home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / business / ca20s.zip / CA.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-03-03  |  149KB  |  3,496 lines
  1. C&A                                                                 01/23/91
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.            C U S T O M E R S   A N D   A C T I V I T I E S
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                       C&A Shareware Version 2.0s
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                         U S E R 'S  G U I D E
  22.  
  23.  
  24.                                 A N D
  25.  
  26.  
  27.                           R E F E R E N C E
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.                    Copyright 1992 Magnified Software
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.                           Magnified Software
  42.                             21982 Bahamas
  43.                        Mission Viejo, CA 92692
  44.  
  45.                            (714) 707 - 5968
  46.  
  47.                         CompuServe: 73467,3245
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.     SHAREWARE
  56.  
  57.      Customers and Activities, referred to as C&A and is distributed 
  58.      as Shareware.
  59.     
  60.      Shareware is professional software distributed through Bulletin 
  61.      Boards, Information Services, User Groups, Software Vendors and 
  62.      friends. The software is offered for trial purposes, try before
  63.      you buy. Shareware is not free, if you like this program and are 
  64.      using it, you are obligated to register your copy. By registering  
  65.      your copy of C&A, you receive many added value bonus's and offerings.
  66.     
  67.      Registration consists of a $29 registration fee. In return for
  68.      your support, you will receive technical support, a registered
  69.      license agreement, a registered version of the program, along 
  70.      with some additional utility programs. For instructions on 
  71.      registering see the file "ORDER.DOC".
  72.     
  73.     
  74.     LICENSE AGREEMENT
  75.     
  76.      This is the shareware version of Customers and Activities, referred 
  77.      to as C&A. You are licensed to use C&A for a 30 day trial period. 
  78.      At the end of the 30 day period, you are required to register. 
  79.     
  80.      You may freely distribute the C&A shareware distribution file 
  81.      "CA20S.EXE" to anyone you wish. You may not alter or in any way 
  82.      change the distribution file "CA20S.EXE" or the files contained
  83.      within "CA20S.EXE".
  84.  
  85.      You may not distribute any of the files contained within the
  86.      distribution file "CA20S.EXE" separately. You may not charge
  87.      a fee for "CA20S.EXE" or any of the files contained within
  88.      "CA20S.EXE". You may not advertise or promote C&A as free. You 
  89.      may charge a fee for shipping or storage media used to distribute
  90.      the "CA20S.EXE" file. If a fee is charged for shipping or storage
  91.      media, YOU MUST NOTIFY MAGNIFIED SOFTWARE IN WRITING.
  92.     
  93.     
  94.     LIMITED WARRANTY
  95.      
  96.      Customers and Activities, referred to as C&A, is not warranted in
  97.      any way or form. Magnified Software does not warrantee or imply
  98.      that the C&A software is fit for any particular use. Magnified
  99.      Software is not liable for any damages incurred by or through the
  100.      use of C&A or its related utility software. 
  101.     
  102.  
  103.     TRADEMARKS
  104.     
  105.       IBM is a registered trademark of International Business Machines
  106.       Corporation.
  107.     
  108.       Other product names mentioned in this manual are trademarks or
  109.       registered trademarks of their respective companies.
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.     CONVENTIONS
  119.  
  120.       Highlight bar or highlighted prompt may appear different
  121.       on monochrome systems. On these systems, the highlighted
  122.       area may be inverse video or an underscore. No matter
  123.       what type of system you have, highlighted refers to the 
  124.       blinking cursor prompt and highlight bar is the current 
  125.       default selection. 
  126.  
  127.       Quote marks "" that surround user input or file names,
  128.       are not part of the input or file name. The quote marks 
  129.       merely signify file names or the beginning and ending of 
  130.       user input.
  131.  
  132.       Key or key sequences to enter, are enclosed by <>.   
  133.       A dash separating 2 keys denotes pressing 2 keys at
  134.       the same time. 
  135.  
  136.       Examples:
  137.                <E> or <e>  This denotes the E key, upper or lower 
  138.                            case characters are ignored. Upper or
  139.                            lower case characters are ignored in all
  140.                            single and multiple character commands.
  141.                           
  142.  
  143.                <Alt-e>     Press the <Alt> key and <e> key at the
  144.                            same time. The <e> key can be an upper
  145.                            case <E>. Commands are case insensitive.
  146.                            
  147.  
  148.                <Ctrl-q><y> Press the <Ctrl> key and <q> key at the
  149.                            same time and then immediately press the
  150.                            <y> key.
  151.  
  152.                <F3>        Press the function key <F3>.
  153.                     
  154.  
  155.  
  156.     
  157.     
  158.  
  159.                   T A B L E   O F   C O N T E N T S
  160.     
  161.  
  162.     
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.       
  168.                          I. What is C&A ?
  169.  
  170.  
  171.                         II. Installation
  172.     
  173.       
  174.                        III. Running C&A
  175.     
  176.       
  177.                         IV. Screens and Commands
  178.                           
  179.                         
  180.                          V. Customizing C&A
  181.       
  182.       
  183.                         VI. Command Line Options
  184.       
  185.       
  186.                        VII. Other Options
  187.  
  188.  
  189.                       VIII. Quick Help
  190.  
  191.  
  192.                         IX. Utilities
  193.  
  194.  
  195.                          X. Back-Ups and Capacities
  196.       
  197.     
  198.                       
  199.       I. What is C&A ?
  200.  
  201.          C&A is Customers and Activities, a data entry and management
  202.          program compatible with DOS 3.0 or later, and IBM PC, XT, AT
  203.          compatible computers. C&A provides for the management of
  204.          customer or client information and activities or memos. Now is
  205.          a good time to jump to the installation section, so you can
  206.          view the C&A screen while reading this document.
  207.  
  208.          C&A provides a means to manage customer or client information
  209.          and track historical data about your, our their, last activity.
  210.          The functions of C&A are separated into 2 main categories,
  211.          customer or client information and activities. 
  212.  
  213.          Customers or clients are any person or company that you do 
  214.          business with or correspond with in any way. Any company or 
  215.          person you deal with, on a business or personal level, can be 
  216.          viewed as a customer. Therefore, we will use the term customers
  217.          to refer to customers, vendors, companies, acquaintances, friends 
  218.          or any other person or thing, which you serve or require services
  219.          from. Once entered, a customer can be retrieved by a unique
  220.          reference number, last name, or any one of 2 phone numbers.
  221.  
  222.          Have you ever wanted to know what you last did for a customer, 
  223.          what their last purchase was, what was discussed last on the 
  224.          phone, what's their cat's name, what their wife's name, just 
  225.          who is this, etc.. Activities provide this kind of information 
  226.          in a very flexible way.
  227.  
  228.          Activities are historical information or future plans for any 
  229.          particular customer. Each activity contains a date, activity code, 
  230.          description and memo text. We will briefly discuss each of these 
  231.          elements of an activity. The date is any valid date in the form 
  232.          MM/DD/YY. The activity code is any one of 52 user definable codes. 
  233.          Activity descriptions are any short note about the activity. And 
  234.          lastly, the activity memo text is any information related to this
  235.          activity date, code and description. The limitations to activities
  236.          are: 
  237.  
  238.             o Codes are predefined.
  239.  
  240.             o One template file per activity code.
  241.  
  242.             o Each customer can have only one activity for a
  243.               particular date and code. In other words, the 
  244.               activity date and code must be unique for a
  245.               specific customer. Note, this limitation enhances
  246.               the querying and organization of activities.
  247.  
  248.  
  249.          Each activity code can have a predefined or user modifiable 
  250.          description. An optional template file links activity memos to 
  251.          their respective code. The template file contains any standard 
  252.          information related to the activity. The template file can be a 
  253.          standard letter, estimate work sheet, order or invoice form, etc. 
  254.          Any one of the customer's addresses can be inserted into the memo 
  255.          through a single command. If you have the registered version of 
  256.          C&A, your name and company address can be inserted.
  257.  
  258.  
  259.          C&A is a flexible way to manage your customer, vendor or friend 
  260.          base. Customer and activity information can be viewed or 
  261.          printed. If you haven't already tried running C&A, now is a good 
  262.          time, section (II. Installation) will show you how. If you are 
  263.          already running C&A, skip to section (III. Running C&A).
  264.  
  265.  
  266.      II. Installation
  267.  
  268.          The following will describe the installation of C&A and how 
  269.          to use C&A while reviewing this document.
  270.  
  271.          The recommended installation is to a hard drive. Although 
  272.          C&A could be installed on a floppy drive, this installation
  273.          is not recommended. Free disk space verification is not 
  274.          performed. If you use a floppy or have limited free disk
  275.          space, be cautious when adding new customers or activities.
  276.          
  277.          To install to a floppy, follow the instructions below using 
  278.          the floppy drive letter. (1.4M or 1.2M floppy disk required)
  279.  
  280.  
  281.          Step 1: Preparation
  282.           
  283.           - Choose the drive that you will want the C&A files to
  284.             reside on. A hard drive is recommended.
  285.  
  286.           - Decide what to call the C&A directory. It is recommended
  287.             that you use "CA" as the directory name. The C&A directory
  288.             is where C&A is run.
  289.  
  290.           - The amount of Disk space required depends on your
  291.             storage needs. It is recommended that there be at
  292.             least 1 meg of free disk space, after installation. 
  293.             Although, the C&A files require 860K bytes, you will
  294.             need extra disk space to add customers and activities.
  295.             The recommended free disk space is 1.9 meg, prior to
  296.             installation.
  297.  
  298.  
  299.          Step 2: Create DOS Directory
  300.  
  301.           - Change the default drive to the current drive, at the
  302.             DOS prompt > type
  303.  
  304.             (Drive letter):
  305.  
  306.             where (Drive letter) is the drive, if you were to install
  307.             to drive "C", type
  308.  
  309.             C:
  310.  
  311.             The DOS prompt "C>" should be displayed.
  312.  
  313.           - Create the new directory, at the DOS prompt "C>" type
  314.  
  315.             MD CA
  316.  
  317.           - Now change your default directory to "CA", at the DOS
  318.             prompt "C>" type
  319.  
  320.             CD\CA
  321.  
  322.  
  323.          Step 3: Copy Shareware Installation File
  324.  
  325.           - Copy the file "CA20S.EXE" over to the "CA" directory.
  326.             For this example, the distribution file "CA20S.EXE"
  327.             is on a disk in the "A" drive and the C&A drive and 
  328.             directory is "C:\CA". At the dos prompt "C>" type
  329.  
  330.             COPY A:CA20S.EXE 
  331.  
  332.           - Once you have copied the file "CA20S.EXE" to your
  333.             C&A directory, now you can extract the files.
  334.  
  335.           - Make sure you are in the correct directory, at the
  336.             DOS prompt "C>" type
  337.  
  338.             DIR 
  339.  
  340.           - This should display the default directory and the
  341.             "CA20S.EXE" file as the only file existing in this
  342.             directory.
  343.  
  344.  
  345.          Step 4: Extract C&A Files
  346.  
  347.           - Extract the C&A files, at the DOS prompt "C>" type
  348.  
  349.             ca20s
  350.  
  351.           - The files will now be extracted. This will take
  352.             a couple of minutes. If any of the files already 
  353.             exist within the default drive and directory, you
  354.             will be prompted to over-write (Y/N) ?
  355.  
  356.           - If every thing is well, all the required
  357.             files should exist in this default directory.
  358.  
  359.           - Make a backup copy of "CA20S.EXE" on a floppy or
  360.             other directory. 
  361.  
  362.           - After making the BACKUP COPY OF "CA20S.EXE" you
  363.             can delete the file "CA20S.EXE". This will protect
  364.             you from accidentally extracting the C&A files and
  365.             over-writing your old C&A files. 
  366.  
  367.  
  368.          Step 5: Run C&A
  369.  
  370.           - Make sure you are in the directory where you installed
  371.             the C&A files. You must be in the C&A directory when
  372.             running C&A.
  373.  
  374.           - If you are not in the C&A directory, at the DOS prompt type
  375.  
  376.             CD \CA
  377.  
  378.           - To start C&A, at the DOS prompt "C>" type
  379.  
  380.             CA
  381.  
  382.  
  383.           - C&A automatically detects most system configurations,
  384.             but may not be able to on your computer. If you have 
  385.             a color VGA, the Magnified Software graphics logo should
  386.             be displayed. On any other display, a text based company
  387.             information screen will be displayed.
  388.  
  389.           - After the company logo displays, a message "Wait.."
  390.             is displayed.
  391.  
  392.           - Once the program has finished loading, the "Wait..." message
  393.             clears and the C&A entry screen will be displayed.
  394.  
  395.           - IF the display is distorted, you may need to use a 
  396.             command line option described in step 6, otherwise 
  397.             press <Enter> and your on your way.
  398.  
  399.  
  400.          Step 6: Can't Run C&A
  401.  
  402.           - To bypass the graphics display, at the DOS prompt "C>" type
  403.  
  404.             ca ns
  405.  
  406.  
  407.           - To force a MONO display, at the DOS prompt "C>" type
  408.  
  409.             ca m
  410.             
  411.           - To bypass the graphics screen and force a MONO display,
  412.             at the DOS prompt "C>" type
  413.   
  414.             ca ns m
  415.  
  416.           - If you get an error display, make sure your in the 
  417.             C&A directory. That is the directory where you installed
  418.             C&A.
  419.           
  420.           
  421.           - If you don't have enough memory, at the DOS prompt "C>"
  422.             type
  423.  
  424.             ca min 
  425.  
  426.             Note: The min command line option must be the first
  427.                   option. This will reduce memory consumption to
  428.                   the minimum. After min you can use the m or ns
  429.                   command line options.
  430.  
  431.  
  432.          Step 7: Still Can't Run C&A
  433.  
  434.           - Review the "CATEK.DOC" document, which contains technical
  435.             considerations. Otherwise, register your product and 
  436.             technical support will be provided.
  437.  
  438.  
  439.  
  440.     III. Running C&A
  441.  
  442.          This is C&A's tutorial. All C&A tutorial lessons assume that 
  443.          you are using the database's supplied with the shareware
  444.          version of C&A. These database's have pre-entered data, which
  445.          the examples use. If you are an experienced computer user, 
  446.          you may want to skip this section. Lessons are as follows:
  447.  
  448.  
  449.  
  450.                  LESSON (1) Start Up
  451.  
  452.                  LESSON (2) Get Customer By Customer Reference Number.
  453.  
  454.                  LESSON (3) Adding A Customer and Activity.
  455.  
  456.                  LESSON (4) Query or Find Customers.
  457.  
  458.                  LESSON (5) Query or Find Activities.
  459.  
  460.                  LESSON (6) Printing Customers and Activities.
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.          LESSON (1) Start Up
  466.  
  467.             Follow installation steps 1..4 above, and now we have a 
  468.             working C&A directory. To begin C&A, make the default
  469.             directory, the directory where C&A was installed. 
  470.             At the DOS prompt "C>" type
  471.  
  472.             cd \ca
  473.  
  474.             which changes the default directory to "CA", assuming you
  475.             used the recommended C&A directory name. Next, at the
  476.             DOS prompt "C>" type
  477.  
  478.             ca
  479.  
  480.             A graphical logo display should appear on color VGA systems.
  481.             If you have a MONO display a text based information screen
  482.             will appear. If nothing displays, you probably can resolve
  483.             this by using a command line option. See Step 6 in the section
  484.             (II. Installation) or skip to section (VI. Command Line Options)
  485.             for more information on command line options.
  486.  
  487.             After the logo display appears, read the message and when
  488.             you have finished press <Enter> to continue. If you don't
  489.             press <Enter> the program will automatically continue after 
  490.             a short period of time. The C&A entry screen and copyright 
  491.             notice is displayed, press <Enter> to continue.
  492.  
  493.             If C&A will not run, review the "CATEK.DOC" document, which 
  494.             contains technical considerations. Otherwise, register your
  495.             product and technical support will be provided.
  496.  
  497.  
  498.  
  499.          LESSON (2) Get Customer By Customer Reference Number.
  500.  
  501.             The C&A display should be visible, and a highlighted prompt 
  502.  
  503.                 Customer# : ░░░░░░
  504.  
  505.             should be displayed. Press key <1> and <Enter>, the value 1 
  506.             will be left padded to "000001", and the existing customer will 
  507.             be retrieved.
  508.  
  509.             Customer "000001" was pre-entered for you. This is Magnified 
  510.             Software's information. Notice the 2 separate addresses called 
  511.             (Home) and (Other). The registered version of C&A allows these 
  512.             names to be customized. All the relevant customer information 
  513.             should be displayed and the highlighted prompt 
  514.             
  515.                 <Find>
  516.                 Activity : ░░/░░/░░
  517.             
  518.             should be displayed. Notice, above the prompt "Activity"
  519.             the characters "<Find>" are displayed. This is the activity
  520.             mode display, which can be "<Find>", "Modify" or "<Add>".
  521.             The activity mode lets you know, what you are doing as far as 
  522.             activities are concerned. We can enter a date or simply press 
  523.             <F4> and all the activities for this customer will be displayed, 
  524.             6 at a time. Press <F4> to display the activities for customer
  525.             "000001". The first activity 
  526.  
  527.             01/29/92 0001 C&A ORDER FORM
  528.  
  529.             should be highlighted. Move the highlight bar up or down by 
  530.             using the up or down arrows. The mouse can also be used to 
  531.             change the display, but we will discuss that later. Now, press 
  532.             <Esc> or <Alt-x>, to exit the Activity view screen. Press <F4> 
  533.             and the same activity view display should be displayed. Press 
  534.             <Enter> when the highlighted activity is the first activity. The 
  535.             highlighted activity will be retrieved and displayed. Notice how
  536.             the activity mode display has changed to "<Modify>".
  537.  
  538.             The cursor will be in the lower portion of the screen. This is
  539.             the un-zoomed memo text display area. Now, press <Alt-z> and
  540.             the memo display will now expand to the full screen. This
  541.             memo text is the C&A order form. You can move around the
  542.             screen by using the arrow keys or the mouse. If you are using 
  543.             the mouse, move the mouse cursor to the start of the underscore
  544.             lines after "Name  : __" and press the left button. This will 
  545.             move the cursor to that position. You can also use the arrow 
  546.             keys to directly move the cursor to the new position.
  547.             
  548.             Now we need to make sure that we are in over-write mode. Press
  549.             the <Insert> key, if your cursor became thin, you have changed
  550.             to over-write mode. If your cursor became fat, you were in over-
  551.             write mode and changed to insert mode. Make sure you have the 
  552.             thin cursor prompt and type your name over the underscore line. 
  553.             
  554.             Notice that you are over-writing the underscore line as you 
  555.             type your name. This is over-write mode. By pressing the 
  556.             <Insert> key, you will change back to insert mode. The <Insert> 
  557.             key is a toggle switch. Make sure your in over-write mode and
  558.             for practice fill out the rest of the order form. This will show
  559.             how C&A can be used to track invoices, as well as memos.
  560.  
  561.  
  562.             To help speed up the process of entering data and cleaning up 
  563.             the order form, after typing your name, use the clear to end of 
  564.             line command by pressing <Ctrl-q><y>. This means to press the 
  565.             <Ctrl> and <q> keys at the same time and then press the <y> key. 
  566.             If you would like to view some of the more common opperation  
  567.             commands, press <F1> for help.
  568.  
  569.             After entering your practice data, a hard copy of this can 
  570.             be printed. If you have a printer connected to LPT1, try the 
  571.             print command <Alt-p>. If your printer is not connected to  
  572.             LPT1, an error question dialog will be displayed. Simply answer 
  573.             the question by pressing <n>, to stop printing. Another dialog 
  574.             message will be displayed, press <Enter>. 
  575.  
  576.             To exit the memo entry screen, press the <Alt> and <x> keys 
  577.             at the same time <Alt-x>. This is the exit command. The 
  578.             highlighted prompt
  579.  
  580.                 Activity : 01/29/92
  581.             
  582.             should be displayed. Now, press <Alt> and <n> keys at the 
  583.             same time <Alt-n>. This is the new activity command. The
  584.             question dialog 
  585.             
  586.                   Activity 01/29/92 has been modified
  587.                   Do you want to update ?
  588.  
  589.                   <Yes>   <No>     <Cancel>
  590.             
  591.             will be displayed. Simply press the <y> key for yes,
  592.             <n> key for no, or <c> for cancel. The answers are
  593.             as follows:
  594.  
  595.                    Yes - Update or add the activity.
  596.  
  597.                     No - Don't update and discard all changes made to 
  598.                          the activity fields and memo.
  599.  
  600.                 Cancel - Cancel or ignore the command.
  601.  
  602.  
  603.             Press <n> for don't update and the highlighted prompt
  604.  
  605.                 Activity : ░░/░░/░░
  606.  
  607.             should be displayed. Now we have clean memo and activity fields. 
  608.             We could add a new activity or search for more activities at 
  609.             this point. But, that will be left to the other lessons. 
  610.  
  611.             Press the <Alt> and <x> keys at the same time <Alt-x>. This is 
  612.             the exit command. The highlighted prompt
  613.  
  614.                 Customer# : ░░░░░░
  615.  
  616.             should be displayed. We are back to where we started at.
  617.             In the next lesson we will add a customer and activity.
  618.             
  619.  
  620.  
  621.          LESSON (3) Adding A Customer and Activity.
  622.  
  623.             This lesson starts where Lesson (2) left off. The highlighted 
  624.             prompt
  625.  
  626.                 Customer# : ░░░░░░  
  627.  
  628.             should be displayed. Press the <Alt> and <n> keys <Alt-n>, this 
  629.             is the new customer command. The next sequential customer number 
  630.             is created and displayed.
  631.  
  632.  
  633.                 Customer# : 000002
  634.   
  635.             Customer "000002" is the next customer after "000001". Be
  636.             aware, that if we enter a customer number that does not exist,  
  637.             we will be asked if we want to add it. But, it is advisable to 
  638.             use the <Alt-n> command to create customer numbers. Duplicate 
  639.             customer reference numbers are never allowed by C&A. The next 
  640.             highlighted prompt
  641.  
  642.                 Phone (HOME): (░░░) ░░░ - ░░░░
  643.  
  644.             is displayed. Enter the Phone number, area code first. This
  645.             is the second key item. The first was the customer reference
  646.             number. If this phone number is a duplicate, a warning message 
  647.             is displayed. The verification of a duplicate first phone number
  648.             does not check the second phone number. If another customer has
  649.             the same phone number entered for the first phone number,
  650.             the duplicate phone number warning is displayed. The second
  651.             phone number is not verified to be a duplicate of the first.
  652.             Also, note that the first phone number key is a required field.
  653.             Prior to updating the customer information, this field must be 
  654.             complete. 
  655.  
  656.             Before going further, a short discourse on duplicate keys. If 
  657.             you have passed the Phone (Home) field, backup using the left 
  658.             arrow key or left tab. Enter "7147075968", after you have 
  659.             entered the phone number, the duplicate key warning
  660.  
  661.                 WARN: Duplicate (Home) Phone KEY
  662.  
  663.             is displayed. This warning is issued when another existing
  664.             customer has the same first phone number. A warning is
  665.             just that, it is possible to have duplicate keys, but it is
  666.             not always desired. Now we can determine if a duplicate 
  667.             customer exists. Backup to the Phone (HOME) field using the 
  668.             left arrow key or left tab. Press <F4> or <Alt-f> to find
  669.             the customer or customers with this key. All customers with this
  670.             first phone number or greater, will appear in the customer
  671.             view screen. After we have verified that this is not a
  672.             duplicate customer, press <Esc> to exit. If this customer
  673.             is a duplicate, move the highlight bar to the correct
  674.             customer and press <Enter>. You will then be asked if it is
  675.             OK to discard the customer you are adding. Press <y>, and
  676.             the selected customer will be displayed. If you press <n>,
  677.             you will be back to where you left adding the new customer.
  678.  
  679.  
  680.  
  681.             The next section assumes that you pressed <Esc> while in
  682.             the customer view screen.
  683.  
  684.             Now, go ahead and change the first phone number back to your
  685.             home phone number. After entering the first phone number
  686.             you will automatically be in the second phone number field.
  687.             The second phone number (Other) highlighted prompt
  688.  
  689.                 (Other): (░░░) ░░░ - ░░░░
  690.  
  691.             is displayed. Enter another phone number, area code first.
  692.             This is the third key item. If the second phone number matches 
  693.             another customer's second phone number, the duplicate phone 
  694.             number warning is displayed. IF this is so, perform the same 
  695.             procedure as we did with the first phone number field. You
  696.             should familiarize yourself with this verification process for
  697.             duplicate keys. This is the only way you can prevent duplicate
  698.             customers.
  699.  
  700.             After entering the second phone number, the next highlighted
  701.             prompt
  702.             
  703.                 First Name : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  704.  
  705.             is displayed. Enter your first name and press <Enter>. The first 
  706.             entered character of the first name field is automatically 
  707.             upshifted. This will occur in many fields. Notice that after 
  708.             you exit the First Name field, the customer's first name is
  709.             displayed next to the Customer# : field. This is where the
  710.             customer's full name is constructed and displayed. The next
  711.             highlighted prompt
  712.  
  713.                 MI : ░
  714.  
  715.             is displayed. Enter your middle initial. Notice how after 
  716.             entering the last character of any field, you are automatically
  717.             moved to the next field. If you made an error, you can use the 
  718.             arrow or tab keys to move back to the field. The mouse can also
  719.             be used by moving the mouse cursor to the desired field and 
  720.             clicking the left button. The next highlighted prompt
  721.  
  722.                 Last Name :  ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  723.  
  724.             is displayed. Enter your last name here. This is the last
  725.             customer specific key item. If there is another customer with 
  726.             this last name, a duplicate key warning will be displayed. 
  727.             The same duplicate customer checks, as with the phone numbers, 
  728.             apply here. What should we do if the last name includes something 
  729.             like (Jr., Sr. or II)? Enter these as part of the last name like:
  730.  
  731.                 Smith, Jr.
  732.  
  733.             Note that, "Smith" will not match with "Smith, Jr." and no
  734.             duplicate key message will be displayed. But, we can still
  735.             look-up all customers with the last name "Smith", by entering
  736.             "Smith" in the last name field and pressing <F4> or <Alt-f>.
  737.  
  738.  
  739.  
  740.             Prior to updating, the customer's last name must be at least 
  741.             3 characters. After entering the last name, press <Enter> and 
  742.             the next highlighted prompt
  743.  
  744.                 Street : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  745.  
  746.             will be displayed. The street address field is 2 fields.
  747.             Right below the above field is
  748.  
  749.                          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  750.  
  751.             the street fields look like
  752.  
  753.                 Street : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  754.  
  755.                          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  756.  
  757.             There are 2 separate fields under the same heading. The first 
  758.             line can contain a Company or Business name, or be left blank. 
  759.             It is suggested to leave the first line blank, rather than 
  760.             the second line. But, this is up to you, anything can be entered 
  761.             in these fields. Press <Enter> at the first field, and enter 
  762.             your street address in the second. Press <Enter> and the next
  763.             highlighted field
  764.  
  765.                 City : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  766.  
  767.             is displayed. This is where you will enter your full city name. 
  768.             A pick or selection menu is available at this field. By 
  769.             pressing <F3> or <Alt-s>, a menu of available city names will be 
  770.             displayed. City names are user definable, see section 
  771.             (V. Customizing C&A) for more information. Move the highlight bar 
  772.             to the desired city name and press <Enter> or press <Esc> to 
  773.             exit without a selection. If a selection was made, the next 
  774.             field prompt will be displayed. Otherwise, enter the name of 
  775.             your city and press <Enter>. The highlighted prompt 
  776.  
  777.                 State : ░░
  778.  
  779.             is displayed. A pick or selection menu is available for this
  780.             field. Press <F3> or <Alt-s> to select from a menu of available
  781.             states. State abbreviations are customizable by the user, just 
  782.             as the city names were. The states are in alphabetic order, and
  783.             the state's full name is displayed along side its abbreviation.
  784.             Move the highlight bar to your state and press <Enter>. The
  785.             state's abbreviation is automatically entered for your and the
  786.             highlighted field 
  787.  
  788.                 ZIP : ░░░░░ - ░░░░
  789.  
  790.             is displayed. The full 5 or 9 character Zip-Code can be entered.
  791.             Enter your Zip-Code and press <Enter>. The highlighted prompt
  792.  
  793.                 (OTHER) 
  794.                 ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  795.             
  796.             is displayed. This is the first street address field for the
  797.             second address. All fields under the (Other) heading are
  798.             duplicates of the first address (Home). The complete set of 
  799.             the second address fields look like
  800.  
  801.  
  802.                 (OTHER) 
  803.                 ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  804.  
  805.                 ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  806.  
  807.  
  808.                 ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  809.  
  810.  
  811.                 ░░   ░░░░░ - ░░░░ 
  812.  
  813.  
  814.             and the same options apply. That is the same options as their
  815.             corresponding fields in the first address. Since these fields
  816.             are duplicates of the first address, we will skip over 
  817.             the instructions in entering a second address. Go ahead and
  818.             enter your work or business address. Similar procedures 
  819.             apply to these fields as the first address fields. If there is 
  820.             no need for a second address, any general information can be 
  821.             entered here.
  822.  
  823.             After you have pressed <Enter> in the (Other) Zip-Code field
  824.  
  825.                 ░░░░░ - ░░░░ 
  826.  
  827.             the highlighted prompt
  828.  
  829.                 Activity : ░░/░░/░░
  830.  
  831.             is displayed. We are now in the activity section of the C&A
  832.             entry screen. At this point we may need some help. Press <F1> 
  833.             and the help screen will be displayed. Each entry field has 
  834.             help available via the <F1> or <Alt-h> commands. See section 
  835.             (IV. Screens and Commands) for more information on the help 
  836.             screen. When in the help screen press <Enter> at each 
  837.             "Any key to continue" prompt. After a couple of <Enter> keys,
  838.             we will be back to the activity date field prompt. 
  839.  
  840.                 Activity : ░░/░░/░░
  841.             
  842.             We are ready to add an activity for this new customer. First,
  843.             look over the customer information entered. Verify that the 
  844.             information is correct. Now if we try to add an activity, 
  845.             we will be asked to update the customer. Before we begin
  846.             adding an activity, there are a number of options available.
  847.  
  848.                  <Alt-u> - Update customer and clear screen for next
  849.                            query or add.
  850.  
  851.                  <Alt-w> - Update customer and stay in the same field.
  852.  
  853.                  <Alt-t> - enter today's date.
  854.  
  855.  
  856.             Before any activity query or update, the customer must be 
  857.             added. If we forget to update the customer, a dialog question
  858.             will be displayed, asking if it is OK to add the customer. 
  859.  
  860.  
  861.             Go ahead and enter <Alt-t>, the dialog question 
  862.  
  863.                 Customer must be added before activities
  864.                 Do you want to add customer ?
  865.  
  866.                 <Yes>  <No>
  867.  
  868.             is displayed. Press <y> for yes or <n> for no. Press <y>
  869.             to add the customer and the dialog message
  870.  
  871.                 "customer's full name . . ."
  872.                 Customer ###### ADDED
  873.  
  874.                          <Continue>
  875.  
  876.             is displayed. Press the <c> or <Enter> key to continue.
  877.             The highlighted item
  878.  
  879.                 Code : ░░░░
  880.  
  881.             is displayed. IF we would have answered <n> or no, so as
  882.             not to add the customer, we would have been moved back to
  883.             the first phone number field. 
  884.             
  885.             Now we are entering or finding activities for this customer
  886.             and today's date. No activities exist yet, so we will add one. 
  887.  
  888.             The activity code field is a verified field. Each entered code 
  889.             is verified against the selectable code values. See 
  890.             (V. Customizing C&A) for more information.
  891.  
  892.             If we know which activity code we want, it can be entered.
  893.             By pressing <F3> or <Alt-s> a pick or selection menu is
  894.             displayed. The selection menu's heading will read:
  895.             "Activity Descriptions". Move the highlight bar up or down
  896.             with the arrow keys. The mouse can also be used, see
  897.             (IV. Screens and Commands) for more information. 
  898.  
  899.             Activity descriptions and codes are user definable. When
  900.             the description contains an asterisk in the first position, 
  901.             the description field can be modified. Move the highlight bar 
  902.             to activity code "0000", an asterisk will be the description. 
  903.             Press <Enter> to select this activity code. The short cut method, 
  904.             would be to key in the 4 zeros "0000". The highlighted prompt
  905.  
  906.                 Code : 0000
  907.  
  908.             is displayed. Press <Enter> and the dialog box question
  909.  
  910.                 Add new Activity for mm/dd/yy ?
  911.  
  912.                 <Yes>   <No>
  913.  
  914.  
  915.             is displayed. Press the <y> key to answer yes. The 
  916.             highlighted display 
  917.  
  918.                 Desc : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  919.  
  920.                 
  921.             is displayed. Notice, the asterisk has been removed.
  922.             When the description field contains an asterisk only,
  923.             it is removed prior to modifying the description.
  924.             This field is different from the other fields. Only 35
  925.             characters are displayed, but a maximum of 60 characters
  926.             can be entered. The first 26 characters of the description
  927.             are used for keyed look-up or finds. For more information
  928.             on the restrictions and keyed access to activities, see
  929.             section (IV. Screens and Commands). Enter
  930.  
  931.                   "My first Activity"
  932.  
  933.             with out quotes and press <Enter>. The cursor will now move 
  934.             just under the underscore line. This is the activity memo text
  935.             editor portion of the entry screen. Before continuing, lets
  936.             look at the activity description that we entered.
  937.  
  938.             Notice how we entered an upper case or capital M as the
  939.             first character. Capital or upper case letters are ignored
  940.             in queries or finds. All keyed access ignores upper or
  941.             lower case characters.
  942.  
  943.             Now we will return to the memo text, where we last left.
  944.             We might need some help, so press <F1> for the help screen.
  945.             The displayed window is the help screen. Press <Esc> to 
  946.             exit the help screen or press <Enter> to view the entire
  947.             help text for activity memos. Now, back to entering memo text.
  948.             Just start typing any information you would like. At this
  949.             time, we will discuss activity templates. If there was a
  950.             file named "CA0000.TEP", this file would have been loaded
  951.             into the activity's memo. You would then be allowed to make
  952.             any needed changes to the memo. For more information
  953.             on activity memo templates see section (V. Customizing C&A). 
  954.  
  955.             The current memo edit screen may seem to small, press
  956.             <Alt-z> and the edit screen will expand to its full size. 
  957.             Finish typing your memo text and press <Alt-z> to shrink the 
  958.             edit screen. Note, all options or commands are available while 
  959.             the memo edit screen is zoomed or un-zoomed. When you have
  960.             finished, press <Alt-w> to update the memo and the dialog message
  961.  
  962.                   Customer number 000002
  963.                   Activity for mm/dd/yy Updated
  964.                              
  965.                                <Continue>
  966.  
  967.             is displayed. Press <Enter> and the highlighted prompt
  968.  
  969.                 Activity : mm/dd/yy
  970.  
  971.             is displayed. Now we are finished adding an activity. Press
  972.             <Esc> and the highlighted prompt 
  973.  
  974.                 Customer# : ░░░░░░
  975.  
  976.             is displayed. We have finished entering a new customer
  977.             and activity. This concludes Lesson (3).
  978.  
  979.  
  980.  
  981.          
  982.          LESSON (4> Query or Find Customers.
  983.  
  984.             IF you have already completed Lesson (3>, there are 2 customers. 
  985.             If you have not, you will need to enter a couple of customers 
  986.             in order to complete this lesson.
  987.  
  988.             This lesson will show you how to look-up customers or a customer, 
  989.             by phone number, or last name. If you are running C&A, make sure 
  990.             the current prompt 
  991.  
  992.                 Customer# : ░░░░░░
  993.  
  994.             is displayed. IF you need to run C&A, see Lesson (1) or
  995.             section (II. Installation). Make sure there is nothing in
  996.             the customer reference number field. Press <Enter> and the
  997.             highlighted prompt
  998.  
  999.                 Phone (HOME): (░░░) ░░░ - ░░░░
  1000.  
  1001.             is displayed. Press <Enter> and the highlighted prompt
  1002.             
  1003.                 (Other): (░░░) ░░░ - ░░░░
  1004.  
  1005.             is displayed. Press <Enter> again and the highlighted prompt
  1006.  
  1007.                 Last Name :  ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1008.  
  1009.             is displayed. Press <Enter> again and the highlighted prompt
  1010.  
  1011.                 Last Name :  ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1012.  
  1013.             is displayed again. This is the last available field when
  1014.             finding a customer or customers. We will introduce some new 
  1015.             commands in this lesson. The commands are:
  1016.  
  1017.  
  1018.                 <PageUp>    Move to Customer reference or
  1019.                             first phone number field. This command
  1020.                             functions differently, depending on
  1021.                             what you are doing.
  1022.     
  1023.                 <PageDown>  Move to last name field, activity date 
  1024.                             field or activity memo. This command 
  1025.                             functions differently, depending on 
  1026.                             what you are doing.
  1027.     
  1028.                 <Ctrl-y>    Clear field or delete line.
  1029.                             This command functions differently, 
  1030.                             depending on what you are doing.
  1031.     
  1032.             After a few explanations, you will see why these commands work 
  1033.             differently in different situations.
  1034.     
  1035.             At this point you should be in the Last Name field. Press 
  1036.             <PageUp>, the highlighted prompt
  1037.     
  1038.                  Customer# : ░░░░░░
  1039.  
  1040.             is displayed. If the customer reference field was not accessible
  1041.             you would have moved to the first phone number field. Press the
  1042.             <1> key. Customer "000001" is displayed and the highlighted 
  1043.             prompt
  1044.  
  1045.                 Activity : ░░/░░/░░
  1046.  
  1047.             is displayed. Press <PageUp>, the highlighted prompt
  1048.  
  1049.                  Phone (HOME): (714) 707 - 5968
  1050.  
  1051.             is displayed. The customer reference field is not accessible.
  1052.             Press <Esc>, the C&A entry screen will be cleared and the
  1053.             highlighted prompt
  1054.  
  1055.                  Customer# : ░░░░░░
  1056.  
  1057.             is displayed. 
  1058.  
  1059.             Before continuing, a short discourse on key items and how
  1060.             they are used. There are 4 key items: Customer#, Phone (Home),
  1061.             (Other) and Last Name. The (Home) and (Other) phone numbers
  1062.             will be referred to as first or second phone number, respectively.
  1063.             Customer# is a unique, zero padded, numeric key. Duplicates are
  1064.             never allowed, thus the term unique is used. First and second
  1065.             phone numbers are stored (Area Code) + (3 digits) + (4 digits).
  1066.             Alphabetic characters are never allowed in phone numbers. Both 
  1067.             phone number keys may be duplicated, although a duplicate key
  1068.             warning message is issued when another customer's phone number
  1069.             matches. Note, that a phone number is considered a duplicate 
  1070.             only when it is the same phone number field of another customer. 
  1071.             IF 2 customers have the same first phone number, that is a
  1072.             duplicate. A customer's first phone number matching another 
  1073.             customer's second phone number, is not considered a duplicate.
  1074.             The Last Name key item is an alphanumeric key, duplicates are
  1075.             allowed. Duplicate Last Name keys issue a warning. This helps to 
  1076.             reduce the duplication of customers. Last Name key items are 
  1077.             case insensitive. In other words, it does not matter if the 
  1078.             alphabetic characters are upper or lower case. The letter "A" 
  1079.             matches "a", "E" matches "e", and so on. 
  1080.  
  1081.             Key item searches find all keys equal to or greater than the
  1082.             searched key. Filtering is not available with customers, since 
  1083.             this would cause a long delay in certain situations.
  1084.  
  1085.             To clarify key searches, examples will be given. These examples 
  1086.             are hypothetical, and are not to be part of the tutorial's 
  1087.             exercises. In other words, don't try these yourself. The phone 
  1088.             numbers used don't exist in the C&A database.
  1089.             
  1090.                We enter the area code "800" in the first phone number field
  1091.                and press <F4>. The 1st phone number field will look like
  1092.  
  1093.                Phone (HOME): (800) ░░░ - ░░░░
  1094.                                                 
  1095.                and the search key is "(800)    -    ". The matching keys 
  1096.                would be as follows:
  1097.  
  1098.                     (800) 000 - 0000
  1099.                     (800) 302 - 4320
  1100.                     (800) 401 - 0000
  1101.                      .
  1102.  
  1103.  
  1104.                      .
  1105.                      .
  1106.                     (801) 000 - 0000
  1107.                      .
  1108.                     (999) 999 - 9999
  1109.  
  1110.                What if we enter area code "800" and "401" in the first phone
  1111.                number field and press <F4>. The 1st phone number field will
  1112.                look like:
  1113.                
  1114.                Phone (HOME): (800) 401 - ░░░░
  1115.                                                 
  1116.                and the search key is "(800) 401-    ". The matching keys 
  1117.                would be as follows:
  1118.  
  1119.                     (800) 401 - 0000
  1120.                      .
  1121.                      .
  1122.                      .
  1123.                     (801) 000 - 0000
  1124.                      .
  1125.                     (999) 999 - 9999
  1126.  
  1127.  
  1128.                As you use the search facilities within C&A, this will 
  1129.                become clearer. 
  1130.  
  1131.             The hypothetical examples end at this point and the tutorial 
  1132.             exercises begin again. The highlighted prompt
  1133.  
  1134.                  Customer# : ░░░░░░
  1135.  
  1136.             should still be displayed. Press <Enter> and the highlighted 
  1137.             prompt
  1138.  
  1139.                  Phone (HOME): (░░░) ░░░ - ░░░░
  1140.  
  1141.             is displayed. Enter "714", the display should be
  1142.             
  1143.                  Phone (HOME): (714) ░░░ - ░░░░
  1144.  
  1145.             Press <F4>, the customer view screen should be displayed. 
  1146.             Customer "000001", should be in the customer view screen. 
  1147.             Any other customer's displayed, would be the ones you have 
  1148.             entered. Press <Esc> and enter "800". The display should be
  1149.  
  1150.                  Phone (HOME): (800) ░░░ - ░░░░
  1151.  
  1152.             Press <F4> and the customer view screen will be displayed.
  1153.             The only customers if any, are the ones you entered. The
  1154.             customers displayed should all have an 800 area code or
  1155.             greater. A blank highlight bar in any view screen, denotes
  1156.             no matching or greater than keys found. Press <Esc> and
  1157.             the highlighted prompt
  1158.  
  1159.                  Phone (HOME): (800) ░░░ - ░░░░
  1160.  
  1161.  
  1162.             is displayed. Notice that we never left the first phone
  1163.             number field before executing the find command <F4>.
  1164.             When you enter the find command <F4> or <Alt-f>, C&A
  1165.             will try to determine the right key item to use. The field
  1166.             where the command was issued is checked first. If it's
  1167.             blank, C&A will attempt to find a previous non-blank
  1168.             key to use. The top of the customer view screen will
  1169.             display which key is used. When your selection is
  1170.             not what you wanted, check the top of the customer
  1171.             view screen. This will show you, if you are using the
  1172.             key that you thought you were using. 
  1173.  
  1174.             When we need to look-up a customer by their first phone number. 
  1175.             Enter the customer's complete phone number and press <F4>.
  1176.             The customer or customers with this phone number will be
  1177.             displayed. Hopefully, the first customer displayed and 
  1178.             highlighted will be the correct one. Press <ESC> to exit the 
  1179.             view screen.
  1180.  
  1181.             Lets move to the Last Name field by pressing <PageDown>. Type 
  1182.             "Soft" in the Last Name field. Notice, if your <CapsLock> key 
  1183.             is off C&A will automatically upper case the first character of  
  1184.             each word in the Last Name field. This adds a little control 
  1185.             to the way certain fields are entered, as well as reducing key 
  1186.             strokes. Now, press <F4> and the customer view screen will 
  1187.             display any customers with a last name that starts with "Soft" 
  1188.             or greater. 
  1189.  
  1190.             Press <Esc> and then <PageUp> to return to the highlighted field
  1191.  
  1192.                  Customer# : ░░░░░░
  1193.             
  1194.             prompt. This completes Lesson (4). 
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.          LESSON (5) Query or Find Activities.
  1199.  
  1200.             You should be familiar with the command key notations <Alt-x>,
  1201.             <y> and so on. The explanations for commands will be brief. 
  1202.             If you are not familiar with the commands, you should 
  1203.             familiarize yourself with them. Lessons (5) and later, will 
  1204.             assume that you know how to enter C&A commands. 
  1205.          
  1206.             In this lesson we will be working with Customer "000001". 
  1207.             In the customer reference field press <1> and <Enter>.
  1208.             Customer "000001" should be displayed and the highlighted 
  1209.             prompt 
  1210.             
  1211.                  Activity : ░░/░░/░░
  1212.  
  1213.             is displayed. Using the right tab or arrow key move to
  1214.             the year part of the date field. Also, four <SpaceBar> keys can
  1215.             be entered. Enter "92", the activity field will be
  1216.             
  1217.                  Activity : ░░/░░/92
  1218.  
  1219.             and the highlighted prompt 
  1220.  
  1221.                  Code : ░░░░
  1222.  
  1223.             is displayed. Press <F4>, and the activity view screen is 
  1224.             displayed. Notice the top of the activity view screen. Next 
  1225.             to the heading "A c t i v i t y", the key used is displayed. 
  1226.             In this case, it is "(date & code)". We have selected all 
  1227.             activities for the year 1992 and later. About 4 activities should
  1228.             be displayed in the activity view screen. Use the arrow keys
  1229.             to move the highlight bar up or down. Look to the top right
  1230.             corner of the screen, "Filter OFF" is displayed there. This
  1231.             is a reminder that filtering is off. Press <Alt-o> that is 
  1232.             the alphabetic "o" character not zero. Now the top right corner
  1233.             displays filtering. This tells you that filter is on and
  1234.             the records are actually being filtered. In other words,
  1235.             the keys are something other than blank. Blank spaces
  1236.             within keys, denote a wild card character when filtering.
  1237.             Filtering considers a blank to mean any character matches.
  1238.             If filtering was on, but all the keys were blank, the top
  1239.             right corner would display "Filter ON". 
  1240.  
  1241.             Look at the activity codes for the displayed activities.
  1242.             They are as follows:
  1243.  
  1244.                  0001
  1245.                  1001
  1246.                  1002
  1247.                  1003
  1248.  
  1249.             Note, if you have entered or modified activities, this may
  1250.             not be what is displayed.
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.             What if we only wanted to view the activities with a "1" as
  1255.             the last character. We can do this through filtering.
  1256.             Press <Esc> and you will be back to the code field. 
  1257.             Use the space bar or arrow keys to move over to the last 
  1258.             character of the code field and press <1>. The display
  1259.             should be
  1260.  
  1261.                  Activity : ░░/░░/92  Code : ░░░1  Desc : ░░░░░░░░░░░░░░░
  1262.             
  1263.             
  1264.             The prompt is in the description field. Press the left arrow
  1265.             key to get back to the code field. Press <F4> and the 
  1266.             activity view screen is displayed. Make sure filtering
  1267.             is on by checking the top right corner of the activity
  1268.             view screen. "Filtering" should be displayed in the top
  1269.             right corner. The activities displayed should have
  1270.             the codes "0001" and "1001", all for the year 1992. If we
  1271.             would have not moved back to the activity date field,
  1272.             the key used would have been description. This does
  1273.             not affect the activities displayed, but it does
  1274.             affect the number of activities that must be filtered.
  1275.             So as to understand which is the best way to find the 
  1276.             wanted activities, a brief discourse on what the activity 
  1277.             keys are, is necessary.
  1278.  
  1279.  
  1280.             Activities have 2 keys: date & code and description.
  1281.             Both keys are prefixed by the customer reference number.
  1282.             The date & code key converts the date to yymmdd format.
  1283.             That is, the year + month + day. So, for customer "000001", 
  1284.             date "01/02/92" and code "0001" the date & code key
  1285.             would be "0000019201020001". The conversion of the date
  1286.             allows a customer's activities to be found for a specified
  1287.             year, year and month, or year, month and day. Filtering
  1288.             adds the ability to find activities for a specific month,
  1289.             or month and day. The description key uses the first 26
  1290.             characters of the description only, and is prefixed by the
  1291.             customer reference number. Keyed access or filtering using
  1292.             the description field, is case insensitive. With filtering 
  1293.             off, the key search begins with matching keys and continues 
  1294.             finding keys greater than the original key value. Suppose we 
  1295.             had the following single character keys:
  1296.  
  1297.                  A
  1298.                  B
  1299.                  C
  1300.                  D
  1301.                  E
  1302.  
  1303.             A search is performed on the key value C, the keys found
  1304.             would be C, D and E. If filtering was on, the key values
  1305.             found would be C only.
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.             Suppose we needed to find all the activities for customer
  1310.             "000001", that had descriptions beginning with "C&A". First,
  1311.             press <Enter> until you get to the activity description
  1312.             field. Enter "c&a", upper and lower case characters are ignored. 
  1313.             Press <F4>. Only one activity should be displayed in the 
  1314.             activity view screen. The displayed activity should be
  1315.  
  1316.  
  1317.             01/29/92  0001  C&A ORDER FORM
  1318.  
  1319.  
  1320.             This concludes Lesson (5). The next lesson will show you how
  1321.             to print activity and customer reports.
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.          LESSON (6) Printing Customers and Activities.
  1326.  
  1327.             C&A uses LPT1 as its default printer port. If your printer is
  1328.             connected to a printer port other than LPT1, see section 
  1329.             (VI. Command Line Options) for information on changing the 
  1330.             printer port. The shareware version of C&A allows printing 
  1331.             to a printer port only. C&A registered version allows printing
  1332.             to a disk file as well as a printer. 
  1333.  
  1334.             The default printer type is a generic printer. Most printers
  1335.             should work with this default printer. The registered version
  1336.             of C&A provides support for other printer types.
  1337.             
  1338.             3 printed reports or forms are available. Each report or
  1339.             form is selected by the context of what you are doing. The
  1340.             reports or forms are:
  1341.  
  1342.                  - Customer and Activity Single Lines
  1343.                  - Customer and Activity
  1344.                  - Activity Memo Only.
  1345.  
  1346.             Lets start by reporting a customer and associated activities.
  1347.             The highlighted prompt
  1348.  
  1349.                  Customer# : ░░░░░░
  1350.  
  1351.             should be displayed. Press <F4> and the customer view screen
  1352.             will be displayed. Use the arrow keys to highlight a customer.
  1353.             To make this simple, highlight the customer "000001". Press
  1354.             <Alt-p>, for print this customer. A message "Printing" is 
  1355.             displayed at the top of the customer view screen. If the
  1356.             printer was offline or an error occurred while printing,
  1357.             the printer error dialog will display. Correct the problem
  1358.             and resume printing by pressing <y>. Halt printing by
  1359.             pressing <n>. The most common problems with printing are
  1360.             the printer being offline, or not connected properly.
  1361.  
  1362.  
  1363.             Your printer should have printed the Customer and Activity
  1364.             Single Lines report. This report prints customer information
  1365.             and all activities for the customer. The activities are in 
  1366.             date and code order. Printing this report is available 
  1367.             through the customer view screen at any time. At this point,
  1368.             the customer view screen should be displayed. Select customer 
  1369.             "000001", by highlighting this customer and pressing <Enter>. 
  1370.             The highlighted prompt
  1371.  
  1372.                  Activity : ░░/░░/░░
  1373.  
  1374.             should be displayed. When any C&A prompt is displayed the 
  1375.             Customer and Activity report is available. Press <Alt-p> 
  1376.             to print this report. Notice, since an activity memo has not 
  1377.             been selected, the fields are left blank on the report. Select 
  1378.             an activity by pressing <F4>, highlighting the first activity 
  1379.             and pressing <Enter>. The selected activity should be
  1380.  
  1381.                  01/29/92  0001  C&A ORDER FORM
  1382.             
  1383.             The C&A order form should be displayed in the activity memo 
  1384.             edit screen. Press <Esc> to exit the memo edit screen. 
  1385.             The highlighted prompt
  1386.  
  1387.                  Activity : 01/29/92
  1388.  
  1389.             is displayed. Press <Alt-p> and the Customer and Activity 
  1390.             report is printed. Notice how all the report fields are now
  1391.             filled. 2 pages should have printed. The first page contains 
  1392.             all the customer information data, but on the second page
  1393.             this information is condensed. Press <PageDown> to go to
  1394.             the last active field. The memo edit screen should be
  1395.             the last field. Now the Activity Memo Only report can
  1396.             be printed. Press <Alt-p>, to print this report. This report
  1397.             can also be printed from the activity view screen. Simply
  1398.             use the <F4> key to display the activity view screen, 
  1399.             highlight the desired activity and press <Alt-p>.
  1400.  
  1401.             You should now be familiar with C&A commands and reports.
  1402.             After using C&A, the need for additional reporting may
  1403.             be necessary. Register your product and in addition to
  1404.             the registered version and utilities, you will receive
  1405.             information about C&A reporting.
  1406.  
  1407.  
  1408.             This concludes Lesson (6) and the C&A tutorial.
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.      IV. Screens and Commands
  1413.  
  1414.          In this section C&A screens and fields will be defined, as well as
  1415.          the commands used for each screen and field when applicable. 
  1416.          Standard screen colors are provided with the shareware version
  1417.          of C&A. The registered version allows C&A screen colors, and
  1418.          other parameters to be customized. Available C&A screens are:
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.                      o C&A Main Entry Screen
  1423.  
  1424.  
  1425.                      o C&A Activity Memo Screen
  1426.  
  1427.  
  1428.                      o C&A Activity View Screen
  1429.  
  1430.                        
  1431.                      o C&A Customer View Screen
  1432.  
  1433.  
  1434.                      o C&A Selection Menus
  1435.  
  1436.  
  1437.                      o C&A Dialog Question or Message Screen
  1438.  
  1439.  
  1440.                      o C&A Help Screen
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.          Note, the following screens and fields may not be the 
  1445.          actual size.
  1446.  
  1447.  
  1448.          C&A Main Entry Screen
  1449.  
  1450.          ╔ C&A ═══════════ Magnified Software (MagniSoft) ═══════════ 2.0s ╗
  1451.          ║                                                                 ║
  1452.          ║                                                                 ║
  1453.          ║    Customer# : ░░░░░░    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ║
  1454.          ║                                                                 ║
  1455.          ║ Phone (HOME): (░░░) ░░░ - ░░░░    (Other): (░░░) ░░░ - ░░░░     ║
  1456.          ║                                                                 ║
  1457.          ║   First Name : ░░░░░░░░                                         ║
  1458.          ║                                                                 ║
  1459.          ║           MI : ░                                                ║
  1460.          ║                                                                 ║
  1461.          ║    Last Name : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░                             ║
  1462.          ║                                                                 ║
  1463.          ║ Addresses (Home)                   (Other)                      ║
  1464.          ║    Street : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░    ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░        ║
  1465.          ║                                                                 ║
  1466.          ║             ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░    ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░        ║
  1467.          ║                                                                 ║
  1468.          ║      City : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░    ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░        ║
  1469.          ║                                                                 ║
  1470.          ║     State : ░░  ZIP : ░░░░ - ░░░    ░░   ░░░░ - ░░░             ║
  1471.          ║                                                                 ║
  1472.          ║<Find>                                                           ║
  1473.          ║Activity : ░░/░░/░░  Code : ░░░░  Desc : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ ║
  1474.          ║─────────────────────────────────────────────────────────────────║
  1475.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1476.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1477.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1478.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1479.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1480.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1481.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1482.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1483.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1484.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1485.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1486.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1487.          ║░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░║
  1488.          ║▒▒/▒▒/▒▒                                              ▒▒:▒▒:▒▒ pm║
  1489.          ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1490.  
  1491.          
  1492.          The main entry screen provides for customer inquiries, activity
  1493.          inquiries, reporting, new customer and activity entry, and
  1494.          customer and activity management. The main screen is separated
  1495.          into 7 parts. Customer reference, phone numbers, Names, first
  1496.          address, second address, activity, and current date/time. The
  1497.          following will show each field or fields followed by descriptions.
  1498.  
  1499.              Customer# : ░░░░░░    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
  1500.  
  1501.          Customer# field is a numeric field that is right justified
  1502.          and left padded with zeros. This field is referred to as customer
  1503.          reference. Customer reference is a key field and is used as a quick
  1504.          way to refer to any customer, as well as internal management of
  1505.          each customer. A customer reference must be unique, no duplicates
  1506.          are allowed. Directly following the customer reference is a 
  1507.          display only field. This is used to display the customer's full 
  1508.          name.
  1509.          
  1510.              Phone (HOME): (░░░) ░░░ - ░░░░    (Other): (░░░) ░░░ - ░░░░
  1511.          
  1512.          The Phone numbers are numeric only fields and are keys to
  1513.          the customer records. Area code is followed by the 7 digit
  1514.          phone number. This provides a way to find all customers for
  1515.          a specific area code as well as by the complete phone number. 
  1516.          The only drawback to this is that the area code must be known 
  1517.          and entered to query the customers for a specific phone number. 
  1518.          The Phone (Home) phone number is referred to as the first 
  1519.          phone number, and the (Other) as the second phone number. 
  1520.          The first phone number is a required field, the second phone
  1521.          number is optional. Both phone numbers are verified not to be 
  1522.          duplicates. When the first phone number is a duplicate of another 
  1523.          customer's first phone number, a warning is displayed. The same
  1524.          procedure applies to the second phone number.
  1525.  
  1526.              First Name : ░░░░░░░░            
  1527.                                               
  1528.                      MI : ░                   
  1529.                                               
  1530.               Last Name : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1531.  
  1532.          The First Name, MI and Last Name fields all are used to create
  1533.          the customer's full name. MI is the middle initial. The First
  1534.          Name and MI fields can be anything. The Last Name field is
  1535.          a key field used to query the customers for a specific last name. 
  1536.          Last names are verified to be unique. If a duplicate is found, 
  1537.          a warning message is displayed. Duplicate last names are allowed, 
  1538.          but a warning is displayed to reduce the number of duplicate 
  1539.          customers. All of the fields used to make up the customer's full
  1540.          name, convert the first character of each word to upper case.
  1541.          Therefore it is not necessary to use the shift key when entering
  1542.          a name.
  1543.          
  1544.              Addresses (Home)                
  1545.                 Street : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1546.                                              
  1547.                          ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1548.                                              
  1549.                   City : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1550.                                              
  1551.                  State : ░░  ZIP : ░░░░ - ░░░
  1552.  
  1553.          Addresses (Home) fields are referred to as the first address
  1554.          or first address fields. The street address is 2 fields which 
  1555.          can be anything. The first street field can be used for a company 
  1556.          name or a long street address. City and State fields have associated 
  1557.          pick or selection menus, which may be customized. For further 
  1558.          information see (V. Customizing C&A). To display a selection menu, 
  1559.          press <F3>. Street and City fields upshift the first character of 
  1560.          each word. The State field upshifts all characters. When the City is
  1561.          not blank, State will default to 'CA', this is customizable. Zip is
  1562.          a numeric only field, although spaces are allowed. 
  1563.  
  1564.              (Other)               
  1565.               ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 
  1566.                                    
  1567.               ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 
  1568.                                    
  1569.               ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 
  1570.                                    
  1571.               ░░   ░░░░ - ░░░      
  1572.  
  1573.  
  1574.          Addresses (Other) fields are referred to as the second address
  1575.          or second address fields. These fields are analogous to the
  1576.          first address fields. The street address is 2 fields that can 
  1577.          be anything. The first street field can be used for a company 
  1578.          name or a long street address. City and State fields have 
  1579.          associated pick or selection menus, which may be customized. 
  1580.          To display a selection menu, press <F3>. For further information 
  1581.          see (V. Customizing C&A).
  1582.  
  1583.              <Find>                                                           
  1584.              Activity : ░░/░░/░░  Code : ░░░░  Desc : ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ 
  1585.              ──────────────────────────────────────────────────────────────
  1586.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1587.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1588.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1589.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1590.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1591.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1592.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1593.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1594.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1595.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1596.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1597.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1598.              ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  1599.  
  1600.          Activity fields include date, code, description and memo text
  1601.          editor. A display only indicator, is displayed at the top of 
  1602.          Activity. This indicator has the values "<Find>", "<Add>" or 
  1603.          "<Modify>". This shows what you are doing with activities. 
  1604.          The value "<Find>" shows that you are entering key values to 
  1605.          find or query activities for this customer. "<Add>" shows that 
  1606.          an activity is being added, and "<Modify>" shows that an activity 
  1607.          is being modified. The date field is of the form Month/Day/Year. 
  1608.          The date is verified to be a valid date before updates. Code is any 
  1609.          valid customized activity code. Date and code are used to create 
  1610.          the first key. This key must be unique for any specific customer. 
  1611.          In other words, customer reference, date and code must be unique. 
  1612.          When the date and code are used to create this key. The date is
  1613.          transformed to the form, Year/Month/Day. This provides searching
  1614.          by a specific year, year/month or year/month/day. The description 
  1615.          field is linked to the code field through the customization or 
  1616.          creating of activity codes. Descriptions may be predefined and 
  1617.          protected, or predefined and modifiable. Description is used to 
  1618.          create the second activity key. Only the first 26 characters of the 
  1619.          description are used for this key, and upper or lower case is 
  1620.          ignored. For further information see (V. Customizing C&A).
  1621.  
  1622.          The field below the underscore line, is the memo text editor.
  1623.          This area is where the text for an activity is entered. For
  1624.          commands and other information see (C&A Activity Memo Screen)
  1625.          below.
  1626.  
  1627.          
  1628.              ▒▒/▒▒/▒▒                                          ▒▒:▒▒:▒▒ pm
  1629.  
  1630.          Current date/time provides the current system date and time. 
  1631.          These fields are only as accurate as the time and date kept by 
  1632.          your computer system.
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.          C&A Main Entry Commands
  1637.  
  1638.          Command tables are in 3 parts. Mouse, operation and edit commands.
  1639.          Mouse commands are used to select an entry field or activate some
  1640.          common commands. Operation commands are those which are associated
  1641.          with a process. Edit commands are those commands effecting the
  1642.          editing of or movement within, an entry screen field.
  1643.  
  1644.          When there are more than one command for the same operation or
  1645.          edit, they will be listed. Most commands are safe to use, as long 
  1646.          as you read the resulting dialog screen questions and act 
  1647.          accordingly.
  1648.  
  1649.  
  1650.          Entry Mouse: 
  1651.  
  1652.            Command          Use
  1653.            ───────────────  ────────────────────────────────────────────────
  1654.            <LeftButton>     Pressing and releasing the left mouse button
  1655.                             will select or move to the field where the mouse
  1656.                             pointer is located. The mouse pointer must be
  1657.                             within a valid available field. Note that at
  1658.                             different times some fields are protected and
  1659.                             not available.
  1660.  
  1661.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  1662.                             is the same as <Esc>.
  1663.  
  1664.            <MiddleButton>   Pressing and releasing the middle mouse button
  1665.                             is the same as <Enter>.
  1666.          
  1667.            <Left&Right>     Pressing the right and left buttons and 
  1668.                             releasing at the same time, is the same as <F1>
  1669.                             or <Alt-h>.
  1670.  
  1671.  
  1672.          Entry Operation:
  1673.            
  1674.            Command (s)   Use
  1675.            ────────────  ───────────────────────────────────────────────────
  1676.            <Ctrl-Enter>  Fix or set edited field.
  1677.            <Ctrl-j>      Either one of these commands, will cause the 
  1678.            <Ctrl-k><d>   current field's editing to be fixed. This will 
  1679.            <Ctrl-k><q>   prevent the field from being restored with the 
  1680.                          <Ctrl-r> command. The use for this command is
  1681.                          limited and is usually not needed. But, for 
  1682.                          example: if you retrieved a customer, edited the 
  1683.                          first name and immediately pressed <Esc>, the 
  1684.                          changes made would not have been fixed. So, the 
  1685.                          <Esc> command would clear the screen and not ask if
  1686.                          it was ok to discard your changes. Note that if you 
  1687.                          had moved to another field, this would have also
  1688.                          fixed the changes made. 
  1689.  
  1690.            <F9>          Exit or abort current operations. 
  1691.            <Alt-e>       This command will be used frequently to exit a 
  1692.            <Alt-x>       selection menu or view screen without making a
  1693.            <Esc>         selection, aborting modifications, and exiting 
  1694.            <Ctrl-Break>  C&A. When exiting or aborting modifications,
  1695.                          you will be notified by a dialog question screen.
  1696.  
  1697.  
  1698.            <F1>          Display help screen for the this field or screen.
  1699.            <Alt-h>
  1700.  
  1701.            <F2>          New customer or clear activity.
  1702.            <Alt-n>       <F2> or <Alt-n> will function differently depending
  1703.                          on where your cursor is located. If your cursor is
  1704.                          in any of the customer fields, other than the
  1705.                          activity fields, a new customer will be added.
  1706.                          The next available customer number is created
  1707.                          automatically. 
  1708.  
  1709.            <F3>          Display selection menu.
  1710.            <Alt-s>       Selection menus are not available for all fields.
  1711.                          The fields that have selection menus are:
  1712.                          first and second address city field, first 
  1713.                          and second address state field, activity code
  1714.                          and activity description.
  1715.  
  1716.            <F4>          Display View screen.
  1717.            <Alt-f>       This command activates the key to use for look-ups
  1718.                          and displays a view screen. The key selection
  1719.                          used for customer inquiries, is determined by 
  1720.                          which field was active when this command was 
  1721.                          activated. Also, which customer keys are blank or 
  1722.                          not blank aids in determining which customer key 
  1723.                          is used. While in an activity field, this command
  1724.                          displays the activity view screen.
  1725.  
  1726.            <F5>          Enter a new activity for today's date.
  1727.            <Alt-t>       By pressing <F5> or <Alt-t>, the current system
  1728.                          date is entered in the activity date field.
  1729.                          A prompt for the activity code is then displayed.
  1730.  
  1731.            <F6>          Delete displayed customer or activity.
  1732.            <Alt-d>       This command will begin the deletion process
  1733.                          for the displayed customer or activity. In
  1734.                          order to delete a customer or activity, you
  1735.                          must be modifying the customer or activity.
  1736.                          Customer's are verified to not have activities.
  1737.                          If there are activities for the customer,
  1738.                          a dialog question will be displayed. Note that
  1739.                          the active current field, will help to determine
  1740.                          if an activity or customer is deleted.
  1741.  
  1742.            <F7>          Update and clear.
  1743.            <Alt-u>       This command updates the displayed customer or
  1744.                          activity and immediately clears the screen.
  1745.                          Note, when the activity mode is <Add> or 
  1746.                          <Modify> and the active field is an activity 
  1747.                          field, this command only applies to the activity.
  1748.  
  1749.            <F8>          Update.
  1750.            <Alt-w>       This command is the same as <F7> or <Alt-u>,
  1751.                          except the screen is not cleared.
  1752.  
  1753.            <Alt-p>       Print displayed or highlighted item.
  1754.  
  1755.  
  1756.          Entry Edit:
  1757.  
  1758.            Command (s)      Use
  1759.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  1760.            <Left>           Left arrow. 
  1761.            <Ctrl-s>         Move cursor left one character. When at the 
  1762.                             beginning of a field, this will move cursor to
  1763.                             the previous field.
  1764.          
  1765.            <Right>          Right arrow.
  1766.            <Ctrl-d>         Move cursor right one character. When at the
  1767.                             end of a field, this will move cursor to the 
  1768.                             next field.
  1769.                         
  1770.            <Ctrl-Left>      Word left. 
  1771.            <Ctrl-a>         This command is the same as the left arrow,
  1772.                             except the cursor is moved to the left by one
  1773.                             word.
  1774.  
  1775.            <Ctrl-Right>     Word right. 
  1776.            <Ctrl-f>         This command is the same as the right arrow,
  1777.                             except the cursor is moved to the right by one 
  1778.                             word.
  1779.  
  1780.            <Home>           Home.
  1781.            <Ctrl-q><s>      Move cursor to the beginning of the current 
  1782.                             field.
  1783.          
  1784.            <End>            End.
  1785.            <Ctrl-q><d>      Move cursor to the end of the current field.
  1786.          
  1787.            <Up>             Up arrow.
  1788.            <Ctrl-e>         Move up one field.
  1789.           
  1790.            <Down>           Down arrow.
  1791.            <Ctrl-x>         Move down one field.
  1792.  
  1793.            <Tab>            Tab right.
  1794.            <Ctrl-i>         Move to next field section or field.
  1795.           
  1796.            <Sift-Tab>       Tab left.
  1797.                             Move to previous field section or field.
  1798.  
  1799.            <PageUp>         Page up.
  1800.            <Ctrl-PageUp>    Jump to first available field.
  1801.            <Ctrl-q><r>
  1802.  
  1803.            <PageDown>       Page down.
  1804.            <Ctrl-PageDown>  Jump to last available field.
  1805.            <Ctrl-q><c>
  1806.  
  1807.            <Del>            Delete character.
  1808.            <Ctrl-g>         Delete the character where the cursor is
  1809.                             located.
  1810.  
  1811.            <BackSpace>      Back space.
  1812.            <Ctrl-h>         Delete the character left of the cursor.
  1813.            <Ctrl-BackSpace> 
  1814.  
  1815.           
  1816.            <Ctrl-y>         Delete field.
  1817.                             Delete or erase current field.
  1818.           
  1819.            <Ctrl-End>       Delete to end of line.
  1820.            <Ctrl-q><y>      Delete characters in current field from cursor 
  1821.                             to end of the field.
  1822.  
  1823.            <Ctrl-Home>      Delete backwards.
  1824.                             Delete characters in current field left of 
  1825.                             cursor.
  1826.  
  1827.            <Ctrl-t>         Delete word right.
  1828.                             Delete word right of cursor.
  1829.  
  1830.            <Insert>         Insert toggle.
  1831.            <Ctrl-v>         Insert mode on or off. Insert mode on will
  1832.                             insert the typed characters at the cursor.
  1833.                             Insert mode off will over-write the characters.
  1834.             
  1835.            <Enter>          Enter.
  1836.            <Ctrl-m>         Set edited field and move to next available
  1837.                             field.
  1838.         
  1839.            <Ctrl-r>         Restore field contents.
  1840.            <Ctrl-q><L>      Prior to setting the edited field, this command 
  1841.                             will restore the field's previous value.
  1842.           
  1843.           
  1844.           
  1845.  
  1846.          C&A Activity Memo Screen
  1847.  
  1848.  
  1849.          The activity memo screen is the open area under the activity
  1850.          field's underscore. This area is the memo editor window, which is
  1851.          by default in the unzoomed mode. When zoomed this screen's size
  1852.          is increased to a full screen. Since this screen is part of
  1853.          the main entry screen, it will not be shown hear.
  1854.  
  1855.  
  1856.          Memo Mouse: 
  1857.  
  1858.            Command          Use
  1859.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  1860.            <LeftButton>     Pressing and releasing the left mouse button
  1861.                             will select or move the cursor to where the
  1862.                             mouse pointer is located. The mouse pointer 
  1863.                             must be within the memo text. This means that 
  1864.                             if you place the memo cursor beyond the entered
  1865.                             text and click the <LeftButton>, the cursor
  1866.                             will not move.
  1867.  
  1868.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  1869.                             is the same as <Esc>.
  1870.  
  1871.            <MiddleButton>   Not used.
  1872.  
  1873.          
  1874.            <Left&Right>     Pressing the right and left buttons and 
  1875.                             releasing at the same time, is the same as <F1>
  1876.                             or <Alt-h>.
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.          Memo Operation:
  1881.            
  1882.            Command (s)   Use
  1883.            ────────────  ──────────────────────────────────────────────────
  1884.            <Alt-z>       Zoom toggle.
  1885.                          Zoom or unzoom memo screen.
  1886.  
  1887.            <F9>          Exit.
  1888.            <Alt-e>       This command will be used frequently to exit the 
  1889.            <Alt-x>       memo edit screen or help screen. 
  1890.            <Esc>         
  1891.            <Ctrl-Break>  
  1892.                          
  1893.            <F1>          Help.
  1894.            <Alt-h>       Display help screen for the memo edit screen.
  1895.  
  1896.            <F6>          Delete.
  1897.            <Alt-d>       This command will begin the deletion process
  1898.                          for the displayed activity. 
  1899.  
  1900.            <F7>          Update and clear.
  1901.            <Alt-u>       This command updates the displayed activity, 
  1902.                          immediately clears the screen and sets the 
  1903.                          activity mode to <Find>.
  1904.  
  1905.            <F8>          Update.
  1906.            <Alt-w>       This command is the same as <F7> or <Alt-u>,
  1907.                          except the screen is not cleared and the 
  1908.                          mode is not changed. With the exception,
  1909.                          that when the mode is "<add>" it will
  1910.                          change to "<Modify>".
  1911.  
  1912.            <Alt-p>       Print.
  1913.                          Print displayed activity memo. This is the
  1914.                          Activity Memo Only report.
  1915.  
  1916.            <Alt-0>       Insert personal.
  1917.                          Insert your company or personal information.
  1918.                          The registered version of C&A provides the
  1919.                          entry of your company or personal information.
  1920.                          Shareware C&A version inserts the Magnified
  1921.                          Software company name and address.
  1922.  
  1923.            <Alt-1>       Insert first address.
  1924.                          Insert customer's full name and first 
  1925.                          address.
  1926.  
  1927.            <Alt-2>       Insert second address.
  1928.                          Insert customer's full name and second
  1929.                          address.
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.          Memo Edit:
  1934.  
  1935.            Command (s)      Use
  1936.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  1937.            <Left>           Left arrow. 
  1938.            <Ctrl-s>         Move cursor one character to the left. 
  1939.          
  1940.            <Right>          Right arrow.
  1941.            <Ctrl-d>         Move cursor one character to the right. 
  1942.                         
  1943.            <Ctrl-Left>      Word left. 
  1944.            <Ctrl-a>         Move cursor to the left one word. When the 
  1945.                             cursor is at the beginning of the line, the
  1946.                             cursor moves to the end of the previous line.
  1947.  
  1948.            <Ctrl-Right>     Word right. 
  1949.            <Ctrl-f>         Move cursor to the right one word. When the 
  1950.                             cursor is at the end of the line, the cursor
  1951.                             moves to the beginning of the next line.
  1952.  
  1953.            <Home>           Home.
  1954.            <Ctrl-q><s>      Move cursor to the beginning of the current
  1955.                             line.
  1956.          
  1957.            <End>            End.
  1958.            <Ctrl-q><d>      Move cursor to the end of the current line.
  1959.          
  1960.            <Up>             Up arrow.
  1961.            <Ctrl-e>         Move cursor up one line.
  1962.           
  1963.            <Down>           Down arrow.
  1964.            <Ctrl-x>         Move cursor down one line.
  1965.           
  1966.            <Ctrl-w>         Scroll up.
  1967.  
  1968.            <Ctrl-z>         Scroll down.  
  1969.  
  1970.            <Tab>            Tab right.
  1971.            <Ctrl-i>         Move to next right tab position.
  1972.  
  1973.            <PageUp>         Page up.
  1974.                             Scroll up one page.
  1975.  
  1976.            <PageDown>       Page down.
  1977.                             Scroll down one page.
  1978.  
  1979.            <Ctrl-Home>      Beginning of edit window.
  1980.            <Ctrl-q><e>      Move cursor to the top of the memo screen.
  1981.  
  1982.            <Ctrl-End>       End of edit window.
  1983.            <Ctrl-q><x>      Move cursor to the bottom of the memo screen.
  1984.  
  1985.            <Ctrl-PageUp>    Beginning of memo.
  1986.            <Ctrl-q><r>      Move cursor to the beginning of the memo.
  1987.  
  1988.            <Ctrl-PageDown>  End of memo.
  1989.            <Ctrl-q><c>      Move cursor to the end of the memo.
  1990.  
  1991.            <Del>            Delete character.
  1992.            <Ctrl-g>         Delete the character where the cursor is
  1993.                             located.
  1994.  
  1995.  
  1996.            <BackSpace>      Back space.
  1997.            <Ctrl-h>         Delete the character left of the cursor.
  1998.            <Ctrl-BackSpace> 
  1999.  
  2000.            <Ctrl-y>         Delete line.
  2001.                             Delete or erase current line.
  2002.           
  2003.            <Ctrl-End>       Delete to end of line.
  2004.            <Ctrl-q><y>      Delete characters in current line from cursor 
  2005.                             to end of the line.
  2006.  
  2007.            <Ctrl-t>         Delete word right.
  2008.                             Delete word right of cursor.
  2009.  
  2010.            <Insert>         Insert toggle.
  2011.            <Ctrl-v>         Insert mode on or off. Insert mode on will
  2012.                             insert the typed characters at the cursor.
  2013.                             Insert mode off will over-write the characters.
  2014.  
  2015.  
  2016.            <Enter>          Enter. 
  2017.            <Ctrl-m>         When insert mode is on, a new line is created. 
  2018.                             With insert mode off, the cursor moves to the 
  2019.                             beginning of the next line.
  2020.  
  2021.            <Ctrl-n>         Insert line.
  2022.         
  2023.            <Ctrl-q><L>      Restore line.
  2024.                             Prior to moving to a new line, this command 
  2025.                             will restore the line's previous state.
  2026.  
  2027.            <Ctrl-o><i>      Toggle auto-indent mode.
  2028.                             Auto-indent will start the next new line at 
  2029.                             the same point as the previous line.
  2030.  
  2031.            <Ctrl-o><w>      Toggle word wrap mode.
  2032.                             
  2033.            <Ctrl-b>         Reformat paragraph.
  2034.                             With word wrap on, the current paragraphs text
  2035.                             is formatted. formatting is simply changing each
  2036.                             line to be within 78 characters.
  2037.  
  2038.            <Ctrl-k><g>      Reformat entire memo.
  2039.                             With word wrap on, the current memo text is 
  2040.                             formatted. Formatting is simply changing each
  2041.                             line to be within 78 characters.
  2042.  
  2043.            <Alt-digits>     Enter decimal character.
  2044.                             Holding down the <Alt> key and entering
  2045.                             the decimal equivalent of the character,
  2046.                             will allow you to enter most characters of
  2047.                             the IBM character set. Not all of these
  2048.                             characters may be entered, but most are
  2049.                             allowed. Care must be taken when entering
  2050.                             characters by this command.
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.          C&A Customer View Screen
  2057.  
  2058.          ┌─┬─┬─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  2059.          │ └═┘            Using key: CUSTOMER NUMBER                       │
  2060.          │                   C u s t o m e r s                             │
  2061.          │ Cust#  Name:(last), (first), (MI.)    1st Phone    2nd Phone    │
  2062.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │
  2063.          │                                                                 │
  2064.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │  
  2065.          │                                                                 │
  2066.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │  
  2067.          │                                                                 │
  2068.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │  
  2069.          │                                                                 │
  2070.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │  
  2071.          │                                                                 │
  2072.          │ ░░░░░░ ░░░░░░░░░░░░, ░░░░░░░, ░.      ░░░/░░░-░░░░ ░░░/░░░-░░░░ │
  2073.          └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  2074.  
  2075.          Note, right scroll bar and arrow hot spots are not shown.
  2076.  
  2077.          The customer view screen is used to display and select queried
  2078.          customers. Customer key values are entered through the C&A main 
  2079.          entry screen and the command <F4> displays the customer view screen.
  2080.          All qualifying customers are displayed in key order. That is,
  2081.          each customer with keys equaling the entered key value are first. 
  2082.          Those customers with increasingly greater values are then displayed 
  2083.          in order of magnitude. For further information see section 
  2084.          (LESSON (4) Query or Find Customers).
  2085.  
  2086.          The top of the customer view screen displays the key used for the
  2087.          query. If your query does not produce the desired customer
  2088.          selection, check this display only field. The next line is the 
  2089.          screen title, and then the field titles. Select any customer by
  2090.          using the up or down arrow keys to highlight the customer and 
  2091.          press <Enter>.
  2092.  
  2093.          At the top left corner of the view screen is a box with a line
  2094.          in it. This is the close window box. Place the mouse cursor on
  2095.          this box and press the left button. This will close the customer
  2096.          view screen. <Alt-x>, <Esc>, <F9>, <Alt-e> or <Ctrl-Break> will
  2097.          also close this view screen.
  2098.  
  2099.  
  2100.          Customer View Screen Mouse: 
  2101.  
  2102.            Command          Use
  2103.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2104.            <LeftButton>     Pressing and releasing the left mouse button
  2105.                             when the mouse cursor is on the highlighted
  2106.                             customer, will select that customer. When the
  2107.                             customer is not highlighted, the highlight
  2108.                             bar will move to that customer. The mouse 
  2109.                             pointer must be located on one of the displayed 
  2110.                             customers so as to move the highlight bar.
  2111.  
  2112.                             When the mouse cursor is on one of the arrow 
  2113.                             hotspots, the view screen is scrolled up or 
  2114.                             down one row.
  2115.  
  2116.  
  2117.                             When the mouse cursor is on the scroll bar, 
  2118.                             it will move the current displayed page
  2119.                             proportionally.
  2120.  
  2121.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  2122.                             is the same as <Esc>.
  2123.  
  2124.            <MiddleButton>   Nothing.
  2125.                             
  2126.            <LeftRight>      Pressing the right and left buttons and 
  2127.                             releasing at the same time, is the same as <F1>
  2128.                             or <Alt-h>.
  2129.  
  2130.  
  2131.  
  2132.          Customer View Screen Operation:
  2133.            
  2134.            Command (s)   Use
  2135.            ────────────  ──────────────────────────────────────────────────
  2136.            <F9>          Exit without selection. 
  2137.            <Alt-e>       This command will be used frequently to exit the
  2138.            <Alt-x>       customer view screen when no selection is desired.
  2139.            <Esc>         
  2140.            <Ctrl-Break>  
  2141.  
  2142.            <F1>          Help.
  2143.            <Alt-h>       Display help screen for this screen.
  2144.  
  2145.            <F4>          Display View screen.
  2146.            <Alt-f>       This command displays or activates this screen.
  2147.                          When you are in the customer view screen this 
  2148.                          command does nothing.
  2149.  
  2150.            <Alt-p>       Print highlighted customer.
  2151.  
  2152.            <Alt-o>       Filter on/off toggle.
  2153.                          When in the customer view screen, this command
  2154.                          does nothing. Filtering is disabled in the
  2155.                          customer view screen, due to the ability to cause
  2156.                          a lengthy delay with certain selections.
  2157.  
  2158.  
  2159.  
  2160.          Customer View Screen Edit:
  2161.  
  2162.            Command (s)      Use
  2163.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2164.            <Up>             Up arrow.
  2165.            <Ctrl-e>         Move up one customer record.
  2166.          
  2167.            <Down>           Down arrow.
  2168.            <Ctrl-x>         Move down one customer record.
  2169.           
  2170.            <PageUp>         Page up.
  2171.            <Ctrl-r>         Move up one customer view screen page.
  2172.  
  2173.            <Ctrl-PageUp>    First record.
  2174.            <Ctrl-q><r>      Jump to first customer.
  2175.  
  2176.            <PageDown>       Page down.
  2177.            <Ctrl-c>         Move down one customer view screen page.
  2178.  
  2179.  
  2180.            <Ctrl-PageDown>  Last record.
  2181.            <Ctrl-q><c>      Jump to last customer.
  2182.  
  2183.            <+>              Rebuild display page.
  2184.  
  2185.            <Enter>          Select.
  2186.            <Ctrl-m>         Select highlighted customer. If no customer
  2187.                             is highlighted, select works the same as
  2188.                             exit.
  2189.  
  2190.  
  2191.  
  2192.  
  2193.  
  2194.          C&A Activity View Screen
  2195.  
  2196.          ┌─┬─┬─────────────────────────────────────────────────────────────┐
  2197.          │ └═┘               A c t i v i t y (Date & Code)                 │
  2198.          │ Date     Code Description                         Filter OFF    │
  2199.          │ ░░/░░/░░ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2200.          │                                                                 │
  2201.          │ ░░/░░/░░ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2202.          │                                                                 │
  2203.          │ ░░/░░/░░ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2204.          │                                                                 │
  2205.          │ ░░/░░/░░ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2206.          │                                                                 │
  2207.          │ ░░/░░/░░ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2208.          └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  2209.  
  2210.          Note, right scroll bar and arrow hot spots are not shown.
  2211.  
  2212.          The activity view screen is used to display and select the
  2213.          queried activities for the current customer. Activity key values
  2214.          are entered for a customer using the main customer entry screen's
  2215.          activity fields. By pressing <F4> the activity view screen is
  2216.          displayed. The first line of the activity view screen displays
  2217.          the title and key used. The far right corner indicates if the
  2218.          filter is On, Off or filtering. Filtering is toggled by pressing
  2219.          <Alt-o>. Date, Code and description fields are analogous to the
  2220.          main entry screen, although you may notice that the description
  2221.          is the full 56 characters. Select any customer activity by using 
  2222.          the up or down arrow keys to highlight the activity and press
  2223.          <Enter>.                          
  2224.  
  2225.          At the top left corner of the view screen is a box with a line
  2226.          in it. This is the close window box. Place the mouse cursor in
  2227.          this box and press the left button. This will close the activity
  2228.          view screen. <Alt-x>, <Esc>, <F9>, <Alt-e> or <Ctrl-Break> will
  2229.          also close this view screen.
  2230.  
  2231.  
  2232.          Activity View Screen Mouse: 
  2233.  
  2234.            Command          Use
  2235.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2236.            <LeftButton>     Pressing and releasing the left mouse button,
  2237.                             when the mouse cursor is on the highlighted
  2238.                             activity will select that activity. When the
  2239.                             activity is not highlighted, the highlight
  2240.                             bar will move to that activity. The mouse 
  2241.                             pointer must be located on one of the displayed 
  2242.                             activities in order to be functional.
  2243.  
  2244.                             When the mouse cursor is placed on one of the
  2245.                             arrow hotspots, the view screen is scrolled
  2246.                             up or down one row.
  2247.  
  2248.                             When the mouse cursor is placed on the scroll
  2249.                             bar, it will move the current displayed page
  2250.                             proportionally.
  2251.  
  2252.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  2253.                             is the same as <Esc>.
  2254.  
  2255.  
  2256.            <MiddleButton>   Nothing.
  2257.                             
  2258.            <Left&Right>     Pressing the right and left buttons and 
  2259.                             releasing at the same time, is the same as <F1>
  2260.                             or <Alt-h>.
  2261.  
  2262.  
  2263.          Activity View Screen Operation:
  2264.            
  2265.            Command (s)   Use
  2266.            ────────────  ──────────────────────────────────────────────────
  2267.            <F9>          Exit without selection. 
  2268.            <Alt-e>       This command will be used frequently to exit the
  2269.            <Alt-x>       activity view screen when no selection is desired.
  2270.            <Esc>         
  2271.            <Ctrl-Break>  
  2272.                          
  2273.            <F1>          Help.
  2274.            <Alt-h>       Display help screen for this screen.
  2275.  
  2276.            <F4>          Display View screen.
  2277.            <Alt-f>       This command displays or activates this screen.
  2278.                          When you are in the activity view screen this 
  2279.                          command does nothing.
  2280.  
  2281.            <Alt-p>       Print highlighted activity.
  2282.  
  2283.            <Alt-o>       Filter on/off toggle.
  2284.            <Alt-s>       When in the activity view screen, this command
  2285.                          is functional. Filtering displayemodes are :
  2286.                          "Filter ON", "Filter OFF" or "Filtering".
  2287.                          "Filtering" is displayed when the activity
  2288.                          values are not blank and filtering is on. 
  2289.  
  2290.  
  2291.          Activity View Screen Edit:
  2292.           
  2293.            Command (s)      Use
  2294.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2295.            <Up>             Up arrow.
  2296.            <Ctrl-e>         Move up one activity record.
  2297.           
  2298.            <Down>           Down arrow.
  2299.            <Ctrl-x>         Move down one activity record.
  2300.  
  2301.            <PageUp>         Page up.
  2302.            <Ctrl-r>         Move up one activity view screen page.
  2303.  
  2304.            <Ctrl-PageUp>    First record.
  2305.            <Ctrl-q><r>      Jump to first activity.
  2306.  
  2307.            <PageDown>       Page down.
  2308.            <Ctrl-c>         Move down one activity view screen page.
  2309.  
  2310.            <Ctrl-PageDown>  Last record.
  2311.            <Ctrl-q><c>      Jump to last activity.
  2312.  
  2313.            <+>              Rebuild the displayed page.
  2314.  
  2315.            <Enter>          Select.
  2316.            <Ctrl-m>         Select highlighted activity. If no activity
  2317.                             is highlighted, select works the same as
  2318.                             exit.
  2319.  
  2320.  
  2321.          C&A Selection Menus
  2322.  
  2323.          ┌─────────────────────────────┐
  2324.          │          <TITLE>            │
  2325.          │                             │
  2326.          │ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2327.          │                             │
  2328.          │ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2329.          │                             │
  2330.          │ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2331.          │                             │
  2332.          │ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2333.          │                             │
  2334.          │ ░░░░ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2335.          └─────────────────────────────┘
  2336.  
  2337.          Note, right scroll bar and arrow hot spots are not shown.
  2338.  
  2339.          The selection menu above is generic. Each selection menu has its 
  2340.          own title and the items selectable differ. 
  2341.  
  2342.          Selection menus provide an easy way to control the input of 
  2343.          certain fields. The fields: City, State, Activity Code and
  2344.          Activity Desc all have selection menus. A field's selection menu
  2345.          is displayed by pressing <F3> when the field is current or 
  2346.          highlighted. If the field where the selection menu was activated, 
  2347.          has a value contained within the menu, this item is the default 
  2348.          or highlighted item.
  2349.       
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.          Selection Menu Mouse: 
  2354.  
  2355.            Command          Use
  2356.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2357.            <LeftButton>     When the mouse cursor is on a highlighted
  2358.                             selection item, pressing and releasing the left
  2359.                             mouse button will select that item. When the
  2360.                             item is not highlighted, the highlight bar will 
  2361.                             move to that item. The mouse pointer must be  
  2362.                             located on one of the displayed items in order
  2363.                             to be functional.
  2364.  
  2365.                             When the mouse cursor is placed on one of the
  2366.                             arrow hotspots, the selection menu is scrolled
  2367.                             up or down one row.
  2368.  
  2369.                             When the mouse cursor is placed on the scroll
  2370.                             bar, it will move the current displayed 
  2371.                             selections proportionally.
  2372.  
  2373.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  2374.                             is the same as <Esc>.
  2375.  
  2376.            <MiddleButton>   Nothing.
  2377.                             
  2378.            <Left&Right>     Pressing the right and left buttons and 
  2379.                             releasing at the same time, is the same as <F1>
  2380.                             or <Alt-h>.
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.          Selection Menu Operation:
  2385.            
  2386.            Command (s)   Use
  2387.            ────────────  ──────────────────────────────────────────────────
  2388.            <F9>          Exit without selection. 
  2389.            <Alt-e>       This command will be used frequently to exit the
  2390.            <Alt-x>       selection menu when no selection is desired.
  2391.            <Esc>         
  2392.            <Ctrl-Break>  
  2393.                          
  2394.            <F1>          Help.
  2395.            <Alt-h>       Display help screen for the this screen.
  2396.  
  2397.            <F3>          Display selection menu.
  2398.            <Alt-s>       This command displays or activates this screen.
  2399.                          When you are in the selection menu screen this 
  2400.                          command does nothing.
  2401.  
  2402.  
  2403.          Selection Menu Edit:
  2404.           
  2405.            Command (s)      Use
  2406.            ───────────────  ───────────────────────────────────────────────
  2407.            <Up>             Up arrow.
  2408.            <Ctrl-e>         Move up one item.
  2409.           
  2410.            <Down>           Down arrow.
  2411.            <Ctrl-x>         Move down one item.
  2412.  
  2413.            <PageUp>         Page up.
  2414.            <Ctrl-r>         Move up one page.
  2415.  
  2416.            <Ctrl-q><r>      Jump to first item.
  2417.  
  2418.            <PageDown>       Page down.
  2419.            <Ctrl-c>         Move down one page.
  2420.  
  2421.            <Ctrl-q><c>      Jump to last item.
  2422.  
  2423.            <Enter>          Select.
  2424.            <Ctrl-m>         Select highlighted item. 
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.          C&A Dialog Question or Message Screen
  2431.  
  2432.          Notices and questions are communicated to the user through
  2433.          a dialog screen. There are 3 kinds of message screens:
  2434.  
  2435.                  o Yes, No, or Cancel
  2436.  
  2437.                  o Yes or No
  2438.  
  2439.                  o Message
  2440.  
  2441.          The dialog question or message screen will highlight the 
  2442.          default answer. For mono screens, the characters » and « will
  2443.          enclose the default answer. By pressing <Enter> the default
  2444.          answer will be chosen. The default answer can be changed by
  2445.          pressing the <Tab> key. An answer can be immediately selected by
  2446.          pressing the key, which is the first character of the desired
  2447.          answer. 
  2448.  
  2449.          The cancel answer to a dialog message is the same as pressing
  2450.          <Esc>. Therefore, cancel means to cancel the last command.
  2451.  
  2452.          All dialog screens use the same commands, except the possible
  2453.          answers will change. The following are examples of each dialog
  2454.          type and commands.
  2455.  
  2456.  
  2457.          Yes, No or Continue question:
  2458.  
  2459.          ┌─┬─┬─────────────────────────────────┐
  2460.          │ └═┘                                 │
  2461.          │                                     │
  2462.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2463.          │                                     │
  2464.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2465.          │                                     │
  2466.          │  ┌─────┐   ┌─────┐   ┌────────┐     │             
  2467.          │  │ Yes │   │ No  │   │ Cancel │     │
  2468.          │  └─────┘   └─────┘   └────────┘     │
  2469.          └─────────────────────────────────────┘
  2470.  
  2471.          Press <y> for yes, <n> for no, or <c> for cancel.
  2472.  
  2473.  
  2474.  
  2475.          Yes or No question:
  2476.  
  2477.          ┌─┬─┬─────────────────────────────────┐
  2478.          │ └═┘                                 │
  2479.          │                                     │
  2480.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2481.          │                                     │
  2482.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2483.          │                                     │
  2484.          │  ┌─────┐   ┌─────┐                  │
  2485.          │  │ Yes │   │ No  │                  │
  2486.          │  └─────┘   └─────┘                  │
  2487.          └─────────────────────────────────────┘
  2488.  
  2489.          Press <y> for yes or <n> for no.
  2490.  
  2491.          Message:
  2492.  
  2493.          ┌─┬─┬─────────────────────────────────┐
  2494.          │ └═┘                                 │
  2495.          │                                     │
  2496.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2497.          │                                     │
  2498.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2499.          │                                     │
  2500.          │           ┌──────────┐              │
  2501.          │           │ Continue │              │
  2502.          │           └──────────┘              │
  2503.          └─────────────────────────────────────┘
  2504.  
  2505.          Press <c> or <Enter> for continue.
  2506.  
  2507.  
  2508.          Dialog Screen Mouse:
  2509.  
  2510.            Command          Use
  2511.            ───────────────  ────────────────────────────────────────────────
  2512.            <LeftButton>     When the mouse cursor is on a button, pressing 
  2513.                             and releasing the left mouse button will select
  2514.                             that button. 
  2515.  
  2516.            <RightButton>    Pressing and releasing the right mouse button
  2517.                             is the same as <Esc>.
  2518.  
  2519.            <MiddleButton>   Nothing.
  2520.                           
  2521.            <Left&Right>     Same as pressing <Esc>.
  2522.  
  2523.  
  2524.          Dialog Screen Operation:
  2525.  
  2526.            Command (s)   Use
  2527.            ────────────  ───────────────────────────────────────────────────
  2528.            <F9>          Any one of these commands take on new meanings
  2529.            <Alt-e>       when applied to dialog screens. When activating
  2530.            <Alt-x>       one of these commands in a dialog screen, the
  2531.            <Esc>         least destructive answer is selected. For a
  2532.            <Ctrl-Break>  dialog YesNoCancel, the effect would be a Cancel
  2533.            <Alt-u>       answer. For a YesNo dialog, the effect would be
  2534.            <Alt-w>       a No answer. And for a dialog message, the effect
  2535.            <F7>          would be a Continue. As you use C&A, you will see
  2536.            <F8>          how this speeds up the data entry aspects.
  2537.  
  2538.            <Tab>         Highlight next or previous answer and make it
  2539.            <Shift-Tab>   the default.
  2540.  
  2541.            <Enter>       Select.
  2542.            <Ctrl-m>      Select highlighted or default answer. 
  2543.  
  2544.            <c>           Answer cancel or continue.
  2545.            <Alt-c>
  2546.                   
  2547.            <n>           Answer no.
  2548.            <Alt-n>
  2549.                          
  2550.            <y>           Answer yes.
  2551.            <Alt-y>
  2552.  
  2553.  
  2554.          C&A Help Screen
  2555.  
  2556.          ╒═════════════════════════════════════╕
  2557.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2558.          │                                     │
  2559.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2560.          │                                     │
  2561.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2562.          │                                     │
  2563.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2564.          │                                     │
  2565.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2566.          │                                     │
  2567.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2568.          │                                     │
  2569.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2570.          │                                     │
  2571.          │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
  2572.          │ (more) Any key to continue:         │
  2573.          ╘═════════════════════════════════════╛
  2574.  
  2575.          The help screen provides a brief list of operation commands.
  2576.          Editing commands are not listed. Press any key to continue or
  2577.          <Esc> to exit immediately. 
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.  
  2582.       V. Customizing C&A
  2583.  
  2584.          C&A can be customized using command line options, MSG files
  2585.          and TEP files. The registered version of C&A provides additional
  2586.          customization through a setup program. For information about
  2587.          registering your copy of C&A, see the file "ORDER.DOC".
  2588.  
  2589.          In this section we will discuss how to customize C&A by modifying
  2590.          the MSG and TEP files. Command line customization options are 
  2591.          not discussed here. See section (VI. Command Line Options) for
  2592.          command line option information. 
  2593.  
  2594.          An ASCII text editor is required to customize C&A TEP and MSG
  2595.          files.
  2596.  
  2597.          The ASCII text editor can be any editor that creates DOS text
  2598.          files. A DOS text file is the same type of file as "CONFIG.SYS"
  2599.          or "AUTOEXEC.BAT". All tabs must be expanded to spaces. That is,
  2600.          space characters must be used instead of tab characters. This is
  2601.          often an option of the editor. The editor "EDIT" supplied
  2602.          with DOS 5.0 will work. Each MSG file must be located on the 
  2603.          same drive and in the same directory as the executable file
  2604.          "CA.EXE". For more information about file locations and 
  2605.          directories see the text file "CATEK.DOC".
  2606.  
  2607.  
  2608.  
  2609.          MSG Files
  2610.  
  2611.  
  2612.          MSG files are used to customize the pick or selection menus.
  2613.          There are 3 of these menus selectable from the main entry 
  2614.          screen. We will refer to pick or selection menus simply as 
  2615.          selection menus. Selection menus provide structure and
  2616.          in some cases, control over the input of certain fields.
  2617.          The selection menus are: City Names, States, and Activity 
  2618.          Descriptions.
  2619.          
  2620.          Each selection menu has a maximum of 52 items, which are used 
  2621.          as is, or may me changed. An ASCII text editor is required
  2622.          to customize any one of these selection menus. 
  2623.  
  2624.  
  2625.          "CITYNAME.MSG"
  2626.  
  2627.          The first selection menu is City Names. As many as 52 different
  2628.          city names can be added to this selection menu. This provides a
  2629.          consistent and easy way of entering common city names. City
  2630.          names are never verified and may be left blank within the 
  2631.          main entry screen. The file "CITYNAME.MSG" contains the 
  2632.          names of each city selectable through this menu. The format
  2633.          is as follows:
  2634.  
  2635.  
  2636.          Line   Contents
  2637.          ____   ________________________________________________________
  2638.             1   Remarks
  2639.             2   Remarks
  2640.             3   Remarks
  2641.             4   Remarks
  2642.             5   Remarks
  2643.             6   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2644.             7   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2645.             8   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2646.             9   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2647.            10   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2648.            11   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2649.             .
  2650.             .
  2651.             .
  2652.            57   Columns 1..6 nothing, 7..38 a city name
  2653.  
  2654.          The provided "CITYNAME.MSG" file is as follows:
  2655.  
  2656.          1st five lines are remarks, no more or less than 5 remark lines
  2657.          City name pick list (a) columns are not used and (b) columns (1-31)
  2658.          are the city names. (52 maximum)
  2659.          aaaaaabbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
  2660.          12345612345678901234567890123456789012
  2661.          0001  Aliso Viejo
  2662.          0002  Costa Mesa
  2663.          0003  Dana Point
  2664.          0004  El Toro
  2665.          0005  Irvine
  2666.          0006  Laguna Hills
  2667.          0007  Laguna Beach
  2668.          0008  Lake Forest
  2669.          0009  Mission Viejo
  2670.          0010  San Juan Capistrano
  2671.          0011  Santa Ana
  2672.          0012  Santa Margarita
  2673.  
  2674.  
  2675.          In this file the first 5 lines are remarks, notice how the
  2676.          columns have been marked as "a" or "b" columns. The values
  2677.          entered for the "a" columns are for reference only and are not
  2678.          used in the city names selection menu. With your ASCII text
  2679.          editor, open this file and we will add and change a city
  2680.          name.
  2681.  
  2682.          Change the line 
  2683.  
  2684.            "0011  Santa Ana"
  2685.  
  2686.          to
  2687.  
  2688.            "0011  City of Orange"
  2689.  
  2690.          Add a new line after
  2691.  
  2692.            "0012  Santa Margarita"
  2693.  
  2694.          like:
  2695.  
  2696.            "0012  Santa Margarita"
  2697.            "0013  Newport Beach"
  2698.  
  2699.  
  2700.          The resulting "CITYNAME.MSG" file should look like:
  2701.  
  2702.          1st five lines are remarks, no more or less than 5 remark lines
  2703.          City name pick list "a" columns are not used and "b" columns (1-31)
  2704.          are the city names. (52 maximum)
  2705.          aaaaaabbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
  2706.          12345612345678901234567890123456789012
  2707.          0001  Aliso Viejo
  2708.          0002  Costa Mesa
  2709.          0003  Dana Point
  2710.          0004  El Toro
  2711.          0005  Irvine
  2712.          0006  Laguna Hills
  2713.          0007  Laguna Beach
  2714.          0008  Lake Forest
  2715.          0009  Mission Viejo
  2716.          0010  San Juan Capistrano
  2717.          0011  City of Orange
  2718.          0012  Santa Margarita
  2719.          0013  Newport Beach
  2720.  
  2721.  
  2722.          All that is required now is to save the file as "CITYNAME.MSG".
  2723.          The next time you run C&A, the changed and new city names
  2724.          will be selectable from the city name field by pressing <F3>.
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.  
  2730.          "STATES.MSG"
  2731.  
  2732.          The second selection menu is States. As many as 52 different
  2733.          states can be added to this selection menu. This provides a
  2734.          consistent and easy way of entering state abbreviations. State
  2735.          abbreviations are not verified and may be left blank within the 
  2736.          main entry screen. The file "STATES.MSG" contains the abbreviations
  2737.          and names for each state selectable from this menu. The format
  2738.          is as follows:
  2739.  
  2740.  
  2741.          Line   Contents
  2742.          ____   ________________________________________________________
  2743.             1   Remarks
  2744.             2   Remarks
  2745.             3   Remarks
  2746.             4   Remarks
  2747.             5   Remarks
  2748.             6   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2749.             7   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2750.             8   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2751.             9   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2752.            10   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2753.            11   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2754.             .
  2755.             .
  2756.             .
  2757.            57   Columns 1..6 state abbreviation, 7..24 state name
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.          The provided "states.msg" file is as follows:
  2762.  
  2763.  
  2764.          1st five lines are remarks, no more or less than 5 remark lines
  2765.          State abbreviations (a) columns (1-2) are for state abbreviation and
  2766.          (b) columns (1-18) are for state's full name. (52 maximum)
  2767.          aaaaaabbbbbbbbbbbbbbbbbb
  2768.          123456123456789012345678
  2769.          AK    Alaska        
  2770.          AL    Alabama
  2771.          AR    Arkansas
  2772.          AZ    Arizona       
  2773.          CA    California
  2774.          CO    Colorado        
  2775.          CT    Connecticut   
  2776.          DC    Dist. of Columbia
  2777.          DE    Delaware        
  2778.          FL    Florida       
  2779.          GA    Georgia       
  2780.          HI    Hawaii
  2781.          IA    Iowa          
  2782.          ID    Idaho         
  2783.          IL    Illinois
  2784.          IN    Indiana       
  2785.          KS    Kansas        
  2786.          KY    Kentucky
  2787.          LA    Louisana      
  2788.          MA    Massachusetts 
  2789.          ME    Maine         
  2790.          MD    Maryland
  2791.          MI    Michigan       
  2792.          MN    Minnesota
  2793.          MO    Missouri      
  2794.          MS    Mississippi     
  2795.          MT    Montana
  2796.          NC    North Carolina
  2797.          ND    North Dakota    
  2798.          NE    Nebraska
  2799.          NH    New Hampshire 
  2800.          NJ    New Jersey      
  2801.          NM    New Mexico
  2802.          NY    New York
  2803.          NV    Nevada        
  2804.          OH    Ohio            
  2805.          OK    Oklahoma      
  2806.          OR    Oregon
  2807.          PA    Pennsylvania
  2808.          RI    Rhode Island  
  2809.          SC    South Carolina
  2810.          SD    South Dakota
  2811.          TN    Tennessee     
  2812.          TX    Texas           
  2813.          UT    Utah
  2814.          VA    Virginia      
  2815.          VT    Vermont
  2816.          WA    Washington
  2817.          WI    Wisconsin     
  2818.          WV    West Virginia
  2819.          WY    Wyoming
  2820.  
  2821.  
  2822.          In this file the first 5 lines are remarks, notice how the
  2823.          columns have been marked as "a" or "b" columns. The values
  2824.          entered for the "a" columns are for state abbreviations and
  2825.          the first 2 characters contain the abbreviation. The next 4
  2826.          columns of the "a" columns must be left blank. The "b" columns
  2827.          are used for the state's name. Only 18 characters are allowed
  2828.          for a state name.
  2829.  
  2830.          With your ASCII text editor, open this file and we will add 
  2831.          another state abbreviation. Add a new line after
  2832.  
  2833.            "WY    Wyoming"    
  2834.  
  2835.          Enter 
  2836.  
  2837.            "XX    Unknown"
  2838.  
  2839.          Save the file "STATES.MSG". Now the next time we use the
  2840.          states selection menu, there will be a state abbreviation XX
  2841.          available.
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.          "ACTDESC.MSG"
  2847.  
  2848.          The third and final selection menu is Activity Descriptions.
  2849.          This is the most important of all the selection menus. Activity
  2850.          codes are verified to exist within this menu when entered. The 
  2851.          file "ACTDESC.MSG" contains activity codes and descriptions. Also,
  2852.          this is where the description over-ride indicator is located.
  2853.          The description over-ride indicator is an asterisk in the first 
  2854.          position of the activity code's description. 
  2855.          
  2856.          As many as 52 user definable activity codes are available. If
  2857.          you define all 52 activity codes, a customer will be able to
  2858.          have 52 activities entered for each calendar date. That is
  2859.          52 activities, per customer, per calendar date. 
  2860.  
  2861.          The file "ACTDESC.MSG" contains the activity codes and 
  2862.          descriptions available for selection or entry. The format
  2863.          is as follows:
  2864.  
  2865.          Line   Contents
  2866.          ____   ________________________________________________________
  2867.             1   Remarks
  2868.             2   Remarks
  2869.             3   Remarks
  2870.             4   Remarks
  2871.             5   Remarks
  2872.             6   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2873.             7   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2874.             8   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2875.             9   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2876.            10   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2877.             .
  2878.             .
  2879.             .
  2880.            57   Columns 1..6 activity code, 7..38 
  2881.  
  2882.  
  2883.  
  2884.          The provided "ACTDESC.MSG" file is as follows:
  2885.  
  2886.  
  2887.          Activity pick list, "a" columns (1-4) are for activity code and 
  2888.          "b" columns (1-32) are for activity descriptions. (52 maximum)
  2889.          Activity codes are linked to CA####.TEP template files.(#### = code)
  2890.          aaaaaabbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
  2891.          12345612345678901234567890123456789012
  2892.          0000  *
  2893.          0001  C&A ORDER FORM
  2894.          0002  *0002 activity
  2895.          0003  *0003 activity
  2896.          0004  *0004 activity
  2897.          1001  *1001 activity
  2898.          1002  *1002 activity
  2899.          1003  *1003 activity
  2900.          2001  *2001 activity
  2901.          2002  *2002 activity
  2902.          2003  *2003 activity
  2903.          5200  *up to 52 activities
  2904.          5204  *4 numeric characters
  2905.  
  2906.  
  2907.          In this file the first 5 lines are remarks, notice how the
  2908.          columns have been marked as "a" or "b" columns. The values
  2909.          entered for the "a" columns are for activity codes and the 
  2910.          first 4 characters contain these numeric codes. The last 2
  2911.          columns of the "a" columns must be left blank. Activity codes
  2912.          are always 4 numeric characters, for example:
  2913.  
  2914.              0000  valid
  2915.              0002  valid
  2916.              1022  valid
  2917.              22    invalid
  2918.              A001  invalid
  2919.  
  2920.          Activity code "22" is invalid since it is not 4 numeric
  2921.          characters and "A001" is invalid because it contains the
  2922.          non-numeric character "A".
  2923.  
  2924.          The "b" columns are used for the activity code's description. 
  2925.          32 characters are allowed for each description. Please note
  2926.          that although 32 characters may be defined, only 26 are
  2927.          used for key look-ups.
  2928.  
  2929.          The "ACTDESC.MSG" file is the most important C&A file. You will
  2930.          want to do this customization, before using C&A for your own data. 
  2931.          What types of activities will be tracked as well as groups will 
  2932.          need to be decided on. The following is an example on how this may 
  2933.          be done.
  2934.  
  2935.          Suppose that you were a salesman who sold PC/XT/AT compatible
  2936.          computer systems. You would probably need to manage hardware,
  2937.          software and combined estimates. In addition to estimates,
  2938.          purchase orders and correspondence would be necessary. Our
  2939.          activity groups would be as follows:
  2940.  
  2941.  
  2942.                Activity Groups
  2943.                --------------------------------
  2944.                Miscellaneous
  2945.                Hardware Estimates
  2946.                Software Estimates
  2947.                Hardware & Software Estimates
  2948.                Purchase Orders
  2949.                Returns
  2950.                Complaints
  2951.                Phone Calls
  2952.                Letters 
  2953.                Credit Concerns
  2954.  
  2955.  
  2956.          Once we have the groups of activities to manage, we can then
  2957.          break these out into specific activity codes.
  2958.  
  2959.          Activity Groups                Code  Descriptions                 
  2960.          -----------------------------  ----  --------------------------------
  2961.          Miscellaneous                  0000  *
  2962.                                         0001  *
  2963.                                         0002  *
  2964.  
  2965.          Hardware Estimates             1001  Hardware Estimate 
  2966.                                         1002  Hardware Estimate
  2967.                                         1003  Hardware Estimate
  2968.          Software Estimates             1201  Software Estimate
  2969.                                         1202  Software Estimate
  2970.                                         1203  Software Estimate
  2971.          Hardware & Software Estimates  1301  Hardware & Software Estimate
  2972.                                         1302  Hardware & Software Estimate
  2973.                                         1303  Hardware & Software Estimate
  2974.  
  2975.          Purchase Orders                4001  *Purchase Order
  2976.                                         4002  *Purchase Order
  2977.                                         4003  *Purchase Order
  2978.          Returns                        4101  Return   
  2979.          Complaints                     4201  Complaint
  2980.  
  2981.          Phone Calls                    7001  *Phone Call
  2982.                                         7002  *Phone Call
  2983.                                         7003  *Phone Call
  2984.          Letters                        7101  *Letters    
  2985.  
  2986.          Credit Concerns                9001  *Credit Concern
  2987.  
  2988.  
  2989.          Note, the asterisk (*) in the first position of the activity code
  2990.          description allows it to be modified.
  2991.  
  2992.          The miscellaneous group provides 3 activities per customer, per
  2993.          calendar date. Each of these activities must have their descriptions
  2994.          entered. With the codes set up as they are, all miscellaneous group  
  2995.          activities are found by performing a search on "000 ". That is,
  2996.          retrieve a customer, and in the activity code field enter "000" and
  2997.          press <F4>. 
  2998.  
  2999.  
  3000.          The estimates: hardware, software and both are all "1000" codes.
  3001.          They can all be found by entering "1" in the activity code field
  3002.          and pressing <F4>. All estimate activity codes have pre-entered
  3003.          descriptions. These cannot be modified. But, this could be
  3004.          easily changed by adding an asterisk to their descriptions.
  3005.  
  3006.          Purchase order activity codes are all "4000" codes. Notice how
  3007.          returns and complaints are grouped with the purchase order codes.
  3008.          This allows us to find all purchase orders, returns and complaints
  3009.          by entering "4" in the activity field and pressing <F3>. If we
  3010.          only wanted purchase orders, we enter "40" in the activity
  3011.          code field and press <F4>. If we only want complaints, we enter 
  3012.          "41" and press <F4>, and so on.
  3013.  
  3014.          Phone calls and letters are all correspondence. These are all
  3015.          "7000" codes. By entering "7" in the activity code field and
  3016.          pressing <F4>, all letters and phone calls are queried. All
  3017.          activity codes 7001, 7002, 7003 and 7101 can have their
  3018.          descriptions changed.
  3019.  
  3020.          With your ASCII text editor, open the file "ACTDESC.MSG" and we
  3021.          will change the activity codes and descriptions. After you have 
  3022.          modified the "ACTDESC.MSG" file, it should look like:
  3023.          
  3024.  
  3025.          Activity pick list, "a" columns (1-4) are for activity code and 
  3026.          "b" columns (1-32) are for activity descriptions. (52 maximum)
  3027.          Activity codes are linked to CA####.TEP template files.(#### = code)
  3028.          aaaaaabbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
  3029.          12345612345678901234567890123456789012
  3030.          0000  *
  3031.          0001  *
  3032.          0002  *
  3033.          1001  Hardware Estimate 
  3034.          1002  Hardware Estimate
  3035.          1003  Hardware Estimate
  3036.          1201  Software Estimate
  3037.          1202  Software Estimate
  3038.          1203  Software Estimate
  3039.          1301  Hardware & Software Estimate
  3040.          1302  Hardware & Software Estimate
  3041.          1303  Hardware & Software Estimate
  3042.          4001  *Purchase Order
  3043.          4002  *Purchase Order
  3044.          4003  *Purchase Order
  3045.          4101  Return   
  3046.          4201  Complaint
  3047.          7001  *Phone Call
  3048.          7002  *Phone Call
  3049.          7003  *Phone Call
  3050.          7101  *Letters    
  3051.          9001  *Credit Concern
  3052.  
  3053.  
  3054.          Save the file "ACTDESC.MSG". The next time C&A is used,
  3055.          all of the above activity codes will be available for use.
  3056.  
  3057.  
  3058.          "CA????.TEP"
  3059.  
  3060.  
  3061.          The next step now is to setup our activity template files.
  3062.          Each activity code has an associated template file with 
  3063.          the name "CA" + (activity code) + ".TEP". For the above
  3064.          "ACTDESC.MSG" file, the template files for each code would
  3065.          be:
  3066.  
  3067.  
  3068.          Code  Template File
  3069.          ----  -------------
  3070.          0000  CA0000.TEP
  3071.          0001  CA0001.TEP
  3072.          0002  CA0002.TEP
  3073.          1001  CA1001.TEP
  3074.          1002  CA1002.TEP
  3075.          1003  CA1003.TEP
  3076.          1201  CA1201.TEP
  3077.          1202  CA1202.TEP
  3078.          1203  CA1203.TEP
  3079.          1301  CA1301.TEP
  3080.          1302  CA1302.TEP
  3081.          1303  CA1303.TEP
  3082.          4001  CA4001.TEP
  3083.          4002  CA4002.TEP
  3084.          4003  CA4003.TEP
  3085.          4101  CA4101.TEP
  3086.          4201  CA4201.TEP
  3087.          7001  CA7001.TEP
  3088.          7002  CA7002.TEP
  3089.          7003  CA7003.TEP
  3090.          7101  CA7101.TEP
  3091.          9001  CA9001.TEP
  3092.  
  3093.  
  3094.          The same ASCII text editor can be used to create or modify any
  3095.          one of these files. Template files must be no more than 76 
  3096.          characters across and no longer than 0 - 124 lines. IF a template 
  3097.          file is created and it exceeds the defined limits, an error message 
  3098.          will be displayed. If this occurs make sure your template file is 
  3099.          within the defined limits.
  3100.  
  3101.          Some template files above will already exist from the
  3102.          initial installation of C&A. Any one of these files can
  3103.          be modified or deleted. When a template file does not
  3104.          exist for an activity code, it is simply not used.
  3105.  
  3106.          For a good example of a template file, see the provided
  3107.          file "CA0001.TEP". 
  3108.  
  3109.  
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.      VI. Command Line Options
  3114.  
  3115.          Command line options are those parameters that follow the
  3116.          program name. At the dos prompt
  3117.  
  3118.          C>
  3119.  
  3120.          by typing "ca max lpt2", without the quotes, will start C&A
  3121.          using maximum memory and printer port LPT2. This is what
  3122.          the complete command line would look like:
  3123.  
  3124.          C>ca max lpt2
  3125.          
  3126.          Some command line options must be used as the first parameter
  3127.          of the command line. Although, most command line parameters
  3128.          can be in any order. All options, entered as command
  3129.          line parameters, must be separated by a single space as
  3130.          shown above. Also, command line options can be entered as
  3131.          upper or lower case. The following table will show each command
  3132.          line parameter and its affect.
  3133.  
  3134.          Command         Command
  3135.          Line Parameter  Position  Description
  3136.          --------------  --------  ------------------------------------
  3137.          MAX             First     Use all available conventional DOS
  3138.                                    memory. This option will cause C&A
  3139.                                    to run faster, since it will not
  3140.                                    leave any memory for other programs
  3141.                                    or process's. 
  3142.  
  3143.          MIN             First     Use the minimum memory required.
  3144.                                    This will cause C&A to use the least
  3145.                                    amount of conventional DOS memory.
  3146.                                    C&A is slowed down by this 
  3147.                                    option, but their will be about
  3148.                                    10K more memory for other programs
  3149.                                    or process's.
  3150.  
  3151.          P + file name   Any       Specify another configuration file
  3152.                                    to use. This option will allow the
  3153.                                    shareware version of C&A to use one
  3154.                                    of the many supplied configuration
  3155.                                    files. The registered version of C&A
  3156.                                    allows you to create configuration
  3157.                                    files with different options.
  3158.  
  3159.                                    Example: CA PCA1.CFG
  3160.  
  3161.                                    The above example would run C&A using
  3162.                                    the configuration file "CA1.CFG".
  3163.  
  3164.          NS              Any       Don't display graphic logo.
  3165.  
  3166.          M               Any       Force monochrome display.
  3167.  
  3168.          NOEMS           Any       Don't use EMS for database tables. EMS
  3169.                                    is automatically used when detected.
  3170.  
  3171.          LPT2            Any       Use LPT2 for printer port.
  3172.  
  3173.          LPT3            Any       Use LPT3 for printer port.
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.     VII. Other Options
  3178.  
  3179.          There are 2 other options available: 
  3180.          
  3181.                 o Standard Configuration File "CA.CFG"
  3182.  
  3183.                 o DOS Environment Variable "CAEMS"
  3184.  
  3185.  
  3186.          Standard Configuration File "CA.CFG"
  3187.  
  3188.          The standard configuration file "CA.CFG" is located in the
  3189.          same drive and directory as the C&A program file "CA.EXE"
  3190.          "CA.CFG" contains configuration information that is loaded
  3191.          during C&A's startup. This configuration file was created
  3192.          using the registered version of C&A's setup program. If you
  3193.          rename this file to "CAX.CFG" and at the dos prompt "C>" type
  3194.  
  3195.          ca
  3196.  
  3197.          C&A will not find the "CA.CFG" file and will use the internal 
  3198.          default configuration. This default configuration uses extended 
  3199.          colors, rather than the normal colors used by C&A when the 
  3200.          "CA.CFG" file is loaded. Extended colors provide more colors than 
  3201.          normal colors.
  3202.  
  3203.          Provided with the shareware version of C&A are 4 configuration 
  3204.          files. These will give you an idea of what is possible when using 
  3205.          the registered version of C&A. The following table shows each 
  3206.          configuration file with a short description.
  3207.  
  3208.  
  3209.          CFG File   Description
  3210.          ---------- --------------------------------------------------------
  3211.          ca.cfg     Standard configuration: Printer port is LPT1, 
  3212.                     Colors are Normal and Fail Safe = ON.
  3213.  
  3214.          ca1.cfg    Custom configuration: Printer port is PRN, 
  3215.                     Colors are Normal and Fail Safe = OFF.
  3216.  
  3217.          ca2.cfg    Custom configuration: Printer port is LPT2,
  3218.                     Colors are Extended and Fail Safe = ON.
  3219.  
  3220.          ca3.cfg    Custom configuration: Printer port is LPT3, 
  3221.                     Colors are Extended and Fail Safe = ON.
  3222.  
  3223.  
  3224.  
  3225.          Any one of the provided configuration files can be used through
  3226.          the (P + configuration file name) command line option. It is also
  3227.          possible to rename the standard configuration file to another name,
  3228.          and rename a custom configuration file to "ca.cfg".
  3229.  
  3230.  
  3231.          FAIL SAFE is a data base protection mode. When fail safe is "ON",
  3232.          all database files are flushed to disk after any update. This
  3233.          insures that C&A data base files are not corrupted. But, when 
  3234.          fail safe is "ON" there is a short delay after updates. The
  3235.          configuration file "CA1.CFG" has fail safe set to "OFF". This
  3236.          will significantly decrease the delay after a database update.
  3237.          But, will not protect the database integrity of C&A in the event
  3238.          of an abnormal termination. For your convenience the program
  3239.          "CAFIX.EXE" is provided. This program will fix a corrupted C&A
  3240.          data base.
  3241.          
  3242.          
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.          DOS Environment Variable "CAEMS"
  3247.  
  3248.          The DOS environment variable "CAEMS" is usually not needed. But, 
  3249.          if you are having problems with your system's EMS, this may help. 
  3250.          
  3251.          When C&A detects EMS is available, it will first use it for 
  3252.          program overlay management. If you are not familiar with overlays 
  3253.          don't worry. IF enough EMS exists, C&A will use it for its overlay  
  3254.          file. Otherwise, it is not used for overlays. 
  3255.  
  3256.          If you are having problems with your EMS and C&A, or you would like 
  3257.          to reserve your EMS for other process's. The following DOS 
  3258.          environment variable will stop C&A from using EMS for its overlay 
  3259.          file.
  3260.  
  3261.          At the DOS prompt "C>" type
  3262.  
  3263.          SET CAEMS=N
  3264.  
  3265.          This would look like:
  3266.  
  3267.          C>SET CAEMS=N
  3268.  
  3269.          Setting this DOS environment variable will stop C&A from using
  3270.          EMS for its overlay management. CAEMS can have the value "N"
  3271.          or "Y". "N" means don't use EMS for overlays and "Y" means
  3272.          use EMS for overlays. If you don't have EMS, this option
  3273.          is ignored. If you have EMS, don't set this unless C&A must not 
  3274.          use EMS.
  3275.  
  3276.          By using seting "CAEMS" to "N" and the command line option "noems",
  3277.          C&A will use none of your system's available EMS.
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.    VIII. Quick Help
  3282.  
  3283.          Quick help is a short overview of each command and what
  3284.          its function is. This listing is not comprehensive, but
  3285.          provides a list of available commands which may differ
  3286.          depending on the situation.
  3287.  
  3288.  
  3289.          Quick help is found in the file:
  3290.          
  3291.  
  3292.          "CAHELP.DOC"
  3293.          
  3294.  
  3295.          This file is in the directory where you installed C&A.
  3296.  
  3297.  
  3298.     
  3299.  
  3300.  
  3301.      IX. Utilities
  3302.  
  3303.          The shareware version of C&A includes 2 utility programs.
  3304.          The program "CABUILD.EXE" will create a new set of C&A
  3305.          database files, and "CAFIX.EXE" will rebuild C&A index
  3306.          files.
  3307.  
  3308.  
  3309.          "CABUILD.EXE"
  3310.          
  3311.          This program will build all the required C&A database
  3312.          data and index files. Before running this program, you
  3313.          will need to manually delete the old C&A database files.
  3314.          See "CATEK.DOC" for a complete list of the C&A database
  3315.          file names. To build new C&A database files, make sure
  3316.          you are in the directory where the C&A database files
  3317.          are to be located, and at the DOS prompt "C>" type
  3318.  
  3319.          CABUILD
  3320.  
  3321.          This will begin the C&A database file building process.
  3322.  
  3323.  
  3324.  
  3325.          "CAFIX.EXE"
  3326.  
  3327.          This program will rebuild the C&A database index files.
  3328.          Index files may become corrupt during a power failure
  3329.          or abnormal termination of C&A. When the data base mode
  3330.          fail safe is on, the likelihood of a corrupted index file
  3331.          is minimized. Fail safe is on by default.
  3332.  
  3333.          The fix program will only recreate the index files from
  3334.          the old data file. After running this program, some of
  3335.          your data may be lost. The situations that cause data loss
  3336.          are:
  3337.  
  3338.              - Fail safe is off and C&A is abnormally terminated 
  3339.                after updating or adding new data.
  3340.                
  3341.              - Fail safe is on and C&A is abnormally terminated
  3342.                while updating or adding data.
  3343.  
  3344.          Prior to running "CAFIX.EXE", you will need to:
  3345.  
  3346.              - Back-up all C&A database files
  3347.  
  3348.              - Determine if you have adequate free disk space
  3349.  
  3350.  
  3351.          See section (X. Back-Ups and Capacities) for more information
  3352.          on making back-up copies of your C&A database files. After
  3353.          you have made back-up copies, you must determine if there
  3354.          is adequate free disk space. To do this, you must:
  3355.  
  3356.              - Use the DOS "DIR" command to determine the
  3357.                size of your data files.
  3358.  
  3359.                IE. "dir actdb._da"
  3360.                    
  3361.                    "dir custdb._da"
  3362.  
  3363.              - Add the file sizes of both files "actdb._da" and
  3364.                "custdb._da".
  3365.  
  3366.              - Disk bytes free should be more than the total file sizes
  3367.                of both "actdb._da" and "custdb._da", plus a buffer of
  3368.                about 560K bytes.
  3369.  
  3370.              - If your disk space is close to the amount determined above,
  3371.                make 2 back-ups of your C&A data base files. 2 back-ups
  3372.                would allow for the possibility of one of the back-ups
  3373.                not being restorable.
  3374.  
  3375.  
  3376.          Once you have determined that there is enough free space, at the
  3377.          DOS prompt "C>" type
  3378.  
  3379.          dir *._*
  3380.  
  3381.          This will display all the C&A database files and show that
  3382.          you are in the correct directory. If you are in the wrong
  3383.          directory, use the "CD" DOS command to make the default
  3384.          directory correct.
  3385.  
  3386.          Now, once you have made back-up copies of your C&A database 
  3387.          files, determined there is enough free disk space and the
  3388.          your default directory is correct, the database fix can
  3389.          begin. At the DOS prompt "C>" type 
  3390.  
  3391.          cafix
  3392.  
  3393.          This will begin the process. You will be warned and asked
  3394.          if it is OK to continue. Press <y> if you want to continue,
  3395.          otherwise press <n>. Once C&A data base fix starts, you must
  3396.          not abort it or turn your computer off. If a power failure 
  3397.          occurs, simply restore your back-up of C&A database files.
  3398.  
  3399.          Before the fix process begins a new database, a message will
  3400.          be displayed. While each database is processed a process
  3401.          indicator is displayed. For the customer's data base "."
  3402.          is displayed and for activity's "o" is displayed. One 
  3403.          indicator is displayed per 100 database records processed.
  3404.  
  3405.          When the fix process is complete the process will terminate.
  3406.  
  3407.          Now you can verify that the fix was 100% successful. 
  3408.          If either of the files "ACTDB._MS" or "CUSTDB._MS" exist
  3409.          their were duplicate key errors. If any one of these files
  3410.          exist, please call Magnified Software at (714) 707-5968
  3411.          or CompuServe MAIL can be sent to CIS: 73467,3245.
  3412.  
  3413.  
  3414.       X. Back-Ups and Capacities
  3415.  
  3416.          C&A does not perform any back-ups of data or related files.
  3417.          The back-up process is beyond the scope and functions of
  3418.          C&A. Back-ups are best handled by a separate command or
  3419.          program designed specifically for the back-up process.
  3420.  
  3421.          Back-ups can be performed using the DOS backup command or
  3422.          a DOS Back-up program like "The Norton Backup", is highly
  3423.          recommended. At Magnified Software, "The Norton Backup" 
  3424.          has been used with great success. This back-up program has
  3425.          more than payed for it self with fast reliable back-ups.
  3426.  
  3427.          The files that will require regular back-ups are as follows:
  3428.  
  3429.             "ACTDB._DA"
  3430.             "ACTDB._IX"
  3431.             "ACTDB._DI"  (If file exists)
  3432.             "ACTDB._SA"  (If file exists)
  3433.             "ACTDB._MS"  (If file exists)
  3434.  
  3435.             "CUSTDB._DA"
  3436.             "CUSTDB._IX"
  3437.             "CUSTDB._DI" (If file exists)
  3438.             "CUSTDB._SA" (If file exists)
  3439.             "CUSTDB._MS" (If file exists)
  3440.  
  3441.             "ACTDESC.MSG"
  3442.             "STATES.MSG"
  3443.             "CITYNAME.MSG"
  3444.  
  3445.             "CA????.TEP" (???? are the activity codes)
  3446.  
  3447.          Not all of these files will exist. Those files with the DOS
  3448.          file extension "._DI", "._SA" and "._MS" may or may not
  3449.          exist. For more information about these files see the document
  3450.          "CATEK.DOC".
  3451.  
  3452.          The file "CA????.TEP" represents all of the TEP files. The 
  3453.          following DOS wild card file types will specify all the files 
  3454.          needed for regular back-ups.
  3455.  
  3456.             "*._*"
  3457.  
  3458.             "*.MSG"
  3459.  
  3460.             "*.TEP"
  3461.  
  3462.  
  3463.          C&A database capacities in most cases will exceed your requirements. 
  3464.          The following table will show each database and capacity.
  3465.  
  3466.          Database     Capacity
  3467.          ___________  _______________________________________________
  3468.  
  3469.          CUSTOMERS    2 Billion customers.
  3470.          
  3471.          ACTIVITIES   2 Billion activities.
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.          Lets put this in perspective. If you had 2 thousand customers
  3476.          and each customer had 1 activity per day. It would take more
  3477.          than 1366 years to exceed the database limitations. DOS and
  3478.          your hard drives are the limits.
  3479.  
  3480.          The registered version of C&A allows database files to reside
  3481.          on separate disks, which will extend the limitations imposed
  3482.          by DOS or hardware.
  3483.  
  3484.          C&A database records for customers are about 450 bytes per
  3485.          customer record. Activities are variable length records, this
  3486.          means that only the required disk space is used for each
  3487.          activity. Activity records are about 984 bytes to a maximum
  3488.          of 9800 bytes per activity.
  3489.  
  3490.     
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495. <EOD>
  3496.