home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Internet Info 1997 December / Internet_Info_CD-ROM_Walnut_Creek_December_1997.iso / drafts / draft_n_r / draft-prior-future-host-guidelines-01.txt < prev    next >
Text File  |  1995-10-17  |  8KB  |  213 lines
  1.  
  2. INTERNET DRAFT                                                Mark Prior
  3. Guidelines for IETF Meeting Sites             The University of Adelaide
  4. <draft-prior-future-host-guidelines-01.txt>                 Dave Crocker
  5.                                                   Brandenburg Consulting
  6.                                                             Bill Manning
  7.                                                                      ISI
  8.                                                             E. Paul Love
  9.                                           Internet Consulting of Vermont
  10.                                                            Simon Coppins
  11.                                               The University of Adelaide
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                    Guidelines for IETF Meeting Sites
  16.  
  17. Status of this Memo
  18.  
  19.     This document is an Internet-Draft.  Internet-Drafts are working
  20.     documents of the Internet Engineering Task Force (IETF), its
  21.     areas, and its working groups.  Note that other groups may also
  22.     distribute working documents as Internet-Drafts.
  23.  
  24.     Internet-Drafts are draft documents valid for a maximum of six
  25.     months and may be updated, replaced, or obsoleted by other
  26.     documents at any time.  It is inappropriate to use Internet-
  27.     Drafts as reference material or to cite them other than as
  28.     ``work in progress.''
  29.  
  30.     To learn the current status of any Internet-Draft, please check
  31.     the ``1id-abstracts.txt'' listing contained in the Internet-
  32.     Drafts Shadow Directories on ds.internic.net (US East Coast),
  33.     nic.nordu.net (Europe), ftp.isi.edu (US West Coast), or
  34.     munnari.oz.au (Pacific Rim).
  35.  
  36.     This Internet Draft expires on 31 March 1996.
  37.  
  38.     Please send comments to the authors.
  39.  
  40.  
  41. Abstract
  42.  
  43.     The IETF is an international group that conducts most of its
  44.     business using electronic mail however three times a year it
  45.     conducts an open meeting for one week. For the most part the actual
  46.     mechanics of the meeting are organised by the IETF secretariat but
  47.     there are some requirements placed on the local host.
  48.  
  49.     This document attempts to provide some guidelines for organisations
  50.     that wish to volunteer to act as host for one of these open
  51.     meetings.
  52.  
  53.  
  54. Travel
  55.  
  56.     The IETF is an international organisation so it is expected that
  57.     meetings will be held in various parts of the globe and that it
  58.     will be necessary to travel to "remote" locations. In order for this
  59.     not to become too onerous but to allow meetings to be held in many
  60.     different countries it is suggested that the site must be located
  61.     within an hour's travel of a major airport which must have direct
  62.     (non commuter) connections to the major international airports of
  63.     that country. Ideally this would mean that the host city could be
  64.     reached with at most 2 aircraft transfers for most attendees.
  65.  
  66.  
  67. Accommodation
  68.  
  69.     The host city must have sufficient hotels within walking distance
  70.     (maximum 10 minutes) of the meeting site to accommodate everyone
  71.     that wishes to attend the meeting. At the present time this means
  72.     providing block booking for approximately 350 rooms as not everyone
  73.     attends for the whole week. It is desirable that the hotels be of,
  74.     at least, superior standard with at least one offering rates within
  75.     the current US government employee per diem limit and be members of
  76.     an international chain of hotels (to aid booking of rooms from
  77.     overseas). Information should also be provided on inexpensive hotels
  78.     that are within walking distance of the meeting site, to accomodate
  79.     attendees on a more strict budget. It is also desirable that the
  80.     hotels be located close by to other amenities, including a range of
  81.     restaurants with a variety of cuisines (including vegetarian
  82.     dishes). There should be a variety of means of reaching the hotel
  83.     from the airport in addition to rental cars, such as taxis, airport
  84.     shuttles and public transport.
  85.  
  86.  
  87. Meetings Site
  88.  
  89.     The IETF is made up of a large number of working groups the majority
  90.     of which will wish to meet during the week, possibly more than once.
  91.     It is therefore a requirement that the meetings site be capable of
  92.     supporting at least 7 simultaneous meetings with meeting rooms
  93.     varying in size from approximately 30 to 180. Two of these room,
  94.     accommodating 100 to 150 people, must be capable of supporting the
  95.     broadcast of proceeding to the Internet. The site must also have a
  96.     plenary hall capable of accommodating approximately 800 people. It
  97.     is preferred that the meeting site be located within one of the
  98.     hotels but if this is not possible it must be located within 5
  99.     minutes walk of the hotels and it must have access for people with
  100.     disabilities.
  101.  
  102.  
  103. Terminal Room
  104.  
  105.     One component of the meeting that must be provided by the local
  106.     host is the "terminal room". This room must be located at the
  107.     meeting site and is in addition to the meetings rooms. It should
  108.     be designed to provide attendees with easy access from the host
  109.     location to the Internet. The terminal room is expected to be
  110.     available from noon Sunday through noon Friday. To accommodate those
  111.     attendees who arrive on Saturday (due to air fare savings, jet lag
  112.     recover, etc) it would be desirable to have it operational from
  113.     Saturday afternoon or evening if possible.
  114.  
  115.     Past experience shows that the following configuration is
  116.     satisfactory
  117.         30 X terminals or PCs (with X windows software), with
  118.              supporting servers
  119.         2 or 3 Localtalk runs, with cabling for at least 25 Macs
  120.         3 Postscript Laser printers (one dedicated to transparencies)
  121.         25 UTP Ethernet ports for laptops
  122.     It would be very desirable to provide 16 dialin lines to the
  123.     terminal room so that attendees at hotels remote from the meeting
  124.     site can readily access the facilities in the terminal room.
  125.  
  126.  
  127. MBONE
  128.  
  129.     Recent IETF meetings have been broadcast over the Internet,
  130.     normally two simultaneous sessions. To broadcast a meeting you
  131.     need a connection to the MBONE (Multicast Backbone) over at least
  132.     an E1/T1 link. As the MBONE is still experimental you will require
  133.     a MBONE router to connect to the MBONE, this may be a
  134.     SPARCstation, or other multicast capable workstation as long as it
  135.     supports pruning, or a cisco router (supporting PIM).
  136.  
  137.     To broadcast a session you will need a multicast capable
  138.     workstation with a frame grabber as well as video & audio mixing
  139.     equipment suitable for interworking with the sites audio/video
  140.     facility. This facility should be configured so that remote
  141.     participants can contribute to the discussion as well as just
  142.     watch proceedings.
  143.  
  144.     It is also desirable that sessions be recorded and rebroadcast
  145.     during the night to allow people in other time zones and
  146.     opportunity to watch the session, even if they cannot participate.
  147.  
  148.  
  149. Social Event
  150.  
  151.     Although optional, traditionally the host site has also been
  152.     responsible for arranging a social event for at least 100
  153.     participants, that is held on one evening early in the week. The
  154.     actual scope and content of the event is up to the local host, the
  155.     Secretariat can provide advice on the appropriateness of the event
  156.     but cannot be directly involved.
  157.  
  158.  
  159. Authors
  160.  
  161.     Mark Prior
  162.     Information Technology Division
  163.     The University of Adelaide
  164.     Adelaide, SA 5005
  165.     AUSTRALIA
  166.  
  167.     Phone: +61 8 303 5680
  168.     Fax:   +61 8 303 4400
  169.     Email: mrp@itd.adelaide.edu.au
  170.  
  171.  
  172.     Dave Crocker
  173.     Brandenburg Consulting
  174.     675 Spruce Dr.
  175.     Sunnyvale, CA 94086
  176.     USA
  177.  
  178.     Phone: +1 408 246 8253
  179.     Fax:   +1 408 249 6205
  180.     Email: dcrocker@brandenburg.com
  181.  
  182.  
  183.     Bill Manning
  184.     ISI
  185.     4676 Admiralty Way #1001
  186.     Marina del Rey, CA 90292
  187.     USA
  188.  
  189.     Phone: +1 310 822 1511
  190.     Email: bmanning@isi.edu
  191.  
  192.  
  193.     E. Paul Love
  194.     Internet Consulting of Vermont
  195.     Brattleboro, VT 05301
  196.     USA
  197.  
  198.     Phone: +1 802 254 9087
  199.     Fax:   +1 802 254 5783
  200.     Email: epl@sover.net
  201.  
  202.  
  203.     Simon Coppins
  204.     Department of Architecture
  205.     The University of Adelaide
  206.     Adelaide, SA 5005
  207.     AUSTRALIA
  208.  
  209.     Phone: +61 8 303 5978
  210.     Fax:   +61 8 303 4377
  211.     Email: coppins@arch.adelaide.edu.au
  212.  
  213.