home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF080G.ZIP / TCB15IN.EXE / TCB-IN.DOC < prev   
Text File  |  1992-03-05  |  64KB  |  1,927 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS! tm
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                    INVENTORY
  14.  
  15.                                  USER'S MANUAL
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                                   Version 1.0
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.                           Hooper International, Inc.
  34.                                 P.O. Box 50200
  35.                           Colorado Springs, CO 80949
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54. Copyright ■ 1986-1991 by Hooper International, Inc.
  55. All rights reserved.
  56.  
  57. Takin' Care of Business is a trademark
  58. of Hooper International, Inc.
  59.  
  60.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  61.                               
  62.                                   COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64. TAKIN' CARE OF BUSINESS is not a public domain program.  It is Copyright
  65. (c) 1986-1991 by Hooper International, Inc.
  66.  
  67. No part of this manual may be reproduced or translated, in any form or
  68. by any means, without the prior written permission of Hooper
  69. International, Inc.
  70.  
  71.                    Copyright (c) 1986-1991 Hooper International, Inc.
  72.  
  73.  
  74.                                 WARRANTY INFORMATION
  75.  
  76. Hooper International, Inc.  licenses this software and manual "as is"
  77. without warranty of any kind, either expressed or implied; including,
  78. but not limited to, the particular purpose.  Hooper International, Inc. 
  79. does not warrant that the TAKIN' CARE OF BUSINESS software will meet
  80. your requirements, or that the operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS will
  81. be uninterrupted or error free.  In no event will Hooper International,
  82. Inc. be liable for incidental, consequential, indirect or other damages
  83. including any lost profits or lost savings, arising from the use of, or
  84. inability to use, these programs; even if Hooper International, Inc. has
  85. been advised of the possibility of such damages, or for any claim by any
  86. other party.
  87.  
  88. Please keep in mind, we do not accept returns or give refunds on
  89. registered copies.  We will, for a period of up to 90 days from initial
  90. shipping date, replace defective disks for a minimal shipping and
  91. handling charge of $7.50.  Defective disks must be returned prepaid and
  92. insured by sender.  In this way, we are assured of complete customer
  93. satisfaction.  As you can see, we value your business.
  94.  
  95. Information in this manual is subject to change without notice and does
  96. not represent a commitment on the part of Hooper International, Inc.
  97.  
  98. This product could include technical inaccuracies or typographical
  99. errors. Changes are periodically made to the information herein.  These
  100. changes may be incorporated in new additions of this publication.
  101.  
  102.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  103.                               
  104.                                 TABLE OF CONTENTS
  105.  
  106. COPYRIGHT NOTICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  107.  
  108. WARRANTY INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  109.  
  110. SECTION ONE - INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  111.    1a - The Inventory Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  112.    1b - Integration/Operation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  113.    1c - Inventory Setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  114.  
  115. SECTION TWO - INVENTORY ITEMS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  116.    2a - What are Inventory Items?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  117.    2b - Inventory Items Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  118.    2c - Inventory Items Data Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  119.    2d - Getting Familiar with Inventory Items. . . . . . . . . . . . . .    9
  120.    2e - Adding/Modifying/Deleting Items. . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  121.    2f - Setting Your Beginning Inventory . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  122.  
  123. SECTION THREE - TRANSACTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  124.    3a - Transaction Data Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  125.    3b - Entering Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  126.    3c - Entering Physical Inventory. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  127.    3d - Points To Remember . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  128.  
  129. SECTION FOUR - REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  130.    4a - Explanation of Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  131.    4b - General Instructions for Generating Reports. . . . . . . . . . .   19
  132.    4c - Inventory Journal Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  133.    4d - Item Account History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  134.    4e - Inventory Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  135.    4f - Activity Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  136.    4g - On-Hand Detail Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  137.    4h - Reorder Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  138.    4i - Price List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  139.    4j - Inventory Item Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  140.    4k - Reference Number Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  141.    4l - Non-Posted Transaction Journal Report. . . . . . . . . . . . . .   24
  142.    4m - G/L Distribution Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  143.  
  144. SECTION FIVE - UTILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  145.    5a - Sort Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  146.    5b - Rebuild Available Units/Indexes. . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  147.    5c - Changing Item Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  148.    5d - Configuration Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  149.  
  150. SECTION SIX - HINTS AND SUGGESTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  151.  
  152. LIST OF FIGURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  153.  
  154. APPENDIX A - SAMPLE REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  155.  
  156. APPENDIX B - DISK FILENAMES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  157.  
  158. INDEX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  159.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  160.                               
  161.                             SECTION ONE - INTRODUCTION
  162.  
  163. 1a - The Inventory Module
  164.  
  165. This module manages the goods and services that you sell.  It tracks
  166. both products (goods you sell) and services (work you perform).  It
  167. keeps track of your costs for these items and informs you of selling
  168. volume (which items sell the best and which items sell slowly).  It even
  169. helps you manage your stocking levels with on-hand and reorder reports. 
  170. Inventory will also track your costs with FIFO, LIFO, standard, or
  171. specific item cost methods.  This module will calculate your cost of
  172. goods sold, which is very important for proper financial management.
  173.  
  174. Benefits of using this module and tracking your inventory are:
  175.  
  176.             * Instant inventory valuation.
  177.             * Quantities on-hand.
  178.             * Cash tied up in inventory.
  179.             * Tracks units sold.
  180.             * See instantly best selling items.
  181.             * Better manage stocking levels.
  182.             * Calculates Cost of Goods sold.
  183.             * Tracks multiple inventory classifications.
  184.  
  185. Your inventory is one of your most important and expensive costs in your
  186. business.  Proper management of this asset can lead to better cash flow
  187. management and greater financial success.
  188.  
  189. This module will track the following for each inventory item:
  190.  
  191.             * Units received, adjusted, sold and returned.
  192.             * Products and services.
  193.             * Taxable items.
  194.             * Units on-hand.
  195.             * FIFO, LIFO, standard and specific unit costing.
  196.             * Reorder level and quantity to order.
  197.             * Last order date.
  198.             * Vendor and product number.
  199.  
  200. Some of the great features of this module include:
  201.  
  202.             * 14 digit alpha/numeric item numbers.
  203.             * Up to 3000 items.
  204.             * Unlimited number of transactions.
  205.             * Support of physical inventory.
  206.             * Three pricing levels.
  207.             * Transaction amounts up to 99 million.
  208.             * Ability to print reports from any prior period.
  209.             * History on-line and available at all times.
  210.             * Integration with General Ledger.
  211.  
  212. Reports Include:
  213.  
  214.             * Inventory Journal
  215.             * Item Account History
  216.  
  217.                                    Page 4
  218.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  219.                               
  220.             * Inventory Schedule
  221.             * Activity Report
  222.             * On-Hand Detail Report
  223.             * Reorder Report
  224.             * Price List
  225.             * Inventory Item Report
  226.             * Reference Number Purchases
  227.             * Non-Posted Transactions Journal
  228.             * G/L Distribution Report
  229.  
  230.  
  231. 1b - Integration/Operation
  232.  
  233. The TAKIN' CARE OF BUSINESS Inventory module fully integrates with the
  234. General Ledger and POS/Invoicing modules.  This module's function is to
  235. track your Inventory Asset account balances.  It will generate
  236. transactions which show all purchases, credits, sale of and return of
  237. inventory.  It tracks both cost and units.  This module by itself does
  238. not track sales dollars and income, the POS/Invoicing module performs
  239. this function.
  240.  
  241. The following describes, from an accounting point of view, what
  242. transactions this module performs.  The four types of transactions and
  243. their debit/credit impact are described below:
  244.  
  245.                               GENERAL LEDGER ACCOUNTS
  246.  
  247. DESCRIPTION            TYPE    DEBIT ACCOUNT            CREDIT ACCOUNT
  248. Vendor Purchase          P     Inventory Asset          Inventory Liability
  249.  
  250. Vendor Credit Return     C     Inventory Liability      Inventory Asset
  251.  
  252. Customer Sale            S     Cost of Goods Sold       Inventory Asset
  253.  
  254. Customer Return          R     Inventory Asset          Cost of Goods Sold
  255.  
  256. Typically, when goods or services are sold, there are two transactions
  257. to be made.  The first records the sale (Debit cash and credit income)
  258. and the second reduces inventory and adjusts cost of goods sold (Debit
  259. COGS and credit inventory).  Only this second transaction is handled in
  260. this module.  The POS/Invoicing module, used in tandem with this module,
  261. will record BOTH transactions at once.  If you are not using the
  262. POS/Invoicing module, you must also record the first transaction in
  263. either the General Ledger or Accounts Receivable module.
  264.  
  265. 1c - Inventory Setup
  266.  
  267. The following steps are to help you in setting up your new Inventory
  268. module.  They are only a guide and not intended to replace reading the
  269. appropriate sections in this manual.  It is assumed that you have
  270. already installed TAKIN' CARE OF BUSINESS Inventory on your hard disk
  271. and have started the program.  If this is not the case, refer to the
  272. Getting Started User's Manual before reading any further.
  273.  
  274.  
  275.  
  276.                                    Page 5
  277.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  278.                               
  279.    1. First, go to the Inventory Utility Menu.  From this menu select
  280.       Configuration Settings and set up your G/L Interface Accounts.  You
  281.       will need the following three General Ledger accounts: Inventory
  282.       Asset (type A), Inventory Payable (type L) and Cost of Goods Sold
  283.       (type E).  These accounts are required in order to use and
  284.       interface this module.  Refer to section 5e - "Configuration
  285.       Settings" for further details.
  286.  
  287.    2. Next, from the Inventory Main Menu, select "Update Inventory Items"
  288.       to set up your goods and services to be inventoried.  See Section
  289.       Two - "Inventory Items" for details.
  290.  
  291.    3. Now you are ready to start using Inventory by adding transactions. 
  292.       The first transactions to be added are "purchases" for all your
  293.       goods and services currently on-hand.  These "Purchases" will then
  294.       be your starting balance amounts for your inventory system.  Please
  295.       note that for services there is no quantity on-hand or beginning
  296.       balance.  From the Inventory Main Menu, select "Transactions Menu". 
  297.       From that menu select "Input Transactions" and begin your
  298.       transactions.  See Section Three - "Transactions" for further
  299.       instructions.
  300.  
  301.    4. After you have entered transactions, you can now print reports. 
  302.       From the Inventory Main Menu, select "Reports Menu".  See Section
  303.       Four - "Reports" for information on different reports.
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.                                    Page 6
  336.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  337.                               
  338.                        SECTION TWO - INVENTORY ITEMS
  339.  
  340. Your Inventory Items are a listing of goods and services to be sold. 
  341. You can create up  to 3000 items (depending on your available RAM
  342. memory).  In this section, you will learn how to add items, change
  343. information about these items and how to delete items no longer in use.
  344.  
  345. 2a - What are Inventory Items?
  346.  
  347. Simply put, Inventory Items are a listing of all goods and services your
  348. company sells.  Each of these items has a unique "Item Number".  This
  349. 14-digit alphanumeric number is used whenever you are entering
  350. transactions (purchases, sales, etc.) related to a particular item.
  351.  
  352. 2b - Inventory Items Organization
  353.  
  354. When choosing your inventory "Item Number" you might use a UPC code, a
  355. vendor stock number or your own stock number.  These are alphanumeric
  356. numbers of up to 14-digits in length.  They are always sorted in
  357. ascending order.  You should take time to develop a numbering scheme
  358. before starting.  Most reports are printed in Item Number order and some
  359. allow a range of items to be printed.
  360.  
  361. It is important to remember to always leave enough room within your
  362. selected range for new items to be added at a later time.  If you need
  363. to reorganize your Item numbers at a later time, refer to section 5d -
  364. "Changing Item Numbers".
  365.  
  366. 2c - Inventory Items Data Fields
  367.  
  368. The following describes each of the data fields used in setting up an
  369. inventory item:
  370.  
  371.    ITEM: (Required) This can be up to a 14-character, alpha-numeric
  372.       "number" used to identify each inventory item.  This number is
  373.       created by you and may be any combination of letters and numbers. 
  374.       For example, ABCXYZ if alphabetic, 100000 if numeric, or ABC123 if
  375.       alpha-numeric.  The Item number is also used as a sort order option
  376.       on some reports.
  377.  
  378.    DESCRIPTION: (Required) This is a 30-character description of the
  379.       item.
  380.  
  381.    PROD/SERV: (Required) Select whether this item is a product or service
  382.       by entering a "P" or "S" for products and services, respectively. 
  383.       Products are goods you stock and sell, while services are work you
  384.       perform.  Keep in mind that services do not have an inventory
  385.       value, nor units-on-hand.
  386.  
  387.    TAXABLE: (Required) Enter "Y" if the item is normally a taxable item. 
  388.       This field is used by POS/Invoicing and will automatically
  389.       calculate the taxable amount of the sale.  You may override this
  390.       default when using POS/Invoicing.
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                    Page 7
  395.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  396.                               
  397.    UNIT OF MEASURE: (Optional) This field is used to enter a unit of
  398.       measure for this item.  Examples of measures might be "Each",
  399.       "Doz", "Pair" and "Hour".  This is the quantity to be sold for this
  400.       item.  An example of items sold as a "Pair" would be shoes.  This
  401.       field is only used in reports and will not affect any calculations
  402.       or cost/sales figures.
  403.  
  404.    DEPARTMENT: (Optional) This field is a user-defined four-digit alpha-
  405.       numeric code used to identify items within a specific department.
  406.  
  407.    UNITS On-hand: This is an information field only and does not accept
  408.       inputs.  This field is updated automatically as transactions are
  409.       entered.
  410.  
  411.    VALUE: This field is also for information only and does not accept
  412.       inputs.  This field shows the total value of on-hand units for this
  413.       item.  It is updated automatically as transactions are entered.
  414.  
  415.    COST METHOD: (Required) Enter your preferred cost method in this
  416.       field.  There are four cost options available.
  417.  
  418.             "F" = FIFO - First In First Out costing.
  419.             "L" = LIFO - Last In First Out costing.
  420.             "S" = Standard costing.  Service type items must use this
  421.                   method.
  422.             "U" = Specific Unit costing.
  423.  
  424.       Selecting the correct cost method is very important and can
  425.       seriously affect your inventory valuation.  With standard costing
  426.       the inventory module does not change the cost of each item unless
  427.       you change it.  It is similar to fixed cost.  When using LIFO or
  428.       FIFO methods the cost of each item in a purchase is tracked
  429.       separately.
  430.  
  431.       Specific unit costing keeps track of the cost of each specific unit
  432.       in inventory.  It is very useful when selling items and tracking
  433.       their specific serial numbers.  During transaction input for
  434.       purchases or sales, the "Reference" field is used to track and
  435.       identify specific units or specific item serial numbers.  When you
  436.       purchase an item, you must enter each item individually and add its
  437.       specific serial number in the reference field of the transaction. 
  438.       When you sell an item, you must enter the serial number for the
  439.       unit being sold. Inventory will then look up the cost for this unit
  440.       and use that cost for the sale.  See Section Three - "Transactions"
  441.       for further details.
  442.  
  443.    LAST COST: This field is an information only field.  No inputs are
  444.       accepted in this field.  This field shows the per unit cost of your
  445.       last purchase of this item.
  446.  
  447.    STD COST: (Optional) If you have selected cost method "S" (Standard
  448.       costing), enter the per unit standard cost in this field.  This
  449.       field is not used for other costing methods.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.                                    Page 8
  454.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  455.  
  456.    SELLING PRICES: (Optional) There are up to three pre-set selling
  457.       prices available  which allow you to establish multiple selling
  458.       prices for each inventory item.  These prices are used by the
  459.       POS/Invoicing when entering invoices.  They serve no function when
  460.       using Inventory without POS/Invoicing.  When using POS/Invoicing,
  461.       there is a pop-up window which can be used to select one of these
  462.       three prices.  These prices can be changed at any time and print on
  463.       the Price List report.
  464.  
  465.    REORDER LEVEL: (Optional) Enter the minimum stock level at which you
  466.       need to reorder more of this item.  Once your on-hand level has
  467.       reached this level this item will show up on the Reorder report. 
  468.       This field is not used for service type items.
  469.  
  470.    REORDER QTY: (Optional)  This field allows you to enter a reorder unit
  471.       amount which will show on your Reorder report.  This is the
  472.       quantity which you normally reorder at one time.  Entering a zero
  473.       in this field will keep this inventory item off the Reorder report,
  474.       which is useful for items you do not normally stock.  This field is
  475.       not used for service type items.
  476.  
  477.    LAST ORDERED: (Optinal) This field allows you to enter and track the
  478.       last time you ordered this item.  Enter the date of your last
  479.       purchase.  This field will show on the Reorder report.  This date
  480.       will be updated each time you enter a type "P" (Purchase)
  481.       transaction.  This field is not used for service type items.
  482.  
  483.    VENDOR: (Optional) Enter the vendor number from whom you normally
  484.       order this item.  This vendor number does not tie to the Accounts
  485.       Payable module, but we recommend that if you are using A/P you
  486.       enter the same vendor number.  This field prints on the Reorder
  487.       report.
  488.  
  489.    ITEM #: (Optional) Enter your vendor's reorder item number here.  This
  490.       number is used for lookup convenience and will print on the reorder
  491.       report.
  492.  
  493.    G/L ACCOUNTS: INVENTORY: (Required) Enter the G/L inventory account
  494.       number for this item.  This field overrides the configuration
  495.       default account number.  It can be used to group your inventory
  496.       items into specific asset accounts for tracking purposes.  For a
  497.       pop-up chart of accounts window, press the <F2> key.  The default
  498.       will be the account set up in the configuration settings.
  499.  
  500.    G/L ACCOUNTS: COST OF GOODS SOLD: (Required) Enter the G/L Cost of
  501.       Goods Sold account here.  This field overrides the configuration
  502.       default account number.  It can be used to group your COGS into
  503.       specific expense accounts for tracking purposes.  For a pop-up
  504.       chart of accounts window, press the <F2> key.
  505.  
  506. 2d - Getting Familiar with Inventory Items
  507.  
  508. In order to familiarize yourself with the way inventory items are
  509. organized, and before creating your own inventory items, follow the
  510. steps below by using the "SAMPLE" accounts:
  511.  
  512.                                    Page 9
  513.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  514.  
  515.    1.    After you have started TAKIN' CARE OF BUSINESS, select the
  516.          filename "SAMPLE".  Refer to your Getting Started User's Manual,
  517.          section 3b - "Selecting the Disk Drive, Path and Data File" for
  518.          details.
  519.  
  520.    2.    From the Inventory main menu, select "Update Inventory Items". 
  521.          The following screen appears:
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.                        Figure 2-1 Item Listing
  529.  
  530. Notice how the sample Inventory Items are organized.  The window will
  531. display up to eighteen items at one time.  To see more accounts, use the
  532. cursor arrow keys, or the mouse, to scroll through the listing.  To
  533. select a item to be modified, press the <Enter> key when the cursor is
  534. on that item or, if you know the beginning number or letter of that
  535. item, simply type it in.  The first item in that range will appear at
  536. the bottom of the window, with the cursor automatically on that item. 
  537. For example, entering "T" will take you to the first item starting with
  538. "T", and entering "4" will take you to the items starting with "4".  If
  539. you know the complete item number, simply enter the number and the
  540. cursor will position itself on that specific item.
  541.  
  542. Before setting up your own Items, you may want to create a practice item
  543. by entering data into the "SAMPLE" data files.  Simply follow the steps
  544. in section 2e - "Adding/Modifying/Deleting Items", below, for practice.
  545.  
  546. 2e - Adding/Modifying/Deleting Items
  547.  
  548. This section will describe how to add, modify and delete items from
  549. Inventory.
  550.  
  551. From the Inventory Main Menu, select "Update Inventory Items".  Figure
  552. 2-1 (above) will appear.  At the bottom of the screen, notice five
  553. available functions:
  554.  
  555.           <F1>Help   <F3>Add   <F4>Mod   <F5>Del   <Esc>Exit
  556.  
  557. When working on your Inventory Items, select <F3> to add an item, <F4>
  558. to modify an item or <F5> to delete an item.  Following are detailed
  559. instructions for each of these functions.
  560.  
  561. NOTE:    You may, at any time, call up the context sensitive help system
  562.          by pressing the <F1> key.
  563.  
  564. ADDING AN ITEM: Press the <F3> key.  Figure 2-2, below, will appear.
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.                          Figure 2-2 Add Inventory Item
  570.  
  571.                                  Page 10
  572.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  573.  
  574.  
  575.    NOTE:    If there are no existing items, the "ADD INVENTORY ITEM"
  576.             window will automatically appear without the need to press the
  577.             <F3> key.
  578.  
  579.    After entering information in a field, press the <Enter> key to move
  580.    to the next field.  To backup to a previous field, press the
  581.    <Backspace> or <Shift-Tab> key.
  582.  
  583.     1.   Enter your new item number at the "Item" prompt and press
  584.          <Enter>.
  585.  
  586.     2.   At the "Description" prompt, add the description of this item.
  587.  
  588.     3.   At the "Prod/Serv" prompt, enter "P" for products or "S" for
  589.          services.
  590.  
  591.     4.   Next, enter "Y" or "N" at the "Taxable" prompt, depending on
  592.          whether this item is taxable.
  593.  
  594.     5.   Enter the "Unit Measure" for this item ("Each", "Pair", etc.).
  595.  
  596.     6.   Enter the "Department" expense name (if any) for this item.
  597.  
  598.     7.   At the "Cost Method" prompt, enter "F", "L", "S" or "U" as
  599.          described above to select your costing method.
  600.  
  601.     8.   If you have selected "S" as your cost method, enter the standard
  602.          cost for this item at the "Std Cost" prompt.
  603.  
  604.     9.   Enter your "Selling Price" at the "A", "B" and "C" prompts.  If
  605.          you only have one price, leave prices "B" and "C" zero.
  606.  
  607.    10.   At the "Reorder Level" prompt, enter the on-hand minimum
  608.          quantity at which you want to reorder this item.
  609.  
  610.    11.   At the "Qty" prompt, enter the quantity to be ordered on your
  611.          next reorder.
  612.  
  613.    12.   During this add, the "Last Ordered" date will be your computer's
  614.          date.  Enter the date when this item was last ordered.
  615.  
  616.    13.   At the "Vendor" prompt, enter the vendor number from whom you
  617.          order this item.
  618.  
  619.    14.   At the "Item #" prompt, enter the vendor's product number.
  620.  
  621.    15.   Next, enter the G/L inventory asset account number for this item
  622.          at the "G/L ACCOUNTS: Inventory" prompt.  For a pop-up chart of
  623.          accounts listing press the <F2> key.
  624.  
  625.    16.   Lastly, enter the G/L Cost of Goods Sold expense account number
  626.          for this item at the "Cost of Goods Sold" prompt.  For a pop-up
  627.          chart of accounts listing, press the <F2> key.
  628.  
  629.  
  630.                                  Page 11
  631.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  632.  
  633.    Upon pressing <Enter> at this last prompt the new item will be added
  634.    to the Items list shown in figure 2-1.  To add additional items just
  635.    press the <F3> key and the "Add Inventory Item" window will reappear. 
  636.    When finished adding items, press the <Esc> key to return to the menu
  637.    prompt.
  638.  
  639. MODIFYING AN ITEM: From the Inventory Main Menu, select "Update Inventory
  640.    Items", then press the <F4> key.  The following screen will appear:
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.                               Figure 2-3 Modifying an Item
  648.  
  649.    Notice that the cursor is automatically on the "Descrip" field, but
  650.    may be moved to the field you wish to modify by pressing the <Enter>
  651.    or arrow keys.  If you want to blank out a field, move to that field
  652.    and press the <Spacebar> (or "0" for numeric fields).  In order to
  653.    change the item number, however, you will need to use the procedure
  654.    described in section 5d - "Changing Item Numbers".  This procedure
  655.    changes item numbers, as well as moving all related transactions to
  656.    the new item number.
  657.  
  658. DELETING AN ITEM: From the Inventory Main Menu, select "Update Inventory
  659. Items".
  660.  
  661.    To delete an item, the item must have no transactions entered against
  662.    it.
  663.  
  664.    To delete an item, move the cursor to the appropriate item in the item
  665.    listing window, using the arrow keys or mouse.  Next press the <F5>
  666.    key.  When you answer "Y" to the "Are you sure" prompt, the item will
  667.    be deleted.
  668.  
  669.  
  670.  
  671. 2f - Setting Your Beginning Inventory
  672.  
  673. To set your beginning "Units on-hand" and value, you must enter a
  674. purchase "P" type transaction which reflects your current units and
  675. valuation for each inventory item on-hand.  This procedure is for
  676. product type items only, as services do not have a valuation or on-hand
  677. units.
  678.  
  679.    1.    The first step is to do a physical count of all items on-hand.
  680.  
  681.    2.    The second step is to determine a cost or value for these items.
  682.  
  683.    3.    Third, perform the "Input Transactions" procedure as described
  684.          in section 3b - "Entering Transactions" and enter type "P"
  685.          transactions for each item on-hand.  You CANNOT accomplish this
  686.          by performing the "Physical Inventory" function, as this
  687.          function is designed to REDUCE units on-hand by creating units
  688.          sold.
  689.                                  Page 12
  690.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  691.  
  692.                         SECTION THREE - TRANSACTIONS
  693.  
  694. An inventory transaction is any event which changes your inventory on-
  695. hand units or cost.  There are four types of transactions: (P)urchases -
  696. Goods purchased from a vendor which will be resold and will increase
  697. on-hand units; (C)redits - or purchase returns to a vendor which
  698. decrease on-hand units; (S)ales - Goods sold to your customer which
  699. decrease on-hand units; and (R)eturns - where customers return goods
  700. previously purchased from you.
  701.  
  702. NOTE:    Transactions entered in this module adjust the inventory asset
  703.          balance and the units on-hand balances only.  These transactions
  704.          DO NOT affect sales (income) or cash/receivables amounts.  These
  705.          type of transactions are handled by the POS/Invoicing module.
  706.  
  707. This section describes how to enter inventory transactions, as well as
  708. how to perform physical inventory adjustments.
  709.  
  710. 3a - Transaction Data Fields
  711.  
  712. The following describes each of the data fields in transactions:
  713.  
  714.    DATE: (Required) Enter the date of this transaction.
  715.  
  716.       NOTE:    The default date mask is set to mm-dd-yy.  To change this
  717.                format, refer to the Getting Started User's Manual, section
  718.                4d - "Setting the System Configuration", "Date Mask".
  719.  
  720.    TRAN TYPE: (Required) Enter the one character type code for this
  721.       transaction.  Valid types are as follows:
  722.  
  723.          P = Purchase of goods for sale (inventory increase).
  724.          C = Credit on return of goods to vendor (inventory decrease).
  725.          S = Sale of goods or services to customer (inventory decrease).
  726.          R = Return of goods or services by customer (inventory
  727.              increase).
  728.  
  729.       NOTE:    For costing purposes, type "R" transactions will be
  730.                accepted for return at the "Last Cost" amount for this
  731.                inventory item, i.e. valued at the last purchase price of
  732.                this product from vendor.
  733.  
  734.                Services CANNOT be received or credited.
  735.  
  736.                If you have entered an incorrect transaction, you cannot
  737.                modify or delete it.  To solve this problem you can enter a
  738.                reversal transaction (i.e. to reverse a (P)urchase, enter a
  739.                (C)redit transaction).
  740.  
  741.    ITEM NUM: (Required) This can be up to a 14-character, alpha-numeric
  742.       number which was previously set up in Section Two - "Inventory
  743.       Items".  Each time you enter a transaction for a specific item,
  744.       simply enter the item number, or press the <F2> key for a pop-up
  745.       item number listing.  If you enter an item number that does not
  746.       exist, the Inventory program will automatically prompt you with
  747.  
  748.                                  Page 13
  749.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  750.  
  751.       "Invalid Item, Add Account?".  Here you have the option to add a
  752.       new Item on-the-fly.  Refer to section 2e -
  753.       "Adding/Modifying/Deleting Items".
  754.  
  755.    DESCRIPTION: (Optional) This is a 30-character description of this
  756.       transaction.  The default description will be the description of
  757.       the item number entered above.
  758.  
  759.    QUANTITY: (Required) Enter the quantity for this transaction.  This
  760.       number is always a positive number.  For reduction in inventory,
  761.       see transaction type "C" or "R" above.
  762.  
  763.       For Specific Costing enter a quantity of one in this field.  Then
  764.       identify specific items by the use of the reference field described
  765.       below.
  766.  
  767.       For type "C" transactions, where you are returning an entire
  768.       purchase, enter zero quantity.  Then at the reference field, press
  769.       the <F2> key to select the entire purchase to be returned.  After
  770.       pressing <Enter> on shipment to be returned, the quantity will
  771.       automatically be changed to the entire shipment amount.
  772.  
  773.    UNIT COST: (Optional) This field is accessible only with type "P"
  774.       transactions.  For all other types of transactions, this is a
  775.       calculated field.  For type "P" transactions you may enter a unit
  776.       cost or a total price (see next field).  The system will calculate
  777.       whichever field you leave blank.
  778.  
  779.    PRICE: (Optional) Again, for type "P" transactions only, enter a unit
  780.       cost (prior field) or a total price.  The system will calculate
  781.       whichever field you leave blank.
  782.  
  783.    REFERENCE: (Optional) This field is designed for Specific Costing. 
  784.       If you are using FIFO, LIFO or standard costing you would usually
  785.       leave this field blank.  For Specific Costing, the following
  786.       applies:
  787.  
  788.       Transaction types:
  789.          "P" and "R"        Enter an identifying "Reference" number for this
  790.                             specific item being purchased or returned (i.e.
  791.                             serial number).
  792.  
  793.          "S" and "C"        Press the <F2> key and a pop-up Specific Costing
  794.                             window will appear from which you may select the
  795.                             specific unit to be sold or credited.  Once
  796.                             selected with cursor keys or mouse press <Enter>
  797.                             and that specific unit will be selected.  The
  798.                             reference field will then be updated to reflect
  799.                             this selection.
  800.  
  801.  
  802. 3b - Entering Transactions
  803.  
  804. To enter your transactions, select "Transactions Menu" from the
  805. Inventory Main Menu.  The following screen will appear:
  806.  
  807.                                  Page 14
  808.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.                  Figure 3-1 Inventory Transactions Menu
  817.  
  818. Then from the Inventory Transactions Menu, select "Input Transactions"
  819. and the following screen will appear:
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.                       Figure 3-2 Add Transaction
  828.  
  829. The transaction below will simulate the purchase (and receipt of)
  830. software:
  831.  
  832.    1.    DATE: Enter the date of this transaction.
  833.  
  834.    2.    TRAN TYPE: Enter (P)urchase, (C)redit, (S)ale or (R)eturn
  835.             transaction type code for this transaction as described above.
  836.  
  837.    3.    ITEM NUM: Enter the item number as described above.  For a pop-
  838.             up item listing, press the <F2> key.
  839.  
  840.    4.    DESCRIPTION: Enter the description for this transaction.
  841.  
  842.    5.    QUANTITY: Enter the unit quantity for this transaction, as
  843.             described above.
  844.  
  845.    6.    UNIT COST: For type "P" transactions, enter either the per unit
  846.             cost or the total price (next field).
  847.  
  848.    7.    PRICE: For type "P" transactions, enter either the total price
  849.             or the per unit price (previous field).
  850.  
  851.    8.    REFERENCE: For specific costing, enter the reference or serial
  852.             number for this transaction, as described above.  For type "S"
  853.             and "C" transactions, you may press the <F2> key for a pop-up
  854.             specific cost selection window.
  855.  
  856.    9.    At the "Inputs Correct(Y/N):" prompt, do either of the
  857.          following:
  858.  
  859.          A.    Press "Y" (yes) if the transaction is correct.  Your
  860.                transaction is then saved to disk and the cursor will
  861.                return to the date prompt, ready for your next transaction.
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.                                  Page 15
  867.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  868.  
  869.          B.    Press "N" (no) if the transaction is incorrect.  You will
  870.                then be allowed to make necessary changes.  Press <F10>
  871.                when done.
  872.  
  873. At any time, you can quit entering transactions and return to the menu
  874. prompt by pressing <Esc>.  To receive help anywhere in the program,
  875. simply press the <F1> key.
  876.  
  877. 3c - Entering Physical Inventory
  878.  
  879. This Physical Inventory feature allows those who do not use
  880. POS/Invoicing or those who do not record their sales figures daily to
  881. "plug in" their current on-hand inventory levels.  This procedure will
  882. then automatically create type "S" transactions described in section 3b
  883. - "Entering Transactions", above.  The result is that on-hand units are
  884. reduced to current "physical count" levels and inventory valuation is
  885. adjusted accordingly.
  886.  
  887. NOTE:    If you are using Specific Costing for your inventory items, you
  888.          should NOT perform this function, as it allows no control over
  889.          specific units sold.
  890.  
  891. To enter your physical inventory transactions, follow the procedures
  892. listed below:
  893.  
  894.    1.    From the Inventory Transactions menu, select "Physical
  895.          Inventory".  The following screen will appear:
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.                       Figure 3-3 Physical Inventory
  902.  
  903.    2.    DATE: Enter the date of the physical inventory.  For unit sold
  904.             tracking, this would usually be the month in which most of the
  905.             inventory was sold.
  906.  
  907.    3.    ITEM NUM: Enter the item number as described above.  For a pop-
  908.             up item listing, press the <F2> key.
  909.  
  910.    4.    QUANTITY: The default for this field will be the quantity
  911.             currently on-hand, per the inventory system.
  912.  
  913.          If your physical count is less than the quantity shown for this
  914.          item, enter the new physical count in this field.  Type "S"
  915.          transactions will now be created to reduce your inventory to
  916.          this new level.
  917.  
  918.          If your number is greater than the quantity shown, you probably
  919.          are missing some purchases (type "P" transactions above).  Enter
  920.          these transactions, as described in the previous section, and
  921.          then return to this section to do your physical inventory
  922.          adjustments.
  923.  
  924.  
  925.                                  Page 16
  926.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  927.  
  928.    5.    After pressing <Enter> at the quantity field, your inventory
  929.          level for the selected item will be automatically reduced to
  930.          this new level.  Your cursor will return to the date prompt for
  931.          further inputs.  To return to the menu, press the <Esc> key.
  932.  
  933. 3d - Points To Remember
  934.  
  935.    1.    There are four types of transactions and their debit/credit
  936.          impact are described below:
  937.  
  938.                              GENERAL LEDGER ACCOUNTS
  939.  
  940.       DESCRIPTION           TYPE    DEBIT ACCOUNT         CREDIT ACCOUNT
  941.       Vendor Purchase         P     Inventory Asset       Inventory Liability
  942.       (Inventory Increase)
  943.  
  944.       Vend Credit Return      C     Inventory Liability   Inventory Asset
  945.       (Inventory Decrease)
  946.  
  947.       Customer Sale           S     Cost of Goods Sold    Inventory Asset
  948.       (Inventory Decrease)
  949.  
  950.       Customer Return         R     Inventory Asset       Cost of Goods Sold
  951.       (Inventory Increase)
  952.  
  953.    2.    Typically, when goods or services are sold, there are two
  954.          transactions to be made.  The first records the sale (Debit cash
  955.          and credit income) and the second reduces inventory and adjusts
  956.          cost of goods sold (Debit COGS and credit inventory).  Only this
  957.          second transaction is handled in this module.  The POS/Invoicing
  958.          module, used in tandem with this module, will record BOTH
  959.          transactions at once.  If you are not using the POS/Invoicing
  960.          module, you must also record the first transaction in either the
  961.          General Ledger or Accounts Receivable module.
  962.  
  963.    3.    For Specific Costing, always use a quantity of one and use the
  964.          "Reference" field to identify/select the specific unit for your
  965.          transaction.
  966.  
  967.    4.    If not using POS/Invoicing, you must enter the sales price
  968.          transaction into either Accounts Receivable or the General
  969.          Ledger.
  970.          
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.                                  Page 17
  985.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  986.  
  987.                          SECTION FOUR - REPORTS
  988.  
  989. The Inventory Reports Menu allows you to generate a full range of
  990. financial reports from your Inventory database.  Reports can be
  991. generated to show information for a day, month, quarter or year.  This
  992. section will explain how reports can be created to help you get optimum
  993. results from your TAKIN' CARE OF BUSINESS program.
  994.  
  995. 4a - Explanation of Reports
  996.  
  997. Each of the eleven reports available from the Inventory module can be
  998. sent to your monitor's screen for immediate viewing, to your printer for
  999. hard copy or to a disk for later retrieval.  Various parameters can be
  1000. specified to give you the specific report you want.
  1001.  
  1002. Each of the eleven available reports are described below.  All reports
  1003. can be printed at any time and as many times as necessary.  Samples of
  1004. these reports are shown in Appendix A and can be printed while using the
  1005. "SAMPLE" accounts.
  1006.  
  1007.    Inventory Journal - This report lists all of the transactions which
  1008.       took place during a specific date range.  You can select any one or
  1009.       all of the different types of transactions.
  1010.  
  1011.    Item Account History - This report lists all activity posted to a
  1012.       specific item.  It can be printed for one item or a range of items.
  1013.  
  1014.    Inventory Schedule - This report shows the inventory on-hand and its
  1015.       value for all inventory items.
  1016.  
  1017.    Activity Report - This report shows beginning balances, purchases,
  1018.       credits, sales, returns and ending balances for each inventory
  1019.       item.  It can be printed for different date ranges.
  1020.  
  1021.    On-Hand Detail Report - This report is like the Inventory Schedule
  1022.       report except that it shows all on-hand inventory by purchase.
  1023.  
  1024.    Reorder Report - This report shows all product type items which are
  1025.       at or below the designated reorder level.  Items with a reorder
  1026.       quantity of zero will not be included on this report.  This report
  1027.       can be sorted in vendor order, such that each page if items printed
  1028.       will be for a specific vendor.  This greatly facilitates
  1029.       reordering.
  1030.  
  1031.    Price List - This report lists each item and its three price levels. 
  1032.       It can be printed for products, services or both.
  1033.  
  1034.    Inventory Item Report - This report lists all the information on each
  1035.       item in the Inventory Items list.  It can be printed in item
  1036.       number, name or vendor order.
  1037.  
  1038.    Reference Number Purchases - This report prints a list of all
  1039.       purchases entered with a specific reference number.
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.                                  Page 18
  1044.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1045.  
  1046.    Non-Posted Transaction Journal - This report lists all of the
  1047.       transactions which have not yet been posted to the General Ledger
  1048.       module.
  1049.  
  1050.    G/L Distribution Report - This report lists all of the inventory
  1051.       transactions entered and the General Ledger account to be posted
  1052.       within a specified date range.  The report provides account
  1053.       numbers, account names, debit and credit amounts and a total for
  1054.       the debits and credits, in account number order.  
  1055.  
  1056. 4b - General Instructions for Generating Reports
  1057.  
  1058. To generate any report, do the following:
  1059.  
  1060.    1.    From the Inventory Main Menu, select "Reports Menu".  The
  1061.          following screen appears:
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.                    Figure 4-1  Inventory Reports Menu
  1069.  
  1070.    2.    From the Reports Menu, select the report you want to generate
  1071.          (e.g: Inventory Journal).  This example will print the Inventory
  1072.          Journal report.  Other reports are covered later in this
  1073.          section.
  1074.  
  1075. 4c - Inventory Journal Report
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.                 Figure 4-2  Inventory Journal Input Screen
  1085.  
  1086.    1.    As stated earlier, you can send any of the reports to your
  1087.          monitor's screen (S), to a printer (P) or to a disk drive (D)
  1088.          where the report will be stored as a disk file with its own
  1089.          filename.    
  1090.  
  1091.       NOTE:    If you try to send a report to a printer and do not have a
  1092.                printer, you will receive an error message.
  1093.  
  1094.       The first prompt on all of the report input screens is the
  1095.       destination prompt.  It appears as follows:
  1096.  
  1097.                          Screen,Printer,Disk(S,P,D):
  1098.  
  1099.       Entering an "S" for screen or a "P" for printer will send the
  1100.       report to the screen or printer, respectively.  If you enter a "D"
  1101.  
  1102.                                  Page 19
  1103.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1104.  
  1105.       for disk, the system will prompt you for a disk filename.  You can
  1106.       enter any name you wish, following the DOS naming conventions.  The
  1107.       report will then be saved on the default disk drive with the
  1108.       filename you entered, followed by a filename extension of ".RPT". 
  1109.       If you enter a filename that already exists, the system will ask if
  1110.       you want to delete the old file.  Answering "Y" will replace the
  1111.       existing report with the new report.  Answering "N" will append
  1112.       (add on) the new report to the already existing report.
  1113.  
  1114.       The disk file is created in ASCII format, thereby allowing it to be
  1115.       imported into a word processor, spreadsheet or database for
  1116.       customized reports.
  1117.  
  1118.       At the "Screen,Printer,Disk(S,P,D):" prompt, enter the letter for
  1119.       the destination of your report.  For this example, enter the letter
  1120.       "S".
  1121.  
  1122.    2.    For some reports, you will need to specify a date range.  The
  1123.          date-prompt format will be the format specified in the System
  1124.          Configuration Settings.  Refer to section 4d - "Setting the
  1125.          System Configuration" in the Getting Started User's Manual.  The
  1126.          date prompt appears as follows:
  1127.  
  1128.                             Starting Date: 05-01-90
  1129.                               Ending Date: 05-31-90
  1130.  
  1131.    These dates determine the starting and ending date for the report and
  1132.    are included in the heading of the report.  The date range can be as
  1133.    short as one day.
  1134.  
  1135.    NOTE:    The ending date can never be more than one year after the
  1136.             starting date (e.g: starting date as 05-01-90 and ending date
  1137.             as 04-30-91).
  1138.  
  1139.    3.    The last prompt, "Type of Transactions:" allows you to select
  1140.          the transaction types you would like included in this report. 
  1141.          Valid types are A, P, C, S and R.  These types are the same as
  1142.          those used when entering transactions, with the exception of
  1143.          "A".  Entering "A" will select all types of transactions.  After
  1144.          entering the type of transaction,  the report will be sent to
  1145.          the screen.
  1146.  
  1147. The following discusses the other report selection input screens.  Any
  1148. prompts already discussed will not be covered in detail.
  1149.  
  1150. 4d - Item Account History
  1151.  
  1152.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Item Account History". 
  1153.          The following screen appears:
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.                                  Page 20
  1162.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.                  Figure 4-3 Item Account History Input Screen
  1172.  
  1173.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1174.          report.
  1175.  
  1176.    3.    At the Date prompts, enter the date range (as described above)
  1177.          for this report.
  1178.  
  1179.    4.    At the "Items on separate pages" prompt enter either:
  1180.  
  1181.       "N" if you want to save paper and put as many items on a page as
  1182.       room permits
  1183.  
  1184.       OR
  1185.  
  1186.       "Y" if you want each item number to print on a separate page.
  1187.  
  1188.    5.    Lastly, select an item number range for this report.  Enter both
  1189.          the starting and ending item numbers.  The Item Account History
  1190.          report, for all items within this range, will then be generated.
  1191.  
  1192. 4e - Inventory Schedule
  1193.  
  1194.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Inventory Schedule". 
  1195.          The following screen appears:
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.                   Figure 4-4 Inventory Schedule Input Screen
  1203.  
  1204.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1205.          report.
  1206.  
  1207. 4f - Activity Report
  1208.  
  1209.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Activity Report".  The
  1210.          following screen appears:
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.                     Figure 4-5 Activity Report Input Screen
  1219.  
  1220.                                  Page 21
  1221.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1222.  
  1223.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1224.          report.
  1225.  
  1226.    3.    At the Date prompts, enter the date range (as described above)
  1227.          for this report.
  1228.  
  1229.    4.    At the "Department" prompt, enter the item department you would
  1230.          like included in this report.  To select all departments and
  1231.          items, leave this field blank.
  1232.  
  1233. 4g - On-Hand Detail Report
  1234.  
  1235.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "On-Hand Detail Report". 
  1236.          The following screen appears:
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.                  Figure 4-6 On-Hand Detail Report Input Screen
  1245.  
  1246.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1247.          report.
  1248.  
  1249.    3.    At the "Items on separate pages" prompt, enter either:
  1250.  
  1251.       "N" if you want to save paper and put as many items on a page as
  1252.       room permits
  1253.  
  1254.       OR
  1255.  
  1256.       "Y" if you want each item number to print on a separate page.
  1257.  
  1258.    4.    Lastly, select an item number range for this report.  Enter both
  1259.          the starting and ending item numbers.  A detailed report for all
  1260.          items within this range will then be generated.
  1261.  
  1262. 4h - Reorder Report
  1263.  
  1264.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Reorder Report".  The
  1265.          following screen appears:
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.                     Figure 4-7 Reorder Report Input Screen
  1277.  
  1278.  
  1279.                                  Page 22
  1280.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1281.  
  1282.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1283.          report.
  1284.  
  1285.    3.    At the "Sort Order" prompt, select "A", "N" or "V" for Account,
  1286.          item Name or Vendor order respectively.
  1287.  
  1288.    4.    At the "Department" prompt, enter the item department you would
  1289.          like included in this report.  To select all departments and
  1290.          items, leave this field blank.
  1291.  
  1292. 4i - Price List
  1293.  
  1294.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Price List".  The
  1295.          following screen appears:
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.                       Figure 4-8 Price List Input Screen
  1305.  
  1306.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1307.          report.
  1308.  
  1309.    3.    At the "Sort Order" prompt, select "A", "N" or "V" for Account,
  1310.          item Name or Vendor order, respectively.
  1311.  
  1312.    4.    At the "Department" prompt, enter the item department you would
  1313.          like included in this report.  To select all departments and
  1314.          items, leave this field blank.
  1315.  
  1316.    5.    Lastly, at the "Product/Service/All" prompt enter "P", "S" or
  1317.          "A" to select Product, Service or All item types.  The report
  1318.          will then be printed.
  1319.  
  1320. 4j - Inventory Item Report
  1321.  
  1322.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Inventory Item Report". 
  1323.          The following screen appears:
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.                  Figure 4-9 Inventory Item Report Input Screen
  1336.  
  1337.  
  1338.                                  Page 23
  1339.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1340.  
  1341.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1342.          report.
  1343.  
  1344.    3.    At the "Sort Order" prompt, select "A", "N" or "V" for Account,
  1345.          item Name or Vendor order respectively.
  1346.  
  1347.    4.    Lastly, at the "Product/Service/All" prompt enter "P", "S" or
  1348.          "A" to select Product, Service or All item types.  The report
  1349.          will then be printed.
  1350.  
  1351. 4k - Reference Number Purchases
  1352.  
  1353.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Reference Number
  1354.          Purchases".  The following screen appears:
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.               Figure 4-10 Reference Number Purchases Input Screen
  1366.  
  1367.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1368.          report.
  1369.  
  1370.    3.    At the "Reference Num" prompt, enter the specific reference
  1371.          number the report is for.  The report will then be printed.
  1372.  
  1373. 4l - Non-Posted Transaction Journal Report
  1374.  
  1375.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "Non-Posted Transaction
  1376.          Journal".  The following screen appears:
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.             Figure 4-11 Non-Posted Transaction Journal Input Screen
  1387.  
  1388.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1389.          report.
  1390.  
  1391.    3.    The last prompt, "Type of Transactions:" allows you to select
  1392.          the transaction types you would like included in this report. 
  1393.          Valid types are A, P, C, S and R.  These types are the same as
  1394.          those used when entering transactions, with the exception of
  1395.          "A".  Entering "A" will select all types of transactions.  After
  1396.  
  1397.                                  Page 24
  1398.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1399.  
  1400.          entering the type of transaction, the report will be sent to the
  1401.          screen.
  1402.  
  1403. 4m - G/L Distribution Report
  1404.  
  1405.    1.    From the Inventory Reports Menu, select "G/L Distribution
  1406.          Report".  The following screen appears:
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.                Figure 4-12 G/L Distribution Report Input Screen
  1418.  
  1419.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1420.          report.
  1421.  
  1422.    3.    At the Date prompts, enter the date range (as described above)
  1423.          for this report.  The report will then be printed.
  1424.  
  1425. In conclusion, if you are unfamiliar with any of these reports, try
  1426. printing reports using the "SAMPLE" accounts, as well as referencing
  1427. Appendix A for samples of these reports.  Doing so will give you an idea
  1428. of how the reports look and how they might be used.
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.                                  Page 25
  1457.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1458.  
  1459.                        SECTION FIVE - UTILITIES
  1460.  
  1461. The Inventory Utility Menu contains five important menu items, each of
  1462. which are covered in detail below.  To access the Inventory Utility
  1463. Menu, select "Inventory Utility Menu" from the Inventory Main Menu.  The
  1464. following Menu will appear:
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.                        Figure 5-1 Inventory Utility Menu
  1476.  
  1477. 5a - Sort Transactions
  1478.  
  1479. TAKIN' CARE OF BUSINESS stores your transactions in the order in which
  1480. they are entered.  This Sort Transactions function allows the user to
  1481. choose the manner in which transactions are sorted.  You can sort as
  1482. often or as little as you want, as the sort order does not affect the
  1483. operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS.  When printing some reports, the
  1484. sort transactions is automatically performed.
  1485.  
  1486. To sort your transactions, do the following:
  1487.  
  1488.    1.    From the Inventory Utilities Menu, select "Sort Transactions". 
  1489.          The following menu appears:
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.                          Figure 5-2  Sort Transactions
  1500.  
  1501.    2.    From the "Select Sort Order" menu, select one of the three sort
  1502.          options, as shown above.  Your transactions will then be sorted
  1503.          automatically.
  1504.  
  1505.    If you have more transactions than the memory can hold, the default
  1506.    disk drive will be used to store a temporary file while sorting
  1507.    transactions.  It is important to remember that the default disk drive
  1508.    must have adequate free disk space.  If there is not, the sort will
  1509.    be aborted and the transaction file will remain unchanged.
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.                                  Page 26
  1516.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1517.  
  1518. 5b - Rebuild Available Units/Indexes
  1519.  
  1520. This function rebuilds cost records and available units.  Its main
  1521. purpose and benefit is to reconstruct on-hand units when item numbers
  1522. are changed, see section 5c - "Changing Item Numbers" and after End-of-
  1523. period Postings (in both cases this function is automatic).  There is
  1524. one time where using this function manually is useful.  For costing
  1525. methods (FIFO and LIFO), item purchases are stored in input order.  This
  1526. procedure will resort purchases and put them in transaction date order. 
  1527. For example, if you enter purchase (type "P") transactions out of date
  1528. order, and you want items to be in date order for FIFO AND LIFO costing;
  1529. you MUST run this procedure BEFORE you sell any units.  For specific
  1530. unit and standard costing methods, this function provides no useful
  1531. purpose.
  1532.  
  1533. 5c - Changing Item Numbers
  1534.  
  1535. This powerful utility allows you to change the item numbers for every
  1536. existing transaction for a specific item.  It can be thought of as a
  1537. "global change" feature.  For example, if you want to change the item
  1538. number "1234" to "ABC1234"; you would run this utility to change all
  1539. references to the old item number to the new item number.
  1540.  
  1541. NOTE:    Since this is an advanced feature, we do not recommend its use
  1542.          by those new to TAKIN' CARE OF BUSINESS.  It is very important
  1543.          to make a complete backup copy of your data files prior to
  1544.          running this utility.  Should something go wrong (e.g: power
  1545.          failure), it will be easier to recover if you have an original
  1546.          copy of the data files.  Please refer to section 4g - "Backing
  1547.          Up Data Files" in the Getting Started User's Manual.
  1548.  
  1549. To change an item number, do the following:
  1550.  
  1551.    1.    From the Inventory Utility Menu, select "Change Item Number". 
  1552.          The following screen appears:
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.                         Figure 5-3  Change Item Numbers
  1565.  
  1566.    2.    At the "Old Item:" prompt, enter the item number you wish to
  1567.          change or delete, then press <Enter>.
  1568.  
  1569.    3.    At the "New Item:" prompt, enter the new item number and press
  1570.          <Enter>.  Once all transactions are transferred from your old
  1571.          item to your new item, the cursor will return to the Inventory
  1572.          Utility Menu.  
  1573.  
  1574.                                  Page 27
  1575.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1576.  
  1577.    NOTE:    At either of the above two prompts, you can press <F2> for a
  1578.             pop-up item number list.
  1579.  
  1580. 5d - Configuration Settings
  1581.  
  1582. These configuration settings define the interface with the Inventory and
  1583. the General Ledger modules.  Three interface G/L accounts are required,
  1584. Inventory (asset), Inventory Payable (liability) and Cost of Goods Sold
  1585. (expense).
  1586.  
  1587. To set up the configuration settings select "Configuration Settings"
  1588. from the Inventory Utility Menu.  The following screen will appear:
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.                        Figure 5-4 Configuration Settings
  1599.  
  1600.    1.    At the "Inventory Asset" prompt, enter the G/L account number
  1601.          for your inventory asset account.  For a pop-up chart of
  1602.          accounts listing, press the <F2> key.
  1603.  
  1604.    2.    At the "Inventory Payable" prompt, enter the G/L account number
  1605.          for your inventory payable account.  This account is a liability
  1606.          account which is used to record a liability to your vendor for
  1607.          purchases.  When you either enter the vendor invoice in A/P or
  1608.          pay the vendor with a G/L transaction you should debit this
  1609.          account to remove this liability.  For a pop-up chart of
  1610.          accounts listing, press the <F2> key.
  1611.  
  1612.    3.    Lastly, at the "Cost of Goods Sold" prompt, enter the G/L
  1613.          account number for your cost of goods sold expense account.  For
  1614.          a pop-up chart of accounts listing, press the <F2> key.
  1615.          
  1616.          
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.                                  Page 28
  1634.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1635.  
  1636.                    SECTION SIX - HINTS AND SUGGESTIONS
  1637.  
  1638. *  Using this Inventory module with POS/Invoicing allows you not only to
  1639.    track your inventory, but keep it current every day.  It also saves
  1640.    time in that the POS/Invoicing module fully integrates with Inventory,
  1641.    Accounts Receivable and General Ledger.
  1642.  
  1643. *  Keep a current backup copy of your data files each time you update
  1644.    your data.  This will safeguard against loss of data due to a power
  1645.    failure or other problem.
  1646.  
  1647. *  Use the Shift-Print Screen keys to make a hard copy of your current
  1648.    screen display.
  1649.  
  1650. *  To pause the printer while printing reports, press any key.
  1651.  
  1652. *  You may at any time switch costing methods by updating the Inventory
  1653.    Item information as described in section 2e -
  1654.    "Adding/Modifying/Deleting Items".
  1655.  
  1656. *  When using specific unit costing, it is important to record the item's
  1657.    serial number (or other identifying number) in the reference field.
  1658.    
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.  
  1668.  
  1669.  
  1670.  
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.                                  Page 29
  1693.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1694.  
  1695.                                LIST OF FIGURES
  1696.  
  1697. Figure 2-1 Item Listing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  1698. Figure 2-2 Add Inventory Item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  1699. Figure 2-3 Modifying an Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  1700.  
  1701. Figure 3-1 Inventory Transactions Menu . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  1702. Figure 3-2 Add Transaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  1703. Figure 3-3 Physical Inventory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  1704.  
  1705. Figure 4-1  Inventory Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  1706. Figure 4-2  Inventory Journal Input Screen . . . . . . . . . . . . . .   19
  1707. Figure 4-3 Item Account History Input Screen . . . . . . . . . . . . .   21
  1708. Figure 4-4 Inventory Schedule Input Screen . . . . . . . . . . . . . .   21
  1709. Figure 4-5 Activity Report Input Screen. . . . . . . . . . . . . . . .   21
  1710. Figure 4-6 On-Hand Detail Report Input Screen. . . . . . . . . . . . .   22
  1711. Figure 4-7 Reorder Report Input Screen . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  1712. Figure 4-8 Price List Input Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  1713. Figure 4-9 Inventory Item Report Input Screen. . . . . . . . . . . . .   23
  1714. Figure 4-10 Reference Number Purchases Input Screen. . . . . . . . . .   24
  1715. Figure 4-11 Non-Posted Transaction Journal Input Screen. . . . . . . .   24
  1716. Figure 4-12 G/L Distribution Report Input Screen . . . . . . . . . . .   25
  1717.  
  1718. Figure 5-1 Inventory Utility Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  1719. Figure 5-2  Sort Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  1720. Figure 5-3  Change Item Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  1721. Figure 5-4  Configuration Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.  
  1730.  
  1731.  
  1732.  
  1733.  
  1734.  
  1735.  
  1736.  
  1737.  
  1738.  
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.                                  Page 30
  1752.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1753.  
  1754.                         APPENDIX A - SAMPLE REPORTS
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.                  SAMPLE REPORTS NOT INCLUDED ON DISK MANUAL
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.  
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.                                  Page 31
  1811.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1812.  
  1813.                        APPENDIX B - DISK FILENAMES
  1814.  
  1815.  
  1816. TAKIN' CARE OF BUSINESS Inventory Program Disk
  1817.  
  1818.    Filename           Description
  1819.  
  1820.    IN.EXE         Inventory Program file
  1821.    IN.OVR         Inventory Overlay file
  1822.    IN.HLP         Inventory Help file
  1823.  
  1824.    Datafile Names
  1825.  
  1826.    *.INA              Inventory Items
  1827.    *.INT              Inventory Transactions
  1828.    *.INC              Inventory Cost File
  1829.    *.INF              Inventory Configuration
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.                                  Page 32
  1870.                         TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1871.  
  1872.                                  INDEX
  1873.                                
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.            INDEX IS NOT INCLUDED ON DISK VERSION OF MANUAL
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891.  
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.                                  Page 33