Il existe deux formats normalisΘs au C.G.D. pour la saisie des B.M.S., soit avec le logiciel Excel (version 5, 95 ou 97) soit avec le logiciel WORKS.
Il ne nous est pas paru pratique de proposer d'autres logiciels, ce qui ne les exclut nullement, mais le propriΘtaire de ces logiciels devra respecter l'ordre des champs dΘfinis ci-aprΦs, et s'assurer auprΦs des responsables informatique qu'une rΘcupΘration de son travail est tout α fait possible. Par exemple, l'utilisation d'un traitement de texte peut-Ωtre envisagΘe si la structure est respectΘe, chaque champ Θtant sΘparΘ par une tabulation par exemple, et il sera nΘcessaire de mettre autant de tabulations que de champs vides.
Pour rΘaliser ces saisies, il faut
- Se munir de la disquette correspondant α votre logiciel.
- Demander un exemplaire des relevΘs papiers que vous dΘsirez retranscrire.
- Faire noter prΘcisΘment sur le cahier bleu vos coordonnΘes, la commune (et la paroisse) que vous relevez, la pΘriode, le type du registre (B, M ou S), ceci afin d'Θviter toutes saisie en double.
- Sur votre PC (ou Mac), copier le fichier.
- ComplΘter les renseignements de la page d'information. (Sur cette page, indiquez Θgalement toute anomalie dans les relevΘs (trous, mauvais classement)
- Si un doute existe, n'hΘsitez pas α joindre un des membres du Groupe Informatique qui pourra vous aider.
- Pour la saisie des donnΘes, respectez l'ordre chronologique des relevΘs, notez bien dans la premiΦre colonne l'ordre chronologique s'il n'existe pas.
- Si vos relevΘs sont trop volumineux, n'hΘsitez pas α crΘer plusieurs fichiers successifs, l'ordre chronologique sera toujours de 1 au dΘbut du fichier.
- Si vous estimez qu'il vous manque des champs, saisissez obligatoirement ceux dΘfinis par le C.G.D., rajoutez les v⌠tres en fin de chaque ligne.
- Respectez les recommandations du C.G.D. pour la saisie des donnΘes, leur exploitation future en sera ainsi facilitΘe.
- Une fois votre travail terminΘ, remettez-le au C.G.D. en vous assurant que les informations gΘnΘrales pour chaque fichier sont bien complΘtΘes.
Le C.G.D. assurera la mise en forme finale, la restitution sur papier.
Recommandations de saisie
Les noms et prΘnoms seront remis en forme automatiquement, ne vous attachez pas α saisir les majuscules ou les minuscules si cela ralenti votre saisie. La particule suivra le nom et sera entre parenthΦses. Saisissez les noms et prΘnoms tel qu'ils sont orthographiΘs. Les mentions Noble, Sr, Delle seront saisis aprΦs le prΘnom entre paranthΦse.
Le sΘparateur de chaque prΘnom sera un espace, sauf pour ceux explicitement reliΘs par un tiret.
Chaque champ restera vide s'il n'existe aucun renseignement.
RΘservez le point d'interrogation pour toute hΘsitation sur l'orthographe de mots impossibles α lire. S'il est impossible de lire le dΘbut du nom, mettez un ? suivi des lettres q ue vous pouvez lire (ex ?ECAZE). Portez vos remarques dans la colonne observation (nom illisible, page dΘchirΘe ....)
Toutes les informations sur le relevΘ en lui mΩme seront portΘs sur la page information ou sur une feuille jointe au relevΘ, spΘcifiant par exemple les lacunes de telle annΘe α telle annΘe, le registre reliΘ dans le dΘsordre, et tout autre renseignement pouvant Ωtre utile.
RelevΘs de baptΩme : caractΘristiques de chaque champ
1 n░ ordre : ordre de relevΘ chronologique, numΘro s'incrΘmentant de 1 α ..... . Quel que soit le type de relevΘ, ce numΘro correspond α l'ordre dans lequel on relΦve, mΩme si on relΦve des actes B.M.S. mΘlangΘs, l'ordre sera celui de tous les baptΦmes. Ce numΘro permet de classer selon l'ordre originel du registre, mΩme si les dates sont croisΘes.
2 Jour (JJ) : Jour de l'acte de baptΩme en chiffre
3 Mois (MM ou BRUM) : Mois de l'acte de baptΩme sur deux chiffres, ou 4 premiΦres lettres pour les mois rΘpublicains (COMP pour les
jours complΘmentaires)
4 AnnΘe (AAAA) : AnnΘe de l'acte de baptΩme sur quatre chiffres ou en lettres pour les annΘes rΘpublicaines (ex : an IV ou an 4)
5 Sexe (M / F) Indiquer par M pour les garτons et F pour filles (majuscule / minuscule indiffΘremment)
6 Nom : Orthographe identique α celle du registre
7 PrΘnoms : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
8 DΘcΦs pΦre : Indiquer par un D que le pΦre est dΘcΘdΘ, toute autre information sera en colonne 15, observations diverses
9 PrΘnoms du pΦre : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
10 Nom mΦre : Orthographe identique α celle du registre
11 DΘcΦs mΦre : Indiquer par un D que la mΦre est dΘcΘdΘe, toute autre information sera en colonne 15, observations diverses
12 PrΘnoms de la mΦre : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
13 Nom prΘnoms filiations du parrain : Indiquer en premier le Nom (en majuscule), les prΘnoms (en minuscule), si indiquΘ la filiation
14 Nom prΘnoms filiations de la marraine : Indiquer en premier le Nom (en majuscule), les prΘnoms (en minuscule), si indiquΘ la filiation
15 Observations : Tous renseignements complΘmentaires, nΘ depuis x jours, les tΘmoins, professions, etc.
RelevΘs de mariage : caractΘristiques de chaque champ
1 n░ ordre : ordre de relevΘ chronologique, numΘro s'incrΘmentant de 1 α ..... . Quel que soit le type de relevΘ, ce numΘro correspond α l'ordre dans lequel on relΦve, mΩme si on relΦve des actes B.M.S. mΘlangΘs, l'ordre sera celui de tous les mariages. Ce numΘro permet de classer selon l'ordre originel du registre, mΩme si les dates sont croisΘes.
2 Jour (JJ) : Jour du mariage en chiffre
3 Mois (MM ou BRUM) : Mois du mariage sur deux chiffres, ou 4 premiΦres lettres pour les mois rΘpublicains (COMP pour les jours complΘm.)
4 AnnΘe (AAAA) : AnnΘe du mariage sur quatre chiffres ou en lettres pour les annΘes rΘpublicaines (ex : an IV ou an 4)
5 Nom de l'Θpoux : Orthographe identique α celle du registre
6 PrΘnoms de l'Θpoux : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
7 Age de l'Θpoux : Son Γge uniquement en annΘes
8 Date o Θpoux : Si elle est mentionnΘe, sous la forme JJ-MM-AAAA ou rΘpublicaine
9 DΘcΦs pΦre : Indiquer par un D que le pΦre est dΘcΘdΘ, toute autre information sera en colonne 25, observations diverses
10 PrΘnoms du pΦre de l'Θpoux : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
11 Nom mΦre de l'Θpoux : Orthographe identique α celle du registre
12 DΘcΦs mΦre : Indiquer par un D que la mΦre est dΘcΘdΘe, toute autre information sera en colonne 25, observations diverses
13 PrΘnoms de la mΦre de l'Θpoux : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
14 lieu (origine, habitation ...) : Pour l'Θpoux, indiquer le lieu, et le commentaire associΘ α ce lieu (originaire de, habitant α ....)
15 Nom de l'Θpouse : Orthographe identique α celle du registre
16 PrΘnoms de l'Θpouse : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
17 Age de l'Θpouse : Son Γge uniquement en annΘes
18 Date o Θpouse : Si elle est mentionnΘe, sous la forme JJ-MM-AAAA ou rΘpublicaine
19 DΘcΦs pΦre : Indiquer par un D que le pΦre est dΘcΘdΘ, toute autre information sera en colonne 25, observations diverses
20 PrΘnoms du pΦre de l'Θpouse : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
21 Nom mΦre de l'Θpouse : Orthographe identique α celle du registre
22 DΘcΦs mΦre : Indiquer par un D que la mΦre est dΘcΘdΘe, toute autre information sera en colonne 25, observations diverses
23 PrΘnoms de la mΦre de l'Θpouse : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace ou tiret s'il existe
24 lieu (origine, habitation ...) : Pour l'Θpouse, indiquer le lieu, puis le commentaire associΘ α ce lieu (originaire de, habitant α ....)
25 Observations diverses : Tous renseignements complΘmentaires, les professions, veuvages, premiers mariages, etc.
RelevΘs de dΘcΦs : caractΘristiques de chaque champ
1 n░ ordre : ordre de relevΘ chronologique, numΘro s'incrΘmentant de 1 α ..... . Quel que soit le type de relevΘ, ce numΘro correspond α l'ordre dans lequel on relΦve, mΩme si on relΦve des actes B.M.S. mΘlangΘs, l'ordre sera celui de tous les dΘcΦs. Ce numΘro permet de classer selon l'ordre originel du registre, mΩme si les dates sont croisΘes.
2 Jour (JJ) : Jour de l'acte de dΘcΦs en chiffre
3 Mois (MM ou BRUM) : Mois de l'acte de dΘcΦs sur deux chiffres, ou 4 premiΦres lettres pour les mois rΘpublicains(COMP pour les jours
complΘmentaire)
4 AnnΘe (AAAA) : AnnΘe de l'acte de dΘcΦs sur quatre chiffres ou en lettres pour les annΘes rΘpublicaines (ex : an IV ou an 4)
5 Sexe (M / F) Indiquer par M pour les garτons et F pour filles (majuscule / minuscule indiffΘremment)
6 Nom : Orthographe identique α celle du registre
7 PrΘnoms : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace
8 Age : Son Γge uniquement en annΘes
9 Origine : Le lieu d'origine s'il est indiquΘ
10 DΘcΦs pΦre : Indiquer par un D que le pΦre est dΘcΘdΘ, toute autre information sera en colonne 15, observations diverses
11 PrΘnoms du pΦre : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace
12 Nom mΦre : Orthographe identique α celle du registre
13 DΘcΦs mΦre : Indiquer par un D que la mΦre est dΘcΘdΘe, toute autre information sera en colonne 15, observations diverses
14 PrΘnoms de la mΦre : Tous les prΘnoms sΘparΘs par un espace
15 Observations : Tous renseignements complΘmentaires, dΘclarants, tΘmoins, date exacte du dΘcΦs, etc.
