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Text File  |  1994-04-26  |  6KB  |  138 lines
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  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10. BOOK AND MAGAZINE CATALOGING
  11.  
  12.  
  13. This format is designed for both people who have only a few books
  14. in their home and for the professional, as a research tool.  You
  15. to catalog your library so that you can locate a book, or article
  16. in a magazine, by any one of up to 21 characteristics.  For 
  17. example, you can get a list of all the science fiction stories by
  18. John Campbell or all the books with recipes for chocolate chip
  19. cookies.
  20.  
  21. Another nice feature of this format is that it can be used with
  22. books, magazines, newspapers, technical papers or almost any
  23. other published material.  Entries can be made for individual
  24. articles or chapters, allowing you to list the unique information
  25. each contains.
  26.  
  27. The catalog name for this format is: BOOKS
  28.  
  29. The following is a description of the predefined fields supplied
  30. in the book cataloging format.  You are not limited to these
  31. lines, however.  The software is very flexible.  You can enter
  32. anything on any line, and the software will still be able to
  33. conduct correct searches and sorts.
  34.  
  35. Title - The name of the book, article, or paper.
  36.  
  37. Author - The name of the author.
  38.  
  39. Subject - A key word(s) that describes the subject of the book or
  40. article.  You can enter either single words or a phrase to
  41. describe the subject.
  42.  
  43. Some people like to use just single-words here.  These are called
  44. "key words."  You can put several keywords on this line and the
  45. sequential searches will find any of them, without regard to
  46. where it is positioned on the line.  Another option is to enter a
  47. single keyword, save the entry and then use the F3 key to repeat
  48. the previous entry and make a separate entry for each keyword. 
  49. Using this approach you can get an alphabetical listing by
  50. subject (keyword), for every keyword.
  51.  
  52. For example, you might have a book about music for which you want
  53. to this the following subjects (keywords): 1960's, ROLLING
  54. STONES, BEATLES, TOP 40.  These can all be placed on a single
  55. SUBJECT line and a search can find "1960's" or "TOP 40". 
  56. However, if you'd like to get an alphabetical listing by subject,
  57. you would need to make four separate entries.  Type all the
  58. information about the book and put just "1960's" on the SUBJECT
  59. line.  Save that entry and then copy that information to the next
  60. entry.  Change "1960's" to "ROLLING STONES" (everything else
  61. stays the same) and save the second entry.  Do the same thing for
  62. the last two subjects (key words).
  63.  
  64. Catalog Number - This is the number you use to locate the book or
  65. article.  It can be a shelf number or an abbreviation that gives
  66. the name and date of the publication in which the article can be
  67. found.  You can use the Dewey Decimal System, Library of Congress
  68. numbers, or your own personal numbering system.
  69.  
  70. Note - This line is provided for miscellaneous information.  You
  71. can enter an abbreviation for the type of entry (such as
  72. magazine, newspaper, paperback, book chapter, etc...), or
  73. describe the condition of the book, or enter any other
  74. information you feel is useful.
  75.  
  76. Value - Enter the current value of the book.  This information is
  77. useful for insurance purposes.
  78.  
  79. Always use the same number of digits when entering values.  If
  80. the value of items in your collection ranges from $1 to $1000,
  81. then the $1 items should have their values entered as 0001, which
  82. uses the same number of digits as 1000.  If you need to include
  83. cents in some entries, such as in $1.50, but not in others, you
  84. do not need to type ".00".  Digits to the right of the decimal
  85. point, while significant in determining the value of an item, do
  86. not affect how a computer sorts values. 
  87.  
  88. Subtopic-1 - Use this, and the next line, for addition
  89. information about the subjects covered by this book or magazine.
  90.  
  91. Subtopic-2 - Additional information about the subject(s) covered.
  92.  
  93. Other - As you did on the NOTE line, you can enter whatever
  94. information you feel is useful.  You may enter the publisher,
  95. name of the editor, or the color of the cover.  Whatever is
  96. important to you.  You should, however, be consistent so that
  97. you'll be able to remember what you're using this line for when
  98. you make other entries.
  99.  
  100. Type - Use this line to classify entries by type.  The
  101. classifications you use will depend on your requirements.  You
  102. can classify entries by use (text book, technical,  pleasure,
  103. etc...), by type of cover (hard cover or paperback), by format
  104. (book, magazine, newspaper etc...); or any other classification. 
  105. You can put multiple classifications on this line.  For example,
  106. an entry might be "TECH/MAG" - technical magazine.
  107.  
  108. Date - You can use this line for the copyright date or for the
  109. date that you found some specific information in the book.  It
  110. could also be used for the date of purchase.
  111.  
  112. Location - Enter a description of where the book is located; for
  113. example, your office, home library, bedroom, city library (you
  114. don't need to own the book to keep track of it), etc.
  115.  
  116. Note-1,2,3 - The next three lines provide space for your notes. 
  117. If needed, you can make an entry for each chapter of a book and
  118. keep notes on each chapter here.  These notes can then be
  119. searched for specific information.
  120.  
  121. Publisher - The name of the publisher.
  122.  
  123. Address - The publisher's address.
  124.  
  125. Copyright - Copyright date.
  126.  
  127. Number of Pages - The number of pages in the book, article, or
  128. chapter.
  129.  
  130. ISBN - ISBN number (if available).
  131.  
  132. Edition - The edition number.
  133.  
  134. Keep in mind that you can change any of these lines to catalog
  135. any other information.  For example, you can retitle the OTHER
  136. line as CONDITION to keep track of the condition of your books. 
  137. You the NOTE lines can be changed to keep track of the name and
  138. address of the person who has borrowed the book.