home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / dbase / troop.zip / SCOUT30.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-04-19  |  12KB  |  265 lines
  1.  
  2.  
  3.                                 SCOUT Ver. 3.0
  4.                Copyright (c) 1985,1986,1989 by Roy M. Bartee II
  5.  
  6.                                    02/20/89
  7.                                  DOCUMENTATION
  8.  
  9.         SCOUT  was  written  for  Troop  273, Littleton, Colorado.  This is 
  10.     shareware  for  any  troop  that  can  use  it. I do not charge for the 
  11.     program however  the program  is not  public domain  and I  reserve all 
  12.     rights to the program and it's "look and feel". If you find the program 
  13.     useful  please  send  me  a  council  or  district  patch. If you can't 
  14.     download,  I will  return formatted  disks sent  to me,  5 1/4 or 3 1/2 
  15.     inch, or  I can mail a new disk for  $5 or $10 respectively. The source 
  16.     code is likewise available.   
  17.  
  18.                                Roy M. Bartee II
  19.                           6287 So. Coventry Lane West
  20.                           Littleton, Colorado  80123
  21.                              (303)795-2205 (voice)
  22.                               GEnie mail R.BARTEE2
  23.  
  24.         SCOUT.BAS  was originally  written on  a TIPC  in MS-BASIC and last 
  25.     revised in  1986. This new  version has been  rewritten in Turbo Basic, 
  26.     Ver 1.1, compiled on a 386 clone and should run without revision on any 
  27.     IBM compatible. SCOUT.EXE  chains two subprograms which must  be on the 
  28.     same  disk.  The  compiled  version  is  dramatically  faster  than the 
  29.     interpreted  basic.  Large  ramdisks  or  memory  resident programs may 
  30.     reduce available memory and cause out of memory or string space errors, 
  31.     check these first if you have problems. 
  32.  
  33.     The archive file or disk that you have should contain five files:
  34.               SCOUT30.DOC    SCOUTCFG.EXE
  35.               SCOUT.EXE      SCOUT.000      SCOUT.001
  36.  
  37.        The  three  SCOUT.*  files  must  be  on the same disk. SCOUTCFG.EXE 
  38.     allows you to  set Troop number  (5 digits) and  drive designators, see 
  39.     below. 
  40.  
  41.                                      FILES
  42.  
  43.     The following data files are created:
  44.              SCOUT.CFG    Configuration file.
  45.              ROSTER.DAT   Name, address,phone,birthday,status,etc. 
  46.              LEADPOS.DAT  Leadership positions held by all Scouts
  47.              ADVANCE.DAT  Advancement records of all Scouts
  48.              SKILLAWD.DAT Record of all skill awards earned
  49.              MERITBAD.DAT Record of all merit badges earned
  50.              SPECAWRD.DAT Record of special awards(honor unit,etc.)
  51.              CONWORK.DAT  Record of all Scouts' conservation hours
  52.              CIVWORK.DAT  Record of all Scouts' civic service hours
  53.     plus a  separate file (CAMP1.DAT, CAMP2.DAT, etc.)  is created for each 
  54.     scout for his camping record. 
  55.  
  56.         The program allows faster access to data since ROSTER.DAT and other 
  57.     files  are  being  accessed   simultaneously  but  has  the   following 
  58.     limitations.   Most  floppy  disk  operating  systems  are limited to a 
  59.     maximum  of  112  files  in  the  root directory per disk. This can  be 
  60.     easily solved  by creating  a subdirectory on  the disk and running the 
  61.     program  from  there.  There  is no  limit to  the number  of files in a
  62.     subdirectory. 
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                       -2-
  69.  
  70.         On a dual drive system  the CAMP#.DAT files can be on a second disk 
  71.     in drive  B:. SCOUTCFG allows you  to specify which drive  the CAMP and 
  72.     WORK files are located on if different from the SCOUT program. 
  73.  
  74.         Scouts' records can be marked as DROPPED, however their records are 
  75.     not deleted  but saved  for future  reference.  I  have a PURGE program 
  76.     that completely deletes a scout's record but I recommend not using  it.  
  77.     If there are any "edited" records with a blank date, the purge  program 
  78.     can cause later file read errors. If you think you need it, contact me. 
  79.  
  80.         The program will  run "as is" on  a hard disk system  and will have 
  81.     unlimited files  if in  a subdirectory.
  82.  
  83.     Note: Our  Troop uses a  "Troop work hours"  system which requires each 
  84.     Scout  to  accumulate  a  certain  number  of work hours on Troop money 
  85.     making projects  to be  eligible for  camp outs  and other  activities.  
  86.     This  part  of  the  program  is  left  intact.   The  above discussion 
  87.     regarding camping data  files is the  same for "Troop  work hours" data 
  88.     files should you choose to utilize this aspect of the program. 
  89.  
  90.  
  91.                                      MENU
  92.  
  93.         The program  is menu  driven.  PLEASE  READ THE  PROMPTS!  In  most 
  94.     situations  a blank entry (ENTER  KEY or RETURN KEY)  with no data will 
  95.     return  you  to  a  menu.   The  ENTER  or RETURN KEY is used after all 
  96.     entries. 
  97.  
  98.         A  recurring  request has been  to be able to  edit other DAT files 
  99.     besides  the  ROSTER.DAT  to  correct  entry  errors.  The records EDIT 
  100.     feature, though  not as elegant as the roster editing, fills that need.  
  101.     The CAMPING and WORK hours including Conservation and Civic Service are 
  102.     NOT  included in the  edit routine. If  you find an  error in a scout's 
  103.     hours the  easiest thing to do is make a separate "CORRECTION" entry. ( 
  104.     You  will need  to use  a different  date from  the original  error.) A 
  105.     negative number for time or days may be entered. 
  106.         You  can  "delete"  a  wrong  award,  leadership  position, etc. by 
  107.     hitting ENTER at the date prompt.  Later if you try to enter  awards in 
  108.     the SCOUT program it  will tell you it is already entered. At that time 
  109.     go back  to EDIT and  enter the correct  dates for the  awards or merit 
  110.     badges.  You will  see the  award listed  with a  blank date. Edit that 
  111.     record # with the now correct date. 
  112.         From  the main  menu in  SCOUT simply  hitting ENTER(return) at the 
  113.     prompt will run EDIT  for you and you  can jump back and  forth between 
  114.     the two. ENTER(return) at the prompt in EDIT will exit to DOS.
  115.  
  116.         The main menu is divided into right and left halves.  The left half 
  117.     is  data  entry  routines,  the  right  half  is for the display and/or 
  118.     printing  of  records.  The  data  entry  routines are self explanatory 
  119.     except: 
  120.  
  121.         1. ROSTER: When editing a roster entry  hitting ENTER will move you 
  122.     through the form saving  those entries not changed.  You  may mix upper 
  123.     and lower case BUT when  calling up individual records you  must follow 
  124.     the  same convention.  (For simplicity  I have  done our records all in 
  125.     upper case).
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                                       -3-
  135.  
  136.         "ADULT,DROPPED and  FATHER" are used as markers when entered as the 
  137.     the  FIRST  word  in  the  "DATA"  section.  ADULT  is  for  registered 
  138.     Scouters, FATHER allows listing  a father separately in the  roster for 
  139.     keeping track of work hours.  DROPPED is obvious.  These markers affect 
  140.     certain recovery  routines by  selective inclusion  or exclusion.   The 
  141.     records of  DROPPED scouts are left intact  but not printed unless that 
  142.     name is specifically asked for. There is a specific record for phone #, 
  143.     a second or  work  phone  can be entered on the DATA line.  The  Roster 
  144.     print out prints the first 11 characters of this DATA line.
  145.         You  can  designate such  things  for the  Roster as PL, SPL, JASM, 
  146.     ADULT SM, ADULT ASM. With ADULTs I have been putting a work phone number
  147.     in the MOTHER area as "W nnn-nnnn". 
  148.  
  149.         2. CAMPING:  The place, description and date are entered, then each 
  150.     scout. I enter date eg."1/23-24/86" but you can just enter first day if 
  151.     you wish.   A separate program  is available for  the Denver area which 
  152.     includes the Council camper patch and segments.
  153.  
  154.         4. WORK HOURS:  Conservation  and  civic service  hours are entered 
  155.     here. A single activity is entered and then each scout and his hours is 
  156.     entered.  Our "Troop work hours" is also accessed here. 
  157.  
  158.         6. MERIT  BADGES:   This  has  been  changed.  The 14 required (or 
  159.     options) for Eagle are listed on  the left. Other badges on the  right. 
  160.     If  the  right  side  exceeds  20  badges,  additional badges overwrite 
  161.     starting at the top right. 
  162.  
  163.         8.  SPECIAL AWARDS, ACTIVITIES:  This is for  entering other awards 
  164.     and activities on a scouts record.  
  165.  
  166.         The record recovery routines are also self  explanatory and I would 
  167.     recommend entering  data on  a couple  of scouts  then running  all the 
  168.     RECORDS programs to  see what they do.   The revised program is  set to 
  169.     run on Epson or IBM printers. All brand specific initialization strings 
  170.     have  been removed  and only  common printer  commands are now present. 
  171.     Your parallel  printer must be available via LPT1:. 
  172.  
  173.         9.  INDIVIDUAL   RECORDS:  In  addition  to  single  complete scout 
  174.     records  this  routine  will  print  mailing  labels  (3  1/2  x  15/16 
  175.     continuous),  rosters, the complete  records on all  the scouts at once 
  176.     (we  do this  before each  Court of  Honor to  see what has been earned 
  177.     since  the  last  Court),  plus  allow  you  to view data on the screen 
  178.     without printing it, though you have to be fast with  the pause or hold 
  179.     key on scouts with large records. 
  180.  
  181.         The  Roster, Advancement on  All, and Skill  awards on scouts below 
  182.     1st class  print in compressed  mode and utilize  an entire 8  1/2 inch 
  183.     wide paper.  All other printouts have a 1 inch left margin for punching 
  184.     for  a three ring binder. The rest  of the record routines allow you to 
  185.     view and/or print out selected aspects of a scouts record. 
  186.  
  187.         11.  INDIVIDUAL ADVANCEMENT:  You can also get a chronological  age 
  188.     list  or  a  total  troop  advancement  listing.  Good for allowing the 
  189.     Scoutmaster to see who is progressing and who is not. 
  190.  
  191.         13. INDIVIDUAL  SKILL AWARDS:  A listing of  all scouts under first 
  192.     class and their skill awards is also available. 
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.                                       -4-
  201.  
  202.                                    * *  * *
  203.  
  204.         * Notes on specific nuances (idiosyncrasies): Some prompts from the 
  205.     program which  end with a question mark are  asking you to respond with 
  206.     an uppercase "Y" or "N" (Yes or No). Other prompts will ask for another 
  207.     letter to  be input such as  "Do you want apples  (A) or oranges (O)?".  
  208.     You  would then enter the appropriate  response either "A" or "O".
  209.  
  210.          When editing the  ROSTER (routine 1) the "NAME?"  prompt is asking 
  211.     for the  last name.  It will  accept three letters and  return with the 
  212.     first person whose  last name starts with those three letters and a "?" 
  213.     prompt.   You  respond  with  a  "Y"  or  "N".  If "N" then the program 
  214.     searches for  the next name  with the same  first three letters. LETTER 
  215.     CASE IS SIGNIFICANT, if you use upper and lower case entering new names 
  216.     into the roster,  you must always use  upper and lower case.  All other 
  217.     routines that prompt with "NAME?" require you to enter  the ENTIRE LAST 
  218.     name.  The ROSTER.DAT file is then searched for that  name and you will 
  219.     then be  prompted with  the full  name and  a "?".   If this is not the 
  220.     person you want  type "N" and the  next person with the  same last name 
  221.     will prompt.  If a name is not found in the roster file the prompt will 
  222.     return  to "NAME?" again.  The ENTER key  or RETURN key alone at a NAME 
  223.     or data entry prompt will return you to a main menu. 
  224.  
  225.         The program  reads the internal  "DATE$" (date string)  resident in 
  226.     DOS.  This date is put on some records when they  are printed.  Be sure 
  227.     to  execute the DATE  command when you  boot your system.  To configure 
  228.     the program  run SCOUTCFG otherwise run SCOUT.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.