Mit jeder neuen Version von Microsoft Excel fällt die Arbeit leichter. Microsoft Excel 97 ist sogar noch einfacher zu bedienen als Excel 95, und die Menüs und Symbolleisten wurden noch stärker an die Menüs und Symbolleisten anderer Office-Anwendungen angepaßt. Die wichtigsten Verbesserungen in Excel 97 betreffen die Unterstützung der Gruppenarbeit und der Kommunikation im Internet sowie in firmeninternen Intranets.
Diese neue Fähigkeit, in Gruppen zu arbeiten, über das Internet zu kommunizieren und Informationen zu sammeln, könnte durchaus auf unsere Lern- und Arbeitsweise oder auf die Organisationsstruktur unserer Unternehmen Einfluß nehmen. Vielleicht werden das Internet und sein World Wide Web ja ein Katalysator sein mit derselben Bedeutung wie einst die Druckerpresse. Die Befreiung von einer dominierenden Kirche, die Entwicklung eines aufgeklärten, wissenschaftlichen Denkens und die Entstehung neuer Gedankenkonstrukte in der Philosophie werden heute von Geschichtswissenschaftlern wie auch von Philosophen mit der Informationsexplosion in Verbindung gebracht, die damals die Druckerpresse auslöste. Die Änderungen, die wir in unserer Welt in der nächsten Dekade wahrnehmen, mögen vielleicht ebenso bedeutsam sein.
Es ist jetzt auch möglich, Hyperlinks in Excel-Zellen einzufügen. Wenn Sie auf einen solchen Hyperlink klicken, wird ein anderes Dokument geöffnet oder sogar ein anderes Programm. Mit Hilfe von Hyperlinks und der neuen Web-Symbolleiste können Sie verschiedene Seiten in einem Netz von Office-Dokumenten anzeigen oder eine Verbindung zum World Wide Web herstellen und seine Welt vielfältiger Informationen erforschen. Und wenn Sie immer wieder Informationen benötigen, die sich ständig ändern, führen Sie eine Web-Abfrage aus, und Daten wie die aktuellen Börsen- oder Wechselkurse werden direkt in Ihr Tabellenblatt eingelesen.
Excel ist das Kalkulationsprogramm, das am leichtesten zu bedienen ist – und trotzdem ist es weiterhin das leistungsfähigste Kalkulationsprogramm auf dem Markt. Dieser scheinbare Widerspruch ist möglich, da die Symbolleisten und Kontextmenüs in Excel mit Formatierungsfunktionen ebenso verbunden sind wie mit verschiedenen Analyseverfahren für den erfahrenen Anwender. Microsoft verfügt über die größten Laboratorien der Welt für Software-Benutzertests. Die Entwickler von Microsoft erhalten dadurch ein direktes Feedback dazu, wie gut die Testpersonen mit ihrer Software arbeiten können.
Drag&Drop ist so praktisch, daß Sie sich wahrscheinlich fragen, warum dieses Konzept nicht bereits vor Jahren zu einem Standard wurde. Diese Technik erlaubt es, Zellen zu markieren und dann die gesamte Zellgruppe (oder eine Kopie davon) an eine neue Position zu ziehen und dort abzulegen. Sie können den Zellinhalt sogar in ein anderes Tabellenblatt oder in eine andere Anwendung kopieren. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die Zellen auf den Zellen oder dem Dokument an der Cursorposition abgelegt. Sie können sogar Teile eines Tabellenblatts auf den Desktop ziehen und dort als Notiz liegenlassen, die Sie später in anderen Dokumenten verwenden.
Auf einem ähnlichen Konzept wie Drag&Drop basiert das Ausfüllkästchen. Indem Sie das Ausfüllkästchen einer Zelle ziehen, können Sie Formeln in die angrenzenden Zellen kopieren. Mit Hilfe des Ausfüllkästchens wird ein Arbeitsgang, der sonst aus mehreren Schritten besteht, auf ein kurzes Ziehen mit der Maus reduziert.
Symbolleisten sind Leisten oder Rechtecke mit Symbol-Schaltflächen. Jede Schaltfläche repräsentiert einen Menübefehl. Indem Sie auf eine solche Symbol-Schaltfläche klicken, sparen Sie sich mehrere Tastaturanschläge oder Mausaktionen. Wenn Sie mit einer Maus arbeiten, haben Sie durch die Symbolleisten Zugang zu den am häufigsten verwendeten Befehlen in einem Tabellenblatt. In Microsoft Excel sind bereits einige Symbolleisten vordefiniert. Sie haben jedoch die Möglichkeit, Schaltflächen aus den Symbolleisten zu entfernen, oder andere Schaltflächen einzubinden. Sie können sogar eigene Symbolleisten anlegen, in die Sie Ihr persönliches Set an Symbol-Schaltflächen einbinden.
Kontextmenüs werden direkt an der Cursorposition eingeblendet, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Tabellen- oder Diagrammelement klicken. Dieses Menü umfaßt die wichtigsten Befehle, die an dieser Stelle ausführbar sind.
Auf dem Gebiet des Publizierens ist Excel immer noch führend unter den Kalkulationsprogrammen. Es besitzt nicht nur die Formatierungsfähigkeiten einer DTP-Software, sondern hat auch eine Rechtschreibprüfung integriert. So können Sie darauf vertrauen, daß keine Schreibfehler die Präsentation Ihrer Analyse schmälern. Das Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung wird auch von allen anderen Office-Anwendungen genutzt.
Auch ein gutes Layout und Tabellendesign sind in Excel leicht zu verwirklichen, denn Excel besitzt eine Zoom-Funktion, welche den Maßstab der Anzeige ändert. Eine vergrößerte Ansicht eignet sich etwa zur Anpassung von Formaten, und in einer verkleinerten Ansicht gewinnen Sie den Überblick über das Ganze. Mit Hilfe der neuen Microsoft IntelliMouse können Sie Bildläufe nach oben oder unten durchführen, einen Schwenk über mehrere Blätter hinweg durchführen und den Maßstab für die Datenanzeige vergrößern oder verkleinern. Dazu drehen Sie an einem kleinen Rädchen, das sich zwischen den beiden Maustasten befindet. Wenn Sie häufig verschiedene Dokumentbereiche anzeigen oder Bereiche mit unterschiedlichen Druckeinstellungen ausdrucken müssen, ist für Sie der Befehl Ansicht/Ansicht anpassen interessant, der in Excel 97 die Aufgaben des früheren Add-In Ansichten-Manager übernimmt. Hier können Sie den Ansichten und Druckeinstellungen Namen zuweisen und mit Hilfe dieser Namen jederzeit wieder aufrufen.
Die Mustervorlagen für Mappen und Tabellen sowie die Formatvorlagen für die Zellformatierung sind eine große Hilfe, wenn Sie ähnlich gestaltete Tabellenblätter immer wieder erstellen oder Tabellenblätter verwenden, deren Aufbau durch eine firmenintern festgelegte Norm bestimmt ist. Eine Mustervorlage dient als Vorlage für ein neues Dokument und kann Tabellenlayouts, Text, Formeln, Formatvorlagen für Zellen, selbst definierte Menüs und Makros enthalten. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, das auf einer Mustervorlage basiert, so werden automatisch Tabellenblätter mit demselben Inhalt wie die Originalvorlage erstellt.
Die Verwendung von Formatvorlagen ist ein Leistungsmerkmal, das aus professionellen Textverarbeitungssystemen entlehnt ist. Unter einer Formatvorlage sind mehrere Formatierungseigenschaften zusammengefaßt. Mit Hilfe des Namens, den Sie einer solchen Formatvorlage zuweisen, können Sie dasselbe Set an Formaten einem anderen Zellbereich zuweisen. Durch eine Formatvorlage mit dem Namen »Summe« läßt sich etwa die Schrift »Arial 12 Punkt fett rechtsbündig«, das Währungsformat mit zwei Dezimalstellen sowie ein Rahmen mit Doppellinie oben zuweisen. Wenn Sie die Definition einer Formatvorlage ändern, werden automatisch alle Zellen geändert, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde.
Excel verfügt zudem über eine automatische Formatierungsfunktion, dem AutoFormat. Ein AutoFormat ist eine Zusammenstellung von Formaten, die Sie einer Datentabelle zuweisen können. Dadurch sparen Sie sich viel Zeit beim Formatieren von Budgets, Prognosen oder Listen.
Die Druckvorschau von Excel zeigt, wie der zu druckende Inhalt auf der Seite verteilt ist. Dieses Druckbild läßt sich sogar vergrößern, so daß Sie Details besser erkennen. Sie können direkt in der Vorschau Spalten- und Seitenrandmarken ziehen, um die Größe und Position von Spalten und Seitenrändern zu verändern.
Obwohl Excel schon immer dafür bekannt war, daß es mehr Analysefunktionen bereitstellt als andere Kalkulationsprogramme, wartet es jetzt mit neuen Analyse-Tools auf, welche die Analyse für Anfänger erleichtern und für Wissenschaftler, Ingenieure wie auch Finanzexperten die Grenzen nach oben erweitern.
Es gibt Aufgabenstellungen, für die die optimale Lösung ermittelt werden muß. Dazu dient in Excel der Solver. Das Add-In Solver nutzt lineare sowie nichtlineare Programmiertechniken, um die beste Lösung zu einem Problem zu finden.
Bisher waren in Excel bereits Hunderte von Funktionen (vordefinierte Formeln) integriert. Diese wurden durch die Analyse-Funktionen, einem weiteren Excel-Add-In, ergänzt. Erfordert eine Aufgabe umfassende statistische, finanzmathematische oder auch Investitionsanalysen, so ist dieses Add-In eine große Hilfe. Denken Sie deshalb gleich beim Installieren von Excel daran, das Add-In mitzuinstallieren, wenn solche Aufgaben bei Ihnen häufiger vorkommen.
Sie können Diagramme oder Zellbilder einbetten, wobei die Quelle im gleichen oder in einem anderen Tabellenblatt liegen kann. Und wenn Sie die zugrundeliegenden Daten ändern, werden die eingebetteten Diagramme oder Zellbilder aktualisiert; dies bedeutet, daß Sie Teile eines Tabellenblatts oder auch Diagramme beliebig auf dem Tabellenblatt anordnen und verschieben können. Die erforderliche Arbeitsweise wurde aus dem Gebiet des DTP entlehnt. Denn ebenso wie ein DTP-Experte den Aufbau eines Rundschreibens oder Jahresberichts mit Hilfe von Drag&Drop-Aktionen gestaltet, ändern Sie das Layout Ihres Tabellenblatts, indem Sie die einzelnen Teile verschieben.
Das Leistungsmerkmal Objekte verknüpfen und einbetten (kurz: OLE f. engl. 'Object Linking and Embedding') erlaubt das Einbetten von Zeichnungen und Grafiken, die in speziellen Grafikprogrammen erstellt wurden. Eingebettete Grafiken sind mehr als nur ein Bild in einem Tabellenblatt; denn diese Bilder enthalten auch die Informationen, die zum Ändern der Grafik notwendig sind. Wenn Sie zweimal auf ein OLE-Objekt klicken, werden anstelle der Excel-Menüs und -Symbolleisten die Menüs und Symbolleisten der Erstellungsanwendung angezeigt. Wenn Sie auf eine Stelle außerhalb des Objekts klicken, werden die Excel-Programmfunktionen wieder aktiviert.
Excel besitzt genügend Flexibilität, um für ganz unterschiedliche Arbeitssituationen geeignete Lösungen anzubieten. In Excel haben Sie etwa die Möglichkeit, Tabellenblätter zu verknüpfen und so Ihrer Arbeitsweise anzupassen. Ebenso können Sie Zellen und Zellbereiche aus mehreren Tabellenblättern untereinander verknüpfen. Dazu brauchen nicht einmal alle diese Tabellenblätter geöffnet sein.
Angenommen, Sie müssen Daten aus verschiedenen Abteilungen oder Zeitabschnitten zusammentragen. Für solche Zwecke dienen 3D-Formeln oder das Leistungsmerkmal Konsolidieren. Sie binden mehrere Tabellenblätter in eine Arbeitsmappe ein und ermitteln anhand einer 3D-Formel etwa die konsolidierte Summe aller Zellen auf derselben Position – also entlang einer Tiefenachse. Und mit Hilfe der Konsolidation ist es möglich, Daten aus Excel-Tabellenblättern und 1-2-3-Arbeitsblättern zusammenzuführen.
Excel stellt über einhundert Diagrammformate zur Verfügung. Mit dem Diagramm-Assistenten von Excel ist die Erstellung eines Diagramms ein Kinderspiel, denn er begleitet Sie durch alle Arbeitsschritte, die dafür erforderlich sind. Noch während der Auswahl können Sie die Auswirkung Ihrer Einstellungen betrachten und gegebenenfalls einen Schritt zurückgehen, um notwendige Änderungen vorzunehmen.
Beim Formatieren des Diagramms unterstützt Sie das Leistungsmerkmal AutoFormat für Diagramme. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Darstellung eines Diagramms zu sehen, bevor es formatiert ist. Sie können sogar selbst neue Diagrammtypen definieren, sogenannte benutzerdefinierte Diagrammtypen. Nachdem Sie den Typ und das Basisformat für ein Diagramm festgelegt haben, läßt sich mit Hilfe der Diagramm-Symbolleiste das Diagramm formatieren. Es ist möglich, einzelne Diagrammelemente zu verschieben, Text zu drehen, bis zu 256 verschiedene Farben zuzuweisen oder Zahlen und Text wieder mit den Tabellenzellen zu verknüpfen. Die Diagrammerstellungsfähigkeiten von Excel können sich durchaus mit den Fähigkeiten spezieller Diagrammerstellungsprogramme messen. Ein Diagramm läßt sich sogar durch Zeichnungsobjekte ergänzen.
Excel gestattet Ihnen, das Diagramm als Eingabemedium zu verwenden. In Linien-, Balken- und Säulendiagrammen haben Sie die Möglichkeit, einen Datenziehpunkt (ein Liniensymbol oder die Obergrenze eines Balkens oder einer Säule) auf eine neue Position zu ziehen, und somit den Wert zu ändern. Der Wert wird parallel dazu auch in der Tabelle geändert. Spiegelt dieser Punkt den Wert einer Formel wider, wird automatisch eine Zielwertsuche ausgeführt; Sie brauchen nur die Zelle mit dem variablen Wert anzugeben.
Das Leistungsmerkmal Landkarte gestattet eine geographische Analyse Ihrer Daten. Anstatt die Daten in Spalten mit Abkürzungen für Ländernamen und Einkommenskonten anzuzeigen, können Sie die Daten auf einer farbcodierten Landkarte Deutschlands, Österreichs oder der Schweiz, Europas oder auf einer Weltkarte darstellen. Zusätzliche Landkarten sowie geographische und statistische Daten können Sie bei MapInfo erwerben, ein Marktführer auf dem Gebiet der computergestützten Kartographie.
Eine Datenbank läßt sich mit einem Karteikartensystem vergleichen, in dem Informationen aufgezeichnet sind. Da viele Problemstellungen in Tabellenblättern eine Sammlung historischer Umsatz-, Marketing-, Entwicklungs- oder Wissenschaftsdaten umfassen, sind in Excel Datenbankfunktionen integriert sowie die Fähigkeit, eine Verknüpfung zu Datenbanken unterschiedlicher Formate herzustellen. Excel bietet die Möglichkeit zur Datenfilterung direkt im Tabellenblatt, so daß sich Daten nach bestimmten Kriterien ausblenden lassen bzw. nur die Informationen angezeigt werden, die gerade interessant sind.
Für die Arbeit mit besonders umfangreichen Datenbanken oder mit Datenbanken, die auf einem Mainframe-Computer oder einem LAN-Server gespeichert sind, sollten Sie Microsoft Query verwenden, ein Programm, das zusammen mit Excel geliefert wird. Microsoft Query erweitert Excel um Befehle, welche die Verknüpfung Ihrer Tabellenblätter mit umfangreichen Datenbanken außerhalb des Tabellenblatts erlauben.
Excel umfaßt eine Gliederungsfunktion, die besonders wertvoll ist für die Erstellung umfangreicher Berichte. Sie können die Daten in Datenbanken und Tabellen schnell aus- und einblenden, so daß jeweils nur die Informationsebene sichtbar ist, die Sie auch benötigen (etwa um nur eine ausgesuchte Datenmenge auszudrucken).
Die Gliederungsfunktion in Excel erlaubt das Tiefergehen. Angenommen, Sie legen einen zusammenfassenden Bericht an, indem Sie andere Tabellenblätter konsolidieren. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, Verknüpfungen von Ausgangstabellen zu dieser Zusammenfassung aufrechtzuerhalten. Klicken Sie zweimal auf eine Zusammenfassungsnummer in der Konsolidationstabelle, wird die nächsttiefere Ebene, nämlich die Ausgangstabelle, aufgerufen.
Excel war die erste Anwendung, die mit Microsofts Visual Basic für Applikationen ausgeliefert wurde, einer Programmiersprache, die auf Visual Basic basiert – der weltweit am meisten verbreiteten Sprache für PCs. Mit Office 97 unterstützen erstmalig alle Office-Anwendungen Visual Basic für Applikationen. Indem Sie eine dieser Sprachen lernen, lernen Sie gleichzeitig die integrierte Entwicklungsumgebung (IDE f. engl. 'Integrated Development Environment'), die von allen Anwendungen verwendet wird. Die Anweisungen, Methoden und Eigenschaften in jeder Anwendung bilden das Objektmodell. Das Objektmodell beschreibt die Elemente innerhalb einer Anwendung. Einige der Objekte in Excel sind etwa Tabellenblätter, Bereiche oder Diagramme. In einer Anwendung wie Word werden selbstverständlich andere Objekte verwendet.
Special Edition Excel 97 umfaßt sechs Teile. Im folgenden finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Buchteile:
Teil I, »Alltägliche Aufgaben in Tabellenblättern«, präsentiert die Grundlagen für die Arbeit mit Excel: Daten und Formeln eingeben, Zellinhalte kopieren und verlagern, Tabellenblätter innerhalb der Arbeitsmappen organisieren, die leistungsstarken Formatierungsfunktionen von Excel anwenden und die Ergebnisse drucken.
In Teil II, »Publizieren im Netz und Webseiten anzeigen«, wird gezeigt, wie Sie Tabellen und Diagramme in Webseiten einbinden können, die über das Intranet Ihrer Firma oder das Internet zugänglich sind. Selbst wenn Sie keine Webseiten benötigen, können Sie in die Zellen eines Tabellenblatts Hyperlinks einfügen, die andere Office-Dokumente mit einem einzigen Mausklick aufschlagen. Die in Excel integrierte Web-Symbolleiste erlaubt das Anzeigen von Dokumenten auf Ihrer lokalen Festplatte, auf dem lokalen Netzwerk Ihrer Firma oder aus dem Internet.
Teil III, »Diagramme und Landkarten erstellen und formatieren«, erläutert die Erstellung, Gestaltung und Bearbeitung von Diagrammen und Landkarten. Diagramme und Landkarten bilden eine visuelle oder geographische Darstellung Ihrer Daten und deren Beziehungen. Die Kapitel in diesem Buchteil behandeln Themen von der grundlegenden Diagramm- und Kartenerstellung über die Einbettung von Diagrammen in Tabellenblätter bis hin zu speziellen Expertentips.
In Teil IV, »Programmoptimierung«, erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der Grafik- und Berichtsfunktionen von Excel Ergebnisse präsentieren, die in Erinnerung bleiben.
In Teil V, »Datenanalyse in Tabellenblättern«, wird erläutert, wie Sie einige der leistungsfähigen Analyse- und Berichtsfunktionen in Excel einsetzen. Sie lernen, wie Sie Datenbanken analysieren, Dateneingabeformulare anlegen, in einem komplexen Tabellenblatt die optimale Lösung zu einem Problem ermitteln, und mehr. In diesem Teil wird zudem die wichtigste Analysefunktion behandelt, die auf einem PC verfügbar ist – Pivot-Tabellen.
Teil VI, »Excel, MS Office und die Zusammenarbeit mit anderen«, beschreibt, wie Sie Excel bei der Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern Ihrer Workgroup einsetzen. Zudem lernen Sie die effizienteste Anwendung von Excel in Verbindung mit anderen Windows- und Office-Anwendungen.
In Special Edition: Excel 97 werden bestimmte Formatkonventionen und Symbole verwendet, die für ein leichteres Verständnis dieses Buchs und der Excel-Konzepte sorgen sollen. Im folgenden sind die verwendeten Auszeichnungsarten, Absatzformate und Symbole erläutert.
In der Tabelle unten sind die Schriftauszeichnungen erläutert, durch die in Special Edition: Excel 97 bestimmte Begriffe hervorgehoben sind:
Tabelle E.1: Auszeichnungsarten.
Elemente in Großbuchstaben bezeichnen Namen wie UMSÄTZE, Funktionen wie SUMME( ) oder Zellbezüge wie A1:G20. Auch Dateinamen erscheinen in Großbuchstaben.
Zwei Tastenbezeichnungen, die durch ein Pluszeichen verbunden sind, z. B. (Umschalt)+(Einfg), bedeuten folgendes: Sie drücken die erste Taste, halten diese gedrückt und drücken die zweite Taste. Zwei Tastenbezeichnungen ohne Pluszeichen hingegen, z. B. , bedeuten folgendes: Sie drücken die erste Taste, lassen diese wieder los und drücken erst dann die zweite Taste.
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