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Internet Message Format  |  2004-05-15  |  19.5 KB

  1. Path: senator-bedfellow.mit.edu!dreaderd!not-for-mail
  2. Message-ID: <privacy/junk-mail_1084525555@rtfm.mit.edu>
  3. Supersedes: <privacy/junk-mail_1082634815@rtfm.mit.edu>
  4. Expires: 18 Jun 2004 09:05:55 GMT
  5. X-Last-Updated: 1998/08/31
  6. From: Chris Hibbert <hibbert@netcom.com>
  7. Newsgroups: alt.privacy,misc.consumers,alt.answers,misc.answers,news.answers
  8. Subject: Junk Mail FAQ
  9. Followup-To: alt.privacy
  10. Organization: Computer Professionals for Social Responsibility
  11. Approved: news-answers-request@MIT.Edu
  12. Keywords: Junk Mail, privacy
  13. Reply-To: hibbert@netcom.com
  14. Originator: faqserv@penguin-lust.MIT.EDU
  15. Date: 14 May 2004 09:06:42 GMT
  16. Lines: 411
  17. NNTP-Posting-Host: penguin-lust.mit.edu
  18. X-Trace: 1084525602 senator-bedfellow.mit.edu 574 18.181.0.29
  19. Xref: senator-bedfellow.mit.edu alt.privacy:158464 misc.consumers:366658 alt.answers:72866 misc.answers:17280 news.answers:271230
  20.  
  21. Archive-name: privacy/junk-mail
  22. Last-modified: August 29, 1998
  23. Last-modification: updated many addresses
  24. URL: http://www.cpsr.org/cpsr/privacy/junkmail.html
  25.  
  26. -----BEGIN PGP SIGNED MESSAGE-----
  27.  
  28.           How to Get Less Junk Mail
  29.  
  30. Are you getting unsolicited mail that's more trouble than it's worth?  Here
  31. are some things you can do that will give you more control of what comes into
  32. your home.  I don't know of anything you can do that will stop the influx
  33. immediately, short of moving and not telling anyone (including creditors,
  34. employer, insurers, old friends, and especially the Post Office).  If you're
  35. willing to start slow and spend some time on it, you can slowly cut down the
  36. amount of junk mail you get.
  37.  
  38. Contents
  39.     Introduction
  40.     Some simple actions that may help a lot
  41.     Handling companies that sell lists
  42.     How Companies Get Your Address
  43.     How to track the spread of your name    
  44.     Asking to be removed from a list
  45.     Actions that won't help
  46.  
  47.     Questions and Answers
  48. Q1.  How do I contact the big companies that sell lists?
  49. Q2.  Who else can I get to help me stop the junk mail?
  50. Q3.  How do I stop the loose unaddressed flyers I get twice a week?
  51.  
  52.      Dealing with specific types of organizations
  53.   mail-order catalogues 
  54.   Memberships in organizations
  55.   phone book listing
  56.   warranties/product registration cards
  57.   800/900 number services
  58.   contests (You may already be a winner!)
  59.   credit cards
  60.   Change of Address notices
  61.  
  62.  
  63. The first thing to realize is that there are several different sources of
  64. junk mail, and there are different things you have to do for each of them.
  65. There are some broad-band tools you can use to stop a lot of junk mail at
  66. once, but these miss some important categories.  For the rest, until you
  67. figure out why you got a particular piece of mail, you can't take the action
  68. that will prevent its recurrence.  It's important to realize that some
  69. companies maintain their own lists, while other companies buy the lists they
  70. mail to.  In the first case, you have to talk to the company that is sending
  71. the mail, and in the second, you have to talk to whoever they bought your
  72. name from.
  73.  
  74.     Some simple actions that may help a lot
  75.  
  76. One approach attempts to stop all the unsolicited mail at once.  The good
  77. part of this approach is that it's not much work, the drawback is that you
  78. may stop receiving some mail that you wanted, but were only getting as a
  79. side-effect of something else.  There are several different organizations you
  80. can contact, including the Direct Marketing Association, an organization of
  81. direct mailers. [see Q1.]  and a few companies that charge a fee for
  82. individually contacting companies that are sending you mail.  [See Q2.]
  83.  
  84. Among the companies that have their own lists are local merchants who like to
  85. send out periodic reminders, and the national firms that send out twice
  86. weekly piles of advertising to all postal patrons, The two big companies in
  87. this latter business are ADVO ("Mailbox Values") and Harte Hanks
  88. ("Potpourri").  [See Q3 for how to deal with these two.]  You won't be able
  89. to tell which pieces are coming from mailers who have you directly on their
  90. lists until you've reduced your junk mail to a level that makes it worthwhile
  91. to individually call the sources of the mail you get.
  92.  
  93.  
  94.     Companies that sell lists
  95.  
  96. Dealing with re-sold lists is a long process.  You have to find out who's
  97. selling your name, and ask them to stop.  There are two possible approaches
  98. to tracking down the companies that are selling your name.  You can either
  99. ask the companies that are sending you the mail, or you can track the spread
  100. of your name and address.
  101.  
  102. If you're not getting much junk mail, you can easily call the companies that
  103. sent you something and ask where they got your name.  As long as you're
  104. polite, the people in the direct mail department are quite willing to tell
  105. you this.  Often they will tell you the names of the two or three places from
  106. whom they bought lists in the last month, and you can figure out which one
  107. knows about you.  Other times if you read them the codes on the mailing
  108. label, they can tell you exactly who it was.
  109.  
  110. You can also head off the problem entirely by always telling organizations
  111. which you deal with through the mail that you don't want them selling your
  112. name.  You can do this with a note when you order something or send your
  113. dues, or you can send them a separate note or call their national office on
  114. the phone.
  115.  
  116.     How Companies Get Your Address
  117.  
  118. Companies compile addresses for their direct marketing lists in a number of
  119. subtle ways, based on innocuous actions you may be taking without realizing
  120. the effects.  The most common ways are simply by buying lists from catalog
  121. sales companies and magazing subscription lists.  This is an important source
  122. of income to many magazine publishers, and mail-order sales companies.
  123.  
  124. Another big one is the use of the mail-in warranty registration cards.  In
  125. most states, it is illegal to require you to send in the registration in
  126. order to be covered by the warranty.  The companies provide the cards in
  127. order to collect names of interested consumers.  To be fair, many companies
  128. do offer benefits for sending in the cards that may be worth the chance of
  129. additional junk mail.  The toll-free complaint lines provided with consumer
  130. products are also harvested for the addresses of interested customers to
  131. advertise to.
  132.  
  133. It's important to realize that any time you dial a toll-free number, the
  134. company you called automatically receives access to your phone number.  With
  135. the advant of caller ID, many companies can get your number even if you are
  136. paying for the call.  In most locations, there are ways to permanently or
  137. temporarily disable caller ID so the called party doesn't learn your number.
  138. Businesses that deal with consumers can easily get reverse-lookup directories
  139. to get your address (and usually your name) from your phone number.
  140.  
  141. In most states, the Motor Vehicle Department sells address lists.  These are
  142. particularly valuable, since they contain the addresses of nearly all adults
  143. in a state.
  144.  
  145. Most companies you pay bills to--credit card companies, department stores,
  146. phone companies, etc.--also sell address lists.
  147.  
  148.        How to track the spread of your name
  149.  
  150. If you're getting a fair amount of junk mail, it's probably easier to start
  151. by adding markers to the address used by correspondents you want to continue
  152. to receive mail from.  A simple trick you can use is to modify your name in
  153. some way that you keep track of.  When you receive something unsolicited in
  154. the mail, you check your list and see where they got your address.
  155.  
  156. I use different middle initials with different organizations, but you could
  157. also change how you spell your first or last name, or add an apartment number
  158. to your address (or add a superfluous letter to your already-numbered
  159. apartment).  If you are dealing with a professional organization, you might
  160. add a title, or a department name.
  161.  
  162.  
  163.     Asking to be removed from a list
  164.  
  165. Once you've identified a particular company and want them to remove you from
  166. their list, (either the one they mail to directly, or the one they sell)
  167. there are a few common steps to take.  Start by calling customer service and
  168. tell them you want to stop getting mail.  Then follow up by keeping track of
  169. mail you get from them, or mail addressed to the name you only use with them.
  170.  
  171. When you call again in a few weeks or a month (depending on how long they
  172. said it would take), you want to be able to tell them what in particular you
  173. received, and when, so they can figure out which list they missed the first
  174. time.  In all cases, be polite, don't refer to "junk mail" unless the clerk
  175. wants to know why you care, and be persistent.  If the person you are talking
  176. to doesn't know what to do, ask to speak to their supervisor, and be willing
  177. to patiently explain your predicament again.
  178.  
  179.  
  180.     Tactics that won't help
  181.  
  182. I assume that your objective is to receive less mail.  You might also be
  183. interested in encouraging mailers to send junk mail less often.  The
  184. following are tactics that won't succeed at either of these goals, but (if
  185. you're vindictive) might make you feel better.
  186.  
  187. Using Business Reply Envelopes to complain will usually not get the attention
  188. of the mailing company.  If you attach them to a brick or overfill the
  189. envelope, the post office will discard them.  If you send them back empty, or
  190. with a complaint about the catalogue you didn't want, they'll be discarded by
  191. the people who open the envelopes.  The mail is usually opened by people who
  192. only get paid for actual orders they pass on to the company, so they don't
  193. often bother to relay complaints or count the number of replies that didn't
  194. contain orders.
  195.  
  196. Your use of the BRE will cost them money, but they'll never notice it, so
  197. this won't cause them to change the way they do business.  (Unless the number
  198. of people sending empty BRE's becomes a substantial fraction of the number
  199. sending orders.  This might lower the effectiveness enough that they'd stop
  200. doing mail order.  Not likely.)
  201.  
  202. If you want the company to pay attention, get in touch with their customer
  203. service people.  Most of the time, the company never even saw your name, so
  204. they can't do much to keep you from getting future ads.  They buy lists from
  205. other companies, and those other companies are the ones you need to get in
  206. touch with.  They might be interested if you were offended by their ad, but
  207. otherwise they'll just point out that many people order merchandise from them
  208. in response to the mailing.  If you want to stop getting the mail, find out
  209. who they buy names from, and get those people to stop selling your name.
  210.  
  211.  
  212.  
  213. Q1.  How do I contact the big companies that sell lists?
  214.  
  215. A1.  The best place to start is the Direct Marketing Association.  Their
  216. member organizations are some of the direct mailers who send the stuff.
  217. They apparently don't accept phone calls any more.  Their mailing address is
  218.  
  219.   Direct Marketing Association
  220.   Mail Preference Service 
  221.   PO Box 9008
  222.   Farmingdale NY 11735
  223.  
  224. They also have a telemarketing suppression file, which you should also
  225. request explicitly.
  226.  
  227.   Direct Marketing Association
  228.   Telemarketing Suppression File
  229.   PO Box 9014
  230.   Farmingdale NY 11735-9014
  231.  
  232. Other big list resellers include:
  233.  
  234.         Metromail Corp.
  235.         List Maintenance
  236.         901 W. Bond
  237.         Lincoln, NE 68521 
  238.  
  239.         Database America
  240.         Compilation Department
  241.         100 Paragon Drive
  242.         Montvale, NJ 07645-0419
  243.  
  244.         Dunn & Bradstreet
  245.         Customer Service
  246.         899 Eaton Avenue
  247.         Bethlehem, PA 18025
  248.  
  249.  
  250. Q2.  Who else can help me stop getting junk mail?
  251.  
  252. A2.  This list changes so often, I'm only keeping it on-line.  Please take a
  253.      look at http://www.cpsr.org/dox/program/privacy/junkmail.html#Q2
  254.  
  255. Q3.  How do I stop the loose unaddressed flyers I get twice a week?
  256.  
  257. A3.  There are two different companies: ADVO ("Mailbox Values") and Harte
  258. Hanks ("Potpourri") that send these out in different areas around the US. The
  259. advertising is sent as a "supplement" to an address card which has the
  260. postage-paid notice on it.
  261.  
  262. These bundles are sent to every address in the affected areas, and it takes
  263. two separate actions to stop it.  First you have to get ADVO or Hart Hanks to
  264. stop printing the address card, and only then can you get your mail carrier
  265. to stop delivering the advertising.
  266.  
  267. Both ADVO and Harte Hanks have local offices scattered around the country,
  268. and the best way to get off their list is to talk to the local office.  The
  269. cards usually have the local phone number on them, or at least an address
  270. (call directory assistance.)  Ask for the circulation department, and call
  271. back in a week to check that they really did remove your address.  Be
  272. prepared to wait 8 weeks for the mail to stop.  They'll occasionally
  273. "accidentally" send out another card, but it's easier to stop them the second
  274. time.
  275.  
  276. Your postal carrier "knows" that everyone on the route is supposed to get
  277. one, so she'll keep delivering them even if it looks like the address card is
  278. lost.  It's against the law for them to deliver unaddressed mail, so it only
  279. takes a phone call to the supervisor at the local post office to convince the
  280. carrier to stop.  There will occasionally be a mistake after that (when
  281. there's a substitute or new carrier) but it doesn't take very many calls to
  282. convince the supervisor you really mean it.
  283.  
  284. There's no need to threaten lawsuits or anything, just tell them you received
  285. unaddressed mail.  With ADVO and Potpourri, you may have to point out that
  286. you found out how to get off the lists before they understand, but the postal
  287. supervisors do know what the law says.
  288.  
  289. In many rural areas, ADVO uses "rural route" addressing, which means
  290. that they don't put individual addresses on the cover cards.  (When I
  291. talked to them, they claimed they were in the process of converting
  292. all their areas to individual addresses, but it may take a while.)  If
  293. your card comes addressed just to "rural route #1", you can still get
  294. the post office to stop delivering to you, but it's more work.
  295. Instead of getting ADVO to stop generating an address card for you,
  296. you have to get them to tell the post office that they no longer want
  297. you to get one of their packets.  Once you've gotten ADVO to tell the
  298. post office, you can start bugging the carrier to stop delivering your
  299. copy.  It's more work than when they use individual addresses, but
  300. several people have told me that this process works.
  301.  
  302.  
  303.     Dealing with specific types of organizations
  304.  
  305. Here's a list of some of the kinds of organizations that direct marketers buy
  306. names from and what you can do about each.
  307.  
  308.   Mail-Order Catalogues
  309. Use a distinct address with each catalogue you order from.  Your name will
  310. occasionally be sold to someone you don't want to hear from, and you have to
  311. know where they got your name to make it stop.  When you find that a
  312. catalogue resells your name to places you don't like, ask them to add your
  313. name to their suppression list.  Most don't have any trouble with this
  314. request.
  315.  
  316. One thing to be careful about: many will "correct" your name and address from
  317. your checks, so you have to continually make sure that they're using the
  318. name/address you chose for them.  I have my checks printed without name or
  319. address so I can choose what each organization sees.  You're always supposed
  320. to write down the account number anyway.
  321.  
  322.   Memberships In Organizations
  323.      (charitable, political, religious, professional, etc.)
  324. Just like mail-order catalogues; use a distinct address for each.  Many will
  325. sell your name without warning.
  326.  
  327.   Phone Book Listing
  328. Many organizations build their address lists from telephone directories.  In
  329. addition, these lists can be cross-matched with others and occasionally
  330. they'll make inferences based on your listing.  (sex from first name,
  331. ethnicity from last name, profession from title, etc.)  You can get an
  332. unlisted number, but there are directories that include those listings, they
  333. just cost more.  A cheaper way to have an unlisted number is to pick a fake
  334. name for the directory.  Any phone calls or mail for that name you can be
  335. sure are junk.
  336.  
  337. You can also ask the phone company to list your name and number without your
  338. address if you think that will be sufficient for your friends to find you.
  339. (If you have a common name, or live in a large metropolitan area, your name
  340. alone may not be enough.)  Some companies will still pay for the more
  341. expensive directories that give even unlisted addresses, but this may reduce
  342. the incidence of junk mail.
  343.  
  344.   Warranties/Product Registration Cards
  345. You are seldom required to send in registration cards in order to be covered
  346. by a warranty.  Most of these cards are send to the National Demographics and
  347. Lifestyles Company which compiles direct mail lists of people based on the
  348. life-style, family income, and buying habits that people describe on the
  349. cards.  Write to them at:
  350.  
  351.             National Demographics and Lifestyles Company
  352.             List Order Department
  353.             1621 18th St.
  354.             Suite 300
  355.             Denver, CO 80202
  356.  
  357.   800/900 Number Services
  358. 800 and 900 number services can easily find out your name and address when
  359. you call (they use reverse directories indexed by your phone number.)  Many
  360. of them compile and sell lists of people who are interested in their product
  361. or watch their TV show.  Make your 800-number phone calls during a break at
  362. work.  Don't call 900-number services unless you don't mind your name
  363. appearing on lists of people who use the particular service.
  364.  
  365.   Contests (You May Already Be A Winner!)
  366. There Ain't No Such Thing As A Free Lunch!  There are some real contests that
  367. give out real money, but not many, and the odds are never very good.  Many
  368. things advertised as contests these days are just fishing expeditions for
  369. names to add to mailing lists.  Others are serious fraud.  Never give out
  370. credit card numbers over the phone unless you're positive the company you're
  371. calling is reputable.
  372.  
  373.   Credit Cards
  374. Some credit card companies sell lists of customers to direct mailers.  They
  375. know a lot about your lifestyle: what you buy, where you travel, and how much
  376. you spend.  Banks don't seem to use the same information from your checks, so
  377. if you're looking for a little more privacy...
  378.  
  379.   Birth Certificates, Marriage Licenses, Property Records
  380. You can't do much about these except use a variant spelling and track down
  381. each use of the name.  Most of the list compilers are willing to drop your
  382. name if you ask.
  383.  
  384.   Credit Bureaus
  385. The major credit bureaus sell lists based on their databases.
  386. You can contact them at their websites (try the obvious name) or:
  387.  
  388.             Trans Union
  389.             555 W. Adams St.
  390.             8th Floor
  391.             Chicago, IL 60661
  392.             800-888-4213
  393.  
  394.             Experian (TRW)
  395.             POB 949
  396.             Allen TX 75002
  397.             888-397-3742
  398.  
  399.             Equifax Credit Information Services
  400.             PO Box 740256
  401.             Atlanta GA 30374
  402.             800-685-1111
  403.  
  404. The three companies operate shared phone numbers that allow you to ask not to
  405. get pre-approved credit cards.  You can call (800)353-0809 or (888)567-8888.
  406.  
  407.  
  408.   Change of Address notices
  409.  
  410. The post office sells the names and addresses from its Change of Address
  411. cards.  They even encourage bulk mailers to use the data so there will be
  412. fewer miss-addressed letters.  If you're having trouble dealing with the junk
  413. and want to stop getting it, contact all your correspondents individually and
  414. don't fill out the Post office's form.
  415.  
  416. - ---
  417. Chris Hibbert                 protecting privacy in the computer age is 
  418. hibbert@netcom.com            like trying to change a tire on a moving car.
  419. http://www.aimnet.com/~hibbert/home.html                --Colin Bennett
  420. PGP fingerprint = 1C 3B 30 DF 75 B2 18 F1 22 EF 11 18 0D 8A 3D A3
  421.  
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  423. Version: 2.6
  424.  
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  428. vAxxXXuJIfQ=
  429. =qP+G
  430. -----END PGP SIGNATURE-----
  431.  
  432.