home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF034.ZIP / NGL112.ARC / NGL111.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-04-02  |  356KB  |  8,080 lines
  1.  
  2.  
  3.                               NONPROFIT GENERAL LEDGER
  4.                                      USER MANUAL
  5.  
  6.                                     Version 1.11
  7.  
  8.                                          by
  9.                                    William Meacham
  10.  
  11.                                     April 1, 1989
  12.  
  13.  
  14.           This is a user-supported product.  It is not public domain and it
  15.           is  not  free.   You are granted a limited license  to  use  this
  16.           product on  a  trial  basis.   If you  wish to continue using the
  17.           product after evaluating it, please  register.  Send  $40 (manual
  18.           on disk) or $55 (to get  a  printed manual) to the address below.
  19.           You may make copies of this software for your friends or computer
  20.           club, etc.  You may not resell the software for your  own profit.
  21.           See Chapter 2 for more information.
  22.  
  23.           BENEFITS OF REGISTRATION:    (a)  Additional  utility  program to
  24.           print  an  audit  trail  and  reconstruct your files  after  disk
  25.           errors;  (b)  notice  of future upgrades; (c)  reduced  price  on
  26.           future upgrades.
  27.  
  28.  
  29.                          Copyright (c) 1989 William Meacham
  30.                              Reliance Software Services
  31.                           1004 Elm Street, Austin Tx  78703
  32.  
  33.  
  34.                      DISCLAIMER OF WARRANTY AND LIMITED WARRANTY
  35.  
  36.           THIS  SOFTWARE  AND  ACCOMPANYING  WRITTEN  MATERIALS,  INCLUDING
  37.           INSTRUCTIONS FOR USE, ARE PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY AS TO
  38.           THEIR PERFORMANCE, MERCHANTABILITY  OR FITNESS FOR ANY PARTICULAR
  39.           PURPOSE.  THE ENTIRE RISK AS TO THE RESULTS  AND  PERFORMANCE  OF
  40.           THE SOFTWARE IS ASSUMED BY YOU.
  41.  
  42.           If you  purchased the software directly from me, William Meacham,
  43.           dba Reliance Software Services, I'll replace a defective diskette
  44.           without charge for 90 days after you purchase it.
  45.  
  46.           IN NO EVENT SHALL WILLIAM MEACHAM, RELIANCE SOFTWARE SERVICES, OR
  47.           ANYONE ELSE WHO HAS BEEN  INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION OR
  48.           DELIVERY OF THIS SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INCIDENTAL OR
  49.           CONSEQUENTIAL  DAMAGES  (INCLUDING  DAMAGES  FOR LOSS OF BUSINESS
  50.           PROFITS, BUSINESS INTERRUPTION, LOSS OF BUSINESS INFORMATION, AND
  51.           THE LIKE) ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THE PRODUCT,
  52.           EVEN IF WE HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.                                     Contents
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                Chapter 1  About This Manual                        1.1
  70.                      What is in this manual  . . . . . . . . . . . 1.1
  71.                      How to use this manual  . . . . . . . . . . . 1.2
  72.                         Novice: New to accounting  . . . . . . . . 1.2
  73.                         Professional: Know accounting but new to
  74.                         computers  . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3
  75.                         Expert: Experienced with both computers and
  76.                         accounting . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3
  77.                         Everybody  . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3
  78.                      Typography  . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3
  79.  
  80.                Chapter 2  About The Software                       2.1
  81.                      The Nonprofit General Ledger program  . . . . 2.1
  82.                         Not just for nonprofits  . . . . . . . . . 2.2
  83.                         An "On-line" System  . . . . . . . . . . . 2.2
  84.                      How to use the program -- Overview  . . . . . 2.3
  85.                      Experience necessary  . . . . . . . . . . . . 2.4
  86.                      Equipment Needed  . . . . . . . . . . . . . . 2.4
  87.                      About Shareware . . . . . . . . . . . . . . . 2.4
  88.                         Why register . . . . . . . . . . . . . . . 2.5
  89.                         Restricted permission to copy  . . . . . . 2.6
  90.                      Other Reliance software . . . . . . . . . . . 2.6
  91.                         Reliance Mailing List  . . . . . . . . . . 2.6
  92.                         User Interface source code . . . . . . . . 2.7
  93.  
  94.                Chapter 3  Fundamental Concepts                     3.1
  95.                      Account numbers and codes . . . . . . . . . . 3.1
  96.                         Major Categories . . . . . . . . . . . . . 3.2
  97.                         Functional Categories  . . . . . . . . . . 3.3
  98.                         Service Programs . . . . . . . . . . . . . 3.3
  99.                         Funding Sources  . . . . . . . . . . . . . 3.3
  100.                         Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3
  101.                      The InterFund Clearing Account  . . . . . . . 3.3
  102.                      The budget process  . . . . . . . . . . . . . 3.4
  103.                      The accounting cycle  . . . . . . . . . . . . 3.5
  104.                      Funding cycles that do not match your fiscal
  105.                      year  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5
  106.                         Preparing an income statement for the funding
  107.                         cycle -- procedure . . . . . . . . . . . . 3.6
  108.                         Setting up a budget for the funding cycle --
  109.                         procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6
  110.                      Using the system without codes  . . . . . . . 3.7
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.                                           i
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.                Chapter 4  Getting Started                          4.1
  124.                      What is on the diskette . . . . . . . . . . . 4.1
  125.                         To copy the software for others  . . . . . 4.2
  126.                      How to install the software . . . . . . . . . 4.2
  127.                         Floppy disk  . . . . . . . . . . . . . . . 4.3
  128.                         Hard disk  . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4
  129.                      How to use the keyboard . . . . . . . . . . . 4.5
  130.                         Using the cursor control keys  . . . . . . 4.5
  131.                         Entering dates . . . . . . . . . . . . . . 4.5
  132.                         Entering a negative number . . . . . . . . 4.6
  133.                         Yes/No Answers . . . . . . . . . . . . . . 4.6
  134.                         Correcting mistakes  . . . . . . . . . . . 4.6
  135.                      Caution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6
  136.  
  137.                Chapter 5  The Startup Program                      5.1
  138.                      Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1
  139.                         Caution  . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2
  140.                      Plan ahead  . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2
  141.                      Starting the program  . . . . . . . . . . . . 5.3
  142.                         Two floppy disk drives . . . . . . . . . . 5.3
  143.                         Hard disk  . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3
  144.                      Fiscal year dates . . . . . . . . . . . . . . 5.3
  145.                      The Startup Menu  . . . . . . . . . . . . . . 5.5
  146.                         Overview of the Startup Menu . . . . . . . 5.5
  147.                      Change colors . . . . . . . . . . . . . . . . 5.7
  148.                      Change dates  . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8
  149.                      Enter organization information  . . . . . . . 5.8
  150.                      Set up your printer . . . . . . . . . . . .  5.10
  151.                         Compressed print . . . . . . . . . . . .  5.10
  152.                         New page method  . . . . . . . . . . . .  5.11
  153.                      Add ledger accounts . . . . . . . . . . . .  5.12
  154.                         Account number . . . . . . . . . . . . .  5.12
  155.                         Account title  . . . . . . . . . . . . .  5.12
  156.                         Debit/Credit . . . . . . . . . . . . . .  5.12
  157.                         Year-to-date balance . . . . . . . . . .  5.13
  158.                         This period balance  . . . . . . . . . .  5.13
  159.                         Yearly budget and period budget  . . . .  5.13
  160.                         Remaining in budget  . . . . . . . . . .  5.13
  161.                         Max accounts, Number used and Number
  162.                         left . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5.13
  163.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . .  5.14
  164.                      Change ledger accounts  . . . . . . . . . .  5.15
  165.                         Displaying different accounts  . . . . .  5.15
  166.                         Changing an account  . . . . . . . . . .  5.16
  167.                      Delete Ledger Accounts  . . . . . . . . . .  5.17
  168.                      Print trial balance . . . . . . . . . . . .  5.18
  169.                      Display system control information  . . . .  5.19
  170.                      Print system control information  . . . . .  5.21
  171.  
  172.                Chapter 6  The General Ledger Program               6.1
  173.                      Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1
  174.                         Caution  . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1
  175.                      Starting the program  . . . . . . . . . . . . 6.1
  176.                         Two floppy disk drives . . . . . . . . . . 6.1
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                                          ii
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.                         Hard disk  . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1
  188.                      System dates  . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2
  189.                         Current processing date  . . . . . . . . . 6.3
  190.                      The Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4
  191.                      Post ledger accounts  . . . . . . . . . . . . 6.6
  192.                         Posting transactions . . . . . . . . . . . 6.7
  193.                      General journal postings  . . . . . . . . . . 6.8
  194.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . 6.8
  195.                         Example  . . . . . . . . . . . . . . . .  6.10
  196.                         Making corrections . . . . . . . . . . .  6.15
  197.                      Debit one account with multiple credits . .  6.16
  198.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . .  6.17
  199.                      Credit one account with multiple debits . .  6.19
  200.                         Posting more than eight debits or
  201.                         credits  . . . . . . . . . . . . . . . .  6.19
  202.                      View transactions . . . . . . . . . . . . .  6.20
  203.                      View chart of accounts  . . . . . . . . . .  6.21
  204.                      Print reports . . . . . . . . . . . . . . .  6.22
  205.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . .  6.23
  206.                         Transaction Journal  . . . . . . . . . .  6.24
  207.                      Close books -- end of period  . . . . . . .  6.27
  208.                         Overview . . . . . . . . . . . . . . . .  6.27
  209.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . .  6.27
  210.                      Close books -- end of year  . . . . . . . .  6.29
  211.                         Overview . . . . . . . . . . . . . . . .  6.29
  212.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . .  6.30
  213.                         To cancel the process  . . . . . . . . .  6.30
  214.                         To continue and not cancel . . . . . . .  6.31
  215.                      Add ledger accounts . . . . . . . . . . . .  6.34
  216.                      Delete ledger accounts  . . . . . . . . . .  6.34
  217.                      View Ledger Accounts  . . . . . . . . . . .  6.34
  218.                      View/change system control information  . .  6.35
  219.                      Organization Information  . . . . . . . . .  6.35
  220.                      Printer Setup . . . . . . . . . . . . . . .  6.36
  221.                      Dates and control information (view only) .  6.37
  222.                         Transaction journal  . . . . . . . . . .  6.37
  223.                      Change colors . . . . . . . . . . . . . . .  6.39
  224.                      The Transaction Information program . . . .  6.39
  225.  
  226.                Chapter 7  The Utility Program                      7.1
  227.                      Installing the program  . . . . . . . . . . . 7.1
  228.                      Starting the program  . . . . . . . . . . . . 7.1
  229.                      The Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1
  230.                      Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4
  231.                      List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.5
  232.                      Fix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.6
  233.                         Introduction . . . . . . . . . . . . . . . 7.6
  234.                         Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . 7.6
  235.                      Zero the Budget . . . . . . . . . . . . . . . 7.9
  236.  
  237.                Chapter 8  Protecting your data                     8.1
  238.                      Backing up your data  . . . . . . . . . . . . 8.1
  239.                         Floppy disk  . . . . . . . . . . . . . . . 8.1
  240.                         Hard disk  . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1
  241.  
  242.  
  243.  
  244.                                          iii
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.                         Caution  . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2
  252.                         Insufficient disk space  . . . . . . . . . 8.2
  253.                      Restoring your data . . . . . . . . . . . . . 8.2
  254.                         Floppy disk  . . . . . . . . . . . . . . . 8.3
  255.                         Hard disk  . . . . . . . . . . . . . . . . 8.3
  256.                      End of month backup . . . . . . . . . . . . . 8.3
  257.                      Using the BACKUP program  . . . . . . . . . . 8.4
  258.                         If things go wrong with BACKUP . . . . . . 8.5
  259.                      Using the RESTORE program . . . . . . . . . . 8.5
  260.                         If things go wrong with RESTORE  . . . . . 8.7
  261.                      Do not copy BACKUP files  . . . . . . . . . . 8.7
  262.  
  263.                Chapter 9  Error messages                           9.1
  264.  
  265.                Chapter 10  Understanding the Reports              10.1
  266.                      Report Heading  . . . . . . . . . . . . . .  10.1
  267.                      Trial Balance . . . . . . . . . . . . . . .  10.2
  268.                      Budget listing  . . . . . . . . . . . . . .  10.2
  269.                      Budget Variance Report  . . . . . . . . . .  10.2
  270.                         Acct # . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.3
  271.                         Acct title . . . . . . . . . . . . . . .  10.3
  272.                         Current period actual  . . . . . . . . .  10.3
  273.                         Current period budgeted  . . . . . . . .  10.3
  274.                         Current period variance  . . . . . . . .  10.4
  275.                         Current period var%  . . . . . . . . . .  10.4
  276.                         Year to date actual  . . . . . . . . . .  10.4
  277.                         Year to date budgeted  . . . . . . . . .  10.4
  278.                         Year to date variance  . . . . . . . . .  10.4
  279.                         Year to date var%  . . . . . . . . . . .  10.4
  280.                         Remaining  . . . . . . . . . . . . . . .  10.4
  281.                         Totals . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.5
  282.                      Income Statement  . . . . . . . . . . . . .  10.5
  283.                         Functional category totals . . . . . . .  10.5
  284.                         Percentages  . . . . . . . . . . . . . .  10.5
  285.                         Major category totals  . . . . . . . . .  10.5
  286.                         Income statement summaries . . . . . . .  10.5
  287.                      Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . .  10.6
  288.                         Functional category totals . . . . . . .  10.6
  289.                         Fund balances and InterFund Clearing
  290.                         Account  . . . . . . . . . . . . . . . .  10.6
  291.                         Percentages  . . . . . . . . . . . . . .  10.6
  292.                      System Control Information  . . . . . . . .  10.6
  293.                         Organization . . . . . . . . . . . . . .  10.6
  294.                         Dates  . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.7
  295.                         Data files . . . . . . . . . . . . . . .  10.7
  296.                         Ledger accounts  . . . . . . . . . . . .  10.7
  297.                         Transaction journal entries  . . . . . .  10.7
  298.                         Printer  . . . . . . . . . . . . . . . .  10.8
  299.                      Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . .  10.8
  300.                      Transaction Journal . . . . . . . . . . . .  10.8
  301.                         Date . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.9
  302.                         TN . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.9
  303.                         Acct # . . . . . . . . . . . . . . . . .  10.9
  304.                         Acct title . . . . . . . . . . . . . . .  10.9
  305.  
  306.  
  307.  
  308.                                          iv
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                         Dr and Cr amounts  . . . . . . . . . . .  10.9
  316.                         Memo description . . . . . . . . . . . .  10.9
  317.                      Audit Trail Report  . . . . . . . . . . . .  10.9
  318.  
  319.                Appendix A  Fundamentals of Nonprofit Accounting    A.1
  320.                      Fundamental Principles  . . . . . . . . . . . A.1
  321.                         Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.2
  322.                         Liabilities  . . . . . . . . . . . . . . . A.2
  323.                         Owners' Equity and Fund Balances . . . . . A.2
  324.                         Profits  . . . . . . . . . . . . . . . . . A.3
  325.                         Revenues . . . . . . . . . . . . . . . . . A.3
  326.                         Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . A.4
  327.                         Debits and Credits . . . . . . . . . . . . A.4
  328.                      Example: For-profit . . . . . . . . . . . . . A.5
  329.                      Example: Nonprofit  . . . . . . . . . . . . . A.6
  330.                      Cash vs. Accrual Accounting . . . . . . . . . A.7
  331.                         Cash basis . . . . . . . . . . . . . . . . A.7
  332.                         Accrual basis  . . . . . . . . . . . . . . A.7
  333.                      The Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . A.9
  334.                      The Income Statement  . . . . . . . . . . . . A.9
  335.                      A note on depreciation  . . . . . . . . . .  A.10
  336.                      The yearly accounting cycle . . . . . . . .  A.10
  337.  
  338.                Appendix B  Examples of Use                         B.1
  339.                   The East West Center . . . . . . . . . . . . . . B.1
  340.                      Chart of accounts . . . . . . . . . . . . . . B.1
  341.                      Monthly cycle . . . . . . . . . . . . . . . . B.4
  342.                         Cash receipts and disbursements  . . . . . B.4
  343.                         Accruals . . . . . . . . . . . . . . . . . B.5
  344.                         Closing the month  . . . . . . . . . . . . B.6
  345.                   Community Services, Inc. . . . . . . . . . . . . B.6
  346.                      Service programs and funding sources  . . . . B.7
  347.                      Chart of accounts . . . . . . . . . . . . . . B.7
  348.                      The budget  . . . . . . . . . . . . . . . .  B.11
  349.                         Budgeting for different funding cycles .  B.13
  350.  
  351.                Appendix C  Using a Laserjet printer                C.1
  352.                      Compressed print  . . . . . . . . . . . . . . C.1
  353.                      On-disk documentation . . . . . . . . . . . . C.1
  354.                      Laserjet Utilities  . . . . . . . . . . . . . C.2
  355.  
  356.                Appendix D  Technical Information                   D.1
  357.                      Data files  . . . . . . . . . . . . . . . . . D.1
  358.                         Record type declarations . . . . . . . . . D.2
  359.                         Types and constants for TACCESS  . . . . . D.3
  360.                      Using the data files  . . . . . . . . . . . . D.4
  361.  
  362.                Appendix E  Reliance Software Order form            E.1
  363.                      Other Reliance software . . . . . . . . . . . E.1
  364.                         The Reliance Mailing List program  . . . . E.1
  365.                         User Interface source code . . . . . . . . E.2
  366.                      Order Form  . . . . . . . . . . . . . . . . . E.3
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.                                           v
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.                                     Figures
  385.  
  386.  
  387.                Figure 5.1: Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4
  388.                Figure 5.2: Startup menu  . . . . . . . . . . . . . 5.5
  389.                Figure 5.3: Change Colors . . . . . . . . . . . . . 5.7
  390.                Figure 5.4: Organization information  . . . . . . . 5.8
  391.                Figure 5.5: Set Up your Printer . . . . . . . . . .5.10
  392.                Figure 5.6: Add ledger accounts . . . . . . . . . .5.12
  393.                Figure 5.7: System Control Information  . . . . . .5.19
  394.                Figure 6.1: System Dates  . . . . . . . . . . . . . 6.2
  395.                Figure 6.2: The Main Menu . . . . . . . . . . . . . 6.4
  396.                Figure 6.3: Post Ledger Accounts Menu . . . . . . . 6.6
  397.                Figure 6.4: Data entry screen for posting
  398.                            transactions  . . . . . . . . . . . . . 6.8
  399.                Figure 6.5: View Transactions . . . . . . . . . . .6.20
  400.                Figure 6.6: View Chart of Accounts  . . . . . . . .6.21
  401.                Figure 6.7: Print Reports . . . . . . . . . . . . .6.22
  402.                Figure 6.8: Transaction Journal . . . . . . . . . .6.25
  403.                Figure 6.9: Close Books at End of Period  . . . . .6.27
  404.                Figure 6.10: Close Books at End of Year . . . . . .6.29
  405.                Figure 6.11: End-of-year Closing Dates  . . . . . .6.32
  406.                Figure 6.12: View/Change System Control
  407.                             Information  . . . . . . . . . . . . .6.35
  408.                Figure 6.13: System Control Information . . . . . .6.37
  409.                Figure 7.1: Utility program Main Menu . . . . . . . 7.2
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.                                          vi
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.                                       Chapter 1
  449.  
  450.                                   About This Manual
  451.  
  452.  
  453.                This manual tells you how to use the Nonprofit General
  454.           Ledger program, a powerful, yet easy-to-use accounting program.
  455.           Like any software manual, it has two purposes:
  456.  
  457.            1.  To teach you how to use the software.
  458.  
  459.            2.  To serve as a reference once you have learned the
  460.                fundamentals.
  461.  
  462.           If you know accounting and know computers you can probably figure
  463.           out how to use the program without much help, but I encourage you
  464.           to read the manual.  Things will go faster if you do.
  465.  
  466.  
  467.           What is in this manual
  468.  
  469.                Here is what you'll find in each chapter:
  470.  
  471.             Chapter
  472.  
  473.                1    About this manual.  Tells you how to use the manual.
  474.  
  475.                2    About the software.  What the software does.  Equipment
  476.                     needed.  About Shareware.  Overview of how to use the
  477.                     software.
  478.  
  479.                3    Fundamental Concepts.  Fundamental principles of how
  480.                     the program works.
  481.  
  482.                4    Getting Started.  What's on the diskettes.  How to
  483.                     install the software.  How to use the keyboard.
  484.  
  485.                5    The Startup Program.  Reference for the NGLSTART
  486.                     program.  An explanation of each function in the
  487.                     Startup program.
  488.  
  489.                6    The General Ledger Program.  Reference for the NGL
  490.                     program.  An explanation of each function in the main
  491.                     Nonprofit General Ledger program.  Also covers the
  492.                     TRANINFO program.
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.                                        Page 1.1
  500.  
  501.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 1.2
  502.           Chapter 1, About This Manual
  503.  
  504.  
  505.  
  506.                7    The Utility Program.  Reference for the NGLUTIL
  507.                     program.  An explanation of each function in the
  508.                     Utility program.
  509.  
  510.                8    Protecting Your Data.   How to back up data you have
  511.                     saved.
  512.  
  513.                9    Error messages.  Explains the error messages that may
  514.                     appear in the program and what to do about them.
  515.  
  516.               10    Understanding the Reports.  Explains each of the
  517.                     reports the program prints.
  518.  
  519.             Appendix
  520.  
  521.                A    Fundamentals of Nonprofit Accounting.  Some basic
  522.                     points on how nonprofits are different.
  523.  
  524.                B    Examples of Use.  One real and one fictional example of
  525.                     how organizations can use the NGL program to keep their
  526.                     books.
  527.  
  528.                C    Using a Laserjet printer.  Tells how to use the Hewlett
  529.                     Packard Laserjet and similar printers with the program.
  530.  
  531.                D    Technical information.  Tells about the data structure.
  532.                     This is for programmers who need to know how to extract
  533.                     data from the files on disk.
  534.  
  535.                E    Order Form.  Order the Registered User version of this
  536.                     and other Reliance software.
  537.  
  538.  
  539.           How to use this manual
  540.  
  541.                This section tells what to read depending on your experience
  542.           with computers and accounting.  Find the description that applies
  543.           to you and follow the instructions there.
  544.  
  545.           Novice: New to accounting
  546.  
  547.                Read Chapter 2 first.  It gives you an overview of the
  548.           program.  Next, skip to Appendix A for an introduction to
  549.           accounting for nonprofits.   You need to understand this first.
  550.           You may also wish to read Appendix B, "Examples of Use," at this
  551.           point, to get a feel for how the program can work for you through
  552.           the accounting cycle.
  553.  
  554.                When you feel comfortable with accounting concepts, read
  555.           Chapter 3.  It tells how the program does what it does.
  556.  
  557.                When you are ready to start, carefully follow the
  558.           instructions in Chapter 4 to install the software, then proceed
  559.           through Chapters 5 and 6 to run the software.
  560.  
  561.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 1.3
  562.           Chapter 1, About This Manual
  563.  
  564.  
  565.  
  566.           Professional: Know accounting but new to computers
  567.  
  568.                You too should read Chapter 2 to find out what the software
  569.           does.  You can get by with skimming Chapter 3, but pay attention
  570.           to how the account numbers are set up.  You probably won't need
  571.           to read Appendix A.  You may wish to read Appendix B to see
  572.           examples of how to use the software.  When you are ready to
  573.           start, carefully follow the instructions in Chapters 4, 5 and 6.
  574.  
  575.           Expert: Experienced with both computers and accounting
  576.  
  577.                I know you are anxious to get started, so you can skim
  578.           Chapter 3 -- pay attention to how the account numbers are set up
  579.           -- and then jump right into Chapter 4 and go to it.  When you
  580.           have questions, refer to Chapters 5 and 6.
  581.  
  582.           Everybody
  583.  
  584.                When you need help with a specific topic, look in Chapters 5
  585.           through 7.  These explain each program function.  Be sure to
  586.           follow the instructions in Chapter 8 to back up your work after a
  587.           session with the program!  Look in Chapter 9 for an explanation
  588.           of any error messages you encounter.
  589.  
  590.  
  591.           Typography
  592.  
  593.                When specific instructions are given, what you are to type
  594.           is underlined like this:
  595.  
  596.                Enter:  NGL
  597.  
  598.           What the computer shows on the screen is set off like this:
  599.  
  600.           ==================================================================
  601.  
  602.                     PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  603.  
  604.           ==================================================================
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.                                       Chapter 2
  618.  
  619.                                  About The Software
  620.  
  621.  
  622.                This chapter gives an overview of what the program does and
  623.           what you can do with it.  It also tells you what equipment you'll
  624.           need to run the program, and how the Shareware concept works.
  625.           Finally it mentions some other fine software you can get from
  626.           Reliance Software Services.
  627.  
  628.  
  629.           The Nonprofit General Ledger program
  630.  
  631.                The Nonprofit General Ledger program is a powerful, yet
  632.           easy-to-use accounting program designed specifically for the
  633.           small nonprofit organization.  Accounting for nonprofits is
  634.           different from accounting for for-profit organizations.
  635.           Nonprofits need to keep track of how much money is spent on
  636.           different service programs.  They also need to know where the
  637.           money from different funding sources goes.  This program keeps
  638.           track of both.  Specifically, the program does the following:
  639.  
  640.             -  Separates revenues and expenses according to service program
  641.                and funding source.  This makes it easy to report expenses
  642.                to funding organizations.
  643.  
  644.             -  Prints a consolidated income statement and balance sheet as
  645.                well as detailed income statements for each service program
  646.                and funding source.  You get an accurate picture of the
  647.                organization's financial position.
  648.  
  649.             -  Prints a great variety of other reports, including a trial
  650.                balance and budget variance reports.
  651.  
  652.             -  Provides a complete audit trail of all transactions.  Your
  653.                auditor can easily verify the accuracy of your financial
  654.                statements.
  655.  
  656.             -  Compares actual to budgeted expenses and receipts.  This
  657.                helps you to manage the organization effectively.
  658.  
  659.             -  Shows the effect of transactions on the budget immediately,
  660.                as they are posted.  If an expenditure would exceed the
  661.                budget, you can post it to another budget category instead.
  662.                This eliminates the need to go back and make adjustments
  663.                later.
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.                                        Page 2.1
  669.  
  670.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.2
  671.           Chapter 2, About The Software
  672.  
  673.  
  674.  
  675.             -  Is extremely easy to use; data entry is simple and
  676.                intuitive, and all program functions are menu-driven.  Your
  677.                books will always balance; the program prevents you from
  678.                making an unbalanced entry.
  679.  
  680.                In developing this program I have worked closely with
  681.           nonprofit administrators and accountants.  I have used this
  682.           program myself for over a year to keep the books for an
  683.           educational nonprofit in Austin, Texas (See Appendix B).  In the
  684.           course of using it and watching others use it I have learned what
  685.           works and what doesn't, and I have continually refined the
  686.           program.  I think you'll like it.  You should be aware, however,
  687.           of two limitations:
  688.  
  689.             -  Account number categories are predefined and you cannot
  690.                change them.  Asset accounts, for instance, always begin
  691.                with 1, and Liability accounts always begin with 2.  You may
  692.                have to revise your chart of accounts to fit this scheme.
  693.  
  694.             -  The program prints a consolidated balance sheet, but not
  695.                separate balance sheets for separate funds.  It does print
  696.                income statements for separate funds.  If there is enough
  697.                interest, I'll add true fund accounting to a future version
  698.                of this program.  Please contact me if you need this
  699.                feature.
  700.  
  701.           Not just for nonprofits
  702.  
  703.                You can use this software for personal or business use too.
  704.           Businesses can treat "service programs" as cost centers or
  705.           divisions.  This way you can keep track of each area of your
  706.           business as well as the firm as a whole.
  707.  
  708.                If you want, you can totally ignore "service programs" and
  709.           "funding sources."  Just don't set up any codes for them.  That
  710.           way this is a plain-vanilla general ledger system.  It is based
  711.           on fundamental principles, and the way it keeps track of your
  712.           accounts is valid regardless of the type of enterprise.
  713.  
  714.           An "On-line" System
  715.  
  716.                The Nonprofit General Ledger system is an "on-line," not a
  717.           "batch" system; your accounts are posted, or updated, as soon as
  718.           you make an entry.  This has the advantage of speed and
  719.           immediacy; you can print financial statements and check the
  720.           balance in an account at any time without having to wait for a
  721.           batch posting cycle.  (It also means that the only way to correct
  722.           mistaken entries after you post them is to post a reversing entry
  723.           later.)
  724.  
  725.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.3
  726.           Chapter 2, About The Software
  727.  
  728.  
  729.  
  730.           How to use the program -- Overview
  731.  
  732.                The Nonprofit General Ledger system consists of two
  733.           programs, a Start-up program and the General Ledger program
  734.           itself.  (A third program, the Utility program, is available only
  735.           to registered users.)  First use the Start-up program to set up
  736.           your chart of accounts and other essential information and to
  737.           enter account balances from your previous system.  After you have
  738.           entered your account balances, use the General Ledger program to
  739.           keep your books.
  740.  
  741.                The process is as follows:
  742.  
  743.            1.  Plan your chart of accounts for the computerized system.
  744.                You'll need to translate your previous chart of accounts,
  745.                since the Nonprofit General Ledger uses special codes to
  746.                keep track of service programs and funding sources.  You'll
  747.                need to decide how you will use the codes to fit your
  748.                organization.  This is an unexciting but vitally necessary
  749.                step.  The more thought you give to this step, the more
  750.                helpful the program will be to you.
  751.  
  752.            2.  Balance your books before converting to the computerized
  753.                system.  When you enter your existing account balances, if
  754.                you are not in balance the Start-up program will "plug" the
  755.                difference to ensure that the computerized system is always
  756.                in balance.  It is best to be sure your books balance
  757.                correctly before making the conversion so there won't be any
  758.                surprises.
  759.  
  760.            3.  Convert to the computerized system.  Use the Start-up
  761.                program to enter the account balances from your previous
  762.                system.  You may also enter budget amounts for revenues and
  763.                expenses at this time.
  764.  
  765.            4.  To maintain a complete audit trail, you should print the
  766.                Trial Balance report when you have entered all your accounts
  767.                in the Start-up program.
  768.  
  769.            5.  Maintain your books using the General Ledger program.  Post
  770.                entries from your checkbook and receipts journal monthly,
  771.                after you have balanced your checkbook.  Make accruals at
  772.                the end of the month and then close your books to clear out
  773.                the monthly totals.  You may print budget variance reports
  774.                and financial reports at any time.
  775.  
  776.            6.  Print the Transaction Journal report after you close out the
  777.                month and save it for your accountant or auditor.  Whenever
  778.                you post a transaction to ledger accounts the program keeps
  779.                an audit trail in the Transaction Journal.  You can print
  780.                this at any time.  With the initial Trial Balance report and
  781.                a complete set of Transaction Journal reports, your books
  782.                can be fully reconstructed if anything damages your computer
  783.                or your data.
  784.  
  785.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.4
  786.           Chapter 2, About The Software
  787.  
  788.  
  789.  
  790.            7.  Use the budget variance reports to maintain control of
  791.                expenses. Timely reports mean you know how much you can
  792.                spend.
  793.  
  794.            8.  Use the reports generated by the system to report to your
  795.                funding organizations; they show exactly how grants and
  796.                donations were spent.
  797.  
  798.            9.  Close your books at the end of the year.  This clears out
  799.                all revenue and expense accounts and adjusts your fund
  800.                balances in preparation for the next year.
  801.  
  802.  
  803.           Experience necessary
  804.  
  805.                You don't need to know a lot about computers to run this
  806.           software, but the more you know, the better off you'll be.  I
  807.           assume you have a basic knowledge of how to use DOS to copy files
  808.           and run programs.  If you don't, refer to your DOS manual.
  809.  
  810.                You should have some acquaintance with bookkeeping and
  811.           accounting.  An appendix explains some of the principles of
  812.           Nonprofit accounting, but if you are a complete novice you should
  813.           get someone to help you.  This program is designed for people who
  814.           keep books, either for Nonprofits or for themselves or a small
  815.           business.
  816.  
  817.  
  818.           Equipment Needed
  819.  
  820.             -  An IBM PC, XT, AT, PS/2 or compatible computer with two
  821.                floppy disk drives or a hard disk and one floppy disk drive.
  822.                NOTE -- I supply the software on a 5 1/4" 360K diskette.  If
  823.                your computer has 3" diskettes you'll need to find a way to
  824.                copy the program.
  825.  
  826.             -  At least 256K of RAM (Random access memory).
  827.  
  828.             -  A printer that can print 132 columns of information.  An
  829.                80-column printer that can print 132 columns in compressed
  830.                mode will work.
  831.  
  832.             -  Diskettes, paper, printer ribbon, etc.
  833.  
  834.  
  835.           About Shareware
  836.  
  837.                This program is Shareware.  That means you may try it out
  838.           without paying for it first.  It also means you may make copies
  839.           of it for your friends or computer club and upload it to computer
  840.           bulletin board systems.  If you continue to use it after trying
  841.           it out, please register and pay for it.
  842.  
  843.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.5
  844.           Chapter 2, About The Software
  845.  
  846.  
  847.  
  848.           Why register
  849.  
  850.                If you bought a disk from a user group or shareware
  851.           distributor, you have not purchased the program.  You've only
  852.           purchased the disk itself and the right to try out the software.
  853.           But now you've got the software, so why should you pay for it?
  854.           Here are some good reasons:
  855.  
  856.             -  You can get a printed copy of this manual.
  857.  
  858.             -  You'll get an additional utility program, described in this
  859.                manual but not included in the Shareware version.  The
  860.                Utility program does the following:
  861.  
  862.                  *  Prints an audit trail sorted by account number.  The
  863.                     General Ledger program prints transactions by date.  If
  864.                     you want to find all the transactions that affect a
  865.                     particular account number, the sorted audit trail is a
  866.                     big help.
  867.  
  868.                  *  Prints the transaction log report for transaction
  869.                     history files as well as the current one.  Once a
  870.                     transaction log is saved as a history file, the General
  871.                     Ledger program cannot print it, but the Utility program
  872.                     can.  You'll need this if you lose your printed reports
  873.                     from the past.
  874.  
  875.                  *  Fixes damaged files.  If the power goes out or there is
  876.                     a problem with your disk, your data files could be
  877.                     damaged.  The Utility program can read your data files
  878.                     and make a new copy with new indexes, so your data is
  879.                     repaired.
  880.  
  881.                  *  Zeros out the budget.  When you start a new year and
  882.                     want to set up a new budget, it's a big help to be able
  883.                     to zero out the old one all at once instead of account
  884.                     by account.
  885.  
  886.             -  I'll notify you of future upgrades and you'll be able to get
  887.                the upgrades at a greatly reduced price.
  888.  
  889.             -  You'll be supporting the Shareware concept.  You get to try
  890.                out software before purchasing it.  Because I don't
  891.                advertise, I can keep the prices low.  By registering you
  892.                help continue this trend.
  893.  
  894.             -  If you use it, you should pay for it.  That's fair to
  895.                everybody.
  896.  
  897.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.6
  898.           Chapter 2, About The Software
  899.  
  900.  
  901.  
  902.           Restricted permission to copy
  903.  
  904.                You may make copies of the Shareware version of this program
  905.           for your friends, for your computer club, and for other non-
  906.           business uses.  You may place the Shareware version on computer
  907.           bulletin boards for others to download.
  908.  
  909.                You may not sell the software for your own profit.  User
  910.           groups may charge a fee to cover the cost of the disk and
  911.           administration as long as this does not exceed $10, U.S.
  912.  
  913.                If you make copies for others, you may not modify the
  914.           software or documentation in any way.  You may add a description
  915.           of your user group or software distribution group if you wish, as
  916.           long as you don't modify any of the other files.
  917.  
  918.                You may NOT give away or sell the non-Shareware Utility
  919.           program, NGLUTIL.EXE.  You may make a copy of the Utility program
  920.           for your own backup, but that's all.
  921.  
  922.  
  923.           Other Reliance software
  924.  
  925.                This is one of several software products from Reliance
  926.           Software Services.  Others include the Reliance Mailing List
  927.           program and the source code to the user interface used in the
  928.           General Ledger and the Mailing List program.
  929.  
  930.           Reliance Mailing List
  931.  
  932.                The Reliance Mailing List program maintains a data file of
  933.           names and addresses and other information.  You can print out
  934.           lists and mailing labels in various formats.  It features the
  935.           same easy-to-use, menu-driven interface as the Nonprofit General
  936.           Ledger program.  It's a natural for individuals, nonprofits and
  937.           small businesses.  Features include:
  938.  
  939.             -  Holds over 2 billion names (limited by disk space)
  940.  
  941.             -  A standard 360K diskette holds about 1,200 names
  942.  
  943.             -  Prints mailing labels, one, two or three across
  944.  
  945.             -  Prints lists in four different formats
  946.  
  947.             -  Writes a "mailmerge" file to export data to other programs
  948.  
  949.             -  Contains eight sublists within the data file, selected by
  950.                Yes/No criteria
  951.  
  952.             -  A three-character user code allows thousands of selection
  953.                criteria
  954.  
  955.             -  Sorts output by last name or zip code
  956.  
  957.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 2.7
  958.           Chapter 2, About The Software
  959.  
  960.  
  961.  
  962.                You can get the Shareware version of this program for only
  963.           $6.  The Registered User version contains an additional Utility
  964.           program that does three things:
  965.  
  966.             -  Merges files on several diskettes onto one disk, such as a
  967.                hard disk.
  968.  
  969.             -  Splits files on a hard disk onto several diskettes.
  970.  
  971.             -  Fixes files that have become damaged because of power
  972.                failures or a bad disk, etc.  The Utility program recovers
  973.                all the good data in your data file and creates a new data
  974.                file containing only undamaged data.
  975.  
  976.                The Registered User version costs $25.  You get the Mailing
  977.           List program and the Utility program with complete documentation
  978.           on disk.  For $35, you get the disk plus a nicely printed copy of
  979.           the documentation.  Use the order form at the back of this
  980.           manual.
  981.  
  982.           User Interface source code
  983.  
  984.                The menu-driven user interface used in Reliance products was
  985.           written up in Computer Language magazine, October 1987, page 57
  986.           and April 1988, page 117.  Features include:
  987.  
  988.             -  On-screen data entry forms with complete cursor control
  989.  
  990.             -  "Bullet proof" data entry of strings, real numbers,
  991.                integers, booleans and dates
  992.  
  993.             -  Control of screen attributes and colors
  994.  
  995.                You can get the Turbo Pascal source code for only $6.  You
  996.           can freely use the source code in your own applications without
  997.           paying any royalties.  Specify Turbo Pascal 3.0, 4.0 or 5.0.  Use
  998.           the order form at the back of this manual.
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.                                       Chapter 3
  1012.  
  1013.                                 Fundamental Concepts
  1014.  
  1015.  
  1016.                This chapter goes into some detail about how the program
  1017.           accomplishes what it does.  It tells you how the account numbers
  1018.           include codes for service programs and funding Sources.  It
  1019.           explains:
  1020.  
  1021.             -  The codes used to identify your ledger accounts, service
  1022.                programs and funding sources.  How to set up your chart of
  1023.                accounts using these codes.
  1024.  
  1025.             -  The budget process: how to utilize the Nonprofit General
  1026.                Ledger program to maintain your monthly and yearly budgets.
  1027.  
  1028.             -  How the program handles the monthly and yearly accounting
  1029.                cycle.
  1030.  
  1031.             -  How to handle funding cycles that do not match your fiscal
  1032.                year.
  1033.  
  1034.                Some familiarity with fundamental accounting principles is
  1035.           assumed; if you need to refresh your knowledge, please read the
  1036.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting, first.
  1037.  
  1038.  
  1039.           Account numbers and codes
  1040.  
  1041.                The financial and budget reports produced by the program are
  1042.           distributed according to service program and funding source (you
  1043.           also get consolidated statements for the entire organization).
  1044.  
  1045.                     Note -- A service program is an activity that the
  1046.                     organization spends money on.  This includes "program
  1047.                     services," or social service activities, and "support
  1048.                     services" such as administration and fund-raising.
  1049.  
  1050.                     A funding source is a person, entity or class of people
  1051.                     where the organization gets its money.  This includes
  1052.                     individual donors, foundations, and fund-raising
  1053.                     activities.
  1054.  
  1055.           You can find out exactly how much you have spent as well as how
  1056.           much remains in the budget for each service program and funding
  1057.           source.  In order to get this information out of the system,
  1058.           however, you must first put it in.  You do this by defining codes
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.                                        Page 3.1
  1063.  
  1064.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.2
  1065.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.           for your service programs and funding sources.  These codes are
  1070.           part of each account number.  When you post revenues and
  1071.           expenses, the codes tell you to which account to post them.  You
  1072.           must understand the codes embedded in the account number in order
  1073.           to use the system effectively.
  1074.  
  1075.                All account numbers are six digits, and the digits have the
  1076.           following meaning:
  1077.  
  1078.                     Digit                  Meaning              Valid codes
  1079.  
  1080.                   --------------------- Major Categories           1 - 6
  1081.                   |
  1082.                   | ------------------- Functional Categories     00 - 99
  1083.                   | |
  1084.                   | |  ---------------- Service Programs           0 - 9
  1085.                   | |  |
  1086.                   | |  | -------------- Funding Sources           00 - 19
  1087.                   | |  | |
  1088.  
  1089.                   1 23 4 56
  1090.  
  1091.           Major Categories
  1092.  
  1093.                These are the fundamental divisions of the income statement
  1094.           and balance sheet.  Only numbers 1 through 6 are allowed, and
  1095.           each has the following meaning:
  1096.  
  1097.                1 -- Assets
  1098.                2 -- Liabilities
  1099.                3 -- Fund Balances       (This corresponds to Owner's Equity
  1100.                                         in for-profit accounting)
  1101.                4 -- Clearing Accounts   (Unique to the Nonprofit General
  1102.                                         Ledger system; used to transfer
  1103.                                         amounts between budget categories)
  1104.                5 -- Revenues
  1105.                6 -- Expenses
  1106.  
  1107.                You may not redefine these categories.  Any account number
  1108.           that begins with an "1" is an asset category, any account that
  1109.           begins with a "2" is a liability, etc.
  1110.  
  1111.                The major categories are characterized as "debit accounts"
  1112.           or "credit accounts," according to whether the usual balance of
  1113.           the accounts in the category is a debit or credit balance.
  1114.           Assets and Expenses are debit accounts; all the the other
  1115.           categories are credit accounts.  If a debit account has a credit
  1116.           balance (for instance if your checking account is overdrawn) or a
  1117.           credit account has a debit balance, the amount is shown with a
  1118.           minus sign.
  1119.  
  1120.                Contra accounts are the opposite of the other accounts in
  1121.           the category.  All the Asset accounts, for instance, are debit
  1122.           accounts, but the contra account "Accumulated Depreciation"
  1123.  
  1124.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.3
  1125.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.           should be a credit account.  You designate an account as a contra
  1130.           account when you first add the account to the system.
  1131.  
  1132.           Functional Categories
  1133.  
  1134.                The second and third digits of the account number identify
  1135.           subdivisions within the major categories.  Within Assets, for
  1136.           instance, you might have Cash, one or more Checking Accounts,
  1137.           Savings Accounts, Furniture and Fixtures, Equipment, Vehicles,
  1138.           etc., as well as Accumulated Depreciation.  You can define these
  1139.           as you wish; and you may have 100 of each, numbered 00 through
  1140.           99.  The only exception to this is Fund Balances.  The functional
  1141.           category for Fund Balances can only be 00.
  1142.  
  1143.           Service Programs
  1144.  
  1145.                You may define up to ten service program codes, 0 - 9,
  1146.           corresponding to activities or projects in which your organiza-
  1147.           tion engages.  I recommend that you use service program 0 for
  1148.           Administration, but this is up to you.
  1149.  
  1150.           Funding Sources
  1151.  
  1152.                You may define up to 20 codes, 00 - 19, for funding sources,
  1153.           the entities or activities from which your organization gets
  1154.           money.  I recommend that you reserve funding source 00 for Public
  1155.           Support, but again this is up to you.
  1156.  
  1157.           Examples
  1158.  
  1159.                Appendix B, Examples of Use, contains two examples of how
  1160.           these codes are to be used.  You may wish to look at that
  1161.           appendix before you go on.
  1162.  
  1163.  
  1164.           The InterFund Clearing Account
  1165.  
  1166.                The InterFund Clearing account (IFC), number 400000, is the
  1167.           only account that is predefined in the program.  You will always
  1168.           have this account; you do not need to set it up yourself, and you
  1169.           cannot delete it.  It serves a number of purposes.
  1170.  
  1171.             -  When you first set up your accounts with their starting
  1172.                balances, the IFC account is used to balance the ledger.  If
  1173.                the accounts you enter are out of balance, the difference is
  1174.                placed in the IFC so the ledger as a whole is always in
  1175.                balance.
  1176.  
  1177.             -  When the program computes the balance sheet or closes the
  1178.                books at the end of the year, any revenues and expenses that
  1179.                cannot be closed to a fund balance are closed instead to the
  1180.                IFC account.  This ensures that the books can always be
  1181.                closed.
  1182.  
  1183.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.4
  1184.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.             -  You may use the IFC as a temporary holding account when
  1189.                posting expenses that would exceed a certain budget category
  1190.                (we'll get to the budget process shortly).  Instead of
  1191.                posting to the account that would exceed the budget you may
  1192.                instead post to the IFC and later transfer that amount to a
  1193.                different budget account.
  1194.  
  1195.             -  You may set up any other Clearing accounts (accounts that
  1196.                begin with "4") you wish and may use them in any way you
  1197.                wish, but you must close them or transfer their balances
  1198.                elsewhere before the program closes the books.  The program
  1199.                will not do it for you.  On the balance sheet, Clearing
  1200.                accounts appear after Fund Balances and are treated as fund
  1201.                balances.  In other words, Assets will always equal
  1202.                Liabilities plus Fund Balances plus Clearing accounts.
  1203.  
  1204.  
  1205.           The budget process
  1206.  
  1207.                The Nonprofit General Ledger system allows you to enter
  1208.           budget amounts for each revenue and expense account.  (The budget
  1209.           amounts are applicable only to revenue and expense accounts.
  1210.           This program does not do balance sheet budgeting.)  You may enter
  1211.           both a yearly and a period (normally monthly) budget amount, and
  1212.           you may do so at any time.  For example, suppose you wish to
  1213.           limit your postage expense to $100 per month, or $1,200 per year,
  1214.           and to allocate the expense equally between two service programs.
  1215.           You would enter $600 for the yearly budget and $50 for the
  1216.           monthly budget for each of the two programs.  You could then use
  1217.           this information in two ways:
  1218.  
  1219.             -  When you enter an expenditure for postage, the General
  1220.                Ledger program computes and displays the amount remaining in
  1221.                your budget for the year.  You have instant feedback as to
  1222.                how much you have left to spend.  If the amount would exceed
  1223.                the budget for one service program you would know it right
  1224.                away and could instead allocate it to the other program.
  1225.  
  1226.             -  You may print budget variance reports at any time, although
  1227.                typically you should do so at the end of the month, after
  1228.                all the expenditures for the month have been entered.  The
  1229.                report lists what percentage of the budget has been spent in
  1230.                the month and in the year to date, as well as the amount
  1231.                remaining for the rest of the year.  With this information,
  1232.                you can plan expenditures (or additional fund raising
  1233.                efforts!) accurately.
  1234.  
  1235.                It is good management practice to plan your budget on a
  1236.           yearly basis, then track actual revenues and expenses against the
  1237.           budget as the year goes by.  However, you can change the budget
  1238.           amounts at any time.  There is no audit trail for the budget
  1239.           amounts, since they do not affect the financial condition of the
  1240.           organization.  You have complete flexibility to adjust your
  1241.           budget as circumstances change.
  1242.  
  1243.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.5
  1244.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.           The accounting cycle
  1249.  
  1250.                The flow of accounting information runs in monthly and
  1251.           yearly cycles.  The monthly cycle is concerned with budget
  1252.           comparisons and the yearly cycle is concerned with budget
  1253.           comparisons and with updating your fund balance accounts to
  1254.           prepare for the next year.  The Nonprofit General Ledger program
  1255.           keeps two ledger totals and two budget amounts, monthly and
  1256.           yearly, for each ledger account.
  1257.  
  1258.                The only function of the monthly totals is for comparison
  1259.           with your monthly budget.  At any time during the month you can
  1260.           see how much you have posted to the account during that month and
  1261.           how this compares to your monthly budget.  At the end of each
  1262.           month you will select a menu option to close the books for the
  1263.           month.  This has no effect on your fund balances; all it does is
  1264.           to set the monthly totals to zero, in preparation for the next
  1265.           month.
  1266.  
  1267.                The yearly totals accumulate over the course of your fiscal
  1268.           year, and are not cleared out at the end of the month.  At any
  1269.           time you can see how much you have posted to the account during
  1270.           the year and how this compares to your yearly budget.  At the end
  1271.           of the year you will select a menu option to close the books for
  1272.           the year.  This does have an effect on your fund balances; it
  1273.           closes the revenue and expense yearly totals to the fund
  1274.           balances.  The fund balances are updated and the revenues and
  1275.           expenses are set to zero in preparation for the next year.
  1276.  
  1277.                You have to close the books for a month in order to start
  1278.           making entries for the next month, and you will have to close the
  1279.           books for the year in order to start a new year.  When you close
  1280.           the books the current processing date is automatically set to the
  1281.           first day of the next period.
  1282.  
  1283.  
  1284.           Funding cycles that do not match your fiscal year
  1285.  
  1286.                The Nonprofit General Ledger program works on a fiscal year
  1287.           basis (which you determine -- it need not run from January to
  1288.           December).  However, a grant may run for less than a year or span
  1289.           two fiscal years, covering several months in one and several
  1290.           months in the next.  This will require special treatment at the
  1291.           end of the fiscal year, when you close your books, and at the end
  1292.           of the funding cycle.
  1293.  
  1294.                At year-end, all the revenue and expense accounts are closed
  1295.           to the appropriate fund balances and are set to zero in
  1296.           preparation for the next year.  This will distort the income
  1297.           statement for the funding cycle;  any statement produced in the
  1298.           next year will not include amounts entered in the prior year,
  1299.           even though they are included in the funding cycle.  It will also
  1300.           throw off budget calculations for the next year.
  1301.  
  1302.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.6
  1303.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.                The solution is as follows:
  1308.  
  1309.             -  Save the year-end income statement.  For reporting purposes
  1310.                you will have to add the figures from that statement to the
  1311.                income statement produced at the end of the funding cycle in
  1312.                the next year.
  1313.  
  1314.             -  Adjust your budget amounts after the books are closed and
  1315.                before you start making entries for the following year.
  1316.  
  1317.           Preparing an income statement for the funding cycle -- procedure
  1318.  
  1319.                Here are the steps involved in preparing an income statement
  1320.           for a service program whose funding cycle that spans two
  1321.           different fiscal years:
  1322.  
  1323.            1.  Save the income statement produced when you close your books
  1324.                at the end of the year.
  1325.  
  1326.            2.  Print an income statement at the end of the funding cycle.
  1327.  
  1328.            3.  To report expenses to your funding source, add the figures
  1329.                on the year-end statement to those on the statement at the
  1330.                end of the funding cycle.
  1331.  
  1332.                If the service program is again funded for another year an
  1333.                additional step is necessary:
  1334.  
  1335.            4.  Set up new codes for the service program and funding source
  1336.                for the next funding cycle and a new set of revenue and
  1337.                expense accounts for these codes.
  1338.  
  1339.                If you simply continue to use the same accounts, expenses
  1340.                for two different funding cycles will be mixed, distorting
  1341.                your financial reports.  Instead, set up a whole new revenue
  1342.                account and set of expense accounts for the combination of
  1343.                the new service program and the new grant.  As soon as you
  1344.                enter the new funding cycle, post revenues and expenses to
  1345.                the new accounts, not to the old accounts.
  1346.  
  1347.           Setting up a budget for the funding cycle -- procedure
  1348.  
  1349.                The same considerations apply to the budget process for
  1350.           service programs whose funding cycles do not coincide with your
  1351.           fiscal year.  For instance, if you budgeted $1,200 for an expense
  1352.           category for a service program which is funded for eight months
  1353.           in one year and four in the next you would do the following:
  1354.  
  1355.            1.  For the first eight months, budget $800 for the year.  This
  1356.                is, in effect, an eight-month budget.
  1357.  
  1358.            2.  Just before closing the books for the year, run the budget
  1359.                variance report so you will know how much remains in the
  1360.                eight-month budget.
  1361.  
  1362.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 3.7
  1363.           Chapter 3, Fundamental Concepts
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.            3.  Before posting anything in the following year, adjust the
  1368.                budget amount to equal $400 for the four months remaining
  1369.                plus whatever was left at the end of the previous eight
  1370.                months.
  1371.  
  1372.            4.  If the program is funded for another cycle, set up new
  1373.                accounts with new service program and funding source codes,
  1374.                as outlined above, and set up the budget for these accounts
  1375.                for the eight months left in the second fiscal year.
  1376.  
  1377.                If you follow these steps, you will keep each funding cycle
  1378.           separate so you can accurately report your expenses to your
  1379.           funding organizations and effectively monitor the budget for each
  1380.           service program.
  1381.  
  1382.  
  1383.           Using the system without codes
  1384.  
  1385.                If your organization is extremely small, has only one
  1386.           service program or primary activity, and does not need to report
  1387.           expenses to a funding organization, you may do without service
  1388.           program and funding source codes.  When you set up your chart of
  1389.           accounts, simply end each account number with "000."  In other
  1390.           words, only the first three digits of the account number, the
  1391.           major category and the functional category, will be meaningful.
  1392.           Since the program is based on fundamental accounting principles,
  1393.           the program could be used in this way to keep the books for a
  1394.           small business or an individual as well as a nonprofit
  1395.           organization.
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.                                       Chapter 4
  1409.  
  1410.                                    Getting Started
  1411.  
  1412.  
  1413.                This chapter tells what is on your diskettes, how to install
  1414.           the software, and how to use the keyboard to enter data.  Follow
  1415.           the instructions for installing the software carefully.
  1416.  
  1417.  
  1418.           What is on the diskette
  1419.  
  1420.                The following files are on the diskette you got from
  1421.           Reliance Software Services.  If you got the diskette from another
  1422.           source, be sure these files are present.
  1423.  
  1424.             -  NGL111.ARC  This is an Archive file.  It contains within it,
  1425.                in compressed format, the following files:
  1426.  
  1427.                -  NGLSTART.EXE  The Startup program.  You must run this
  1428.                   program first to create data files, set up ledger
  1429.                   accounts and enter beginning account balances.
  1430.  
  1431.                -  NGL.EXE  The Nonprofit General Ledger program.  This is
  1432.                   the program you'll work with on an ongoing basis to keep
  1433.                   your books.
  1434.  
  1435.                -  TRANINFO.EXE  A small utility program that tells you what
  1436.                   transactions are in a Transaction Journal file or a
  1437.                   transaction journal History file.
  1438.  
  1439.                -  NGL111.DOC  The documentation for the Nonprofit General
  1440.                   Ledger program, version 1.11.  This file.
  1441.  
  1442.             -  ARCE.COM  The program that extracts the files from the
  1443.                Archive file.
  1444.  
  1445.             -  HINSTALL.BAT  Installs the program on hard disk.
  1446.  
  1447.             -  FINSTALL.BAT  Installs the program on a floppy disk.
  1448.  
  1449.             -  READTHIS  A text file describing how to install the program.
  1450.  
  1451.                In addition, if you have the Registered User version of the
  1452.           software, there is a subdirectory named REGISTER.  The Utility
  1453.           program, NGLUTIL.EXE is in this subdirectory.  This is available
  1454.           only to registered users; it is not on the Shareware disk.   The
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                        Page 4.1
  1460.  
  1461.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 4.2
  1462.           Chapter 4, Getting Started
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.           Utility program lets you print an Audit Trail of transactions
  1467.           sorted by account number and reconstruct damaged data files.
  1468.  
  1469.           To copy the software for others
  1470.  
  1471.                If you want to make a copy of the software for someone else,
  1472.           please do NOT use the Diskcopy command.  Instead, do this:
  1473.  
  1474.            1.  Format a blank diskette.  Use the DOS Format command.  If
  1475.                you do not know how to do this, refer to your DOS manual.
  1476.  
  1477.            2.  Place the distribution diskette (the diskette you got from
  1478.                me) in drive A:.  If you have two floppy disk drives, place
  1479.                the newly-formatted diskette in drive B:.
  1480.  
  1481.            3.  Type:  COPY A:*.* B:
  1482.                and press the Enter key.
  1483.  
  1484.                This copies all the files except those in the Register
  1485.                subdirectory from the distribution diskette to the newly-
  1486.                formatted diskette.  The program in the Register
  1487.                subdirectory is for registered users only; please do not
  1488.                copy it for others.
  1489.  
  1490.                If you have only one floppy disk drive, the computer will
  1491.                tell you when to insert the Source diskette (the one you are
  1492.                copying from) and the Target diskette (the one you are
  1493.                copying to).
  1494.  
  1495.                If all you have is the Archive file, NGL111.ARC, you may
  1496.           copy the file for others and upload it to computer bulletin board
  1497.           systems (BBSs) for other to download.  Please do not copy or
  1498.           upload the Registered User program, NGLUTIL.EXE.
  1499.  
  1500.  
  1501.           How to install the software
  1502.  
  1503.                There are two installation batch files on the diskette, one
  1504.           to install on floppy disks and one for hard disks.  They extract
  1505.           the program files and the manual from the Archive file and copy
  1506.           them to another floppy disk or a hard disk.  The program and
  1507.           manual won't all fit on one floppy disk, so you'll need two, one
  1508.           for the program and one for the manual.
  1509.  
  1510.                The installation batch files do nothing to your Autoexec.bat
  1511.           and Config.sys files.
  1512.  
  1513.                If you have already extracted this manual from the Archive
  1514.           file but have not installed the software, then you probably know
  1515.           enough to do it without the batch files.  If you have two floppy
  1516.           disks, extract and copy *.EXE to one floppy and the manual,
  1517.           NGL111.DOC, to another.  If you have a hard disk, make a
  1518.           subdirectory named \NGL and then extract and copy all the files
  1519.           to that subdirectory.
  1520.  
  1521.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 4.3
  1522.           Chapter 4, Getting Started
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.                Following are detailed procedures for using the batch files.
  1527.  
  1528.           Floppy disk
  1529.  
  1530.                If your computer has two floppy disks drives you'll want to
  1531.           keep the program on one diskette and your data on another.  For-
  1532.           mat 4 diskettes and use the FINSTALL program to copy the program
  1533.           files onto the first and the manual onto the second.  The third
  1534.           diskette is your data diskette, and the fourth is to back up your
  1535.           data.  Here is the procedure:
  1536.  
  1537.            1.  Format four blank diskettes.  Put your DOS diskette in drive
  1538.                A: and put a new diskette or one whose information you want
  1539.                to erase in drive B:.  Then,
  1540.  
  1541.                *  Enter:  FORMAT B:
  1542.  
  1543.                     NOTE:  When this manual says to enter information, it
  1544.                     means to type what is shown and press the Enter key.
  1545.                     The Enter key has a picture of an arrow going down and
  1546.                     to the left.  On many keyboards it is labeled "Enter."
  1547.  
  1548.                Follow the instructions on your screen to format the
  1549.                diskette.
  1550.  
  1551.                Repeat this step for all four diskettes.
  1552.  
  1553.            2.  Place the distribution diskette in drive A: and a newly-
  1554.                formatted diskette in drive B:
  1555.  
  1556.                *  Enter:  FINSTALL A B
  1557.  
  1558.                Follow the instructions on your screen.  First this copies
  1559.                the program files to the diskette in drive B: and then tells
  1560.                you to remove the diskette and insert another one.
  1561.  
  1562.                When you insert the second diskette, it copies the manual.
  1563.                The first diskette will be your working copy of the program.
  1564.                The second contains the manual on disk.
  1565.  
  1566.            3.  If you have the Registered User version, install the Utility
  1567.                program as well.
  1568.  
  1569.                a. Put the program diskette you just made in drive B.
  1570.  
  1571.                b. Enter:  COPY A:\REGISTER\*.EXE B:
  1572.  
  1573.            4.  Label the working program diskette "Nonprofit General Ledger
  1574.                Program" with a soft-tip pen.  Label the documentation
  1575.                diskette "Nonprofit General Ledger manual."  Remove the
  1576.                distribution diskette from drive A: and store it in a safe
  1577.                place, free from dust, magnetism and extremes of heat and
  1578.                cold.  You can always make another copy if your working copy
  1579.                becomes damaged.
  1580.  
  1581.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 4.4
  1582.           Chapter 4, Getting Started
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.            5.  Label the third newly-formatted diskette "Nonprofit General
  1587.                Ledger Data" and the fourth, "Nonprofit General Ledger Data
  1588.                Backup."
  1589.  
  1590.           Hard disk
  1591.  
  1592.                If you have a hard disk, use the HINSTALL program to install
  1593.           the program in its own subdirectory.  Both the program and its
  1594.           data files must be in the same subdirectory.  You'll also need to
  1595.           format a blank diskette for backup.
  1596.  
  1597.            1.  Start your computer as you usually do.  Then
  1598.  
  1599.                *  Enter:  C:
  1600.  
  1601.                     NOTE:  When this manual says to enter information, it
  1602.                     means to type what is shown and press the Enter key.
  1603.                     The Enter key has a picture of an arrow going down and
  1604.                     to the left.  On many keyboards it is labeled "Enter."
  1605.  
  1606.                The "C>" prompt should appear on your screen.  (If your hard
  1607.                disk has a different letter, substitute that letter in these
  1608.                instructions.)
  1609.  
  1610.            4.  Place the distribution diskette in drive A:, the floppy disk
  1611.                drive.  (If your 5 1/4 inch floppy drive is not drive A:,
  1612.                substitute the letter for your drive in these instructions.)
  1613.                Then,
  1614.  
  1615.                *  Enter:  A:HINSTALL A C
  1616.  
  1617.                This creates a subdirectory named \NGL and copies the
  1618.                program files and the manual to that subdirectory.
  1619.  
  1620.            5.  If you have the Registered User version, install the Utility
  1621.                program as well.
  1622.  
  1623.                *  Enter:  COPY A:\REGISTER\*.EXE
  1624.  
  1625.            6.  Remove the distribution diskette from drive A: and store it
  1626.                in a safe place, free from dust, magnetism and extremes of
  1627.                heat and cold.  You can always make another copy if your
  1628.                working copy becomes damaged.
  1629.  
  1630.            7.  Place a new diskette or one whose information you want to
  1631.                erase in drive A:.
  1632.  
  1633.                *  Enter:  FORMAT A:
  1634.  
  1635.                Follow the instructions on your screen to format the
  1636.                diskette.
  1637.  
  1638.            8.  Label the newly formatted diskette "Nonprofit General Ledger
  1639.                Data Backup."
  1640.  
  1641.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 4.5
  1642.           Chapter 4, Getting Started
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.           How to use the keyboard
  1647.  
  1648.                When you run the program you'll enter data by filling in
  1649.           blanks on forms that are displayed on your computer screen.
  1650.           Simply type the information requested, then press the Enter key.
  1651.           When you press the Enter key the cursor moves to the next data
  1652.           entry field.  (The "cursor" is the blinking underline or solid
  1653.           block that indicates where the next character you type will be
  1654.           displayed.)
  1655.  
  1656.           Using the cursor control keys
  1657.  
  1658.                While entering data, you may move around the screen and
  1659.           correct your entries by using the arrow keys to move the cursor.
  1660.           Here is a chart showing what keys to press:
  1661.  
  1662.           ================================================================
  1663.                                   Labeled      Arrow     Ctrl    Function
  1664.           Action                    key         key      key*      key
  1665.  
  1666.           MOVE
  1667.             Back a character                   left       S
  1668.             Next character                     right      D
  1669.  
  1670.             To beginning of line   Home                   A
  1671.             To end of line         End                    F
  1672.  
  1673.             Previous line or field              up        E        F3
  1674.             Next line or field     Enter       down       X        F4
  1675.  
  1676.           DELETE
  1677.  
  1678.             Character to left      Backspace
  1679.             Character at cursor    Del                    G
  1680.             Entire entry                                  Y        F2
  1681.  
  1682.           CANCEL data entry        Esc
  1683.  
  1684.           * To use a Ctrl key, press Ctrl, type the key, then release both
  1685.             keys.
  1686.           ================================================================
  1687.  
  1688.           Entering dates
  1689.  
  1690.           To enter a date, type the month, the day and the year, six
  1691.           digits, then press the Enter key.  For instance, to enter April
  1692.           25, 1988, do the following:
  1693.  
  1694.                Enter: 042588
  1695.  
  1696.           You may omit the century when entering the year.  If you enter
  1697.           "88," the century is added and "1988" is displayed.  If you enter
  1698.           a year between 80 and 99 the century is assumed to be 19; if you
  1699.           enter a year between 00 and 79 the century is assumed to be 20.
  1700.  
  1701.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 4.6
  1702.           Chapter 4, Getting Started
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.           You may enter any century you wish by typing all four digits. For
  1707.           instance, to enter April 25, 1950,
  1708.  
  1709.                Enter: 04251950
  1710.  
  1711.           Entering a negative number
  1712.  
  1713.           To enter a negative number type a minus sign first, then the
  1714.           number, then the enter key.  For instance, to enter "-123.58,"
  1715.  
  1716.                Enter:  -123.58
  1717.  
  1718.           Yes/No Answers
  1719.  
  1720.           Sometimes a question will appear, such as "Do you wish to add
  1721.           another Ledger Account?"  Type Y for Yes or N for No.  Do not
  1722.           press the Enter key.
  1723.  
  1724.           In some cases the answer to the question ("Yes" or "No") is
  1725.           already displayed.  To accept the answer displayed, press the
  1726.           Enter key.  To change the answer displayed, type Y or N without
  1727.           pressing the Enter key.
  1728.  
  1729.           Correcting mistakes
  1730.  
  1731.           If you make an error, use cursor commands to correct it.  The
  1732.           easiest way is:
  1733.  
  1734.           1.   Move the cursor to the line where the mistake is.
  1735.  
  1736.           2.   Press the "delete entire entry" key (Ctrl-Y or F2).
  1737.  
  1738.           3.   Enter:  the correct information
  1739.  
  1740.  
  1741.           Caution
  1742.  
  1743.                Please do NOT reset or turn off your computer before you
  1744.           exit the program, or you may lose some of the data you have
  1745.           entered.  The operating system keeps the data you have entered in
  1746.           an internal area, called a "buffer," in the computer's memory and
  1747.           only periodically actually writes it to disk.  If the power goes
  1748.           off before the data is written, you will lose it.  For safety's
  1749.           sake, always exit the program before turning off your computer.
  1750.  
  1751.                Also note -- please do NOT change data diskettes while you
  1752.           are in the program.  There should be no need to change data
  1753.           diskettes unless you are keeping the books for more than one
  1754.           organization.  In this case, always exit the program before you
  1755.           change data diskettes.  If you do not, data from the first
  1756.           diskette still stored in the computer's memory may damage the
  1757.           data stored on the second diskette.  Always exit the program
  1758.           before changing data diskettes.
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.                                       Chapter 5
  1772.  
  1773.                                  The Startup Program
  1774.  
  1775.  
  1776.           Introduction
  1777.  
  1778.                This chapter gives detailed instructions for running the
  1779.           Startup program.  You must run the Startup program before running
  1780.           the Nonprofit General Ledger program itself.  In the Startup
  1781.           program you will define certain information the program needs,
  1782.           including:
  1783.  
  1784.             -  The beginning and end of your fiscal year and the current
  1785.                fiscal period.
  1786.  
  1787.             -  The name and employer ID number of your organization to
  1788.                print on the reports.
  1789.  
  1790.             -  Any special codes your printer needs to print in compressed
  1791.                print mode, if you have an 80-column printer.
  1792.  
  1793.             -  Your initial chart of accounts, account balances and budget
  1794.                amounts.  You will enter information about each ledger
  1795.                account; when you finish, your ledger accounts will be ready
  1796.                for use by the General Ledger program.
  1797.  
  1798.                The Startup program creates four data files on the disk
  1799.           drive that you specify, all with the extension "NGL."  LEDGER.NGL
  1800.           contains the ledger account information; INDEX.NGL contains an
  1801.           index which allows fast access to any ledger account; SCR.NGL,
  1802.           the System Control Record, contains such information as the
  1803.           system dates and printer control codes, etc.; and TRANJRNL.NGL,
  1804.           the Transaction Journal file, contains a record of the transac-
  1805.           tions that affect the balances in the ledger accounts.
  1806.  
  1807.                When you enter your accounts, the program ensures that you
  1808.           will always be in balance.  If the debits you have entered exceed
  1809.           the credits or vice versa, the difference is posted to the Inter-
  1810.           Fund Clearing (IFC) account.  The balance in the IFC account is
  1811.           recomputed whenever you return to the Startup Menu after entering
  1812.           or deleting accounts.
  1813.  
  1814.                You may run the Startup program as many times as you wish in
  1815.           order to enter all your account information.  Once you post tran-
  1816.           sactions from within the General Ledger program, however, you may
  1817.           not run the Startup program again.  (You may add new ledger
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.                                        Page 5.1
  1823.  
  1824.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.2
  1825.           Chapter 5, The Startup Program
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.           accounts within the General Ledger program, should you need to do
  1830.           so.)
  1831.  
  1832.                After you enter all your accounts and are satisfied that
  1833.           they are correct, you should print the Trial Balance report and
  1834.           save it.  This will serve as the beginning of your audit trail.
  1835.  
  1836.           Caution
  1837.  
  1838.                Please do NOT reset or turn off your computer while you are
  1839.           still in the Startup program, or you may lose some of the data
  1840.           you have entered.  Always exit the program before turning off the
  1841.           computer.
  1842.  
  1843.                Please do NOT change data diskettes while you are in the
  1844.           program.  There should be no need to change data diskettes unless
  1845.           you are keeping the books for more than one organization.  In
  1846.           this case, always exit the program before changing data
  1847.           diskettes.  If you do not, data from one diskette may damage the
  1848.           data stored on another diskette.
  1849.  
  1850.  
  1851.           Plan ahead
  1852.  
  1853.                Before running the Startup program you need to plan your
  1854.           chart of accounts.  If you are converting from a manual system or
  1855.           another computerized system, translate your existing chart of
  1856.           accounts to the system used by the Nonprofit General Ledger
  1857.           system; see Chapter Three for a complete explanation.  Each
  1858.           ledger account in your old system should have a corresponding
  1859.           account in the new system.  Get an accurate trial balance from
  1860.           your old system so you can compare it to the Trial Balance report
  1861.           produced by the Startup program.
  1862.  
  1863.                If you are starting out all new, plan your chart of accounts
  1864.           to give you the management information you need.  Consult your
  1865.           accountant.  Although you can add accounts at any time, your
  1866.           system will make more sense if it is thoroughly designed ahead of
  1867.           time.
  1868.  
  1869.                If you plan to use the budgeting feature, plan your budget
  1870.           also.  Then enter your budget in the Startup program at the same
  1871.           time as you enter your account balances.  You can also enter your
  1872.           budget in the General Ledger program, but it will go faster in
  1873.           the Startup program.
  1874.  
  1875.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.3
  1876.           Chapter 5, The Startup Program
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.           Starting the program
  1881.  
  1882.           Two floppy disk drives
  1883.  
  1884.           1.   Place the working copy of your program diskette in drive A
  1885.                and your data diskette in drive B.  Be sure you are "logged
  1886.                on" to drive A (the cursor is at the "A>" prompt).
  1887.  
  1888.           2.   Enter: NGLSTART
  1889.  
  1890.           Hard disk
  1891.  
  1892.           1.   Change to the appropriate subdirectory of your hard disk.
  1893.                Assuming that you have installed the program in the NGL
  1894.                subdirectory,
  1895.  
  1896.                Enter:  CD \NGL
  1897.  
  1898.           2.   Enter:  NGLSTART
  1899.  
  1900.                After you enter the program name the title screen appears.
  1901.           Press the space bar to go on or Esc to cancel the program.  When
  1902.           you press the space bar the following message appears:
  1903.  
  1904.           ==================================================================
  1905.  
  1906.                   On which drive do you want your data files?  _
  1907.  
  1908.           ==================================================================
  1909.  
  1910.                If you have a computer with two floppy diskettes, the data
  1911.           files should normally be kept on drive B.  If you have a computer
  1912.           with a hard disk, keep your data files on the hard disk, usually
  1913.           C.
  1914.  
  1915.                Enter:  the letter for your drive.
  1916.  
  1917.                If you have run the program before, your entry from last
  1918.           time is displayed; press Enter to accept it.  You may also press
  1919.           ESC to cancel and return to the operating system.
  1920.  
  1921.  
  1922.           Fiscal year dates
  1923.  
  1924.                If this is the first time you have run the Startup program,
  1925.           the program asks you the dates of your fiscal year and then
  1926.           creates the four data files on the drive you have specified.  If
  1927.           this is not the first time you have run the Startup program, you
  1928.           will go directly to the Startup Menu; skip to "Startup Menu,"
  1929.           below.  If it is the first time, the following screen appears:
  1930.  
  1931.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.4
  1932.           Chapter 5, The Startup Program
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.           ==================================================================
  1937.  
  1938.                                     DATES
  1939.  
  1940.  
  1941.                     Please enter the following dates.  All four
  1942.                     dates are required.  Press ESC to cancel.
  1943.  
  1944.  
  1945.                     Beginning of fiscal year:       __/__/____
  1946.  
  1947.                     Beginning of current period:    MM/DD/YYYY
  1948.  
  1949.                     End of current period:          MM/DD/YYYY
  1950.  
  1951.                     End of fiscal year:             MM/DD/YYYY
  1952.  
  1953.           ==================================================================
  1954.                                   Figure 5.1: Dates
  1955.  
  1956.                This screen enables you to define your fiscal year and
  1957.           current budget period.  Normally the budget period would be one
  1958.           month, but you may define it as a quarter or a half-year or
  1959.           whatever you wish.  Enter each date.
  1960.  
  1961.                The dates must be consistent; for instance, the beginning of
  1962.           the current period may not be before the beginning of the fiscal
  1963.           year, etc.  If you enter an inconsistent date an error message
  1964.           will appear and you will not be able to proceed without correc-
  1965.           ting the error.
  1966.  
  1967.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.5
  1968.           Chapter 5, The Startup Program
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.           The Startup Menu
  1973.  
  1974.                After you have entered the dates, the data files are created
  1975.           and the Startup Menu appears:
  1976.  
  1977.           ==================================================================
  1978.  
  1979.                                NONPROFIT GENERAL LEDGER
  1980.                                      STARTUP MENU
  1981.  
  1982.                          Please select:
  1983.  
  1984.                          1    Change colors
  1985.                          2    Change dates
  1986.                          3    Enter organization information
  1987.                          4    Set up your printer
  1988.  
  1989.                          5    Add ledger accounts
  1990.                          6    Change ledger accounts
  1991.                          7    Delete ledger accounts
  1992.  
  1993.                          8    Print trial balance
  1994.                          9    Display system control information
  1995.                          10   Print system control information
  1996.  
  1997.                          ESC  Exit the program
  1998.  
  1999.                          ==>  __
  2000.  
  2001.           ==================================================================
  2002.                               Figure 5.2: Startup menu
  2003.  
  2004.           Overview of the Startup Menu
  2005.  
  2006.           Here is what each of the options on this menu is for:
  2007.  
  2008.           1    Change colors.  If you have a color screen you can change
  2009.                the program's colors.  This does not work on a monochrome
  2010.                screen.  If you have a Compaq computer that emulates color
  2011.                on a monochrome screen, use this to adjust the brightness.
  2012.  
  2013.           2    Change dates.  This allows you to change your fiscal year
  2014.                and fiscal period.
  2015.  
  2016.           3    Enter organization information.  Enter your organization's
  2017.                name and address and federal Employer ID Number (EIN) as
  2018.                well as your state tax or ID number, if any.  The organi-
  2019.                zation's name and EIN appear on all reports.
  2020.  
  2021.           4    Set up your printer.  Install your printer so the program
  2022.                can make it print in compressed print and go to the top of
  2023.                the page correctly.
  2024.  
  2025.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.6
  2026.           Chapter 5, The Startup Program
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.           5    Add ledger accounts.  Enter information for each ledger
  2031.                account, including the account number and title, the begin-
  2032.                ning balance, and the budget amounts for the period and the
  2033.                year.
  2034.  
  2035.           6    Change ledger accounts.  This lets you change information
  2036.                for ledger accounts already added.
  2037.  
  2038.           7    Delete ledger accounts.  If you add the wrong account number
  2039.                for a ledger account, you can delete it with this option.
  2040.  
  2041.           8    Print trial balance.  Print the trial balance report after
  2042.                you enter all the ledger accounts and before you enter
  2043.                transactions in the General Ledger program in order to
  2044.                verify that you have entered everything correctly.  When you
  2045.                are sure all the information is correct, save the report for
  2046.                your audit trail.
  2047.  
  2048.           9    Display system control information.  This displays the
  2049.                fiscal year dates, the number of ledger accounts entered so
  2050.                far, the organization's name and address, etc.  Use this
  2051.                display to verify your data entry.
  2052.  
  2053.           10   Print system control information.  This gives you a printed
  2054.                copy of the system control information.
  2055.  
  2056.           ESC  Exit the program.  The Esc key always gets you out of
  2057.                whatever function you are in.  In this case it gets you out
  2058.                of the program altogether.  You are asked if you really want
  2059.                to quit, so don't worry about hitting the Esc key
  2060.                accidentally.
  2061.  
  2062.                The rest of this chapter explains each of these options.  To
  2063.           select a menu option,
  2064.  
  2065.                Type:  the number
  2066.                and press the Enter key.
  2067.  
  2068.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.7
  2069.           Chapter 5, The Startup Program
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.           Change colors
  2074.  
  2075.                If you have a color monitor or a Compaq computer, which
  2076.           emulates color on a monochrome screen, you can change the text
  2077.           and background colors.  This option does nothing if you have a
  2078.           monochrome monitor.  When you select this option, the following
  2079.           screen appears:
  2080.  
  2081.           ==================================================================
  2082.  
  2083.                                      CHANGE COLORS
  2084.  
  2085.                          Please enter your choice of colors or
  2086.                          press ESC to cancel.
  2087.  
  2088.                          DARK COLORS       BRIGHT COLORS
  2089.                          --------------    -------------------
  2090.                          0 - Black         8  - Dark Grey
  2091.                          1 - Blue          9  - Bright Blue
  2092.                          2 - Green         10 - Bright Green
  2093.                          3 - Cyan          11 - Bright Cyan
  2094.                          4 - Red           12 - Bright Red
  2095.                          5 - Magenta       13 - Bright Magenta
  2096.                          6 - Brown         14 - Yellow
  2097.                          7 - Light Grey    15 - White
  2098.  
  2099.                          This is reverse video
  2100.                          This is emphasized
  2101.  
  2102.                                Background color (0-7): 0
  2103.                                Text color (0-15):      7
  2104.  
  2105.                                Is this OK? (Y/N)     ___
  2106.  
  2107.           ==================================================================
  2108.                               Figure 5.3: Change Colors
  2109.  
  2110.                When you enter both a background and text color, the colors
  2111.           change on the screen.  When you are happy with what you see, type
  2112.           Y to answer the question, "Is this OK?"  If you type N, the
  2113.           cursor goes back to the background color entry.  To cancel and
  2114.           return to the colors in effect before you selected this option,
  2115.           press Esc.
  2116.  
  2117.                The colors are stored in a configuration file on the program
  2118.           diskette.  If that file gets erased or if you start the program
  2119.           from a different drive or subdirectory, the colors will change
  2120.           back to the original.  You can choose this option any time to
  2121.           change them.
  2122.  
  2123.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.8
  2124.           Chapter 5, The Startup Program
  2125.  
  2126.  
  2127.  
  2128.           Change dates
  2129.  
  2130.                This option lets you change the dates you entered when you
  2131.           first started the program.  The Dates screen appears, with the
  2132.           dates you entered filled in.  Use the arrow keys to move to the
  2133.           date you wish to change, press F2 to delete the date, and enter
  2134.           the new date.
  2135.  
  2136.  
  2137.           Enter organization information
  2138.  
  2139.                Use this option to enter data describing your organization.
  2140.           The data entry screen looks like this:
  2141.  
  2142.           ==================================================================
  2143.  
  2144.                             ORGANIZATION INFORMATION
  2145.  
  2146.  
  2147.             Name:     ______________________________
  2148.  
  2149.             Address:
  2150.  
  2151.             Address:
  2152.  
  2153.             Address:
  2154.  
  2155.  
  2156.             Federal Employer ID Number:
  2157.  
  2158.             State Tax or ID Number:
  2159.  
  2160.           ==================================================================
  2161.                         Figure 5.4: Organization information
  2162.  
  2163.                Some of the information on this screen is optional.  Only
  2164.           the Organization Name and the Federal Employer ID Number appear
  2165.           on the reports.  An accountant or bookkeeper keeping books for
  2166.           several organizations would want to fill in the rest in order to
  2167.           be able to verify whose books he or she was working on.
  2168.  
  2169.                Enter the information requested.  You can use the arrow keys
  2170.           to go up and down over the data entry fields and make correc-
  2171.           tions.  If you press ESC, you return the Startup Menu without
  2172.           saving any of the information you have typed.
  2173.  
  2174.                For the Federal Employer ID Number, enter all nine digits
  2175.           with no dash.  The program prints a dash after the first two
  2176.           digits automatically on all the reports.
  2177.  
  2178.                When you press the Enter key on the last line, the following
  2179.           message appears:
  2180.  
  2181.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 5.9
  2182.           Chapter 5, The Startup Program
  2183.  
  2184.  
  2185.  
  2186.           ==================================================================
  2187.  
  2188.                   PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  2189.  
  2190.           ==================================================================
  2191.  
  2192.                This allows you one more chance to go back and make correc-
  2193.           tions if you wish.  To complete the data entry, press the space
  2194.           bar.  You do not need to press the Enter key.
  2195.  
  2196.                The information you have entered is stored in your data
  2197.           files and the Startup menu reappears.
  2198.  
  2199.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.10
  2200.           Chapter 5, The Startup Program
  2201.  
  2202.  
  2203.  
  2204.           Set up your printer
  2205.  
  2206.                Use this option to install your printer.  The program prints
  2207.           both 80-column and 132-column reports.  To print 132 columns on
  2208.           paper that is 8 1/2" wide (9 1/2" counting the holes on each
  2209.           side), it must print in compressed print.  Most dot matrix
  2210.           printers and a few daisy wheel printers can do this; the program
  2211.           has to send the printer special non-printing control codes to
  2212.           make it do so.
  2213.  
  2214.                Most printers advance the paper to a new page when they
  2215.           receive a code called a form-feed, but some do not.  If yours
  2216.           does not, you can tell the program to advance a line at a time
  2217.           instead.
  2218.  
  2219.                Use this option to enter the codes.  The data entry screen
  2220.           looks like this:
  2221.  
  2222.           ==================================================================
  2223.  
  2224.                                   SET UP YOUR PRINTER
  2225.  
  2226.             This program prints reports that are 132 columns wide.  Are
  2227.             you using an 80-column printer in compressed print mode?  YES
  2228.  
  2229.             COMPRESSED PRINT ON
  2230.             Enter up to four control codes to turn compressed print on:
  2231.  
  2232.             ==> 15   ==>  0   ==>  0   ==>  0
  2233.  
  2234.  
  2235.             COMPRESSED PRINT OFF
  2236.             Enter up to four control codes to turn compressed print off:
  2237.  
  2238.             ==> 18   ==>  0   ==>  0   ==>  0
  2239.  
  2240.  
  2241.             NEW PAGE METHOD
  2242.             Does the Form Feed code (12, or control-L) make your printer
  2243.             go to a new page?  YES
  2244.  
  2245.           ==================================================================
  2246.                            Figure 5.5: Set Up your Printer
  2247.  
  2248.           Compressed print
  2249.  
  2250.                To answer the question whether you will print in compressed
  2251.           print, type Y for Yes or N for No.  If you answer No, the cursor
  2252.           skips the control codes.  If you answer Yes, you must enter them.
  2253.  
  2254.                The codes are the decimal equivalents of the control
  2255.           characters used for your printer.  The program comes set up for
  2256.           the Epson printers (FX-80, etc.); the codes shown above are just
  2257.           like entering \015 and \018 in Lotus 123.  Your printer manual
  2258.  
  2259.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.11
  2260.           Chapter 5, The Startup Program
  2261.  
  2262.  
  2263.  
  2264.           should list the control codes to put your printer into compressed
  2265.           print, and then back to normal print.  They are often found as
  2266.           part of a BASIC program to control the printer, like this:
  2267.  
  2268.                10 LPRINT CHR$(15); REM TURN ON COMPRESSED PRINT
  2269.  
  2270.                The number you want here is 15.  (Note -- the actual number
  2271.           or numbers will differ from printer to printer; this is only an
  2272.           example.)
  2273.  
  2274.                Sometimes the codes are listed in a table as the names of
  2275.           the characters to be sent to the printer, like this:
  2276.  
  2277.                ESC "P"        16.5 lines per inch
  2278.  
  2279.                In this example you should send two characters, first the
  2280.           Escape character, then an upper-case "P."  You will have to find
  2281.           the decimal equivalents of each character and enter them; do not
  2282.           try to enter the characters themselves.  Look for an ASCII chart
  2283.           in the printer manual which lists all the characters and their
  2284.           numeric equivalents (use decimal equivalents, not hexadecimal).
  2285.  
  2286.                If you cannot find the codes for your printer, try using the
  2287.           Epson codes shown above; many printers use the same codes.  If
  2288.           that does not work, you may be able to set a switch on the
  2289.           printer itself to make it print compressed all the time.  In this
  2290.           case, set the switch before you run the Nonprofit General Ledger
  2291.           program and answer No to the question "Will you use an 80-column
  2292.           printer ...?"
  2293.  
  2294.                To test the codes, print the Trial Balance report.
  2295.  
  2296.           New page method
  2297.  
  2298.                Most printers advance the paper to the top of the next page
  2299.           when they receive a form-feed code (decimal 12, hexadecimal 0C,
  2300.           or control-L).  Some older printers do not do this, so the
  2301.           program can advance a line at a time instead.  The form-feed
  2302.           method is faster and quieter.  If your printer recognizes the
  2303.           form-feed code, answer Yes; if it does not, answer No.
  2304.  
  2305.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.12
  2306.           Chapter 5, The Startup Program
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.           Add ledger accounts
  2311.  
  2312.                Use this option to enter information for each of your ledger
  2313.           accounts, including the balance in the account on the date when
  2314.           you'll begin using the Nonprofit General Ledger system to keep
  2315.           your books.  When you select this option, the following data
  2316.           entry screen appears:
  2317.  
  2318.           ==================================================================
  2319.  
  2320.                                   ADD LEDGER ACCOUNTS
  2321.  
  2322.             Press ESC to cancel without saving the information
  2323.  
  2324.             Account number:         ______
  2325.  
  2326.             Account title:
  2327.  
  2328.             Debit/Credit (D/C) :
  2329.  
  2330.             Year-to-date balance: $
  2331.  
  2332.             This period balance:  $                     Max accounts: 32000
  2333.  
  2334.             Yearly budget:        $                     Number used:      1
  2335.  
  2336.             Period budget:        $                     Number left:  31999
  2337.  
  2338.             Remaining in budget:  $
  2339.  
  2340.           ==================================================================
  2341.                            Figure 5.6: Add ledger accounts
  2342.  
  2343.           Following is an explanation of each data entry item:
  2344.  
  2345.           Account number
  2346.  
  2347.                You must enter a six-digit number, from 100000 to 699919.
  2348.           Invalid or duplicate numbers are rejected with an error message.
  2349.           See Chapter Three for an explanation of the structure of the
  2350.           account number.
  2351.  
  2352.           Account title
  2353.  
  2354.                This descriptive title appears on the reports and on the
  2355.           data entry screen for posting journal entries.
  2356.  
  2357.           Debit/Credit
  2358.  
  2359.                Enter D for a debit account or C for a credit account.  The
  2360.           appropriate code for the account number you entered is displayed
  2361.           automatically.  You should change it only if the account is a
  2362.           contra account.  To accept the code as displayed, just press the
  2363.           Enter key.
  2364.  
  2365.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.13
  2366.           Chapter 5, The Startup Program
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.           Year-to-date balance
  2371.  
  2372.                Enter the balance in the account as of the date when you
  2373.           will start using the Nonprofit General Ledger system to keep your
  2374.           books.  By doing this for each account you enter your initial
  2375.           trial balance, which, of course, should be the same as the ending
  2376.           trial balance before converting to the Nonprofit General Ledger
  2377.           system.  Before you start making journal entries in the General
  2378.           Ledger program you can change this balance by using the option
  2379.           Change Ledger Accounts on the Startup Menu.  After you start
  2380.           making journal entries, the only way to change it is to post a
  2381.           transaction in the General Ledger program.
  2382.  
  2383.           This period balance
  2384.  
  2385.                You may not enter anything in this field.  You should
  2386.           convert from your previous system to the Nonprofit General Ledger
  2387.           system at the beginning of a budget period, when this amount is
  2388.           zero.  Whenever you make journal entries, the program computes
  2389.           this balance.  It is zeroed out when you close the books at the
  2390.           end of a period.
  2391.  
  2392.           Yearly budget and period budget
  2393.  
  2394.                You enter these fields only for revenue and expense
  2395.           accounts; for other account categories, the cursor skips them.
  2396.           The yearly budget is the amount you budget for the account for
  2397.           the whole fiscal year.  The period budget is the amount budgeted
  2398.           for each fiscal period.  You may change these amounts at any
  2399.           time.
  2400.  
  2401.           Remaining in budget
  2402.  
  2403.                You do not enter this field.  For revenue and expense
  2404.           accounts it is computed and displayed after you enter the yearly
  2405.           budget amount.  For other major account categories, nothing is
  2406.           displayed.
  2407.  
  2408.           Max accounts, Number used and Number left
  2409.  
  2410.                You do not enter these fields.  The program computes and
  2411.           displays them so you will know how many accounts you have entered
  2412.           and how many remain available.  "Max accounts" is predefined in
  2413.           the program.  "Number used" is the number of accounts already
  2414.           entered; this does not include the account you are currently
  2415.           entering.  "Number left" is the difference between the two.
  2416.           Before you add any accounts the number used is one, not zero.
  2417.           This is because the program creates the InterFund Clearing
  2418.           account when it creates the data files.
  2419.  
  2420.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.14
  2421.           Chapter 5, The Startup Program
  2422.  
  2423.  
  2424.  
  2425.           Procedure
  2426.  
  2427.           1.   The cursor starts at the Account Number.  For each field on
  2428.                the screen, enter the appropriate data.  You can use the
  2429.                arrow keys to move up and down through the fields and enter
  2430.                or correct data.  Press ESC if you wish to cancel data entry
  2431.                for this account.
  2432.  
  2433.           2.   After you enter the last field (yearly budget for revenue
  2434.                and expense accounts, year-to-date balance for all other
  2435.                accounts), the following message appears:
  2436.  
  2437.           ==================================================================
  2438.  
  2439.                Do you wish to save this information? (Y/N or up arrow) ___
  2440.  
  2441.           ==================================================================
  2442.  
  2443.                If you wish to store the information in your data files,
  2444.                type Y; otherwise use the arrow keys to go back and make
  2445.                changes or type N to throw away this information.
  2446.  
  2447.           3.   The message "SAVED" or "NOT SAVED" appears, depending on how
  2448.                you answered the question.  The following appears:
  2449.  
  2450.           ==================================================================
  2451.  
  2452.                Do you wish to enter another ledger account? (Y/N)
  2453.  
  2454.           ==================================================================
  2455.  
  2456.                Type Y or N.  If you choose to enter another ledger account,
  2457.                the input fields are blanked and the cursor returns to the
  2458.                Account number, otherwise the Startup Menu reappears.
  2459.  
  2460.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.15
  2461.           Chapter 5, The Startup Program
  2462.  
  2463.  
  2464.  
  2465.           Change ledger accounts
  2466.  
  2467.                This option allows you to change ledger account information
  2468.           that you have already entered.  First you are asked for the
  2469.           account number:
  2470.  
  2471.           ==================================================================
  2472.  
  2473.                                  CHANGE LEDGER ACCOUNTS
  2474.  
  2475.  
  2476.             Please enter the account number, or press ESC to cancel
  2477.  
  2478.             ==> ______
  2479.  
  2480.           ==================================================================
  2481.  
  2482.                Enter the account number.  If you enter an account that is
  2483.           not on file, the following message appears:
  2484.  
  2485.           ==================================================================
  2486.  
  2487.             ACCOUNT NOT FOUND
  2488.  
  2489.             Do you wish to view the closest one found? (Y/N)  ___
  2490.  
  2491.           ==================================================================
  2492.  
  2493.                If you type N or press the up-arrow, you go back to entering
  2494.           the last name.  If you type Y or if the program found the account
  2495.           you entered, the data entry screen appears.  At the bottom of the
  2496.           screen, the following choices are displayed in a reverse-video
  2497.           box:
  2498.  
  2499.           ==================================================================
  2500.  
  2501.     Account: P=Previous N=Next F=First L=Last; C=Change information Esc=Quit
  2502.  
  2503.           ==================================================================
  2504.  
  2505.           Displaying different accounts
  2506.  
  2507.                You can now browse forward and backward through the file.
  2508.           In the Choices box you need only type the letter; do not press
  2509.           Enter after it.
  2510.  
  2511.                P    Takes you to the previous ledger account.  If you are
  2512.                     at the first account you stay there.
  2513.  
  2514.                N    Takes you to the next ledger account.  If you are at
  2515.                     the last account you stay there.
  2516.  
  2517.                F    Takes you straight to the first account on file.
  2518.  
  2519.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.16
  2520.           Chapter 5, The Startup Program
  2521.  
  2522.  
  2523.  
  2524.                L    Takes you straight to the last account on file.
  2525.  
  2526.                When you have found the account you want, press C to change
  2527.           the information.  If you press Esc, you go back to entering the
  2528.           account number.  Press Esc again to return to the menu.
  2529.  
  2530.           Changing an account
  2531.  
  2532.                When you type C, the choices disappear and the cursor goes
  2533.           to the account title.  (You cannot change the account number.  If
  2534.           you have entered the wrong account number, you'll have to delete
  2535.           it and re-enter it.)  Use the arrow keys to move up and down over
  2536.           the screen and change the information.  When you get to the end,
  2537.           the following message appears:
  2538.  
  2539.           ==================================================================
  2540.  
  2541.               Do you wish to save this information? (Y/N or up arrow) ___
  2542.  
  2543.           ==================================================================
  2544.  
  2545.                If you wish to store the changes in your data files, type Y;
  2546.           otherwise use the arrow keys to go back and make changes or type
  2547.           N or press Esc to throw away the changes.
  2548.  
  2549.                The message "SAVED" or "NOT SAVED" appears, depending on how
  2550.           you answered the question, and the Choices box appears.  If you
  2551.           are done, press Esc to go back to entering the account number,
  2552.           then press Esc again to go back to the menu.
  2553.  
  2554.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.17
  2555.           Chapter 5, The Startup Program
  2556.  
  2557.  
  2558.  
  2559.           Delete Ledger Accounts
  2560.  
  2561.                Use this menu option to delete an account entered incorrect-
  2562.           ly.  When you select this option, you are asked for the account
  2563.           number:
  2564.  
  2565.           ==================================================================
  2566.  
  2567.                               DELETE A LEDGER ACCOUNT
  2568.  
  2569.  
  2570.             Please enter the account number, or press ESC to cancel
  2571.  
  2572.             ==> ______
  2573.  
  2574.           ==================================================================
  2575.  
  2576.                Enter the account number.  If you enter an account that is
  2577.           not on file, an error message appears.  You do not get to look at
  2578.           different accounts, as you do in Change Ledger Accounts.  This is
  2579.           to help prevent deleting the wrong account.
  2580.  
  2581.                If you enter a valid account number, the data entry screen
  2582.           appears, with the following message at the bottom:
  2583.  
  2584.           ==================================================================
  2585.  
  2586.                Is this the ledger account you wish to delete? (Y/N)
  2587.  
  2588.           ==================================================================
  2589.  
  2590.                The account information is shown so you can verify that you
  2591.           have chosen the correct account.  Type Y or N.  You do not need
  2592.           to press the Enter key.
  2593.  
  2594.                The message "DELETED" or "NOT DELETED" appears, depending on
  2595.           what you have chosen, and the following message is displayed:
  2596.  
  2597.           ==================================================================
  2598.  
  2599.                Do you wish to delete another ledger account?  (Y/N)
  2600.  
  2601.           ==================================================================
  2602.  
  2603.  
  2604.                Type:  Y or N.   If you choose to delete another account,
  2605.           you are again asked for the account number.  If you choose not to
  2606.           delete another account, the Startup Menu reappears.
  2607.  
  2608.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.18
  2609.           Chapter 5, The Startup Program
  2610.  
  2611.  
  2612.  
  2613.           Print trial balance
  2614.  
  2615.                Use this menu option to print the Trial Balance report in
  2616.           order to verify that you have entered all your accounts
  2617.           correctly, or to see which accounts you have entered already.
  2618.           After you have entered all your ledger accounts and are satisfied
  2619.           that they are correct, you should print the Trial Balance report
  2620.           once more and save the output.  This will serve as the beginning
  2621.           of your audit trail.
  2622.  
  2623.                A complete explanation of the Trial Balance report is given
  2624.           in Chapter Ten.  The procedure for printing the report is as
  2625.           follows:
  2626.  
  2627.           1.   Make sure your printer is turned on and has paper in it.
  2628.                The paper should be positioned so the top of a new page is
  2629.                at the print head.
  2630.  
  2631.           2.   From the Startup Menu,
  2632.  
  2633.                Enter:  8
  2634.  
  2635.           3.   The report is printed, and the following message appears:
  2636.  
  2637.           ==================================================================
  2638.  
  2639.                   Printing Trial Balance Report
  2640.  
  2641.                   Press ESC to cancel
  2642.  
  2643.           ==================================================================
  2644.  
  2645.                To stop printing before the report is finished, press Esc.
  2646.           You'll be asked if you really want to quit, so don't worry about
  2647.           pressing Esc by accident.  After the report is printed, the
  2648.           Startup menu reappears.
  2649.  
  2650.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.19
  2651.           Chapter 5, The Startup Program
  2652.  
  2653.  
  2654.  
  2655.           Display system control information
  2656.  
  2657.                When you select this option, the following screen appears:
  2658.  
  2659.           ==================================================================
  2660.  
  2661.                           SYSTEM CONTROL INFORMATION
  2662.  
  2663.                   Dates
  2664.                     Current processing date      1/ 1/1988
  2665.                     Beginning of fiscal year     1/ 1/1988
  2666.                     Beginning of current period  1/ 1/1988
  2667.                     End of current period        1/31/1988
  2668.                     End of fiscal year          12/31/1988
  2669.  
  2670.                   Data files are on drive C; 1,461,568 bytes are free.
  2671.  
  2672.                   Ledger accounts
  2673.                     Maximum number of accounts  32000
  2674.                     Number used                    69
  2675.                     Number left                 31931
  2676.  
  2677.                   Transaction journal entries
  2678.                     Maximum number allowed      32000
  2679.                     Number used                     0
  2680.                     Number left                 32000
  2681.                     Last transaction number         0
  2682.  
  2683.                              PRESS SPACE BAR TO CONTINUE
  2684.  
  2685.           ==================================================================
  2686.                        Figure 5.7: System Control Information
  2687.  
  2688.                You cannot change the information on this screen, you can
  2689.           only look at it.  When you are done, press the space bar to
  2690.           return to the menu.
  2691.  
  2692.                Following is an explanation of the items on this screen
  2693.           which may not be self-explanatory:
  2694.  
  2695.             -  Current processing date.  In the Startup program this is the
  2696.                same as the beginning of the current period.  In the General
  2697.                Ledger program you enter this when you start the program.
  2698.  
  2699.             -  Ledger accounts.  This section shows how many ledger
  2700.                accounts you are using and how many more you may add before
  2701.                reaching the maximum allowed.  The maximum is 32,000, which
  2702.                should be plenty.
  2703.  
  2704.             -  Transaction Journal entries.  This section shows how much of
  2705.                the Transaction Journal has been filled and how many entries
  2706.                remain free.  In the Startup program the number used will
  2707.                always be zero because once you have started posting
  2708.                transactions you can no longer run the Startup program.  See
  2709.  
  2710.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.20
  2711.           Chapter 5, The Startup Program
  2712.  
  2713.  
  2714.  
  2715.                page 6.37 for more information about the transaction journal
  2716.                entries.
  2717.  
  2718.             -  Last transaction number.  In the Startup program this will
  2719.                always be zero.  See page 6.37 for more information about
  2720.                the transaction number.
  2721.  
  2722.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 5.21
  2723.           Chapter 5, The Startup Program
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.           Print system control information
  2728.  
  2729.                The System Control Information report lists all the infor-
  2730.           mation displayed on the System Control Information screen as well
  2731.           as the organization name and address, etc. and the printer
  2732.           control codes.
  2733.  
  2734.                The procedure for printing the report is as follows:
  2735.  
  2736.           1.   Make sure your printer is turned on and has paper in it.
  2737.                The paper should be positioned so the top of a new page is
  2738.                at the print head.
  2739.  
  2740.           2.   From the Startup Menu,
  2741.  
  2742.                Enter:  10
  2743.  
  2744.           3.   The report is printed and then the Startup Menu reappears.
  2745.  
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.                                       Chapter 6
  2758.  
  2759.                              The General Ledger Program
  2760.  
  2761.  
  2762.           Introduction
  2763.  
  2764.                After you have entered all your accounts in the Startup
  2765.           program and your beginning trial balance matches the ending trial
  2766.           balance from your previous bookkeeping system, you are ready to
  2767.           use the Nonprofit General Ledger program to keep your books.
  2768.           This chapter tells how to use the General Ledger program.  It
  2769.           also tells how to use an additional program, the Transaction
  2770.           Information program, to find out what is in a transaction history
  2771.           file.
  2772.  
  2773.           Caution
  2774.  
  2775.                Please do NOT reset or turn off your computer while you are
  2776.           still in the Startup program, or you may lose some of the data
  2777.           you have entered.  Always exit the program before turning off the
  2778.           computer.
  2779.  
  2780.                Please do NOT change data diskettes while you are in the
  2781.           program.  There should be no need to change data diskettes unless
  2782.           you are keeping the books for more than one organization.  In
  2783.           this case, always exit the program before changing data
  2784.           diskettes.  If you do not, data from one diskette may damage the
  2785.           data stored on another diskette.
  2786.  
  2787.  
  2788.           Starting the program
  2789.  
  2790.           Two floppy disk drives
  2791.  
  2792.           1.   Place the working copy of your program diskette in drive A
  2793.                and your data diskette in drive B.  Be sure you are "logged
  2794.                on" to drive A (the cursor is at the "A>" prompt).
  2795.  
  2796.           2.   Enter: NGL
  2797.  
  2798.           Hard disk
  2799.  
  2800.           1.   Change to the appropriate subdirectory of your hard disk.
  2801.                Assuming that you have installed the program in the NGL
  2802.                subdirectory,
  2803.  
  2804.                Enter:  CD \NGL
  2805.  
  2806.  
  2807.  
  2808.                                        Page 6.1
  2809.  
  2810.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.2
  2811.           Chapter 6, The General Ledger Program
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.           2.   Enter:  NGL
  2816.  
  2817.                After you enter the program name the title screen appears.
  2818.           Press the space bar to go on or Esc to cancel the program.  When
  2819.           you press the space bar the following message appears:
  2820.  
  2821.           ==================================================================
  2822.  
  2823.                   On which drive do you keep your data files?  _
  2824.  
  2825.           ==================================================================
  2826.  
  2827.                Your entry from last time is displayed; press Enter to
  2828.           accept it or press F2 to delete and then enter a different
  2829.           letter.  You may also press ESC to cancel and return to the
  2830.           operating system.
  2831.  
  2832.  
  2833.           System dates
  2834.  
  2835.                After you enter the disk drive, the following screen
  2836.           appears:
  2837.  
  2838.           ==================================================================
  2839.  
  2840.                                     SYSTEM DATES
  2841.                              East West Center of Austin
  2842.  
  2843.                   Last processing date:               3/31/1988
  2844.  
  2845.  
  2846.                   Beginning of fiscal year:           1/ 1/1988
  2847.  
  2848.                   Beginning of current period:        3/ 1/1988
  2849.  
  2850.                   End of current period:              3/31/1988
  2851.  
  2852.                   End of fiscal year:                12/31/1988
  2853.  
  2854.  
  2855.                   Please enter the
  2856.                     current processing date     ==>  03/31/1988
  2857.  
  2858.           ==================================================================
  2859.                               Figure 6.1: System Dates
  2860.  
  2861.                The name of your organization is displayed as well as the
  2862.           dates defining your fiscal year and current period.  The last
  2863.           processing date is the date you entered as the current processing
  2864.           date the last time you ran the program (the first time you run
  2865.           the program it is the first day of the current period).  The
  2866.           initial value for the current processing date is the same as the
  2867.           last processing date.
  2868.  
  2869.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.3
  2870.           Chapter 6, The General Ledger Program
  2871.  
  2872.  
  2873.  
  2874.           Current processing date
  2875.  
  2876.           The current processing date is used as follows:
  2877.  
  2878.             -  Whenever you post a transaction, it is dated with the
  2879.                current processing date.  This date appears on the
  2880.                Transaction Journal report as an audit trail.  Note that
  2881.                this indicates only when the transaction was posted, not
  2882.                when it took place.  For instance, you may wait until the
  2883.                end of the month to post all the checks you have written
  2884.                during the month.  If it is important to you to note the
  2885.                exact date of each check, enter it in the memo field.
  2886.  
  2887.             -  The current processing date appears in the heading of each
  2888.                report so you will know when the report was printed.
  2889.  
  2890.             -  The date ensures that all transactions are posted in order.
  2891.                The program only goes forward in time.  You cannot enter a
  2892.                date for the current processing date that is earlier than
  2893.                the last processing date.  (It can be the same as the last
  2894.                processing date.)
  2895.  
  2896.                     NOTE -- This means that after you close the books at
  2897.                     the end of a period or the end of your fiscal year, you
  2898.                     cannot go back and post more transactions for the prior
  2899.                     period.  In other words, you cannot make prior period
  2900.                     adjustments except as transactions in the current
  2901.                     period.  You need to make sure you have posted all the
  2902.                     transactions for the period before you close the books
  2903.                     for that period.
  2904.  
  2905.             -  There is no provision for changing the current processing
  2906.                date from the Main Menu.  If for some reason you wish to
  2907.                change the current processing date after you have completed
  2908.                the System Dates screen, exit the program and start it up
  2909.                again.
  2910.  
  2911.                To accept the date shown, just press the Enter key.  To
  2912.           enter a different date, press F2 to delete the date shown and
  2913.           then enter the new one.
  2914.  
  2915.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.4
  2916.           Chapter 6, The General Ledger Program
  2917.  
  2918.  
  2919.  
  2920.           The Main Menu
  2921.  
  2922.                After you enter the current processing date, the Main Menu
  2923.           appears:
  2924.  
  2925.           ==================================================================
  2926.  
  2927.                               NONPROFIT GENERAL LEDGER
  2928.                                      MAIN MENU
  2929.                              East West Center of Austin
  2930.  
  2931.                      Please select:
  2932.  
  2933.                      1    Post ledger accounts
  2934.                      2    Print reports
  2935.                      3    Close books -- end of period
  2936.                      4    Close books -- end of year
  2937.  
  2938.                      5    Add ledger accounts
  2939.                      6    Delete ledger accounts
  2940.                      7    View ledger accounts, change title & budget
  2941.  
  2942.                      8    View/change system control information
  2943.                      9    Change colors
  2944.  
  2945.                      ESC  Exit the program
  2946.  
  2947.                      ==>  _
  2948.  
  2949.           ==================================================================
  2950.                               Figure 6.2: The Main Menu
  2951.  
  2952.                Following is a brief explanation of each Main Menu option:
  2953.  
  2954.           1    Post ledger accounts.  This is where you will do most of
  2955.                your work with the General Ledger program.  Using this
  2956.                option you make journal entries which are immediately posted
  2957.                to ledger accounts.
  2958.  
  2959.           2    Print reports.  The program offers a wide variety of reports
  2960.                including financial statements, budget reports for manage-
  2961.                ment and a transaction journal for an audit trail.  This
  2962.                menu option allows you to print these reports.
  2963.  
  2964.           3    Close books -- end of period.  Use this menu option to close
  2965.                the books at the end of each budget period, zeroing out the
  2966.                totals in preparation for the next period.  Don't do this at
  2967.                the end of the last period in the year, though; use the next
  2968.                option instead.
  2969.  
  2970.           4    Close books -- end of year.  At the end of the fiscal year
  2971.                use this menu option to close all revenue and expense
  2972.                accounts to the appropriate fund balances in preparation for
  2973.  
  2974.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.5
  2975.           Chapter 6, The General Ledger Program
  2976.  
  2977.  
  2978.  
  2979.                the next year.  This option also prints your year-end
  2980.                financial statements.
  2981.  
  2982.           5    Add ledger accounts.  If you need additional ledger
  2983.                accounts, use this option to add them.  Unlike the Startup
  2984.                program, in this option you cannot enter an initial balance;
  2985.                you add the account with a zero balance and then post
  2986.                entries to it using Option 1.
  2987.  
  2988.           6    Delete ledger accounts.  Use this option to delete unused
  2989.                ledger accounts.  The account must have a zero balance or
  2990.                you cannot delete it.
  2991.  
  2992.           7    View ledger accounts, change title and budget.  This option
  2993.                allows you to check the balance in an account by viewing it
  2994.                on the screen.  You may also change the account title and
  2995.                the budget amounts.  Use this option when you want to revise
  2996.                your budget.
  2997.  
  2998.           8    View/change system control information.  This option allows
  2999.                you to view the system control information that you entered
  3000.                in the Startup program.  You may change noncritical infor-
  3001.                mation such as your organization's name and address and the
  3002.                printer control codes.  Use this option when you change
  3003.                printers.
  3004.  
  3005.           9    Change colors.  If you have a color screen you can change
  3006.                the program's colors.  This does not work on a monochrome
  3007.                screen.  If you have a Compaq computer that emulates color
  3008.                on a monochrome screen, use this to adjust the brightness.
  3009.  
  3010.           ESC  Exit the program.  The Esc key always gets you out of
  3011.                whatever function you are in.  In this case it gets you out
  3012.                of the program altogether.  You are asked if you really want
  3013.                to quit, so don't worry about hitting the Esc key
  3014.                accidentally.
  3015.  
  3016.                The rest of this chapter explains each of these options.  To
  3017.           select a menu option,
  3018.  
  3019.                Type:  the number
  3020.                and press the Enter key.
  3021.  
  3022.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.6
  3023.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3024.  
  3025.  
  3026.  
  3027.           Post ledger accounts
  3028.  
  3029.                When you select this option, another menu appears:
  3030.  
  3031.           ==================================================================
  3032.  
  3033.                                POST LEDGER ACCOUNTS
  3034.  
  3035.  
  3036.                 Please select:
  3037.  
  3038.                 1    General journal postings
  3039.  
  3040.                 2    Debit one account with multiple credits (post Deposits)
  3041.  
  3042.                 3    Credit one account with multiple debits (post Checks)
  3043.  
  3044.                 4    View transactions
  3045.  
  3046.                 5    View chart of accounts
  3047.  
  3048.                 ESC  Return to Main Menu
  3049.  
  3050.                 ==>  _
  3051.  
  3052.           ==================================================================
  3053.                         Figure 6.3: Post Ledger Accounts Menu
  3054.  
  3055.                The following options are available on the Post Ledger
  3056.           Accounts menu:
  3057.  
  3058.           1    General journal postings.  Use this option to post multiple
  3059.                debits and multiple credits in the same entry or to make
  3060.                several entries in a row, to different debit and credit
  3061.                accounts.
  3062.  
  3063.           2    Debit one account with multiple credits (post Deposits).
  3064.                Use this option to post one or more credits with the
  3065.                corresponding debit going to one account.  You enter only
  3066.                the credits and the program computes the total and posts the
  3067.                debit automatically.  You would use this to post entries
  3068.                from your cash receipts journal or deposits into your
  3069.                checking account.
  3070.  
  3071.           3    Credit one account with multiple debits (post Checks).  Use
  3072.                this option to post one or more debits with the correspond-
  3073.                ing credit going to one account.  You enter only the debits
  3074.                and the program computes the total and posts the credit
  3075.                automatically.  You would use this to post entries from your
  3076.                checkbook, crediting the cash account and "spreading" the
  3077.                debits over various expense accounts.
  3078.  
  3079.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.7
  3080.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3081.  
  3082.  
  3083.  
  3084.           4    View transactions.  You can view the transactions you have
  3085.                posted to see where you left off the last time you were
  3086.                entering data.
  3087.  
  3088.           5    View chart of accounts.  If you forget your account numbers
  3089.                and don't have a printed chart of accounts handy, use this
  3090.                to look them up.
  3091.  
  3092.           Posting transactions
  3093.  
  3094.                We'll look at each of these transactions shortly.  First,
  3095.           here are some comments about posting ledger accounts in general,
  3096.           regardless of which type of transaction is used.
  3097.  
  3098.                The process of posting transactions is, in standard accoun-
  3099.           ting terms, two processes in one: (1) making journal entries and
  3100.           (2) posting the entries to the ledger accounts.  In the Nonprofit
  3101.           General Ledger system there is no general journal as such.  When
  3102.           you post a transaction the debits and credits are posted immedi-
  3103.           ately to the ledger accounts, not recorded in a journal and
  3104.           posted later.  In computing terms, the system is an "on-line,"
  3105.           not a "batch" system.  This has the advantage that your ledger
  3106.           accounts are always up to date.  You do not have to wait until a
  3107.           batch posting run is completed to see the balance in any account.
  3108.           You can run the Trial Balance report or any of the financial
  3109.           statement reports at any time and your information is always up
  3110.           to date.
  3111.  
  3112.                What takes the place of a general journal is the Transaction
  3113.           Journal.  Every transaction you post is recorded in the Transac-
  3114.           tion Journal file, and the entries in the file can be printed at
  3115.           any time by printing the Transaction Journal report.  Together
  3116.           with your initial Trial Balance report, the Transaction Journal
  3117.           reports serve as a complete audit trail.  If anything should hap-
  3118.           pen to your computer or your data, your books could be completely
  3119.           reconstructed from these reports.
  3120.  
  3121.                In addition, the program will not let you post out-of-
  3122.           balance entries; your books will always balance.  You can use the
  3123.           Nonprofit General Ledger system with complete assurance that your
  3124.           accounting is always on a sound basis.
  3125.  
  3126.                You are limited to eight debits and eight credits per
  3127.           transaction.  If you need to post more, you must break up the
  3128.           transaction into two or more transactions, making sure that each
  3129.           balances, before posting.
  3130.  
  3131.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.8
  3132.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3133.  
  3134.  
  3135.  
  3136.           General journal postings
  3137.  
  3138.                When you select this option from the Post Ledger Accounts
  3139.           menu, the following screen appears:
  3140.  
  3141.           ==================================================================
  3142.  
  3143.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3144.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3145.  
  3146.   ______     _________                      ______     _________
  3147.  
  3148.   ______     _________                      ______     _________
  3149.  
  3150.   ______     _________                      ______     _________
  3151.  
  3152.   ______     _________                      ______     _________
  3153.  
  3154.   ______     _________                      ______     _________
  3155.  
  3156.   ______     _________                      ______     _________
  3157.  
  3158.   ______     _________                      ______     _________
  3159.  
  3160.   ______     _________                      ______     _________
  3161.  
  3162.   TOTALS:
  3163.   Memo:
  3164.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3165.                                Transaction # 599
  3166.  
  3167.           ==================================================================
  3168.                Figure 6.4: Data entry screen for posting transactions
  3169.  
  3170.                This data entry screen is common to the first three options
  3171.           of the Post Ledger Accounts menu.  You may post up to eight
  3172.           debits in the left column and up to eight credits in the right
  3173.           column.  As you do so, the total debit and credit amounts are
  3174.           calculated and displayed on the Totals line.  The Memo line is
  3175.           for the memorandum description of the transaction.  Transactions
  3176.           are numbered sequentially; the number for this transaction is
  3177.           shown at the bottom, below the instructions.
  3178.  
  3179.           Procedure
  3180.  
  3181.           1.   The cursor is at the upper left, at the first debit account
  3182.                number.
  3183.  
  3184.                Enter:  the debit account number
  3185.  
  3186.           2.   The account title appears below the account number.  This
  3187.                allows you verify the account number.  The cursor moves to
  3188.                the right, to the amount field.
  3189.  
  3190.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 6.9
  3191.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.                Enter:  the debit amount
  3196.  
  3197.           3.   The debit amount entered is added to the total debits and
  3198.                the total is displayed below, on the Totals line.  The
  3199.                cursor moves down to the next debit account number.  Repeat
  3200.                steps 1 and 2 for each debit entry.
  3201.  
  3202.           4.   As soon as you press the Enter key on a blank debit account
  3203.                number, the cursor moves to the right column, the first
  3204.                credit account number.
  3205.  
  3206.                Enter:  the credit account number
  3207.  
  3208.           5.   The account title appears below the account number.  The
  3209.                cursor moves to the right, to the amount field.
  3210.  
  3211.                Enter:  the credit amount
  3212.  
  3213.           6.   The credit amount entered is added to the total credits and
  3214.                the total is displayed below, on the Totals line.  The
  3215.                cursor moves down to the next credit account number.  Repeat
  3216.                steps 4 and 5 for each credit entry.
  3217.  
  3218.           7.   As soon as you press the Enter key on a blank credit account
  3219.                number, the cursor moves to the Memo field at the bottom of
  3220.                the screen.
  3221.  
  3222.                Enter:  the memo description of the transaction
  3223.  
  3224.           8.   The following message appears:
  3225.  
  3226.           ==================================================================
  3227.  
  3228.                   Do you wish to save this information? (Y/N or up arrow) ___
  3229.  
  3230.           ==================================================================
  3231.  
  3232.                This allows you to go back and change your entries if
  3233.                necessary.  When you are sure your entries are correct and
  3234.                you wish to store the information in your data files, type
  3235.                Y; otherwise use the arrow keys to go back and make changes
  3236.                or type N to throw away this transaction.
  3237.  
  3238.           9.   The message "POSTED" or "NOT POSTED" appears, depending on
  3239.                how you answered the question.  The following appears:
  3240.  
  3241.           ==================================================================
  3242.  
  3243.                   Do you wish to post more? (Y/N)
  3244.  
  3245.           ==================================================================
  3246.  
  3247.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.10
  3248.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3249.  
  3250.  
  3251.  
  3252.                Type Y or N.  If you choose to post another transaction, the
  3253.                data you entered is erased and the cursor moves back to the
  3254.                upper left, enabling you to start over with a new transac-
  3255.                tion.  Otherwise, the Post Ledger Accounts menu reappears.
  3256.  
  3257.           Example
  3258.  
  3259.                Here is an example of posting multiple debits and multiple
  3260.           credits at the same time.  Let's suppose that the East West
  3261.           Center owns a photocopier which was purchased for $3,000 and
  3262.           which has an accumulated depreciation of $500, so its book value
  3263.           is $2,500.  The Center does not need the photocopier and can
  3264.           trade it for a new computer whose retail price is $3,000.  The
  3265.           Center will gain a $3,000 asset and give up only $2,500, so it
  3266.           makes a gain on the trade of $500.  The journal entry for this
  3267.           transaction would be as follows:
  3268.  
  3269.                Item Description                  Dr    Cr
  3270.  
  3271.                160000 Computer Equipment        3000
  3272.                151000 Accum. depr. furn & fix.   500
  3273.                  150000 Furniture & fixtures          3000  (photocopier)
  3274.                  513000 Other income                   500
  3275.                    To record trade of photocopier for computer, record gain
  3276.                    on sale, and remove the accumulated depreciation from
  3277.                    the books.
  3278.  
  3279.                The procedure for entering this transaction would be as
  3280.           follows:
  3281.  
  3282.           1.   From the Post Ledger Accounts menu,
  3283.  
  3284.                Enter:  1
  3285.  
  3286.           2.   The data entry screen appears, with the cursor at the first
  3287.                debit account number.
  3288.  
  3289.                Enter:  160000
  3290.  
  3291.           3.   The account title appears and the cursor moves to the Amount
  3292.                field.  The screen looks like this:
  3293.  
  3294.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.11
  3295.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.           ==================================================================
  3300.  
  3301.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3302.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3303.  
  3304.   160000     _________                      ______     _________
  3305.      Computer equipment
  3306.   ______     _________                      ______     _________
  3307.  
  3308.   ______     _________                      ______     _________
  3309.  
  3310.   ______     _________                      ______     _________
  3311.  
  3312.   ______     _________                      ______     _________
  3313.  
  3314.   ______     _________                      ______     _________
  3315.  
  3316.   ______     _________                      ______     _________
  3317.  
  3318.   ______     _________                      ______     _________
  3319.  
  3320.   TOTALS:         0.00                                      0.00
  3321.   Memo:
  3322.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3323.                                Transaction # 601
  3324.  
  3325.           ==================================================================
  3326.  
  3327.                Enter:  3000
  3328.  
  3329.           4.   The cursor moves down to the next account number field, and
  3330.                the total at the bottom of the debit column is increased to
  3331.                3000:
  3332.  
  3333.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.12
  3334.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3335.  
  3336.  
  3337.  
  3338.           ==================================================================
  3339.  
  3340.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3341.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3342.  
  3343.   160000       3000.00                      ______     _________
  3344.      Computer equipment
  3345.   ______     _________                      ______     _________
  3346.  
  3347.   ______     _________                      ______     _________
  3348.  
  3349.   ______     _________                      ______     _________
  3350.  
  3351.   ______     _________                      ______     _________
  3352.  
  3353.   ______     _________                      ______     _________
  3354.  
  3355.   ______     _________                      ______     _________
  3356.  
  3357.   ______     _________                      ______     _________
  3358.  
  3359.   TOTALS:      3000.00                                      0.00
  3360.   Memo:
  3361.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3362.                                Transaction # 601
  3363.  
  3364.           ==================================================================
  3365.  
  3366.                Enter:  151000
  3367.  
  3368.           5.   Again, the description appears and the cursor moves to the
  3369.                amount field.
  3370.  
  3371.                Enter:  500
  3372.  
  3373.           6.   The cursor moves down to the next account number field and
  3374.                the debit total is again increased.  The screen now looks
  3375.                like this:
  3376.  
  3377.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.13
  3378.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3379.  
  3380.  
  3381.  
  3382.           ==================================================================
  3383.  
  3384.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3385.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3386.  
  3387.   160000       3000.00                      ______     _________
  3388.      Computer equipment
  3389.   151000        500.00                      ______     _________
  3390.      Accum. Depreciation, FFE
  3391.   ______     _________                      ______     _________
  3392.  
  3393.   ______     _________                      ______     _________
  3394.  
  3395.   ______     _________                      ______     _________
  3396.  
  3397.   ______     _________                      ______     _________
  3398.  
  3399.   ______     _________                      ______     _________
  3400.  
  3401.   ______     _________                      ______     _________
  3402.  
  3403.   TOTALS:      3500.00                                      0.00
  3404.   Memo:
  3405.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3406.                                Transaction # 601
  3407.  
  3408.           ==================================================================
  3409.  
  3410.                You have now entered all the debits and are ready to enter
  3411.                the credits.
  3412.  
  3413.                Press the Enter key without typing anything.
  3414.  
  3415.           7.   The cursor jumps to the first account number on the credit
  3416.                side of the screen.
  3417.  
  3418.                Enter:  150000
  3419.  
  3420.           8.   The account description is displayed and the cursor moves to
  3421.                the amount field.
  3422.  
  3423.                Enter:  3000.
  3424.  
  3425.           9.   The credit total is increased and the cursor moves to the
  3426.                next account number.
  3427.  
  3428.                Enter:  513000.
  3429.  
  3430.           10.  The account description is displayed and the cursor moves to
  3431.                the amount field.
  3432.  
  3433.                Enter:  500.
  3434.  
  3435.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.14
  3436.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3437.  
  3438.  
  3439.  
  3440.           11.  The credit total is updated and the cursor moves to the next
  3441.                account number, as usual.  This time, however, something new
  3442.                happens; an amount is displayed under "Remaining in budget."
  3443.  
  3444.           ==================================================================
  3445.  
  3446.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3447.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3448.  
  3449.   160000       3000.00                      150000       3000.00
  3450.      Computer equipment                        Furniture, Fixtures & Equip.
  3451.   151000        500.00                      513000        500.00
  3452.      Accum. Depreciation, FFE                  Other income           29500.00
  3453.   ______     _________                      ______     _________
  3454.  
  3455.   ______     _________                      ______     _________
  3456.  
  3457.   ______     _________                      ______     _________
  3458.  
  3459.   ______     _________                      ______     _________
  3460.  
  3461.   ______     _________                      ______     _________
  3462.  
  3463.   ______     _________                      ______     _________
  3464.  
  3465.   TOTALS:      3500.00                                   3500.00
  3466.   Memo:
  3467.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3468.                                Transaction # 601
  3469.  
  3470.           ==================================================================
  3471.  
  3472.                The revenue account has a budget, and the screen displays
  3473.           the amount remaining in the budget after the $500 credit is
  3474.           subtracted.  In this case, the display means that after posting
  3475.           the gain of $500 on the trade of assets, $29,500 remains to be
  3476.           raised in "other income" from public support.  The amount
  3477.           remaining will be displayed whenever you post an amount to a
  3478.           revenue or expense account that has a budget figure associated
  3479.           with it.
  3480.  
  3481.                Press the Enter key without typing anything.
  3482.  
  3483.           12.  The cursor moves to the Memo field.
  3484.  
  3485.                Enter:  Trade photocopier for computer, gain on sale, remove
  3486.                accum. deprec.
  3487.  
  3488.           13.  The message "Do you wish to save this information" appears
  3489.                and the screen looks like this:
  3490.  
  3491.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.15
  3492.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.           ==================================================================
  3497.  
  3498.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3499.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3500.  
  3501.   160000       3000.00                      150000       3000.00
  3502.      Computer equipment                        Furniture, Fixtures & Equip.
  3503.   151000        500.00                      513000        500.00
  3504.      Accum. Depreciation, FFE                  Other income           29500.00
  3505.   ______     _________                      ______     _________
  3506.  
  3507.   ______     _________                      ______     _________
  3508.  
  3509.   ______     _________                      ______     _________
  3510.  
  3511.   ______     _________                      ______     _________
  3512.  
  3513.   ______     _________                      ______     _________
  3514.  
  3515.   ______     _________                      ______     _________
  3516.  
  3517.   TOTALS:      3500.00                                   3500.00
  3518.   Memo: Trade photocopier for computer, gain on sale, remove accum. deprec.
  3519.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3520.                                Transaction # 601
  3521.           Do you wish to save this information? (Y/N or up arrow) ___
  3522.  
  3523.           ==================================================================
  3524.  
  3525.           13.  At this point the data entry for this transaction is
  3526.                complete.  In order to post the transaction, you would type
  3527.                Y.  The message "POSTED" would appear and you would be asked
  3528.                if you want to post another transaction.
  3529.  
  3530.           Making corrections
  3531.  
  3532.                As you can see, you can easily move from field to field on
  3533.           the data entry screen to enter several debits and several credits
  3534.           at one time.  The example did not show that you can just as
  3535.           easily move back to correct your entries.  Use the Backspace or
  3536.           Delete key to erase incorrect entries in order to retype them,
  3537.           and use the up-arrow to move to a previous field.  (Even though
  3538.           the account and the amount fields are on the same line, you must
  3539.           use the up-arrow to move from the amount back to the account
  3540.           field.)  To delete an entry (both account number and amount)
  3541.           altogether, press F2 to erase the account number and press the
  3542.           Enter key or the up-arrow.
  3543.  
  3544.                Experiment with this screen, entering data and deleting it,
  3545.           moving the cursor forward and backward through different fields,
  3546.           etc.  Just be sure to cancel the entry with the Esc key or answer
  3547.           No to the question "Do you wish to post this information?" to
  3548.           avoid posting erroneous entries.
  3549.  
  3550.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.16
  3551.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3552.  
  3553.  
  3554.  
  3555.           Debit one account with multiple credits
  3556.  
  3557.                Using this menu option, you enter one or more credits and
  3558.           the program computes the total and posts the offsetting debit.
  3559.           This can be used to post deposits into your bank account.  One
  3560.           deposit may have several revenue components, and it is convenient
  3561.           to post them all and have the program calculate the total debit.
  3562.  
  3563.                When you select this option you must enter the account to
  3564.           debit; the following message appears:
  3565.  
  3566.           ==================================================================
  3567.  
  3568.                       Please enter the debit account number:  ______
  3569.  
  3570.           ==================================================================
  3571.  
  3572.                Enter:  the number of the account you wish to debit.  You
  3573.           can also press the up-arrow or Esc to select a different menu
  3574.           option.
  3575.  
  3576.                The data entry screen appears, with the debit account number
  3577.           and title already entered:
  3578.  
  3579.           ==================================================================
  3580.  
  3581.   ------ DEBITS ------     Remaining        ------ CREDITS -----     Remaining
  3582.   Acct #        Amount     in budget        Acct #        Amount     in budget
  3583.  
  3584.   101000          0.00                      ______     _________
  3585.      Checking Acct FKLN 067000847
  3586.                                             ______     _________
  3587.  
  3588.                                             ______     _________
  3589.  
  3590.                                             ______     _________
  3591.  
  3592.                                             ______     _________
  3593.  
  3594.                                             ______     _________
  3595.  
  3596.                                             ______     _________
  3597.  
  3598.                                             ______     _________
  3599.  
  3600.   TOTALS:
  3601.   Memo:
  3602.                 Press ESC to cancel; move cursor to end to post
  3603.                                Transaction # 599
  3604.  
  3605.           ==================================================================
  3606.  
  3607.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.17
  3608.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3609.  
  3610.  
  3611.  
  3612.                The account number on the debit side is an illustration
  3613.           only; the account number you select will be displayed.  The
  3614.           cursor is positioned at the first credit account number.  This
  3615.           screen is nearly the same as the screen for general journal
  3616.           postings.  The only difference is that you make entries only on
  3617.           the credit side; you cannot move the cursor to the debit side.
  3618.           You may post up to eight credits; as you do so the debit total is
  3619.           computed and displayed.
  3620.  
  3621.           Procedure
  3622.  
  3623.           1.   The cursor is at the first credit account.
  3624.  
  3625.                Enter:  the account number.
  3626.  
  3627.           2.   The account title is displayed on the line below so you may
  3628.                verify the account number.  The cursor moves to the amount
  3629.                field.
  3630.  
  3631.                Enter:  the amount.
  3632.  
  3633.           3.   The credit amount entered is added to the total credits and
  3634.                the total is displayed below.  In addition, the amount is
  3635.                added to the debit amount and the debit total and both are
  3636.                displayed on the debit side.  The debit total will always
  3637.                equal the credit total.  If the debit or credit account is a
  3638.                revenue or expense account with a budget amount entered, the
  3639.                amount remaining in the budget is also computed and
  3640.                displayed.  Repeat steps 1 and 2 for each credit you wish to
  3641.                enter.
  3642.  
  3643.           4.   As soon as you press the Enter key on a blank credit account
  3644.                number or on the eighth credit account number, the cursor
  3645.                moves to the Memo field.
  3646.  
  3647.                Enter:  the memo description of the transaction
  3648.  
  3649.           5.   The following message appears:
  3650.  
  3651.           ==================================================================
  3652.  
  3653.                Do you wish to save this information? (Y/N or up arrow) ___
  3654.  
  3655.           ==================================================================
  3656.  
  3657.                This allows you to go back and change your entries if
  3658.                necessary.  When you are sure your entries are correct and
  3659.                you wish to store the information in your data files, type
  3660.                Y; otherwise use the arrow keys to go back and make changes
  3661.                or type N to throw away this transaction.
  3662.  
  3663.           6.   The message "POSTED" or "NOT POSTED" appears, depending on
  3664.                how you answered the question.  The following appears:
  3665.  
  3666.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.18
  3667.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3668.  
  3669.  
  3670.  
  3671.           ==================================================================
  3672.  
  3673.                Do you wish to post more? (Y/N)
  3674.  
  3675.           ==================================================================
  3676.  
  3677.                Type Y or N.  If you choose to post another transaction, the
  3678.                data you entered is erased and the cursor moves back to the
  3679.                upper left, enabling you to start over with a new transac-
  3680.                tion.  The debit account remains the same; its amount is
  3681.                reset to zero.  If you type N, the Post Ledger Accounts menu
  3682.                reappears.
  3683.  
  3684.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.19
  3685.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3686.  
  3687.  
  3688.  
  3689.           Credit one account with multiple debits
  3690.  
  3691.                Using this menu option, you enter one or more debits and the
  3692.           program computes the total and posts the offsetting credit.  This
  3693.           is typically used to post checks.  Various expenses are the
  3694.           debits and the checking account is the credit account.  For your
  3695.           audit trail, you should note the check number on the Memo line.
  3696.  
  3697.                When you select this option you must enter the account to
  3698.           credit.  The data entry screen appears, with the credit account
  3699.           number and title already entered.  The procedure for this screen
  3700.           is exactly the same as for debiting one account with multiple
  3701.           credits, except you make your entries on the debit side instead
  3702.           of on the credit side.  See the preceding section for the
  3703.           complete procedure.
  3704.  
  3705.           Posting more than eight debits or credits
  3706.  
  3707.                You are limited to eight debits and eight credits per trans-
  3708.           action because a transaction cannot span more than one data entry
  3709.           screen.  You may find that you need to post more than eight
  3710.           debits or eight credits at once.  In this case you'll need to
  3711.           split the transaction into two.  For instance, if there are 10
  3712.           revenue accounts to credit for a single deposit, enter eight on
  3713.           one screen and the last two on the next screen. Be sure to enter
  3714.           the same information in the Memo field to identify them.
  3715.  
  3716.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.20
  3717.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3718.  
  3719.  
  3720.  
  3721.           View transactions
  3722.  
  3723.                This option on the Post Ledger Accounts menu allows you to
  3724.           view transactions that have already been posted.  You can only
  3725.           see transactions that are in the Transaction Journal.  After you
  3726.           clear the Transaction Journal (see below, page 6.25), you can no
  3727.           longer view the transactions that were contained in it.  The main
  3728.           reason for this option is to find out where you left off if you
  3729.           are interrupted in your work.
  3730.  
  3731.                When you select this option, the last transaction you posted
  3732.           appears, with the following choices at the bottom:
  3733.  
  3734.           ==================================================================
  3735.  
  3736.        Transaction: P=Previous N=Next F=First L=Last; C=Change memo Esc=Quit
  3737.  
  3738.           ==================================================================
  3739.                             Figure 6.5: View Transactions
  3740.  
  3741.                You can now browse forward and backward through the Transac-
  3742.           tion Journal.  In the Choices box you need only type the letter;
  3743.           do not press Enter after it.
  3744.  
  3745.                P    Takes you to the previous transaction.  If you are at
  3746.                     the first transaction you stay there.
  3747.  
  3748.                N    Takes you to the next transaction.  If you are at the
  3749.                     last transaction you stay there.
  3750.  
  3751.                F    Takes you straight to the first transaction on file.
  3752.  
  3753.                L    Takes you straight to the last transaction on file.
  3754.  
  3755.                When you have found the transaction you want, press C to
  3756.           change the information.  You can change only the Memo field, not
  3757.           the account numbers or amounts, because these have already been
  3758.           posted.  When you press C, the Choices box shows the following
  3759.           instructions:
  3760.  
  3761.           ==================================================================
  3762.  
  3763.                    Press Enter (<┘) to save changes or Esc to cancel
  3764.  
  3765.           ==================================================================
  3766.  
  3767.                Enter any changes you want to make to the Memo field, and
  3768.           then press Enter to save the changes or Esc to put the field back
  3769.           the way it was.
  3770.  
  3771.                When "P=Previous," etc. appears in the Choices box, press
  3772.           Esc to quit viewing transactions and return to the menu.
  3773.  
  3774.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.21
  3775.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3776.  
  3777.  
  3778.  
  3779.           View chart of accounts
  3780.  
  3781.                This is here in case you forget an account number and do not
  3782.           have a printed chart of accounts handy.  It displays the chart of
  3783.           accounts on the screen.  When you select this option, a screen
  3784.           similar to the following appears:
  3785.  
  3786.           ==================================================================
  3787.  
  3788.        ACCT #  TITLE                           Dr/Cr     Service     Funding
  3789.                                                          Program      Source
  3790.   ASSETS
  3791.        100000  Cash on hand                     D           0           00
  3792.        101000  Checking Acct FKLN 067000847     D           0           00
  3793.        110000  Savings Acct FKLN                D           0           00
  3794.        120000  Accounts Receivable              D           0           00
  3795.        130000  Inventory -- Food                D           0           00
  3796.        131000  Inventory -- Books               D           0           00
  3797.        132000  Inventory -- Other Merch.        D           0           00
  3798.        133000  Paper goods for food service     D           0           00
  3799.        140000  Prepaid expenses                 D           0           00
  3800.        150000  Furniture, Fixtures & Equip.     D           0           00
  3801.        151000  Accum. Depreciation, FFE           C         0           00
  3802.   LIABILITIES
  3803.        200000  A/P -- Food                        C         0           00
  3804.        201000  A/P -- Books                       C         0           00
  3805.        202000  A/P -- Other Merchandise           C         0           00
  3806.        210000  A/P -- Utilities                   C         0           00
  3807.        211000  A/P -- Phone                       C         0           00
  3808.        212000  A/P -- Other                       C         0           00
  3809.        220000  Salaries & Wages Payable           C         0           00
  3810.        230000  Sales Taxes Payable                C         0           00
  3811.   Press Enter (<┘) to continue or Esc to quit
  3812.  
  3813.           ==================================================================
  3814.                          Figure 6.6: View Chart of Accounts
  3815.  
  3816.                The screen shows the first 21 lines of your chart of ac-
  3817.           counts.  The column labeled "Dr/Cr" contains a D if the normal
  3818.           balance is a debit balance or a C if the normal balance is a
  3819.           credit balance.  "Service Program" and "Funding Source" show the
  3820.           codes embedded in the account numbers.
  3821.  
  3822.                Press Enter to view the next 21 lines.  You can only go
  3823.           forward, not backwards.  When you are done, press Esc to go back
  3824.           to the menu.
  3825.  
  3826.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.22
  3827.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.           Print reports
  3832.  
  3833.                This menu option allows you to print all the reports pro-
  3834.           duced by the Nonprofit General Ledger system.  A complete expla-
  3835.           nation of each report is given in Chapter Ten.  This section
  3836.           explains the procedure for printing the reports.  When you select
  3837.           this option, the Print Reports selection screen appears:
  3838.  
  3839.           ==================================================================
  3840.  
  3841.                                    PRINT REPORTS
  3842.  
  3843.             Type "Y" next to each report you wish to print.  "No" will be
  3844.             assumed if you just press ENTER.   Press ESC to cancel.
  3845.  
  3846.                     Trial Balance .......................... NO
  3847.                     Budget listing ......................... NO
  3848.                     Budget Variance Report
  3849.                       all accounts ......................... NO
  3850.                       by service program ................... NO
  3851.                       by funding source .................... NO
  3852.                       functional summary ................... NO
  3853.                     Income Statement
  3854.                       all accounts ......................... NO
  3855.                       by service program ................... NO
  3856.                       by funding source .................... NO
  3857.                     Balance Sheet .......................... NO
  3858.  
  3859.                     System Control Information ............. NO
  3860.                     Chart of Accounts ...................... NO
  3861.  
  3862.                     Transaction Journal .................... NO
  3863.  
  3864.           ==================================================================
  3865.                               Figure 6.7: Print Reports
  3866.  
  3867.           Here is a brief description of each report:
  3868.  
  3869.            -   Trial Balance.  Lists each account number and title and its
  3870.                balance, either in the debit column or the credit column.
  3871.                To the right there are blank columns for you to pencil in
  3872.                adjustments. Total debits and credits are shown at the end
  3873.                of the report.
  3874.  
  3875.             -  Budget Listing.  This lists the budget, both period and
  3876.                year-to-date, but not actual amounts or variances.
  3877.  
  3878.             -  Budget Variance Report.  Lists the period budget, the year-
  3879.                to-date budget, the amount actually received or spent in the
  3880.                period and year to date, and the variance or difference
  3881.                between the two for revenue and expense accounts.  It also
  3882.                lists the amount remaining in the yearly budget.  The report
  3883.                can be summarized in four ways:
  3884.  
  3885.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.23
  3886.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.                -  All accounts.  Each revenue and expense account is
  3891.                   listed.
  3892.  
  3893.                -  By Service Program.  Figures are summarized by service
  3894.                   program; different funding sources are added together.
  3895.  
  3896.                -  By Funding Source.  Figures are summarized by funding
  3897.                   source; different service programs funded by the same
  3898.                   source are added together.
  3899.  
  3900.                -  Functional summary.  Figures are summarized by functional
  3901.                   category (for instance, Salary expense, Phone expense,
  3902.                   etc.) regardless of service program or funding source.
  3903.  
  3904.             -  Income Statement.  Because ledger accounts are posted
  3905.                immediately, you can obtain a current income statement at
  3906.                any time.  The report can be summarized in three ways:
  3907.  
  3908.                -  All accounts.  Each revenue and expense account is
  3909.                   listed.  This also includes a functional summary.
  3910.  
  3911.                -  By Service Program.  Figures are summarized by service
  3912.                   program; different funding sources are added together.
  3913.  
  3914.                -  By Funding Source.  Figures are summarized by funding
  3915.                   source; different service programs funded by the same
  3916.                   source are added together.
  3917.  
  3918.             -  Balance Sheet.  The balance sheet shows what the books would
  3919.                look like if they were closed, but this option does not
  3920.                actually close the books.
  3921.  
  3922.             -  System Control Information.  A listing of the organization's
  3923.                name and address, the number of ledger accounts available
  3924.                and used, the number of transaction records used and
  3925.                remaining, etc.
  3926.  
  3927.             -  Chart of Accounts.  Lists each account number and title and
  3928.                whether it is a debit or a credit account.
  3929.  
  3930.             -  Transaction Journal.  Prints a record of each transaction
  3931.                posted.  This serves as your audit trail; you should save
  3932.                all these reports for your accountant or auditor.
  3933.  
  3934.           Procedure
  3935.  
  3936.           1.   Before printing reports do the following:
  3937.  
  3938.             -  Be sure your printer is turned on and is properly connected
  3939.                to your computer.
  3940.  
  3941.             -  See that it has plenty of paper.
  3942.  
  3943.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.24
  3944.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3945.  
  3946.  
  3947.  
  3948.             -  Line up the top of the first sheet with the print head so
  3949.                the report will print properly on each page.
  3950.  
  3951.           2.   You may select any combination of reports for printing.
  3952.                Type Y for each report you wish to print.  For reports you
  3953.                don't want, just press the Enter key.  To change a selection
  3954.                from Yes to No, type N over the Yes displayed.  You can
  3955.                press the up-arrow key to return to a report and change your
  3956.                selection.
  3957.  
  3958.           3.   After you press Y, N, or the Enter key on each Yes/No field,
  3959.                the following message appears:
  3960.  
  3961.           ==================================================================
  3962.  
  3963.                   PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  3964.  
  3965.           ==================================================================
  3966.  
  3967.                This allows you one more chance to go back and make correc-
  3968.                tions.  When you press the space bar your reports are
  3969.                printed.
  3970.  
  3971.           4.   For each report, the following message is displayed:
  3972.  
  3973.           ==================================================================
  3974.  
  3975.                   Printing Income Statement -- all accounts
  3976.  
  3977.                   Press ESC to cancel
  3978.  
  3979.           ==================================================================
  3980.  
  3981.                If you want to stop printing, press Esc.  You'll be asked if
  3982.                you really want to stop, so don't worry about pressing Esc
  3983.                by accident.
  3984.  
  3985.           5.   When all the reports have been printed, the Main Menu is
  3986.                redisplayed.
  3987.  
  3988.           Transaction Journal
  3989.  
  3990.                When you select the Transaction Journal for printing, there
  3991.           is one more step.  After the report is printed, the following
  3992.           screen appears:
  3993.  
  3994.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.25
  3995.           Chapter 6, The General Ledger Program
  3996.  
  3997.  
  3998.  
  3999.           ==================================================================
  4000.  
  4001.                                 TRANSACTION JOURNAL
  4002.  
  4003.                   Maximum entries allowed: 32000
  4004.                   Number used:               291
  4005.                   Number left:             31709
  4006.  
  4007.                   The Transaction Journal should be cleared to make
  4008.                   room for more entries only if your Transaction
  4009.                   Journal Report was printed correctly.
  4010.  
  4011.                   Did you receive a complete, legible report?
  4012.  
  4013.           ==================================================================
  4014.                            Figure 6.8: Transaction Journal
  4015.  
  4016.                The Transaction Journal file contains a record of each
  4017.           transaction you have posted.  This file can hold 32000 entries;
  4018.           if it fills up you cannot post any more ledger account transac-
  4019.           tions.  You'll have to clear it out to make room for more
  4020.           entries, and you can clear it out only after printing it.  This
  4021.           ensures that you will always have a printed audit trail.
  4022.  
  4023.                NOTE -- The number of entries in the Transaction Journal is
  4024.                not the same as the number of transactions.  A transaction
  4025.                with one debit and one credit takes one entry; a transaction
  4026.                with more than one debit or more than one credit takes one
  4027.                entry for each debit and one for each credit.  For more
  4028.                information, see page 6.37.
  4029.  
  4030.                Before you clear the Transaction Journal, make a backup of
  4031.           your data files.  See Chapter Eight for the procedure.  This way
  4032.           you can go back and post more transactions if there are some you
  4033.           forgot to post.
  4034.  
  4035.                You can clear the Transaction Journal only if you answer Yes
  4036.           to two questions:
  4037.  
  4038.             -  "Did you receive a complete, legible report?"
  4039.  
  4040.             -  "Do you wish to clear the Transaction Journal to make room
  4041.                for more entries?"
  4042.  
  4043.           If you answer No to either question, the Transaction Journal is
  4044.           not cleared.  If you answer Yes to the first question, the second
  4045.           appears.  If you answer Yes to it as well, the following message
  4046.           appears:
  4047.  
  4048.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.26
  4049.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4050.  
  4051.  
  4052.  
  4053.           ==================================================================
  4054.  
  4055.              TRANSACTION JOURNAL CLEARED -- HISTORY FILE IS D:TR00598.NGL
  4056.  
  4057.                              PRESS SPACE BAR TO CONTINUE
  4058.  
  4059.           ==================================================================
  4060.  
  4061.                The Transaction Journal is emptied out and a new file is
  4062.           created, a history file.  This file is a copy of the Transaction
  4063.           Journal with a different name.  The numbers in the file name
  4064.           refer to the last transaction number.  In the above example, the
  4065.           last transaction in the file is number 598.  The Utility program,
  4066.           available to registered users, can print the Transaction Journal
  4067.           report and an additional audit trail report from the history
  4068.           files.
  4069.  
  4070.                You may print the Transaction Journal report as often as you
  4071.           like in order to verify your entries.  We recommend that you
  4072.           print an audit trail copy of the report and clear the Transaction
  4073.           Journal at the end of each month.  Write "audit trail copy"
  4074.           clearly on the report and store it in a safe place for your
  4075.           accountant or auditor.
  4076.  
  4077.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.27
  4078.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.           Close books -- end of period
  4083.  
  4084.                Here is the screen that appears when you select this option
  4085.           from the Main Menu:
  4086.  
  4087.           ==================================================================
  4088.  
  4089.                              CLOSE BOOKS AT END OF PERIOD
  4090.  
  4091.                   This zeroes out all the period revenue and expense
  4092.              amounts and resets the processing dates for the next period.
  4093.  
  4094.         BACK UP YOUR FILES BEFORE YOU DO THIS!  IF YOU HAVE NOT BACKED UP YOUR
  4095.         FILES, PRESS ESC TO CANCEL, EXIT THE PROGRAM, AND THEN BACK THEM UP!
  4096.  
  4097.  
  4098.  
  4099.                              Enter period ending date or
  4100.                                  press ESC to cancel
  4101.  
  4102.                          Current processing date:  3/31/1988
  4103.                          Current period ends:      3/31/1988
  4104.                          Current year ends:       12/31/1988
  4105.  
  4106.                          Next period begins:       4/ 1/1988
  4107.                          Next period ends     ==> __/__/____
  4108.  
  4109.           ==================================================================
  4110.                       Figure 6.9: Close Books at End of Period
  4111.  
  4112.           Overview
  4113.  
  4114.                Closing the books at the end of the period does two things:
  4115.  
  4116.             -  It changes the current processing date to the first day of
  4117.                the next period.  This is the only way you can bring the
  4118.                current processing date forward from one period to the next.
  4119.  
  4120.             -  It zeroes out the period totals.  This has no effect on the
  4121.                year-to-date totals or on the fund balances.  The only
  4122.                purpose of the period totals is for comparison with the
  4123.                period budget.
  4124.  
  4125.                     NOTE -- Use this option at the end of every period but
  4126.                     not at the end of the year.  At the end of the year,
  4127.                     use option 4, Close Books -- End of Year, instead.
  4128.  
  4129.           Procedure
  4130.  
  4131.                Before you close the books at the end of the period, do the
  4132.           following:
  4133.  
  4134.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.28
  4135.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.           1.   Make an extra backup copy of your data files.  Label the
  4140.                backup "Prior to closing, MM/DD/YY."  If you should ever
  4141.                need to go back and make corrections to a prior period, you
  4142.                can use this backup copy.  (Of course, you will then have to
  4143.                re-enter all the activity that happened since you made the
  4144.                backup, and you should throw away any subsequent Transaction
  4145.                Journal reports you may have printed.)  See Chapter Eight
  4146.                for how to make a backup.
  4147.  
  4148.                Make the backup before you clear the Transaction Journal.
  4149.  
  4150.           2.   Print the Budget Variance report if you are using the
  4151.                program to keep track of your budget.
  4152.  
  4153.           3.   Print and clear the Transaction Journal (see page 6.25).
  4154.  
  4155.           4.   Then select this option.
  4156.  
  4157.                The Close Books -- End of Period screen appears.  The
  4158.           program computes the beginning of the next period; it is the day
  4159.           following the end of the current period.  The cursor is
  4160.           positioned at the ending date of the next period.  If you have
  4161.           not made a backup, press Esc.  Otherwise,
  4162.  
  4163.                Enter:  the next period ending date.
  4164.  
  4165.                The program sets all the period revenue and expense balances
  4166.           to zero and changes the current processing date.  When it is
  4167.           done, the Main Menu reappears.
  4168.  
  4169.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.29
  4170.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4171.  
  4172.  
  4173.  
  4174.           Close books -- end of year
  4175.  
  4176.                Here is the screen that appears when you select this option
  4177.           from the Main Menu:
  4178.  
  4179.           ==================================================================
  4180.  
  4181.                              CLOSE BOOKS AT END OF YEAR
  4182.  
  4183.                                 Press ESC to cancel
  4184.  
  4185.        This closes all revenue and expense accounts to the appropriate fund
  4186.   balances.  It prints the trial balance and financial statements beforehand and
  4187.   the transaction journal and a post-closing trial balance afterwards.  Be sure
  4188.   your printer has plenty of paper.
  4189.  
  4190.        BACK UP YOUR FILES BEFORE YOU DO THIS!  IF YOU HAVE NOT BACKED UP YOUR
  4191.        FILES, PRESS ESC TO CANCEL, EXIT THE PROGRAM, AND THEN BACK THEM UP!
  4192.  
  4193.        You have 273,408 bytes free on drive D.
  4194.  
  4195.        If the Transaction Journal fills up during the process the program will
  4196.   print it and will not proceed until you clear it out to make room for more
  4197.   transactions.  You'll need about 88 entries.
  4198.  
  4199.                       Transaction Journal
  4200.                           Maximum entries allowed: 32000
  4201.                           Number used:               291
  4202.                           Number left:             31709
  4203.  
  4204.           Do you wish to print the Transaction Journal first? (Y/N) YES
  4205.  
  4206.           ==================================================================
  4207.                        Figure 6.10: Close Books at End of Year
  4208.  
  4209.           Overview
  4210.  
  4211.                Closing the books at the end of the year does a number
  4212.           things:
  4213.  
  4214.             -  It closes all revenue and expense accounts to the
  4215.                appropriate fund balances, zeroing out the year-to-date
  4216.                totals and increasing or decreasing the fund balance
  4217.                accounts accordingly.
  4218.  
  4219.             -  It zeroes out the period totals, just as closing the books
  4220.                at the end of a period does.
  4221.  
  4222.             -  It changes the current processing date to the first day of
  4223.                the next fiscal year, which is also the first day of the
  4224.                next budget period.  This is the only way you can bring the
  4225.                current processing date forward from one year to the next.
  4226.  
  4227.             -  It prints a number of reports:
  4228.  
  4229.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.30
  4230.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4231.  
  4232.  
  4233.  
  4234.                -  optionally, the Transaction Journal before closing
  4235.  
  4236.                -  a pre-closing trial balance
  4237.  
  4238.                -  the income statement and balance sheet
  4239.  
  4240.                -  a post-closing Transaction Journal
  4241.  
  4242.                -  a post-closing trial balance
  4243.  
  4244.           Procedure
  4245.  
  4246.                Before you close the books at the end of the year, do the
  4247.           following:
  4248.  
  4249.           1.   Make an extra backup copy of your data files.  Label the
  4250.                backup "Prior to closing, MM/DD/YY."  If you should ever
  4251.                need to go back and make corrections to a prior year, you
  4252.                can use this backup copy.  (Of course, you will then have to
  4253.                re-enter all the activity that happened since you made the
  4254.                backup, and you should throw away any subsequent Transaction
  4255.                Journal reports you may have printed.)  See Chapter Eight
  4256.                for how to make a backup.
  4257.  
  4258.                Make the backup before you clear the Transaction Journal.
  4259.  
  4260.           2.   Print the Budget Variance report if you are using the
  4261.                program to keep track of your budget.
  4262.  
  4263.           3.   Print and clear the Transaction Journal (see page 6.25).
  4264.  
  4265.           4.   Then select this option.  (Do not select Close Books -- End
  4266.                of Period.  This option zeroes out the period totals as well
  4267.                as the year-to-date totals.)
  4268.  
  4269.                The Close Books -- End of Year screen appears.  It tells
  4270.           what closing the books at the end of the year will do and gives
  4271.           you the opportunity to print the Transaction Journal.  If there
  4272.           are any entries in the Transaction Journal, the answer to the
  4273.           question "Do you wish to print ..." is displayed as Yes, other-
  4274.           wise it is displayed as No, but you can change it.
  4275.  
  4276.           To cancel the process
  4277.  
  4278.                If you change your mind and decide to cancel the process of
  4279.           closing the books at the end of the year, you may do so at three
  4280.           places:
  4281.  
  4282.             -  On the initial screen, displayed above
  4283.  
  4284.             -  On the date screen, displayed below
  4285.  
  4286.             -  After printing the Income Statement and Balance Sheet
  4287.  
  4288.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.31
  4289.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.                To cancel at these places, press Esc.  You may no longer
  4294.           cancel the process after you print the Income Statement and
  4295.           Balance Sheet and the program begins to update the account
  4296.           balances.  If you cancel, the books are not closed and the system
  4297.           dates are not changed.
  4298.  
  4299.           To continue and not cancel
  4300.  
  4301.                Put plenty of paper and a dark ribbon in your printer; this
  4302.           procedure produces many pages of reports.
  4303.  
  4304.                If there are any entries in the Transaction Journal, we
  4305.           recommend that you print the Transaction Journal report first and
  4306.           clear it out to make room for more entries (see page 6.25).  The
  4307.           process of closing the books at the end of the year creates one
  4308.           entry in the Transaction Journal for each revenue and expense
  4309.           account with a nonzero balance, plus one for the memo
  4310.           description.  In most cases this will be a sizable number of
  4311.           entries, and it is best to clear the Transaction Journal to make
  4312.           room for as many of them as possible.  Type Y to print the
  4313.           Transaction Journal or N to bypass this step.
  4314.  
  4315.                If you type Y, the Transaction Journal prints and you are
  4316.           asked if you wish to clear it.  If you received a legible report,
  4317.           go ahead and clear it.  If you did not receive a legible report
  4318.           and wish to print the Transaction Journal again, do this:
  4319.  
  4320.           1.   Type:  N to indicate that you did not receive a legible
  4321.                report.
  4322.  
  4323.           2.   Press the space bar to continue.
  4324.  
  4325.           3.   On the next screen, press the up-arrow.  This returns you to
  4326.                this screen, where you may print the report again.
  4327.  
  4328.                Next, the following screen appears:
  4329.  
  4330.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.32
  4331.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4332.  
  4333.  
  4334.  
  4335.           ==================================================================
  4336.  
  4337.                                CLOSE BOOKS AT END OF YEAR
  4338.  
  4339.  
  4340.                            Enter period and year ending dates
  4341.                                   Press ESC to cancel
  4342.  
  4343.  
  4344.                            Current processing date: 12/31/1988
  4345.                            Current period ends:     12/31/1988
  4346.                            Current year ends:       12/31/1988
  4347.  
  4348.                            Next year begins:         1/ 1/1989
  4349.                            Next period begins:       1/ 1/1989
  4350.                            Next period ends     ==> __/__/____
  4351.                            Next year ends       ==> MM/DD/YYYY
  4352.  
  4353.           ==================================================================
  4354.                        Figure 6.11: End-of-year Closing Dates
  4355.  
  4356.           1.   The program has computed the beginning of the next period
  4357.                and the next year; it is the day following the end of the
  4358.                current year.  The cursor is positioned at the ending date
  4359.                of the next period.
  4360.  
  4361.                Enter:  the next period ending date.
  4362.  
  4363.           2.   The cursor moves to the year-end date.
  4364.  
  4365.                Enter:  the next year ending date.
  4366.  
  4367.                The following message appears:
  4368.  
  4369.           ==================================================================
  4370.  
  4371.                    PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  4372.  
  4373.           ==================================================================
  4374.  
  4375.                This allows you to review your entries and change them if
  4376.           you wish.  On this screen the up-arrow takes you all the way back
  4377.           to the previous screen if you would like to print the Transaction
  4378.           Journal again.  You may also press ESC to cancel and return to
  4379.           the Main Menu without closing the books or changing the dates.
  4380.  
  4381.                To continue closing the books, press the space bar.  You do
  4382.           not need to press the Enter key.  The reports begin to print,
  4383.           first the Trial Balance, then the Income Statement and finally
  4384.           the Balance sheet.  The date on the reports is the last day of
  4385.           the current fiscal year.  After the Balance Sheet is printed, the
  4386.           following message appears:
  4387.  
  4388.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.33
  4389.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4390.  
  4391.  
  4392.  
  4393.           ==================================================================
  4394.  
  4395.         Last chance to cancel!  Press space bar to continue or ESC to cancel.
  4396.  
  4397.                            PRESS SPACE BAR TO CONTINUE
  4398.  
  4399.           ==================================================================
  4400.  
  4401.                If you wish to cancel, press the ESC key.  The books will
  4402.           not be closed, the dates will be restored as they were before you
  4403.           selected this option, and the Main Menu will reappear.
  4404.  
  4405.                To continue, press the space bar.  After this point you may
  4406.           no longer cancel the process.  When you press the space bar the
  4407.           following message appears:
  4408.  
  4409.           ==================================================================
  4410.  
  4411.                   Closing the books . . . please do NOT interrupt!
  4412.  
  4413.           ==================================================================
  4414.  
  4415.                The program processes the revenue and expense accounts,
  4416.           closing them to the appropriate fund balances.  Do not stop this
  4417.           process by resetting or turning off your computer!  If you do,
  4418.           your data will be damaged and your books will not balance.
  4419.  
  4420.                The program makes an entry in the transaction journal for
  4421.           each revenue and expense account whose balance is not zero.  If
  4422.           the transaction journal gets filled up, it will print so that you
  4423.           can clear it.  You must clear it out in order to proceed.
  4424.  
  4425.                After the books are closed, the post-closing Transaction
  4426.           Journal report and Trial Balance are printed.  We recommend that
  4427.           you clear the Transaction Journal after the report is printed
  4428.           (see page 6.25) in order to start the new year off with a clean
  4429.           slate.  The date on these reports is the first day of the new
  4430.           fiscal year.
  4431.  
  4432.                Finally, the Main Menu reappears.  The books are now closed
  4433.           and you are in the next fiscal year.
  4434.  
  4435.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.34
  4436.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.           Add ledger accounts
  4441.  
  4442.                You may add new accounts at any time.  The only restriction
  4443.           is that you may not enter an initial balance.  To change the
  4444.           balance you'll have to enter a transaction so that there will be
  4445.           an audit trail in the Transaction Journal.  For revenue and
  4446.           expense accounts you may enter period and yearly budget amounts
  4447.           if you wish.
  4448.  
  4449.                The procedure is exactly the same as in the Startup program,
  4450.           except that you cannot enter an initial balance.  Refer to page
  4451.           5.12.
  4452.  
  4453.  
  4454.           Delete ledger accounts
  4455.  
  4456.                Use this menu option to delete an unused account.  The
  4457.           year-to-date balance and the period balance must both must be
  4458.           zero or you will not be able to delete it.  This ensures the
  4459.           integrity of your ledger accounts and audit trail.  If the year-
  4460.           to-date balance is zero but the period balance is not, close the
  4461.           books for the period and then delete the account.  Closing the
  4462.           books for the period zeroes out the period balance.
  4463.  
  4464.                The procedure is exactly the same as in the Startup program,
  4465.           except that the balance must be zero.  Refer to page 5.17.
  4466.  
  4467.  
  4468.           View Ledger Accounts
  4469.  
  4470.                Use this menu option to find out the balance in any account.
  4471.           At the end of the month when you are balancing to your bank
  4472.           account it is convenient to use this option to check the account
  4473.           balance.  For revenue and expense accounts, you can find out the
  4474.           amount remaining in the budget as well.  You can also change the
  4475.           budget amounts for revenue and expense accounts and the account
  4476.           title.
  4477.  
  4478.                The procedure is exactly the same as the Startup program
  4479.           option Change Ledger Accounts except that you cannot change the
  4480.           balance.  Refer to page 5.15.
  4481.  
  4482.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.35
  4483.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.           View/change system control information
  4488.  
  4489.                This option lets you view and change the system control
  4490.           information you entered in the Startup program.  When you select
  4491.           this option the System Control Information menu appears:
  4492.  
  4493.           ==================================================================
  4494.  
  4495.                          VIEW/CHANGE SYSTEM CONTROL INFORMATION
  4496.  
  4497.  
  4498.                     Please select:
  4499.  
  4500.                     1    Organization information
  4501.  
  4502.                     2    Printer setup
  4503.  
  4504.                     3    Dates and control information (view only)
  4505.  
  4506.                     ESC  Return to Main Menu
  4507.  
  4508.                     ==>  _
  4509.  
  4510.           ==================================================================
  4511.                  Figure 6.12: View/Change System Control Information
  4512.  
  4513.                "System control information" includes the organization's
  4514.           name, address and employer ID number, the codes for controlling
  4515.           your printer, system dates and number of ledger accounts used,
  4516.           etc.  You may change the organization and printer information by
  4517.           using this menu, but you may only view, not change, the system
  4518.           dates, etc.
  4519.  
  4520.  
  4521.           Organization Information
  4522.  
  4523.                When you select this option from the View/Change System
  4524.           Control Information Menu the Organization Information screen
  4525.           appears.  For information about this screen, see page 5.8.
  4526.  
  4527.                If you only want to look at this information and not change
  4528.           it, press the Esc key when you are done looking.  If you wish to
  4529.           change the information,
  4530.  
  4531.           1.   Use the cursor control keys to move to the field you wish to
  4532.                change.
  4533.  
  4534.           2.   Press F2 to delete the incorrect information.
  4535.  
  4536.           3.   Enter:  the new information.
  4537.  
  4538.                When you press the Enter key on the last line, the following
  4539.           message appears:
  4540.  
  4541.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.36
  4542.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.           ==================================================================
  4547.  
  4548.                   PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  4549.  
  4550.           ==================================================================
  4551.  
  4552.                This allows you to review your entries and change them if
  4553.           you wish.  You can press the Esc key to return to the System
  4554.           Control Information menu without changing any of the organization
  4555.           information.  To store the changes you have made in your data
  4556.           files, press the space bar.  The data is saved and you return to
  4557.           the System Control Information menu.
  4558.  
  4559.  
  4560.           Printer Setup
  4561.  
  4562.                If you ever change printers, you may use this option on the
  4563.           View/Change System Control Information Menu to enter the codes
  4564.           needed for your new printer.  The procedure is the same as in the
  4565.           Startup program.  Refer to page 5.10.
  4566.  
  4567.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.37
  4568.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4569.  
  4570.  
  4571.  
  4572.           Dates and control information (view only)
  4573.  
  4574.                This option on the View/Change System Control Information
  4575.           Menu allows you to view the System Control Information screen:
  4576.  
  4577.           ==================================================================
  4578.  
  4579.                           SYSTEM CONTROL INFORMATION
  4580.  
  4581.                   Dates
  4582.                     Current processing date      3/31/1988
  4583.                     Beginning of fiscal year     1/ 1/1988
  4584.                     Beginning of current period  3/ 1/1988
  4585.                     End of current period        3/31/1988
  4586.                     End of fiscal year          12/31/1988
  4587.  
  4588.                   Data files are on drive C; 1,272,384 bytes are free.
  4589.  
  4590.                   Ledger accounts
  4591.                     Maximum number of accounts  32000
  4592.                     Number used                    84
  4593.                     Number left                 31916
  4594.  
  4595.                   Transaction Journal entries
  4596.                     Maximum number allowed      32000
  4597.                     Number used                   291
  4598.                     Number left                 31709
  4599.                     Last transaction number       598
  4600.  
  4601.                              PRESS SPACE BAR TO CONTINUE
  4602.  
  4603.           ==================================================================
  4604.                        Figure 6.13: System Control Information
  4605.  
  4606.                You may not change any of this information.  The procedure
  4607.           is the same as in the Startup program.  Refer to page 5.19.
  4608.  
  4609.           Transaction journal
  4610.  
  4611.                The System Control Information screen shows the number of
  4612.           transaction entries used and the last transaction number used.
  4613.           The transaction number is not the same as the number of entries.
  4614.           Each transaction may use one or more entries in the Transaction
  4615.           Journal.  If the transaction consists of one debit and one
  4616.           credit, it uses only one entry, otherwise it uses an entry for
  4617.           each debit and each credit.  (Closing the books at the end of the
  4618.           year uses two additional entries, one for the memo description
  4619.           for closing the revenue accounts and the other for the memo
  4620.           description for closing the expense accounts.)  The screen shows
  4621.           the maximum number of transaction journal entries allowed (this
  4622.           is preprogrammed), the number currently used and the number left.
  4623.           If the number left is very small, you should print the transac-
  4624.           tion journal and clear it (see page 6.25).
  4625.  
  4626.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.38
  4627.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4628.  
  4629.  
  4630.  
  4631.                The last transaction number is the same as the "Last tran"
  4632.           number that appears on the reports, and is used as an audit
  4633.           trail.  You know you have a complete audit trail if you have
  4634.           Transaction Journal reports for all the numbers from the
  4635.           beginning of the year to the present.
  4636.  
  4637.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 6.39
  4638.           Chapter 6, The General Ledger Program
  4639.  
  4640.  
  4641.  
  4642.           Change colors
  4643.  
  4644.                If you have a color monitor or a Compaq computer, which
  4645.           emulates color on a monochrome screen, you can change the text
  4646.           and background colors.  This option does nothing if you have a
  4647.           monochrome monitor.  The procedure is the same as in the Startup
  4648.           program.  Refer to page 5.7.
  4649.  
  4650.  
  4651.           The Transaction Information program
  4652.  
  4653.                There is one more program on your diskette, TRANINFO.EXE,
  4654.           which displays information about your Transaction Journal file.
  4655.           Its main use program is to find out what period a transaction
  4656.           journal file on a backup diskette covers.  To run it,
  4657.  
  4658.                Enter: TRANINFO
  4659.  
  4660.           You are asked for the name of the file:
  4661.  
  4662.           ==================================================================
  4663.  
  4664.           This displays information about a Nonprofit General Ledger
  4665.           Transaction Journal file.
  4666.           Name of file? (Ctrl-Break to quit) _
  4667.  
  4668.           ==================================================================
  4669.  
  4670.                You may enter the name of the Transaction Journal or any
  4671.           Transaction History file.  Enter the full name and extension.  If
  4672.           the file is on a different disk, be sure to include the drive
  4673.           letter as well.  For instance you would enter "B:TRANJRNL.NGL" if
  4674.           your Transaction Journal file were on drive B.  If you want to
  4675.           exit the program instead of entering the file name, press the
  4676.           Ctrl key and Break key at the same time.  You can also enter the
  4677.           file name after the name of the program, for instance:
  4678.  
  4679.                TRANINFO B:TRANJRNL.NGL
  4680.  
  4681.                The program displays information similar to the following:
  4682.  
  4683.           ==================================================================
  4684.  
  4685.           B:TRANJRNL.NGL contains transactions numbered from 495 through 598
  4686.           and dated from  3/ 1/1988 through  3/31/1988.
  4687.           It contains 291 physical records.
  4688.  
  4689.           ==================================================================
  4690.  
  4691.                The number of physical records is the same as the number of
  4692.           entries as displayed on the System Control Information screen.
  4693.  
  4694.  
  4695.  
  4696.  
  4697.  
  4698.  
  4699.  
  4700.  
  4701.  
  4702.  
  4703.  
  4704.  
  4705.                                       Chapter 7
  4706.  
  4707.                                  The Utility Program
  4708.  
  4709.  
  4710.                This chapter tells how to use the Nonprofit General Ledger
  4711.           Utility program.  The Utility program is available only to
  4712.           registered users.  To find out how to register, see Appendix E.
  4713.  
  4714.  
  4715.           Installing the program
  4716.  
  4717.                The program is on a separate distribution disk, the
  4718.           Registered User diskette.  This diskette is not distributed as
  4719.           shareware.  (If you received this program from any source other
  4720.           than me, you have an illegal copy.  Please notify me right away!)
  4721.           To install the program, copy all the files on the disk to another
  4722.           disk.  Instructions are given in Chapter 4 on page 4.3 for floppy
  4723.           disks and 4.4 for hard disks.
  4724.  
  4725.  
  4726.           Starting the program
  4727.  
  4728.                The program file, NGLUTIL.EXE, must be present on the logged
  4729.           disk and subdirectory.
  4730.  
  4731.           1a.  If you are using two floppy diskettes, place the working
  4732.                copy of your program diskette in drive A:.
  4733.  
  4734.           1b.  If you are using a hard disk, log on to the disk and the
  4735.                subdirectory where you have installed the program.  These
  4736.                instructions assume that the disk is C: and the subdirectory
  4737.                is MAIL.  If your system is different, substitute the letter
  4738.                and subdirectory name for your system in the commands below.
  4739.  
  4740.                -  Enter: C:
  4741.                -  Enter: CD \NGL
  4742.  
  4743.           2.   Enter:  NGLUTIL
  4744.  
  4745.                This is the command that starts the program.
  4746.  
  4747.  
  4748.           The Main Menu
  4749.  
  4750.                The Main Menu, which is also the title screen, appears:
  4751.  
  4752.  
  4753.  
  4754.  
  4755.  
  4756.                                        Page 7.1
  4757.  
  4758.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.2
  4759.           Chapter 7, The Utility Program
  4760.  
  4761.  
  4762.  
  4763.           ==================================================================
  4764.  
  4765.                      NONPROFIT GENERAL LEDGER UTILITY PROGRAM
  4766.                                   Version 1.11
  4767.                          Copyright (c) 1989 Wm. Meacham
  4768.           Reliance Software Services, 1004 Elm Street, Austin Tx  78703
  4769.  
  4770.         ALL RIGHTS RESERVED, DO NOT COPY!   This program is provided only
  4771.            to registered users of the Nonprofit General Ledger program.
  4772.  
  4773.     ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  4774.  
  4775.           1    AUDIT -- Prints transactions sorted by account number.
  4776.  
  4777.           2    LIST  -- Prints transactions in transaction order.
  4778.  
  4779.           3    FIX   -- Reconstructs a damaged index.  Reads the account
  4780.                         file and writes a new account file and index file
  4781.                         on a different disk or on the same disk. (Be sure
  4782.                         there's enough room.)
  4783.  
  4784.           4    ZERO THE BUDGET -- Zeros out all budget amounts.
  4785.  
  4786.           Esc  Exit the program
  4787.  
  4788.           ==>  _
  4789.  
  4790.           ==================================================================
  4791.                         Figure 7.1: Utility program Main Menu
  4792.  
  4793.                The options on this menu are as follows:
  4794.  
  4795.           1.   Audit.  This prints the Transaction Journal or a Transaction
  4796.                History file sorted by account number instead of chronologi-
  4797.                cally by transaction number.  This provides a clearer audit
  4798.                trail of what transactions affect each account.
  4799.  
  4800.           2.   List.  This prints the Transaction Journal report just like
  4801.                the General Ledger program.  The difference is that you can
  4802.                print the report for a Transaction History file in addition
  4803.                to the Transaction Journal.
  4804.  
  4805.           3.   Fix.  This fixes damaged data files.  Files can get damaged
  4806.                in a number of ways; the symptoms are strange things
  4807.                displayed on the screen or cryptic error messages that end
  4808.                the program abnormally.  The Utility program recovers all
  4809.                the data that is not damaged and writes it to a new set of
  4810.                files on the same or another disk.  Accounts with bad data
  4811.                in them are not written to the new files.  This builds a new
  4812.                set of indexes for the files, so problems with indexes go
  4813.                away too.  However, you may lose some data; the InterFund
  4814.                Clearing account is used to balance your books, if needed.
  4815.  
  4816.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.3
  4817.           Chapter 7, The Utility Program
  4818.  
  4819.  
  4820.  
  4821.           4.   Zero the Budget.  This quickly zeroes out all your budget
  4822.                amounts.  This is quicker than going through each account
  4823.                one by one.
  4824.  
  4825.                The rest of this chapter explains each of these options.  To
  4826.           select a menu option,
  4827.  
  4828.                Type:  the number
  4829.                and press the Enter key.
  4830.  
  4831.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.4
  4832.           Chapter 7, The Utility Program
  4833.  
  4834.  
  4835.  
  4836.           Audit
  4837.  
  4838.                The General Ledger program provides the Transaction Journal
  4839.           report as an audit trail, but that report is listed chronologi-
  4840.           cally by transaction number.  To find out what transactions
  4841.           affected a particular account, you'd have to look at each
  4842.           transaction in turn.  This menu option prints a different kind of
  4843.           audit trail report, one sorted by account number.  You can look
  4844.           up an account number and find out what transactions were posted
  4845.           to it.  The report is explained in Chapter 10; this section tells
  4846.           how to print it.
  4847.  
  4848.                When you select this option, the following message appears:
  4849.  
  4850.           ==================================================================
  4851.  
  4852.              On which drive do you keep your data files?  C
  4853.  
  4854.           ==================================================================
  4855.  
  4856.                Your normal data drive is displayed; press Enter to accept
  4857.           it, or press F2 and enter a different letter to change it.  You
  4858.           can also cancel by pressing Esc.  Enter the drive for your
  4859.           regular data files even if the file you wish to print is on a
  4860.           different drive.  The program has to read the Index and Ledger
  4861.           files to get the account names.
  4862.  
  4863.                Next you are asked for the name of the file to print:
  4864.  
  4865.           ==================================================================
  4866.  
  4867.              Enter the full name and path of the transaction file:
  4868.  
  4869.              C:TRANJRNL.NGL_________________________________________________
  4870.  
  4871.           ==================================================================
  4872.  
  4873.                The Transaction Journal file on the data drive you entered
  4874.           is displayed, but you can change it and print another file
  4875.           instead.  To accept the Transaction Journal file, just press
  4876.           Enter.  To change it, press Backspace or F2 and then enter the
  4877.           file name you want.
  4878.  
  4879.                You can enter the name of a Transaction History file.
  4880.           Remember, a Transaction History file is created each time you
  4881.           clear the Transaction Journal (see page 6.25).  The file name is
  4882.           TRnnnnn.NGL, where "nnnnn" is the number of the last transaction
  4883.           on file.  For instance, the last transaction number in
  4884.           TR00465.NGL is 465.   You can enter a full drive and path name,
  4885.           so you can print a file that is on another disk or in a different
  4886.           subdirectory on your hard disk.
  4887.  
  4888.                When you have entered the name, informative messages appear
  4889.           and the report is printed.
  4890.  
  4891.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.5
  4892.           Chapter 7, The Utility Program
  4893.  
  4894.  
  4895.  
  4896.           List
  4897.  
  4898.                This prints the Transaction Journal report, just like in the
  4899.           General Ledger program.  The only difference is that you can
  4900.           print the report for a Transaction History file as well as the
  4901.           Transaction Journal, and you can print it for a file on a
  4902.           different drive or subdirectory.
  4903.  
  4904.                When you select this option, you are asked for the drive
  4905.           where you keep your data files and for the name of the
  4906.           transaction file (Transaction Journal or Transaction History
  4907.           file) to print.  The procedure is just like in the Audit
  4908.           function, above.  When you enter the information requested, the
  4909.           report is printed.
  4910.  
  4911.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.6
  4912.           Chapter 7, The Utility Program
  4913.  
  4914.  
  4915.  
  4916.           Fix
  4917.  
  4918.           Introduction
  4919.  
  4920.                Data files can get damaged in a number of ways.  A diskette
  4921.           might be bad, or the power might go out while the program is
  4922.           writing to the disk, or random electricity might write incorrect
  4923.           data on the disk.  The symptoms of bad data are:
  4924.  
  4925.             -  Strange characters appear on the screen.
  4926.  
  4927.             -  Strange characters are printed, or the printer does strange
  4928.                things.
  4929.  
  4930.             -  The program ends abnormally with a cryptic error message,
  4931.                such as "Turbo Access Error 100 -- Disk Read Error."
  4932.  
  4933.                The first two errors are caused by bad data in the Ledger
  4934.           file of account information.  Error 100 is caused by a bad Index
  4935.           file; the index says there is a account record at a certain place
  4936.           in the Ledger file, but that location does not exist in the
  4937.           Ledger file.
  4938.  
  4939.                The Fix option reads the Ledger file and writes a new file
  4940.           with new indexes, either on the same disk or on another one.  In
  4941.           the process it examines each account record, and if it contains
  4942.           bad data it does not write it out.  As it writes, it creates new
  4943.           index files, so the end result is that the new Ledger file
  4944.           contains nothing but good data and the new Index files are all
  4945.           correct.
  4946.  
  4947.                If the program discards an account record, your books will
  4948.           be out of balance.  To fix this condition, a balancing entry is
  4949.           made to the InterFund Clearing (IFC) account, account 400000.
  4950.           After you run this option, you should print a Chart of Accounts
  4951.           report and a Trial Balance report.   If some accounts are missing
  4952.           from your Chart of Accounts, use the General Ledger program to
  4953.           add new ledger accounts to replace them.  They'll have zero
  4954.           balances.  If the IFC account has a balance in it, post a
  4955.           transaction to transfer the balance to another account or
  4956.           accounts, probably the ones you have just added.
  4957.  
  4958.           Procedure
  4959.  
  4960.                When you select this option, the following screen appears:
  4961.  
  4962.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.7
  4963.           Chapter 7, The Utility Program
  4964.  
  4965.  
  4966.  
  4967.           ==================================================================
  4968.  
  4969.                                             FIX
  4970.           Please enter:
  4971.  
  4972.           SOURCE drive and path, where the file to be fixed is located:
  4973.  
  4974.                _____________________________________________________
  4975.  
  4976.           TARGET drive and path, where the new file is to be written:
  4977.  
  4978.                _____________________________________________________
  4979.  
  4980.           ==================================================================
  4981.  
  4982.                First you specify the Source and Target drives.  You can
  4983.           specify a path and you can specify the same drive and path for
  4984.           both the Source and Target files or a different one.  This allows
  4985.           you to write the Target files in the same subdirectory or in a
  4986.           different subdirectory on the same disk.
  4987.  
  4988.                You are then told to insert the Source and Target disks.
  4989.  
  4990.           ==================================================================
  4991.  
  4992.                Insert Source and Target disks
  4993.  
  4994.                        PRESS SPACE BAR TO CONTINUE OR UP-ARROW TO GO BACK
  4995.  
  4996.           ==================================================================
  4997.  
  4998.                If you need to change your entries you can press the up-
  4999.           arrow.  You can also cancel by pressing Esc.  When both disks are
  5000.           in place, press the space bar.  If General Ledger files exist on
  5001.           the Target drive and directory, and the Target is not the same as
  5002.           the Source, you are asked if you want to overwrite them.  If you
  5003.           say Yes, they are erased before the new files are written.
  5004.  
  5005.                The program reads the Source files and writes the Target
  5006.           files, eliminating bad name records as it goes.  The Target files
  5007.           have the extension $$$ during this process.  This is so they can
  5008.           be written on the same drive and directory as the Source files
  5009.           (extension NGL) if necessary.
  5010.  
  5011.                When it is finished, the program tells you how many records
  5012.           it has read and written.
  5013.  
  5014.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.8
  5015.           Chapter 7, The Utility Program
  5016.  
  5017.  
  5018.  
  5019.           ==================================================================
  5020.  
  5021.           Number of accounts in the Source file: 84
  5022.           Number of accounts in the Target file: 84
  5023.  
  5024.           All done!
  5025.           Now make a backup of the new files.  Run the General Ledger program
  5026.           to make sure everything is OK.  If it is, delete the Source files.
  5027.           The Source files now have the extension BAK instead of NGL.
  5028.  
  5029.                               PRESS SPACE BAR TO CONTINUE
  5030.  
  5031.           ==================================================================
  5032.  
  5033.                If the number of Source and Target accounts are different,
  5034.           you know that some bad account records have been eliminated.  The
  5035.           last line appears only if the Source and Target files are on the
  5036.           same drive and directory.  In that case the Source files are
  5037.           renamed to have an extension of BAK (for Backup).  If the Source
  5038.           and Target paths are different, the files are not renamed.  At
  5039.           the end of the process the Target files are renamed from
  5040.           extension $$$ to NGL.
  5041.  
  5042.                Print your Chart of Accounts and Trial Balance reports for
  5043.           the new files, and then add accounts or transfer balances as
  5044.           needed to get the books as they were before your files became
  5045.           damaged.  When everything is OK, you can erase the old files.  Be
  5046.           sure to make a backup of the new ones.
  5047.  
  5048.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 7.9
  5049.           Chapter 7, The Utility Program
  5050.  
  5051.  
  5052.  
  5053.           Zero the Budget
  5054.  
  5055.                This is here as a convenience.  If you want to stop using
  5056.           the budget feature of the program, just run this option to set
  5057.           all the budget amounts to zero.  Or, when a new fiscal year
  5058.           starts and you want to change your budget, you may find it easier
  5059.           to enter the new budget if the old one is all gone.  This option
  5060.           goes through all the accounts and sets each budget amount to
  5061.           zero.
  5062.  
  5063.                When you run this option you are first asked if you really
  5064.           want to do it:
  5065.  
  5066.           ==================================================================
  5067.  
  5068.             This will zero out all the budget amounts in all your accounts.
  5069.             Is this what you wish to do? (Y/N) ___
  5070.  
  5071.           ==================================================================
  5072.  
  5073.                Enter Y or N.  You can also cancel by pressing Esc.  If you
  5074.           answer Yes, you are asked where your data files are, and then the
  5075.           budget amounts are zeroed out.
  5076.  
  5077.  
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.  
  5085.  
  5086.  
  5087.  
  5088.                                       Chapter 8
  5089.  
  5090.                                 Protecting your data
  5091.  
  5092.  
  5093.                Like it or not, sometimes disks get damaged or data files
  5094.           are accidentally erased.  You should always make a backup copy of
  5095.           your files whenever you have entered, changed or deleted data.
  5096.           Store the backup diskette separately from your everyday data
  5097.           diskette.  If something should happen to your data diskette, make
  5098.           a copy of the backup diskette and use it.  Diskettes are cheap;
  5099.           your time and data are not, so always make a backup!  This
  5100.           chapter tells you how to back up your data files and how to
  5101.           restore them if they get damaged.
  5102.  
  5103.                This chapter tells you the procedure for making a backup.
  5104.           Look in Appendix B, "Examples of Use," for ideas about when to do
  5105.           backups in your monthly accounting cycle.
  5106.  
  5107.  
  5108.           Backing up your data
  5109.  
  5110.                The Nonprofit General Ledger data files all have the ex-
  5111.           tension NGL.  The procedure for backing up your files is quite
  5112.           simple.  Just exit the program and copy them to a floppy
  5113.           diskette.
  5114.  
  5115.           Floppy disk
  5116.  
  5117.                This procedure assumes that your program disk is in drive A:
  5118.           and your data disk is in drive B:.
  5119.  
  5120.           1.   When you have exited the program and are at the operating
  5121.                system prompt, remove the program disk and put a formatted
  5122.                floppy diskette in drive A:.
  5123.  
  5124.           2.   Enter:  COPY B:*.NGL A:
  5125.  
  5126.                This copies all the data files from B: to A:   When you are
  5127.                done, label the diskette "Nonprofit General Ledger data
  5128.                backup" and write the date on it.
  5129.  
  5130.           Hard disk
  5131.  
  5132.                This procedure assumes that your data is on drive C:.  If
  5133.           your system is different, substitute your drive letter in these
  5134.           instructions.
  5135.  
  5136.  
  5137.  
  5138.  
  5139.                                        Page 8.1
  5140.  
  5141.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.2
  5142.           Chapter 8, Protecting your data
  5143.  
  5144.  
  5145.  
  5146.           1.   When you have exited the program and are at the operating
  5147.                system prompt, put a formatted floppy diskette in drive A:.
  5148.                The "C>" prompt should be showing.
  5149.  
  5150.           2.   Enter:  COPY *.NGL A:
  5151.  
  5152.                This copies all the data files from the drive you are on,
  5153.                C:, to A:.   When you are done, label the diskette
  5154.                "Nonprofit General Ledger data backup" and write the date on
  5155.                it.
  5156.  
  5157.           Caution
  5158.  
  5159.                If it appears that your files have become damaged, do not
  5160.           back them up!  If you back up damaged files, your backups will be
  5161.           damaged too.  Instead, restore the backup files.  See below for
  5162.           instructions.
  5163.  
  5164.           Insufficient disk space
  5165.  
  5166.                If you have too many files to fit on a single diskette or if
  5167.           your files are too big, the following message appears:
  5168.  
  5169.           ----------------------------------------
  5170.  
  5171.           Insufficient disk space
  5172.  
  5173.           ----------------------------------------
  5174.  
  5175.                The most likely cause for this messages is having too many
  5176.           files.  Unless you have a very large number of accounts, no one
  5177.           data file will become too big to fit on a diskette.  Each time
  5178.           you clear the Transaction Journal, however, a new history file is
  5179.           created, named TRnnnnn.NGL, where "nnnnn" is the number of the
  5180.           last transaction in the file.  After a while you may accumulate
  5181.           too many of these to fit on a diskette.  The solution is simply
  5182.           to start using a different backup diskette.
  5183.  
  5184.                If you are using a hard disk and have a lot of accounts,
  5185.           your files may be too big to fit on a floppy diskette.  In that
  5186.           case, see "Using the Backup Program," below, page 8.4.
  5187.  
  5188.  
  5189.           Restoring your data
  5190.  
  5191.                To "restore" means to copy the backup files onto the data
  5192.           disk.  When you do this, the files on your data disk become as
  5193.           they were the last time you backed them up.  Do this only if your
  5194.           data files are damaged or accidentally erased.  The procedure is
  5195.           simple.  Exit the program and copy the files from the floppy
  5196.           diskette to the data disk.
  5197.  
  5198.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.3
  5199.           Chapter 8, Protecting your data
  5200.  
  5201.  
  5202.  
  5203.           Floppy disk
  5204.  
  5205.           1.   When you have exited the program and are at the operating
  5206.                system prompt, remove the program disk and put the backup
  5207.                diskette in drive A:.
  5208.  
  5209.           2.   Enter:  COPY A:*.NGL B:
  5210.  
  5211.                This copies all the data files from A: to B:.
  5212.  
  5213.           Hard disk
  5214.  
  5215.                This procedure assumes that your data is on the hard disk in
  5216.           the NGL subdirectory.  If your system is different, substitute
  5217.           your subdirectory name in these instructions.
  5218.  
  5219.           1.   When you have exited the program and are at the operating
  5220.                system prompt, put the backup diskette in drive A:.
  5221.  
  5222.           2.   Be sure you are in the correct subdirectory.  If necessary,
  5223.                change to it by entering CD \NGL.
  5224.  
  5225.           2.   Enter:  COPY A:*.NGL
  5226.  
  5227.                This copies all the data files from A: to the hard disk.
  5228.  
  5229.  
  5230.           End of month backup
  5231.  
  5232.                This section tells how to make a special backup at the end
  5233.           of each month (or quarter, etc., whatever your normal accounting
  5234.           period is.)  What you want to do is save a copy of your files
  5235.           before you clear the transaction journal and close the month.
  5236.           That way you can go back and add more transactions to the month
  5237.           if you have to.
  5238.  
  5239.                Note:  If you do go back and add more transactions, you'll
  5240.                also have to re-enter everything in the months following.
  5241.                The program does not have the ability to keep an accounting
  5242.                period "open" while you are entering data for a subsequent
  5243.                period.
  5244.  
  5245.                After you have entered all the transactions for the month
  5246.           and are sure they are correct and complete, do the following:
  5247.  
  5248.             -  Print final statements for the month, but do not clear the
  5249.                Transaction Journal yet.  (See  page 6.25.)
  5250.  
  5251.             -  Format a new disk.  See your DOS manual for how to format a
  5252.                disk.  If you know enough about DOS to understand sub-
  5253.                directories, you can make a subdirectory on your regular
  5254.                backup disk for the month instead.  Call it, for instance,
  5255.                JUL89, if the month is July, 1989.
  5256.  
  5257.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.4
  5258.           Chapter 8, Protecting your data
  5259.  
  5260.  
  5261.  
  5262.             -  Copy the files LEDGER.NGL, INDEX.NGL, SCR.NGL and
  5263.                TRANJRNL.NGL to the new disk or to the subdirectory.
  5264.  
  5265.             -  Label the new disk "Pre-closing backup" plus the month and
  5266.                year and store it in a safe place.
  5267.  
  5268.  
  5269.           Using the BACKUP program
  5270.  
  5271.                The rest of this chapter tells you how to back up your files
  5272.           when they are too big to fit on a single diskette.  This can
  5273.           happen if you have a lot of accounts and are using a hard disk.
  5274.  
  5275.                Your DOS (Disk Operating System) diskettes contain a program
  5276.           named BACKUP.  This program program splits large files over more
  5277.           than one diskette.  The following procedure tells how to use it.
  5278.           (There are different ways to do this, but this is one of the
  5279.           simplest.  Please read your DOS manual for complete details.)
  5280.  
  5281.           1.   You will need a number of blank formatted floppy diskettes;
  5282.                the exact number depends on how big your data files are.  To
  5283.                be safe, have five or six blank formatted diskettes ready.
  5284.  
  5285.           2.   Be sure you are in the NGL subdirectory.
  5286.  
  5287.                Enter:  CD \NGL
  5288.  
  5289.                You must already have copied the BACKUP and RESTORE programs
  5290.                from your DOS diskette to the hard disk in this directory.
  5291.                If you have not done this, you must have entered a Path
  5292.                command that names the subdirectory where they are found.
  5293.                (See your DOS manual for more information about the Path
  5294.                command.)
  5295.  
  5296.           3.   Enter: BACKUP *.NGL A:
  5297.  
  5298.                Leave a space between "BACKUP" and "*.NGL" and between
  5299.                "*.NGL" and "A:." Type a colon, not a semicolon.  This will
  5300.                cause all the files with the extension "NGL" to be backed up
  5301.                on the floppy diskette(s) in drive A.
  5302.  
  5303.                The following message appears:
  5304.  
  5305.                ----------------------------------------
  5306.  
  5307.                 Insert backup diskette 01 in drive A:
  5308.                 Warning! Diskette files will be erased
  5309.                 Strike any key when ready
  5310.  
  5311.                ----------------------------------------
  5312.  
  5313.           4.   Place a blank formatted diskette in the floppy diskette
  5314.                drive and press any key.
  5315.  
  5316.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.5
  5317.           Chapter 8, Protecting your data
  5318.  
  5319.  
  5320.  
  5321.                The following message appears:
  5322.  
  5323.                ----------------------------------------
  5324.  
  5325.                 *** Backing up files to diskette 01 ***
  5326.  
  5327.                ----------------------------------------
  5328.  
  5329.                and the file names are displayed as they are backed up.
  5330.  
  5331.           5.   Label the diskette -- use a felt-tip pen so you won't damage
  5332.                it -- with the program name, the number of the backup
  5333.                diskette and the date, so you will know when your last
  5334.                backup was and the order in which to use the diskettes to
  5335.                restore your files.
  5336.  
  5337.           6.   If more than one diskette is required, the following message
  5338.                is displayed:
  5339.  
  5340.                ----------------------------------------
  5341.  
  5342.                 Insert backup diskette nn in drive A
  5343.  
  5344.                ----------------------------------------
  5345.  
  5346.                where "nn" is the disk number.  Repeat steps 4 and 5 until
  5347.                the "C>" prompt appears, indicating that all files have been
  5348.                backed up.
  5349.  
  5350.           If things go wrong with BACKUP
  5351.  
  5352.                The BACKUP program displays the file names as they are
  5353.           backed up.  If file names are not displayed, something is wrong.
  5354.           Check the following:
  5355.  
  5356.             -  If the message "Bad command or file name" appears, the
  5357.                BACKUP program is not in the same directory as your data or
  5358.                you are not in the right directory.  Use the CD command to
  5359.                change to the right directory and copy the BACKUP program
  5360.                from your DOS diskette.
  5361.  
  5362.             -  Be sure you have typed the command correctly.  There must be
  5363.                a space after the word "BACKUP" and after the file name
  5364.                ("*.NGL" in the example shown), but nowhere else.  Type a
  5365.                colon, not a semicolon.
  5366.  
  5367.  
  5368.           Using the RESTORE program
  5369.  
  5370.                This section tells how to use the RESTORE program to copy
  5371.           files back onto your hard disk.  You must use the RESTORE program
  5372.           to restore files backed up with the BACKUP program.  (This is
  5373.           only an outline; there are different ways to do this, but this is
  5374.  
  5375.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.6
  5376.           Chapter 8, Protecting your data
  5377.  
  5378.  
  5379.  
  5380.           one of the simplest.  Please read your DOS manual for complete
  5381.           details.)
  5382.  
  5383.           1.   Be sure you are in the NGL subdirectory.
  5384.  
  5385.                Enter:  CD \NGL
  5386.  
  5387.                The RESTORE program should be on the hard disk, in this
  5388.                directory.  The "C>" prompt should be displayed.  You may
  5389.                also enter a Path command that names the subdirectory where
  5390.                they are found.  (See your DOS manual for more information
  5391.                about the Path command.)
  5392.  
  5393.           2.   Enter: RESTORE A: *.NGL
  5394.  
  5395.                Leave a space between "RESTORE" and "A:" and between "A:"
  5396.                and :*.NGL." This will cause all the files with the
  5397.                extension "NGL" to be restored from the floppy diskette in
  5398.                drive A.  (Note -- instead of "NGL," type the extension for
  5399.                your program's data files -- this is an example only.)
  5400.  
  5401.                The following message appears:
  5402.  
  5403.                ----------------------------------------
  5404.  
  5405.                 Insert backup diskette 01 in drive A:
  5406.                 Strike any key when ready
  5407.  
  5408.                ----------------------------------------
  5409.  
  5410.           3.   Insert the first backup diskette in the floppy disk drive
  5411.                and press any key.  The following message is displayed:
  5412.  
  5413.                ----------------------------------------
  5414.  
  5415.                 *** Files were backed up MM/DD/YYYY  ***
  5416.                 *** Restoring files from diskette 01 ***
  5417.  
  5418.                ----------------------------------------
  5419.  
  5420.                and the file names are displayed as each is copied from the
  5421.                floppy diskette to the hard disk.
  5422.  
  5423.           4.   If it took more than one floppy diskette to back up your
  5424.                files, the following message is displayed:
  5425.  
  5426.                ----------------------------------------
  5427.  
  5428.                 Insert backup diskette nn in drive A
  5429.  
  5430.                ----------------------------------------
  5431.  
  5432.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 8.7
  5433.           Chapter 8, Protecting your data
  5434.  
  5435.  
  5436.  
  5437.                where "nn" is the disk number.  Repeat step 3 for each
  5438.                backup diskette until the C> prompt appears, indicating that
  5439.                all your files have been restored.
  5440.  
  5441.                NOTE -- When you restore your files like this, the files
  5442.                copied from the floppy diskette(s) replace the files on your
  5443.                hard disk.  You may have to re-enter data you entered after
  5444.                the last time you backed up your files.
  5445.  
  5446.           If things go wrong with RESTORE
  5447.  
  5448.                The RESTORE program displays the file names as they are
  5449.           backed up.  If file names are not displayed or the message "No
  5450.           files found to restore" appears, something is wrong.  Check the
  5451.           following:
  5452.  
  5453.             -  If the message "Bad command or file name" appears, the
  5454.                RESTORE program is not in the same directory as your data or
  5455.                you are not in the right directory.  Use the CD command to
  5456.                change to the right directory and copy the RESTORE program
  5457.                from your DOS diskette.
  5458.  
  5459.             -  Be sure you have typed the command correctly.  There must be
  5460.                a space after the word "RESTORE" and after the colon, but
  5461.                nowhere else.  Type a colon, not a semicolon.
  5462.  
  5463.             -  Be sure you have the right backup diskettes; use the DIR
  5464.                command to view the directory.  The files should have the
  5465.                same extension as your data files.
  5466.  
  5467.  
  5468.           Do not copy BACKUP files
  5469.  
  5470.                Do not use the DOS COPY command to copy files from your
  5471.           backup diskettes to the hard disk.  Although the files on the
  5472.           diskette have the same name as your data files, they have a
  5473.           different internal format; and the Mailing List program cannot
  5474.           use them.  If you copy these files onto your hard disk you will
  5475.           destroy your data files on the hard disk.  Don't do it.
  5476.  
  5477.  
  5478.  
  5479.  
  5480.  
  5481.  
  5482.  
  5483.  
  5484.  
  5485.  
  5486.  
  5487.  
  5488.                                       Chapter 9
  5489.  
  5490.                                    Error messages
  5491.  
  5492.  
  5493.                This chapter explains the error messages that may appear in
  5494.           the programs.  Some error conditions just make a noise without
  5495.           displaying a message.  This happens when you don't need a
  5496.           message, for instance when you try to enter too many characters
  5497.           in a field.  Correct the entry and proceed.
  5498.  
  5499.                An error message is displayed when more explanation is
  5500.           called for.  All error messages make a noise and display "PRESS
  5501.           SPACE BAR TO CONTINUE" below the message.  When you see an error
  5502.           message, do this:
  5503.  
  5504.           1.   Press the space bar.  Do not press the Enter key.  The
  5505.                message disappears and the cursor returns to the field in
  5506.                error.
  5507.  
  5508.           2.   Correct the entry and proceed.
  5509.  
  5510.                Following are the error messages that appear in the
  5511.           programs.
  5512.  
  5513.  
  5514.           ACCOUNT NUMBER ALREADY EXISTS
  5515.  
  5516.                This appears when you are adding an account and the account
  5517.           number you have entered is already on file.  You may not have
  5518.           duplicate account numbers.  Enter a different account number.
  5519.  
  5520.  
  5521.           ACCOUNT NUMBER MUST BE NUMERIC
  5522.  
  5523.                This appears when you are adding an account and you enter
  5524.           letters or characters in the account number.  You must enter
  5525.           digits, 0 through 9.
  5526.  
  5527.  
  5528.           ACCOUNT NUMBER MUST BE SIX DIGITS
  5529.  
  5530.                This appears when you are adding an account and what you
  5531.           enter is not long enough.  Enter all six digits for the account
  5532.           number.
  5533.  
  5534.  
  5535.  
  5536.  
  5537.  
  5538.  
  5539.                                        Page 9.1
  5540.  
  5541.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.2
  5542.           Chapter 9, Error messages
  5543.  
  5544.  
  5545.  
  5546.           ACCOUNT NUMBER NOT FOUND
  5547.  
  5548.                This appears when you are entering an account number, to
  5549.           post an amount to it or to change or delete it, and the number
  5550.           you have entered is not on file.  Enter the correct number.
  5551.  
  5552.                If you forget your account numbers, you can remind yourself
  5553.           in two ways:
  5554.  
  5555.             -  On the Main Menu, select "Print Reports" and then print the
  5556.                Chart of Accounts report.  This gives you a list on paper to
  5557.                which you can refer.
  5558.  
  5559.             -  On the Main Menu, select "Post Ledger Accounts."  On the
  5560.                Post Ledger Accounts menu, select "View Chart of Accounts."
  5561.                This shows you a list on the screen.
  5562.  
  5563.  
  5564.           CAN'T DELETE -- BALANCE IS NOT ZERO
  5565.  
  5566.                This appears when you try to delete an account and the
  5567.           year-to-date balance or the period balance is not zero.  If you
  5568.           were to delete the account, your books would be out of balance,
  5569.           so the program won't let you do it.  Post an adjusting entry to
  5570.           make the year-to-date balance zero.  If this also makes the
  5571.           period balance zero, you can delete the account.  If the period
  5572.           balance is not zero, you can delete it after you close the books
  5573.           for the period.  Closing the books for the period makes the
  5574.           period balance zero, but does not affect the year-to-date
  5575.           balance.
  5576.  
  5577.  
  5578.           CAN'T POST -- NOT ENOUGH ROOM IN TRANSACTION FILE
  5579.  
  5580.                This appears when you are posting ledger accounts.  It means
  5581.           that the transaction file cannot hold more transaction records.
  5582.           Press Esc to stop posting, then return to the Main Menu.  Select
  5583.           "Print Reports" and print the Transaction Journal.  After it has
  5584.           printed you are asked if you want to clear it.  If you got a full
  5585.           and complete copy of the Transaction Journal, go ahead and clear
  5586.           it.  This makes room for more transactions, and you can then go
  5587.           back and continue posting.
  5588.  
  5589.  
  5590.           CANNOT CREATE <filename>
  5591.  
  5592.                This appears program when the programs are creating files.
  5593.           If the message says "IOResult = 5," it means that the disk
  5594.           directory is full.  If it says "IOResult = 101," it means there
  5595.           is no more room on the disk.  In either case, you'll have to
  5596.           erase some files or use another disk.
  5597.  
  5598.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.3
  5599.           Chapter 9, Error messages
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.           CANNOT OPEN <filename>
  5604.  
  5605.                This may mean that you specified an incorrect drive or path,
  5606.           or it may mean that your disk is damaged.  Either enter the
  5607.           correct drive or path, or restore your files from your backup
  5608.           disk to a different disk and try again.
  5609.  
  5610.  
  5611.           CRITICAL ERROR
  5612.  
  5613.                This message appears when the operating system, not the
  5614.           program, detects an error accessing the disk or the printer.  A
  5615.           message box pops up over the screen and tells you what kind of
  5616.           error it is.  If you can fix the error -- for instance by closing
  5617.           the drive door or turning on the printer -- do so and then press
  5618.           Enter.  If you cannot fix the error, the only thing you can do is
  5619.           press Esc to exit the program.  If you exit the program, run the
  5620.           Fix option of the Utility program to be sure that your data files
  5621.           are not damaged.
  5622.  
  5623.           Printer error
  5624.  
  5625.                There are many causes for a critical printer error.  Check
  5626.           to see if the printer is turned on, connected to the computer and
  5627.           on-line (usually indicated by a switch or light on the printer's
  5628.           control panel).  Make sure there is paper in the printer and the
  5629.           ribbon is not used up.
  5630.  
  5631.  
  5632.           DATA FILES NOT FOUND ON DRIVE X
  5633.  
  5634.                The program cannot find all the files it needs on the drive
  5635.           you have entered.  Enter the correct drive or restore your files
  5636.           from your most recent backup.
  5637.  
  5638.  
  5639.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN BEGINNING OF CURRENT PERIOD
  5640.  
  5641.                The current processing date must be within the current
  5642.           period, as shown on the System Dates screen when you start the
  5643.           General Ledger program or in the Startup program.  Enter a
  5644.           different current processing date or change the current period.
  5645.  
  5646.                To change the current period in the General Ledger program
  5647.           you must select one of the "Close Books" options on the Main
  5648.           Menu.  In the Startup program you can use the "Change Dates"
  5649.           option on the Main Menu.
  5650.  
  5651.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.4
  5652.           Chapter 9, Error messages
  5653.  
  5654.  
  5655.  
  5656.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN BEGINNING OF FISCAL YEAR
  5657.  
  5658.                This appears in the Startup program when you are entering or
  5659.           changing the system dates.  The beginning of the current period
  5660.           may not precede the beginning of the year.  Correct either the
  5661.           beginning of the year or the beginning of the period.
  5662.  
  5663.  
  5664.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN BEGINNING OF NEXT PERIOD
  5665.  
  5666.                This appears when you are closing the books for the current
  5667.           period or for the year and are entering the end of the next
  5668.           period.  The program fills in the beginning of the next period
  5669.           for you; it is the next day after the end of the current period.
  5670.           The end of the next period may not come before its beginning.  To
  5671.           proceed you'll have to correct your entry.
  5672.  
  5673.  
  5674.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN END OF CURRENT PERIOD
  5675.  
  5676.                The current processing date must be within the current
  5677.           period, as shown on the System Dates screen when you start the
  5678.           General Ledger program or in the Startup program.  Enter a
  5679.           different current processing date or change the current period.
  5680.  
  5681.                To change the current period in the General Ledger program
  5682.           you must select one of the "Close Books" options on the Main
  5683.           Menu.  In the Startup program you can use the "Change Dates"
  5684.           option on the Main Menu.
  5685.  
  5686.  
  5687.           DATE MAY NOT BE LATER THAN END OF CURRENT YEAR
  5688.  
  5689.                This appears when you are closing the books for the current
  5690.           period and are entering the end of the next period.  You have to
  5691.           enter the end of the next period, and it may not be after the end
  5692.           of the year.  To proceed you'll have to correct your entry.
  5693.  
  5694.  
  5695.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN END OF NEXT PERIOD
  5696.  
  5697.                This appears in "Close Books -- End of Year."  The date you
  5698.           enter for the end of the next fiscal year must not be earlier
  5699.           than your entry for the end of the next period.  Correct your
  5700.           entry for the end of the period or the end of the year.
  5701.  
  5702.  
  5703.           DATE MAY NOT BE EARLIER THAN LAST PROCESSING DATE
  5704.  
  5705.                The current processing date must on or after the last
  5706.           processing date shown on the System Dates screen when you start
  5707.           the General Ledger program or in the Startup program.  You cannot
  5708.           go backwards in time in this program, so you must correct your
  5709.  
  5710.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.5
  5711.           Chapter 9, Error messages
  5712.  
  5713.  
  5714.  
  5715.           entry.  In the Startup program you can also change the other
  5716.           system dates.
  5717.  
  5718.  
  5719.           DEBIT/CREDIT MUST BE 'D' OR 'C'
  5720.  
  5721.                When you are adding accounts, the code for whether it is a
  5722.           debit account or a credit account must be 'D' for debit or 'C'
  5723.           for credit.  Correct your entry.
  5724.  
  5725.  
  5726.           DIDN'T FIND AN ACCOUNT FOR XXX
  5727.  
  5728.                This appears when the program is printing the budget report
  5729.           and indicates that your data files are damaged.  Run the Fix
  5730.           option of the Utility program to repair them.
  5731.  
  5732.  
  5733.           ERROR CREATING CLEARING ACCOUNT
  5734.  
  5735.                This appears in the Startup program when you are setting up
  5736.           your accounts for the first time.  The InterFund Clearing
  5737.           account, required by the program, could not be created.  Your
  5738.           disk or directory may be full, or the disk may be damaged.  Erase
  5739.           unneeded files or use a different disk and try again.
  5740.  
  5741.  
  5742.           FATAL ERROR -- CAN'T FIND CLEARING ACCOUNT
  5743.  
  5744.                This means that your data files are damaged.  Run the Fix
  5745.           option of the Utility program to repair them.
  5746.  
  5747.  
  5748.           FIFTH DIGIT MUST BE 0 OR 1
  5749.  
  5750.                In all account numbers the fifth digit, indicating the
  5751.           funding source, may only be 0 or 1.  Funding source codes are
  5752.           limited to 00 through 19; see Chapter 3 for an explanation of the
  5753.           account number codes.  Correct your entry and try again.
  5754.  
  5755.  
  5756.           <filename> CONTAINS NO TRANSACTIONS
  5757.  
  5758.                This appears in the Utility program when you are printing
  5759.           the Audit Trail report and the file you have specified does not
  5760.           contain any transactions.  Enter a different file name and try
  5761.           again.
  5762.  
  5763.  
  5764.           <filename> NOT FOUND
  5765.  
  5766.                This appears in the Utility program when you are running the
  5767.           "Audit" option and the transaction file you have specified does
  5768.           not exist.  Correct your entry and try again.
  5769.  
  5770.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.6
  5771.           Chapter 9, Error messages
  5772.  
  5773.  
  5774.  
  5775.           FIRST DIGIT MUST BE 1 THROUGH 6
  5776.  
  5777.                In all account numbers the first digit, indicating the major
  5778.           category (Assets, Liabilities, etc.), may only be 1 through 6.
  5779.           See Chapter 3 for an explanation of the account number codes.
  5780.           Correct your entry and try again.
  5781.  
  5782.  
  5783.           INVALID PATH
  5784.  
  5785.                This appears when you are entering a path and file name and
  5786.           the name is not formed according to the rules of DOS.  See your
  5787.           DOS manual.  You'll have to correct your entry to proceed.
  5788.  
  5789.  
  5790.           NOT IN BALANCE
  5791.  
  5792.                This appears when you are posting ledger accounts and the
  5793.           debits do not equal the credits.  Correct either the debits or
  5794.           the credits and make them equal; then you'll be able to post the
  5795.           transaction.
  5796.  
  5797.  
  5798.           PERIOD BUDGET MAY NOT BE GREATER THAN YEARLY BUDGET
  5799.  
  5800.                When you are entering budget information for an account, the
  5801.           budget for one accounting period may not be larger than the
  5802.           budget for the entire year.  Correct either the yearly budget or
  5803.           the period budget.
  5804.  
  5805.  
  5806.           SORT CANCELED BY USER
  5807.           SORT FAILED -- RESULT CODE IS nn
  5808.  
  5809.                These appear in the Utility program, in the Audit option.
  5810.           The program is sorting the Transaction file and the sort cannot
  5811.           proceed.  Some of the result codes are as follows:
  5812.  
  5813.             3  You need more RAM (Random Access Memory) in your computer.
  5814.                If you have installed any "pop-up" or "terminate and stay
  5815.                resident" programs such as Sidekick, exit the program and
  5816.                remove them from memory, and then try again.  Otherwise,
  5817.                you'll have to install more memory.
  5818.  
  5819.            10  There was an error writing to the disk.  Either the disk is
  5820.                full or there is a bad area on the disk.  Exit the program
  5821.                and erase unneeded files, and then try again.
  5822.  
  5823.            11  There was an error reading the disk.  Your disk is probably
  5824.                defective.  Copy your data files to a different disk and try
  5825.                again.
  5826.  
  5827.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.7
  5828.           Chapter 9, Error messages
  5829.  
  5830.  
  5831.  
  5832.            12  A temporary work file could not be created, probably because
  5833.                the disk or the directory is full.  Exit the program and
  5834.                erase unneeded files, and then try again.
  5835.  
  5836.           If the message contains a different result code, your data files
  5837.           may be damaged.  Run the Fix option of the Utility program to
  5838.           repair them.
  5839.  
  5840.  
  5841.           SOURCE FILES NOT FOUND
  5842.  
  5843.                This appears in the Fix option of the Utility program.  The
  5844.           program cannot find the data files in the path you have entered.
  5845.           Correct your entry, or insert the correct disk and try again.
  5846.  
  5847.  
  5848.           THE LEDGER FILE IS FULL
  5849.  
  5850.                This appears when you are adding ledger accounts to your
  5851.           system.  You cannot have more than 32,000 accounts.
  5852.  
  5853.  
  5854.           THE TRANSACTION FILE CONTAINS NO TRANSACTIONS
  5855.  
  5856.                This appears when you try to view transactions on the Post
  5857.           Ledger Accounts menu and no transactions have been recorded.
  5858.           You'll have to post some transactions before you can view them.
  5859.  
  5860.                It also appears in the Utility program when you are printing
  5861.           the Audit report.  There are no transactions recorded in the file
  5862.           you have named, so you cannot print the report.  Enter a differ-
  5863.           ent file name and try again.
  5864.  
  5865.  
  5866.           THERE IS NOT ENOUGH SPACE ON DRIVE X
  5867.  
  5868.                 The current operation cannot proceed because you do not
  5869.           have enough free disk space.  You'll have to exit the program and
  5870.           erase unneeded files before you can finish the operation.
  5871.  
  5872.  
  5873.           THIS IS A RESERVED ACCOUNT -- YOU MAY NOT CHANGE IT
  5874.           THIS IS A RESERVED ACCOUNT -- YOU MAY NOT DELETE IT
  5875.  
  5876.                You cannot change or delete the InterFund Clearing account.
  5877.           Choose a different account.
  5878.  
  5879.  
  5880.           THIS IS A SYSTEM-GENERATED TRANSACTION.  YOU CANNOT EDIT THE
  5881.           MEMO.
  5882.  
  5883.                This appears when you are viewing transactions on the screen
  5884.           and a transaction has too many components to fit on the screen.
  5885.           The only transactions this big are those generated by the program
  5886.  
  5887.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.8
  5888.           Chapter 9, Error messages
  5889.  
  5890.  
  5891.  
  5892.           when it is closing the books.  In this case, only part of the
  5893.           transaction is shown and you cannot change the memorandum field.
  5894.  
  5895.  
  5896.           TRAN JOURNAL IS FULL -- YOU MUST PRINT AND CLEAR IT
  5897.  
  5898.                This appears when you are closing the books for the year.
  5899.           The program creates transactions and records them in the
  5900.           transaction journal.  If it becomes full during this process you
  5901.           have to print and clear it before you can go on.  You can avoid
  5902.           this by clearing the transaction journal before you close the
  5903.           books for the year.
  5904.  
  5905.  
  5906.           TRANSACTIONS HAVE BEEN POSTED
  5907.           YOU MAY NOT RUN THE STARTUP PROGRAM NOW
  5908.  
  5909.                This appears if you run the Startup program, NGLSTART, after
  5910.           having posted transactions in the General Ledger program.  Once
  5911.           you have started posting transactions you may not run the Startup
  5912.           program because in it you can change balances without creating an
  5913.           audit trail.  If you need to add or delete accounts, you can do
  5914.           so in the General Ledger program.  You'll have to post a transac-
  5915.           tion to change the balance from zero.
  5916.  
  5917.  
  5918.           TURBO ACCESS ERROR
  5919.  
  5920.                This indicates a problem reading, writing or creating a
  5921.           file.  The following table shows the most common errors:
  5922.  
  5923.                Error number   What it means            What to do
  5924.  
  5925.                4  Too many    The operating system     Create a CONFIG.SYS
  5926.                   open files  cannot open another      file on your boot
  5927.                               file.  You do not have   disk on in the root
  5928.                               a CONFIG.SYS file on     directory of your
  5929.                               on your boot disk or     hard disk.  The file
  5930.                               you have one but it      must include the
  5931.                               does not have a FILES    command "FILES = n,"
  5932.                               command or the FILES     where n is at least
  5933.                               command does not         16.  See your DOS
  5934.                               specify a high enough    manual For more
  5935.                               number.  FILES must be   information about
  5936.                               at least 16.             the CONFIG.SYS file.
  5937.  
  5938.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page 9.9
  5939.           Chapter 9, Error messages
  5940.  
  5941.  
  5942.  
  5943.                100  Disk      The program is trying    Run the Fix option
  5944.                     Read      to read past the end     of the Utility
  5945.                     Error     of the file.  This is    program.  It was
  5946.                               caused by a bad index    designed for just
  5947.                               file.  The index says    this type of
  5948.                               there is a name record   problem.
  5949.                               at a certain place in
  5950.                               the master file, but
  5951.                               that location does not
  5952.                               actually exist in the
  5953.                               master file.
  5954.  
  5955.                For errors not in this table, use the Fix option of the
  5956.           Utility program to rebuild your data files and then try again.
  5957.           If that does not work, contact me.
  5958.  
  5959.  
  5960.           YOU CANNOT CHANGE COLORS ON A MONOCHROME MONITOR
  5961.  
  5962.                This means just what it says.
  5963.  
  5964.  
  5965.           YOU MAY NOT POST TO THE CREDIT ACCOUNT
  5966.  
  5967.                This appears when you have selected "Credit one account with
  5968.           multiple debits" on the Post Ledger Accounts menu and you enter
  5969.           the credit account number under the debits.  The program won't
  5970.           let you do this; enter a different account number.
  5971.  
  5972.  
  5973.           YOU MAY NOT POST TO THE DEBIT ACCOUNT
  5974.  
  5975.                This appears when you have selected "Debit one account with
  5976.           multiple credits" on the Post Ledger Accounts menu and you enter
  5977.           the debit account number under the credits.  The program won't
  5978.           let you do this; enter a different account number.
  5979.  
  5980.  
  5981.  
  5982.  
  5983.  
  5984.  
  5985.  
  5986.  
  5987.  
  5988.  
  5989.  
  5990.  
  5991.                                      Chapter 10
  5992.  
  5993.                               Understanding the Reports
  5994.  
  5995.  
  5996.                This chapter explains each of the reports produced by the
  5997.           Nonprofit General Ledger system.  Sample reports are shown at the
  5998.           end of the chapter; these do not appear in the on-disk version of
  5999.           this manual.  You print the reports through the Main Menu option,
  6000.           "Print reports;" see page 6.23.  Since the program posts
  6001.           transactions to the ledger accounts as they are entered, without
  6002.           waiting for a "batch" posting run, you may print any of these
  6003.           reports at any time and the information will be current.
  6004.  
  6005.  
  6006.           Report Heading
  6007.  
  6008.                Each report contains the following information at the top of
  6009.           each page:
  6010.  
  6011.             -  Organization Name
  6012.  
  6013.             -  Federal Employer ID Number (EIN)
  6014.  
  6015.             -  "Eff. date", or effective date -- the Current Processing
  6016.                Date when the report was printed.
  6017.  
  6018.             -  The report title
  6019.  
  6020.             -  The page number
  6021.  
  6022.             -  The date and time the report was printed.  Unlike the
  6023.                effective date, this is the actual date and time from your
  6024.                computer's clock when the report was printed.
  6025.  
  6026.             -  "Last Tran" -- the number of the last transaction that was
  6027.                entered before the report was printed.
  6028.  
  6029.                The effective date and the last transaction number provide
  6030.           an audit trail; the information in each report is current as of
  6031.           the date shown and reflects all data entry up to and including
  6032.           the last transaction number.
  6033.  
  6034.  
  6035.  
  6036.  
  6037.  
  6038.  
  6039.  
  6040.  
  6041.  
  6042.                                       Page 10.1
  6043.  
  6044.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.2
  6045.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6046.  
  6047.  
  6048.  
  6049.           Trial Balance
  6050.  
  6051.                The Trial Balance report lists each account and its debit or
  6052.           credit balance.  The total for each major category (Assets,
  6053.           Liabilities, etc.) is printed below the category, and final
  6054.           totals of all debits and credits are at the bottom.  The program
  6055.           will not accept out-of-balance transactions, so the debits always
  6056.           equal the credits.
  6057.  
  6058.                To use this report as a worksheet for making accruals and
  6059.           adjusting entries, print it at the end of each fiscal period,
  6060.           before closing the books or printing the Income Statement and
  6061.           Balance Sheet.  To the right of the account balances is some
  6062.           space for you to pencil in adjustments.
  6063.  
  6064.  
  6065.           Budget listing
  6066.  
  6067.                This lists each revenue and expense account and its budgeted
  6068.           balance for the period and the year.  It also shows total
  6069.           budgeted revenues, expenses and net income.
  6070.  
  6071.  
  6072.           Budget Variance Report
  6073.  
  6074.                This report is for management's use; it shows the amount
  6075.           received or spent for each revenue and expense category, the
  6076.           amount budgeted, and the variance or difference between the two.
  6077.           In addition, it shows the amount remaining in each category.  The
  6078.           report may be printed in four ways:
  6079.  
  6080.             -  for all individual revenue and expense accounts
  6081.             -  by service program
  6082.             -  by funding source
  6083.             -  as a functional summary.
  6084.  
  6085.           All four show the same information, but classified differently.
  6086.           You can see the differences in the account numbers.
  6087.  
  6088.             -  The report by All Accounts shows the actual amount booked
  6089.                and the budget for each ledger account, regardless of
  6090.                service program or funding source.  Each account number is
  6091.                shown in full.
  6092.  
  6093.             -  The report by Service Program sums the accounts in each
  6094.                functional category for all funding sources for a particular
  6095.                service program, and one report is printed for each service
  6096.                program.  The account number shows only the functional
  6097.                category (first three digits) and the service program
  6098.                (fourth digit), but leaves off the funding source code (last
  6099.                two digits) because accounts for different funding sources
  6100.                are summed.
  6101.  
  6102.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.3
  6103.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6104.  
  6105.  
  6106.  
  6107.             -  The report by Funding Source sums the accounts in each
  6108.                functional category for all service programs funded by a
  6109.                particular funding source, and one report is printed for
  6110.                each funding source.  The account number shows only the
  6111.                functional category (first three digits) and the funding
  6112.                source (last two digits), leaving off the service program
  6113.                code (fourth digit) because accounts for different service
  6114.                programs may be summed by funding source.
  6115.  
  6116.             -  The report by Functional Summary sums the accounts in each
  6117.                functional category for all service programs and funding
  6118.                sources; thus only the functional category (first three
  6119.                digits) is shown.  This allows you to see if you are
  6120.                spending too much, for instance, on consulting fees or
  6121.                travel, without regard to the service program or funding
  6122.                source.
  6123.  
  6124.                Following is an explanation of each column on the report.
  6125.  
  6126.           Acct #
  6127.  
  6128.                The full account number is shown only in the report for all
  6129.           accounts.  In the others an abbreviated account number indicates
  6130.           that certain items have been summed.  For instance, in the
  6131.           service program report only the first four digits are shown,
  6132.           three for the functional category (phone expense, postage
  6133.           expense, etc.), and one for the service program.  The last two
  6134.           digits are left off because amounts from all funding sources for
  6135.           the service program are included in one line item.
  6136.  
  6137.           Acct title
  6138.  
  6139.                Since more than one account may have been summed into one
  6140.           line item, the account title is the title of the first account
  6141.           for the functional category and service program shown.  In the
  6142.           example report for Service Program 1, for instance, the account
  6143.           title for the revenue account, 5001, is the title of account
  6144.           500100, but the amount shown under each column is the sum of two
  6145.           accounts, 500100 and 500101.
  6146.  
  6147.           Current period actual
  6148.  
  6149.                The amount actually received (for revenues) or expended (for
  6150.           expenses) in the current period.  This figure reflects all
  6151.           amounts posted to the account during the period.
  6152.  
  6153.           Current period budgeted
  6154.  
  6155.                The amount budgeted for the period.  You can change this
  6156.           figured by using the Main Menu option "View ledger accounts,
  6157.           change title & budget."
  6158.  
  6159.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.4
  6160.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6161.  
  6162.  
  6163.  
  6164.           Current period variance
  6165.  
  6166.                For revenues, this is the amount actually booked less the
  6167.           amount budgeted.  For expenses, this is the amount budgeted less
  6168.           the amount actually booked.  A positive variance means more was
  6169.           received or less spent than budgeted; a negative variance means
  6170.           less was received or more spent than budgeted.  A positive
  6171.           variance is favorable and a negative variance is unfavorable.
  6172.  
  6173.           Current period var%
  6174.  
  6175.                The variance expressed as a percent of the budget.
  6176.  
  6177.           Year to date actual
  6178.  
  6179.                The amount actually received (for revenues) or expended (for
  6180.           expenses) since the beginning of the fiscal year.  This figure
  6181.           reflects all amounts posted to the account during the year.
  6182.  
  6183.           Year to date budgeted
  6184.  
  6185.                The amount budgeted for the year to date.  In the example
  6186.           reports, with an effective date of  3/31/84, the year to date
  6187.           budget is one fourth of the yearly budget, reflecting the budget
  6188.           for one quarter.  If your revenues or expenses are not typically
  6189.           spread evenly over the year, this could be misleading.  You can
  6190.           change this figured by using the Main Menu option "View ledger
  6191.           accounts, change title & budget."
  6192.  
  6193.           Year to date variance
  6194.  
  6195.                For revenues, this is the amount actually booked less the
  6196.           amount budgeted.  For expenses, this is the amount budgeted less
  6197.           the amount actually booked.  A positive variance means more was
  6198.           received or less spent than budgeted; a negative variance means
  6199.           less was received or more spent than budgeted.  A positive
  6200.           variance is favorable and a negative variance is unfavorable.
  6201.  
  6202.           Year to date var%
  6203.  
  6204.                The variance expressed as a percent of the budget.
  6205.  
  6206.           Remaining
  6207.  
  6208.                This is the total yearly budget less the year-to-date actual
  6209.           amount.  For management purposes this may be more meaningful than
  6210.           the variances.  On the example report for Service Program 1 the
  6211.           Remaining column shows that all the budgeted revenue has already
  6212.           been raised and $31,876.74 remains to be spent in the budget for
  6213.           that service program.
  6214.  
  6215.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.5
  6216.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6217.  
  6218.  
  6219.  
  6220.           Totals
  6221.  
  6222.                Totals for revenues and expenses are shown at the end of the
  6223.           report.  Grand Totals for the entire organization are shown at
  6224.           the end of the last service program and funding source report.
  6225.           Grand totals sum all service programs or all funding sources.
  6226.  
  6227.  
  6228.           Income Statement
  6229.  
  6230.                The Income Statement may be produced at any time and all
  6231.           information will be current as of the date and last transaction
  6232.           shown in the heading of the report.  A separate income statement
  6233.           is produced for all accounts -- this is a consolidated statement
  6234.           for the entire organization -- and each service program and
  6235.           funding source.
  6236.  
  6237.           Functional category totals
  6238.  
  6239.                Each account is shown on a separate line.  When there is
  6240.           more than one account for a functional category, the total for
  6241.           that functional category is printed to the right.  In the example
  6242.           report for All Accounts, for instance, there are two accounts for
  6243.           functional category 616, Salary and Wages.  The total for all the
  6244.           616 accounts is shown on a separate line in a column to the
  6245.           right.  The account number is printed as the functional category
  6246.           only (first three digits), indicating that it is a sum of more
  6247.           than one funding source.
  6248.  
  6249.           Percentages
  6250.  
  6251.                Each line is shown as a percent of total revenues.
  6252.  
  6253.           Major category totals
  6254.  
  6255.                Total Revenues are shown below all the revenue items; Total
  6256.           Expenses are shown below all the expense items; and Net Income,
  6257.           Revenues less Expenses, is shown at the bottom of the report.
  6258.  
  6259.           Income statement summaries
  6260.  
  6261.                After the income statements for each service program and
  6262.           funding source the totals are summarized according to service
  6263.           program and funding source.  The total revenues, total expenses
  6264.           and net income for each service program or funding source are
  6265.           listed on a single line, and the total for the entire organi-
  6266.           zation is given below them.  The amount on each line is shown as
  6267.           a percentage of the amount for the entire organization.  On the
  6268.           Service Program summary, for instance, 14.53% of the
  6269.           organization's revenues came from Service Program 0, 77.82% from
  6270.           Service Program 1, and 7.66% from Service Program 2.  This
  6271.           enables you to see relative size, in financial terms, of each
  6272.           service program and funding source.
  6273.  
  6274.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.6
  6275.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6276.  
  6277.  
  6278.  
  6279.           Balance Sheet
  6280.  
  6281.                The balance sheet may be produced at any time and all
  6282.           information is current as of the date and last transaction shown
  6283.           in the heading of the report.  The balance sheet is produced as
  6284.           if the books were being closed, but they are not in fact closed.
  6285.           You must close the books at the end of the year by using the Main
  6286.           Menu option "Close books -- end of year;" a final income state-
  6287.           ment and balance sheet are produced as part of that process.
  6288.  
  6289.                The program only prints a consolidated balance sheet for the
  6290.           entire organization, not for each service program and funding
  6291.           source.  It does not support true fund accounting.  You should
  6292.           set up a fund balance account for each combination of service
  6293.           program and funding source that is valid for your organization,
  6294.           as explained in Chapter Three, but assets and liabilities for all
  6295.           funds are commingled.
  6296.  
  6297.           Functional category totals
  6298.  
  6299.                As in the income statements, each account is shown on a
  6300.           separate line and if there is more than one account for a
  6301.           functional category, the total for that category is printed to
  6302.           the right.  On the example report shown, this applies only to
  6303.           fund balances; the sum of all the fund balances is printed on a
  6304.           total line to the right.
  6305.  
  6306.           Fund balances and InterFund Clearing Account
  6307.  
  6308.                Please note that the InterFund Clearing Account (account
  6309.           400000) and any other accounts beginning with "4" are treated as
  6310.           fund balances and are added in with the 300 accounts to get total
  6311.           fund balances.  Before closing your books for the year, we
  6312.           recommend that you post adjusting entries as needed to clear all
  6313.           accounts beginning with 4 to the appropriate fund balances.
  6314.  
  6315.           Percentages
  6316.  
  6317.                Each line is shown as a percent of total assets.  Because
  6318.           your books always balance, total liabilities and fund balances
  6319.           always equal total assets.
  6320.  
  6321.  
  6322.           System Control Information
  6323.  
  6324.                The System Control Information report lists pertinent
  6325.           information having to do with the state of your whole general
  6326.           ledger system.  Following is an explanation of each section of
  6327.           the report.
  6328.  
  6329.           Organization
  6330.  
  6331.                The organization's name, address and ID numbers are shown.
  6332.  
  6333.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.7
  6334.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6335.  
  6336.  
  6337.  
  6338.           Dates
  6339.  
  6340.                The current processing date and the dates that define the
  6341.           current period and fiscal year are shown.  There are only three
  6342.           ways to change the current processing date:
  6343.  
  6344.             -  Exit the program and start it up again, entering a new date.
  6345.  
  6346.             -  Close the books for the period.  This sets the current
  6347.                processing date to the first day of the next period.
  6348.  
  6349.             -  Close the books for the year.  This sets the current
  6350.                processing date to the first day of the next year.
  6351.  
  6352.           Data files
  6353.  
  6354.                This shows the disk drive on which your data files were
  6355.           located when the report was printed.
  6356.  
  6357.           Ledger accounts
  6358.  
  6359.                The maximum number of accounts is predefined in the program;
  6360.           you cannot change it.  The number used is the number of ledger
  6361.           accounts you currently have in use.  The number left is the
  6362.           maximum less the number used.
  6363.  
  6364.           Transaction journal entries
  6365.  
  6366.                This section shows how much of the Transaction Journal has
  6367.           been used up and how many entries remain free.  When all the
  6368.           entries are used up you cannot post any more transactions.  To
  6369.           clear the Transaction Journal file to make room for more entries
  6370.           you must first print the Transaction Journal report.
  6371.  
  6372.                This section also shows the last transaction number used.
  6373.           This is not the same as the number of entries.  Each transaction
  6374.           may take one or more entries in the Transaction Journal file.  If
  6375.           the transaction consists of one debit and one credit, then there
  6376.           is one transaction journal entry for it; if there is more than
  6377.           one debit or more than one credit then there is a transaction
  6378.           journal entry for each debit and each credit.  (Closing the books
  6379.           at the end of the year uses two additional entries, one for the
  6380.           memo description for closing the revenue accounts and the other
  6381.           for the memo description for closing the expense accounts.)  This
  6382.           section shows the maximum number of transaction journal entries
  6383.           allowed (this is predefined), the number currently used and the
  6384.           number left.  If the number left is very small then you should
  6385.           print the transaction journal and clear it.
  6386.  
  6387.                The last transaction number is the same as the "Last tran"
  6388.           number that appears on the other reports, and is used as an audit
  6389.           trail.  You know you have a complete audit trail if you have
  6390.           Transaction Journal reports for all the numbers from the
  6391.           beginning of the year to the present.
  6392.  
  6393.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.8
  6394.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6395.  
  6396.  
  6397.  
  6398.           Printer
  6399.  
  6400.                This section shows
  6401.  
  6402.             -  Whether your printer uses compressed print mode
  6403.             -  If so, what its initialization and reset codes are
  6404.             -  Whether it uses a form feed code to advance the paper to a
  6405.                new page.
  6406.  
  6407.                You can change all this by using the Main Menu option
  6408.           "View/change system control information."
  6409.  
  6410.  
  6411.           Chart of Accounts
  6412.  
  6413.                This report lists each account number, its title, whether
  6414.           the normal balance of the account is a debit or a credit, and its
  6415.           service program and funding source code.  You should keep this
  6416.           chart handy whenever you are posting transactions so you can make
  6417.           sure you post to the proper accounts.
  6418.  
  6419.                You may wish also to write down a list of the name of each
  6420.           service program and funding source next to its code as a further
  6421.           aid to posting.
  6422.  
  6423.                At the end of the report the maximum number of accounts, the
  6424.           number used and the number left available is shown.
  6425.  
  6426.  
  6427.           Transaction Journal
  6428.  
  6429.                This report lists each transaction that you posted, in
  6430.           chronological order.  It serves as an audit trail and as a way
  6431.           for you to check the accuracy of your postings.  Because
  6432.           transactions are posted directly to the journal accounts as they
  6433.           are entered, there is no way to edit the transaction amounts in a
  6434.           batch before they are posted.  If you made a mistake, you must
  6435.           make a correcting entry.  Examine the transaction journal after
  6436.           you post transactions to verify that you have posted them
  6437.           correctly.
  6438.  
  6439.                Save all copies of the transaction journal for your accoun-
  6440.           tant or auditor.  You can be sure that you have a record of all
  6441.           transactions by noting the transaction number, labeled "TN"
  6442.           beneath the date.  Your file of transaction journal reports
  6443.           should contain a record of each transaction number in sequence,
  6444.           with none missing.
  6445.  
  6446.                Following is an explanation of the items in each transaction
  6447.           journal entry.
  6448.  
  6449.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page 10.9
  6450.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6451.  
  6452.  
  6453.  
  6454.           Date
  6455.  
  6456.                This is the "current processing date" in effect when you
  6457.           posted the transaction.  If you save up your checks to post at
  6458.           the end of the month, this will not be the date of each check; it
  6459.           is the date the transaction was actually posted.
  6460.  
  6461.           TN
  6462.  
  6463.                Beneath the date is shown the Transaction Number.  Each
  6464.           transaction is given a number in sequence; this serves as an
  6465.           audit trail to make sure you have a record of each transaction.
  6466.  
  6467.                Please note that this number is the number of the transac-
  6468.           tion taken as a whole, regardless of the number of debit and
  6469.           credit entries within the transaction.  A complete transaction
  6470.           may take one or more entries in the transaction journal.  The
  6471.           Transaction Number does not reflect the number of entries in the
  6472.           transaction journal file.
  6473.  
  6474.                When the transaction number reaches 32767, the next
  6475.           transaction starts over at number 1.
  6476.  
  6477.           Acct #
  6478.  
  6479.                The account number of each debit and credit account affected
  6480.           by the transaction is shown, the credits indented four spaces to
  6481.           the right under the debits.
  6482.  
  6483.           Acct title
  6484.  
  6485.                The account title of each debit and credit account is shown
  6486.           next to the account number.
  6487.  
  6488.           Dr and Cr amounts
  6489.  
  6490.                The debit and credit amounts posted are shown under the
  6491.           captions "dr" for debits and "cr" for credits.
  6492.  
  6493.           Memo description
  6494.  
  6495.                Beneath the debit and credit entry lines is printed the memo
  6496.           description of the transaction.
  6497.  
  6498.  
  6499.           Audit Trail Report
  6500.  
  6501.                This report is printed from the Utility program, available
  6502.           only to registered users.  Chapter Seven describes the program
  6503.           and Appendix E tells how to order it.  The report is similar to
  6504.           the Transaction Journal, but lists the debit and credit amounts
  6505.           by account number, not by transaction number.  Use this report to
  6506.           track down all the transactions that affected an account during
  6507.           the period covered by the report.  You can print this for the
  6508.  
  6509.           Nonprofit General Ledger User Manual                   Page 10.10
  6510.           Chapter 10, Understanding the Reports
  6511.  
  6512.  
  6513.  
  6514.           current transaction journal file or for a transaction history
  6515.           file.  The file name and its transaction numbers and dates are
  6516.           printed at the top of each page.
  6517.  
  6518.                The body of the report shows, for each account number, the
  6519.           transactions that affected it and the debit and credit amounts.
  6520.           The last line for the account number shows the net change in the
  6521.           account balance, either a debit amount if the debits exceed the
  6522.           credits, or a credit amount if the credits exceed the debits.
  6523.  
  6524.  
  6525.  
  6526.  
  6527.  
  6528.  
  6529.  
  6530.  
  6531.  
  6532.  
  6533.  
  6534.  
  6535.                                      Appendix A
  6536.  
  6537.                         Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6538.  
  6539.  
  6540.                This chapter explains basic accounting principles as they
  6541.           apply to nonprofit accounting.  It is not a substitute for a
  6542.           textbook on the subject; it is meant only to give an overview.
  6543.           It explains fundamental accounting principals with examples from
  6544.           both for-profit and nonprofit accounting.  It shows how nonprofit
  6545.           accounting resembles and also differs from for-profit accounting.
  6546.  
  6547.  
  6548.           Fundamental Principles
  6549.  
  6550.                A nonprofit organization differs from a for-profit in that
  6551.           its purpose is not to make money for its owners but instead to
  6552.           provide some benefit or service to the public.  The organization
  6553.           might in fact make a profit, but the owners of the organization
  6554.           may not take the profits out of the organization.  In most cases
  6555.           the only owner is a corporation set up for a benevolent or
  6556.           charitable purpose.  Despite this basic difference there are also
  6557.           fundamental similarities between nonprofits and for-profits.
  6558.  
  6559.                Both nonprofits and for-profits are economic entities.
  6560.           Their activities have economic effects both on others and on
  6561.           themselves, internally.  (Their activities have all sorts of
  6562.           other effects too, but all we are concerned with are the economic
  6563.           ones.)  The task of accounting is to record and report the
  6564.           economic effects of organization's activity on the organization
  6565.           itself.  More precisely, "Accounting focuses on the measurement
  6566.           and reporting, in monetary terms, of the flows of resources into
  6567.           and out of an organization, of the resources controlled by the
  6568.                                                                     1
  6569.           organization, and of the claims against those resources."
  6570.  
  6571.                There are generally accepted accounting principles that
  6572.           govern the process of measuring and reporting, and these are the
  6573.           same for nonprofits and for-profits.  Following are three
  6574.           fundamental accounting equations:
  6575.  
  6576.             1.  Assets = Liabilities + Owners' Equity (Fund Balances)
  6577.  
  6578.           _________________________________________________________________
  6579.  
  6580.           1. Welsch, Glenn A. and Anthony, Robert N., Fundamentals of
  6581.              Financial Accounting (Homewood, IL: Richard D. Irwin, Inc.,
  6582.              1974), page 3.
  6583.  
  6584.  
  6585.  
  6586.                                        Page A.1
  6587.  
  6588.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.2
  6589.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6590.  
  6591.  
  6592.  
  6593.             2.  Profits = Revenues - Expenses
  6594.  
  6595.             3.  Debits = Credits
  6596.  
  6597.           Assets
  6598.  
  6599.                Assets are those things owned by the organization that have
  6600.           value expressed in dollar terms.  Cash on hand or in the bank,
  6601.           furniture and equipment, and someone's promise or obligation to
  6602.           pay you money are all assets.  Assets should be valued at their
  6603.           original cost less any accumulated depreciation or other
  6604.           reduction in value (fire damage, for instance).  Organizations
  6605.           that are exempt from federal income tax may not be required to
  6606.           depreciate their assets, but I recommend that you do so because
  6607.           anybody from a for-profit environment will not trust your
  6608.           financial statements if you do not show depreciation.
  6609.  
  6610.           Liabilities
  6611.  
  6612.                Liabilities are the debts of the organization, or claims
  6613.           that other people have on the organization.  In general,
  6614.           liabilities are either (1) assets you have borrowed or (2)
  6615.           expenses incurred that have not yet been paid.  If someone lends
  6616.           you money or you buy something on credit, the amount of money you
  6617.           owe is a liability.
  6618.  
  6619.           Owners' Equity and Fund Balances
  6620.  
  6621.                The concept of owner's equity is where nonprofits differ
  6622.           from for-profits the most.  In nonprofit organizations this is
  6623.           called "Fund Balances" instead of "Owner's Equity."  To
  6624.           understand the concept, we shall look at for-profits first.
  6625.  
  6626.                Owners' Equity represents assets that have been placed in
  6627.           the organization by the owners rather than from borrowing.
  6628.           Equity enters an organization in two ways: (1) through investment
  6629.           by the owners, and (2) through profits retained in the
  6630.           organization.  Equity leaves an organization (1) when the owners
  6631.           withdraw assets for their own use, and (2) through business
  6632.           losses.  The terms "capital" and "net worth" mean owners' equity.
  6633.  
  6634.                In nonprofit organizations nobody invests any money if by
  6635.           "investment" we mean hoping to get more money back later.  In
  6636.           nonprofit organizations the owners may not withdraw assets for
  6637.           their own use.  Instead assets are donated, to be used for the
  6638.           charitable purpose of the organization.  For this reason what
  6639.           corresponds to equity in for-profits is not called "equity" but
  6640.           "fund balances."
  6641.  
  6642.                This term is used because money earmarked for specific
  6643.           purposes is treated as being in separate funds.  A "fund" is
  6644.           defined as "a group of self-balancing accounts, which are used to
  6645.           account separately for the receipt and use of contributions....
  6646.           Each fund group is treated as a separate entity with self-
  6647.  
  6648.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.3
  6649.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6650.  
  6651.  
  6652.  
  6653.                                                             2
  6654.           balancing assets, liabilities and fund balances."    Nonprofit
  6655.           organizations often need to make sure that certain funds are used
  6656.           for specific purposes; they may be morally or legally obligated
  6657.           to the people who donate money to them to see that money donated
  6658.           for one purpose is not used for another.  The total of all fund
  6659.           balances corresponds to equity in for-profit accounting.  Each
  6660.           separate fund balance shows the amount of "equity" dedicated to
  6661.           its fund.
  6662.  
  6663.                Note:  The Nonprofit General Ledger program only partially
  6664.                supports this concept of fund balances.  You can assign
  6665.                revenues and expenses to different categories and print
  6666.                income statements by funding source and by service program.
  6667.                You can only print a consolidated balance sheet, however.
  6668.  
  6669.                Just as equity can increase or decrease in a for-profit
  6670.           organization, fund balances can increase or decrease in a
  6671.           nonprofit.  They increase through profits retained in the
  6672.           organization, that is when the organization takes in more money
  6673.           than it spends, and they decrease through the equivalent of
  6674.           "business losses," that is when the organization spends more
  6675.           money than it takes in.
  6676.  
  6677.                The first accounting equation states that assets must equal
  6678.           liabilities plus equity.  This just means that of all the things
  6679.           of value held by the organization, creditors can legally claim a
  6680.           certain portion and the owners (for-profit) or the organization
  6681.           itself (nonprofit) can legally claim what's left.  To go further,
  6682.           in nonprofits "what's left" is often divided into separate fund
  6683.           balances, corresponding to the different charitable activities to
  6684.           which the funds are dedicated.
  6685.  
  6686.           Profits
  6687.  
  6688.                Profits are the money made by an organization during a
  6689.           specified period of time, determined by subtracting all expenses
  6690.           for the period from the revenues generated during the period.
  6691.           Profit is also known as "net income."  Nonprofits may in fact
  6692.           make a profit in this sense or take a loss if expenses are
  6693.           greater than revenues.
  6694.  
  6695.           Revenues
  6696.  
  6697.                Revenues are the gross amount of money generated by
  6698.           organization operations during a specified period of time.  For
  6699.           most businesses, revenues equal sales.  For nonprofits revenues
  6700.           come from donations and grants as well as, to a lesser extent,
  6701.           _________________________________________________________________
  6702.  
  6703.           2. Accountants for the Public Interest, How To Keep a Nonprofit
  6704.              Organization's Books (Newark, NJ: Accountants for the Public
  6705.              Interest, no date, pp 55, 56).  This is a very useful book,
  6706.              and contains a good bibliography.
  6707.  
  6708.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.4
  6709.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6710.  
  6711.  
  6712.  
  6713.           sales of goods and services.  Revenues are often called "support"
  6714.           to differentiate them from the sales revenues of a for-profit.
  6715.           In the Nonprofit General Ledger program, however, they are called
  6716.           "revenues."
  6717.  
  6718.           Expenses
  6719.  
  6720.                Expenses are the cost of performing the organization's
  6721.           function during a specified period of time.  Expenses for a for-
  6722.           profit are the cost of doing business; for a nonprofit they are
  6723.           the cost of providing the services the organization is set up to
  6724.           provide.  In the accrual method of accounting, explained below,
  6725.           revenues and expenses are matched so that all the expenses
  6726.           incurred in generating revenues during a certain period of time
  6727.           are recorded for that same period.
  6728.  
  6729.           Debits and Credits
  6730.  
  6731.                Debits and credits are simply a conventional way of
  6732.           categorizing assets, liabilities, equity or fund balances,
  6733.           revenues and expenses.  Whenever a bookkeeping debit entry is
  6734.           made, a corresponding credit entry must also be made.  This
  6735.           ensures that the books balance and that the information flow is
  6736.           correct.
  6737.  
  6738.                For assets, a debit increases the account and a credit
  6739.           decreases the account.  For liabilities and equity or fund
  6740.           balances, the reverse is true.  Expenses decrease fund balances
  6741.           and revenues increase them, so a credit increases a revenue
  6742.           account, and a debit increases an expense account.  Here is a
  6743.           chart:
  6744.  
  6745.                     Type of                             Normal
  6746.                     account    Increase    Decrease    Balance
  6747.  
  6748.                     Asset       Debit       Credit      Debit
  6749.                     Liability   Credit      Debit       Credit
  6750.                     Fund Bal.   Credit      Debit       Credit
  6751.                     Revenue     Credit      Debit       Credit
  6752.                     Expense     Debit       Credit      Debit
  6753.  
  6754.                The following chart puts all three accounting equations
  6755.           together:
  6756.  
  6757.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.5
  6758.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6759.  
  6760.  
  6761.  
  6762.                     Assets    =    Liabilities     +    Equity
  6763.  
  6764.                     Dr  Cr           Dr  Cr             Dr  Cr
  6765.  
  6766.                      +   -            -   +              -   +
  6767.  
  6768.                                                   Revenues  Expenses
  6769.  
  6770.                                                    Dr  Cr    Dr  Cr
  6771.  
  6772.                                                     -   +     +   -
  6773.  
  6774.  
  6775.           Example: For-profit
  6776.  
  6777.                To explain these concepts, let's follow an extremely
  6778.           simplified for-profit example.  Suppose you buy $1000 worth of
  6779.           clothes on credit which you then sell for $1100, making a $100
  6780.           profit.  In accounting terms what happens is this:
  6781.  
  6782.               Item description               Dr    Cr      Balance
  6783.  
  6784.           1.  Inventory                    $1000           1000 dr
  6785.                 Accounts Payable                  1000     1000 cr
  6786.                   (Purchase inventory on credit)
  6787.  
  6788.           2.  Cash                          1100           1100 dr
  6789.                 Revenue                           1100     1100 cr
  6790.                   (Sell inventory at a profit)
  6791.  
  6792.           3.  Expense (cost of goods sold)  1000           1000 dr
  6793.                 Inventory                         1000      -0-
  6794.                   (Record reduction of inventory)
  6795.  
  6796.                At the end of these transactions your financial statements
  6797.           would look like this:
  6798.  
  6799.                                 Balance Sheet
  6800.  
  6801.                     Assets:        Cash              $1100
  6802.                                    Inventory           -0-
  6803.  
  6804.                     Total Assets:                     1100
  6805.  
  6806.  
  6807.                     Liabilities:   Accounts Payable   1000
  6808.  
  6809.                     Equity:        Retained Earnings   100
  6810.                                                        ---
  6811.                     Total Liabilities & Equity        1100
  6812.  
  6813.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.6
  6814.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6815.  
  6816.  
  6817.  
  6818.                                Income Statement
  6819.  
  6820.                     Sales                             1100
  6821.                       less: Cost Of Goods Sold        1000
  6822.                     Net Sales                          100
  6823.  
  6824.                     Other Expenses                     -0-
  6825.                                                        ---
  6826.                     Profit                             100
  6827.  
  6828.                All three accounting equations have been satisfied:
  6829.  
  6830.             -  Your business has $1100 in assets, namely cash.  Of this you
  6831.                owe $1000; this is a liability.  The remainder, your profit
  6832.                of $100, is owner's equity.
  6833.  
  6834.             -  Your profit of $100 equals your revenues of $1100 less the
  6835.                expense of purchasing the goods, $1000.
  6836.  
  6837.             -  For each bookkeeping entry, the debits equaled the credits,
  6838.                thereby preserving the integrity of the accounting equation.
  6839.  
  6840.  
  6841.           Example: Nonprofit
  6842.  
  6843.                A similar scenario for nonprofits would differ in one main
  6844.           respect.  You would not sell anything to make a profit; instead
  6845.           you would incur expenses to perform a service.  Let us suppose
  6846.           that you raise $1000 in donations from the general public and
  6847.           spend $900 to buy food for hungry people and contract with a
  6848.           trucker to transport it to them for $50.  In accounting terms,
  6849.           what happens is this:
  6850.  
  6851.               Item description               Dr    Cr      Balance
  6852.  
  6853.           1.  Cash                         $1000           1000 dr
  6854.                 Revenue                           1000     1000 cr
  6855.                   (Public support)
  6856.  
  6857.           2.  Food                           900            900 dr
  6858.                 Cash                               900      100 dr
  6859.                   (To record purchase of food)
  6860.  
  6861.           3.  Food expense                   900            900 dr
  6862.                 Food                               900      -0-
  6863.                   (To record reduction of food
  6864.                    inventory as food is distributed)
  6865.  
  6866.           4.  Transportation expense          50             50 dr
  6867.                 Accounts payable                    50       50 cr
  6868.                   (To record cost of transporting food)
  6869.  
  6870.                At the end of these transactions your financial statements
  6871.           would look like this:
  6872.  
  6873.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.7
  6874.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6875.  
  6876.  
  6877.  
  6878.                                 Balance Sheet
  6879.  
  6880.                     Assets:        Cash              $ 100
  6881.                                    Food Inventory      -0-
  6882.  
  6883.                     Total Assets:                      100
  6884.  
  6885.  
  6886.                     Liabilities:   Accounts Payable     50
  6887.  
  6888.                     Fund Balance:                       50
  6889.                                                        ---
  6890.                     Total Liabilities & Fund Balance   100
  6891.  
  6892.  
  6893.                                Income Statement
  6894.  
  6895.                     Revenue (Public support)          1000
  6896.  
  6897.                     Food Expense                       900
  6898.                     Transportation Expense              50
  6899.                                                        ---
  6900.                     Net Income                          50
  6901.  
  6902.                As you can see, the accounting process is quite similar to
  6903.           for-profit accounting.  The same types of economic events take
  6904.           place, they are simply called by different names.
  6905.  
  6906.  
  6907.           Cash vs. Accrual Accounting
  6908.  
  6909.                There are two methods of recording the revenues and expenses
  6910.           for a given period, the cash basis and the accrual basis.  Which
  6911.           method you should use depends on the requirements of the people
  6912.           who fund your organization.
  6913.  
  6914.           Cash basis
  6915.  
  6916.                The cash basis is so simple that it hardly needs explaining.
  6917.           Revenues are recognized when the organization receives cash and
  6918.           expenses are recognized when the organization disburses cash.  In
  6919.           the for-profit example, the cash basis would grossly misstate the
  6920.           profits because the business received $1100 but did not pay out
  6921.           any cash.  In the nonprofit example, treating expenses on a cash
  6922.           basis would overstate the fund balance by $50.
  6923.  
  6924.           Accrual basis
  6925.  
  6926.                When computing the for-profit's net income under the accrual
  6927.           method, cash receipts and disbursements are disregarded.  In-
  6928.           stead, when the business sells goods or performs services, income
  6929.           is earned regardless of whether cash was received or not.  Simi-
  6930.           larly, expenses incurred in order to produce the revenues for the
  6931.           period are recorded in that period regardless of when cash is
  6932.  
  6933.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.8
  6934.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6935.  
  6936.  
  6937.  
  6938.           paid out.  In the for-profit example the expense, Cost of Goods
  6939.           Sold, was recorded for the period even though no cash had been
  6940.           disbursed.  Thus, profits were accurately stated.
  6941.  
  6942.                Similarly, in the nonprofit example the transportation
  6943.           expense was recognized during the period even though no cash was
  6944.           paid out.  This shows that the organization is obligated to pay
  6945.           the trucker.  At the end of the period, the trucker has a legal
  6946.           claim to $50 of the organization's assets; the other $50 is
  6947.           retained in the organization.  This $50 is not equity because no
  6948.           owner can withdraw it for his or her own benefit; instead it is
  6949.           called a "fund balance," meaning that these funds are available
  6950.           for future benevolent activities of the organization.
  6951.  
  6952.                You would also exclude expenses incurred to provide services
  6953.           in the future from the current period's income statement.
  6954.           Perhaps the organization must pay in advance before receiving the
  6955.           food it intends to distribute.  If it pays in the current period
  6956.           for goods to be received in a future period, the expense would be
  6957.           posted in the future period, not the current period.  Similarly,
  6958.           the cost of acquiring a fixed asset should be allocated over the
  6959.           useful life of the asset, not all in the period in which it was
  6960.           acquired (this is called "depreciation").
  6961.  
  6962.                The idea of accrual accounting is to allocate to each period
  6963.           (1) the income that comes from the operations for that period,
  6964.           and (2) the sum of all expenses connected with earning that
  6965.           income.  This is called the "matching principle," because costs
  6966.           are matched to revenues in each period.  For nonprofits, you
  6967.           allocate to the period all expenses connected with providing
  6968.           service for the period.
  6969.  
  6970.                The accrual method is clearly more accurate.  You may,
  6971.           however, need to use the cash method or a combination, depending
  6972.           on your funding source.
  6973.  
  6974.             -  Most nonprofits use a modified accrual system.  They are on
  6975.                a cash basis throughout the year, and convert to an accrual
  6976.                system at the end of the year.  Throughout the year, expen-
  6977.                ses are counted as expenses when actual cash disbursements
  6978.                are made, not before.  At the end of the year, general
  6979.                journal entries record expenses that have been incurred but
  6980.                not yet paid.  The reason for this is simple.  When com-
  6981.                paring a monthly expenditure report against an organiza-
  6982.                tion's records, auditors want to see canceled checks, not
  6983.                unpaid bills.  This is particularly true of governmental
  6984.                agencies.  Most have strict guidelines regarding accrued
  6985.                expenses, and many will allow accrued expenses only in the
  6986.                last month of the contract or grant.
  6987.  
  6988.             -  When you receive grant money, you may have to call it a
  6989.                payable (deferred support) instead of revenue.  If it is a
  6990.                reimbursement for expenses already incurred, it is indeed
  6991.                revenue; in effect, it is payment of a contract or grant
  6992.  
  6993.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page A.9
  6994.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  6995.  
  6996.  
  6997.  
  6998.                receivable.  If it is an advance, however, it is a contract
  6999.                or grant payable, a liability, not revenue.  You owe someone
  7000.                so many dollars in services.  Since this is usually laid out
  7001.                in line item categories, you actually "earn" this money
  7002.                (recognize revenue) as you pay the bills incurred in
  7003.                providing the services.  The earning of revenue is triggered
  7004.                by your cash disbursements.  Monies left over in deferred
  7005.                support at the end of the year are either applied in the
  7006.                next fiscal year (carryover funds) or sent back to the
  7007.                source (uncaptured funds).
  7008.  
  7009.             -  If all your support is from members or the general public,
  7010.                and not from foundations or governmental agencies, you have
  7011.                more flexibility.  I recommend that you accrue expenses but
  7012.                treat revenues on a cash basis.  On an accrual basis, you
  7013.                would record a pledge of support as income even though you
  7014.                have not yet received the cash.  But a pledge of support is
  7015.                not a legal obligation.  Even if it were, you would not sue
  7016.                the donor if they failed to pay because it would alienate
  7017.                other donors.  In other words, you cannot really count on
  7018.                getting the support until you actually get it.  With accrued
  7019.                expenses (incurred, but not yet paid), however, you can
  7020.                count on the fact that you must pay.
  7021.  
  7022.                The Nonprofit General Ledger program will accommodate all
  7023.           these methods.  It is up to you, with advice from your accoun-
  7024.           tant, to set up your chart of accounts as appropriate.
  7025.  
  7026.  
  7027.           The Balance Sheet
  7028.  
  7029.                The balance sheet depicts the financial condition of an
  7030.           organization at a particular point in time.  It is a summary of
  7031.           the assets, liabilities and owners' equity, or fund balances of
  7032.           the organization.
  7033.  
  7034.  
  7035.           The Income Statement
  7036.  
  7037.                The income statement summarizes the operations of the
  7038.           organization over a specified period of time.  The beginning and
  7039.           ending dates must be specified; a caption reading "for the month
  7040.           (or year) ending ..." is OK.  The income statement for a non-
  7041.           profit is often called the "Statement of Support, Revenues and
  7042.           Expenses," although the Nonprofit General Ledger program just
  7043.           calls it the "Income Statement."  It lists the revenues received
  7044.           and the expenses incurred by the organization during the period,
  7045.           with the net income (profit or loss) shown at the bottom.
  7046.  
  7047.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page A.10
  7048.           Appendix A, Fundamentals of Nonprofit Accounting
  7049.  
  7050.  
  7051.  
  7052.           A note on depreciation
  7053.  
  7054.                Accumulated depreciation measures how much of the value of a
  7055.           fixed asset on the books has been used up, or expensed, as of the
  7056.           balance sheet date.  As the assets are consumed by the organi-
  7057.           zation, the consumption is recognized through depreciation.  For
  7058.           instance, if the organization purchases a truck whose useful life
  7059.           is three years, one method of depreciation (the straight-line
  7060.           method) would allocate one third of the cost to the first year,
  7061.           one third to the second year, and one third to the last year.
  7062.           Each year one third of the value would be debited to depreciation
  7063.           expense and credited to accumulated depreciation.  Thus, the
  7064.           "book value" of the asset is the cost less accumulated depre-
  7065.           ciation.
  7066.  
  7067.                Nonprofit organizations which are exempt from federal income
  7068.           tax are not required by the Internal Revenue Service to
  7069.           depreciate their assets.  Nevertheless, I encourage you to do so
  7070.           because your financial statements will make a lot more sense to
  7071.           people from a for-profit background.  Also, assets do in fact
  7072.           deteriorate over time; a three-year-old truck is worth less than
  7073.           a brand new one.  Depreciation more accurately reflects the real
  7074.           state of your assets than failing to depreciate.
  7075.  
  7076.                For each of your depreciable assets, set up a contra-account
  7077.           called "Accumulated depreciation."  This should immediately
  7078.           follow the associated asset account and will normally have a
  7079.           credit balance in order to offset the debit balance of the asset.
  7080.           At the end of each year you should post a debit to depreciation
  7081.           expense and a credit to accumulated depreciation for each
  7082.           depreciable asset according to a predetermined schedule.
  7083.  
  7084.  
  7085.           The yearly accounting cycle
  7086.  
  7087.                Revenue and expense accounts start off with a zero balance
  7088.           at the beginning of the fiscal year and increase throughout the
  7089.           year as donations are received and expenses incurred.  The fund
  7090.           balance accounts are not changed throughout the year.  (In for-
  7091.           profit accounting the owners equity account may increase or
  7092.           decrease if the owner contributes or withdraws capital directly,
  7093.           or if the company sells or buys back stock.  Such transactions do
  7094.           not take place in nonprofit organizations.)  The fund balances
  7095.           change only at the end of the fiscal year when the books are
  7096.           closed.  The revenue and expense accounts are zeroed out then,
  7097.           and the net income or loss is posted to the fund balance
  7098.           accounts.  The revenue and expense accounts are thus prepared for
  7099.           the next year, and the fund balances are updated to reflect the
  7100.           net effect of all the transactions during the year.
  7101.  
  7102.  
  7103.  
  7104.  
  7105.  
  7106.  
  7107.  
  7108.  
  7109.  
  7110.  
  7111.  
  7112.  
  7113.                                      Appendix B
  7114.  
  7115.                                    Examples of Use
  7116.  
  7117.  
  7118.                This appendix gives two examples of how organizations can
  7119.           use the General Ledger program to keep their books.  One is real,
  7120.           the East West Center of Austin, whose books I have kept for over
  7121.           a year using this program.  The East West Center has several
  7122.           service programs but only one funding source.  The other,
  7123.           Community Services, Inc., is made up, to give an example of how
  7124.           to set up your system for more than one funding source as well.
  7125.  
  7126.                The East West Center example shows a simple chart of
  7127.           accounts and gives procedures for the monthly bookkeeping cycle.
  7128.           The Community Services, Inc. example shows a more complex chart
  7129.           of accounts and also discusses budgeting.
  7130.  
  7131.  
  7132.  
  7133.  
  7134.           The East West Center
  7135.  
  7136.  
  7137.                The East West Center is a nonprofit, educational organiza-
  7138.           tion whose purpose is to educate the public about the effects of
  7139.           nutrition on health and in particular to teach the benefits of a
  7140.           macrobiotic diet and life-style.  The Center does not receive any
  7141.           foundation support.  Its support comes from three sources: member
  7142.           dues and donations, admissions to educational events such as
  7143.           cooking classes and seminars in macrobiotic philosophy, and sales
  7144.           of macrobiotic meals.  The meal program introduces people to the
  7145.           benefits of macrobiotics by offering a delicious meal and letting
  7146.           them feel the healthy effects for themselves.
  7147.  
  7148.  
  7149.           Chart of accounts
  7150.  
  7151.                The Center's chart of accounts is set up for three service
  7152.           programs and only one funding source.  "Service programs" are
  7153.           activities that the organization spends money on.  The three
  7154.           programs are as follows:
  7155.  
  7156.                Program                        Service program code
  7157.  
  7158.                Administration and overhead             0
  7159.                The meal program                        1
  7160.                Education                               2
  7161.  
  7162.  
  7163.  
  7164.                                        Page B.1
  7165.  
  7166.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.2
  7167.           Appendix B, Examples of Use
  7168.  
  7169.  
  7170.  
  7171.           Funding comes directly from the service programs.  Member dues
  7172.           and donations are applied to administration and overhead; sales
  7173.           of meals fund the meal program; and admissions to the classes
  7174.           fund the education program.  There is no need for keeping track
  7175.           of separate funding sources, so the funding source code for all
  7176.           accounts is 00.  The organization's chart of accounts looks like
  7177.           this:  (This is one of the reports produced by the Nonprofit
  7178.           General Ledger program.)
  7179.  
  7180.           ==================================================================
  7181.  
  7182.                                    East West Center of Austin
  7183.                                        Chart of Accounts
  7184.  
  7185.           Acct #  Title                           Dr/Cr     Service     Funding
  7186.                                                             Program      Source
  7187.           Assets
  7188.  
  7189.           100000  Cash on hand                     D           0           00
  7190.           101000  Checking Acct FKLN               D           0           00
  7191.           110000  Savings Acct FKLN                D           0           00
  7192.           120000  Accounts Receivable              D           0           00
  7193.           130000  Inventory -- Food                D           0           00
  7194.           131000  Inventory -- Books               D           0           00
  7195.           132000  Inventory -- Other Merch.        D           0           00
  7196.           133000  Paper goods for food service     D           0           00
  7197.           140000  Prepaid expenses                 D           0           00
  7198.           150000  Furniture, Fixtures & Equip.     D           0           00
  7199.           151000  Accum. Depreciation, FFE           C         0           00
  7200.  
  7201.           Liabilities
  7202.  
  7203.           200000  A/P -- Food                        C         0           00
  7204.           201000  A/P -- Books                       C         0           00
  7205.           202000  A/P -- Other Merchandise           C         0           00
  7206.           210000  A/P -- Utilities                   C         0           00
  7207.           211000  A/P -- Phone                       C         0           00
  7208.           212000  A/P -- Other                       C         0           00
  7209.           220000  Salaries & Wages Payable           C         0           00
  7210.           230000  Sales Taxes Payable                C         0           00
  7211.           231000  Federal W/h Tax payable            C         0           00
  7212.           232000  Unemp. Taxes Payable (TEC)         C         0           00
  7213.           233000  FICA (Soc'l Sec) tax payable       C         0           00
  7214.           240000  Short-term loans payable           C         0           00
  7215.           241000  Curr. maturities of L/T debt       C         0           00
  7216.           242000  Rent received in advance           C         0           00
  7217.           243000  Meal ticket meals "payable"        C         0           00
  7218.           250000  Rental Deposits                    C         0           00
  7219.           260000  Long term loans payable            C         0           00
  7220.           261000  Back taxes payable                 C         0           00
  7221.  
  7222.           Fund Balances
  7223.  
  7224.           300000  Fund Balance                       C         0           00
  7225.  
  7226.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.3
  7227.           Appendix B, Examples of Use
  7228.  
  7229.  
  7230.  
  7231.           300100  Fund Balance -- Food Service       C         1           00
  7232.           300200  Fund Balance -- Education          C         2           00
  7233.  
  7234.           Clearing Accounts
  7235.  
  7236.           400000  InterFund Clearing Account         C         0           00
  7237.  
  7238.           Revenues
  7239.  
  7240.           501100  Lunch revenue                      C         1           00
  7241.           502100  Dinner revenue                     C         1           00
  7242.           503100  Brunch revenue                     C         1           00
  7243.           504000  Sales of books                     C         0           00
  7244.           505000  Sales of other merchandise         C         0           00
  7245.           506100  Dessert sales                      C         1           00
  7246.           507100  Food for resale                    C         1           00
  7247.           508200  Classes                            C         2           00
  7248.           509200  Workshops                          C         2           00
  7249.           510000  Membership dues                    C         0           00
  7250.           511000  Donations                          C         0           00
  7251.           512200  Fees from Consultations            C         2           00
  7252.           513000  Other income                       C         0           00
  7253.           514000  Rental revenue                     C         0           00
  7254.           515000  T-shirts                           C         0           00
  7255.           516000  Interest income                    C         0           00
  7256.  
  7257.           Expenses
  7258.  
  7259.           601000  Books for resale                 D           0           00
  7260.           602000  Other merchandise for resale     D           0           00
  7261.           603100  Paper goods for meals            D           1           00
  7262.           604100  Kitchen supplies                 D           1           00
  7263.           605000  Office supplies                  D           0           00
  7264.           606000  Other supplies                   D           0           00
  7265.           607000  Equipment                        D           0           00
  7266.           608000  Postage                          D           0           00
  7267.           609000  Advertising                      D           0           00
  7268.           610000  Rent                             D           0           00
  7269.           611000  Utilities                        D           0           00
  7270.           612000  Telephone                        D           0           00
  7271.           613200  Workshop expenses                D           2           00
  7272.           614000  Maintenance                      D           0           00
  7273.           615000  Other expenses                   D           0           00
  7274.           616000  Salary and wages                 D           0           00
  7275.           616100  Salary & wages, food service     D           1           00
  7276.           617000  Non-food contract labor          D           0           00
  7277.           617100  Contract labor - meal service    D           1           00
  7278.           617200  Contract Labor -- education      D           2           00
  7279.           618000  FICA (Soc'l Sec.) expense        D           0           00
  7280.           618100  FICA expense -- food service     D           1           00
  7281.           619000  Donations                        D           0           00
  7282.           621100  Food -- Texas Health Distr.      D           1           00
  7283.           622100  Food -- Whole Foods Market       D           1           00
  7284.           623000  Universe, food for resale        D           0           00
  7285.  
  7286.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.4
  7287.           Appendix B, Examples of Use
  7288.  
  7289.  
  7290.  
  7291.           623100  Food -- Universe                 D           1           00
  7292.           624100  Food -- Other miscellaneous      D           1           00
  7293.           625100  Food -- Produce                  D           1           00
  7294.           626000  Freight (non-food)               D           0           00
  7295.           626100  Freight (food)                   D           1           00
  7296.           627100  Dessert expense                  D           1           00
  7297.           630000  Bank service charges             D           0           00
  7298.           632000  Copying expense                  D           0           00
  7299.           640200  Cooking class expense            D           2           00
  7300.  
  7301.           ==================================================================
  7302.  
  7303.                You can see how the service program code, position 4 in the
  7304.           account number, marks revenues and expenses for different pro-
  7305.           grams.  Accounts 617000, 617100 and 617200 are a good example.
  7306.           617 means contract labor expense.  This expense can be applied to
  7307.           administration, meal service or education depending on the number
  7308.           in the fourth position.
  7309.  
  7310.                Please note the fund balances.  It is important to set up a
  7311.           fund balance for each valid combination of service program and
  7312.           funding source codes so that the program can close the revenues
  7313.           and expenses to the appropriate account.
  7314.  
  7315.  
  7316.           Monthly cycle
  7317.  
  7318.                This section outlines how the program fits into the Center's
  7319.           monthly accounting cycle.  After the month is over, we first
  7320.           reconcile the checkbook and post all the cash receipts and
  7321.           disbursements.  Then we make adjusting entries to accrue
  7322.           expenses, etc.  Finally we print statements and back up the data
  7323.           files.  The steps we go through are outlined as follows, in the
  7324.           form of instructions to the bookkeeper:
  7325.  
  7326.           Cash receipts and disbursements
  7327.  
  7328.             -  Reverse A/P and A/R adjustments from the prior month, if you
  7329.                have not done so already.
  7330.  
  7331.             -  Reconcile the checking account, and the savings account
  7332.                statement.  The cash should have been counted at the end of
  7333.                the month.
  7334.  
  7335.             -  Code the checkbook stubs with the account numbers to which
  7336.                the disbursements should be posted.
  7337.  
  7338.             -  Do the checking account.  Post all checks and receipts, and
  7339.                all interest payments and service charges.   Balance to the
  7340.                checkbook.  If not in balance, find the error and post an
  7341.                adjusting entry to fix it.
  7342.  
  7343.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.5
  7344.           Appendix B, Examples of Use
  7345.  
  7346.  
  7347.  
  7348.                For payroll checks, post the amount of the check to Salary
  7349.                Expense for the appropriate service program.  Don't worry
  7350.                about payroll taxes at this point.
  7351.  
  7352.             -  Do the savings account.  Post all disbursements and re-
  7353.                ceipts, including interest payments and service charges.
  7354.                Balance to the savings account statement.  If not in bal-
  7355.                ance, find the error and post an adjusting entry to fix it.
  7356.  
  7357.             -  Do cash disbursements and receipts.  Balance to the cash
  7358.                count. If not in balance, fix it.
  7359.  
  7360.           Accruals
  7361.  
  7362.             -  Exit the program and start it up again.  When you do so, set
  7363.                the date to the end of the month.  The date on the following
  7364.                transactions should be the end of the month.
  7365.  
  7366.             -  Post adjustments.  These include the following:
  7367.  
  7368.                  *  Meal ticket adjustments.  The meal tickets should have
  7369.                     been counted at the end of the month.  This adjustment
  7370.                     is to record how many meals members have paid for but
  7371.                     not yet eaten.  (This is unique to the East West Center
  7372.                     and may not apply to you.)
  7373.  
  7374.                  *  Accounts payable.  Record all the unpaid bills for the
  7375.                     month; for each one, post entries to an expense account
  7376.                     and a liability (accounts payable) account.
  7377.  
  7378.                  *  Accounts receivable.  If anybody owes you money, post
  7379.                     an entry to a revenue account and to an asset (accounts
  7380.                     receivable) account.
  7381.  
  7382.                  *  Payroll taxes.  Record salary expense for taxes
  7383.                     withheld, FICA (social security) expense, and FWT
  7384.                     (federal withholding tax) and FICA payable.  (We use a
  7385.                     manual payroll journal, with separate columns for FWT
  7386.                     and FICA withheld from the paycheck and another column
  7387.                     for the employer's matching FICA.  The sum of the
  7388.                     columns for FWT and FICA withheld are posted as salary
  7389.                     expense and as FWT and FICA payable.  The sum of the
  7390.                     employer's matching FICA column is posted as FICA
  7391.                     expense and as FICA payable.  We separate each of these
  7392.                     into the three service programs.  Ask your accountant
  7393.                     to set up a similar payroll journal for you.  It is a
  7394.                     lot easier to make these entries at the end of the
  7395.                     month than to do it while you are posting cash
  7396.                     disbursements from the checkbook.)
  7397.  
  7398.             -  Print statements for the month.  If all is OK, go on;
  7399.                otherwise post adjustments to fix the errors.  When all
  7400.                errors are fixed, print final statements for the month, but
  7401.                do not clear the Transaction Journal.  (See page 6.25.)
  7402.  
  7403.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.6
  7404.           Appendix B, Examples of Use
  7405.  
  7406.  
  7407.  
  7408.           Closing the month
  7409.  
  7410.             -  Now do the pre-closing monthly backup.  See "End of month
  7411.                backup" on page 8.3.  One way to do it is as follows:
  7412.  
  7413.                  *  Exit the program.
  7414.  
  7415.                  *  Make a subdirectory on the backup disk for the month.
  7416.                     Call it, for instance, MAY89, if the month is May,
  7417.                     1989.
  7418.  
  7419.                  *  Copy the files INDEX.NGL, LEDGER.NGL, SCR.NGL and
  7420.                     TRANJRNL.NGL to the subdirectory.
  7421.  
  7422.                This way you can always go back to a particular month if you
  7423.                forgot to enter something.  If you do go back, however,
  7424.                you'll have to re-enter everything that you entered after
  7425.                that in succeeding months.
  7426.  
  7427.             -  Start the program again and clear the Transaction Journal.
  7428.                To do this, you'll have to print it first; see page 6.25.
  7429.  
  7430.             -  Close the books for the month (See "Close books -- end of
  7431.                period," page 6.27).  This changes the date to the first of
  7432.                the next month.
  7433.  
  7434.             -  Reverse the A/P and A/R adjustments. Having done this, you
  7435.                are ready for a new month.
  7436.  
  7437.                Example:  If you had posted $50 as a debit to Telephone
  7438.                Expense and a credit to A/P Phone to record the unpaid phone
  7439.                bill, you would now post $50 as a debit to A/P Phone and a
  7440.                credit to Telephone Expense.  Now when you post the cash
  7441.                disbursements you won't have to remember to post the phone
  7442.                bill as a debit to A/P Phone.  You can post the debit to the
  7443.                expense account, like all the other checks.
  7444.  
  7445.             -  Exit the program and do a regular backup (see Chapter 8).
  7446.  
  7447.  
  7448.  
  7449.  
  7450.           Community Services, Inc.
  7451.  
  7452.  
  7453.                This section introduces a hypothetical nonprofit agency,
  7454.           Community Services, Inc. (CSI), that receives support from more
  7455.           than one funding source.  It shows how you would set up your
  7456.           chart of accounts for more than one funding source as well as
  7457.           more than one service program.  CSI's mission is to teach the
  7458.           economically disadvantaged youth of the community marketable
  7459.           skills and to develop their self-esteem so they can become
  7460.           productive members of the community instead of relying on welfare
  7461.           or crime to support themselves.
  7462.  
  7463.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.7
  7464.           Appendix B, Examples of Use
  7465.  
  7466.  
  7467.  
  7468.           Service programs and funding sources
  7469.  
  7470.                CSI currently operates two service programs.  The Prison
  7471.           Visitation Project sends counselors to the county prison to
  7472.           provide young inmates with counseling and information about job
  7473.           and rehabilitation opportunities.  The Youth Computer Literacy
  7474.           Project is a new project to provide computer-based training in
  7475.           literacy and the use of computers for various business-related
  7476.           tasks such as word processing, spread sheet analysis, etc.  It is
  7477.           a pilot project and, if successful, will be replicated throughout
  7478.           the country.
  7479.  
  7480.                CSI is funded through donations from the general public and
  7481.           through three grants.  The national Foundation for Social
  7482.           Progress (FSP) has been a longtime funder of the Prison project
  7483.           and is underwriting a large part of the Computer project; these
  7484.           are two separate grants.  In addition the County Agency for Aid
  7485.           to Disadvantaged Children is providing a grant to support a
  7486.           portion of the Computer Project.
  7487.  
  7488.  
  7489.           Chart of accounts
  7490.  
  7491.                Here is how this information is coded in the ledger account
  7492.           numbers:
  7493.  
  7494.             -  Service Program 0 is reserved for overhead.
  7495.  
  7496.             -  Service Program 1 is the Prison project.
  7497.  
  7498.             -  Service Program 2 is the Computer project.
  7499.  
  7500.             -  Funding Source 00 is Public Support, donations from the
  7501.                general public.
  7502.  
  7503.             -  Funding Source 01 is the grant from FSP for the Prison
  7504.                project.
  7505.  
  7506.             -  Funding Source 02 is the grant from FSP for the Computer
  7507.                project.
  7508.  
  7509.             -  Funding Source 03 is the grant from the County for the
  7510.                Computer project.
  7511.  
  7512.                Thus, for CSI there are only six valid combinations of
  7513.           Service Program and Funding Source codes:
  7514.  
  7515.             -  000 -- overhead funded by public support
  7516.  
  7517.             -  100 -- Prison project funded by public support
  7518.  
  7519.             -  101 -- Prison project funded by FSP
  7520.  
  7521.             -  200 -- Computer project funded by public support
  7522.  
  7523.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.8
  7524.           Appendix B, Examples of Use
  7525.  
  7526.  
  7527.  
  7528.             -  202 -- Computer project funded by FSP
  7529.  
  7530.             -  203 -- Computer project funded by the county
  7531.  
  7532.                Other combinations are invalid.  The grant from FSP for the
  7533.           Computer project does not fund the Prison project and the county
  7534.           does not fund the Prison project at all, so there is no code 102
  7535.           or 103.
  7536.  
  7537.                Note: this limitation is not built into the General Ledger
  7538.                program; it would accept combinations 102 and 103 as valid.
  7539.                The limitation is imposed by how CSI makes use of the
  7540.                program.
  7541.  
  7542.                Following is CSI's chart of accounts.  (This is one of the
  7543.           reports produced by the Nonprofit General Ledger program.)  This
  7544.           example is somewhat simplified; your organization may have more
  7545.           and will certainly have different account titles.  It is meant to
  7546.           represent the types of accounts a small social service agency
  7547.           would have and to illustrate how the service program and funding
  7548.           source codes are applied.
  7549.  
  7550.           ==================================================================
  7551.  
  7552.                                     Community Services, Inc.
  7553.                                        Chart of Accounts
  7554.  
  7555.           Acct #  Title                           Dr/Cr     Service     Funding
  7556.                                                             Program      Source
  7557.           Assets
  7558.  
  7559.           100000  Cash                             D           0           00
  7560.           101000  Checking Account                 D           0           00
  7561.           102000  Money Market account             D           0           00
  7562.           103000  Misc Accts Receivable            D           0           00
  7563.           110000  Furniture & fixtures             D           0           00
  7564.           111000  Accumulated depreciation           C         0           00
  7565.           120200  Computer equipment               D           2           00
  7566.           121200  Accumulated depreciation           C         2           00
  7567.  
  7568.           Liabilities
  7569.  
  7570.           200000  FWT payable                        C         0           00
  7571.           201000  FICA payable                       C         0           00
  7572.           202000  FUTA payable                       C         0           00
  7573.           203000  State emp. taxes payable           C         0           00
  7574.           204000  Misc A/P                           C         0           00
  7575.           205000  Loans payable                      C         0           00
  7576.  
  7577.           Fund Balances
  7578.  
  7579.           300000  Fund balance                       C         0           00
  7580.           300100  Fund balance                       C         1           00
  7581.           300101  Fund Balance                       C         1           01
  7582.  
  7583.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page B.9
  7584.           Appendix B, Examples of Use
  7585.  
  7586.  
  7587.  
  7588.           300200  Fund Balance                       C         2           00
  7589.           300202  Fund Balance                       C         2           02
  7590.           300203  Fund Balance                       C         2           03
  7591.  
  7592.           Clearing Accounts
  7593.  
  7594.           400000  InterFund Clearing Account         C         0           00
  7595.  
  7596.           Revenues
  7597.  
  7598.           500000  Donations -- Public support        C         0           00
  7599.           500100  Don., public, Prison program       C         1           00
  7600.           500101  Grant, FSP, Prison program         C         1           01
  7601.           500200  Don., public, computer prog.       C         2           00
  7602.           500202  Grant, FSP, Computer prog.         C         2           02
  7603.           500203  Grant, County, Computer prog       C         2           03
  7604.  
  7605.           Expenses
  7606.  
  7607.           600000  Executive Director salary        D           0           00
  7608.           600101  Executive Director salary        D           1           01
  7609.           600202  Executive director salary        D           2           02
  7610.           601000  Admin. Assistant salary          D           0           00
  7611.           601101  Admin. Assistant salary          D           1           01
  7612.           601202  Admin Assistant salary           D           2           02
  7613.           602000  Business Manager salary          D           0           00
  7614.           602101  Business manager salary          D           1           01
  7615.           602202  Business Manager salary          D           2           02
  7616.           603000  Staff Salaries                   D           0           00
  7617.           603101  Staff Salaries                   D           1           01
  7618.           603202  Staff Salaries                   D           2           02
  7619.           603203  Staff Salaries                   D           2           03
  7620.           606000  FICA (Social Security)           D           0           00
  7621.           606101  FICA                             D           1           01
  7622.           606202  FICA                             D           2           02
  7623.           606203  FICA                             D           2           03
  7624.           607000  FUTA (Fed Unempl. Tax)           D           0           00
  7625.           607101  FUTA                             D           1           01
  7626.           607202  FUTA                             D           2           02
  7627.           607203  FUTA                             D           2           03
  7628.           608000  State unempl. tax                D           0           00
  7629.           608101  State unempl. tax                D           1           01
  7630.           608202  State unempl. tax                D           2           02
  7631.           608203  State unempl. tax                D           2           03
  7632.           609000  Workers' compensation ins.       D           0           00
  7633.           609101  Work. comp.                      D           1           01
  7634.           609202  Work. comp.                      D           2           02
  7635.           609203  Work. comp.                      D           2           03
  7636.           610000  Occupancy                        D           0           00
  7637.           610101  Occupancy                        D           1           01
  7638.           610202  Occupancy                        D           2           02
  7639.           611000  Utilities                        D           0           00
  7640.           611101  Utilities                        D           1           01
  7641.           611202  Utilities                        D           2           02
  7642.  
  7643.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page B.10
  7644.           Appendix B, Examples of Use
  7645.  
  7646.  
  7647.  
  7648.           611203  Utilities                        D           2           03
  7649.           612000  Phone                            D           0           00
  7650.           612101  Phone                            D           1           01
  7651.           612202  Phone                            D           2           02
  7652.            .
  7653.            .
  7654.            .
  7655.           etc.
  7656.  
  7657.           ==================================================================
  7658.  
  7659.                Note that the service program and funding source codes apply
  7660.           to the revenue and expense categories, not to the assets and
  7661.           liabilities.  For each functional expense category there are
  7662.           three or four accounts, depending on the combination of service
  7663.           program and funding source which is expected to pay for the
  7664.           expense.  The Executive Director's salary, for instance, can be
  7665.           paid from any of three combinations.  For completeness there
  7666.           could be six accounts for each expense category, one for each
  7667.           valid combination of service program and funding source, but
  7668.           combinations such as public support for the prison program for
  7669.           which nothing is budgeted are omitted to help prevent data entry
  7670.           errors.  Additional accounts can be added at any time if need be.
  7671.  
  7672.                There are only two accounts for Depreciation Expense, 640000
  7673.           and 640200.  The only depreciable assets are furniture and
  7674.           fixtures and the computers used in the Computer project, and
  7675.           neither FSP nor the county make any provision in their grants for
  7676.           depreciation expense, so the only possible combinations are 000,
  7677.           overhead funded by public support, 100, the Prison project funded
  7678.           by public support, and 200, the Computer project funded by public
  7679.           support.  Since management has elected to include all deprecia-
  7680.           tion expense other than that for the computers in overhead, there
  7681.           are only two Depreciation Expense accounts.
  7682.  
  7683.                The program prints income statements for each service
  7684.           program and funding source; the information for these reports
  7685.           comes from the codes embedded in each account number.  The
  7686.           program prints a balance sheet only for the entire organization,
  7687.           however, so the service program and funding source codes are not
  7688.           needed in the asset and liability categories.  (For clarity's
  7689.           sake the asset accounts Computer Equipment and the associated
  7690.           Accumulated Depreciation are coded for service program 2.  This
  7691.           is not strictly necessary and makes no difference for the balance
  7692.           sheet report.)
  7693.  
  7694.                Please note the fund balances.  It is important to set up a
  7695.           fund balance for each valid combination of service program and
  7696.           funding source codes so that the program can close the revenues
  7697.           and expenses to the appropriate account.  In the example there
  7698.           are six fund balances, one for each valid combination.
  7699.  
  7700.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page B.11
  7701.           Appendix B, Examples of Use
  7702.  
  7703.  
  7704.  
  7705.           The budget
  7706.  
  7707.                To illustrate how to plan the budget, here is Community
  7708.           Services, Inc.'s expense budget for the year.  (This is not a
  7709.           report from the Nonprofit General Ledger program.  You'll have to
  7710.           build your budget outside the program, perhaps using a spread-
  7711.           sheet program.  You can then enter the budget in the General
  7712.           Ledger program, and it will report revenues and expenses as
  7713.           compared to the budget.)
  7714.  
  7715.           ==================================================================
  7716.  
  7717.                      Community Services, Inc. Expense Budget
  7718.  
  7719.                           Ovhead Prison Prison  Comp.  Comp.  Comp.
  7720.           Functional      Public Public   FSP  Public   FSP  County    TOTAL
  7721.           Category          000    100    101    200    202    203
  7722.  
  7723.       600 Executive Dir.   12000          6000          6000           24000
  7724.       601 Admin Assist.                   4000         12000           16000
  7725.       602 Bus. Manager                    5000         15000           20000
  7726.       603 Staff                          16000         32000  16000    64000
  7727.             Total salary   12000         31000         65000  16000   124000
  7728.      606 FICA expense       840          2170          4550   1120     8680
  7729.      607 FUTA expense       360           930          1950    480     3720
  7730.      608 St. unemp exp.      60           155           325     80      620
  7731.      609 Work Comp exp.     240           620          1300    320     2480
  7732.            Total pers.    13500         34875         73125  18000   139500
  7733.      610 Occupancy                        600          1800            2400
  7734.      611 Utilities                        300           900    600     1800
  7735.      612 Phone                            300           900            1200
  7736.      613 Postage                          150           450             600
  7737.      614 Off. supplies                    150           450             600
  7738.      615 Pgm. supplies                    600          1200   1200     3000
  7739.      616 Copying/dup.                     300           300             600
  7740.      617 Equip. rental                                  600             600
  7741.      620 Contract serv.                                 600             600
  7742.      621 Consult. fees                                  600    600     1200
  7743.      622 Prof. fees                       200           600             800
  7744.      630 Travel -- pgm                    300                           300
  7745.      631 Trav., fundrais    600                                         600
  7746.      640 Deprec. exp.      1000                30000                  30000
  7747.      651 Insurance exp.                                1200            1200
  7748.      652 Maintenance        600                                         600
  7749.      653 Interest exp.                                                    0
  7750.      654 Bank charges        60                                          60
  7751.  
  7752.            TOTAL          15760      0  37775  30000  82725  20400   186660
  7753.  
  7754.           ==================================================================
  7755.  
  7756.           There are several things to notice about this budget:
  7757.  
  7758.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page B.12
  7759.           Appendix B, Examples of Use
  7760.  
  7761.  
  7762.  
  7763.             -  The budget amounts for each functional category are spread
  7764.                across the various combinations of service programs and
  7765.                funding sources according to what the funding sources agree
  7766.                to fund.  For instance, FSP is funding most of the Computer
  7767.                project, but the county has agreed to fund one staff
  7768.                position and part of the utilities and program supplies, as
  7769.                well as the fees for one computer consultant.  Spreading the
  7770.                budget across several columns like this allows you to
  7771.                picture the organization as a whole as well as each
  7772.                combination of service program and funding source.
  7773.  
  7774.             -  Many functional categories are funded by more than one
  7775.                funding source.  When you are posting entries, the program
  7776.                displays the amount remaining in the budget for each
  7777.                account.  This helps you adjust expenditures between funding
  7778.                sources as you enter the amounts so you can remain within
  7779.                the budget for each category.
  7780.  
  7781.             -  Several combinations have nothing budgeted for them.  For
  7782.                instance, there is nothing budgeted for public support of
  7783.                the prison project.  You have the option of simply not
  7784.                setting up accounts for such combinations or of setting up
  7785.                the accounts but entering no budget for them.  You can
  7786.                always add new ledger accounts after you have started using
  7787.                the program, so the choice is not critical.  In the CSI
  7788.                example, accounts have been set up for public support for
  7789.                the prison project in case they are needed.
  7790.  
  7791.                The revenue budget follows directly from the expense budget:
  7792.  
  7793.           ==================================================================
  7794.  
  7795.                      Community Services, Inc. Revenue Budget
  7796.  
  7797.                           Ovhead Prison Prison  Comp.  Comp.  Comp.
  7798.           Functional      Public Public   FSP  Public   FSP  County    TOTAL
  7799.           Category         000    100     101    200    202    203
  7800.  
  7801.       500 Revenue          15760      0  37775  30000  82725  20400   186660
  7802.  
  7803.           ==================================================================
  7804.  
  7805.                Shown under each combination of service program and funding
  7806.           source are the amounts needed to meet the expense budget.  In
  7807.           actual practice, of course, you will adjust your expense budget
  7808.           to meet the funds you think you can raise and you will adjust
  7809.           your funding targets according to the services you wish to offer.
  7810.           The point of this illustration is that all you really need for
  7811.           your revenue accounts is one for each combination of service
  7812.           program and funding source that you expect to have.  Once you
  7813.           have determined what your revenue accounts will be, you can
  7814.           budget your revenues just as you budget your expenses.
  7815.  
  7816.           Nonprofit General Ledger User Manual                    Page B.13
  7817.           Appendix B, Examples of Use
  7818.  
  7819.  
  7820.  
  7821.           Budgeting for different funding cycles
  7822.  
  7823.                In this example each grant is assumed to run for the same
  7824.           twelve-month period as the organization's fiscal year.  In real
  7825.           life, things are seldom so easy.  Please refer to the discussion
  7826.           of funding cycles that do not match the fiscal year on page 3.5.
  7827.           If a new funding cycle for CSI's prison project started before
  7828.           the fiscal year end, they would set up a new service program
  7829.           code, 3, and a new funding source code, 04, for the renewal of
  7830.           the FSP grant.  They would then add a whole set of expense
  7831.           accounts, each ending in 304, as well as a revenue account,
  7832.           500304.  If they are careful to post revenues and expenses only
  7833.           to the new accounts, their income statements for the program and
  7834.           funding source will be accurate.
  7835.  
  7836.  
  7837.  
  7838.  
  7839.  
  7840.  
  7841.  
  7842.  
  7843.  
  7844.  
  7845.  
  7846.  
  7847.                                      Appendix C
  7848.  
  7849.                               Using a Laserjet printer
  7850.  
  7851.  
  7852.                This tells you how to use the Hewlett Packard Laserjet,
  7853.           Laserjet II and similar printers.  There are two problems.
  7854.  
  7855.             -  The program lets you enter only four control codes.  These
  7856.                are not enough to put the Laserjet printers into compressed
  7857.                print mode.
  7858.  
  7859.             -  The documentation on disk is intended for continuous-form
  7860.                paper.  There is a form-feed and a page header every 63
  7861.                lines.  Because the Laserjet ejects to a new page every 60
  7862.                lines, every other page contains only a few lines.
  7863.  
  7864.  
  7865.           Compressed print
  7866.  
  7867.                If you wish to print in compressed print, answer No to the
  7868.           question "Are you using an 80-column printer in compressed print
  7869.           mode?" on the Printer Setup screen.  Then, before you run the
  7870.           program, put the printer into compressed print mode from the
  7871.           control panel or by using another program.  If you answer No to
  7872.           this question, the program won't send anything to the printer, so
  7873.           it will remain in compressed print mode.
  7874.  
  7875.                There exist Shareware utilities that control the Laserjet.
  7876.           I can send them to you or you can get them directly from the
  7877.           author (See "Laserjet Utilities," below).  When you send the
  7878.           registration fee, make a note on your registration form and I'll
  7879.           include them with the Registered User disk.  If you have already
  7880.           registered, send me a diskette in a mailer with return postage
  7881.           and I'll send them to you.
  7882.  
  7883.  
  7884.           On-disk documentation
  7885.  
  7886.                Set your printer to print 66 lines per page.  The shareware
  7887.           Laserjet utilities will do this.  Then,
  7888.  
  7889.                Enter:  COPY NGL111.DOC PRN:
  7890.  
  7891.  
  7892.  
  7893.  
  7894.  
  7895.  
  7896.  
  7897.  
  7898.                                        Page C.1
  7899.  
  7900.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page C.2
  7901.           Appendix C, Using a Laserjet printer
  7902.  
  7903.  
  7904.  
  7905.           Laserjet Utilities
  7906.  
  7907.                You can get the program LASERJET.COM and its documentation
  7908.           directly from the author:
  7909.  
  7910.                     Guy Gallo
  7911.                     P.O. Box 344
  7912.                     Piermont, NY  10968
  7913.  
  7914.                It would be polite to send a diskette in a mailer with
  7915.           return postage along with a small payment.
  7916.  
  7917.  
  7918.  
  7919.  
  7920.  
  7921.  
  7922.  
  7923.  
  7924.  
  7925.  
  7926.  
  7927.  
  7928.                                      Appendix D
  7929.  
  7930.                                 Technical Information
  7931.  
  7932.  
  7933.           ========
  7934.           THIS SECTION HAS BEEN OMITTED FROM THE ON-DISK DOCUMENTATION
  7935.           TO MAKE THE MANUAL SMALL ENOUGH TO FIT ON A DISK.
  7936.           ========
  7937.  
  7938.  
  7939.  
  7940.  
  7941.  
  7942.  
  7943.  
  7944.  
  7945.  
  7946.  
  7947.  
  7948.  
  7949.                                      Appendix E
  7950.  
  7951.                             Reliance Software Order form
  7952.  
  7953.  
  7954.           Other Reliance software
  7955.  
  7956.                The Nonprofit General Ledger program is one of several
  7957.           software products from Reliance Software Services.  Others
  7958.           include the Reliance Mailing List program and the source code to
  7959.           the user interface used in the General Ledger and the Mailing
  7960.           List program.  To order your Registered User copy of the
  7961.           Nonprofit General Ledger or any of the other products, use the
  7962.           order form below.
  7963.  
  7964.           The Reliance Mailing List program
  7965.  
  7966.                The Reliance Mailing List program is a powerful database
  7967.           program for names, addresses, phone numbers and other
  7968.           information.  Successfully used in an Austin political campaign,
  7969.           it is also good for individuals, charitable organizations or
  7970.           small businesses.  It is extremely easy to use; menus show all
  7971.           program functions.  Features include:
  7972.  
  7973.             -  Maximum of over 2 billion names (limited by disk size).
  7974.  
  7975.             -  A standard 360K diskette holds about 1,200 names.
  7976.  
  7977.             -  Mailing labels, one, two, three or four across, including
  7978.                Cheshire format.
  7979.  
  7980.             -  Four different formats to list names in the data file.
  7981.  
  7982.             -  A "mailmerge" file to export data to other programs.
  7983.  
  7984.             -  Eight sublists within the data file, selected by Yes/No
  7985.                criteria.
  7986.  
  7987.             -  An additional three-character user code provides thousands
  7988.                of selection criteria.
  7989.  
  7990.             -  Seven different ways to select output.
  7991.  
  7992.             -  Sorts output by last name or zip code.
  7993.  
  7994.  
  7995.  
  7996.  
  7997.  
  7998.  
  7999.  
  8000.                                        Page E.1
  8001.  
  8002.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page E.2
  8003.           Appendix E, Reliance Software Order form
  8004.  
  8005.  
  8006.  
  8007.           User Interface source code
  8008.  
  8009.                The menu-driven user interface used in Reliance products was
  8010.           written up in Computer Language magazine, October 1987, page 57
  8011.           and April 1988, page 117.  Features include:
  8012.  
  8013.             -  On-screen data entry forms with complete cursor control
  8014.  
  8015.             -  "Bullet proof" data entry of strings, real numbers,
  8016.                integers, booleans and dates
  8017.  
  8018.             -  Control of screen attributes and colors
  8019.  
  8020.                You can get the Turbo Pascal source code for only $6.  You
  8021.           can freely use the source code in your own applications without
  8022.           paying any royalties.  Specify Turbo Pascal 3.0 or 4.0.
  8023.  
  8024.           Nonprofit General Ledger User Manual                     Page E.3
  8025.           Appendix E, Reliance Software Order form
  8026.  
  8027.  
  8028.  
  8029.           Order Form
  8030.  
  8031.           Use this form to order the Registered User versions of Reliance
  8032.           software.  Mail the form to:
  8033.  
  8034.                              William Meacham
  8035.                              Reliance Software Services
  8036.                              1004 Elm Street
  8037.                              Austin, Tx  78703
  8038.  
  8039.           Make checks payable to William Meacham.
  8040.  
  8041.           Your name:         ____________________________________________
  8042.  
  8043.           Address:           ____________________________________________
  8044.  
  8045.                              ____________________________________________
  8046.  
  8047.           City, State, Zip:  ____________________________________________
  8048.  
  8049.  
  8050.                          Product                              Price
  8051.  
  8052.           Nonprofit General Ledger, manual on disk            $ 40   ____
  8053.  
  8054.           Nonprofit General Ledger, printed manual              55   ____
  8055.  
  8056.           Reliance Mailing List, manual on disk                 25   ____
  8057.  
  8058.           Reliance Mailing List, printed manual                 35   ____
  8059.  
  8060.           User interface source code, Turbo Pascal 3.0           6   ____
  8061.  
  8062.           User interface source code, Turbo Pascal 4.0           6   ____
  8063.  
  8064.  
  8065.                                         Total enclosed:           _______
  8066.  
  8067.           What version of the Nonprofit General Ledger do you
  8068.           have?  (Version number appears on the opening screen.)  _______
  8069.  
  8070.           Where did you get your copy of the program?
  8071.  
  8072.                              ____________________________________________
  8073.  
  8074.                              ____________________________________________
  8075.  
  8076.                              ____________________________________________
  8077.  
  8078.  
  8079.                                      THANK YOU!
  8080.