
  630.  
  631.           HotNet - Phone Support System
  632.  
  633.  
  634.  
  635.           SECTION II - GETTING STARTED
  636.  
  637.  
  638.           2.1  STARTING HOTNET 
  639.  
  640.                To start HOTNET, first make sure the proper hard drive and
  641.           subdirectory are current.  If you're using network software, you
  642.           may want to MAP a pseudo-drive to this drive and subdirectory.
  643.  
  644.                Next, type HOTNET and press enter.
  645.  
  646.                HOTNET displays a brief copyright notice; you can wait a few
  647.           seconds for the copyright notice to clear, or you can press a key
  648.           to clear it instantly.
  649.  
  650.                HOTNET then routes to the main menu; you can begin using
  651.           HOTNET.  The first time you access HOTNET, you'll notice that a
  652.           small sample database has been loaded.  You can practice editing,
  653.           scanning, deleting, and printing this database.
  654.  
  655.                To clear the small database, you must delete each of the
  656.           individual records (see EDITING THE CALL DATABASE).
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.                                           11
  691.  
  692.  
  693.  
  694.           HotNet - Phone Support System
  695.  
  696.  
  697.  
  698.           2.2  A MENU TOUR
  699.  
  700.                HOTNET uses scrolling menus.  You can use the up and down
  701.           arrows to move a highlighted bar and select menu options.  You
  702.           can also use the HOME key to highlight the first option on each
  703.           menu and the END key to highlight the last option.  You must
  704.           press the ENTER key to select an option.  An alternate method is
  705.           to press the first letter of the desired option.
  706.  
  707.                HOTNET has three menus.  They are:
  708.  
  709.                     *    Main Menu
  710.  
  711.                     *    Utilities Menu
  712.  
  713.                     *    Reports Menu
  714.  
  715.  
  716.  
  717.                The Main Menu looks like this:
  718.  
  719.  
  720.                     *******************************
  721.                     *                             *
  722.                     *  Phone Calls                *
  723.                     *  Utilities                  *
  724.                     *  Reports                    *
  725.                     *  Terminate                  *
  726.                     *                             *
  727.                     *  Select a function          *
  728.                     *                             *
  729.                     *******************************
  730.  
  731.  
  732.                The first option, Phone Calls, lets you access the phone
  733.           call database.  You can work with the call database sorted in
  734.           four possible ways -- sorted by call number, caller, problem
  735.           description, or date.  The default sort sequence is problem
  736.           number.
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.                                           12
  754.  
  755.  
  756.  
  757.           HotNet - Phone Support System
  758.  
  759.  
  760.  
  761.                The second option activates the Utilities menu.  The
  762.           Utilities menu looks like this:
  763.  
  764.  
  765.                     *******************************
  766.                     *  Log in                     *
  767.                     *  Choose a printer           *
  768.                     *  Build new Index            *
  769.                     *  Purge old records          *
  770.                     *  Export range of records    *
  771.                     *  Import records             *
  772.                     *                             *
  773.                     *  Select a function          *
  774.                     *                             *
  775.                     *******************************
  776.  
  777.  
  778.                The options on this menu let you override the automatic log
  779.           in function, select a printer, rebuild corrupted index files,
  780.           purge old records, and export/import ranges of call records.
  781.  
  782.  
  783.                These reports give you access to the number and types of
  784.           calls fielded during specified periods, the types of unresolved
  785.           calls, the phone activity and activity per person, and the types
  786.           of calls fielded by person. 
  787.  
  788.                Finally, the last option Terminates the HOTNET program and
  789.           returns you to DOS.
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.                                           13
  817.  
  818.  
  819.  
  820.           HotNet - Phone Support System
  821.  
  822.  
  823.  
  824.           SECTION III    -    USING HOTNET
  825.  
  826.  
  827.                IMPORTANT***  HOTNET is a multi-user system that supports
  828.           NETBIOS record locking.  It's possible that two users may access
  829.           the same record and attempt conflicting actions -- both editing
  830.           at the same time, or editing and deleting.  At these times, the
  831.           user who accesses the record first has preference.  The second
  832.           user will receive a message noting that a record locking failure
  833.           has occured and that he should try again in a moment. ***
  834.  
  835.  
  836.           3.1 MAINTAIN CALL RECORDS
  837.  
  838.  
  839.                Select the first option on the Main Menu -- Phone Calls.
  840.  
  841.                Now you're prompted to select the order -- you'll see the
  842.           prompt in the box on the bottom of the screen.  You can select
  843.           problem number order (N), caller name order (C), problem
  844.           description order (P), or date call answered order (D).  HOTNET
  845.           defaults to problem number order.
  846.  
  847.                You can override this by pressing either C, P, or D.  You
  848.           don't need to press the ENTER key; you don't need to enter the
  849.           upper-case letter.  Once you select a new order, it remains
  850.           active for your entire session.
  851.  
  852.                For now, take the default sort order -- Number.  Just press
  853.           the ENTER key.
  854.  
  855.                You now see this screen:
  856.  
  857.                ***********************************************************
  858.                *                   Problem Number Sequence               *
  859.                ***********************************************************
  860.                *  22 First Lastname          Sample error call   01/24/91*
  861.                *  23 First Lastname          Sample error call   01/25/91*
  862.                *  24 Another Lastname        Printer error #8    01/26/91*
  863.                *                                                         *
  864.                *                                                         *
  865.                *                                                         *
  866.                *                                                         *
  867.                ***********************************************************
  868.  
  869.                The first option is marked by a highlighted bar.  You can
  870.           move the bar up and down with the up and down arrows.  As you
  871.           enter more records, you'll find the PgUp and PgDn keys also
  872.           work -- they move you a screen at a time.  You can also use the
  873.           Home and End keys to move quickly to the beginning or end of the
  874.           call database.
  875.  
  876.                You can do four things at this point (sometimes there's a
  877.           fifth).  You can:
  878.  
  879.                                           14
  880.  
  881.  
  882.  
  883.           HotNet - Phone Support System
  884.  
  885.  
  886.  
  887.                     *    Insert a new record
  888.                     *    Edit an existing record
  889.                     *    Delete an existing record
  890.                     *    Return to the previous screen (the Main Menu)
  891.  
  892.                The message in the bottom box prompts you to press the Enter
  893.           key to edit the currently highlighted record, press the Insert
  894.           key to add a new record, press the Delete key to delete the
  895.           currently highlighted record, or press the Escape key to return
  896.           to the Main Menu.
  897.  
  898.                If you are not accessing the calls in call number sequence -
  899.           - if you selected caller sequence, or problem description
  900.           sequence, or date sequence -- you can use "keys" to locate
  901.           specific records.
  902.  
  903.                For example, suppose you've accessed the calls in problem
  904.           description order and you want to see if any existing records
  905.           deal with the problem "Printer error #8".  You're looking at the
  906.           scrolling window full of call records.  
  907.  
  908.                If you press the capital "P" key, the call record scrolling
  909.           window will move to the first record whose problem description
  910.           begins with the letter "P".  Next, press the lower case "r" key. 
  911.           The window scrolls to the records matching "Pr".  You can
  912.           continue this successive refinement process until you locate any
  913.           desired records.  You can then use the arrow keys to highlight
  914.           that record, or you can continue to type the rest of the key
  915.           until the record is highlighted.
  916.  
  917.                If, at any time, you type a sequence that does not match a
  918.           key, you'll see the message "Key not found" in the bottom box. 
  919.           You can use the backspace key to remove keystrokes.  Also, any
  920.           time you use an arrow key, Home/End, or PgUp/PgDn key, you clear
  921.           the key portion that you've entered.  This lets you quickly re-
  922.           enter a key from the beginning.
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.                                           15
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.           HotNet - Phone Support System
  948.  
  949.  
  950.  
  951.           3.2  EDIT AN EXISTING RECORD
  952.  
  953.                Press the Enter key to edit the currently highlighted
  954.           record.  You'll see a screen that looks like this:
  955.  
  956.                ********************************************************
  957.                * Log: Master User                           Track: 22 *
  958.                ********************************************************
  959.                *  Desc: Sample error call                             *
  960.                *   Who: First Lastname                                *
  961.                * Where: Denver                                        *
  962.                * Phone: (303)555-8291                                 *
  963.                *  Time: 13:50:42                                      *
  964.                *  Date: 01/24/91                     Solved: 01/24/91 *
  965.                ********************************************************
  966.             **************************************************************
  967.             * This is a sample call logging. The whole key is to select  *
  968.             * meaningful values for the "Short" description field.  This *
  969.             * makes it easy to display problems by problem type -- you   *
  970.             * can then "discover" problems that another answerer has     *
  971.             * already solved.                                            *
  972.             *                                                            *
  973.             **************************************************************
  974.  
  975.                The data fields are:
  976.                     LOG   :   The phone answerer currently logged in.  This
  977.                               is the name in the environment variable 
  978.                               LOGNAME or it is the name used in the LOG IN
  979.                               utility option to override LOGNAME.  You 
  980.                               cannot edit this field.
  981.                     TRACK :   A tracking number assigned when the call was
  982.                               originally added.  You cannot edit this     
  983.                               field.
  984.                     DESC  :   a short problem description.  This is the
  985.                               field that's used to sort by problem order.
  986.                     WHO   :   The caller's name (if desired).  This field
  987.                               makes it easy to reference previous calls
  988.                               from the same caller.
  989.                     WHERE :   The caller's location (if desired)
  990.                     PHONE :   The caller's phone number
  991.                     TIME  :   The time the call was added.
  992.                     DATE  :   The date the call was added.
  993.                     SOLVED:   The date the call was solved.
  994.  
  995.                      plus :   The comments box.  This box contains a free-
  996.                               form memo field.  This field can be thousands
  997.                               of bytes long.  You can scroll within the box
  998.                               using several navigation keys.
  999.  
  1000.                Your cursor is initially set to the DESC field.  You may
  1001.           change this data by typing new data.  You can use the INSERT key
  1002.           to toggle OVERSTRIKE or INSERT mode.  You can also use the DELETE
  1003.           and BACKSPACE keys to edit data.  
  1004.  
  1005.  
  1006.                                           16
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.           HotNet - Phone Support System
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.                Using either the left or right arrow keys move the cursor
  1016.           one character at a time within the data field.  Pressing either
  1017.           the HOME or END key bring the cursor to the beginning or the end
  1018.           of the field.  Pressing CTRL-RIGHT ARROW or CTRL-LEFT ARROW move
  1019.           the cursor one word at a time in the desired direction.
  1020.  
  1021.                You can move the cursor to the next data field by pressing
  1022.           the ENTER key or by pressing the down arrow key.  Pressing the up
  1023.           arrow key moves you up to the previous data field.
  1024.  
  1025.                Once your cursor has reached the SOLVED field, pressing
  1026.           ENTER brings the cursor into the free-form comments field.  Once
  1027.           you've reached the free-form comments field, you cannot up arrow
  1028.           to return to the previous data fields.  You must return to the
  1029.           call record scrolling window and select the record to re-edit.
  1030.  
  1031.                You can also quickly reach the free-form comments field by
  1032.           pressing CTRL-W at any time while editing the DESC, WHO, WHERE,
  1033.           PHONE, TIME, DATE, or SOLVED data fields.
  1034.  
  1035.                You may also abort the edit at any time by pressing the
  1036.           ESCAPE key.  This will return you to the previous scrolling
  1037.           window of call records.
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.                                           17
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.           HotNet - Phone Support System
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.           3.3  THE FREE-FORM COMMENTS FIELD
  1079.  
  1080.                When you're entering free-form comments, you're in a mini-
  1081.           word processor mode.  This simple word processor does word-
  1082.           wrapping and responds to many standard word processing commands,
  1083.           including the following:
  1084.  
  1085.                Up arrow or CTRL-E            Cursor up
  1086.                Down arrow or CTRL-X          Cursor down
  1087.                Left arrow or CTRL-S          Cursor left
  1088.                Right arrow or CTRL-D         Cursor right
  1089.                CTRL-left arrow or CTRL-A     Cursor left one word
  1090.                CTRL-right arrow or CTRL-F    Cursor right one word
  1091.                HOME                          Beginning of current line
  1092.                END                           End of current line
  1093.                CTRL-HOME                     Beginning of current window
  1094.                CTRL-END                      End of current window
  1095.                PgUp                          Previous edit window
  1096.                PgDn                          Next edit window
  1097.                CTRL-PgUp                     Beginning of comments field
  1098.                CTRL-PgDn                     End of comments field
  1099.                Return                        Move to beginning of next line
  1100.                Delete                        Delete character at cursor
  1101.                Backspace                     Delete character to left of
  1102.                                              cursor
  1103.                Tab                           Insert tab character or spaces
  1104.                CTRL-Y                        Delete the current line
  1105.                CTRL-T                        Delete word right
  1106.                CTRL-B                        Reformat paragraph
  1107.                Insert                        Toggle insert mode
  1108.                CTRL-W                        Finish edit and save data
  1109.                ESCAPE                        Abort edit without save
  1110.  
  1111.                You may use these commands to enter any free-form comments
  1112.           you wish to describe the call and any resolution.  Note that the
  1113.           information will scroll within the window; you can enter
  1114.           thousands of characters of information on a free-form comment.  
  1115.  
  1116.                This information can be printed on selected reports.
  1117.  
  1118.                You can abort the edit process by pressing the ESCAPE key. 
  1119.           This will return to the previous scrolling window of call records
  1120.           without saving any of the changes you've made.
  1121.  
  1122.                The only way to exit from free-form edit and save the
  1123.           information is by pressing the CTRL-W key combination.  Pressing
  1124.           ENTER simply adds carriage returns to the comment field.
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.                                           18
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.           HotNet - Phone Support System
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.           3.4  ADDING A NEW RECORD
  1142.  
  1143.                From the scrolling call record window, press the INSERT key. 
  1144.           You'll receive a screen that looks like this:
  1145.  
  1146.                ********************************************************
  1147.                * Log: Logname                               Track: 25 *
  1148.                ********************************************************
  1149.                *  Desc:                                               *
  1150.                *   Who:                                               *
  1151.                * Where:                                               *
  1152.                * Phone: (   )   -                                     *
  1153.                *  Time: 13:50:42                                      *
  1154.                *  Date: 01/24/91                     Solved: 01/24/91 *
  1155.                ********************************************************
  1156.             **************************************************************
  1157.             *                                                            *
  1158.             *                                                            *
  1159.             *                                                            *
  1160.             *                                                            *
  1161.             *                                                            *
  1162.             *                                                            *
  1163.             **************************************************************
  1164.  
  1165.                The data fields are:
  1166.                     LOG   :   The phone answerer currently logged in.  This
  1167.                               is the name in the environment variable 
  1168.                               LOGNAME or it is the name used in the LOG IN
  1169.                               utility option to override LOGNAME.  You 
  1170.                               cannot edit this field.
  1171.                     TRACK :   A tracking number assigned when the call was
  1172.                               originally added.  You cannot edit this     
  1173.                               field.
  1174.                     DESC  :   a short problem description.  This is the
  1175.                               field that's used to sort by problem order.
  1176.                     WHO   :   The caller's name (if desired).  This field
  1177.                               makes it easy to reference previous calls
  1178.                               from the same caller.
  1179.                     WHERE :   The caller's location (if desired)
  1180.                     PHONE :   The caller's phone number
  1181.                     TIME  :   The time the call was added.  Defaults to the
  1182.                               current machine time.
  1183.                     DATE  :   The date the call was added.  Defaults to the
  1184.                               current machine date.
  1185.                     SOLVED:   The date the call was solved.  Defaults to 
  1186.                               the current machine date.  Assumes most calls
  1187.                               are solved the first time.
  1188.  
  1189.                      plus :   The comments box.  This box contains a free-
  1190.                               form memo field.  This field can be thousands
  1191.                               of bytes long.  You can scroll within the box
  1192.                               using several navigation keys.
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.                                           19
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.           HotNet - Phone Support System
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.                Your cursor is initially set to the DESC field.  You may
  1205.           enter data here to describe the nature of the call.  It's best if
  1206.           you take a little time and use consistent descriptions.
  1207.  
  1208.                For example, suppose three different callers call with the
  1209.           same problem -- a printer problem where the printer double spaces
  1210.           instead of single spacing.  The first call is described as
  1211.           "Double spacing instead of single", the second call is described
  1212.           as "Using too much paper", the third call is described as
  1213.           "Problems with printer spacing".
  1214.  
  1215.                With these three different descriptions, it's not likely
  1216.           that a new call answerer fielding a fourth call on the same
  1217.           problem would locate these three earlier calls and their
  1218.           solutions.
  1219.  
  1220.                In this case, it would be best to describe the problem as
  1221.           "Printer problem - spacing".  
  1222.  
  1223.                This way, an answerer could access the call database in
  1224.           problem description order.  The answerer could use successive
  1225.           refinement to locate the Printer problems, and then search for
  1226.           spacing problems.
  1227.  
  1228.                Back to the data entry screen.  Enter your data in the same
  1229.           manner that you used for the Edit screen.  You can use the INSERT
  1230.           key to toggle OVERSTRIKE or INSERT mode.  You can also use the
  1231.           DELETE and BACKSPACE keys to edit data.  
  1232.  
  1233.                Using either the left or right arrow keys move the cursor
  1234.           one character at a time within the data field.  Pressing either
  1235.           the HOME or END key bring the cursor to the beginning or the end
  1236.           of the field.  Pressing CTRL-RIGHT ARROW or CTRL-LEFT ARROW move
  1237.           the cursor one word at a time in the desired direction.
  1238.  
  1239.                You can move the cursor to the next data field by pressing
  1240.           the ENTER key or by pressing the down arrow key.  Pressing the up
  1241.           arrow key moves you up to the previous data field.
  1242.  
  1243.                You'll note that the TIME, the DATE, and the SOLVED fields
  1244.           all default to current values.  You may alter these values if
  1245.           desired.
  1246.  
  1247.                Once your cursor has reached the SOLVED field, pressing
  1248.           ENTER brings the cursor into the free-form comments field.  Once
  1249.           you've reached the free-form comments field, you cannot up arrow
  1250.           to return to the previous data fields.  You must return to the
  1251.           scrolling call record window and select the record to re-edit.
  1252.  
  1253.                You can also quickly reach the free-form comments field by
  1254.           pressing CTRL-W at any time while editing the DESC, WHO, WHERE,
  1255.           PHONE, TIME, DATE, or SOLVED data fields.
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.                                           20
  1260.  
  1261.  
  1262.  
  1263.  
  1264.           HotNet - Phone Support System
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268.                You may also abort the edit at any time by pressing the
  1269.           ESCAPE key.  This will return you to the previous scrolling
  1270.           window of call records.
  1271.  
  1272.                See the section "THE FREE-FORM COMMENTS FIELD" for details
  1273.           on the comments field.  Remember, you MUST press CTRL-W to exit
  1274.           the comments field and save the data; pressing ESCAPE aborts the
  1275.           insert process without saving any data.
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.                                           21
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.           HotNet - Phone Support System
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.           3.5  DELETING AN EXISTING RECORD
  1333.  
  1334.                From the scrolling call record window, press the DELETE key
  1335.           to delete the currently highlighted record.
  1336.  
  1337.                You're now prompted with the message:
  1338.  
  1339.                "Please press 'D' to confirm delete"
  1340.  
  1341.                The system waits for you to press a key.  If you press
  1342.           anything other than the D key, the record will NOT be deleted. 
  1343.           If you press the D key (or the d -- upper or lower case will both
  1344.           work), then the record will be deleted.  
  1345.  
  1346.                Once you've deleted a record, you cannot recover it without
  1347.           restoring the system from a backup copy.
  1348.  
  1349.                After you've either deleted a record, or aborted the delete,
  1350.           you'll return to the scrolling call record window.
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.                                           22
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.           HotNet - Phone Support System
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.           3.6  RETURNING FROM THE SCROLLING CALL RECORD WINDOW
  1397.  
  1398.                At any time while in the scrolling call record window, you
  1399.           may press the ESCAPE key to return to the Main Menu.
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.                                           23
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.           HotNet - Phone Support System
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.           3.7  THE UTILITIES MENU
  1460.  
  1461.                The second option on the Main Menu activates the Utilities
  1462.           menu.  The Utilities menu looks like this:
  1463.  
  1464.  
  1465.                     *******************************
  1466.                     *  Log in                     *
  1467.                     *  Choose a printer           *
  1468.                     *  Build new Index            *
  1469.                     *  Purge old records          *
  1470.                     *  Export range of records    *
  1471.                     *  Import records             *
  1472.                     *                             *
  1473.                     *  Select a function          *
  1474.                     *                             *
  1475.                     *******************************
  1476.  
  1477.  
  1478.                The options on this menu let you override the automatic log
  1479.           in function, select a printer, rebuild corrupted index files,
  1480.           scan through the phone call database, purge old records, and
  1481.           export/import ranges of call records.
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.                                           24
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.           HotNet - Phone Support System
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.           3.8  LOG IN
  1523.  
  1524.                The name used in the LOG IN function is automatically
  1525.           assigned to any call records that are added in this session.  You
  1526.           cannot change this name when you are adding a call record.  You
  1527.           can only change the call answerer's name in the LOG IN function.
  1528.  
  1529.                Note that if you have an environment variable called
  1530.           LOGNAME, you can set this variable to the call answerer's name. 
  1531.           A discussion of this feature is found in the section, "HOW TO
  1532.           INSTALL HOTNET".
  1533.  
  1534.                If you use the LOGNAME feature, you may not need to use the
  1535.           LOG IN function of UTILITIES.
  1536.  
  1537.                If, however, you wish to override the automatic LOG
  1538.           function, or if you don't wish to use the LOGNAME feature, you
  1539.           can manually log in a call answerer.
  1540.  
  1541.                When you select this option, the prompt box on the bottom of
  1542.           the screen prompts:
  1543.  
  1544.                Log In:
  1545.  
  1546.                You may enter the call answerer's name in this field.  Press
  1547.           the ENTER key when you are finished, or press the ESCAPE key to
  1548.           abort without changing anything.
  1549.  
  1550.                You may use any of the editing keys (insert/overstrike,
  1551.           delete, backspace, HOME/END, etc) that were effective in the data
  1552.           entry screens.
  1553.  
  1554.                After you either enter a name or escape, you'll return to
  1555.           the Utilities menu.
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.                                           25
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.           HotNet - Phone Support System
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.           3.9  CHOOSE A PRINTER
  1586.  
  1587.                This option lets you select one of several printers.  If
  1588.           your printer is not supported, the "Generic printer" option will
  1589.           most probably work.
  1590.  
  1591.                Note that most printers are capable of emulating other
  1592.           printers.  You should select the emulated printer over the
  1593.           physical printer.
  1594.  
  1595.                For example, a Toshiba P351 printer can be set to emulate an
  1596.           IBM ProPrinter.  In this case, you should select IBM ProPrinter
  1597.           rather than the physically correct Toshiba P341/351.
  1598.  
  1599.                If you press ESCAPE, you'll return to the Utilities menu
  1600.           without changing the already selected printer.
  1601.  
  1602.                You can use the arrow keys to highlight a new printer. 
  1603.           Press the ENTER key to select this printer and return to the
  1604.           Utilities menu.
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.                                           26
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.           HotNet - Phone Support System
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.           3.10 BUILD NEW INDEX
  1649.  
  1650.                Occasionally, it's possible that a data index may become
  1651.           corrupted.  The most likely cause is a power loss while you are
  1652.           using the system.
  1653.  
  1654.                Selecting this option will rebuild the index files.
  1655.  
  1656.                This option is a protected option -- only the user logged in
  1657.           as "Master User" is allowed to perform this option.
  1658.  
  1659.                If a user other than "Master User" is selected, the user
  1660.           will receive the message "Sorry, authorization failure".
  1661.  
  1662.                If "Master User" selects this function, HOTNET will
  1663.           reorganize the call record file and build a new set of data index
  1664.           files.
  1665.  
  1666.                Since the call record file is reorganized, this function
  1667.           should be selected every month or so simply for housekeeping
  1668.           functions.  This will help if performance starts to slip.
  1669.  
  1670.                After this function finishes, you'll return to the Utilities
  1671.           menu.
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.                                           27
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.           HotNet - Phone Support System
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.           3.11 PURGE OLD RECORDS
  1712.  
  1713.                This is another protected feature.  It may only be accessed
  1714.           by the user logged in as "Master User".
  1715.  
  1716.                If "Master User" selects this option, HOTNET prompts:
  1717.  
  1718.                Purge all before:   /  /  
  1719.  
  1720.                You can press the ESCAPE key to abort the purge process.
  1721.  
  1722.                The date does not default to any value.  If you enter this
  1723.           blank date, then no call records will be purged.  
  1724.  
  1725.                Once you enter a date, you'll receive the prompt:
  1726.  
  1727.                Confirm? N
  1728.  
  1729.                The default value is No -- do not purge.  If you press the Y
  1730.           key (or the y key -- upper and lower case act the same), then all
  1731.           call records with a DATE less than the purge date will be
  1732.           deleted.  Records with a DATE equal to or greater than the purge
  1733.           date will not be deleted.
  1734.  
  1735.                Once the purge process is complete, you'll return to the
  1736.           Utilities menu.
  1737.  
  1738.  
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.                                           28
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.           HotNet - Phone Support System
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.           3.12 EXPORT RANGE OF RECORDS
  1775.  
  1776.                This is another protected feature; it may only be accessed
  1777.           by "Master User".
  1778.  
  1779.                When you select this option, you're prompted to enter a
  1780.           beginning date and an ending date.  All call records that fall
  1781.           within these two dates will be selected for export.  These
  1782.           records will only be copied -- they will not be removed from the
  1783.           call record database.
  1784.  
  1785.                You're then prompted to enter a diskette drive.  Enter the
  1786.           desired diskette drive.  The selected records will be copied to
  1787.           the disk.
  1788.  
  1789.                You can press the ESCAPE key at any of the above data entry
  1790.           fields to abort the Export process and return to the Utilities
  1791.           menu.
  1792.  
  1793.                HOTNET will not span large files over multiple diskettes. 
  1794.           If you need to export a large number of records, then use dates
  1795.           so that you can do it in several smaller steps.
  1796.  
  1797.                You may wish to use this feature if you wish to share call
  1798.           record with a remote HOTNET user.  This lets call answerers in
  1799.           physically different locations use a common database of
  1800.           information.
  1801.  
  1802.                When the Export feature finishes, you will return to the
  1803.           Utilities menu.
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.                                           29
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.           HotNet - Phone Support System
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.           3.13 IMPORT RECORDS
  1838.  
  1839.                This is another protected feature that is only allowed to
  1840.           "Master User".
  1841.  
  1842.                You can only import records that have already been exported
  1843.           with the "Export range of records" option.
  1844.  
  1845.                You're prompted to select a diskette drive.  Select the
  1846.           drive that contains the exported records diskette.
  1847.  
  1848.                The records will be imported and added to the current call
  1849.           record file.
  1850.  
  1851.                When this function finishes, or if you press ESCAPE at a
  1852.           data entry prompt, you'll return to the Utilities menu.
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891.  
  1892.                                           30
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.           HotNet - Phone Support System
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.           3.14 RETURN FROM THE UTILITIES MENU
  1901.  
  1902.                At any time while you're in the Utilities menu, you may
  1903.           press the ESCAPE key to return to the Main Menu.
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.                                           31
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.           HotNet - Phone Support System
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.           3.15 THE REPORTS MENU
  1963.  
  1964.                The third option on the main menu activate the Reports menu. 
  1965.           The Reports menu looks like this:
  1966.  
  1967.  
  1968.                     ************************************
  1969.                     *  Activity Reports                *
  1970.                     *  Open Calls                      *
  1971.                     *  Daily Call Frequency            *
  1972.                     *  Daily Call Frequency/Person     *
  1973.                     *  Individual Activity             *
  1974.                     *                                  *
  1975.                     *  Select a function               *
  1976.                     *                                  *
  1977.                     ************************************
  1978.  
  1979.  
  1980.                Reports are generated with a run-time version of R&R Report
  1981.           Writer (R & R Report Writer is a registered trademark of
  1982.           Concentric Data Systems).  You may select any of these reports:
  1983.  
  1984.                     *    Activity Report -
  1985.                               Details full call activity chronologically
  1986.                               between two dates.
  1987.  
  1988.                     *    Open Calls -
  1989.                               Lists all unresolved calls.
  1990.  
  1991.                     *    Daily Call Frequency -
  1992.                               Lists number of calls by day between two
  1993.                               dates.
  1994.  
  1995.                     *    Daily Call Frequency/Person -
  1996.                               Lists number of calls by day by call answerer
  1997.                               between two dates.
  1998.  
  1999.                     *    Individual Activity -
  2000.                               Details full call activity chronologically
  2001.                               between two dates sorted by call answerer.
  2002.  
  2003.                Once you've selected a report, you may be prompted to enter
  2004.           a beginning and end date.  You can press ESCAPE at these prompts
  2005.           to abort the report process and return to the Report Menu.
  2006.  
  2007.                After you've entered any necessary date information, you'll
  2008.           see an informational message on the bottom of the screen as
  2009.           HOTNET calls R & R Report Writer.  You can press ESCAPE while 
  2010.           R & R Report Writer is in control -- you'll receive a prompt
  2011.           asking you to Cancel or Resume the print process.
  2012.  
  2013.                After the print has finished, HOTNET resumes control. 
  2014.           You'll return to the Report Menu.
  2015.  
  2016.  
  2017.                                           32
  2018.  
  2019.  
  2020.  
  2021.           HotNet - Phone Support System
  2022.  
  2023.  
  2024.  
  2025.           3.16 RETURN FROM THE REPORTS MENU
  2026.  
  2027.                At any time while you're in the Reports menu, you may press
  2028.           the ESCAPE key to return to the Main Menu.
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.  
  2064.  
  2065.  
  2066.  
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.                                           33
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.           HotNet - Phone Support System
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.           3.17 TERMINATE HOTNET
  2089.  
  2090.                At any time while you're in the Main Menu, you may select
  2091.           the Terminate option to exit HOTNET and return to DOS.  Pressing
  2092.           ESCAPE will not exit HOTNET.
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125.  
  2126.  
  2127.  
  2128.  
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.  
  2133.  
  2134.  
  2135.  
  2136.  
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.                                           34
  2144.  
  2145.