home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / genealog / gen_na10.zip / SSN_INFO.TXT < prev    next >
Text File  |  1987-12-31  |  21KB  |  428 lines
  1.     
  2. #285  (RCVD)
  3. Date: Wed 25 Nov 87 17:29:12
  4. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  5. To:   All
  6. Subj: Social Security Information  Part 1 of 7
  7.  
  8. I have worked for the Social Security Administration for the last 15
  9. years. I worked in various local offices as a claims representative
  10. for 9 years, and have spent the last 6 years as a computer systems
  11. analyst at headquarters, 4 1/2 years of that in the Enumeration
  12. Systems Branch. I have put together several messages which will
  13. address the questions you have about getting information from the
  14. Social Security Administration for genealogical purposes. Sysops may
  15. wish to combine the messages into a file for people to download.
  16. Although I am employed by SSA, I am sending these messages as a
  17. private individual, not as a representative of the Social Security
  18. Administration. I hope they clear up a lot of the confusion about what
  19. is and isn't available and how to go about getting what is available.
  20.  
  21.                          DISCLOSURE OF INFORMATION
  22. Disclosure of information by SSA is governed mainly by the Social
  23. Security Act itself, the Freedom of Information Act of 1974, the
  24. Privacy Act of 1974, and the Tax Reform Act of 1976. In general,
  25. information about a LIVING person MAY NOT be released to a third party
  26. unless the individual has signed a written authorization for release
  27. of that information. The fact of an individual's death, date of death,
  28. and place of death or burial may be disclosed to anyone. Any other
  29. information, other than tax return information, in a DECEASED
  30. individual's record MAY BE DISCLOSED as long as any information in the
  31. record pertaining to other living individuals is deleted from the
  32. record prior to disclosure. The Tax Reform Act of 1976 prohibits
  33. disclosure of tax return information without the consent of the
  34. individual to whom the record pertains. This prohibition continues
  35. even after the death of an individual. Requests for tax return
  36. information for a deceased individual may be released to the legal
  37. representative of the estate; surviving relative (spouse, parent,
  38. child); or heir at law, next of kin, or beneficiary of the deceased.
  39. Proof of one of the listed relationships must be provided with the
  40. request for information.
  41.  
  42. ---
  43.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  44. ---
  45.     
  46. #286  (RCVD)
  47. Date: Wed 25 Nov 87 17:30:50
  48. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  49. To:   All
  50. Subj: Social Security Information  Part 2 of 7
  51.  
  52.               REQUEST FOR EXTRACTS OF PRIOR SSN APPLICATIONS
  53. SSA originally maintained paper files of all applications for original
  54. SSN's and applications requesting a change in the record. In the
  55. 1970s, these files were converted to an electronic database. The
  56. application forms were microfilmed for retention and the paper forms
  57. destroyed. Current applications are microfilmed; the paper forms are
  58. retained in the Federal Records Center for 5 years and then destroyed.
  59.  
  60. There are 2 types of SSN application extracts which can be furnished
  61. upon request.
  62. (1) The Numident printout is a computer printed record which contains
  63. all the information on the original application form except the
  64. address and signature of the applicant.
  65. (2) A microprint is a print of the microfilmed application form.
  66. Either of these items may be furnished to anyone upon written request
  67. and confirmation of death where this is not detrimental to the estate
  68. and there does not appear to be an unwarranted invasion of privacy of
  69. a living person; i.e., the parents of the deceased who are listed on
  70. the application form. There is no charge for this service.
  71.  
  72. The microprint will not show the SSN assigned as a result of the
  73. application; thus, the requester will receive both a microprint and a
  74. Numident printout when a microprint is requested. TO REQUEST AN
  75. EXTRACT: call your local SSA office and request form SSA-L997 SOCIAL
  76. SECURITY NUMBER RECORD THIRD PARTY REQUEST FOR EXTRACT OR PHOTOCOPY.
  77. The form asks for identifying information as follows:
  78. 1) SSN, if known
  79. 2) full name of the person now used (or last used, for deceased ind)
  80. 3) name shown on last social security card
  81. 4) the individual's full name at birth
  82. 5) the individual's date of birth
  83. 6) the place of birth
  84. 7) sex
  85. 8) full maiden name of the mother
  86. 9) full name of the father
  87. The form does not provide a place to indicate which type of extract
  88. you want, so enter the following legend on the form: "Microprint
  89. Required, Printout Not Sufficient". The form also does not include a
  90. place to indicate that you are requesting information on a deceased
  91. individual. I would annotate the form with a statement that the
  92. individual is deceased. Attach proof of death, if you can, to expedite
  93. the request. Information about the death of an individual has not been
  94. maintained on the Social Security Number records, so your request may
  95. be delayed or denied if it is not obvious that the person is deceased.
  96. It will take from 4-8 weeks to receive a response to your request.
  97.  
  98. ---
  99.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  100. ---
  101.     
  102. #287  (RCVD)
  103. Date: Wed 25 Nov 87 17:32:32
  104. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  105. To:   All
  106. Subj: Social Security Information  Part 3 of 7
  107.  
  108. The 9 items above are the same information you would provide if you
  109. went to apply for a social security number or a replacement card.
  110. Here's how the SSN system works (much simplified) - there are 2 major
  111. files: the numerical identification file which contains the
  112. information sorted by SSN; and the alphabetical identification file
  113. which is sorted by name. If an SSN is provided, the numerical file
  114. will be queried and the printout compared to the information you
  115. provided. If an SSN is unknown, the name file must be queried. The
  116. information you provide is compared to the information for each person
  117. with that name and a score is assigned based on which information
  118. matches or doesn't match, and how closely the information matches. For
  119. example, if the year of birth is within 5 years it will score lower
  120. than an exact match but higher than if they were 10 years apart.
  121. Possible SSNs will be identified based on the score. Someone must look
  122. at all the printouts for the possible SSNs to determine which record
  123. if any is the one you requested. The more information you provide, the
  124. more chance you have of getting the information you want. After all,
  125. there have been about 320 million SSNs assigned since Social Security
  126. began in 1937. SSA assigns about 500,000 new numbers each month.
  127.  
  128. ---
  129.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  130. ---
  131.     
  132. #288  (RCVD)
  133. Date: Wed 25 Nov 87 17:34:54
  134. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  135. To:   All
  136. Subj: Social Security Information  Part 4 of 7
  137.  
  138.              REQUEST FOR SOCIAL SECURITY EARNINGS INFORMATION
  139. Contact your local Social Security office and request form SSA-7050.
  140. Yearly totals of earnings will be provided free of charge. However,
  141. for genealogical purposes, you will want detailed earnings
  142. information. Detailed earnings information includes periods of
  143. employment or self-employment and the names and addresses of
  144. employers. A fee is charged for the detailed earnings information
  145. because you want it for purposes NOT directly related to Social
  146. Security. The fee chart is included on the form and varies, depending
  147. on the number of years for which you request information. The minimum
  148. fee is $15 for 1 year, and the maximum fee is $92 for 52 years. The
  149. fee can be waived if you show that giving the information to you will
  150. benefit the general public. You must attach an explanation of why the
  151. fee should be waived to the form. (If you are requesting your own
  152. earnings information, there is no fee if you have reason to believe
  153. that your record contains incorrect information. If this is the case,
  154. please contact your local office and discuss your problem with them.
  155. They will help you resolve any discrepancies in your earnings record.)
  156.  
  157. You can request earnings information from the record of a deceased
  158. person if you are the legal representative of the estate, a survivor
  159. (spouse, parent, child), or an individual with a material interest who
  160. is an heir at law, next of kin, beneficiary under the will or donee of
  161. property of the decedent.  Proof of death must be included with your
  162. request. Proof of appointment as representative or proof of your
  163. relationship to the deceased must also be included.
  164.  
  165. You may have to wait a while for the information. Once the employer
  166. identification numbers and years worked have been obtained from the
  167. master earnings file, someone will have to sit at a microfilm reader
  168. looking at employers' quarterly and annual wage reports to find the
  169. individual.
  170.  
  171. ---
  172.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  173. ---
  174.     
  175. #289  (RCVD)
  176. Date: Wed 25 Nov 87 17:36:26
  177. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  178. To:   All
  179. Subj: Social Security Information  Part 5 of 7
  180.  
  181.                         CONTACTING A MISSING PERSON
  182. Regulation No. 1 of the Social Security Act does not permit SSA to
  183. disclose information about the whereabouts of a missing person except
  184. as provided for the Parent Locator Service (service for locating a
  185. parent who has skipped out on child support payments). However,
  186. circumstances may arise when it would be proper to inform the missing
  187. person of information about which he would want to know. Where
  188. strongly compelling circumstances of this nature exist, SSA may
  189. forward a letter to him/her. The letter forwarding policy is
  190. restrictive because:
  191. 1) the inquirer can be helped only if the addressee replies to the
  192. letter. It would serve little purpose to forward a letter to an
  193. individual unless it contains information that he/she could reasonably
  194. be expected to want to receive and which would cause him/her to reply.
  195. This excludes requests which are primarily for the benefit of the
  196. requester rather than the missing person.
  197. 2) SSA does not want to burden employers. Most letters must be
  198. forwarded through the last employer of record. Some large employers
  199. have asked SSA not to send letters to the employees in care of the
  200. company.
  201. 3) If all requests to forward letters were honored, the volume would
  202. significantly interfere with normal SSA operations.
  203. 4) The addressee may consider receipt of the letter as an unwarranted
  204. invasion of his/her privacy.
  205.  
  206. A letter will not be forwarded unless the following conditions are
  207. met:
  208. 1) There are strongly compelling reasons for wanting to get in touch
  209. with the missing person such as: a close relative of the missing
  210. person is seriously ill, is dying or has died; a child is left without
  211. parental care because of the death or incapacity of the remaining
  212. parent; a defendant in a felony case is seeking a defense witness; a
  213. parent wishes to locate a missing son or daughter; the consent of the
  214. missing person is needed in connection with an adoption proceeding for
  215. his/her child; the missing person is the beneficiary of an estate and
  216. the executor is trying to locate him; other instances where the
  217. missing person is due money or valuable property; a doctor or hospital
  218. wishes to contact a missing person for health reasons.
  219. 2) The missing person would want to know about the contents of the
  220. letter.
  221. 3) The missing person's disappearance occurred far enough in the past
  222. that SSA could reasonably expect to have a usable mailing address
  223. (wages are reported by employers only once a year, so the most recent
  224. information SSA has will be at least a year old).
  225. 4) All other possibilities for contacting the missing person have been
  226. exhausted.
  227.  
  228. ---
  229.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  230. ---
  231.     
  232. #290  (RCVD)
  233. Date: Wed 25 Nov 87 17:38:10
  234. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  235. To:   All
  236. Subj: Social Security Information  Part 6 of 7
  237.  
  238. In order to forward a letter, SSA must have sufficient information to
  239. locate the missing person's record. The name and SSN are needed for
  240. this. The letter to be forwarded must be submitted in a plain
  241. unsealed, unstamped envelope bearing only the missing person's name
  242. and SSN. If the SSN is unknown, you must furnish as much identifying
  243. information as possible. The letter will be reviewed by SSA personnel
  244. to ensure that it is not inflammatory or derogatory, contains no
  245. obscene language, and will not cause embarrassment if opened by
  246. someone other that the addressee. SSA cannot be sure that the letter
  247. will reach the missing person or that he/she will reply. If SSA
  248. attempts to forward a letter, SSA cannot inform you of the results of
  249. that attempt. Subsequent letters for the same purpose will not be
  250. forwarded.
  251.  
  252. No fee is charge for forwarding a letter for humanitarian purposes.
  253. The current charge for forwarding letters involving a monetary or
  254. valuable consideration is $3 per letter. Contact your local SSA office
  255. if you want to have a letter forwarded to a missing person.
  256.  
  257. ---
  258.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  259. ---
  260.     
  261. #291  (RCVD)
  262. Date: Wed 25 Nov 87 17:39:28
  263. From: Barbara Bennett (on 109/638)
  264. To:   All
  265. Subj: Social Security Information  Part 7 of 7
  266.  
  267. Please be aware that the situations described in these messages are
  268. not run of the mill requests that offices deal with all the time. The
  269. person you talk to may not be aware that disclosure of the information
  270. is allowed or may not be familiar with the procedures involved. In the
  271. 9 years I spent working in various local offices, I received 2
  272. requests to forward letters to missing persons and no requests for
  273. detailed earnings information or for copies of Social Security number
  274. application forms. I was not aware until recently that you could get
  275. some of this information. If they refuse to give you the information,
  276. saying it isn't allowed, ask them to look it up in the manual. If all
  277. else fails, as a last resort, you can write to your congressman,
  278. describing your contacts with the local SSA office, and include a copy
  279. of your request. Congressional inquiries get special treatment, but
  280. the local offices don't like them.
  281.  
  282. Anytime you have questions about Social Security issues, or need help
  283. with a Social Security matter, PLEASE, PLEASE, PLEASE call your local
  284. office. You will get the best information from them. Please don't
  285. waste time speculating or asking neighbors or friends (unless they
  286. work for SSA). I can still remember being on the receiving end of "but
  287. my Uncle Joe says" or "so-and-so told me thus-and-so and he ought to
  288. know because" and not being able to convince them that Uncle Joe and
  289. so-and-so didn't know what they were talking about. The Social
  290. Security Law is quite complicated and encompasses much more than just
  291. retirement benefits. No one can know it all, but your local office is
  292. the place to get official information. That's what they are there for.
  293. End of sermon.
  294.  
  295. Each office should have a copy of the Social Security Laws and
  296. Regulations and the POMS manual (operational instructions to implement
  297. the laws & regs). These manuals, except for portions related to
  298. security procedures, should be available for you to use at the local
  299. office. I would think that all law libraries would also have copies of
  300. the law and regs and possibly the operations manuals.
  301.  
  302. ---
  303.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  304. ---
  305.  
  306. From:    Barbara Bennett 
  307. To:      All                                      Dec 11, 1987
  308. Subject: Social Security Information  Part 1 of 3
  309.  
  310.                  The Social Security Number
  311.  
  312. SSA has continually emphasized the fact that the SSN
  313. identifies a particular record only and the Social Security
  314. Card indicates the person whose record is identified by that
  315. number. In no way can the Social Security Card identify the
  316. bearer. From 1946 to 1972 the legend "Not for Identification"
  317. was printed on the face of the card. However, many people
  318. ignored the message and the legend was eventually dropped.
  319. The social security number is the most widely used and
  320. carefully controlled number in the country, which makes it an
  321. attractive identifier.
  322.  
  323. With the exception of the restrictions imposed on Federal and
  324. some State and local organizations by the Privacy Act of
  325. 1974, organizations requiring a unique identifier for
  326. purposes of controlling their records are not prohibited from
  327. using (with the consent of the holder) the SSN. SSA records
  328. are confidential and knowledge of a person's SSN does not
  329. give the user access to information in SSA files which is
  330. confidential by law.
  331.  
  332. Many commercial enterprises have used the SSN in various
  333. promotional efforts. These uses are not authorized by SSA,
  334. but SSA has no authority to prohibit such activities as most
  335. are not illegal. Some of these unauthorized uses are: SSN
  336. contests; skip-tracers; sale or distribution of plastic or
  337. metal cards; pocketbook numbers (the numbers used on sample
  338. social security cards in wallets); misleading advertising,
  339. commercial enterprises charging fees for SSN services;
  340. identification of personal property.
  341.  
  342. ---
  343.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  344. ---
  345.  
  346. From:    Barbara Bennett 
  347. To:      All                                      Dec 11, 1987 
  348. Subject: Social Security Information  Part 2 of 3
  349.  
  350. Te Social Security Number (SSN) is composed of 3 parts,
  351. XXX-XX-XXXX, called the Area, Group, and Serial.  For the most
  352. part, (there are exceptions), the Area is determined by where the
  353. individual APPLIED for the SSN (before 1972) or RESIDED at time
  354. of application (after 1972). The areas are assigned as follows:
  355. 000     unused   387-399 WI    528-529 UT
  356. 001-003 NH       400-407 KY    530     NV
  357. 004-007 ME       408-415 TN    531-539 WA
  358. 008-009 VT       416-424 AL    540-544 OR
  359. 010-034 MA       425-428 MS    545-573 CA
  360. 035-039 RI       429-432 AR    574     AK
  361. 040-049 CT       433-439 LA    575-576 HI
  362. 050-134 NY       440-448 OK    577-579 DC
  363. 135-158 NJ       449-467 TX    580     VI Virgin Islands
  364. 159-211 PA       468-477 MN    581-584 PR Puerto Rico
  365. 212-220 MD       478-485 IA    585     NM
  366. 221-222 DE       486-500 MO    586     PI Pacific Islands*
  367. 223-231 VA       501-502 ND    587-588 MS
  368. 232-236 WV       503-504 SD    589-595 FL
  369. 237-246 NC       505-508 NE    596-599 PR Puerto Rico
  370. 247-251 SC       509-515 KS    600-601 AZ
  371. 252-260 GA       516-517 MT    602-626 CA                 
  372. 261-267 FL       518-519 ID    *Guam, American Samoa,
  373. 268-302 OH       520     WY     Northern Mariana Islands,
  374. 303-317 IN       521-524 CO     Philippine Islands
  375. 318-361 IL       525     NM
  376. 362-386 MI       526-527 AZ
  377.  
  378. 627-699 unassigned, for future use
  379. 700-728 Railroad workers through 1963, then discontinued
  380. 729-899 unassigned, for future use
  381. 900-999 not valid SSNs, but were used for program purposes
  382.           when state aid to the aged, blind and disabled was
  383.           converted to a federal program administered by SSA.
  384.  
  385. As the Areas assigned to a locality are exhausted, new areas
  386. from the pool are assigned. This is why some states have non-
  387. contiguous groups of Areas.
  388.  
  389. ---
  390.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  391. ---
  392.  
  393. From:    Barbara Bennett 
  394. To:      All                                      Dec 11, 1987 
  395. Subject: Social Security Information  Part 3 of 3
  396.  
  397. The Group portion of the SSN has no meaning other than to
  398. determine whether or not a number has been assigned. SSA
  399. publishes a list every month of the highest group assigned for
  400. each SSN Area.  The order of assignment for the Groups is: odd
  401. numbers under 10, even numbers over 9, even numbers under 9
  402. except for 00 which is never used, and odd numbers over 10. For
  403. example, if the highest group assigned for area 999 is 72, then
  404. we know that the number 999-04-1234 is an invalid number because
  405. even Groups under 9 have not yet been assigned. 
  406.  
  407. The Serial portion of the SSN has no meaning. The Serial is not
  408. assigned in strictly numerical order. The Serial 0000 is never
  409. assigned.
  410.  
  411. Before 1973, Social Security Cards with pre-printed numbers were
  412. issued to each local SSA office. The numbers were assigned by the
  413. local office. In 1973, SSN assignment was automated and
  414. outstanding stocks of pre-printed cards were destroyed. All SSNs
  415. are now assigned by computer from headquarters. There are rare
  416. cases in which the computer system can be forced to accept a
  417. manual assignment such as a person refusing a number with 666 in
  418. it.
  419.  
  420. A pamphlet entitled "The Social Security Number" (Pub. No.
  421. 05-10633) provides an explanation of the SSN's structure and
  422. the method of assigning and validating Social Security numbers.
  423.  
  424. ---
  425.  * Origin: PAF-Link (Opus 1:261/668)
  426. ---
  427. 
  428.