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Text File  |  1987-08-31  |  1KB  |  46 lines
  1.                 [RESPONSE IN CUSTOMER'S FAVOR]
  2.  
  3.  
  4. General rules:
  5.      
  6.        * Restate the problem and how it will be remedied.
  7.        * Apologize for the error.
  8.        * Offer some kind of repayment for the customer's
  9.          trouble ( refund, discount, free products, free
  10.          samples).
  11. .paè                            COMPANY
  12.                             ADDRESS
  13.                         CITY, STATE ZIP
  14.  
  15.  
  16.  
  17. Date
  18.  
  19.  
  20. Name
  21. Address
  22. City, State Zip
  23.  
  24.  
  25. Dear              ,
  26.  
  27.      I have investigated your concerns detailed in yourì
  28. letter to us dated [Date].
  29.  
  30.      The problem, as I understand it, [involved ourì
  31. shipping department], and steps have been taken to make sureì
  32. the error does not occur again.
  33.  
  34.      [The materials you ordered have been shipped. We haveì
  35. enclosed an extra case of them with my compliments].  Weì
  36. apologize for the error and appreciate your understandingì
  37. and patience.  Thank you for bringing the matter to ourì
  38. attention.
  39.  
  40. Sincerely,
  41.  
  42.  
  43.  
  44. Name
  45. Title
  46.