home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ GEMini Atari / GEMini_Atari_CD-ROM_Walnut_Creek_December_1993.iso / zip / database / ezbase10.lzh / EZBASE.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-12-16  |  37KB  |  1,156 lines

  1.             Mountain Software Presents
  2.  
  3.                      EASY-BASE
  4.  
  5.                         By
  6.  
  7.                   Anthony Watson
  8.  
  9.  
  10. 1.0 - Introduction
  11.  
  12.      1.1  - Purpose And Shareware Information
  13.      1.2  - Operational Requirements
  14.      1.3  - Limitations (What it won't do!)
  15.  
  16. 2.0 - Main Menu
  17.  
  18.      2.1  - Previous Record
  19.      2.2  - Current Record
  20.      2.3  - File Title/Status Bar
  21.      2.4  - Total Records
  22.      2.5  - Next Record
  23.      2.6  - Load Data File
  24.      2.7  - Print Records
  25.      2.8  - Sort Records
  26.      2.9  - Find Record
  27.      2.10 - Create Data File
  28.      2.11 - Delete Record
  29.      2.12 - Dial Telephone Number
  30.      2.13 - Notes
  31.      2.14 - Text Editor
  32.      2.15 - Quit
  33.  
  34. 3.0 - Editing An Existing Record
  35.  
  36.      3.1  - Edit Methods
  37.      3.2  - Edit Commands
  38.  
  39. 4.0 - Adding A Record
  40.  
  41. 5.0 - Print Menu
  42.  
  43.      5.1  - Printout Configuration
  44.      5.2  - Print Data File
  45.      5.3  - Letter Merge
  46.  
  47. 6.0 - Creating A Data File
  48.  
  49.      6.1  - Renaming File Title
  50.      6.2  - Renaming Data Fields
  51.      6.3  - Changing Field Lengths
  52.      6.4  - Adding New Fields
  53.      6.5  - Deleting Data Fields
  54.      6.6  - Delete All Records
  55.      6.7  - Creating A New Data File
  56.      6.8  - Configuration Menu
  57.      6.9  - Abort
  58.      6.10 - Save
  59.  
  60. 7.0 - Text Menu
  61.  
  62.      7.1  - Load Text File
  63.      7.2  - Save Text File
  64.      7.3  - Clear Text Editor
  65.      7.4  - Print Text In Text Editor
  66.      7.5  - Enter Fields
  67.      7.6  - Quit Text Editor
  68.      7.7  - Editor Commands
  69.  
  70. 8.0 - User Suggestions/Bug Reports/Questions
  71.  
  72.      8.1  - Shareware Plea
  73.      8.2  - New Releases From Mountain Software
  74.      8.3  - Appreciation
  75.  
  76.  
  77. -------------------------------------------------
  78. 1.0               INTRODUCTION
  79. -------------------------------------------------
  80.  
  81.  
  82. 1.1 - PURPOSE AND SHAREWARE INFORMATION
  83. -------------------------------------------------
  84.  
  85. Easy Base is a Shareware Database written by 
  86. Anthony Watson on an Atari MEGA/STE using GFA 
  87. BASIC 3.5E. It is intended to be a general 
  88. purpose database that can be adapted to many 
  89. common tasks such as Address Lists, Inventory, 
  90. Checkbooks, etc.
  91.  
  92. The unregistered version of Easy-Base is fully 
  93. operational including saving and printing of data 
  94. files. However, there is a limit of 20 records 
  95. for any one data file. The Registered version of 
  96. Easy-Base is limited only by the free memory in 
  97. your machine.
  98.  
  99. You may obtain a fully operational version 
  100. registered in your name by sending $20 (Twenty 
  101. Dollars, U.S.) to:
  102.  
  103.              Anthony Watson
  104.              6911 NE Livingston Road
  105.              Camas, Washington  98607
  106.  
  107. You will receive a disk containing Easy-Base, 
  108. and Demo versions of other Mountain Software 
  109. Programs.
  110.  
  111. Easy Base makes use of the system File Selector. 
  112. If you are not already familiar with it's 
  113. operation it is suggested that you read your 
  114. Atari Owners manual and become familiar with 
  115. it's operation before using this program.
  116.  
  117.  
  118. 1.2 - OPERATIONAL REQUIREMENTS
  119. -------------------------------------------------
  120.  
  121. Easy-Base should run on any ST/TT/FALCON in any 
  122. graphics resolution greater than or equal to 640 
  123. x 200. This includes ST Medium/ST High/TT 
  124. medium/etc...
  125.  
  126. Easy-Base should run from floppy disks or from a 
  127. hard drive. However, since this program makes 
  128. frequent drive access a hard drive is highly 
  129. recommended.
  130.  
  131. The program itself requires 150K of free RAM. 
  132. However, the maximum number of records you will 
  133. be able to store in one data file depends on how 
  134. much free RAM you have available. The more RAM 
  135. you have the larger your files can be.
  136.  
  137. 1.3 - LIMITATIONS (What it won't do!)
  138. -------------------------------------------------
  139.  
  140. Easy-Base stores the entire Data File in RAM. 
  141. This method was chosen primarily for speed in 
  142. sorting and disk accesses. However, this does  
  143. limit the maximum file size.
  144.  
  145. You may create a maximum of 20 fields for a data 
  146. file. This was deemed sufficient for the tasks to 
  147. which this program is intended. If you require 
  148. more than 20 fields you probably have needs 
  149. beyond what this program provides.
  150.  
  151. A field can be a maximum of 40 characters long. 
  152. Again this was deemed sufficient for most tasks. 
  153. For items that may exceed this length you may 
  154. wish to seperate the field into two fields. 
  155. (i.e. Instead of one field titled NAME, create 
  156. two fields labeled FIRST NAME and LAST NAME.)
  157.  
  158. The Unregistered Version is limited to 20 Records
  159.  
  160.  
  161. -------------------------------------------------
  162. 2.0                MAIN MENU
  163. -------------------------------------------------
  164.  
  165. The main menu is the first screen you will see 
  166. when running Easy-Base (The Unregistered version 
  167. displays shareware information first!) Most of 
  168. the functions available in Easy-Base are accessed 
  169. from the main menu. Those that are not will be 
  170. explained in detail later in this manual.
  171.  
  172. Data files are saved to disk each time the file
  173. is modified. This includes adding or changing
  174. records, changing print setup, etc. While this
  175. will slow program operation as files grow larger
  176. it insures that data is not lost should you have
  177. a power outage or reboot your system.
  178.  
  179.  
  180.  
  181. 2.1 - PREVIOUS RECORD
  182. -------------------------------------------------
  183.  
  184. The left facing arrow in the upper left hand 
  185. corner of the screen is the button for moving to 
  186. the previous record. By clicking on this button 
  187. using either mouse key, you will be taken to the 
  188. previous record in your data file. You may also 
  189. use the 'left' cursor key to perform this 
  190. function.
  191.  
  192.  
  193. 2.2 - CURRENT RECORD
  194. -------------------------------------------------
  195.  
  196. To the immediate right of the previous record 
  197. button is a button displaying a number. This 
  198. button displays the current record you are 
  199. viewing in your data file. If you click on this 
  200. button you will be taken to the first record in 
  201. your data file. You may also use the 'up' cursor 
  202. key to perform this function.
  203.  
  204.  
  205. 2.3 - FILE TITLE/STATUS BAR
  206. -------------------------------------------------
  207.  
  208. To the immediate right of the current record 
  209. button you will find another button displaying a 
  210. title or a message. This button displays the 
  211. title of the data file you are currently working 
  212. on. This button is also used for displaying 
  213. error messages, verifying deletes, requesting 
  214. further user input, and other functions.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226. 2.4 - TOTAL RECORDS
  227. -------------------------------------------------
  228.  
  229. To the immediate right of the title button is 
  230. another button displaying a number. This button 
  231. displays the total records in the data file. 
  232. This button displays how many records you have 
  233. ENTERED into your data file, not the maximum 
  234. record capacity of the file. If you click on 
  235. this button you will be taken to the last record 
  236. in the data file. You may also use the 'down' 
  237. cursor key to perform this function.
  238.  
  239.  
  240. 2.5 - NEXT RECORD
  241. -------------------------------------------------
  242.  
  243. To the immediate right of the total records 
  244. button is a button with a right facing arrow. 
  245. This button takes you to the next record in your 
  246. data file. You may also use the 'right' cursor 
  247. key to perform this function. 
  248.  
  249. Please note that it is possible to advance one 
  250. record beyond your total records. This last 
  251. record is always blank and is provided for adding 
  252. new records. The blank record is not saved in the 
  253. data file!
  254.  
  255.  
  256. 2.6 - LOAD DATA FILE
  257. -------------------------------------------------
  258.  
  259. On the right side of the screen you will find a 
  260. button labeled 'LOAD'. This button is used to 
  261. load an Easy Base data file. You may also use the 
  262. 'L' key to perform this function.
  263.  
  264. When you select load a file selector will appear. 
  265. You may now locate the Easy Base data file you 
  266. wish to load. If you select OK or CANCEL without 
  267. choosing a data file the load will be aborted. A 
  268. number of sample data files have been included 
  269. with Easy Base in the 'SAMPLES' folder.
  270.  
  271. Easy Base may also be installed as an 
  272. application. With Easy Base installed as an 
  273. application you can click on any Easy Base data 
  274. file and Easy Base will load along with your data
  275. file. Locate and select 'INSTALL APPLICATION' 
  276. from the desktop menu bar. Next, specify a file 
  277. extension of .EZB (All Easy Base data files 
  278. should end with the extension .EZB). Be sure to 
  279. save the desktop after installing this 
  280. application or it will not be installed the next 
  281. time you boot up.
  282.  
  283.  
  284. 2.7 - PRINT RECORDS
  285. -------------------------------------------------
  286.  
  287. On the right side of the screen you will find a 
  288. button labeled 'PRINT'. This button will take you
  289. to the print menu. You may also use the 'P' key 
  290. to perform this function.
  291.  
  292. The print menu will be discussed in detail later 
  293. in the 'PRINT MENU' section.
  294.  
  295.  
  296. 2.8 - SORT RECORDS
  297. -------------------------------------------------
  298.  
  299. On the right side of the screen you will find a 
  300. button labeled 'SORT'. This button allows you to 
  301. sort your data file by any field. There is no 
  302. keyboard equivalent for this function.
  303.  
  304. When you click on this button you will be asked 
  305. which field you wish to sort by. Also, a small 
  306. menu will appear in the upper right hand corner 
  307. of the screen. This menu is used to select the 
  308. various sort options. Easy Base always defaults 
  309. to an Ascending Alphabetical sort.
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316. You may choose an Alphabetical or Numerical sort.
  317. An alphabetical sort properly sorts words but 
  318. incorrectly sorts numbers. (If you were to 
  319. perform an alphabetical sort on the numbers 3,40, 
  320. and 100 they would be sorted as 100, 3 and 40!) 
  321. By selecting a numerical sort the numbers can be 
  322. sorted properly. If you attempt to perform a 
  323. numerical sort on a field that does not contain 
  324. numbers, the sort will have no effect on the data 
  325. file.
  326.  
  327. You may choose an Ascending or Descending sort.
  328. An ascending sort would sort letters to 'A,B,C'
  329. or numbers to '1,2,3'. A descending sort would
  330. sort letters to 'C,B,A' or numbers to '3,2,1'.
  331.  
  332. When the sort options are set to your preference,
  333. simply click on the field you wish to sort by, 
  334. using either mouse key. There will be a short 
  335. delay while the records are sorted.
  336.  
  337.  
  338. 2.9 - FIND RECORD
  339. -------------------------------------------------
  340.  
  341. On the right side of the screen you will find a 
  342. button labeled 'FIND'. This button allows you to
  343. locate any text string in your data file. You may
  344. also use the 'F' key for this function.
  345.  
  346. When you click on the Find button you will be 
  347. asked to enter a search string. Type in the 
  348. string you wish to search for then press the 
  349. Return key. The search is done on ALL fields with
  350. each record, allowing you to locate a record even
  351. if you do not know which field the string is in.
  352.  
  353. New search strings always begin searching from
  354. the beginning of the data file. If you search on
  355. the same string as the previous search string the
  356. search will locate the next occurance of the
  357. string in the data file. If there are no more
  358. occurances of the search string within the data
  359. file, a message will be displayed stating that
  360. there are no more matching records.
  361.  
  362.  
  363. 2.10 - CREATE DATA FILE
  364. -------------------------------------------------
  365.  
  366. On the right side of the screen you will find a 
  367. button labeled 'CREATE'. This button takes you 
  368. to the CREATE MENU. The create menu is used for 
  369. creating a new data file, changing 
  370. configurations, or modifying an existing file. 
  371. You may also use the 'C' key for this function.
  372.  
  373. The create menu will be explained in detail 
  374. later, in the CREATE MENU section.
  375.  
  376.  
  377. 2.11 - DELETE RECORD
  378. -------------------------------------------------
  379.  
  380. On the right side of the screen you will find a 
  381. button labeled 'DELETE'. This button allows you 
  382. to delete the CURRENTLY DISPLAYED record. You may
  383. also use the 'D' key for this function.
  384.  
  385. When you select this button you will be asked to 
  386. verify the delete operation by clicking on the 
  387. file title button. You may also use the the 'Y' 
  388. key to verify the delete operation.
  389.  
  390.  
  391.  
  392. 2.12 - DIAL TELEPHONE NUMBER
  393. -------------------------------------------------
  394.  
  395. On the right side of the screen you will find a 
  396. button labeled 'DIAL'. This button allows you to 
  397. use Easy Base as a telephone autodialer if you 
  398. have a modem attached to your computer. There is 
  399. no keyboard equivalent for this function.
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406. When you select this button you will be asked 
  407. which field you wish to dial. You may choose any
  408. of the available fields for dialing. If the field
  409. contains any character other than a number, '(',
  410. ')', '-', or space character it is assumed that
  411. this function was selected in error. The phone
  412. number in the field you select must be entered in
  413. exactly the same method as you would dial the
  414. number on your telephone. Easy-Base does not
  415. check for local/long distance and other such
  416. situations.
  417.  
  418. Once the dial begins there is a short delay to 
  419. give you time to get to your telephone. After 
  420. the delay it is assumed you have picked up your 
  421. telephone so the modem will disconnect from the 
  422. line. You may abort the dial by pressing any key 
  423. or by clicking the mouse. This is useful if you 
  424. dial by accident or the number is busy. Please 
  425. note that this is only an autodialer function 
  426. and NOT a terminal program! 
  427.  
  428. This function will only work if your telephone 
  429. and modem share the same phone line.
  430.  
  431.  
  432. 2.13 - NOTES (General File Information)
  433. -------------------------------------------------
  434.  
  435. On the right side of the screen you will find a 
  436. button labeled 'NOTES'. This button takes you to 
  437. the notes menu. You may also use the 'N' key for 
  438. this function.
  439.  
  440. Every data file includes one page of notes. This 
  441. is just a general 'scratch pad' where you can 
  442. enter information about the data file.  This is 
  443. useful for such things as telling the bank 
  444. account in a check book data file, or the meals 
  445. for the week in a Grocery file, etc.
  446.  
  447. The 'CLEAR' button will clear the notes file and 
  448. allow you to start over.
  449.  
  450.  
  451. The 'EXPORT' button will bring up the file 
  452. selector where you can locate a destination 
  453. directory, and enter a title to save the notes 
  454. file as a text file on your disk drive.
  455.  
  456. The 'PRINT' button will print your notes file to 
  457. a connected printer. The file is printed as 
  458. standard ASCII text and does not use the printer 
  459. codes defined in the configuration menu.
  460.  
  461. Please note that if there is no text in the notes 
  462. file that the 'EXPORT' and 'PRINT' buttons will 
  463. have no function.
  464.  
  465. The notes editor uses the same commands as the 
  466. built in text editor. These commands will be 
  467. described in detail in the Text Menu section.
  468.  
  469.  
  470. 2.14 - TEXT EDITOR
  471. -------------------------------------------------
  472.  
  473. On the right side of the screen you will find a 
  474. button labeled 'TEXT'. This button takes you to 
  475. the text editor menu. You may also use the 'T' 
  476. key for this function.
  477.  
  478. The text editor will be described in detail later 
  479. in the 'TEXT MENU' section.
  480.  
  481.  
  482. 2.15 - QUIT
  483. -------------------------------------------------
  484.  
  485. On the right side of the screen you will find a 
  486. button labeled 'QUIT'. As you would expect, this 
  487. button exits Easy Base and returns you to the 
  488. desktop. You may also use the 'Q' key for this 
  489. function.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496. -------------------------------------------------
  497. 3.0        EDITING AN EXISTING RECORD
  498. -------------------------------------------------
  499.  
  500. Before you can edit a record you must first load 
  501. a data file and locate the record within that 
  502. file you wish to edit.
  503.  
  504.  
  505. 3.1 - EDIT METHODS
  506. -------------------------------------------------
  507.  
  508. You can select a specific field to edit by 
  509. clicking on the desired field using either mouse 
  510. key.
  511.  
  512. If you choose to edit all fields within a record 
  513. you may either click on the first field in that 
  514. record, or press the 'E' key, which will place 
  515. you in edit mode at the first record.
  516.  
  517.  
  518. 3.2 - EDIT COMMANDS
  519. -------------------------------------------------
  520.  
  521. When you have completed editing a field, press 
  522. the Return key to advance to the next field. If 
  523. you are editing the last field in a record, 
  524. pressing the Return key will exit the edit mode 
  525. and save the data file.
  526.  
  527. Pressing the 'UNDO' key will immediately exit 
  528. edit mode and save the data file. Any changes you 
  529. have made to the record will be saved.
  530.  
  531. Pressing the 'up' cursor arrow will take you to 
  532. the previous field in the record. If you are 
  533. already on the first field, this key will exit 
  534. edit mode and save the data file.
  535.  
  536. Pressing the 'down' cursor arrow will take you to 
  537. the next field in the record. If you are already 
  538. on the last field, this key will exit edit mode 
  539. and save the data file.
  540.  
  541. Pressing the 'ESC' key will clear what ever data 
  542. is in the current field so that you may enter new 
  543. information.
  544.  
  545. Pressing the 'F1' key will replace the 
  546. information in the current field with the current
  547. date. The date format is selected in the 
  548. configuration menu. (Accessed through the Create
  549. Menu.)
  550.  
  551. Pressing the 'F2' key will replace the 
  552. information in the current field with the current
  553. time.
  554.  
  555. Please note that your system clock must be 
  556. properly set for these commands to function 
  557. properly.
  558.  
  559. If all fields in a record are cleared that 
  560. record will be deleted from the data file.
  561.  
  562.  
  563. -------------------------------------------------
  564. 4.0             ADDING A RECORD
  565. -------------------------------------------------
  566.  
  567. You may add a record in either of two methods. 
  568.  
  569. The first is to advance to the blank record at 
  570. the end of the data file using the NEXT RECORD 
  571. button and then edit that record as described 
  572. above. (Another blank record will be added to 
  573. the end of the file)
  574.  
  575. The second and easiest method is to simply press 
  576. the RETURN key. This will take you to the blank 
  577. record at the end of the data file and 
  578. automatically place you into edit mode.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586. -------------------------------------------------
  587. 5.0                PRINT MENU
  588. -------------------------------------------------
  589.  
  590. Select the print menu by clicking on the 'PRINT' 
  591. button or by pressing the 'P' key at the main 
  592. menu.
  593.  
  594.  
  595. 5.1 - PRINTOUT CONFIGURATION
  596. -------------------------------------------------
  597.  
  598. In the center of the screen you will find a 
  599. column titled 'PRINT LIST'. This list shows from 
  600. top to bottom what will be printed on the page 
  601. from left to right. You may choose which fields 
  602. you wish to have printed, and in which order by 
  603. setting up the print list to your preferences.
  604.  
  605. The 'FIELD LIST' on the left side of the screen 
  606. shows the fields available in this data file. 
  607. Clicking on a field in the 'FIELD LIST' will add 
  608. it to the bottom of the 'PRINT LIST'. Clicking on 
  609. a field in the 'PRINT LIST' removes it from the 
  610. list.
  611.  
  612. To the right of the 'PRINT LIST' you will find 
  613. another list titled 'MATH FUNCTIONS'. This list 
  614. allows you to select whether a field is to be 
  615. added or subracted from an overall total. The 
  616. slot for a math function corresponds with the 
  617. matching slot in the 'PRINT LIST'. By clicking on 
  618. the desired slot you can select 'ADD','SUBTRACT', 
  619. or no function. The total is immediatly displayed 
  620. on the screen as you invoke the math functions. 
  621. This allows you to make various calculations in 
  622. real time. For example, in a check book data file 
  623. you may set the 'deposit' to 'ADD' and leave all 
  624. other math slots blank. This would display the 
  625. total deposits made in the data file. Or by 
  626. setting 'withdrawals' to 'SUBTRACT' and leaving 
  627. all others blank you can find the total 
  628. withdrawals made. 
  629.  
  630.  
  631.   If you wish to have an ongoing total displayed 
  632. in the printout, click on the 'MATH FUNCTION' 
  633. button at the top of the screen to add the total 
  634. to the end of the print list.
  635.  
  636. The calculation total displayed in the print menu 
  637. defaults to the entire record file. You may 
  638. select to have only portions of a file calculated 
  639. by changing the 'FROM RECORD' and/or 'TO RECORD' 
  640. settings. To modify these settings simply click 
  641. on the current setting, enter a new setting, and 
  642. press Return.
  643.  
  644.  
  645. 5.2 - PRINT DATA FILE
  646. -------------------------------------------------
  647.  
  648. To print the data file, click on the 'PRINT' 
  649. button.
  650.  
  651. The records will print in the format defined in 
  652. the print list, beginning with the record number 
  653. displayed in 'From Record', and ending with the 
  654. record number displayed in 'To Record'. If any 
  655. math functions have been selected they will only 
  656. be calculated on the files being printed.
  657.  
  658.  
  659. 5.3 - LETTER MERGE
  660. -------------------------------------------------
  661.  
  662. You may find that there are situations where the 
  663. Easy-Base print format is not acceptable. For 
  664. this reason the 'LETTER MERGE' function is 
  665. available. This button allows you to merge your 
  666. data file with a specially formatted text file. 
  667.  
  668. You may use the text editor built into Easy Base 
  669. or any word processor/text editor that can save 
  670. standard ASCII text files for creating a custom 
  671. text file for virtually any output format. You 
  672. can create mailing labels, personalized letters, 
  673. etc. using this method.
  674.  
  675.  
  676. The merge file must be a standard ASCII text 
  677. file. Easy-Base recognizes the following 
  678. commands:
  679.  
  680. [FIELD01] to [FIELD20] - These are replaced with 
  681. whatever data is in the corresponding field. 
  682. (i.e. if you have [FIELD06] in your merge file, 
  683. it will be replaced with whatever is in the sixth 
  684. field of your data file) If you specify a field 
  685. in your merge file that doesn't exist in your 
  686. data file, it will be replaced by a space 
  687. character.
  688.  
  689. [NEXT] - This command advances to the next record 
  690. in your data file. This is especially useful if 
  691. you are creating mailing labels, or an index. 
  692. There should be no other text on the line in 
  693. which this command appears!
  694.  
  695. As with 'PRINT', 'LETTER MERGE' only prints the 
  696. records between 'FROM RECORD' and 'TO RECORD'.
  697.  
  698. The letter merge function does not use the 
  699. printer codes defined in the configuration menu.
  700.  
  701.  
  702. -------------------------------------------------
  703. 6.0           CREATING A DATA FILE
  704. -------------------------------------------------
  705.  
  706. Click on the 'CREATE' button or press the 'C' key 
  707. from the main menu.
  708.  
  709. If you have already loaded a data file the 
  710. title, the fields and the field lengths will be 
  711. displayed on the screen. The maximum number of 
  712. records which you may enter is also shown. This 
  713. maximum varies depending on the RAM in your 
  714. machine, the number of accessories and resident 
  715. programs, and the number of fields and their 
  716. lengths. By watching this display you can see 
  717. immediately what effect adding a field or 
  718. changing a field length has on your maximum file 
  719. capacity.
  720.  
  721. If a data file contains any records you will not 
  722. be able to change the file structure other than 
  723. renaming. If a data file is empty you can modify 
  724. the field lengths, add a field, or delete a field 
  725. as well as renaming.
  726.  
  727.  
  728. 6.1 - RENAMING FILE TITLE
  729. -------------------------------------------------
  730.  
  731. To rename the title of the data file, click on 
  732. the title displayed at the top of the screen. 
  733. Then type in the new title and press Return.
  734.  
  735.  
  736. 6.2 - RENAMING DATA FIELDS
  737. -------------------------------------------------
  738.  
  739. To rename a field click on the field you wish to 
  740. rename, enter the new title, and press Return. If 
  741. you rename a field to a blank title and the data 
  742. file does not contain any records that field will 
  743. be removed. Otherwise, the old title will be 
  744. reinstalled as the field title.
  745.  
  746.  
  747. 6.3 - CHANGING FIELD LENGTHS
  748. -------------------------------------------------
  749.  
  750. The length of a data field is displayed to the 
  751. immediate right of a field title. The field 
  752. length always defaults to the maximum 40 
  753. character limit when adding fields.  You may 
  754. choose to just leave it at the default. However, 
  755. by setting the field length to only what is 
  756. necessary you will reduce file size and be able 
  757. to store more records. 
  758.  
  759. You may change a field length by clicking on the 
  760. current length, entering the new length, and 
  761. pressing Return.
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766. 6.4 - ADDING NEW FIELDS
  767. -------------------------------------------------
  768.  
  769. You may add a field in either of two ways. Click 
  770. the mouse past the end of the field list. This 
  771. will add a field and place you into edit mode. 
  772. You may also press the Return key to add a field.
  773.  
  774. You can insert a field by clicking on 'INSERT 
  775. FIELD' then clicking on the location you wish to 
  776. insert a field. You will be placed into edit 
  777. mode.
  778.  
  779.  
  780. 6.5 - DELETING DATA FIELDS
  781. -------------------------------------------------
  782.  
  783. You may delete a field by clicking on the 'DELETE 
  784. FIELD' button and then clicking on the field you 
  785. wish to delete.
  786.  
  787. A Field is also deleted if the data file does 
  788. not contain any records and you clear the field 
  789. name.
  790.  
  791.  
  792. 6.6 - DELETE ALL RECORDS
  793. -------------------------------------------------
  794.  
  795. If you find the file structure satisfactory but 
  796. would like to start over with the data file, you 
  797. can click on the 'DELETE ALL RECORDS' button. As 
  798. expected this will delete all of the records 
  799. within a file, but does not change the basic 
  800. file structure.
  801.  
  802.  
  803. 6.7 - CREATING A NEW DATA FILE
  804. -------------------------------------------------
  805.  
  806. You may start a new data file by clicking on the 
  807. 'START NEW FILE' button. This will clear all of 
  808. the file structure settings and return all 
  809. settings to their defaults. Or you may choose to 
  810. just modify an existing data file.
  811.  
  812.  
  813. 6.8 - CONFIGURATION MENU
  814. -------------------------------------------------
  815.  
  816. The file configuration may be changed by clicking 
  817. on 'CHANGE CONFIGURATION'. You may change the 
  818. configuration at any time, even if the data file 
  819. contains records. Anytime you create a new file 
  820. structure you will automatically be asked to 
  821. choose a desired configuration.
  822.  
  823. Change the number of lines per page by clicking 
  824. on the current value, enter the new value, and 
  825. press Return.
  826.  
  827. Change the characters per line using the same 
  828. method as with lines per page.
  829.  
  830. You can choose to have Easy-Base auto-format the 
  831. upper/lower case of letters when editing. 
  832. Choosing 'NO' will enter letters exactly as you 
  833. type them. Choosing 'YES' will Capitalize the 
  834. first letter of each word and set all remaining 
  835. letters to lower case.
  836.  
  837. You can choose whether to have the current date 
  838. entered as Year/Month/Day or as Month/Day/Year. 
  839. The Year/Month/Day setting is handy when you wish 
  840. to sort by date. This setting would properly sort 
  841. by year. The Month/Day/Year setting however 
  842. would, for example, place all January months 
  843. (from all years) together, then February months, 
  844. and so on... If you don't plan on sorting by the 
  845. date, you may prefer to use the Month/Day/Year 
  846. format. This setting only affects the format that 
  847. the 'F1' key enters when in an edit mode. It may 
  848. be changed at any time but will only effect new 
  849. entries, NOT those that have previously been 
  850. entered!
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856. You may also enter printer codes in this menu. 
  857. The 'PRINTER CODES' are sent before the data is 
  858. printed when using the 'PRINT' function in the 
  859. print menu. Be sure to return the printer 
  860. settings using the 'RESET CODES'. The codes 
  861. themselves must be entered in decimal format and 
  862. be seperated by commas. (i.e. 27,104,41). You may 
  863. use these codes for any purpose such as setting 
  864. your printer to a special font, landscape mode, 
  865. etc. By combining the characters per line, the 
  866. lines per page, and the printer codes you could 
  867. print sideways across the paper if your printer 
  868. supports landscape mode.
  869.  
  870.  
  871. 6.9 - ABORT
  872. -------------------------------------------------
  873.  
  874. Clicking on the 'ABORT' button returns all field 
  875. and configuration data to what they were prior to 
  876. entering the create menu, and returns you back to 
  877. the main menu.
  878.  
  879. 6.10 - SAVE
  880. -------------------------------------------------
  881.  
  882. Clicking on the 'SAVE' button saves your data 
  883. file with the new names/configuration. If you 
  884. have changed the file structure the file selector 
  885. will appear for you to give the file a new name, 
  886. or to overwrite the old file if you wish.
  887.  
  888. -------------------------------------------------
  889. 7.0                TEXT MENU
  890. -------------------------------------------------
  891.  
  892. The text editor is a general purpose text editor 
  893. that you can use for any standard ASCII text 
  894. file. However, this particular editor includes a 
  895. special feature for including Field 
  896. identifications into the text file. This is used 
  897. when creating a 'MERGE FILE'. The text editor is 
  898. limited to 60 lines of text with 78 characters 
  899. per line. (Editor was designed only for 
  900. creating/editing one-page 'merge files'!)
  901.  
  902.  
  903. 7.1 - LOAD TEXT FILE
  904. -------------------------------------------------
  905.  
  906. At the top of the screen you will find a button 
  907. labeled 'LOAD'. As you would expect, clicking on 
  908. this button brings up the file selector allowing 
  909. you to load in any text file.
  910.  
  911.  
  912. 7.2 - SAVE TEXT FILE
  913. -------------------------------------------------
  914.  
  915. At the top of the screen you will find a button 
  916. labeled 'SAVE'. This button allows you to save a 
  917. text file you have created/edited. If the text 
  918. editor doe not contain any text the save function 
  919. is disabled.
  920.  
  921.  
  922. 7.3 - CLEAR TEXT EDITOR
  923. -------------------------------------------------
  924.  
  925. At the top of the screen you will find a button 
  926. labeled 'CLEAR'. This button will clear all text 
  927. from the text editor.
  928.  
  929.  
  930. 7.4 - PRINT TEXT IN TEXT EDITOR
  931. -------------------------------------------------
  932.  
  933. At the top of the screen you will find a button 
  934. labeled 'PRINT'. This button will print the 
  935. current text in the text editor. If the text 
  936. editor does not contain any text this function is 
  937. disabled.
  938.  
  939. The text is printed as straight ASCII text and 
  940. does not send the printer codes defined in the 
  941. configuration menu.
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946. 7.5 - ENTER FIELDS
  947. -------------------------------------------------
  948.  
  949. At the top of the screen you will find a button 
  950. labeled 'FIELDS'. If no data file has been loaded 
  951. this button will be disabled.
  952.  
  953. This button will bring up the list of available 
  954. fields. By clicking on the field you wish to 
  955. include in your 'merge file', the proper field 
  956. code will automatically be entered at the current 
  957. cursor position.
  958.  
  959. The (Next Record) selection inserts the [NEXT] 
  960. code into your text file as required by the Easy 
  961. Base letter merge function. The [NEXT] command is 
  962. used for advancing to the next record while still 
  963. on the same page.
  964.  
  965.  
  966. 7.6 - QUIT TEXT EDITOR (Return to main menu)
  967. -------------------------------------------------
  968.  
  969. At the top of the screen you will find a button 
  970. labeled 'QUIT'. As you would expect, this button 
  971. quits the text editor and returns you to the main 
  972. menu. Your text file remains in memory as long as 
  973. you are within Easy Base.
  974.  
  975.  
  976. 7.7 - EDITOR COMMANDS
  977. -------------------------------------------------
  978.  
  979. The editor works in an 'overwrite' mode. In other 
  980. words, when you type in a letter whatever was 
  981. under the cursor is replaced by the letter you 
  982. just typed. The editor will Word-Wrap at the end 
  983. of the screen, and supports the following cursor 
  984. commands:
  985.  
  986. CURSOR up/down/left/right - moves cursor in 
  987. direction specified.
  988.  
  989. CTRL/CURSOR up/down - Moves up or down one screen 
  990. length. (18 lines)
  991.  
  992. DELETE - Deletes the character at the current 
  993. cursor position. (Only affects the current line!)
  994.  
  995. INSERT - Inserts a space at the current cursor 
  996. position. (Only affects the current line!)
  997.  
  998. CTRL/DELETE - Deletes the line the cursor is 
  999. currently on.
  1000.  
  1001. CTRL/INSERT - Inserts a line at the current 
  1002. cursor position.
  1003.  
  1004. HOME - Takes you to the top of your text.
  1005.  
  1006. TAB - Takes you to the next tab stop.
  1007.       (Tab stops every 5 spaces)
  1008.  
  1009. MOUSECLICK - You can immediately position the 
  1010. cursor anywhere on the text screen by clicking 
  1011. the mouse on the desired location.
  1012.  
  1013.  
  1014. -------------------------------------------------
  1015. 8.0   USER SUGGESTIONS/BUG REPORTS/QUESTIONS
  1016. -------------------------------------------------
  1017.  
  1018. I welcome all user suggestions to this or any 
  1019. Mountain Software Program. I strongly believe in 
  1020. Shareware programs and the ability to incorporate 
  1021. users ideas. I doubt you'd find this kind of user 
  1022. support from any commercial software? So if you 
  1023. have an idea or a complaint about one of my 
  1024. programs, write and tell me about it. I begin my 
  1025. programs based on my own personal needs and what 
  1026. 'I' feel is needed, but in the end it is you, the 
  1027. user, who defines how a program will evolve.
  1028.  
  1029. Also, if you find a bug in EASY BASE please 
  1030. notify me of it! I try to test the programs 
  1031. extensively before release, but it is inevitable 
  1032. that a bug will slip by me unnoticed. If you 
  1033. don't let me know about it, I can't fix it!
  1034.  
  1035.  
  1036. If you find something in the documentation which 
  1037. is confusing or misleading, please inform me of 
  1038. this. Because of my familiarity of the program I 
  1039. may tend to overlook something when trying to 
  1040. describe it fully.
  1041.  
  1042. If you have a question about any of the Mountain 
  1043. Software programs please feel free to contact 
  1044. me. I can't promise to always have the answer 
  1045. but I'll do my best to find an answer for you!
  1046.  
  1047.                 Anthony Watson
  1048.                 6911 NE Livingston Road
  1049.                 Camas, Washington  98607
  1050.  
  1051.                 GEnie: A.WATSON6
  1052.                  Fnet: #648 - Anthony Watson
  1053.             Atari Net: 51:3/9 - Anthony Watson
  1054.              Fido Net: 1:105/139 - Anthony Watson
  1055.  
  1056. Thank you for trying EASY BASE, I sincerely hope 
  1057. you will find it to be a useful addition to your 
  1058. software collection!
  1059.  
  1060.  
  1061. 8.1 - SHAREWARE PLEA
  1062. -------------------------------------------------
  1063.  
  1064. EASY BASE is Shareware from Mountain Software 
  1065. Registered version is $20.
  1066.  
  1067. You've heard this line a hundred times, but....
  1068. Please support my work and other shareware 
  1069. authors! I enjoy writing software for the ATARI 
  1070. ST and currently have the time and resources to 
  1071. do so. However, I will only be able to continue 
  1072. writing shareware programs if I receive your 
  1073. support. It takes a lot of time and effort to 
  1074. produce programs like this. (Easy-Base version 
  1075. 1.0 has taken over two months to go from the idea 
  1076. stage to a usable piece of software! And that has 
  1077. been working 6-8 hours a day on it! Research, 
  1078. customer support, and extensive beta testing eats 
  1079. up a lot of this time. Having a 3-year old 
  1080. daughter in the house eats up most of the rest!) 
  1081.  
  1082. Put simply; If I receive your support I'll keep 
  1083. writing software, if not.... Well, I'll have to 
  1084. go out and get a 'real' job! Ha. Ha.
  1085.  
  1086. Anthony Watson
  1087.  
  1088.  
  1089. 8.2 - NEW RELEASES FROM MOUNTAIN SOFTWARE (1992)
  1090. -------------------------------------------------
  1091.  
  1092. The Recipe Box - A database dedicated to recipes
  1093.  
  1094. The Recipe Converter - Converts Recipes to 
  1095. Recipe Box format
  1096.  
  1097. TUZZLE - A tile puzzle game 
  1098.  
  1099. Easy-Go - A program launcher 
  1100.  
  1101. MAKEFORM II- System information/ Registration 
  1102. Form generator (FREEWARE, if you register any 
  1103. Mountain Software program!)
  1104.  
  1105. S-10 Converter - Converts sound samples from 
  1106. Roland S-10 keyboard to ST format. (FREEWARE)
  1107.  
  1108. GFAMENU - A simple menu shell for GFA Basic 
  1109. (FREEWARE)
  1110.  
  1111. DMASOUND - A STE sound sample player
  1112.  
  1113. MANUALIZER - Prints manuals on HP laser printers.
  1114.  
  1115. EASY-BASE - A general purpose database 
  1116. (*** NEW RELEASE ***)
  1117.  
  1118.  
  1119. 8.3 - APPRECIATION!
  1120. -------------------------------------------------
  1121.  
  1122. I would like to thank Victor Bruhn and Steve 
  1123. Traxler for their assistance in Beta Testing 
  1124. Easy-Base. Without your help many bugs would 
  1125. have slipped by unnoticed! 
  1126.  
  1127. I would like to thank the Southwest Washington 
  1128. Atari Group (SWAG) for showing me that I am not 
  1129. the only Atari user in the world! The comments, 
  1130. feedback, and general support is very much 
  1131. appreciated!
  1132.  
  1133. I would like to thank all users who have 
  1134. registered previous Mountain Software programs. 
  1135. Without your support I would not have continued 
  1136. upgrading those programs, and would not have 
  1137. been able to write this program. Your support is 
  1138. greatly appreciated, and I hope I have returned 
  1139. the support to you when needed?
  1140.  
  1141. I would like to thank ATARI for producing such an 
  1142. outstanding computer for which I can write this 
  1143. software.
  1144.  
  1145. I would like to thank my 3 year old daughter 
  1146. Christine for showing me how simple life can be!
  1147.  
  1148. And most importantly, I'd like to thank my wife 
  1149. Peggy for her patience with me as I worked on 
  1150. this program! I appreciate your honesty when I 
  1151. come up with 'dumb' ideas, and I appreciate you 
  1152. letting me steal 'our' time to work on this!
  1153.  
  1154.  
  1155. Anthony Watson
  1156.