home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Microsoft Bookshelf CD-ROM Reference Library / BOOKSHELF.ISO / book / forms / pc_write / finance < prev    next >
Text File  |  1987-08-31  |  4KB  |  78 lines
  1.  
  2.                            [FINANCIAL STATUS CHECKLIST]
  3.  
  4.           What an owner-manager should know:
  5.  
  6.           DAILY
  7.  
  8.                1.   Cash on hand.
  9.                
  10.                2.   Bank balance (keep business and personal funds        
  11.                     separate).
  12.                
  13.                3.   Daily summary of sales and cash receipts.
  14.                
  15.                4.   That all errors in recording collections on  accounts  
  16.                     are corrected.
  17.                
  18.                5.   That a record of all monies paid out, by cash or check
  19.                     is maintained.
  20.                
  21.           WEEKLY
  22.                
  23.                1.   Accounts receivable (take action on slow payers).
  24.                     
  25.                2.   Accounts payable (take advantage of discounts).
  26.                     
  27.                3.   Payroll (records should include name and address of    
  28.                     employee, social security number, number of exemptions,
  29.                     date ending the pay period, hours worked, rate  of pay,
  30.                     total wages, deductions, net pay, check number).
  31.  
  32.                4.   Taxes and reports to state and federal government     
  33.                     (sales, withholding, Social Security, etc.).
  34.                
  35.           MONTHLY
  36.                
  37.                1.   That all journal entries are classified according  to  
  38.                     like elements  (these should be generally accept and   
  39.                     standardized for both income and expense) and posted to
  40.                     general ledger.
  41.                
  42.                2.   That a profit and loss statement for the month is     
  43.                     available within a reasonable time, usually 10 to  15  
  44.                     days following  the close of the month.  This shows the
  45.                     income for the business for the month, the expense     
  46.                     incurred in  obtaining the income, and the profit or   
  47.                     loss resulting.  From this, take action to  eliminate  
  48.                     loss (adjust  mark-up?), reduce overhead expense, pil  
  49.                     ferage, incorrect tax reporting, incorrect buying  pro 
  50.                     cedures, failure to take advantage of cash discounts.
  51.                
  52.                3.   That a balance sheet accompanies the profit and loss  
  53.                     statement.  This shows assets (what  the business has),
  54.                     liabilities (what  the business owes), and the invest  
  55.                     ment of the owner.
  56. 
  57.                                     
  58.                4.   The bank statement is reconciled (That is,  the owner's
  59.                     books are  in agreement with the bank's record of the  
  60.                     cash balance).
  61.                     
  62.                5.   The petty cash account is in balance (the actual  cash 
  63.                     out slips  that have not been charged to expense total 
  64.                     the amount set aside as petty cash).
  65.                
  66.                6.   That all federal tax deposits, withheld income and FICA
  67.                     taxes (Form 501) and state taxes are made.
  68.  
  69.                7.   That accounts receivable are aged, i.e., 30, 60, 90   
  70.                     days, etc. past due (work all bad and slow accounts).
  71.                
  72.                8.   That inventory control is worked to remove  dead stock 
  73.                     and order  new stock.  What moves slowly?  What moves  
  74.                     fast?.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.