home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Microsoft Bookshelf CD-ROM Reference Library / BOOKSHELF.ISO / book / forms / xywrite / finance < prev    next >
Text File  |  1987-08-31  |  3KB  |  77 lines
  1.  
  2.                            [FINANCIAL STATUS CHECKLIST]
  3.  
  4.           What an owner-manager should know:
  5.  
  6.           DAILY
  7.  
  8.                1.   Cash on hand.
  9.  
  10.                2.   Bank balance (keep business and personal funds
  11.                     separate).
  12.  
  13.                3.   Daily summary of sales and cash receipts.
  14.  
  15.                4.   That all errors in recording collections on  accounts
  16.                     are corrected.
  17.  
  18.                5.   That a record of all monies paid out, by cash or check
  19.                     is maintained.
  20.  
  21.           WEEKLY
  22.  
  23.                1.   Accounts receivable (take action on slow payers).
  24.  
  25.                2.   Accounts payable (take advantage of discounts).
  26.  
  27.                3.   Payroll (records should include name and address of
  28.                     employee, social security number, number of exemptions,
  29.                     date ending the pay period, hours worked, rate  of pay,
  30.                     total wages, deductions, net pay, check number).
  31.  
  32.                4.   Taxes and reports to state and federal government
  33.                     (sales, withholding, Social Security, etc.).
  34.  
  35.           MONTHLY
  36.  
  37.                1.   That all journal entries are classified according  to
  38.                     like elements  (these should be generally accept and
  39.                     standardized for both income and expense) and posted to
  40.                     general ledger.
  41.  
  42.                2.   That a profit and loss statement for the month is
  43.                     available within a reasonable time, usually 10 to  15
  44.                     days following  the close of the month.  This shows the
  45.                     income for the business for the month, the expense
  46.                     incurred in  obtaining the income, and the profit or
  47.                     loss resulting.  From this, take action to  eliminate
  48.                     loss (adjust  mark-up?), reduce overhead expense, pil
  49.                     ferage, incorrect tax reporting, incorrect buying  pro
  50.                     cedures, failure to take advantage of cash discounts.
  51. «PG»
  52.                3.   That a balance sheet accompanies the profit and loss
  53.                     statement.  This shows assets (what  the business has),
  54.                     liabilities (what  the business owes), and the invest
  55.                     ment of the owner.
  56.  
  57.                4.   The bank statement is reconciled (That is,  the owner's
  58.                     books are  in agreement with the bank's record of the
  59.                     cash balance).
  60.  
  61.                5.   The petty cash account is in balance (the actual  cash
  62.                     out slips  that have not been charged to expense total
  63.                     the amount set aside as petty cash).
  64.  
  65.                6.   That all federal tax deposits, withheld income and FICA
  66.                     taxes (Form 501) and state taxes are made.
  67.  
  68.                7.   That accounts receivable are aged, i.e., 30, 60, 90
  69.                     days, etc. past due (work all bad and slow accounts).
  70.  
  71.                8.   That inventory control is worked to remove  dead stock
  72.                     and order  new stock.  What moves slowly?  What moves
  73.                     fast?.
  74.  
  75.  
  76.  
  77.