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Text File  |  1988-11-11  |  13KB  |  324 lines
  1. ============================================================================
  2.                              Getting Started
  3. ============================================================================
  4.  
  5.     Basic Requirements:  In order to run this  program you  must have
  6.     at least 256K memory.  Dos 3.0 or greater is recommended.
  7.  
  8.     You MUST  have a  CONFIG.SYS file  on your  startup disk with the
  9.     following command in it..    FILES=20
  10.  
  11. ============================================================================
  12.                            Floppy Disk Systems
  13. ============================================================================
  14.  
  15.     Copy all the files onto a Working diskette.   This  diskette will
  16.     be called  the PROGRAM  diskette.  Next prepare a blank formatted
  17.     diskette to be used  as  a  DATA  diskette.    Place  the PROGRAM
  18.     diskette in drive A: and the DATA diskette in drive B:.  From the
  19.     B> drive type:  A:CPS
  20.  
  21.     Be it known that by using a floppy  disk you  are limited  to the
  22.     number of  Prospects you  can store.   If  You need to enter more
  23.     Prospects you will have to purchase a Hard Disk.
  24.  
  25. ============================================================================
  26.                             Hard Disk Systems
  27. ============================================================================
  28.  
  29.     Copy all the files from the diskette onto your hard disk.
  30.     Load the programs by typing  CPS  and press enter.
  31.  
  32. ============================================================================
  33.                               Monitor Type
  34. ============================================================================
  35.     Some monochrome monitors on the market try to emulate a CGA color
  36.     monitor but  the quality  is very  poor.  One such monitor is the
  37.     Tandy VM-4.  If you have this type of monitor you may have to run
  38.     this program  in monochrome  mode.   To accomplish this press the
  39.     F10 Key at the Main Menu.
  40.  
  41. ============================================================================
  42.                               System Setup
  43. ============================================================================
  44.  
  45.     Load the program by typing CPS.   The  program will automatically
  46.     initialize the  System record  and create  all necessary data and
  47.     index files.
  48.  
  49.     Select the Setup option and define all codes.
  50.  
  51.     Select the System Menu option.    From  here  select  Edit Church
  52.     Name.  Fill in the name and address of your church.
  53.  
  54.     Next select  Define Label Size.  If you are using standard labels
  55.     then 5 lines will be ok, if not, determine the number of lines on
  56.     your label  and enter  that number  here.   All labels are One Up
  57.     Labels.
  58.  
  59.     Next select Define Merge Type.  If you are using a Word Processor
  60.     that  uses  WordStar  type  data  files then Select 'WS' for your
  61.     Merge Type.  If you are using Word  Perfect then  Select 'WP' and
  62.     if you  are using Leading Edge Word Processor then select 'LE' as
  63.     your Merge Type.
  64.  
  65.     This particular Version does not use the printer code section.
  66.  
  67.     Exit this menu by pressing the Escape key.
  68.  
  69.  
  70. ============================================================================
  71.                           PROSPECT FILE SECTION
  72.  
  73.                         Enter New Prospect Record
  74.                         .........................
  75. ============================================================================
  76.  
  77.     Use this  selection to  enter new  prospects into  the data base.
  78.     Enter prospects  and press  the Enter Key all the way through the
  79.     last field (Comments) or press the Page Down Key.  This will save
  80.     the Prospect Record.
  81.  
  82.     Their  are  several  Codes  that  you  will need to define before
  83.     entering your Prospects.  One is  the  Type  of  Prospect.   Your
  84.     codes may be something like this...
  85.  
  86.             EVG  Evangelistic Prospect
  87.             TEA  Teacher Prospect
  88.             BIB  Bible Study Prospect
  89.  
  90.     You may make up any codes you wish to define the Prospect Type.
  91.  
  92.     The next  code you  will need  to make  up is the Age Group Code.
  93.     This code defines what  Age Category  the Prospect  is in.   Your
  94.     codes may look something like this...
  95.  
  96.             ADU  Adult
  97.             YTH  Youth
  98.             CLD  Children
  99.             AD1  Adult 1
  100.  
  101.     Next you  will need to define a Residential Section Code for your
  102.     prospects (only if you intend  to  use  this  option).    You can
  103.     define them as blocks, streets, addresses, etc.
  104.  
  105.         Example:   PROV       Providence Place
  106.                    EASTMAIN   East Main Street
  107.  
  108. ============================================================================
  109.                      Edit/Delete Prospect Record
  110. ============================================================================
  111.  
  112.     Use this  selection to make modifications to the Prospect Record.
  113.     You can make any changes necessary  and press  the Page  Down key
  114.     for the Next Prospect.
  115.  
  116.     NOTE:   If you  change any  part of the Name you will need to Re-
  117.     Index the data file.  To do this  refer to  the OTHER  SECTION at
  118.     the bottom of this documentation.
  119.  
  120.  
  121.     There are several Function Keys to this selection.
  122.  
  123.         ESC    :   Pressing this key will Exit the Edit Mode.
  124.  
  125.         F1      :   Use the key to Enter a Prospect's Last Name and go
  126.                        directly to his record.
  127.  
  128.         F4     :   Use the key to Delete the Prospects Record.
  129.  
  130.         PageDown  :  Use this key to retrieve the Next Prospect.
  131.  
  132.         PageUp    :  Use this key to retrieve the Previous Prospect.
  133.  
  134.  
  135. ============================================================================
  136.                         Browse Prospects
  137. ============================================================================
  138.  
  139.      Use this selection to  View the  Prospects on  the screen.   This
  140.      option offers limited data but will give you the Prospect's Name,
  141.      Home Telephone Number, Work  Telephone Number,  and Prospect Type
  142.      Code.
  143.  
  144.  
  145. ============================================================================
  146.                          VISITATION SECTION
  147. ============================================================================
  148.  
  149.                        Enter Visitation Record
  150.  
  151.      Use this selection to enter Visitation Records for each Prospect.
  152.      After  each  visitation  bring  the  Visitation  Material  to the
  153.      computer and  enter the necessary information.  Date Visited, Who
  154.      made the Visit, Was a Decision Made,  Purpose of  the Visit (Same
  155.      as Prospect Type), and the Results of the Visit.
  156.  
  157.      The Function Key assignments are:
  158.  
  159.             ESC       :  Exit
  160.  
  161.             F1        :  Find a Prospect by Last Name
  162.  
  163.             PageDown  :  Select the Next Prospect
  164.  
  165.             PageUp    :  Select the Previous Prospect
  166.  
  167.  
  168. ============================================================================
  169.                   Edit/Delete Prospect Visitation Records
  170. ============================================================================
  171.  
  172.      Use this  selection to  make changes to the Prospect's Visitation
  173.      Record.
  174.  
  175.      Function Key Assignments:
  176.  
  177.             ESC     :   Exit
  178.  
  179.             F1      :   Find Prospect by Last Name
  180.  
  181.             F4      :   Delete this Visitation Record
  182.  
  183.             F9      :   Select Next Visitation Record
  184.  
  185.             F10     :   Select Previous Visitation Record
  186.  
  187.             PageDown :  Select Next Prospect
  188.  
  189.             PageUp   :  Select Previous Prospect
  190.  
  191.  
  192.  
  193. ============================================================================
  194.                     Browse Prospect Visitation Records
  195. ============================================================================
  196.  
  197.      Use this selection to View all Visitations made to a Prospect.
  198.  
  199.      Function Key Assignments:
  200.  
  201.             ESC      :   Exit
  202.  
  203.             F1       :   Find Prospect by Last Name
  204.  
  205.             F2       :   Print a Profile Sheet on this Prospect
  206.  
  207.             F9       :   Scroll History Visitation Records
  208.  
  209.             PageDown :   Retrieve Next Prospect
  210.  
  211.             PageUp   :   Retrieve Previous Prospect
  212.  
  213.  
  214.  
  215. ============================================================================
  216.                         PROSPECT REPORTS SECTION
  217. ============================================================================
  218.  
  219.                        Prospect Alphabetic Listing
  220.  
  221.      Use  this  selection  to  print  an  alphabetic  listing  of  all
  222.      Prospects in the computer along with their address, Prospect Type
  223.      Code, and Age Group Code.
  224.  
  225.      Note:  You will be prompted with a Selection Screen.  If you wish
  226.      to  narrow  down  Prospects  you can enter various parameters for
  227.      selection.
  228.  
  229.      Example:  If I only wanted EVG Prospects  then I  would enter EVG
  230.      in the  'Type of  Prospect' field  and only  those prospects with
  231.      that Code would be printed.
  232.  
  233.      If I  wanted Teachers  in the  Age Group  of Adult  I would enter
  234.      'TEA' in the 'Type of Prospect' field and 'ADU' in the 'Age Group
  235.      Code' field.  This would print all Adult Teachers.
  236.  
  237.      Also I can narrow  my search  by the  Date the  Prospect was Last
  238.      Visited.   If I enter 02/20/88 in the field 'Not Visited Since' I
  239.      would get all Prospects  who were  NOT visited  on or  since that
  240.      date.
  241.  
  242.  
  243. ============================================================================
  244.                         Prospect Profile Sheets
  245. ============================================================================
  246.  
  247.      Use  this  selection  to  print  Prospect  Profile Sheets.  These
  248.      sheets are extremely handy to  have  when  making  a  visit  to a
  249.      Prospect.   The report  tells you  everything about the Prospect,
  250.      including all the times he has been contacted, who contacted him,
  251.      whether  a  decision  was  made  or  not,  and the results of the
  252.      contacts.
  253.  
  254.      Note:  You will be prompted with a Selection Screen.   Follow the
  255.      same guidelines as presented under 'Prospect Alpha List' above.
  256.  
  257.  
  258. ============================================================================
  259.                        Prospect Contacts/Statistics
  260. ============================================================================
  261.  
  262.      Use this selection to obtain a report of statistics.  This report
  263.      will show how many contacts were made in  each Prospect  Code and
  264.      mode of Visitation.  Also shows the percentage of Decisions made.
  265.  
  266.  
  267. ============================================================================
  268.                            LABELS/MERGE SECTION
  269. ============================================================================
  270.  
  271.                               Prospect Labels
  272.  
  273.      Use this  selection to print labels for Prospects.  The Selection
  274.      screen will appear.   Follow the  same guidelines  as given under
  275.      'Prospect Alpha List'.
  276.  
  277.  
  278. ============================================================================
  279.                             Prospect Merge File
  280. ============================================================================
  281.  
  282.      Use this  selection to  create a  Mailmerge file to use with your
  283.      Wordprocessor.  Note:  You must have setup the mailmerge  type in
  284.      the 'SETUP SECTION'.
  285.  
  286.  
  287. ============================================================================
  288.                                    OTHER
  289. ============================================================================
  290.  
  291.      IDX:   The IDX option stands for Index.  Use the option when you
  292.             need to Re-Index all your Data Files.  If you ever turn the
  293.             machine off while running this program you will have to Re-
  294.             Index your data files.  Also if you change a Prospects Name
  295.             you will have to select this option.
  296.  
  297.  
  298.  
  299.      MANL: This is the Online Manual for the Church Prospect System.
  300.  
  301.  
  302.  
  303. ============================================================================
  304.                     Additional Church Related Programs
  305. ============================================================================
  306.  
  307.  
  308.                          Church Membership System.
  309.  
  310.      Also available from me is  a  Church  Membership  Program.   This
  311.      program   handles   all   Membership,   Bible   Teaching,  Church
  312.      Visitation,   Member   Reporting,    Class    Rolls,   Birthdays,
  313.      Anniversaries,   Stewardship   Contribution,   Organizations  and
  314.      Committees, and More.
  315.  
  316.      For your personal copy send a $65.00 registration fee to:
  317.  
  318.                             Ronald Bryan Byxbe
  319.                               P. O. Box 4761
  320.                         Dublin, Georgia  31021-4761
  321.  
  322.                               (912) 272-1714
  323.  
  324.