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LaTeX Document  |  1989-11-06  |  5KB  |  111 lines
  1. % letter.tex  3 December 1984
  2. \documentstyle{article}
  3. \newcommand\bs{\char '134 }  % A backslash character for \tt font
  4. \newcommand\lb{\char '173 }  % A left brace character for \tt font
  5. \newcommand\rb{\char '175 }  % A right brace character for \tt font
  6. \begin{document}
  7. \begin{center}
  8. \Large Making Letters With \LaTeX
  9. \end{center}
  10. You can now use \LaTeX{} to typeset letters---both personal and
  11. bus\-i\-ness---and their mailing labels.  The standard page layout and
  12. document style to use are both called \hbox{\tt letter}, though there
  13. may be additional page layouts and document styles available at your
  14. location.  Your {\tt .TEX} file starts with the usual commands and
  15. ends with the usual \hbox{\verb"\end{document}"}.
  16. The {\tt letter} document style is designed to make a number of
  17. letters at once.  Consequently, the standard parts of a letter, which
  18. are likely to be the same in all your letters, are defined with
  19. declarations.  The following commands are declarations; they take a
  20. single argument.
  21. \begin{description}
  22. \item[{\tt \bs name}:] Your name, as it should appear in the
  23.    return address on the envelope.  For example,
  24. \begin{verbatim}
  25.        \name{Leslie Lamport}
  26. \end{verbatim}
  27. \item[{\tt \bs address}] The return address, as it should appear
  28.     on the letter and the envelope.  Separate lines of the address
  29.     should be separated by \verb"\\" commands.  For example,
  30. \begin{verbatim}
  31.     \address{2345 Sunnyside Lane \\
  32.              San Francisco, CA 94123}
  33. \end{verbatim}
  34.     If you do not make an
  35.     \hbox{\verb"\address"} declaration, then the letter will
  36.     be formatted for copying onto your organization's standard
  37.     letterhead.  If you give an \hbox{\verb"\address"} declaration,
  38.     then the letter will be formatted as a personal letter.
  39. \item[{\tt \bs signature}:] Your name, as it should appear at the
  40.    end of the letter underneath the space for your signature.
  41.    Items that should go on separate lines should be separated
  42.    by \verb"\\" commands, as in
  43. \begin{verbatim}
  44.     \signature{ Robert Smith \\ Director of 
  45.                 Research}
  46. \end{verbatim}
  47. \item[{\tt \bs location}:] This modifies your organization's standard
  48.     address.  For example, it might be a room number.
  49. \item[{\tt \bs telephone}:]  Your telephone number.
  50. \end{description}
  51. These declarations have the usual scoping rules.  Hence, you would
  52. probably make the ``standard'' declarations at the beginning of your
  53. file, with local modifications for the individual letters.  Or, you
  54. could have all your business letters first, then give an
  55. \hbox{\verb"\address"} declaration, followed by your personal letters.
  56. Some of these declarations may be ignored by the document style.
  57. Each letter is a {\tt letter} environment, whose argument
  58. is the name and address of the recipient.  For example, 
  59. you might have
  60. \begin{verbatim}
  61.        \begin{letter}{Mr. John Doe \\ 2345 Jones St. 
  62.            \\ Oakland, CA 91123}
  63.          ...
  64.        \end{letter}
  65. \end{verbatim}
  66. Following the \verb"\begin{letter}" comes any declarations
  67. local to the letter---for example, if you are using a
  68. nonstandard \hbox{\verb"\signature"} for this letter.
  69. The letter itself begins with an \hbox{\verb"\opening"}
  70. command, such as
  71. \begin{verbatim}
  72.        \opening{Dear John,}
  73. \end{verbatim}
  74. The text of the letter follows.  It is typed as ordinary
  75. \LaTeX{} input.  (Commands that make no sense in a letter,
  76. like \hbox{\verb"\chapter"}, don't work.)  The letter
  77. closes with a \hbox{\verb"\closing"} command, like
  78. \begin{verbatim}
  79.        \closing{Best regards,}
  80. \end{verbatim}
  81. which generates the ``Best regards,'' together with the ``signature''.
  82. After the closing, you can have additional material.  This is typed as
  83. usual, except that paragraphs are not indented, regardless of whether
  84. or not they are indented in the main body of the letter.  The 
  85. \hbox{\verb"\cc"} command produces the usual \hbox{``cc: $\ldots$''},
  86. as in:
  87. \begin{verbatim}
  88.       \cc{J. Tinkers \\ R. Evers \\ C. Chance}
  89. \end{verbatim}
  90. There's also a similar \hbox{\verb"\encl"} command for a list of
  91. enclosures.  \LaTeX{} just puts ordinary interparagraph vertical space
  92. between all this end matter, which is usually not enough.  Use the
  93. \hbox{\verb"\smallskip"}, \hbox{\verb"\medskip"}, and
  94. \hbox{\verb"\bigskip"} commands to put in the right amount of space.
  95. The \verb"\ps" command resumes normal formatting in case you want to
  96. add a postscript.  The \verb"\ps" command does not generate any text;
  97. you have to type the ``P.S.'' yourself.  Page breaking, which is
  98. inhibited after the \hbox{\verb"\closing"}, is allowed after the
  99. first line of output following the \verb"\ps" command.
  100. You can get \LaTeX{} to produce mailing labels by typing a 
  101. \hbox{\verb"\makelabels"} command before the \hbox{\verb"\begin{document}"}
  102. command.  \LaTeX{} prints the labels after all the letters, in a
  103. format suitable for xerographic copying onto ``peel-off'' labels.
  104. (The exact format will depend upon the labels available at your
  105. institution.)  A null \hbox{\tt letter} environment---i.e., one
  106. with nothing between the \hbox{\verb|\begin|} and
  107. \hbox{\verb|\end|} commands---will produce nothing but a mailing
  108. label.  Use such null environments to produce the mailing labels
  109. for copies of the letter.
  110. \end{document}
  111.