home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / business / survey43.zip / SURVEY.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-06-01  |  76KB  |  1,815 lines

  1.  
  2.  
  3.                                THE SURVEY PROGRAM
  4.  
  5.                                      CONTENTS
  6.  
  7.                                                                PAGE
  8.       SECTION 1 - GENERAL NOTES AND INSTALLATION
  9.  
  10.             INTRODUCTION                                         3
  11.  
  12.             GENERAL DESCRIPTION                                  3
  13.  
  14.             REQUIREMENTS                                         4
  15.  
  16.             INSTALLATION                                         4
  17.  
  18.             WHAT SURVEY DOES                                     5
  19.  
  20.             HOW THE PROGRAM OPERATES                             6
  21.  
  22.             FILES ON THE DISTRIBUTION DISK                       7
  23.  
  24.             CLASSIFICATION OF QUESTIONS                          7
  25.  
  26.             ILLUSTRATIVE EXAMPLES                             9-17
  27.  
  28.             CROSS-TABULATION REPORTS                            18
  29.  
  30.       SECTION 2 - TUTORIAL NOTES
  31.  
  32.             A TUTORIAL                                          21
  33.  
  34.             PRINTING A QUESTIONNAIRE FORM                       24
  35.  
  36.             DESIGNING A SURVEY                                  24
  37.  
  38.       SECTION 3 - GETTING STARTED
  39.  
  40.             RUNNING SURVEY - MAKING THE PROFILE FILE            27
  41.  
  42.             CLONING SIMILAR QUESTIONS                           28
  43.  
  44.             ENTERING RESPONSE DATA                              28
  45.  
  46.             CHANGING AN EXISTING SURVEY                         30
  47.  
  48.             UNUSUAL APPLICATIONS - SRVYADD                      31
  49.  
  50.             CHOOSING A SAMPLE SIZE                              33
  51.  
  52.             REFERENCES                                          34
  53.  
  54.  
  55.  
  56.                                     1
  57.  
  58.  
  59.                              THE SURVEY PROGRAM
  60.  
  61.                    SURVEY is an unpublished proprietary work
  62.                            COPYRIGHT (C) 1988-1992
  63.                              by Walter K. MacAdam
  64.                        10 Rayton Rd., Hanover, NH 03755
  65.  
  66.             You have permission to use SURVEY, and to copy it and
  67.         distribute it to your friends and associates, or to electronic
  68.         bulletin boards, provided that the  following conditions are met:
  69.  
  70.                 1).  No fees are charged other than for distribution.
  71.  
  72.                 2).  SURVEY may only be distributed in its original,
  73.                      unmodified state,including SURVEY.EXE, MKSRVY.EXE,
  74.                      RXSURVEY.EXE, SRVYADD.EXE and SURVEY.DOC.
  75.  
  76.             You are urged to try the program on an opinion survey of your
  77.          own making. You will probably be pleasantly surprised at the
  78.          results and at the usefulness of the program.
  79.  
  80.             SURVEY is not commercialized shareware.  It is the original 
  81.         program issued first in January 1988 and subsequently updated. 
  82.         There are no stern "BUY IF YOU USE! demands.  However, if you like 
  83.         SURVEY, in fairness to the author, a small contribution of $10 
  84.         would be a friendly acknowledgement of his efforts and would 
  85.         encourage him to continue the production of useful software.  Your 
  86.         comments and suggestions are always welcome.  Some of the features 
  87.         in the current release are the result of user suggestions and are 
  88.         much appreciated.
  89.  
  90.             Your registration will make it possible to advise you of
  91.         future releases of SURVEY and other helpful programs.
  92.  
  93.             Checks, suggestions, or comments can be sent to:
  94.  
  95.                  Walter K. MacAdam
  96.                  10 Rayton Rd.
  97.                  Hanover, NH 03755                      603-643-2278
  98.                                Thank you.
  99.  
  100.         Standard Disclaimer
  101.  
  102.             Walter K. MacAdam shall have no responsibility nor liability
  103.         to you or any other person, or persons, or entity with respect to
  104.         loss or damage caused by or alleged to be caused directly or
  105.         indirectly by use of SURVEY and/or its documentation.  This
  106.         expressly includes, but is not limited, to loss or invalidation
  107.         of data, programs, files, equipment, or business opportunity or
  108.         good will.
  109.  
  110.                                       2
  111.  
  112.  
  113.                                 THE SURVEY PROGRAM
  114.  
  115.       SECTION 1 - GENERAL NOTES AND INSTALLATION
  116.  
  117.         INTRODUCTION
  118.  
  119.                 These instructions include, in the first section, a
  120.         general description of the features and capability of the SURVEY
  121.         program.  New users will find the operation much easier if this
  122.         section is read before proceeding with the step-by step procedure
  123.         described later for program operation.
  124.  
  125.         GENERAL DESCRIPTION
  126.  
  127.             Many organizations and individuals occasionally find it
  128.         useful to carry out surveys on a variety of subjects.  Once the
  129.         responses have been collected, there comes the often burdensome
  130.         task of analyzing the results and printing them in meaningful
  131.         form.  For this function, however, a computer can do much to save
  132.         time, simplify the analysis, and produce reports in the desired
  133.         format.  The SURVEY program has been developed to serve this
  134.         purpose.
  135.  
  136.             SURVEY has specific application to surveys in which responses
  137.         to questions can be identified by numbers.  For these cases a
  138.         mark or number can be entered in a "box" associated with each
  139.         response choice.  For questions not requiring a rank order,
  140.         respondents will be asked to place a mark in the box for the
  141.         selected item.  For this reason, each box should have an
  142.         identifying number on the response form so that the marked box
  143.         number can be entered into the computer by the analyst when
  144.         inputting response data.
  145.  
  146.             Questions involving rank ordering responses, or those
  147.         requesting specific quantities will have the numbers written into
  148.         the boxes by the respondents.  Write-in responses should be
  149.         avoided with this system since they are difficult to handle
  150.         efficiently.  In an extreme case, however, they might be
  151.         classified as a numerical type, based on the judgment of those
  152.         analyzing the results.  All this suggests that caution should be
  153.         used in trying to apply this program to an existing survey
  154.         designed in another format.
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.                                       3
  166.  
  167.  
  168.         REQUIREMENTS
  169.  
  170.             The program requires a minimum of 640K of random access
  171.         memory in an IBM compatible computer.  The program uses dynamic
  172.         memory allocation which allocates most of the memory requirements
  173.         at run time, based on the particular survey requirements. This
  174.         results in efficient memory use.  The program can be run on one
  175.         or two floppy disks, or on a hard drive.  The files produced can
  176.         be maintained on a disk/directory separate from the programs.
  177.  
  178.         INSTALLATION
  179.  
  180.              As a first step, you should make and mark a copy of your
  181.         distribution disk.  Refer to your DOS instructions for this
  182.         procedure.  Always place a write protection sticker or set the
  183.         write protection slide on any original disk before copying it.
  184.         Put the original disk away for safe keeping.
  185.  
  186.         Installation on Floppy Disks
  187.  
  188.              If you only have one floppy drive and wish to run SURVEY on a
  189.         floppy disk, it should be one of 720K capacity or greater to
  190.         accommodate the created files.  Use the DOS "diskcopy" command to
  191.         copy to this work disk.
  192.  
  193.              If you have two floppy drives and wish to run SURVEY from a
  194.         floppy disk, place a formatted disk in Drive B and the
  195.         distribution disk or a copy in Drive A.  Type "copy a:*.* b:"
  196.         (omit quotes). Press ENTER.  Change to the B Drive and type DIR
  197.         and ENTER to check that the files have been successfully
  198.         transferred.
  199.  
  200.         Installation on a Hard Drive
  201.  
  202.              To install SURVEY on a hard disk drive, it is best to
  203.         establish a separate sub-directory with a title such as SRVY.
  204.         Follow the directions in your DOS manual for this procedure,
  205.         using the DOS "MD" (make directory) command.  Then move to this
  206.         sub-directory using the DOS "CD" (change directory) command.
  207.         Verify with the DIR command that you are indeed in this
  208.         sub-directory.  Type "copy a:*.*" (no quotes) and follow with
  209.         ENTER.  Type DIR again to see that the files have been
  210.         successfully transferred.
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                                       4
  219.  
  220.  
  221.         WHAT SURVEY DOES
  222.  
  223.             The program has the ability to analyze surveys involving
  224.         questions with single or multiple choice answers, and permits
  225.         straight-forward keyboard entry of all data in the sequence that
  226.         it appears in the questionnaire form, one response at a time.
  227.         The output is a detailed report and analysis, listing scores and
  228.         percent distributions in final document form ready for
  229.         distribution. As described later, it is also possible to print a
  230.         cross-tabulation of scores and percentages for questionnaires
  231.         involving replies from different demographic groups.
  232.  
  233.             At any time during the response input procedure, you can
  234.         print the current survey results to the screen.  You could also
  235.         print these  intermediate analyses to the printer, but you can
  236.         save time and printer paper by waiting until all pages in the
  237.         screen report meet your final requirements and an appropriate
  238.         number of replies  have been processed.
  239.  
  240.            Input can be temporarily discontinued at any time, with the
  241.         response data stored on the disk until the work is resumed.  For
  242.         each questionnaire, up to 100 questions can be accommodated, and
  243.         most may have up to 40 choices.  More than 1000 responses can be
  244.         included, although most surveys can obtain results providing a
  245.         reasonable degree of confidence with only a few hundred. The
  246.         practical limitation is the amount of random access memory.  Any
  247.         number of surveys can be handled, with separate profile and data
  248.         files kept on the disk or directory.
  249.  
  250.             In addition to being able to summarize and analyze the total
  251.         of all responses, the program has the capability of summarizing
  252.         results by demographic subdivision.  For example, separate
  253.         analyses can be made in terms of a subdivision such as age group,
  254.         gender, or the geographical area in which the respondent is
  255.         located.  If this demographic classification is desired, all that
  256.         is necessary is to indicate at the beginning of the set-up
  257.         procedure that demographic separation is required, and to provide
  258.         the number and titles of the desired groupings or "populations".
  259.         The printed analysis following data entry will then include
  260.         summaries for: (1), all responses; (2), responses from each
  261.         classification; and (3), responses from those who failed to make
  262.         a demographic selection.  Up to nine demographic groups can be
  263.         accommodated in this single separation.
  264.  
  265.              The final printed results are produced in report form, ready
  266.         for reproduction without retyping or re-formatting.  At any time,
  267.         a print can be made to the screen to inspect progress.  The
  268.         report can be produced in a continuous print without page breaks,
  269.         or can  be printed in "form feed" or on separate sheets with a
  270.         pause between sheets for paper replacement.  In the latter two
  271.         cases, a feature of the program prevents splitting a response
  272.  
  273.                                       5
  274.  
  275.         summary for a single question between two printed pages.  Because
  276.         of the program's ability to produce a comprehensive and detailed
  277.         report, it is advisable to consider, at an early stage, the
  278.         number of printed pages that would result, based on the number of
  279.         planned questions, choices and demographic separations.  This
  280.         aspect is discussed later in these instructions.
  281.  
  282.               An important capability of the program is the option to
  283.         examine and report a possible correlation between the responses to
  284.         two different questions.  For example, a commercial organization
  285.         might want to test the effectiveness of an advertising program on
  286.         a local radio station.  This might be done by noting the response
  287.         to a brand recognition question by those who indicated, in
  288.         responding to a separate question, that they listened to the
  289.         station, and then comparing this with the recognition by those
  290.         who did not.  The program can include the correlation in terms of
  291.         a percentage figure and can include the results in easily
  292.         understandable format in the printed results.  This makes it
  293.         unnecessary to try to discern possible correlation by developing
  294.         demographic groupings for answers to a single question, and
  295.         trying to probe the voluminous data for possible correlation.
  296.  
  297.              An additional feature for surveys involving several
  298.         demographic groupings permits printing the results for a question
  299.         as a "cross-tabulation".  This displays a comparison of scores
  300.         and percentages for question response choices, cross tabulated by
  301.         demographic group. For example, one can read the percent of the
  302.         respondents selecting a particular choice, as well as any group's
  303.         contribution to the total selection of that choice, expressed as
  304.         a percent.
  305.  
  306.              A simple demonstration program is included to permit new
  307.         users to gain familiarity with the data input procedure and the
  308.         capabilities of the system.
  309.  
  310.         HOW THE PROGRAM OPERATES
  311.  
  312.             The SURVEY program first asks for some information on the
  313.         format of the questionnaire and stores this on the disk as a
  314.         profile file for later use.  As covered in more detail in a later
  315.         section, this information includes the type of questions, the
  316.         number of demographic groupings, as well as the number of choices
  317.         in the answer to each question.  If correlation measurement is
  318.         required, this information is requested.  The report title and
  319.         desired text for use in the summarized output report is also
  320.         stored on the disk in this one-time operation.
  321.  
  322.             With the survey format defined, the user is returned to the
  323.         menu to select options for introducing the response data, one
  324.         response at a time.  If an error is made, the question data can
  325.  
  326.                                       6
  327.  
  328.  
  329.  
  330.         be re-entered, or, if necessary, the previous question can be re-
  331.         entered. The information is entered from the keyboard in the
  332.         same sequence as it appears on the response form.  The program
  333.         prompts for choice selection numbers for each question.  The
  334.         summarizing printed report includes the score for the response
  335.         choice in each question and a percentage valuation for each of
  336.         the choices.  In addition, for each question, there is a count of
  337.         the cases in which there was no entry by the respondent.
  338.  
  339.             To provide an opportunity to become familiar with program
  340.         operation and data entry, a short sample survey file, DEMO.DTA
  341.         and its profile file, DEMO.PRO, are included in the distribution
  342.         disk.  One can access these files and print the results of this
  343.         sample survey on the screen. One can also gain experience in data
  344.         entry by adding more response data of one's own choosing and
  345.         noting the changed results.  The DEMO questions are the same as
  346.         several of those included on example forms later in these
  347.         instructions.
  348.  
  349.         FILES ON THE DISTRIBUTION DISK
  350.  
  351.             The programs on the distribution disk consist of the
  352.         following.  At least all but SURVEY.DOC and READ.ME are needed in
  353.         the drive/directory used to run SURVEY and use the demonstration
  354.         program.
  355.  
  356.              SURVEY.EXE,  MKSRVY.EXE, RXSURVEY.EXE, SRVYADD.EXE,
  357.         DEMO.PRO, DEMO.DTA, SURVEY.DOC, and READ.ME.
  358.  
  359.             When you create a profile for your own survey,  MKSRVY.EXE
  360.         will create a format file with a name you have chosen, with the
  361.         extension, "PRO".  Response data for this survey will be kept in
  362.         a file with the same root name, but with the extension "DTA".
  363.         These files will have titles assigned by the user and will be
  364.         located on the drive/directory assigned in the setup module,
  365.         MKSRVY.EXE. An additional file, SURVEY.DEF  is created and used
  366.         to determine whether the opening menu can be by-passed, and to
  367.         keep a record of any default directory for files.
  368.  
  369.         CLASSIFICATION OF QUESTIONS
  370.  
  371.             Since survey questions vary in such matters as number of
  372.         choices available and may offer the possibility of rank ordering
  373.         the selections, the program will need to know in advance the type
  374.         of question involved.  It will also need to know the number of
  375.         choices available and the title or designation for each choice.
  376.         This information is stored in the profile file.
  377.  
  378.  
  379.  
  380.                                       7
  381.  
  382.             Most survey questions can be classified into one of four
  383.         general types which we designate as follows:
  384.  
  385.  
  386.              TYPE A   Questions with two or more possible response
  387.                       choices, but with only ONE CHOICE permitted.
  388.                       Typical choices might be based on opinions,
  389.                       subject categories, votes or numerical ranges.
  390.                       The choice is made by placing a mark in a "box".
  391.                       For this type, the respondent does not enter a
  392.                       number.
  393.  
  394.              TYPE B   Questions with two or more possible choices with
  395.                       NO LIMITATION on the number of choices that
  396.                       might be made. Respondents mark their selected
  397.                       "boxes" and do not enter numbers.
  398.  
  399.              TYPE C   Questions in which the respondent is asked to
  400.                       RANK ORDER the preference for each choice.  The
  401.                       respondents enter numbers in rank order.
  402.  
  403.              TYPE D   Questions in which totals are progressively
  404.                       accumulated for each response option as each
  405.                       response is processed.  The final report will
  406.                       total the number entries for each selection
  407.                       option.
  408.  
  409.             Questions making a demographic separation are, of course,
  410.         single-choice questions, and the program will automatically
  411.         classify them as such.
  412.  
  413.             Only one demographic separation can be included, and its
  414.         possible choices must be mutually exclusivr. A respondent can
  415.         meet only one of the categories.
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.   
  431.                                       8
  432.  
  433.  
  434.         SOME ILLUSTRATIVE EXAMPLES
  435.  
  436.             Before proceeding with detailed instructions on procedure, it
  437.         may be helpful to see examples of the different types of
  438.         questions that can be handled by SURVEY, how almost any type of
  439.         multiple choice questionnaire can be analyzed, and how the
  440.         results are included in finalized report form. The tables on the
  441.         following pages present examples of several types of multiple
  442.         choice questions and the typical response summaries that are
  443.         derived by the SURVEY program.
  444.  
  445.             If your survey requires a demographic subdivision, remember
  446.         that ANY DEMOGRAPHIC SEPARATING QUESTION MUST ALWAYS BE THE
  447.         FIRST.  Note that, in this case when entering response data, the
  448.         program will automatically prompt you for the answer to this
  449.         question as Question No. 1.
  450.  
  451.             Table I is a sample of a question making a demographic
  452.         separation between Northern and Southern company divisions.
  453.         Remember that DEMOGRAPHIC SEPARATIONS MUST BE CHOSEN SO AS TO BE
  454.         MUTUALLY EXCLUSIVE.  In other words, an individual respondent can
  455.         only fit into one of the categories.  Note that the optional
  456.         responses are numbered. This is required to identify the selected
  457.         choice when the data is entered during program operation. Note
  458.         also that DOUBLE QUOTATION MARKS MUST NOT BE INCLUDED in any
  459.         question text or title.  These are used for dividers in the
  460.         profile file.
  461.  
  462.            -   -   -   -   -   -   -   -   -   -   -   -   -   -   -
  463.  
  464.                                                              TABLE I
  465.                       SAMPLE DEMOGRAPHIC QUESTION
  466.  
  467.  
  468.         Q1.  Please place a mark in the square corresponding to the
  469.         regional division in which your company is located.
  470.  
  471.                        __
  472.                   1.  |__|   Northern
  473.  
  474.                        __
  475.                   2.  |__|   Southern
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.                                   9
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.                 Table II illustrates a situation in which three types of
  505.         questions are included.  The first type requires only one answer
  506.         and, for the purposes of the program, is designated Type A.  The
  507.         second permits one or more choices, listed in any order, and
  508.         without order of preference.  This is designated Type B.  The
  509.         third question on Table II, Type C, permits more than one choice,
  510.         but respondents are asked for all answers in the descending order
  511.         of preference, 1 being the highest in rank. Note that the
  512.         question must be numbered as well as the possible choices for a
  513.         reply to each question.
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.                                      10
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.                                                           TABLE II
  545.  
  546.  
  547.                                SAMPLE SURVEY
  548.                                (Abbreviated)
  549.  
  550.         Q2. Please mark the square corresponding to the number of
  551.         employees in your company.  Mark only ONE.
  552.                                  __
  553.                         1.      |__|    Less than 10
  554.                                  __
  555.                         2.      |__|    10 to 25
  556.                                  __
  557.                         3.      |__|    26 to 50
  558.                                  __
  559.                         4.      |__|    51 to 100
  560.                                  __
  561.                         5.      |__|    Over 100
  562.  
  563.  
  564.         Q3. Please mark ANY of the following factors having an IMPORTANT
  565.         positive influence on your company's profits.
  566.                                  __
  567.                         1.      |__|    Good Labor Market
  568.                                  __
  569.                         2.      |__|    Climate - Environment
  570.                                  __
  571.                         3.      |__|    Nearby major airport
  572.                                  __
  573.                         4.      |__|    Nearby rail facilities
  574.  
  575.  
  576.         Q4. What are the most IMPORTANT reasons for your selecting
  577.         particular brands of computer software?  Please rank 1,2,3, etc.
  578.         for the following reasons in descending order of importance.
  579.                                  __
  580.                                 |__|    Manufacturer's reputation
  581.                                  __
  582.                                 |__|    Price
  583.                                  __
  584.                                 |__|    Dealer support
  585.                                  __
  586.                                 |__|    Recommendation by associates
  587.  
  588.  
  589.  
  590.                                      11
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.                 Table III illustrates the typical analysis print-out
  611.         produced by SURVEY when processing survey responses of the type
  612.         shown on Table II.  Note that both a numerical score and a
  613.         percentage valuation is printed for each response choice, and
  614.         that a count is made of those who failed to make a response.  In
  615.         each case the results are sorted in descending rank order so as
  616.         to provide easy recognition of the most important choices.
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.                                      12
  643.  
  644.  
  645.  
  646.                                                              TABLE III
  647.  
  648.  
  649.                           SAMPLE SURVEY RESULTS SUMMARY
  650.                           PRINTED BY THE SURVEY PROGRAM
  651.  
  652.         There were 5 responses entered from this questionnaire.
  653.  
  654.         QUESTION 2.    (Single Choice)
  655.         For responding companies, the employee numbers ranged as follows:
  656.  
  657.                 CHOICE                    SCORE                   PERCENT
  658.  
  659.             Less than 10                    1                     20.0
  660.             26 to 50                        2                     40.0
  661.             10 to 25                        1                     20.0
  662.             51 to 100                       0                      0.0
  663.             Over 100                        1                     20.0
  664.             Made no response                0
  665.  
  666.         QUESTION 3.  (4 choices maximum, without ranking)
  667.         Those responding marked important factors influencing profits as:
  668.  
  669.                 CHOICE                    SCORE                   PERCENT
  670.  
  671.             Good labor market               4                     50.0
  672.             Nearby major airport            2                     25.0
  673.             Climate-Environment             1                     12.5
  674.             Nearby rail facilities          1                     12.5
  675.             Made no response                1
  676.  
  677.         QUESTION 4.   (4 choices maximum, with rank ordering)
  678.         The most important reasons for selecting software were ranked:
  679.  
  680.                 CHOICE                    SCORE                   PERCENT
  681.  
  682.             Price                          14                     31.8
  683.             Manufacturer's reputation      12                     27.3
  684.             Dealer support                 11                     25.0
  685.             Recommended by associates       7                     15.9
  686.             Made no response                0
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.                                      13
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.                 Table IV illustrates a questionnaire format frequently
  709.         used to assess gradations in views on certain questions or
  710.         statements.  In this example, only ONE ANSWER is required to each
  711.         question. It is therefore of the type designated A, as previously
  712.         noted.  The gradations in the respondent's view in this case are
  713.         "Agree  Strongly", "Agree", "Undecided", "Disagree", and
  714.         "Disagree  Strongly", and numbered 1 to 5.
  715.  
  716.             The Table IV format can easily be handled by the SURVEY
  717.         program by entering the column numbers for the individual
  718.         choices.   In this case, the results will be printed out in the
  719.         format of Question 2 in Table III.  The choice titles would then
  720.         be "Agree Strongly", "Agree", "Not Decided", etc. and would be
  721.         numbered 1 to 5 in this example. The scores and percentages would
  722.         be indicated for each choice.
  723.  
  724.             Note that there are four questions in Table IV.  Assume, for
  725.         example, that a respondent placed a mark in the "Strongly Agree"
  726.         box in the first question, Q5. When you are posting this response
  727.         using the SURVEY program, and you are asked for the choice number
  728.         selected in Question 5, you would type a "1", since the marked
  729.         box was in column 1. Only one box should have been marked. This
  730.         is a single-choice question, one that we define as Type A.
  731.  
  732.            The same format can be used for questions such as:
  733.             "On a scale of 1 to 10, enter your opionion on the
  734.              following statements"
  735.  
  736.            This would require 10 numbered columns instead of the 5 in the
  737.         example in Table IV, but would be processed in the same manner.
  738.  
  739.            If there are several successive questions of the same type in a
  740.         survey, with the same choice titles, a feature of the program
  741.         permits one to "clone" a following question format when
  742.         establishing a the profile file. Then only the question and
  743.         response summary text need be entered. This saves considerable
  744.         time and effort.
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.                                       14
  750.  
  751.  
  752.  
  753.                                                              TABLE IV
  754.  
  755.  
  756.                                     SAMPLE SURVEY
  757.                                     (Abbreviated)
  758.  
  759.  
  760.         Please mark the box for your answer the following  questions.
  761.  
  762.                                  1        2        3        4        5
  763.  
  764.                                AGREE              NOT            DISAGREE
  765.                               STRONGLY  AGREE   DECIDED DISAGREE STRONGLY
  766.                                  __       __       __       __      __
  767.         Q5. Do you believe that |__|     |__|     |__|     |__|    |__|
  768.            Television has had a
  769.            bad influence on
  770.            children's morals?
  771.  
  772.  
  773.                                  __       __       __       __      __
  774.         Q6. Do you believe that |__|     |__|     |__|     |__|    |__|
  775.             air bags should be
  776.             required in all
  777.             automobiles?
  778.  
  779.  
  780.                                  __       __       __       __      __
  781.         Q7. Do you believe that |__|     |__|     |__|     |__|    |__|
  782.             the U.S.should work
  783.             toward a balanced
  784.             budget?
  785.  
  786.  
  787.                                  __       __       __        __     __
  788.         Q8. Are you willing to  |__|     |__|     |__|      |__|   |__|
  789.             give up your frost-
  790.             free refrigerator
  791.             to reduce energy
  792.             consumption?
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                      15
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.                 Table V illustrates a simplified example of a printed
  815.         analysis report of the results of a graded opinion question of
  816.         the type displayed in Table IV. Since only one entry is
  817.         acceptable, this is classed as a Type A question, even though the
  818.         format is somewhat different from that shown in Table II as
  819.         Question No.2.
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.                                   16
  852.  
  853.                                                             TABLE V
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.                          SAMPLE SUVEY RESULTS SUMMARY
  865.                         PRINTED BY THE SURVEY PROGRAM
  866.                                (Abbreviated)
  867.  
  868.  
  869.         QUESTION 5.  (Single Choice)
  870.         Belief that TV has a bad influence on childrens' morals varied:
  871.  
  872.                 CHOICE                  SCORE           PERCENT
  873.  
  874.               Agree Strongly             1                20.0
  875.               Agree                      2                40.0
  876.               Not Decided                1                20.0
  877.               Disagree                   1                20.0
  878.               Disagree Strongly          0                 0.0
  879.               Made no response           0
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.                                       17
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.         CROSS-TABULATION REPORTS
  908.  
  909.                 When a survey includes several demographic separations,
  910.         it is sometimes helpful to present a view of the choice scores
  911.         for the individual demographic groups in a format suitable for
  912.         comparison.  This can be done by constructing a matrix or cross-
  913.         tabulation, with choice selection results for each group listed
  914.         vertically, and group preferences for each choice listed
  915.         horizontally.  The question being analyzed in this fashion
  916.         should be either of the Types A or B described earlier.  A
  917.         cross-tabulation report can be sent to the printer for questions
  918.         of these types by selecting the PRINT CROSS-TAB Option in the
  919.         VIEW/PRINT column of the Main Menu.
  920.  
  921.                 Since a cross-tabulation may be a little confusing at
  922.         first sight in the case of a typical multi-choice question
  923.         involving several demographic groups and many responses, it is
  924.         best to look at an over-simplified set of survey results such as
  925.         produced by the short DEMO survey file.  This will illustrate the
  926.         general format and permit comprehension of the way in which
  927.         percentages are derived.  The DEMO file as present on the
  928.         distribution disk includes only five fictitious responses and
  929.         only two demographic groups.  In this very simple example,
  930.         Question 2 has been selected for the print of a cross-tabulation,
  931.         with the results shown in Table VI.
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.                                      18
  952.  
  953.  
  954.  
  955.                 Referring to Table VI, it can be seen that demographic
  956.         group results are listed in vertical columns, first for the
  957.         total, and then for each demographic group.  The total scores for
  958.         each group are listed on the first line with the left margin
  959.         heading "ALL RESPONSES".  The third line shows the percent
  960.         contribution of each group to the total response count, five in
  961.         this case.  The three responses in the Northern group contributed
  962.         two, or 60% of the total of five.  Dropping down to the next
  963.         line, we see an analysis for the first choice, "LESS THAN 10"
  964.         employees.  There was one selection for this choice, and this was
  965.         made by a respondent in the Northern group.  Since the total
  966.         Northern group score was 3, this single score is 33 percent of
  967.         the group total. This is shown on the second line of the "LESS
  968.         THAN 10" choice block. Note, however, that this selection
  969.         represented one of the five total responses.  The third line
  970.         titled "% of Total" shows this therefore to be 20%.  Proceeding
  971.         in this fashion through the remainder of the table, one can see
  972.  
  973.            The contribution of each Group Choice to the Group Total
  974.  
  975.            The contribution of each Group to each Choice Total
  976.  
  977.            The contribution of each Group Choice to  total of responses
  978.  
  979.  
  980.                 While the example in Table VI is over simplified, a cross
  981.         tabulation of this type will be found particularly useful for
  982.         surveys with several demographic separations.  Note that printing
  983.         a cross-tabulation for a larger number of demographic separations
  984.         will in some cases require the use of a wide carriage printer, or
  985.         compressed print (12 or 15 cpi) on a standard narrow width
  986.         printer.  The program will warn the user if this is the case.
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.                                      19
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.                                                             TABLE VI
  1008.  
  1009.         CROSS-TABULATION OF RESPONSE CHOICES VERSUS DEMOGRAPHIC GROUPS
  1010.  
  1011.                            For QUESTION NUMBER 2
  1012.  
  1013.            For the responding companies, the employee numbers ranged:
  1014.  
  1015.         CHOICE           TOTAL            NORTHERN        SOUTHERN
  1016.  
  1017.           ALL RESPONSES     5               3               2
  1018.             % of Group                     100%            100%
  1019.             % of Total       100%                60%              40%
  1020.  
  1021.  
  1022.           LESS THAN 10
  1023.            Choice Count     1               1               0
  1024.             % of Group                     33%              0%
  1025.             % This Choice    100%               100%               0%
  1026.             % of Total        20%                20%               0%
  1027.  
  1028.           10 to 25
  1029.            Choice Count     1               0               1
  1030.             % of Group                      0%             50%
  1031.             % This Choice    100%                 0%              100%
  1032.             % of Total        20%                 0%               20%
  1033.  
  1034.           26 to 50
  1035.            Choice Count     2               1               1
  1036.             % of Group                     33%             50%
  1037.             % This Choice    100%                50%               50%
  1038.             % of Total        40%                20%               20%
  1039.  
  1040.           51 to 100
  1041.            Choice Count     0               0               0
  1042.             % of Group                      0%              0%
  1043.             % This Choice      0%                 0%                0%
  1044.             % of Total         0%                 0%                0%
  1045.  
  1046.          OVER 100
  1047.            Count Choice     1               1               0
  1048.             % of Group                     33%              0%
  1049.             % This Choice    100%               100%                0%
  1050.             % of Total        20%                20%                0%
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.                                      20
  1057.  
  1058.  
  1059.       SECTION 2 - TUTORIAL NOTES
  1060.  
  1061.         A TUTORIAL -Viewing and Entering Data in the DEMO survey
  1062.  
  1063.                 To become familiar with the data entry procedure and the
  1064.         several program features that ease this somewhat boring activity,
  1065.         the first-time user should first access the short simplified
  1066.         demonstration survey entitled DEMO, included on the distribution
  1067.         disk.  This is the survey used in the illustrative examples in
  1068.         the preceding tables.  DEMO.PRO is the profile file and DEMO.DTA
  1069.         the data file for this sample survey.  The data file includes
  1070.         only a few response entries and provides a good opportunity for a
  1071.         first-time user to add one or more fictitious responses to each
  1072.         of the questions and then print the results to the screen to see
  1073.         the changes.
  1074.  
  1075.                 When entering data for a typical survey with several
  1076.         questions and a relatively large number of responses, there is
  1077.         some advantage in having the operation performed by two people.
  1078.         One can read the response sheet, announcing the question number
  1079.         and the numbers the respondent has entered into the individual
  1080.         "boxes", while the other keyboards this data into the computer.
  1081.         In the case of the short DEMO sample survey this method is
  1082.         probably unnecessary.  The procedure is as follows:
  1083.  
  1084.  
  1085.         Viewing an Existing Survey Report
  1086.  
  1087.                 Before entering any new data it will be interesting to see 
  1088.         a screen print of DEMO as it currently stands. When you start 
  1089.         working with your own surveys you will find these screen displays 
  1090.         very useful in checking your report format and evaluating progress 
  1091.         as data entry proceeds.
  1092.  
  1093.                  The first step is to start the program and identify the   
  1094.         profile and data files desired and the directory in which they     
  1095.         can be found.  Move to the directory holding the SURVEY program
  1096.         and type "survey" (without quotes).  You will see the title page.
  1097.         Press any key to move to the Main Menu.  Since the DEMO files are
  1098.         already established, use the arrow keys to move the highlight bar
  1099.         to the VIEW/PRINT column and press ENTER to see the pull-down
  1100.         menu. The VIEW A REPORT line will be highlighted initially.
  1101.         Press ENTER.
  1102.  
  1103.                 You will next be asked to identify the directory holding
  1104.         the files you wish to access.  Since DEMO is in the same
  1105.         directory as the program files, just press ENTER for the current
  1106.         directory.
  1107.  
  1108.                 With the directory chosen, you will see a directory screen 
  1109.         listing the available data files in this directory.  If you are
  1110.         just starting you will see only one, "demo.dta".  type "demo"
  1111.         here. (The extension, ".dta" need not be typed).
  1112.  
  1113.                                      21
  1114.  
  1115.                After the file has been selected you will see the first
  1116.         page of the report.  This indicates  that there are two
  1117.         demographic groups in this survey, "Northern Companies" and
  1118.         "Southern Companies".  Moving to the next screen by pressing a
  1119.         key, you will see a report of the scores and percent distribution
  1120.         of the entries made thus far for this demographic question Number
  1121.         1.  Press a key to move to similar analyses for the remaining
  1122.         questions. The report at this point is summarizing the combined
  1123.         scores of both demographic groups. You can then continue to view
  1124.         the results for each of the demographic groups separately and
  1125.         ultimately return to the Main Menu.
  1126.  
  1127.         Adding a Response to an Existing Survey
  1128.  
  1129.                 Now see what happens when you add a response of your own
  1130.         to this demonstration survey. You can do no harm to the program.
  1131.         The file is there for you to play with.  Since you are adding
  1132.         data to an existing survey, use the arroww keys to move to the
  1133.         DATA IN column and press ENTER or down arrow.  Press the down
  1134.         arrow to highlight the second line heading, TO ADD MORE DATA and
  1135.         press ENTER.
  1136.  
  1137.                 You will again be asked to identify the file name to
  1138.         access.  Select DEMO again.  The questions you will be responding
  1139.         to are the same ones included in Tables I, II and IV.
  1140.  
  1141.                 To simplify your entry, if you wish, you can take a
  1142.         pencil and mark the "boxes" in Tables in these instructions to
  1143.         correspond to your arbitrary new choices.  Just follow the
  1144.         directions on the screen as you proceed.  Note that you will only
  1145.         see the question numbers on the screen and not the questions
  1146.         themselves.  The Response Number of the current response appears
  1147.         in the upper right of the screen.
  1148.  
  1149.                 The first question establishes the demographic group to
  1150.         which the respondent belongs.  Type either "1" or "2" since there
  1151.         are only two such groups. Follow with ENTER.  Since there is only
  1152.         one choice, you will immediately be moved to the data entry
  1153.         screen for the second question which is also a single choice, or
  1154.         Type A question.  It asks for the range into which the employee
  1155.         numbers of the respondent's company falls.  Type any number
  1156.         between 1 and 5, inclusive. Pressing ENTER following this number
  1157.         will move you to the next screen.
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.                                      22
  1165.  
  1166.                 Question 3 is a multi-choice question and, as indicated
  1167.         in the directions on the screen, you can select any or all of the
  1168.         available choices.  This makes it a Type B question according to
  1169.         our classification.  This question corresponds to Question 3 in
  1170.         Table II. Select any or all of the maximum of four choice
  1171.         numbers, following each with ENTER.  If you select less than
  1172.         four, press X to let the computer know you are through with this
  1173.         question.  If you select all four choices or press X you will see
  1174.         the screen for Question 4.
  1175.  
  1176.                 If you are in the process of entering data for a multi-
  1177.         choice question such as No 3 and make a mistake, you can re-enter
  1178.         all the data for the SAME question by pressing ESC.  The entries
  1179.         that you already made for that question will be disregarded and
  1180.         you can start the question response again.
  1181.  
  1182.                 Question 4 is a rank order question, or Type C.  It
  1183.         requires entering a rank order number in each of four boxes, with
  1184.         the highest ranking 1, progressing in descending order to 4.
  1185.         Type any sequence, 1,4,3,2,  for example, as each box is
  1186.         presented for entry.
  1187.  
  1188.                 After you have successfully completed answering Question
  1189.         4 and are viewing the data input screen for Question 5, you are
  1190.         now in a good position to try out another one of the very useful
  1191.         features of SURVEY. This is the ability to go back and repeat the
  1192.         entry of data for the PREVIOUS question.  All you have to do is
  1193.         press Page-Up and you will see the data entry screen for the
  1194.         previous question.  Then every entry you have made beyond the
  1195.         beginning of that question will have been deleted.  Therefore you
  1196.         can re-enter the data correctly if you think you may have made an
  1197.         error.  You will see the question number flashing, indicating
  1198.         that you are re-entering a question response.  You will not be
  1199.         able to go back, of course, when you are seeing the entry screen
  1200.         for Question 1.
  1201.  
  1202.                 Question 5 in the DEMO file is a single-choice graded
  1203.         opinion question corresponding to Question 5 in Table IV.  It
  1204.         asks if the respondent believes that TV has had a bad influence
  1205.         on childrens' morals.  Enter any number 1 to 5 corresponding to
  1206.         the column numbers headed "Agree Strongly", "Agree", etc.  Your
  1207.         entry will be recorded and you will see the Question 6 display.
  1208.  
  1209.                 Question 6 in the DEMO sample questionnaire is the type
  1210.         that accumulates response numbers entered in each choice "box" as
  1211.         the responses are processed.  This is a Type D question as
  1212.         previously described.  It can be used for accumulating such items
  1213.         as votes for different candidates or inventory of supplies etc.
  1214.         Just enter any number (0 or multi digit=ok) for each of the three
  1215.         boxes, following with ENTER, or press ENTER alone if you want to
  1216.         skip a box and consider it to hold a zero.
  1217.  
  1218.                                      23
  1219.  
  1220.                 Question 6 is the last question. When you complete it,
  1221.         you will be asked if you want to enter data for another response
  1222.         sheet or return to the Menu.  For the purposes of our trial run,
  1223.         type "N" and return to the Main Menu.  By typing "X" instead
  1224.         you could have repeated the entire input of all questions for the
  1225.         last response if you felt that an error still existed.  In an
  1226.         extreme case, pressing ESC here would delete all the entries
  1227.         you had made for the last response and then exit the program.
  1228.         This would be an emergency action.  If this selection is made in
  1229.         error, you will be warned before it becomes effective.
  1230.  
  1231.  
  1232.                 Now, with the Main Menu in view, you should select the
  1233.         VIEW/PRINT column and choose VIEW A REPORT to see a report of the
  1234.         DEMO survey results which now include the data entries you have
  1235.         made.  The number of Responses will have increased by one and the
  1236.         scores and percentages will have changed based on your entries.
  1237.         If you continue the display to include the two demographic groups,
  1238.         you will see that the changes have taken place only in the group
  1239.         you selected in the demographic Question 1.
  1240.  
  1241.         PRINTING A QUESTIONNAIRE FORM
  1242.  
  1243.             You can print out a copy of the questionnaire form for the
  1244.         DEMO survey example.  To do this, move to the VIEW/PRINT column in
  1245.         the Main menu and select PRINT A REPORT. Select "survey.pro" from
  1246.         the directory list and have your printer turned on.  Follow
  1247.         directions to print the questionnaire.
  1248.  
  1249.         DESIGNING A SURVEY
  1250.  
  1251.             Designing a useful survey is not an easy undertaking.  Much
  1252.         thought must be put into selecting the appropriate questions and
  1253.         response choices, and limiting their number to reasonable values.
  1254.         No attempt will be made in these instructions to provide a
  1255.         comprehensive discussion of survey design.  Several reference
  1256.         texts are listed at the end of these instructions in the event
  1257.         that users want to dig deeper into the subject.  To make the
  1258.         SURVEY program fully effective, however, the following guidelines
  1259.         should be observed.
  1260.  
  1261.             1. Make sure your survey consists of sequentially numbered
  1262.         questions and that each optional response is also designated by a
  1263.         number.  These numbers are for your use in entering response data
  1264.         and have no significance as far as the respondents are concerned.
  1265.         When responses are received and before entering data, you may
  1266.         find it convenient to number the sheets sequentially.  This is to
  1267.         help you avoid entering a response more than once and to
  1268.         correlate with the response numbers referred to in the SURVEY
  1269.         program.
  1270.  
  1271.                                      24
  1272.  
  1273.  
  1274.             2. If you try to adapt this program to the responses from an
  1275.         existing questionnaire produced without reference to this
  1276.         program, and in which the demographic information is not obtained
  1277.         in the FIRST QUESTION, your data input will be seriously
  1278.         affected. Design your surveys with the program in mind and
  1279.         produce the profile file in the normal manner. Remember NOT TO
  1280.         INCLUDE DOUBLE QUOTATION MARKS IN ANY TEXT OR TITLE in this file.
  1281.  
  1282.             3. If, after hearing the warnings to place the demographic
  1283.         question as the first question, you still believe it important to
  1284.         have the demographic question last in your survey, ( a question
  1285.         on gender, possibly) you MUST still enter it first in SURVEY when
  1286.         processing the responses. In this exceptional case you MUST
  1287.         number the questions in the questionnaire sheets starting with
  1288.         Number 2 to correspond to the question numbers identified on the
  1289.         screen as the responses are processed. This complicates data
  1290.         entry and is a possible source of error. Avoid this procedure if
  1291.         possible. All DEMOGRAPHIC SUBDIVISIONS MUST BE MUTUALLY EXCLUSIVE.
  1292.  
  1293.             4. Avoid write-in response options if at all possible.  They
  1294.         are difficult to classify. if necessary, collect these separately.
  1295.  
  1296.             5. Keep in mind, that for the purpose of printing the final
  1297.         report, you will be asked to provide a "Response Summary
  1298.         Statement" for each question.  Example: "For the responding
  1299.         companies, the employee numbers ranged as follows:".  This
  1300.         statement should not exceed one line in length. (You could
  1301.         substitute a one-line question text here if you prefer).
  1302.  
  1303.             6. Make sure you can classify each question into one of the
  1304.                following types:
  1305.  
  1306.                  A. Only ONE selection can be made by marking a box
  1307.  
  1308.                  B. Any or all response options can be selected by
  1309.                     marking boxes
  1310.  
  1311.                  C. Selection of options in descending rank order by
  1312.                     entering numbers
  1313.  
  1314.                  D. Numbers entered in any option box are cumulated in
  1315.                     final report.
  1316.  
  1317.  
  1318.             7. The number of printed pages produced in the final report
  1319.         should be carefully considered in the design process.  You should
  1320.         assume that no more than an average of about four questions can
  1321.         be analyzed per printed page.  If you have demographic
  1322.         subdivisions this will multiply the number of pages by one more
  1323.         than the number of demographic separations.  In the interest of
  1324.         maximizing the survey returns and making a useful report you will
  1325.         want to limit the number of questions and question choices to
  1326.  
  1327.                                      25
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.         those providing the most meaningful and useful information. As an
  1332.         example, an average 40-question report with six demographic
  1333.         subdivisions might require about 70 pages.  As mentioned earlier,
  1334.         you should use the screen print option for most of your
  1335.         intermediate viewing of the report results.
  1336.  
  1337.             8. Before distributing the questionnaire you may find it
  1338.         helpful to run the SURVEY program, make your profile file, move
  1339.         to the DATA IN column in the Main Menu, select ADD DATA 1ST TIME,
  1340.         choose your data file name, and then enter two or three fictitious
  1341.         responses.  You should then use VIEW/PRINT - VIEW A REPORT Option
  1342.         to view the preliminary results on the screen. At this time, do
  1343.         not send any output to the printer.  Check the screen display to
  1344.         see that the desired format is achieved.
  1345.  
  1346.                 When you are ready to start entering actual responses, be
  1347.         sure to first select the DATA IN - ADD DATA 1ST TIME Option. It
  1348.         will delete any of the preliminary trial data in your data file.
  1349.         If you later temporarily discontinue genuine data entry, remember
  1350.         to use  the MORE DATA ADDED Option when you start adding data to
  1351.         this file in another session.  Don't use the ADD DATA 1ST TIME
  1352.         Option again unless you want to start over from the beginning!
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.                                      26
  1376.  
  1377.  
  1378.       SECTION 3 - GETTING STARTED
  1379.  
  1380.         RUNNING SURVEY - MAKING THE PROFILE FILE
  1381.  
  1382.             Before running SURVEY for the purpose of establishing a
  1383.         profile file, you should have before you a sample response form
  1384.         for the questionnaire you are proposing to distribute.  This will
  1385.         help in answering the questions which will be asked in the
  1386.         process.  This can be in draft form because the program will offer
  1387.         you the opportunity to print out the questionnaire form
  1388.         automatically when you complete the entries for the profile file.
  1389.  
  1390.             With the DOS prompt showing in the drive/directory holding
  1391.         the SURVEY programs, start the program by typing "survey"
  1392.         (without quotes). Follow by pressing ENTER. You will see the
  1393.         introductory screen and can press any key to go to the Main Menu.
  1394.  
  1395.             If you are a first-time user, you should press ENTER at the 
  1396.         LEARN/HELP column of the Main Menu. Selections in the drop-down 
  1397.         window will provide information on the use of the program and
  1398.         offer several examples.  You will ultimately be returned to the
  1399.         Main Menu. 
  1400.  
  1401.         New users should read the Tutorial included earlier in these
  1402.         instructions.  At his point, they may also want to move to the
  1403.         VIEW/PRINT column and select VIEW A REPORT to obtain a screen view
  1404.         of the short demonstration survey, DEMO.  They will see a list of
  1405.         the available data files in the directory and can select DEMO.DTA
  1406.         for viewing.  When satisfied, they can return to the Main Menu.
  1407.  
  1408.             You will next need to establish the profile file for your
  1409.         survey.  To do this, move to the CREATE column and select MAKE
  1410.         NEW SURVEY in the drop-down window. Since this is a new survey,
  1411.         you will be asked to select a directory to hold the profile and
  1412.         data files.  You will also need to create a file name for storing
  1413.         the survey data.  This must be no longer than eight characters,
  1414.         without any extension.  This file name will be  used for the
  1415.         profile file with the extension ".PRO".  The file to hold the data
  1416.         will have the same name with the extension ".DTA".
  1417.  
  1418.             You will be asked for the number and names of any demographic
  1419.         groups, the text of questions, and the number and names of each
  1420.         question choice.  One demographic question is permitted and up to
  1421.         nine demographic separations can be made within this question.
  1422.         Remember, however that the length of the report is multiplied by
  1423.         one more than the number of demographic groups.  A  statement
  1424.         will also be needed for each question to be used as a question
  1425.         heading in the report.  Establishing the profile file is a one-
  1426.         time operation for each survey.  It can be used for future
  1427.         surveys with the same characteristics.  Do not use double
  1428.         quotation marks in any of your entries.  These are used by the
  1429.         program to separate entries in the file.  You have the option of
  1430.  
  1431.                                      27
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.         analyzing the correlation, if any, between the answers to two
  1436.         different questions.  If you wish to include such a correlation
  1437.         analysis, you will be asked for the question numbers and choices
  1438.         involved.  Be careful in making the profile file. Watch for
  1439.         typo's.
  1440.  
  1441.       CLONING SIMILAR QUESTIONS
  1442.  
  1443.             If your survey includes successive questions such as shown in
  1444.         TABLE IV, in which the choice titles are repeated (Agree Strongly,
  1445.         Agree ..., etc., for example), you can save time and effort by
  1446.         using the "clone" option in creating the profile file. When asked
  1447.         if you have another question to add, you can type "C" instead of
  1448.         "Y", and the next question will be cloned. You will then only be
  1449.         asked for the new question and response summary text for the added
  1450.         question. The cloned question can only be Type A or B.
  1451.  
  1452.             When all the set-up questions have been answered, you will be
  1453.         asked if you wish to print a Questionnaire Form based on the
  1454.         information you have entered in the profile file.  This is a
  1455.         useful form to have, at least for record purposes.  If you want to
  1456.         create a fancier form later with your favorite worde processor,
  1457.         you can use this as a model. If you want to print this form later
  1458.         you can do this by moving to the VIEW/PRINT column and choosing
  1459.         the PRINT SURVEY FORM option in the drop-down window.
  1460.  
  1461.        ENTERING RESPONSE DATA
  1462.  
  1463.        On completion you will be returned to the Main Menu.  If you are
  1464.        ready to enter data from some or all of the responses to your
  1465.        questionnaire, or experiment with some test entries, you can select
  1466.        the DATA IN column in the Main Menu and choose ADD DATA 1ST TIME
  1467.        Follow the instructions for adding the data.
  1468.  
  1469.             In the ADD DATA 1ST TIME Option, you have the choice of
  1470.        entering some fictitious test response data as previously
  1471.        described in Section 8 of "DESIGNING A SURVEY", or you could
  1472.        proceed with entering data from a genuine response.  You will see a
  1473.        list of the data files in your directory. Type the file name for
  1474.        storing the survey data and follow with ENTER.  Be sure to enter
  1475.        the SAME NAME as the one you used in setting up the survey profile.
  1476.        You will remember that the profile file had the suffix ".PRO".  The
  1477.        data file will have the same name, but with the extension "DTA".
  1478.        (In case the new data file is not listed, type it anyway in case it
  1479.        was deleted by accident).
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.                                      28
  1486.  
  1487.  
  1488.             With the file identified, you will be asked to enter the
  1489.         responses for each question, taking one response sheet at a time.
  1490.         If you are entering test data, remember to re-select ADD DATA
  1491.         1ST TIME before entering data from genuine responses in order to
  1492.         erase the test data by over-writing it.
  1493.  
  1494.             When prompted on the screen for data entry from a question
  1495.         response, you will only see the Question Number and Choice
  1496.         Number, not the question text.  If you are entering data from a
  1497.         multi-choice question, you must follow any number you type with
  1498.         ENTER.
  1499.  
  1500.             In the case of Type B questions which permit any number of
  1501.         choices without ranking, enter only those numbers selected.  When
  1502.         all the selected Type B choices have been entered, type the
  1503.         terminating "X".  (For consistency press ENTER before typing "X",
  1504.         but if you type "X" immediately after the last entry, that entry
  1505.         will still be recorded).
  1506.  
  1507.             Type C and D questions require you to make an entry for EACH
  1508.         possible choice, whether or not the choice has been selected.
  1509.         Follow each choice number with ENTER, or type ENTER alone if a
  1510.         choice is vacant.  Fear not; the appropriate directions are
  1511.         included on the screen as you process each question.
  1512.  
  1513.             The directions should be easy to follow.  If you make an
  1514.         error in entering data in a multiple choice question, all is not
  1515.         lost.  You can re-start the entries for this question in this
  1516.         response by pressing ESC. In addition, if you think you have made
  1517.         an error in entering data in a particular response but have gone
  1518.         by the question involved, you still have the opportunity of re-
  1519.         entering data for the previous question by pressing Page-Up.  You
  1520.         can also repeat entry for all the questions in the most recent
  1521.         response when you come to the end of the last question on the
  1522.         response sheet.  At that point, you will also be asked if you
  1523.         wish to continue entering data for the time being.  By typing "N"
  1524.         you will return to the Main Menu, and the responses data to date
  1525.         will be stored on your disk.  Here you can choose VIEW A REPORT in
  1526.         the VIEW/PRINT column to print the report to the screen as it
  1527.         currently stands.  If you want to take a break, you can exit to
  1528.         DOS from the Main Menu by moving to QUIT. Your data will be
  1529.         stored, ready for your next session. DO NOT TURN OFF YOUR COMPUTER
  1530.         UNTIL YOU HAVE EXITED THE PROGRAM, OR YOUR DATA WILL BE LOST.
  1531.  
  1532.            You will be warned if you try to use ADD DATA 1ST TIME for an
  1533.         established survey, since  this creates a new data file.  If you
  1534.         use a file name with this option for a valuable file that already
  1535.         exists, this might wipe out your data.  The procedure for adding
  1536.         responses to an existing data file requires the selection of the
  1537.         ADD MORE DATA choice.  Do not use ADD DATA 1ST TIME here.  The
  1538.         procedure is  otherwise the same as in the case previously
  1539.         described for starting data entry for a new survey.
  1540.  
  1541.                                      29
  1542.  
  1543.  
  1544.         CHANGING AN EXISTING SURVEY
  1545.  
  1546.                 In some instances, after a profile has already been
  1547.         created, you might need to make editing changes in the text of
  1548.         the Report Title, a Response Summary Statement, or to modify a
  1549.         Choice Title in a question in an EXISTING survey.  Alternatively,
  1550.         you might want to add or delete a question in an existing
  1551.         questionnaire and start over with a new survey.  Instead of
  1552.         repeating the detailed effort of creating a completely new
  1553.         profile file to accommodate the change, you could use one of the
  1554.         five choices in the drop-down window of the REVISE column.
  1555.         These editing options include:
  1556.  
  1557.                 ■ Options to edit either the Report Title, a Response
  1558.                   Summary Statement, or Choice Title of a question
  1559.                   in the existing survey profile file.
  1560.  
  1561.                 ■ An option to add one or more questions to an existing
  1562.                   survey (Resulting in a new survey profile for a new
  1563.                   survey).
  1564.  
  1565.                 ■ An option to delete a question from an existing survey.
  1566.                  (Resulting in a new survey profile file for a new
  1567.                   survey).
  1568.  
  1569.                 The first options could be used, for example, if you
  1570.         decided that the text in one or more of the response summary
  1571.         statements or choice titles could be improved or corrected.  No
  1572.         change in the survey questionnaire would be required since the
  1573.         changes only affect the display of the survey results.
  1574.  
  1575.                 The last two options either add or delete an entire
  1576.         question in a survey.  Under these conditions new survey profile
  1577.         and data files will be created. They will have a new root name.
  1578.         Because the number of questions has been changed, any data
  1579.         entered in the original survey can not be used with the new
  1580.         profile or data file.  In other words, you would have to start
  1581.         entering data with a new questionnaire.
  1582.  
  1583.                 These last options have application where you want to
  1584.         start a new survey very similar to one used previously, and you
  1585.         want to avoid the trouble of creating a completely new profile
  1586.         file.  By using a new name, you would not change the original
  1587.         profile and data file.  If you selected the same name as a
  1588.         previously created survey analysis, the former profile and data
  1589.         file would be written over and would be no longer available.
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.                                      30
  1595.  
  1596.  
  1597.         UNUSUAL APPLICATIONS - SRVYADD
  1598.  
  1599.                 On occasion, there may be the need to merge two data
  1600.         files created by SURVEY, using the same profile file and
  1601.         questionnaire format.  For example, a need to reduce data entry
  1602.         time for a survey with many responses may suggest simultaneous
  1603.         use of more than one operator entering data in separate
  1604.         computers. This would create two or more data files which would
  1605.         ultimately require combining in order to analyze the total of all
  1606.         responses.  The combination of data files can be performed in the
  1607.         following manner by using the SRVYADD utility program included on
  1608.         the distribution disk.
  1609.  
  1610.                 Since, in this situation, the data files are created with
  1611.         identical profile files, presumably with the same name,  the
  1612.         corresponding data files will have the same root name with the
  1613.         extension, ".DTA".  Before the data files can be placed in the
  1614.         same Drive/Directory of a single computer and added together, the
  1615.         name of one of the files must be changed.  The extension, ".DTA",
  1616.         must be retained, however.  The name change can be made with the
  1617.         DOS "rename" command.  Once the name of one of the files has been
  1618.         changed it can be moved to the same directory holding the
  1619.         original profile file, (filename.pro), and the data file with the
  1620.         same root name, (filename.dta).  The SRVYADD.EXE program should
  1621.         also be on the same Drive/Directory.  Remember the names of the
  1622.         two data files. The usual precaution should be followed of making
  1623.         backup copies of both data files and the profile file on another
  1624.         Drive/Directory before proceeding.
  1625.  
  1626.                         To run the SRVYADD program, type "srvyadd"
  1627.         (without quotes) and follow by pressing ENTER. Follow the
  1628.         directions on the screen. You will be asked for the path to the
  1629.         data and profile files. If all are on the same Drive/Directory,
  1630.         just press ENTER. When asked, enter the name of the profile file.
  1631.         Follow with the two names of the data files when prompted.  As
  1632.         noted earlier, both data files can not have the same name. Use
  1633.         the original file name for the first entry and the new name for
  1634.         the second.
  1635.  
  1636.                 The program will add the data in the SECOND file entered,
  1637.         to the data in the FIRST file, and the resultant file will have
  1638.         the name of the FIRST file.  If the operation has been performed
  1639.         correctly, the program will proceed to combine the data files.
  1640.         The first file will be correspondingly enlarged.
  1641.  
  1642.                 The SRVYADD program has another application in situations
  1643.         where it is desired to make an analysis by demographic
  1644.         separation, (employees grouped by years of company service, for
  1645.         example), plus an additional division into separate groups, (the
  1646.         respondent's gender, for example). Since SURVEY accommodates only
  1647.         one demographic question, the following procedure will go a long
  1648.  
  1649.                                      31
  1650.  
  1651.  
  1652.         way toward producing an analysis of another demographic grouping.
  1653.         It permits the use of a second quasi-demographic question which
  1654.         must also be in the single choice, Type A category. It can be
  1655.         placed at any point in the questionnaire, although it is highly
  1656.         recommended that it be placed last to simplify operation.
  1657.  
  1658.                 When the responses are received in this application, they
  1659.         should be manually divided into separate groups, based on the
  1660.         reply to the second, quasi-demographic Type A (gender?)
  1661.         question.  In this example, there are only two such groups.
  1662.         Normally the profile file has been created and tested before the
  1663.         survey was distributed. Before entering any reply data, a
  1664.         duplicate profile file should be created with a different root
  1665.         name, but with the same extension, ".PRO". This is done with the
  1666.         DOS "copy" command, "copy filename.pro newfilename.pro". The
  1667.         result is that you have two identical profile files with
  1668.         different names. One has the original name, and the other is new.
  1669.         The separate "gender" groups should then be entered in turn using
  1670.         SURVEY, but with a different profile name for each group.
  1671.  
  1672.                 In starting this entry procedure, note that, when the
  1673.         screen appears, asking for the name of the data file to access,
  1674.         only the name of the original file will be displayed because the
  1675.         second data file has not yet been created.  The first group of
  1676.         responses is entered using the original profile file name.  When
  1677.         all responses in this group have been entered, a report is
  1678.         printed in the usual manner.  Following this, the entry of the
  1679.         second group of responses is begun by choosing ADD DATA 1ST TIME.
  1680.         When the request appears to enter the name of the data file for
  1681.         the second group of replies, the new name should be typed even
  1682.         though it does not initially appear at the top of the screen.
  1683.         This name should be the same as the second profile file. After
  1684.         entering the response data for each group, two data files and two
  1685.         separate reports will have been produced.  The demographic
  1686.         separations will be printed separately in each gender group
  1687.         report.
  1688.  
  1689.                 With the two groups analyzed, both data files should be
  1690.         copied to another Drive/Directory for backup and future
  1691.         reference. The SRVYADD program should then be run on the original
  1692.         directory to combine the data files.  Then, using the name of the
  1693.         combined file, SURVEY should be run again and a report produced.
  1694.         This time, it will produce an analysis of the total of ALL
  1695.         responses, with demographic separations included. The result of
  1696.         the complete procedure is to produce an analysis:
  1697.  
  1698.                 ■ By gender (in this example), total and by demographic
  1699.                   subdivision
  1700.  
  1701.                 ■ By total of each demographic group
  1702.  
  1703.                 ■ By total of all responses
  1704.  
  1705.                                      32
  1706.  
  1707.  
  1708.                 While the example discussed involved only two quasi-
  1709.         demographic groups (gender in this case), more than one can be
  1710.         accommodated in the same manner.
  1711.  
  1712.         CHOOSING A SAMPLE SIZE
  1713.  
  1714.                 The total number of individuals in the population being
  1715.         considered for an opinion survey usually determines whether an
  1716.         attempt should be made to contact almost all members of this
  1717.         population, or whether taking a sample is a more practical
  1718.         procedure.  Sampling, however, reduces both accuracy
  1719.         (reliability) and confidence (raises risk).  For a total
  1720.         population of under one or two hundred, an attempt should be made
  1721.         to obtain responses from most of the members in order to obtain
  1722.         trustworthy results.  The primary difficulty in getting good
  1723.         results is obtaining a reasonably random and unbiased sample.
  1724.  
  1725.                 Typical objectives for a sampling survey are to obtain an
  1726.         accuracy of plus or minus 5 percent with 95 percent confidence.
  1727.         This means that if a truly random survey was made of the same
  1728.         population 100 times (heaven forbid!), 95 percent of these
  1729.         surveys would produce results which would not be different from a
  1730.         survey of the entire population by more than 5 percent.
  1731.  
  1732.                 Some of the references in the following section provide
  1733.         more detail on the statistics of sampling.  As a practical
  1734.         matter, however, for populations less than one or two hundred,
  1735.         try to contact as many as possible.  For populations in the order
  1736.         of 500 and a truly random sample, you should contact at least
  1737.         about 230 to reach the above objectives.  For populations of
  1738.         about 1000, try for about 280.  A population of about 10,000
  1739.         would require about 370 in the sample for the same objectives.
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.                                      33
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.         REFERENCES
  1762.  
  1763.                 The following books can provide more information on the
  1764.         design and application of opinion surveys.
  1765.  
  1766.         1.  Converse, Jean M., Handcrafting the standardized
  1767.         questionnaire
  1768.                 Sage Publications, Beverly Hills, CA, 1986
  1769.  
  1770.         2.  Blankenship, Albert B., Professional telephone surveys
  1771.                 McGraw-Hill, New York 1977
  1772.  
  1773.         3.  Blankenship, Albert B., Consumer and opinion research
  1774.                 Arno Press, New York 1978
  1775.  
  1776.         4. Oppenheim, Abraham Naftali, Questionnaire design and attitude
  1777.         measurement
  1778.                 Basic Books, New York 1966
  1779.  
  1780.         5.  Sonquist, John A., Survey and opinion research
  1781.                 Prentice-Hall, Englewood Cliffs, NJ 1977
  1782.  
  1783.         6.  Stephan, Frederick S., Sampling opinions; an analysis of
  1784.         survey procedure
  1785.                 Wiley, New York 1963
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.  
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.                                      34
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.