home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF006.ZIP / CK.DOC next >
Text File  |  1989-03-15  |  48KB  |  1,292 lines

  1. .op
  2. .mt 0
  3. .mb 0
  4. .RR L!----!----!----!----!----!----!----!----!----!----!----------R
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                                    #########
  22.                                  ####      ####
  23.                                 ####
  24.                                ####
  25.                               ####                    ####           tm
  26.                               ####                    ####   ### 
  27.                                ####                   ####  ###
  28.                                 ####                  #### ###
  29.                                   ###########         #######
  30.                                                       #### ###
  31.                                                       ####  ###
  32.                                                       ####   ###
  33.                                                       ####    ###
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                   CK A Program To Report On Your Income And Expenses
  40.  
  41.                   CK Program and Manual Copyright 1985, 1987 by 
  42.                        David M.  Alexander
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                              NO WARRANTY
  65.  
  66.  
  67.     THERE ARE NO WARRANTIES OF ANY KIND ON CK, INCLUDING, BUT NOT
  68.     LIMITED TO NO WARRANTY OF FITNESS AND NO WARRANTY OF
  69.     MERCHANTABILITY.  WHEN YOU USE CK, YOU USE IT AT YOUR OWN
  70.     RISK.  IF ANYTHING GOES WRONG, YOUR NUMBERS DON'T COME OUT
  71.     RIGHT OR WHATEVER, IT IS YOUR RISK NOT MINE.  IF YOU DON'T 
  72.     AGREE TO TAKE THIS RISK AND RELIEVE ME OF ANY LIABILITY, THEN
  73.     DON'T USE CK.  No one has ever told me that CK did anything
  74.     "bad" or gave the wrong numbers, but I don't want there to be
  75.     a first time at my expense.  -- David M. Alexander
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.              print by telling your word processor to
  81.              print the file CK.DOC or by typing
  82.              A>COPY CK.DOC  LPT1: [return]
  83.  
  84.  
  85.  
  86.                   CK is a Trade Mark of David M. Alexander
  87.  
  88.                   MS DOS is a Trade Mark of Microsoft, Inc.
  89.  
  90.        This manual is copyrighted by David M. Alexander 1985, 1987, 1988 
  91.  
  92.              All  of  the programs beginning with the  letters  CK  and 
  93.        referred to in this manual are copyrighted by David M. Alexander 
  94.        1983.   No  part of this manual or these programs may be  copied 
  95.        without the written permission of David M. Alexander.
  96.  
  97.              CK tm  owned and written by David M. Alexander
  98.                                            2600 El Camino Real #506
  99.                                            Palo Alto, CA  94306
  100.                                            415-857-9233
  101.  
  102.        NO WARRANTY -- There is no warranty of  merchantibilty,  fit-
  103.        ness  or any other warranty with this program.   By using the 
  104.        programs,  user assumes all risks of use.   In short, if your 
  105.        numbers  come  out  wrong,  only you  and  not  Alexander  
  106.        are at risk.  Registration Fee: $25.00
  107.  
  108.                                                           i
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.                                                                 
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                       TABLE OF CONTENTS --- PAGE NUMBERS                 
  118.  
  119.               SECTION I -- BASIC INFORMATION  * * * * * 1 - 6
  120.  
  121.                (A) Overview Of The Program;  (1 - 2)
  122.                (B) Hardware Requirements;    (3)
  123.                (C) Why I Wrote This Program; (4 - 6)
  124.  
  125.  
  126.               SECTION II -- GETTING READY TO RUN CK * * 7 - 16
  127.  
  128.                (A) General Rules;                        ( 7 - 10)
  129.                (B) Copying The Programs Onto Your Disks; (11 - 14)
  130.                (C) All About The Main Menu;              (15 - 16)
  131.  
  132.                  ---- Shareware CK.DOC ends here ---
  133.  
  134.               SECTION III -- RUNNING CK THE 1ST TIME  * 17 - 28
  135.  
  136.                (A) Setting Up Your Income & Expense Codes; (17 - 19)
  137.                    Sample Set Up Session;                  (20 - 24)
  138.  
  139.                (B) Listing Your Checking Accounts;         (25)
  140.                    Sample Listing Session;                 (26 - 28)
  141.  
  142.  
  143.               SECTION IV -- EVERYDAY USE OF CK  * * * * 29 - 81
  144.  
  145.                (A) Entering Your Check Stubs & Deposits;      (29 - 45)
  146.                        Printed Audit Trail --------------- 29
  147.                        Which Account To Use -------------- 29
  148.                        Biggest & Smallest Check Numbers -- 30
  149.                        Add Data To New Or Old Report? ---- 30
  150.                        Name Of File To Hold Data --------- 30
  151.                        Beginning & Ending Dates ---------- 31
  152.                        Erasing An Entry ------------------ 38
  153.                        Data Entry Summary ---------------- 38
  154.                        Reconciling With Bank Statement --- 38-45
  155.  
  156.                    Sample Entry Session;                      (46 - 52)
  157.  
  158.  
  159.                                                           ii
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                             TABLE OF CONTENTS
  169.  
  170.  
  171.                (B) Looking At Entries & Correcting Typos;     (53)
  172.                    Sample Correcting Session;                 (54 - 58)
  173.  
  174.                (C) Creating Your Reports;                     (59 - 64)
  175.                    & Printing Checks
  176.                    Sample Report Creation Session;            (65 - 68)
  177.  
  178.                (D) Year To Date Report Of Income & Expenses;  (69 - 71)
  179.                    Sample Year To Date Session;               (72 - 75)
  180.  
  181.                (E) How To Print Your Reports;                 (76 - 78)
  182.  
  183.                (F) Adding Several Files Together;             (79)
  184.                    Sample Adding Session;                     (80 - 81)
  185.  
  186.  
  187.               SECTION V -- PROGRAM DETAILS  * * * * * * 82 - 89
  188.  
  189.                (A) How CK Works;             (82 - 85)
  190.                (B) How To Break The Program; (86 - 89)
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                                                           iii
  219.  
  220.  
  221.                          READ THIS FIRST
  222.  
  223.           Before you do anything else, PRINT this manual.
  224.           Next, before you do anything else, READ the manual.
  225.  
  226.           To use the program you: first, have to set up your income
  227.     categories; second, you have to set up your checking account
  228.     list; third, you have to enter income and expense data; 
  229.     fourth, you have to create your reports and fifth you have
  230.     to print your reports.
  231.  
  232.           Codes for deposits always end in a slash, e.g. fees/ or
  233.     salary/ or int/ for fee, salary or interest deposits.  Codes for
  234.     debits never end in a slash.  Thus, RENT may be the code for
  235.     rent you pay and RENT/ can be the code for rent you receive.
  236.  
  237.           The best way to print your reports is by telling your
  238.     word processor to print the CK report disk file.  Another way
  239.     to print your reports is to type A>copy 1-87.cat LPT1
  240.     to print the file 1-87.cat.
  241.           
  242.           If you have a hard disk, put the CK programs in their
  243.     own subdirectory and run the program from the hard disk.
  244.  
  245.       When entering data, if you are asked for a check number
  246.     for an entry for which you have no real check number, e.g. a
  247.     bank charge, bank interest, deposits (if your deposit slips
  248.     are not numbered) just make up a number---9000, 9001, whatever.
  249.  
  250.                       !! IMPORTANT !!
  251.  
  252.     If you don't already have one, you MUST create a 
  253.     file called CONFIG.SYS on your boot disk.  Here's how:
  254.     C:\> COPY CON: CONFIG.SYS
  255.     FILES=20
  256.     BUFFERS=20
  257.     ^Z  [CONTROL Z THEN RETURN]
  258.          one file(s) copied
  259.      C:\>
  260.  
  261.     Now, REBOOT (press Control And ALT and DEL keys all at once) 
  262.      your system so that DOS can read the CONFIG.SYS file.
  263.  
  264.     If your screen cannot be read, you may be using a Leading Edge
  265.     with a monochrome screen or you may have a monochrome screen
  266.     attached to a color monitor.  Go to the section of the manual
  267.     dealing with color setup and set the colors to Bright White (15)
  268.     on Black (0).
  269.  
  270.  
  271.                                                        iv
  272.  
  273.  
  274.         
  275.                               WHAT'S NEW
  276.  
  277.  
  278.                This  "DOC"  file accompanies CK  version  3.12  and 
  279.     later.   Beginning  with Ver. 3.12 CK now supports  income  and 
  280.     expense  codes of from one to seven characters long instead  of 
  281.     the  fixed  code of three characters as in  previous  versions.  
  282.     Thus, while in ver. 3.11 the code for telephone bills would  be 
  283.     TEL,  it  now can be PHONE.  Also, you can now use  four  digit 
  284.     chart  of  accounts  numbers,  for  example  8350  for   office 
  285.     supplies.    If you did this, $50 for office supplies could  be 
  286.     entered as 50;8350 or 50 OFFICE.  DON'T begin a number code with
  287.     a letter!  AB271 is a BAD code.
  288.  
  289.                Beginning with Version 3.11, you can browse  through 
  290.     your checks and make changes in the check entry module.  To  do 
  291.     so,  instead  of entering check information, you type  LOOK to 
  292.     "look" at a previous check.  After typing "look" you can
  293.     give  any check number in  your  file.   When  that check 
  294.     appears on screen, you can press "space bar" to see and  change 
  295.     the  next  check or "P" to see and change the  previous  check.  
  296.     You  can continue to press space and P to browse   through  the 
  297.     entire file.  Press return and you will return to exactly where 
  298.     you were when you typed LOOK.
  299.  
  300.                Beginning with Ver. 3.12, the reconciliation  module 
  301.     has  been  greatly  improved.   In  prior  versions,  once  you 
  302.     inticated  that a particular check had or had not  appeared  on 
  303.     this  bank  statement, you could not easily go back to  it  and 
  304.     change your answer or modify the check.  To do so you had to go 
  305.     the the Reconciliation Menu and either start the reconciliation 
  306.     again or press M to modify the check amount.
  307.  
  308.                In  this version, you can press the space bar to  go 
  309.     forward  through  your  file  of checks or "P"  to  go  to  the 
  310.     previous  entry.  Thus, you can back up, modify the  amount  of 
  311.     the  check, and then go forward with the  reconciliation.   You 
  312.     can,  if you wish, keep pressing P and go all the way back  to  the 
  313.     beginning  of the reconciliation.  As you back up, the  running 
  314.     balance will be modified so that at the beginning, it will show 
  315.     the  starting  and ending balances as indicated  on  your  bank 
  316.     statement.
  317.  
  318.     Starting with Version 3.13 I am including a sample income
  319.      and expense code file called SAMPLE.  If you want, you can
  320.      press C on the main menu then D on the Checking Accounts menu
  321.      to Display the Sample Checking Accounts.  Next you can press
  322.      E on the Main Menu and D on the Expense Code Menu to display
  323.      the income and expense file named SAMPLE.  You can modify
  324.      and use this file if you like.  If you want to rename it,
  325.      be sure that you rename every file on the disk with the
  326.      word SAMPLE as part of the file name.
  327.  
  328. áááá                                    v
  329.      
  330.           Beginning with Ver. 3.14, CK will display your income and
  331.      expense codes while you enter your check and deposit data.  Now, 
  332.      if you have a code PHONE for telephone expenses and if you type:
  333.      45 phne, that is you make a typo, CK will notice the typo, will
  334.      tell you that it did not find your code 'PHNE', and then it will
  335.      print a list of your income and expense codes starting with the 
  336.      first code beginning with the letter "P".  
  337.  
  338.           You can press return to cycle screen by screen through all
  339.      of your codes or you can press escape (esc on most keyboards) to
  340.      return to data entry.   If you enter a code 20 YYY and you have no
  341.      codes beginning with the letter "Y", CK will display your codes from
  342.      the beginning.  
  343.  
  344.           To display these codes in alphabetical order, CK reads your
  345.      .ABV file, that is EXP.ABV or CKLIST.ABV, whatever name you
  346.      chose for your income and expense codes with the extension
  347.      .ABV.  If you have erased this file, CK will read your .CDE file
  348.      to find your codes but they will not be in alphabetical order.  If
  349.      your list of codes which appear in the input module when you enter
  350.      an unknown code are not in alphabetical order, then you need to 
  351.      cause CK to create a new .ABV file.  In a moment I will explain how
  352.      you do that.
  353.  
  354.           If you created your income and expense codes with a version of
  355.      CK 3.11 or older, the display generated by a "not found" code will
  356.      not look quite right.  This is because the .ABV file was generated
  357.      when CK used three character billing codes.  Starting with version
  358.      3.12 CK allowed codes of one to seven characters which caused the
  359.      .ABV file generated with version 3.12 and later to be spaced a
  360.      bit differently.  Again, to solve this, you need to cause CK to
  361.      generate a new .ABV file.
  362.  
  363.           Here is how you do that:  Press "E" on the main menu to
  364.      display your Expense codes.  When that module comes up on screen,
  365.      press "D" to display your codes.  Enter your expense code name,
  366.      EXP or whatever.  Your codes will appear on screen.  Now, press
  367.      "C" to change a code.  Enter a number between 1 and 70, it is not
  368.      important which one.  "1" is fine.  Press Return.  Next, press "Q" 
  369.      to quit the module.  CK will automatically create a new .ABV file.  
  370.      From now on your codes will appear alphabetically on the screen if 
  371.      you enter an unknown code in the enter checking account data module.
  372.  
  373.         Beginning with Ver. 3.17 I have added several features/changes.
  374.      In the Enter Data Module (D on the Main Menu) I have simplified the
  375.      mechanism to change an entry.  Previously, if at the Name? line, the 
  376.      user would type /1 to go back to the first field, the check number.
  377.      Now the user does not need to type a slash.  You need only type 1 
  378.      followed by a return and you will be given the chance to change
  379.      the check number.  
  380.  
  381.           If you type LOOK in the Data Entry module to look at a previous
  382.      entry, you can additionally change the account number as well as 
  383.      all the other attributes.
  384.  
  385. áááá                                    vi
  386.  
  387.  
  388.           The reconsile module now works a little differently.  If you
  389.      have broken a check or a deposit into several entries, for 
  390.      example 1500.1, 1500.2 and 1500.3 for three entries on deposit
  391.      slip 1500, the reconsile module now adds all three up auto-
  392.      matically, displays the total, and gives you the opportunity
  393.      to individually review each of the three entries for accuracy.
  394.      
  395.           All of the menus have been modified for greater clarity.
  396.      The menus listed in the body of the manual may no longer match
  397.      the screen displays.  For example, "X" is only used now to exit
  398.      to DOS.  Everywhere else, "Q" is used to Quit a portion of a 
  399.      module.  Thus, you Q to Quit the reconsile menu and only X to 
  400.      Exit directly to DOS.     
  401.  
  402.     Starting with Version 3.13 I am including a sample income
  403.      and expense code file called SAMPLE.  If you want, you can
  404.      press C on the main menu then D on the Checking Accounts menu
  405.      to Display the Sample Checking Accounts.  Next you can press
  406.      E on the Main Menu and D on the Expense Code Menu to display
  407.      the income and expense file named SAMPLE.  You can modify
  408.      and use this file if you like.  If you want to rename it,
  409.      be sure that you rename every file on the disk with the
  410.      word SAMPLE as part of the file name.
  411.      
  412.         LISTING OF SELECTED ERROR MESSAGES
  413.  
  414.     Error #7: Out of Memory.  Your file was too big to fit into
  415.      the memory in  your machine.  This should not happen but if it
  416.      does, remove some memory resident programs and/or add more
  417.      memory to your computer.
  418.  
  419.         Error #9:  This may occur if a record in your CK data
  420.      file has been "trashed" by your system.  If strange garbage 
  421.      values get entered into one of the fields in the trashed record
  422.      they can be out of range of what the program expects to see and
  423.      thus may generate this error.   If this happens go to your backup
  424.      copy of your .CKD data file.
  425.  
  426.         Error #14:  This is similar to Error #7 above.
  427.  
  428.         Error #24:  Device Time-out.  Your computer has tried to send
  429.      data to a printer port and not received an acknowledgement within
  430.      the specified time.  Try setting the DOS MODE command to ignore
  431.      time-out errors.  ( Example C:\DOS> MODE LPT1:132,,P ).
  432.  
  433.         Error #25 or #27:  Device Fault.  This usually means that your 
  434.      printer ran out of paper or out of ribbon or was turned off.  
  435.      Essentially, it means that the printer told the computer that it 
  436.      could not continue to function.
  437.  
  438.     Error #57: Device I/O error.  Again, a hardware problem has
  439.      occurred usually in connection with communication with either a
  440.      disk drive or a printer.
  441.  
  442. áááá                                 vii
  443.  
  444.         Error #61: Disk full.  Delete some files to make more room
  445.      on the disk.
  446.  
  447.     Error #63:  This error occurs when some of your data in a disk
  448.      file has been trashed by your machine.  The program expects to find
  449.      a particular value in a file and the value is instead a zero 
  450.      because the record was damaged.  This zero is unacceptable to the
  451.      program and it generates a "bad record number" error.  Use the
  452.      back-up copy of your file.
  453.  
  454.         Error #67:  Too many files open.  Again, this will occur 
  455.      if you do not create a CONFIG.SYS file in the root directory
  456.      which file contains FILES=20 and BUFFERS=20.
  457.  
  458.         Error #68:  Hardware is unavailable.  E.G., you tried to write
  459.      to a printer on LPT2 and you don't have an LPT2.
  460.  
  461.     Error #71: Disk drive not ready.  The drive door is open
  462.      or there is no disk in the drive
  463.  
  464.         Error #72:  Disk error.  Something is wrong with the disk.
  465.      It may have bad sectors or not be formatted or the like.
  466.  
  467.               CREATING A SUBDIRECTORY ON YOUR HARD DISK
  468.                               RUNNING CK
  469.  
  470.           A>C: [return]
  471.           C>cd \ [return]
  472.           C>prompt $p$g [return]
  473.           C:\>md ck [return]
  474.           C:\>cd ck [return]
  475.           C:\CK>copy a:*.* [return]  [copies all ck files on ck prog disk]
  476.           C:\CK>ck [return]  [runs the ck program]
  477.           Disk Drive To Store Your CK Files?
  478.           C  [return]
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.                                            viii
  494. .RR    L--!----!----!----!----!----!----!----!----!----!-------------R
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.                                   SECTION 1   
  501.  
  502.                              WHAT'S IT ALL ABOUT?
  503.         
  504.  
  505.                         (A)   OVERVIEW OF THE PROGRAM
  506.  
  507.                                 WHAT CK tm  DOES
  508.  
  509.           Ck  keeps  track of all of the money that you receive  and 
  510.        all of the money that you spend.  
  511.            
  512.              You tell CK the money you spent and received,  the category 
  513.        of expense, the date you spent it, who you paid it to, the check 
  514.        number, if you want, a narrative description of what it was 
  515.        for and a cross reference group, like "tax deductable".  
  516.  
  517.              CK will prepare a report telling you
  518.                   
  519.                   (1) how  much you spent on each item in your list  of 
  520.        expenses  and how much you received in every category of income.  
  521.  
  522.                    (2)  how  much you paid any person during any  given 
  523.        month or quarter or year.
  524.  
  525.                    (3)  how  much you spent and received on  any  given 
  526.        date; 
  527.  
  528.                    (4)  what your balance was on every day  during  the 
  529.        period; 
  530.  
  531.                    (5)   how much you spent all year on everything  and 
  532.        how much you received all year from everyone.
  533.  
  534.                    (6) how  much  you spent for any group  of  expenses 
  535.        like tax deductable automobile or all tax deductable expenses.
  536.  
  537.              CK  prepares  written reports arranging  your  income  and 
  538.        expenses  by  
  539.  
  540.                   check number
  541.                   date
  542.                   payee name
  543.                   amount
  544.                   category of income and expense 
  545.                   cross reference group
  546.                   year to date summary
  547.                   stacked bar chart of income and expenses
  548.  
  549.                                    1
  550.  
  551.                              Sec. 1  A Overview -- What CK Does
  552.              
  553.              CK can print checks directly on the printer.
  554.  
  555.              Each  report  can  keep  track of  up  to  nine  different 
  556.        checking accounts. 
  557.  
  558.              Each  report subtotals all the the checks and deposits  in 
  559.        each category.
  560.  
  561.              If you want,  you can add your monthly checks and deposits 
  562.        together into one big quarterly or annual file and can sort that 
  563.        file  by payee name,  expense category,  amount,  check  number, 
  564.        cross  reference or date,  thus producing a  complete,  detailed 
  565.        breakdown of each check and each deposit for the entire year.
  566.  
  567.              CK  labels  each  report  entry  to  show  which  checking 
  568.        account,  (e.g.  General,  Trust,  Personal, etc) each check was 
  569.        written on.
  570.  
  571.              CK  will prepare a "bar" chart of your income and expenses 
  572.        with  dollars along the vertical axis and categories  along  the 
  573.        horizontal axis.   These charts can be manipulated to produce an 
  574.        annual  chart  with dollars along the vertical axis  and  months 
  575.        along the horizontal axis.
  576.  
  577.              Each  check takes up 53 bytes and each narrative  descrip-
  578.        tion takes up 64 bytes.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.                                    2
  605.  
  606.                Sec. 1  A Overview -- What CK Does
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.                        (B)  HARDWARE REQUIREMENTS
  619.  
  620.  
  621.        MS-DOS Operating System and two disk drives.
  622.  
  623.        256 K RAM
  624.  
  625.        If  all of the CK programs are saved on one disk,  they take  
  626.        up about  276,000 bytes of disk storage.  Because of the room
  627.        taken up by the CK.DOC file, you may need to delete CK.DOC
  628.        from your working disk in order to run the program from a 
  629.        floppy disk.
  630.  
  631.        Most of the modules are .TBC, Turbo Basic Chain modules and 
  632.        are called by typing CK which loads the CK.EXE file.
  633.  
  634.        CK  consists  of  16  separate  programs called from the Main
  635.        Menu.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.                                    3
  658.  
  659.                         Sec. 1  B  Overview --  Hardware Required
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                              SPECIAL REQUESTáá
  665.  
  666.  
  667.       Please, PLEASE, learn how to use your computer.  I get calls
  668.     from people who don't know how to copy files; who don't know what
  669.     a subdirectory is, leasewise how to use one; who fill up their disks
  670.     and then wonder why the program won't work when the disk is full;
  671.     who don't know the difference between DOS, CK and WordPerfect;
  672.     essentially, who don't know the first thing about how to use their
  673.     computer except how to turn on the power.  And they think that they
  674.     have a right to expect to be able to use the machine with that
  675.     level of knowledge!!!  They do not.  You do not.  Your computer is not 
  676.     a toaster.  It takes training to understand it.
  677.  
  678.            If you are going to use your computer for business it is your
  679.     obligation, your duty, to learn how to use it.  If you call me with
  680.     a problem which turns out to be that you don't understand how to
  681.     copy a file or how what the difference is between the root 
  682.     directory and the CK subdirectory, you will get no sympathy from
  683.     me.  It is your JOB to know these things.  So, bite the bullet and 
  684.     buy a book; buy a VCR Tape; go to a class; hire a kid from the
  685.     computer store to train you, but learn the basics of DOS!!!
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.                                    4
  692.  
  693.                   PAGES  5 & 6 INTENTIONALLY BLANK
  694.  
  695.  
  696.                                    6
  697.  
  698.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.                                   SECTION 2
  706.  
  707.                                GETTING STARTED
  708.  
  709.  
  710.                   (A)  BASIC ASSUMPTIONS MADE IN THIS MANUAL
  711.  
  712.            GENERAL RULES FOR USING YOUR COMPUTER WITH THIS PROGRAM
  713.  
  714.  
  715.              It  is  probably  a  good idea to make  clear  some  basic 
  716.        assumptions  about how your computer works.   I will put all  of 
  717.        them  here so that I don't have to repeat them in  each  chapter 
  718.        and so you don't have to re-read them in each chapter.
  719.  
  720.              First:  CK doesn't care if you type in UPPER CASE or lower 
  721.        case.   Except for the "Special Description" lines, CK automati-
  722.        cally translates lower case entries to upper  case.   Therefore, 
  723.        all your file names,  your disk drive designations,  Y's and N's 
  724.        for YES and NO,  category codes,  payee names, everything except 
  725.        special descriptions, are always converted to upper case.  If it 
  726.        is easier for you to type everything in lower case,  please feel 
  727.        free to do so.
  728.  
  729.              Second:   Throughout  the manual I will tell you to  press 
  730.        certain keys and I will give examples of things to type.  I will 
  731.        give you these instructions by printing that letter within quotes.  
  732.        For example, if I want you to press a "P" I will say Press "P".
  733.        Don't type the quotes, just the P.
  734.  
  735.              Third:   The  control key is usually at the lower left  of 
  736.        the  keyboard and is often labeled "CTRL".   The control key  is 
  737.        similar  to a "shift" key.   If you press a key on a typewriter, 
  738.        it  will print a lower case letter.   If you hold the shift  key 
  739.        down  and at the same time press a key,  it will type  an  upper 
  740.        case letter.
  741.  
  742.              The control key works the same way.   If you hold it  down 
  743.        and at the same time press another key, the keyboard will send a 
  744.        special  code to the computer.   If I want you to hold down  the 
  745.        control key and at the same time press a P,  I will say: Type a 
  746.        control "P".
  747.  
  748.              MS-DOS uses certain conventions with control keys.  
  749.        The  backspace on most machines is a control H.   This moves the 
  750.        cursor back one space and erases as it backspaces.   If you  are 
  751.        typing an entry and you make a mistake, press the backspace or a 
  752.        control H and it will move the cursor backwards and erase things 
  753.  
  754.                                    7
  755.  
  756.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  757.  
  758.        as it moves.
  759.  
  760.            If  you are in the middle of a program and you want to get 
  761.        back  to the operating system right away,  you can type Control-
  762.        ALT-Delete or a Control-Break BUT this is NOT a good idea.  You 
  763.        could lose data.  Only do this in an emergency!!  The better 
  764.        practice is to press the menu entry that allows you to exit the 
  765.        program, usually X at the menu. To get to the menu, answer
  766.        questions with a return.  Each return usually "returns" you to
  767.        the previous question.
  768.  
  769.                     If   you don't have a word processing program  and 
  770.        you   want to  print  your reports,  you can copy the  file  to 
  771.        your printer.  For example, C:\CK>COPY 1-87.CAT LPT1:
  772.        will cause the file 1-87.cat to be printer on your printer.
  773.  
  774.              MS-DOS has something called a "Type"  command.  
  775.        If  you  enter A>Type FILENAME,  then everything in the file  called 
  776.        FILENAME will appear on your screen.  If you have also pressed a 
  777.        control P, it will also be printed on your printer as it appears 
  778.        on your screen.  If your file called FILENAME is on the B drive, 
  779.        then you will have to say:  Type B:FILENAME.
  780.  
  781.              Fourth:  To be "in DOS"  means  that  the operating system 
  782.        is ready  to  take  your commands.   You know it is ready because 
  783.        you will see the letter of the drive your computer is using and 
  784.        a pointy bracket  called a  "prompt" on the screen.   If you see:  
  785.        A>  or B> or C> or the like, then your operating  system  is ready 
  786.        for you to give it a  program  name, like CK [Return] or a Type 
  787.        command or whatever.
  788.  
  789.              If you have a hard disk, use the PROMPT command to be able 
  790.        to see what subdirectory you are in.  For example:
  791.        C>PROMPT $P$G [return]
  792.        C\>
  793.  
  794.              If you have a hard disk, create a subdirectory called CK
  795.        and put all your check files into it.  At the C:\> type:
  796.        C:\>MD CK [return]
  797.        C:\>CD \CK
  798.        C:\CK>   
  799.        C:\CK>copy a:*.* [return]
  800.              NOTE: if you will run CK from a floppy disk, copy the program
  801.        disk to another floppy, and DELETE CK.DOC from the working copy.
  802.        This is necessary to make room on the working disk.
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.                                    8
  808.  
  809.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  810.  
  811.              Fifth:   Every  place  in  the program where you  have  to 
  812.        answer a question and your answer will always be the same number 
  813.        of  characters,  e.g.  one character like a Y or an N  those  are 
  814.        entered  by just typing them.   You don't have to press  Return.  
  815.        As  soon  as the proper number of characters has been typed  the 
  816.        program will proceed automatically.
  817.  
  818.              Sometimes,  the number of characters you will type  cannot 
  819.        be  known in advance by the program.   For example,  if you  are 
  820.        asked  for a file name,  that name could be anywhere from one to 
  821.        eight characters long.  In that case, you will have to type your 
  822.        answer  and  then press Return to let the program know that  you 
  823.        have completed your entry and that it can now proceed.
  824.  
  825.              Sixth:   Filenames:   CK  allows you to pick your own file 
  826.        names for your data files.  It is usually helpful to pick a name 
  827.        that describes your data.   If you have a file of checks for the 
  828.        month  of  April 1987,  then a good file name would be  4-87  or 
  829.        APRIL87.  If these checks are only for your trust account then a 
  830.        good name would be TR4-87.  
  831.  
  832.              The  file name CANNOT be more than eight  characters  long 
  833.        (ABCDEFGH)  and  it  CANNOT have a decimal  point  in  it.   For 
  834.        example  ABC.DEF is not a legal file name in CK.   You can't  do 
  835.        this  because CK automatically puts the extension .CKD after the 
  836.        name of every file of checks.
  837.  
  838.              Your file names CANNOT have slashes  or backslashes in 
  839.        them  because  DOS uses these characters.  If  you 
  840.        include a slash in your file name, DOS you will  gen-
  841.        erate an error.  Also, Your file name CANNOT have SPACES in it!
  842.  
  843.              Seventh:   CK sees all money spent, that is all checks, as 
  844.        positive numbers and all money received,  that is all  deposits, 
  845.        as  negative  numbers.   If you ever see a negative number as  a 
  846.        check  amount,  that means that CK is treating that entry  as  a 
  847.        deposit.  Codes for Deposits ALWAYS end in a slash, e.g., SL/ for
  848.        salary received.
  849.  
  850.              Eighth:   A few paragraphs ago I used the word "extension" 
  851.        in  connection with a file name.   An "extension" is  the  three 
  852.        characters  following  the decimal point on a  file  name.   For 
  853.        example   the  .DOC  of WILL.DOC is an "extension" of  the  file 
  854.        WILL.
  855.  
  856.              Last:   If you want to sort  a file but can't remember your 
  857.        file name.   You type in  a garbage name  in  response  to the 
  858.        file name  question  and  CK displays your list of files.  If the 
  859.        file you want is not on  the list, Press RETURN.  When in doubt, 
  860.        press return.  In most of the modules, a return  to a question 
  861.        will "return" you to the previous question or to a menu which will 
  862.        allow you to leave the module. 
  863.  
  864.                                    9
  865.  
  866.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  867.  
  868.  
  869.              So,  even  though  the  question may  not  tell  you  that 
  870.        pressing a return will return you to the previous question or to 
  871.        a menu, it usually will.  When in doubt, press RETURN.  I know,
  872.        now the standard key for this function is the escape, but it
  873.        wasn't always that way.  So, here I use return instead of
  874.        escape to help you "back out" of a program.
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                                   10
  923.  
  924.                         Sec. 2  A   Getting Started  -- General Rules
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.            (B) TURNING ON YOUR MACHINE AND COPYING THE CK PROGRAMS
  931.  
  932.  
  933.        For Floppy Disk Computers:
  934.        (Hard Disk people skip this part)
  935.  
  936.              Take a blank disk from your box of disks and  "format" it
  937.        with the DOS FORMAT command.  This  means  you must run the 
  938.        "format" program which  came with DOS like this:
  939.        A>FORMAT B: [return]   DON'T leave out the B: to format the disk
  940.        on drive B or you may end up formatting your DOS disk on drive A.
  941.  
  942.              Format two disks.  When done, copy the DOS file,
  943.        COMMAND.COM onto each of these disks.
  944.  
  945.              Now,  put the CK disk into the A: drive and type
  946.        A>COPY  A:*.* B:[return] with one of the formatted blank disks
  947.        in B.  Now, A>del B:CK.DOC [return].  This will give you room
  948.        on your working disk for CK to run.  
  949.  
  950.              The second disk you just formatted will be will be your data 
  951.        disk to hold your data files.  Most floppy users will put the data 
  952.        disk into drive B.
  953.  
  954.              Label the program disk(s) as "CK PROGRAM DISK --DRIVE 
  955.        A" and in our example, the data disk as "CK DATA DISK--DRIVE B".  
  956.        Note:  your program disk does not have to go into drive A.   You 
  957.        can  put your programs on any disk.   Also,  your data disk does 
  958.        not  have to go in drive B.   You can choose any drive  as  your 
  959.        data disk drive.
  960.  
  961.                            For Hard Disk Computers
  962.  
  963.              If you have a hard disk, make a CK subdirectory, go to it,
  964.        and type C:\CK>COPY A:*.* [RETURN]  [That's all!] 
  965.  
  966.              In our example, we have the program disk in A and the data 
  967.        disk in B.  To begin Type A>CK [Return].  CK  will  begin with the 
  968.        Main Menu.   It will  immediately 
  969.  
  970.                                   13
  971.  
  972.               Sec. 2  B - Getting Started -- Copying The Program
  973.  
  974.        notice  that it cannot find a file containing the letter of  the 
  975.        drive which will hold your data disk.   It will immediately load 
  976.        the  program  called "CKEXSET" and will ask you  for  the  drive 
  977.        where  you want to put your data disk.   You may pick any letter 
  978.        from A to L.   
  979.  
  980.              In our example, we would answer B for floppy disk 
  981.        computers or C for hard disk computers.
  982.  
  983.              WARNING:   Always keep a backup of your data disk.   Disks 
  984.        do have a habit of dying.   If yours gets its directory  damaged 
  985.        it may not be salvageable.   Every two or three months, it would 
  986.        be a good idea to copy your data disk onto your backup disk.
  987.  
  988.              You will now be returned to a menu which will allow you to 
  989.        set  up  your income and expense categories.  Press "S" to 
  990.        set up your income and expense code name.
  991.  
  992.        Next, you set up your list of Checking Accounts (C on the Main 
  993.        Menu).  Next, you enter your income and expense data.  Last, 
  994.        sort your entries and prepare your reports.
  995.  
  996.                              ABOUT COLOR
  997.  
  998.              I gave a bit of thought to the question of color.  Most 
  999.     users have monochrome screens, though in a couple of years this
  1000.     will change.  Most of the color users are satisfied with white
  1001.     letters on a dark blue screen.  I could write a color installation
  1002.     program and then put code into each module to read the set up
  1003.     file and set the chosen color.  BUT, this would add another
  1004.     program, another disk file, more user confusion and more code.
  1005.     I have, however, made it possible for you to change the colors
  1006.     which CK uses.  The default colors are white letters (the
  1007.     foreground color) on a blue background.  These colors can be changed
  1008.     by placing the numbers your alternate colors in the DISKDRVE file.
  1009.  
  1010.           Let me explain: Turbo Basic gives each color a number
  1011.     according to the list below:
  1012.  
  1013.     0=Black;   1=Blue;   2=Green;  3=Cyan;   4=Red;    5=Magenta
  1014.     6=Brown;   7=White;  8=Gray;   9=Light Blue;  10=Light Green
  1015.     11=Light Cyan;  12=Light Red;  13=Light Magenta    14=Yellow
  1016.     15=Bright White;
  1017.  
  1018.                                  14
  1019.  
  1020.           Thus, Bright white letters on a blue background (the 
  1021.     default) would be 15 (bright white), 1 (blue);
  1022.  
  1023.           Blue letters on a white background would be 1 (blue
  1024.     15 (bright white);
  1025.  
  1026.           Red letters on a green background would be 4 (red), 2
  1027.     (green).
  1028.  
  1029.           You can add two lines of color numbers to your diskdrve 
  1030.     file to tell CK that you want it to use the specified 
  1031.     colors instead of white letters on a blue background.  For
  1032.     example, if you wanted White letters on a Black background,
  1033.     your DISKDRVE file would look like this:
  1034.  
  1035.     C       [DATA DRIVE NAME, DRIVE C]
  1036.     15      [THE NUMBER FOR THE COLOR WHITE]
  1037.     0       [THE NUMBER FOR THE COLOR BLACK]
  1038.  
  1039.           Don't type in the information in the brackets.  That is 
  1040.     just to explain the data to you.  Here is how you could create
  1041.     a diskdrve version to put green letters on a gray background:
  1042.  
  1043.  
  1044.     C:\CK>COPY CON: DISKDRVE  [RETURN]
  1045.     C  [RETURN]
  1046.     15 [RETURN]
  1047.     0  [RETURN]
  1048.     ^Z [CONTROL Z THEN RETURN]
  1049.           1 file(s) copied
  1050.  
  1051.     C:\CK>TYPE DISKDRVE [RETURN]
  1052.     C
  1053.     15
  1054.     0
  1055.  
  1056.     C:\CK>
  1057.  
  1058.           Again, don't type in the words in the brackets.  They are
  1059.     just to explain things to you.  That is, you don't type the word
  1060.     "return"; you press the return key.  The control Z means that you
  1061.     hold down the control key and press a Z at the same time.
  1062.  
  1063.           If you are happy with white on blue, YOU DON'T HAVE TO DO
  1064.     ANYTHING AT ALL TO DISKDRVE.  JUST LEAVE IT ALONE AND YOU WILL 
  1065.     GET WHITE ON BLUE.
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.                                  14A
  1074.  
  1075.               Sec. 2  B - Getting Started -- Copying The Program
  1076.  
  1077.  
  1078.                          (C)  THE MAIN MENU EXPLAINED
  1079.  
  1080.  
  1081.              The Main Menu looks like this:
  1082.  
  1083.  
  1084.        Copyright David M. Alexander, 1984, 1987 For This Program And
  1085.                For ALL Programs Called From This Program
  1086.  
  1087.            Revision No. 3.17  April 7, 1988
  1088.  
  1089.                     **** MAIN MENU ****
  1090.  
  1091.        D  DATA  Entry From Your Check Stubs,                 
  1092.        L  LOOK  At A File Of Checks                          
  1093.  
  1094.        S  SORT Your Checks & Create Reports                  
  1095.        Y  YEAR TO DATE  Reports                       
  1096.        R  REPORT Information/Help
  1097.        P  PRINT Checks On The Printer
  1098.  
  1099.        E  EXPENSE Category Set up/Display
  1100.        C  CHECKING Accts Set up/Display
  1101.  
  1102.        A  ADD Several FILES Together
  1103.        
  1104.        X  EXIT To The Operating System
  1105.  
  1106.  
  1107.              When  you want to enter your checks and deposits into  the 
  1108.        program,  you  press D.   CK will call up the CKINPUT module and 
  1109.        ask for your check and income information.
  1110.  
  1111.              When  you  want to review the checks you have  entered  or 
  1112.        correct typo's or add or delete checks,  press L.   CK will call 
  1113.        up CKLOOK which will let you review any file you like.
  1114.  
  1115.              When  you  want  to prepare reports,  you will  sort  your 
  1116.        checks by name, number, amount, etc.  Press S.  CK will call 
  1117.        up CKSORT which will allow you to chose your report format.
  1118.  
  1119.              When  you  want  to create a year to date report  of  your 
  1120.        income and expenses,  press Y.  CK will display the Year To Date 
  1121.        menu and give you the opportunity to erase the old year to  date 
  1122.        report  or  to create a new one or to add new files to  the  old 
  1123.        year to date report.
  1124.  
  1125.              When  you  are unsure how to print a hardcopy of your  re-
  1126.        ports, press R.  CK will tell you how to print your reports.
  1127.        P will let you print your checks on the printer.
  1128.  
  1129.              When  you want to set up or change or look at  your  cate-
  1130.  
  1131.                                   15
  1132.  
  1133.                         Sec. 2  C  Getting Started -- The Main Menu
  1134.  
  1135.        gories  of  income  and expenses,  press E.   CK  will  call  up 
  1136.        CKEXSET which will allow you to do these things.
  1137.  
  1138.              When you want to set up or change the list of your various 
  1139.        checking  accounts,  press  C.   This will call up  the  program 
  1140.        CKACCTS.   You  will  be  able to chose up  to  9  different 
  1141.        accounts and will be able to sort each account separately.
  1142.  
  1143.              When  you want to add several files together press A.   CK 
  1144.        will  call  up CKADD which will allow you to add  several  indi-
  1145.        vidual files into one big file,  e.g. add three months of checks 
  1146.        together to have one file for the whole quarter.
  1147.  
  1148.              When you want to return to the operating system,  press  X 
  1149.        which will call up the A> and put you back into DOS.
  1150.  
  1151.              WHEN YOU FIRST START THE PROGRAM, you will be automatically
  1152.        taken to CKEXSET to set up your expense categories.  After
  1153.        returning to the Main Menu, press C to set up your list of
  1154.        checking accounts.  Only after you have done this will you
  1155.        press D to enter any data.  Only after you have entered 
  1156.        your data, will you press S to sort your checks and create
  1157.        your reports.
  1158.  
  1159.              You will be wise to create your reports to disk files
  1160.        and print the files on your printer through your word processor
  1161.        or through the DOS PRINT command or COPY filename LPT1:
  1162.  
  1163.                If you don't have a word processor, get one!  Textra
  1164.        from Ann Arbor Software in Ann Arbor, Michigan is only $20!!
  1165.        PC-Write is available from shareware for about $10.  PFS
  1166.        First Choice or PFS Professional Write, Webster's New World
  1167.        Writer and Micro Pro Extra Easy  are all very good for $100
  1168.        or so from discount software outlets.
  1169.  
  1170.           Get a Word Processor and use it to review your files of
  1171.        CK reports and to print your CK reports.
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.                                   16
  1187.  
  1188.  
  1189.                            NOTES TO SHAREWARE USERS
  1190.  
  1191.                              CK QUICK USE OUTLINE
  1192.  
  1193.              The short course in using CK is as follows:
  1194.  
  1195.              1)  copy the disks as outlined above;
  1196.  
  1197.              2)  put the input disk in the A drive or,  if you are using 
  1198.        a hard disk, go to your hard disk;
  1199.  
  1200.              3)  type A>CK [return] or C:\CK>CK [return]
  1201.  
  1202.              4)   You will be asked what drive you want to use  as  your 
  1203.        data  drive.   If you are using floppies,  say  B .   If you  are 
  1204.        using  a  hard  disk,  answer with your hard disk  drive  letter, 
  1205.        usually C.
  1206.  
  1207.              5)  press  S  to Set up your income and expense categories.
  1208.                  OR press D and then give the name:  SAMPLE
  1209.              6)   when asked,  respond with the name of a file  to  hold 
  1210.        your  income  and expense categories of up to seven  (NOT  eight) 
  1211.        characters  --- use  your  initials  or  just  call  it  EXP  for 
  1212.        expenses.  
  1213.  
  1214.              7)   enter your income and expense codes in answer  to  the 
  1215.        prompts on screen;
  1216.  
  1217.              8)  when done, return to the main menu;
  1218.  
  1219.              9)   Press  C  on the main menu,  then when the  next  menu 
  1220.        appears, press S to Set up your list of checking  accounts.   You 
  1221.        can have up to 9,  e.g.  general account,  trust account, Bank Of 
  1222.        America account,   Visa Card,  American Express,  S & L  account, 
  1223.        etc.  OR press D, and SAMPLE list will appear.
  1224.  
  1225.              10)  Go to the main menu and press D to enter your Data 
  1226.        (that's your checks and deposits).  When done go back to the 
  1227.        Main Menu.
  1228.  
  1229.              11)   Type S on the main menu to go to  the  sort 
  1230.        menu.  Select the type of report you want to create and press the 
  1231.        menu  entry  for  that  kind  of  report.   When  the  report  is 
  1232.        completed, print it:
  1233.  
  1234.              a)  through  your word processer, OR
  1235.  
  1236.                                   18
  1237.  
  1238.  
  1239.              b)   A>type B:FILENAME.XXX ^P [return]
  1240.                   FILENAME   is the name you chose for your file and XXX 
  1241.                   is  the extension for the particular report you  
  1242.                   created, OR
  1243.  
  1244.              c)  A>COPY B:FILENAME.XXX  LPT1 [return] 
  1245.              [For example:   OCT88.CAT]
  1246.              The above Table of Contents gives you an outline of what is 
  1247.        in  the  full CK manual.   Users who register with me will get  a 
  1248.        disk containing the full manual plus notification of updates  and 
  1249.        some help if you call with a question.  
  1250.  
  1251.              To register, send me your name and address and $25.  If you 
  1252.        use  CK,  I ask you to send me the $25 as part recompense for the 
  1253.        many hundreds of hours I have invested in the program.
  1254.  
  1255.              Commercial users, corporations, are also asked to pay the $25 
  1256.        if they use the program.   If you haven't registered the program, 
  1257.        don't call with questions.    If you have registered and you call 
  1258.        and I can't take your call, I will return your call collect.
  1259.  
  1260.                               David M. Alexander
  1261.                           2600 El Camino Real  #506
  1262.                              Palo Alto, CA  94306
  1263.                                  415-857-9233
  1264.  
  1265.              If you like CK,  you should consider trying MR.  BILL tm, a 
  1266.        program  I  wrote  to keep time and prepare  full  bills/invoices 
  1267.        including  ageing,  chronological  reports,  management  reports, 
  1268.        variable billing rates and all the good stuff I needed for a full 
  1269.        billing program for my law practice.   MR. BILL is also available 
  1270.        from the distributor who sent you CK.
  1271.  
  1272.              Take care,
  1273.  
  1274.              David M. Alexander
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.                                   19
  1291.  
  1292.