home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Oakland CPM Archive / oakcpm.iso / sigm / vol155 / xsystem.doc < prev   
Encoding:
Text File  |  1984-04-29  |  5.0 KB  |  119 lines
  1. .MB 4
  2. .op
  3.  
  4. FILE: XSYSTEM.DOC
  5.  
  6. July 15,1983
  7.  
  8.          Atlanta Data Base Users Society Banking System
  9.                           Documentation
  10.                            Version 1.0
  11.  
  12.  
  13.     P U B L I C   D O M A I N   S O F T W A R E   N O T I C E
  14.  
  15. This  software has been placed in the public domain by  Keith  R. 
  16. Plossl  for the Atlanta Data Base Users  Society,  Inc.  Atlanta, 
  17. Georgia  and  may be copied,  modified or  used  NON-COMMERCIALLY 
  18. provided  this notice,  the title block and modification  history 
  19. have  not  been  removed.   The COMMERCIAL sale or  use  of  this 
  20. program for profit is strictly prohibited.  KRP 7/15/83
  21.    
  22. *****************************************************************
  23.           W A R R A N T Y   O R    G U A R A N T E E
  24.  
  25. There  is NO warranty or guarantee expressed or implied for  this 
  26. software.    The   user  assumes  all  responsibility   for   its 
  27. usefullness, use or damage that may be caused by it.  It has been 
  28. tested  but bugs or errors may remain to be corrected and  should 
  29. be assumed to exist.   The ATLANTA DATA BASE USERS SOCIETY,  INC. 
  30. and the author of the programs may offer updated versions of this 
  31. software  as  the  spirit  may move them to do  but  the  primary 
  32. responsibility for this software is YOURS the USER.
  33. *****************************************************************
  34.  
  35. How to Use this Program
  36.  
  37.      1.   Establish the Start of the File
  38.  
  39.           To  start  the system a starting balance must exist  in 
  40.           the ABUSBANK.DBF file.   Use the file through dBase  II 
  41.           in  the manual mode to enter a starting balance.   This 
  42.           is done by the following commands:
  43.                1.   . USE ABUSBANK
  44.                2.   . APPEND
  45.           Add the Beginning Balance with 0 in the "NUMBER" field, 
  46.           BEGINNING  BALANCE  in the "TO" field and  the  balance 
  47.           amount  in  the  "AMOUNT"  field.   Place a  T  in  the 
  48.           "CANCEL" and in the "PRINTED" fields.
  49.  
  50.           To exit the append mode depress carriage return at  the 
  51.           first field of the second record.
  52.  
  53.      2.   Initialize the Main Index
  54.  
  55.           To  initialize the Main index (CKNUM.NDX),  at the  "." 
  56.           type  USE  ABUSBANK.   Follow with INDEX ON  NUMBER  TO 
  57.           CKNUM.   This  will establish the index with the record 
  58.           just added to the main records.
  59. .PA
  60. Atlanta Data Base Users Society Banking System
  61. Version 1.0
  62. Page 2
  63.  
  64.      3.   Entering data
  65.  
  66.           Enter checks just as you would do on the check  itself.  
  67.           The  system  will  prompt you for  the  data  required.  
  68.           Cancel only those checks that have cleared the bank and 
  69.           have  been  returned  to you.   A cancelled  check  and 
  70.           deposit is one that has been recorded by the bank.  You 
  71.           will  be  prompted  to make sure you want  to  add  the 
  72.           record  so recheck your data to be sure it is  correct.  
  73.           The  decimal check number is to be used to  enter  bank 
  74.           charges and money machine transactions.   Use the check 
  75.           number  nearest the bank transaction in non-check  form 
  76.           and  enter with a decimal digit.   Thus,  if  the  last 
  77.           check written is number 456 and you want to use a money 
  78.           machine the check number for that transaction should be 
  79.           456.1  and a subsequent bank charge would be 456.2  and 
  80.           so  forth.   It would be wise to enter these numbers in 
  81.           the  checkbook  to keep track of which decimal  to  use 
  82.           next.
  83.  
  84.      4.   Cancelling Checks and Deposits
  85.  
  86.           When  checks are returned and the bank statement  gives 
  87.           the deposits recorded by the bank it is time to  cancel 
  88.           the checks and deposits on file.   Checks are cancelled 
  89.           by  check number and deposits are cancelled by  looking 
  90.           up those deposits not yet cancelled.   Recheck the data 
  91.           and  use  the mofify checks or deposits options on  the 
  92.           main menu to correct mistakes.
  93.  
  94.      5.   Getting Balances and Reconcillations
  95.  
  96.           Select the Balance Option on the Main Menu.   This will 
  97.           yield both the balance on the bank statement and in the 
  98.           checkbook.   Outstanding  checks and deposits  will  be 
  99.           totaled  and itemized if the selection is made to get a 
  100.           Reconcillation.   Reconcillations  go  to  the  printer 
  101.           automatically so be sure it is on.
  102.  
  103.      6.   Getting Printed Data
  104.  
  105.           Select  the  Print Data Option at the main  menu  AFTER 
  106.           getting  all indexes produced.   You will be unable  to 
  107.           get printed results without indexes being available.
  108.  
  109. Note:   These  programs  assume an Epson Dot Matrix  Printer  for 
  110. printing.  If the printer is not an Epson or doesn't use the same 
  111. control codes for Double Width and Condensed type these will have 
  112. to  be  changed in both the file XBALANCE.CMD  and  XPRNTCKS.CMD.  
  113. Contact   the  Atlanta  Data  Base  Users   Society,   Inc.   for 
  114. help or additional information.
  115.  
  116. The Atlanta Data Base Users Society, Inc.
  117. P.O. Box 19913
  118. Atlanta, GA 30325
  119.