home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / private / mpc93mar.zip / FILGRP-1.DAT < prev    next >
Text File  |  1993-02-17  |  6KB  |  112 lines

  1.  
  2.      Files Are a Piece of Cake
  3.      By David Field - Boston Computer Society
  4.      From PC Report Vol. 12 No. 1 p.10
  5.  
  6.      Forget what they told you about Windows files being difficult. Forget
  7.      about double-clicking on the application icon, then selecting "Open"
  8.      from the File menu, and scrolling through a list of DOS conventions
  9.      for naming files - a maximum of eight characters which cannot include
  10.      spaces.
  11.  
  12.      You don't need to care about that any more.
  13.  
  14.      There's a utility that lets you have file icons on the Windows desktop,
  15.      with  file descriptions of up to 40 characters, using any characters
  16.      on the keyboard. Just double-clicking on the icon launches the
  17.      application and opens the file. What's the name of this wonderful
  18.      program? Windows 3.1. Yes, you can do all of this in Windows Program
  19.      Manager. Here's how:
  20.            
  21.      1. Create a new group for files, using File,New, Program Group (we'll
  22.      call this the files group.
  23.  
  24.      2. Highlight the icon of the application for which you want to create
  25.      file icons. Copy this icon into the file group by Ctrl -dragging it
  26.      repeatedly into the Files Group, one for each file you want on your
  27.      Desktop.
  28.  
  29.      3. Highlight one icon in the Files Group. Go to Files Properties.
  30.  
  31.      4. In the box marked Command Line, you'll see the path to the
  32.      application. Add one space after this, then type the DOS name of your
  33.      file, including the period and extension. This line should now read
  34.      C:\WINWORD.EXE MYLETTER.DOC, or C:\123W.EXE MYSPREAD.WK3, for example.
  35.      If the data file is not in the same directory as the .exe file, type
  36.      the complete path; this might give you an entry like
  37.      C:\123W.EXE D:\EXPENSES\MARCH\PHONE.WK3. Just don't forget to put in
  38.      the space between the .exe file and your data file.
  39.  
  40.      5. Now go to the box above Command Line, marked Description. Highlight
  41.      any text in here, and replace it with up to 40 characters.
  42.  
  43.      6. Select OK to go back to Program Manager. Your icon now has the
  44.      file description you gave it.
  45.  
  46.      7. Repeat steps 3-6 for the other icons. Add other file groups as
  47.      necessary.
  48.  
  49.      If you now double-click on a file icon, Windows launches the
  50.      application and automatically opens the file within the application.
  51.  
  52.      You can mix any selection of file icons in a file group, and you can
  53.      have different applications in the file group. File icons can be moved
  54.      or copied into any existing program group on your desktop. You can
  55.      have multiple icons of the same file across different groups. If the
  56.      file icon is moved or copied into the StartUp Group, the program will
  57.      launch and open the file on Windows start-up. If your descriptions
  58.      don't wrap into several lines, open Windows Control Panel, Desktop,
  59.      and check Wrap Title in the Icon section.
  60.  
  61.      Deleting the icon will not delete the file. You can only delete files
  62.      in File Manager or DOS. To remove the icon from your desktop, use
  63.      Program Manager's File Delete.
  64.  
  65.      If you don't mind going to a little more trouble, there's a way to
  66.      bypass steps 2-5. Open File Manager and display the directory
  67.      containing the files you want to make into icons. Reduce the File
  68.      Manager window so that your Files Group is showing in the Program
  69.      Manager below. Now drag (not Ctrl -drag) the relevant icons from the
  70.      File Manager directory into your Files Group. They'll display the
  71.      DOS file name, but it's a simple matter to alter this in the
  72.      Properties Description box. The file path is already entered in
  73.      Command Line.
  74.  
  75.      It's even possible to use file icons with any DOS applications you
  76.      have. In the Command Line box you'll see a PIF file - something like
  77.      WP.PIF. Just leave a space, then put in the name of the DOS file.
  78.  
  79.      You can change the icon - this won't affect the way things work. Go to
  80.      Properties in Program Manager's File menu. Select Change Icon, Browse,
  81.      then choose MORICONS.DDL from the Windows directory. This gives you a
  82.      selection of icons from which to choose, or you can design your own
  83.      with third-party utilities.
  84.  
  85.      You can even start your programs and files by using a keyboard
  86.      shortcut. You'll have to assign a combination of the Ctrl ,Alt , and
  87.      Shift , keys with a keyboard character.
  88.  
  89.      There's a great temptation to put every file on the desktop, but
  90.      you'll probably find that most of them never get used again. Try to
  91.      construct your file groups logically, remembering that Windows allows
  92.      you up to forty files in a group. You can make a group for all your
  93.      Excel files, for instance, but because the Icon is the same, it's
  94.      probably not worth it. Try making groups for departments, projects,
  95.      or clients. It's a good idea to make a group for "Current Work" and
  96.      have it show when you start up Windows. If one file spans groups, put
  97.      its icon into each.
  98.  
  99.      I'm currently writing a book on Windows productivity, called Warp
  100.      Speed Windows, if you know of any ways of speeding up Windows, or
  101.      using it more efficiently, contact me at:
  102.  
  103.                               75 Bear Hill Road
  104.                               Merrimac, MA 01860
  105.                               (508) 346-9401 (voice and fax)
  106.  
  107.      Sorry, I'm not yet on-line. If you're the source of my tip, I'll give
  108.      you a mention and send you a copy of the book when it's published.
  109.  
  110.  
  111.  
  112.