home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Die PSION Power-CD 2 / PsionPowerCD2.iso / PSION-Power-CD / software / Doku / psibank_3.txt < prev    next >
Text File  |  1998-06-06  |  8KB  |  202 lines
  1. PSIBANK DOCUMENTATION
  2.  
  3. SUMMARY
  4.  
  5. Title        : PsiBank - Version 2.0.3
  6. Supported    : Series 3a / Series 3c
  7. Description  : Compact, easy-to-use bank account manager
  8. Terms of use : Freeware
  9. Author       : A.W. van der Giessen
  10. E-mail       : agiessen@worldonline.nl
  11.  
  12.  
  13. INTRODUCTION
  14.  
  15. I could write a huge manual, but who would read it? Therefore, included with
  16. PsiBank is this short manual. It informs you - in a nutshell - how to install
  17. and work with PsiBank. If you have questions after reading the manual, send an 
  18. e-mail to  the abovementioned address. Feel free to report possible bugs, 
  19. criticism or suggestions.
  20.  
  21.  
  22. WHY DEVELOP PSIBANK
  23.  
  24. PsiBank is a simple and compact Bank Account Manager. It's been kept simple
  25. for a good reason. A lot of other programs are available with lots of
  26. powerful functions,  such as VAT handling, budgeting, etc. As there was no
  27. simple Bank Acount Manager to my knowledge, I created one.
  28.  
  29.  
  30. OVERVIEW
  31.  
  32. PsiBank offers you the following:
  33. - Support for up to 5 groups, holding a maximum of 15 accounts each;
  34. - Support for up to 20 categories;
  35. - A category view, showing the expenses and earnings divided by category;
  36. - A balance view, showing the balances of all accounts in the current group;
  37. - A 'Balance as of' graph, showing the balances of an account or group over time;
  38. - An In vs Out graph, graphically displaying expenses and earnings over time
  39. - Payment of Standing Orders;
  40. - An import/export function;
  41. - A basic printing facility;
  42. - Password protection with variable protection level. 
  43.  
  44.  
  45. INSTALLING
  46.  
  47. PsiBank consists of four files, PSIBANK.OPA, PSIBANK.OVL, PSIBANK.HLP and PSIBANK.UPD. 
  48. Copy PSIBANK.OPA to the \APP directory, the others to the \APP\PSIBANK directory on 
  49. drive A,B or M. (If you don't need the online help, just skip PSIBANK.HLP. If you don't 
  50. need to import/export, skip PSIBANK.OVL. If this version of PsiBank is the first one,
  51. skip PSIBANK.UPD). Then use <Psion>-I to install PsiBank. 
  52.  
  53. If you're upgrading from a previous version of PsiBank, be sure to remove PsiBank from 
  54. the System screen before installing the new version. This is very important, you can 
  55. get unexpected results when skipping this step!
  56.  
  57.  
  58. FIRST THINGS FIRST
  59.  
  60. The first time you start PsiBank, you will be asked to enter your accounts
  61. and - if you wish - to enter the categories to want to use. After entering
  62. these, you will be prompted for preferences. These preferences will be OK for
  63. most people, check if that goes for you too.
  64.  
  65. With Psion-Shift-I you can check the international settings.
  66.  
  67. Now you're ready to go!
  68.  
  69.  
  70. DATA ENTRY
  71.  
  72. To enter data, you can use the hotkeys as they appear in the 'Item' menu. 
  73. This is, Psion-T to enter a transfer, Psion-N to enter a new item, Psion-U
  74. to update an item and Psion-D to delete an item.
  75.  
  76. In version 1.1, these keys still work, but other keys have been added to make
  77. data entry easier. You can now use the Enter key to update the item that is 
  78. selected. If the empty line is selected, the Enter key will add an item.
  79. The Tab key will always add a new transfer. Use Del to delete an item.
  80.  
  81. When setting preferences, you can choose if you wish to use the Del key as a
  82. hot key or not. Set it off if you are afraid that deleting items will be a little
  83. bit too easy.
  84.  
  85.  
  86. HANDLING WITH STANDING ORDERS
  87.  
  88. I define Standing Orders as items that occur frequently, regular as well as 
  89. irregular. This definition is broader than in most Bank Account Managers. 
  90.  
  91. In PsiBank, you can enter items of which you know you will have to pay them
  92. repeatedly. To enter these, do the following:
  93.  
  94. Use Psion-Shift-S to go to define Standing Orders. Press Enter on the empty 
  95. line (or Shift-Enter on any line) to enter the data. First of all, enter the
  96. date the Standing Order is usually paid. Then, enter the description, amount,
  97. type (debit/credit), category and the account. 
  98.  
  99. Enter the number of days that PsiBank should prompt you about paying  the 
  100. Standing order and the number of days in advance that PsiBank should remind 
  101. you of an upcoming Standing order. (You can enter a number between 0 and 14.)
  102.  
  103. The last thing you enter, are the months in which the Standing Order should be
  104. paid. Select 'Yes' for each month that this is the case.
  105.  
  106. When you have entered Standing Orders, PsiBank will perform a check every time
  107. you start it. When it is time to pay or warn about Standing Orders, you will
  108. be prompted. You can then choose to pay the Standing Order at that time, at a 
  109. later time and to skip the Standing Order.
  110.  
  111. To pay a Standing Order at any given time, use Psion-Shift-S and select the 
  112. appropriate item. Then press Psion-P to insert that Standing Order.
  113.  
  114.  
  115. IMPORT/EXPORT
  116.  
  117. Using the import function, you can import any comma separated file, as long as a 
  118. few conditions are met:
  119. - The amount must use a decimal point, no comma, as that is the separator.
  120. - Descriptions may only contain a comma if there are quotes surrounding the whole
  121.   description.
  122.  
  123. Next to a filename and date range, you will be prompted which fields contain the 
  124. date, description, category and amount. When you accept these values, they will 
  125. be stored for later use. This means that they will be used as defaults the next 
  126. time you import a file.
  127.  
  128. The export function created a comma separated file. A decimal point is used in 
  129. the amount, descriptions are surrounded by quotes. Exporting files is very 
  130. simple: just enter the  filename, the date range and whether or not categories 
  131. and balances should be written to the file as well. 
  132.  
  133.  
  134. FUNCTIONS
  135.  
  136. Group
  137. - Select    Select the group to work with.
  138. - Move account    Move account to another group.
  139.  
  140. Account
  141. - Select    Select the account to work with.
  142. - Tidy        Delete all items before a specified date.
  143. - Info        Show name, description, full filename, file length and the
  144.                 number of items in the file.
  145.  
  146. Item
  147. - New        Create an item. 
  148. - Transfer    Transfer to another account.
  149. - Update    Update an item.
  150. - Delete    Delete an item.
  151. - Find        Show all items that fit your selection criteria.
  152. - Jump to ...    Move the cursor to the first item on a specified date.
  153.  
  154. View
  155. - Categories    Shows in more detail where you spend your money on and get it
  156.                 from.
  157. - Balances     Shows the balances of all accounts
  158.   as of    
  159. - Balance Pro-    Displays a graph of the balances over 1, 3, 6 or 12 months.
  160.   gress Graph
  161. - In vs Out    Displays a graph of income and expenditure over 3, 6 or 12 months.
  162.   Graph
  163. - Print        Prints all items in the selected period.
  164.  
  165. Settings
  166. - Groups        Add, replace or delete groups.
  167. - Accounts    Add, replace or delete accounts.
  168. - Categories    Add, replace or delete categories.
  169. - Standing      Add, replace or delete standing orders.
  170.   orders
  171. - Preferences    Set general preferences, such as file locations.
  172. - International    Change international settings.
  173. - Password    Set or change the password.
  174.  
  175. Special
  176. - Import    Imports a comma sepatared file.
  177. - Export    Makes an comma sepateted export file.
  178. - About        Shows program information.
  179. - Exit        Leave PsiBank.
  180.  
  181. The following hotkeys can be used:
  182. - Enter        When the cursor is on an item, update the current record.
  183.         When the cursor is on the empty line, enter a new record.
  184. - Tab           When the cursor is on the empty line, enter a transfer.
  185. - Del           Delete the record the cursor is currently on. (Notice that
  186.         you can turn this funtion on and off in the preferneces menu.)
  187.  
  188.  
  189. TERMS OF USE
  190.  
  191. PsiBank is released as freeware, you owe me nothing. I only hope that you will 
  192. enjoy it.
  193.  
  194. Using PsiBank means you run it at your own risk. It take no responsibility for 
  195. any bugs you might encounter, nor for their result. However, if you report 
  196. bugs, I will do my best to solve them.
  197.  
  198.  
  199. FURTHER INFORMATION
  200.  
  201. For further information, read the online help or contact the author by e-mail.
  202.