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Erstellen von Formularen mit Steuerelementen

Excel ist ein ausgezeichnetes Hilfsmittel, um Formulare zu erstellen, die Berechnungen enthalten. Excel-Tabellenblätter lassen sich leicht formatieren und sind ansprechend wie gedruckte Formulare. Darüber hinaus kann Excel Ergebnisse auch berechnen und Tabelleninformationen nachschlagen – eine Möglichkeit, die Ihnen ein Papierformular nicht bietet!

In der Vergangenheit gab es den Nachteil, daß man zum Prüfen von Daten oft komplexe Formeln oder Makros eingeben mußte, wollte man Tabellenblätter zur Dateneingabe und für Kalkulationen verwenden. Bei den meisten Tabellenblättern ließ man lieber den gelegentlichen Eingabefehler zu, anstatt sich die Zeit zu nehmen und Datenprüfungsformeln oder Dateneingabe-Makros oder -Prozeduren zu erstellen oder festzulegen. Auch war es schwierig, den Dateneingabebereich im Tabellenblatt so ansprechend zu gestalten wie ein gut gelungenes Dialogfeld.

Sie können in ein Tabellenblatt die gleichen Arten von Steuerelementen zur Dateneingabe plazieren, wie Sie das in einem von einem Makro gesteuerten Dialogfeld oder einer Visual-Basic-Prozedur tun können. Steuerelemente sind Objekte zur Dateneingabe, wie Bildlauflisten oder Kontrollkästchen. Geben Sie in ein Steuerelement einen Wert ein oder treffen Sie aus einem Steuerelement eine Auswahl, so wird der Eintrag in einer Zelle des Tabellenblattes angezeigt, und das Steuerelement sorgt dafür, daß Sie nur gültige Einträge vornehmen können.

Zur Verwendung von Steuerelementen müssen Sie nichts über den Programmiervorgang wissen – Sie müssen nur aus einem Dialogfeld auswählen können. Allerdings benötigen Sie eine Maus, um diese Steuerelemente auf ein Tabellenblatt zu ziehen. n

Komplexere Beispiele für die Verwendung von Dialog-Steuerelementen in Tabellenblättern finden Sie unter: http://www.ronperson.com/

Was Sie über Steuerelemente wissen sollten

Steuerelemente sind Elemente der Dateneingabe, die in einem Tabellenblatt oder einem Dialogfeld angezeigt werden können. Bild 23.1 zeigt ein Formular in einem Tabellenblatt, das Steuerelemente zur Dateneingabe verwendet.

Sie benötigen eine Maus oder ein anderes Zeigegerät, um Steuerelemente in einem Tabellenblatt zu erstellen.

Abbildung 23.1: Steuerelemente machen die Dateneingabe in einem Tabellenblatt
anschaulicher und helfen Eingabefehler vermeiden.

In einem Tabellenblatt verwendete Steuerelemente sind mit einer Zelle des Tabellenblattes verknüpft. Geben Sie Daten in ein Steuerelement ein, oder selektieren Sie aus dem Steuerelement, so wird das Ergebnis in der verknüpften Tabellenzelle angezeigt. Das Ergebnis in dieser Zelle kann dann in Standard-Tabellenblattkalkulationen verwendet werden, so als hätte der Benutzer den Wert in die Zelle direkt eingegeben.

Steuerelemente sind nicht nur anschaulich und leichter zu verwenden, Sie können die Werte, die ein Benutzer aus dem Steuerelement selektiert, auch steuern. Beim Steuerelement einer Bildlauf-Liste können Sie z. B. die Einträge in der Liste steuern; das erspart Ihnen die Mühe, Formeln zu erstellen und reduziert oder eliminiert das Auftreten von Eingabefehlern.

Unterschiede zwischen Steuerelementen in einem Tabellenblatt und in einem Dialogfeld

Die Steuerelemente, die Sie in einem Tabellenblatt verwenden, sind die gleichen, die Sie auch in ein Dialogfeld plazieren. Zur Verwendung in Dialogfeldern steht Ihnen jedoch eine größere Auswahl an Steuerelementen zur Verfügung. Auch gibt es bei der Verwendung eines Steuerelements zur Dateneingabe in einem Tabellenblatt gegenüber seiner Verwendung in einem Dialogfeld einige Unterschiede, sowohl Vorteile wie auch Nachteile. Tabelle 23.1 vergleicht einige der Unterschiede:

Tabelle 23.1: Vergleich Steuerelemente in Tabellenblättern und Dialogfeldern. (Forts.)

Verwenden der Dialog-Symbolleiste

Sie zeichnen Steuerelemente in ein Tabellenblatt, indem Sie eine Schaltfläche in der Dialog-Symbolleiste anklicken und sie dann auf das Tabellenblatt ziehen, um die Größe und Plazierung des Steuerelements anzuzeigen. Ist ein Steuerelement einmal erstellt, so verwenden Sie einen der Formatierungsbefehle, um ihm Eigenschaften wie z. B. zulässige Werte, Grenzwerte, Schutzeigenschaften usw. zuzuordnen.

Um die Dialog-Symbolleiste anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten, um die Symbolleisten-Liste im Untermenü anzuzeigen.
• Wählen Sie in der Symbolleisten-Liste die Option Formular.

Die Schaltflächen in der Dialog-Symbolleiste sind in Tabelle 23.2 abgebildet.

Tabelle 23.2: Die Schaltflächen in der Dialog-Symbolleiste. (Forts.)

Zeigen Sie die Dialog-Symbolleiste an, während ein Tabellenblatt geöffnet ist, sind die Schaltflächen Textfeld, Kombinationsfeld Liste-Text, Kombinationsfeld Dropdown-Text, Dialog deaktiviert und werden in grau angezeigt, um anzuzeigen, daß sie nicht in ein Tabellenblatt plaziert werden können.

Wie sich Steuerelemente auf Zelleninhalt und Kalkulationen auswirken

Haben Sie ein Steuerelement in einem Tabellenblatt erstellt, so müssen Sie dieses Steuerelement mit einer Zelle im Tabellenblatt verknüpfen. Sie verwenden diese Verknüpfung, um die im Steuerelement gewählte oder eingegebene Option einer Zelle im Tabellenblatt zu übertragen, wo der Wert verwendet werden kann.

Zwischen dem Steuerelement und der Zelle besteht eine Wechselwirkung. Treffen Sie eine Wahl im Steuerelement, so ändert sich der Wert in der Zelle. Ändern Sie den Inhalt der verknüpften Zelle, so ändert sich wiederum die selektierte Option im Steuerelement. Diese Verknüpfung ist notwendig, um Steuerelemente mit dem Tabellenblatt zu synchronisieren. Ändert ein Benutzer den Wert in einer Zelle manuell, so soll das mit der Zelle verknüpfte Steuerelement schließlich den aktuellen Stand des Tabellenblattes widerspiegeln.

Erstellen von Tabellenblättern mit Formularcharakter

Mit wenigen Formatierungen können Sie Tabellenblättern Formularcharakter geben. Wahrscheinlich wollen Sie das Formular in der gleichen Arbeitsmappe haben wie die Tabellenblätter mit den Kalkulationen. Das erleichtert das Erstellen und Erhalten von Verknüpfungen zwischen den Steuerelementen im Formular und den Tabellenblättern, welche die Daten verwenden.

Damit ein Tabellenblatt einem eigenen Dialogfeld oder Formular ähnelt, aber dennoch Bestandteil der Arbeitsmappe bleibt, wählen Sie im Menü Fenster den Befehl Neues Fenster. In dem neuen Fenster wählen Sie das Tabellenblattregister, um das Formular-Tabellenblatt zu aktivieren. Drücken Sie die Tasten (Alt)+(-) (auf der Zahlentastatur), und wählen Sie die Option Wiederherstellen (falls verfügbar), um das Tabellenblatt in ein eigenes Fenster zu stellen. Befindet sich das Formular in einem eigenen Fenster, so können Sie es bearbeiten, um ihm mehr den Charakter eines Formulars zu geben.

Um das Fenster einem Papierformular anzugleichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen, um das Dialogfeld Optionen anzuzeigen.
• Wählen sie das Register Ansicht.
• Wählen Sie aus den folgenden Kontrollkästchen in der Gruppe Fensteroptionen, um ausschließlich das Aussehen des aktiven Fensters zu ändern:

Sie können dem Hintergrund eines Formulars einen leicht grauen Farbton geben und ihn so ansprechender gestalten. Sie können auch schwarze und weiße Linien oder überlappende schwarze und weiße Rechtecke verwenden, um Bilder, Diagramme oder Textfelder vom Hintergrund abzuheben oder zu vertiefen.

Hinzufügen von Steuerelementen in ein Tabellenblatt

Sie können unterschiedliche Steuerelemente für ein Tabellenblatt oder ein Dialogblatt verwenden, aber alle Steuerelemente werden einheitlich auf einem Blatt plaziert. Haben Sie ein Steuerelement auf ein Blatt gezeichnet, so müssen Sie es formatieren. Mit der Steuerelementformatierung ändern Sie den Schutzstatus, der bestimmt, wie sich das Steuerelement bei darunterliegenden Zellenbewegungen bewegt, und legen Eingabeelemente bzw. Grenzwerte fest.

Bevor Sie ein Steuerelement auf ein Tabellenblatt oder Dialogblatt zeichnen, müssen Sie die Dialog-Symbolleiste anzeigen. Um die Dialog-Symbolleiste anzuzeigen, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten und wählen in der angezeigten Symbolleisten-Liste im Untermenü die Option Formular.

Erstellen des Steuerelements

Um ein Steuerelement auf einem Tabellenblatt oder Dialogblatt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Dialog-Symbolleiste, die Sie als Steuerelement erstellen wollen. (Die Schaltflächen sind in Tabelle 23.2 abgebildet). Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz.
• Bewegen Sie das Fadenkreuz an die obere linke Ecke der Stelle, an der das Steuerelement angezeigt werden soll, und ziehen nach unten und nach rechts bis an die Stelle, an der sich die gegenüberliegende Ecke des Elements befinden soll.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Beim Loslassen der Maustaste wird das Steuerelement im Formular oder dem Dialogblatt angezeigt. Fügen Sie ein Schaltflächen-Steuerelement hinzu, so wird das Dialogfeld Zuweisen eingeblendet. Hier können Sie das Makro festlegen, das dem Steuerelement zugeordnet werden soll.

Ist ein Steuerelement selektiert, so werden schwarz umrandete Kästchen an den Ecken und Rändern des Steuerelementes angezeigt. Sie können das selektierte Steuerelement dann bewegen, in der Größe ändern oder seine Eigenschaften ändern.

Sie können ein selektiertes Steuerelement bewegen, indem Sie am Rand ziehen. Sie können die Größe des Steuerelements ändern, indem Sie an dem schwarzen Editierkästchen in einer der Ecken oder an einem Rand ziehen. Sie löschen ein selektiertes Steuerelement, indem Sie die (Entf)-Taste drücken oder im Menü Bearbeiten den Befehl Löschen wählen.

Sie können auch den Schutzstatus eines selektierten Steuerelements ändern, indem Sie es formatieren. Sie können ändern, wie sich das Steuerelement mit den Zellen bewegen soll, oder Sie können die Standardeinstellungen und Grenzwerte für die Daten festlegen. Um ein Steuerelement zu deaktivieren, klicken Sie auf eine Zelle oder Objekt außerhalb des markierten Steuerelements.

Sie können gleichzeitig ein Steuerelement markieren und das Kontextmenü anzeigen, indem Sie das Steuerelement mit der rechten Maustaste anklicken.

Steuerelementformat ändern

Um das Format für ein Steuerelement einzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, das Sie auf das Tabellenblatt gezogen haben, und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Befehl Steuerelement formatieren.

Das Dialogfeld Steuerelement formatieren, das verwendet wird, um Steuerelemente in Formularen zu formatieren, kann eine unterschiedliche Registeranzahl und -kategorien enthalten, je nachdem, welches Steuerelement Sie formatieren.

• Um das Steuerelement zu ändern, wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Register und wählen die Optionen:
• Schrift. Wählen Sie die Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrad und Farbe für Schriften, die Sie in der Makroschaltfläche verwenden wollen. Schriften in anderen Steuerelementen können nicht formatiert werden. Dieses Register wird in der gleichen Form angezeigt, wie das Schrift-Register, das Sie auch anderswo bei Excel finden.
• Farben und Linien. Wählen Sie Linienart, Größe und Stärke. Wählen Sie auch eine Füllfarbe oder Füllmuster. Das Register Farben und Linien ist in Bild 23.2 abgebildet.
• Schutz. Wählen Sie, ob ein Objekt bewegt, in der Größe geändert oder geändert werden kann (siehe Bild 23.3). Einige Steuerelemente können auch Text sperren. Das kann eingestellt werden, wenn die Schutzoption im Menü Extras unter dem Befehl Schutz im Dialogfeld Blatt schützen aktiviert ist. Die Eingabe eines Kennwortes ist optional.
• Eigenschaften. Schränken Sie ein, wie sich ein Steuerelement bewegt oder in der Größe ändert, wenn die darunterliegenden Zellen bewegt oder in der Größe geändert werden (siehe Bild 23.4). Soll das Steuerelement nicht gedruckt werden, so deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Objekt drucken.
• Steuerung. Diese Einstellungen bestimmen die Standardeinstellung für ein Steuerelement, die Grenzwerte des Steuerelements und wohin die eingegebenen Daten weitergegeben werden. Welche Optionen verfügbar sind, hängt davon ab, welches Steuerelement in Schritt 1 selektiert wurde.
• Größe. Das Register Grösse steuert die Breite und Höhe eines Steuerelements, und Sie haben dort auch die Möglichkeit, den Ziehpunkt zur Größenanpassung zu verwenden, um das Steuerelement in der Größe zu ändern. Das erleichtert das Erstellen mehrerer Steuerelemente mit Standardgröße.
• Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Abbildung 23.2: Im Register Farben und Linien können Sie die Füll-
und Linienfarbe bei einigen Steuerelementen ändern.

Abbildung 23.3: Um zu verhindern, daß ein Steuerelement geändert wird,
schützen Sie es. Dabei muß der Tabellenblattschutz aktiviert sein.

Abbildung 23.4: Verwenden Sie diese Optionen, um die Größenänderung
eines Steuerelement zu steuern, wenn die darunterliegenden Zellen sich ändern.

Hinzufügen von Kontrollkästchen für WAHR/FALSCH-Antworten

Ein Kontrollkästchen gibt dem Benutzer nur zwei Auswahlmöglichkeiten: WAHR oder FALSCH. Das Kontrollkästchen ist mit einer Zelle verknüpft, so daß der Zustand des Kontrollkästchens in der verknüpften Zelle als WAHR oder FALSCH angezeigt wird. Aktivieren des Kontrollkästchens bedeutet für die Zelle WAHR. Deaktivieren des Kontrollkästchens bedeutet für die Zelle FALSCH. Sie können eine WENN-Funktion verwenden, die den Status WAHR oder FALSCH prüft und zwei Ergebnisse anzeigt, je nachdem, ob das Kontrollkästchen selektiert ist.

Doppelklicken Sie ein selektiertes Steuerelement, um das Dialogfeld Objekt formatieren anzuzeigen.

Um die Standardeinstellungen und eine Zellenverknüpfung für ein von Ihnen eingezeichnetes Kontrollkästchen zu bestimmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, das Sie bereits in das Tabellenblatt eingezeichnet haben, und wählen Sie Steuerelement formatieren.
• Wählen Sie das Register Steuerung, wie in Bild 23.5 angezeigt.

Abbildung 23.5: Das Register Steuerung für ein Kontrollkästchen bestimmt
die Standardeinstellung und die Zelle, in die das Ergebnis ausgegeben wird.

• Wählen Sie die Standardeinstellung für das Kontrollkästchen: Wählen Sie die Option Nicht aktiviert für das Ergebnis FALSCH, Aktiviert für das Ergebnis WAHR und Abgeblendet für das Ergebnis Fehlerwert #NV. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 3D-Effekt, um das Kontrollkästchen vertieft erscheinen zu lassen.
• Selektieren Sie das Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung, und klicken Sie dann auf die Zelle, in die die Ergebnisse des Kontrollkästchens ausgegeben werden sollen. Sie können das Menü Fenster oder andere Registernamen verwenden, um andere Blätter anzuzeigen, die mit dem Steuerelement verknüpft werden sollen.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Soll der Benutzer zwischen zwei Standardeinstellungen wählen, so verwenden Sie ein Kontrollkästchen, das mit einer WENN-Funktion verbunden ist. Verwenden Sie die WENN-Funktion, um das Ergebnis WAHR/FALSCH in der verknüpften Zelle in einem von zwei Ergebnissen umzusetzen. Das Ergebnis aus der WENN-Funktion können Text, Datum, Formeln oder Zahlen sein. Der Aufbau der WENN-Funktion sollte folgendermaßen aussehen:

***=WENN(Verknüpfungszelle; Wahr-Ergebnis; Falsch-Ergebnis)

Es ist oft praktischer, im Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung einen Bereich anstelle eines Zellenbezugs anzugeben.

Ist B35 die verknüpfte Zelle, so hat z. B. die folgende Formel das Ergebnis LOKAL, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist (B35 ist WAHR), und INTERNATIONAL, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist (B35 ist FALSCH). Achten Sie darauf, die Formel in eine andere Zelle einzugeben als Zelle B35, mit der das Kontrollkästchen verknüpft ist.

***=WENN($B$35, "LOKAL","INTERNATIONAL")

Hinzufügen von Optionsschaltflächen für mehrere Auswahlmöglichkeiten

Optionsschaltflächen werden meistens verwendet, um eine Option aus einer Gruppe von Optionen auszuwählen. Optionsschaltflächen sind die runden Schaltflächen, die normalerweise in Gruppen angeordnet werden. Optionsschaltflächen schließen einander aus – wählen Sie eine Schaltfläche, so werden die anderen deaktiviert; d. h. Sie können nur eine Schaltfläche in einer Gruppe zu einem Zeitpunkt aktivieren.

Wenn Sie einfach nur Optionsschaltflächen in einem Tabellenblatt einzeichnen, so gehören sie alle zu der gleichen Gruppe, und das heißt, Sie können nur eine Schaltfläche zu einem Zeitpunkt aktivieren. Sie können jedoch mehrere Gruppen von Schaltflächen haben, indem Sie jede Gruppe in ein Gruppenfeld setzen, das Sie mit der Option Gruppenfeld erstellen. Alle Optionsschaltflächen derselben Gruppe sind mit derselben Zelle verknüpft. Das Zeichnen einer Gruppe von Optionsschaltflächen ist etwas anders als das Zeichnen anderer Steuerelemente.

Das Ergebnis einer Optionsschaltflächen-Gruppe wird in einer Zelle angezeigt.

Um eine Gruppe von Optionsschaltflächen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Zeichnen Sie ein Gruppenfeld, indem Sie die Schaltfläche Gruppenfeld anklicken und an der gewünschten Stelle von der einen zur anderen Ecke ziehen. Während das Feld selektiert ist, können Sie einen Titel eingeben, der die Standardbezeichnung ersetzt.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionsschaltfläche, und zeichnen Sie eine Optionsschaltfläche in das Gruppenfeld. Geben Sie einen Titel ein, solange die Optionsschaltfläche selektiert ist.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Optionsschaltfläche, und wählen Sie die Option Steuerelement formatieren, um das Dialogfeld Steuerelement formatieren anzuzeigen. Wählen Sie das Register Steuerung (Bild 23.6 zeigt ein ausgefülltes Steuerungsregister). Dann wählen Sie die Standardeinstellung für die Optionsschaltfläche: Nicht aktiviert oder Aktiviert. Denken Sie daran, daß nur eine Optionsschaltfläche in einer Gruppe aktiviert sein kann.

Abbildung 23.6: Das Register Steuerung für eine Optionsschaltfläche legt die Standardeinstellung
für die Schaltfläche fest sowie die Zelle, in die das Ergebnis ausgegeben wird.

• Selektieren Sie das Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung, und klicken Sie dann auf die Zelle im Tabellenblatt, in die die Ergebnisse dieser Optionsschaltflächen-Gruppe ausgegeben werden sollen.
• Wählen Sie die Option OK.
• Kehren Sie zu Schritt 2 zurück, um eine weitere Optionsschaltfläche zu erstellen. Alle Optionsschaltflächen einer Gruppe haben den gleichen Zellenbezug. Wollen Sie keine weitere Optionsschaltfläche erstellen, klicken Sie auf eine Zelle außerhalb der Gruppe.

Erstellen Sie zusätzliche Optionsschaltflächen, müssen Sie für die Ausgabeverknüpfung keinen Zellenbezug eingeben. Für alle Optionsschaltflächen in der Gruppe gibt es nur eine verknüpfte Zelle. Wird die zuerst erstellte Optionsschaltfläche gewählt, wird in der verknüpften Zelle die Zahl 1, wird die zweite Optionsschaltfläche gewählt, wird in der verknüpften Zelle die Zahl 2 angezeigt usw.

Eine Gruppe von Optionsschaltflächen wird normalerweise verwendet, um den Benutzer zu zwingen, sich für eine von vielen Auswahlmöglichkeiten zu entscheiden. Sie können eine WAHL-Funktion verwenden, um verschiedene Ergebnisse mit Ihrer getroffenen Wahl anzuzeigen. Der Aufbau einer solchen WAHL-Funktion sieht folgendermaßen aus:

***=WAHL(Verknüpfungszelle; Ergebnis1; Ergebnis2; Ergebnis3; ***el***)

Enthält ein Gruppenfeld z. B. drei Optionsschaltflächen, die mit Zelle B35 verknüpft sind, würden beim Selektieren der Optionsschaltflächen die Zahlen 1, 2 oder 3 in Zelle B35 angezeigt. Um 1, 2 oder 3 in drei Textergebnisse zu konvertieren, können Sie z. B. folgende Formel verwenden:

=WAHL($B$35; "Montag"; "Dienstag"; (Mittwoch")

Wird die Zelle, die diese Formel enthält, so formatiert, daß sie das Datum anzeigt, so können Sie zwischen dem Datum von gestern, heute und morgen wählen, indem Sie folgende Tabellenfunktion hinzufügen:

=WAHL($B$35; JETZT ( ) -1; JETZT ( );JETZT ( )+1)

Hinzufügen von Listenfeldern oder Dropdown-Listen für eine begrenzte Auswahl von Text

Ein Listenfeld oder eine Dropdown-Liste schränkt die Auswahlmöglichkeiten für den Benutzer ein, und er kann nur aus einer vorgegebenen Optionsliste wählen. Die Liste kann Produktbezeichnungen, Unternehmensniederlassungen, Mitarbeiterpositionen usw. enthalten. Das Begrenzen der Auswahlmöglichkeiten für den Benutzer hilft, Tippfehler, Falscheingaben oder die Verwendung alter Daten zu vermeiden. Mit einer Listenoption können Sie sogar einen Eintrag in einer anderen Liste nachschlagen. Bild 23.7 zeigt ein Listenfeld und eine Dropdown-Liste.

Abbildung 23.7: Verwenden Sie Bildlauf- oder Dropdown-Listen, um die Zahl der Auswahlmöglichkeiten einzuschränken.

Listenfelder und Dropdown-Listen führen zum gleichen Ergebnis, aber das Erscheinungsbild dieser Listen ist unterschiedlich. Ein Listenfeld zeigt mehrere Optionen in einer Liste an, die immer die gleiche Höhe hat. Eine Dropdown-Liste ist nur so hoch wie ein Optionseintrag und hat an der rechten Seite einen Pfeil. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, so wird die Liste angezeigt. Dropdown-Listen werden normalerweise verwendet, wenn nicht genug Platz für ein Listenfeld vorhanden ist.

Soll die Liste in einem Steuerelement sortiert angezeigt werden, so verwenden Sie im Menü Daten den Befehl Sortieren, um die Liste auf einem Blatt zu sortieren.

Es ist oft praktischer, im Bearbeitungsfeld Listenbereich einen Bereichsnamen anstelle eines Bereichsbezugs anzugeben.

Um eine Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Geben Sie im Tabellenblatt vertikal eine Liste mit Optionen ein, die in der Liste enthalten sein sollen. Geben Sie pro Zelle eine Option ein (siehe Bild 23.7 im Bereich H5:H15).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Listenfeld oder Dropdown, und zeichnen Sie ein Listenfeld auf das Tabellenblatt. Ist das Listenfeld nicht breit genug, um alle Optionen ganz anzuzeigen, verbreitern Sie die Liste so weit wie möglich, so daß ein lesbarer Teil der Option sichtbar ist. Machen Sie das Listenfeld hoch genug, daß mehrere Optionen sichtbar sind. Machen Sie eine Dropdown-Liste hoch genug für eine Option.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, und wählen Sie die Option Steuerelement formatieren, um das Dialogfeld Steuerelement formatieren anzuzeigen. Wählen Sie das Register Steuerung.
• Bearbeiten Sie eine Dropdown-Liste, ist das Register Steuerung ähnlich wie in Bild 23.8. Das Register Steuerung für ein Listenfeld sieht genauso aus, hat jedoch kein Bearbeitungsfeld Zeilen.

Abbildung 23.8: Bei einer Liste müssen Sie die Zellen angeben,
in denen sich die Liste befindet.

• Wählen Sie das Bearbeitungsfeld Listenbereich, dann ziehen Sie über den Bereich, der die Liste enthält. Die Liste wird in dem Listenfeld oder der Dropdown-Liste angezeigt.
• Wählen Sie das Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung, und klicken Sie auf die Zelle, in die das Ergebnis der Liste ausgegeben werden soll. Die verknüpfte Zelle in Bild 23.7 ist Zelle F4.
• Formatieren Sie eine Dropdown-Liste, so geben Sie im Bearbeitungsfeld Zeilen die Anzahl von Zeilen ein, die bei Anzeige der Liste zu sehen sein sollen.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Als Ergebnis der Optionswahl aus einer Liste wird die Zahl angezeigt, die für die Listenposition der Option in der Liste steht. Haben Sie z. B. die dritte Option in der Liste gewählt, wird in der verknüpften Zelle die Zahl 3 angezeigt. In den meisten Fällen ist es nicht notwendig, diese Zahl in den tatsächlichen Optionstext zu konvertieren. Sie können dies jedoch mit der INDEX-Funktion tun. Die INDEX-Funktion sollte folgendermaßen aufgebaut sein:

=INDEX(Bezug; Zeile; Spalte; Bereich)

In Bild 23.7 wird z. B. die Liste mit Städten im Bereich H5:H15 im Bearbeitungsfeld Listenbereich eingegeben. Verknüpfungszelle der Liste ist die Zelle F4. In dieser Zelle wird die Zahlenposition der gewählten Option angezeigt. In einer anderen Zelle können Sie die gewählte Stadt mit folgender Formel anzeigen:

=INDEX(H5:H15;F4,1)

Diese Funktion durchsucht die Liste von H5:H15 bis zu der in Zelle F4 angegebenen Zeile. Die Option dieser Listenzeile wird dann in die Zelle ausgegeben, die die INDEX-Funktion enthält.

Eine weitere hilfreiche Methode besteht darin, aus einer Liste zu wählen, aber den entsprechenden Wert aus einer anderen Liste zu verwenden. Das ist z. B. nützlich, um leicht erkennbare Artikelbezeichnungen aus einer Liste zu wählen, dann aber Excel nach dem entsprechenden Preis des Artikels suchen zu lassen. Sie können diese Methode verwenden, um Einträge anhand Ihrer Bezeichnung oder Beschreibung zu suchen, dann aber ein komplizierteres Ergebnis wie eine Artikelnummer, Preis oder Gewicht auszugeben.

Um eine andere Methode der Listensuche zu verwenden, benötigen Sie zwei Listen (siehe Bild 23.9). Die eine Liste im Zellenbereich H5:H15 wird für den Listenbereich des Steuerelements verwendet, und diese Liste kann der Benutzer auch sehen. Die andere Liste wird benutzt, um das Ergebnis, das im Tabellenblatt angezeigt werden soll, zu suchen. In Bild 23.9 zeigt die Formel als Ergebnis einen Preis an, nachdem der Benutzer eine Stadt gewählt hat. Die Formel in Zelle F11 ist folgendermaßen aufgebaut:

=INDEX(I5:I15;F4;1)

Abbildung 23.9: Sie können eine Option aus der Liste wählen (San Francisco) und eine Option aus einer anderen Liste anzeigen (DM 989).

Diese Formel gibt das Ergebnis in einer bestimmten Zeile der Preisliste aus, I5:I15. Die Zeile wird in Zelle F4, der verknüpften Zelle, angegeben.

Hinzufügen von Drehfeldern zum schnellen Ändern von Zahlen

Drehfelder sind Steuerelemente mit zwei Pfeilköpfen. Jedes Anklicken eines Pfeilkopfes läßt die Zahl in der mit dem Drehfeld verknüpften Zelle zu- oder abnehmen. Halten Sie im Drehfeld die Maustaste gedrückt, so ändert sich die Zahl fortlaufend.

Folgen Sie dem Tip im Abschnitt »Steuern der Neuberechnung« weiter unten, sonst wird das gesamte Tabellenblatt immer, wenn die Verknüpfungszelle sich ändert, neu berechnet. Durchlaufen Sie Zahlen mit dem Drehfeld, kann das zu sehr viel unnötigen Neuberechnungen führen, die Ihre Arbeit und Ihren Computer verlangsamen.

Um die Standardeinstellungen und Grenzwerte für ein Drehfeld festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Fügen Sie ein Steuerelement Drehfeld in das Tabellenblatt ein.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Drehfeld, das Sie bereits in Ihr Tabellenblatt eingezeichnet haben, und wählen Sie die Option Steuerungselement formatieren.
• Wählen Sie das Register Steuerung (siehe Bild 23.10).

Abbildung 23.10: Hier können Sie für das Steuerungselement Drehfeld
die Grenzwerte festlegen und Werte ändern.

• Im Bearbeitungsfeld Aktueller Wert geben Sie den Wert ein, der die verknüpfte Zelle beim Öffnen des Tabellenblattes haben soll.
• Geben Sie im Bearbeitungsfeld Minimalwert den niedrigsten Wert ein, den das Drehfeld anzeigen soll. Im Bearbeitungsfeld Maximalwert geben Sie den höchsten Wert ein, den das Drehfeld anzeigen soll. Im Bearbeitungsfeld Schrittweite geben Sie den Zahlenunterschied ein, den das Steuerungselement bei jedem Klicken weiterzählen soll. Das Bearbeitungsfeld Seitenwechsel wird für das Steuerungselement Drehfeld nicht verwendet.
• Wählen Sie das Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung, und klicken Sie dann auf die Zelle im Tabellenblatt, in die das Ergebnis des Drehfeldes ausgegeben werden soll.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Hinzufügen von Bildlaufleisten zur Eingabe weit auseinanderliegender Zahlen

Bildlaufleisten ermöglichen dem Benutzer, eine Zahl aus einem großen Bereich einzugeben und gleichzeitig visuell zu sehen, wo sich der Eintrag in dem Bereich befindet. Wie andere Steuerelemente ist auch die Ausgabe der Bildlaufleisten mit einer Zelle im Tabellenblatt verknüpft. Um eine Zahl einzugeben, können Sie den oberen oder unteren Pfeilkopf für schrittweises Ändern anklicken, auf den grauen Abschnitt der Leiste drücken, um eine Seite weiter zu gelangen, oder die quadratische Schaltfläche an der Bildlaufleiste ziehen, um eine größere Änderung durchzuführen. Die Bildlaufleiste funktioniert wie die Bildlaufleiste rechts am Fenster, gibt jedoch Zahlen in eine Zelle ein.

Sie können horizontale und vertikale Bildlaufleisten erstellen, indem Sie von links nach rechts oder von oben nach unten ziehen.

Folgen Sie dem Tip im Abschnitt »Steuern von Neuberechnungen« weiter unten, sonst wird das gesamte Tabellenblatt immer, wenn die Verknüpfungszelle sich ändert, neu berechnet. Geben Sie Daten ein, indem Sie auf die Bildlaufleiste klicken, kann das zu sehr viel unnötigen Neuberechnungen führen, die Ihre Arbeit und Ihren Computer verlangsamen.

Um die Standardeinstellungen und Grenzwerte für eine bereits in das Tabellenblatt eingezeichnete Bildlaufleiste festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement Bildlaufleiste im Tabellenblatt, und wählen Sie die Option Steuerelement formatieren.
• Wählen Sie das Register Steuerung (siehe Bild 23.11).

Abbildung 23.11: Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um die Einstellungen
für Bildlaufleisten bei einer Eingabe weit auseinanderliegender Werte festzulegen.

• Im Bearbeitungsfeld Aktueller Wert geben Sie den Wert ein, den die verknüpfte Zelle beim Öffnen des Tabellenblattes haben soll.
• Geben Sie im Bearbeitungsfeld Minimalwert den niedrigsten Wert ein, den die Bildlaufleiste anzeigen soll. Im Bearbeitungsfeld Maximalwert geben Sie den höchsten Wert ein, den die Bildlaufleiste anzeigen soll. Im Bearbeitungsfeld Schrittweite geben Sie den Zahlenunterschied ein, den das Steuerungselement bei jedem Klicken weiter zählen soll. Im Bearbeitungsfeld Seitenwechsel geben Sie den Zahlenunterschied ein, um den weiter gezählt werden soll, wenn der Benutzer auf den grauen Abschnitt der Bildlaufleiste klickt.
• Wählen Sie das Bearbeitungsfeld Ausgabeverknüpfung, und klicken Sie dann auf die Zelle im Tabellenblatt, in die das Ergebnis Bildlaufleiste ausgegeben werden soll.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche OK.

Die Einstellungen für den Minimal- und den Maximalwert müssen im Bereich von 0 bis 30000 liegen, und der Maximalwert muß größer als der Minimalwert sein. Das heißt aber nicht, daß Sie diese Grenzwerte übernehmen müssen.

Die meisten Leute sind an den Umgang mit Thermometern gewohnt und daß sich die höchste Meterzahl an der Spitze einer senkrechten Leiste befindet. Die Bildlaufleiste gibt die Ergebnisse genau umgekehrt aus – an der Spitze der Bildlaufleiste befindet sich der Nullwert. Um die Werte der Bildlaufleiste umzukehren, erstellen Sie eine Formel, die das Ergebnis von dem von Ihnen festgelegten Maximalwert subtrahiert. Ist die Verknüpfungszelle die Zelle C12 und ist der Maximalwert 100, so können Sie den Minimalwert und den Maximalwert umkehren, indem Sie die folgende Formel eingeben:

=100-C12

Diese Formel gehört in Zelle D12.

Das Ändern von Steuerelementen

Wenn Sie ein Steuerelement in einem Tabellenblatt erstellt haben, können Sie mit der Schaltfläche Steuerelement-Eigenschaften zu ihm zurückkehren und es ändern. Bevor Sie das Steuerelement ändern können, müssen Sie es selektieren. Um ein Steuerelement zu selektieren, klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf das Steuerelement. Um mehrere Steuerelemente zu selektieren, halten Sie die Tasten (Strg)+(Umschalt) gedrückt und klicken dann auf jedes der Steuerelemente, das selektiert werden soll. Wollen Sie mehrere Steuerelemente selektieren, die nicht weit voneinander weg plaziert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Objekte markieren in der Zeichnungs-Symbolleiste (ein Pfeil) und ziehen ein Rechteck um die Steuerelemente.

Um das Dialogfeld Steuerelement formatieren schnell anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, um das Kontextmenü anzuzeigen, und klicken dann die Option Steuerelement formatieren an.

Beim Gestalten eines Formulars kann es sein, daß Sie Steuerelemente bewegen oder in der Größe ändern müssen. Mitunter müssen Sie sogar ein Steuerelement löschen. Um ein Steuerelement zu bewegen, drücken Sie die -Taste und klicken auf das Steuerelement, um es zu selektieren. Dann ziehen Sie es an einem der Ziehpunkte am Rand an eine neue Stelle. Um ein Steuerelement in der Größe zu ändern, ziehen Sie an einer der Ziehpunkte in einer Ecke oder an einer der Seiten in der Mitte. Sie können ein Steuerelement löschen, indem Sie das Steuerelement selektieren und die (Entf)-Taste drücken oder indem Sie im Menü Bearbeiten unter dem Befehl Löschen die Option Alles wählen.

Um die Ränder eines Steuerelements nach dem Raster eines Tabellenblattes auszurichten, halten Sie die (Alt)-Taste gedrückt, während Sie das selektierte Steuerelement am Rand oder einem der Ziehpunkte ziehen.

Halten Sie die (Alt)-Taste gedrückt, wenn Sie ein Steuerelement ziehen oder in der Größe ändern, um das Steuerelement nach dem Tabellenblattraster auszurichten.

Um ein Steuerelementbild zu kopieren, selektieren Sie das Steuerelement mit der (Strg)-Taste und klicken. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Kopie zu erstellen. Um eine Kopie in der Nähe des Originals zu erstellen, klicken Sie bei gedrückter (Strg)-Taste auf das Original, um es zu selektieren, und halten dann die (Strg)-Taste weiterhin gedrückt, während Sie das Original am Rand ziehen. Zum Ablegen der Kopie lassen Sie zuerst die Maustaste und dann die (Strg)-Taste los. Um eine Kopie zu erstellen, die weiter weg plaziert werden soll, selektieren Sie das Steuerelement und verwenden dann im Menü Bearbeiten die Befehle Kopieren und Einfügen, um eine Kopie zu erstellen. Kopien bleiben mit der gleichen Zelle verknüpft wie das Original.

Erweitern von Steuerelementen

Obwohl Steuerelemente hervorragend sind, um die Bearbeitung von Tabellenblättern zu erleichtern, funktionieren sie noch besser und geben weniger Handhabungs- und Gewöhnungsprobleme, wenn Sie die Steuerelemente gestalterisch verbessern.

Steuern von Neuberechnungen

Ändert sich das Ergebnis eines Steuerelements, wird das Tabellenblatt sofort neu berechnet. Bei Optionen, die in einem Dialogfeld aus einer Liste gewählt werden, bedeutet eine Neuberechnung vielleicht keine große Verzögerung, weil die Optionen wahrscheinlich nicht oft gewählt werden. Verwenden Sie das Drehfeld, um eine Reihe von Zahlen zu durchlaufen, so kann dies zeitlich große Verzögerungen bedeuten. Jedes Mal, wenn Sie auf das Drehfeld klicken, ändert sich das Zahlenergebnis und das Tabellenblatt wird neu berechnet.

Eine Lösung für dieses Problem ist, die automatische Berechnungsoption auszuschalten, indem Sie im Menü Extras den Befehl Optionen wählen und dort das Register Berechnen wählen und dort die Option Manuell aktivieren. Zum Berechnen drückt der Benutzer dann die (F9)-Taste oder wiederholt den genannten Vorgang und wählt die Option Automatisch. Das erfordert jedoch eine Reihe manueller Schritte.

Eine andere Methode, Neuberechnungen zu steuern, besteht darin, Änderungen auszublenden, bis die Neuberechnung durchgeführt werden soll. Mit dieser Methode können Sie das Tabellenblatt im automatischen Berechnungsmodus belassen. Sie können z. B. die als Ergebnis des Drehfeldes entstandene geänderte Zahl ausblenden, indem Sie das Drehfeldergebnis in eine WENN-Funktion setzen. Die WENN-Funktion wird dann von einem Kontrollkästchen-Steuerelement gesteuert. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, zeigt die WENN-Funktion das geänderte Drehfeldergebnis an. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, zeigt die WENN-Funktion das Ergebnis Fehlerwert #NV unter Verwendung der NV-Funktion an.

Bild 23.12 zeigt die Formeln, die bewirken, daß ein Kontrollkästchen geänderte Ergebnisse anderer Steuerelement ausblendet. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, durchlaufen die Ergebnisse die WENN-Funktionen, und die Berechnung wird durchgeführt. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, werden die Drehfeldergebnisse von der WENN-Funktion angehalten, und das Ergebnis Fehlerwert #NV wird in allen Formeln angezeigt, die die Ergebnisse dieses Drehfelds verwenden (siehe Bild 23.13).

Abbildung 23.12: Verwenden Sie Formeln, die Berechnungen zulassen, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist.

Abbildung 23.13: Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, so wird der Berechnungsvorgang angehalten.

Steuerelemente abblenden oder unsichtbar machen

Das Abblenden – ein Steuerelement verliert an Konturen, so daß keine Auswahlmöglichkeiten sichtbar sind – ist in vieler Hinsicht nützlich. Sie können ein Steuerelement wie z. B. ein Kontrollkästchen abblenden, um den Benutzer zu zwingen, zwischen dem aktivierten (Wahr) und dem deaktivierten (Falsch) Modus zu wählen. Sie können Listen ohne ein selektiertes Element erstellen, um den Benutzer zu zwingen, zu selektieren, anstatt das Standardelement zu übernehmen. Sie können sogar Optionsschaltflächen in einer Gruppe anzeigen, die keine Schaltfläche selektiert haben, so daß der Benutzer gezwungen ist, selbst zu wählen.

Um ein Kontrollkästchen oder eine Gruppe von Optionsschaltflächen abzublenden, geben Sie folgende Formel in die verknüpfte Zelle ein:

=NV( )

Diese Funktion übergibt Fehlerwert #NV, der das Kontrollkästchen grau werden läßt und alle Optionen aus der Gruppe der Optionsschaltflächen entfernt. Die NV-Funktion kann auch einen Fehlerwert #NV in jede Formel übergeben, die einen Bezug zur verknüpften Zelle hat. Diese Fehlerwertmeldung teilt dem Benutzer mit, daß er den Selektionsvorgang in abgeblendeten Kontrollkästchen oder Optionsschaltflächen nicht beendet hat.

Um die Auswahl aus einer Liste zu entfernen, so daß kein Element der Liste selektiert ist, tippen Sie 0 oder die folgende Funktion in die verknüpfte Zelle:

=NV( )

Drucken von Formularen ohne Steuerelemente

Drucken Sie ein Tabellenblatt, das Steuerelemente enthält, wird eine Darstellung des Steuerelements gedruckt. Wollen Sie nicht, daß das Steuerelement abgebildet wird, formatieren Sie die Steuerelemente so, daß sie nicht gedruckt werden. Um Steuerelemente zu formatieren, daß sie nicht gedruckt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen dann den Befehl Steuerelement formatieren. Wird das Dialogfeld Steuerelement formatieren angezeigt, wählen Sie das Dialogfeld Eigenschaften und deaktivieren das Kontrollkästchen Objekt drucken. Ist das Kontrollkästchen der Option Objekt drucken deaktiviert, wird das Steuerelement nicht gedruckt. Die Zelleninhalte unter dem Steuerelement werden gedruckt.

Ein Steuerelement kann nur mit einer Zelle verknüpft werden, aber es kann sein, daß Sie das Ergebnis an vielen Stellen benötigen. In diesem Fall verbinden Sie das Steuerelement mit einer Zelle und geben dann in andere Zellen Formeln ein, die auf die verknüpfte Zelle Bezug nehmen.

Schützen eines Formulars

Formulare werden normalerweise als Vorlagen erstellt. Vorlagen werden verwendet, so daß ein Dokument geöffnet und wiederverwendet werden kann, ohne Sorge tragen zu müssen, das Original zu beschädigen oder zu ändern. Auch bei einem Dokument, das aus einer Vorlage erstellt wurde, ist es wahrscheinlich nicht in Ihrem Sinne, wenn der Benutzer absichtlich oder versehentlich Formatierungen ändert oder Formulare löscht. Um dies zu verhindern, können Sie das Tabellenblatt schützen.

Schützen Sie ein Formulare auf einem Tabellenblatt, so denken Sie daran, daß die mit den Steuerelementen verknüpften Zellen nicht geschützt werden können. Verknüpfte Zellen müssen ungeschützt bleiben, damit das Steuerelement das neue Ergebnis eingeben kann. Der gelungenen Darstellung und der Tabellenblatthandhabung tut es jedoch wenig Abbruch, daß die verknüpften Zellen nicht geschützt sind.

Steuerelemente können nicht mit geschützten Zellen verknüpft werden. Da viele Formulare geschützt werden, ist es eine gute Idee, ein Steuerelement mit einer ungeschützten Zelle in einem anderen Tabellenblatt oder an einer weit entfernten Stelle im selben Tabellenblatt zu verknüpfen. Wollen Sie den Wert des Steuerelements neben dem Steuerelement anzeigen, verwenden Sie eine Formel in einer Zelle in der Nähe des Steuerelements, um auf die ungeschützte Zelle Bezug zu nehmen. Sie können Tabellenblätter, die die ungeschützten verknüpften Zellen enthalten, auch ausblenden. Zum Ausblenden verwenden Sie im Menü Format unter dem Befehl Blatt die Option Ausblenden.

Um ein versehentliches Ändern der Verknüpfungszelle zu verhindern, verknüpfen Sie alle Steuerelemente mit Zellen in einem Tabellenblatt der Arbeitsmappe. Sie können Steuerelemente auf verschiedenen Tabellenblättern in der Arbeitsmappe haben, aber alle verknüpften Zellen für diese Steuerelemente befinden sich auf demselben Tabellenblatt. Um ein Steuerelement zwischen Tabellenblättern zu verknüpfen, zeigen Sie das Dialogfeld Steuerelement formatieren an, klicken auf das Feld Ausgabeverknüpfung, aktivieren das andere Tabellenblatt, indem Sie das Register anklicken oder indem Sie das andere Tabellenblatt im Menü Fenster wählen und dann die Zelle in dem anderen Tabellenblatt anklicken.

Haben Sie alle verknüpften Zellen in einem Tabellenblatt plaziert, können Sie dieses Tabellenblatt ausblenden, indem Sie das Tabellenblatt aktivieren und im Menü Format unter dem Befehl Blatt die Option Ausblenden wählen. Dieser Vorgang blendet das Tabellenblatt aus, beläßt es aber in der Arbeitsmappe und verhindert so, daß versehentlich Änderungen vorgenommen werden und daß Benutzer mit weniger Erfahrung Änderungen vornehmen. Benutzer mit Erfahrung können das Tabellenblatt mit dem Befehl Einblenden unter dem Befehl Blatt im Menü Format einblenden.

Um das Tabellenblatt auszublenden, so daß Benutzer keinen Zugriff darauf haben, können Sie Visual Basic verwenden und die sichtbaren Eigenschaften des Tabellenblatts ändern.