home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ New Horizons Shareware Collection / HORIZONS1.BIN / WHATS.NEW < prev    next >
Text File  |  1994-09-09  |  5KB  |  111 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.     What's new...
  5.  
  6.     EZ Business has been changed some.  The changes are described below.
  7.  
  8.   * The start up routine has been changed.  When you enter: ez, you get
  9.     a menu of the modules.  You then enter 1, 2, 3, or 4 to start them.
  10.  
  11.   * A report of your profits on the sale of stock items has been added.
  12.     It uses a new field in the stock item file named: mycost.  Mycost
  13.     is the cost to you for an item.  The difference between that cost and
  14.     the invoice price will be the profit.
  15.  
  16.     Total profits and profits by stock item are computed.  You can view or
  17.     print the report.
  18.  
  19.   * Also, your margins on sales of stock items are shown.  They are based
  20.     on your costs, and the average sale price of items.
  21.  
  22.   * You can get the total cost of all items in the stock data file.
  23.  
  24.   * A second comment line has been added to the bottom of invoices and
  25.     estimates.  It can be used to add comments or customer messages.
  26.  
  27.   * You can make up estimates for "products" made up of multiple parts.
  28.     The estimates can be duped, changed, and converted to invoices.
  29.  
  30.   * You can modify and add other line items to these "product" estimates.
  31.  
  32.   * You also can add other point-of-sale line items to the invoices made
  33.     from the converted "product" estimates if there is room for them.
  34.  
  35.     For example, you make a "product" that is made up of several parts.
  36.     The name of the product goes on the top line.
  37.  
  38.     The parts and the quantity of each part are listed on the other lines.
  39.     The quantity of each part and its price are multiplied to get the total
  40.     cost for each part.
  41.  
  42.     The part quantity and description will show on the screen and print.
  43.     The price and cost will show on the screen, but they won't print.
  44.  
  45.     The costs for all parts used to make up one product will be totaled
  46.     and added to the top line as the price for one product.  The product
  47.     price is then multiplied by the product quantity to get the total cost.
  48.     The product price and total cost will print on estimates and invoices.
  49.  
  50.   * If stock items are included, stock amounts will be reduced at invoice
  51.     time by the number of items needed to make up the quantity of product
  52.     entered.
  53.  
  54.     For example, if 2 each of part number xxxx go into 1 product, and the
  55.     product quantity entered is 2, the stock quantity on hand for part
  56.     number xxxx will be reduced by 4 at invoice time.
  57.  
  58.   * A minus quantity entered on an invoice for a "product" made up of
  59.     multiple parts, will be treated like other returns, and increases
  60.     in stock quantities will be made.
  61.  
  62.   * When you convert a "product" estimate to an invoice, the product
  63.     quantity and tax status can be changed.
  64.  
  65.   * Also, you can add items to the invoice.  They will treated as separate
  66.     line items.  The cost for each new item will be added to the total sale
  67.     amount.  The price and cost for added items will print on the invoice.
  68.  
  69.   * You will need to set up as account named SAMPLES for use when making
  70.     "product" type estimates.  Also use that account to control other
  71.     estimates you may want to duplicate from time to time.
  72.  
  73.   * Make up estimates for all of your "products" in order.  Then the estimate
  74.     numbers, which are used to call them up for use, also will be in order.
  75.     Also, make up a few extra "dummy" ones for modification later.
  76.  
  77.   * A listing of current "product" estimates can be printed from the screen
  78.     listing estimates for the SAMPLES account.
  79.  
  80.   * When the cost or price of a stock item changes, estimates containing
  81.     that item may need to be updated.
  82.  
  83.   * A "product" estimate that also contains additional line item entries,
  84.     can not be totally updated.  Only the lower portion which contains the
  85.     added line items can be updated.
  86.  
  87.     Operating tips:
  88.  
  89.   * Discounts can be added to estimates and invoices.  Enter -1 in the quan
  90.     block, describe the discount, and enter the amount in the price block.
  91.  
  92.   * When adding stock items to the stock data file, remember that the
  93.     description field is indexed and used to find or "look up" stock
  94.     items.  So, if you want to use catagories of items, enter a category
  95.     number, name or letter, and then the item name. (car - Buick, truck -
  96.     Ford, mice - color, modem - 2400, misc - gizmo, etc.)
  97.  
  98.   * If you want to set up a practice system, make a directory named money,
  99.     (cd \  -  md \money). Then copy the \ezmoney directory files to that
  100.     directory.  (copy \ezmoney\. \money)  To use the practice system, move
  101.     to the \money directory (cd \money).  Then, type and enter: ezmoney or
  102.     ezstock for practice.  To set up a practice area for the other modules,
  103.     make a \pay directory, then copy the \ezpay files there.  Move there.
  104.     Then type and enter: ezpay or ezx for practice.
  105.  
  106.   * You may need to keep track of the cost of items like machines, desks,
  107.     buildings, etc..  Copy the \ezmoney files to another directory.  Move
  108.     there.  Type and enter: ezstock to run the stock module.  Then add the
  109.     items you want to keep track of as "stock" items.
  110.  
  111.