home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Phoenix CD 2.0 / Phoenix_CD.cdr / 02a / pc_gl.zip / DOCS.ZIP / PC-GL.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-02-01  |  33KB  |  721 lines

  1.  
  2.  
  3.                               PC-GL
  4.                           Version 3.4
  5.                   Copyright 1989, Jerry Medlin
  6.  
  7.  
  8. PROGRAM DESCRIPTION
  9.  
  10.      PC-GL is a double entry accounting program which allows a
  11. small to medium size business to rapidly and accurately produce
  12. financial reports.  The program runs on a IBM PC or compatible
  13. computer with at least one disk drive, and requires at least
  14. 256k memory.
  15.  
  16.      PC-GL is a Shareware program.  You are encouraged to give
  17. copies to anyone who might use it.  If you use the program,
  18. please send $35 to:
  19.  
  20.               Jerry Medlin
  21.               1461 Sproul Avenue
  22.               Napa, Ca.  94559
  23.  
  24.      Your contribution entitles you to a copy of the latest
  25. version of the program and a telephone number for limited
  26. telephone assistance should you require it.  You also receive a
  27. program which allows you to customize some features of PC-GL.  A
  28. complete description of this customizing program is contained at
  29. the end of the manual.
  30.  
  31.      The system consist of two files.
  32.  
  33.      PC-GL.EXE - The compiled program written in Turbo
  34.      Pascal.
  35.  
  36.      PC-GL.COA - A standard chart of accounts to use or
  37.      modify for your purposes.
  38.  
  39.      To run the program, simply type "PC-GL".  If you want to
  40. specify a drive designation and path for your data, add the
  41. drive and path description after the program name.  i.e. type
  42. "PC-GL B:" to use the B drive for data files.  If you are going
  43. to use the standard chart of accounts, be sure the file PC-
  44. GL.COA is on the specified drive and subdirectory.
  45.  
  46.      Each time you run the program, a menu is displayed for
  47. operator selection:
  48.  
  49.               Enter or Change Chart of Accounts
  50.               Enter or Change Transactions
  51.               Print Chart of Accounts Listing
  52.               Print Transaction Listing
  53.               Print General Ledger
  54.               Print Income Statement
  55.               Print Balance Sheet
  56.               Print Account Summary Report
  57.               Year End Update
  58.               End of Processing
  59.  
  60.      Make a selection by using the up or down arrows to
  61. highlight the desired function, then press <return>.
  62.  
  63.      PC-GL allows a maximum of 800 items in the chart of
  64. accounts and 6000 transactions per accounting period.  With 256k
  65. of memory, the number of transactions is reduced to about 500
  66. per accounting period.  The number of additional transactions
  67. you can enter is printed at the bottom of the menu screen.  This
  68. number is limited by either disk space or memory available, and
  69. is subject to an absolute maximum of 6000 transactions.
  70.  
  71.      When inputting information, the plus <+> key has the same
  72. effect as the return or enter key.  The minus <-> key enters a
  73. negative number.  This makes using the numeric key pad even
  74. easier.
  75.  
  76.  
  77. THE PROCESSING CYCLE
  78.  
  79.      Usually accounting is done on a monthly cycle, but the PC-
  80. GL program allows you to use any length of accounting period.
  81. Checks and journal entries for the accounting period are entered
  82. using the second menu selection (Enter or Change Transactions).
  83. Debits are entered as positive <+> numbers and credits are
  84. entered as negative <-> numbers.
  85.  
  86.      When the transactions have been entered and checked you may
  87. begin printing reports.  Reports may be printed in any order and
  88. as often as desired.  Reports may be printed to the screen first
  89. to check their accuracy.  Should you discover a posting error
  90. after examining the reports, correct the error and rerun the
  91. reports.
  92.  
  93.      The only report that must be printed to the printer each
  94. period is the General Ledger Report.  If the General Ledger
  95. Report has not been printed to the printer (not just the
  96. screen), you are not allowed to end an accounting period and
  97. start another.  The General Ledger Report shows the opening
  98. balance for each account, all of the transactions posted to the
  99. account for the accounting period, followed by the closing
  100. balance for each account.  Once you start a new accounting
  101. period, the printed General Ledger Report is your only audit
  102. trail.  Starting a new accounting period without printing the
  103. general ledger would leave no trace of how an account arrived at
  104. its present balance.  Since organizations like the IRS want to
  105. know how you arrived at those numbers on your tax return, the
  106. General Ledger Report is required.  If it hasn't been printed
  107. the program never asks "Do you want to start a new accounting
  108. period?".
  109.  
  110.      To start a new accounting period, you must answer "Y" to
  111. the question "Do you want to start a new accounting period?".
  112. The question is asked immediately upon running PC-GL, if you
  113. printed the General Ledger Report during your last processing
  114. session.  If you answer with a "N", the latest transactions are
  115. loaded and you may add additional entries - continuing on with
  116. the old period.  If you answer "Y", the current period balances
  117. will be set to zero and the transactions for the previous period
  118. are saved for later review.  You may then begin entering
  119. transactions for the new period.
  120.  
  121.  
  122. DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  123.  
  124.      Double entry accounting requires the total of all debit <+>
  125. entries to be the same as the total of all credit <-> entries.
  126. It does not mean there must be a credit for every debit, only
  127. that all of the entries must add up to zero.  Each accounting
  128. period consist of a series of balanced entries with equal pluses
  129. and minuses.
  130.  
  131.      All of the checks written during a month are posted to the
  132. various expense accounts as debit <+> amounts.  Then the total
  133. of all of those checks is then posted to the CASH IN BANK
  134. account as a single credit <-> amount.  The net of all the
  135. transactions posted is therefore zero, making a balanced series
  136. of entries.  All income amounts are entered as credit <->
  137. amounts and a corresponding debit <+> entry is made to the Cash
  138. in Bank account or to Accounts Receivable.  The PC-GL program
  139. helps you when posting transactions, by displaying the balance
  140. of all transactions posted at the upper right of the screen.
  141. When all of the transactions for the accounting period have been
  142. posted, the balance displayed should be zero.
  143.  
  144.      If you are unfamiliar with double entry accounting, it is
  145. beyond the scope of this manual to completely cover the subject.
  146. However, all is not lost.  The PC-GL system can also be used as
  147. a simple single entry system.  Just enter all your expenses and
  148. income to the proper account, and run the system normally.
  149. Expenses are entered as positive <+> amounts and (this is
  150. important!) income amounts are entered as negative <-> amounts.
  151. To enter a negative amount, first enter the number then press
  152. the minus<-> sign.
  153.  
  154.  
  155. SETTING UP THE CHART OF ACCOUNTS
  156.  
  157.      A standard chart of accounts is provided with the program.
  158. Although any sequential numbering scheme will work with the
  159. general ledger program, the one provided is in common usage by
  160. accountants.  To use the standard chart of accounts, simply run
  161. the program with the file PC-GL.COA on the data disk drive.
  162.  
  163.      The chart of accounts can be added to at any time during
  164. the processing period.  All chart of accounts setup and
  165. modification is done using the <Enter or Change Chart of
  166. Accounts> selection on the menu.  This section allows you to add
  167. new COA items, delete or change existing ones, or examine the
  168. COA by scrolling up and down the screen.  All commands are
  169. listed at the bottom of the screen and are selected by a single
  170. keystroke.  Upon entering this section, you may immediately
  171. begin adding items to the chart of accounts or, by pressing the
  172. Escape key, you may go to the command mode and insert, delete or
  173. change items in the chart of accounts.
  174.  
  175.      You will not be allowed to delete an account with a balance
  176. or change balance amounts.  Changing amounts is done by posting
  177. transactions to the account.  This way you have that all
  178. important audit trail.  Upon exiting the chart of accounts
  179. section, the chart of accounts is automatically sorted in
  180. account number order.
  181.  
  182.      The following information is contained in each chart of
  183. accounts:
  184.  
  185.      1)   ACCOUNT NUMBER - A three digit number between 000 and
  186.      999 which will be used for posting transactions.
  187.  
  188.      2)   ACCOUNT CODE - A two digit number which determines
  189.      how, and on which reports, the item will be printed.  (See
  190.      the section on COA coding for details.)
  191.  
  192.      3)   PRIOR YEAR % - This number will be printed on the
  193.      income statement and is for informational purposes only.
  194.      If no prior year % is desired just press return for this
  195.      entry and none will be printed on the income statement.
  196.      The prior year % is updated automatically at the end of the
  197.      year, by the Year End Update procedure.
  198.  
  199.      4)   ACCOUNT DESCRIPTION - Up to 27 characters are allowed
  200.      for the account description.
  201.  
  202.      5)   CURRENT AMOUNT - This is the balance of all
  203.      transactions entered to this account for the current
  204.      accounting period.  If an asterisk <*> is entered during
  205.      setup, this chart of accounts entry will be treated as a
  206.      title account on reports.  Title accounts are used to
  207.      provide headings and totals on reports.  Transactions
  208.      cannot be posted to a title account.  Press any other key
  209.      during setup to enter a zero beginning balance for current
  210.      and year to date.
  211.  
  212.      6)   YTD AMOUNT - This is the balance of all transactions
  213.      entered to this account for the current year.  Opening
  214.      account balances cannot be entered when the chart of
  215.      accounts is set up.  They must be posted as transactions.
  216.  
  217.      Remember to look at the bottom of the screen, when in
  218. doubt.  Your options are printed there.
  219.  
  220.  
  221.      The first item in the chart of accounts should contain the
  222. name to be printed on all reports.  If you are using the
  223. standard chart of accounts, change the description of the first
  224. account from STANDARD CHART OF ACCOUNTS to the name you want
  225. printed on your financial statements.
  226.  
  227.      Once the chart of accounts has been setup, you won't use
  228. this section, except to occasionally add new items to the chart
  229. of accounts or delete unwanted accounts with zero balances.
  230.  
  231.  
  232. ENTERING TRANSACTIONS
  233.  
  234.      All checks and journal entries for the accounting period
  235. are entered using the <Enter or Change Transactions> selection
  236. of the menu.  This selection also allows you to examine entries
  237. by scrolling up and down the screen and to insert, delete or
  238. change entries.  You may also obtain a total for a particular
  239. account and you can search all of the transactions for any
  240. string of characters.  All commands are listed at the bottom of
  241. the screen.
  242.  
  243.      Each transaction contains the following information:
  244.  
  245.      1)   DESCRIPTION - Allows up to 21 characters to describe
  246.      the entry.  Pressing <return> or <+> causes the previous
  247.      entry to be repeated.  To enter a blank description, press
  248.      the space bar, then <return>.
  249.  
  250.      2)   CHECK NO. - A five digit check or reference number.
  251.      Numbers or letters may be used. Pressing <return> causes
  252.      the previous number to be repeated.  Pressing <+> enters a
  253.      number equal to the previous number plus one.  (This is
  254.      useful when entering a series of checks with sequential
  255.      check numbers.)
  256.  
  257.      3)   DATE - The date must be entered in MODA form.  i.e.
  258.      0108, for January  eighth.  Pressing <return> or <+>
  259.      repeats the previous date.  Any day of the month higher
  260.      than 80 causes the transactions to be posted to the year to
  261.      date balance only.  (In other words, a transaction with a
  262.      date of 0185 does not affect current balances when posted,
  263.      only year to date balances.)
  264.  
  265.      4)   ACCOUNT NUMBER - You must enter a three digit account
  266.      number.  Once the account number has been entered, the
  267.      program checks to see if the number is a valid account
  268.      number.  If it is not, you are asked to reenter the account
  269.      number.  Once a valid account number has been entered, the
  270.      corresponding account description from the chart of
  271.      accounts is displayed at the bottom of the screen.  If you
  272.      don't remember the account number, enter the number 999.
  273.      You are then able to use the up and down arrow keys to
  274.      search the chart of accounts for the correct account
  275.      number.
  276.  
  277.      5)   AMOUNT - Enter the amount calculator style without
  278.      using the  decimal point.  Debit entries are entered as
  279.      positive numbers and credit entries are entered as negative
  280.      numbers.  To enter a negative number, enter the number in
  281.      the regular manner followed by the minus <-> sign, instead
  282.      of the enter or plus <+> sign.
  283.  
  284.      If you press the <Return> key without entering an amount,
  285.      an amount is entered equal to the net of all of the
  286.      transactions for the period, but with the opposite sign.
  287.      In other words, a balancing entry is created.  If the net
  288.      of all of the transactions so far is +1234.56 and you press
  289.      the <Return> key without entering an amount, 1234.56- is
  290.      entered.  This feature is especially useful for those users
  291.      who want to enter a debit for each credit.
  292.  
  293.      The net amount of the current check, and the net of all the
  294. transactions posted for the period are constantly displayed at
  295. the upper right of the screen.  The check balance is useful when
  296. posting a single check to multiple accounts.  For double entry
  297. accounting, the net amount of all transactions should be zero
  298. when you finish with posting for the period.
  299.  
  300.      When using the <C> Change selection to change a chart of
  301. account item or a transaction, you don't have to reenter each
  302. field.  Press the return key, to skip to the next field.
  303.  
  304.      The <T> Total selection for transaction entries is useful
  305. for checking balances.  It can, for instance, be used to add up
  306. all the purchases, so you can make an ending inventory
  307. calculation based on a desired cost of sales.
  308.  
  309.      If you are using the PC-AP Accounts Payable program and
  310. have ended a PC-AP accounting period, you will have an
  311. additional menu item available at the bottom of the screen.  <R>
  312. Read PC-AP Transactions allows you to read all of the checks
  313. written by PC-AP into the PC-GL program.  Transactions from PC-
  314. AP are not posted to PC-GL until you select <R> Read PC-AP
  315. Transactions.
  316.  
  317.  
  318. PRINTING REPORTS
  319.  
  320.      To print any of the available reports, select the report
  321. from the main menu.  First, you are asked to input a report date
  322. to be printed on the report.  Alphabetic and numeric dates are
  323. acceptable. i.e. January 31, 1987.  Pressing return enters the
  324. system date for the report date.  After a date is entered, you
  325. can choose printing to the printer, the screen or to a file.
  326.  
  327.      If you choose to print to a file, you are prompted for a
  328. file name.  The program prints the report to this file exactly
  329. as it would have been printed to the printer.  These files are
  330. regular ASCII files, and are read by most word processors.
  331. Specifying a file name of LPT2: allows you to print to a second
  332. printer.  You may optionally leave off the report headings, when
  333. you print to a file, so that the data can be easily imported
  334. into a spread sheet or data base.
  335.  
  336.  
  337. ACCOUNT SUMMARY REPORT
  338.  
  339.      Each time you start a new accounting period by answering
  340. "Y" to the question "Do you want to start a new accounting
  341. period?" at the beginning of the program, the transactions for
  342. the prior period are saved.  Eventually, up to 12 accounting
  343. periods (months) are saved.  The most recent transactions are in
  344. a file named GL1.TRN, and the oldest transactions are in a file
  345. named GL12.TRN.  The account summary report allows you to print
  346. a summary of transactions for a single account.  You can also
  347. sort the transactions, before they are printed by description,
  348. date, check number or account number.  You will be asked for an
  349. account number and the number of months to go back.  Inputting
  350. zero for the number of months will look at only the current
  351. period.  If you enter ALL for the account number, you may also
  352. print a General Ledger Report going back up to 12 months.
  353.  
  354.      This is  a useful report to print at the end of the year so
  355. that you can review the year's activity with one General Ledger
  356. Report instead of having to look at 12 individual reports.
  357.  
  358.  
  359. YEAR END CLOSEOUT
  360.  
  361.      At the beginning of a new accounting year, all profit and
  362. loss account balances are set to zero, using this selection.  In
  363. addition, the prior year percentages are updated to reflect the
  364. year just ended.  The program asks for the account number of
  365. your capital account, then the profit or loss for the year just
  366. ended is posted to that account.  If you are using the Standard
  367. Chart of Accounts, the capital account is account number 465.
  368. This section should be used only once a year, and cannot be done
  369. unless the General Ledger has been printed.
  370.  
  371.  
  372. END OF PROCESSING
  373.  
  374.      When processing is completed, you must exit the program
  375. using this selection.  You are asked if you want to end
  376. processing.  A yes "Y" answer saves the chart of accounts, and
  377. all of the current transactions.  Any answer other than "Y"
  378. returns you to the main menu.
  379.  
  380.  
  381. CHART OF ACCOUNTS CODING
  382.  
  383.      If you use the standard chart of accounts or a modified
  384. version of the standard chart of accounts, it is not necessary
  385. to be familiar with chart of account coding.  Just delete the
  386. unwanted chart of account items. This information is provided
  387. for those who want to use their own chart of accounts, or
  388. produce special reports.
  389.  
  390.      The first number of the two digit code is a number from 1
  391. to 9 which determines the account type.
  392.  
  393.               1.  ASSETS
  394.               2.  LIABILITIES
  395.               3.  INCOME (OR SALES)
  396.               4.  COST OF SALES
  397.               5.  GROSS PROFIT
  398.               6.  OPERATING EXPENSES
  399.               7.  OTHER INCOME
  400.               8.  OTHER EXPENSES
  401.               9.  NET PROFIT
  402.  
  403.      The GROSS PROFIT (#5) and PROFIT OR LOSS (#9) are generally
  404. used only once in each chart of accounts, for totaling purposes.
  405. The COST OF SALES (#4), GROSS PROFIT (#5), OTHER INCOME (#7) and
  406. OTHER EXPENSES (#8) can be omitted, if your applications don't
  407. require those categories.
  408.  
  409.      When printing the income statement, the sign for the
  410. balances of accounts with odd numbered account codes is
  411. reversed.  So, income amounts (#3) which normally have a credit
  412. balance and are carried as minus numbers in the general ledger
  413. are printed on the income statement as positive numbers.
  414.  
  415.      The second number of the two digit code determines the
  416. totaling level for an account on the income statement and
  417. balance sheet.  The total level is used to determine what totals
  418. and subtotals appear on reports.  Each higher total level totals
  419. all previous lower account numbers.  The best way to understand
  420. how the totaling level works is to experiment.  Change the
  421. number and reprint the report to see how it looks.  Chart of
  422. account coding can be changed at any time without causing
  423. problems.
  424.  
  425. Total Level:
  426.  
  427. 0    The balance and description will print only on the general
  428.      ledger report.  When printing the balance sheet or income
  429.      statement, the balance (if any) is totaled and printed into
  430.      the next higher number.  i.e. The total for a series of 0
  431.      coded accounts prints into the next account numbered 1 or
  432.      higher.
  433.  
  434. 1    Used for most accounts.  On the balance sheet the account
  435.      balance is printed in the first column.
  436.  
  437. 2    Prints total of all previous 0 and 1 accounts.  Prints in
  438.      the middle column of the balance sheet.
  439.  
  440. 3    Prints total of all previous 0, 1, and 2 accounts.  Prints
  441.      in the right hand column of the balance sheet.
  442.  
  443. 4    Used for subtotal accounts such as TOTAL ASSETS, OPERATING
  444.      PROFIT etc.
  445.  
  446. 5    Used for the NET PROFIT account on both the balance sheet
  447.      and income statement.  If the balance sheet does not
  448.      contain a level 5 account, the balance sheet will not
  449.      balance.
  450.  
  451.      For complex income statements, an additional total level
  452. (6) is available.
  453.  
  454.      The second digit is also used to control paging, spacing
  455. and underlining.  Any number higher than 1 will be preceded by a
  456. blank line.  A 9 in the second digit causes the printer to start
  457. a new page.  The use of a 9 to start a new page should be
  458. restricted to title accounts.
  459.  
  460.      Accounts used only for totaling the balances of previous
  461. accounts or for printing titles on a statement are title
  462. accounts.  A title account is created by entering an asterisk in
  463. the current balance column of an account.  You cannot post any
  464. transactions to a title account.  Most accounts with a totaling
  465. level higher than 1 are title accounts.
  466.  
  467.      You can print an extra blank line on the income statement
  468. or balance sheet by entering a title account with a blank
  469. description.
  470.  
  471.      Underlining on the income statement and balance sheet is
  472. accomplished by entering an account, with a non-numerical
  473. character in the second digit of the two digit code. (Non-
  474. numerical means something other than 0 through 9.)  The
  475. character will be used to print a line under the last number
  476. printed on the income statement or balance sheet.  So, an
  477. account code ending with a dash <-> prints a single underline
  478. and an account code ending with the equal sign <=> prints a
  479. double underline.  The account's only purpose is to print the
  480. underline.  The account should be a title account, and it's
  481. description will be ignored.
  482.  
  483.  
  484. USING OTHER PROGRAMS FROM JERRY MEDLIN
  485.  
  486.      There are three other programs available from Jerry Medlin:
  487.      PC-AR - a balance forward Accounts receivable program.
  488.      PC-PR - a payroll writing program.
  489.      PC-AP - an accounts payable and check writing program.
  490.  
  491.      The only program which integrates directly with PC-GL is
  492. the accounts payable program: PC-AP.  You must have PC-GL in
  493. order to use the accounts payable program.  All of the checks or
  494. invoices entered in PC-AP are automatically posted to PC-GL.
  495.  
  496.      PC-AR and PC-PR are "stand alone" programs and do not
  497. automatically post to PC-GL.  (To do so would require all of the
  498. payroll checks and all of the sales entries to be added to the
  499. transactions in PC-GL.)  You must post the totals from the
  500. accounts receivable program and the payroll program with a short
  501. series of journal entries each month, which usually takes no
  502. more than a few minutes each month.  This provides greater
  503. control and flexibility to the whole accounting process.
  504.  
  505.      The details of the journal entries from PC-PR and PC-AR to
  506. PC-GL depend on your particular situation, but might look
  507. something like this:
  508.  
  509.                          Check               Account     Check
  510. Description              Number      Date    Number      Amount
  511. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  512. Cash Received on Acct    GJN01       0131     103      22345.67
  513. January Sales            GJN01       0131     511      22345.67-
  514. January Gross Pay        GJN01       0131     708       2045.43
  515. January Fed W/H          GJN01       0131     331        190.00-
  516. January FICA             GJN01       0131     332        146.26-
  517. January SDI W/H          GJN01       0131     333         24.53-
  518. January State W/H        GJN01       0131     334         14.70-
  519. January Net Pr           GJN01       0131     103       1669.94-
  520.  
  521.  
  522.      The first two entries are from the accounts receivable
  523. program and the last 6 entries are from the payroll program.
  524. The entries would vary depending on cash or accrual basis and,
  525. of course, the amounts and accounts involved.
  526.  
  527.  
  528. PRIOR PERIOD CORRECTIONS
  529.  
  530.      You cannot change prior period transactions with PC-GL,
  531. even though prior period transactions are saved on the disk in a
  532. series of files.  Changing prior period transactions creates a
  533. number of accounting problems related to the audit trail, and is
  534. simply not possible.  If you find an error in the previous
  535. period and you have not yet started a new accounting period, you
  536. can answer "N" to the new accounting period question at the
  537. beginning of the program and rerun the period.  If the error is
  538. from an earlier period, you must make the correction to the
  539. current period.
  540.  
  541.      You can enter the correction without affecting current
  542. period balances, by using a day of the month higher than 80.  A
  543. date such as 0187, for instance, would tell the program to enter
  544. the transaction only in the year to date column, and not post as
  545. a current transactions.
  546.  
  547.  
  548. HANDLING BEGINNING AND ENDING INVENTORY
  549.  
  550.      If your application doesn't require the beginning and
  551. ending inventory to show on the income statement, you can skip
  552. this section.  It discusses a commonly used, but somewhat
  553. confusing, technique to properly display beginning and ending
  554. inventory on a computerized income statement.
  555.  
  556.      Any transaction with a date containing a day of the month
  557. higher than 80 is posted as a year to date transaction only.  It
  558. does not affect the current period balance.  This is moderately
  559. useful for making adjustments to the year to date balances, but
  560. it's principal value lies in making the beginning and ending
  561. inventory work properly on the income statement.
  562.  
  563.      If we assume the inventory at the beginning April was
  564. $25000.00, and the inventory at the end of April was $29000.00;
  565. the following series of entries are required:
  566.  
  567. Description          Ref #       Date      Acct #       Amount
  568. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  569.  
  570. Inventory           GJN04        0430       151        29000.00
  571. Inventory           GJN04        0430       151        25000.00-
  572. Beginning Inv.      GJN04        0430       610        25000.00
  573. Ending Inv.         GJN04        0430       696        29000.00-
  574. Ending Inv.         GJN04        0484       696        25000.00
  575. Beginning Inv.      GJN04        0484       610        25000.00-
  576.  
  577.      Notice the last two entries are year-to-date entries,
  578. because the day of the month is higher than 80.  If the
  579. beginning and ending inventory accounts start at zero (as would
  580. be the case at the beginning of the year), the last two year-to-
  581. date entries are omitted.
  582.  
  583.  
  584. USING THE CONFIGURATION PROGRAM
  585.  
  586.      The configuration program (GLCONFIG.EXE) is provided to all
  587. registered users.  It allows you to change certain features of
  588. PC-GL.  The GLCONFIG.EXE program and the main program (PC-
  589. GL.EXE) should both be on the same disk drive and sub directory,
  590. when you configure your copy of PC-GL.  Run the program by
  591. typing GLCONFIG at the Dos prompt.  The previous configuration
  592. of PC-GL will be displayed.  Use the up and down arrows to move
  593. the pointer and then press <C> to change an item.  The following
  594. information may then be changed:
  595.  
  596.      Display Colors - If you have a color adapter and monitor,
  597.      you can change the colors for screen borders, program
  598.      prompts, data, and background.  Allowable colors are from 0
  599.      to 15 (except for background color which can only be from 0
  600.      to 7).
  601.  
  602.      Laser Printer? - You can also change the way PC-GL starts a
  603.      new page.  Usually, PC-GL starts a new page by counting
  604.      lines until the page total equals 66 lines.  If you enter a
  605.      "Y" for the laser printer question, PC-GL starts a new page
  606.      by issuing a form feed command.  This also works on most
  607.      other printers, but requires you to set the top of form
  608.      before you start printing.
  609.  
  610.      Zero Balances on Statements? - If you don't want accounts
  611.      with zero balances to print on the income statement or
  612.      balance sheet, change this to a "N".
  613.  
  614.      Months to Save - The program normally saves the past 12
  615.      months of transactions so that they can be reviewed with
  616.      the Account Summary selection.  You can change this time
  617.      period to any number from 1 to 30.  A smaller number
  618.      requires less disk space, and speeds the new period
  619.      processing by a few seconds.
  620.  
  621.      Disk Drive and Path - Enter a drive and path designation
  622.      for PC-GL data.  If you want the program to read data from
  623.      the B drive, enter B:.
  624.  
  625.      Income Statement Heading - You can change the default
  626.      heading printed on the income statement report.  You will
  627.      probably need to start with some blank spaces to line up
  628.      the heading correctly.  Sometimes trial and error is the
  629.      best way.
  630.  
  631.      Balance Sheet Heading -  You can also change the balance
  632.      sheet headings.
  633.  
  634.      Income Statement and Balance Sheet Footers - A "footer" is
  635.      a short comment inserted at the end of a report.  An
  636.      example of a footer would be a statement like "Prepared
  637.      without benefit of audit", or any other meaningless comment
  638.      your attorney tells you to put on your financial
  639.      statements.
  640.  
  641.      When you have finished making your changes, press the
  642. escape key to exit the program.  You will then be asked if you
  643. want to save the changes.  If you answer with a Y, PC-GL is
  644. changed, until you run the configuration program again.
  645.  
  646.  
  647. DATA FILES
  648.  
  649.      Data files are created automatically by PC-GL.  If you wish
  650. to back up data files only, copy these files to another disk
  651. using the DOS copy or BACKUP command.
  652.  
  653. PC-GL.COA      Chart of account listing with balances.
  654. PC-GL.TRN      Current period transactions.
  655. GL1.TRN, GL2.TRN, GL3.TRN etc contain the previous period
  656. transactions.  GL1.TRN is the most recent.
  657.  
  658.  
  659.  
  660. HELPFUL HINTS
  661.  
  662.      Opening balances are entered as transactions, using the
  663. Enter or Change Transactions selection.  If you enter the
  664. opening balances using a day of the month higher than 80 (for
  665. example 0189), the opening balances do not affect the current
  666. period totals.
  667.  
  668.      It is helpful to remember that PC-GL uses data loaded into
  669. random access memory.  New data is not saved to the disk until
  670. you end processing, or select the <S> Save option from the Enter
  671. or Change Transactions section of the program.  This also means
  672. if you make a mistake on the opening question (Do you want to
  673. start a new accounting period?), you can boot the computer and
  674. start over:  your previous data is still on the disk.
  675.  
  676.      If you do not get the question "Do you want to start a new
  677. accounting period?" when starting PC-GL, it is because you
  678. didn't print the General Ledger report to the printer.  Changing
  679. even a single transaction convinces PC-GL you have not printed
  680. the General Ledger report, and prevents the new period question
  681. from appearing.
  682.  
  683.      The first 12 times you start a new accounting period, more
  684. disk space is required for historical files.  If you have a
  685. large business and you are using floppy disks for data storage,
  686. you could run out of disk space.  Reduce the number of periods
  687. saved using the GLCONFIG program.
  688.  
  689.      You can use the Account Summary Report each January to help
  690. in summarizing payments for 1099 forms.  The 1099 is the form
  691. the government wants every year which reports payments to
  692. individuals of over $600.
  693.  
  694.      The "Zero Balances" selection in the chart of account
  695. command mode sets ALL chart of account balances to zero and
  696. deletes any transactions entered for the period.  There are only
  697. two reasons to ever use this command:
  698.  
  699. 1)  When you first start using PC-GL you might want to practice
  700. a few times before you really get started.  Use "Zero Balances"
  701. to get a fresh start.  If you have run a number of test months,
  702. and wish to delete all of the Account Summary data: exit to the
  703. disk operating system and type:  ERASE GL*.TRN.
  704.  
  705. 2)  If you want to use an existing chart of accounts setup on a
  706. new application, you could zero the existing balances after
  707. copying the chart of accounts file PC-GL.COA to the disk for the
  708. new business.
  709.  
  710.      This version of PC-GL is completely compatible with all
  711. other versions of PC-GL except for the method of saving and
  712. recalling old transaction files.  If you have been using a
  713. version number lower than 3.0 (version 2.9 or lower), you need
  714. to convert the historical data if you want to use it with this
  715. program.  Contact us for instructions on how to convert the old
  716. data.
  717.  
  718.  
  719.      PC-GL is written in Turbo Pascal.  The source code is
  720. available for $95.
  721.