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Text File  |  2010-05-14  |  9KB  |  184 lines
  1. II. BEGINNING THE DEMO PROGRAM
  2. This "power up" section follows the steps that are taken to
  3. arrive at the Main Menu of .  We will describe the procedure
  4. briefly, then you will perform it in Tutorial #1.
  5. To boot the  Demo/Tutorial, the Demo.Program disk is
  6. placed in drive 1 and the Demo.Data disk in drive 2.  Then the
  7. disk drive doors are closed and the computer is turned on.  A series of
  8. introductory messages appear on the screen as the program is loaded.
  9. TODAY'S DATE
  10. When the disk drives stop spinning, the screen will display:
  11.  CIRCULATION PLUS** Overdue Start-Up **
  12.  
  13. REFER TO MANUAL FOR PROPER DEMO ENTRIES
  14. Enter Today's Date:
  15. Do not enter a date until you are told to do so in Tutorial #1.
  16. Dates should always be entered in the following
  17. format:  MM/DD/YY.  For example, October 15, 1986, will be written
  18. 10/15/86.  Months and days with only one digit must be preceded
  19. by a zero.  September 5, 1986, will be written 09/05/86.  You will
  20. notice that whenever you enter a date in this fashion and press
  21. @Return!, the computer
  22. will quickly change your numeric entry to the more common word and
  23. number format.
  24. If you have a clock card installed (or have an IBM PC AT),
  25. Today's Date will be supplied by the clock.  All you need do is press
  26. @Return! to confirm its accuracy.
  27. CONFIRMING DATES AND SORTING OVERDUES
  28. Next the computer asks if the date is correct.  If it is, you can
  29. accept it by either typing a
  30. 'Y' or pressing @Return! (the 'Y' is the default response).
  31. If the date is incorrect, an 'N' should be typed.  Then you will be
  32. given another opportunity to enter the information.  The back arrow
  33. can be used to move to the error and correct it.
  34. Once the date has been confirmed, the screen will read:
  35. * * * * Sorting Overdue Books * * * *
  36. The program will then look through all the books on the disk
  37. which have been checked out, comparing the due date of the books with
  38. the date you have just typed in.  If the due date is before the date
  39. you entered as Today's Date, the patron's record will be tagged with an
  40. overdue.  With the floppy Demo/Tutorial,
  41. it may take the disk drive a minute and a half to look through the
  42. 200 or so records.  It may take the hard disk about the same amount of
  43. time to check the transactions of 8,000 patrons and 30,000 books.  Each
  44. morning when  is powered up and the day's date is typed in,
  45. this same procedure will be executed.
  46. DUE DATES
  47.  
  48. The system uses the loan period specifications
  49. entered on the Calendar
  50. screen to calculate the due dates for items which will be checked out
  51. "Today."  This
  52. procedure is analogous to setting the manual due date stamp at the
  53. beginning of each day.
  54. After the sorting of overdues has been completed, a screen appears
  55. on which the due dates for each Circulation Period are shown.
  56. Again you are given an opportunity to change the dates or accept
  57. them.
  58.  CIRCULATION PLUS** Circulation Start-Up **
  59. Faculty Due Date: 00/00/00
  60. Enter Regular Circulation Date:``Wed Apr 16,1986
  61. Enter Overnight Date  #1:``Thr Apr 3,1986
  62. Other Circulation Date #2:
  63. #3:
  64. #4:
  65. Are These Due Dates Correct? (Y/N)
  66.   allows five different due dates (plus a Faculty Due
  67. Date) to be recorded at any time.  These automatic circulation dates
  68. can be overridden, however, when an item is checked out.
  69. The first date shown is the due date of regular
  70. items checked out on 03/02/86.
  71. We assume on this Demo/Tutorial that the regular
  72. circulation period is two weeks.  The overnight date is shown next.
  73. The last three dates allow you to designate three additional circulation
  74. periods.  Some libraries have three-day and one-week check-out periods
  75. for certain items in addition to the regular and overnight circulation
  76. periods.  Holidays, teacher institute days, or
  77. other days off can be entered into the system's Calendar.  Then the
  78. system will not count those days in calculating overdue dates and fines.
  79. You will see later when you begin entering information about the
  80. books and materials from your collection that one of the fields
  81. describing the item is the Circulation Period.  This means that when an
  82. item is checked out, the correct due date will automatically be recorded
  83. for that item.
  84.  USING A PASSWORD SYSTEM
  85. Once the due dates have been accepted, a line appears for typing
  86. the password you wish to use on this day.
  87.  CIRCULATION PLUS** Circulation Start-Up **
  88. Faculty Due Date: 00/00/00
  89. Enter Regular Circulation Date:``Wed Apr 16,1986
  90. Enter Overnight Date  #1:``Thr Apr 3,1986
  91. Other Circulation Date #2:
  92. #3:
  93. #4:
  94. <ql,,26/sp,14>Enter Today's Password:
  95.  
  96.      Utilizing a password system will allow you to restrict
  97. access to parts of the program that can change information in the
  98. patron or book file.  This means that before the program will go
  99. to that routine, the correct password must be typed in.  A password
  100. is also required to check additional books out to someone with
  101. outstanding overdues or fines.  A new password may be entered any time
  102. the program is booted up.  On a practical basis, this will probably be
  103. each morning.  The password may be up to eight characters long; it can
  104. also be a combination of letters and numbers.
  105. A password system allows you to have part time staff or
  106. students working the circulation
  107. desk unsupervised and be confident that records will not be changed
  108. by unauthorized people.
  109. While working with the Demo/Tutorial, simply press @Return!
  110. instead of using a password.  This means that whenever the program asks
  111. you for a password, you can just press @Return! and
  112. the program will continue.  This will allow us to move more quickly from
  113. menu to menu during the tutorials.
  114. After the tutorials are completed, you may experiment with a
  115. password system.  If you do, you will notice that
  116. when you first choose a password each morning, it will appear
  117. on the screen as you type it.  On all other screens an asterisk will
  118. be printed for each letter you type.  This means the screen will not
  119. display (and therefore betray) your password as you type it in.
  120.  
  121. THE MAIN MENU
  122. After the day's password is entered and/or @Return! is pressed,
  123. 's Main Menu appears.
  124. It is from this menu that all routines begin and it is from
  125. this menu that you should select Option 7: BACKUP/QUIT to arrive at
  126. the exiting routine each time you leave the program.  The
  127. screen will prompt you when the exit procedure has been completed with
  128. the words, "It Is Now OK To Turn The Computer Off."
  129.  
  130.  1.```Check Out/Renew Books
  131.  2.```Check In Books
  132.  3.```Add/Update Options
  133.  4.```Print/Display Options
  134.  5.```System Setup Options
  135.  6.```Inventory Options
  136.  7.```Backup/Quit
  137.  
  138.  Enter Option #
  139.  
  140. TUTORIAL #1
  141. In this tutorial you will practice the startup procedure which
  142. takes you to the Main Menu.
  143. 1.Place the Demo.Program disk in drive 1
  144. and the Demo.Data
  145. disk in drive 2, close the drive doors, and turn on the computer.
  146. 2. When asked for Today's Date
  147. enter:  .   Press @Return!.
  148. All the tutorials will depend upon the date you enter now.
  149. On the Demo.Data disk
  150. we have already entered patrons and books.  Some of the
  151. patrons have books checked out, some do not; others have overdues and
  152. still others have books on reserve.  So that all the functions of  `can be demonstrated,
  153.  you must pretend that today is April 2, 1986.
  154. You should work through all the tutorials before experimenting
  155. with data of your own. You may exit the program and only do a few of the
  156. tutorials each time.  Be sure always to exit through the last choice
  157. on the Main Menu and never just pull the disk out.  Each time you
  158. return and wish to continue going through the tutorials, you should
  159. enter April 2, 1986, as Today's Date when you boot the disk.  Later
  160. when you begin experimenting with the Demo/Tutorial on your own,
  161. you may enter the real date when prompted for "Today's Date."
  162. 3.Press @Return! when asked whether "Wed Apr 2,
  163. 1986" is correct.  Then the overdues will be sorted.
  164. 4.Press @Return! to accept the dates shown as the regular
  165. and overnight due dates.
  166. So that all the books
  167. we've put on the Demo.Data disk will be correctly
  168. due or overdue, you must continue to pretend that today is April 2,
  169. 1986.  For now, we are also pretending that we use no circulation date
  170. #2, #3, and #4.  No dates appear on those lines and the tutorial
  171. will assume that you have no due dates other than regular and overnight.
  172. When the tutorial is completed, you may, of course, boot the
  173. Demo/Tutorial up again
  174. and experiment with items with different due dates.
  175. 5.Press @Return! when asked for a password.
  176. This brings you to the Main Menu and completes
  177. the routine you will use each morning when you first turn on the
  178. computer and start the system.
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.