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Text File  |  1994-04-26  |  4KB  |  105 lines
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  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10. STAMP COLLECTIONS
  11.  
  12.  
  13. This format is designed for people who collect stamps.  It allows
  14. you to first catalog your collection and then to alphabetize,
  15. search, or sort it.  Unlike other software for stamp collections,
  16. you can also cross-reference any of the information about each
  17. stamp.  For example, you can cross-reference the country and
  18. description to find all the Christmas stamps issued by Australia.
  19.  
  20. The catalog name for this format is: STAMPS
  21.  
  22. The following describes the kind of information that can be
  23. entered on each line.  You are not limited to these descriptions. 
  24. You can enter anything on any line and ORGANIZE! will still be
  25. able to conduct correct searches and sorts.  
  26.  
  27. Catalog Number - this can be the Scott Number or your own
  28. personal catalog number.  For example, you can develop your own
  29. code for identifying the storage location, type and condition of
  30. a stamp.  This line is also used to indicate stamps you want to
  31. buy.  Just include the word "WANTED".  You can then search for
  32. WANTED and get a printed "want" list (or "available for sale"
  33. list).
  34.  
  35. Country - the name of the country that issued the stamp.
  36.  
  37. Denomination - the stamp denomination.  Be consistent in how you
  38. enter this information.  Do not enter "25 cents" for one stamp
  39. and "$0.25" for another.
  40.  
  41. Year - the year the stamp was issued.
  42.  
  43. Description - this line provides 60 characters for the
  44. description of a stamp.  You may enter the color, describe what
  45. is pictured, include the condition of the stamp, or any other
  46. information.  You may enter several things on this line, and the
  47. software will still be able to identify any one of them in a
  48. search.  For example, you may enter "MULTICOLOR / CATS (BURMESE)
  49. / FINE UNUSED."  A search based on stamp condition will find the
  50. reference to "FINE UNUSED."
  51.  
  52. Type - enter the stamp type.
  53.  
  54. Condition - use consistent terms to describe the condition of the
  55. stamp.
  56.  
  57. Gum Condition - use standard, consistent terms to describe the
  58. condition of the gum.
  59.  
  60. Comment - miscellaneous comments you have about the stamp.
  61.  
  62. Stored - the storage location.  This can be words such as BEDROOM
  63. CLOSET or, for a safe deposit box, 1ST INTERSTATE BANK.  It can
  64. also be a code that identifies a building or room, a specific
  65. book or display case, and then a specific page number in a book.
  66.  
  67. Year Purchased - the year the stamp was purchased.
  68.  
  69. Quantity - number of copies of the stamp in your collection.
  70.  
  71. Cost - the cost of the stamp or set of stamps.
  72.  
  73. Always use the same number of digits when entering values.  If
  74. the value of stamps in your collection ranges from $1 to $1000,
  75. then the $1 items should have their values entered as 0001, which
  76. uses the same number of digits as 1000.  If you need to include
  77. cents in some entries (such as in $1.50) but not in others, you
  78. do not need to type ".00".  Digits to the right of the decimal
  79. point, while significant in determining the value of an item, do
  80. not affect how a computer sorts values. 
  81.  
  82. Sold - the date when the stamp was sold and at what price.  If
  83. you have more than one copy of the stamp and sell a few at a
  84. time, enter the most recent sale date and price.
  85.  
  86. If you'd like to keep notes about a stamp or its history, use the
  87. memo screen.  
  88.  
  89. The memos will only use disk space if they are used.  If you do
  90. not use the memo screen for a specific stamp, no additional disk
  91. space will be used.
  92.  
  93. The memos will be stored in a separate file that uses the same
  94. filename as the catalog and which ends with a filename extension
  95. of "MEM."
  96.  
  97. Typing a memo is very simple.  Just type in the information.  A
  98. word-wrap feature will automatically keep each line the correct
  99. length.  The memo screen can hold up to 20 lines of information.
  100.  
  101. When you have finished with a memo, push the ESC key.  The memo
  102. will automatically be saved and you'll return to the data entry
  103. screen.
  104.  
  105.