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Text File  |  1987-08-31  |  1KB  |  46 lines
  1.                 [RESPONSE IN CUSTOMER'S FAVOR]
  2.  
  3.  
  4. General rules:
  5.  
  6.        * Restate the problem and how it will be remedied.
  7.        * Apologize for the error.
  8.        * Offer some kind of repayment for the customer's
  9.          trouble ( refund, discount, free products, free
  10.          samples).
  11. 
  12.                             COMPANY
  13.                             ADDRESS
  14.                         CITY, STATE ZIP
  15.  
  16.  
  17.  
  18. Date
  19.  
  20.  
  21. Name
  22. Address
  23. City, State Zip
  24.  
  25. Dear              ,
  26.  
  27.      I have investigated your concerns detailed in your
  28. letter to us dated [Date].
  29.  
  30.      The problem, as I understand it, [involved our
  31. shipping department], and steps have been taken to make sure
  32. the error does not occur again.
  33.  
  34.      [The materials you ordered have been shipped. We have
  35. enclosed an extra case of them with my compliments].  We
  36. apologize for the error and appreciate your understanding
  37. and patience.  Thank you for bringing the matter to our
  38. attention.
  39.  
  40. Sincerely,
  41.  
  42.  
  43.  
  44. Name
  45. Title
  46.