首先，您必須先從語音收件夾或傳真收件夾中選擇您要收聽（或看）的目錄，然後由下面所列出的檔案中用滑鼠點選。如果您要同時選擇多個檔案，那麼在點選檔案時同時按著鍵盤上的 Shift 鍵。

　　語音信箱1，或其它名稱，代表您在功能設定的組態檔中所定義的語音信箱，可能不只一個，完全視組態檔的設定而定。

　　而系統語音收件夾的內容都是系統內定的一些語音檔，以及語音系統在操作過程中所播放的語音檔。如果您不慎刪除或修改了這些檔案而想要還原時，可以由Modem 拍檔的安裝光碟中找到所有的語音檔。

　　線上錄音收件夾，顧名思義，就是在操作畫面按下錄音鍵所錄下的語音檔。不論是線上密錄的檔案或是話筒錄音的檔案，都存放在這個收件夾中。

　　其它語音收件夾1，2，3：這是設計給使用者自行利用的收件夾，以方便作語音檔的管理。這些收件夾的目錄都可以自訂，詳見目錄設定功能。

　　傳真機，或其它名稱，也代表您在功能設定的組態檔中所定義的傳真信箱。

　　線上收取的傳真，顧名思義，也就是在操作畫面按下傳真鍵所收取的傳真檔。

　　傳真回覆收件夾：是Modem 拍檔當作傳真回覆系統（FOD）時擺放傳真回覆文件的收件夾。

　　其它傳真收件夾1，2，3：這也是設計給使用者自行利用的收件夾，以方便作傳真檔的管理。這些收件夾的目錄也都可以自訂，詳見目錄設定功能。

　　在訊息管理的畫面中，您可以經由檔案列表輕易地分辨新的檔案與舊的檔案。左邊的語音檔列表中，若開頭圖示為的即為新的留言或錄音，而就表示舊的（聽過的）留言或錄音。

　　而傳真訊息中，表示的是新收取的傳真文件，就是舊的（已看過的）傳真文件。

　　如果您不小心誤刪了重要的語音留言或傳真文件怎麼辦？沒關係！在訊息管理畫面中刪除的檔案都會送到 Windows 的『資源回收筒』中，隨時可以救得回來。