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Text File  |  1994-05-20  |  9KB  |  248 lines
  1.  Read Me for SPAudit 2.8
  2.  
  3. Table of Contents
  4.  
  5.      Introduction
  6.      How to use the SPAudit diskette
  7.      Files on the SPAudit diskette
  8.      Network Considerations
  9.      SPAudit on CompuServe
  10.      Really NEED help?
  11.  
  12.  
  13.   Introduction:
  14.  
  15. SPAudit is an MS/PC-DOS application that collects
  16. software census information.  The program must be
  17. executed from the A: or B: drive.  By default, it
  18. observes and records software information from your C:
  19. and D: drives.  As you run SPAudit, you can specify other
  20. drives to be included or excluded from observation.
  21.  
  22. Each SPAudit diskette should hold information for about
  23. 50 or more computers.  If you are auditing more than
  24. that, you should make additional copies using the DOS
  25. COPY command.  If you wish to consolidate information
  26. from several SPAudit diskettes, this can be accomplished
  27. using standard DOS commands.  Check your DOS reference
  28. manual for specific instructions or the SPAudit
  29. documentation on how to do this. You can also combine
  30. information from several SPAudit diskettes by reviewing
  31. the SPAudit manual included in the SPAudit package.
  32.  
  33.   Instructions on using SPAudit:
  34.  
  35.      1)  Insert the SPAudit diskette in drive A and get
  36. to the A prompt.    This is usually accomplished by
  37. typing "A:" at the DOS prompt.
  38.      2)  Type SPAudit [enter]
  39.      3)  Highlight Collect Information [enter].SPAudit
  40. will now ask you to      identify the computer which you
  41. are auditing.  You can enter up to 40   characters.
  42. Please note, DO NOT USE commas, periods, underscores,  or
  43. any other punctuation as separators as doing so will
  44. seriously      corrupt the data results. For example, do
  45. not type in Last Name, First  Name (note the comma).
  46.      4)  Highlight Quit [enter].  Repeat steps 1-3 to
  47. audit all the PC's in your    company.
  48.      5)  Remove the SPAudit diskette.
  49.  
  50.      (Optional Actions)
  51.  
  52.   1)  Review content of README file on SPAudit diskette
  53.           A)  To display on screen, type
  54. A:README:MORE(You        may wish to import this file
  55. into your word processing               program)
  56.                B)  To display on printer, type A:README >
  57. PRN
  58.  
  59.   2)  Review content of PIF.TXT file on SPAudit diskette
  60.                 A)  To display on screen, type TYPE
  61. A:PIF.TXT
  62.           B)To display on printer, type TYPE A:PIF.TXT
  63. >PRN                CAUTION: This file has over 800
  64. lines!
  65.  
  66.   3)  Alter default drives to be observed
  67.         Type A:SPAudit [action][drive letter]
  68.         [action] indicates action to take: "+" means
  69. include, and "-" means exclude from observation.  [drive
  70. letter] indicates the drive to be acted upon.
  71.  
  72.        Example:
  73.  
  74.       A:SPAudit -C -D +F    (Please note the space after
  75. SPAudit before the "-"   sign.
  76.         This command will cause SPAudit to ignore the
  77. contents of the default drives C: and D: and look only at
  78. the contents of the F: drive.
  79.  
  80.   4)  Modify the User Product List
  81.       A)  Highlight Maintain User Product List [enter]B)
  82. Type file name, publisher and name of product for user
  83. specified program/product)  [Esc] when complete
  84.  
  85.   5)  Print Options
  86.           Highlight Print Options [enter]        You now
  87. have four options on where to print:
  88.           A)  Summary:  This will be a cumulative report
  89.           B)  Detail by Machine ID:  This provides an
  90. accounting of the        software by each PC.
  91.           C)  Both Summary and Detail:  This report
  92. combines options A       & B together.
  93.           D)  This machine only:  This option should be
  94. used if the auditor           would like to have the
  95. results of the PC just audited.
  96.  
  97. Files on the SPAudit diskette:
  98.  
  99.      SPAudit.EXE
  100.  
  101. This file is the executable SPAudit program.
  102.  
  103.      PIF.TXT
  104.  
  105. This file is a comma delimited ASCII text file that
  106. contains information provided to the SPA by member firms.
  107. Each record consists of three fields.  First an 11
  108. character product identifier.  Second is the popular name
  109. of the product.  Third is the name of the publisher.  We
  110. always strive to keep the database as up to date as
  111. possible.  We periodically request certain information
  112. from our members to provide information for this product
  113. - some provide it quickly, others take time.  If you are
  114. aware of products that are not contained in this file, we
  115. ask that you provide the following information so that we
  116. can get this information into the next version:
  117. Name of Product and version number
  118. Publisher of Product
  119. Main file name of product (I.E. Wp.Exe)
  120. File size of the corresponding file name given above.
  121.  
  122. This file is purposely marked as READ ONLY.  It should be
  123. left that  way.  Alteration of this file can cause
  124. unpredictable results.
  125.  
  126.        README
  127.  
  128. This is the file that you are currently reading.
  129.  
  130. THE FOLLOWING ARE FILES THAT ARE EITHER CREATED ONCE
  131. SPAUDIT IS USED TO DO THE AUDIT, OR A VERSION OF SPAUDIT
  132. WHERE THE ACTUAL DOCUMENTATION IS ALSO PROVIDED ON THE
  133. AUDIT DISK.  IF SO, THIS FILE IS NAMED DOC.TXT.
  134.  
  135.      USER.TXT
  136.  
  137. This file is the optional User Product List.  It contains
  138. information collected by the Maintain User Product List
  139. function of the SPAudit program.  The Maintain User
  140. Product List  function may only be used prior to the use
  141. of the Collect Information function of the program.
  142.      If this file is marked READ ONLY, the Maintain User
  143. Product List function is disabled. The User Product List
  144. cannot be  modified after a PIF.FIL has been created
  145. (that indicates that a  machine has been processed).
  146.  
  147.      PIF.FIL
  148.  
  149. This file is a comma delimited ASCII text file that
  150. contains information collected with every execution of
  151. the Collect Information function of the SPAudit program.
  152. The file is organized to be easily imported into a
  153. spreadsheet or data base for consolidation and analysis.
  154. The file can be perceived as a spreadsheet.  Each
  155. line(row, or text record) represents one product that was
  156. located on one machine.
  157.  
  158. The first field (column) contains the Machine ID that was
  159. entered as the first step in the Collect Information
  160. function of the program.  The second field (column)
  161. contains the FileSpec of the Product.  The third field
  162. (column) contains the count of the number of matching
  163. FileSpec entries located on the indicated Machine ID.
  164. The fourth field (column) contains the Product Name, and
  165. the fifth field (column) contains the Publisher Name.
  166. There will be no entries for Products that were not
  167. located.
  168.  
  169.   Example:
  170.  
  171. DAVE","IBMDOS.COM",1,"IBM DOS","IBM Corp"
  172. DAVE","123.EXE",2,"Lotus 1-2-3","Lotus"
  173. PETE","IBMDOS.COM",1,"IBM DOS","IBM Corporation"
  174.      Dave's machine has 1 copy of DOS, and 2 copies of 1-
  175. 2-3 from Lotus Development.  Pete's machine has 1 copy of
  176. DOS.
  177.  
  178.  
  179.   Network Considerations:
  180.  
  181. To take a software census of the content of a file
  182. server, consider the following choices:
  183.  
  184. 1.  If the file server is of the type that will allow DOS
  185. programs to be run against the C: (and D:) drives, simply
  186. treat the server as any other  PC to be inventoried.  Or,
  187.  
  188. 2.  If the file server is of the type that will not allow
  189. DOS programs to be run, then you must run SPAudit from a
  190. remote node, as if it were being run locally (on the
  191. server itself).  Choose the drive letter that represents
  192. the root of server's C: drive, and direct SPAudit to
  193. search that drive and not the C: or D: drive.  Example:
  194.  
  195.      SPAudit -C -D +R
  196.  
  197.  if the R: drive represents the root of the C: drive on
  198. the server.  You can audit up to two drives at once.
  199.  
  200. Please note that SPAudit is not designed to be run from a
  201. network drive to scan all PC's attached to it.  We are
  202. considering adding this as a feature to the next version
  203. of SPAudit.  While many companies have succeeded in
  204. creating batch files to have the SPAudit results be
  205. written to a file server (in lieu of the SPAudit
  206. diskette), the SPA does not recommend that this be done
  207. because unpredictable results may occur. As this is not
  208. an officially sanctioned process, SPA does not offer any
  209. other companies batch files for use.
  210.  
  211. See "Optional Actions 3)" above.
  212.  
  213.      SPAudit on CompuServe:
  214.  
  215. SPAudit is available free of charge on CompuServe.  We
  216. routinely update the Pif.Txt file to keep it as up to
  217. date as possible.  You may find it necessary to download
  218. the most current version to make your audit as accurate
  219. as possible.  Once within CompuServe, type "go SPAforum".
  220. SPAudit is contained in library three  If you would like
  221. to leave messages for SPAudit on CompuServe, please
  222. direct them to 76004,3111.
  223.  
  224.   Really NEED help?
  225.  
  226. If you have read the preceding, if you have faithfully
  227. followed the instructions and are still unsuccessful in
  228. making use of  the program, or if you have procedural
  229. questions about conducting  an internal software audit in
  230. your organization, contact:
  231.  
  232.   Software Audit Support
  233.   Software Publishers Association
  234.   1730 M Street Northwest
  235.   Suite 700
  236.   Washington, DC  20036
  237.  
  238.   Tel: (202) 452-1600
  239.   Fax: (202) 223-8756
  240.  
  241. We again ask your help in updating this program to the
  242. extent possible.  If you are aware of programs not being
  243. identified, we would ask you let us know what programs
  244. they are.  Please also see the section above on the files
  245. contained in SPAudit for further explanation.
  246.  
  247.  
  248.