home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF063.ZIP / EP40.EXE / EP40.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-03-05  |  35KB  |  1,150 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                        E A S Y  P R O J E C T(tm)
  11.  
  12.                               USER MANUAL
  13.  
  14.                               Version 4.05
  15.  
  16.            A Project Management and Tracking System
  17.        for the I.B.M. and Compatible Personal Computers
  18.  
  19.  
  20.  
  21.      (c)Copyright 1987,1988,1989,1990,1991,1992 Parcell Software
  22.                         All Rights Reserved
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                          Parcell Software
  46.                            P.O. Box 165
  47.                         Geneva, Il  60134
  48.                               U.S.A.
  49.  
  50.  
  51.  
  52. (c)Copyright 1987,1988,1989,1990,1991,1992  Parcell Software
  53. All Rights Reserved Worldwide
  54. Printed in the United States of America
  55.  
  56. Parcell Software
  57. P.O. Box 165
  58. Geneva, Il  60134  U.S.A.
  59.  
  60. Voice:   (708) 232-6328   (9:00 a.m. - 5:00 p.m. Central Time)
  61. BBS/FAX: (708) 232-6339  Feel free to use for technical support
  62. CompuServe:  72250,1356
  63. Technical Support:  (900) 884-3578  (8:00 a.m. - 5:00 p.m. Central Time)
  64.                     $2.00 per minute, first 18 seconds are free
  65.  
  66. Trademarks
  67.  
  68. Easy Project is a trademark of Parcell Software
  69. I.B.M. is a registered trademark of the I.B.M Corporation.
  70. dBASE is a registered trademark of Ashton-Tate, Inc.
  71.  
  72. License Agreement
  73.  
  74. Easy Project is a Shareware program.  It is not free.
  75.  
  76. Easy Project is copyrighted software owned by Parcell Software. Continued use requires a
  77. registration fee of $59.00. Registration covers use on one PC only.  Multiple copies of Easy Project
  78. must be purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and site licenses are available.
  79.  
  80.       All licensed users receive:
  81.  
  82.          ∙  Latest version of Easy Project with Shareware screen disabled
  83.          ∙  User Manual
  84.          ∙  Notification of updates
  85.          ∙  Special BBS access
  86.  
  87. You are encouraged to copy and share this program with other users. When sharing this program,
  88. all files and documentation must be distributed without any alteration.  No fee can be charged for
  89. any copying or distribution except for a nominal fee to defray expenses.  Please consult the
  90. VENDOR.DOC file for vendor distribution requirements.
  91.  
  92. Hardware Requirements
  93.  
  94. I.B.M. PC/XT/AT/PS2 or 100% Compatible with at least 512K RAM and any type monitor.  A hard
  95. disk is strongly recommended.
  96.  
  97. DISCLAIMER OF ALL WARRANITES AND LIABILITY
  98.  
  99. PARCELL SOFTWARE SPECIFICALLY DISCLAIMS ANY WARRANTY, EITHER EXPRESSED OR
  100. IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY
  101. AND FITNESS FOR A PARTICULAR USE. THIS SOFTWRARE IS LICENSED AS 'AS-IS'.
  102.  
  103. IN NO EVENT SHALL PARCELL SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR
  104. OTHER DAMAGES, INCLUDING LOSS OF PROFIT ARISING OUT OF THE USE OF THIS PROGRAM.
  105.  
  106.  
  107.                     E A S Y  P R O J E C T (tm)
  108.  
  109.  
  110. Introduction
  111.  
  112. Easy Project is a tool to assist anyone who manages projects.
  113. Easy Project encourages the manager to define a project into a
  114. series of phases and tasks.  Easy Project facilitates the
  115. planning, scheduling and tracking of all types of projects. The
  116. manager plans the activities or tasks in a top/down outline
  117. fashion.  The Gantt chart displays the project graphically by
  118. using time bars which span the time period of each task.  The
  119. extensive reporting module helps document the status of the
  120. project.
  121.  
  122. Easy Project features:
  123.  
  124.      ∙  The ability to create projects with 2000 tasks
  125.  
  126.      ∙  Gantt charts detailing planned vs. actual progress
  127.  
  128.      ∙  Automatic scheduling
  129.  
  130.      ∙  Extensive reporting
  131.  
  132.      ∙  Context sensitive HELP
  133.  
  134.      ∙  dBASE file compatibility
  135.  
  136. A sample project is provided to assist in using Easy Project.
  137. Use the project number of 'EASY' (all caps) to access the sample
  138. project data.
  139.  
  140. <<MAIN MENU SCREEN>>
  141.  
  142.  
  143. System Software Requirements
  144.  
  145. For the purpose of this documentation, it is assumed the user has
  146. a working knowledge of the DOS operating system.  The user should
  147. be able to copy and backup files, create directories and edit
  148. text files.  Please consult your DOS manual with questions
  149. regarding any of those functions.
  150.  
  151. CONFIG.SYS File (A sample is included)
  152.  
  153.      A CONFIG.SYS file must be in the root directory of your hard
  154.      disk or on your DOS system floppy.  This file must contain
  155.      the following two records:
  156.                        BUFFERS = 18
  157.                        FILES = 30
  158.      These values are minimum values. Consult your DOS manual for
  159.      further information regarding the CONFIG.SYS file.
  160.  
  161.      To activate any changes made to the CONFIG.SYS file, reboot
  162.      the PC!
  163.  
  164.  
  165. First Time Installation
  166.  
  167.       Hard Drive
  168.  
  169.      1.  Make a backup copy of the Easy Project master disk.
  170.      2.  Place your backup copy in floppy drive and type:
  171.  
  172.           INSTALL <enter>
  173.  
  174.      This installation procedure will prompt you for the drive
  175.      and sub-directory destination for the Easy Project files.
  176.      We recommend that Easy Project be installed in its own
  177.      directory (i.e. \EP40).
  178.  
  179.  
  180. Upgrading From Prior Versions
  181.  
  182. To upgrade from a 3.X version, follow this procedure:
  183.  
  184.      1.  Backup ALL present files
  185.      2.  Install Easy Project using the above procedure.  Be sure
  186.          to install the new version in a directory different than
  187.          the 3.X version.
  188.      3.  Start Easy Project and go to the Utilities Menu
  189.      4.  Choose the Convert 3.X file option
  190.      5.  Choose Configure System and update accordingly
  191.  
  192.  
  193. Starting Easy Project
  194.  
  195.      From the \EP40 (or the directory where you installed the system):
  196.         Type EP <enter>
  197.  
  198. Configuring Easy Project
  199.  
  200. The first time you execute Easy Project, choose the Utilities
  201. option from the Main Menu.  From this menu, choose Configure
  202. System and then Configure Printer and update accordingly.
  203.  
  204.  
  205. Keyboard Control
  206.  
  207. On most Easy Project data entry screens, the cursor is controlled
  208. in the following fashion:
  209.  
  210.      Key                    Result
  211.  
  212.      <─┘       Proceeds to the next field.  When pressed while
  213.                the cursor is in the last field of a screen, all
  214.                data will be saved.
  215.  
  216.      PgDn      Exits the screen saving all changes.
  217.  
  218.      Esc       Exits the screen without saving any changes.
  219.  
  220.                Moves cursor to previous field.
  221.  
  222.                Moves cursor to next field.
  223.  
  224.                Moves cursor backward.
  225.  
  226.                Moves cursor forward.
  227.  
  228.   Ctrl End     Moves cursor to last field on data entry screen
  229.  
  230.      F2        Displays program license and prints registration
  231.                form.
  232.  
  233.      F5        Deletes current record while in Resource or Task
  234.                Parameter screens.
  235.  
  236.      F8        Edits a task from the Gantt display.
  237.  
  238.      F9        Scrolls Gantt chart into the past.
  239.  
  240.      F10       Scrolls Gantt chart into the future.
  241.  
  242. Need HELP?
  243.  
  244. At any time, on-line help is available by pressing "F1".  Easy
  245. Project will recognize what field or menu the request came from,
  246. and then display the appropriate text.  Three fields will provide
  247. additional HELP when the F1 key is pressed:
  248.  
  249.      Project Number:  Lists all active projects on file.
  250.  
  251.      Task Number:  Lists all tasks for a particular project.
  252.  
  253.      Resource:  Lists all resources for a particular project.
  254.  
  255.  
  256. Main Menu
  257.  
  258.  
  259. The Main Menu permits access to your projects.  The desired
  260. function can be chosen using two methods:
  261.  
  262.      1.  Use the left or right arrow key to highlight the desired
  263.      option and then press the <Enter> key
  264.  
  265.      2.  Press the capitalized letter of the desired choice (i.e.
  266.      T=Task, O=repOrt)
  267.  
  268. The components of the Main Menu are:
  269.  
  270.                Project
  271.                Create project numbers, project descriptions,
  272.                phase descriptions and define holidays
  273.  
  274.                Resource
  275.                Maintain resource data
  276.  
  277.                Task
  278.                Maintain task data
  279.  
  280.                Browse
  281.                Edit tasks in a spreadsheet fashion
  282.  
  283.                Schedule
  284.                Automatically schedule work plans
  285.  
  286.                Gantt
  287.                Produce Gantt charts detailing planned vs. actual
  288.                project progress
  289.  
  290.                repOrts
  291.                Generate reports including work plans, status
  292.                reports and project summary reports
  293.  
  294.                Utilities
  295.                Configure system and provides utility project
  296.                handling
  297.  
  298.                sYstem
  299.                Shell to DOS
  300.  
  301.                Exit
  302.                Quit Easy Project
  303.  
  304.  
  305.  
  306. Using Easy Project - A Fast Start
  307.  
  308.  
  309. Easy Project is designed for quick project creation.  After
  310. spending a short time entering project data, Gantt charts and
  311. reports can be produced.
  312.  
  313. Follow this procedure when creating a new project:
  314.  
  315.      1.  Choose 'Project' from the Main Menu and enter a project
  316.      number, descriptions, phase descriptions and project
  317.      holidays.
  318.  
  319.      2.  Choose 'Resource' from the Main Menu and enter resource
  320.      data for the project.  Resources will be identified by
  321.      assigning them a unique code.
  322.  
  323.      3.  Choose 'Task' from the Main Menu to enter and maintain
  324.      tasks for the project. (See Notes On Entering Tasks)
  325.  
  326.      4.  To have Easy Project calculate a project schedule,
  327.      choose 'Schedule' from the Main Menu. (See Notes on
  328.      Automatic Scheduling)
  329.  
  330.      5.  At this point, Gantt charts and reports may be produced.
  331.  
  332. NOTE:  A sample project has already been established.  Use the
  333. project number of 'EASY' (all caps) to view this project.
  334.  
  335.  
  336. Maintaining an Existing Project
  337.  
  338. When initially starting the system, no project will be active.
  339. To activate or retrieve a project, you will be prompted for the
  340. project number the first time you try any Main Menu function. To
  341. change projects, go to the 'Project' screen or any report screen.
  342.  
  343. F1 Key
  344.  
  345. Remember to make use of Easy Project's context sensitive HELP
  346. screens.  The F1 key can be pressed while in any part of the
  347. system to provide quick support.
  348.  
  349.  
  350. Project Parameters
  351.  
  352.  
  353. Easy Project has the ability to store data from several different
  354. projects at one time.  Each of those projects may have different
  355. base parameters.
  356.  
  357. Before entering task or resource data for a particular project,
  358. certain parameters or criteria must be defined on the Project
  359. Parameter screen.
  360.  
  361.  
  362. <<PROJECT SCREEN>>
  363.  
  364.  
  365. Project Number
  366.  
  367.      Every project must have its own unique project number.  This
  368.      number is used to tell the system what project should be
  369.      retrieved.  This number can be composed of any combination
  370.      of characters or numbers (5 character maximum).
  371.  
  372.      The project number field is case sensitive - meaning it is
  373.      important to enter upper and lower case characters exactly
  374.      as previously entered.
  375.  
  376.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the project number field
  377.      will provide a list of all active projects.
  378.  
  379. Project Name
  380.  
  381.      Use this field for the name of the project.  This
  382.      description will appear on all screens and reports.
  383.  
  384. Project Description
  385.  
  386.      To further describe a project, use these fields.  The data
  387.      entered here will print on all reports.
  388.  
  389.  
  390. Phase Descriptions
  391.  
  392.      For most projects, it is better to divide the project into
  393.      smaller, more manageable phases.  Sample phases are:
  394.  
  395.           1.  Dig foundation
  396.           2.  Framing
  397.           3.  Install plumbing
  398.           4.  Install electrical
  399.  
  400.      Easy Project permits 20 different phases to be defined for
  401.      one particular project.  The descriptions entered here will
  402.      appear on project summary reports.
  403.  
  404. Non-Schedule Days
  405.  
  406.      Twelve different dates may be entered as non-schedule days.
  407.      These dates will be skipped by the system in scheduling.
  408.      This will be useful in scheduling holidays and vacations.
  409.  
  410. Weekends?
  411.  
  412.      If Saturday and Sunday are to be skipped when scheduling,
  413.      enter a 'N'.
  414.  
  415.      If weekends are to be included in scheduling, enter a 'Y'.
  416.  
  417. Schedule Networks/Phases Parallel?
  418.  
  419.      If phases or networks are to be scheduled in parallel
  420.      (concurrently), enter a 'Y'.  If used, all phases will begin
  421.      on the project start date.
  422.  
  423. Project Start Date
  424.  
  425.      Enter the start date of the project.
  426.  
  427.  
  428. Project Narrative
  429.  
  430.      While using the Project Parameter Screen, pressing F3 will
  431.      pop up a text editor.  This text editor can be used to write
  432.      a project narrative or for any other purpose.  Pressing the
  433.      F4 key will send the text to an ASCII disk file called
  434.      PROJECT.TXT.  This file can be imported into a word
  435.      processing program.  Pressing the F6 key will print the
  436.      text.
  437.  
  438. Resource Maintenance
  439.  
  440. Before tasks can be entered, resource information must be
  441. established.  Resources may consist of staff (employees,
  442. consultants, sub-contractors, etc.) or fixed type (materials,
  443. capital expenses, etc.).
  444.  
  445. <<RESOURCE SCREEN>>
  446.  
  447. Code
  448.  
  449.      Each resource must be assigned a unique identifier.  This
  450.      identifier could be a name, initials or an account code.
  451.      The identifier can be up to 6 characters and is
  452.      alphanumeric.
  453.  
  454.      This field is also case sensitive - meaning it is important
  455.      to enter upper and lower case characters exactly as needed.
  456.  
  457.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the Resource Code field,
  458.      will display a list all resources assigned to this project.
  459.  
  460. Name
  461.  
  462.      Enter the full name or description of the resource.
  463.  
  464. Rate
  465.  
  466.      The charge rate for the resource. If a 'Fixed' type, enter
  467.      the total expense amount. (optional)
  468.  
  469. Type
  470.  
  471.      Choose either Hourly, Daily, or Fixed.  A Fixed type could
  472.      be used for one time capital expenses.
  473.  
  474. Dept (Department)
  475.  
  476.      Enter a department code for the resource.  This code
  477.      may be up to 3 characters and is alphanumeric.
  478.  
  479.      NOTE:  This is an optional entry but is needed to produce
  480.      departmentalized reports.
  481.  
  482. Usage
  483.  
  484.      Use to identify how many hours this resource works in one
  485.      day.  (not needed for Fixed types)
  486.  
  487.           Example:    8 = 8 hours/day
  488.                       4 = 4 hours/day (part time)
  489.  
  490. Source
  491.  
  492.      An optional entry to further describe the resource.
  493.  
  494.           Example:    EMP = Employee
  495.                       CON = Consultant
  496.  
  497. Notes
  498.  
  499.      An optional entry to be used for any purpose.
  500.  
  501. Task Parameters
  502.  
  503.  
  504. Task definition is the heart of project management. Before
  505. sitting down and entering task data, plan what logical order your
  506. tasks will follow and if possible, divide your project into
  507. phases. Once your data has been entered, refinement and
  508. maintenance is easy.
  509.  
  510. <<TASK SCREEN>>
  511.  
  512.  
  513. Task
  514.  
  515.      Enter a two digit phase number plus four digit task number
  516.      for this task. Refer to 'Notes on Entering Tasks' for
  517.      creating task numbers.
  518.  
  519. Item
  520.  
  521.      Each task can consist of numerous subordinate tasks or
  522.      items.  Enter an item number (01-99) in this field.
  523.      (optional)
  524.  
  525. Network
  526.  
  527.      Large projects may have different phases running
  528.      concurrently.  Use this to designate which network or node
  529.      this task belongs to.  For most projects, use the phase
  530.      number. (The default value is the phase number)
  531.  
  532. Successor
  533.  
  534.      Use this field to define task dependencies. This is composed
  535.      of the Phase+Task+Item number of the succeeding task.  If
  536.      the succeeding task can run concurrently, just let use the
  537.      default value.
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543. Description
  544.  
  545.      Enter the description for this task. This description will
  546.      appear on all reports and Gantt charts.
  547.  
  548. Milestone
  549.  
  550.      Milestones reflect major project accomplishments.  If this
  551.      task is considered a milestone in the project, enter a 'Y'.
  552.  
  553. Resource
  554.  
  555.      Enter the code for the resource assigned to this task.  A
  556.      maximum of four different resources may be assigned to a one
  557.      task.  All resources must be set up prior by entering data
  558.      on the Resource screen.  Pressing the F1 key here will list
  559.      all valid resources.
  560.  
  561. Est. Time (Estimated Time)
  562.  
  563.      Enter the estimated time (hours or days) needed to complete
  564.      this task.  If the resource type was 'Fixed', enter '1'
  565.      here.
  566.  
  567. Time To-Date
  568.  
  569.      Enter the actual time (hours or days) spent thus far working
  570.      on this task.
  571.  
  572. New Est (New Estimate)
  573.  
  574.      As the project progresses, enter the revised estimated time
  575.      to complete this task.  If the task is on schedule, this
  576.      field need not be modified.
  577.  
  578. Planned Start/Stop
  579.  
  580.      Enter the original or planned start and stop date for this
  581.      task.  This is the date that reflects what was intended for
  582.      the task and should not be modified during the project.
  583.  
  584. Actual Start/Stop
  585.  
  586.      Enter the actual or projected start and stop date for this
  587.      task.  This date should reflect what date the task will end
  588.      in reality.
  589.  
  590.  
  591.  
  592. Fixed Date
  593.  
  594.      Enter a 'Y' if the dates associated with this task should
  595.      not be changed for any reason.  This is useful for vacation
  596.      use or for meetings with set dates.
  597.  
  598. Status
  599.  
  600.      This will designate the status for this task.  When
  601.      completed, use a 'C'.  Other uses could be 'A' for active or
  602.      'I' for in-progress.
  603.  
  604. Notes
  605.  
  606.      To be used for any purpose necessary.
  607.  
  608. Entering Tasks
  609.  
  610.      Every task number consists of the following elements:
  611.  
  612.      Task Number  - 2 character phase number (01-20) plus
  613.                     4 character task number (user defined)
  614.      Item Number  - 2 characters, user defined (optional)
  615.      Successor    - 8 characters, made up of (Phase + Task +
  616.                     Item)
  617.  
  618.      Remember, most reports are produced in task number order.
  619.      Using sequential task numbers such as 0001, 0002, etc.
  620.      within each phase is recommended.
  621.  
  622.      'Item' is designated for use as a subordinate task.  This is
  623.      an optional entry but is useful in breaking down a large
  624.      main task.  Again, it's useful to use sequential item
  625.      numbers within each task number.
  626.  
  627.  
  628. Sample Task Numbers
  629.  
  630.      Task Field  =  01-0001
  631.      Item Field  =  01
  632.      Successor   =  01-0001-02
  633.  
  634.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0001 and
  635.      this is the first item for task 0001. Task/Item 01-0001-02
  636.      cannot start until this task is complete. 01-0001-02 is
  637.      placed in the 'Successor' field.
  638.  
  639.  
  640.      Task Field  = 01-0003
  641.      Item Field  = <blank>
  642.      Successor   = 01-0003
  643.  
  644.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0003 and
  645.      there are no subordinate items.  No other task is dependent
  646.      upon this task so the 'Successor' field defaults to itself.
  647. Assigning Successors
  648.  
  649.      If a task cannot begin until the previous task is complete,
  650.      enter the task number of the successor in the 'Successor'
  651.      field of the current task.
  652.  
  653.      Example:  A phase has 4 tasks, 0001 through 0004.  Every
  654.      task is dependent upon the previous task.  The tasks should
  655.      be established as follows:
  656.  
  657.                        Task              Successor
  658.  
  659.                        01-0001            01-0002
  660.                        01-0002            01-0003
  661.                        01-0003            01-0004
  662.                        01-0004            01-0004
  663.  
  664.      If tasks can run concurrent with each other, set up the
  665.      tasks in this manner:
  666.  
  667.                        Task              Successor
  668.  
  669.                        01-0001            01-0002
  670.                        01-0002            01-0002 --
  671.                        01-0003            01-0003  | Concurrent
  672.                        01-0004            01-0005 --    Tasks
  673.                        01-0005            01-0005
  674.  
  675.      In this example, tasks 0002, 0003 and 0004 all we be
  676.      scheduled at the same time after task 0001 is completed.
  677.      Task 0005 will be scheduled after task 0004 is completed.
  678.      When scheduling in this fashion, task 0004 should be the
  679.      task with the longest duration of all the concurrent tasks.
  680.  
  681. Automatic Schedule Maintenance
  682.  
  683.      If a planned start or stop date is changed, for an existing
  684.      task, the automatic scheduler will be invoked (based on the
  685.      parameter setting in System Configuration) adjusting both
  686.      planned and actual start and stop dates for all succeeding
  687.      tasks. You will have the ability to override the proposed
  688.      dates. Likewise, if a current start or stop date is changed,
  689.      the automatic scheduler will be invoked to adjust current
  690.      dates only.
  691.  
  692. Marking Tasks Complete
  693.  
  694.      For the purpose of the Project Status Report and the Gantt
  695.      chart, a status of 'C' denotes that a task is complete.  For
  696.      other purposes, any other code may be used.
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701. Browse
  702.  
  703. The Browse function provides a facility to edit tasks in a
  704. spreadsheet type format.  All the fields that appear on the Task
  705. Parameter screen are found on the Browse screen.
  706.  
  707. Use the arrow keys to move around the screen.  To change a field,
  708. move to the field and press the <Enter> key.  This will activate
  709. the field and any change can be made.
  710.  
  711. The PgDn and PgUp keys will advance the screen one page at a
  712. time.
  713.  
  714. To delete a task, press the <Del> or <Delete> key.  An asterisk
  715. (*) will appear at the beginning of the task number to denote it
  716. has been deleted.  When records have been deleted, a 'Rebuild'
  717. will be conducted to maintain the integrity of all related files.
  718.  
  719. New records can not be added using the Browse screen.  All new
  720. tasks must be added using the Task Parameter screen. Automatic Schedule Generation
  721.  
  722. Easy Project will automatically calculate task start and stop
  723. dates based on the estimated time assigned to each task.
  724.  
  725. To calculate dates, first choose 'Schedule' from the Main Menu.
  726. Next, enter the project number followed by the project start
  727. date.  The project start date should be the date the schedule may
  728. begin.
  729.  
  730. There are two other options listed in the Schedule window:
  731.  
  732.      ∙  If only the project critical path needs calculating and a
  733.      project schedule is not needed, enter a 'Y' for the 'Calc
  734.      Critical Path Only' option.
  735.  
  736.      ∙  If the project is composed of phases running
  737.      concurrently, enter a 'Y' for this option.  This will cause
  738.      each phase to be scheduled using the project start date.
  739.  
  740.  
  741. Schedule Screen Display
  742.  
  743. As the schedule generates, each task and the newly calculated
  744. dates are displayed.  After the screen fills, you have the
  745. ability to change or override the calculated date.  Pressing
  746. <ESC> aborts the update process and the records will not be
  747. updated.
  748.  
  749. Use the <ENTER> key to advance the cursor. The <PgDn> key will
  750. accept all dates and advance to the next screen.
  751.  
  752. << SCHEDULE SCREEN >>
  753.  
  754. Notes on Scheduling
  755.  
  756.      1.  In the case of tasks which have more than one resource
  757.      assigned to it, the resource taking the greatest amount of
  758.      estimated time will be used in calculating the schedule.
  759.  
  760.      2.  Any task which has a Fixed type resource will be ignored
  761.      for scheduling purposes.
  762.  
  763.      3.  On the Resource Parameter screen, the Usage field should
  764.      reflect the total number of hours the resource works in one
  765.      day. Use this for both hourly and daily type resources.
  766.  
  767.      4.  Weekends will be taken into consideration when
  768.      calculating the schedule based on the option chosen from the
  769.      Project Parameter screen.
  770.  
  771.      5.  If a task was set up with the Fixed Date option set, the
  772.      fixed date will be used instead of the calculated date.
  773.  
  774. Gantt Chart
  775.  
  776. Easy Project's Gantt charts are designed to give a graphic
  777. display of a projects planned vs. actual progress.
  778.  
  779. <<  GANTT SCREEN  >>
  780.  
  781.  
  782. Two different types of charts may be produced:
  783.  
  784.      1.  A chart displaying tasks for one particular phase in
  785.      task number order.
  786.  
  787.      2.  A chart displaying the entire project with tasks grouped
  788.      by dependencies.
  789.  
  790.      NOTE:  In order for a task to be displayed, it must have a
  791.      Planned Start Date and Planned Stop Date.
  792.  
  793. Format Options
  794.  
  795.      The format of the Gantt chart can be altered in several
  796.      ways.  Options exist for displaying or not displaying
  797.      resource, status and critical path codes.  Also, either the
  798.      full task description or truncated descriptions with task
  799.      numbers can be chosen.  All options are set from the System
  800.      Configuration screen from the Utilities Menu.
  801.  
  802. Scale Options
  803.  
  804.      Flexible Gantt scales can be chosen to insure the most
  805.      complete view of a project.  Each symbol on the chart can
  806.      represent from 1 to 6 days or 1 to 6 weeks.  For projects of
  807.      short duration, a scale in days is probably more
  808.      appropriate.
  809.  
  810. Output Options
  811.  
  812.      Easy Project offers three output options for producing
  813.      Gantt charts:
  814.  
  815.           1.  (D)isplay - The chart will be displayed on your
  816.           monitor.
  817.  
  818.           2.  (P)rint - The chart will be routed to your printer.
  819.           By printing in a compressed format, a longer view will
  820.           be produced.
  821.  
  822.           3.  (F)ile -  The chart will be written to a disk file
  823.           using the default file name of GANTT.PRN.  This is an
  824.           ASCII text file that may be printed through DOS or
  825.           another printing utility.  By using either a wide
  826.           carriage printer or a sideways printing utility, an
  827.           even longer view may be produced using this option.
  828.  
  829.  
  830. Gantt Chart Symbols
  831.  
  832.         ≡      Planned Date
  833.         ▀      Actual Date
  834.         *      Completed Task
  835.         M      Milestone
  836.         CRIT!  Critical Task
  837.               Task has start date prior to beginning of scale
  838.         +      Task has multiple resource assignments
  839.  
  840. Use of the F8 Key
  841.  
  842.      The up and down arrow keys will move the highlight bar to
  843.      each task displayed.  To edit a  task, press the F8 key.
  844.      Pressing F8 will display the Task Parameter screen for the
  845.      task.  To return to the Gantt chart, just press the <ESC>
  846.      key.
  847. Reports
  848.  
  849.  
  850. Easy Project has an extensive reporting module.  Many helpful
  851. reports may be instantly displayed, printed or written to a disk
  852. file.  Most reports will print in a compressed format - thus
  853. giving more detail than when displayed.
  854.  
  855. If the 'File' output option is chosen, the report will be written
  856. to a disk file in an ASCII format.  This file can be imported
  857. into almost any word processor for further editing and printing.
  858.  
  859. A plus sign next to a resource code indicates the task has
  860. multiple resource assignments.  Check the Appendix for samples of
  861. all reports.
  862.  
  863.  
  864.      Work Plan By Task
  865.  
  866.      Produces a detailed work plan or schedule for a particular
  867.      phase in task number order. [prints compressed]
  868.  
  869.  
  870.      Work Plan By Resource
  871.  
  872.      Produces a detailed work plan or schedule for the entire
  873.      project by resource assignment.  [prints compressed]
  874.  
  875.  
  876.      Work Plan Project Summary
  877.  
  878.      Summarizes all phases of a project plan giving a concise
  879.      summary.
  880.  
  881.  
  882.      Work Plan Resource Summary
  883.  
  884.      A departmentalized resource summary for a particular phase
  885.      or the entire project.
  886.  
  887.  
  888.      Project Status Report - Plan vs. Actual
  889.  
  890.      A status report for the entire project detailing cost and
  891.      schedule variances.  [prints compressed]
  892.  
  893.  
  894.      Project Status Summary - Actual
  895.  
  896.      Summarizes all project phases showing actual costs and
  897.      current schedule dates. [prints compressed]
  898.  
  899.  
  900.  
  901.      Project Resource Summary - Actual
  902.  
  903.      Produces departmental break down of actual costs by
  904.      individual resource.
  905.  
  906.  
  907.      Earned Value Report
  908.  
  909.      A report detailing project cost accruals. [prints
  910.      compressed]
  911.  
  912.  
  913.      Resource List
  914.  
  915.      A detailed list of all resources assigned to a particular
  916.      project.
  917.  
  918.  
  919.      Work Plan - All Projects
  920.  
  921.      A detailed resource schedule using all active projects.
  922.      This report will be helpful in identifying resource
  923.      scheduling conflicts. [prints compressed]
  924.  
  925.  
  926.      Formatted Task List
  927.  
  928.     Produces a formatted screen print of the Task Parameter
  929.     screen.
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935. Utilities
  936.  
  937. The Utility Menu consists of functions that are used for
  938. configuration, file conversions and file maintenance.
  939.  
  940. With any application, it is a good practice to backup all Easy
  941. Project files on a regular basis. This will help in recovering
  942. from any potential accidents or disasters.
  943.  
  944.  
  945.      Reindex All Files
  946.  
  947.      Easy Project uses index files (.NTX) which permit fast data
  948.      retrieval.  These index files are not compatible with dBASE
  949.      .NDX files.  All files with the extension of .NTX should
  950.      never be deleted or altered. If file integrity is ever in
  951.      question, choose this option.
  952.  
  953.  
  954.      Delete (Pack) Marked Records
  955.  
  956.      When task or resource data is deleted using the 'F5' key,
  957.      the records are marked for deletion but physically remain on
  958.      file.  These records are unavailable for normal use.  This
  959.      delete option  will physically delete all marked records.
  960.      Once this option is exercised, the marked records can no
  961.      longer be recovered.
  962.  
  963.  
  964.      Undelete (Recall) Records
  965.  
  966.      This option will find all records that have been marked for
  967.      deletion (but not yet packed), and recall them again for
  968.      processing.
  969.  
  970.      NOTE:  This option will recall all records from all projects
  971.      from all files regardless of project number.  Use this
  972.      option with caution.
  973.  
  974.  
  975.      Delete Project
  976.  
  977.      This function will delete all tasks, resources and related
  978.      records for a project.
  979.  
  980.      To use, first enter the project number to delete.  Next, you
  981.      will be prompted to verify the project number.  Answering
  982.      'N' will bypass any deletions.  If verified, records are
  983.      then marked for deletion.
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.      Copy or Clone Project
  989.  
  990.      A new project may have many of the same characteristics as
  991.      an established project.  This copy option will copy a
  992.      current project and duplicate all tasks and resources using
  993.      a new project number.  The old project remains intact
  994.      without any changes.
  995.  
  996.  
  997.      Copy or Clone Resources
  998.  
  999.      This option will copy resources from one project and
  1000.      duplicate them using a new project number.  The old project
  1001.      remains intact without changes.
  1002.  
  1003.  
  1004.      Rebuild Files
  1005.  
  1006.      Easy Project database files (.DBF) are dBASE compatible and
  1007.      can be used by many other applications.  Exporting files to
  1008.      other software packages may provide useful for additional
  1009.      reporting or analysis.
  1010.  
  1011.      If files are updated outside of Easy Project, they must be
  1012.      rebuilt.  This function will automatically rebuild index
  1013.      files and all necessary data relations.
  1014.  
  1015.      NOTE:  Exercise caution when updating Easy Project files
  1016.      from outside applications.  Be sure to have recent backups
  1017.      of all files as a safeguard.
  1018.  
  1019.  
  1020.      Backup Files
  1021.  
  1022.      On a regular and consistent basis, backups should be made of
  1023.      Easy Project files.  This option will perform a DOS BACKUP
  1024.      of all Easy Project files.  If using a two floppy system,
  1025.      use drive A as the target or destination drive.
  1026.  
  1027.      Restore Files
  1028.  
  1029.      To restore files from a backup floppy, enter the source and
  1030.      target designations.
  1031.  
  1032.      If files are restored from a backup, be sure to use the
  1033.      'Rebuild' option to maintain file integrity.
  1034.  
  1035.  
  1036.      Configure System
  1037.  
  1038.      This option sets the proper type of monitor for your system,
  1039.      the proper destination for printer output, Gantt chart
  1040.      display option and automatic scheduling options.  Also,
  1041.      different date formats may be chosen as well as Gantt chart
  1042.      and report formats.
  1043.  
  1044.  
  1045.      Configure Printer
  1046.  
  1047.      Easy Project supports many printers.  Find the number that
  1048.      corresponds to your printer and enter the number at the
  1049.      prompt.  If your printer is not listed, try either the
  1050.      I.B.M. Graphics or an Epson printer. If you are having
  1051.      unsatisfactory results with reports or the Gantt chart,
  1052.      please contact Parcell Software for assistance.
  1053.  
  1054.  
  1055.      Convert Version 3.X Files
  1056.  
  1057.      Choose this option when upgrading from a 3.X version of Easy
  1058.      Project.  Follow the instructions from the beginning of this
  1059.      manual.
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071. Conclusion
  1072.  
  1073.  
  1074. Easy Project is a dynamic system that is constantly being
  1075. enhanced.  Your suggestions and comments are greatly appreciated.
  1076. Our users are our greatest source of new ideas.
  1077.  
  1078.  
  1079. Thank you for adding Easy Project to your software library.
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.                          A P P E N D I X
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.          ∙  Shareware Distribution
  1089.  
  1090.          ∙  Sample Reports  (REGISTERED VERSION ONLY)
  1091.  
  1092.          ∙  Index (REGISTERED VERSION ONLY)
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.                       SHAREWARE DISTRIBUTION
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100. Parcell Software believes Shareware distribution constitutes a
  1101. viable, low cost alternative to many commercial programs.
  1102. Shareware's greatest strength lies in the ability to try software
  1103. before purchasing it.  We also believe that Shareware is maturing
  1104. as a distribution method and that its quality and functionality
  1105. is improving at a rapid rate.  This could only happen because
  1106. users, hopefully like yourself, are supporting Shareware products
  1107. by remitting their registrations.
  1108.  
  1109. We hope our product continues to be a productive element of your
  1110. system and we urge you to consider other Shareware products when
  1111. you decide to add software to your system.
  1112.  
  1113. Parcell Software is a member of the Association of Shareware
  1114. Professionals (ASP). The ASP has established stringent standards
  1115. for its memberm.  The ASP wants to insure the Shareware principle
  1116. works for you.  if you are unable to resolve a problem with an
  1117. ASP member (other than technical support), the ASP may be able
  1118. to help.  Please write the ASP Ombudsman at:
  1119.     ASP
  1120.     545 Grover Road
  1121.     Muskegon, MI  49442-9427
  1122.     CompuServe ID: 70007,3536
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.                                          ┌─────────┐
  1142.                                    ┌─────┴───┐     │             (tm)
  1143.                                  ──│         │o    │─────────────────
  1144.                                    │   ┌─────┴╨──┐ │  Association of
  1145.                                    │   │         │─┘  Shareware
  1146.                                    └───│    o    │    Professionals
  1147.                                  ──────│    ║    │───────────────────
  1148.                                        └────╨────┘    MEMBER
  1149.  
  1150.