home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Simtel MSDOS - Coast to Coast / simteldosarchivecoasttocoast2.iso / teaching / gradebok.zip / GRADES.DOC next >
Text File  |  1987-11-13  |  11KB  |  232 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.     TEACHER'S AIDE: A Gradebook Program                         Version 1.2 
  8.     Shareware from Blaine Technologies                          Nov. 1987 
  9.     =======================================================================                   
  10.  
  11.  
  12.  
  13.     Philosophy:
  14.         It may seem unconventional to begin instructions for a gradebook 
  15.     program with a discussion of philosophy, but it is a good starting place 
  16.     nonetheless. Every instructor, every school has its own grading 
  17.     theories and for the most part, they are as different as they are alike. 
  18.         There is a philosophy behind Teacher's Aide as well. How 
  19.     satisfactorily the program works for you will depend on how closely your 
  20.     philosophy matches. Teacher's Aide was written with the view that a 
  21.     gradebook program should be simple and quick, that it should not be an 
  22.     accounting nightmare and that its functions should be obvious. 
  23.         What Teacher's Aide, will NOT do is provide bell-shaped curves, 
  24.     complex matrix plots, or intensive test weighting. What Teacher's Aide 
  25.     WILL do is provide maximum flexibility for grades, along with easy use 
  26.     and rapid grade entry. After the first time set-up all additional 
  27.     entries can be made from the numeric keypad. 
  28.         If you want a complex gradebook program with fancy charts, Teacher's 
  29.     Aide is not for you. If however, you want to spend your time doing more 
  30.     important things than figuring grades, Teacher's Aide can trim hours 
  31.     from that tedious drudgery. 
  32.         
  33.  
  34.  
  35.     Beginning
  36.         To start Teacher's Aide, you'll need the program disk plus as many 
  37.     blank formatted disks as you have classes or subjects. If you need 
  38.     directions on how to format a disk, please see your DOS manual. The 
  39.     blank disks will become your data disks. While more than one class may 
  40.     be kept on a data disk (especially through the use of subdirectories) we 
  41.     do not recommend this. If you have all your grades on one disk and it 
  42.     crashes, you stand to lose a considerable amount of work. A single class 
  43.     (subject) is much easier to recreate if misfortune strikes. 
  44.         Each grade stored on disk requires approximately 11 bytes. Thus a 
  45.     360K disk will handle around 34,000 grades. This should be enough for 
  46.     most applications. Teacher's Aide has a limit of 38 students per class, 
  47.     so each student could have approximately 850 grades. Under normal 
  48.     circumstances, we do not envision either limit presenting a problem. 
  49.         On request, Blaine Technologies will customize Teacher's Aide to 
  50.     handle larger class sizes if necessary.
  51.     
  52.     
  53.         
  54.         
  55.    Getting Started 
  56.         Teacher's Aide was developed under DOS 3.2 and should run earlier 
  57.     versions with no problems. It requires one disk drive and 128K of 
  58.     memory. Teacher's Aide does not support a hard drive. 
  59.         From the A> prompt, insert your program disk and type GRADES. The 
  60.     program will load and prompt you to insert your data disk. Remove the 
  61.     program disk and insert your data disk. If this is a new data disk, 
  62.     Teacher's Aide will ask you for the class name and number of students. 
  63.     If Teacher's Aide has seen this data disk before, it will tell you the 
  64.     class name and size. 
  65.         At that point, the following menu will appear: 
  66.         
  67.         
  68.                              Teacher's Aide 
  69.                            A Gradebook Program 
  70.                               Version 1.1 
  71.                          ======================= 
  72.                          Class is: English 2 
  73.                          No. of students is: 24
  74.                          ======================= 
  75.                          
  76.                          1. Enter grades 
  77.                          2. Summarize grades 
  78.                          3. Print grades 
  79.                          4. First time set-up  
  80.                          5. Change class 
  81.                          6. Exit 
  82.                          
  83.                         Which? 
  84.         
  85.         (Obviously, the class name would be what you have entered along with 
  86.     the number of students.) If this is a new data disk (or the first time 
  87.     you use the program) you should type 4 to begin the first-time set up. 
  88.     Even though the program attempts to prevent such an error from 
  89.     happening, given the right circumstances, it may be feasible to crash 
  90.     the program by attempting to enter, summarize or print grades without a 
  91.     prepared data disk.                
  92.         
  93.     First time set up 
  94.         You need to set up every data disk. After selecting 4 from the main 
  95.     menu, the computer will ask you to enter student names one at a time. 
  96.     Students can be entered in any sequence, although we'd suggest 
  97.     alphabetical order. The order in which you enter the student names is 
  98.     the sequence the program will use. 
  99.         The program already knows how many students you have and will prompt 
  100.     you the appropriate number of times.
  101.         Should you make a mistake entering a name, all is not lost. Errors 
  102.     can be corrected from the DOS prompt. (More on this later in the 
  103.     Correcting Errors section.)
  104.     
  105.  
  106.     Enter grades
  107.         Teacher's Aide calculates grade averages by keeping a master total. 
  108.     When you select Enter grades, the program will ask for the Master grade. 
  109.     In many cases, this will be 100, but it does not need to be so. Many 
  110.     teachers weight tests by simply assigning them different point totals. 
  111.     Thus a quiz may be worth 10 points, a lab assignment worth 50 points, a 
  112.     test worth 100 points and a final worth 200 points. Teacher's Aide 
  113.     allows you to select whatever Master score you wish. 
  114.         Teacher's Aide calculates a student's average by adding all the 
  115.     Master grades, next adding the student's grades and dividing to find the 
  116.     percentage. One note: All rounding is downwards. Thus, 86.78 becomes 86. 
  117.         After you enter the Master grade, Teacher's Aide will prompt you in 
  118.     turn for each student's score. Again, the student sequence will be the 
  119.     same as the First time set up sequence. 
  120.         If you accidentally enter zero or hit return before entering a 
  121.     grade, Teacher's Aide will tell you the grade is zero and ask if that's 
  122.     what you intended. Type Y if you meant it, any other key if not.
  123.         Since Teacher's Aide uses a master total, it is unforgiving of 
  124.     missed tests. You have one of two choices: Either enter an average grade 
  125.     for the student or enter zero for missing the test. You can change this 
  126.     score, or any other score later. (See Correcting Errors section). 
  127.     
  128.         
  129.             
  130.     Summarize grades/
  131.     Print grades
  132.         These work identically except Summarize grades displays the results 
  133.     on the screen while Print grades sends the results to the printer. The 
  134.     program will give you a couple of seconds to turn the printer on and 
  135.     then remind you if you have not done so.  
  136.         In both cases, the program will list the student's grades across 
  137.     along with a notation such as:
  138.         100 100 72 72 
  139.         Sue Student average is: 86 
  140.  
  141.  
  142.  
  143.     Change Class
  144.         The change class option allows you to switch data disks without 
  145.     having to restart the program. This is convenient if you want to enter 
  146.     grades for a number of different classes in one session.  
  147.         
  148.     
  149.         
  150.     Exit 
  151.         This returns you to the DOS prompt. 
  152.    
  153.    Correcting errors
  154.         Grades are stored on the data disk as a regular text file. Thus, it 
  155.     is easy to change or alter the results of any individual file, even if 
  156.     you know nothing about DOS commands.
  157.         With the data disk in drive A, from the prompt type dir for a 
  158.     directory of the disk. The student files are S1 through S40 (or S(x) 
  159.     where x is the number of students you have.)
  160.     
  161.          To see a particular file enter TYPE Sx from the prompt and press 
  162.     enter. Thus: 
  163.         
  164.         A>type S4
  165.         
  166.          This would return the contents of the file S4 which might look like 
  167.     this: 
  168.         
  169.         "Betty Jones"
  170.         100
  171.         78
  172.         89
  173.         94
  174.         10
  175.         10
  176.         100
  177.         
  178.         Let's assume we wish to change the "94" grade to a "97". After you 
  179.     have typed the file, all that's necessary is to correct it and rewrite 
  180.     it to the disk. Thus the commands would be:
  181.         
  182.         A> copy con S4 (or whatever the actual file name is)
  183.         "Betty Jones"
  184.         100
  185.         78
  186.         89
  187.         97
  188.         10
  189.         10
  190.         100
  191.         <Control Z> ENTER
  192.         
  193.         The command copy "copy con S4" tells the computer to copy from the 
  194.     console (keyboard) the new file S4. Be sure to enter the quote marks 
  195.     around the name and each grade should be followed by an ENTER to put it 
  196.     on a separate line. When you are done entering grades, push the control 
  197.     key and the Z key at the same time and then press enter. (A Control-Z 
  198.     may also be generated by pushing the F6 key.) This will cause the new 
  199.     file to be written to the disk. Your DOS manual should have further 
  200.     examples of this technique should you have questions.  
  201.     
  202.     
  203.     Shareware 
  204.         Teacher's Aide is a shareware program. That means if you find it of 
  205.     use, you should become a registered user. To register, send $20 to Eric 
  206.     Anderson, P.O. Box 871, Newark, Ohio 43055. Registered users who send 
  207.     $30 will automatically receive the next update of the program. 
  208.         Shareware is an exciting concept in software distribution. It allows 
  209.     users the opportunity to try a program before buying it while helping 
  210.     keep the distribution and marketing costs low. Please support the 
  211.     shareware concept and help keep software prices down. Become a 
  212.     registered user.
  213.         You are encouraged to share this program with others, provided a 
  214.     copy of this documentation file accompanies the disk. 
  215.         
  216.     History
  217.         Teacher's Aide was originally developed for Atari 8-bit computers, 
  218.     but was completely rewritten for MS-DOS machines using Turbo Basic, a 
  219.     product of Borland Corp. 
  220.         Suggestions for future features, modifications, etc. are welcomed.
  221.         
  222.     Documentation and program are Copyright 1987 by Blaine Technologies
  223.         
  224.          
  225.          
  226.             
  227.           
  228.          
  229.         
  230.        
  231.  
  232.