home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 24 / CD_ASCQ_24_0995.iso / vrac / pcfd71.zip / PCFD71.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-07-09  |  14KB  |  316 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                      
  26.                             PC-FOOD II version 7.1
  27.                                
  28.                                 July 9, 1995
  29.  
  30.                           Professional Food Costing
  31.  
  32.                                  User's Guide
  33.                                    
  34.  
  35.                                                                      Page 2
  36.                                Acknowledgements     
  37.                                
  38. IBM, IBM-AT, IBM 286 AND PC-DOS are trademarks of the International Business 
  39. Machines Corporation.
  40.  
  41. MS-DOS and Microsoft Windows are trademarks of Microsoft Corporation.
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                               LIMITED WARRANTY
  46.  
  47. THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE PROVIDED FOR EVALUATION ONLY, ON AN "AS IS"
  48. BASIS.  SCHRECK SOFTWARE DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THIS
  49. SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO ANY
  50. IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR
  51. PURPOSE. NEITHER SCHRECK SOFTWARE NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED
  52. IN THE CREATION, PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE
  53. FOR ANY SPECIAL, INDIRECT, CONSEQUENTIAL, INCIDENTAL OR OTHER DAMAGES
  54. ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE, EVEN IF SCHRECK
  55. SOFTWARE HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.
  56. THE PERSON USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK AS TO THE RESULTS, QUALITY
  57. AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.  THE USER IS SOLELY RESPONSIBLE FOR
  58. TESTING THE SOFTWARE WITH HIS/HER DATA FOR REASONABLENESS AND ACCURACY OF
  59. RESULT.  IN NO EVENT SHALL SCHRECK SOFTWARES' LIABILITY EVER EXCEED ANY
  60. PRICE PAID, DIRECTLY TO SCHRECK SOFTWARE, FOR THE LICENSE TO USE THE
  61. SOFTWARE, REGARDLESS OF THE FORM OF THE CLAIM.  YOU MAY HAVE OTHER RIGHTS
  62. WHICH VARY FROM STATE TO STATE.
  63.  
  64. This agreement shall be governed by the laws of the State of Minnesota
  65. and shall inure to the benefit of SCHRECK SOFTWARE and any successors,
  66. administrators, heirs and assigns. Any action or proceeding brought by
  67. either party against the other arising out of or related to this
  68. agreement shall be brought only in a STATE or FEDERAL COURT of competent
  69. jurisdiction located in Washington County, Minnesota. The parties hereby
  70. consent to in personam jurisdiction of said courts. If any provision of
  71. this agreement is found void, invalid or unenforceable, it will not
  72. affect the validity of the balance of the agreement.
  73.  
  74.  
  75.                                                                      Page 3
  76.  
  77.                          30 DAY EVALUATION LICENSE
  78.  
  79. Use of this product (PC-FOOD II software) constitues your acceptance of
  80. these terms and conditions and your agreement to abide by them.
  81.  
  82. PC-FOOD II is NOT a public domain program.  It is copyrighted by
  83. LEE SCHRECK.  This software and accompanying documentation are
  84. protected by United States copyright law and also by international
  85. treaty provisions.
  86.  
  87. SCHRECK SOFTWARE grants you a limited license to use this software
  88. for evaluation purposes for a period not to exceed thirty days.  If you
  89. continue using this software after the thirty-day evaluation period,
  90. you MUST make the registration payment to SCHRECK SOFTWARE.
  91.  
  92. You may not use, copy, rent, lease, sell, modify, decompile,
  93. disassemble, otherwise reverse engineer, or transfer this evaluation
  94. program except as provided in this agreement.  Any such unauthorized
  95. use shall result in immediate and automatic termination of this license.
  96. All rights not expressly granted here are reserved to SCHRECK SOFTWARE.
  97.  
  98. ASP MEMBER BBS SYSTEMS may distribute this shareware version of 
  99. PC-FOOD II, completely unaltered, without further permission.  For other 
  100. distribution you must consult the data record in the VENDINFO.DIZ file, which 
  101. is hereby incorporated by reference.  Any distribution satisfying all the 
  102. distribution requirements expressed in that data record is hereby authorized.
  103.  
  104. Permission to distribute the PC-FOOD II package is not transferable,
  105. assignable, saleable, or franchisable.  Each vendor wishing to distribute
  106. the package must independently satisfy the terms of this limited
  107. distribution license.
  108.  
  109. U.S. Government Information:  Use, duplication, or disclosure by the
  110. U.S. Government of the computer software and documentation in this
  111. package shall be subject to the restricted rights applicable to
  112. commercial computer software as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of
  113. the Rights in Technical Data and Computer Software clause at
  114. 252.227-7013 (DFARS 52.227-7013).  The Contractor/manufacturer is
  115. SCHRECK SOFTWARE, 1420 Interlachen Circle, Woodbury MN  55125
  116.  
  117. SCHRECK SOFTWARE may revoke any permissions granted here, by notifying
  118. you in writing.  All rights not expressly granted here are reserved to
  119. SCHRECK SOFTWARE.
  120.  
  121.  
  122.                                                                      Page 4
  123.                                PROGRAM OVERVIEW
  124.  
  125. PC-FOOD II was developed as an easy to use alternative to high priced, complex
  126. sytems.  If you hate the learning curve of most software packages, you will
  127. love PC-FOOD II.  
  128.  
  129. With PC-FOOD II you will no longer manually calculate food cost each time
  130. ingredient costs change.  Just compare invoice prices with the ingredient
  131. listing in PC-FOOD II, edit any prices that have changed, and PC-FOOD II will
  132. instantly update all calculations throughout!  PC-FOOD II is very easy to use!
  133.  
  134. In addition to calculating food cost (materials cost), PC-FOOD II will also 
  135. maintain two required selling prices for each menu item.  One selling price
  136. is based on a desired gross profit dollar amount, while the other is based
  137. on a desired gross profit percentage.  Gross profit is selling price minus 
  138. food cost.  The "price changes" feature of PC-FOOD II will alert you to items
  139. which are outside of your pricing specifications.  Review the listing and
  140. decide if the price should be updated.
  141.  
  142. Pricing is an "art" not a science.  PC-FOOD II is NOT an "expert" system
  143. capable of determining appropriate prices for you.  Don't forget competition 
  144. when pricing!  Also, remember that gross profit must cover all operating costs 
  145. and provide you with your desired profit.  Don't confuse gross profit with net 
  146. profit.
  147.  
  148. Another feature of PC-FOOD II is the Menu Mix function which will maintain an
  149. overall food cost, total revenue and total gross profit for one or more menu
  150. item "mixes."  Also included in PC-FOOD II is the ability to export all 
  151. ingredients to a file ready for import to your spreadsheet program.  With this
  152. feature you may develop your own ingredient reports, input forms, maintain
  153. inventory balances, etc.
  154.  
  155.  
  156.  
  157.                             CONTENTS OF DISKETTE
  158.  
  159. The PC-FOOD II diskette contains the following files (and possibly others):
  160.  
  161. PCFD71.EXE    the PC-FOOD II program
  162. INGRED.DAT    sample ingredient data file
  163. RECIPE.DAT    sample recipe data file
  164. MENU.DAT      sample menu item data file
  165. SETUP.DAT     report format settings
  166. SAMPLE.MMX    sample menu mix file
  167. PCFD71.ICO    icon file for use with WINDOWS installation
  168. FILE_ID.DIZ   information for bulletin board systems
  169. PCFD71.TXT    this user manual 
  170. VENDINFO.DIZ  complete information on distribution, licensing, etc.
  171.  
  172. The "DAT" and "MMX" files MUST BE CONSIDERED AN INSEPARABLE SET.  To begin 
  173. with all new data, delete the "DAT" files and any "MMX" files.  When you 
  174. back-up your data, ALWAYS keep the "DAT" and "MMX" files in one set.  Failure 
  175. to do so will cause unpredictable results!
  176.  
  177.                                                                      Page 5
  178.                    SYSTEM REQUIREMENTS AND PROGRAM CAPACITIES
  179.  
  180. MINIMUM REQUIREMENTS: IBM or compatible "286" (AT) or compatible computer
  181. with 640K RAM, one 720K or 1.44MM 3.5" floppy drive, hard drive and a printer.
  182.  
  183. PROGRAM CAPACITIES:  From the Main Menu, PC-FOOD II displays the minimum 
  184. number of additional items which may be added.  This is the sum of ingredients, 
  185. recipes, and menu items.  Please note that if an item is deleted, the counter 
  186. will not release the record.  Adding a new item after previously deleting an 
  187. item will likewise not reduce the counter.  Total capacity is approximately 
  188. 3,100 items (ingredients + recipes + menu items).
  189.  
  190. DISK SPACE:  The Main Menu displays available disk space.  Do not attempt
  191. to exceed available space!  Always leave a safety margin.  Unpredictable 
  192. results will occur if disk space is exceeded, including program crash.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.                                  INSTALLATION
  198.  
  199. The following instructions assume your hard drive is drive "C" and the
  200. distribution diskette is in floppy drive "A".
  201.  
  202. 1) Create a subdirectory on your hard drive:
  203.    
  204.    C:MD PCFOOD  <Enter>
  205.  
  206. 2) Copy all files from the diskette to the hard drive subdirectory:
  207.  
  208.    C:COPY A:*.* C:\PCFOOD  <Enter>   
  209.    
  210. 3) Installation in Microsoft WINDOWS (PC-FOOD II is a DOS program):
  211.   a) Complete steps 1 and 2 or use the WINDOWS file manager to do the same.
  212.   b) From the WINDOWS Program Manager, select File, New, Program Item.
  213.   c) Enter a description: PC-FOOD II
  214.   d) Enter a command line: C:\PCFOOD\PCFD71.EXE
  215.   e) Select Change Icon, OK, Browse, C:\PCFOOD\PCFD71.ICO, OK, OK, OK
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.                              STARTING PC-FOOD II
  221.  
  222. PC-FOOD II uses the computer's system clock in several functions.  If you have
  223. not set the clock, please do so.
  224.  
  225. Enter the following command from your new subdirectory to start PC-FOOD II:
  226.  
  227. C:\PCFOOD\PCFD71  <Enter>
  228.  
  229. To run PC-FOOD II in black and white, add /b to the end of the command.
  230.  
  231.                                                                      Page 6
  232.                          GENERAL PROGRAM OPERATION
  233.  
  234. Begin the definition process with ingredients, then recipes and finally menu
  235. items.  Recipes use ingredients and menu items may use both ingredients and
  236. recipes.  As you work with the program, you will see that it minimizes the 
  237. need to constantly go back to define new ingredients if they are defined 
  238. first.  Press F1 while the cursor is located in any input field to view
  239. specific help for that field.
  240.  
  241. Recipes are not generally served as a single unit but are instead used in 
  242. menu items.  Pizza, bread dough, sauces, cookies, hot dish, etc., could all
  243. be defined as recipes.  Menu items are the final products sold (or served) as
  244. a single unit.  A single bowl of soup, an individual cookie, a sandwich, 
  245. pizza, beverage, steak dinner, etc., are all menu item examples.  To cost 
  246. out an entire banquet, just define a menu mix file containing your selected 
  247. menu items in any quantity.
  248.  
  249.  
  250.  
  251. NOTE:
  252. On-line help is available at the press of the F1 key.  Data input fields also
  253. have help available by pressing F1 while the cursor is in a field.  Because
  254. most of the program's features are presented in help screens, that information 
  255. will not be presented again in this printed documentation.  You are encouraged
  256. to take a tour of PC-FOOD II and review the help screens before actually
  257. beginning to define your data.  Help screens do not exceed one page in length.
  258.  
  259.  
  260.  
  261. DON'T MISS THESE IMPORTANT POINTS:
  262. 1) The main menu help screen discusses moving around in PC-FOOD II.  Be sure
  263.    to try finding an ingredient, recipe or menu item by just pressing the key 
  264.    of the first character of the description.  Continue to press the key to 
  265.    scroll through the listing.
  266.  
  267. 2) When using a mouse, double click to select a list choice.  Single click
  268.    to select a button choice or to answer a (Y / N) question.
  269.  
  270. 3) When defining a menu item or recipe, input the description, save the 
  271.    record, insert the desired ingredients/recipes, then return to edit/define
  272.    the remaining fields by pressing F7=Edit.
  273.  
  274. 4) The location of the highlight bar determines the selections available for
  275.    printed reports in ingredients, recipes and menu items.
  276.  
  277. 5) When printing, the "lines per page" may be set for fewer lines than are 
  278.    available per page to add additional blank lines after a page number.  Do 
  279.    not set the "lines per page" to exceed your printer's normal lines per
  280.    page (normally 66 for a dot matrix and 60 for a laser).
  281.  
  282.                                                                      Page 7
  283.  
  284. 6) IF YOU INTEND TO EXPORT INGREDIENTS BY USING F8=FILE, DO NOT USE DOUBLE 
  285.    QUOTATIONS (") IN ANY INGREDIENT TEXT FIELD.  THE DOUBLE QUOTE CHARACTER 
  286.    SIGNALS THE END OF A TEXT FIELD FOR MANY PROGRAMS.  IMPORTING THE 
  287.    INGREDIENTS THAT CONTAIN DOUBLE QUOTES WITHIN A DESCRIPTION OR NOTE WILL 
  288.    MOST LIKELY CAUSE THE RECORD TO IMPORT INCORRECTLY TO YOUR SPREADSHEET 
  289.    PROGRAM.
  290.  
  291. 7) A numeric field that displays a preceeding "%" sign contains a value that
  292.    has overflowed the display.  The value may also be negative in adddition 
  293.    to being too large for the display.  Examine the item containing the 
  294.    overflow for reasonableness.  PC-FOOD II was designed for food costing, not
  295.    for space shuttle development.  The fields should allow for display if 
  296.    the values are reasonable.
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                               
  301.                             MESSAGE FROM THE ASP
  302.  
  303. This program is produced by a member of the Association of Shareware
  304. Professionals (ASP).  The ASP wants to make sure that the shareware principle
  305. works for you.  If you are unable to resolve a shareware-related problem
  306. with an ASP member by contacting the member directly, the ASP may be able to
  307. help.  The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an
  308. ASP member, but does not provide technical support for members' products.
  309. Please write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon MI 49442-9427, 
  310. or send a CompuServe message via CompuServe mail to ASP Ombudsman 70007,3536.  
  311. The OMB may also be contacted by FAX by sending to the ASP FAX number: 
  312. (616)788-2765.  When contacting the OMB, please include a telephone number 
  313. and/or FAX if available.
  314.  
  315.  
  316.