home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Media Share 9 / MEDIASHARE_09.ISO / business / accting.zip / README < prev    next >
Text File  |  1992-02-12  |  13KB  |  308 lines
  1.    FILE:  README
  2.    DATE:  26 JAN 1992
  3.  SOURCE:  DISTRIBUTED WITH RUNCSS.EXE
  4.           (A Double Entry CR, PA, GN, and General Ledger System)
  5.  
  6. CONTACT:  T Pilson
  7.           Common Sense Solutions
  8.           11426 Ortega Drive
  9.           St Louis MO 63138
  10.           (314) 741-7878
  11.  
  12.  
  13.  
  14. ======================================================================
  15.  
  16. RUNCSS is a collection of forty programs compiled with Clipper S87 and
  17. originally written for a small church.   You are invited to distribute
  18. this software in its original form.  Hundreds of hours of programming,
  19. testing, and frustration have gone into making this product available.
  20. If found to be useful, you are encouraged to register it!
  21.  
  22. There are  several  ADVANTAGES  to registration.   FIRST, the annoying
  23. wait when loading  will be eliminated.    SECOND, you will gain access
  24. to the configuration program  -  your name will appear  on the screens
  25. and printed reports. THIRD, your conscience will be somewhat relieved.
  26.  
  27.  
  28.                        User License Fee  $ 40.00
  29.                 Source Code on Diskette   100.00
  30.  
  31.  
  32.   Please send your name, address and phone number along with a check
  33.   or money order payable to Common Sense Solutions, 11426 Ortega Dr,
  34.   St Louis MO 63138, (314) 741-7878.   We will contact you by phone,
  35.   give you  your serial number,  and  explain  how  to "unlock" your
  36.   accounting system.
  37.  
  38.  
  39.  
  40.   Note:  Special License Agreements are available for educational
  41.          institutions.
  42.  
  43. ======================================================================
  44.  
  45.  
  46.  
  47. FEATURES:
  48. ---------
  49.  1 - Transaction Dates Supported Past Turn Of Century
  50.  2 - Up To Six Hundred General Ledger Accounts
  51.  3 - Up To Sixty General Ledger Control Accounts
  52.  4 - Open Posting via General Journal
  53.  5 - Selective Posting Months
  54.  6 - Trial Balances For Any Month In The Fiscal Year At Any Time
  55.  7 - No Thirteenth Month - Transactions Remain In Journals Until Year Is Closed
  56.  8 - Expense Account Budgeting
  57.  9 - Automatic Detection/Recovery of Corrupted Indexes - Power Outage
  58. 10 - Automatic Detection of Crashed Posting Process - Power Outage
  59. 11 - Provision Made For Newcomers To Use Test/Training Data
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65. GETTING STARTED
  66. ===============
  67.  
  68. RUNCSS is initially distributed with a sample General Ledger of 93
  69. Accounts for your practice and experimentation.  These files are
  70. replicated in a set of test files which can be retrieved at any time
  71. for training.  Go first to the "SYSTEM UTILITIES" Menu.
  72.  
  73.  
  74.                       [ SYSTEM MAINTENANCE ]
  75.  
  76.                       1 - Configure
  77.                       2 - Use Test Data
  78.                       3 - SetUp New System
  79.                       4 - Restore your Data
  80.                       5 - Registration
  81.  
  82.  
  83. Option 1 - Configure
  84. --------------------
  85. All users, registered and unregistered MUST supply the Beginning and Ending
  86. Yr and Month and Day of the fiscal year.  Example:
  87.  
  88.              Beginning for  July 1, 1992 -- INPUT 19920701
  89.                 Ending for June 30, 1993 -- INPUT 19930630
  90.  
  91. This is extremely important!  These dates in these formats are used to
  92. keep the journal posting to the proper months and year in the General
  93. Ledger.  If you mess up here, GL reporting will be hopelessly confused!
  94.  
  95. After registering your product, here you supply your company/organization
  96. name, address, etc. in the appropriate places.  Once registered, that
  97. information will appear on your screens and printed reports.
  98.  
  99.  
  100. Option 2 - Use Test Data
  101. ------------------------
  102. Saves the current data to backup files and installs a fresh set of test data
  103. for training.  The test data has a General Ledger of 93 Accounts with $9480.78
  104. in CASH, 4783.68 ready to spend and 4697.10 in restricted funds.  The Journals
  105. are empty.
  106.  
  107.  
  108. Option 3 - SetUp New System
  109. ---------------------------
  110. Installs a new & empty General Ledger to setup your company or organization.
  111. If you don't want to wait to register your product, go ahead and get your
  112. General Ledger formulated and Journalize your transactions.  Registration
  113. will leave your data intact.
  114.  
  115.  
  116. Option 4 - Restore your Data
  117. ----------------------------
  118. Restores the files saved when -Option 2- was selected.
  119.  
  120.  
  121. Option 5 - Registration
  122. -----------------------
  123. Something about the program and how to register it.
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128. ABOUT YEAR END CLOSING
  129. ======================
  130. A really "big" system transfers profit/loss to the INCOME/EXPENSE accounts,
  131. resets balance forwards, clears balances, and a lot of other stuff.  Even then,
  132. INCOME/EXPENSE has to be redistributed.
  133.  
  134. AT THIS TIME RUNCSS MAKES NO PROVISION FOR YEARLY CLOSING.  You will have to
  135. reformulate the General Ledger to begin a new year.  However, if your
  136. General Ledger remains stable from year to year, when you first set up your
  137. Chart of Accounts, SAVE THE FILE GLEDGER.DBF TO A DISKETTE BEFORE ANY JOURNAL
  138. POSTINGS ARE MADE.  Next year, restore that file to the system ( you will need
  139. to re-enter your Balance Forwards ).
  140.  
  141.  
  142.  
  143. FILENAMES
  144. =========
  145. Data is stored in dBASE file format as follows:
  146.  
  147.               GLEDGER.DBF = The General Ledger
  148.               CR_JRNL.DBF = The Cash Receipts Journal
  149.               GN_JRNL.DBF = The General Journal
  150.               PA_JRNL.DBF = The Disbursement Journal
  151.              TRANDATA.DBF = Check #s, Payees, and Tranaction Descriptions
  152.               HISTORY.DBF = All Journal Posting for the Fiscal Year
  153.              SYS_CTRL.DBF = System Information
  154.  
  155.               TSTDATA1 thru 7 = Test Data as in above
  156.               NEWDATA1 thru 7 = Empty Data as in above
  157.               BAKDATA1 thru 7 = Your Backup data while using test data
  158.  
  159.  
  160.  
  161. PRINTERS
  162. --------
  163. RUNCSS makes use of industry standard, IBM print codes as follows:
  164.  
  165.           Decimal 10               Line Feed
  166.           Decimal 13               Carriage Return
  167.           Decimal 15               Start Condensed Print
  168.           Decimal 18               Start 10 Character per Inch
  169.           Decimal 27 69            Start Emphasized Printing
  170.           Decimal 27 70            End Emphasized Printing
  171.  
  172. The printer you use with RUNCSS must understand the above codes or
  173. be capable of being set via a Dip Switch to IBM Mode.
  174.  
  175.  
  176.  
  177. A WORD ON SETTING UP THE CHART OF ACCOUNTS
  178. ------------------------------------------
  179. For the sake of discussion, the following accounts represent the assets of
  180. a small church as they appear in the distributed data and test files of
  181. RUNCSS:
  182.                                                  Balance
  183.        Acct # Description ---------------------- Forward --- Balance
  184.  
  185.          1100 *** CASH ***                       9480.78     9480.78
  186.          1101 UNASSIGNED - CHECKING              4783.68     4783.68
  187.          1105 ASSIGNED  RESERVE FUND             1700.00     1700.00
  188.          1110 ASSIGNED  MEMORIAL FUND            2296.37     2296.37
  189.          1115 ASSIGNED  HEF FUND                  127.43      127.43
  190.          1120 ASSIGNED  CHOIR ROBE FUND            73.80       73.80
  191.          1125 ASSIGNED  MATTHEW 25 FUND            65.00       65.00
  192.          1130 ASSIGNED  ANGEL TREE FUND            14.00       14.00
  193.          1135 ASSIGNED  PEACE OFFERING FUND        13.50       13.50
  194.          1140 ASSIGNED  AM BIBLE SOCIETY FUND      89.25       89.25
  195.          1145 ASSIGNED  REHAB FUND                190.75      190.75
  196.          1150 ASSIGNED  JOY OFFERING FUND         107.00      107.00
  197.          1155 ASSIGNED  DEACON HEF FUND            20.00       20.00
  198.  
  199.          1200 *** ACCOUNTS RECEIVABLE ***           0.00        0.00
  200.          1205 A/R MEAAA ON UTILITIES                0.00        0.00
  201.          1210 A/R OTHERS                            0.00        0.00
  202.  
  203.          3100 ** YR BEGINNING FUND BAL'S **     -9480.78     -9480.78
  204.          3110 YR BEGINNING UNRESTRICTED FNDS    -4783.68     -4783.68
  205.          3120 YR BEGINNING RESTRICTED FNDS      -4697.10     -4697.10
  206.  
  207.  
  208. FIRST, SOME RULES . . .
  209.  
  210.   I. The first (1st) digit of the Acct # denotes the account type.  The only
  211.      valid account types are:
  212.  
  213.                               1 = Asset
  214.                               2 = Liability
  215.                               3 = Fund Balance
  216.                               4 = Income (Revenue)
  217.                               5 = Expense
  218.                               6 = Transfer
  219.  
  220.  II. Type 1 (Asset), 5 (Expense), and 6 (Transfer) accounts maintain
  221.      positive balances.  Type 2 (Liability), 3 (Fund Balance) and
  222.      5 (Expense) accounts maintain negative balances.  The computer
  223.      signs the balances automatically during the posting process.
  224.  
  225. III. TO DECREASE AN ACCOUNT, DEBIT IT; TO INCREASE AN ACCOUNT, CREDIT;
  226.      EXCEPT FOR ASSETS WHICH ARE INCREASED BY DEBITING.
  227.  
  228.  IV. DEBITS ON THE LEFT; CREDITS ON THE RIGHT !
  229.  
  230. Note that certain accounts stand out from the rest because their
  231. descriptions are prefixed and suffixed with *'s.  These are CONTROL ACCOUNTS.
  232. Please note that the last two digits of Control Account numbers end with
  233. zero zero (00).  These special accounts are normally set up to transfer
  234. the totals of account number groups to the Financial and Profit/Loss
  235. (Income/Expense) Statements.  In the test data, Account Number,
  236. "1100 - *** CASH ***" maintains the total of the balances of the 1100
  237. series of accounts.  Make certain that when you set your General Ledger
  238. that you (1) have a control account associated with every ledger item you
  239. establish, (2) that the last two digits of each control account number are
  240. zero zero (00), and (3) that the first character of the Control Account
  241. Description is always an "*".
  242.  
  243. In the above example, fund balance accounts were set to offset assets
  244. (just to get things started ...).  Restricted (assigned) funds are being
  245. handled as individual checking accounts (even though there's only one
  246. checking account).  The program will not allow journalization to a
  247. control account, so the balance of the one checking account is reflected
  248. in the balance of the "1100 - *** CASH ***" control account.
  249.  
  250.  
  251.            NOTE:  The point could be made that these small fund accounts
  252.                   should be reclassified as Liabilities...  remember that
  253.                   the bookkeeping at many churches is most likely being
  254.                   done by a volunteer.  Opt to keep it simple!
  255.  
  256. WARNING
  257. -------
  258. IF YOU ARE NOT FAMILIAR WITH DOUBLE ENTRY ACCOUNTING YOU ARE GOING TO
  259. NEED HELP FROM SOMEONE WHO IS!
  260.  
  261. If you are familiar with double entry accounting, everything else should
  262. be self explanatory.  Just follow the instructions on screen.  Learn to
  263. use RUNCSS first using the test data provided.  Once you feel comfortable
  264. journalizing, then formulate your own General Ledger.
  265.  
  266.  
  267. --------------------------------------------------------------------------
  268.  
  269. Common Sense Solutions has larger versions of this program  available with
  270. ten digit account numbers, check writing, fund accounting,  and investment
  271. pooling under  network and  multiuser operating systems.   We also deal in
  272. proprietary school systems and in manufacturing inventory/process control.
  273.  
  274. --------------------------------------------------------------------------
  275.  
  276.  
  277.  
  278. LICENSE
  279. -------
  280. RUNCSS has never been or ever will be released to the Public Domain.
  281. IT IS NOT FOR FREE!  Non-registered users are granted a 30 day license to
  282. determine whether or not the program meets their needs.  Use of RUNCSS
  283. beyond the 30 day trial period is a violation of this License Agreement.
  284.  
  285.  
  286. DISCLAIMER
  287. ----------
  288. RUNCSS is provided as is.  Common Sense Solutions makes no warranty of any
  289. kind, expressed or implied, including without limitation, any warranties
  290. of merchantability and/or fitness for a particular purpose.  Common Sense
  291. Solutions shall not be liable for any damages, whether direct, indirect
  292. or consequential arising from a failure of this program to operate in the
  293. manner desired by the user.
  294.  
  295. UNDER NO CIRCUMSTANCES WILL Common Sense Solutions BE LIABLE TO YOU FOR
  296. ANY DAMAGES, INCLUDING LOST PROFIT, LOST SAVINGS, OR LOST DATA ARISING
  297. FROM YOUR USE OR INABILITY TO USE THIS PROGRAM OR FOR ANY OTHER CLAIM BY
  298. ANY OTHER PARTY.
  299.  
  300.  
  301.  
  302. COPYRIGHT, TRADEMARK, AND SERVICE MARK NOTICES
  303. ----------------------------------------------
  304. CLIPPER is a trademark of the Nantucket Corporation
  305. dBASE is a registered trademark of Borland International
  306. IBM, PC-DOS and AT are registered trademarks of International Business Machines
  307. RUNCSS is a trademark of Common Sense Solutions
  308.