home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PDA Software Library / pdasoftwarelib.iso / PSION / UTILS / ADBK221 / ADBUG22.TXT < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-08-02  |  33.9 KB  |  715 lines

  1. Address Book User Guide    Version 2.2
  2.  
  3. 1
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                ADDRESS BOOK
  9.  
  10.            Address and 'Phone Number Management for the Psion Series 3A
  11.  
  12.                              Shareware Program
  13.  
  14.                         ⌐ 1994, 1995 John W Dawson
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                               V2.2, July 1995
  19.  
  20.  
  21. 1   Introduction
  22.  
  23. Address Book is an Application for the Psion Series 3A which you can use to manage 
  24. addresses, 'phone numbers, and related information. It has a number of special 
  25. features which make it more convenient and suitable for this purpose than the 
  26. standard Database Application built into the Series 3A. These include:
  27.  
  28. *   Alphabetic listing and searching of names;
  29.  
  30. *   Enhanced DTMF dialling:
  31.  
  32.     *   Variable volume;
  33.  
  34.     *   Automatic prefixing of charge card account number and PIN;
  35.  
  36.     *   Automatic prefixing of network service codes (for call diversion etc.);
  37.  
  38. *   Linking of records, to allow common information to be defined once only but 
  39.     shared by more than entry;
  40.  
  41. *   Configurable print layouts, allowing you to print addresses onto envelopes or 
  42.     labels. The program generates RTF files containing all the necessary formatting, 
  43.     which can be printed using a compatible word processor on a PC;
  44.  
  45. *   Tagging of entries, to create temporary or permanent lists of related entries.
  46.  
  47. The Application manages one or more database of information about an individual or 
  48. an organisation. Each entry in a database has the same layout, but the template for 
  49. this is fully configurable.
  50.  
  51. Two of the fields have special significance, since they are used to sort the 
  52. entries. In the default template they have the labels Name and Organisation; however 
  53. you can change their labels and positions in the template.
  54.  
  55. An entry may relate to a person, in which case the Name field will be present and 
  56. optionally an Organisation. Alternatively the entry may relate to a Company or other 
  57. organisation, in which case there will no Name, only an Organisation.
  58.  
  59. There are four principle screens:
  60.  
  61. The Find screen lists entries in alphabetical order, and allows alphabetic searches.
  62.  
  63. The Show screen displays a single entry in full.
  64.  
  65. The Update screen allows existing entries to be modified.
  66.  
  67. The Add screen allows new entries to be added.
  68.  
  69. 2   Getting Started
  70.  
  71. 2.1   Installation
  72.  
  73. To install the Application carry out the following steps:
  74.  
  75. 1   Copy the file ADDBKV4.OPA into the \APP directory on the Internal Drive or an 
  76.     SSD.
  77.  
  78. 2   Copy the files ADDBK2V4.OPO, ADDBK3V4.OPO, IXFILEV3.OPO, and DIALOGV3.OPO into 
  79.     the \OPO directory on the same drive.
  80.  
  81. 3   On the System screen use the "Install" (Psion-I) command to install ADDBKV4. 
  82.     The Address Book icon (depicting a book, 'phone, and envelope) should now appear 
  83.     on the screen. 
  84.  
  85. 4   You may find it convenient to assign a button to the Application, using the 
  86.     "Assign Button" (Psion-A) command.
  87.  
  88. 2.2   Creating a new Address Book
  89.  
  90. You can now create an Address Book database by using the "New File" (Psion-N) 
  91. command (while the highlight is beneath the Address Book icon). In the dialog box 
  92. specify the name for the database and the drive where it is to be located.
  93.  
  94. The Edit Labels screen will now be displayed, allowing you to customise the default 
  95. template to your preferences. If the default is acceptable just type Escape. 
  96. Otherwise edit the labels; keys work in the same way as on the Add and Modify 
  97. screens described below. Type Enter when finished.
  98.  
  99. A dialog will then be displayed, to allow you to specify which fields to use for 
  100. sorting, and the format you wish to enter names in. The choice of format is either 
  101. forename(s) followed by surname (e.g. "Sally Ann Field") or surname followed by 
  102. forename(s) (e.g. "Field,Sally Ann"). You can choose the character used to separate 
  103. the forenames and surnames; this can be a space, a comma, or some other custom 
  104. character. Alternatively you can specify "None", in which case names are not split 
  105. into separate forename and surname parts. This last option would be most suitable if 
  106. you wished to use Address Book to manage information other than names and addresses.
  107.  
  108. On completion of the dialog the Add screen (described fully below) will then be 
  109. displayed, enabling you to start adding entries to the database.
  110.  
  111. Once you have some entries in the database you can go to the Find screen by typing 
  112. Escape or Diamond.
  113.  
  114. 2.3   Using an existing Database
  115.  
  116. If you have an address database in standard Psion DBF format (e.g. created using the 
  117. built in Data application or an OPL program) then you can open this with Address 
  118. Book. You can not use a Database that contains numeric fields, but any Database 
  119. which the built-in Database can open should be okay.
  120.  
  121. Note that the default directory and extension for Address Book is different from the 
  122. built-in Database (for historical reasons), hence Database files will not appear 
  123. under the Address Book icon. However you can create an 'alias' to access such files 
  124. more conveniently. Position the highlight under the Address Book icon, and type 
  125. Psion-E. Create a new list for Address Book, with Directory \DAT and Extension DBF. 
  126. Your database files will then appear under the additional Address Book icon.
  127.  
  128. Databases which have been created and maintained by Address Book have an extra 
  129. 'index' file associated with them. When Address Book first opens a database where 
  130. this index information is not available then, it must build this index. Once created 
  131. there should be no need to rebuild this index, unless the index is accidentally 
  132. deleted or the database file is modified by an application other than Address Book.
  133.  
  134. Open the file in the normal way (from the System screen). If the database does not 
  135. contain a template (typically a file created by an OPL application) then the Edit 
  136. Labels screen is displayed. The default template is shown, and you should modify 
  137. this to reflect the structure of entries in the database. (If there is a template 
  138. already present in the database then Address Book will use this.)
  139.  
  140. A dialog is then shown to allow you to specify how the database is to be sorted and 
  141. the layout of the Name field (as when creating a new file). There are extra dialog 
  142. lines which allow you to control whether entries which contain more than one name in 
  143. the Name field are split into multiple linked entries.
  144.  
  145. If you set Name Separator to "None" then no changes will be made to entries in your 
  146. database. Otherwise if an entry contains more than one name (separated by the 
  147. specified character) then extra database entries are created for the second and 
  148. subsequent names, which are all linked to the entry for the first name. (See below 
  149. for explanation of linking).
  150.  
  151. The application will now build the index. When this is complete the Find screen is 
  152. displayed, listing the entries in alphabetic order.
  153.  
  154. 3   General Points
  155.  
  156. Most of the basic features operate in the 'standard' way. Diamond/Shift-Diamond 
  157. switches to the next/previous screen. Menu displays the menus. Control-Menu controls 
  158. the displaying of the Status Window.
  159.  
  160. The Find, Show, Update, and Add screens can all be zoomed, by typing Psion-Z or 
  161. Psion-Shift-Z. The "About Address Book" (Psion-Shift-A) command displays the 
  162. introductory screen. You can exit cleanly from the Application by using the "Exit" 
  163. (Psion-X) command in any screen.
  164.  
  165. 4   The Find Screen
  166.  
  167. Entries are listed in alphabetical order. Entries for People are sorted by surname, 
  168. which is generally taken to be the final space-separated 'word' in a name. E.g. John 
  169. William Hedges and Peter Hetherington-Whyte would both be listed under H. 
  170.  
  171. You can override this, to cater for exceptions such as double-barrelled surnames 
  172. without hyphens, e.g. Ralph Vaughan Williams which should be listed under V. You 
  173. should enter such names with a double space between the last forename and the start 
  174. of the surname (e.g. between Ralph and Vaughan).
  175.  
  176. The ╚ character indicates the 'current' entry.
  177.  
  178. Entries for Organisations are sorted by their complete names; e.g. Acme Software 
  179. Company would be listed under A.
  180.  
  181. You can find an entry by typing the initial letters of its surname (or complete name 
  182. for an organisation). Use lower case letters only. As you type the program will 
  183. progressively find the first entry which matches the letters entered, and display 
  184. the entry with the matched letters highlighted.
  185.  
  186. Upper and lower case characters are treated as equivalent. Accented characters are 
  187. sorted and matched as the equivalent unaccented character; "╛" is treated as "a", 
  188. "┐" as "o", and "º" as "s". Punctuation characters are ignored when sorting and 
  189. matching; e.g. O'Regan is listed between Oppenheimer and Oswald, and can be found by 
  190. typing o r ....
  191.  
  192. If you make a mistake when typing the sequence of initial letters then press the 
  193. Escape key; this cancels the matching, and enables you to start the sequence again 
  194. from the first letter.
  195.  
  196. Once the entry you require is displayed on the screen you can select it immediately 
  197. by typing the digit or shifted letter shown to the left of it. The entry is then 
  198. shown in full on the Show screen. Enter or Diamond displays the current entry in 
  199. full.
  200.  
  201. You can move up and down the screen using the Up/Down arrow keys. Page Up/Down move 
  202. a whole screenfull at a time. Home moves to the first entry, End to the last. Use of 
  203. any of these keys cancels any matching in progress.
  204.  
  205. 4.1   Configuring the Find Screen
  206.  
  207. You can configure the layout of the Find screen by using the "Screen Layout" (Psion-
  208. Shift-S) command. Surname width and Forename width specify the widths of the two 
  209. different parts of names (approximately in number of characters). Extra field 
  210. specifies an additional field to be shown on the screen. If the 'phone symbol is 
  211. selected then the first non-blank 'phone number of each entry is shown.
  212.  
  213. You can also use this dialog to specify how tags are shown on the Find screen. A "*" 
  214. can be displayed against each Find screen entry which has a particular tag set, or 
  215. any tag set.
  216.  
  217. 5   The Show Screen
  218.  
  219. This displays the full details for a single entry. Only fields which have 
  220. information in them are shown. Any tags set can be shown, either as full  names or 
  221. short codes (use Psion-Shift-S to set required preference).
  222.  
  223. If the entry is too big to be shown in full then you can scroll up and down, using 
  224. Up/Down/Page-Up/Page-Down. Alternatively you can zoom to a smaller font.
  225.  
  226. Typing any lower case letter starts a 'quick-find' the Find screen is displayed with 
  227. the first entry starting with the letter selected.
  228.  
  229. You can display then next or previous entry in the database (or found set) by typing 
  230. ">" or "<" respectively.
  231.  
  232. 6   The Update Screen
  233.  
  234. You can update the current entry by using the "Update" (Psion-U) command on the Find 
  235. or Show screens, or by pressing Diamond on the Show screen. The Update screen is 
  236. then displayed, showing all the fields for the entry and their current values if 
  237. any.
  238.  
  239. You can now change these values by typing text on the keyboard. If all or part of a 
  240. field is highlighted then this is replaced by what you type; otherwise text is added 
  241. at the cursor position. You can put line breaks in any of the fields by typing 
  242. Shift-Enter.
  243.  
  244. Use the arrow keys to move around within a field or between fields. Use these keys 
  245. with Shift down to highlight text. Control-Left/Right moves a word at a time. Home 
  246. and End take you to the start and end of the current line.
  247.  
  248. The Delete key removes the highlighted text, or the character to the left of the 
  249. cursor if nothing is highlighted. Shift-Delete deletes to the right, and Psion-
  250. Shift-Delete deletes to the end of line. You can cut and paste text between fields 
  251. using Delete or "Copy" (Psion-C) with text highlighted and then "Insert" (Psion-I).
  252.  
  253. Text is automatically wrapped onto the next line if a line becomes to long to fit on 
  254. the screen.
  255.  
  256. The Enter key writes the modified entry back into the database. An entry will not be 
  257. updated if both the Name and Organisation fields are blank. Use Escape to abandon 
  258. the update, leaving the entry unchanged in the database.
  259.  
  260. 7   The Add Screen
  261.  
  262. You can add new entries to your database by using the "Add" (Psion-A) command or by 
  263. pressing the Diamond key on the Update screen or Shift-Diamond on the Find screen. 
  264. This takes you to the Add screen, whose operation is similar to the Update screen 
  265. described above, except that all fields are initially blank.
  266.  
  267. You can create a new entry based on an existing entry by using the "Copy Entry" 
  268. (Psion-O) command.
  269.  
  270. 8   Finding Entries
  271.  
  272. The principle way of finding a particular entry is by alphabetical searching by name 
  273. on the Find screen. However you can also make searches on other fields, using the 
  274. "Find" (Psion-F) command. In the dialog you then specify the text you are looking 
  275. for, which field to search (or all fields), whether the search should be case 
  276. sensitive, and whether the entire field must match the specified text.
  277.  
  278. You can either list all the entries which match the criteria (by setting Find to 
  279. "All"), or display the first matching entry in full (by setting Find to "First").
  280.  
  281. If "All" was selected then when the search is complete a dialog showing the number 
  282. of matching entries is displayed. Type Escape to abort the search, or Enter to list 
  283. the found set on the Find screen. The found entries can then be selected, displayed, 
  284. modified, deleted, printed, etc., exactly as when the entire database is listed. 
  285. Typing Escape lists the entire database again (a second Escape is required if part 
  286. of a name is highlighted.) Also if any entries are added the program reverts to 
  287. listing the full database.
  288.  
  289. If "First" was selected you can find further entries matching the same criteria 
  290. using "Find Next" (Psion-G). Note that "Find" and "Find Next" find search the 
  291. database in physical order, which may not be the same as the sorted order in which 
  292. entries appear on the Find screen.
  293.  
  294. You can find and list all entries linked to the currently selected entry by using 
  295. the "Find Linked" (Psion-K) command. This works in similar fashion to searching with 
  296. the Find = "All" option.
  297.  
  298. 9   Tagging Entries
  299.  
  300. You can define up to 16 different "tags", and apply one or more of them to 
  301. individual records, to mark the records as belonging to a subset of the database, or 
  302. as being of special interest. You can then search for entries which have a 
  303. particular tag, or combination of tags, set. Tags may be of a permanent nature, e.g. 
  304. partitioning your database into different categories, or temporary, e.g. to create 
  305. lists of people you need to 'phone. Tag settings are saved (in the index file) 
  306. between invocations of the program.
  307.  
  308. Use the "Define Tag" (Psion-Shift-N) to create a new tag. In the dialog specify the 
  309. full name (up to 30 characters) and a "short code" (2 alphabetic characters) for the 
  310. tag.
  311.  
  312. You can then apply this tag to the current entry (on the Find or Show screens) by 
  313. typing the 2 character short code with the Control key down (similar to applying 
  314. styles in Word). This actually has the effect of toggling the current tag setting, 
  315. i.e. setting it if it is not already set, clearing it if it is set.
  316.  
  317. You can also set or clear tags using the "Set Tag" (Psion-T) command. In the dialog 
  318. you can specify a particular tag, or "All" tags, and the operation to be performed 
  319. (Setting, Clearing, or Toggling). You can perform the operation on just the current 
  320. entry, all entries in the database, or all entries in the current found set (if a 
  321. search has previously been performed).
  322.  
  323. To find entries with particular tag settings use the "Find Tags" (Psion-Shift-F) 
  324. command. You can specify up to 3 different tags, and search for entries which have 
  325. all those tags set, for entries which have any of those tags set, for entries which 
  326. have none of those tags set, or for entries which have not all those tags set. The 
  327. found entries are listed in the same way as entries found in a text search.
  328.  
  329. You can modify existing tag definitions, to change their full names and/or short 
  330. codes, using the "Modify Tag" (Psion-Shift-Y) command. Entries which have the 
  331. modified tag set will not have their tag settings altered, but will be displayed 
  332. with the new tag name or short code.
  333.  
  334. You can delete tag definitions no longer required using the "Delete Tag" (Psion-
  335. Shift-T) command. Any entries having the deleted tag set will have this cleared.
  336.  
  337. 10   Deleting Entries
  338.  
  339. An entry can be deleted using the "Delete" (Psion-D) command, or by typing the 
  340. Delete key on the Find or Show screens. You are asked to confirm the deletion before 
  341. the entry is removed from the database.
  342.  
  343. 11   Linking Entries
  344.  
  345. This facility allows more than one entry to share the same common information. The 
  346. sort of situation where this might be useful is where you have a couple who have the 
  347. same address and home 'phone numbers, but different work 'phone numbers. Each 
  348. individual can have their own separate entry, but the common address and home 'phone 
  349. is only defined in one entry; the other entry refers to this 'parent' entry. If the 
  350. couple should move then you only need to change the address in one place.
  351.  
  352. Another way of using linking is to set up a 'parent' entry for a Company, and have 
  353. several linked entries for individuals in the Company.
  354.  
  355. You can create a new entry linked to an existing 'parent' entry using the "Add 
  356. Linked Entry" (Psion-L) command. The 'parent' entry must be the current entry on the 
  357. Find or Show screen. The Add screen will then be displayed, with the field contents 
  358. derived from the 'parent' shown in grey. These values cannot be modified, but can be 
  359. replaced by typing new contents.
  360.  
  361. You can link an existing entry to an existing 'parent' using the "Link" (Psion-
  362. Shift-L) command. First select the entry to be linked on the Find or Show screen and 
  363. type Psion-Shift-L. Then select the required parent and type Psion-Shift-L again.
  364.  
  365. An entry can only be linked to a single 'parent', but a 'parent' entry can have any 
  366. number of other entries linked to it.
  367.  
  368. When a linked entry is displayed on the Show screen then for any of its fields which 
  369. are blank the contents of the field in the 'parent' entry are shown instead. You can 
  370. suppress the showing of field contents derived from the 'parent' by entering a 
  371. single space in the field.
  372.  
  373. When you update a linked entry, fields derived from the 'parent' are shown in grey 
  374. and cannot be changed, only replaced.
  375.  
  376. You can remove a link from an entry with the "Remove Link" (Psion-Shift-U) command. 
  377. You are asked to confirm the removal.
  378.  
  379. 12   Counting Entries
  380.  
  381. The "Show Number" (Psion-N) command on the Entries menu displays briefly the total 
  382. number of records in the database in the bottom right corner of the screen.
  383.  
  384. 13   DTMF Dialling
  385.  
  386. You can dial the current entry on the Find or Show screen by typing Dial (Psion-
  387. Help). This displays the Dialling screen which lists all the telephone numbers for 
  388. that entry. Select the number you wish to dial using the Up and Down keys.
  389.  
  390. The Tab key dials the number exactly as shown. Enter prefixes the "dial out" code, 
  391. e.g. to make an outside call via a switchboard. Type c to automatically prefix the 
  392. account number and PIN for a BT charge card call (or similar). Type d to dial the 
  393. number with the code and terminator for a special service (such as BT Star Services 
  394. Call Diversion). Type Escape to quit from the Dial screen.
  395.  
  396. After any of these buttons are pressed there is a short delay; this allows you to 
  397. position the loudspeaker correctly for successful dialling. You can dial further 
  398. digits by pressing any of the 0 to 9 and *, # keys while the Dial screen is 
  399. displayed.
  400.  
  401. If a 'phone number entry contains non-diallable characters, then only the digits 
  402. preceding the first such character will be dialled. E.g. if an entry contains "0123 
  403. 456789 x321" then only 0123 456789 will actually be dialled. Spaces or hyphens may 
  404. be used to separate parts of 'phone numbers.
  405.  
  406. This version of the program does not support international dialling. However numbers 
  407. should be dialled correctly when making calls within the same country, even where 
  408. the numbers have been entered in standard Psion international format, so long as any 
  409. national prefix is included (e.g. 1 321 4567890 [USA]).
  410.  
  411. Note the c and d buttons will not be displayed or activated until you have set up an 
  412. account number and PIN or service code; use the "Dialling Setup" (Psion-Shift-D) 
  413. command to display the Dialling Setup Dialog. When setting up the Divert Code 
  414. specify both the code prefix and the terminator, separated by a space. E.g. for Star 
  415. Services "Divert on No Reply" you should set *61* #.
  416.  
  417. You can also set the code required to obtain an outside line. E.g. if you have to 
  418. dial 9 and then wait for a second dial tone you should set 9,.
  419.  
  420. The other fields allow you to specify the duration of the tones, the pause between 
  421. tones, and the length of a delay; units are 1/32s of a second. You can also set the 
  422. volume of the tones; allowed values are 0 to 5, with 5 the quietest. (5 seems to 
  423. give the most reliable results with most 'phones.)
  424.  
  425. 14   Printing
  426.  
  427. This program does not support direct output to a printer attached to the Psion. 
  428. However you can output to a file, either in plain text or rich text (RTF) formats. 
  429. These can then be printed using the built-in Word application, or transferred to an 
  430. external PC for printing. RTF files contain formatting instructions in addition to 
  431. the text, which can be interpreted by compatible Word Processors (e.g. Microsoft 
  432. Word).
  433.  
  434. The RTF output generated by this program for various layouts has been tested using 
  435. Microsoft Word for Macintosh V4.0. This interprets all the formatting commands to 
  436. produce 'correct' printout, except that page orientation commands (\landscape and 
  437. \portrait) are ignored, and orientation has to be set manually within Word before 
  438. printing. Some other Word Processors may not interpret the formatting commands fully 
  439. and correctly; in particular I have seen reports that Word Perfect is not very good 
  440. at interpreting RTF. Hence it is recommended that Word (if available) should be used 
  441. to interpret and print RTF output
  442.  
  443. 14.1   Defining Print Layouts
  444.  
  445. Before you can print you must define at least one layout, to specify which fields 
  446. you wish to be printed, and how you want the page laid out. Use the "New Layout" 
  447. (Psion-Shift-W) command to display the "Print Layout" dialog.
  448.  
  449. Each layout should be given a unique name, which you can type directly into the Name 
  450. field. To change other values you must select the appropriate line of the dialog, 
  451. using the Up and Down keys, and type Tab to enter the sub-dialog.
  452.  
  453. The Page sub-dialog allows you to specify the width and height of the paper (all 
  454. dimensions are in inches) and the orientation (portrait or landscape). You can also 
  455. specify the number of rows and columns on each page.
  456.  
  457. If Rows is 0 then page breaks are inserted automatically when there is not enough 
  458. room for the next entry. If Columns is greater than 1 then entries are printed in 
  459. 'snaking' columns. This option would be suitable for making a 'hard copy' listing of 
  460. your entries.
  461.  
  462. If Rows is 1 then entries are printed one per page. This would be suitable for 
  463. printing addresses onto envelopes.
  464.  
  465. If Rows is greater than 1 then entries are printed inside Rows * Columns equally 
  466. sized and spaced 'cells' per page. This would be suitable for printing addresses 
  467. onto sheets of labels.
  468.  
  469. You can also specify if the field labels and/or empty fields are printed.
  470.  
  471. In the Margins sub-dialog you can set the margins round the whole page and the 
  472. position of each entry. Horizontal offset is the offset of the text from the left 
  473. margin, column boundary, or cell boundary; field labels are always printed flush 
  474. against the left margin. If Rows is 0 then Vertical offset sets the vertical spacing 
  475. between entries, otherwise it sets the offset of each entry from the top margin or 
  476. the top of the cell.
  477.  
  478. The Font sub-dialog allows you to specify the font name, size, and attributes. As 
  479. well as the Name of the font (e.g. "Times" or "Helvetica") you need to specify the 
  480. Family to which it belongs (e.g. "roman" or "swiss"). Name and Family can be any 
  481. combination which the Word Processor on your PC can recognise; you can find out 
  482. about available fonts by generating an RTF file from your PC's Word Processor and 
  483. examining the entries in the \fonttbl section. The sub-dialog also enables you to 
  484. set the font size and whether the field labels and/or main text are printed in bold 
  485. and/or italic.
  486.  
  487. The Fields sub-dialog allows you to set which fields are printed. You can specify 
  488. all fields, or up to 7 selected fields (in any order). If you select "Name OR 
  489. Organisation" then either the designated "Name" field will be printed, or if this is 
  490. empty the designated "Organisation" field.
  491.  
  492. Existing layouts can be changed using the "Modify Layout" command (Psion-Shift-M) or 
  493. deleted using the "Delete Layout" command (Psion-Shift-E). You can create a new 
  494. layout based on an existing one using the "Copy Layout" command (Psion-Shift-C).
  495.  
  496. 14.2   Printing Entries
  497.  
  498. If you wish to output the print file directly to your PC then you must first connect 
  499. and activate the serial link.
  500.  
  501. The "Print" (Psion-P) command brings up the Print dialog. This allows you to 
  502. specify:
  503.  
  504. *   whether All entries in the database are printed, or selected Individual entries, 
  505.     or the Found subset (if you had previously performed a search);
  506.  
  507. *   which layout to use;
  508.  
  509. *   whether to generate a plain Text file or an Rtf file;
  510.  
  511. *   the drive and specification for the Destination file;
  512.  
  513. *   whether you are printing via a Host Apple Mac or IBM PC.
  514.  
  515. If you specified All or Found entries, then these are printed immediately you 
  516. terminate the dialog with Return. 
  517.  
  518. If you specified Individual entries then you must select each entry that you wish to 
  519. print (on the Find screen) and use the "Print Entry" (Psion-P) command. When all 
  520. required entries have been printed you terminate printing with the "Finish Printing" 
  521. (Psion-Shift-P) command.
  522.  
  523. 14.3   Setting Printer Defaults
  524.  
  525. You can set default values for:
  526.  
  527. *   the destination drive and directory for print files;
  528.  
  529. *   the file format (Text or RTF);
  530.  
  531. *   the host type (Mac or PC);
  532.  
  533. using the "Print Setup" (Psion-Y) command. Also in this dialog you can specify how 
  534. to print the 'phone symbol which appears in some labels. You need to specify the 
  535. name and family of an appropriate special symbol font which includes a 'phone symbol 
  536. in its character set, and the equivalent character in a normal character set. E.g. 
  537. on the Mac you can use font Zapf Dingbats (family nil), which prints a "%" character 
  538. as a 'phone symbol.
  539.  
  540. Note that if you wish to specify a default directory on the PC then you must have 
  541. the serial link activated when performing this dialog. If you subsequently attempt 
  542. to print with the link disconnected then the Print dialog will not offer this remote 
  543. drive and directory. However if you then print to a local drive on the Psion this 
  544. will not supersede the default setting.
  545.  
  546. 15   Editing Labels
  547.  
  548. You can modify the labels template by using the "Edit Labels" (Psion-E) command. The 
  549. Edit Labels screen is then displayed. Keys operate as on the Add and Update screens. 
  550. Use Shift-Dial (Psion-Shift-Help) to insert the 'phone symbol at the start of a 
  551. label, to indicate that the field is diallable.
  552.  
  553. It is not advisable to add or remove labels in the middle of the template, as data 
  554. in existing records will become misaligned with the labels. It is okay however to 
  555. add new fields to the end of the template.
  556.  
  557. 16   Upgrading
  558.  
  559. 16.1   Converting from Address Book V1.0
  560.  
  561. If you have a database that was created using Address Book V1.0, then you must first 
  562. convert the file before you can open it with Address Book V2.2, since the file 
  563. formats are different.
  564.  
  565. Copy the file CONVADBK.OPA to \APP on the same drive as you installed the main 
  566. application, and install it on the System screen. Select the database beneath the 
  567. conversion program icon, and press Enter.
  568.  
  569. In the dialog box specify a new name for the database (no directory path or 
  570. extension). The Edit Labels screen is then displayed, allowing you to customise the 
  571. default template to your preferences. However if you delete or modify any of the 
  572. label names then data in fields corresponding to these labels will not be 
  573. transferred into the new file. You can delete labels corresponding to fields you 
  574. were not using in the original database, and add labels for new fields which will be 
  575. initially blank. You can change the labels of any of the fields after conversion, 
  576. using "Edit Labels" in the main application.
  577.  
  578. After pressing Enter (or Escape to use the default template), the program will 
  579. convert your database, displaying progress in the bottom right corner of the screen.
  580.  
  581. Once all your databases have been converted you can remove CONVADBK.OPA from your 
  582. disk.
  583.  
  584. 16.2   Converting from Address Book V2.x
  585.  
  586. No conversion is necessary since the file formats are the same. However it is 
  587. recommended that Psion-T is used to clear all tags in all entries, since it is 
  588. possible that entries may have random tags set.
  589.  
  590. 17   Problems and Troubleshooting
  591.  
  592. The most likely problems to be encountered are associated with running out of 
  593. memory. This is most likely when attempting to display a new screen or dialog. The 
  594. program is designed to trap such occurrences and either abandon what it was trying 
  595. to do or exit gracefully.
  596.  
  597. If the program should exit in an uncontrolled way, or has to killed off (because it 
  598. appears to be locked up), then when it restarts it may display the message "Index 
  599. file is obsolete". This is the result of a check it performs to see whether the 
  600. database has been modified by another application, which would make it inconsistent 
  601. with the index. If the database has not in fact been modified then it should be okay 
  602. to continue.
  603.  
  604. If the program should start behaving erratically (e.g. listing entries in wrong 
  605. order or missing out some entries) this may indicate corruption or inconsistency in 
  606. the index file. In such cases it is best to exit, and delete the index file. Then 
  607. when the database is reopened Address Book will rebuild the index.
  608.  
  609. I will be pleased to receive any queries or comments about this program. I can be 
  610. contacted via:
  611.  
  612. CIX:          jdawson
  613.  
  614. Compuserve:   100415,370
  615.  
  616. E-mail:       John.W.Dawson@baesema.co.uk
  617.  
  618. 'Phone:       +44 1734 666185
  619.  
  620. Snail mail:   19, St Edward's Rd.
  621.               Reading
  622.               Berkshire
  623.               RG6 1NL
  624.               England
  625.  
  626. Please 'phone outside working hours if possible, and not after 11pm UK time!
  627.  
  628. 18   File Formats and Compatibility
  629.  
  630. By default Address Book files are created in \ADD directories, and have extension 
  631. ".ADD", as in V1.0. Unlike V1.0, V2.2 uses a standard DBF format which should be 
  632. compatible with the built-in Database and other applications. Hence these other 
  633. applications should be able to read files created by Address Book.
  634.  
  635. However it is not recommended that other applications are used to modify or add to 
  636. files being maintained by Address Book. The reason for this is that Address Book 
  637. maintains information in a separate 'index' file, which it uses to list entries 
  638. alphabetically. This 'index' file must be updated in step with changes to the main 
  639. database file.
  640.  
  641. It appears that the built-in Database application automatically compresses a DBF 
  642. file on exit, even if no changes were actually made to the file. Since this has the 
  643. undesirable effect of making the file inconsistent with its index, Address Book sets 
  644. the database file attributes to read-only on exit, in order to prevent this. However 
  645. some other applications, e.g. JBData, will not open a read-only file. Thus before 
  646. opening the file with such an application you must set the file attributes to "read-
  647. only" = "No", using Psion-T on the System screen.
  648.  
  649. If the database file is made inconsistent with the 'index' file, then it is possible 
  650. to reconstruct the index, though this does take significant time. Also any links and 
  651. tags which have been set up will be lost, since information about these is also held 
  652. in the index file. No actual data is lost, and the links can be restored manually, 
  653. i.e. using the Psion-Shift-L command.
  654.  
  655. The 'index' file has the same name as the main DBF file, but with extension ".IDX". 
  656. It is normally created on the same drive as the DBF file, except where this is a 
  657. flash SSD. In this case the index file is created on the internal drive.
  658.  
  659. 19   Registration
  660.  
  661. I am making this program available as Shareware. There is no registration procedure; 
  662. the software as distributed is fully operational. However if you find this program 
  663. useful then I would ask you to send a donation (suggested ú10 Sterling) to a charity 
  664. I am closely involved with. Reading Steiner School Project (Registered Charity No. 
  665. 297857) is developing education in the Reading area based on the work of the 
  666. Austrian educationalist and philosopher Rudolf Steiner.
  667.  
  668. Please make cheques etc. payable to R.S.S.P., and send them to:
  669.  
  670. Department ADBK
  671. Alder Bridge School
  672. Mill Lane
  673. Padworth
  674. Reading
  675. England
  676. RG7 4JU
  677.  
  678. Non-UK users might prefer to make a donation to a Steiner school in their home 
  679. country; I can provide addresses on request.
  680.  
  681. Please do not send any technical queries etc. to the School!
  682.  
  683. Please do distribute this program freely, providing you do not make any charge 
  684. (other than to cover reasonable costs of distribution) and you include these notes.
  685.  
  686. 20   Future Developments
  687.  
  688. I have developed this program for my own use, so its facilities and operation very 
  689. much reflect my own requirements. However there are a number of obvious ways it 
  690. could be extended and developed, to make it more useful to a wider range of people. 
  691. And many thanks for the useful suggestions I have received from those who tried out 
  692. earlier versions.
  693.  
  694. Future plans include
  695.  
  696. *   Full support for international dialling.
  697.  
  698. *   Exporting and importing to/from text files and other DBF files. The mapping 
  699.     between fields in the files would be configurable, allowing exchange of data 
  700.     with databases that have a different record layout.
  701.  
  702. *   Implementation of Link-Paste (the "Bring" command), to facilitate exchange of 
  703.     data with other Psion applications.
  704.  
  705. 21   Thanks
  706.  
  707. To those who have made invaluable technical information available via CIX and CIS.
  708.  
  709. To all those who paid registrations for earlier versions, and provided encouragement 
  710. and ideas for future development. Note that some of these ideas have not been 
  711. implemented in this release, but are not being ignored, and will hopefully be 
  712. implemented in later releases.
  713.  
  714.  
  715.