home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / dbase / dm22.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-14  |  50KB  |  1,195 lines
  1.                       Data Master Version 2.2
  2.             Copyright (c) 1990-91 RKS Software, Inc. 
  3.                       All Rights Reserved.
  4.  
  5. What is Data Master?
  6.  
  7. Data Master is a powerful, easy to use, program which allows you to
  8. create, modify, and work with dBaseIII databases.  Many users will
  9. find it easier to use than dBaseIII.  It includes the ability to
  10. convert Lotus 1-2-3 worksheets into dbase database files, and to
  11. convert dbase database files into Lotus 1-2-3 worksheets.  While
  12. the primary emphasis of DataMaster in on the use of database files,
  13. you can also use Data Master to browse and do simple editing of
  14. Lotus 1-2-3 worksheets.  Symphony worksheets, .WKS, and .WK1 files
  15. are all supported. Data Master works in a multi-user Local Area
  16. Network environment and on stand-alone PCs.
  17.  
  18. 1. use existing dbase files apart from their normal application.
  19. 2. create brand new databases for any kind of list you want.
  20. 3. change the structure of databases to meet changing needs.
  21. 4. create Lotus 1-2-3 worksheets from dbase databases.
  22. 5. create dbase databases from Lotus 1-2-3 worksheets.
  23. 6. browse and edit data in Lotus 1-2-3 worksheets.
  24. 7. design your own custom reports with Data Master's report maker.
  25. 8. add, edit, and delete database records easily.
  26. 9. copy records out to other files.
  27. 10. append records in from other database files.
  28. 11. quickly replace all the data in any field of any database.
  29. 12. define sophisticated queries to analyze subsets of data.
  30. 13. identify duplicate records in any database.
  31. 14. sum or average any numeric data.
  32. 15. tally occurrences of similar data in any data field.
  33. 16. read any text file anywhere on the hard disk.
  34. 17. work in any directory on the hard disk.
  35. 18. run DOS commands and other programs from Data Master
  36. 19. display dates in the format of your choice.
  37. 20. works on multi-user local area network or stand-alone PC.
  38. 21. contains excellent word processor to edit text files.
  39.  
  40. You do not need to be a dbase or 1-2-3 expert to use Data Master.
  41. However, if you would like to know more about dbase, dBaseIII,
  42. Clipper, Foxbase, database management, Lotus 1-2-3 and related
  43. subjects, there are many excellent books available on these
  44. subjects at book and software stores.
  45.  
  46. What equipment do I need?
  47.  
  48. Data Master is designed to work on any IBM compatible computer,
  49. with a monochrome or color monitor.  It requires 512K of working
  50. memory.  Data Master works with any dot matrix or laser jet
  51. printer. Data Master requires a hard disk system.
  52.  
  53. DISCLAIMER
  54.  
  55. Data Master is licensed without any warranty of merchantability,
  56. fitness of particular purpose, performance, or otherwise; all
  57. warranties are disclaimed.  By using Data Master, you agree that
  58. RKS Software, Inc., will not be liable to you or any third party
  59. for any use of (or inability to use) this software, or for any
  60. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc.
  61. or its agents are apprised of the possibility of such damages
  62. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. be liable for any
  63. loss of profit or any other commercial damage, including but not
  64. limited to special, incidental, consequential or other damages. 
  65. The entire risk related to the quality and performance of the
  66. program is on you.
  67.  
  68. LICENSE STATEMENT:
  69.  
  70. Registered owners - You are a registered owner if you have paid RKS
  71. Software, Inc. the $35 registration fee. Registered owners are
  72. licensed to use their registered copy on a single machine and to
  73. make archival copies for the sole purpose of backing up the
  74. program.  Data Master may be moved from one computer location to
  75. another, so long as there is no possibility of it being used at one
  76. location while it is being used at another.
  77.  
  78. Shareware testers - Data Master is protected by U.S. Copyright law,
  79. and is NOT public domain software.  You are hereby granted a
  80. limited license to make an evaluation copy for trial use on a
  81. private, non-commercial basis for the express purpose of
  82. determining whether Data Master is suitable for your needs. At the
  83. end of this trial period, not to exceed 30 days, you should either
  84. register your copy or discontinue using Data Master.
  85.  
  86.  
  87. REGISTRATION:
  88.  
  89. You may register by sending in the form below with a check for $35.
  90.  
  91. BENEFITS OF REGISTRATION:
  92.  
  93. - registered owners will receive a licensed copy of the most recent
  94.   version of Data Master.  New features are frequently added to all
  95.   our shareware programs.
  96.  
  97. - helpful technical support by mail for any problems or questions.
  98.  
  99. HOW TO REGISTER
  100.  
  101. Complete the form at the end of this MANUAL.DOC file, and send it
  102. to us along with your registration fee.
  103.  
  104. If you received this copy of Data Master directly from RKS
  105. Software, you are already registered and do not need to send in the
  106. registration form.
  107.  
  108. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  109.  
  110. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  111. board operators are welcome to add Data Master to their libraries.
  112.  
  113. If you have received Data Master through a user group, a shareware
  114. distributor, or an electronic bulletin board, please remember that
  115. any diskette fee you paid DOES NOT constitute licensing the
  116. software, and you are still obligated to register if you decide to
  117. use Data Master.
  118.  
  119.  
  120.                  COPYRIGHT AND TRADEMARK NOTICES
  121.  
  122. DBASE, DBASEIII PLUS and ASHTON TATE are trademarks of Ashton-Tate,
  123. Inc.
  124.  
  125. CLIPPER is a trademark of Nantucket Corporation.
  126.  
  127. NANTUCKET is a registered trademark of Nantucket Corporation.
  128.  
  129. IBM, PC_DOS, and AT are registered trademarks of International
  130. Business Machines Corporation.
  131.  
  132. PC/XT is a trademark of International Business Machines
  133. Corporation.
  134.  
  135. MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  136.  
  137. 1-2-3 and Symphony are trademarks of Lotus Development Corporation.
  138.  
  139.                         ACKNOWLEDGEMENTS
  140.  
  141. Portions of this program are provided under license from the
  142. following companies:
  143.  
  144. 1. Communication Horizons, New York, NY 10036
  145.  
  146. 2. Custom Software Development, Salem, OR 17761
  147.  
  148. 3. Functional Software, Edmond, OK 73034
  149.  
  150. 4. HJS Research Inc., Scottsdale, AZ 85260
  151.  
  152. 5. Nantucket Corporation, Los Angeles, CA 90066
  153.  
  154. 6. Action Plus Software, Salt Lake City, UT 94092
  155.  
  156.                      HARD DISK INSTALLATION
  157.  
  158. Make a working copy of the program disk and put the original away
  159. in a safe place.
  160.  
  161. 1. Place the working disk in drive A.
  162.  
  163. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  164. install Data Master.  Example: INSTALL C <press Enter>.  Note: Do
  165. NOT type a colon after the drive letter.
  166.  
  167. 3. The install program will copy the DMASTER.EXE file from the
  168. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  169. called DM. The install program will extract the Data Master files
  170. from DMASTER.EXE and start Data Master for you.
  171.  
  172. 4. To start Data Master any time in the future, go to the DM
  173. directory, and type DM.
  174.  
  175.                    SPELL CHECKER INSTALLATION
  176.  
  177. The spell checker disk is provided only to registered users.
  178. This feature extends the capability of the Data Master word
  179. processor by adding sophisticated WordPerfect-like spell
  180. checking power to the word processor.
  181.  
  182. Copy the SPELLCK.EXE file from the spell check disk to the Data
  183. Master directory. At the C:> prompt, type SPELLCK and the
  184. DICT.DBF file will be extracted. This is a 25,000 word database
  185. file.
  186.  
  187. When Data Master starts the next time, it will detect the
  188. presence of the DICT.DBF file and create two index files named
  189. SOUND.NTX and ALPHA.NTX.  It may take a couple of minutes for
  190. Data Master to build these two index files, so be patient.
  191.  
  192. The total size of the DICT.DBF, SOUND.NTX, and ALPHA.NTX files
  193. is approximately 1.5 megabytes, so be sure you have this much
  194. disk space available before installing the spell checker.
  195.  
  196.  
  197.                 NETWORK FILE SERVER INSTALLATION
  198.  
  199. Network Supervisor:
  200.  
  201. 1. Create a directory for Data Master.
  202.  
  203. 2. Copy the DMASTER.EXE file into the directory.
  204.  
  205. 3. Type DMASTER to extract the main DM.EXE file.
  206.  
  207. 4. Erase DMASTER.EXE since you no longer need it.
  208.  
  209. 5. Add Data Master to your menu system.
  210.  
  211.                        - VERY IMPORTANT -
  212.  
  213.                          CONFIG.SYS FILE
  214.  
  215. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  216. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If
  217. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one that
  218. has these two lines, and place it in your PC's root directory:
  219.  
  220.                             FILES=20
  221.                            BUFFERS=16
  222.  
  223. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include settings
  224. for files and buffers, you MUST add the two lines above to the
  225. file.  You can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file
  226. already contains settings for files and buffers greater than these,
  227. you can leave them as they are.
  228.  
  229.                            DEFINITIONS
  230.  
  231. For more complete definitions of these concepts, please see any of
  232. the several excellent dbase books available at most good software
  233. stores.
  234.  
  235. Database: A database is an organized collection of information or
  236. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  237. database files always have a file extension of .DBF.
  238.  
  239. Record: All the data for a particular entry is called a record.  In
  240. a mailing list, each record contains all the name & address data
  241. for one person.
  242.  
  243. Field: Each item of information within a record is called a field. 
  244. In each mailing list record, for example, there may be fields for
  245. last name, first name, street, city, state, and zip code. A
  246. database can contain one or more of five types of fields. These
  247. five are:
  248.  
  249.      1. Character - This type of field allows entry of all the
  250.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  251.      typical mailing list, all the fields would probably be
  252.      character type fields.
  253.  
  254.      2. Numeric - This type of field allows only entry of numbers. 
  255.      Use it only for numbers you want to calculate.  Put zip codes
  256.      or phone numbers in a character field, not a numeric field.
  257.  
  258.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  259.  
  260.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  261.      entry.
  262.  
  263.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  264.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  265.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  266.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  267.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  268.      unless data is entered into it.
  269.  
  270. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  271. database records are displayed and printed.  Persons working with
  272. a mailing list database would normally create an index file based
  273. on the last name field and an index file based on the zip code
  274. field (assuming these two fields are included in the database
  275. structure).
  276.  
  277. Index files created and used by Data Master have a file extension
  278. of .NTX. Creation and use of index files is explained below.
  279.  
  280.                         USING DATA MASTER
  281.  
  282. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data Master.
  283.  
  284. In most cases, Data Master will be able to detect whether you have
  285. a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor
  286. and the Data Master screens appear to have a bright, washed out
  287. look, type DM M to start Data Master.  The extra M tells Data
  288. Master to use monochrome, not color.
  289.  
  290. The Main Menu presents seven options which are discussed in turn
  291. below.
  292.  
  293.                             Databases
  294.  
  295. Use this option to display a menu of five database actions. 
  296.  
  297. Note: if you have not yet selected a database, you will be
  298. presented with only the first two options:
  299.  
  300.      1- Select Database: Select this option to load a database in
  301.      the current directory. The Status box at the bottom of the
  302.      screen will always display the currently selected database.
  303.  
  304.      2- Modify/Create Database: Use this feature to modify the
  305.      structure of an existing database, or to create a new
  306.      database. You can add, edit, or delete fields of the five
  307.      types described above. Instructions for use are provided on
  308.      the screen.
  309.  
  310.      3- Close Database: Use this feature to close the currently
  311.      active database. The Status box will show that no database is
  312.      active.
  313.  
  314.      4- Append Database: Use this feature to append another
  315.      database to the currently active database. Only data in fields
  316.      with the same name in both databases will be appended.
  317.  
  318.      5- Copy Database: Use this feature to copy the currently
  319.      active database to a new file.
  320.  
  321. WE STRONGLY URGE YOU TO MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATABASE BEFORE
  322. MODIFYING ITS STRUCTURE.  THE REASON IS THAT YOU WILL (OBVIOUSLY)
  323. LOSE DATA IF YOU DELETE A FIELD OR CHANGE A FIELD NAME.  AFTER YOU
  324. HAVE DONE THIS, YOU MAY WISH YOU HADN'T, AND WILL BE THANKFUL YOU
  325. MADE A BACKUP COPY OF YOUR DATABASE.
  326.  
  327.                             Indexes
  328.  
  329. You do not have to use an index file to control your database, but
  330. it will make working with a database a lot more pleasant if you do.
  331. You must have already selected a database in order for this option
  332. to work.  When you select this option you will be presented with
  333. three choices:
  334.  
  335.      1- Select Index(es): When you select this option, Data Master
  336.      will present you with a list of existing index files.  The
  337.      index file(s) you select must have been created for the
  338.      currently active database.  Data Master will tell you if it
  339.      does not match.  You can have more than one index active at
  340.      the same time. Data Master will automatically update all
  341.      active indexes as records are added, changed, or deleted.
  342.  
  343.      The first index you select will be the controlling index. The
  344.      Status box shows the indexes you have picked, with the
  345.      controlling index presented first.
  346.  
  347.      2- Create New Index: Use this feature to create a new index
  348.      file. Data Master will prompt you to select the field(s) to
  349.      index on.  Press F10 when you are finished.  Data Master will
  350.      then ask you to name the index file, and create it.  When you
  351.      create a new index file, that becomes the controlling index
  352.      for the active database.
  353.  
  354.      3- Rebuild Open Indexes: Use this feature to rebuild all
  355.      active index files.  This means that Data Master will make
  356.      sure that there is a correct entry in each index file for each
  357.      record in the database file. You may need to do this, for
  358.      example, if you forgot to have your LNAME.NTX and/or ZIP.NTX
  359.      files active when you added, deleted, or edited data in your
  360.      mailing list.
  361.  
  362.      Data Master will automatically maintain your index files if
  363.      they are active when you are using their database. If you are
  364.      ever unsure whether a database's index files are current, just
  365.      select the database, select the index files, and select
  366.      Rebuild Open Indexes.
  367.  
  368.  
  369.                               Use
  370.  
  371. Use this feature to display a menu of options for using the data in
  372. the database.
  373.  
  374.      1- Browse Records: Select this option to browse the currently
  375.      active database. You may add,edit, delete, locate, and view
  376.      all the records in the database.
  377.  
  378.      2- Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  379.      numeric fields.
  380.  
  381.      3- Replace Data: Use this option to replace the data in a
  382.      specified field in ALL the records in the currently active
  383.      database. Be sure you have a backup copy of your records in
  384.      case you make a mistake using this option.
  385.  
  386.      4- Check for Duplicates: Use this option to find duplicate
  387.      records in the currently active database. 
  388.  
  389.      5- Frequency Analysis: Use this option to see what the
  390.      frequency of data is in a specified field. For example, you
  391.      could use this feature on the State field of your mailing list
  392.      to see how many records you have for each state.
  393.  
  394.      6- Purge Records: Use this option to purge all the records you
  395.      have marked for deletion while in Browse.
  396.  
  397.      7- Mailing Labels: Use this option to print mailing labels
  398.      from the currently active database.
  399.  
  400.                           Filter on/off
  401.  
  402. Use this feature to create a filter, or query condition, so you can
  403. work with any subset of records you want to.  This is a very
  404. powerful feature of Data Master.  Please experiment with it so you
  405. can see how it can be useful to you. See Appendix B for a full
  406. explanation of how to use the Query Builder to create a filter
  407. condition.
  408.  
  409. When a filter condition is active, Data Master will only display or
  410. print records meeting the filter condition.  The Status box will
  411. display any filter condition. To turn off the filter, just select
  412. Filter on/off again.
  413.  
  414.                             Reports
  415.  
  416. Select this option to use the Report Writer. The Report Writer
  417. allows you to create custom reports, output the reports to printer
  418. or disk, and save the report specifications for future use.  Please
  419. see Appendix A for complete information on using the Report Writer.
  420.  
  421.                             Services
  422.  
  423. This feature presents a menu of support services:
  424.  
  425.      1- Lotus 1-2-3 Worksheets: Use this option to convert a dbase
  426.      file to a Lotus 1-2-3 worksheet, to convert a Lotus 1-2-3
  427.      worksheet to a dbase file, to browse a Lotus 1-2-3
  428.      worksheet, and to reserve memory for spreadsheet use.
  429.  
  430.      When converting from a Lotus 1-2-3 spreadsheet to a dbase
  431.      database file, Data Master will ask you what the first data
  432.      row is in your spreadsheet.  Data Master will use this
  433.      information to construct the correct field type (character,
  434.      date, numeric, etc.) in the new database.  Often, the first
  435.      row or two in a spreadsheet is used for column header titles. 
  436.      If you do not correctly tell Data Master which row your actual
  437.      data begins on, Data Master may create a database using all
  438.      character fields.
  439.  
  440.      When browsing a Lotus 1-2-3 worksheet, you can perform simple
  441.      editing by pressing Enter. The cell value selected will appear
  442.      for editing in the upper left corner of the screen.
  443.  
  444.      The PgUP, PgDn, Home, and left, right, up, and down arrow keys
  445.      are supported.
  446.  
  447.      Ctrl/right arrow = page right.
  448.  
  449.      Ctrl/left arrow = start of current row.
  450.  
  451.      Enter = initiate cell edit.
  452.  
  453.      Esc terminates the display operation.
  454.  
  455.      Use the 1-2-3 memory reserve option to set the amount of
  456.      memory you want to reserve for 1-2-3 worksheet use. The
  457.      default is 100 bytes.
  458.  
  459.      NOTE: if you reserve too much memory for 1-2-3 use, Data
  460.      Master may not have enough memory for other procedures.
  461.  
  462.      Whenever you change this setting, you must quit Data Master
  463.      and restart the program for the new setting to take effect.
  464.  
  465.  
  466.      2- Print Users Manual:   Select this option to print the Users
  467.      Manual.  You can also read the Users Manual on-line by
  468.      pressing the F1 key.
  469.  
  470.      3- Read a Text File: Use this option to read any text file
  471.      which may be on your disk.
  472.  
  473.      4- Erase a File: Use this option to erase any file on your
  474.      disk.
  475.  
  476.      5- Select printer: Use this feature to tell data Master
  477.      what printer you are using.  Data Master will present a
  478.      scrolling list of 239 printers. Place the litebar over the
  479.      printer you are using and press ENTER to select it.
  480.  
  481.      This is a Data Master protected file. Please do not
  482.      attempt to edit or modify it in any way since your
  483.      printing routines may no longer work properly.
  484.  
  485.      6- Gateway to DOS: Use this option if you want to temporarily
  486.      leave Data Master and go to DOS.  While at the DOS level you
  487.      may do anything you want, including running another program. 
  488.      To return to Data Master, just type EXIT at the DOS prompt. 
  489.      The DOS gateway feature is only available if you are using DOS
  490.      version 2.11 or higher.
  491.  
  492.      7- Change Directory: Use this feature to change to any other
  493.      directory on your hard disk. The currently active database
  494.      will be closed when you select this option.
  495.  
  496.      8- Select Date Format:   Use this option to select the date
  497.      format you want to be used in your database fields.
  498.  
  499.      9- Word Processor: Use this option to edit text files.  See
  500.      Appendix D for details.
  501.  
  502.                          FUNCTION KEYS
  503.  
  504. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  505.  
  506. F6- Use this to use a pop-up calculator.
  507.  
  508. F7- Use this to display a current record count.
  509.  
  510. F8- Use this to display the current time and date.
  511.  
  512.  
  513.                         TECHNICAL SUPPORT
  514.  
  515. We do not charge a fee for normal technical support.  You may reach
  516. us via:
  517.  
  518. 1. Compuserve: 72357,2034
  519.  
  520. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  521.  
  522. 3. Phone & FAX: 703-534-1726
  523.  
  524.                 EXAMPLE DATABASES AND WORKSHEETS
  525.  
  526. Data Master comes with several example databases and worksheets. 
  527. You may find these examples immediately useful in your business or
  528. personal life.
  529.  
  530. The mail.dbf database file can be used for a mailing list.
  531.  
  532. The income.dbf and expense.dbf files can be used for business or
  533. personal financial data.
  534.  
  535. The property.dbf file can be used for home or business inventory.
  536.  
  537. The projects.dbf file can be used to keep track of office
  538. assignments.
  539.  
  540. If the fields in these example databases are not exactly what you
  541. need for your particular situation, you can use Data Master to
  542. modify the structure of the database.
  543.  
  544.  
  545.                   APPENDIX A - REPORT WRITER
  546.  
  547. The Report Writer menu displays 12 command options down the left
  548. side, a column which gives the column number, and five columns
  549. which show the report specifications. The command options are:
  550.  
  551.      Load REPORT: Select this option for a list of previously
  552.      defined and saved reports.  Highlight the report you want,
  553.      press Enter, and the all the specifications for the selected
  554.      report will be loaded into the Report Writer.  
  555.  
  556.      Create REPORT: Select this option to create a new report. When
  557.      you select this option, you will be asked to name the report.
  558.      After naming the report, you must select Edit REPORT to define
  559.      the new report.
  560.  
  561.      Save REPORT: Select this option to save your report
  562.      specifications.
  563.  
  564.      Edit REPORT: Select this option if you want to define a new
  565.      report you have just Created, or change a report you have just
  566.      Loaded.  
  567.  
  568.      When defining a new report you have just Created, the lite-bar
  569.      will be over column 1 of Column Contents. Press Enter to
  570.      display a list of database fields.  Place the lite-bar over
  571.      the field you want to use in column 1 and press Enter.  The
  572.      name of the field you have selected will appear in the Column
  573.      Contents column. 
  574.  
  575.      Whether you are specifying the second column for a new report,
  576.      or editing an existing report you have Loaded, the editing
  577.      procedure is the same.
  578.  
  579.      Use the arrow keys to move the lite-bar to the Column
  580.      Contents, Column Title, Width, Pict, and Total columns. Use
  581.      the ENTER key to change the contents of a column. Use the
  582.      INSERT key to add a new column.  Use the DELETE key to delete
  583.      a column.  Use the ESCAPE key when finished editing.
  584.  
  585.      To Add:  To add a new column to the report, place the lite-bar
  586.      over the Column Contents column where you want to insert the
  587.      new column, and press Enter.  Select the desired field from
  588.      the list of fields which will be displayed. You will then be
  589.      asked to select one of two choices: (1) Use value contained in
  590.      database field: <field name>, or (2) Build extended expression
  591.      from field: <field name>.  Normally, you will want to select
  592.      the first choice.
  593.  
  594.      In some cases, however, you may want the column contents to
  595.      contain some modification of the field value selected.  If so,
  596.      select the second choice, and the Report Writer's Expression
  597.      Builder will appear.  See Appendix C for more information on
  598.      using the Expression Builder.
  599.  
  600.      To Change: To change the contents of any of the five report
  601.      specification columns, use the arrow keys to place the lite-
  602.      bar over the item you want to change, and press Enter.
  603.  
  604.      If you are changing an item in the Column Contents column, you
  605.      will be given two choices: (1) Pick New Value for this column,
  606.      and (2) Extend with Expression Builder.  If you select the
  607.      first choice, you will be presented with the same choices as
  608.      discussed above when adding a new column. If you select the
  609.      second choice, you will be presented with the Expression
  610.      Builder.
  611.  
  612.      If you are changing an item in the Column Title column, you
  613.      will first be asked to specify the column width, and will then
  614.      be asked for the new title. The Column Title column initially
  615.      contains the name of the field you have selected.
  616.  
  617.      The Width column shows how wide the column is. If you want to
  618.      change the width of a column, select this item and enter a new
  619.      column width.  The default is the width of the field.  
  620.  
  621.           Important note: You will probably want to increase the
  622.           default column size for numeric fields if you are
  623.           totaling the column. If you don't, the column may not be
  624.           wide enough to display the totaled values.  
  625.  
  626.      The Pict column lets you specify a picture, or mask, for
  627.      numeric fields.  If you edit a numeric field's picture, you
  628.      will see the following:
  629.  
  630.      Picture:  9999999.99
  631.  
  632.      9   A number
  633.      .   Position of the decimal point.
  634.      ,   Inserts a comma
  635.      *   Inserts asterisks for leading blanks
  636.      $   Inserts $ signs for leading blanks
  637.      @(  Encloses negatives in parentheses.
  638.      @B  Left justifies numbers
  639.      @C  Displays CR after a positive number
  640.      @X  Displays DB after a negative number
  641.      @Z  Displays spaces instead of zeros if =0
  642.  
  643.      The 9, period, comma, etc. are  referred to as template
  644.      symbols.
  645.  
  646.      Examples may help.  If you wish the numeric field to display
  647.      its numbers with commas inserted at the proper places, you
  648.      would enter 999,999,999.99 in the picture clause.  77654.33
  649.      would be displayed as 77,654.33.  100022345 would be displayed
  650.      as 100,022,345.00.  
  651.  
  652.      Template symbols may be combined in the picture clause. For
  653.      example, enter @( 999,999.99 in the picture clause to display
  654.      negative comma-formatted numbers in parenthesis. Note the
  655.      space between the @( template symbol and the 999,999.99
  656.      template symbol.
  657.  
  658.      Finally, you may edit the Total column if you want the Report
  659.      Writer to total your numeric field columns.
  660.  
  661.      Delete Report: Select this option to delete previously saved
  662.      reports.
  663.  
  664.      Headers/Footers: Select this option to enter page titles
  665.      and/or page footers.
  666.  
  667.      Filtering: Select this option to set a filter, i.e., specify
  668.      the criteria which records have to meet in order to be
  669.      included in the report. See Appendix B for a full discussion
  670.      of how to specify a filter condition using the Query Builder.
  671.  
  672.      Grouping Order: This option is only available if the database
  673.      has an active index.  You can find out if you have an active
  674.      index by choosing Grouping Order from the command list, and
  675.      then selecting View current sort selection.  If there is no
  676.      active index, the report writer will tell you.
  677.  
  678.      You may use this option to have the report writer group your
  679.      data into major and secondary groups. A group change is a
  680.      point where a change takes place in one of the keys in an
  681.      indexed database. Report subtotals will be printed at a group
  682.      change. 
  683.  
  684.      If your database has one or more active indexes, the report
  685.      writer will present a menu of index choices.  Pick the index
  686.      you want to use for the report.
  687.  
  688.      Next, the report writer will ask you if you want to select a
  689.      major group from the index key. If you answer Yes, the report
  690.      writer will present a menu of major group choices based on the
  691.      index you have chosen to use.  For example, if your index is
  692.      based on the expression LNAME + FNAME, the menu will show two
  693.      choices:
  694.  
  695.                          LNAME
  696.                          LNAME+FNAME
  697.  
  698.      If you select the full expression (LNAME+FNAME), the report
  699.      writer will not ask you if you want to use a secondary group.
  700.      If you select LNAME, the report writer will ask you if you
  701.      want to select a secondary group from the index key.  If you
  702.      answer Yes, the report writer will present a menu of choices
  703.      based on the unselected portion of the index expression.  In
  704.      the example we are using, the menu would consist of the single
  705.      choice FNAME. 
  706.   
  707.      If this seems confusing, don't worry. Experiment with it a
  708.      little by producing sample reports, and you will quickly see
  709.      how it works.
  710.  
  711.      Other Options: Select this option to customize the look of
  712.      your report. There are five categories within this option:
  713.  
  714.           Page Dimensions: Use the choices in this category to set
  715.           the desired page length, page width, top margin, and left
  716.           margin.
  717.  
  718.           Group Headers and Totals: Use the choices in this
  719.           category to give the major or minor groups, if any, a
  720.           title.  The default titles are Major Group: and Minor
  721.           Group:.  You can also select any underlining characters
  722.           you may want to use for the group headers and totals.
  723.  
  724.           Eject (new page) Options: Use the choices in this
  725.           category to specify how you want the report writer to
  726.           eject pages.
  727.  
  728.           Separator Characters: Use the choices in this category to
  729.           specify separator lines and characters for titles,
  730.           individual detail lines, columns, etc.
  731.  
  732.           Miscellaneous Options: Use the choices in this category
  733.           to specify whether you want to include a standard two
  734.           line header on each page consisting of the page #, date,
  735.           and time.  You can also specify whether you want a full
  736.           or summary report.  You would use a summary report
  737.           primarily for numeric reports where the major group
  738.           totals were all you were interested in.
  739.  
  740.           The printer setup and exit codes allow you to send
  741.           printer control codes to the printer at the beginning and
  742.           end or the report.  For example, if you are working with
  743.           an Epson dot matrix printer, and want to print a report
  744.           in condensed print, you would enter 15 as the setup code
  745.           and 18 as the exit code.  Printer control codes vary
  746.           widely from printer to printer.  
  747.  
  748.           Unless you are very familiar with the printer control
  749.           codes used by your printer, you will normally leave the
  750.           printer setup and exit codes blank. Leaving them blank
  751.           means that the printer will print in whatever font the
  752.           printer is currently set for.
  753.  
  754.      Print Report: Select this option to send the report to the
  755.      printer or to a disk file.  We suggest using the disk file
  756.      option until you are sure you have the report just the way you
  757.      want it, since the disk file option displays the report on the
  758.      screen while also writing to the disk.  You can see right away
  759.      whether the report looks the way you want it to.  
  760.  
  761.      You can suspend or quit report production by pressing the Esc
  762.      key at any time.
  763.  
  764.      If you tell the report writer to prepare a disk file, you will
  765.      be prompted for a file name.
  766.  
  767.      Report Status: Select this option to see a summary of the
  768.      total configuration being used by the report writer.
  769.  
  770.  
  771.                   APPENDIX B - QUERY BUILDER
  772.  
  773. The query builder allows you to define a condition which a record
  774. must meet in order for the record to be used by your application. 
  775. When you Quit the query builder with a query active, your
  776. application will have access to only those records which meet the
  777. query condition.  
  778.  
  779. Think of the query condition as a filter. Records that do not meet
  780. the query condition are temporarily filtered out. The other records
  781. in your database are still there, but they are temporarily hidden.
  782.  
  783. You can turn the query (filter) off by selecting Zap from the query
  784. builder menu.  All your records are now available to your
  785. application.
  786.  
  787. When you select the query builder, you will be presented with the
  788. following menu:
  789.  
  790.                        Build a new Query
  791.                        Add to current query
  792.                        Count matching records
  793.                        Zap (remove) existing Query
  794.                        Save current Query to disk
  795.                        Restore Query from disk
  796.                        Delete stored queries
  797.                        What is current Query
  798.                        Edit current Query
  799.                        View records matching Query
  800.                        Quit
  801.  
  802. Build a New Query:  When you select this option, you will be
  803. presented with a list of the fields in the database you are working
  804. with.  Here is an example:
  805.  
  806.  
  807.                        Database Field List
  808.                        < Deleted? >
  809.                        ITEM
  810.                        AMOUNT
  811.                        DATE
  812.                        CHECK_NO
  813.                        TO
  814.                        CATEGORY
  815.                        COMMENTS
  816.                        OK
  817.                        MEMO
  818.  
  819.  
  820. Place the lite bar over the field you want, and press Enter to
  821. select the field.
  822.  
  823. If you select the Deleted? option, you will be prompted to answer
  824. T (True/Yes), or F (False/No).  T (True/Yes) means you want to
  825. include 'deleted' records in your query. If you answer F
  826. (False/NO), this means you want to exclude 'deleted' records from
  827. the query condition.  A 'deleted' record is one which has been
  828. marked for deletion but has not yet been purged, or packed, from
  829. the database.  In most cases, you will ignore this option.
  830.  
  831. When you select a field, you will be asked if you wish to further
  832. define the field with the Expression Builder.  The default answer
  833. in No. In most cases, this is what you will want. If you have some
  834. particular need to further refine the selection of data in the
  835. field you have chosen, answer Yes, and you will be presented with
  836. the Expression Builder. See Appendix C for details on the
  837. Expression Builder.
  838.  
  839. If you have selected a character type field, the query builder will
  840. display a menu of choices, as follows:
  841.  
  842.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  843.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  844.                     <   (LESS THAN)
  845.                     >   (GREATER THAN)
  846.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  847.                     >=  (GREATER OR EQUAL TO)
  848.                     $   (CONTAINS)
  849.                     !$  (DOES NOT CONTAIN)
  850.                     ?*  (WILDCARD MATCH)
  851.                     S   (IS SIMILAR TO)
  852.                     B   (BEGINS WITH)
  853.                     E   (ENDS WITH)
  854.  
  855. If you have selected a numeric type field, the query builder will
  856. display a menu of choices, as follows:
  857.  
  858.                     =   (EXACTLY EQUAL TO)
  859.                     <>  (NOT EQUAL TO)
  860.                     <   (LESS THAN)
  861.                     >   (GREATER THAN)
  862.                     <=  (LESS THAN OR EQUAL TO)
  863.                     >=  (GREATER THAN OR EQUAL TO)
  864.  
  865. Select the appropriate option, and the query builder will prompt
  866. you as necessary to complete your specification for the field you
  867. have selected. 
  868.  
  869. The query builder will then present the following menu of choices:
  870.  
  871.                               DONE
  872.                               AND
  873.                               OR
  874.                               AND NOT
  875.                               OR NOT
  876.  
  877. For many simple queries, you can select DONE.  When first learning
  878. and experimenting with the query builder, you will probably want to
  879. select DONE and use the 'View records matching query' option to see
  880. the results of your query specification.
  881.  
  882. If you wish to include other field specifications in the
  883. query expression, you can select one of the other options, as
  884. appropriate, and repeat the same procedure as above.
  885.  
  886. An example may help. Let's say your query expression at this point
  887. is something like LASTNAME = "SMITH", and you wanted to work with
  888. only those SMITH's who live in California. Assuming your database
  889. contains a two character STATE field, you would:
  890.  
  891.      1. select AND instead of DONE.
  892.      2. select STATE from the field list.
  893.      3. select EXACTLY EQUAL TO or CONTAINS
  894.         (CONTAINS is often better)
  895.      4. enter CA for the state name.
  896.      5. select DONE.
  897.  
  898. Your query expression now contains the appropriate references to
  899. both fields.
  900.  
  901. When you have created your query expression, Query Active will
  902. flash on the screen. You can now select another option from the
  903. query builder menu.  If you Quit the query builder, your
  904. application will filter your records so that only those records
  905. meeting the query (filter) condition will be used.  
  906.  
  907. Add to Current Query:  Select this option to add more
  908. specifications to your query expression.
  909.  
  910. Count matching records:  Select this option to have the query
  911. builder count the number of database records that meet the query
  912. condition you have specified.
  913.  
  914. Zap (remove) existing query:  Select this option to remove the
  915. existing query condition.  This restores access to all the database
  916. records.
  917.  
  918. Save current query to disk:  Select this option to save the current
  919. query condition so you can use it later without having to redefine
  920. it.  When you select this option, you will be prompted for a
  921. description of the query condition.  Enter any description you
  922. want.
  923.  
  924. Restore query from disk:  Select this option to restore a
  925. previously saved query condition.
  926.  
  927. Delete stored queries:  Select this option to have the query
  928. builder display a list of stored queries. Select the one you want
  929. to delete and the query builder will remove it from the query file.
  930.  
  931. What is current query:  Select this option to have the query
  932. builder display the current query.
  933.  
  934. Edit current query:  Select this option if you want to manually
  935. edit the current query condition. Unless you are an experienced
  936. database programmer, you will probably not want to do this.
  937.  
  938. View records matching query:  Select this option to view the
  939. records which match the query condition you have specified. 
  940.  
  941. Quit:  Select this option to quit the query builder and return to
  942. your application.
  943.  
  944. The query builder can seem daunting at first.  We suggest you
  945. simply experiment with it, building simple query conditions to get
  946. the feel of it.  As you become more comfortable with how it works,
  947. try more complex queries.  Remember to save queries which you may
  948. use again. This will save you the trouble of redefining them.
  949.  
  950.  
  951.                  APPENDIX C - EXPRESSION BUILDER
  952.  
  953. The Expression Builder allows you to further define the field of
  954. data you want to use.  It presents you with a menu of choices
  955. appropriate to the type of field you have selected, i.e.,
  956. character, numeric, date, logical, or memo field.
  957.  
  958. Here are the choices if the field type is character:
  959.  
  960.  
  961.                E X P R E S S I O N   B U I L D E R
  962.  
  963.         QUIT         and return current expression
  964.         TEST         against database (WYSIWYG)
  965.  
  966.         UNDO         last change
  967.         HELP         help with expression builder
  968.         EXTRACT      subset or rearrange
  969.         JUSTIFY      left right centered
  970.         CASE         uppercase lowercase proper
  971.         MOVE         spaces to end of string
  972.         ADD          or imbed characters
  973.         SUBSTITUTE   one value for another
  974.         DIFFERENT    change to date or numeric
  975.  
  976.  
  977. QUIT: Select this option to leave the expression builder.
  978.  
  979. TEST: Select this option to test your expression against the
  980. current database.
  981.  
  982. UNDO: Select this option to undo your most recent change while
  983. using the expression builder.
  984.  
  985. HELP: Select this option for brief help on using the expression
  986. builder.
  987.  
  988. EXTRACT: Select this option if you wish to work with only those
  989. records that contain a desired portion of the data in the character
  990. field. For example, assume the character field you have selected
  991. contains a ten character code, and you want to work with only those
  992. codes that contain A99 in the first three spaces. You could select
  993. EXTRACT, then Left 3 characters on the next screen. The query
  994. expression would become LEFT(ITEM,3).
  995.  
  996. After Quitting to the next screen, you would specify EXACTLY EQUAL
  997. TO, and then A99.  If you then Viewed records matching the Query,
  998. you would see only records which contained A99 in the first three
  999. spaces of the item code field.
  1000.  
  1001. When you return to the main menu, the query expression will be
  1002. displayed in the Status box at the bottom of the screen to remind
  1003. you that the only records that are active are those which meet the
  1004. query expression.  You can toggle the filter (query expression) off
  1005. by selecting Filter again from the main menu when you are finished
  1006. working with the A99 records.
  1007.  
  1008. JUSTIFY: Select this option if you wish the right justified, left
  1009. justified, or centered field data to match some value you are going
  1010. to specify. An example of a situation in which you might use this
  1011. capability would be where you suspect blank spaces might have been
  1012. entered in the field, e.g., " A99" instead of "A99".  By specifying
  1013. left justified here, and specifying EXACTLY EQUAL TO A99 at the
  1014. next screen, you will get all the A99 records, even those where
  1015. blanks might have been entered by mistake at the beginning of the
  1016. field data.
  1017.  
  1018. CASE: Select this option if you wish the upper-cased, lower-cased,
  1019. or properized (first letter capitalized) field data to match some
  1020. value you are going to specify in the next step.
  1021.  
  1022. MOVE: Select this option if you want to move all the blank spaces
  1023. in a field's contents to either the beginning or the end of the
  1024. field data. "A99 123" would be treated either as " A99123" or
  1025. "A99123 ", depending on which option you select.  You could then
  1026. compare the result of that expression to some value you will
  1027. specify in the next step.
  1028.  
  1029. ADD: Select this option if you wish to add or imbed particular
  1030. characters in the query expression in order to compare that
  1031. expression to some value you will specify in the next step.
  1032.  
  1033. SUBSTITUTE: Select this option if you want to have the filter
  1034. substitute one string of characters for another string so that
  1035. appropriate matching can take place against some value you will
  1036. specify in the next step.
  1037.  
  1038. DIFFERENT: Select this option if you wish to have the filter
  1039. convert characters to numeric or date format so that appropriate
  1040. matching can take place against some value you will specify in the
  1041. next step.
  1042.  
  1043. Other appropriate options for expression building are presented
  1044. when you select a numeric, date, logical, or memo field.
  1045.  
  1046. The basic idea is that the expression builder allows you to further
  1047. define the field of data you want to use.  In the great majority of
  1048. cases, you will not need to use the Expression Builder, but it is
  1049. available as a tool which can be used if needed.
  1050.  
  1051.  
  1052.                   APPENDIX C - WORD PROCESSOR
  1053.  
  1054. When you select the word processor option, you will be prompted
  1055. to enter the name of the file you want to enter.
  1056.  
  1057. If you want to create a new file, or want a list of all files on
  1058. the current directory, just press ENTER. You will then be
  1059. prompted for whether you want a new file or a list of all files.
  1060.  
  1061. Alternatively, you may enter a wildcard, e.g., *.txt, to display
  1062. a list of specific files you want.
  1063.  
  1064. When you have specified or selected the file you want, you will
  1065. see a menu which allows you to edit the file, print the file,
  1066. or quit back to the main menu.
  1067.  
  1068. When you select Edit, you will see a blank screen which is 65
  1069. characters wide. This assumes you will be printing on standard
  1070. 8 1/2 inch paper, which, at 10 characters per inch, is 85
  1071. characters wide. The 65 character screen assumes you will be
  1072. using left and right margins of one inch. (85 - 20 = 65).
  1073.  
  1074. To the left of the editing screen you will see function key
  1075. assignments, as follows:
  1076.  
  1077.      F1- Help: Press the F1 key to display the Data Master Users
  1078.      manual.
  1079.  
  1080.      F2- Spell: Press the F2 key to have Data Master spell check
  1081.      your document. This feature uses the file DICT.DBF and the
  1082.      index files ALPHA.NTX and SOUND.NTX. If you are familiar
  1083.      with WordPerfect, you will see that it closely emulates the
  1084.      WordPerfect spell checker.
  1085.  
  1086.      Note: the F2- Spell checker and the MAKEDICT utility program
  1087.      which allows you to create your own custom dictionaries by
  1088.      'feeding' text files to MAKEDICT are provided only with the
  1089.      registered version of Data Master.
  1090.  
  1091.      F3- Block: Press the F3 key to select blocks of text for
  1092.      copying, moving, or deletion.
  1093.  
  1094.      F5- Files: Press the F5 key to import text files into the
  1095.      current document, and to export (save) the current document
  1096.      to a different file name.
  1097.  
  1098.      F6- Bold: Press the F6 key to insert a special character
  1099.      which will turn bold printing on and off when printing.
  1100.  
  1101.      F7- Underline: Press the F7 key to insert a special
  1102.      character which will turn underlining on and off when
  1103.      printing.
  1104.  
  1105.      F8- Margins: Press the F8 key to select left and right
  1106.      margins for printing. The default margins are 10 for the
  1107.      left margin and 75 for the right margin. Note that at 10
  1108.      characters per inch, this will give you standard one inch
  1109.      left and right margins when printing.  We recommend that
  1110.      you use the default margins.
  1111.  
  1112.      F9- Merge: Press the F9 key to display a list of field
  1113.      names from the currently active database. You may use this
  1114.      feature to insert field names into the body of your
  1115.      document. When you print the document, the data from the
  1116.      current record will be printed in the body of your
  1117.      document.
  1118.  
  1119. The merge feature is only available if there is a currently
  1120. active database.
  1121.  
  1122. If you wish to use this merge feature for a specific record in
  1123. the current database, use the Browse feature to select the
  1124. record you want. Just go into Browse, place the litebar over
  1125. the record you want, and press Esc to exit Browse. Then go into
  1126. the word processor, create/edit your document, and print it
  1127. with the Print Current Record option.
  1128.  
  1129. You may also print the document for all the records in the
  1130. database by selecting that print option.
  1131.  
  1132. Caution: if you create a document containing merge fields from
  1133. a particular database, you can only print that document if that
  1134. same database is the currently active database.  If you try to
  1135. print such a document when that database is not currently
  1136. active, something bad will probably happen.
  1137.  
  1138. The spell checker built into the word processor allows you to
  1139. add words to the spell checking dictionary, the DICT.DBF file.
  1140. If you should want to delete words from this file, just select
  1141. the DICT.DBF file as you would any other database, and Use the
  1142. (D)elete option while in Browse to mark the record for
  1143. deletion. To purge such records marked for deletion, Use the
  1144. Purge Deleted Records option.  This will completely remove any
  1145. records you have marked for deletion.
  1146.  
  1147. IMPORTANT NOTE: if you delete records from the DICT.DBF file in
  1148. this way, be sure to have the SOUND.NTX and ALPHA.NTX index
  1149. files active when you do. Otherwise, the index files will no
  1150. longer match the DICT.DBF file and the spell checker will give
  1151. incorrect results.
  1152.  
  1153.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  1154.  
  1155.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA
  1156.  
  1157. Data Master is a very powerful database management program. With
  1158. it, you can modify the structure of existing database files.  When
  1159. you modify the structure of a database file, you always run the
  1160. risk of making a mistake and losing data.
  1161.  
  1162. YOU MUST ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATABASE FILE BEFORE
  1163. MODIFYING THE STRUCTURE OF THE FILE.
  1164.  
  1165. Also, please make regular backup copies of your records to protect
  1166. against accidental erasures or system malfunction.  Everyone makes
  1167. mistakes, and all hard disks will fail eventually. The only
  1168. question is when.
  1169.  
  1170. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  1171. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  1172. programs available for saving and restoring copies of your records.
  1173.  
  1174.  
  1175.                  DATA MASTER REGISTRATION FORM 
  1176.  
  1177.  
  1178. Please register my copy of Data Master.  My check for $35 is
  1179. enclosed.
  1180.  
  1181. TO:                           FROM: 
  1182.  
  1183. RKS Software, Inc.           Name:
  1184. 3820 N. Dittmar Rd.
  1185. Arlington VA 22207       (Company): 
  1186.  
  1187.   Please send:             (Title): 
  1188.  
  1189.   _____ 5 1/4" disk        Address: 
  1190.  
  1191.   _____ 3 1/2" disk     City,State:                        Zip Code
  1192.  
  1193.                       Phone Number:
  1194.  
  1195.