home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / dbase / clrpt51.zip / REPORT.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-04-20  |  7KB  |  130 lines
  1.             A LINKABLE RELATIONAL REPORT WRITER FOR CLIPPER 5.01
  2.              
  3.             
  4.  NOTE: A registered version of Gary Prefontaine's SuperLib shareware
  5.        function library was used in the development of the report writer. 
  6.        The subset of these functions which is called by the report writer
  7.        has been included in REPORT.LIB with the gracious permission of
  8.        Gary Prefontaine.  It is only with this expressed permission that
  9.        the report writer could be made available in linkable form.
  10.      
  11.     
  12.        Report Writer requires very little from the user beyond pointing at a
  13.   desired action and hitting the ENTER key. It was designed this way from the
  14.   start. You can pass your own corporate logo or title to the report writer
  15.   as a parameter.  Simply DO _d_rpt WITH "Your Corporate Logo" from within
  16.   your Clipper program.  Please refer to DEMO.PRG for an example of usage.
  17.   
  18.       The user can choose a report definition he or she has created from   
  19.   the first screen.  The report description is reviewed by moving the
  20.   light bar to the desired report definition and hitting ENTER.  Fields
  21.   from the primary and secondary file, if one was used, are displayed
  22.   along with the active query if one was created for use with the report.
  23.   The report definition can then be run or deleted.  Output can be sent
  24.   to the printer, screen, or to a disk file.
  25.   
  26.   
  27.   CREATING A REPORT DEFINITION FOR THE FIRST TIME:
  28.   
  29.      Report Writer creates three distinct types of reports. A single file
  30.   report uses just one primary file.  A relational report type one uses both a
  31.   primary and secondary file.  There is one record in the secondary file for
  32.   each primary record.  A relational report type two uses both a primary and
  33.   secondary file.  There are multiple secondary records for each primary record.
  34.   Your data detemines which type of report you will need to create.
  35.   
  36.       Creating a report is essentially the same process for all report types.
  37.   First, the report type is chosen and then report parameters are entered.
  38.   You can control things like the left margin, spaces between printed fields
  39.   on the report, page width, page length, etc.  The only parameter that may
  40.   be confusing to the new user is the subtotal parameter. 
  41.   
  42.       Say, for example,you have a file of customer purchases like ORDER.DBF. 
  43.   It is indexed on customer number and you are trying to total the purchases 
  44.   for each customer and want a a grand total of all purchases.  If you choose 
  45.   the subtotal option on the report parameter screen  Report Writer will print
  46.   and sum all of the purchases for customer 100, display a subtotal, space,and
  47.   then begin printing and summing the purchases by customer 200 and so forth.
  48.   Create a single file report with the subtotal option for ORDER.DBF.
  49.   Total the QTY and SELL fields for practice.  The subtotal option's use will 
  50.   then become clear.
  51.   
  52.       You choose your primary and secondary files from a scolling list.  You
  53.   choose the fields you wish to include in the report from scrolling lists.
  54.   Nothing could be easier!  Just remember the following: 
  55.    
  56.   1. A MAXIUM OF 27 FIELDS FROM EACH FILE MAY BE USED IN THE REPORT.
  57.   
  58.   2. THREE CALCULATED FIELDS MAY BE DEFINED PER FILE.
  59.   
  60.   3. MEMO FIELD PROCESSING IS LIMITED TO ONE MEMO FIELD IN A SINGLE FILE
  61.      REPORT.                                               
  62.            
  63.   4. FIELDS APPEAR ON THE PRINTED REPORT IN THE ORDER IN WHICH THEY WERE
  64.      SELECTED.
  65.      
  66.   5. IF YOU DO NOT ENTER A COLUMN HEADING FOR A FIELD THE FIELD NAME WILL
  67.      BE USED AS A COLUMN HEADING ON THE REPORT.
  68.      
  69.   6. IF YOU ARE USING TOTALS, SUBTOTALS, AND/OR CALCULATED FIELDS EXPECT
  70.      YOUR REPORT TO BE WIDER THAN THE WIDTH OF THE SELECTED FIELDS ALONE.
  71.      EXTRA SPACE IS ALLOCATED TO A FIELD BEING TOTALLED AND TO A CALC FIELD
  72.      BEYOND THAT WHICH IS DISPLAYED BY THE FIELD SELECTION SCREEN.
  73.         
  74.   7. WHEN CREATING RELATIONAL REPORTS OR WHEN SELECTING THE SUBTOTAL OPTION 
  75.      BE CERTAIN TO SELECT KEY FIELD OF PRIMARY FILE AS FIRST PRIMARY FIELD
  76.      SELECTED!  (** Very Important **)     
  77.      
  78.   8. PRIMARY & SECONDARY FILE KEYS MUST BE IDENTICAL WHEN CREATING RELATIONAL
  79.      REPORTS.   (** Very Important **)           
  80.      
  81.    
  82.      
  83.  CREATING A MAIL LABEL DEFINITION FOR THE FIRST TIME:     
  84.   
  85.      Report Writer permits the creation of standard, large, or cheshire
  86.   format mailing labels.  Simply take the Process Mail Labelst option from 
  87.   the main menu.  You will be asked to choose a primary file and primary
  88.   file index.  Next you will be given the opportunity to query the primary
  89.   file if you desire.  In this manner you can select to filter out certain
  90.   zipcodes or cities according to your preferences and needs.
  91.    
  92.      You will then enter the label module.  Choose the create option from 
  93.  within the label module.  Assign the label file a unique and meaningful name.
  94.  Select the modify contents option.  Press F2 to choose field names for each
  95.  line of the label you wish to create.  Follow the prompts and press F10 when
  96.  you are done.  Be sure to choose the proper format and dimensions from within
  97.  the dimensions selection.
  98.  
  99.       By experimenting with the other options you'll find that you can tag
  100.  select records and print only them if you choose.  You can now print your
  101.  mail labels and recall the new label definition you've just created whenever
  102.  you wish. Just remember the following:  
  103.  
  104.   1. Be certain to choose the proper format and dimension from within the
  105.      dimension option.  You can make adjustments to the default sizes as you
  106.      wish.
  107.    
  108.   2. Create index files keyed on the fields by which you want to order your
  109.      label printout.  If you want labels to be printed in zipcode order then
  110.      be sure to create an index file keyed on zipcode etc.
  111.    
  112.   3. Make use of the test pattern and correct your alignment before beginning
  113.      a large label run. (** Very Important **)
  114.    
  115.   4. Make use of the query builder to select or filter your primary file when
  116.      printing labels if you don't wish to create a label for every record in
  117.      your file.   
  118.    
  119.   5. You can pause and stop printer output with ALT-C if your label run jams
  120.      in the printer.  It's not the most sophisticated way to do so, but it
  121.      certainly works and no harm will be done to your files.  Remember, even
  122.      if you use ALT-C to pause and stop output to the printer the printer will
  123.      only stop after its buffer is empty.
  124.    
  125.   6. A sample label definition (MAIL.LBL) is provided on your diskette.  You
  126.      can experiment with changes and printing by selecting it.  First select
  127.      the Process Mailing Labels option from the report creation menu.  Then
  128.      select MAIL.DBF and MAIL.NTX as your primary file and index.  
  129.       
  130.