home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / genealog / gen_na10.zip / SS-DATA.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-05-26  |  9KB  |  204 lines
  1.  
  2.  
  3.         How to Get Data from Social Security Applications
  4.                         by Clifford Sayre
  5.                            18 Feb 1990
  6.         ------------------------------------------------
  7.                      
  8.      The application for a Social Security Number has a great 
  9. deal of family data on it (see below).  The disadvantage of the 
  10. information is that it is self-reported and can thus contain 
  11. errors because of a lack of knowledge on the part of the 
  12. applicant or fabrications (such as an incorrect birthdate) that 
  13. may be used to coverup adverse information.  The present process 
  14. does require some documentation, but it is obvious from newspaper 
  15. accounts of undocumented aliens that the verification process can 
  16. be circumvented.  Nevertheless, the application may provide some 
  17. information in the absence of any, or provide corroboration of 
  18. other data.  In addition, some of the earlier forms of the 
  19. application had information about current or previous employers 
  20. that may not be easily obtained.
  21.                     
  22. The Application for a Social Security Account Number has the 
  23. following information (from a 1941 version):
  24.  1. Applicant's full name
  25.  2. Name used at work if different
  26.  3. Worker's address
  27.  4. Have you ever had a Social Security card before ?
  28.  5. Age   6. Birthdate   7. Place of birth   8. Sex   9. Race 
  29.  10. Marital status
  30.  11./12. Name and address of present employer
  31.  13. Father's full name  14. Mother's full name before marriage
  32.  15. Name and date last previous full time employment
  33.  16. How were you paid ? (daily, salary, commission)
  34.  17. Date   18. Signature of applicant
  35.     
  36. I also have two 1936-vintage applications which do not include 
  37. items 15 and 16 about previous employment.
  38. The assigned SS Number is in the upper right.
  39.  
  40.      There are apparently two routes to follow in trying to 
  41. obtain a copy of the SSN application:  a regular inquiry or a 
  42. freedom of information request.  I was successful in obtaining 
  43. two SSN applications by the "regular" inquiry route when I knew 
  44. the person's SSN (see sample page 3).  It took from four to eight 
  45. weeks for a response.  An attempt to get an application for my 
  46. grandfather, without knowing his SSN, was unsuccessful.  In fact, 
  47. no response was received.  I then submitted a "freedom of 
  48. information" request (page 4) with a fee of $ 16.50 (and death 
  49. certificate) and obtained the application in about four weeks.
  50.                 
  51.      One way to obtain the number may be from the death 
  52. certificate.  The number is generally about half-way down the 
  53. certificate, at or near the left side.  See item 7 or 16 in the 
  54. samples of death certificates below.
  55.                 
  56.      Below is shown a sample letter following the "regular" 
  57. route.  A death certificate was enclosed in proof of death of the 
  58. individual and was returned.  Obviously all of the information 
  59. may not be known to the requester.  The more that is known, the 
  60. less likely that an error will be made.
  61.                        
  62.      After that is a sample letter requesting the information
  63. using the "freedom of information" format.  Note the different 
  64. address.  The FOI request is supposed to be accompanied by a fee 
  65. of $16.50 if the SSN is not known or $8.50, if the SSN
  66. is known.  In view of my success, I would certainly try the free 
  67. "regular" method first, if the number is know. 
  68.  
  69.  
  70. Sample Letter for "No Cost" Request.  Likely to work only if SSN 
  71. is known:
  72.          
  73. Social Security Administration
  74. Metro West
  75. 7E6 Tower
  76. Baltimore, MD  21201
  77.                
  78. Dear Sir or Madam:
  79.      I am requesting a copy of the Social Security application 
  80. of my father, ________________ .  I am enclosing a death 
  81. certificate for my father to indicate that he is deceased.
  82.      I wish to have a complete copy of the application that 
  83. shows the statement of the parents of the applicant.  I am doing 
  84. family research and need some documentation as he does not have 
  85. a birth certificate.
  86.                  
  87. Information for my person:
  88.            
  89. 1) SSN:    if known          
  90. 2) Name:                      
  91. 3) Name on Soc Sec card:           
  92. 4) Name at birth:                       
  93. 5) Date of birth:             
  94. 6) Place of birth:                   
  95. 7) Sex:       
  96. 8) Name of mother:                 
  97. 9) Name of father:                      
  98. 10) Date and place of death:                                 
  99.                        
  100.      I will appreciate your assistance in this matter.
  101.  
  102.                                        Sincerely,
  103.  
  104.  
  105. I read someplace the fee was $16.50, if SSN unknown, $8.25
  106. if known.  The following example is for unknown SSN.
  107.           
  108. Social Security Administration
  109. Attn: Freedom of Information Officer
  110.       Mr. Timothy D. Robertson
  111. 4-H-8 Annex Bldg
  112. 6401 Security Blvd.
  113. Baltimore, MD  21325
  114.        
  115. Dear Sir:
  116.      I am requesting a microprint copy of the Social Security 
  117. application, of my grandfather  __________________ .  My 
  118. grandfather's birthdate is  __________  and he died  _________ .
  119.          
  120.      I wish to have a complete copy of the application that 
  121. shows the statement of the parents of the applicant.  I am doing 
  122. family research and need some documentation as he does not have 
  123. a birth certificate.
  124.         
  125. Information for my person:
  126.       
  127. 1) SSN:   number not known, not certain whether he had a SSN
  128. 2) Name:                       
  129. 3) Name on Soc Sec card:  not known
  130. 4) Name at birth:                       
  131. 5) Date of birth:                 
  132. 6) Place of birth:                    
  133. 7) Sex:         
  134. 8) Name of mother:  not known, believed to be               
  135. 9) Name of father:  not known, believed to be            
  136. 10) Address at time of filing, if he filed: 
  137.     probably                                       
  138. 11) Date and place of death:                              
  139.     Copy of his death certificate is enclosed.
  140.             
  141.      I am enclosing a check for $ 16.50 which I understand is the 
  142. fee for this search.  I will appreciate your assistance in this 
  143. matter.
  144.                                              Sincerely,
  145.  
  146. * Origin: NGS/CIG BBS - Arlington, VA (703) 528-2612 *DHST/V.32*
  147. ---------------------------------------------------------------
  148.  
  149.                       Social Security Information
  150.                          by Barbara Bennett
  151.                             25 Nov 1987
  152.  
  153.  I have worked for the Social Security Administration for the last 15
  154.  years. I worked in various local offices as a claims representative
  155.  for 9 years, and have spent the last 6 years as a computer systems
  156.  analyst at headquarters, 4 1/2 years of that in the Enumeration
  157.  Systems Branch. I have put together several messages which will
  158.  address the questions you have about getting information from the
  159.  Social Security Administration for genealogical purposes. Sysops may
  160.  wish to combine the messages into a file for people to download.
  161.  Although I am employed by SSA, I am sending these messages as a
  162.  private individual, not as a representative of the Social Security
  163.  Administration. I hope they clear up a lot of the confusion about
  164.  what is and isn't available and how to go about getting what is
  165.  available.
  166.  
  167.                     DISCLOSURE OF INFORMATION
  168.  
  169.  Disclosure of information by SSA is governed mainly by the Social
  170.  Security Act itself, the Freedom of Information Act of 1974, the
  171.  Privacy Act of 1974, and the Tax Reform Act of 1976. In general,
  172.  information about a LIVING person MAY NOT be released to a third
  173.  party unless the individual has signed a written authorization for
  174.  release of that information. The fact of an individual's death, date
  175.  of death, and place of death or burial may be disclosed to anyone.
  176.  Any other information, other than tax return information, in a
  177.  DECEASED individual's record MAY BE DISCLOSED as long as any
  178.  information in the record pertaining to other living individuals is
  179.  deleted from the record prior to disclosure. The Tax Reform Act of
  180.  1976 prohibits disclosure of tax return information without the
  181.  consent of the individual to whom the record pertains. This
  182.  prohibition continues even after the death of an individual.
  183.  Requests for tax return information for a deceased individual may be
  184.  released to the legal representative of the estate; surviving
  185.  relative (spouse, parent, child); or heir at law, next of kin, or
  186.  beneficiary of the deceased. Proof of one of the listed
  187.  relationships must be provided with the request for information.
  188.  
  189.  
  190.            REQUEST FOR EXTRACTS OF PRIOR SSN APPLICATIONS
  191.  
  192.  SSA originally maintained paper files of all applications for
  193. original SSN's and applications requesting a change in the record. In
  194. the 1970s, these files were converted to an electronic database. The
  195. application forms were microfilmed for retention and the paper forms
  196. destroyed. Current applications are microfilmed; the paper forms are
  197. retained in the Federal Records Center for 5 years and then
  198. destroyed.
  199. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  200. │  This file appears on The Source of Magic BBS, Ridgefield CT   │
  201. │  203-431-4687, specializing in genealogy, radio, and writing.  │
  202. └────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  203.  
  204.