home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Phoenix CD 2.0 / Phoenix_CD.cdr / 02a / pcmenu.zip / PCMENU.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-03-13  |  11KB  |  295 lines
  1.                         "PCMENU - Version 1.15"
  2.                               PHONE CADDY
  3.                    Copyright 1985,86,87,88,89,90,91
  4.                           ALL RIGHTS RESERVED
  5.  
  6.                         Registration fee: $15.00
  7.  
  8. AUTHOR:                 Micro Data Assist
  9.                         2701-C, West 15th, #149
  10.                         Plano, Texas 75075
  11.                         (214) 736-3668
  12.  
  13. SYSTEM REQUIREMENTS:    IBM PC (or compatable)
  14.                         MS-DOS 2.0 (or greater)
  15.                         512 K free memory
  16.                         Monochrome (or color) monitor
  17.                         Hard disk (or 2 floppy disks)
  18.                         Printer (any dot matrix)
  19.  
  20. PCMENU: Phone Caddy is one of the easiest to use mail list managements
  21. systems available. In addition to the being able to maintain your name
  22. and address files and print labels (any size) other features are
  23. provided that make it a valuable tool for your office.  These features
  24. are:
  25.       1) Ability to code your address records for selective listings.
  26.       2) Ability to identify address record as being a business, or an
  27.          individual.
  28.       3) For business accounts you can identify the name of the person
  29.          to contact, for individuals you can setup the salutation for
  30.          letters.
  31.       4) Search by ID., last name, or first name, using only the first
  32.          few letters of the name.
  33.       5) Print any size of one  up  label (can also be used for
  34.          addressing continuous envelope forms), print any number of
  35.          return address labels.
  36.       6) Print  either of two sizes of ROLODEX cards, print new cards
  37.          only for address records that have been updated from a given
  38.          date.
  39.       7) Print addresses on standard office envelopes - just insert an
  40.          envelope into your printer, press a key, address is printed
  41.          and envelope is ejected making printer ready for next
  42.          envelope.
  43.       8) Print selective listings of addresses (or only names).
  44.       9) Build extract files (two  formats available) for  word
  45.          processing interfacing.
  46.      10) Setup  your  printer for compressed / normal print size, and
  47.          eight / six line per inch vertical form control.
  48.  
  49. This system is so simple to use that you will be entering names and
  50. addresses within a minute of setting up the system (setup itself will
  51. only take a couple of minutes).
  52.  
  53.  
  54. FEATURES:          Menu driven.
  55. --------           Mono or color.
  56.                    ESC - To terminate any action or menu
  57.                    F1 help on all input fields.
  58.                    F2 for name search while in maintenance
  59.                    Self installing.
  60.                    Can be personalized.
  61.                    Only one of a growing family of products
  62.  
  63.  
  64. LIST OF FILES:     PCMENU.EXE     Phone Caddy program.
  65. --------------     README.1ST     Instructions on installation.
  66.                    PCMENU.DOC     Documentation on how to use.
  67.  
  68. INSTALLATION:
  69. -------------
  70.  
  71. Follow the instructions outlined in the 'README.1ST' file.
  72.  
  73.  
  74. SYSTEM  INITIALIZATION:
  75. -----------------------
  76.  
  77. Make the directory that you loaded 'PCMENU.EXE' program module in your
  78. current directory.
  79.  
  80.                 Enter: PCMENU <return>
  81.  
  82. The first time that you load 'PCMENU.EXE' you are provided the
  83. opertunity to identify the disk drive your data files will reside on
  84. and to personalize you system.  You do this by entering your
  85. name/business name into the field for screen/report header (the system
  86. will center it for you).  Next you will be asked to enter the codes
  87. necessary to control your printer for both compressed/normal print and
  88. 6 or 8 vertical lines forms control.  You will need to look up these
  89. codes in your  printer user manual.  These codes are entered, in
  90. decimal value, one character at a time with each code group terminated
  91. with a blank entry.  For most printers the following codes will work:
  92.  
  93. Compress/normal print codes:
  94. ----------------------------
  95.         Compress print:    15 <return>
  96.                               <return>
  97.         Normal print..:    18 <return>
  98.                               <return>
  99.  
  100. Eight/six line vertical print codes:
  101. ------------------------------------
  102.         8 lines per in:    27 <return>
  103.                            48 <return>
  104.                               <return>
  105.         6 lines per in:    27 <return>
  106.                            50 <return>
  107.                               <return>
  108.  
  109. If you do not want to setup these codes at this time just press
  110. <return> for each request.  These codes can be setup later by use of
  111. the 'UTILITIES' sub function within 'PCMENU'.
  112.  
  113.  
  114. Upon completion of your system initialization a '*.MEM' file is
  115. created that contains your personalization and also signifies that
  116. your system has been initialized. You are now ready to use your
  117. system.
  118.  
  119.  
  120. SYSTEM NORMAL USE:
  121. ------------------
  122.  
  123. Make the directory that you loaded 'PCMENU.EXE' program module in your
  124. current directory.
  125.  
  126.                 Enter: PCMENU <return>
  127.  
  128. Select from the menu the function you wish to perform.
  129.  
  130. MAINTENANCE:
  131. ------------
  132. This set of functions allow you to search for specific address records
  133. by ID., first or last name, and to perform the maintenance functions
  134. of add new, change, and delete.
  135.  
  136. 'F2' Search routine: when you requestthis function you will be
  137. requested to enter that portion of the ID., or name, you wish to find
  138. a match on.  If you wish to start at the top of the file just press
  139. <return>, otherwise enter the ID number, or only as many characters of
  140. the name as you wish to search with.  The system will then locate
  141. those names that match (or follow) the search key.
  142.  
  143. a) If you  wish  the system to assign your id numbers just press the
  144. <return> key for  ID number.  If you enter an ID number you do not
  145. have to enter the leading zeros.
  146.  
  147. b) You  must identify the address record as being either a (B)usiness
  148. or for an (I)ndividual.  Individuals will have their last name
  149. isolated for sequencing by last name, businesses do not.  If you wish
  150. to terminate an add new request just press <return> for this field.
  151.  
  152. c) The  code field is optional and is provided so that you can group
  153. your addresses for special selection.
  154.  
  155. d) The 'PREFIX' field is for titles such as 'Mr., Mrs, The, etc' that
  156. are needed for the name line of the address and do not affect
  157. sequencing.
  158.  
  159. e) The name field should be filled just as you wish the name to be
  160. printed. The only exception to this is for names having 'Jr., Sr.,
  161. etc' appended to the end of the name. DO NOT SEPERATE THESE SUFIX'S
  162. FROM THE LAST NAME WITH A SPACE, USE A ',', OTHERWISE THEY WILL BE IN
  163. LAST NAME SEQUENCE BY 'Jr., etc'. (Example: John Adams,Jr.)
  164.  
  165. f) All other fields are optional.
  166.  
  167. LABELS:
  168. -------
  169. With this function you can address almost any size one-up label. You
  170. can select addresses by various sequences and ranges, or you can
  171. manually setup a label to be printed n number of times.  (If you wish
  172. to address envelopes using the continuous form envelopes use this
  173. function.) Remember that all measurements for label size and address
  174. positioning are affected by the compress/normal and 6/8 lines per inch
  175. print control features.
  176.  
  177.  
  178. ROLODEX CARDS:
  179. --------------
  180. With this function you can create rolodex cards from your address
  181. file. You have the same sequence and seletion capabilities as with
  182. label with the added feature of selection by last maintenance date.
  183. With this last feature you can easily maintain your card files.
  184.  
  185. ENVELOPES:
  186. ----------
  187. With this function you can print addresses directly on your standard
  188. office envelopes. (If you are using the continuous form envelopes use
  189. the label print routine.)  Just identify the sequence and selection
  190. range you wish to print envelopes for and start loading envelopes into
  191. your printer - one at a time. The system will pause for each envelope
  192. to allow you to set it up in your  printer and after printing will
  193. eject it so that you can load the next envelope. (Remember that your
  194. compress/normal and 6/8 line per inch printer control codes affect all
  195. positioning of your address on the envelopes.)
  196.  
  197. WORD PROCESSING INTERFACE:
  198. --------------------------
  199. With this function you can extract address information to be passed to
  200. your word processor.  You have the same sequence and selection
  201. capabilities as for labels. All information selected will be in the
  202. sequence shown on the screen. You have two formats to select in:
  203.               a) dBASE comma delimited, and
  204.               b) one field per line
  205. These two selection output formats are acceptable to most word
  206. processing  programs.
  207.  
  208. ADDRESS LISTINGS:
  209. -----------------
  210. With this function you can create listings of addresses in various
  211. formats. You have the save sequence and selection capabilities as for
  212. labels.
  213.  
  214. UTILITIES:
  215. ----------
  216. With set of functions you can rebuild your data file indexes, modify
  217. your personalization, and change your printer format control codes.
  218.  
  219.  
  220. FULL SCREEN NAVIGATION KEYS:
  221. ---------------------------
  222.  
  223. KEY                  PURPOSE
  224. ------------------------------------------------------------------------------
  225. Leftarow,            Character left. Does not move cursor to previous GET.
  226. Ctrl-S
  227.  
  228. Rightarrow,          Character right. At end of GET, cursor moves to next
  229. Ctrl-D               GET.
  230.  
  231. Ctrl-Leftarrow,      Word left.
  232. Ctrl-A
  233.  
  234. Ctrl-Rightarrow,     Word right.
  235. Ctrl-F
  236.  
  237. Uparrow,             Previous GET.
  238. Ctrl-E
  239.  
  240. Dnarrow,             Next GET.
  241. Ctrl-X,
  242. Return,
  243. Ctrl-M
  244.  
  245. Home                 Beginning of GET.
  246.  
  247. End                  Last character of GET.
  248.  
  249. Ctrl-Home            Beginning of first GET.
  250.  
  251. Ctrl-End             Beginning of last GET.
  252.  
  253.  
  254. FULL SCREEN EDITING KEYS:
  255. -------------------------
  256.  
  257. KEY                  PURPOSE
  258. ------------------------------------------------------------------------------
  259. Del,                 Delete character at cursor position.
  260. Ctrl-G
  261.  
  262. Backspace,           Destructive backspace.
  263. Ctrl-H
  264.  
  265. Ctrl-T               Delete word right.
  266.  
  267. Ctrl-Y               Delete from cursor position to end of GET.
  268.  
  269. Ctrl-U               Restore current GET to original value.
  270.  
  271.  
  272. FULL SCREEN ESCAPE KEYS:
  273. ------------------------
  274.  
  275. KEY                  PURPOSE
  276. ------------------------------------------------------------------------------
  277. Ctrl-W,              Terminate READ saving current GET.
  278. Ctrl-C,
  279. PgUp,
  280. PgDn
  281.  
  282. Return,              Terminate READ from last GET.
  283. Ctrl-M
  284.  
  285. Esc                  Terminate READ without saving current GET.
  286.  
  287.  
  288. FULL SCREEN MODE KEYS:
  289. ----------------------
  290.  
  291. KEY                  PURPOSE
  292. ------------------------------------------------------------------------------
  293. Ins,                 Toggle insert mode.
  294. Ctrl-V
  295.