home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Mega CD-ROM 1 / megacd_rom_1.zip / megacd_rom_1 / DBASE / CKITOT11.ZIP / CIO-DOC.EXE / CIO.DOC
Text File  |  1990-07-05  |  174KB  |  4,131 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                                 "Cheque-It-Out" TM
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                  USER'S MANUAL
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                                   Version 1.1
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                            Hooper International, Inc.
  39.                                  P.O. Box 50200
  40.                            Colorado Springs, CO 80949
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                        Registration Number: ____________
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58. Copyright (C) 1989-1990 by Hooper International, Inc.
  59. All rights reserved.
  60.                                 "Cheque-It-Out"
  61.  
  62.                                 COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64. "Cheque-It-Out" is not a public domain program.  It is Copyright (C) 1989-1990
  65. by Hooper International, Inc.
  66.  
  67. No part of this manual may be reproduced or translated, in any form or by
  68. any means, without the prior written permission of Hooper International,
  69. Inc.
  70.  
  71.                Copyright (C) 1989-1990 Hooper International, Inc.
  72.  
  73.  
  74.                               WARRANTY INFORMATION
  75.  
  76. Hooper International, Inc. licenses this software and manual "as is" without
  77. warranty of any kind, either expressed or implied; including, but not limited
  78. to, the particular purpose.  Hooper International, Inc. does not warrant that
  79. the "Cheque-It-Out" software will meet your requirements, or that the
  80. operation of "Cheque-It-Out" will be uninterrupted or error free. In no event
  81. will Hooper International, Inc. be liable for incidental, consequential,
  82. indirect or other damages including any lost profits or lost savings, arising
  83. from the use of, or inability to use, these programs; even if Hooper
  84. International, Inc. has been advised of the possibility of such damages, or for
  85. any claim by any other party.
  86.  
  87. Please keep in mind, we do not accept returns or give refunds on registered
  88. copies.  We will, for a period of up to 90 days from initial shipping date,
  89. replace defective disks for a minimal shipping and handling charge of $5.00. 
  90. Defective disks must be returned prepaid and insured by sender.  In this
  91. way, we are assured of complete customer satisfaction.  As you can see, we
  92. value your business.
  93.  
  94. Information in this manual is subject to change without notice and does not
  95. represent a commitment on the part of Hooper International, Inc.
  96.  
  97. This product could include technical inaccuracies or typographical errors. 
  98. Changes are periodically made to the information herein. These changes may
  99. be incorporated in new additions of this publication.
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                      Page 2
  119.                                 "Cheque-It-Out"
  120.  
  121.                                TABLE OF CONTENTS
  122.  
  123. COPYRIGHT NOTICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  124.  
  125. WARRANTY INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  126.  
  127. PREFACE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  128.  
  129. UPGRADE POLICY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  130.  
  131. AUTHOR'S NOTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  132.  
  133. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  134.  
  135. SECTION ONE - UP & RUNNING ... QUICK & EASY. . . . . . . . . . . . . . .   8
  136.    1a - Quick Install for Advanced DOS Users . . . . . . . . . . . . . .   8
  137.    1b - Starting "Cheque-It-Out" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  138.    1c - What To Do Next. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  139.  
  140. SECTION TWO - INSTALLATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  141.    2a - Essential Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  142.    2b - Hard Disk Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  143.    2c - Floppy Disk Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  144.    2d - The CONFIG.SYS File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  145.  
  146. SECTION THREE - STARTING and RUNNING . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  147.    3a - Starting "Cheque-It-Out" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  148.    3b - Selecting the Data File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  149.    3c - The "SAMPLE" File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  150.    3d - Create or Clone Your Own Set of Books. . . . . . . . . . . . . .  17
  151.    3e - Unique Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  152.    3f - Editing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  153.    3g - Using the Menu System and Input Fields . . . . . . . . . . . . .  21
  154.    3h - Drop to DOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
  155.    3i - Using a Mouse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  156.  
  157. SECTION FOUR - SYSTEM CONFIGURATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  158.    4a - The Configuration Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  159.    4b - Setting the System Date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  160.    4c - Setting the Report Heading Name. . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  161.    4d - Setting the System Configuration . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  162.    4e - Create, Change, or Delete Passwords. . . . . . . . . . . . . . .  27
  163.    4f - Setting Screen Colors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  164.    4g - Backing Up Data Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
  165.  
  166. SECTION FIVE - THE CHART OF ACCOUNTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  167.    5a - What Is A Chart of Accounts? . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  168.    5b - Types of Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  169.    5c - Organization of the Chart of Accounts. . . . . . . . . . . . . .  34
  170.    5d - Subtotals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  171.    5e - Chart of Accounts Data Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  172.    5f - Getting Familiar with the Chart of Accounts. . . . . . . . . . .  36
  173.    5g - Adding/Modifying/Deleting Accounts . . . . . . . . . . . . . . .  37
  174.    5h - Entering Your Chart of Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  175.    5i - Suggested Method for Setting Beginning Balances. . . . . . . . .  39
  176.  
  177.                                      Page 3
  178.                                 "Cheque-It-Out"
  179.                                 
  180. SECTION SIX - INCOME AND EXPENSE BUDGETS . . . . . . . . . . . . . . . .  41
  181.  
  182. SECTION SEVEN - TRANSACTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  183.    7a - Entering Simple Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  184.    7b - Entering Multiple-Part Transactions. . . . . . . . . . . . . . .  44
  185.    7c - Modify/Delete Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  45
  186.    7d - Create Recurring Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  187.    7e - Modify/Delete Recurring Transactions . . . . . . . . . . . . . .  47
  188.    7f - Activate Recurring Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  189.    7g - Entering and Printing Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  190.   
  191. SECTION EIGHT - REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  192.    8a - Explanation of Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  193.    8b - General Instructions for Generating Reports. . . . . . . . . . .  52
  194.    8c - Transactions Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  52
  195.    8d - Recurring Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  196.    8e - Account History. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  197.    8f - Income Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  198.    8g - Balance Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  199.    8h - Chart of Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  200.    8i - Budget Variance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  56
  201.    8j - Budget Listing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  56
  202.  
  203. SECTION TEN - UTILITIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  57
  204.    10a - Sort Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  57
  205.    10b - Import Transaction File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  58
  206.    10c - Export Transaction File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  207.    10d - Check Writing Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60
  208.  
  209. SECTION TWELVE - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES . . . . . . . . . . . . . .  62
  210.    12a - Accounting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  62
  211.    12b - The Accounting Equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  62
  212.    12c - The Income Statement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
  213.    12d - The Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
  214.    12e - Double-Entry Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  64
  215.    12f - Debits and Credits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  64
  216.    12g - Income and Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
  217.  
  218. SECTION THIRTEEN - USER TECHNICAL SUPPORT. . . . . . . . . . . . . . . .  67
  219.    13a - Technical Support Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  220.    13b - How To Receive Help Fast. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  221.    13c - How To Receive Detailed Help. . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  222.    13d - How You Can Solve Your Problem. . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  223.  
  224. SECTION FOURTEEN - HINTS and SUGGESTIONS . . . . . . . . . . . . . . . .  68
  225.    14a - Hints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  68
  226.    14b - If You Have Comments or Suggestions . . . . . . . . . . . . . .  70
  227.  
  228. LIST OF FIGURES. . . . . . . . . .  NOT AVAILABLE ON DISK DOCUMENTATION FILE
  229.  
  230. APPENDIX A - SAMPLE REPORTS. . . .  NOT AVAILABLE ON DISK DOCUMENTATION FILE
  231.  
  232. APPENDIX B - DISK FILENAMES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  70
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                                      Page 4
  237.                                 "Cheque-It-Out"
  238.  
  239.                                     PREFACE
  240.  
  241. Before Reading Any Further...
  242.  
  243. If you are eager to get started, you might save time by reading the guidelines
  244. listed in this preface.  Depending on your level of bookkeeping and computer
  245. expertise, certain sections of this manual are more essential than others.
  246.  
  247. If You've Already Used "Cheque-It-Out"...
  248.  
  249. ...and have a working knowledge of it, you will be pleased to see all of the
  250. specially-enhanced features of this new version of "Cheque-It-Out".
  251.  
  252. Before you start working, read Section Two - "Installation" of this manual,
  253. which explains the new installation procedures.  If you have any questions
  254. while you are working, simply refer to this documentation.
  255.  
  256. If You Are An Experienced User of Menu-Driven Software...
  257.  
  258. ...especially those designed for the IBM PC or compatibles, you are more
  259. familiar with the terms used for configuring your system.  You might,
  260. therefore, want to take the following shortcuts:
  261.  
  262. Read Section One - "Up & Running ... Quick & Easy". 
  263.  
  264. Look at the sample accounts of the "SAMPLE" files, while using the
  265. documentation as a guide and reference.
  266.  
  267. Set up your own set of books by using the "SAMPLE" accounts as an example
  268. or framework.  Be sure to follow the guidelines and procedures as presented
  269. in this manual.
  270.  
  271. If You Are An Experienced Bookkeeper...
  272.  
  273. ...you will have an easier time understanding the terms used in the "Cheque-
  274. It-Out" manual.  Initially, we recommend you read the entire manual in order
  275. to learn how to properly and completely utilize all of the excellent features
  276. available to you.
  277.  
  278. If You Have Little or No Experience With Software or Bookkeeping...
  279.  
  280. ...and are unfamiliar with software packages and are not an expert bookkeeper;
  281. you will find it easier to read the entire manual completely, following all of
  282. the procedures outlined.  We strongly suggest you read through the documen-
  283. tation at least once, merely to become familiar with some of the terms you will
  284. be expected to know; then reread the documentation, this time using the 
  285. program.
  286.  
  287. For All Users...
  288.  
  289. When using "Cheque-It-Out":
  290.  
  291.    Format your new floppy disks before using them.
  292.  
  293.    Always use a backup copy of your program disks, never the original
  294.    disks.
  295.                                      Page 5
  296.                                 "Cheque-It-Out"
  297.                                 
  298.    Always make backup copies of your data files.  It is important to save all
  299.    of your work in case something happens to the disk you are using.
  300.  
  301.    Carefully follow all instructions in this manual, for optimum
  302.    understanding, before using "Cheque-It-Out".
  303.  
  304. This guide is intended for use by all users of "Cheque-It-Out".  It does not
  305. assume that the user has accounting expertise.  It is suggested, however, that
  306. users with no accounting or bookkeeping background obtain a basic accounting 
  307. textbook as a supplemental reference.  A primer of accounting is included in 
  308. Section Twelve - "Basic Accounting Principles".
  309.  
  310. If You Have Any Questions...
  311.  
  312. ...comments, or suggestions about "Cheque-It-Out", please write or call our
  313. technical support staff at 719-528-8989.
  314.  
  315.  
  316.                                   UPGRADE POLICY
  317.  
  318. As a registered user, you will be notified of any future releases, which will
  319. be available for a nominal upgrade fee.  Upon receipt of your payment, and
  320. after verification of the version number and registration number of your copy,
  321. we will send you a registered copy of the latest version of "Cheque-It-Out".
  322.  
  323.  
  324.                                   AUTHOR'S NOTES
  325.  
  326. The HOOPER Finance series was created as a result of our own basic need for a 
  327. simple, affordable, and workable financial software package, able to keep track
  328. of income and expenses.  Unfortunately, the price for available software 
  329. packages was prohibitive.
  330.  
  331. Consequently, it became clear that we would have to create a new and affordable
  332. program that would eliminate the piles of notes and receipts needed each year 
  333. to compute income taxes.  Therefore, in 1981, Finance Manager was created.  It
  334. was written for the "Atari 800", with 64K bytes of memory.  This program 
  335. provided a single time frame look at the entire fiscal year, while storing all
  336. necessary information from the inevitable notes and receipts.  If bookkeeping 
  337. was to become a "piece of cake", this was surely a sweet start!  We have since
  338. developed FINANCE MANAGER II, a complete small business accounting package 
  339. consisting of the General Ledger, Account Reconciliation, Financial Utilities,
  340. Accounts Receivable, Accounts Payable, and Payroll.
  341.  
  342. In 1989, we developed "Cheque-It-Out" for personal accounting.  It is perfect 
  343. for the individual who wants to keep track of more than just a checking 
  344. account balance.  With "Cheque-It-Out", tracking all the income, expense, and
  345. liability account balances and reconciling all checking and credit card state-
  346. ments is easy.  It even prints personal checks.  "Cheque-It-Out" is a complete
  347. personal accounting software package that uses intuitive, user-friendly 
  348. concepts to give you complete personal financial statements.
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.                                      Page 6
  355.                                 "Cheque-It-Out"
  356.                                 
  357.                                  INTRODUCTION
  358.  
  359. With "Cheque-It-Out", you will manage your money like a financial whiz.  The 
  360. determining factor of the survival of anyone's finances is proper management of
  361. their financial resources.  "Cheque-It-Out" is the tool needed for individuals
  362. who want to easily and efficiently manage their resources by providing the best
  363. and most comprehensive personal finance program available.  "Cheque-It-Out" is
  364. a thorough, efficient, and easy to use program designed for the IBM PC, XT, AT,
  365. PS/2 and 100% compatibles.  In short, "Cheque-It-Out" is a personal, double-
  366. entry, financial program which creates complete financial reports; while 
  367. keeping track of your income, expenses, liabilities and budgets.  It can also 
  368. print single checks, keep track of all bank service charges and interest, 
  369. provide password protection from unauthorized use, and has an automatic data 
  370. file backup function for data integrity.
  371.  
  372. Please feel free to include any comments about this program in a letter to us.
  373. We look forward to hearing from you.
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.                                      Page 7
  414.                                 "Cheque-It-Out"
  415.  
  416.                  SECTION ONE - UP & RUNNING ... QUICK & EASY
  417.  
  418. 1a - Quick Install for Advanced DOS Users
  419.  
  420. HARD DISK USERS:
  421.  
  422. The files on the "Cheque-It-Out" Master Program Disk are compressed.  Each
  423. filename (not extension) ends with the characters ZIP.  Make a new directory
  424. on your hard disk (suggested directory name: \CIO).  Insert the "Cheque-It-
  425. Out" Master Program Disk in a floppy drive and from the floppy drive
  426. prompt, use the following command to quickly install "Cheque-It-Out":
  427.  
  428.                         filenameZIP C:\CIO
  429.  
  430. "Filename" is the name of the self-extracting file on the program disk.  The
  431. above command will install the program files on the C drive in the \CIO
  432. directory.
  433.  
  434. NOTE: The program may be run from any directory, provided the directory is 
  435.       included in your DOS "Path" statement.  See your DOS manual for infor-
  436.       mation on the "Path" statement.
  437.  
  438. Be sure a CONFIG.SYS file exists in the root directory of your hard disk and
  439. contains the following statements with at least the values below:
  440.  
  441.                              FILES=20
  442.                             BUFFERS=20
  443.  
  444. FLOPPY DISK USERS:
  445.  
  446.    1. Prepare three blank, formatted floppy disks with the following labels:
  447.  
  448.                    "Cheque-It-Out" Program Disk
  449.                    "Cheque-It-Out" Samples Disk
  450.                     "Cheque-It-Out" Data Disk.
  451.  
  452.    2. Insert your original "Cheque-It-Out" Master Program Disk in drive A.
  453.  
  454.    3. Insert your blank "Cheque-It-Out" Program Disk in drive B.
  455.  
  456.    4. From the A:> prompt, enter the command:  CIO1ZIP B:
  457.  
  458.    5. When the file expansion and transfer is complete, remove your new
  459.       Program disk from drive B and insert your blank Data disk.
  460.  
  461.    6. From the A:> prompt, enter the command:  CIO2ZIP B:
  462.    
  463.       NOTE: Each of your data disks will need to have these files created to 
  464.             them.
  465.  
  466.     7. When the file expansion and transfer is complete, remove your new Data 
  467.        disk from drive B and insert your blank Samples disk.
  468.  
  469.     8. From the A:> prompt, enter the command:  CIO3ZIP B:
  470.     
  471.     
  472.                                      Page 8
  473.                                 "Cheque-It-Out"
  474.  
  475.     9. When the file expansion and transfer is complete, remove your new
  476.        Samples disk from drive B.  "Cheque-It-Out" is now installed on your
  477.        floppy disks.
  478.  
  479.    10. Be sure a CONFIG.SYS file exists on your DOS boot disk and that it
  480.        contains the following statements with at least the values below:
  481.  
  482.                                     FILES=20
  483.                                    BUFFERS=20
  484.  
  485. 1b - Starting "Cheque-It-Out"
  486.  
  487. HARD DISK USERS:
  488.  
  489.    To run "Cheque-It-Out", change to the directory containing the program
  490.    files (e.g: CD\CIO) and enter the command:  CIO
  491.  
  492.    You can also add a filename parameter when running "Cheque-It-Out"
  493.    (e.g: CIO C:\CIO\SAMPLE).
  494.  
  495. FLOPPY DISK USERS:
  496.  
  497.    1. To run "Cheque-It-Out", insert your "Cheque-It-Out" Program Disk
  498.       (not the original) in drive A and your Data disk in drive B.
  499.  
  500.    2. From the A:> prompt, enter the command:  CIO
  501.  
  502.       You can also add a filename parameter when running "Cheque-It-
  503.       Out" (e.g: CIO B:\SAMPLE).
  504.  
  505. 1c - What To Do Next
  506.  
  507.    To familiarize yourself with the program, you may want to look over the
  508.    following parts of Section Three - "Starting and Running":
  509.  
  510.    Section 3c - "The "SAMPLE" File"... has samples of accounts, reports,
  511.                 and transactions.
  512.  
  513.    Section 3d - "Create or Clone Your Own Set of Books"... has instructions
  514.                 on creating a new set of books from scratch or copying
  515.                 already established account files.
  516.  
  517.    Section 3e - "Unique Function Keys"... explains some of the special
  518.                 keys used within "Cheque-It-Out".
  519.  
  520.    Section 3f - "Editing"... explains some of the special keys that  may be
  521.                 used when entering data into or modifying input fields.
  522.  
  523.    Although not absolutely necessary, it is advisable to set up the System
  524.    Configuration before proceeding too far into your own books.  See Section 
  525.    Four - "System Configuration" for instructions.
  526.    
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                                      Page 9
  532.                                 "Cheque-It-Out"
  533.  
  534.                           SECTION TWO - INSTALLATION
  535.  
  536. Before you initially start using "Cheque-It-Out", be sure you take the time to
  537. learn some of the basic preliminary procedures necessary to operate the
  538. program, as well as being certain you know some of the basic overall system
  539. features.  In this section, these elements are discussed in detail.
  540.  
  541. 2a - Essential Hardware
  542.  
  543. The minimum system hardware requirements and options are as follows:
  544.  
  545.    REQUIRED:    IBM, PC, XT, AT, PS/2, or 100% compatibles
  546.                 DOS 2.0 or greater
  547.                 448K memory
  548.                 One high density (1.2 Meg) or two 360K floppy disk drives
  549.  
  550.    OPTIONAL:    Hercules, Monochrome, CGA, EGA, or VGA monitor
  551.                 Printer
  552.                 Mouse (Microsoft or compatible)
  553.                 Hard disk drive
  554.  
  555. 2b - Hard Disk Installation
  556.  
  557. To install "Cheque-It-Out" on your hard disk, do the following:
  558.  
  559.    1. From the DOS prompt for the hard disk (usually C:\>), create a new
  560.       sub-directory on the hard disk by entering the DOS "MD" command:
  561.  
  562.                     MD\CIO   and press <Enter>.
  563.  
  564.    2. Change to this newly-created directory by using the DOS "CD" command:
  565.    
  566.                     CD\CIO   and press <Enter>.
  567.  
  568.    3. Put your original "Cheque-It-Out" Master Program Disk in drive A.
  569.  
  570.    4. Change to drive A by entering the command:
  571.  
  572.                       A:   and press <Enter>.
  573.  
  574.    5. From the A:> prompt, enter the command:
  575.  
  576.                    INSTALL   and press <Enter>.
  577.  
  578.    6. Follow the instructions on the screen carefully.
  579.  
  580.       Figure 2-1 shows the installation screen.  Refer to it and/or your
  581.       screen while performing this procedure.
  582.  
  583.                     Figure 2-1  Install Screen
  584.  
  585.       A.  The first prompt asks on which disk drive "Cheque-It-Out" will be
  586.           installed.  This will usually be drive "C"; however, if your
  587.           computer has more than one hard disk drive, you may use any one
  588.           of the designated hard disk drives on your computer.
  589.  
  590.                                      Page 10
  591.                                 "Cheque-It-Out"
  592.                                  
  593.       B.  The second prompt asks if that drive is a hard disk.  Enter a "Y"
  594.           for yes.
  595.  
  596.       C.  The next prompt asks in which directory you want "Cheque-It-Out" 
  597.           installed.  The default directory (\CIO) will be displayed.
  598.  
  599.           To accept this directory name, press <Enter>.
  600.  
  601.           To enter a different directory name, simply type the backslash
  602.           character ("\") and the directory name (following the DOS naming
  603.           conventions), pressing <Enter> when you are done.
  604.  
  605.           If the directory does not exist on the hard disk you selected, the
  606.           INSTALL procedure will prompt you with:
  607.  
  608.                 "Directory Not Found.  Create New Directory (Y/N):"
  609.  
  610.           Enter "Y" to create the new directory and continue with the INSTALL 
  611.           procedure or "N" to change the directory name you just entered.
  612.           
  613.       D.  The next prompt asks in which disk drive you inserted the original 
  614.           "Cheque-It-Out" Master Program Disk.  This is the disk drive that 
  615.           currently contains the Master Program Disk; drive A.
  616.  
  617.           The INSTALL procedure will then begin installing "Cheque-It-Out", 
  618.           showing you messages on the screen as it proceeds.
  619.  
  620.       E.  When you see the prompt:
  621.  
  622.           "Insert the original CHEQUE-IT-OUT MASTER PROGRAM DISK in drive A:"
  623.  
  624.                             "PRESS ANY KEY TO CONTINUE"
  625.  
  626.           simply press <Enter>.
  627.  
  628.    7. After completing the INSTALL procedure, file away your original
  629.       "Cheque-It-Out" Master Program Disk for safe keeping.
  630.  
  631.    8. Now, re-boot the computer by using either of the following methods:
  632.  
  633.       A.  Hold down both the <Ctrl> and <Alt> keys and press the <Delete> key.
  634.  
  635.       B.  Turn off the computer, wait a minute for the hard disk to stop, and 
  636.           then turn the computer on again.
  637.  
  638. 2c - Floppy Disk Installation
  639.  
  640.    1. Before installing "Cheque-It-Out", you must have three blank, formatted,
  641.       and labeled disks.  If this is not the case, do the following:
  642.  
  643.       A.  Insert your DOS boot disk in drive A.
  644.  
  645.       B.  Insert the first blank disk in drive B.
  646.  
  647.       C.  From the DOS prompt for the A drive (e.g: A:>), enter the command:
  648.       
  649.                                      Page 11
  650.                                 "Cheque-It-Out"
  651.  
  652.                          FORMAT B:   and press <Enter>.
  653.  
  654.       D.  Repeat this step until all three blank disks are formatted.
  655.  
  656.    2. Label the three blank, formatted floppy disks with the following:
  657.    
  658.                          "Cheque-It-Out" Program Disk
  659.                          "Cheque-It-Out" Samples Disk
  660.                           "Cheque-It-Out" Data Disk.
  661.  
  662.    3. Insert the original "Cheque-It-Out" Master Program Disk in drive A:
  663.  
  664.    4. From the A:> prompt, enter the command:
  665.  
  666.                          INSTALL   and press <Enter>.
  667.  
  668.    5. Follow the instructions on the screen carefully.
  669.  
  670.       Figure 2-1 shows the installation screen.  Refer to it and/or your
  671.       screen while performing this procedure.
  672.  
  673.       A.  The first prompt asks on which disk drive "Cheque-It-Out" will be
  674.           installed.  Enter the disk drive letter where you will be inserting
  675.           the blank, formatted and labeled disks (usually drive B).
  676.  
  677.       B.  The second prompt asks if that drive is a hard disk.  Enter an "N"
  678.           for no.
  679.  
  680.       C.  The next prompt asks in which directory you want "Cheque-It-Out" 
  681.           installed.  Since you are using floppy disks, leave this field blank
  682.           by pressing <Enter>.
  683.  
  684.       D.  The next prompt asks in which disk drive you inserted the original 
  685.           "Cheque-It-Out" Master Program Disk.  This is the disk drive that 
  686.           currently contains the Master Program Disk (usually drive A), then 
  687.           press <Enter>.
  688.  
  689.    6. The screen will then display the amount of formatted disks needed for the
  690.       INSTALL procedure.  You will also need the disk used to boot your 
  691.       computer.
  692.  
  693.    7. Answer the prompt "Do you have all of the above disks FORMATTED and 
  694.       LABELED (Y/N):" with "Y" for yes, or "N" for no if you still need to 
  695.       format the disks mentioned above.
  696.  
  697.       NOTE: Answering "N" will abort the INSTALL procedure and return you to 
  698.             the default DOS prompt.
  699.  
  700.    8. Insert your boot disk in the drive specified in step 5-A above and press
  701.       any key to continue.  The INSTALL procedure will check the boot disk for
  702.       a CONFIG.SYS file.  If not found, one will be copied to the boot disk.  
  703.       If a CONFIG.SYS file already exists on the boot disk, the INSTALL 
  704.       procedure will check it to ensure that it contains the minimum specifi-
  705.       cations for proper program execution (see section 2e - "The CONFIG.SYS 
  706.       File").  If the CONFIG.SYS file is good, the INSTALL procedure will move
  707.       
  708.                                      Page 12
  709.                                 "Cheque-It-Out"
  710.                                      
  711.       on to the next step.  If the CONFIG.SYS file is not good, the INSTALL 
  712.       procedure will copy the existing CONFIG.SYS file to the boot disk as 
  713.       "CONFIG.BAK" and then modify the CONFIG.SYS file with the proper specifi-
  714.       cations, without losing any of your other configuration options.
  715.  
  716.    9. The INSTALL procedure will then prompt:
  717.  
  718.       "Insert the original CHEQUE-IT-OUT MASTER PROGRAM DISK in drive A:"
  719.  
  720.       "Insert YOUR BLANK disk labeled CHEQUE-IT-OUT PROGRAM DISK in  drive B:"
  721.  
  722.                            "PRESS ANY KEY TO CONTINUE"
  723.  
  724.       Do as the prompt instructs.
  725.  
  726.       The screen will then show "De-Archiving A:CIO1ZIP.EXE to B:  Please 
  727.       Wait..." while the files are being expanded from drive A: to drive B:
  728.  
  729.   10. The INSTALL procedure will then prompt:
  730.  
  731.       "Insert your blank disk labeled DATA DISK in drive B:"
  732.  
  733.                            "PRESS ANY KEY TO CONTINUE"
  734.  
  735.       Do as the prompt instructs.
  736.  
  737.       The screen will then show "De-Archiving A:CIO2ZIP.EXE to B:  Please 
  738.       wait..." while the files are being expanded from drive A: to drive B:
  739.  
  740.   11. The INSTALL procedure will then prompt:
  741.  
  742.       "Insert your blank disk labeled CHEQUE-IT-OUT SAMPLES DISK in drive A:"
  743.  
  744.                            "PRESS ANY KEY TO CONTINUE"
  745.  
  746.       Do as the prompt instructs.
  747.  
  748.       The screen will then show "De-Archiving A:CIO2ZIP.EXE to B:  Please 
  749.       wait..." while the "SAMPLE" data files are being expanded from drive A: 
  750.       to drive B:
  751.  
  752.   12. After all the "SAMPLE" files are expanded, the "Cheque-It-Out" instal-
  753.       lation is complete.
  754.  
  755.       After completing the INSTALL procedure, file away the original "Cheque-
  756.       It-Out" disk for safekeeping.
  757.  
  758.   13. Now re-boot the computer by doing the following:
  759.  
  760.       A.  Insert your boot disk in drive A.
  761.  
  762.       B.  Hold down both the <Ctrl> and <Alt> keys and press the <Delete>
  763.           key.
  764.  
  765.  
  766.  
  767.                                      Page 13
  768.                                 "Cheque-It-Out"
  769.                                  
  770. 2d - The CONFIG.SYS File
  771.  
  772. Many of the programs you run will open several files at once.  The DOS default
  773. allows for only 8 FILES and 2 BUFFERS.  These default settings are not large 
  774. enough and may hang up the program.  A CONFIG.SYS file must be either in the 
  775. root directory of the hard disk drive or on the boot disk, with the following 
  776. lines in it:
  777.                                     FILES=20
  778.                                    BUFFERS=20
  779.  
  780. NOTE: The installation procedure in section 2b (for hard disk users) or 2c (for
  781.       floppy disk users), if used, already added or modified this file for you.
  782.  
  783. If you did not use the installation procedure and you do not have a CONFIG.SYS
  784. file, you must create one (refer to your DOS manual).
  785.  
  786. If you already have a CONFIG.SYS file in the root directory of the hard disk or
  787. on the boot disk, make sure it has at least these values.  The values of the 
  788. files and buffers may be greater than, but not less than, 20.
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.                                      Page 14
  827.                                 "Cheque-It-Out"
  828.  
  829.                       SECTION THREE - STARTING and RUNNING
  830.  
  831. 3a - Starting "Cheque-It-Out"
  832.  
  833.    To start the program, do the following:
  834.  
  835.    HARD DISK USERS:
  836.  
  837.       Change to the directory containing the "Cheque-It-Out" program files by 
  838.       entering the command:
  839.  
  840.                            CD\CIO  and press <Enter>.
  841.  
  842.    FLOPPY DISK USERS:
  843.  
  844.       1.  Insert your copy of the "Cheque-It-Out" program disk (not the
  845.           original disk) in drive A and the blank data disk in drive B.
  846.  
  847.       2.  Change to the A:> prompt by entering the command:
  848.  
  849.                               A:  and press <Enter>.
  850.  
  851.    BOTH HARD DISK AND FLOPPY DISK USERS:
  852.  
  853.       1.  Enter the command:
  854.  
  855.                              CIO  and press <Enter>.
  856.  
  857.       2.  The first screen is the "Cheque-It-Out" logon notice.  Press any
  858.           key to continue.
  859.  
  860. 3b - Selecting the Data File
  861.  
  862. You are now going to tell "Cheque-It-Out" where to find the data files you wish
  863. to use or create.  It is not necessary for your data files to be in the same
  864. directory, or even on the same disk drive, as the program files.  It is
  865. important, however, that all your data files be together.  To select the disk
  866. drive, path and filename, do the following:
  867.  
  868.                     Figure 3-1  Select Datafile
  869.  
  870.    1. At the "DISK DRIVE:" prompt, enter the disk drive letter that contains 
  871.       (or will contain) your data files (e.g: C for hard disk or B for floppy 
  872.       disk).  The default drive letter will always appear at this prompt.
  873.  
  874.    2. At the "PATH:" prompt:
  875.  
  876.       Floppy disk users: leave this field blank by pressing <Enter>.
  877.  
  878.       Hard disk users: enter the directory name (and sub-directories, if
  879.           applicable) that contains (or will contain) your data files (e.g:
  880.           \CIO).  The default is \CIO.  
  881.  
  882.           To accept this directory name, press <Enter>.
  883.  
  884.  
  885.                                      Page 15
  886.                                 "Cheque-It-Out"
  887.                                 
  888.           To enter a different directory name, simply type the backslash
  889.           character ("\") and the directory name (following the DOS naming
  890.           conventions), pressing <Enter> when you are done.  This directory
  891.           name must already exist on the hard disk drive selected in step 1,
  892.           above.
  893.  
  894.    3. At the "FILENAME:" prompt, enter the filename of the data file you wish 
  895.       to use.  If any data files exist on the disk drive and path you just 
  896.       selected, their filenames will appear in a pop-up window on the screen 
  897.       (Figure 3-2 below).  If you want to use a filename that already exists on
  898.       the data disk (e.g: "SAMPLE"), select that name from the pop-up window. 
  899.       To create a new file, press <Esc>, enter a new filename and press 
  900.       <Enter>.
  901.                            Figure 3-2  Datafile Choice
  902.  
  903.    4. Figure 3-3, below, is the "Cheque-It-Out" Main Menu screen, containing 
  904.       the Main Menu.  Note that, centered on the bottom of the screen is the 
  905.       drive, path and filename you used to start the program.  From here, you 
  906.       can use and run any of the menu choices by selecting your choice from 
  907.       the Main Menu.
  908.                               Figure 3-3  Main Menu
  909.  
  910.    5. To select a menu item from any of the menu screens in "Cheque-It-Out", 
  911.       use any of these methods: 
  912.  
  913.           A. Direct Entry:
  914.  
  915.                 Color monitor - type the highlighted letter of the menu item.
  916.                 
  917.                 Monochrome monitor - type the upper case (capitalized) letter 
  918.                      of your menu item.
  919.  
  920.           B. Highlighting: highlight the menu item by using the cursor arrow 
  921.                      keys, then  press <Enter>.
  922.  
  923.           C. Mouse: move the mouse cursor over the menu item and click the left
  924.                      button.
  925.  
  926.              NOTE: Pressing and releasing a button on a mouse is called 
  927.                    "clicking" the mouse.
  928.  
  929.       At this point it is suggested, but not required, that you set up the
  930.       SYSTEM CONFIGURATION.  It should be set up to customize "Cheque-It-Out" 
  931.       to your hardware and functional purposes.  See Section Four - "System 
  932.       Configuration" for instructions.
  933.  
  934. 3c - The "SAMPLE" File
  935.  
  936. The "SAMPLE" file, mentioned in section 3b, step 3 above, is included on your 
  937. Samples disk.  It includes typical accounts and various types of transactions 
  938. and reports.  It may be helpful to familiarize yourself with this file while 
  939. you are using "Cheque-It-Out", since most people employ similar types of 
  940. transactions and reports.
  941.  
  942.  
  943.  
  944.                                      Page 16
  945.                                 "Cheque-It-Out"
  946.                                  
  947. It is important that you understand that these sample files are included with
  948. the program strictly as an instructional tool, and are to be used only to help
  949. learn "Cheque-It-Out".  PLEASE DO NOT EXPAND ON THEM FOR YOUR OWN USE, since 
  950. the accounts already have balances and several transactions have already been 
  951. entered.
  952.  
  953. To use the sample files, follow the steps in sections 3a and 3b above, 
  954. selecting the "SAMPLE" file at the filename prompt.
  955.  
  956. 3d - Create or Clone Your Own Set of Books
  957.  
  958. This feature allows you to make an exact copy of any "Cheque-It-Out" data file
  959. accounts that may already exist, without having to reenter the initial data.  
  960. The accounts made with this cloning feature will include any balances that 
  961. may exist.
  962.  
  963. To create or clone your own set of books, do the following:
  964.  
  965.    1. Follow the steps in sections 3a and 3b above, stopping after step 2 of
  966.       section 3b.
  967.  
  968.    2. At the "Filename:" prompt, press <Esc>, enter the new filename, then
  969.       press <Enter>.
  970.  
  971.    3. At the "Create new file[N]:" prompt, enter Y.
  972.  
  973.    4. At the "Clone an existing Chart of Accounts[N]:" prompt, do the 
  974.       following:
  975.  
  976.           A. Answer "N" if you want to create your own set of books.  "Cheque-
  977.              It-Out" will create empty Chart of Accounts, Transaction, Recur-
  978.              ring Transaction, and Reconciliation data files; returning you to
  979.              the Main Menu after these files are created
  980.  
  981.              OR
  982.  
  983.           B. Answer "Y" if you want "Cheque-It-Out" to automatically create an
  984.              identical Chart of Accounts and empty Transaction, Recurring 
  985.              Transaction, and Reconciliation data files for the new filename.
  986.  
  987.              If you answer "Y", you will see the following screen:
  988.  
  989.                         Figure 3-4  Select File to Clone From
  990.  
  991.              Respond to the "DISK DRIVE:" and "PATH:" prompts as you did in 
  992.              section 3b, steps 1 and 2.  At the "FILENAME:" prompt, enter the 
  993.              filename of the existing data file you want to clone.  You will be
  994.              returned to the Main Menu after the cloning is completed.
  995.              
  996. 3e - Unique Function Keys
  997.  
  998.    <Esc> (Escape) Key: Pressing the <Esc> key once will stop any function and 
  999.       take you back to your previous menu selection.  Pressing the <Esc> key 
  1000.       several times will step you back through the menu screens, eventually 
  1001.       exiting the program.
  1002.  
  1003.                                      Page 17
  1004.                                 "Cheque-It-Out"
  1005.       If you are in an input field and do not wish to continue the current 
  1006.       task, pressing the <Esc> key will return you to the previous menu.
  1007.  
  1008.       If you are already at a menu, pressing the <Esc> key will return you to 
  1009.       the previous menu.  Selecting <Esc> on the Main Menu is used to end the 
  1010.       program, as well as to select a different filename.
  1011.  
  1012.       If you would like to abort the printing of a report, you can do so by
  1013.       pressing the <Esc> key.
  1014.  
  1015.    PRINTER PAUSE: When printing reports to the printer or to the disk, you can
  1016.       "PAUSE" the report printing by pressing any key (except <Esc>), while the
  1017.       report is still printing.  This will cause the printing action to pause 
  1018.       until you press any key to continue.  When using this feature, please 
  1019.       remember that some printers have print buffers, which will continue the 
  1020.       printing until this buffer is completely empty.  It will stop printing
  1021.       only at that time. 
  1022.  
  1023.    <F1> (Help) Key: There are two help systems in the program.  The first is a
  1024.       one-line help sentence displayed at the lower left corner of the screen.
  1025.       The second is a context sensitive help system, meaning the help screen 
  1026.       will display help on the subject you are currently working on.  To 
  1027.       receive help at any time, anywhere in the program, press the <F1> key 
  1028.       once and a pop-up window will display an explanation of the field you are
  1029.       working on.  Several of the help files include cross-references at the 
  1030.       bottom of the screen, giving more detailed help on the subject.
  1031.  
  1032.       A cross-reference may be selected in any of the following ways:
  1033.  
  1034.           1. Highlight the cross reference by using the cursor arrow keys,
  1035.              then press <Enter>.
  1036.  
  1037.           2. Click the left button of the mouse when the mouse cursor is
  1038.              on the cross reference.
  1039.  
  1040.           3. If there is only one cross reference, press <Enter>.
  1041.  
  1042.       You may leave the help message screens by pressing the <Esc> key.
  1043.       
  1044.    HELP on HELP: Pressing the <F1> key twice will display a listing of the
  1045.       overall available help topics, allowing you to select a new area of help.
  1046.  
  1047.    <F2> KEY: The <F2> key is used to initiate a pop-up account listing.  The
  1048.       default for the pop-up account listing function ("AUTO POP-UP") is "N", 
  1049.       preventing the account listings from popping up automatically.
  1050.  
  1051.       If you prefer, the "AUTO POP-UP" function can be set to an automatic 
  1052.       mode; whereby an account listing will be displayed automatically, each 
  1053.       time you are at an account number input field.
  1054.  
  1055.       To set this function to automatic mode, change the setting for "AUTO
  1056.       POP-UP" to "Y" by following the steps in 4d - "Setting the System
  1057.       Configuration".
  1058.  
  1059.       NOTE: Setting the "AUTO POP-UP" to "N" will allow faster data input and 
  1060.             program execution.
  1061.             
  1062.                                      Page 18
  1063.                                 "Cheque-It-Out"
  1064.  
  1065.       To select an account from this listing, select the desired account in
  1066.       any of the following ways:
  1067.  
  1068.           1. Highlight the account by using the cursor arrow  keys, then
  1069.              press <Enter>.
  1070.  
  1071.           2. Click the left button of the mouse when the mouse cursor is
  1072.              on the account.
  1073.  
  1074.              NOTE: Pressing and releasing a button on a mouse is called
  1075.                    "clicking" the mouse.
  1076.  
  1077.           3. Type the starting number(s) or letter(s) of the account number
  1078.              (e.g: typing 17 to find any account in the 170000 account number 
  1079.              range).  This will move the highlighting bar to the starting 
  1080.              number of the range.
  1081.  
  1082.    <F10> KEY: By pressing the <F10> key, when "<F10> Done" is displayed at the
  1083.       bottom of the screen, you will quickly save the information displayed on
  1084.       the screen by accepting all of the displayed input fields.  This allows 
  1085.       you to quickly change one or two fields on an input screen (such as the 
  1086.       Configuration Settings screen) without having to press <Enter> several 
  1087.       times to get to the bottom of the input screen.
  1088.       
  1089.       To use this function, do the following:
  1090.  
  1091.           1. When you are finished entering or changing data on an input screen
  1092.              that has "<F10> Done" displayed at the bottom, press the <F10> 
  1093.              key.
  1094.  
  1095.           2. At the prompt: "Save Inputs:[Y]:" do the following:
  1096.  
  1097.              A. Enter "Y" (the default) to save the new or changed data
  1098.  
  1099.                 OR
  1100.  
  1101.              B. Enter "N" to abort the latest entries and return the cursor
  1102.                 to the first input field of the screen.
  1103.  
  1104.                 NOTE: Entering an "N" response will not change any data already
  1105.                       saved.  If you were changing displayed data and decided 
  1106.                       you did not want to change it, entering "N" will leave 
  1107.                       the original data unchanged.
  1108.  
  1109. 3f - Editing
  1110.  
  1111. This section describes the commands recognized by the data input editor.  The 
  1112. two editing modes (Insert and Edit) are covered first, followed by the single-
  1113. key commands, and finally the control-key commands.
  1114.  
  1115. The two editing modes available from the data input editor are Insert and Edit.
  1116. To change from one mode to the other, press the INSERT key.  The following 
  1117. describes how to identify which mode you are in and what that mode does:
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.                                      Page 19 
  1122.                                 "Cheque-It-Out"
  1123.                                   
  1124.    INSERT: Identified by a large (fat) cursor and allows insertion of 
  1125.       characters at the position of the cursor.
  1126.  
  1127.    EDIT: Identified by a small (thin) cursor and allows overtyping of the
  1128.       characters in the field.
  1129.  
  1130. You can use the following single-key commands to quickly and easily move the 
  1131. cursor around the input screens:
  1132.  
  1133.    LEFT ARROW: Moves the cursor one character to the left within an input 
  1134.       field.
  1135.  
  1136.    RIGHT ARROW: Moves the cursor one character to the right  within the input 
  1137.       field.
  1138.       
  1139.    UP ARROW: Moves the cursor up.
  1140.  
  1141.    DOWN ARROW: Moves the cursor down.
  1142.  
  1143.    TAB: Moves the cursor to the next input field.
  1144.  
  1145.    SHIFT-TAB: Moves the cursor to the prior input field.
  1146.  
  1147.    HOME: Moves the cursor to the beginning of the current input field.
  1148.  
  1149.    END: Moves the cursor to the end of the current input field.
  1150.  
  1151.    DELETE: Removes a single character at the location of  the cursor and moves
  1152.       the remaining right portion of the field one space to the left.
  1153.  
  1154.    BACKSPACE: This key performs two functions.  If the cursor is in the left-
  1155.       most position of the field, pressing backspace will move the cursor to 
  1156.       the prior input field (same as Shift-Tab).  If the cursor has been moved
  1157.       within an input field, backspace will remove a single character 
  1158.       immediately to the left of the cursor, moving the remaining right portion
  1159.       of the field one space to the left.
  1160.  
  1161.    ENTER: Accepts the current entry in the field and  moves to the next
  1162.       input field.
  1163.  
  1164.    ESC: Will abandon the current screen and take you back to the prior screen.
  1165.  
  1166.    PLUS KEY (+) or SPACE BAR: Will increment to the next value on multiple 
  1167.       choice fields (e.g: Printer Port Selection).
  1168.  
  1169. The following control-key editing commands can be entered by holding down the 
  1170. <Ctrl> key and pressing the indicated key:
  1171.  
  1172.    CTRL-Y or SPACE BAR: Removes the contents of the current field.
  1173.  
  1174.    CTRL-R: Restores the contents of the current field.
  1175.  
  1176.    CTRL-HOME: Removes the contents of the field from the beginning of the field
  1177.       to the cursor. 
  1178.  
  1179.  
  1180.                                      Page 20
  1181.                                 "Cheque-It-Out"
  1182.                                  
  1183.    CTRL-END: Removes the contents of the field from the  cursor to the end of 
  1184.       the field.
  1185.       
  1186.    CTRL-PGUP: Moves the cursor to the first input field on the screen.
  1187.  
  1188.    CTRL-PGDN: Moves the cursor to the last input field on the screen.
  1189.  
  1190. 3g - Using the Menu System and Input Fields
  1191.  
  1192. The menu system in "Cheque-It-Out" is designed to be as user-friendly as
  1193. possible.  You may select a menu item by using any of these methods: 
  1194.  
  1195.    1. Direct Entry:
  1196.  
  1197.           Color monitor - type the highlighted letter of the menu item.
  1198.  
  1199.           Monochrome monitor - type the upper case (capitalized) letter of
  1200.                your menu item.
  1201.  
  1202.    2. Highlighting: highlight the menu item by using the cursor arrow keys, 
  1203.                then press <Enter>.
  1204.  
  1205.    3. Mouse: move the mouse cursor over the menu item and click the left 
  1206.                button.
  1207.  
  1208.       NOTE: Pressing and releasing a button on a mouse is called "clicking" 
  1209.             the mouse.
  1210.  
  1211. When you are ready to enter data into any input field, do so by typing the
  1212. information and then pressing the <Enter> key.
  1213.  
  1214. Some input fields may already have default data in them.  If this is the case,
  1215. you can do any one of the following:
  1216.  
  1217.    1. To accept the data in the field, press the <Enter> key.
  1218.  
  1219.    2. To change the data in the field, just start typing.  The data present
  1220.       will be deleted automatically.
  1221.  
  1222.    3. To blank-out a data field, press the <SPACE BAR>; on numeric fields, type
  1223.       a zero ("0"). 
  1224.  
  1225. 3h - Drop to DOS
  1226.  
  1227. At any time while in "Cheque-It-Out", you may temporarily leave the program, 
  1228. dropping to the DOS prompt to perform DOS commands, and then return to the same
  1229. place within the program.
  1230.  
  1231.    To drop to DOS: Hold down the <Alt> key and press "D".
  1232.  
  1233.    To return to the program: Enter the command:  EXIT  and press <Enter>.
  1234.  
  1235.    NOTE: DO NOT TURN OFF YOUR COMPUTER OR LOAD ANY MEMORY RESIDENT PROGRAMS 
  1236.          WHILE DROPPED TO DOS.
  1237.  
  1238.  
  1239.                                      Page 21
  1240.                                 "Cheque-It-Out"
  1241.                                  
  1242.          Loading a memory resident program will corrupt your open data files. 
  1243.          Turning off your computer will lock your open data files.
  1244.  
  1245. 3i - Using a Mouse
  1246.  
  1247. You can use a mouse, instead of direct entry or highlighting with the cursor
  1248. arrow keys, for making selections from the menus, filename listings, pop-up
  1249. account listings or prompts that require a single keystroke.
  1250.  
  1251. To make a selection, do the following:
  1252.  
  1253.    1. Move the mouse cursor to your selection in the menu.
  1254.  
  1255.    2. Press (click) the left button on the mouse.
  1256.  
  1257.       NOTE: Pressing and releasing a button on a mouse is called "clicking" 
  1258.             the mouse.
  1259.  
  1260. When you are on a multiple choice field, such as "Printer Port" on the
  1261. "Configuration Settings" screen, clicking the left button of the mouse will
  1262. increment the choices in the field.  When editing input fields, move the mouse
  1263. cursor to the field you wish to edit and click the left button on the mouse.
  1264.  
  1265. There are two basic types of "mice" currently available, two-button and three-
  1266. button.  The following is an explanation of the buttons for each type of mouse.
  1267.  
  1268.    Two-Button Mouse:   The right button is for <Esc>.
  1269.                        The left button is for <Enter>.
  1270.                        Pressing both buttons at the same time will display the 
  1271.                          context sensitive HELP system (same as pressing the 
  1272.                          <F1> key) for the field you are currently working on.
  1273.                          
  1274.    Three-Button Mouse: The right button is for <Esc>.
  1275.                        The left or middle button is for <Enter>.
  1276.                        Pressing both the left and right buttons at the same 
  1277.                          time will display the context sensitive HELP system 
  1278.                          (same as pressing the <F1> key) for the field  you are
  1279.                          currently working on.
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.                                      Page 22
  1299.                                 "Cheque-It-Out"
  1300.  
  1301.                       SECTION FOUR - SYSTEM CONFIGURATION
  1302.  
  1303. 4a - The Configuration Menu
  1304.  
  1305. The Configuration Menu contains selections important to the overall set-up and
  1306. performance of "Cheque-It-Out".  It allows for the creation or change of the 
  1307. system date, report heading names, the system configuration, passwords, screen
  1308. colors, and sounds.  It also has a built-in utility for backing up your data 
  1309. files.
  1310.  
  1311. NOTE: To activate your changes, you must return to the Main Menu.
  1312.  
  1313. To enter the Configuration Menu, select "conFig" from the Main Menu.  Figure 
  1314. 4-1, below, will be displayed.
  1315.  
  1316.                         Figure 4-1  Configuration Menu
  1317.  
  1318. The following sections provide detailed explanations of each menu choice.
  1319.  
  1320. 4b - Setting the System Date
  1321.  
  1322. Setting the date is necessary if you did not set the date at the time you
  1323. powered up your computer, using the DOS "Date" command.  The date is set
  1324. automatically, if your computer is equipped with an internal clock/calendar. 
  1325. This is the date which will appear on your screen and on your printed reports.
  1326. If your computer does not set the date automatically, you should set a new date
  1327. every time you run "Cheque-It-Out" to ensure that all of your data will have 
  1328. the correct date.  The system date is shown in the lower right corner of the 
  1329. screen, using the default format of mm-dd-yy.  To change this format, refer to
  1330. section 4d - "Setting the System Configuration": DATE MASK.
  1331.  
  1332. NOTE: Changing the date here will also change the date of your internal system
  1333.       clock.
  1334.  
  1335. To set or change the system date, do the following:
  1336.  
  1337.    1. Select "conFig" from the Main Menu (if not already done).
  1338.  
  1339.    2. Select "System Date" from the Configuration Menu.  The following screen 
  1340.       appears:
  1341.                             Figure 4-2  Change Date
  1342.  
  1343.    3. At the "DATE:" prompt, type the desired date, following the format
  1344.       shown in the lower right corner of the screen, and press <Enter>.
  1345.  
  1346.    4. To leave the Configuration Menu, press <Esc>.
  1347.  
  1348. 4c - Setting the Report Heading Name
  1349.  
  1350. The "Report Heading Name" is a two-line name and can be used to reflect a
  1351. company name.  Each line will hold up to 30 characters.  The first line will
  1352. always appear centered at the top of the Main Menu screen and both lines will 
  1353. appear at the top of all reports.  Creating or changing a name here will not 
  1354. change your data filename. 
  1355.  
  1356.  
  1357.                                      Page 23
  1358.                                 "Cheque-It-Out"
  1359.                                  
  1360. To change the Report Heading Names, do the following:
  1361.  
  1362.    1. Select "conFig" from the Main Menu (if not already done).
  1363.  
  1364.    2. Select "Report Heading Name" from the Configuration Menu.  The following
  1365.       window appears:
  1366.  
  1367.                        Figure 4-3  Change Report Heading Name
  1368.  
  1369.    3. At the "Report Heading 1:" prompt, type the new first line report heading
  1370.       (also for the top of the screen) and press <Enter>.
  1371.  
  1372.    4. At the "Report Heading 2:" prompt, type any additional information you 
  1373.       would like to appear on the second line of the report title and press 
  1374.       <Enter>.  Leaving this line blank will leave the second line of the 
  1375.       report title blank.
  1376.  
  1377.    5. To leave the Configuration Menu, press <Esc>.
  1378.  
  1379. 4d - Setting the System Configuration
  1380.  
  1381. For your convenience, the system configuration settings are pre-defined and do
  1382. not need to be changed to use the program.  They may be changed at any time, 
  1383. depending on your preference or the type of hardware you have.
  1384.  
  1385. To change the System Configuration, do the following:
  1386.  
  1387.    1. Select "conFig" from the Main Menu (if not already done).
  1388.  
  1389.    2. Select "System Configuration" from the Configuration Menu.  The following
  1390.       screen appears:
  1391.  
  1392.                        Figure 4-4  Configuration Settings
  1393.  
  1394. A full explanation of each field is listed below.  If you make any changes to
  1395. the System Configuration, be sure to press <Enter> to move to the next field. 
  1396. When done making changes, press <F10> to save the changes, then press <Esc> to
  1397. return to the Main Menu and activate the changes. 
  1398.  
  1399.    DATE MASK - The format you select here will be the way the date is displayed
  1400.       at the lower right corner of the screen and date input fields, and 
  1401.       printed on the reports.  The default is set to a mm-dd-yy format with a 
  1402.       hyphen as the separator (e.g: 03-05-90 for March 5, 1990).  It can 
  1403.       display any combination (dd-mm-yy, yy-mm-dd, mm-yyyy, mm-dd) and can 
  1404.       display the month and day without the year.  The separator may be a 
  1405.       hyphen "-", a period "." or any other symbol of your choice.
  1406.  
  1407.                                     mm = month
  1408.                                     dd = day
  1409.                                     yy = year
  1410.  
  1411.       Type the format of your choice and press <Enter>.
  1412.  
  1413.    TIME MASK - The format you select here will be the way the time is displayed
  1414.       at the lower right corner of the screen.  The default is set to a 
  1415.       hh:mm:sste format.  This displays every digit including "am" and "pm".
  1416.                                      Page 24
  1417.                                 "Cheque-It-Out"
  1418.  
  1419.                                     hh = hours
  1420.                                     mm = minutes
  1421.                                     ss = seconds
  1422.                                      t = a or p
  1423.                                      e = m
  1424.                                      
  1425.       Notice the time mask format, above, is all lower case letters.  This
  1426.       allows any leading zeros to be displayed (e.g: 09:04:02am).  Using all 
  1427.       upper case letters will eliminate any leading zeros (e.g:  9: 4: 2am).  
  1428.       If you want the leading zero dropped from only the hours, use upper case
  1429.       letters for the hours and lower case letters for the rest of the format 
  1430.       (e.g: HH:mm:sste for 9:04:02am).  It is important that the double-letter
  1431.       format be used; otherwise the time displayed will show only one digit, 
  1432.       even for a double-digit hour, minute, or second.
  1433.  
  1434.       Using the "te" at the end of the time format allows the "am" or "pm" to 
  1435.       be displayed.  If only the single letter "a" and "p" is desired, enter 
  1436.       only the letter "t" (the letter "e" cannot stand alone).  If used, the 
  1437.       "t" or "te" must be in lower case.  Eliminating the "te" will display the
  1438.       time in a 24-hour (military) format.
  1439.  
  1440.       Type the format of your choice and press <Enter>.
  1441.  
  1442.    ERROR SOUNDS ON - Entering a "Y" (Yes) will enable a tone to alert you of an
  1443.       entry error or that a requested file cannot be found.  Entering an "N" 
  1444.       (No) will inhibit the tone.  This selection does not affect any other 
  1445.       sounds.  The default is "Y".
  1446.  
  1447.    WINDOW SOUNDS ON - Entering a "Y" (Yes) will enable a rising tone when an 
  1448.       exploding window opens and a falling tone each time an exploding window 
  1449.       closes.  Entering an "N" (No) will inhibit these tones.  This selection 
  1450.       has no effect if exploding windows are set to "N" (see below).  The 
  1451.       default is "N".
  1452.  
  1453.    EXPLODING WINDOWS - Exploding windows start from the center of the screen 
  1454.       and explode outward.  If this feature is not desired, answer "N" (No) and
  1455.       the windows will pop-up rather than explode.  The default is "Y" (Yes).
  1456.  
  1457.       NOTE:  Answering "N" will allow faster program execution.
  1458.  
  1459.    AUTO POP-UP - Enter a "Y" (Yes) if you would like automatic pop-up of any 
  1460.       account listing each time the input field is an account number.  Enter an
  1461.       "N" (No) if you would like manual pop-up of the account listing, using 
  1462.       the <F2> key, each time the input field is an account number.  The 
  1463.       default is "N".
  1464.  
  1465.    PRINT ZERO BALANCE - Answer "Y" (Yes) if zero balance accounts are to be 
  1466.       included on reports.  Answering "N" (No) will not include zero balance 
  1467.       accounts on reports.  The default is "Y".
  1468.  
  1469.       NOTE: The program will not print an account with a zero balance if ALL of
  1470.             the following conditions apply:
  1471.  
  1472.                 1. The account beginning balance was zero.
  1473.  
  1474.  
  1475.                                      Page 25
  1476.                                 "Cheque-It-Out"
  1477.                                  
  1478.                 2. No transactions occurred for that account during the 
  1479.                    month(s) requested for the report.
  1480.  
  1481.                 3. The account ending balance is zero.
  1482.  
  1483.                 4. "Print Zero Balance:" (above) is set to "N".
  1484.  
  1485.    PAUSE BETWEEN PAGES - Answer "Y" (Yes) if you want to feed single sheets of
  1486.       paper, one at a time, to the printer; or if you want the printer to pause
  1487.       between pages.  Answer "N" (No) when using continuous feed paper, a cut 
  1488.       sheet feeder or a paper tray that allows single sheets to be fed to the 
  1489.       printer without interruption (like those used on the HP LaserJet series 
  1490.       of printers).  The default is "N".
  1491.  
  1492.       NOTE: Answering "N" will allow faster printing.
  1493.  
  1494.    DECIMAL CHARACTER - This feature was developed for those countries that use
  1495.       a comma instead of a period for the decimal character.  Enter the 
  1496.       character you would like to have appear (","  "."  or "N" for no decimal
  1497.       character).  The decimal character appears on all reports and when 
  1498.       entering amount data.  The default is the "." (period).
  1499.  
  1500.    PRINTER PORT - This is a multiple choice field incremented by pressing the 
  1501.       <SPACE BAR> or the <+> key on the keyboard or the left button on a mouse.
  1502.       When you have selected the port code that corresponds with the printer 
  1503.       connection, press the <Enter> key.  The default is LPT1.  Available 
  1504.       choices are:
  1505.                          Parallel Port           Serial Port
  1506.                              LPT1                    COM1
  1507.                              LPT2                    COM2
  1508.                              PRN                     COM3
  1509.                              LST                     COM4
  1510.  
  1511.    LINES PER PAGE - This refers to the number of lines the printer can print on
  1512.       a single sheet of paper.  An 8½" x 11" page usually has 66 lines, 
  1513.       printing at six lines per inch (LPI).  To figure the total lines per 
  1514.       page, multiply the length of the paper (in inches) by the number of lines
  1515.       per inch the printer is set to print (usually six).  The result is the 
  1516.       figure you enter here (usually 66).  This allows the program to know the
  1517.       physical length of the paper in the printer.  The actual lines printed on
  1518.       a page are determined by the top and bottom margin settings.  It is very
  1519.       important that the printer settings you have set into your printer (via 
  1520.       DIP switches or default settings) match the settings you enter here.  If
  1521.       the printer settings are not the same as the settings here, you will
  1522.       experience difficulty with page alignment.  The default is 66.
  1523.  
  1524.       NOTE: The HP LaserJet series of printers should have a page length of 60
  1525.             for standard 8½" x 11" paper.
  1526.  
  1527.    TOP MARGIN - Enter here the number of lines from the top of the page you 
  1528.       want left blank, before the printer starts printing.  The default is 1.
  1529.  
  1530.    BOTTOM MARGIN - Enter here the number of lines from the bottom of the page 
  1531.       you want left blank, after the printer stops printing.  The default is 2.
  1532.  
  1533.  
  1534.                                      Page 26
  1535.                                 "Cheque-It-Out"
  1536.                                  
  1537.    WIDE CARRIAGE - A wide carriage printer allows the use of 14" wide paper.  
  1538.       Answering "Y" (Yes) will, in effect, move the right margin from the 
  1539.       standard 8½" setting to a 14" setting.  This will allow use of the entire
  1540.       width of the paper when printing trended reports.  This setting does not
  1541.       change the font size.  Answering "N" (No) will keep all printing within 
  1542.       the 8½" width.  The default is "N".
  1543.  
  1544.    INIT STRING - (Optional Field, usually left blank)  This allows a special 
  1545.       set-up string to be sent to the printer when running "Cheque-It-Out".  It
  1546.       may be used to change the printer font, move the left margin, etc.  All 
  1547.       inputs are numbers from 0 to 255.  Refer to your printer manual for the 
  1548.       proper ASCII codes to use.  The default is "0".
  1549.  
  1550.    FORMS INIT STRING - (Optional Field, usually left blank)  The input for 
  1551.       these fields are the escape sequences that change the printer modes, when
  1552.       using pre-printed forms.  It is usually used to turn off special modes 
  1553.       established in the INIT STRING above.  All inputs are numbered from 0 to
  1554.       255.  Refer to your printer manual for the proper ASCII codes to use.  
  1555.       The default is "0".
  1556.  
  1557.    NORMAL - These fields tell the printer to print in a 10-character-per-inch 
  1558.       mode.  If you have an Epson or compatible printer, enter "18" in the 
  1559.       first field.  The  default is "0".
  1560.       
  1561.    COMPRESSED - These fields tell the printer to print in a 17-character-per-
  1562.       inch mode.  If you have an Epson or compatible printer, enter "15" in the
  1563.       first field.  The default is "0".
  1564.  
  1565.    EXIT STRING - (Optional Field, usually left blank)  This field is used to 
  1566.       reset the printer after printing is complete.  If the "INIT STRING" field
  1567.       was not used, then this field should also be left blank.  The default is
  1568.       "0".
  1569.  
  1570. When you have completed all changes, save the new configuration by doing the 
  1571. following:
  1572.  
  1573.    1. Press <F10>.
  1574.  
  1575.    2. At the "Inputs correct:[Y]:" prompt answer "Y".
  1576.  
  1577.    3. Leave the Configuration Menu by selecting "Leave Configuration" or by 
  1578.       pressing <Esc>.
  1579.  
  1580.       NOTE: To activate the changes, you must first return to the Main Menu.
  1581.  
  1582. 4e - Create, Change, or Delete Passwords
  1583.  
  1584. Passwords are used to protect confidential data from use by any unauthorized 
  1585. users.  Each password is created by the user, can contain up to 8 characters, 
  1586. appears on the screen only at the time it is created (not when entered later),
  1587. cannot be bypassed and may be changed at any time by any user that knows the 
  1588. current password.  "Cheque-It-Out" allows you two levels of password 
  1589. protection; the first when trying to enter the program and the second when 
  1590. printing or viewing reports.  Password protection is also available when trying
  1591. to start the Account Reconciliation.
  1592.  
  1593.                                      Page 27
  1594.                                 "Cheque-It-Out"
  1595.                                  
  1596. The two levels of password protection are:
  1597.  
  1598.    1. "Access to System" (the first level).  This level allows full use of all
  1599.       the functions of the program except the viewing/printing of reports.
  1600.  
  1601.    2. "Access to Reports" (the second level). This level allows full use of all
  1602.       the functions of the program.
  1603.  
  1604.    NOTE: It is not necessary for the authorized user to enter BOTH the first 
  1605.          and second level passwords to gain access to the filename selected.  
  1606.          Correctly entering just the second level password ("Access to 
  1607.          Reports") will allow the user access.
  1608.  
  1609. ******************************************************************************
  1610.                                     WARNING
  1611.  
  1612. SHOULD YOU FORGET ANY OF THE PASSWORDS THAT YOU CREATED, YOU WILL NOT BE ABLE 
  1613.                    TO ENTER THAT AREA OR CHANGE THE PASSWORD.
  1614.  
  1615. It will be necessary for you to send a copy of your data files, along with an
  1616. explanation as to which password(s) are to be removed, to Hooper International,
  1617. Inc.  Our address may be found at the bottom of the title page of this manual.
  1618.  
  1619. ******************************************************************************
  1620.  
  1621. To create, change or delete one or more passwords, do the following:
  1622.  
  1623.    1. Select "conFig" from the Main Menu (if not already done).
  1624.  
  1625.    2. Select "Passwords Menu" from the Configuration Menu.  The following 
  1626.       screen appears:
  1627.                             Figure 4-5  Passwords Menu
  1628.  
  1629.    3. From the "Passwords Menu", select the type of password that is to be
  1630.       created, changed or deleted, by doing any one of the following:
  1631.  
  1632.       A.  Type the highlighted letter (color monitor) or the upper case letter
  1633.           (monochrome monitor) of the choice.
  1634.  
  1635.       B.  Highlight the choice using the cursor arrow keys, then press <Enter>.
  1636.  
  1637.       C.  Move the mouse cursor over the choice and then click the left button
  1638.           of the mouse.
  1639.  
  1640.       The "System Passwords" choice was selected for the following explanation.
  1641.  
  1642.                                Figure 4-6  Passwords
  1643.  
  1644.    4. Select "Access to System" to create, change or delete the password
  1645.       allowing access to the filename selected without access to reports
  1646.  
  1647.       OR
  1648.  
  1649.       Select "Access to Reports" to create, change or delete the password
  1650.       allowing access to reports.
  1651.  
  1652.                                      Page 28
  1653.                                 "Cheque-It-Out"
  1654.                                  
  1655.       The "Access to System" choice was selected for the following explanation.
  1656.       The following screen appears:
  1657.  
  1658.                           Figure 4-7  Change Passwords
  1659.                           
  1660.    5. At the "Old Password:" prompt, do either:
  1661.  
  1662.       A.  To create a password for the first time, there is no old password,
  1663.           so leave this field blank and press <Enter>.
  1664.  
  1665.           OR
  1666.  
  1667.       B.  To change or delete an existing password, enter the old (existing)
  1668.           password here and press <Enter>.
  1669.  
  1670.           NOTE: Your password will appear on the screen only once, when 
  1671.                 creating the new password.  Other than this first entry, your 
  1672.                 password will NEVER appear on the screen.  It is STRONGLY 
  1673.                 recommended that you choose a password that is easy to 
  1674.                 remember.
  1675.  
  1676.                 It is very important that the password spelling be correct. As
  1677.                 each character of the password is typed, a dot will appear on 
  1678.                 the screen. Failure to spell the old password correctly will 
  1679.                 result in the prompt: INVALID ENTRY.
  1680.  
  1681.           When changing or deleting a password, if the password you entered is
  1682.           correct, the cursor will move to the "New Password" field, displaying
  1683.           the password you just entered.  If the password you entered is 
  1684.           incorrect, you will not be allowed to continue this procedure. 
  1685.  
  1686.    6. At the "New Password:" prompt, do either:
  1687.  
  1688.       A.  To create or change a password, enter the new password and press
  1689.           <Enter>.  Be sure the spelling is correct.  Figure 4-7, above, is
  1690.           adding the new password "TEST" to allow access to the system only
  1691.  
  1692.           OR
  1693.  
  1694.       B.  To delete a password, press the <SPACE BAR> to erase the entry in the
  1695.           field, then press <Enter>.
  1696.  
  1697.       NOTE: If you want to create a password for both levels of the system, you
  1698.             will need to do this procedure twice - once for each password.
  1699.             
  1700.    7. When you are finished creating, changing or deleting your password(s), do
  1701.       the following:
  1702.  
  1703.       A.  If you created a new password (or removed password protection) to 
  1704.           prevent access to the filename selected, you must exit the entire
  1705.           program and then re-start the program for the new password to take 
  1706.           effect.
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.                                      Page 29
  1712.                                 "Cheque-It-Out"
  1713.                                  
  1714.       B.  If you created a new password (or removed password protection) to 
  1715.           prevent access to reports, you must press <Esc> twice to return to 
  1716.           the Configuration Menu for the new password to take effect.
  1717.  
  1718.       The Account Reconciliation portion of the program may also be password 
  1719.       protected by following steps 3 through 7, above, selecting "Acct Recon 
  1720.       Password" from the Passwords Menu.  
  1721.  
  1722. 4f - Setting Screen Colors
  1723.  
  1724. If you have a color monitor/display adapter, "Cheque-It-Out" will automatically
  1725. display all screens in color (provided the default settings were not changed).
  1726. If you have a VGA monochrome monitor/display adapter, "Cheque-It-Out" will 
  1727. display all screens in up to 16 shades of gray (provided the default settings 
  1728. were not changed).
  1729.  
  1730. To change the colors, do the following:
  1731.  
  1732.    1. Select "conFig" from the Main Menu (if not already done).
  1733.  
  1734.    2. Select "Screen Colors" from the Configuration Menu.  The following menu 
  1735.       appears:
  1736.                       Figure 4-8  Colors Configuration Menu
  1737.                       
  1738.       There are eleven color selections available from this menu, allowing up 
  1739.       to 3,000 different color choices.  The following is a brief explanation 
  1740.       of each:
  1741.  
  1742.          Main Screen Color:  sets colors for the main background screen, which
  1743.             is always shown.
  1744.  
  1745.          Reports Screen Color:  sets colors for the reports screens.
  1746.  
  1747.          Error Window Colors:  sets colors of the window that appears when an 
  1748.             entry error has been made or a file cannot be found.
  1749.  
  1750.          Input Window Colors:  sets colors of all input field windows.
  1751.  
  1752.          Select-Acct Window Colors:  sets colors of the pop-up account listings
  1753.             and filename windows.
  1754.  
  1755.          Main Menu Colors:  sets colors of the Main Menu screen.
  1756.  
  1757.          Sub-Menu Colors:  sets colors for the sub-menus.
  1758.  
  1759.          Acct Rec Menu Colors:  sets colors of the Account Reconciliation
  1760.             module menu.
  1761.  
  1762.          Help Screen Colors:  sets colors of the Help screen.
  1763.  
  1764.          Reset to defaults - Color:  resets all colors to the program's 
  1765.             default colors.
  1766.  
  1767.          Reset to defaults - B&W:  resets the color configuration for a
  1768.             monochrome monitor.
  1769.  
  1770.                                      Page 30
  1771.                                 "Cheque-It-Out"
  1772.                                  
  1773.    3. Select the color configuration you want to change (e.g: Main Menu
  1774.       Colors).  The following menu appears:
  1775.  
  1776.                            Figure 4-9  Main Menu Colors
  1777.  
  1778.    4. Select the part of the Main Menu Colors you want to change (e.g:
  1779.       Window Body Colors).  The following screen appears:
  1780.  
  1781.                       Figure 4-10  Setting Window Body Colors 
  1782.  
  1783.       The eight horizontal color bars in the "Body" window represent the
  1784.       BACKGROUND colors.  The colored diamonds represent the TEXT colors that 
  1785.       will appear over the background color.  The small, white rectangle is the
  1786.       cursor.  If you move the cursor, you will see a square box that indicates
  1787.       the current setting.  The brighter colored diamonds on the right half of
  1788.       the window represent brighter, or more intensified, text colors than the
  1789.       diamonds on the left half of the window.
  1790.  
  1791.       NOTE: Due to printing constraints, the colors mentioned here are not 
  1792.             visible in this manual.  Please follow these instructions while 
  1793.             viewing the screens on a color monitor.
  1794.             
  1795.       To change the colors of your selection, do the following:
  1796.  
  1797.           A. Move the cursor up or down to the color bar of your choice for 
  1798.              BACKGROUND color.
  1799.  
  1800.           B. Move the cursor left or right until it covers the diamond of your
  1801.              color choice for TEXT color.  Notice the cursor changes to the 
  1802.              text color, indicating how the text color choice will look over 
  1803.              the background color.
  1804.  
  1805.           C. Press <Enter> to set the selection.
  1806.  
  1807.    5. When you have completed all changes, save the new configuration by
  1808.       doing the following:
  1809.  
  1810.           A. Press <F10>.
  1811.  
  1812.           B. At the "Inputs correct:[Y]:" prompt, answer "Y".
  1813.  
  1814.           C. Leave the Configuration Menu by selecting "Leave Configuration" or
  1815.              by pressing <Esc>.
  1816.  
  1817.              NOTE: To activate your changes, you must first return to the Main
  1818.                    Menu.
  1819.  
  1820. 4g - Backing Up Data Files
  1821.  
  1822. Making daily copies of your LIVE data files is highly recommended for your own
  1823. protection.  Should there ever be a power outage or fluctuation, or a hard disk
  1824. crash; having a useable copy of your data files on a floppy disk is your only 
  1825. protection from data loss (your only loss would be the current day's data 
  1826. already entered).  We strongly encourage you to make a copy of your data files
  1827. at the end of each day, using this backup function.  We also recommend that you
  1828.  
  1829.                                      Page 31
  1830.                                 "Cheque-It-Out"
  1831.                                  
  1832. have more than one backup disk so you can rotate the disks (one for each day of
  1833. the week).  These backup disks should be blank, formatted disks labeled "BACKUP
  1834. DISK FOR" followed by the filename of your data files.  The backup program will
  1835. backup only the data files of the file you are currently in.
  1836.  
  1837. "Cheque-It-Out" employs an intelligent backup program scheme, whereby the
  1838. backup program will copy to the floppy disk the largest data file (of the data
  1839. files to be backed up) first.  Then it checks the remaining space on the floppy
  1840. disk and copies the next largest data file, only if that data file will fit on
  1841. the floppy.  If the second data file is too large, it skips to the third 
  1842. largest data file and tries to copy it.  The program continues to do this until
  1843. all data files have been copied to the floppy disk or the floppy disk becomes
  1844. full.  Those data files that are successfully copied to the floppy disk are
  1845. marked by the backup program, so it can keep track of which data files still
  1846. need to be copied.  Should the floppy disk become full, the backup program
  1847. advises you to remove the floppy disk and insert another one.
  1848.  
  1849. NOTE: If the first data file is larger than the available space on the floppy 
  1850.       disk being used for the backup, the backup program will "loop", telling 
  1851.       you "insufficient space on the disk" each time a backup attempt is made.
  1852.       Press <Esc> to end this function.
  1853.  
  1854.       To prevent this, we recommend you try these steps in the order listed.  
  1855.       Run the backup program after each step:
  1856.  
  1857.          1. Be sure you are using a totally blank, formatted floppy disk.
  1858.  
  1859.          2. Use larger capacity floppy disks, if possible.  If you are using a
  1860.             360K floppy disk, use a 1.2Meg instead.  If you are using a 750K 
  1861.             floppy, use a 1.44Meg instead.
  1862.  
  1863.          3. Use either the DOS "Backup" command or a third party file archive 
  1864.             program to reduce the size of the data file.
  1865.  
  1866. To make a backup copy of your data files, do the following:
  1867.  
  1868.    1. Select "Backup Datafiles" from the Configuration Menu.  The following 
  1869.       screen appears:
  1870.                           Figure 4-11  Datafile Backup
  1871.  
  1872.    2. At the "BACKUP DISK DRIVE:" prompt, enter the disk drive letter of the 
  1873.       drive where the floppy disk will be inserted.  The program defaults to 
  1874.       drive A.
  1875.       
  1876.    3. Follow the screen prompt by inserting a BLANK, FORMATTED disk in the 
  1877.       drive you selected in step 2.
  1878.  
  1879.    4. Press any key to start the backup procedure.
  1880.  
  1881. As mentioned above, if the floppy disk is not large enough to hold all of the
  1882. data files, the backup program will advise you to insert another disk in the
  1883. drive.  BE SURE IT IS A BLANK, FORMATTED DISK.
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.                                      Page 32
  1889.                                 "Cheque-It-Out"
  1890.                                  
  1891. To leave the Configuration Menu, do the following:
  1892.  
  1893.    1. Back out of the layered configuration menus by pressing <Esc> or
  1894.       selecting the highlighted letter in the "Leave..." selection.
  1895.  
  1896.    2. At the "Save inputs:[Y]:" prompt, answer "Y" by pressing <Enter>. The
  1897.       default is "Y".
  1898.  
  1899.       NOTE: To activate your changes, you must first return to the Main Menu.
  1900.       
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.                                      Page 33
  1948.                                 "Cheque-It-Out"
  1949.  
  1950.                        SECTION FIVE - THE CHART OF ACCOUNTS
  1951.  
  1952. 5a - What Is A Chart of Accounts?
  1953.  
  1954. The Chart of Accounts is the foundation upon which your "Cheque-It-Out"
  1955. program is built.  Creating an accurate and logical Chart of Accounts is
  1956. important if you wish to input and retrieve data correctly.  We strongly
  1957. recommend that you review the sample Chart of Accounts in the "SAMPLE" file and
  1958. use it as a guideline in setting up your own accounts (see Appendix A for a 
  1959. sample Chart of Accounts report).
  1960.  
  1961. In this section, the elements included in a Chart of Accounts will be 
  1962. described.  Also, the procedures for entering, changing or deleting accounts
  1963. will be discussed.  If you have little or no experience in double-entry
  1964. bookkeeping and/or its terminology, you may find it worthwhile to
  1965. familiarize yourself with Section Twelve - "Basic Accounting Principles".
  1966.  
  1967. 5b - Types of Accounts
  1968.  
  1969. Each transaction entered into the program requires a minimum of two accounts -
  1970. one account must be debited and one account must be credited.  Often, there may
  1971. be several accounts that are debited and/or credited in one transaction.
  1972.  
  1973. A total of 2000 different accounts may be set up in your Chart of Accounts. 
  1974. Each account must be assigned an account number, between 1 and 999999, and a 
  1975. type code.  The account types codes are as follows:
  1976.  
  1977.    A = ASSETS: Money you have, things you own, and money owed to you.
  1978.  
  1979.    L = LIABILITIES: Debts (e.g: loans, credit cards, etc.)
  1980.  
  1981.    C = CAPITAL or EQUITY: Starting net worth or money invested in a company.
  1982.  
  1983.    R = RETAINED EARNINGS: Used by the system to track your net income and net 
  1984.           equity (shows all profit related increases or decreases). You must 
  1985.           set up at least one type "R" account (The last "R" account is used by
  1986.           the system).
  1987.  
  1988.    I = INCOME: Earnings, paychecks, or cash received.
  1989.  
  1990.    E = EXPENSE: Money you pay out for goods or services (e.g. rent, gas, food,
  1991.           etc.).
  1992.  
  1993.    1 = SUBTOTAL GROUP 1: Subtotals for reports only.
  1994.    
  1995.    2 = SUBTOTAL GROUP 2: Subtotals for reports only.
  1996.  
  1997.    N = NET INCOME: "Net Income Subtotal" used only for Expense Accounts (Type 
  1998.           "E") and appears only in reports.
  1999.  
  2000. 5c - Organization of the Chart of Accounts
  2001.  
  2002. A sample Chart of Accounts listing is included in Appendix A of this manual
  2003. and also in the "SAMPLE" data file.  Please review this listing to notice the
  2004. following characteristics:
  2005.  
  2006.                                      Page 34
  2007.                                 "Cheque-It-Out"
  2008.                                  
  2009.    1. Asset accounts are assigned the lowest account numbers, followed by
  2010.       Liabilities, Capital/Equity, Retained Earnings, Income, and Expenses.
  2011.  
  2012.    2. There must be at least one Capital/Equity (Type "C") account.
  2013.  
  2014.    3. There must be at least one Retained Earnings (Type "R") account.
  2015.  
  2016.    4. Account numbers do not have to be assigned in immediate sequence (e.g: 1,
  2017.       2, 3, 4...).  We recommend that you leave enough space between account 
  2018.       numbers to allow the insertion of additional accounts between those 
  2019.       accounts already established, thus allowing alphabetizing of account 
  2020.       names in each account number group, if desired.
  2021.  
  2022.    5. We also suggest assigning account numbers so that all accounts of the
  2023.       same type are grouped together, in the same series of account numbers.  
  2024.       Following is an example of account number groupings:
  2025.  
  2026.              1 - 1999   Assets                       
  2027.           2000 - 2999   Liabilities                  
  2028.           3000 - 3999   Capital and Retained Earnings
  2029.           4000 - 4999   Income                       
  2030.           5000 - 5999   Expenses                     
  2031.  
  2032. 5d - Subtotals
  2033.  
  2034. Specific account numbers may be reserved for subtotals in the Chart of
  2035. Accounts.  All subtotal accounts are defined with the type code of "1", "2" or
  2036. "N".  This allows you to organize your subtotal accounts to best suit your 
  2037. needs.  Refer to the sample Chart of Accounts report in Appendix A or the
  2038. "SAMPLE" files, to see how the subtotals may be labeled and used.
  2039.  
  2040.    1. Subtotal Group "1" will give you a subtotal of account numbers of the
  2041.       same account type (A, L, C, R, I or E).  For example, you have three
  2042.       checking accounts, numbered 100, 110, and 120, with no other accounts 
  2043.       between these numbers.  If you would like a subtotal for these three 
  2044.       accounts, create an account with a number of 121 as a type "1" account.
  2045.  
  2046.    2. Subtotal Group "2" will give you a subtotal of all of the accounts back 
  2047.       to the previous group "2" subtotal.  Group "2" subtotals will also clear
  2048.       the group "1" subtotal accounts.
  2049.  
  2050.    3. The Type "N" (Net Income) account is used only in the Expense account 
  2051.       group (Type E).  This account type will determine your cumulative net 
  2052.       income to date in the Expense account group.  Net Income = Income - 
  2053.       Expenses.
  2054.  
  2055.    4. You can enter as many subtotal accounts as needed.
  2056.  
  2057.    5. It is not necessary to create any Grand Total accounts (i.e. Total
  2058.       Income).  On reports, the "Cheque-It-Out" program automatically creates 
  2059.       a Grand Total for each account type grouping.
  2060.  
  2061.    6. You cannot get a combined subtotal for two account types (e.g. assets
  2062.       "A" and liabilities "L"), as all subtotal balances are cleared between
  2063.       account types.
  2064.  
  2065.                                      Page 35
  2066.                                 "Cheque-It-Out"
  2067.                                  
  2068. Subtotal accounts do not have beginning balances and you cannot enter
  2069. transactions into them.
  2070.  
  2071. 5e - Chart of Accounts Data Fields
  2072.  
  2073. Each account in the Chart of Accounts includes several input fields.  These
  2074. fields contain important information for that account.  The data fields are
  2075. as follows:
  2076.  
  2077.    ACCOUNT NUMBER:  Enter the new account number (up to six digits long) making
  2078.       sure you follow the guidelines for organizing your Chart of Accounts in 
  2079.       section 5c.  You must not mix account types together and all accounts 
  2080.       must be organized in account type order; that is: first type A, then L, 
  2081.       C, R, I, and finally E.
  2082.  
  2083.    ACCOUNT NAME:  The account name should clearly identify the purpose of that
  2084.       account or subtotal field (i.e. "Checking - First National Bank" and not
  2085.       "Checking Account").
  2086.  
  2087.    ACCOUNT TYPE:  This field consists of a one-character account type
  2088.       identification.  Only the following types are allowed: A, L, C, R, I, E,
  2089.       1, 2 or N.  Refer to section 5b - "Types of Accounts".
  2090.  
  2091.    BEGINNING BALANCE:  The beginning balance is usually zero.  Any time you 
  2092.       enter a beginning balance, you run the risk of an out-of-balance 
  2093.       situation.  If you choose to enter a beginning balance, you must always 
  2094.       enter a positive number.  This is the normal balance associated with any
  2095.       given account (e.g: Assets = debit, Liabilities = credit, etc.).  The 
  2096.       default value for beginning balances is zero.  You cannot enter a 
  2097.       beginning balance for type "1", "2" or "N" subtotal accounts.  Refer to
  2098.       section 5i - "Suggested Method for Setting Beginning Balances".
  2099.  
  2100.       NOTE: Income and expense accounts are period accounts and therefore, do 
  2101.             not have beginning balances.  Any beginning balances must be 
  2102.             entered as transactions.
  2103.  
  2104. 5f - Getting Familiar with the Chart of Accounts
  2105.  
  2106. Before you create your own Chart of Accounts, follow the steps below using the
  2107. "SAMPLE" accounts to familiarize yourself with the way the Chart of Accounts is
  2108. organized.
  2109.  
  2110.    1. From the Main Menu, select "Accounts".  The following screen appears:
  2111.  
  2112.                        Figure 5-1  Chart of Accounts Menu
  2113.  
  2114.    2. At the Chart of Accounts Menu, select "Update Chart of Accounts".  The 
  2115.       following screen appears:
  2116.  
  2117.                       Figure 5-2  Chart of Accounts Listing
  2118.  
  2119.       Notice how this typical Chart of Accounts is organized.  The screen will
  2120.       display eighteen account numbers at a time.  To see more accounts, use 
  2121.       the cursor arrows keys or mouse to scroll through the listing.  You may 
  2122.       select an account number by pressing <Enter> when the cursor is on the 
  2123.       
  2124.                                      Page 36
  2125.                                 "Cheque-It-Out"
  2126.                                  
  2127.       account or, if you know the beginning of the account number, simply type
  2128.       in the number.  The first account number in that range will appear at the
  2129.       bottom of the screen, with the cursor automatically on that account (e.g:
  2130.       entering 5 will take you to account number 5000).  If you know the 
  2131.       account number, simply enter that number and the cursor will position 
  2132.       itself on that account.
  2133.  
  2134.       Before setting up your own Chart of Accounts, you may want to practice 
  2135.       creating some accounts by entering them into this sample Chart of 
  2136.       Accounts, following the steps in section 5g - "Adding/Modifying/Deleting
  2137.       Accounts", below.
  2138.  
  2139. 5g - Adding/Modifying/Deleting Accounts
  2140.  
  2141. This section will describe how to add, modify and/or delete accounts to the
  2142. Chart of Accounts. The "SAMPLE" file is used in all of the following examples.
  2143.  
  2144.    1. From the Main Menu, select "Chart of Accounts Menu".
  2145.  
  2146.    2. From the Chart of Accounts Menu, select "Update Chart of Accounts". 
  2147.       Figure 5-2 above will appear.  At the bottom of the Chart of Accounts
  2148.       screen, notice three available functions: <F3>Add, <F4>Mod and <F5>Del. 
  2149.       Selecting one of these functions enables you to add, modify or delete an
  2150.       account.  Follow the appropriate steps below:
  2151.  
  2152.       ADD AN ACCOUNT:  Press the <F3> key and Figure 5-3 will appear.  If there
  2153.          are no already existing accounts, this add account window will auto-
  2154.          matically appear.
  2155.                                Figure 5-3  Add Account
  2156.  
  2157.              A. Enter the account number you want to add, then press <Enter>.
  2158.  
  2159.              B. Enter the account name, then press <Enter>.
  2160.  
  2161.              C. Enter the account type (A, L, C, R, I, E; or for subtotal
  2162.                 accounts, "1", "2" or "N"), then press <Enter>.
  2163.  
  2164.              D. Enter a beginning balance if applicable.  Remember, you cannot
  2165.                 assign a beginning balance to any income, expense or subtotal 
  2166.                 account.  Press <Enter>.
  2167.  
  2168.                 The account you just created is now added to the "SAMPLE" Chart
  2169.                 of Accounts and the screen is ready to accept your next 
  2170.                 account.  Follow steps A through D, above, to add any 
  2171.                 additional accounts you want.
  2172.  
  2173.              E. When you are done adding accounts, press "ESC" and the Add 
  2174.                 Account window will disappear.
  2175.  
  2176.       MODIFY AN ACCOUNT:  Press the <F4> key and Figure 5-4 will appear.
  2177.  
  2178.                             Figure 5-4  Modify Account
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.                                      Page 37
  2184.                                 "Cheque-It-Out"
  2185.                                  
  2186.          Notice the cursor is on the "Name:" field, not the "Number:" field. 
  2187.          You can change only the account name, the type code and/or the 
  2188.          beginning balance.  To change an account number, see step D, below.
  2189.  
  2190.             A. To change an account name, simply type the new name and press 
  2191.                <Enter> when done.  If this is the only change to be made, press
  2192.                <F10> and the change will be saved.  To skip this field, press 
  2193.                <Enter>.  Press <Esc> and the Modify Account window will 
  2194.                disappear.
  2195.  
  2196.             B. To change the type code, simply enter the new type code.  If the
  2197.                new type code and existing account number cause the account to 
  2198.                be positioned incorrectly in the Chart of Accounts, you will be
  2199.                warned by the program to change the account number.
  2200.  
  2201.             C. To change the beginning balance, simply enter the new balance 
  2202.                figure and press <Enter>.  Your change will be saved.  Press 
  2203.                <Esc> and the Modify Account window will disappear.
  2204.  
  2205.             D. To change an account number, you must:
  2206.  
  2207.                1) Add a new account, following the steps in "ADD AN ACCOUNT", 
  2208.                   above.
  2209.  
  2210.                2) Change any existing transactions that use the old account 
  2211.                   number to the new account number, following the steps in 
  2212.                   section 7c - "Modify/Delete Transactions".
  2213.                   
  2214.                3) Delete the old account number, following the steps in 
  2215.                   "DELETE AN ACCOUNT", below.
  2216.  
  2217.       DELETE AN ACCOUNT:  To delete an account, the account must have a zero 
  2218.          beginning balance and no transactions.  If transactions exist, you 
  2219.          must first delete them before you can delete the account (refer to 
  2220.          section 7c - "Modify/Delete Transactions" and Section Fourteen - 
  2221.          "Hints and Suggestions").
  2222.  
  2223.          To delete an account, move the cursor to the appropriate account
  2224.          number and press the <F5> key.  Answer "Y" to the "Are you sure"
  2225.          prompt and the account is deleted.
  2226.  
  2227. 5h - Entering Your Chart of Accounts
  2228.  
  2229. When you actually create your own Chart of Accounts, it is important that you 
  2230. have an organized plan of the different accounts and types of accounts you wish
  2231. to create.  Organize your paperwork, checks, statements, etc. into a logical 
  2232. account type and account number order.  (e.g: Put all of your assets in the 
  2233. order you want them to appear in your Chart of Accounts, but don't forget to 
  2234. save room for additional accounts and subtotals.)  To enter your new accounts,
  2235. follow the steps below.  If you are unsure about how to enter accounts, you may
  2236. practice using these steps with the sample Chart of Accounts.  DO NOT try to 
  2237. modify the sample Chart of Accounts for your own personal use.  You must first
  2238. create a new file for your own set of books.  Refer to section 3d - "Create or
  2239. Clone Your Own Set of Books".
  2240.  
  2241.  
  2242.                                      Page 38
  2243.                                 "Cheque-It-Out"
  2244.                                  
  2245.    1. From the Main Menu, select "Accounts".
  2246.  
  2247.    2. From the Chart of Accounts Menu, select "Update Chart of Accounts".  The
  2248.       following screen will appear:
  2249.  
  2250.                             Figure 5-5  Add Account
  2251.                             
  2252.    3. Since you are creating a new Chart of Accounts, only a blank window will
  2253.       appear - asking for your first account number, name, type and beginning 
  2254.       balance.  It is very important for you to group your accounts 
  2255.       appropriately (e.g. 1-1999 = Assets, 2000-2999 = Liabilities etc.).  You
  2256.       cannot mix account types together, so be sure to leave plenty of space 
  2257.       between account numbers and types for the addition of accounts in the 
  2258.       future.  We suggest that you increment account numbers by ten or twenty.
  2259.  
  2260.       A.  Enter the account number you want to add, then press <Enter>.
  2261.  
  2262.       B.  Enter the account name, then press <Enter>.
  2263.  
  2264.       C.  Enter the account type (A, L, C, R, I, E; or for subtotal accounts
  2265.           "1", "2" or "N"), then press <Enter>.
  2266.  
  2267.       D.  Enter a beginning balance, if applicable.  Remember, you cannot
  2268.           assign a beginning balance to any income, expense or subtotal 
  2269.           account.  Press <Enter>.
  2270.  
  2271.           This first active account you just created is now added to your
  2272.           new Chart of Accounts and should now appear in the Chart of
  2273.           Accounts on the screen.  To add additional accounts, follow the
  2274.           steps in section 5g - "Adding/ Modifying/Deleting Accounts".
  2275.  
  2276.    You may, at any time, print a current Chart of Accounts listing from the
  2277.    Reports Menu (See Section Eight - "Reports").
  2278.  
  2279. 5i - Suggested Method for Setting Beginning Balances
  2280.  
  2281. When setting up your Chart of Accounts for the first time, you may want to
  2282. include some beginning balances.  When entering the beginning balance figures,
  2283. do not enter any punctuation separating whole dollar numbers.  For example: to
  2284. enter $45,263.84 as a beginning balance, enter 45263.84 without using the $ or
  2285. the comma separating the 5 and 2.  Please follow the instructions below:
  2286.  
  2287. NOTE: While you are creating new account numbers with beginning balances, the 
  2288.       system will tell you how much you are out of balance.  Do not be 
  2289.       concerned with this out-of-balance condition before you have finished 
  2290.       entering all of your asset and liability accounts with their beginning 
  2291.       balances.
  2292.  
  2293.    1. Enter all of your asset accounts, including their beginning balances
  2294.       if applicable.
  2295.  
  2296.    2. Enter all your liability accounts, including their beginning balances
  2297.       if applicable.
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.                                      Page 39
  2302.                                 "Cheque-It-Out"
  2303.                                  
  2304.    NOTE: Income and expense accounts cannot have beginning balances.  To 
  2305.          establish a beginning balance for each of your income and expense 
  2306.          accounts, you will need to enter a transaction debiting the income or
  2307.          expense account and crediting an asset account.  Refer to section 
  2308.          14a - "Hints", number 9.
  2309.  
  2310.    After you have finished entering all of your asset and liability beginning
  2311.    balances, you would normally be out of balance by the difference between 
  2312.    your total assets less your total liabilities (the out-of-balance amount 
  2313.    shown on the screen).  Enter this difference in your first Capital/Equity 
  2314.    (type "C") account beginning balance.  This amount is your starting equity.
  2315.    After doing so, the out-of-balance message will disappear.
  2316.  
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.  
  2326.  
  2327.  
  2328.  
  2329.  
  2330.  
  2331.  
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.                                      Page 40
  2361.                                 "Cheque-It-Out"
  2362.  
  2363.                     SECTION SIX - INCOME AND EXPENSE BUDGETS
  2364.  
  2365. "Cheque-It-Out" allows you to keep track of your budgets for income and
  2366. expenses.  You can determine how closely you are staying within your budget
  2367. by printing the Budget Variance report (See Section Eight - "Reports"). 
  2368. Follow the procedure below to add budget amounts to your "Cheque-It-Out"
  2369. accounts:
  2370.  
  2371.    1. From the Main Menu, select "Accounts".
  2372.  
  2373.    2. From the Chart of Accounts Menu, select "Update Expense Budgets".  The 
  2374.       following screen appears:
  2375.  
  2376.                            Figure 6-1  Enter Budgets
  2377.  
  2378.    3. Enter the account number for which you would like to set a budget.  This
  2379.       account number must be an active Income or Expense account that was 
  2380.       previously set up in the Chart of Accounts.  If you are unsure of which 
  2381.       account you would like to budget, pressing <F2> will give you the pop-up
  2382.       Chart of Accounts listing.  The program will only accept an Income- or 
  2383.       Expense-account number in this field.  Once you have entered a correct 
  2384.       account number, the type of account and name will appear.
  2385.  
  2386.    4. Enter the month number for the budget you would like to create.  For
  2387.       example, if you want to create a budget for only the month of March,
  2388.       enter the number "3".  If you want to create a budget for every month in
  2389.       the year with this same amount, enter the number "13".  (This feature 
  2390.       eliminates having to enter the same budget amount 12 times when creating
  2391.       a budget for each of the twelve months.)
  2392.  
  2393.    5. Enter the budget amount for one month and press <Enter>.
  2394.  
  2395.       The program will return you to the "Enter Account:" field.  At this time
  2396.       you may enter another account to budget by following steps 3 through 5, 
  2397.       above.
  2398.  
  2399.    6. Press <Esc> when you have finished entering budgets.  You will be 
  2400.       returned to the Chart of Accounts Menu and your budget saved.  You may 
  2401.       print a copy of all of your budget data by printing the Budget Listing 
  2402.       report (See Section Eight - "Reports").
  2403.  
  2404. The budget data you enter is used when generating a Budget Variance report. 
  2405. This report can be run either as a year-to-date (cumulative) report or as a
  2406. trended (by month) report.
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.  
  2418.  
  2419.                                      Page 41
  2420.                                 "Cheque-It-Out"
  2421.  
  2422.                           SECTION SEVEN - TRANSACTIONS
  2423.  
  2424. When entering transactions into "Cheque-It-Out", you have three options:
  2425.  
  2426.    1. "Enter Transactions":  Entering simple and multiple-part transactions
  2427.       through an input screen that requires debiting and crediting to at
  2428.       least two accounts.
  2429.  
  2430.    2. "Creating Recurring Entries":  Creating repetitive transactions that
  2431.       occur weekly, bi-weekly, semi-monthly or monthly.
  2432.  
  2433.    3. "Enter & Print Checks":  Entering simple transactions through an input 
  2434.       screen that resembles an actual check, with an option to print the check
  2435.       before leaving the screen.
  2436.  
  2437. This section will cover all of the above options in detail.
  2438.  
  2439. 7a - Entering Simple Transactions
  2440.  
  2441. Each transaction involves the debiting of one account and the crediting of
  2442. another account.  When entering debits and credits, one easy rule to remember 
  2443. is:
  2444.  
  2445.     A CREDIT IS WHERE MONEY COMES FROM, AND A DEBIT IS WHERE MONEY GOES TO.
  2446.  
  2447. If you are new to double-entry bookkeeping, you may wish to review Section
  2448. Twelve - "Basic Accounting Principles" or refer to the transactions in the
  2449. "SAMPLE" files for examples.
  2450.  
  2451. As you enter each of your transactions, "Cheque-It-Out" will check it to ensure
  2452. that it is in balance (Debit amounts = Credit amounts).  If the accounts in 
  2453. your Chart of Accounts have been set up in balance, "Cheque-It-Out" will always
  2454. keep your books in balance.
  2455.  
  2456. To enter a simple transaction, follow these steps:
  2457.  
  2458.    1. From the Main Menu, select "Trans".  The following screen appears:
  2459.  
  2460.                            Figure 71-  Transactions Menu
  2461.                            
  2462.    2. From the Transactions Menu, select "Enter TRANSACTIONS".  The following 
  2463.       screen appears:
  2464.                             Figure 7-2  Add Transaction
  2465.  
  2466.    The following transaction will simulate your purchase of computer software 
  2467.    from Hooper International, Inc.  You have written a check totaling $153.95,
  2468.    using checking account #1, and you want to apply this to miscellaneous other
  2469.    expenses.
  2470.  
  2471.    3. Enter the date on which the actual transaction occurred (e.g: 05-25-90),
  2472.       then press <Enter>.  You only have to enter the numbers for the date; the
  2473.       separators (hyphens) are automatically skipped over.
  2474.  
  2475.       Notice two detail lines have been added to the screen.
  2476.  
  2477.  
  2478.                                      Page 42
  2479.                                 "Cheque-It-Out"
  2480.                                  
  2481.    4. Enter the Code (up to four characters) and press <Enter>.  This is an
  2482.       optional field that can be used for specific income and expense tracking.
  2483.       Leaving this field blank will not effect normal operation of the program
  2484.       or the production of any reports.
  2485.  
  2486.       The code may be any combination of letters and numbers, and you may have
  2487.       as many codes as you like.  For example, suppose you want to track your 
  2488.       transactions separately from other family members.  Enter your initials 
  2489.       in the "Code" field when entering data into the transaction or check 
  2490.       printing screens.  This will uniquely mark those transactions as 
  2491.       pertaining only to you.  When generating any reports that ask for a 
  2492.       "Code" input, entering your initials in the "Code" field will produce the
  2493.       reports with only the transactions that pertain to you.  Leaving the 
  2494.       "Code" field blank, when generating reports, will produce reports 
  2495.       containing all transactions, including yours.  For optimum income and 
  2496.       expense tracking, you could assign a code for each family member, if 
  2497.       desired.
  2498.  
  2499.    5. Enter the check number (up to seven digits) for the transaction.  If you
  2500.       would like "Cheque-It-Out" to automatically increment the check number 
  2501.       for you, press the <+> key and then press <Enter>.
  2502.  
  2503.       NOTE: If you will be printing a check from this transaction, the credit 
  2504.             information for the checking account must go on the first line of 
  2505.             the transaction.
  2506.  
  2507.    6. Enter the description for this part of the transaction.  This could be
  2508.       to whom the check is/was written, or why the check was written (e.g:
  2509.       Hooper International, Inc.).
  2510.  
  2511.    7. Next, enter the account number to be credited (where the money is coming
  2512.       from).  If you are unsure about the account number, press the <F2> key 
  2513.       for a pop-up chart of accounts.  In this example, credit account 200 
  2514.       (Checking Account #1).
  2515.  
  2516.    8. Now enter the amount of this transaction.  In this case you want to
  2517.       credit account 200 (checking account #1).  First press <Enter> to skip
  2518.       over the debit field, then enter the amount ($153.95) in the credit
  2519.       field and press <Enter>.
  2520.  
  2521.    9. You will now be on the second line of the transaction and ready to debit
  2522.       the expense account.  "Cheque-It-Out" automatically duplicates the 
  2523.       entries in the "Code" and "Check" fields from part one, to save you key 
  2524.       strokes.  If these fields contain the correct entries, simply press 
  2525.       <Enter> twice.  To change the code, if used, and the check number for the
  2526.       second part of the transaction, enter the correct data, pressing <Enter>
  2527.       after each entry.
  2528.  
  2529.   10. Enter the description for part two of this transaction.  The description
  2530.       is a duplicate of that entered in part one.  Enter "Purchase software" 
  2531.       and press <Enter>.
  2532.  
  2533.   11. Next, enter the account number to be debited (where the money is going 
  2534.       to).  If you are unsure about the account number, press the <F2> key for
  2535.       a pop-up chart of accounts.  In this example, debit account 5800 (Misc 
  2536.       other expenses).  Press <Enter>.
  2537.                                      Page 43
  2538.                                 "Cheque-It-Out"
  2539.                                  
  2540.   12. Finally, enter the amount to debit.  In most cases, this is the same
  2541.       amount entered in the credit part of the transaction.  In fact, the
  2542.       default for the debit amount will be the amount entered in the credit
  2543.       amount.  Press <Enter>.
  2544.  
  2545.   13. Since the transaction is in balance, the prompt "Print check(P) or
  2546.       Inputs Correct(Y/N):" will appear.  Since all we are doing here is
  2547.       entering a simple transaction, enter a "Y".  The transaction will be
  2548.       saved and you will be returned to the first input field to enter another
  2549.       transaction.  If you want to print a check of this transaction (printing
  2550.       a check on-the-fly), enter a "P" first, before entering the "Y".  
  2551.       Entering only a "P" will just print a check of the transaction; it will
  2552.       not save the transaction.
  2553.  
  2554.       If you have finished entering your transactions, press <Esc> to return
  2555.       to the Transactions Menu.  When entering your debits and credits, be sure
  2556.       to enter the credit to the checking account on the first line of the 
  2557.       transaction, if applicable.  Also, be sure to debit and/or credit the
  2558.       correct account number.  If you need to debit more than one account or 
  2559.       credit more than one account in a single transaction, refer to section 
  2560.       7b, below.
  2561.  
  2562. 7b - Entering Multiple-Part Transactions
  2563.  
  2564. Most transactions will have only one debit and one credit.  However, there are
  2565. some instances when there are several credits and/or debits in a single trans-
  2566. action.  "Cheque-It-Out" allows you to make multiple credit and/or debit 
  2567. entries, allowing up to 26 transaction parts for each transaction.
  2568.  
  2569. Multiple-part transactions are entered just like any other transaction, except
  2570. the initial debit and credit amounts are different.  Follow the example out-
  2571. lined below to record a multiple debit/credit account:
  2572.  
  2573. NOTE: It is important to remember to enter all of your credit information 
  2574.       first, followed by all of the debit information.  This will produce more
  2575.       legible reports and ensure that, when writing checks, the credit 
  2576.       information for the checking account is on the top line of the 
  2577.       transaction.
  2578.  
  2579. You will write a check totaling $853.00 for your bank loan payment: $491.00
  2580. will go toward the loan principle and $362.00 will go toward bank loan 
  2581. interest.  You will want to enter this transaction into three separate 
  2582. accounts: the first crediting account 200 Checking account #1 (Asset) for 
  2583. $853.00, the econd debiting account 2050 Bank Loan (Liability) for $491.00, and
  2584. the third debiting account 5050 Bank Loan Interest (Expense) for $362.00.
  2585.  
  2586.    1. First, follow steps 1 through 12 of section 7a - "Entering Simple
  2587.       Transactions" above; entering on line one the credit information relating
  2588.       to account 200 (Checking account #1), and on line two the debit 
  2589.       information relating to account 2050 (Bank Loan).
  2590.  
  2591.    2. Since the transaction is out-of-balance (the credit amount of $853.00
  2592.       being more than the debit amount of $491.00), you are alerted with the 
  2593.       message:
  2594.                     "Transaction is OUT OF BALANCE, continue:[N]:"
  2595.  
  2596.                                      Page 44
  2597.                                 "Cheque-It-Out"
  2598.                                  
  2599.    3. Press "Y" to continue, since you need to include the second debit to
  2600.       account 5050.
  2601.  
  2602.    4. Notice the "ADD TRANSACTION" detail lines have scrolled down, giving you
  2603.       a third line for input of information.  Enter on this third line the 
  2604.       debit information relating to account 5050, entering it the same way you
  2605.       entered the information for line two.
  2606.  
  2607.    5. After entering the $362.00 in the debit column of line three and
  2608.       pressing <Enter>, notice the transaction is now in balance.  Follow step
  2609.       13 of section 7 - "Entering Simple Transactions" above, to save the 
  2610.       transaction and set the screen to enter another transaction.
  2611.  
  2612.    6. If you have finished entering your multiple-part transactions, press
  2613.       <Esc> to return to the Transactions Menu.
  2614.  
  2615.    In this example, you balanced the three-part transaction by offsetting the
  2616.    credit part with the two debit parts.  The program will continually try to
  2617.    balance the transaction after each part is entered, by defaulting to the
  2618.    needed  debit  or  credit  field.  For example: in the above transaction, if
  2619.    you entered $462.00 in the credit column for line three, then answered "Y" 
  2620.    to the "Transaction is OUT OF BALANCE, continue:[N]:" prompt, you would see
  2621.    a fourth detail line on the screen.
  2622.  
  2623. 7c - Modify/Delete Transactions
  2624.  
  2625. If you discover that a transaction was entered incorrectly, or should not have
  2626. been entered at all, "Cheque-It-Out" allows you to go back and correct or
  2627. delete the incorrect entry.  You can also expand a simple, two-part transaction
  2628. into a multiple-part transaction (or vice versa) using this feature.  Follow 
  2629. the steps below to modify or delete a previously entered transaction:
  2630.  
  2631.    1. From the Transactions Menu, select "Modify/Delete Transactions".  The 
  2632.       following screen will appear:
  2633.  
  2634.                      Figure 7-3  Transaction Search Parameters
  2635.  
  2636.    2. "Cheque-It-Out" is prompting you for transaction search parameters. 
  2637.       Enter any appropriate search data (e.g. description).  It is not
  2638.       necessary to make an entry in every field.  You can simply enter one
  2639.       description of the transaction and "Cheque-It-Out" will search for any
  2640.       transactions with this description (i.e. Check #6, or "Food").
  2641.  
  2642.       Press <F10> to initiate the search.
  2643.  
  2644.       NOTE: Leaving all fields blank will search/find all transactions in their
  2645.             current order.  Refer to section 14a - "Hints", number 10.
  2646.  
  2647.       If you remember the check number, enter it in the "Check" field and press
  2648.       the <F10> key to initiate the search (you may also enter the date of the
  2649.       transaction to display all transactions entered on that date).  A "Search
  2650.       Match" screen will then appear, displaying the transaction.  The bottom 
  2651.       of the window will display:
  2652.  
  2653.                  "Modify/Delete/Search/Reverse/Begin/End/+/-/Quit:"
  2654.  
  2655.                                      Page 45
  2656.                                 "Cheque-It-Out"
  2657.                                  
  2658.    3. Select one of the following:
  2659.  
  2660.           M = Modify/change the transaction shown.
  2661.  
  2662.           D = Delete the transaction shown.
  2663.  
  2664.           S = Search to find the next transaction that matches the search
  2665.               parameters.
  2666.  
  2667.           R = Reverse to find a prior transaction that matches the search
  2668.               parameters.
  2669.  
  2670.           B = Begin; go to the first transaction in the file.
  2671.  
  2672.           E = End; go to the last transaction in the file.
  2673.  
  2674.           + = Go to the next consecutive transaction.
  2675.  
  2676.           - = Go to the prior consecutive transaction.
  2677.  
  2678.           Q = Quit the transaction search.
  2679.  
  2680.    4. As long as you continue to answer the above prompt with "S" (default), 
  2681.       "Cheque-It-Out" will search for all transactions containing the values 
  2682.       you have specified.  "R" does the same thing as "S", except it searches 
  2683.       in reverse order.
  2684.  
  2685.    5. To modify a transaction, press "M" (Modify) and you will be in the
  2686.       change mode.  Type in the correct information in the appropriate field(s)
  2687.       or press <Enter> to leave a field unchanged.  Use the "Backspace" or 
  2688.       "Shift-Tab" key to move to a previous field.  You must make sure that 
  2689.       your new cumulative credits equal your cumulative debits.  Your change 
  2690.       will not be accepted if it causes the transaction to be out of balance. 
  2691.       Pressing <Esc> will ignore your changes and take you back to a new 
  2692.       parameter search.  The <F10> key will save inputs and  record your 
  2693.       changed transaction.
  2694.  
  2695.    6. To delete a transaction, press "D" (Delete) and answer the "Transaction 
  2696.       has 2 parts, Delete OK? [N]:" prompt with "Y".  The transaction is now 
  2697.       deleted.  Press <Esc> to go to a new search parameter screen.  Pressing 
  2698.       <Esc> again will return you to the Transactions Menu.
  2699.  
  2700.       NOTE: If you are deleting a multiple-part transaction, the "DELETE OK?" 
  2701.             prompt will display how many parts are in that transaction.  Most 
  2702.             transactions will have only 2 parts.
  2703.  
  2704. 7d - Create Recurring Transactions
  2705.  
  2706. Recurring transactions are designed for those who have consistent deposits or 
  2707. payments on a weekly (W), bi-weekly (B), semi-monthly (S) or monthly (M) basis.
  2708. To eliminate the process of reentering a transaction, follow the steps below:
  2709.  
  2710.    1. From the Transactions Menu, select "Create Recurring Entries".
  2711.  
  2712.    2. At the "Frequency(W,B,S,M):" prompt, enter one of the following:
  2713.  
  2714.                                      Page 46
  2715.                                 "Cheque-It-Out"
  2716.                                  
  2717.           W - weekly,  B - bi-weekly,  S - semi-monthly  or  M - monthly.
  2718.  
  2719.       The default is "M" (monthly).  Press <Enter> to accept your selection. 
  2720.       The following screen appears:
  2721.  
  2722.       NOTE: The default "M" is used in this explanation.
  2723.  
  2724.                      Figure 7-4  Add Recurring Transaction
  2725.  
  2726.    3. The Code and Check fields are usually left blank.  They are filled in
  2727.       later when the transaction is activated.
  2728.  
  2729.    4. Next, enter the description of the transaction (i.e. car payment).
  2730.    
  2731.    5. Next, enter the account number to debit or credit.  Remember, you will be
  2732.       entering both a debit and a credit part of this transaction.  One account
  2733.       must be credited, and one account debited.  See section 7a - "Entering 
  2734.       Simple Transactions" for further information.
  2735.  
  2736.    6. When the transaction is complete, answer the prompt "Print check(P) or 
  2737.       Inputs Correct(Y/N):" with a "Y" to save all inputs, then the <Esc> key 
  2738.       to return to the Transactions Menu.
  2739.  
  2740. You have now created a recurring entry; however, it will not be usable until it
  2741. is activated.  See section 7f - "Activate Recurring Transactions".
  2742.  
  2743. 7e - Modify/Delete Recurring Transactions
  2744.  
  2745. If you entered a recurring transaction incorrectly, or no longer wish to save
  2746. it, you may change or delete that transaction at any time.  To change or delete
  2747. a recurring transaction, follow the steps below:
  2748.  
  2749.    1. From the Transactions Menu, select "Modify/Deleting Recurring Entries". 
  2750.       The following screen will appear:
  2751.  
  2752.                       Figure 7-5  Recurring Search Parameters
  2753.  
  2754.    2. "Cheque-It-Out" is prompting you for transaction search parameters. 
  2755.       Enter any appropriate search data (e.g. description).  It is not
  2756.       necessary to make an entry in every field.  You may simply enter one
  2757.       description of the transaction and "Cheque-It-Out" will search for all
  2758.       entries with that description.
  2759.  
  2760.       Press <F10> to initiate the search.
  2761.  
  2762.       NOTE: Leaving all fields blank will search/find all transactions.
  2763.  
  2764.       For example, to search for a particular frequency, enter the frequency 
  2765.       code for the recurring entry you wish to modify/delete; then press the 
  2766.       <F10> key to initiate the search.  If you are unsure of any field, skip 
  2767.       that field.  Enter the description, account number and/or the amount of 
  2768.       the entry; then press <F10> to initiate the search.
  2769.  
  2770.    3. Once the search is complete, a "Search Match" screen will appear,
  2771.       displaying the recurring entry.  At the bottom of the window the 
  2772.       following will appear:
  2773.                                      Page 47
  2774.                                  "Cheque-It-Out"
  2775.                                  
  2776.                 "Modify/Delete/Search/Reverse/Begin/End/+/-/Quit:"
  2777.  
  2778.    4. Select one of the following:
  2779.  
  2780.           M = Modify/change the transaction shown.
  2781.  
  2782.           D = Delete the transaction shown.
  2783.  
  2784.           S = Search to find the next transaction that matches the search
  2785.               parameters.
  2786.  
  2787.           R = Reverse to find a prior transaction that matches the search
  2788.               parameters.
  2789.  
  2790.           B = Begin; go to the first transaction in the file.
  2791.  
  2792.           E = End; go to the last transaction in the file.
  2793.  
  2794.           + = Go to the next consecutive transaction.
  2795.  
  2796.           - = Go to the prior consecutive transaction.
  2797.  
  2798.           Q = Quit the transaction search.
  2799.  
  2800.    5. As long as you continue to answer the above prompt with "S" (default), 
  2801.       "Cheque-It-Out" will search for all transactions containing the values 
  2802.       you have specified.  "R" does the same thing as "S", except it searches 
  2803.       in reverse.
  2804.  
  2805.    6. To modify a recurring entry, press "M" (Modify).  You are now in the
  2806.       change mode.  Type in the correct information in the appropriate
  2807.       field(s) or press <Enter> to leave a field unchanged.  Use the "up"
  2808.       arrow key to go to a previous field.  You must make sure that your new 
  2809.       cumulative credits equal your cumulative debits.  Your change will not be
  2810.       accepted if it causes the entry to be out of balance.  Pressing <Esc> 
  2811.       will ignore your changes and take you back to a new recurring search 
  2812.       parameter.  Pressing the <F10> key will save your inputs and record your
  2813.       new entry.
  2814.  
  2815.    7. To delete a recurring entry, press "D" (Delete), then answer the
  2816.       "Transaction has 2 parts, Delete OK? [N]" prompt with "Y".  The entry is
  2817.       now deleted.  Press <Esc> to go to a new search parameter screen.  
  2818.       Pressing <Esc> again will return you to the Transactions Menu.
  2819.  
  2820.       NOTE: If you are deleting a multiple-part entry, the "DELETE OK?" prompt
  2821.             will display how many parts this particular transaction has.  Most
  2822.             recurring entries will have only 2 parts.
  2823.  
  2824. 7f - Activate Recurring Transactions
  2825.  
  2826. Once you have entered a recurring transaction, it does not become a live
  2827. transaction until it is activated.  When activated, the system will generate a
  2828. live transaction based on the information in the recurring transaction entry. 
  2829. The following steps explain how to activate a recurring transaction.
  2830.  
  2831.  
  2832.                                      Page 48
  2833.                                 "Cheque-It-Out"
  2834.                                  
  2835.    1. From the Transactions Menu, select "Activate Recurring Entries".  The 
  2836.       following screen will appear:
  2837.  
  2838.                       Figure 7-6  Select Activate Frequency
  2839.  
  2840.    2. Select the frequency of the recurring entries you would like to
  2841.       activate.
  2842.  
  2843.    3. The screen will then display all of the entries with that frequency. 
  2844.       Under the transaction window, the following prompt appears:
  2845.  
  2846.                        "Activate/Next/Quit:"
  2847.                        
  2848.    4. When you find the entry you wish to activate, press "A" (activate).  The
  2849.       screen will then display the complete entry.  You may now make needed 
  2850.       changes to this transaction as described in section 7c - "Modify/Delete 
  2851.       Transactions".  When the transaction is correct, press <F10>.  Your 
  2852.       transaction is now activated and the prompt "Print check(P) or Inputs 
  2853.       Correct(Y/N):" will appear.  If you want to print this transaction as a 
  2854.       check, press "P".  If you are simply activating the transaction, press 
  2855.       "Y" and the transaction will be saved.  If your inputs are not correct, 
  2856.       press "N" and the cursor will return to the first input field so you can
  2857.       reenter the information.
  2858.  
  2859.    If there is more than one transaction with the same frequency, they will be
  2860.    displayed one at a time.  To skip the activation of any particular entry, 
  2861.    press "N" (next) and the next entry (if any) will be displayed.
  2862.  
  2863. 7g - Entering and Printing Checks
  2864.  
  2865. This method of entering transactions is recommended for those who are not
  2866. familiar with the entering of debits and credits to accounts.  It is a
  2867. simplified transaction-entering process resembling the writing of a check.
  2868.  
  2869.    1. From the Main Menu, select "Trans".
  2870.  
  2871.    2. From the Transactions Menu, select "Enter & Print CHECKS".  The
  2872.       following screen appears:
  2873.  
  2874.                            Figure 7-7  Select Account
  2875.  
  2876.    3. Enter the checking account number that you will use for this transaction
  2877.       (where the money is coming from) and press <Enter>.  If you are unsure of
  2878.       the account number; press the <F2> key for a pop-up Chart of Accounts 
  2879.       listing, move the highlighted cursor to the appropriate account number 
  2880.       and press <Enter> to accept the account number.
  2881.  
  2882.       The data for this example is the same as used in section 7a, step 2.
  2883.  
  2884.       The following screen will then appear:
  2885.  
  2886.                      Figure 7-8  Simple Check Transaction
  2887.  
  2888.  
  2889.  
  2890.  
  2891.                                      Page 49
  2892.                                 "Cheque-It-Out"
  2893.                                  
  2894.    4. At the "Check:" field, you can enter the check number for the next check
  2895.       you are using, then press <Enter>
  2896.  
  2897.       OR
  2898.  
  2899.       "Cheque-It-Out" can automatically increment the check number for you.  To
  2900.       increment to the next check number, press the <+> key and then <Enter>. 
  2901.       The check number will be entered and the cursor will move to the next 
  2902.       input field.
  2903.  
  2904.    5. At the "Date:" field, enter the date for the check and press <Enter>.
  2905.  
  2906.    6. Next, enter to whom the check is/was made out and then press <Enter>.
  2907.  
  2908.    7. Next, enter the amount of the check and press <Enter>.  "Cheque-It-Out" 
  2909.       will automatically fill in the written amount for you.
  2910.  
  2911.    8. At the "Address:" field, enter an optional three-line address for the
  2912.       person or company to which the check is/was written.
  2913.  
  2914.    9. At the "Code:" field, enter a code if you would like to track this
  2915.       expense; otherwise, leave blank and press <Enter> to continue.
  2916.       
  2917.   10. At the "Expense:" field, enter the Expense (or Asset) account number
  2918.       you wish to debit (where the money is going to) and press <Enter>. 
  2919.       Again, if you are unsure of the account number; press the <F2> key for 
  2920.       the pop-up Chart of Accounts listing, select the account and press
  2921.       <Enter>.  The following screen will appear:
  2922.  
  2923.                      Figure 7-9  Print Check or Inputs Correct
  2924.  
  2925.   11. If you want to print this check, press "P".  If you are simply entering
  2926.       a check that has already been written, press "Y" and the check will be
  2927.       saved.  If your inputs are not correct, press "N" and the cursor will
  2928.       return to the first input field so that you can reenter the information.
  2929.  
  2930.       NOTE: When you press "P" to print a check, you must also press "Y" to 
  2931.             save the transaction after the check is printed.  If you are simply
  2932.             printing a check again or are printing a check for a transaction 
  2933.             that has already been entered, press "N" after printing the check 
  2934.             and the transaction will not be saved.
  2935.  
  2936.   12. After entering "Y" or "N" to the "Inputs Correct(Y/N):" prompt, the
  2937.       cursor will return to the "Check:" field and you will be able to enter
  2938.       your next check transaction.
  2939.  
  2940.   13. To return to the Transactions Menu, press <Esc>.
  2941.  
  2942.       NOTE: When using this "Enter & Print CHECKS" feature you can enter only 
  2943.             one debit account.  If you need to pay more than one debit account
  2944.             with a single check, enter this transaction as described in section
  2945.             7a - "Entering Simple Transactions" and 7b - "Entering Multiple-
  2946.             Part Transactions".
  2947.             
  2948.             
  2949.             
  2950.                                      Page 50
  2951.                                 "Cheque-It-Out"
  2952.  
  2953.                              SECTION EIGHT - REPORTS
  2954.  
  2955. The "Cheque-It-Out" Reports Menu allows you to generate a full range of
  2956. financial reports from your database. Reports can be generated to show
  2957. financial standing for a day, month, several months, a quarter or a year.  This
  2958. section will demonstrate how reports can help you get optimum results from your
  2959. "Cheque-It-Out" program.
  2960.  
  2961. 8a - Explanation of Reports
  2962.  
  2963. Each of the eight reports available from "Cheque-It-Out" can be sent to your
  2964. monitor's screen for immediate viewing, to your printer for "hard" copy or to a
  2965. disk drive for later retrieval.  Many of the reports are generated in a 
  2966. cumulative format for the dates specified; and two of those reports may 
  2967. optionally be generated in a trended, month by month, format.
  2968.  
  2969. Each of the available "Cheque-It-Out" reports are described below.  All reports
  2970. may be printed at any time and as many times as necessary.  Samples of these 
  2971. reports are shown in Appendix A and can be printed while using the "SAMPLE" 
  2972. account.
  2973.  
  2974.    Transaction Journal - This report lists all of the transactions recorded
  2975.       for the requested time period.  It can optionally show only those 
  2976.       transactions for a particular code specified, if you are using the code 
  2977.       feature when entering transactions.
  2978.  
  2979.    Recurring Entries - This report lists all the recurring transactions for the
  2980.       frequency specified. 
  2981.  
  2982.    Account History -  This report shows all activity of the account(s)
  2983.       specified for the requested time period.  It can be helpful when tracking
  2984.       your checking account(s), loan payments and/or monitoring loan balances.
  2985.       It can also show variations in monthly bills, such as utility and phone.
  2986.       If requesting more than one account when producing this report, you can 
  2987.       optionally request accounts to be listed on separate pages.
  2988.  
  2989.    Income Statement - This report shows the total income and expenses for the 
  2990.       requested time period.  It also shows your net income (total income less
  2991.       total expenses) and can be generated as either a cumulative or trended 
  2992.       report.  This report can optionally show the total income and expenses  
  2993.       for only those accounts associated with a particular code, if you used 
  2994.       the code feature when entering the transactions.
  2995.       
  2996.    Balance Sheet - This report shows your financial position, giving you the
  2997.       balance of all asset, liability and equity accounts.  It can be generated
  2998.       as either a cumulative or trended report.
  2999.  
  3000.    Chart of Accounts - This report shows the current Chart of Accounts.  You 
  3001.       should generate this report after making any changes to the Chart of 
  3002.       Accounts.
  3003.  
  3004.    Budget Variance - This report shows the difference between the actual 
  3005.       amounts and the budgeted amounts for both income and expenses.  When 
  3006.       generated for more than one month, it shows only the cumulative amounts,
  3007.       with one variance for that amount.
  3008.  
  3009.                                      Page 51
  3010.                                 "Cheque-It-Out"
  3011.                                  
  3012.    Budget Listing - This report provides a listing of all Income and Expense
  3013.       accounts that have budget amounts assigned; listing all the income 
  3014.       accounts first, followed by all the expense accounts.  Each account is 
  3015.       listed by account number and name, followed by the budget amount(s) for 
  3016.       that account.
  3017.  
  3018. 8b - General Instructions for Generating Reports
  3019.  
  3020. To generate any report, do the following:
  3021.  
  3022.    1. From the Main Menu, select "Reports Menu".  The following menu appears:
  3023.  
  3024.                             Figure 8-1  Reports Menu
  3025.  
  3026.    2. From the Reports Menu, select the report you want to generate (e.g:
  3027.       Transaction Journal).
  3028.  
  3029.       Following are detailed instructions for printing each of the reports
  3030.       available in "Cheque-It-Out".
  3031.       
  3032. 8c - Transactions Journal
  3033.  
  3034. To generate a Transactions Journal report, select "Transaction Journal" from
  3035. the Reports Menu.  The following screen appears:
  3036.  
  3037.                    Figure 8-2  Transaction Journal Input Data
  3038.  
  3039. As stated earlier, you may generate any of the reports to your monitor's
  3040. screen (S), to a printer (P) or to a disk drive (D) where the report will 
  3041. become a disk file.
  3042.  
  3043. NOTE: If you do not have a printer and try to print a report to the printer, 
  3044.       you will get an error message.
  3045.  
  3046.    1. The first prompt on the screen for any report is the destination prompt.
  3047.       It appears as follows:
  3048.  
  3049.                            "Screen,Printer,Disk(S,P,D):"
  3050.  
  3051.       Entering an "S" for screen or a "P" for printer will send the report to
  3052.       the screen or printer, respectively.  If you enter a "D" for disk, the
  3053.       system will prompt you for a disk filename.  You can enter any name you 
  3054.       wish, following the DOS naming conventions.  The report will be saved on
  3055.       the default disk drive with the filename you entered, followed by a 
  3056.       filename extension of ".RPT".  If you enter a filename that already 
  3057.       exists, the system will ask if you want to delete the old file.  
  3058.       Answering "Y" will replace the existing report with the new report.  
  3059.       Answering "N" will append (add) the new report information to the already
  3060.       existing report.
  3061.  
  3062.       The disk file is created in ASCII format, thereby allowing it to be used
  3063.       with any word processing program.  This feature allows you to bring up 
  3064.       the report in a word processor and edit the report as you would any 
  3065.       document, adding any comments or explanations necessary to strengthen a 
  3066.       point or clarify a position.
  3067.  
  3068.                                      Page 52
  3069.                                 "Cheque-It-Out"
  3070.                                  
  3071.       At the "Screen,Printer,Disk(S,P,D):" prompt, enter the letter for the
  3072.       destination of the report (e.g: "S").
  3073.  
  3074.    Continuing with the Transaction Journal report:
  3075.  
  3076.    2. For most reports, you also need to specify a date range.  The date-
  3077.       prompt format will be the format specified in the Configuration Settings
  3078.       (refer to section 4d - "Setting the System Configuration").  The date 
  3079.       prompt appears as follows:
  3080.  
  3081.                              Starting Date: 05-01-90
  3082.                                Ending Date: 05-31-90 
  3083.  
  3084.       These dates determine the inclusive time period for the report and are 
  3085.       included in the heading of the report.
  3086.  
  3087.       NOTE: The ending date can never be more than one year after the starting
  3088.             date (e.g: starting date as 05-01-89 and ending date as 04-31-90).
  3089.  
  3090.       The following examples show formats to use for monthly, quarterly, annual
  3091.       and year-to-date reports:
  3092.  
  3093.           Monthly:    Starting Date: 05-01-90
  3094.                         Ending Date: 05-31-90 
  3095.        
  3096.           Quarterly:  Starting Date: 01-01-90
  3097.                         Ending Date: 03-31-90 
  3098.  
  3099.           Annual:     Starting Date: 01-01-90
  3100.                         Ending Date: 12-31-90 
  3101.  
  3102.       For Year-to-Date reports, enter the starting date for the report.  Then
  3103.       enter the present date, being sure it is not more than one year from the
  3104.       starting date.  The report will include all of the requested information
  3105.       from the starting date to the ending date.  For example, if you want a 
  3106.       year-to-date Transaction Journal report and the present date is 05-25-90,
  3107.       enter the following dates:
  3108.  
  3109.                       Starting Date: 01-01-90
  3110.                         Ending Date: 05-25-90 
  3111.  
  3112.    Continuing with the Transaction Journal report:
  3113.    
  3114.    3. At the "Starting Date:" prompt, enter the numbers 050190.  Notice the
  3115.       hyphen is skipped over, allowing faster date entry.
  3116.  
  3117.    4. At the "Ending Date:" prompt, enter the numbers 053190.
  3118.  
  3119.    5. At the "Code:" prompt, press <Enter>, leaving it blank.
  3120.  
  3121.       Use of the "Code" field is covered in section 7a - "Entering Simple
  3122.       Transactions".  If you did not use this field when you entered your
  3123.       transactions, do not use it now.
  3124.  
  3125.       The Transaction Journal report will be displayed on the monitor's screen.
  3126.  
  3127.                                      Page 53
  3128.                                 "Cheque-It-Out"
  3129.                                  
  3130. Following are the other report data screens.  Any screen prompts already
  3131. discussed will not be covered in detail.
  3132.  
  3133. NOTE: If the screen already displays the correct information for your report, 
  3134.       you can simply press <F10> to initiate the report.
  3135.  
  3136. 8d - Recurring Transactions
  3137.  
  3138. To generate a Recurring Transactions report, select "Recurring Entries" from
  3139. the Reports Menu.  The following screen appears:
  3140.  
  3141.                  Figure 8-3  Recurring Transactions Input Data
  3142.  
  3143.    1. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3144.  
  3145.    2. At the "Recurring Frequency(A,M,S,B,W):" prompt, select the type of
  3146.       frequency for the report using the following guidelines:
  3147.       
  3148.              A = All frequencies
  3149.              M = Monthly
  3150.              S = Semi-monthly
  3151.              B = Bi-weekly
  3152.              W = Weekly
  3153.  
  3154.       The Recurring Transactions report will be generated.
  3155.  
  3156. 8e - Account History
  3157.  
  3158. To generate an Account History report, select "Account History" from the
  3159. Reports Menu.  The following screen appears:
  3160.  
  3161.                    Figure 8-4  Account History Input Data
  3162.  
  3163.    1. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3164.  
  3165.    2. At the date prompts, enter the starting and ending dates for the report.
  3166.  
  3167.    3. The "Accounts on separate pages:Y" prompt gives you the option of
  3168.       having each account start at the top of the next page when printing
  3169.       the history for more than one account.
  3170.  
  3171.       At this prompt, select either:
  3172.  
  3173.       "Y" (the default) to get one account per page
  3174.  
  3175.       OR
  3176.  
  3177.       "N" to have the next report start immediately following the prior
  3178.       report, without a page break.
  3179.  
  3180.    4. At the "Account Starting:" and "Ending:" prompts, enter the range of
  3181.       account numbers you would like included in the report.  Enter the
  3182.       same account number if you want only one account reported.
  3183.  
  3184.       The Account History report will be generated.
  3185.  
  3186.                                      Page 54
  3187.                                 "Cheque-It-Out"
  3188.  
  3189. 8f - Income Statement
  3190.  
  3191. To generate an Income Statement, select "Income Statement" from the
  3192. Reports Menu.  The following screen appears:
  3193.  
  3194.                     Figure 8-5  Income Statement Input Data
  3195.  
  3196.    1. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3197.  
  3198.    2. At the date prompts, enter the starting and ending dates for the report.
  3199.  
  3200.    3. At the "Code:" prompt, enter the code desired, if you used a code when 
  3201.       entering the transactions and would like the report to include only those
  3202.       transactions.
  3203.  
  3204.    4. At the "Trended Report:N" prompt, enter either:
  3205.  
  3206.       "N" (the default) to get a cumulative report
  3207.  
  3208.       OR
  3209.  
  3210.       "Y" to get a trended report.
  3211.  
  3212.       The Income Statement report will be generated.
  3213.       
  3214. 8g - Balance Sheet
  3215.  
  3216. To generate a Balance Sheet, select "Balance Sheet" from the Reports Menu.  The
  3217. following screen appears:
  3218.                            Figure 8-6  Balance Sheet Input Data
  3219.  
  3220.    1. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3221.  
  3222.    2. At the date prompts, enter the starting and ending dates for the report.
  3223.  
  3224.    3. At the "Trended Report:" prompt, enter either:
  3225.  
  3226.       "N" (the default) to get a cumulative report
  3227.  
  3228.       OR
  3229.  
  3230.       "Y" to get a trended report.
  3231.  
  3232.       The Balance Sheet report will be generated.
  3233.  
  3234. 8h - Chart of Accounts
  3235.  
  3236. To generate a Chart of Accounts report, select "Chart of Accounts" from the
  3237. Reports Menu.  The following screen appears:
  3238.  
  3239.              Figure 8-7  Chart of Accounts Input Data
  3240.  
  3241.    At the destination prompt, select the destination of the report.
  3242.  
  3243.    The Chart of Accounts report will be generated.
  3244.  
  3245.                                      Page 55
  3246.                                 "Cheque-It-Out"
  3247.                                  
  3248. 8i - Budget Variance
  3249.  
  3250. To generate a Budget Variance report, select "Budget Variance" from the Reports
  3251. Menu.  The following screen appears:
  3252.  
  3253.                     Figure 8-8  Budget Variance Input Data
  3254.  
  3255.    1. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3256.  
  3257.    2. At the date prompts, enter the starting and ending dates for the report.
  3258.  
  3259.       The Budget Variance report will be generated.
  3260.       
  3261. 8j - Budget Listing
  3262.  
  3263. To generate a Budget Listing report, select "Budget Listing" from the Reports
  3264. Menu.  The following screen appears:
  3265.  
  3266.                       Figure 8-9  Budget Listing Input Data
  3267.  
  3268. At the destination prompt, select the destination of the report.
  3269.  
  3270. The Budget Listing report will be generated.
  3271.  
  3272. If you are unfamiliar with these financial reports, try printing as many 
  3273. reports as you like, using the "SAMPLE" accounts.  Doing so will give you an
  3274. idea of how the reports look and how they might be used.
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.                                      Page 56
  3305.                                 "Cheque-It-Out"
  3306.  
  3307.                              SECTION TEN - UTILITIES
  3308.  
  3309. The Utility Menu contains five important menu items, each of which are covered
  3310. in detail below.  To access the Utility Menu from the Main Menu, select 
  3311. "Utility".  The following screen appears:
  3312.  
  3313.                             Figure 10-1  Utility Menu
  3314.  
  3315. 10a - Sort Transactions
  3316.  
  3317. "Cheque-It-Out" saves your transactions and checks in the order in which they 
  3318. are entered.  This Sort Transactions function allows the user to choose the 
  3319. manner in which transactions and checks are organized (sorted).  You may sort 
  3320. as often or as little as you want, as the sort order does not affect the 
  3321. operation of "Cheque-It-Out".  If you have deleted some transactions, sorting 
  3322. your data file can free the disk space that was previously occupied by the now
  3323. deleted transactions.
  3324.  
  3325. To sort your transactions, do the following:
  3326.  
  3327.    1. From the Utility Menu, select "Sort Transactions".  The following screen
  3328.       appears:
  3329.                            Figure 10-2  Select Sort Order
  3330.  
  3331.    2. Select either:
  3332.  
  3333.       A. "Input Order" to arrange the transactions in the order they were
  3334.          entered
  3335.  
  3336.          OR
  3337.  
  3338.       B. "Date Order" to arrange the transactions in date order.
  3339.  
  3340.       NOTE: "Date Order" was selected for the following example.
  3341.  
  3342.    3. If some transactions were deleted since the last sort, figure 10-3 will
  3343.       appear.  If no transactions were deleted, skip down to step 4.
  3344.  
  3345.                           Figure 10-3  Free Disk Space
  3346.                             
  3347.       When you delete transactions, blank spaces are created on the data disk.
  3348.       These blank spaces are, in essence, wasting disk space.  The prompt "Free
  3349.       disk space used by deleted transactions[N]:" is asking if you would like
  3350.       to recover this wasted space.  Select either:
  3351.  
  3352.           "Y" to re-use the blank spaces on the data disk
  3353.  
  3354.           OR
  3355.  
  3356.           "N" to leave the data disk as is.
  3357.  
  3358.       Skip to step 5.
  3359.  
  3360.    4. If no transactions were deleted since the last sort, the following
  3361.       figure will appear:
  3362.  
  3363.                                      Page 57
  3364.                                 "Cheque-It-Out"
  3365.                                  
  3366.                          Figure 10-4  Sort transactions
  3367.  
  3368.    5. After the sort is completed, you will be prompted to "PRESS ANY KEY TO 
  3369.       CONTINUE".  Do this, and you will be returned to the "Select Sort Order 
  3370.       Menu".
  3371.  
  3372.    6. Select "Leave Sort Transactions Menu".  You will be returned to the
  3373.       Utility Menu.
  3374.  
  3375. 10b - Import Transaction File
  3376.  
  3377. This is an advanced feature primarily used by experienced users.  It allows
  3378. you to import ASCII text files into your "Cheque-It-Out" transaction file.
  3379.  
  3380. To do this, you must first create the ASCII text file to import.  This file 
  3381. must be made from fixed-length records, with one record per line.  The filename
  3382. for this file may be any name; however, the filename extension must be "TXT". 
  3383. The record layout for this fixed-length record is as follows:
  3384.  
  3385.      Field Name             Start   Length    Mask
  3386.  
  3387.      Date                      1       8      User defined in configuration
  3388.      Description               9      30      TEXT
  3389.      Check                    39       7      TEXT
  3390.      Account                  46       6      1-999999
  3391.      Debit/Credit Type        52       1      "D","C"
  3392.      Amount                   53      11      ########.##
  3393.      Cleared                  64       1      See explanation following
  3394.  
  3395. In the field name "Cleared", the mask is one of the three following characters:
  3396.  
  3397.   "Y" (the letter Y): indicates the check in that record was marked as cleared
  3398.       in a prior account reconciliation that successfully balanced.
  3399.  
  3400.   "*" (the asterisk): indicates the check in that record is marked as cleared
  3401.       in an account reconciliation that is not yet balanced.  The asterisk is 
  3402.       automatically changed to the letter "Y" only when the account 
  3403.       reconciliation successfully balances.
  3404.  
  3405.   " " (the field is left blank): indicates the check in that record has not
  3406.       cleared.
  3407.  
  3408. When importing transactions, all records are error checked to be sure that the
  3409. transaction meets the mask edits before accepting the transaction.  If a
  3410. transaction does not meet the mask specifications, that specific transaction
  3411. will not be imported.
  3412.  
  3413. To import an ASCII text file, do the following:
  3414.  
  3415.   1. Copy the ASCII text file to be imported into the disk directory
  3416.      containing your "Cheque-It-Out" data files.
  3417.  
  3418.   2. From the Utility Menu, select "Import Transaction File".  The following
  3419.      screen appears:
  3420.  
  3421.  
  3422.                                      Page 58
  3423.                                 "Cheque-It-Out"
  3424.                                  
  3425.                       Figure 10-5  Import Transactions
  3426.  
  3427.   3. At the "Import File Name:" prompt, enter the name of the ASCII text file 
  3428.      to be imported, then press <Enter>.  Notice the filename extension ".TXT"
  3429.      is already included.
  3430.  
  3431.      When the import is complete, you will be returned to the Utility Menu.
  3432.  
  3433. 10c - Export Transaction File
  3434.  
  3435. This is an advanced feature primarily used by experienced users.  It allows
  3436. you to export ASCII text files from your "Cheque-It-Out" transaction file.
  3437.  
  3438. The file created will be an ASCII text file consisting of fixed-length records,
  3439. with one record per line, following the record layout below.  The filename for
  3440. this file may be any name; however, the filename extension must be "TXT".  The
  3441. record layout for the fixed-length record is as follows:
  3442.  
  3443.      Field Name           Start   Length     Mask
  3444.  
  3445.      Date                   1        8       User defined in configuration
  3446.      Description            9       30       TEXT
  3447.      Check                 39        7       TEXT
  3448.      Account               46        6       1-999999
  3449.      Debit/Credit Type     52        1       "D","C"
  3450.      Amount                53       11       ########.##
  3451.      Cleared               64        1       See explanation following
  3452.  
  3453. In the field name "Cleared", the mask is one of the three following characters:
  3454.  
  3455.   "Y" (the letter Y): indicates the check in that record was marked as cleared
  3456.       in a prior account reconciliation that successfully balanced.
  3457.  
  3458.   "*" (the asterisk): indicates the check in that record is marked as cleared
  3459.       in an account reconciliation that is not yet balanced.  The asterisk is 
  3460.       automatically changed to the letter "Y" only when the account
  3461.       reconciliation successfully balances.
  3462.  
  3463.   " " (the field is left blank): indicates the check in that record has not
  3464.       cleared.
  3465.  
  3466. To export a Transaction File, do the following:
  3467.  
  3468.   1. From the Utility Menu, select "Export Transaction File".  The following
  3469.      screen appears:
  3470.                           Figure 10-6  Export Transactions
  3471.  
  3472.   2. At the "Export File Name:" prompt, enter the name of the ASCII text file 
  3473.      to be created, then press <Enter>.  Notice the filename extension ".TXT" 
  3474.      is already included.
  3475.  
  3476.   3. At the "Starting Date:" prompt, enter the starting date for the 
  3477.      transactions to be exported, then press <Enter>.
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.                                      Page 59
  3482.                                 "Cheque-It-Out"
  3483.                                  
  3484.   4. At the "Ending Date:" prompt, enter the ending date for the transactions 
  3485.      to be exported, then press <Enter>.
  3486.  
  3487.      NOTE: Only those transactions within this date range will be exported.
  3488.  
  3489.      When the export is complete, you will be returned to the Utility Menu.
  3490.  
  3491. 10d - Check Writing Settings
  3492.  
  3493. The Check Writing Settings allow you to set up important printing positions for
  3494. the check printing function of "Cheque-It-Out".  If you are not going to print
  3495. checks, you may skip this section.  "Cheque-It-Out" allows you to print on any
  3496. checks, regardless of layout.  You may even print on your current personal 
  3497. checks.  Pre-printed checks may be purchased from our recommended forms 
  3498. supplier, Deluxe Computer Forms (1-800-328-0304).  "Cheque-It-Out" also has an
  3499. On-Line Order form for ordering checks from Deluxe.  The following checks are 
  3500. recommended and may be ordered from DELUXE.  When ordering, please reference 
  3501. this fast service number: #TO9023.
  3502.  
  3503.               LaserJet Checks    #091193
  3504.               Personal Checks    #091050
  3505.               Non-Stub Checks    #091065
  3506.               Blank-Stub Checks  #091004
  3507.  
  3508. To set up the check writing fields, do the following:
  3509.  
  3510.   1. From the Main Menu, select "Utility".
  3511.  
  3512.   2. From the Utility Menu, select "Check Writing Settings".
  3513.  
  3514.      NOTE: The Check Writing Settings must be set up for each one of your data
  3515.            files, if you will be printing checks.
  3516.  
  3517. The following four screens provide the check writing settings for the
  3518. indicated checks:
  3519.  
  3520.                Figure 10-7  LaserJet Check Writing Settings
  3521.  
  3522.                Figure 10-8  Personal Check Writing Settings
  3523.  
  3524.                Figure 10-9  Non-Stub Check Writing Settings
  3525.  
  3526.                Figure 10-10  Blank-Stub Check Writing Settings
  3527.  
  3528. The Check Writing positions are used to customize your check writing.  By
  3529. changing these positions you can use virtually any check with this software. 
  3530. Select the row and column printing position for each of these fields.  If you
  3531. want to omit an item from printing on the check, enter a zero (0) in the row
  3532. field.  To move from one input field to the next, press "ENTER".
  3533.  
  3534. Each field of the "Check Writing Settings" screen is described below.
  3535.  
  3536. NOTE: ROW indicates the horizontal lines starting from the top of the check and
  3537.         counting down.
  3538.  
  3539.  
  3540.                                      Page 60
  3541.                                 "Cheque-It-Out"
  3542.                                  
  3543.       COLUMN indicates the vertical lines starting from the left side of the 
  3544.         check and counting to the right.
  3545.  
  3546.   Check Printer Port: Allows you to specify the port to which the printer with
  3547.      your checks is connected.  This setting will override the setting in the 
  3548.      System Configuration.  See section 4d - "Setting the System Configuration"
  3549.      PRINTER PORT for available choices and how to select them.
  3550.  
  3551.   Last Check Number USED: Enter here the number of the last check written.  
  3552.      Valid numbers are from 1 to 9999999 (seven digits).
  3553.  
  3554.   Check Size, Length:   Width: These two figures are the total number of rows 
  3555.      and columns available on the blank-stub check.  This check is 7" long and
  3556.      8" wide.  To convert those figures to rows and columns: 7" x 6 lines per 
  3557.      inch = "42" in length and 8" x 10 characters per inch = "80" in width.
  3558.  
  3559.   Check Number: Location of your check number on the check.  Enter a zero if 
  3560.      you have pre-numbered checks.  This field is seven characters long.
  3561.  
  3562.   Check Date: Location of the date on your check, up to eight characters long.
  3563.  
  3564.   Pay to Name: Location of the name, up to 30 characters, to whom this check is
  3565.      payable.
  3566.  
  3567.   Address: Location of the address on your check.  The address may be up to 
  3568.      three lines and is an optional field.  Enter a zero if you do not want to
  3569.      print the address.  The actual address is entered when the check trans-
  3570.      action is entered.  Each line can be up to 30 characters long.  
  3571.      
  3572.   Check Amount: Location of the numeric dollar amount on your check (e.g: 
  3573.      500.00).  The amount may be up to twelve characters long, including the 
  3574.      decimal character.
  3575.  
  3576.   Amt with words: Location of the amount, in words (e.g: ****FIVE HUNDRED and 
  3577.      NO/100).  This line may be up to 55 characters long and is automatically 
  3578.      filled in when you input the check amount.
  3579.  
  3580.   Expense Description: Location of the Expense account name (the debit part of
  3581.      the transaction).  This field may be up to 30 characters long.
  3582.  
  3583. The inputs for the fields below are escape sequence codes that change your
  3584. printer's mode (see your printer manual for proper codes) when printing checks.
  3585. All inputs are numbers from 0 to 255.  If you do not know the proper codes to 
  3586. use for your printer, simply set all fields to zero.
  3587.  
  3588.   Check Init String: The initialization codes allow you to send a special setup
  3589.      string to the printer before printing checks.  It can be used to turn off
  3590.      your out-of-paper sensor or to set a half-line advance when using your 
  3591.      personal checks in your printer.
  3592.  
  3593.   Check Exit String: This is an optional field to reset the printer after
  3594.      printing checks.
  3595.  
  3596. After entering all necessary information, press the <F10> key to save your new
  3597. Check Writing Settings.
  3598.  
  3599.                                      Page 61
  3600.                                 "Cheque-It-Out"
  3601.                                  
  3602.                  SECTION TWELVE - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES
  3603.  
  3604. In this section, we would like to give you a basic overview of basic accounting
  3605. principles.  Most of the examples in this section refer to various kinds of 
  3606. business transactions.
  3607.  
  3608. 12a - Accounting Elements
  3609.  
  3610. To have complete accounting records, all transactions and events that affect
  3611. the basic accounting elements must be recorded.  The basic accounting elements
  3612. are ASSETS, LIABILITIES, and CAPITAL or EQUITY.  These elements are defined 
  3613. below:
  3614.  
  3615.   ASSETS:  Items of value that are owned by the business or by the individual.
  3616.      Examples are money, accounts receivable, merchandise, furniture, 
  3617.      machinery, real estate, and land.
  3618.  
  3619.   LIABILITIES:  The debts of a person or business.  Examples are accounts pay-
  3620.      able, taxes payable, bank loans, and notes to creditors.
  3621.  
  3622.   CAPITAL/EQUITY:   The amount by which assets exceed liabilities.  The word 
  3623.      "equity", in this sense, means "interest in".  The terms net worth, 
  3624.      proprietorship, and capital are all synonymous with owner's equity.  If no
  3625.      liabilities exist, the owner's equity is equal to the total amount of 
  3626.      assets.
  3627.  
  3628. 12b - The Accounting Equation
  3629.  
  3630. The relationship between the three basic accounting elements can be expressed 
  3631. in the following equation:
  3632.  
  3633.                  ASSETS  =  LIABILITIES  +  CAPITAL/EQUITY
  3634.  
  3635. In order to increase equity in the business, the owner must either increase the
  3636. assets without increasing the liabilities or decrease the liabilities without
  3637. decreasing the assets.  In order to increase the assets and equity without
  3638. investing more money, the business must operate at a profit (profit and loss is
  3639. described later).
  3640.  
  3641. Following are examples of the affect of transactions on the accounting 
  3642. equation:
  3643.  
  3644.   1. An increase in an asset offset by an increase in an equity:  opening a 
  3645.      bank account with a deposit of $5,000.  As a result of this transaction,
  3646.      the assets are increased.  Since no liabilities are involved, the equity
  3647.      also increases by the same amount.
  3648.  
  3649.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  3650.          $5,000                 $0                      $5,000
  3651.           cash                                      owner's equity
  3652.  
  3653.   2. An increase in an asset offset by an increase in a liability:  the
  3654.      purchase of office equipment for $4,000 on 30-day credit.  This results
  3655.      in an increase in an asset and an increase in an accounts payable
  3656.      liability.
  3657.  
  3658.                                      Page 62
  3659.                                 "Cheque-It-Out"
  3660.                                  
  3661.          ASSETS      =      LIABILITIES       +      CAPITAL/EQUITY
  3662.          $4,000               $4,000                       $0
  3663.          office           Accounts Payable
  3664.         equipment
  3665.  
  3666.   3. An increase in one asset offset by a decrease in another asset:  the
  3667.      purchase of office supplies for $100 cash.  In this case, the office
  3668.      supplies asset account increases by $100 while the cash asset account
  3669.      decreases by $100, causing the accounting equation to remain
  3670.      unchanged.
  3671.  
  3672.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  3673.          $100  supplies
  3674.         < 100> cash
  3675.          $  0                   $0                        $0
  3676.  
  3677.   4. An increase in an asset offset by an increase in an equity resulting from
  3678.      revenue:  the receipt of $500 cash from a client for services.  This
  3679.      increases the cash balance and the equity, since liabilities are not
  3680.      affected.
  3681.  
  3682.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  3683.           $500                  $0                       $500
  3684.           cash                                      owner's equity
  3685.  
  3686.   5. A decrease in an asset offset by a decrease in equity resulting from an
  3687.      expense:  paying $400 cash for rent.  This decreases the cash balance and
  3688.      the equity, since liabilities are not affected.
  3689.  
  3690.          ASSETS      =      LIABILITIES      +      CAPITAL/EQUITY
  3691.          <$400>                 $0                      <$400>
  3692.           cash                                      owner's equity
  3693.           
  3694. 12c - The Income Statement
  3695.  
  3696. This statement, also called a Profit and Loss Statement or an Operating
  3697. Statement, shows the net income (or loss) for a specified period of time.  The
  3698. income statement is the total income less the total expenses.  A simple
  3699. statement is shown below:
  3700.  
  3701.            Income from services  .  .  .  .  .  .  .  .  $500 
  3702.            Rent expense.  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  < 400>
  3703.                                                        _______
  3704.            Net income  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $100 
  3705.  
  3706. 12d - The Balance Sheet
  3707.  
  3708. The balance sheet is sometimes called a Statement of Financial Condition or a 
  3709. Statement of Financial Position.  It shows assets, liabilities, and equity at
  3710. a specific date.  The balance sheet shows the ending balance for all the asset,
  3711. liability, and equity accounts.  The balance sheet for the five equations of
  3712. section 5b would appear as follows:
  3713.  
  3714.  
  3715.  
  3716.  
  3717.                                      Page 63
  3718.                                 "Cheque-It-Out"
  3719.                                  
  3720.         ASSETS
  3721.            Cash   .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $5,000
  3722.            Equipment .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .    4,000
  3723.            Supplies  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .      100
  3724.                                                             _______
  3725.            Total Assets .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $9,100
  3726.  
  3727.  
  3728.         LIABILITIES
  3729.            Accounts Payable.  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .   $4,000
  3730.  
  3731.         CAPITAL/EQUITY
  3732.            Owner's Equity  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .  .    5,100
  3733.                                                             _______
  3734.            Total Liabilities & Equity  .  .  .  .  .  .  .   $9,100
  3735.  
  3736. Notice that the accounting equation holds true:
  3737.  
  3738.                  ASSETS  =  LIABILITIES  +  CAPITAL/EQUITY
  3739.  
  3740. 12e - Double-Entry Accounting 
  3741.  
  3742. The meanings of the terms asset, liability and capital/equity are explained
  3743. above.  Examples have been given to show how each transaction causes a change 
  3744. in one or more of the three basic accounting elements.  Note that in each of 
  3745. the transactions above, there was a dual effect (two accounts were changed).  
  3746. This will always be true.  A change (increase or decrease) in any asset, 
  3747. liability or capital/equity is always accompanied by an offsetting change.
  3748.  
  3749. The fact that each transaction has two elements is the basis for double-entry
  3750. accounting.  This does not mean that a transaction is recorded twice; it means
  3751. that each of the two elements of each transaction are recorded.  This method is
  3752. very orderly, simple, and very flexible.  There is no transaction which cannot
  3753. be recorded in a double-entry transaction. 
  3754.  
  3755. A business or individual has many assets.  Each one of these assets is kept
  3756. track of in a separate account (e.g: cash, furniture, real estate).  A separate
  3757. account would be kept for each asset, liability and equity.  Thus, many 
  3758. accounts make up the total assets; many accounts also make up the total
  3759. liabilities. 
  3760.  
  3761. To help you to understand double-entry accounting, we will introduce you to a 
  3762. way of describing an account.  This is called a "T" account.  The T account has
  3763. three major parts: the title and account number, the debit side, and the credit
  3764. side.  A sample of the T account form is shown below.
  3765.  
  3766.                                   Account Title
  3767.                            ─────────────┬─────────────
  3768.                             Debit Side  │  Credit Side
  3769.  
  3770. 12f - Debits and Credits
  3771.  
  3772. To debit an account means to record an amount on the left, or debit side, of 
  3773. the account.  To credit an account means to record an amount on the right, or 
  3774.  
  3775.  
  3776.                                      Page 64
  3777.                                 "Cheque-It-Out"
  3778.                                  
  3779. credit side, of the account.  Sometimes the word CHARGE is used a substitute 
  3780. for debit.  Another easy rule is:
  3781.  
  3782. A CREDIT IS WHERE MONEY IS COMING FROM AND A DEBIT IS WHERE MONEY IS GOING TO.
  3783.  
  3784. Increases in assets are recorded on the left side of the accounts; increases in
  3785. liabilities are recorded on the right side of the accounts.
  3786.  
  3787. Decreases in assets are recorded on the right side of the accounts; decreases
  3788. in liabilities and equity are recorded on the left side of the accounts.
  3789.  
  3790.   These relationships are shown below:
  3791.  
  3792.      1. ASSETS  =  LIABILITIES  +  EQUITY
  3793.  
  3794.      2. DEBITS  =  CREDITS
  3795.      
  3796.                All Asset Accounts          All Liability Accounts
  3797.             ───────────┬───────────        ───────────┬───────────
  3798.              Debit to  │ Credit to          Debit to  │ Credit to 
  3799.               Record   │  Record             Record   │  Record   
  3800.              Increases │ Decreases          Decreases │ Increases 
  3801.                 (+)         (-)                (-)         (+)    
  3802.  
  3803.  
  3804.                                All Equity Accounts  
  3805.                             ───────────┬───────────
  3806.                              Debit to  │ Credit to 
  3807.                               Record   │  Record   
  3808.                              Decreases │ Increases 
  3809.                                 (-)         (+)    
  3810.  
  3811. To illustrate double-entry accounting, transaction 1 (from page 101) would
  3812. be as follows:
  3813.                      Cash                    Capital/Equity  
  3814.                ────────┬─────────          ────────┬─────────
  3815.                 Debit  │  Credit            Debit  │  Credit 
  3816.                $5,000  │                           │  $5,000 
  3817.  
  3818.  
  3819. 12g - Income and Expenses
  3820.  
  3821. The term "income" refers to an increase in the equity account.  Likewise, the
  3822. term "expense" refers to a decrease in the equity.  Thus, there are two new
  3823. ways in which the equity account can change.  All transactions involving
  3824. income or expense always cause a change in the equity account.
  3825.  
  3826. These changes could be recorded by debiting the equity account for expenses
  3827. and crediting that same equity account for income.  However, if you were
  3828. to record income and expense in this manner, the capital/equity account would 
  3829. have a mixture of increases due to income and the investment of assets in the 
  3830. business; while the debit side would have a mix of decreases due to expenses 
  3831. and withdrawal of assets from the business.  This would make it difficult to 
  3832. analyze the profitability or to determine the net income.  Thus, all income and
  3833. expense transactions are recorded in separately classified income and expense 
  3834. accounts.  Only the net income (or net profit) is then reflected in the capital
  3835. /equity account.                     Page 65
  3836.                                 "Cheque-It-Out"
  3837.  
  3838. The income and expense accounts also have debits and credits.  Shown below are
  3839. the relationship of these accounts.
  3840.  
  3841.            All Expense Accounts               All Income Accounts  
  3842.           ───────────┬───────────           ───────────┬───────────
  3843.            Debit to  │ Credit to             Debit to  │ Credit to 
  3844.             Record   │  Record                Record   │  Record   
  3845.            Increases │ Decreases             Decreases │ Increases 
  3846.               (+)         (-)                   (-)         (+)    
  3847.  
  3848. The use of these accounts is illustrated in the following examples:
  3849.  
  3850.   1. An increase in an asset offset by an increase in income:  you receive
  3851.      $500 cash for services rendered.  This would appear as follows:
  3852.  
  3853.                     Cash                            Income       
  3854.               ────────┬─────────               ────────┬─────────
  3855.                Debit  │  Credit                 Debit  │  Credit 
  3856.                $500   │                                │  $500   
  3857.  
  3858.   2. A decrease in an asset offset by an increase in expense:  you pay $400
  3859.      for office rent.  This would be recorded as follows:
  3860.  
  3861.                   Cash Rent                        Expenses     
  3862.               ────────┬─────────               ────────┬─────────
  3863.                Debit  │  Credit                 Debit  │  Credit 
  3864.                       │   $400                  $400   │         
  3865.  
  3866.  
  3867. This brief description of accounting principles and double-entry accounting is
  3868. not intended to teach you everything about accounting.  You should refer to a 
  3869. basic accounting or bookkeeping text, if you would like more details.  The 
  3870. intention of this section is to familiarize our users with double-entry 
  3871. accounting and to help users get started with "Cheque-It-Out".
  3872.  
  3873. For further transaction examples, look at the "SAMPLE" file.  By printing the 
  3874. Transactions Journal report in the sample accounts, you will be able to see 
  3875. some sample transactions to apply to your set of books.
  3876.  
  3877.  
  3878.  
  3879.  
  3880.  
  3881.  
  3882.  
  3883.  
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.                                      Page 66
  3895.                                 "Cheque-It-Out"
  3896.  
  3897.                     SECTION THIRTEEN - USER TECHNICAL SUPPORT
  3898.  
  3899. 13a - Technical Support Policy
  3900.  
  3901. REGISTERED USERS of the most current version of any Hooper International, Inc.
  3902. software product are entitled to free, unlimited technical support.
  3903.  
  3904. REGISTERED USERS of non-current versions of any Hooper International, Inc. 
  3905. software product will receive free, unlimited technical support for either a 
  3906. period of one year from date of purchase of the non-current version, or a 
  3907. period of six months from the release date for the current version, whichever 
  3908. is greater.
  3909.  
  3910. The term "unlimited", as used in the above paragraphs, means the registered
  3911. user or authorized agent of the registered user may call or write to Hooper
  3912. International, Inc. as many times as necessary to receive assistance with
  3913. problems or answers to technical or software related questions.
  3914.  
  3915. 13b - How To Receive Help Fast
  3916.  
  3917. The fastest way to receive help with your technical question or problem is
  3918. to call us.
  3919.  
  3920.                TECHNICAL SUPPORT PHONE NUMBER:  (719) 528-8989
  3921.  
  3922. When calling for technical support, please have your registration number handy
  3923. to give to the person answering your call.  This will speed up the processing 
  3924. of your call to our technical support staff.
  3925.  
  3926. It will be helpful if you know the version of your program, and are in front of
  3927. your computer with the program up and running, when you place your call.
  3928.  
  3929. 13c - How To Receive Detailed Help
  3930.  
  3931. To receive detailed, in-depth technical support, please write to us.  Be sure
  3932. to carefully detail the problem and all symptoms, providing printed examples
  3933. when possible.  Our technical support staff will respond as soon as possible. 
  3934. Our address is:
  3935.                             Hooper International, Inc.
  3936.                                   P.O. Box 50200
  3937.                            Colorado Springs, CO  80949
  3938.  
  3939. You may also FAX your questions, problems, and/or suggestions to us.  Our FAX 
  3940. number is 719-528-8997.  Our response will be sent to you via FAX.  
  3941.  
  3942. 13d - How You Can Solve Your Problem
  3943.  
  3944. Before writing or calling, we encourage you to read over the documentation one
  3945. more time, looking for an answer to your question or a solution to your 
  3946. problem.
  3947.  
  3948.  
  3949.  
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.                                      Page 67
  3954.                                 "Cheque-It-Out"
  3955.  
  3956.                     SECTION FOURTEEN - HINTS and SUGGESTIONS
  3957.  
  3958. 14a - Hints
  3959.  
  3960. Here are some hints from other users that may be useful:
  3961.  
  3962.   1. Automatic File Selection at Start-Up:
  3963.  
  3964.      To eliminate the need to enter the disk drive and the filename each time 
  3965.      "Cheque-It-Out" is started, modify the RUN.BAT file by adding a command 
  3966.      line parameter to the "CIO" command.  For example, if you want to use the
  3967.      "SAMPLE" filename each time you start "Cheque-It-Out", change (edit) the 
  3968.      RUN.BAT file command "CIO" to:
  3969.  
  3970.                                     CIO SAMPLE
  3971.  
  3972.      Refer to your DOS manual on how to edit files using EDLIN.  When you start
  3973.      "Cheque-It-Out", it will use the selected filename without again asking 
  3974.      you. 
  3975.  
  3976.   2. Printing Screen Displays:
  3977.  
  3978.      Use the <Shift-PrtScr> keys to make a hard copy of the screen display. 
  3979.      Users of HP laser printers should first load the HPPS.COM file, before
  3980.      starting "Cheque-It-Out", to get legible screen prints.
  3981.  
  3982.   3. Check Numbers:
  3983.  
  3984.      Check numbers may be incremented by pressing the <+> key and then the 
  3985.      <Enter> key.  If you would like to keep the check number the same as the 
  3986.      prior number, press the <=> key and then the <Enter> key.
  3987.  
  3988.   4. Changing the DOS prompt:
  3989.  
  3990.      If you would like the DOS prompt on your screen changed so it will
  3991.      indicate the current disk drive and directory (and sub-directories), use
  3992.      the Dos command "PROMPT".  Be sure you are at the DOS prompt on the screen
  3993.      and not in any program.  Enter the following command from the DOS prompt:
  3994.  
  3995.                        PROMPT $P$G   and press <Enter>.
  3996.                        
  3997.      For example, if you are in the CIO directory of disk drive C, the prompt 
  3998.      displayed will be C:\CIO>
  3999.  
  4000.      If you would like this feature every time you turn on your computer, add 
  4001.      this command to the CONFIG.SYS file in the root directory of your hard 
  4002.      disk drive.  Refer to your DOS manual for adding the "PROMPT" command to 
  4003.      your CONFIG.SYS file.
  4004.  
  4005.   5. Deleting an account number with transactions:
  4006.  
  4007.      If you need to delete an account number from the Chart of Accounts, and 
  4008.      there are some transactions that contain that account number, you can do 
  4009.      so in the following way:
  4010.  
  4011.  
  4012.                                      Page 68
  4013.                                 "Cheque-It-Out"
  4014.                                  
  4015.         A. Perform a search of the transactions, using only the account number
  4016.            in both the debit and credit fields of the search parameter screen.
  4017.  
  4018.         B. When a transaction is found, select "D" to delete the transaction.
  4019.  
  4020.         C. When all the transactions have been deleted, you can delete the
  4021.            account number following the steps in section 5g - "Adding/Modifying
  4022.            /Deleting Accounts.
  4023.  
  4024.   6. Recording a voided check:
  4025.  
  4026.      To record a voided check, enter the check as you would any check but with
  4027.      the following changes:
  4028.  
  4029.         A. Enter "voided check" as the description of the transaction.
  4030.  
  4031.         B. Use the same checking account number for both the debit and credit 
  4032.            parts of the transaction.
  4033.  
  4034.         C. Use a dollar figure of one cent ($0.01) for both the debit and 
  4035.            credit amounts.  This one-cent figure will stand out from the other
  4036.            figures on any reports and make finding and verifying this trans-
  4037.            action easier.
  4038.  
  4039.   7. Account History report beginning balance is not correct:
  4040.  
  4041.      When you generate an account history report and find the beginning
  4042.      balance figure is not as it should be, chances are good a transaction
  4043.      exists prior to the start date of the report.  This can happen for any
  4044.      number of reasons.  To find the transaction, do the following:
  4045.  
  4046.         A. Perform a transaction search (refer to section 7c - "Modify/Delete 
  4047.            Transactions), leaving all fields in the Search Parameter screen 
  4048.            blank.  This usually finds a transaction dated earlier than the 
  4049.            start date for the report, causing the beginning balance figure to 
  4050.            be different.
  4051.  
  4052.         B. If step A does not find a transaction causing the problem, perform 
  4053.            another transaction search, this time using the account number in 
  4054.            both the debit and credit account number fields of the Search 
  4055.            Parameter screen.  This usually finds the transaction regardless of
  4056.            the date.
  4057.   
  4058.   8. Setting beginning balances for income and expense accounts:
  4059.  
  4060.      When setting up your Chart of Accounts, to set a beginning balance for any
  4061.      income or expense account, you need to enter a transaction for each 
  4062.      account, crediting an asset account (a checking account is easiest) and 
  4063.      debiting the income or expense account.  For example, you have a beginning
  4064.      balance of $2,000.00 for an income account.  Adjust the beginning balance
  4065.      of your checking account so it is $2,000.00 lower than the actual 
  4066.      beginning balance.  Enter a transaction (refer to section 7a - "Entering 
  4067.      Simple Transactions") debiting the income account and crediting the 
  4068.      checking account for the $2,000.00.  The description of the transaction 
  4069.      could be "set income beg. balance".
  4070.  
  4071.                                      Page 69
  4072.                                 "Cheque-It-Out"
  4073.                                  
  4074.   9. Efficiently searching transactions:
  4075.  
  4076.      The most efficient way to search through your transactions is to first
  4077.      sort the transactions in either date order or check number order (refer
  4078.      to section 10a - "Sort Transactions").  This is especially helpful before
  4079.      printing a report since the report will be arranged in order.
  4080.  
  4081. 14b - If You Have Comments or Suggestions
  4082.  
  4083. Our express goal is to provide you with the highest quality, most user-friendly
  4084. programs at the lowest possible price.  If you have any comments or suggestions
  4085. regarding "Cheque-It-Out", please let us know.  We appreciate all feedback.  We
  4086. will try to implement those suggestions that are most advantageous to other 
  4087. users in future versions of "Cheque-It-Out".
  4088.  
  4089.  
  4090.  
  4091.  
  4092.  
  4093.                         APPENDIX B - DISK FILENAMES
  4094.  
  4095. The following files are created by running the INSTALL program:
  4096.  
  4097. File Name               Description              
  4098.  
  4099. CIO        EXE          Main Program file
  4100. CIO        OVR          Main Program Overlay file
  4101. CIO        HLP          Main Program Help file
  4102. ORDER      DOC          Printable Order Form file
  4103. RUN        BAT          Batch file to start program
  4104. SAMPLE     CKF          Sample - Reconciliation Data file
  4105. SAMPLE     GLA          Sample - Chart of Accounts Data file
  4106. SAMPLE     GLR          Sample - Recurring Transaction Data file
  4107. SAMPLE     GLT          Sample - General Ledger Transactions file
  4108. SAMPLE     GLF          Sample - Check Writing Configuration file
  4109. README     BAT          Displays a listing of disk files
  4110.  
  4111.  
  4112. The following files are on the "Cheque-It-Out" Master Program Disk:
  4113.  
  4114. File Name               Description              
  4115.  
  4116. INSTALL    EXE          Installation Program file
  4117. CIO1ZIP    EXE          Compressed "Cheque-It-Out" Program files
  4118. CIO2ZIP    EXE          Compressed "Cheque-It-Out" Help file
  4119. CIO3ZIP    EXE          Compressed "Sample" Data files
  4120. README     BAT          Displays a listing of disk files
  4121.  
  4122.  
  4123.  
  4124.  
  4125.  
  4126.  
  4127.  
  4128.  
  4129.  
  4130.                                      Page 70
  4131.