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Internet Message Format  |  2003-11-28  |  12.6 KB
  1. Path: senator-bedfellow.mit.edu!bloom-beacon.mit.edu!npeer.de.kpn-eurorings.net!fu-berlin.de!uni-berlin.de!host81-144-67-90.midband.mdip.bt.NET!not-for-mail
  2. From: chl@clerew.man.ac.uk (Charles Lindsey)
  3. Newsgroups: uk.net.news.announce,uk.answers,news.answers
  4. Subject: Voting Procedures for uk.*
  5. Supersedes: <HM50Bs.B5r@clerew.man.ac.uk>
  6. Followup-To: poster
  7. Date: Thu, 27 Nov 2003 16:57:40 GMT
  8. Lines: 230
  9. Sender: "Charles Lindsey" <chl@clerew.man.ac.uk>
  10. Approved: chl@clerew.man.ac.uk (with permission from control@usenet.org.uk)
  11. Expires: Thu, 29 Jan 2004 16:57:37 GMT
  12. Message-ID: <Hp0sG3.C2I@clerew.man.ac.uk>
  13. NNTP-Posting-Host: host81-144-67-90.midband.mdip.bt.net (81.144.67.90)
  14. X-Trace: news.uni-berlin.de 1069953066 66194366 81.144.67.90 ([99345])
  15. Summary: The officially recognised voting procedures to be used for
  16.     determining issues such as newsgroup creation within the uk.*
  17.     hierarchy.
  18. X-Orig-Path: clerew!chl
  19. X-Disclaimer: Approval for news.answers is based on form, not content.
  20. X-Disposition: repost
  21. Xref: senator-bedfellow.mit.edu uk.net.news.announce:3386 uk.answers:687 news.answers:262102
  22.  
  23. Archive-name: uk/voting
  24. Posting-frequency: every 8 weeks
  25. Last-modified: Thu Oct  2 15:52:33 BST 2003
  26.  
  27. The procedures for coordinating newsgroup management within the UK hierarchy
  28. are contained in four documents, of which this article contains the second.
  29.  
  30.     GUIDELINES FOR GROUP CREATION WITHIN THE UK HIERARCHY
  31.     <http://www.usenet.org.uk/guidelines.html>
  32.     <ftp://src.doc.ic.ac.uk/usenet/news-info/news.answers/uk/guidelines>
  33.     VOTING PROCEDURES WITHIN THE UK HIERARCHY
  34.     <http://www.usenet.org.uk/voting.html>
  35.     <ftp://src.doc.ic.ac.uk/usenet/news-info/news.answers/uk/voting>
  36.     THE UK USENET COMMITTEE
  37.     <http://www.usenet.org.uk/committee.html>
  38.     <ftp://src.doc.ic.ac.uk/usenet/news-info/news.answers/uk/committee>
  39.     GUIDELINES FOR UK USENET MENTORS
  40.     <http://www.usenet.org.uk/mentors.html>
  41.  
  42.  
  43. The following Voting procedures were accepted on 07 Aug 95 by a vote conducted
  44. on uk.net.news with 91 votes in favour and 13 votes against. They were
  45. amended by further votes on 02 May 98, on 05 Aug 98, on 01 Oct 99, on 13 Dec
  46. 2002, on 26 May 2003, on 31 May 2003, and again on 25 Sep 2003.
  47.  
  48.         VOTING PROCEDURES WITHIN THE UK HIERARCHY
  49.  
  50. The following words where used in this document have the precise meanings
  51. shown here:
  52.  
  53. SHALL  - any RFD which fails to follow this guideline will be invalid
  54. SHOULD - in all but exceptional or unusual cases an RFD ought to follow
  55.          this guideline
  56. MAY    - whilst this guideline is acceptable practice, it remains optional
  57.  
  58. Hopefully, most newsgroup creation within the UK hierarchy can be done without
  59. a vote. When dissention arises, however, voting may be the only method of
  60. resolution, and hence these rules are provided.
  61.  
  62. Votes should be conducted by a third party, not involved with the topic. The
  63. current group(s) of volunteer votetakers used for votes within the uk.*
  64. hierarchy, together with their email address(es) are:
  65.  
  66.       UKVoting: ukvoting@ukvoting.org.uk.
  67.  
  68. The Vote
  69.  
  70. 1) If after the discussion following an RFD it becomes necessary to hold a
  71.    vote, a call for votes (CFV) shall be formulated by a member of the
  72.    votetaking organisation, acting for and in consultation with the proponent,
  73.    and mailed to control@usenet.org.uk (as moderator of uk.net.news.announce).
  74.    If the CFV is in the correct form (see below), Control will post it to all
  75.    those newsgroups and mailing lists that the latest RFD was posted to;
  76.    otherwise, it shall be referred back to the votetaker who, in consultation
  77.    with the Committee and the proponent as necessary, shall rectify the
  78.    problem.
  79.  
  80.    The CFV shall include
  81.        . A summary of the discussion;
  82.        . An indication of all differences between the proposal and
  83.          the latest RFD (or a statement that there are none);
  84.        . The rationale, the name of the group, the newsgroups line
  85.          and the charter, as in an RFD; alternative versions of some
  86.          or all of these things may be offered;
  87.        . The voting instructions and the ballot form, or alternatively
  88.          instructions on how to obtain a ballot form.
  89.  
  90.    If differences from the latest RFD have been indicated, any changes or
  91.    revised alternatives are required to be minor and to have arisen directly
  92.    from the discussion. Moreover, if the question(s) to be put involve
  93.    restricted combinations of the alternatives or other interdependencies,
  94.    these must have been specified in the latest RFD.  If there is any doubt on
  95.    these points, the matter shall be referred to the Committee who may then
  96.    require a further RFD to be issued.
  97.  
  98.    The voting instructions and the ballot form shall state clearly the
  99.    question(s) to be put, shall include clear instructions on how to cast a
  100.    vote, and shall be completely even-handed as regards voting FOR or AGAINST
  101.    or ABSTAIN (e.g. there shall be no default vote). Should a status quo for
  102.    the proposal exist, the voter shall be given the opportunity to vote for
  103.    it, either by voting explicitly for the status quo or by voting against the
  104.    proposal.
  105.  
  106. 2) The voting period should last for at least 18 days and no more than 28
  107.    days. The exact date that the voting period will end should be stated.
  108.    Only votes that arrive on the votetaking organisation's server not later
  109.    than that date will be counted.
  110.  
  111. 3) A repeat of the CFV should be posted half way through the vote, but it
  112.    shall be a repeat of the same CFV on the SAME proposal (see #5 below).
  113.  
  114. 4) ONLY votes MAILED to the votetaking organisation will count. Votes posted
  115.    to the net for any reason (including inability to get mail to the
  116.    votetaking organisation) and proxy votes (such as having a mailing list
  117.    maintainer claim a vote for each member of the list) will not be counted.
  118.  
  119. 5) Votes may not be transferred to other, similar proposals. A vote shall
  120.    count only for the EXACT proposal that it is a response to. In particular,
  121.    a vote for or against a particular newsgroup shall NOT be counted as a vote
  122.    for or against a newsgroup with a modified name, charter, moderation status
  123.    or moderator.
  124.  
  125. 6) Votes SHALL be explicit answers to the questions as put. They
  126.    SHALL be submitted on the ballot paper in accordance with the
  127.    voting instructions and SHALL include, in addition to the
  128.    actual vote
  129.       i) The voter's name;
  130.       ii) The voter's email address, which must be valid since the votetaker
  131.        will send email to it, and it is to be published in the result.
  132.  
  133.    They MAY also include such further information as may be requested for the
  134.    purpose of identifying that voter's posts to usenet or, alternatively, an
  135.    affirmation that they do not currently post to usenet.
  136.  
  137.    The votetaker will determine the validity of each vote with respect to the
  138.    voting instructions and MAY seek further clarification from the voter. If
  139.    the votetaker determines that a vote is invalid, the votetaker SHOULD so
  140.    inform the voter as specified in section 11.
  141.  
  142. 7) A vote should be run only for a single group proposal. Several votes for
  143.    related groups may be included in the same CFV, provided the voter has the
  144.    opportunity to vote independently for each one. A particuler vote may be
  145.    specified as being dependent on the result of an earlier one (e.g. the
  146.    creation of a group may depend on the prior removal of some other group),
  147.    but decision trees of excessive complexity should be avoided.
  148.  
  149. 8) When a vote calls for a choice between several mutually exclusive options,
  150.    an alternative "Reopen Discussion" (ROD) option shall be included.
  151.    Additionally, this option shall be included in any ballot should the
  152.    committee so request, or if 4 or more people so petition, by e- mailing
  153.    control@usenet.org.uk, during the RFD stage. If ROD succeeds, the proponent
  154.    should issue a new RFD containing further options. The ROD option shall not
  155.    be offered after the second distinct vote on any one proposal.
  156.  
  157. 9) For a vote between several mutually exclusive options, the voters shall be
  158.    asked to indicate their relative preference amongst the given options,
  159.    which shall include the status quo (if one exists) and may include "Reopen
  160.    Discussion" (ROD). It is permitted to give the same preference level to
  161.    more than one option; voters should be encouraged to ascribe some
  162.    preference level to each option.
  163.  
  164. 10) Where the vote paper has been sent via an autoresponder, or direct mail
  165.    from the votetaking organisation only, only vote papers that have been
  166.    requested by these methods will be counted towards formal votes. This is in
  167.    addition to the sending of an acknowledgement of receipt and validity of
  168.    vote.
  169.  
  170. 11) Formal acknowledgements: -
  171.  
  172.    The votetaking organisation SHALL send a formal acknowledgement within 5
  173.    days of receiving a vote, this SHALL include
  174.       1) The persons name
  175.       2) The persons e-mail address
  176.       3) An indication of their vote
  177.  
  178.    If a vote does not contain the required information, the acknowledgement
  179.    SHALL include as much of it as is available, plus an indication that the
  180.    voter should resubmit his vote.  It SHOULD be pointed out that the vote has
  181.    NOT been counted in its current incomplete status.
  182.  
  183.    Any other information is at the votetaking organisation's discretion.
  184.  
  185. 12) The votetaking organisation may halt and, if appropriate, restart the Vote
  186.    if any irregularity becomes apparent. Moreover, in the event of any
  187.    allegation that the Vote is being conducted in violation of these rules
  188.    which seems to the Committee to be well founded, the Committee may require
  189.    such a halt and/or restart. Alternatively (but only with the agreement of
  190.    the votetaking organisation), it may be allowed to continue after
  191.    rectification of the problem.
  192.  
  193. The Result
  194.  
  195. 1) At the completion of the voting period, the votetaking organisation shall
  196.    post the result to uk.net.news.announce, and to all the other groups or
  197.    mailing lists that the original CFV was posted to. It shall include the
  198.    E-mail addresses and the names of all the voters, together with which way
  199.    each one voted, so that the results can be verified.
  200.  
  201. 2) AFTER the vote result is posted, there will be a 5 day waiting period,
  202.    beginning when the voting results actually appear in uk.net.news.announce,
  203.    during which the net will have a chance to correct any errors in the voter
  204.    list or the voting procedure. If the vote was successful, and if there were
  205.    no serious objections that might invalidate it, control@usenet.org.uk will
  206.    issue the appropriate 'newgroup' and/or 'rmgroup' control messages.
  207.  
  208. 3) In normal circumstances, a vote will succeed if a majority of the valid
  209.    votes are FOR and if the number FOR is at least 12 greater than the number
  210.    AGAINST. If the vote does not succeed, then the Status Quo shall prevail
  211.    (which usually means that a group is not created).
  212.  
  213.    Exceptionally, where there is no Status Quo to revert to (the matter HAS to
  214.    be decided one way or the other) the Committee may sanction a vote
  215.    requiring a simple majority.
  216.  
  217. 4) For a vote between several mutually exclusive options, the votetaking
  218.    organisation will establish, for each possible pair of options A and B, how
  219.    many voters prefer A over B and vice versa. All options which are not
  220.    preferred to the status quo (if present) by the required margin are
  221.    eliminated. If this eliminates all options, then the status quo shall
  222.    prevail. The option which is accepted is the one remaining option which is
  223.    not outvoted by any other (if there are two or more such options, the tie
  224.    shall be resolved by lot). If there is no absolute preferred candidate of
  225.    those remaining, the result shall be as if ROD were successful.
  226.  
  227. 5) If multiple votes are submitted using a single email address, only the last
  228.    one of those votes received by the votetaker within the voting period will
  229.    be counted, even if that email address is used by more than one person.
  230.    Where it is believed that several votes have been submitted by one person
  231.    using multiple email addresses in an attempt to bypass these restrictions,
  232.    those votes SHALL all be rejected.
  233.  
  234. 6) All objections and appeals to the result will be decided by the Committee.
  235.    Their decisions will be posted to uk.net.news.announce.
  236.  
  237. Rule Changes
  238.  
  239. Any changes to these rules, or those in the companion documents, shall be
  240. proposed in an RFD in accordance with the GUIDELINES FOR GROUP CREATION WITHIN
  241. THE UK HIERARCHY, insofar as they are applicable. RFDs for rule changes shall
  242. be discussed in the newsgroup uk.net.news.management, and this will be the
  243. definitive record of discussion.
  244.  
  245. Editorial Note
  246.  
  247. The method of determining the result when there are several mutually exclusive
  248. options, as described in paragraph 4 of The Result, is essentially that
  249. devised by the French mathematician the Marquis de Condorcet (1743-94).
  250.  
  251.  
  252.